Análise da Auditoria Interna. Em 23 de julho de 2018: Considerando os esclarecimentos da gestão, bem como dos fiscais, e também de nova inspeção in loco onde foi verificado que alguns itens foram solucionados (exemplo: a colocação de espelhos), e que a gestão está ainda em tratativas com a empresa e que esta até o momento não se tem furtado em resolver os ajustes que ainda porventura faltem. Considerando que a área dos vidros e da abertura (janelão) é a mesma caso fossem instaladas as 06 janelas suprimidas. Considerando ainda que o fiscal E.M informa que não houve projeto sub- elaborado. Mas ao final de sua manifestação afirma que o memorial descritivo contém falhas. Concorda também que há divergências entre memorial e planilha orçamentária. Considerando que a gestão informa que tais alterações da obra não foram registradas nos diários de obra. Dadas estas considerações, a auditoria interna entende que seria de fundamental importância que cada componente (memorial descritivo, planilha orçamentária, projeto executivo e etc) fossem revisados e comparados antes de iniciar os procedimentos licitatórios, afim de evitar as divergências, e outros erros primários como por exemplo o documento Memorial Descritivo como sendo da obra do bloco B, folha 31 do processo n° 23365.000367.2016-65, quando é na verdade do Bloco A, conforme se depreende na leitura da folha seguinte, n° 32 deste processo. Com a concordância entre si, minimiza-se possíveis divergências durante o certame, durante a execução e por final no momento do recebimento definitivo. Ainda assim, considerando que é razoável haver pequenas diferenças entre o que está no projeto com o executado, é importante que sejam utilizados os meios informados no contrato, bem como na própria legislação, qual seja, o diário de obras a fim de que os ajustes sejam registrados. O diário de obras é um instrumento que deve ser utilizado de forma abrangente, técnica e com informações precisas. Esses fatos podem inclusive constar como elementos a serem discutidos quando na elaboração do gerenciamento dos riscos dos novos futuros contratos. Sugerimos ao gestor que adote medidas que visem a fortalecer os controles internos quando na fase da elaboração dos editais e projetos de obras, Na obra de conclusão do Bloco “A” processo n° 23365.000344.2016-51 parte dos informes nos diários de obras não encontram respaldo nos documentos acessórios. Na folha n° 18 do diário, datada do dia 18/05/2017 é informado a presença de dois operários. Porém nas folhas pontos referen...
Análise da Auditoria Interna. Neste tópico, a auditoria teve por objetivo, verificar, através dos documentos disponibilizados pela auditada, se há a fiscalização do cumprimento das normas de segurança e saúde do trabalho a cargo das empresas terceirizadas, no que se refere à exigência de uso de equipamentos de proteção individual – EPIs. A unidade auditada informa que a prática carece de melhorias, visto que, embora os empregados da contratada utilizem de equipamentos de EPI, a fiscalização não formaliza esse procedimento. Não foram apresentadas as fichas de controle de entrega dos equipamentos. Observa-se que o uso de EPIs é um indicador de aferição dos serviços, onde a forma de acompanhamento é visual. Assim, considera-se que a emissão de recomendação não é necessária, porém destaca-se a importância de orientar os fiscais a controlar os registros de entrega dos EPIs e anexá-los ao processo de empenho e pagamento no SIPAC do respectivo contrato, que, conforme disposto no Guia de Fiscalização de Contratos do IFRS, deverá conter todos os documentos que comprovam a efetiva fiscalização contratual.
Análise da Auditoria Interna. Neste tópico, a auditoria interna teve por objetivo analisar os sistemas informatizados disponíveis para a gestão dos contratos, se são utilizados e se permitem um controle e uma supervisão eficiente da execução contratual. A partir da consulta realizada ao Comprasnet Contratos, observou-se que não há a prática de anexar os arquivos da gestão contratual no sistema (contrato, termo aditivo, apostilamento, sub- rogações, termo de encerramento). Questionada, a unidade auditada informou que o sistema permite tão somente a inserção de dados/informações, sendo os documentos de fiscalização inseridos no SIPAC. O Comprasnet Contratos possui diversas funcionalidades, conforme pode-se verificar em xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxx/xx-xx/xxxxxxxx/xxxxxxx-x- compras/comprasnet-contratos/funcionalidades-existentes-e-previsao-de-novas- entregas. De forma manual, ele permite cadastrar prepostos e terceirizados, cadastrar e relacionar agentes públicos a um contrato (fiscais, gestores…), cadastrar despesas acessórias de contratos (IPTU, condomínio, etc). A Coletânea de Fluxos da Diretoria de Licitações e Contratos - DLC também prevê cadastros no sistema Comprasnet, como os termos de apostilamento e os termos aditivos. O Guia de Fiscalização do IFRS informa que além de inserir as notas fiscais, deve-se inserir também ocorrências e demais informações exigidas pelo sistema Comprasnet Contratos. Quanto ao SIPAC, a IN PROAD N.º 03, de 16 de dezembro de 2021, regulamenta a obrigatoriedade do uso do meio eletrônico para realização de todos os processos administrativos do IFRS, a partir de 1º de janeiro de 2022. Após consulta ao processo informado pela gestão, foi possível evidenciar que a unidade auditada utiliza o SIPAC, conforme os normativos institucionais. Assim, entende-se por não recomendar. No entanto, visando o aprimoramento das práticas administrativas e a eficiência organizacional, orienta-se a utilização dos módulos disponíveis na plataforma do Comprasnet Contratos, ferramenta que pode ser uma aliada aos gestores e fiscais de contrato na execução de suas atividades, bem como aos gestores da instituição e às futuras auditorias.
