Controleactiviteiten. Bij het definiëren van operationele processen moet voorzien worden in adequate document- of systeemondersteuning, om een constante traceerbaarheid mogelijk te maken in termen van consistentie, samenhang en verantwoordelijkheid:
1 Procedures, organisatie, processen, informatiesystemen enz.
Controleactiviteiten. Veel processen binnen Roularta Media Group zijn geautomatiseerd. Een belangrijk onderdeel van de automatisatie is risicobeheer met aandacht voor correctheid, volledigheid, consistentie, tijdigheid en valorisatie/autorisatie van de informatie. Een continue bewaking, voornamelijk via ingebouwde controles in een sterk geautomatiseerde operationele omgeving, bewerkstelligt het voorkomen of het tijdig detecteren van mogelijke deviaties. De beveiliging van de IT-systemen is hier cruciaal. Bijzondere aandacht wordt daarbij geschonken aan: • de ontdubbeling van systemen; • toegangsbeveiliging; • de scheiding van test- en productieomgeving; • stroomgroepen; • back-upprocedures; • cybersecurity.
Controleactiviteiten. Er zijn controlemaatregelen genomen om de gevolgen van de risico’s te beperken zodat Xxxxx haar doelstellingen kan realiseren. Die controleactiviteiten zijn opgenomen in de belangrijkste processen en systemen van Xxxxx om ervoor te zorgen dat de maatregelen tegen risico’s en de algemene doelstellingen van Balta worden uitgevoerd zoals ze zijn bedoeld. De controleactivi- teiten worden uitgevoerd in de hele organisatie, op alle niveaus en binnen alle afdelingen. De volgende controlemaatregelen zijn genomen bij Balta: een cascaderegeling voor autorisatie in het computersysteem, toegang- en monitoringsystemen in de gebouwen, betalingsmachtigingen, telling van inventarissen, inventarisatie van machines en uitrusting, dagelijkse controle van de kaspositie en een intern rapporteringssysteem waarmee zowel financiële gegevens als operationele gegevens op regelmatige basis worden gerapporteerd. Alle afwijkingen ten opzichte van budgetten en voorgaande referentieperiodes worden zorgvuldig geanalyseerd en toegelicht. Er wordt veel aandacht besteed aan de beveiliging van alle gegevens die zijn opgeslagen in verschillende computersystemen.
Controleactiviteiten. Er zijn controleprocedures in werking met betrekking tot de belangrijkste activiteitsdomeinen van de Vennootschap, zoals voor het innen van de huren, onderhoud en herstellingen, projectontwikkeling, werfopvolging, etc. Deze procedures worden op regelmatige wijze geëvalueerd door het managementteam. Er is een beheerssoftwarepakket geïmplementeerd dat alle aspecten in verband met de vastgoedactiviteiten opvolgt (overzicht van de huurcontracten, facturen, afrekening van kosten, opvolging van de betalingen,….). Dit pakket is bovendien gekoppeld aan het “boekhoudpakket”.
Controleactiviteiten. Er zijn controleprocedures in werking met betrekking tot de belangrijkste activiteitsdomeinen van de vennootschap, zoals voor het innen van de huren, onderhoud en herstellingen, projectontwikkeling, werfopvolging, … Deze procedures worden op regelmatige wijze geëvalueerd door het managementteam. Sinds april 2022 is een nieuw geïntegreerd beheersoftwarepakket (S/4HANA) geïmplementeerd dat alle aspecten in verband met de vastgoedactiviteiten opvolgt (zowel het beheer van de portefeuille als de technische opvolging van de gebouwen), alle aspecten in verband met de vaste activa in aanbouw, alle financiële aspecten en alle aspecten met betrekking tot het bewaren en raadplegen van data. Doordat deze software volledig geïntegreerd is en door alle geledingen van de onderneming loopt leidt dit tot standardisering van de gegevens en een betere interne controle.
Controleactiviteiten. In de administratieve cyclussen op het niveau van de groep zijn een aantal basiscontroles voorzien, zoals de scheiding van de taken en de delegatie van bevoegdheden. De vennootschap heeft in de meeste ondernemingen van de groep een ERP-systeem ingevoerd dat de directie transparante, betrouwbare informatie levert voor het beheer, de controle en de leiding van de operationele activiteiten. De levering van informaticadiensten voor het beheer, het onder- houd en de ontwikkeling van deze systemen wordt grotendeels uitbesteed aan professionele verle- ners van informaticadiensten, die worden geleid en gesuperviseerd door passende structuren voor de controle van de informatica en waarvan de kwaliteit wordt gecontroleerd aan de hand van volle- dige contracten van dienstverlening. In samenwerking met haar informaticaleveranciers heeft CFE toereikende processen ingevoerd die erop toezien dat in de dagelijkse praktijk passende maatregelen worden genomen om de prestaties, de beschikbaarheid en de integriteit van haar informaticasyste- men te verzekeren. De toereikendheid van deze procedures wordt met regelmatige intervallen geve- rifieerd en geauditeerd en indien nodig worden ze geoptimaliseerd. Een passende verdeling van de verantwoordelijkheden en een coördinatie tussen de bevoegde diensten garanderen een effectieve en stipte communicatie van de periodieke financiële informatie aan de markt.