AREA AMMINISTRAZIONE
AREA AMMINISTRAZIONE
AFFARI GENERALI, ECONOMATO,
CASSA E PERSONALE
Xxx Xxxxxxxx, 00 – 00000 Xxxx
GARA A PROCEDURA APERTA PER L’AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI GESTIONE DELL’ARCHIVIO DI AGEA
Indice
3 Oggetto, importo e durata dell’appalto 6
Ritiro dei documenti di nuova archiviazione da AGEA 12
Consultazione dei documenti 12
4.5 Restituzione finale dell’archivio 15
5 Osservanza delle leggi e del regolamento 19
7 Responsabilità dell’impresa appaltatrice 21
8 Oneri e obblighi dell’aggiudicatario 23
11 Controlli e verifiche sullo svolgimento del servizio 27
13 Risoluzione del contratto 29
15 Obblighi specifici in materia di sicurezza ISO27001 32
17 Trattamento dei dati personali 34
1 Premessa
Attualmente la documentazione cartacea di AGEA è archiviata, tramite un fornitore esterno, presso due sedi:
• L’archivio vivo AGEA e ex AGECONTROL, collocato in Località Piombinara a Colleferro (RM), costituito da circa 274.000 faldoni;
• L’archivio periferico di AGEA e MIPAAFT (DG Pesca), presso la Xxxxxx Xxxxxxx Xxxx-Xxxxxxxx xx 00 ad Asti, costituito da circa 877.000 faldoni.
Oggetto del presente appalto è la gestione della documentazione cartacea di AGEA presso la sede di un fornitore.
2 Glossario
Termine | Definizione |
Agenzia | AGEA, Agenzia per l’Erogazione in Agricoltura |
Fornitore | L'Impresa o il Consorzio di Imprese o il Raggruppamento Temporaneo di Imprese aggiudicatario che si obbliga a prestare in favore di AGEA i servizi previsti nel presente Capitolato Tecnico |
Fornitore uscente | L’impresa che attualmente gestisce gli archivi per conto di AGEA |
Responsabile del servizio | La persona fisica, nominata dal Fornitore, quale referente responsabile del Contratto nei confronti di XXXX |
Contratto | L’atto stipulato da Agea con il Fornitore, che recepisce l’insieme delle prescrizioni e condizioni fissate nel Capitolato |
Unità di archiviazione (u.d.a.) | Unità documentale di archiviazione minima. A seconda dei casi, l’u.d.a. può essere costituita dal singolo documento, fascicolo, faldone, volume, busta, scatola |
Unità di conservazione (u.d.c.) | Unità fisica costituita per la conservazione e protezione delle unità di archiviazione |
Tabella 1 Glossario
3 Oggetto, importo e durata dell’appalto
3.1 Oggetto
Il presente Capitolato Tecnico ha per oggetto l’affidamento, mediante procedura aperta di rilevanza comunitaria, del servizio di gestione dell’archivio di AGEA.
Tale servizio è da svolgersi presso un deposito dell’aggiudicatario idoneo ad essere adibito ad archivio fisico.
3.2 Durata dell’appalto
L’appalto avrà una durata di 4 anni dalla data di sottoscrizione del contratto, fatta salva la formalizzazione della comunicazione di “esecuzione d’urgenza” di cui all’articolo 32, comma 8, del D.Lgs.vo n.50/2016 e ss.mm.ii.
La Stazione Appaltante, in vigenza del contratto, si riserva la facoltà di implementare il servizio fino alla concorrenza massima di un quinto dell’importo contrattuale, che l’esecutore è tenuto ad eseguire, previa sottoscrizione di un atto di sottomissione, agli stessi patti, prezzi e condizioni del contratto originario senza diritto ad alcuna indennità ad eccezione del corrispettivo relativo alle nuove prestazioni, in ossequio all’articolo 106, comma 12, del D.Lgs.vo 50/2016 e ss.mm.ii.
La stazione appaltante si riserva la facoltà di rinnovare il contratto, alle medesime condizioni, per una durata pari a ulteriori 4 anni.
La Stazione Appaltante si riserva la facoltà di disporre la proroga tecnica del servizio, ai sensi dell’art. 106, comma 11, del D.Lgs.vo n.50/2016 e ss.mm.ii., nelle more dell’espletamento della nuova procedura di gara per l’affidamento del servizio in oggetto.
Resta ferma l’applicazione delle ulteriori disposizioni di cui all’art. 106 del D.Lgs. n. 50/2016, al ricorrere dei presupposti ivi previsti.
3.3 Importo del servizio
L’importo massimo del Servizio, al lordo del ribasso d’asta, per la durata di 48 mesi, è pari ad € 3.143.800,00 oltre IVA.
L’importo massimo del Servizio è stato calcolato sulla base dei prezzi unitari e delle relative quantità previste per ciascuna prestazione e riportate nel Disciplinare di gara.
Nel caso in cui l’Amministrazione esercitasse la facoltà di cui all’art. 106, comma 12 del D.lgs. n. 50/2016, (incremento del quinto), l’importo massimo del presente appalto, al lordo del ribasso d’asta, sarebbe pari ad € 3.772.560,00, oneri per la sicurezza per rischi da interferenza esclusi.
Nel caso in cui l’Amministrazione esercitasse la facoltà di rinnovare il contratto per ulteriori 4 anni, l’importo massimo del presente appalto, al lordo del ribasso d’asta, sarebbe pari ad € 5.567.600,00 oneri per la sicurezza per rischi da interferenza esclusi.
4 Descrizione dei servizi
I servizi che dovranno essere svolti nell’ambito del presente appalto sono di seguito elencati:
• Presa in carico;
• Archiviazione;
• Movimentazione, a sua volta suddiviso in:
o Ritiro dei documenti di nuova archiviazione da AGEA;
o Consultazione dei documenti;
o Scansione dei documenti;
• Scarto e macero;
• Restituzione finale dell’archivio.
Nei prossimi paragrafi per ciascun servizio è presente una descrizione dettagliata, con la stima dei fabbisogni dell’Agenzia e i livelli di servizio.
Relativamente ai fabbisogni, si precisa che i quantitativi indicati rivestono una valenza indicativa e non sono garantiti, ma rappresentano una stima non vincolante del fabbisogno fatta sulla base delle informazioni disponibili al momento della pubblicazione. Gli effettivi quantitativi di ciascun servizio saranno determinati solo durante l’esecuzione del contratto, pertanto potranno discostarsi dai volumi indicati.
4.1 Presa in carico
La documentazione, tutta confezionata in scatole su pedana, sarà ritirata dalle sedi dei Fornitori uscenti (di cui al capitolo 1) e trasportata presso il deposito del Fornitore aggiudicatario. Di tutte le operazioni relative alla fase di presa in carico verrà redatto verbale, indicante anche lo stato di conservazione delle u.d.c. all’atto del ritiro, che dovrà essere sottoscritto da entrambi i Fornitori (Fornitore uscente e Fornitore aggiudicatario).
