ALLEGATO 1 CAPITOLATO TECNICO
PRESIDÈNTZIA PRESIDENZA
Direzione generale della Centrale regionale di committenza
Procedura negoziata senza previa pubblicazione di un bando di gara,
ex art. 63 comma 2 lettera b) D.Lgs. n. 50/2016, per l’affidamento del servizio di PM e gestione operativa, di gestione sistemistica-applicativa, manutenzione correttiva, adeguativa, help desk, supporto operativo e personalizzazione moduli della piattaforma di e-procurement Sardegna-CAT del Sistema informativo della Centrale di committenza regionale
ALLEGATO 1 CAPITOLATO TECNICO
CIG 9337445FGC
SOMMARIO
1. PREMESSA 4
2. DESCRIZIONE DELLE FUNZIONALITÀ DELLA PIATTAFORMA DI E-PROCUREMENT SARDEGNA-CAT 4
2.1 CONVEZIONI QUADRO 5
2.2 CONTRACT MANAGEMENT 5
2.3 VENDOR RATING 7
2.4 MODULI GARE 9
2.4.1 Modulo avvisi on-line 10
2.4.2 Modulo Richieste di Offerta e/o Informazioni online 11
2.4.3 Definizione oggetto e struttura della RdX (creazione della RdX) 12
2.4.4 Modulo negoziazioni dinamiche (Aste Elettroniche); 17
2.4.5 Ulteriori funzionalità comuni dei moduli negoziali 19
2.5 INTEGRAZIONE SIMOG ANAC 21
2.6 GESTIONE FORNITORI (MERCATO ELETTRONICO E ELENCHI LAVORI E SERVIZI DI INGEGNERIA) 22
2.7 RACCOLTA DEI FABBISOGNI (RDF) 25
2.8 PROGRAMMAZIONE BENI E SERVIZI ERRORE. IL SEGNALIBRO NON È DEFINITO.
2.9 REPORTING 26
2.10 DASHBOARD 29
2.11 PROGRAMMAZIONE BENI E SERVIZI 29
2.12 PROGRAM 30
2.13 INTEGRAZIONE CON ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE 31
3. OGGETTO DELL'APPALTO 31
3.1 GESTIONE OPERATIVA E PM 32
3.2 GESTIONE SISTEMISTICO APPLICATIVA 32
3.3 MANUTENZIONE CORRETTIVA 33
3.4 MANUTENZIONE ADEGUATIVA 34
3.5 HELP DESK E ASSISTENZA AGLI UTENTI A VARIO TITOLO UTILIZZATORI DEL SISTEMA 34
3.6 PERSONALIZZAZIONE MODULI PIATTAFORMA E SUPPORTO OPERATIVO ALLA GESTIONE DELLA PIATTAFORMA 36
4. CARATTERISTICHE DEL GRUPPO DI LAVORO (GDL) DELL'AGGIUDICATARIO 39
5. MODALITÀ DI ESECUZIONE 41
6. FASCE ORARIE E LUOGO PER L’EROGAZIONE DEI SERVIZI 42
7. DOCUMENTI DI PROGETTO 43
8. PIANO OPERATIVO, PIANO DI QUALITÀ E DI GESTIONE DEI RISCHI, PIANO DI VERIFICHE DELLE CONFORMITÀ E VERBALI RIUNIONE 44
9. LIVELLI DI SERVIZIO, RISPETTO DELLE TEMPISTICHE PER LA CONSEGNA DEI DOCUMENTI DI PROGETTO E PENALI E COMMISURAZIONE DELLE PENALI 45
10. FORMATO DEI DATI 48
11. PROPRIETÀ DEL SOFTWARE 48
12. SPESE, OBBLIGHI, ONERI, RISCHI E RESPONSABILITÀ 48
13. DIREZIONE DELL’ESECUZIONE DEL CONTRATTO 49
14. STATO DI AVANZAMENTO LAVORI, VERIFICA DI CONFORMITÀ - COLLAUDO FUNZIONALE E ACCETTAZIONE 49
15. VARIAZIONI IN CORSO D’OPERA 50
1. Premessa
Con determinazione n. 272 del 29 luglio 2020 è stata disposta l’aggiudicazione, del servizio di PM e gestione operativa, di gestione sistemistica-applicativa, manutenzione correttiva, adeguativa e personalizzazione moduli, help desk e supporto operativo della piattaforma di e-procurement SardegnaCAT del Sistema informativo della Centrale di committenza regionale, in favore dell’operatore economico BravoSolution S.p.A. per un periodo pari a 24 mesi e per un importo offerto pari a € 862.000,00.
A seguito dell’aggiudicazione in data 1° settembre 2020, è stato stipulato il relativo contratto rep. n. 2 del 4 settembre 2020, prot. n. 6557, con l’operatore economico – BravoSolution S.p.A..
Con il succitato contratto e con i contratti precedenti è stata garantita la conduzione delle attività sistemistiche e la continuità operativa della piattaforma di e-procurement SardegnaCAT, il supporto, la manutenzione e la garanzia delle componenti software di base, la rimozione delle cause e degli effetti, sia sulle interfacce utente che sulle basi dati, dei malfunzionamenti delle procedure e dei programmi in esercizio, la costante aderenza delle funzionalità dei moduli della piattaforma e delle procedure al mutare del contesto organizzativo e normativo regionale, nazionale e comunitario, essenziali per il corretto funzionamento della piattaforma di e- procurement SardegnaCAT.
La piattaforma di e-procurement garantisce la centralizzazione degli acquisti, evita la frammentazione delle procedure di gara e permette di ottenere su acquisti aggregati significativi risparmi sia in termini di prezzo che di costi di gestione mantenendo standard di qualità elevati, inoltre, la realizzazione della piattaforma telematica unica consente l’ottimale gestione delle procedure di acquisizione di beni, servizi, lavori e dei servizi di ingegneria e architettura.
Attualmente la piattaforma di e-procurement SardegnaCAT viene utilizzata per lo svolgimento delle procedure di gara da circa 600 Amministrazioni, attraverso 6000 utenti registrati dell’Amministrazione Regionale, delle Agenzie ed Enti, dei Comuni, delle Province, delle Aziende Sanitarie e delle Università, con circa 23.000 fornitori registrati nell’albo gestito dalla piattaforma.
Il presente appalto è finalizzato alla stipula di un contratto tra il Fornitore e RAS e disciplina i servizi e le prestazioni inerenti la piattaforma di e-procurement SardegnaCAT del Sistema informativo della Centrale di committenza regionale.
2. Descrizione delle funzionalità della piattaforma di e-procurement Sardegna-CAT
La piattaforma di e-procurement Sardegna CAT permette la gestione di Cataloghi e Convenzioni, dei Contratti, la possibilità di indizione di procedure di gara previste dalla vigente normativa, la disponibilità di un Mercato Elettronico per Beni e Servizi e di un Elenco per Lavori e Servizi di Ingegneria, la Raccolta dei Fabbisogni e strumenti dedicati alla produzione di reportistica.
Nel seguito sono rappresentate le principali funzionalità oggi attive sul Portale SardegnaCAT.
2.1 Convezioni quadro
Le Convenzioni quadro sono stipulate per mettere a disposizione degli utilizzatori ordinanti delle Amministrazioni direttamente le forniture.
Infatti, attraverso le Convenzioni quadro gli utilizzatori interagiscono direttamente con il fornitore per emettere ordini, senza transitare per la struttura che ha negoziato il contratto.
L’acquisizione tramite convenzione consta di una fase propedeutica di configurazione in cui gli utenti dell’Amministrazione (Administrator) possono:
• Predisporre il catalogo, caratterizzandolo in termini di categorie prodotti e prezzi;
• Pubblicare il catalogo;
• Creare la Convenzione, in termini di Plafond, limiti per gli alert, durata e data di scadenza;
• Configurare la profilazione (chi vede cosa).
Anche l’Amministrazione (ordinante), in maniera secondaria, sarà coinvolta nel processo di configurazione attraverso:
• L’impostazione di limiti di spesa;
• La configurazione delle anagrafiche di base delle Convenzioni;
• L’attribuzione di ruoli e responsabilità.
Il processo di acquisizione prende le mosse dalla creazione dell’Ordine di Fornitura (OdF): il punto istruttore (PI), dopo avere consultato il parco prodotti della Convenzione, crea il proprio carrello, che viene finalizzato corredandolo di una serie di informazioni, come luogo di consegna, allegati, eventuali note o eventuali centri di costo e lo trasmette al Punto Ordinante (PO).
Terminata la creazione dell’OdF, il (PO) procede alla valutazione della stessa e alla sua totale o parziale accettazione; a seguito dell’accettazione della fornitura da parte del PO viene inviata una notifica al Punto Istruttore.
A seguito della firma digitale e protocollazione dell’OdF da parte del PO, l’Operatore Economico effettuerà la presa in carico dello stesso.
2.2 Contract Management
Il Modulo di Contract Management si pone come elemento centrale di relazione con gli Operatori economici aggiudicatari delle procedure (inteso come processi) di gara, e permette la gestione dei relativi contratti, le scadenze, i prezziari, nonché la valutazione del livello di conformità degli operatori stessi, innescando processi di collaborazione interni ed esterni.
La finalizzazione di un processo di gara on-line si traduce nella creazione di uno specifico elemento all’interno dello stesso bando in cui è contenuta la negoziazione on-line, garantendo la massima integrazione anche di processo ed il trasferimento dei documenti e delle informazioni dalla Gara al Contratto. La soluzione permette
altresì di creare oggetti contrattuali “da zero” e gestire pertanto eventuali Contratti anche non direttamente correlati a gare on-line.
Il modulo permette, inoltre, un costante monitoraggio delle performance delle forniture erogate attraverso l’utilizzo di adeguati Key Performance Indicator (KPI). In particolare, si avvale di strumenti (scorecards) per il calcolo e la valutazione dei risultati del fornitore a livello di singola commessa durante l’esecuzione della stessa, chiamando in causa, se necessario, le diverse funzioni aziendali responsabili della valutazione.
Il modulo è caratterizzato delle seguenti funzionalità:
• Creazione ex-novo di un contratto, attraverso l’inserimento di una serie di impostazioni quali la compilazione del nome del fornitore, tipologia di contratto (contenuti informativi specifici per tipologia di Contratto, campi specifici da compilare sia lato acquirente sia operatore economico), data di decorrenza e data di fine, gestione dettaglio prezzi, gestione subappaltatori, data di rinnovo ed eventuale alert di rinnovo, eventuali categorie e sistemi di codifica interni associati.
• Creazione di un contratto mediante utilizzo di template predefiniti, sia nel caso di creazione a seguito dell’aggiudicazione negoziale sia nel caso “da zero”;
• Possibilità di copiare/duplicare un contratto da uno esistente o archiviato;
• Selezione dei fornitori tramite ricerca strutturata nel database fornitori predisposto dalla Stazione appaltante;
• Gestione delle tipologie di contratto, configurabili in relazione alle differenti realtà “Cliente” (Stazione Appaltante), e conseguente raccolta differenziata delle informazioni
• Gestione e configurazione degli alert per le principali scadenze del contratto;
• Inserimento di file allegati tramite browser internet con opzione di caricamento multiplo (disponibile sia lato interno che lato fornitore);
• Archivio allegati di contratto condivisibile con utenti interni/fornitori;
• Visualizzazione di un documento di sintesi relativo alla configurazione del documento contrattuale;
• Gestione della Libreria delle Clausole (con versioning) ed Authoring del Documento Master Contrattuale. L’Amministrazione definirà un set minimo di informazioni obbligatorie e necessarie;
• Workflow interno e/o con il Fornitore per approvazione del listino prezzi;
• Workflow interno e/o con Fornitore per approvazione del documento Master Contrattuale;
• Attivazione del contratto con eventuale visibilità al fornitore associato di una parte delle informazioni;
• Gestione dell’intero ciclo di vita del rapporto contrattuale con il fornitore: creazione, attivazione, chiusura, scadenza;
• Gestione delle performance dei fornitori associati (rating ex post) e implementazione di piani di miglioramento con il mercato mediante la condivisione dei risultati e dei punteggi raggiunti;
• Gestione delle versioni dei documenti contrattuali per la parte economica (storico listini e relative approvazioni);
• Gestione delle versioni dei Documenti Master Contrattuali (storico Documenti e relative approvazioni);
• Gestione dei diritti dell’utente in modo da coinvolgere puntualmente utenti interni/esterni al processo di consolidamento e rilascio dell’oggetto contrattuale;
• Gestione di template in modo da pre-configurare le tipiche informazioni costituenti gli oggetti contrattuali (condizioni, dati costo etc.) e ridurre così le attività di data entry;
• Gestione del processo di rinegoziazione diretta con il fornitore di un contratto mediante la riapertura diretta dello stesso o copia, della struttura economica, in eventi negoziali ove coinvolgere più fornitori.
• Motore di ricerca multi livello con possibilità di:
✓ Esportazione in excel delle informazioni di testa risultanti dalla ricerca eseguita;
✓ Esportazione del contenuto dei listini prezzi;
• Tool di messaggistica verso il mercato con possibilità di etichettare i differenti messaggi inviati;
• Area Storico Modifiche, per la visualizzazione dei differenti contributi apportati dagli utenti alle singole sezioni del contratto.
È, inoltre, possibile associare elementi del modulo Contratti all’intero del modulo “Dashboard” (Cruscotto). Si potrà quindi visualizzare la ripartizione degli oggetti contrattuali in funzione dello stato degli stessi (es. attivi, scaduti, ecc.), gli oggetti in scadenza, la lista dei contratti sottoposti a richieste di approvazione, la lista dei contratti con proposte di approvazione da gestire in prima persona, i risultati di performace raggiunti, differenziati per i livelli di valutazione ex-post. Tale funzionalità incrementa ulteriormente la facilità di accesso e di utilizzo del modulo.
2.3 Vendor Rating
Il modulo di Vendor Rating supporta le attività di calcolo e monitoraggio del Rating dei Fornitori, in modalità completamente integrata con gli altri Moduli della piattaforma.
L’attività di valutazione del Fornitore si articola in tre macro fasi:
• Creazione del modello di valutazione eventualmente legato allo specifico contratto di fornitura;
• Valutazione del Fornitore attraverso un processo strutturato che coinvolge uno o più valutatori sulle diverse categorie di valutazione e la relativa validazione dei punteggi da parte di un responsabile;
• Consultazione e confronto dei risultati.
Il controllo ed il monitoraggio nel tempo dei livelli di performance raggiunti dai Fornitori avviene grazie all’utilizzo di specifici indici denominati KPI (Key Performance Indicator), definiti direttamente dalla Stazione Appaltante in base alle proprie necessità di valutazione (a titolo esemplificativo: qualità, puntualità, sicurezza, accuratezza, etc.).
Il modulo è incentrato su Schede di Valutazione quantitative, dette Scorecards, ovvero modelli di valutazione ad-hoc che possono essere impostati sia a livello generale di Fornitore che a livello di singola prestazione
/commessa. La sintesi dei risultati ottenuti dai fornitori ed i dettagli di calcolo sono facilmente consultabili ed accessibili grazie a un cruscotto di monitoraggio dedicato.
