Directiesecretaresse. Tot de taken behoort het verzorgen van de correspondentie van de directeur, zodanig dat bescheiden tijdig, foutloos en volgens de geldende voorschriften gereedkomen, hetgeen in hoofdzaak inhoudt het opnemen/uitwerken van concepten, het opstellen, resp. in concept voorbereiden van brieven, mededelingen e.d. volgens aanwijzingen (1 vreemde taal), het verwerken van verlangde bescheiden en na controle voorleggen ter ondertekening of zelf ondertekenen volgens gegeven bevoegdheden, het toepassen van regels m.b.t. het opslaan, beveiligen en toegankelijk houden van databestanden en het verwerken van de in- en externe post voor de directeur, zodanig dat deze tijdig afgehandeld kan worden, hetgeen in hoofdzaak inhoudt het selecteren en op prioriteit leggen van de stukken, het na overleg behandelen van post en zelf afhandelen van routinezaken en het attent zijn op belangrijke informatie. Ook behoort tot de taken het bijhouden van de agenda van de directeur, zodanig dat tijdig een goed inzicht beschikbaar is in de te ondernemen activiteiten, hetgeen in hoofdzaak inhoudt het plannen, maken van en attenderen op afspraken en daarbij bevorderen van een doelmatige tijdsindeling en het voorbereiden van activiteiten van de directeur door het verzamelen en klaarleggen van benodigde stukken. Daarnaast behoort tot de taken het aannemen en selecteren van telefoongesprekken t.b.v. de directeur, zodanig dat alleen mogelijk van belang zijnde gesprekken worden doorverbonden met de directeur en het afhankelijk van de aanvragen doorverbinden, verwijzen naar andere functionarissen of zelf afhandelen van bepaalde kwesties. Tot de taken behoort ook het voorbereiden en notuleren van staf- en andere vergaderingen, zodanig dat efficiënt vergaderd kan worden en een juiste verslaglegging plaatsvindt, hetgeen in hoofdzaak inhoudt het afstemmen van de agenda met de directeur en zorgen voor een tijdige distributie van agenda en bijbehorende stukken, het notuleren van de vergaderingen, uitwerken van verslagen en na goedkeuring distribueren van verslagen, het bevorderen van het nakomen van gemaakte afspraken, het regelen van (buitenlandse) reizen en hotelreserveringen, zodanig dat een efficiënte tijdsbesteding en het gewenste comfort mogelijk worden gemaakt. Hiertoe behoort ook het afstemmen van reisplannen en maken van afspraken met het reisbureau. Tevens behoort tot de taken het verzorgen van diverse andere secretariële werkzaamheden ter ondersteuning van de directeur zoals het verzamelen/opvrag...
Directiesecretaresse. 1. Gegevens over de functie
Directiesecretaresse. Is belast met algemene ondersteuning van de Directeur, waaronder agendabeheer, postbehandeling, telefoongesprekken, het verzorgen van memo’s, rapporten, presentaties en andere documenten. Ontvangt bezoekers. Notuleert vergaderingen van de Raad van Toezicht en het MT en bereidt deze voor. Draagt zorg voor de organisatie van buitenlandse reizen en vergaderingen en de afhandeling van declaraties. Verleent projectondersteuning, adviseert over diverse onderwerpen. Rapporteert aan de Directeur. Is belast met het beheer van personeelsdossiers en het personeelsinformatiesysteem. Verwerkt mutaties o.a. ten behoeve van de salarisadministratie. Adviseert bij werving en selectie en draagt zorg voor aanstellingspakketten en inwerkprogramma’s. Is verantwoordelijk voor een correcte verwerking en rapportage van ziekte en herstelmeldingen. Draagt bij aan de ontwikkeling van het HR-beleid en het HR-jaarplan. Is medeverantwoordelijk voor de uitvoering van wet- en regelgeving en ondersteunt bij juridische procedures. Ondersteunt het middenmanagement bij het toepassen van het vastgestelde personeelsbeleid en beantwoordt vragen inzake arbeidsvoorwaarden. Neemt deel aan het Sociaal Medisch Overleg (SMO). Bewaakt de functionerings- en beoordelingscyclus. Voert exitgesprekken. Rapporteert functioneel aan de Senior human resource adviseur en ressorteert hiërarchisch onder het Hoofd bedrijfsbureau.
Directiesecretaresse. Voeren van het directiesecretariaat, inclusief vertrouwelijke werkzaam- heden. Voeren van correspondentie in de Nederlandse en meerdere vreemde talen. Zelf behandelen en afhandelen van correspondentie en binnengekomen post. Voorbereiden, notuleren van vergaderingen en uit- werken hiervan. Bijhouden van de agenda van de directie, maken van afspraken. Voorbereiden van zakenreizen van directie. Verzorgen van de complete boekhouding van een klein tot middelgroot bedrijf. Leiding geven aan enkele toegevoegde medewerkers ten be- hoeve van de dagelijkse verwerking van administratieve gegevens. Ver- zorgen van de periodieke resultaten en de jaarafsluiting, uitzoeken van verschillen en rapporteren hieromtrent. Geven van toelichtingen aan directie en accountants ten behoeve van de verdere fiscale afhandeling. Leiding geven aan, coördineren en controleren van kaasopslagactiviteiten in middelgroot bedrijf. Zorg dragen voor orde, netheid, en naleving van voorschriften binnen de afdeling en treffen van de vereiste maatregelen bij afwijkingen. Indelen van de werkzaamheden binnen de afdeling en stellen van prioriteiten. Deelnemen aan diverse overlegvormen en pro- jecten. Rapporteren van voortgang aan bedrijfsdirectie en doen van voor- stellen ter verbetering van de gang van zaken. Leiding geven aan, coördineren en controleren van de kaasverpakkings- activiteiten in een middelgroot bedrijf. Zorg dragen voor orde, netheid en naleving van voorschriften binnen de afdeling en treffen van de ver- eiste maatregelen bij afwijkingen. Indelen van de werkzaamheden bin- nen de afdeling en stellen van prioriteiten. Deelnemen aan diverse overlegvormen en projecten. Rapporteren van voortgang aan bedrijfs- directie en doen van voorstellen ter verbetering van de gang van zaken.