Il Fornitore dovrà provvedere all’etichettatura con barcode delle singole u.d.c. prese in carico, alla sostituzione delle eventuali u.d.c. deteriorate durante il trasporto ed alla risistemazione delle u.d.c. sulle apposite strutture di contenimento, tenendo presente la necessità di garantire, in caso di bisogno di accesso per consultazione o estrazione di copia, l’immediata reperibilità della documentazione.
Inoltre, si precisa che:
• Il Fornitore sarà tenuto in sede di presa in carico a definire le modalità e l’organizzazione del Piano di Subentro;
• il Fornitore dovrà supportare AGEA nella redazione del Progetto di trasferimento della documentazione presente negli archivi di Frinco e Colleferro verso il deposito del Fornitore stesso;
• il Fornitore dovrà eseguire un’attività di analisi, descrizione, ricognizione e censimento di parte della documentazione attualmente presente nel sito di Colleferro rispettando gli standard archivistici previsti dalla normativa di tutela;
• il Fornitore dovrà eseguire una attività di individuazione e censimento di massima per la documentazione di rilevanza storica;
• Il Fornitore dovrà eseguire la migrazione e la conversione dei dati presenti nel Database del vecchio fornitore, per la documentazione già censita al fine di assicurare il mantenimento e la gestione nel tempo della base di dati da parte di Agea alla conclusione del progetto;
• il Fornitore dovrà provvedere alla sanificazione del materiale depositato (finalizzata all’eliminazione di polvere, umidità ed altri agenti patogeni);
• l’intera fase di presa in carico avverrà sotto il controllo di Xxxx, che potrà verificare a campione la corrispondenza tra il contenuto delle u.d.c. da trasferire e la relativa lista di consistenza informatica;
• dovrà sempre essere possibile reperire le unità di condizionamento, per eventuali richieste di consultazione.
Volumi stimati
Nella tabella di seguito, per ciascun sito di stoccaggio è riportata una stima dei volumi che fanno parte della presa in carico, espressi in termini di numero di faldoni e metri lineari, con l’indicazione dell’attuale sito di stoccaggio:
Attuale sito di stoccaggio | Numero di faldoni | Metri lineari |
Colleferro | 120.000 | 18.300 |
Frinco | 273.900 | 25.000 |
Totale | 393.900 | 43.300 |
Tabella 2 Volumi per la presa in carico
È necessario, inoltre, eseguire l’attività di analisi, descrizione, ricognizione e censimento per circa
85.000 faldoni attualmente presenti nel sito di Colleferro.
Livelli di servizio richiesti
Il ritiro dovrà essere avviato entro e non oltre 30 (trenta) giorni dalla data di stipula del nuovo contratto. Entro 60 (sessanta) giorni dalla data di stipula del nuovo contratto sarà consegnato ad Agea il Piano di subentro.
A titolo esemplificativo e non esaustivo si precisa che si intendono comprese nelle attività di ritiro, le operazioni di facchinaggio, carico e scarico del materiale e quant’altro necessario per l’esecuzione del trasferimento, compresi tutti i materiali di consumo (es. pedane, scatole, ecc.) ed i mezzi di sollevamento utili per effettuare il carico e lo scarico del materiale sugli automezzi.
4.2 Archiviazione
Il servizio di archiviazione prevede la gestione da parte del Fornitore di tutta la documentazione acquisita, sia all’atto dell’iniziale presa in carico sia durante l’esecuzione del contratto, secondo criteri che ne garantiscano l’integrità logica e fisica e nel rispetto delle condizioni di sicurezza e privacy. Il servizio include la sistemazione della unità di archiviazione (u.d.a.) nelle unità di conservazione (u.d.c.), sistemate su apposite e idonee scaffalature.
In generale, tutte le u.d.a. archiviate dovranno avere una tracciatura informatica (es. dettaglio dell’u.d.a. archiviata, posizionamento, ecc…).
Volumi stimati
Per tutta la durata del servizio si stima un’archiviazione media pari a circa 50.000 metri lineari, dunque i locali adibiti alla conservazione della documentazione di AGEA devono avere un dimensionamento tale da contenere questo valore. A tal proposito, si precisa che, fino a quando non sarà ultimato il trasferimento di tutta la documentazione nel nuovo deposito, l’Agenzia pagherà i costi di archiviazione in rapporto allo spazio occupato.
Livelli di servizio richiesti
Per lo svolgimento dei servizi inerenti alla gara, il Fornitore dovrà mettere a disposizione di AGEA un’infrastruttura di deposito costituita da locali idonei alla conservazione del materiale archivistico secondo le normative specifiche in materia, dal punto di vista delle caratteristiche fisiche / strutturali, ambientali, tecniche e logistiche, microclimatiche e termoigrometriche dei locali, nonché dal punto di vista della sicurezza nel suo complesso.
I locali dovranno essere conformi ai requisiti minimi specificati di seguito:
• Presenza di un idoneo impianto antiintrusione;
• Presenza di un idoneo impianto antiallagamento;
• Presenza di un idoneo impianto antincendio;
• Regolare effettuazione di periodiche attività di pulizia, di disinfestazione e sanificazione, ai fini dell’eliminazione di eventuali agenti patogeni che possano danneggiare l’integrità del materiale in custodia;
• Apposita “procedura di sicurezza” nel rispetto della normativa vigente in materia di trattamento dei dati personali, al fine di garantire l’integrità e la riservatezza dei dati contenuti nei documenti in custodia;
• Conformità degli impianti elettrici alle disposizioni di cui alla legge n. 37/2008;
• Possesso del Certificato Prevenzione Incendi per la categoria 43, con evidenza del carico di incendio;
• Presenza di area per l’accesso alla consultazione della documentazione da parte del personale autorizzato allo scopo dell’Agenzia;
• Presenza di strutture di contenimento (scaffalature metalliche o sistemi analoghi) montate e collaudate a norma di legge e che garantiscano la conservazione ottimale del materiale depositato;
• Ubicazione non in zone soggette a rischio esondazione o allagamenti o frane;
• Possesso del certificato di agibilità rilasciato dal Comune di residenza del deposito che comprende anche il certificato di idoneità statica e di conformità degli impianti così come previsto dal Testo Unico 380/2001.
Inoltre, il Fornitore deve garantire:
• la chiara separazione fisica tra la documentazione di AGEA ed eventuale altro materiale di altri enti. Nello specifico, nelle scaffalature nelle quali si trova documentazione appartenente ad AGEA non è permesso lo stoccaggio di materiale di altri enti.