Le caratteristiche del Vendor Rating e le possibilità di configurazione permettono:
• La definizione di un criterio oggettivo e condiviso di valutazione dei fornitori;
• Il coinvolgimento dei clienti interni nella valutazione;
• Il monitoraggio del rischio legato ai fornitori;
• L’integrazione di fonti esterne di valutazione:
• La tracciatura delle modalità e degli avanzamenti per la generazione dei risultati. Le funzionalità del Modulo possono essere sintetizzate in tre macro famiglie:
• Configurazione dei modelli di valutazione;
• Coinvolgimento degli utenti ed esecuzione dei processi di valutazione;
• Consultazione e confronto dei risultati.
Un utente con diritti di Amministratore ha la facoltà di configurare il modello di valutazione tramite un interfaccia utente.
L’utente amministratore crea e modifica i singoli indicatori, o KPI, definendo per ciascuno di essi il valore obiettivo, il valore di partenza, se il valore del punteggio sarà generato in automatico (autoscore) ovvero a partire da una informazione già presente nel Portale (Parametro) o se il punteggio verrà inserito direttamente da un team di valutatori.
In caso di autoscore l’utente amministratore definisce per ciascun KPI le regole di generazione del punteggio automatico a partire dai valori che il parametro già esistente può assumere. I parametri utilizzati per l’autoscore possono essere, inoltre, importati da fonti esterne quali tipicamente i dati del software di gestione (ERP) che integra tutti i processi dell’Amministrazione (vendite, acquisti, gestione magazzino, contabilità, ecc.) o banche dati esterne.
Per completare le attività di configurazione i KPI sono classificati in famiglie e organizzati in questionari on- line nei quali sono definiti i pesi relativi fra i singoli KPI e i pesi relativi fra le famiglie. Il valore finale che può assumere il KPI è all’interno della scala di valori fra 0-100.
Il processo di valutazione avviene attraverso la definizione di modelli, denominati Scorecard, attraverso i quali è possibile definire se la valutazione ha una periodicità predefinita (es. mensile, semestrale, annuale) e nel caso impostare meccanismi automatici di lancio del singolo processo di valutazione. Il modello contempla al suo interno anche il periodo nel quale i valutatori sono chiamati ad operare, il periodo per la revisione dei risultati e per l’approvazione delle valutazioni.
Gli utenti interni delle diverse funzioni aziendali potranno essere coinvolti nel processo di valutazione secondo specifici diritti di operatività e visibilità e sulla base di ruoli predefiniti. I ruoli di riferimento del Vendor Rating sono:
✓ Amministratore;
✓ Responsabile;
✓ Valutatore;
✓ Approvatore;
✓ Consultatore.
Gli utenti sono informati tramite email e tramite Cruscotto di monitoraggio degli impegni e delle scadenze di lavoro. Ogni attività svolta dal singolo utente è registrata e tracciata nel sistema a garanzia della piena tracciabilità dell’intero processo.
I risultati del processo di valutazione, una volta approvati, possono essere consultati e confrontati grazie a rappresentazione grafiche intuitive e di facile utilizzo. Per ogni Scorecard, ovvero modello di valutazione, sono disponibili fra le principali viste:
✓ Trend di risultati;
✓ Valore medio;
✓ Valore obiettivo;
✓ Andamento per famiglie di KPI.
Qualora l’utente abbia interesse a verificare il dettaglio della valutazione è sufficiente cliccare sull’elemento grafico (colonna dell’istogramma) per visualizzare elementi e regole di calcolo.
I risultati delle valutazioni sono automaticamente riportati nel Supplier Dossier del singolo fornitore.
Il Modulo offre infine una serie di funzionalità fondamentali per mantenere sempre consistente il modello di calcolo anche a fronte di particolari eccezioni quali dati mancanti o dati non aggiornati. Fra le principali misure, la funzionalità di Survey assicura che in caso di autocore il valore di riferimento del parametro al quale è associato il KPI venga aggiornato correttamente prima della generazione del calcolo automatico del punteggio.
Il sistema è completo di funzioni statistiche, mediante le quali i fornitori individuati vengono confrontati secondo i punteggi ottenuti derivanti dalle loro risposte, sia con punteggi complessivi sia parziali, combinazione libera di criteri o per singolo criterio.
Il sistema è dotato di una rappresentazione grafica e sintetica dei dati relativi alle statistiche, con le medie di riferimento. Gli elementi di Rating sono tra quelli presenti e utilizzabili nel motore di ricerca degli operatori economici.
È inoltre, possibile, a discrezione dell’Amministrazione, rendere visibile al fornitore la sua valutazione, ovvero come sta performando nell’esecuzione del contratto affidatogli.
2.4 Moduli gare
Il presente paragrafo descrive le caratteristiche funzionali del Moduli utilizzati per la gestione dei processi di affidamento:
2.4.1 Modulo avvisi on-line
Il Modulo Avvisi online supporta la raccolta strutturata e la compilazione delle informazioni per le negoziazioni sopra soglia comunitaria e gestisce l’invio delle informazioni richieste secondo i diversi procedimenti di comunicazione previsti in ambito pubblico. Supporta la creazione di tutte le tipologie di Avviso in uso previste dalla Gazzetta Ufficiale a supporto dei processi di approvvigionamento del Settore Pubblico nell’Unione Europea.
Le principali funzionalità del modulo sono le seguenti:
• funzionalità avanzate per la compilazione online tramite form della documentazione necessaria alla pubblicazione degli avvisi disponibili in diverse lingue;
• possibilità di visualizzare gli avvisi e le comunicazioni in diversi formati;
• possibilità di utilizzare e copiare avvisi esistenti;
• archiviazione automatica degli avvisi pubblicati e scaduti;
• opzione per la pubblicazione in automatico degli avvisi sul sito dell’Official Journal of the European Union (OJEU), la ricezione del «link OJS» di rimando al sito del TED e la notifica di pubblicazione.
Gli Avvisi pubblicati, mediante le funzionalità del modulo “Opportunità”, possono essere resi disponibili nell’area Pubblica della Piattaforma che non richiede l’accesso tramite credenziali (login e password).
Ogni Avviso, accessibile all’utente che abbia inserito le credenziali, sarà composto dalle seguenti sotto aree:
• Dettagli: area contenente una serie di informazioni e di dati relativi alla creazione dell’Avviso (es., Tipo di Avviso, Stato e Data/ora di Creazione), disponibili in automatico sulla Piattaforma.
• Informazioni GUUE: area contenente una serie di informazioni e riferimenti relativi alla pubblicazione formale dell’Avviso (es., numero di riferimento dell’Avviso, collegamento che porta direttamente a visualizzare l’Avviso, codice identificativo). Gli utenti possono utilizzare questa pagina per la verifica della pubblicazione formale di ogni Avviso sulla Gazzetta Ufficiale dell’unione Europea.
• Questionario: una o più pagine che l’utente abilitato deve configurare, completare e inviare affinché l’Avviso sia pubblicato. Da quest’area è possibile procedere direttamente ad esportare in formato PDF i singoli Avvisi ovvero copiarli, cancellarli o anche archiviarli.
La Piattaforma consente, tramite specifica azione, di trasferire in automatico all’interno di uno stesso bando i dati da un Avviso di tipo “Bando di Gara” ad un Avviso relativo agli “Appalti Aggiudicati”, limitatamente ai campi trasferibili e lasciando da compilare i campi obbligatori del nuovo Avviso.
In particolare, il Modulo Opportunità, consente alla Stazione appaltante di far pervenire sull’area pubblica di accesso della Piattaforma le opportunità e i requisiti relativi ad un particolare bando di gara.
La lista opportunità permette agli operatori economici di consultare le possibili opportunità di business e, nel caso essi si dimostrino interessati, di proporre la propria candidatura.
Il Modulo permette di gestire una serie di informazioni organizzate in più sezioni:
• descrizione dell’opportunità, che contiene in generale le indicazioni sul tipo di procedura di acquisto che sarà utilizzata, sull’oggetto dell’opportunità e sulla scadenza entro la quale gli operatori economici sono tenuti a manifestare un eventuale interesse;
• dettagli dell’appalto, quali durata, valore stimato e ad eventuali note informative.
Il modulo permette di scegliere fra la visualizzazione nell’area pubblica di accesso della Piattaforma delle:
• Opportunità Correnti, ovvero per procedure non ancora aggiudicate;
• Opportunità Passate, ovvero per procedure già aggiudicate;
• e di gestire la ricerca e l’esportazione attraverso funzionalità dedicate (ad esempio per ricercare gare indette da Enti diversi)
2.4.2 Modulo Richieste di Offerta e/o Informazioni online:
Il Modulo di Richieste di Offerta e/o Richieste di Informazioni online (di seguito, anche solo “RdX”) permette di gestire il processo di negoziazione online fra Stazione appaltante e operatori economici tramite buste elettroniche indipendenti (amministrativa, tecnica ed economica) che consentono innanzitutto:
• la gestione dei requisiti generali, tecnici, economici;
• l’inserimento delle offerte da parte degli operatori economici e il loro invio elettronico agli acquisitori;
• il supporto alla stazione appaltante sulla gestione elettronica e sul confronto delle offerte ricevute dagli operatori economici.
In particolare, la richiesta di informazioni online permette di organizzare e gestire con i potenziali concorrenti attività quali: valutazione dei requisiti, analisi del mercato, creazione delle specifiche di acquisto e condivisione delle informazioni.
Il modulo RdX supporta le procedure di gara/acquisto previste in ambito pubblico per le gare sopra e sotto la soglia di rilievo comunitario, nel pieno rispetto della normativa vigente.
Il Modulo di RdX mette a disposizione una serie di funzionalità in grado non solo di supportare tutte le differenti procedure negoziali ma anche di svolgere con la massima efficienza tutte le attività da parte sia degli utenti, valutatori e Stazioni appaltanti, sia da parte degli operatori economici.
Le principali funzionalità del modulo saranno le seguenti:
• Organizzazione delle RdX tramite progetti di acquisto denominati “Cartella Negoziazioni” o Bando.
• La singola procedura di gara viene gestita nel portale acquisti all’interno di un’area di lavoro virtuale in cui gli utenti che dispongano di appositi diritti possono gestire in modo integrato l’intero processo.
La Cartella Negoziazioni appositamente configurata dall’utente accoglie procedure di gara multilotto, in tal caso la piattaforma offrirà funzionalità che supportano la configurazione e il monitoraggio della gara con adeguati livelli di usabilità indipendentemente dalla numerosità dei lotti da gestire e degli operatori economici coinvolti.
Inoltre, la Cartella Negoziazioni con RdO multilotto consente viste dedicate di riepilogo e possibilità di estrazione.
2.4.3 Definizione oggetto e struttura della RdX (creazione della RdX):
Il processo di creazione di una negoziazione può avvenire in tre modalità:
• creazione negoziazione ex novo;
• copia e modifica di una negoziazione precedente;
• utilizzo di un template predefinito.
La creazione di una RdX permette di:
• definire oggetto attraverso: codice identificativo (numero progressivo automatico attribuito dal sistema), titolo, descrizione, valore (con opzione di oscuramento all’operatore economico), richiesta di firma digitale delle buste contenenti le risposte del fornitore, CIG ed eventuale CUP;
• selezionare il tipo di procedura, con possibilità di predefinire una serie di modelli negoziali di riferimento (la differenza sostanziale con i template è che questi ultimi permettono di pre-impostare non solo la struttura e le caratteristiche del procedimento negoziale ma anche parte dei contenuti, quali ad esempio documenti di riferimento, parametri economici, ecc.).
• ricercare e selezionare una o più categorie merceologiche di appartenenza.
• definire le impostazioni temporali della gara con data di scadenza, ora di scadenza per la presentazione delle offerte e per la trasmissione delle richieste di chiarimento;
• impostare l’opzione per la pubblicazione automatica.
• definire le modalità di coinvolgimento degli operatori economici/tipo di procedura (ad invito, aperta a tutti).
• selezionare gli operatori economici tramite ricerca nel database fornitori, tramite:
✓ ricerca semplice: nome azienda, categoria merceologica, date di registrazione, principali info di registrazione;
✓ ricerca avanzata, con possibilità di selezionare gli operatori economici sulla base di molteplici ulteriori parametri di ricerca al fine di impostare filtri per la selezione dei fornitori;
• definire le modalità di consultazione dell’offerta/tipo di procedura (es., busta aperta, busta chiusa).
• inserire file allegati (documenti di gara, specifiche, condizioni fornitura, ecc.) tramite internet browser con opzione di caricamento singolo e multiplo; il sistema garantisce: la possibilità di selezionare file contenuti in un archivio documentale condiviso all’interno del portale; la possibilità di utilizzare documenti allegati archiviati in precedenti negoziazioni o nei template delle negoziazioni; la possibilità di gestire documenti firmati digitalmente; la possibilità di distinguere allegati visibili solo alla Stazione Appaltante (Area Interna) da quelli visibili lato concorrente (Area Visibile ai Fornitori).
• creare lato Stazione appaltante le sezioni della RdX, ognuna delle quali opzionale e indipendente dalle altre, predisposte per accogliere in maniera strutturata la documentazione fornita dai concorrenti:
• busta amministrativa (Form Risposta Qualifica), che permette di raccogliere informazioni di carattere amministrativo da parte dei operatori economici;
• busta tecnica (Form Risposta Tecnica), che permette di raccogliere informazioni tecnico-operative sull’offerta degli operatori economici e di abbinare eventuali punteggi per ogni parametro;
• busta economica (Form Risposta Economica), che permette di raccogliere informazioni su un insieme di parametri di natura quantitativa/economica definiti dall’acquirente (attraverso apposita funzionalità denominata “TCO”) ed in aggiunta informazioni strutturate (allegati, allegati firmati digitalmente, domande con risposte a scelta multipla…). Inoltre, è prevista la facoltà di richiedere all’operatore economico un’offerta a corpo o un elenco dettagliato di voci da quotare con la facoltà di pesare le differenti voci dell’offerta.
Si sottolinea, in particolare per quanto riguarda la busta economica, che possono essere configurate sul sistema tabelle e sezioni anche molto articolate per una quotazione direttamente online e con formule di calcolo definite direttamente lato Stazione appaltante (funzionalità TCO “Total Cost”).
La funzionalità consente all’utente, prima della pubblicazione, di redigere una formula utilizzando gli elementi contenuti nella busta del concorrente.
In particolare, la stazione appaltante può:
• decidere se applicare il calcolo a tutte le sezioni della busta;
• redigere una differente formula per ciascuna delle sezioni della busta;
• stabilire se il risultato ottenuto in ciascuna sezione sia l’esito della media o della somma dei risultati ottenuti per ciascun singolo parametro;
• aggiungere dati integrativi, da richiedere o meno al concorrente, che unitamente ai parametri commerciali possono concorrere alla formula di calcolo;
• inserire nella formula parametri costanti, uguali per tutta le sezione o per tutta la busta;
• integrare in sede di valutazione parametri della formula risultanti dall’esito della valutazione; conseguendo vantaggi in termini di:
- flessibilità nell’uso di formule personalizzate per la busta economica;
- eliminazione di errori per calcoli manuali complessi.
