Common use of ORGANIZAÇÃO E ACONDICIONAMENTO DE DOCUMENTOS Clause in Contracts

ORGANIZAÇÃO E ACONDICIONAMENTO DE DOCUMENTOS. 6.4.1. Após a classificação os documentos deverão ser devidamente acondicionados em caixas-arquivo. 6.4.2. Deverão ficar agrupados e ordenados de acordo com a sua classificação, temporalidade e destinação final, reunidos e acondicionados pelas suas datas-limite. 6.4.3. Todos os dados oriundos do trabalho de classificação deverão ser lançados no sistema informatizado de gerenciamento do acervo fornecido pela Contratada, ficando disponível para consulta pelo gerente de atendimento da Contratante imediatamente após o processo de classificação. 6.4.4. Deverá ser mantida a ordem e a sequência original de cada documento, independentemente da substituição dos materiais metálicos. Caso seja necessário, acondicioná-los em forma de dossiês com a devida identificação. 6.4.5. As caixas-arquivo deverão ser de papelão, produzidas de acordo com as especificações contidas na Instrução Normativa AN/nº 1, de 18/04/1997, ou outra de qualidade superior definida no Plano de Trabalho. 6.4.6. Deverão ser trocadas somente as caixas que estiverem em estado ruim de conservação. 6.4.7. As caixas contendo os documentos pertencentes à Contratante deverão ser devidamente identificadas pela Contratada, de forma que não se perca o controle sobre a guarda dessa documentação e deverão ficar todas reunidas em um mesmo lugar/espaço, com endereçamento lógico sequencial. 6.4.8. A Contratada deverá manter a Contratante informada sobre a quantidade de documentos tratados, em medida de metros lineares, produzidos quinzenalmente. 6.4.9. Mesmo os documentos com prazo de guarda expirado deverão ser devidamente acondicionados e identificados e deverá ser feita uma listagem dessa documentação para auxiliar na feitura das Listagens de Eliminação. 6.4.10. Deverá ser elaborada pela Contratada uma listagem-controle de documentos por caixa, ou seja, a Contratante deverá ter acesso ao conteúdo documental de cada caixa que for produzida.