• la disponibilità di un’area riservata, con una superficie minima di 40 m2, chiusa a chiave, ad uso esclusivo di AGEA per lo stoccaggio di documentazione riservata.
4.3 Movimentazione
Il servizio di movimentazione è da svolgersi tutto l’anno, in concomitanza con l’orario lavorativo dell’Agenzia, che si intende, di norma, dal lunedì al venerdì (esclusi i giorni festivi), in orari compresi tra le 8:00 e le ore 16:00.
La movimentazione può essere suddivisa in tre differenti servizi:
• Ritiro dei documenti di nuova archiviazione da AGEA, di carattere continuativo;
• Consultazione dei documenti, su richiesta di XXXX;
• Scansione dei documenti, su richiesta di AGEA.
Ritiro dei documenti di nuova archiviazione da AGEA
AGEA si riserva di inviare periodicamente al Fornitore l’elenco del materiale da ritirare presso la propria sede, concordando con il Fornitore la cadenza delle consegne. Viene effettuato un controllo tra la quantità ritirata e la richiesta stessa, posto un barcode con una numerazione univoca su ogni singolo faldone.
Tutte le u.d.a. pervenute in archivio dovranno essere sottoposte ad etichettatura identificativa e registrazione informatica dei codici identificativi e di classificazione, nel rispetto degli standard internazionali, quali ad esempio ISAD e ISAAR.
La qualità di stampa delle etichette ne deve consentire la lettura senza errori dagli apparati di lettura. Il Fornitore è tenuto a ristampare ed a sostituire nel più breve tempo possibile le etichette deteriorate o comunque non leggibili.
Sul Portale informatico, di cui al paragrafo 4.7, andrà registrata la posizione e il barcode di ciascun documento archiviato.
A titolo esemplificativo e non esaustivo, si precisa che si intendono comprese nelle attività di ritiro le operazioni di facchinaggio, carico e scarico del materiale e quant’altro necessario per l’esecuzione del trasferimento, compresi tutti i materiali di consumo (es. pedane) e i mezzi di sollevamento utili per effettuare il carico e lo scarico del materiale sugli automezzi.
Tutte le operazioni di movimentazione dovranno rispettare le condizioni di sicurezza e privacy previste dall’Agenzia.
Volumi stimati
La stima dei volumi ritirati da AGEA è pari a 3.500 faldoni annui.
Livelli di servizio richiesti
Lo svolgimento del servizio deve garantire che:
• Il ritiro dei documenti sia espletato previo appuntamento concordato con AGEA e durante l’orario lavorativo;
• Sia rilasciata ad AGEA una apposita ricevuta (eventualmente anche in formato digitale) sottoscritta da entrambe le parti;
• L’etichettatura, la registrazione informatica e la sistemazione in deposito della documentazione in ingresso sia effettuata entro le 24 ore lavorative successive al momento del prelievo.
Consultazione dei documenti
Il personale AGEA potrà richiedere al Fornitore la consultazione di documenti originali presenti negli archivi di deposito.
A tal proposito, le attività che dovranno essere svolte dal Fornitore sono le seguenti:
• Gestione informatica delle richieste di consultazione degli originali cartacei conservati nel deposito del Fornitore, a seguito di un’apposita richiesta da parte di AGEA;
• Ricerca ed estrazione delle u.d.a. richieste e registrazione dei dati di movimentazione;
• Consegna ad AGEA delle u.d.a. richieste in consultazione;
• Successivo ritiro dalla sede di AGEA delle u.d.a. consultate e trasporto presso il deposito;
• Reinserimento presso il deposito, nella u.d.c. di provenienza, delle u.d.a. rientrate dalla consultazione e registrazione dei relativi dati di movimentazione.
In generale, tutte le u.d.a. movimentate dovranno avere una tracciatura informatica (es. dettaglio dell’u.d.a. richiesta, indicazione del nominativo del Richiedente, dell’ufficio e della Direzione del richiedente, data di richiesta e di consegna, indicazione di eventuali passaggi presso funzionari diversi dal richiedente, data prevista per la restituzione all’archivio).
Livelli di servizio richiesti
Il Fornitore si obbliga a prestare il servizio di ricerca e consegna delle u.d.a. secondo i seguenti livelli di servizio, ovvero secondo i livelli migliorativi indicati in Offerta tecnica:
• Consegna ordinaria: documentazione consegnata all’ufficio AGEA richiedente entro e non oltre 8 ore lavorative dalla richiesta;
• Consegna urgente: documentazione consegnata all’ufficio AGEA richiedente entro e non oltre 4 ore lavorative dalla richiesta.
Al momento della consegna della documentazione verrà rilasciata una apposita ricevuta (eventualmente anche in formato digitale) riportante la data e l’ora di consegna. Al momento della restituzione, la ricevuta verrà restituita agli addetti indicando la data e l’ora di riconsegna.
Si specifica che la consegna deve avvenire nell’orario lavorativo indicato nel paragrafo 4.3. L’aggiudicatario si impegna, inoltre, a garantire al personale AGEA o a soggetti autorizzati da AGEA la consultazione dei documenti anche presso i propri locali, allestendo in modo adeguato una sala specificatamente dedicata a tale attività e mettendo a disposizione i documenti d’archivio richiesti.
Scansione dei documenti
Su richiesta degli addetti di AGEA, il Fornitore dovrà produrre e consegnare le copie digitali di documenti originali presenti negli archivi di deposito.
A tal proposito, le attività che dovranno essere svolte dal Fornitore sono le seguenti:
• Gestione informatica delle richieste di consultazione delle scansioni digitali di documenti cartacei conservati nel deposito del Fornitore, a seguito di un’apposita richiesta da parte di AGEA;
• Ricerca ed estrazione delle u.d.a. richieste e registrazione dei dati di movimentazione;
• Acquisizione in formato digitale dei documenti richiesti, precedentemente normalizzati (despillatura, rimozione di rilegature, inserimento di appositi segnalatori di fine documento o fine sezione per lo scanner), ai fini della creazione di immagini elettroniche;
• Eventuale digitalizzazione a norma, su richiesta di AGEA per obiettivi coerenti con quanto previsto nel presente capitolato;
• Invio tramite e-mail al richiedente;
• Reinserimento presso il deposito, nella u.d.c. di provenienza, delle u.d.a. rientrate dalla consultazione e registrazione dei relativi dati di movimentazione.
Il Fornitore ha l’obbligo di registrare informaticamente, nell’apposito campo del record relativo ad ogni u.d.a., l’avvenuta digitalizzazione a seguito della scansione.
Volumi stimati
La stima dei documenti scansionati annualmente è pari a 20.
Livelli di servizio richiesti
Le richieste dovranno essere soddisfatte entro un’ora lavorativa dalla richiesta. Per la determinazione del livello di servizio erogato fanno fede data ed ora della richiesta e data e ora della trasmissione per via telematica.