• definire le modalità/algoritmo di aggiudicazione da parte della Stazione appaltante scegliendo quelle:
− al prezzo più basso (valutazione economica);
− all’offerta economicamente più vantaggiosa (valutazione tecnica/economica);
− possibilità di scegliere fra le formule proporzionale e differenziale per il calcolo del punteggio tecnico;
− possibilità di scegliere fra differenti formule per i calcolo del punteggio economico (es., Lineare, Bilineare, Proporzionale inversa e Lineare (peggiore=0). La Piattaforma è in grado di supportare nella gestione di tutte le formule di attribuzione del punteggio tecnico ed economico previste dalla normativa vigente;
− facoltà dell’acquisitore di assegnare un punteggio determinato tramite specifico modello di valutazione e di importare nell’area aggiudicazione fogli di calcolo.
• visualizzare un documento di sintesi relativo alla configurazione della RdX;
• salvataggio in bozza della RdX in fase di preparazione e in caso di successive modifiche prima della pubblicazione (avvio gara e/o invio inviti agli Operatori Economici);
• possibilità di modificare i diritti degli utenti per ciascuna RdX e di delegare attività operative (monitoraggio, valutazione, tabulazione offerte);
• pubblicazione della RdX svolta dall’utente in possesso delle autorizzazione e deleghe economiche; conseguente comunicazione agli operatori economici invitati alla RdX tramite:
✓ invio di email;
✓ pubblicazione dell’invito nell’area negoziale riservata di ciascun operatore economico.
• inserire sul portale, da parte degli operatori economici, di tutti gli elementi richiesti dalla Stazione appaltante e pubblicazione della risposta con:
✓ compilazione delle buste di risposta richieste tramite i differenti form online delle buste amministrative, tecniche ed economiche;
✓ inserimento di file digitali;
✓ inserimento di file digitali firmati digitalmente (in questo caso è possibile ridurre o eliminare i flussi fisici di documenti cartacei necessari per la valutazione delle idoneità degli operatori economici e delle loro offerte).
La stazione appaltante/amministrazione a portale potrà:
✓ in busta amministrativa, ricevere i diversi contenuti sia come allegati che strutturando format di risposta online (Sì/NO, Testo, Numero, Data, Scelta singola, Scelta multipla, allegati firmati digitalmente, ecc.);
✓ in busta tecnica, ricevere i diversi contenuti sia come allegati che strutturando format di risposta online (Sì/NO, Testo, Numero, Data, Scelta singola, Scelta multipla, allegati firmati digitalmente, ecc.) definendo i punteggi per singolo parametro di risposta e allegati con visibilità interna/esterna eventualmente predisposti;
✓ in busta economica, ricevere i diversi contenuti sia come allegati o strutturando format di risposta configurabili per diversi articoli, richiedendo attributi aggiuntivi, definendo sezioni, inserendo allegati con visibilità interna/esterna eventualmente predisposti.
✓ monitorare la gara verificando per ogni fornitore se, dopo la pubblicazione e prima della scadenza dei termini, il fornitore stesso ha:
- consultato i dettagli della negoziazione;
- scaricato gli allegati;
- pubblicato la risposta.
✓ operare delle modifiche sulla negoziazione dandone comunicazione agli operatori economici prima della scadenza (es., modifica dei termini di scadenza, integrazione specifiche) oppure di sospendere il processo di valutazione.
La stazione appaltante e l’operatore economicio protranno, inoltre, inviare messaggi tramite area dedicata della negoziazione che permette di:
- tenere traccia di tutti i messaggi inviati, ricevuti, in bozza, inoltrati;
- inserire allegati, anche firmati digitalmente;
- classificare le comunicazioni ricevute;
- estrarre in formato lavorabile il testo delle comunicazioni.
A seguito della scadenza del termine di ricezione delle offerte la stazione appaltante potrà procedere all’apertura delle buste/offerte ricevute o demandare ad una commissione (opzione disponibile in fase di creazione della negoziazione in caso di offerta economicamente più vantaggiosa e prezzo più basso). L’apertura potrà avvenire seconfo attraverso la modalità:
- riunita, con necessità di riunire fisicamente la commissione;
- da remoto, con possibilità di gestione delle attività della commissione completamente online; comunque, con possibilità in ogni passaggio di escludere il concorrente con offerte non valide, tracciandone le motivazioni.
In questa fase sarà possibile una:
• Comparazione e valutazione guidata delle offerte ricevute dall'acquisitore grazie a scenari di analisi ed esportazione dei valori significativi delle offerte ricevute in fogli di calcolo, anche differenziando per i diversi, successivi round negoziali.
• Gestione delle regole e delle modalità di aggiudicazione e delle opzioni per la reiterazione o interruzione del processo.
Fra quelle di maggior rilievo è possibile citare:
- aggiudicazione,
- sospensione,
- richiesta rilancio su tutta o parte dell’offerta economica,
- riapertura,
- conversione in RdX,
- conversione in Asta.
La Piattaforma consente di selezionare gli operatori economici coinvolti tra quelli invitati inizialmente e di coinvolgerne di nuovi.
In caso di rilancio, la pittaforma permette di avere visibilità delle posizioni in classifica e sui dettagli delle offerte effettuate; in caso di conversione in Asta, consente il trasferimento delle sole offerte economiche e,
nel caso, anche dei parametri tecnici e di qualificazione; permettendo, inoltre, l’inserimento delle offerte come prime “biddate”; conversione di più item; ecc.
Il sistema prevede, inoltre, le seguenti funzionalità principali:
• archiviazione delle RdX e funzionalità di ricerca delle stesse secondo differenti chiavi;
• definizione di modelli di RdX “template” da riutilizzare.
• multi-aggiudicazione: consente di valutare e aggiudicare ogni singolo prodotto separatamente. La stazione appaltante può vagliare le offerte e decidere quali aggiudicare o non aggiudicare e quali convertire in asta.
• rilancio reiterato: L’utente acquisitore è in grado di richiedere più volte ai agli offerenti di effettuare un rilancio sulla propria offerta (anche con possibilità di invitare operatori economici che non hanno emesso un’offerta al rilancio precedente). L’utente acquisitore, inoltre, può scegliere, alla chiusura di un rilancio dell’RdO, di mostrare la posizione in classifica dei partecipanti;
• Indicazione della forma di partecipazione come azienda singola, soggetti riuniti;
• Rifiuto a partecipare: consente all’acquisitore di raccogliere e gestire il rifiuto a partecipare trasmesso dall’operatore economico attraverso campi commento descrittivi non bloccanti;
• Filtri di ricerca: ampio numero di parametri interni alle RdX, compresi i parametri tecnici ed economici e lo stato delle negoziazioni stesse, per una rapida ricercabilità delle stesse;
• Gestione di comunicazioni per apertura delle offerte, richieste informazioni complementari, esclusioni/ammissioni alle fasi successive con relative motivazioni;
• Gestione del calcolo delle offerte anomale secondo la vigente normativa;
• Tracciatura completa (data-ora-utente) di tutte le azioni, compreso riepilogo ed inserimento a verbale;
• Gestione della graduatoria e punteggi che possono essere modificati e aggiornati dagli utenti con tale diritto, fino al consolidamento della graduatoria direttamente online.
Per la gestione di manifestazioni di interesse a procedure ed evidenza pubblica, delle prequalifiche in caso di procedure ristrette e, in generale, per le istanze di partecipazione alle gare sarà possibile escludere i soggetti non ammessi alle fasi successive, tracciando ogni esclusione ed eventuali specifiche motivazioni. Unicamente gli operatori ammessi possono accedere all’area negoziale specifica e alle informazioni in essa contenute.
Esempi tipologie di uso:
• Procedura aperta: RdO aperta a tutti;
• Procedura ristretta: RdI aperta a tutti e successiva RdO ad invito;
• SDA: RdI aperta a tutti con modalità di consultazione aperta delle buste e successive RdO ad invito per confronti concorrenziali;
• Cottimo fiduciario: RdO ad invito;
• Procedura in economia: RdO ad invito.
2.4.4 Modulo negoziazioni dinamiche (Aste Elettroniche);
Il Modulo Negoziazioni Dinamiche per la gestione delle Aste Elettroniche permette lo svolgimento di negoziazioni online attraverso le quali gli operatori economici accedono via internet, su invito dell’acquirente, alla Piattaforma di intermediazione e negoziano simultaneamente, secondo regole condivise e in condizioni di piena sicurezza e trasparenza, per aggiudicarsi una gara mediante emissione di offerte migliorative.
Il modulo supporta le procedure di gara/acquisto previste in ambito pubblico per le gare sopra e sotto la soglia di rilievo comunitario, nel pieno rispetto della normativa vigente.
Il modulo Negoziazioni Dinamiche presenta le seguenti funzionalità principali:
• Organizzazione, come per le RdX, delle Negoziazioni Dinamiche tramite progetti di acquisto denominati “Bandi” anche al fine di utilizzare le stesse per supportare specifiche fasi delle medesime procedure di gara (es., offerta preliminare in RdX e Asta Elettronica in Negoziazione Dinamica);
• Definizione dell’oggetto e della struttura dell’Asta attraverso la:
▪ creazione negoziazione ex novo (nel seguito descritta);
▪ copia e modifica di una negoziazione precedente;
▪ utilizzo di un template predefinito.
• Definizione dell’oggetto/configurazione di ciascuna negoziazione:
▪ breve descrizione, definizione del prezzo base e di riserva, definizione dei rilanci minimi, ecc.;
▪ impostazione dei termini temporali (data e ora di inizio e fine);
▪ impostazione dei criteri di auto-estensione della durata;
▪ selezione tipo d’asta: singolo prodotto, multi prodotto/multi lotto, parametrica, ecc.;
▪ definizione delle modalità di aggiudicazione (automatica, discrezionale; uno o più operatori economici), ecc.;
▪ altri parametri di configurazione dell’evento (es., offerte anomale; ponderazione degli operatori economici invitati con bonus o malus in valore assoluto, percentuale o misto).
• Impostazione della modalità di calcolo della graduatoria finale:
▪ al prezzo più basso (valutazione economica);
▪ all’offerta più vantaggiosa (valutazione tecnica/economica): l’assegnazione avviene sulla base del miglior punteggio ottenuto sommando i punti della parte tecnica e della parte economica (biddate), con meccanismo dinamico di attribuzione della posizione in graduatoria con punteggio complessivo calcolato sulla base dei rilanci economici di ogni concorrente, a fronte di offerte tecniche consolidate.
• Selezione della modalità di svolgimento: asta diretta (al prezzo o di acquisto), asta inversa (a sconto o di vendita).
• Impostazione di gruppi di aste per lo svolgimento di più negoziazioni in contemporanea che possono coinvolgere gli stessi operatori economici o gruppi parziali di operatori economici comuni, nelle configurazioni:
▪ multi-lotto (ogni lotto non condiziona la chiusura degli altri);
▪ in sessione condivisa (qualora tutti gli eventi terminano contemporaneamente);
• Gestione di Aste di prova configurate in modalità identica all’evento reale;
• Selezione degli operatori economici tramite ricerca nel database fornitori, secondo le stesse modalità descritte per la RdX.
• Inserimento di file allegati (documenti di gara, specifiche, condizioni fornitura, ecc.) tramite internet browser con opzione di caricamento multiplo attraverso la possibilità di selezionare file contenuti in un archivio documentale condiviso all’interno del portale. E’ inioltre prevista la possibilità di utilizzare documenti allegati archiviati in precedenti negoziazioni o nei template delle negoziazioni e la possibilità di gestire documenti firmati digitalmente distinguendo gli allegati visibili solo alla Stazione Appaltante da quelli visibili lato concorrente.
• Visualizzazione di un documento di sintesi della configurazione dell’evento online.
• Possibilità di modificare i diritti degli utenti per ciascuna Asta.
• Pubblicazione della negoziazione dinamica con comunicazione agli operatori economici invitati; notifica agli operatori economici della possibilità di accedere al portale per consultare i dettagli, scaricare i file allegati.
• Svolgimento della negoziazione grazie all’utilizzo del monitor d’asta che dal lato concorrente permette l’inserimento delle offerte online e di visualizzare l’andamento della negoziazione; mentre dal lato Amministrazione/acquirente consentirà di seguire l’andamento delle offerte ricevute, di avere un controllo costante della partecipazione da parte degli operatori economici; in particolare:
- Monitor d’asta consente, lato acquirente, la comparazione e la valutazione delle offerte, la generazione di grafici dell’andamento della negoziazione, la consultazione della qualità della connessione ad internet di ciascun concorrente
- Monitor d’asta permette, lato concorrente di:
▪ inserire le proprie offerte e nel caso di più prodotti di inserire e modificare anche solo alcuni prodotti per volta;
▪ di consultare: valore d’asta, tempo residuo e, in funzione delle opzioni di visibilità prescelta dall’acquisitore, posizione in classifica, punteggio conseguito, offerta migliore, offerta da inserire per ottenete il primo posto in graduatoria, data e ora delle offerte di tutti gli operatori economici, quantità ed unità di misura delle voci d’asta.
• Gestione delle regole e delle modalità di aggiudicazione e delle opzioni per la reiterazione o interruzione del processo (es., aggiudicazione, sospensione, ecc.).
• Archiviazione delle negoziazioni e funzionalità di ricerca secondo differenti chiavi.
• Definizione di modelli di Negoziazioni Dinamiche, “template” da riutilizzare.
• Gestione della messaggistica con gli operatori economici nel corso della Negoziazione Dinamica.
• Gestione di negoziazioni dinamiche di prova.
Il Modulo Negoziazioni Dinamiche consente di gestire le procedure di gara da di svolgersi con Asta Elettronica nel pieno rispetto della normativa vigente.
2.4.5 Ulteriori funzionalità comuni dei moduli negoziali
Sia il modulo di RdX che quello di Asta Elettronica, presentano le seguenti ulteriori funzionalità principali:
• Messaggistica evoluta per gestire tutte le comunicazioni tra acquisitore e Operatori Economici, con:
- evidenza dei messaggi ricevuti/inviati;
- possibilità di selezionare i destinatari manualmente o inviare comunicazioni collettive;
- per ciascun messaggio evidenza di mittente e destinatari, oggetto, testo del messaggio (eventualmente configurabile in caso di comunicazioni automatiche), eventuali allegati, data e ora di invio, eventuale data e ora in cui è stato letto e da quale dei destinatari;
- classificare la tipologia di messaggio;
• Messaggistica evoluta (forum) per gestire e tracciare le comunicazioni inerenti una gara all’interno di un team di acquisitori;
• Sistema di alerting automatico, per notificare mediante avviso, le principali operazioni effettuate da utenti acquirenti e fornitori;
• profilazione utenti (differenziazione dei livelli di utenza in base ai diritti e/o alla visibilità attribuite);
• generazione automatica di una serie di report/verbali, quali ad esempio:
- report globale dell’evento attestante risultati, operazioni e momenti più significativi della RdX e/o della negoziazione dinamica, attraverso un apposito wizard per la composizione delle sezioni informative di interesse, la scelta dei partecipanti di cui estrarre i dati, nonché dei formati disponibili (txt, xls, pdf, html);
- supplier dossier che riepiloga tutte le informazioni riconducibili al singolo concorrente gestito online;
• tracciatura di molteplici attività/informazioni, quali ad esempio in caso di negoziazioni online:
- data apertura delle offerte: in caso di RDO in busta chiusa la Piattaforma traccia le data e l’orario di apertura da parte delle Amministrazioni delle singole risposte riguardanti parametri di qualificazione, tecnici e commerciali/economici;
- informazioni su download: l’acquirente sarà informato su quali download sono stati scaricati dai seller con relativa data e ora;
- storico modifiche: dopo la pubblicazione di una RdX o Asta, i riferimenti alle modifiche apportate dalle Amministrazioni saranno visibili distintamente dagli operatori economici invitati, con relativa data di variazione;
• possibilità di firma digitale (nella gestione di qualsiasi tipo di allegato, sia lato Amministrazione che fornitori), anche con le seguenti funzionalità evolute di verifica automatica della stessa:
- il documento non è stato modificato dopo la firma;
- il certificato del sottoscrittore è garantito da una Autorità di Certificazione (CA) inclusa nell’elenco pubblico dei certificatori;
- il certificato del sottoscrittore non è scaduto;
- il certificato del sottoscrittore non è stato sospeso o revocato.