ORGANIZAÇÃO E ACONDICIONAMENTO DE DOCUMENTOS. 6.4.18.1.6.1. Após a classificação os Os documentos deverão ser devidamente acondicionados em caixas-caixas- arquivo. 6.4.28.1.6.2. Deverão ficar agrupados e ordenados de acordo com a sua classificação, temporalidade e destinação final, reunidos e acondicionados pelas suas datas-limite. 6.4.38.1.6.3. Todos os dados oriundos do trabalho de classificação deverão ser lançados no sistema informatizado de gerenciamento do acervo fornecido pela ContratadaCONTRATADA, ficando disponível para consulta pelo gerente de atendimento da Contratante CONTRATANTE imediatamente após o processo de classificação. 6.4.48.1.6.4. Deverá ser mantida a ordem e a sequência original de cada documento, independentemente da substituição dos materiais metálicos. Caso seja necessário, acondicioná-los em forma de dossiês com a devida identificação. 6.4.58.1.6.5. As caixas-arquivo deverão ser de papelão, produzidas de acordo com as especificações contidas na Instrução Normativa AN/nº 1, neste Termo de 18/04/1997Referência, ou outra de qualidade superior definida no Plano de Trabalho. 6.4.68.1.6.6. Deverão ser trocadas somente as caixas que estiverem em estado ruim de conservação. 6.4.78.1.6.7. As caixas contendo os documentos pertencentes à Contratante CONTRATANTE deverão ser devidamente identificadas pela ContratadaCONTRATADA, de forma que não se perca o controle sobre a guarda dessa documentação e deverão ficar todas reunidas em um mesmo lugar/espaço, com endereçamento lógico sequencial. 6.4.88.1.6.8. A Contratada CONTRATADA deverá manter a Contratante CONTRATANTE informada sobre a quantidade de documentos tratados, em medida de metros lineares, produzidos quinzenalmente. 6.4.98.1.6.9. Mesmo os documentos com prazo de guarda expirado deverão ser devidamente acondicionados e identificados e deverá ser feita uma listagem dessa documentação para auxiliar na feitura das Listagens de Eliminação. Este documento foi assinado digitalmente por Xxx Xxxxxxxxx Xx Xxxxxxxx. Para verificar as assinaturas vá ao site xxxxx://xxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx:000 e utilize o código 9CA3-FE40-0BC3-9775. 6.4.108.1.6.10. Deverá ser elaborada pela Contratada CONTRATADA uma listagem-controle de documentos por caixacaixa em sistema informatizado de gerenciamento do acervo fornecido pela CONTRATADA, ou seja, a Contratante CONTRATANTE deverá ter acesso ao conteúdo documental de cada caixa que for produzida. 8.1.6.11. Mediante ordem de prioridade de tratamento estabelecida pela CONTRATANTE, os documentos transferidos dentro das caixas para as instalações da CONTRATADA deverão ser retirados de seus locais de armazenamento e transferidos para a área de processamento que deverá ser montada dentro das instalações da CONTRATADA. 8.1.6.12. A retirada do acervo documental e seu deslocamento para as instalações de processamento deverão seguir os requisitos do Plano de Logística Para Transferência do Acervo que deverá ser elaborado pelas duas partes, obedecendo a ordem de prioridade estabelecida pelos representantes da CONTRATANTE. 8.1.6.13. As caixas estarão identificadas, minimamente, no sistema informatizado de gerenciamento do acervo por: número da caixa, nome do setor e descrição sucinta do conteúdo das caixas. 8.1.6.14. Ao final do processo de organização e acondicionamento de documentos, a CONTRATADA deverá apresentar um relatório contendo o nome dos documentos sob a sua custódia apontando o local de armazenamento e a identificação das caixas onde os documentos estão acondicionados. 8.1.6.15. O pagamento do item de Organização e acondicionamento de documentos será por metro linear, dimensionados a partir das Ordens de Serviço emitidas pela CONTRATANTE e efetivamente executados no período. Para tanto, a CONTRATADA deverá emitir um relatório mensal de execução informando os serviços efetivamente executados.

ORGANIZAÇÃO E ACONDICIONAMENTO DE DOCUMENTOS. 6.4.1. Após a classificação os documentos deverão ser devidamente acondicionados em caixas-arquivo. 6.4.2. Deverão ficar agrupados e ordenados de acordo com a sua classificação, temporalidade e destinação final, reunidos e acondicionados pelas suas datas-datas- limite. 6.4.3. Todos os dados oriundos do trabalho de classificação deverão ser lançados no sistema informatizado de gerenciamento do acervo fornecido pela Contratada, ficando disponível para consulta pelo gerente de atendimento da Contratante imediatamente após o processo de classificação. 6.4.4. Deverá ser mantida a ordem e a sequência original de cada documento, independentemente da substituição dos materiais metálicos. Caso seja necessário, acondicioná-los em forma de dossiês com a devida identificação. 6.4.5. As caixas-arquivo deverão ser de papelão, produzidas de acordo com as especificações contidas na Instrução Normativa AN/nº 1, de 18/04/1997, ou outra de qualidade superior definida no Plano de Trabalho. 6.4.6. Deverão ser trocadas somente as caixas que estiverem em estado ruim de conservação. 6.4.7. As caixas contendo os documentos pertencentes à Contratante deverão ser devidamente identificadas pela Contratada, de forma que não se perca o controle sobre a guarda dessa documentação e deverão ficar todas reunidas em um mesmo lugar/espaço, com endereçamento lógico sequencial. 6.4.8. A Contratada deverá manter a Contratante informada sobre a quantidade de documentos tratados, em medida de metros lineares, produzidos quinzenalmente. 6.4.9. Mesmo os documentos com prazo de guarda expirado deverão ser devidamente acondicionados e identificados e deverá ser feita uma listagem dessa documentação para auxiliar na feitura das Listagens de Eliminação. 6.4.10. Deverá ser elaborada pela Contratada uma listagem-controle de documentos por caixa, ou seja, a Contratante deverá ter acesso ao conteúdo documental de cada caixa que for produzida.