Si specifica che l’orario lavorativo è quello indicato nel paragrafo 4.3.
4.4 Scarto e macero
Le fasi in cui sarà articolato il servizio di scarto e macero dei documenti, salvo diverse ed esplicite indicazioni di AGEA, sono le seguenti:
• L’Agenzia provvederà a comunicare un elenco nel quale verranno inseriti i codici identificativi e descrittivi delle singole u.d.a. selezionate per lo scarto e macero;
• A fronte dei contenuti dell’elenco pervenuto da AGEA il Fornitore dovrà provvedere alla estrazione della documentazione da scartare seguendo la normale procedura di prelievo documenti dall'archivio ed alla preparazione e confezionamento, secondo le modalità concordate.
Si precisa che è a carico del Fornitore il trasporto del materiale destinato al macero presso l’impianto di smaltimento/recupero finale, il relativo costo di smaltimento nonché la redazione del verbale di scarto di cui consegnerà copia ad AGEA.
Prima del completamento delle operazioni, il Fornitore dovrà provvedere all'aggiornamento degli indici delle posizioni di archivio gestite dal sistema informativo, che dovrà mantenere comunque traccia di tutti i dati identificativi ed amministrativi del materiale inviato allo scarto e macero.
Volumi stimati
Per tutta la durata del servizio si stima lo scarto e macero di 40.000 faldoni per anno.
Livelli di servizio richiesti
Le operazioni per l’attività di scarto e macero, con la relativa verbalizzazione, devono essere completate entro 30 giorni successivi alla comunicazione da parte di AGEA dell’elenco delle u.d.a. selezionate.
4.5 Restituzione finale dell’archivio
Alla scadenza del contratto, o in caso di risoluzione anticipata o di recesso, il Fornitore dovrà procedere alla restituzione di tutto l’archivio fino a quel momento affidato da AGEA alla sua custodia, mantenendone intatte le caratteristiche di integrità fisica e logica, nonché provvedendo al trasporto presso altra sede indicata da AGEA.
Si intendono comprese nelle attività di restituzione a carico del Fornitore il trasporto e la consegna al piazzale del nuovo Fornitore, le operazioni di facchinaggio, carico e scarico del materiale e quant’altro necessario per effettuare il trasferimento, compresi gli eventuali materiali di consumo (es. pedane) ed i mezzi di sollevamento utili per effettuare il carico e lo scarico del materiale sugli automezzi.
Le attività richieste dovranno, inoltre, prevedere:
• Condivisione con AGEA della lista dei documenti presenti nell’archivio in formato elettronico;
• All’avvio delle operazioni di restituzione delle u.d.c. e per ogni trasporto, predisposizione di un Verbale di rilascio redatto in contradditorio tra le parti interessate (fornitore uscente e fornitore entrante);
• Al termine delle operazioni di trasferimento, predisposizione un Verbale di completamento delle operazioni di restituzione per attestare la corretta e completa esecuzione;
• Trasferimento del Database completo in un formato adatto ad assicurare l’autonoma gestione dei dati da parte dell’Agenzia.
Si precisa che, durante tutta la fase di restituzione, dovrà essere assicurata e garantita ad AGEA la consultazione della documentazione trasferita.
Volumi stimati
Nella restituzione finale dell’archivio è stimato un quantitativo di 40.000 metri lineari. Tale valore dipenderà dalla movimentazione effettiva e dallo scarto e macero.
Livelli di servizio richiesti
L’aggiudicatario dovrà inserire nell’offerta tecnica il Piano di subentro, nel quale saranno disciplinate le attività relative alla restituzione dell’Archivio al termine del contratto. Il piano dovrà riportare le modalità di gestione del subentro, la definizione delle attività, la relativa pianificazione e le stime di impegno previste. L’Archivio dovrà essere restituito (messa sul piazzale) debitamente inscatolato, imballato su pallet, senza oneri aggiuntivi per l’Agenzia, mantenendo intatta l’organizzazione fisica costituita.
4.6 Personale
Il personale in servizio erogherà tutti i servizi descritti al paragrafo 4 del presente Capitolato. Il servizio sarà erogato da:
• n. 2 unità per lo svolgimento delle attività di gestione dell’archivio, che dovranno prestare servizio dalle ore 08:00 alle ore 16:00 di ciascun giorno feriale;
• n. 1 archivista coordinatore del servizio, il cui costo è da considerarsi incluso nel costo complessivo del servizio.
Nello specifico, relativamente al ruolo di archivista coordinatore del servizio il Fornitore dovrà proporre una risorsa con le seguenti caratteristiche:
Formazione | • Rispetto dei requisiti di formazione indicati nel DM MIBACT 20 maggio 2019 per il profilo archivistico di I fascia • Rispetto della norma UNI 11536:2014 |
Esperienze lavorative | Almeno 5 anni di esperienza lavorativa con funzioni di coordinamento di progetti di gestione degli archivi, con particolare riferimento a: • Responsabilità nella gestione di gruppi di lavoro • Utilizzo di tecniche di PMO • Stima di tempi e risorse, nonché pianificazione delle attività • Elaborazione di documentazione di progetto |
Conoscenze e competenze | • Conoscenze e utilizzo di tecniche di PMO; • Conoscenza degli standard internazionali per la descrizione archivistica: regole ISAD e ISAAR • Conoscenza dei processi di gestione documentale nell’ambito della Pubblica Amministrazione |
• Ottime capacità relazionali |
Tabella 3 Requisiti per il ruolo di archivista coordinatore del servizio
In sede di Offerta Tecnica il Fornitore dovrà allegare il cv di tale risorsa per la comprova del possesso dei requisiti.
4.7 Portale informatico
L’impresa dovrà fornire, entro 60 giorni dall’avvio del contratto e per tutta la durata dello stesso, un Portale informatico a supporto di tutte le attività oggetto del servizio ed in particolare delle richieste di consultazione della documentazione da parte di AGEA.
I dati inseriti nel Portale sono da considerarsi proprietà di AGEA e saranno consegnati alla stessa al termine del contratto.
Attualmente vengono utilizzati due Database differenti, uno per ciascun archivio (Frinco e Colleferro). Sarà cura di AGEA mettere a disposizione del nuovo Fornitore i Database al fine di popolare il nuovo Portale.
Il Portale dovrà rispettare gli standard internazionali ISAD e ISAAR e le disposizioni stabilite in materia dal Mibact e consentire l’inserimento, anche automatizzato, di tutti i campi indicati nel manuale di gestione dell’Agenzia. Inoltre, dovrà essere popolato mediante:
• La migrazione e conversione dei dati presenti nel Database del vecchio fornitore, per la documentazione già censita;
• L’inserimento della documentazione di nuova archiviazione (come indicato nel paragrafo 4.3.1) durante la durata del contratto.