- La piattaforma è completamente compatibile con tutti i sistemi di firma elettronica e marcatura temporale disponibili in Italia, indipendentemente dall’Ente Certificatore (CA) utilizzato rispettivamente dall’operatore economico o dall’Amministrazione in ottemperanza a quanto previsto dalla normativa sulla Firma Digitale.
- La verifica della firma digitale riguarda i documenti allegati dagli operatori economici in qualsiasi area della Piattaforma.
Ad esempio:
- nelle apposite aree delle RFX (Allegati Risposta Qualificazione, Allegati Risposta Tecnica, Allegati Risposta Economica; messaggistica);
- nei campi di risposta contenuti nei form online;
• antivirus: consente l’attivazione delle seguenti opzioni:
- blocco invio file infetti;
- pop up di alert che avvisa l’utente Amministrazione se viene trovato un virus o sospetto tale nei file in trasferimento. L’utente può così decidere se interrompere o proseguire nel trasferimento dei dati;
• garanzia di inaccessibilità e segretezza documenti/informazioni:
- inaccessibilità delle offerte prima della scadenza delle singole negoziazioni;
- impossibilità ad operare variazioni sia per il buyer che per il seller sulle offerte/registrazioni/informazioni già presentate, dopo il termine di chiusura della gara;
- attribuzione dei diritti di apertura delle offerte ai soli utenti abilitati.
• invio comunicazioni agli operatori economici tramite casella di Posta Elettronica Certificata (PEC);
• calcolo automatico delle offerte anomale, per i soli moduli negoziali, in caso di gare con criteri di aggiudicazione al miglior prezzo e alla offerta economicamente più vantaggiosa, secondo i requisiti della normativa vigente.
• l’estrazione dei fornitori invitabili a gara secondo il criterio di estrazione casuale.
2.5 Integrazione Simog ANAC
Il modulo per l’integrazione con il sistema SIMOG di ANAC, ad uso esclusivo degli utenti della stazione appaltante Regione Sardegna, gestisce in modo avanzato tutte le interazioni dell’Utente Interno con tale sistema.
Tale modulo mette a disposizione degli utenti abilitati tutte le funzionalità necessarie per effettuare la richiesta del CIG, ed il suo perfezionamento, o la consultazione dei dati già inviati senza dover eseguire l’accesso ad altri sistemi.
Inoltre, consente di inviare ad ANAC tutte le informazioni normativamente previste, già inserite nella gara telematica, senza doverle ridigitare nei sistemi web messi a disposizione dall’ente stesso.
Per quanto riguarda gli adempimenti normativi, è presente un sistema per richiedere e gestire direttamente il codice gara e il codice CIG, inviare a SIMOG, se necessario, i requisiti di gara che verranno successivamente inoltrati ad AVCPass, eseguire il perfezionamento del CIG nonché un meccanismo di trasmissione diretta delle schede di aggiudicazione ad ANAC in linea con le ultime direttive e allineato con le ultime tecnologie messe a disposizione dall’ANAC.
Sia la richiesta del CIG che la trasmissione dei dati avvengono in modalità sincrona, l’utente gestore invia i dati al SIMOG e riceve immediatamente l’esito dell’operazione secondo le regole definita da ANAC stessa. Le informazioni raccolte con l’utilizzo del Modulo Anac e opportunamente arricchite dei dati richiesti dai dettami normativi, possono essere esportate in formato XML utilizzando un’apposita funzionalità.
Il file così prodotto, in coerenza con le specifiche tecniche dettate da Anac, può essere pubblicato sul sito istituzionale dell’Amministrazione Regionale in ottemperanza a quanto previsto dalla legge 190/12.
Ulteriori funzionalità a disposizione dell’Amministrazione Regionale:
▪ Analyzer: Tool che fornisce alla Stazione Appaltante una visione di sintesi di quanto viene elaborato e gestito al suo interno e di quanto viene successivamente inviato ad ANAC. Tali dati, oltre ad essere sottoposti a sanzione nel caso non vengano trasmessi o vengano trasmessi errati, vengono pubblicati dall’Autorithy all’interno del “Portale della Trasparenza”. La loro correttezza diventa quindi un fatto determinante sia per le sanzioni che per l’immagine pubblica della Stazione Appaltante.
▪ Analyzer “anticorruzione”: Tool che consente di analizzare la corrispondenza del file xml “anticorruzione” alle specifiche tecniche dettate dall’ANAC nonché a numerosi altri controlli di qualità coerenti con le esigenze di evitare le eventuali previste segnalazioni alla Corte dei Conti.
▪ Synchronizer: Tool che garantisce la possibilità mantenere allineati i dati registrati nel modulo con quanto presente in SIMOG, nel caso in cui qualche utente inserisca i dati direttamente nel SIMOG, attraverso funzionalità di import di singoli CIG o di import massivo.
▪ Gestione dei NoCIG: funzionalità che consente agli utenti l'inserimento delle informazioni relative agli acquisti per i quali non è prevista la richiesta del CIG, necessarie per la produzione del xml
“anticorruzione”. Tale funzione consente l'inserimento delle stesse informazioni che vengono inserite per gli SmartCIG.
2.6 Gestione fornitori (Mercato elettronico e elenchi lavori e servizi di ingegneria)
Il modulo Vendor Management è dedicato alla gestione del processo di raccolta delle informazioni/documenti, valutazione e qualificazione degli Operatori Economici, sia imprese sia professionisti.
I moduli per la gestione dei Fornitori sono nativamente integrati tra loro, con i moduli per la gestione delle gare telematiche (Vendor Management) e con il modulo di Contract Managament (Vendor Rating Management).
Tali integrazioni sono fondamentali, ad esempio, per:
• Applicare il modello di Vendor Rating in funzione delle informazioni raccolte dal/sul Fornitore e riportare i punteggi calcolati nel Supplier Dossier (dossier del fornitore) (Vendor Management <-> Vendor Rating Management);
• Gestire la visibilità e l’aggiornamento dei documenti “amministrativi” in capo al singolo Fornitore in piattaforma tra la fase di affidamento e di qualifica, nonché poter attingere al database dei Fornitori qualificati per l’invito ad offrire in caso di procedure negoziate (Vendor Management <-> moduli per le Gare Telematiche);
• Raccogliere valutazioni sull’effettiva prestazione erogata dal Fornitore aggiudicatario in fase di esecuzione del singolo contratto e/o di più contratti, per completare il Vendor Rating con la misurazione delle performance a consuntivo, eventualmente da ponderare con un rating preventivo (Contract Management <-> Vendor Rating Management <-> Vendor Management).
Le funzionalità di amministrazione disponibili nel modulo di Vendor Management garantiscono la piena libertà nella definizione e aggiornamento nel tempo dei processi e delle informazioni secondo le funzionalità disponibili di seguito descritte.
Di seguito sono riportate le funzionalità dell’albero merceologico e questionari:
• È possibile configurare/modificare l’albero delle categorie merceologiche e form online, attraverso funzionalità di import ed export di appositi template elettronici, anche direttamente da interfaccia utente.
• L’albero merceologico può essere configurato secondo livelli di aggregazione e di dettaglio totalmente personalizzabili (numero foglie e nodi senza limitazione in ampiezza, livelli albero senza limitazione in profondità), tra cui ad esempio categorie CPV e categorie specifiche definite dalla Stazione Appaltante.
• È possibile costruire, modificare o integrare nel tempo form online completamente personalizzabili (sia generici sul Fornitore, che specifici per singola categoria merceologica), organizzabili in sezioni e con anche elementi/sezioni “condizionali”, che si attivano in relazione a risposte su specifici elementi.
• Per singolo elemento (domanda) di un form possono essere definiti:
- Il formato di risposta (Sì/NO, Testo, Numero, Data, Scelta singola, Scelta multipla, Allegati anche con controllo della Firma Digitale, ecc.);
- L’obbligatorietà della risposta, la ricercabilità tramite motore di ricerca, la gestione di alert di avviso in caso di modifica, la gestione delle scadenza.
• Ciascun elemento può essere utilizzato in più form (generico, specifico di categoria) e anche nella configurazione delle buste amministrative della singola gara (coerenza e aggiornamento informazioni).
• È inoltre possibile definire elementi di form che siano compilati in automatico da sistemi esterni (es. altri sistemi di RAS o di altri enti) o da utenti di RAS coinvolti nel processo di valutazione delle candidature.
In qualsiasi momento dall’Area Pubblica del Portale è possibile avviare il processo di iscrizione al modulo dedicato alla gestione degli operatori economici.
La Piattaforma consente di definire le modalità di svolgimento delle operazioni di valutazione dei Fornitori come, ad esempio, la configurazione di form di valutazione predefiniti, note di registro delle operazioni e allegati, criteri di priorità nella qualificazione (Rapporto di Qualifica).
È possibile definire/personalizzare i molteplici stati che potrà assumere l’Operatore Economico nel processo di qualificazione (visibili ai fornitori stessi – stati “principali”; visibili esclusivamente lato stazione appaltante
– stati “interni”).
È possibile assegnare le responsabilità di valutazione dell’Operatore Economico a diverse strutture organizzative (Gruppi di Valutazione).
Attraverso le funzionalità della Piattaforma è possibile definire i seguenti parametri:
• durata di validità dell’iscrizione in Elenco;
• elenco documenti da richiedere a ciascun Fornitore, indipendentemente dalle categorie merceologiche per le quali intende iscriversi all’Elenco, definendo:
− se obbligatorio o facoltativo, con blocco se obbligatorio;
− se firmato digitalmente o meno, con evidenza della correttezza o delle anomalie in merito alla validità della firma digitale;
− data di scadenza del documento allegato con relativo alert (mail) di scadenza configurabile e inviabile sia al fornitore che all’utente interno;
• elenco dei documenti da inserire a cura dell’Amministrazione per ciascun Fornitore, ad esempio, per la comprova dei requisiti dei Fornitori iscritti e richiesti dall’Amministrazop ad enti terzi, definendo come sopra:
− se obbligatorio o facoltativo;
− se firmato digitalmente o meno, con evidenza della correttezza o delle anomalie in merito alla validità della firma digitale;
− data di scadenza del documento allegato con relativo alert (mail) di scadenza configurabile;
• moduli online relativi alla scelta delle categorie merceologiche, nonché dati/classi di fatturato specifico eventualmente richiesti per le categorie selezionate o qualsiasi altro dato che potrà essere necessario memorizzare sul sistema ai fini di successivi report automatici o inviti alle gare;
• in generale, questionari informativi differenziati sulla base delle categorie merceologiche o di altri parametri selezionati.
Per i documenti per i quali è stata configurato uno “scadenziario”, gli utenti deputati possono effettuare il monitoraggio e inviare notifiche di sollecito tramite il Portale oltre a quelle automatiche già previste e sopra indicate.
Tutti i documenti e le risposte inserite dai Fornitori e dalla Stazione Appaltante sono storicizzati (versioning). L’Amministrazione ha la possibilità di creare, modificare, cancellare qualsiasi tipologia di richiesta di dato o documento (parametri o elementi dei form online), mantenendo lo storico ove valorizzato.
In un’apposita area del portale gli Utenti Interni autorizzati potranno accedere alle richieste di iscrizione inviate dai fornitori, al fine di valutare i documenti pervenuti.
A seguito dell’esame dei documenti inviati, l’utente Interno autorizzato può confermare o meno l’iscrizione del fornitore.
Dal momento in cui un fornitore ottiene l’iscrizione in una data categoria merceologica, questo “attributo” potrà essere utilizzato per la selezione e l’invito a procedure di gara che interessino quella certa categoria merceologica.
Il fornitore che non ha ottenuto l’iscrizione in nessuna categoria deve poter inviare nuovamente la richiesta d’iscrizione completa, così come il fornitore che abbia ottenuto l’iscrizione all’Elenco per tutte le categorie richieste, deve inviare ulteriori richieste per altre categorie di suo interesse.
In qualsiasi momento il fornitore iscritto può modificare i propri dati anagrafici, gli allegati o le dichiarazioni rese. In tal caso gli utenti Interni responsabili della gestione dell’Elenco ricevono una comunicazione che li avvisi delle modifiche effettuate, in modo che possano valutarle ed eventualmente modificare lo stato del Fornitore.
In qualsiasi momento gli Utenti interni autorizzati potranno sospendere un fornitore. Il sistema consentirà di gestire il rinnovo dell’iscrizione all’elenco.
Di seguito le funzionalità a supporto dei processi inerenti l’elenco:
• Lato Amministrazione Gestore e Utenti dell’Elenco Fornitori.
La valutazione dell’Operatore Economico, tipicamente solo a fronte di form/istanze completi, avviene secondo le modalità definite nella configurazione del processo e tramite la funzionalità “Rapporto di Qualifica”.
• Lato operatori economici questi possono:
- compilare la scheda di registrazione online e accesso tramite login e password;
- configurare le modalità di accesso al Portale da parte del fornitore registrato (es., diversi referenti o sotto-utenti, struttura organizzativa dei diritti di utilizzo da parte dei diversi referenti, lingua, indirizzi email, fuso orario) e modifica della password;
- accedere, aggiornare e mantenere le informazione compilate a sistema (es., categoria merceologica, form di qualificazione, referenti interni e diritti associati), l’Amministrazione può decidere di “bloccare” tale funzionalità (es., in fase di valutazione delle istanze);
- scaricare le informazioni tramite download e mantenimento dello storico delle modifiche sul singolo dato inserito nei form di qualificazione e categoria merceologica.
2.7 Raccolta dei fabbisogni (RdF)
Il Modulo Raccolta Fabbisogni (RdF) consente la gestione on line strutturata del processo di raccolta di fabbisogni. Il processo segue una configurazione di tipo top down:
• la Direzione Centrale della Centrale regionale di committenza (DG CRC) richiede alle articolazioni dirigenziali dell’Amministrazione regionale, agli Enti, alle Agenzie, alle Aziende ed agli Istituti del sistema regione, nonché gli altri Enti o Soggetti pubblici operanti nel territorio della Regione Sardegna di comunicare il fabbisogno relativo ad un periodo futuro di prodotti individuati entro una scadenza predefinita;
• I fabbisogni trasmessi dalle strutture, enti dell’Amministrazione possono essere successivamente consolidati, il risultato aggregato può essere estratto in formato lavorabile e utilizzato per la creazione di una negoziazione.