Tramite detto Portale sarà possibile:
• Inoltrare richieste di consultazione documenti sia in originale sia in formato digitale;
• Inoltrare le richieste di registrazione nuovi documenti, restituzione di documentazione, richiesta e invio documenti al macero;
• Produrre una reportistica relativa al monitoraggio dei livelli di servizio erogati;
• Scaricare il Database completo contenente tutte le informazioni inserite.
In particolare, la reportistica fatti salvi gli ulteriori contenuti che il Fornitore presenterà nell’Offerta Tecnica, deve essere in grado di indicare le seguenti informazioni:
• Giacenza (esempio n. di scatole/ faldoni/ documenti custoditi);
• Numerosità dei nuovi ingressi nell’intervallo di tempo (esempio n. di scatole/ faldoni/ documenti custoditi);
• Numerosità delle richieste di consultazione nell’intervallo di tempo, con il dettaglio della tipologia “richiesta ordinaria/ urgente”, del nominativo del richiedente AGEA e dell’indicazione circa il rispetto del livello di servizio;
• Elenco delle richieste di consultazione nell’intervallo di tempo, con il dettaglio della tipologia richiesta ordinaria/ urgente, del nominativo del richiedente AGEA, dell’orario della richiesta e dell’orario di evasione della richiesta;
• Numerosità delle richieste di scansione nell’intervallo di tempo, con il dettaglio della tipologia “richiesta ordinaria/ urgente”, del nominativo del richiedente AGEA e dell’indicazione circa il rispetto del livello di servizio;
• Elenco delle richieste di scansione nell’intervallo di tempo, del nominativo del richiedente AGEA, dell’orario della richiesta e dell’orario di evasione della richiesta;
• Numerosità di u.d.a. (esempio n. di scatole/ faldoni/ documenti) portate al macero nell’intervallo di tempo.
5 Osservanza delle leggi e del regolamento
Oltre all'osservanza delle norme specificate nel presente capitolato, il Fornitore avrà l'obbligo di osservare e di far osservare ai propri dipendenti le disposizioni portate dalle leggi e dai regolamenti in vigore o che potranno essere emanati durante il corso del contratto, comprese le norme regolamentari, specialmente quelle riguardanti la sicurezza e comunque aventi rapporto diretto con i servizi oggetto dell’appalto.
6 Requisiti professionali
Il Fornitore deve essere in grado di progettare soluzioni specifiche, metodologicamente corrette nel rispetto dei principi fondamentali dell’archivistica, dell’organizzazione e del records management.
Il Fornitore deve essere in grado di mettere a disposizione personale idoneo, correttamente e specificamente formato e numericamente adeguato, per l’esecuzione del servizio e di ogni fase del contratto. Il personale preposto all’esecuzione delle attività oggetto del contratto, del cui operato l’aggiudicatario sarà pienamente responsabile, dovrà essere in regola con tutti gli adempimenti previsti dalla vigente normativa in materia previdenziale, contributiva e assicurativa.
Il fornitore trasmetterà ad AGEA l'elenco nominativo del personale che svolgerà il servizio presso AGEA, con le relative qualifiche d'inquadramento. Eventuali sostituzioni nel personale saranno consentite solo con persone con esperienza, formazione e inquadramento simile e dopo espressa autorizzazione dell’Amministrazione.
7 Responsabilità dell’impresa appaltatrice
L'impresa appaltatrice produrre appendice a favore di AGEA della propria polizza a copertura dei rischi professionali prodotta in sede di gara a garanzia di qualsivoglia inadempienza e/o danno di cui risponderà direttamente ad AGEA in dipendenza dell'esecuzione dei servizi alla stessa affidati e rimarrà a suo carico il completo risarcimento dei danni prodotti a AGEA, ai suoi dipendenti e/o a terzi.
L'impresa appaltatrice risponderà direttamente dei danni prodotti a persone o cose in dipendenza dell'esecuzione dei servizi alla stessa affidati e rimarrà a suo carico il completo risarcimento dei danni prodotti a terzi.
È fatto obbligo all'Impresa appaltatrice di provvedere:
• alle normali assicurazioni RC per automezzi per un massimale unico di almeno tre milioni di euro per ciascun automezzo;
• a stipulare, a proprie spese, per tutta la durata dell’appalto ed in caso di rinnovo o proroga fino a nuova scadenza, una o più polizze assicurative per ciascuna delle seguenti responsabilità:
a) Responsabilità civile verso terzi (RCT): la polizza deve prevedere il risarcimento dei danni (capitale, interessi, spese) per i quali l'impresa appaltatrice sia chiamata a rispondere civilmente. Sono considerati nel novero dei terzi AGEA verso il quale l'impresa appaltatrice in caso di sinistro non potrà eccepire riserve o eccezioni con riguardo agli Artt. 1892 e 1893 cc fatti salvi i conseguenti diritti di rivalsa dell'impresa appaltatrice. La copertura assicurativa deve essere riferita ai danni causati, nell’esecuzione dell’appalto, a persone (siano esse addette o no ai servizi), cose, animali. Il massimale della polizza per responsabilità civile verso terzi non deve essere inferiore a cinquecentomila (500.000,00) euro per ogni singolo sinistro;
b) Responsabilità civile verso prestatori di lavoro (RCO): la polizza deve prevedere il risarcimento dei danni (capitale, interessi, spese) per gli infortuni subiti dal personale utilizzato nell’esecuzione dell’appalto. Il massimale della polizza per responsabilità civile verso prestatori di lavoro non deve essere inferiore a cinquecentomila (500.000,00) euro per ciascun prestatore di lavoro;
L'Impresa appaltatrice resta unico ed esclusivo responsabile dei maggiori danni non coperti dai massimali previsti nelle predette polizze assicurative.
L'Impresa appaltatrice dovrà fornire ad AGEA, in sede di stipula del contratto, copia delle polizze assicurative stipulate a copertura del rischio di Responsabilità Civile (RCT, RCO).
Qualora l’Impresa appaltatrice non dovesse provvedere al risarcimento dei danni ed alla messa in ripristino dei luoghi danneggiati entro il termine fissato nella relativa lettera di notifica, AGEA provvederà ad escutere la cauzione definitiva per pari importo.
8 Oneri e obblighi dell’aggiudicatario
Tutte le spese contrattuali inerenti e conseguenti al presente servizio sono a carico dell’Impresa aggiudicataria.
Sarà obbligo dell’Impresa aggiudicataria:
• Presentare ad AGEA, l'elenco nominativo del personale addetto, indicandole complete generalità;
• Comunicare preventivamente tutte le variazioni al predetto elenco che interverranno durante il rapporto contrattuale, che saranno consentite soltanto dopo espressa autorizzazione di AGEA.
L’Impresa aggiudicataria:
• dovrà garantire il corretto svolgimento del servizio e assumere tutti i necessari accorgimenti per espletare lo stesso nel pieno rispetto delle norme in materia e delle indicazioni riportate nel presente Capitolato;
• è obbligata a far pervenire tempestivamente comunicazione scritta via e-mail di ogni fatto di rilievo riscontrato durante l'effettuazione dei servizi;
• si obbliga a comunicare qualsiasi modifica che possa intervenire nel sistema organizzativo di gestione del servizio;
• si impegna a trasmettere ad AGEA, prima dell'inizio del servizio, la documentazione di avvenuta denunzia agli Enti Previdenziali, ove necessario, Assicurativi ed Antinfortunistici;
• si impegna ad utilizzare propri mezzi ed attrezzature, adeguati al lavoro da svolgere, perfettamente funzionanti e idonei ai fini della sicurezza e della tutela della salute e dell'ambiente e conformi alle prescrizioni normativa vigenti nonché a fornire il materiale di consumo necessario per l’espletamento dei servizi;
• Si impegna a mettere in atto misure per l’adeguamento alle politiche di sicurezza dell’Agenzia, con particolare riferimento alla sicurezza delle informazioni come previsto dalla norma ISO 27001, anche mettendo a disposizione personale idoneo ad attuare le disposizioni dell’Agenzia.
L’Impresa appaltatrice dovrà vigilare sul corretto svolgimento del servizio da parte del personale per l'esecuzione del servizio stesso e adottare tutti i necessari rimedi affinché il servizio venga sempre fornito nel pieno rispetto delle norme in materia e delle indicazioni riportate nel presente Capitolato. L'Impresa appaltatrice dovrà provvedere tempestivamente, qualora AGEA, con apposita segnalazione evidenziasse criticità nell'esecuzione del servizio, all'adozione di tutti i rimedi necessari e idonei per risolvere le anomalie riscontrate.
Sarà facoltà insindacabile di AGEA richiedere e ottenere la tempestiva sostituzione del personale impiegato.
L’Impresa aggiudicataria è obbligata ad applicare integralmente, a favore dei propri dipendenti, tutte le norme contenute nel contratto nazionale di lavoro e negli accordi integrativi, territoriali ed aziendali e per il settore di attività e per la località dove sono eseguite le prestazioni; essa è, altresì, responsabile in solido dell'osservanza delle norme anzidette da parte degli eventuali subappaltatori nei confronti dei loro dipendenti per le prestazioni rese nell'ambito del subappalto.
L'Impresa è, altresì, obbligata a rispettare tutte le norme in materia retributiva, contributiva, previdenziale, assistenziale, assicurativa, sanitaria, di solidarietà paritetica, previste per i dipendenti dalla vigente normativa, con particolare riguardo a quanto previsto dalla legislazione vigente; in caso di subappalto, essa è responsabile in solido con il subappaltatore in caso di mancata effettuazione e versamento delle ritenute fiscali sui redditi di lavoro dipendente e mancato versamento dei contributi previdenziali e dei contributi assicurativi obbligatori per gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali dei dipendenti, a cui è tenuto il subappaltatore. L'Impresa appaltatrice può sospendere il pagamento del corrispettivo al subappaltatore fino all'esibizione da parte di questi della predetta documentazione.
Gli importi dovuti per la responsabilità solidale non possono eccedere complessivamente l'ammontare del corrispettivo dovuto dall'Impresa appaltatrice al subappaltatore.
XXXX provvederà al pagamento del corrispettivo dovuto all'Impresa appaltatrice, previa esibizione da parte di quest'ultima della documentazione attestante il corretto adempimento delle obbligazioni di cui sopra.
Per ogni inadempimento rispetto agli obblighi di cui al presente articolo, accertato dagli Enti Competenti che ne richiedano il pagamento, AGEA effettua trattenute su qualsiasi credito maturato a favore dell'Impresa appaltatrice per l'esecuzione delle prestazioni e procede, in caso di crediti insufficienti allo scopo, all'escussione della garanzia fideiussoria.
9 Sicurezza sul lavoro
L'impresa appaltatrice è tenuta all’osservanza e all’applicazione della normativa in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro (Decreto Legislativo 9 aprile 2008, n° 81 e ss.mm.ii.), nonché delle norme in materia che potrebbero essere emanate durante il corso dell’appalto.
L'impresa appaltatrice ha l’onere di procurare e fornire, ai propri lavoratori, tutti i materiali necessari allo svolgimento delle prestazioni di cui al presente appalto (quali i D.P.I.), secondo quanto previsto dai documenti e dalle valutazioni effettuate dall'impresa appaltatrice e dal D.lgs. 81/2008 e ss.mm.ii. Tutte le attrezzature, le macchine, i mezzi, i veicoli utilizzati per l’espletamento dei servizi di cui al presente appalto devono rispettare le normative di sicurezza vigenti (specie in materia di prevenzione degli infortuni e di codice dalla strada).
Ai fini di consentire una corretta verifica del rispetto delle norme di sicurezza, l'impresa appaltatrice dovrà esibire l’organigramma funzionale aziendale, attraverso la consegna di un documento in forma scritta e redatto dall'impresa appaltatrice sotto la propria responsabilità, entro cinque giorni antecedenti la sottoscrizione del contratto, dal quale si evinca la presenza e il conferimento d’incarico per tutte le figure normativamente previste ai sensi del D.lgs. 81/2008 e ss.mm.ii. (ad esempio, RSPP, RLS, SPP, Medico Competente, ecc.), comprensivi di nominativi e di recapiti; dovranno essere altresì rilevabili, nella medesima forma, anche tutte le eventuali attività, conferite all’esterno, riguardanti la materia.
Ai fini di consentire una corretta verifica del rispetto delle norme di sicurezza, l'impresa appaltatrice dovrà, inoltre, dimostrare entro cinque giorni antecedenti la sottoscrizione del contratto, l’avvenuta formazione e informazione dei lavoratori, anche attraverso la trasmissione del piano di formazione futuro (inerente in particolare le attività riguardanti il presente appalto).
Tali attività formative potranno essere dimostrate attraverso un’autocertificazione, redatta in forma scritta, sotto la piena responsabilità dell'impresa appaltatrice. A semplice richiesta, dovrà poter essere visionata da AGEA la documentazione comprovante i percorsi formativi del personale.
L'Impresa appaltatrice si impegna a trasmettere tutte le informazioni utili al miglioramento degli standard di sicurezza, presenti e futuri; assicura la massima cooperazione e, laddove possibile, si impegna a coadiuvare AGEA nell’attuazione ed implementazione delle misure di prevenzione e protezione dai rischi sul lavoro.