Il modulo consente il monitoraggio efficiente del processo di raccolta dei fabbisogni e permette di analizzare le opportunità di aggregazione e standardizzazione.
Il responsabile del processo ha possibilità di monitorare agevolmente lo stato di completamento delle attività da parte degli attori coinvolti e di ricevere feedback sull’oggetto della RdF.
Durante la RdF è possibile comunicare con le strutture, enti dell’Amministrazione attraverso l’utilizzo dell’Area Messaggi dedicata. I feedback potranno essere utilizzati per lanciare in parallelo nuove RdF senza compromettere la chiusura della campagna precedentemente lanciata.
Funzionalità di compilazione – Le strutture, enti dell’Amministrazione devono procedere alla compilazione della Raccolta di Fabbisogni entro i termini fissati dalla DG CRC. Possono procedere con due differenti modalità:
• Compilazione a video dei campi richiesti;
• Estrazione in formato Excel dell’intera lista per procedere attraverso compilazione off line e successivo caricamento; questa funzionalità è implementata per consentire di gestire e veicolare le informazioni all’interno delle Unità Periferiche, mantenendo in capo ad un unico soggetto le possibilità di compilazione al fine di evitare errori e ridondanze;
Integrazione con i moduli RDI/RDO e Contract – una volta completata l’attività di compilazione a carico delle strutture, enti dell’Amministrazione o scaduti i termini, la DG CRC può concludere la campagna di raccolta consolidando i fabbisogni ricevuti. I risultati, estraibili in formato Excel lavorabile, sono altresì utilizzabili per il trasferimento all’interno dei moduli negoziali, ad esempio in RdO, per la configurazione di una busta economica di gara. Le possibilità di comunicazione riguardano anche la fase a monte del processo di raccolta dei fabbisogni.
2.8 Reporting
Il modulo di reporting è in grado di coprire la completa gamma di esigenze di reportistica e di distribuzione della stessa agli utenti finali.
Le principali caratteristiche saranno:
• reportistica cross-modulo, cross-oggetti, disponibile online, con possibilità di export delle informazioni nei principali formati (es. xls, pdf, doc, ecc);
• diversificazione della reportistica mediante profili di visibilità, in base al livello gerarchico o alla funzione aziendale ricoperta;
• livelli di sicurezza integrati con quelli di piattaforma con possibilità di limitare le viste sui dati;
• possibilità di sottoscrizione ai singoli report per la ricezione automatica offline delle estrazioni. Mediante la creazione di profili autorizzativi, è possibile differenziare la reportistica, con diversi gradi di sintesi sui dati, in base al livello gerarchico o alla funzione aziendale ricoperta.
L’amministratore ha la possibilità di attivare o disattivare un report, di aggiungere Report Standard alla Lista dei Report disponibili, inoltre può scegliere gli utenti che possono visualizzare tali report e fino a quale livello di profondità.
Di seguito l’elenco dei report oggi disponibili:
Tabella A
# | Modulo | Descrizione | Tipologia | Contenuti |
1 | Gare | Numero gare effettuate e Fornitori partecipanti per Intervallo Temporale (generale e per stazione appaltante) | Grafico | • Numero gare; • Numero fornitori coinvolti; • Stazione appaltante; • Intervallo di tempo. |
2 | Gare | Valore gare aggiudicate per intervallo di tempo (generale e per stazione appaltante) | Grafico | • Valore gare; • Stazione appaltante; • Intervallo di tempo |
3 | Gare | Valore gare aggiudicate per provenienza fornitori in un Intervallo di tempo | Grafico | • Valore gare; • Sede legale (regione/provincia) |
4 | Gare | Risparmi su gare per intervallo temporale (generale e per stazione appaltante) | Grafico | • Risparmio (base d’asta meno valore aggiudicato); • Stazione appaltante; • Intervallo di tempo |
5 | Gare | Andamento intervalli temporali gare (Media tra Data di Chiusura & Data Stato Finale) (generale e per stazione appaltante) | Grafico | • Numero gare per durata |
6 | Gare | Esportazione di tutte le gare effttuate in un dato intervallo di tempo (generale e per stazione appaltante) | Tabella | • Stazione appaltante; • Data inizio; • Data fine; • Data aggiudicazione; • Valore a base d’asta; • Valore aggiudicato; • Numero di fornitori partecipanti; • Numero di fornitori invitati |
7 | Gare | Trend dei Fornitori nel Mercato elettronico per stato (abilitato, registrato, ecc.) (generale e per categoria merceologica) | Tabella | • Tipo di negoziazioni; • Numero di negoziazioni; • Numero di fornitori invitati; • Numero di fornitori rispondenti; • Indice di risposta; • Durata in giorni. |
# | Modulo | Descrizione | Tipologia | Contenuti |
8 | ME/AF | Trend dei Fornitori nel Mercato elettronico per provenienza (generale e per categoria merceologica) | Grafico | • Numero fornitori; • Stato; • Categoria merceologica. |
9 | ME/AF | Andamento dei Fornitori Qualificati Invitati | Grafico | • Numero fornitori; • Sexx xxxxxx (xxxxxxx/xxxxxxxxx) |
00 | XE/AF | Fornitori Export informazioni anagrafiche | Grafico | • Numero fornitori |
11 | Fornitori | Trend degli Utenti Registrati e degli Utenti Attivi in Piattaforma | Tabella | • Fornitore; • Sede legale (regione/provincia); • Fatturati; • Numero dipendenti; • Certificazioni. |
12 | Utenti | Andamento Utenti per localizzazione | Grafico | • Utenti attivi; • Numero accessi; • Media accessi; • Attivi/registrati. |
13 | Utenti | Utenti Export | Grafico | • Utenti; • Sede legale PA (comune/provincia) |
14 | Utenti | Trend dei Fornitori nel Mercato elettronico per stato (abilitato, registrato, ecc.) (generale e per categoria merceologica) | Tabella | • Tipologia amministrazione; • Denominazione amministrazione; tipologia utente; • Posizione utente |
15 | Portale | Accessi alla parte pubblica del SI- CC | Grafico | • Numero visite; • Numero utenti unici; • Numero medio di pagine visitate. |
16 | Convenzioni quadro | Spesa transata (i.e. valore complessivo ordinativi di fornitura) per convenzione qudro | Tabella | • Convenzione quadro; • Somma valori ordinativi di fornitura |
17 | Convenzioni quadro | Spesa transata (i.e. valore complessivo ordinativi di fornitura) per tipologia di amministrazione | Tabella | • Tipologia amministrazione; somma valori ordinativi di fornitura |
# | Modulo | Descrizione | Tipologia | Contenuti |
18 | Convenzioni quadro | Spesa transata annualizzata (i.e. valore annuo ordinativi di fornitura) per tipologia di amministrazione | Tabella | • Tipologia amministrazione; • Somma valori annuali ordinativi di fornitura |
2.9 Dashboard
Il Modulo Dashboard (Console o cruscotto) consente il monitoraggio degli eventi e il controllo delle attività degli Operatori Economici per i moduli attivi in piattaforma.
Il modulo prevede per ogni utente la possibilità di personalizzazione delle viste attraverso “portlet” dinamici; il modulo è personalizzabile (lato Amministrazione Appaltante/fornitore) a livello di singola azienda/divisione e per utente attraverso l’utilizzo di specifici diritti. L’accesso alle informazioni possono riguardare tre diverse dimensioni:
− Azienda
− Divisione
− Utente
Le caratteristiche dei Portlet sono le seguenti:
− Maggiore capacità di monitorare molteplici procedure di gara/attività in parallelo;
− Risparmio di tempo nella gestione delle attività operative;
− Incremento di usabilità per gli utenti tramite funzionalità Calendario;
− Rilevazione immediata opportunità/possibili criticità.
2.10 Programmazione beni e servizi
l modulo “Programmazione Beni e Servizi” mette a disposizione degli utenti un set di funzionalità che consente di gestire tutte le informazioni necessarie per costruire e aggiornare il programma biennale dei beni, servizi e forniture secondo quanto stabilito dalla normativa.
Nello specifico tali funzionalità consentono:
- la gestione degli Interventi da inserire nella programmazione, strutturati secondo le indicazioni previste dalla normativa, i quali possono essere inseriti ex-novo nel Programma o essere ereditati da precedenti programmazioni;
− la gestione dei collegamenti tra gli interventi presenti nella programmazione dei beni, servizi e forniture e quelli presenti nella programmazione triennale dei lavori (solo se disponibile il modulo della programmazione triennale dei lavori);
− la gestione dei collegamenti tra gli Interventi presenti nella Programmazione e le procedure di acquisto presenti nella piattaforma (solo se disponibile il modulo ANAC);
− la gestione degli stati del Programma attraverso i quali l’utente Responsabile/Coordinatore può abilitare o inibire la gestione dei dati agli utenti.
2.11 Program
Il Modulo Program consente alle risorse coinvolte il monitoraggio in tempo reale dell’Avanzamento dei Progetti, l’identificazione tempestiva dei ritardi e la rilevazione delle attività critiche di progetto.
In particolare il modulo Program consente:
• Riduzione dei ritardi ed incremento del numero dei progetti completati con successo;
• Risoluzione criticità in fasi del processo in cui la fattibilità è alta, costi ridotti;
• Incremento del numero di progetti gestiti;
• Rapidità di adozione delle procedure e di recepimento delle modifiche;
• Aumento di efficienza operativa e progressiva riduzione delle durate dei processi. Il Modulo Program può essere utilizzato per monitorare processi, come per esempio:
• L’esecuzione delle gare ad evidenza pubblica;
• Preparazione delle gare:
− Definizione dei requisiti tecnici ed economici;
− Rilevazione volumi;
− Raccolta della documentazione;
• Redazione e gestione della documentazione contrattuale;
• Analisi di mercato.
In fase di creazione di una cartella negoziazioni è possibile selezionarne una tipologia (l’utente amministratore definisce quali sono le tipologie e le relative attività attraverso la creazione di template) che consente di utilizzare un workflow per la gestione del processo (tipicamente di gara per RAS).
Con l’uso del workflow è possibile associare a ciascun’attività un preciso responsabile e dei processi di approvazione che coinvolgano più soggetti, i responsabili delle attività ne tracciano a sistema l’avvio e la conclusione.
Le caratteristiche del processo sono le seguenti:
• Definizione di:
− Attività;
− Snodi decisionali;
− Prerequisiti;
− Durate (impostazione di una data d’inizio e una data di chiusura per ogni singolo task);
• Definizione di modalità di esecuzione per ciascuna singola attività;
• Configurazione di workflow approvativi:
− Sequenziali: “L’attività 2” potrà iniziare solo quando sarà approvata “l’attività 1”;
− Paralleli: Le varie attività potranno iniziare, anche se la precedente non è stata ancora approvata;
• È possibile impostare un utente responsabile per ciascuna attività che approverà o rettificherà l’esecuzione del task cui è preposto;
− Il responsabile è dotato degli strumenti necessari al monitoraggio dell’avanzamento delle attività;
− Di seguito sono elencate alcune fra le metriche più diffuse:
▪ Distribuzione Progetti per le principali Macro Attività di Gara;
▪ Distribuzione Procedure per Stato di Completamento;
▪ Incidenza Progetti con ritardi sul totale;
▪ Distribuzione ritardi per Macroattività;
▪ Impatto Durata della singola Macro Attività (elapsed in numero di giorni) sul Totale (base annua);
− Raccolta di deliverable a ogni step (dati e documenti);
− Sarà possibile gestire notifiche automatiche in caso di ritardi nelle attività;
− Saranno presenti la creazione e la condivisione di processi contenenti i Diagrammi di Gantt.
2.12 Integrazione con archiviazione documentale
La piattaforma permette un’integrazione, realizzata utilizzando i web services di piattaforma, che consente l’invio dei documenti di gara dalla Rfx di Portale, su cui la gara è condotta, al sistema documentale attualmente in uso presso la Regione.
3. Oggetto e durata dell'appalto
Il Fornitore aggiudicatario dovrà svolgere le seguenti attività:
a. Gestione operativa e PM
b. Gestione sistemistica della piattaforma;
c. Manutenzione correttiva e adeguativa;
d. Help desk e assistenza agli utenti a vario titolo utilizzatori del sistema;
e. Supporto operativo alla gestione della piattaforma e personalizzazione dei moduli della piattaforma di e- procurement;
Il presente capitolato disciplina le attività sopra descritte nei paragrafi che seguono.
La durata dell’appalto è di 12 (dodici) mesi naturali e consecutivi, decorrenti dalla data di avvio dell’esecuzione del contratto.
3.1 Gestione operativa e PM
Il servizio di gestione operativa e PM consta:
− nella conduzione, monitoraggio e rendicontazione dell’intervento;
− nel coordinamento, organizzazione, gestione del gruppo di lavoro che eroga i servizi;
− nell’utilizzo di strumenti per garantire il rispetto dei livelli essenziali di servizio e la gestione del rischio. Nello specifico, ricadono in tale servizio, avente carattere continuativo a canone:
• la gestione delle comunicazioni con la Direzione generale della Centrale regionale di committenza e con la Direzione dell’Esecuzione;
• la raccolta e la gestione delle esigenze presentate dalla Direzione generale della Centrale regionale di committenza e dalla Direzione dell’Esecuzione e l’opportuno indirizzamento alle strutture operative del fornitore;
• il coordinamento delle risorse professionali impiegate nei diversi team preposti alla erogazione dei singoli servizi;
• organizzazione, pianificazione e monitoraggio del lavoro per il raggiungimento dei risultati e degli obiettivi qualitativi e quantitativi attesi per i servizi e le attività;
• redazione di tutta la documentazione di supporto al governo dei servizi/attività previsti dal presente capitolato tecnico;
• la gestione amministrativa – contrattuale dei servizi.
• monitoraggio e controllo dei Service Level Agreement concordati e la produzione delle relative statistiche e reportistiche di interesse.
Nel servizio sono comprese le attività di pianificazione degli interventi richiesti nell’ambito dei servizi descritti che garantisce una ottimale allocazione delle risorse facenti capo al PM e consente altresì alla Direzione generale della Centrale regione di committenza e alla Direzione dell’Esecuzione un corretto monitoraggio della presa in carico della singola tipologia di richiesta di intervento e del rispettivo esito.
3.2 Gestione sistemistico applicativa
Il presente servizio consiste in generale nella conduzione delle attività sistemistiche atte a garantire la continuità operativa della piattaforma di e-procurement SardegnaCAT sugli ambienti infrastrutturali su cui sono in esecuzione, provvedendo al monitoraggio delle componenti software da queste direttamente utilizzate e nel caso alla modifica della configurazione di tali componenti.