AGEA si impegna a sua volta a trasmettere tutte le informazioni utili al miglioramento degli standard di sicurezza, presenti e futuri; assicura la massima cooperazione e, laddove possibile, s’impegna a coadiuvare l'impresa appaltatrice nell’attuazione e implementazione delle misure di prevenzione e protezione dai rischi sul lavoro.
10 Esecuzione del servizio
Fatte salve le prescrizioni contenute nel presente Capitolato Tecnico e nell’Offerta Tecnica, il Fornitore può svolgere i servizi nel modo che ritenga opportuno, la loro esecuzione deve comunque avvenire con modalità e termini tali da non arrecare alcun pregiudizio, intralcio o disturbo al normale andamento dell'attività dell’Agenzia.
Nell’esecuzione dei servizi il Fornitore deve osservare scrupolosamente le buone regole dell’arte ed è tenuto ad impiegare materiale di ottime qualità ed appropriato agli impieghi.
Si stabilisce che l’onere del Fornitore è quello della perfetta esecuzione in relazione alle esigenze e nessuna circostanza può mai essere opposta ad esonero o ad attenuazione di tale responsabilità. Il Fornitore deve possedere e mantenere attivi e funzionanti un telefono, un indirizzo e-mail e tutto quanto previsto per i collegamenti con AGEA.
11 Controlli e verifiche sullo svolgimento del servizio
AGEA si riserva, con ampia e insindacabile facoltà e senza che l’impresa appaltatrice nulla possa eccepire, di effettuare verifiche e controlli circa la perfetta osservanza, da parte dello stesso, di tutte le disposizioni contenute nel presente Capitolato e, in modo specifico, controlli di rispondenza e di qualità.
L’impresa appaltatrice, durante lo svolgimento delle attività previste, dovrà tener conto di osservazioni, chiarimenti, suggerimenti e richieste, formulate da AGEA e, all'occorrenza, apportare le necessarie integrazioni, senza che ciò possa comportare di norma aumento dei prezzi stabiliti per l'espletamento del servizio conferito.
I danni derivanti dal non corretto espletamento del servizio o comunque collegabili a cause da esso dipendenti, di cui venisse richiesto il risarcimento ad AGEA od a terzi, saranno assunti dalla Impresa a suo totale carico, senza riserve od eccezioni.
12 Penali
AGEA, sulla base di quanto disposto nei precedenti paragrafi effettuerà mediante il proprio personale, i controlli e gli accertamenti ivi individuati.
In caso di inottemperanza alle disposizioni del presente Capitolato od in caso di mancato rispetto di quanto dichiarato nell’Offerta Tecnica, l’Impresa appaltatrice potrà incorrere nel pagamento di una penale graduata in rapporto alla gravità della mancata prestazione.
Di seguito l’elenco delle penali.
X. | Xxxxxxx inadempimento sanzionato con penale | Valore della penale |
1 | Ritardo nel completamento della presa in carico rispetto ai termini previsti nel Capitolato | € 200 per ogni giorno di ritardo |
2 | Ritardo nel ritiro dei documenti di nuova archiviazione rispetto ai termini stabiliti da AGEA | € 150 per ogni non conformità |
3 | Mancato rispetto dei livelli di servizio previsti nel Capitolato e dichiarati nell’Offerta Tecnica nella consegna dei documenti per la consultazione e nell’invio di documenti digitali (applicabile solo se i ritardi nel mese superano il 5% delle richieste totali) | € 200 per ogni mese con non conformità |
4 | Ritardo nelle operazioni di scarto e macero rispetto ai termini stabiliti da AGEA | € 50 per ogni giorno di ritardo |
5 | Ritardo nella messa a disposizione del Portale rispetto ai termini previsti nel Capitolato | € 200 per ogni giorno di ritardo |
6 | Ritardo nel completamento delle attività di restituzione dell’archivio rispetto ai termini previsti nel Capitolato | € 200 per giorno di ritardo |
7 | Non conformità rispetto a quanto previsto nel Capitolato o quanto dichiarato nell’Offerta Tecnica | € 200 per ogni non conformità riscontrata |
Tabella 4 Penali
L'applicazione della penale sarà preceduta da formale contestazione, rispetto alla quale l'Impresa aggiudicataria avrà la facoltà di presentare le proprie controdeduzioni entro e non oltre 10 (dieci) giorni della notifica della contestazione stessa.
Non sono applicate penali in caso di inadempimenti dovuti ad AGEA, ovvero a forza maggiore e casi fortuiti.
L'importo complessivo delle penali irrogate ai sensi del comma precedente non può superare il 10 per cento dell'importo contrattuale; qualora i ritardi siano tali da comportare una penale di importo superiore alla predetta percentuale trova applicazione quanta previsto in materia di risoluzione del contratto.
13 Risoluzione del contratto
Costituiscono motivo di risoluzione di diritto del contratto, ai sensi dell'Art. 1456 C.C. (Clausola risolutiva espressa), le seguenti fattispecie:
• sopravvenuta causa di esclusione di cui all'art. 80 del D.Lgs. 50/2016 e s.m.i.;
• fallimento dell’impresa;
• grave negligenza o malafede nell'esecuzione delle prestazioni, errore grave nell'esercizio delle attività, nonché violazioni alle norme in materia di sicurezza o ogni altro obbligo previsto dal contratto di lavoro e violazioni alle norme in materia di contributi previdenziali ed assistenziali;
• falsa dichiarazione o contraffazione di documenti nel corso dell'esecuzione delle prestazioni;
• transazioni di cui al presente appalto non eseguite avvalendosi di Istituti Bancari o della società Poste italiane Spa, o degli altri strumenti idonei a consentire la piena tracciabilità dell'operazione, ai sensi del comma 9bis dell'art. 3 della Legge n.136/2010;
• mancata osservanza degli obblighi derivanti dall'applicazione della clausola di salvaguardia delle professionalità acquisite e della tutela dell'occupazione esistente di cui al Contratto Collettivo Nazionale del Lavoro per Dipendenti da Istituti e Imprese di vigilanza privata e servizi fiduciari, alla luce di quanto precisato con la nota prot. 15/4977/16.01.05 del 20.03.2008 del Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale — Direzione Generale della Tutela delle Condizioni di Lavoro. Xxxx inoltre causa di risoluzione immediata del contratto l'accertamento da parte di AGEA di azioni dell'Impresa volte a dissuadere o disincentivare il personale attualmente addetto allo svolgimento del servizio ad accettare l'assunzione. È fatto salvo il caso in cui mancato reimpiego del personale dipenda da cause non direttamente imputabili all' Impresa, con onere della prova a suo carico;
• esito interdittivo delle informative antimafia emesse dalla Prefettura per il contraente o impiego di manodopera con modalità irregolari o il ricorso a forme di intermediazione abusiva per il reclutamento della stessa;
• inosservanza degli impegni di comunicazione alla Prefettura di ogni illecita richiesta di danaro, prestazione o altra utility nonché offerta di protezione o ogni illecita interferenza avanzata prima della gara e/o dell'affidamento ovvero nel corso dell'esecuzione del servizio nei confronti di un proprio rappresentante, agente o dipendente, e di ogni altro soggetto che intervenga a qualsiasi titolo nella esecuzione del contratto, e di cui lo stesso venga a conoscenza;
• mancato conseguimento dell'attestato antincendio medio rischio per il personale che svolgerà il servizio.
Nelle ipotesi di cui sopra il contratto sarà risolto di diritto con effetto immediato a seguito della dichiarazione di AGEA, in forma di lettera raccomandata, di volersi avvalere della clausola risolutiva.
La risoluzione del contratto non pregiudica in ogni caso il diritto di AGEA al risarcimento dei danni subiti a causa dell'inadempimento.
Costituiranno, inoltre, ipotesi di risoluzione di diritto ai sensi degli artt. 1453-1454 C.C:
• applicazioni delle penali previste nel paragrafo 12 per un importo complessivo superiore al 10% dell'importo contrattuale;
• inadempienze gravi degli obblighi contrattuali che si protraggano oltre il termine perentorio assegnato ad AGEA per porre fine all'inadempimento.
In tali casi AGEA procederà alla contestazione degli addebiti e fisserà un termine perentorio, non inferiore a giorni 15, entro il quale l’Impresa dovrà uniformarsi agli standard richiesti ovvero agli obblighi normativi e/o contrattuali: la contestazione verrà effettuata con lettera raccomandata con avviso di ricevimento.
II contratto si intenderà risotto di diritto alla scadenza del termine prefissato, in mancanza di tempestivo integrale adempimento.
All'Impresa verrà corrisposto il prezzo contrattuale del servizio regolarmente effettuato prima della risoluzione, detratte le penalità, le spese e i danni.
Al fine di recuperare penalità, spese e danni AGEA potrà rivalersi su eventuali crediti dell'Impresa nonché sulla cauzione, senza necessità di diffide o di autorizzazione della stessa.
In tutti i casi di risoluzione anticipata del contratto AGEA effettuerà, tramite propri periti, una stima dei servizi forniti e dei servizi da fornire e valuterà l'entità del danno subito.
Tale accertamento potrà essere, se richiesto, eseguito in contraddittorio con il responsabile Operativo dell'Impresa appaltatrice le risultanze dello stesso verranno verbalizzate e sottoscritte dallo stesso.
Le spese occorrenti per l'eventuale risoluzione del contratto e consequenziali alla stessa saranno a totale ed esclusivo carico dell'Impresa.
In caso di risoluzione contrattuale, AGEA procederà all'incameramento della cauzione definitiva, salvo il diritto al risarcimento di tutti i danni eventualmente patiti, ivi compresa l'eventuale esecuzione in danno.
14 Cessione del credito
La cessione del credito è consentita e regolata dall’art. 106 co. 13 del d. lgs.50/2016. In particolare, la stessa dovrà essere notificata ad AGEA e, in assenza di motivato rifiuto, diverrà opponibile a quest'ultima decorsi quarantacinque giorni. In ogni caso AGEA potrà opporre al cessionario tutte le eccezioni opponibili al cedente in base al presente contratto.
15 Obblighi specifici in materia di sicurezza ISO27001
L’Impresa aggiudicatrice conferma di esser informata e pienamente a conoscenza che il Regolamento Delegato n. 907/2014 della Commissione Europea dell’11 marzo 2014, che integra il regolamento (UE) n. 1306/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, stabilisce che : “A decorrere dal 16 ottobre 2016 la sicurezza dei sistemi d’informazione è certificata in conformità con l’Organizzazione internazionale per la standardizzazione 27001: Sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni — Requisiti (ISO)”.
L’Impresa aggiudicatrice è stata puntualmente informata del fatto che AGEA, in quanto Organismo Pagatore dei Fondi agricoli dell’Unione Europea, deve uniformarsi alle previsioni del DM 12/01/2015
n. 162 relativo alla semplificazione della gestione della PAC 2014 – 2020, il quale all’art. 2 c.2 stabilisce che “A tale fine, gli Organismi Pagatori hanno l’obbligo, dal 2016, di attuare la certificazione delle informazioni secondo la norma ISO/IEC 27001”.
L’Impresa appaltatrice al fine di garantire la riservatezza, integrità e disponibilità delle informazioni gestite dalla stessa in corso di esecuzione del contratto, si impegna rispettare le Politiche di Sicurezza ed ai requisiti di sicurezza indicati dalla scrivente, e più in generale, operi in conformità allo standard ISO 27001, ed alla normativa vigente in tema di privacy.
L’impresa si impegna, altresì, – in caso di espressa richiesta di AGEA – ad eseguire in conformità alla norma ISO 19011, propri Audit interni ed a svolgere Audit nei confronti dei propri fornitori, ove del caso, per verificare il rispetto di tali requisiti, fornendone le relative evidenze.
AGEA si riserva di eseguire, in conformità alla norma ISO 19011, specifici audit allo scopo di verificare la conformità ai requisiti di sicurezza e privacy definiti.
Si informa da ultimo che il Responsabile Sicurezza sulle Informazioni di AGEA è il xxxx. Xxxxxxxxxx Xx Xxxxx e–mail: x.xxxxxxx@xxxx.xxx.xx.
16 Codice di comportamento
Con la sottoscrizione del contratto l’Impresa dichiara espressamente di aver preso visione di detto Xxxxxx di comportamento e di condividerne il contenuto, obbligandosi al rispetto di quanto xxx indicato nei suoi rapporti con la AGEA.
La Impresa dichiara, altresì, di non essere mai stata implicata in procedimenti giudiziari relativi a reati di cui al D. Lgs. 231/2001.
17 Trattamento dei dati personali
Il personale che è chiamato a erogare i servizi in oggetto deve essere designato, a cura del Fornitore, come “autorizzato al trattamento dei dati personali ai sensi del D.lgs. 196/2003, come emendato ai sensi del regolamento generale europeo sulla protezione dei dati 2016/679 e del D.lgs. 101/2018”. In particolare, il Fornitore deve dare appropriate istruzioni al personale con riferimento alla tutela della riservatezza su dati, fatti e circostanze di cui egli viene o potrebbe venire a conoscenza nello svolgimento dei servizi oggetto del presente Capitolato Tecnico. Tale obbligo di riservatezza permane anche al termine del Contratto.
Il Fornitore s’impegna, al termine del rapporto contrattuale, a cancellare ogni dato personale di cui sia venuto a conoscenza, se non diversamente disposto da leggi o regolamenti. La cancellazione deve avvenire nel pieno rispetto della normativa europea applicabile.