Precisamente, tale servizio consta nell’erogare il supporto sistemistico-applicativo sulla piattaforma utile a verificare che i rispettivi ambienti di esecuzione garantiscano continuità di funzionamento ai sistemi applicativi medesimi e rispettino le condizioni necessarie alla rispettiva esecuzione, e laddove necessario, in corrispondenza di rilevate situazioni di malfunzionamento, intervengono con interventi risolutivi.
Nello specifico, per quanto attiene gli ambienti di esecuzione residenti sulla infrastruttura tecnologica pre- esistente, come fornita nell’ambito del contratto originario, le attività ricadenti nell’ambito del presente servizio sono:
• gestione sistemistica della piattaforma;
• gestione applicativa;
• gestione delle regole di sicurezza;
• gestione, monitoraggio e controllo delle procedure di backup e restore;
Il servizio di gestione sistemistico applicativa comprende il supporto / manutenzione / garanzia propri delle componenti software di base/ambiente dell’attuale piattaforma di e-procurement, come forniti nell’ambito del contratto originario, utili a risolvere eventuali guasti / malfunzionamenti.
Il servizio dovrà essere assicurato attraverso un pool di risorse denominato Gruppo di Lavoro di cui al par. 4 che operano presso le sedi del fornitore e, laddove sia richiesto un intervento di ripristino dei servizi applicativi eseguibile esclusivamente in loco, presso i data center ove sono installati i sistemi della piattaforma di e- procurement SardegnaCAT. Per usufruire di tale servizio saranno rese disponibili le VPN a cura della stazione appaltante.
L’architettura hardware e software della piattaforma SardegnaCAT è ubicata presso il Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx (XXX) xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx sito in via Posada a Cagliari.
Per quanto riguarda il servizio di gestione applicativa, l’aggiudicatario dovrà mettere a disposizione un servizio di help desk decritto al par. 3.5. Si rimanda al paragrafo 9 per le specifiche sugli SLA che l’aggiudicatario dovrà rispettare e per la classificazione e risoluzione delle problematiche specifiche di gestione sistemistico applicativa.
3.3 Manutenzione correttiva
Per manutenzione correttiva si intende la diagnosi e la rimozione delle cause e degli effetti, sia sulle interfacce utente che sulle basi dati, dei malfunzionamenti delle procedure e dei programmi in esercizio.
La manutenzione correttiva è normalmente innescata da una segnalazione di impedimento all’esecuzione dell’applicazione/funzione o dal riscontro di differenze fra l’effettivo funzionamento del software applicativo e quello atteso, come previsto dalla relativa documentazione o comunque determinato dai controlli che vengono svolti durante l’attività dell’utente.
Sono parte del servizio le seguenti attività:
- la presa in carico delle segnalazioni ricevute da sistemi di rilevazione automatica;
- l’individuazione della componente in errore;
- l’attuazione di interventi di workaround (soluzioni temporanee) atti a minimizzare l’interruzione del servizio;
- lo sviluppo, la verifica e il rilascio della fix risolutiva, quest’ultima nell’ambiente di esercizio;
- la predisposizione della documentazione necessaria per l’installazione;
- contributi di competenza specifica necessaria alla corretta soluzione del malfunzionamento;
- ripristino basi dati difettate dall’errore;
- modifica della documentazione di progetto qualora venisse riscontrata un’incoerenza con il software applicativo rilasciato.
I malfunzionamenti imputabili a difetti presenti nel codice sorgente, o nelle specifiche di formato o di base dati, non rilevati a suo tempo in collaudo, sono risolti dal servizio di Manutenzione correttiva con la riparazione del codice sorgente.
Per tutte le attività di manutenzione verrà messa a disposizione una o più VPN per collegarsi da remoto alle applicazioni ed eventualmente ai sistemi nelle modalità che verranno concordate in fase contrattuale.
In caso di problematiche inerenti il calo di performance della piattaforma applicativa relativamente ai tempi di risposta, sarà compito del Fornitore individuare le cause e porre in essere le azioni correttive sul fronte applicativo (e relativo software di base a corredo) con oneri sua carico per tutta la durata del contratto.
Inoltre, si specifica che è a cura dell’aggiudicatario la creazione e l’aggiornamento del registro dei malfunzionamenti, verificabile in qualsiasi momento dall’amministrazione. Il registro dovrà contenere tutte le informazioni riguardanti i malfunzionamenti segnalati dagli utenti, il momento di presa in carico, il tempo di risoluzione, lo stato attuale e una classificazione del problema.
3.4 Manutenzione adeguativa
La manutenzione adeguativa comprende l’attività volta ad assicurare la costante aderenza delle funzionalità dei moduli della piattaforma e delle procedure al mutare del contesto organizzativo e normativo.
In particolare per manutenzione adeguativa si intendono, a titolo esemplificativo e non esaustivo attività di manutenzione ordinaria volte a garantire il rispetto dei livelli di servizio della soluzione implementata:
- adeguamenti dovuti a cambiamenti di condizioni del contesto (ad esempio per variazioni al numero utenti, per migliorie di performance, per aumento delle dimensioni delle basi dati, ecc.);
- adeguamenti necessari per innalzamento di versioni del software di base e di pacchetti software utilizzati;
- ottimizzazione delle procedure applicative a livello di middleware e di database (store procedure, query, ecc.);
- performance tuning delle applicazioni;
- definire/aggiornare le specifiche per eseguire i backup/restore delle applicazioni e dei database.
3.5 Help desk e assistenza agli utenti a vario titolo utilizzatori del sistema
Il Fornitore dovrà prevedere l’erogazione di un servizio di help desk e assistenza dedicato alla Regione Autonoma della Sardegna, a supporto di tutti gli utenti della piattaforma da avviare a partire dalla di avvio dell’esecuzione del contratto.
In termini generali, il servizio dovrà prevedere:
- il supporto necessario alla risoluzione dei problemi legati all’utilizzo del sistema e la disponibilità a fornire informazioni tecnico-operative relative alle procedure telematiche di gara;
- la disponibilità di utilizzare il servizio in forma gratuita ed attraverso canali differenti (telefono, e-mail);
- la disponibilità del servizio, per l’intera durata contrattuale, nella fascia oraria dalle 9.00 alle 18.00, tutti i giorni dal lunedì al venerdì (negli orari e nei giorni in cui il servizio non sarà operativo è richiesta l'attivazione di un risponditore vocale automatico che comunichi al cliente i giorni e gli orari in cui il servizio è in funzione).
Il servizio di supporto dovrà, inoltre, garantire il presidio delle seguenti attività:
- supporto agli operatori economici per lo svolgimento delle attività telematiche necessarie alla qualificazione;
- formazione generale all’utilizzo degli strumenti di negoziazione telematica e di firma digitale (verifica tecnica correttezza impostazioni browser, verifica possesso strumenti di firma digitale);
- servizi di assistenza nell’utilizzo della piattaforma; ricezione delle segnalazioni di malfunzionamenti dagli utenti; gestione e conservazione di tutti i contatti avuti (telefonate ricevute, e-mail) mediante l’utilizzo di un sistema applicativo di tracking che permetta la rilevazione e l’analisi delle problematiche segnalate dagli utenti (natura e frequenza).
Tale servizio di supporto deve essere erogato da una struttura di call-center evoluto dedicato, in via non esclusiva, alla Regione Autonoma della Sardegna, composto da risorse con comprovata e pluriennale esperienza nello svolgimento di eventi telematici e di processi di qualificazione telematica degli operatori economici, in contesti sottoposti alla normativa vigente sugli appalti pubblici.
Tutte le attività di assistenza help desk, dalla segnalazione e apertura del ticket a seguito di segnalazione telefonica fino alla risoluzione, dovrà essere tracciata attraverso lo strumento di Trouble Ticketing che, in particolare, dovrà consentire la tracciabilità sia dei tempi complessivi che vanno dalla segnalazione all’intervento risolutivo, sia anche di eventuali sospensioni dei termini in attesa di riscontro alle richieste di chiarimenti/integrazioni effettuate verso l’utente.
Il servizio viene attivato mediante una segnalazione telefonica all’operatore di help desk, il quale prende in carico la richiesta provvedendo ad aprire un ticket e caricarlo sul registro delle segnalazioni. La segnalazione può essere fatta da utenti della piattaforma Sardegna CAT dalla Direzione generale della Centrale regionale di committenza, dalla Direzione dell’esecuzione del contratto o dall’Aggiudicatario stesso.
Il servizio di tracciatura permetterà di verificare il rispetto degli SLA da parte del fornitore di cui al par. 9.
I livelli di servizio devono essere calcolabili dalla Direzione dell’Esecuzione a partire dai dati riportati sul registro delle segnalazioni nel quale dovranno essere presenti gli eventuali tempi di ritardo causati dai tempi di risposta degli utenti.
Il servizio dovrà essere reso dal lunedì al venerdì dei giorni feriali dalle 8:00 alle 18:00, presso le sedi del fornitore. L’offerente può ampliare tali fasce orarie dandone comunicazione all’Amministrazione.
3.6 Supporto operativo alla gestione della piattaforma e personalizzazione moduli piattaforma
Al Fornitore è richiesto su ogni funzionalità/modulo connessa al funzionamento della piattaforma di supportare operativamente la Direzione generale della Centrale regionale di committenza, in qualità di soggetto gestore della piattaforma.
In questo contesto il Fornitore dovrà garantire l’attività di supporto nelle seguenti tematiche:
• utilizzo generale del sistema;
• utilizzo con specifici esempi della gestione dei moduli e delle funzionalità della piattaforma comprese le procedure di gara attraverso la definizione degli strumenti normativi (regolamenti, accordi, etc.) necessari per l’utilizzo della piattaforma di e-procurement.
Per la realizzazione dell’obiettivo, il fornitore aggiudicatario dovrà supportare l’Amministrazione nell’individuazione delle metodologie e delle funzionalità operative più idonee per la gestione delle iniziative di gara centralizzate.
Il servizio potrà essere erogato in due diverse modalità:
• in presenza, che prevede l’affiancamento di un professionista esperto presso la sede dell’Amministrazione;
• a distanza, con il servizio di video-collaborazione (che dovrà essere messo a disposizione dal Fornitore) interattiva che permette di condividere in piena sicurezza lo schermo del proprio computer con il professionista.
Gli interventi di personalizzazione si riferiscono all’attività di personalizzazione, adeguamento e modifica dei moduli software che compongono i sistemi volta a soddisfare le esigenze espresse dall’Amministrazione. In particolare, il servizio di personalizzazione moduli comprende:
- attivazione di moduli e funzionalità già esistenti ma non attivi sulla Piattaforma o sviluppi custom di nuovi moduli, che risolvono esigenze specifiche;
- modifiche a moduli esistenti o aggiunta di funzionalità per migliorane l’efficienza;
Il Fornitore dovrà assicurare supporto al collaudo, all’avvio in esercizio del software realizzato, nonché all’esecuzione dei test proceduralizzati ed automatizzati per ciascun intervento di personalizzazione.
Per ogni singolo intervento di personalizzazione l’aggiudicatario dovrà predisporre un progetto, concordato con l’amministrazione regionale, con stima dell’effort previsto in termini di risorse professionali e giornate uomo, definizione del cronoprogramma delle attività, con particolare riferimento ai tempi di realizzazione, di test e di rilascio.
Nel caso in cui il singolo intervento avesse ad oggetto l’attivazione di un modulo e funzionalità già esistenti nella Piattaforma e/o l’acquisto di un prodotto software, la stima dell’effort sarà effettuata a corpo con indicazione del costo di attivazione e di quello di manutenzione correttiva ed adeguativa.
Gli interventi dovranno essere realizzati secondo il seguente ciclo, le cui fasi, di seguito riportate, potranno subire modificazioni da concordare con l’amministrazione:
- l’analisi di fattibilità e l’individuazione della funzionalità da sviluppare con riferimento sia alle motivazioni sia all’impatto che lo stesso produce sull’organizzazione e dal punto di vista tecnico;
- la verifica delle attività di sviluppo nell’ambito delle piattaforme applicative cui l’intervento si riferisce;
- l’analisi delle risorse necessarie per l’intervento, espressa in giorni/uomo e per figura professionale, in caso di interventi evolutivi che non abbiano ad oggetto l’acquisizione di un prodotto software;
- la definizione di un cronoprogramma dell’intervento;
- la messa a punto della documentazione tecnica dell’intervento, comprendente i manuali operativi, i manuali utente, le specifiche tecniche di dettaglio relative alle varie attività (analisi, disegno, realizzazione e test)
- la realizzazione dell’intervento (customizing, sviluppo di programmi ad hoc, sviluppo di programmi custom, personalizzazioni, integrazioni, ecc.);
- il test della funzionalità realizzata e il collaudo funzionale e tecnico;
- la messa in esercizio.
A conclusione della fase di sviluppo di ciascun intervento custom, non riferibile a componenti di software proprietario/preesistente, il fornitore dovrà fornire il codice sorgente di quanto sviluppato sul sistema.
L’aggiudicatario, una volta terminato il lavoro di sviluppo, dovrà comunicare la disponibilità all’esecuzione delle sessioni di user acceptance test (UAT); l’amministrazione attraverso i propri referenti operativi, eseguirà le sessioni di test proposte dall’aggiudicatario per verificare la qualità del prodotto realizzato. I test proposti dovranno essere atti a verificare la qualità funzionale e tecnica del prodotto, in particolare dovranno consentire la verifica delle performance e dell’usabilità, garantendo all’Amministrazione massima libertà nel valutare l’oggetto sotto esame, anche eseguendo verifiche ulteriori rispetto a quelle proposte dall’aggiudicatario.
Nel caso in cui lo UAT dovesse produrre un risultato negativo, l’aggiudicatario dovrà porne rimedio mediante la correzione e il miglioramento degli oggetti coinvolti nella verifica, e richiedere una seconda sessione di test. Nel caso in cui anche la seconda sessione di test fallisca, il prodotto si considererà non approvato, senza imputazione dei relativi costi di analisi e sviluppo in capo all’Amministrazione Regionale. In caso in cui gli UAT diano esito positivo l’aggiudicatario procederà alla messa in produzione di quanto sviluppato e alla consegna della documentazione tecnica e del manuale utente (si specifica che le date di messa in produzione degli oggetti realizzati dovranno essere concordate con l’Amministrazione).
Ogni prodotto rilasciato dovrà avere un manuale utente accessibile in via elettronica
Con riferimento alla quantificazione in termini di giornate uomo si specifica che:
• In nessun caso l’effort effettivo ammesso a rendicontazione potrà essere superiore a quello inizialmente stimato, salvo situazioni particolari che dovranno essere concordate con l’Amministrazione;
• In nessun caso la realizzazione dell’intervento (customizing, sviluppo di programmi ad hoc, sviluppo di programmi custom, personalizzazioni, integrazioni, ecc.) potrà essere diverso fa quello inizialmente previsto in fase di analisi, salvo espressa autorizzazione dell’Amministrazione;
• non saranno ammesse a rendicontazione giornate uomo di cicli progettuali non conclusi. , salvo nel caso in cui l’Amministrazione dovesse richiedere l’interruzione delle attività per proprie sopraggiunte esigenze
Nelle attività di personalizzazione è previsto il servizio di migrazione sistemi e applicazioni per le necessarie attività di upgrade ed aggiornamento sia applicativo (patch, nuove release di software, ecc.) che tecnologico (aggiornamento dei software di base, dell’hardware di base, ecc.).
In linea generale, i servizi di migrazione e conversione delle applicazioni consistono nella trasformazione di prodotti software completi (costituiti cioè da software applicativo e da tutte le componenti ad esso correlato, comprese le basi dati) da una piattaforma tecnologica ad un’altra, lasciando inalterate tutte le funzionalità dell’applicazione di partenza. Fanno eccezione a questa regola i requisiti funzionali che si riferiscono a caratteristiche prestazionali, che, a fronte del processo di migrazione/conversione, potrebbero risultare migliorati.
In queste circostanze, cioè quando occorre effettuare una migrazione su sistemi commerciali oppure custom è necessario garantire:
✓ Il corretto funzionamento di tutti gli scenari di processo in esercizio prima della migrazione;
✓ Il corretto popolamento e consistenza della base dati. Le principali attività che rientrano in questo servizio sono:
✓ Redazione di un documento preliminare «Progetto di migrazione» nel quale definire gli aspetti tecnologici del sistema da e a cui migrare, l’elenco delle funzionalità e dei relativi moduli impattati, il piano di migrazione, la fattibilità tecnica e la stima delle attività necessarie;
✓ Produzione di un documento di dettaglio contenente almeno l’elenco degli oggetti applicativi (transazioni, dati, funzionalità standard, nuove funzionalità, funzionalità custom, ecc.) da migrare con le relative modalità operative, la granularità dei dati e le regole di transcodifica dal “vecchio a nuovo dato”;
✓ Realizzazione di programmi di migrazione secondo le regole di sviluppo software del sistema di riferimento;
✓ Definizione di una strategia di test ed un piano di test di non regressione;
✓ Disegno ed esecuzione di test singoli e massivi per tutti gli scenari di business inseriti nel piano;
✓ Esecuzione della migrazione in ambienti di prova e di esercizio;
✓ Verifica della correttezza e congruità della base dati dopo la migrazione.
L’architettura hardware e software della piattaforma SardegnaCAT è ubicata presso il Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx (XXX) xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx sito in via Posada a Cagliari.
4. Caratteristiche del Gruppo di Lavoro (GdL) dell'aggiudicatario
L’aggiudicatario deve costituire e mantenere per tutta la durata dell’appalto un gruppo di lavoro per la realizzazione dei servizi oggetto dell’appalto.
Le risorse utilizzate devono, in base al ruolo ricoperto, soddisfare i seguenti requisiti:
• esperienza di lavoro in progetti analoghi a quello in oggetto;
• disponibilità e attitudine sperimentata al lavoro di gruppo;
Il GdL dovrà comprendere, almeno, le seguenti figure professionali:
Per le attività di governo e gestione operativa del progetto:
- Project Manager: in possesso di diploma di laurea, con anzianità lavorativa di almeno 10 anni, da computarsi successivamente alla data di conseguimento del diploma di laurea. È richiesta in particolare la conoscenza del quadro normativo relativo al public procurement e comprovata esperienza di almeno 8 anni nell’ambito di progetti sui temi della razionalizzazione degli acquisti e su temi relativi all’e- procurement, con specifico riferimento a soluzioni di e-procurement per centrali di acquisto e all’introduzione di strumenti telematici di negoziazione (negozi elettronici e procedure telematiche di acquisto). È necessaria un'approfondita conoscenza ed uso di tecniche di project management, e di assicurazione e controllo qualità su progetti. gestire l'erogazione dei servizi sopra descritti, da parte del Fornitore, nonché nel verificare il rispetto dei livelli di servizio, Service Level Agreement (SLA) ivi contenuti e di presentare i report sui livelli di servizio garantiti.
Nello specifico il PM , dovrà:
• gestire le comunicazioni con la Direzione generale della Centrale regionale di committenza e con la Direzione dell’Esecuzione;
• raccogliere le richieste pervenute dagli utilizzatori del sistema, dalla Direzione generale della Centrale regionale di committenza e della Direzione dell’Esecuzione e indirizzarle alle strutture operative del fornitore;
• coordinare le risorse professionali impiegate nel GdL e preposte alla erogazione dei singoli servizi;
• organizzare, pianificare e monitorare il lavoro per il raggiungimento dei risultati e degli obiettivi qualitativi e quantitativi attesi per i servizi e le attività;
• redazione di tutta la documentazione di supporto al governo dei servizi/attività e di rispettiva rendicontazione economica;
• la gestione amministrativa – contrattuale dei servizi.
Per le attività di assistenza e supporto operativo e per i servizi di personalizzazione dei moduli::
- Esperto assistente operativo senior: in possesso di diploma di laurea, con anzianità lavorativa di almeno 8 anni da computarsi successivamente alla data di conseguimento del diploma di laurea, di cui almeno 6 di provata esperienza nella specifica funzione su progetti complessi con specifico riferimento alle soluzioni di e-procurement per centrali di acquisto e all’introduzione di strumenti telematici di negoziazione. È richiesta in particolare la conoscenza del quadro normativo relativo al public procurement.
- Esperto assistente operativo junior: in possesso di diploma di laurea, con anzianità lavorativa di almeno 4 anni da computarsi successivamente alla data di conseguimento del diploma di laurea, di cui almeno 3 di provata esperienza nella specifica funzione su progetti complessi con specifico riferimento a soluzioni di e-procurement per centrali di acquisto e all’introduzione di strumenti telematici di negoziazione. È richiesta in particolare la conoscenza del quadro normativo relativo al public procurement.
Per la gestione e manutenzione della piattaforma e per i servizi di personalizzazione dei moduli
- Sistemista IT: In quest’ambito rientrano le figure professionali con competenze specifiche di progettazione, pianificazione e stima delle risorse e che sono, inoltre, dotate dal punto di vista qualitativo delle stesse competenze dei sistemisti con un livello più elevato. Gli ambiti di specializzazione sono:
✓ Area sistemi: configurazione S.O. e Data Base RDBMS di carattere Enterprise;
✓ Area Networking: configurazione di rete e di sistemi Web sia da reti Intranet che Internet;
✓ Area Security: configurazione della sicurezza e criptografia dei dati per ambienti esposti su Internet. È richiesta una esperienza di lavoro non inferiore ai 5 anni assieme alla capacità di coordinamento di gruppi di lavoro e di controllo della qualità del servizio e delle procedure operative.
- Analista IT: La figura professionale con competenza applicativa specifica su tecnologie web-based. Ha competenza funzionale ed applicativa sui processi di business supportati dalle soluzioni tecnologiche con particolare riferimento al settore dell’e-procurement, e conoscenza delle norme vigenti almeno in materia di acquisti pubblici. Svolge attività di parametrizzazione delle soluzioni, di analisi e progettazione funzionale e di processo. Esperienza di lavoro richiesta non inferiore ai 5 anni.
- Programmatore: deve avere specifica competenza sugli strumenti di sviluppo su cui si basano le soluzioni tecnologiche web-based tipo Java/PHP. Il programmatore, sulla base delle specifiche di dettaglio e/o delle indicazioni delle figure senior/junior o del capo progetto, ha il compito di realizzare routine, programmi, librerie di oggetti e di verificarne la funzionalità. Partecipa alla stesura della documentazione tecnica,. Per quanto di competenza partecipa all'installazione e all'avviamento del
sistema curando anche l'addestramento e l'assistenza degli utenti. Esperienza di lavoro richiesta non inferiore ai 5 anni
L’offerente dovrà presentare i curriculum nominativi delle figure professionali che intende impiegare per l’esecuzione dell’appalto, con indicazione del profilo posseduto e del ruolo svolto. Ove l’offerente indichi risorse non incluse all’interno del proprio organico dovrà essere allegata una dichiarazione d’impegno all’espletamento dei servizi richiesti nell’ambito del presente appalto, sottoscritta dal dichiarante. La mancata allegazione della dichiarazione d’impegno è suscettibile d’integrazione.
L’aggiudicatario dovrà garantire nella fase esecutiva il mantenimento delle risorse umane indicate; in casi limitati, e previa approvazione da parte dell’Amministrazione, sarà possibile sostituire una persona con altra di livello, professionalità e curriculum equivalenti o superiori.
Resta inteso che i costi che verranno specificati nell’offerta economica, dovranno essere comprensivi di ogni spesa, quale ad esempio le eventuali spese di trasferta.
5. Modalità di esecuzione
Sulla gestione del progetto si prevede una forte governance da parte dell'Amministrazione che parteciperà all'esecuzione di tutte le fasi progettuali, con continue verifiche e fornendo indicazioni sulle principali scelte progettuali e sulle modalità di esecuzione.
Questa modalità di governo sarà accompagnata da formali verifiche intermedie; i corrispettivi verranno cadenzati come riportato nella tabella seguente dove figurano le modalità di rendicontazione:
Tabella 1
N. | Gestione | Modalità di rendicontazione |
1 | Gestione operativa e PM | A corpo (Canone bimestrale) |
2 | Gestione sistemistico applicativa | A corpo (Canone bimestrale) |
3 | Manutenzione correttiva e adeguativa | A corpo (Canone bimestrale) |
4 | Help desk e assistenza agli utenti | A corpo (Canone bimestrale) |
5 | Personalizzazione moduli e supporto operativo all’utilizzo della piattaforma | A Misura (SAL) |
Per i servizi di supporto operativo all’utilizzo della piattaforma e personalizzazione moduli e è prevista una rendicontazione a misura fino al raggiungimento del quantitativo massimo pari ad € 63.000,00.
L’appalto prevede per la realizzazione dei servizi a misura, l’acquisizione di servizi professionali, in giornate/uomo, delle seguenti figure professionali:
Tabella 2
Figura professionale | Costo gg/uu |
Project Manager | 1.050,00 |
Analista IT | 500,00 |
Sistemista IT | 550,00 |
Programmatore | 525,00 |
Esperto e-procurement pubblico junior | 700,00 |
Esperto e- procurement pubblico senior | 900,00 |
Il corrispettivo previsto per le singole figure professionali indicate nella tabella 3 tiene conto della peculiarità e della specificità del mercato dell’e-procuremet.
Pertanto, il corrispettivo riconosciuto per i singoli servizi erogati a misura sarà costituito dai prezzi unitari offerti per le singole figure professionali moltiplicato per il numero di giornate/uomo effettivamente utilizzate e rendicontate per la realizzazione del servizio, fino al raggiungimento del quantitativo massimo stimato pari ad € 63.000,00.
Il servizio a misura sarà rendicontato a Stati di avanzamento lavori (SAL).
6. Fasce orarie e luogo per l’erogazione dei servizi
L’aggiudicatario dovrà garantire l’esecuzione dei servizi nelle fasce orarie di seguito indicate, fermo restando quanto previsto per il servizio di help desk e assistenza agli utenti.
I servizi di gestione operativa e sistemistica che riguardano l’amministrazione e conduzione dei sistemi dovranno essere resi con una modalità che consenta l’operatività dei sottosistemi e la fruizione dei relativi servizi applicativi dal lunedì al venerdì dalle ore 8.00 alle ore 20.00.
L’aggiudicatario è comunque tenuto allo svolgimento di attività manutenzione tecnica ordinaria e straordinaria sistemistica al di fuori dell’orario succitato, in modo da non pregiudicare la fruizione dei servizi applicativi. L’arresto dei sottosistemi, in caso di comprovati motivi d’urgenza, dovrà essere concordato con l’amministrazione regionale.
Per i restanti servizi di gestione operativa e PM, manutenzione correttiva e adeguativa non si prevedono limitazioni orarie.
Per i servizi di personalizzazione moduli piattaforma e supporto operativo si specifica che una giornata uomo è pari a otto ore.
Nell’ambito dei servizi di supporto operativo, l’attività di affiancamento dovrà essere realizzata dal lunedì al giovedì nelle ore 9.00-13.00 e 14.00-18.00; le richieste di affiancamento on site e on demand dovranno essere concordate con l’Amministrazione.
7. Documenti di progetto
Si riporta di seguito un elenco dei deliverable che dovranno essere predisposti dall’aggiudicatario e approvati dall’Amministrazione.
Attività | ID | Deliverable |
Gestione del progetto | GP1 | Piano operativo |
GP2 | Piano di qualità e gestione dei rischi | |
GP3 | Piano di verifica di conformità in corso d’opera e finale | |
GP4 | Verbali di riunione | |
Gestione sistemistica - applicativa | GSA1 | Registro dei malfunzionamenti |
GSA2 | Report di funzionamento dei server | |
PMP1 | Analisi e specifica dei requisiti |
Attività di personalizzazione moduli piattaforma | PMP2 | Realizzazione dell’intervento (customizing, sviluppo di programmi ad hoc, sviluppo di programmi custom, personalizzazioni, integrazioni etc) |
PMP3 | Testing del software (User Acceptance Test) | |
Attività di supporto operativo | SO1 | Guida all’uso della piattaforma e altri manuali per i singoli moduli funzionalità |
SO2 | Registri Presenze professionisti |
Nel piano operativo dovranno essere specificate le date di consegna di ogni deliverable nel rispetto di quanto richiesto nel presente capitolato. Dalla data di consegna l’Amministrazione avrà a disposizione venti giorni per richiedere eventuali integrazioni o modifiche.
8. Piano operativo, piano di qualità e di gestione dei rischi, piano di verifiche delle conformità e verbali riunione
L’aggiudicatario dovrà predisporre e fornire, per la loro approvazione da parte dell’Amministrazione regionale, i seguenti documenti:
• GP1 - Piano operativo;
• GP2 - Piano di qualità e di gestione dei rischi;
• GP3 - Piano delle verifiche di conformità (collaudo in corso d’opera e finale);
• GP4 - Verbali riunione;
Durante l’esecuzione del contratto l’Amministrazione potrà effettuare tutte le verifiche ritenute opportune allo scopo di controllare il rispetto di quanto stabilito nei Piani sopra citati.
Il Piano operativo, dovrà includere almeno le seguenti informazioni:
• il cronoprogramma di dettaglio;
• gli indicatori da utilizzare per misurare lo stato di avanzamento e il calendario programmato per la presentazione di deliverable e lo svolgimento di riesami e verifiche;
• le principali milestone, vale a dire i momenti a cui corrispondono fatti rilevanti dal punto di vista gestionale e che costituiscono dei punti di controllo essenziali per la verifica del corretto avanzamento dei lavori;
• la stima dei costi di ogni attività (unità di lavoro);
• le assegnazioni di responsabilità per ciascuna attività.
Il Piano operativo dovrà essere accompagnato dal piano di fatturazione.
Il Piano di qualità e di gestione dei rischi del progetto dovrà risponde all’esigenza di:
• esplicitare le disposizioni organizzative e metodologiche adottate dall’aggiudicatario, allo scopo di raggiungere gli obiettivi tecnici e di qualità contrattualmente definiti;
• dettagliare i metodi di lavoro xxxxx in atto dall’aggiudicatario, facendo riferimento o a procedure relative al proprio sistema, e per ciò descritte nel manuale qualità, o a procedure sviluppate per lo specifico contrattuale a supporto delle attività in esso descritte, in questo caso da allegare al piano;
• garantire il corretto e razionale evolversi delle attività contrattualmente previste.
La gestione dei rischi dovrà contenere la definizione del rischio, l’identificazione dei fattori che lo determinano, la classificazione secondo entità dell’impatto e probabilità, le strategie e le tipologie di azione per ridurre le probabilità di occorrenza.
Oltre alla redazione del piano dei rischi, in caso di insorgenza di problematiche tecnico-gestionali nella realizzazione dell’intervento l’aggiudicatario dovrà prontamente presentare all’Amministrazione un documento descrittivo, al fine di individuare le possibili soluzioni.
Il Piano delle verifiche di conformità dovrà essere predisposto dall’aggiudicatario e consegnato all’Amministrazione; tale documento contiene le metodologie e i tempi previsti per le verifica della conformità delle prestazioni eseguite rispetto alle prescrizioni contrattuali;
I Verbali di riunione, ogni qualvolta si rendesse necessario, al fine di garantire un ottimale coordinamento delle attività svolte dal fornitore, su richiesta di quest’ultimo o dell’Amministrazione, è prevista la possibilità di organizzazione e predisposizione delle riunioni di coordinamento per le quali il fornitore dovrà predisporre appositi verbali di riunione.
Nell’esecuzione dei servizi l’aggiudicatario dovrà tenere costantemente aggiornati i piani suddetti.
9. Livelli di servizio, rispetto delle tempistiche per la consegna dei documenti di progetto e penali e commisurazione delle penali
È richiesta una particolare cura nella massimizzazione dei livelli di qualità delle attività e dei prodotti, per i quali dovranno essere predisposti degli strumenti di rilevazione quantitativa da mettere a disposizione dell'amministrazione. L’aggiudicatario dovrà produrre la documentazione da cui si evidenzi il rispetto o meno delle soglie SLA con una cadenza pari a quella di presentazione degli Stati di Avanzamento Lavori.
Il mancato rispetto di un livello di servizio comporta l’applicazione delle penali di cui al presente paragrafo:
SLA, TEMPISTIVA E PENALI | |||
ID | Descrizione | Tempistica | Penale da applicare |
SLA01 | Consegna piano operativo | Entro 30 gg dall’avvio dell’esecuzione del contratto | 0,3 per mille del corrispettivo contrattuale netto per ogni giorno di scostamento della tempistica, calcolato sull’importo dei canoni bimestrali riferiti al primo bimestre |
SLA02 | Consegna piano di qualità e piano di gestione del rischio | Entro 30 gg dall’avvio dell’esecuzione del contratto | 0,3 per mille del corrispettivo contrattuale netto per ogni giorno di scostamento della tempistica, calcolato sull’importo dei canoni bimestrali riferiti al primo bimestre |
SLA03 | Consegna piano di verifica di conformità | Entro 30 gg dall’avvio dell’esecuzione del contratto | 0,3 per mille del corrispettivo contrattuale netto per ogni giorno di scostamento della tempistica, calcolato sull’importo dei canoni bimestrali riferiti al primo bimestre |
SLA04 | Disponibilità del sistema in esercizio dal Lunedì al Venerdì ore 08.00- 20.00. Esclusi blocchi programmati del sistema. | 98% di disponibilità | 0,3 per mille del corrispettivo contrattuale netto per ogni punto % di scostamento rispetto al valore soglia, calcolato sull’importo del canone bimestrale di riferimento |
SLA05 | Risoluzione dei problemi di guasto: a) Problemi bloccanti durante la gara | Tempo di risoluzione dal momento della segnalazione e classificazione del problema a) 8h per i problemi bloccanti (per almeno il 95% delle segnalazioni) | a) 0,3 per mille del corrispettivo contrattuale netto per ogni punto di scostamento inferiore alla soglia per i problemi bloccanti, calcolato sul corrispettivo bimestrale relativo alla |
b) Problemi bloccanti extra gara c) Problemi non bloccanti | b) 12h per i problemi bloccanti (per almeno il 95% delle segnalazioni) c) 72h per i problemi non bloccanti (per almeno il 90% delle segnalazioni) | manutenzione adeguativa e correttiva e gestione sistemistica b) 0,3 per mille del corrispettivo contrattuale netto per ogni punto di scostamento inferiore alla soglia per i problemi bloccanti, calcolato sul corrispettivo bimestrale relativo alla manutenzione adeguativa e correttiva e gestione sistemistica c) 0,3 per mille del corrispettivo contrattuale netto per ogni punto di scostamento inferiore alla soglia per i problemi non bloccanti, calcolato sul corrispettivo bimestrale relativo alla manutenzione adeguativa e correttiva e gestione sistemistica | |
SLA06 | Help desk: Indice di tempestività di risoluzione delle chiamate in caso di assistenza | Valore >=95% NTR = Numero totale delle chiamate risolte dal I livello NR = Numero delle chiamate risolte in tempo <= 40 minuti Valore=(NR*100)/NTR | 0,3 per mille del corrispettivo contrattuale netto per ogni punto % di scostamento rispetto al valore soglia, calcolato sul corrispettivo bimestrale relativo al servizio di Help desk. |
I problemi bloccanti si riferiscono agli eventi che pregiudicano gravemente il funzionamento della piattaforma, quali ad esempio il blocco del sistema o l’impossibilità di accesso ad esso da parte dell’utenza qualificata alle operazioni di sviluppo. I problemi non bloccanti si riferiscono agli eventi relativi alle anomalie del dato o malfunzionamenti di parte dei servizi della piattaforma che non pregiudicano la disponibilità e l’utilizzo del sistema.
L’amministrazione si riserva di concedere una dilazione temporale per la risoluzione delle problematiche di alta complessità dinanzi a motivazioni scritte e dettagliate dall’aggiudicatario.
10. Formato dei dati
Ai sensi della normativa in materia di amministrazione digitale (D.Lgs. 82/2005) e trasparenza (X.Xxx. 97/2016), il sistema dovrà consentire l’esportazione di dati in formato di tipo aperto, e cioè un formato di dati reso pubblico, documentato esaustivamente e neutro rispetto agli strumenti tecnologici necessari per la fruizione dei dati stessi. In particolare, sono richiesti almeno il formato CSV per le informazioni con struttura tabellare e il formato PDF per la rappresentazione di documenti contenenti testo e immagini.
L’ambito di applicazione del presente articolo è relativo a tutta la reportistica estraibile dal sistema ed ai nuovi report/estrazioni laddove espressamente richiesto dall’Amministrazione.
11. Proprietà del Software
Esistono due tipologie di diritto e sono le seguenti:
1. diritto di utilizzo senza limitazioni temporali di tutto il software fornito, a qualunque titolo nell'ambito dell'appalto.
2. piena proprietà del software realizzato, sviluppato, personalizzato, esteso nell'ambito del progetto unitamente alle versioni "sorgenti" ed a tutta la documentazione ad esso relativa.
Per quanto attiene il software relativo alla piattaforma di e-procurement SardegnaCAT l’aggiudicatario lo ha fornito in licenza d’uso illimitata, soddisfacendo dunque il requisito di cui al punto 1.
Relativamente al punto 2 su tutta la fornitura associabile alla categoria “software realizzati, sviluppati, personalizzati, estesi nell'ambito del progetto”, l’Amministrazione ha la piena proprietà e dovrà essere consegnato il codice sorgente con la relativa documentazione.
12. Spese, obblighi, oneri, rischi e responsabilità
L’aggiudicatario esecutore del contratto è tenuto ad eseguire le prestazioni affidate con la massima diligenza e attenzione ed è responsabile del buon andamento dell’esecuzione del contratto e del comportamento dei propri dipendenti.
A carico dell’aggiudicatario, considerate come remunerate dall’importo offerto, saranno tutte le spese inerenti le prestazioni richieste e necessarie per la corretta esecuzione di tutti i servizi e le forniture previsti nel presente Capitolato Tecnico, comprese le spese di trasferta, trasporto, le spese generali, gli oneri derivanti e necessari alla stipula del contratto.
In riferimento all’aggiudicatario si comproverà l’assolvimento degli obblighi di regolarità contributiva (o la motivata esenzione) anche dopo la stipulazione del contratto e comunque prima di ogni pagamento.
Sono a carico dell’aggiudicatario tutti i rischi connessi al trasporto di persone o cose e delle attrezzature e dei materiali necessari all’esecuzione del contratto.
L’aggiudicatario garantisce che, nell’esecuzione dell’appalto, non violi ne ha violato i diritti di proprietà industriale e intellettuale e si impegna a tenere comunque indenne la stazione appaltante e la Regione
Sardegna da ogni pretesa da chiunque avanzata a tale titolo, sopportando in proprio e in via esclusiva tutte le spese conseguenti.
L’aggiudicatario ha l’obbligo di mantenere riservati i dati e le informazioni, ivi comprese quelle che transitano per le apparecchiature di elaborazione dati, di cui venga in possesso e comunque, a conoscenza, di non divulgarli in alcun modo e in qualsiasi forma e di non farne oggetto di utilizzazione a qualsiasi titolo per scopi diversi da quelli strettamente necessari all’esecuzione del contratto; tale obbligo sussiste, altresì, relativamente a tutta la documentazione originaria o predisposta in esecuzione del contratto.
L’aggiudicatario è responsabile per l’esatta osservanza da parte dei propri dipendenti, consulenti e collaboratori, nonché di subappaltatori e dei dipendenti, consulenti e collaboratori di questi ultimi, degli obblighi di segretezza anzidetti.
In caso di inosservanza degli obblighi di riservatezza, l’Amministrazione ha facoltà di dichiarare risolto di diritto il contratto, fermo restando che l’Aggiudicatario è tenuto a risarcire tutti i danni che ne dovessero derivare.
L’Aggiudicatario può citare i termini essenziali del contratto nei casi in cui sia condizione necessaria per la partecipazione dell’Aggiudicatario stesso a gare e appalti, previa comunicazione all’Amministrazione delle modalità e dei contenuti di detta citazione.
L’Aggiudicatario si impegna, altresì, a rispettare quanto previsto dal GDPR (Regolamento Europeo sulla Privacy, 679/2016) in materia di riservatezza.
13. Direzione dell’Esecuzione del Contratto
La Direzione dell’Esecuzione del contratto verrà comunicata alla data di stipula del contratto stesso. Il Direttore dell’Esecuzione è incaricato della verifica di conformità del contratto e potrà avvalersi di un proprio ufficio.
In caso di osservazioni da parte del DEC che impattino sul contenuto dello Stato avanzamento lavori, questi dovranno essere riconsegnati entro 7 giorni solari dalla formalizzazione delle osservazioni stesse salvo diverso termine assegnato dalla CRC in tale sede.
14. Stato di avanzamento lavori, verifica di conformità - collaudo funzionale e accettazione
La verifica di conformità delle forniture e prestazioni sarà operata nei modi e termini di legge. La stazione appaltante comunicherà all’affidatario la data fissata per l’esecuzione dei test di verifica e di accettazione; in tale data, alla presenza degli incaricati per la verifica per la stazione appaltante e del rappresentante dell'aggiudicatario, si procederà all’esame della conformità delle forniture e delle prestazioni.
Precisamente, per quanto attiene le forniture software che saranno realizzate nell’ambito del servizio di personalizzazione le verifiche di conformità saranno effettuate in ambiente di test entro 30 giorni dalla comunicazione della disponibilità all’esecuzione delle sessioni di UAT.
Per quanto riguarda le sessioni di test, queste sono effettuate direttamente da personale di riferimento della Stazione Appaltante. Per tali sessioni l’aggiudicatario predisporrà dei casi di test specifici che il DEC potrà ampliare o modificare. Alle sessioni di test utente potranno partecipare rappresentanti dell’ufficio del RUP e utenti dell’Amministrazione oltre alla Direzione dell’Esecuzione. Al fine di rappresentare uno strumento il più possibile “agile” ed utile per l’esecuzione dei test, verrà prodotto, per ciascun oggetto sviluppato nell’ambito del Progetto, il documento Piano dei Test e il rapporto attestante l’esito dell’esecuzione dei test.
Nel caso in cui una fornitura software derivante dal servizio di personalizzazioni non superi in tutto od in parte l'esame di conformità e pertanto non risulti perfettamente funzionante in ogni parte, l’aggiudicatario è obbligato a provvedere in merito alla risoluzione delle difformità riscontrate e a stabilire le condizioni di collaudabilità e corretto funzionamento della fornitura entro 30 (trenta) giorni, periodo al termine del quale l’Amministrazione provvederà all’esecuzione di nuovo esame di conformità.
Per quanto attiene le prestazioni inerenti i servizi ricorrenti a canone, la cui rendicontazione segue una cadenza bimestrale, lo Stato avanzamento lavori dovrà essere consegnato, entro 10 giorni solari dall'inizio del mese successivo al bimestre di riferimento.
La rispettiva verifica di conformità del bimestre di erogazione di tali servizi rispetto al contratto sarà effettuata entro 20 giorni dalla presentazione del rapporto bimestrale di erogazione dei servizi - SAL bimestrale –, trascorsi i quali, in assenza di segnalazione di non conformità ovvero di riscontro, le prestazioni si potranno considerare accettate.
La verifica di conformità, con esito positivo, determina l’accettazione definitiva delle prestazioni e il diritto al pagamento totale del corrispettivo.
15. Variazioni in corso d’opera
L'aggiudicatario non può introdurre variazioni alla fornitura affidata non disposte dalla stazione appaltante; le modifiche non previamente autorizzate non danno titolo a pagamenti o rimborsi di sorta.
L'aggiudicatario è tenuto altresì a effettuare le varianti ordinate dalla stazione appaltante, nelle ipotesi, con i limiti e alle condizioni stabilite dalla legge.
Qualora la stazione appaltante intenda avvalersi della facoltà di ordinare variazioni e varianti in corso di esecuzione, previa verifica con il fornitore medesimo, il relativo aumento o diminuzione del corrispettivo sarà calcolato sulla base dei prezzi risultanti dall’offerta economica dell’aggiudicatario presentata in sede di procedura e - laddove non eventualmente possibile - con riferimento ad opportune valutazioni operate dalla stazione appaltante con riferimento a listini pubblici e l’applicazione di eventuale livello di sconto analogo a quanto eventualmente desumibile sulla base dell’offerta economica presentata in sede di gara dall’aggiudicatario.
La Stazione appaltante si riserva la facoltà, nei limiti di quanto disposto dall’art. 63, comma 5, del Codice, di affidare all’operatore economico aggiudicatario la ripetizione dei servizi analoghi a quelli previsti all’art. 5 del presente disciplinare di gara, per una durata massima di ulteriori 12 mesi naturali e consecutivi.
La durata del contratto in corso di esecuzione, ai sensi, dell’art. 106, comma 11 del Codice, può essere modificata per il tempo strettamente necessario alla conclusione delle procedure per l’individuazione del nuovo contraente, avviate prima della scadenza del contratto. In tal caso il contraente è tenuto all’esecuzione delle prestazioni oggetto del contratto agli stessi prezzi, patti e condizioni o più favorevoli per la stazione appaltante.