Análise da Auditoria Interna. Objetivou-se neste tópico, analisar se os servidores indicados para integrarem a equipe de fiscalização dos contratos, foram cientificados formalmente quanto à sua indicação e atribuições, antes da formalização do ato de designação. A unidade auditada informa que há uma comunicação prévia de forma verbal e informal, antes da emissão das portarias. Cientificar expressamente é um cuidado formal em relação às designações e está regulamentado no parágrafo 1º do artigo 41 da IN MPDG N.º 05/2017. Com a obrigatoriedade do uso do meio eletrônico para a realização dos processos administrativos no IFRS, o Guia de Fiscalização do IFRS orienta que a ciência prévia dos servidores que compõem a equipe de fiscalização deve ser realizada por meio de assinatura eletrônica no “Formulário de Nova Contratação”, providenciado pela área requisitante do serviço no Sistema Integrado de Administração, Patrimônio e Contratos (SIPAC) e encaminhado para o setor de contratos providenciar a formalização da avença. Assim, visando atender o que dispõe a normativa, recomenda-se.
Análise da Auditoria Interna. Neste tópico, a auditoria teve por objetivo analisar se a unidade auditada tinha registros formais da aplicação do Instrumento de Medição de Resultado (IMR) ou outro substitutivo para fins de aferição da qualidade da prestação dos serviços. A partir dos exames aplicados, por meio da inspeção de registros e documentos, verificou-se que o método utilizado para a aferição da qualidade é o Termo de Recebimento. Foi comprovado na visualização de alguns termos que são utilizados os indicadores do IMR. A Gestão, ao final, se comprometeu a registrar no Termo os indicadores. Sobre os documentos apresentados pela Gestão a esta equipe de auditoria, verificou-se que os registros de faltas (indicador 04) são considerados como ocorrências administrativas no caso dos contratos com a Lyon e CVM. Destaca-se a necessidade de envolvimento da fiscalização técnica na aferição deste indicador, conforme anexo VIII-A da IN 05/2017, transcrito a seguir: “DA FISCALIZAÇÃO TÉCNICA
Análise da Auditoria Interna. Em 07 de junho de 2018: Quanto ao controle das viagens intermunicipais, a gestão informa que o mesmo é realizado pelo professor de educação física, que, conforme pode-se observar pela Portaria N.º 156/2017, é o fiscal técnico do contrato. No que diz respeito a conferência do veículo apresentado pela contratada para realização das viagens intermunicipais, é atribuição dos fiscais do contrato, conforme XXXXX X – Roteiro Prático para Fiscalização de contratos de Transporte, do Manual de Gestão e Fiscalização Contratual - IFRS, disponível no sítio eletrônico xxxxx://xxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx-x- contratos/documentos/manuais/ : “b. Verificar a documentação da empresa, bem como, a documentação do carro que será utilizado na viagem, comparando com a lista dos carros apresentados no contrato ou na proposta da licitação.” No que se refere as viagens das NFs 152 e 175, o gestor informou que as mesmas foram realizadas para atender a demanda do Campus Caxias. Cabe salientar que o objeto do Contrato N.º 88/2015, transporte intermunicipal, tem como ponto de partida e chegada o Campus Farroupilha, não prevendo o atendimento a outros Campi do IFRS. Porém, conforme documentos acostados aos papéis de trabalho, o atendimento ao Campus Caxias foi excepcional, sendo acordado entre os DAPs de ambos os campi, com o aval da reitoria. Mesmo assim, não se exime a responsabilidade da fiscalização do contrato em realizar o acompanhamento da execução do serviço, bem como, cumprir todas as formalidades necessárias, elencadas no Manual de Gestão e Fiscalização Contratual do IFRS para a realização de um serviço seguro, eficiente e efetivo. Verificou-se que o Sr. *.*.*. responsável legal pela empresa *** Assessoria Técnica Ltda. contratada para prestar serviços de manutenção predial junto ao Campus Farroupilha, conforme contrato N.º 122/2015 (Processo N.º 23364.000616.2015-41) possui relação familiar (irmão) com o docente *.*.*., coordenador de curso.
Análise da Auditoria Interna. Objetivou-se, neste tópico, verificar as ações adotadas pela unidade auditada para evitar os riscos provenientes da indicação de pessoas não capacitadas para o exercício da fiscalização dos contratos. É obrigação da autoridade superior conferir as condições adequadas de trabalho, sob pena de atrair para si a responsabilidade por eventuais prejuízos advindos da fiscalização deficiente. Cabe salientar o entendimento do Tribunal de Contas, conforme Xxxxxxx N.º 277/2010 – TCU-Plenário, no qual descreve que a escolha do fiscal deve recair sobre quem tem conhecimento técnico suficiente do objeto examinado, visto que falhas na fiscalização podem vir alcançar o agente público que o nomeou por culpa in eligendo. A unidade auditada informa que fará uma rodada de capacitação até julho do corrente ano. Observa-se que o IFRS disponibiliza na plataforma Moodle (xxxxx://xxxxxx.xxxx.xxx.xx/), curso para a capacitação das atividades de fiscalização dos contratos o que demonstra um comprometimento com a capacitação de servidores para o desempenho das atividades inerentes às equipes de fiscalização. Após o exposto, não será emitida recomendação.
Análise da Auditoria Interna. Objetivou-se, neste tópico, analisar se os sistemas informatizados disponíveis para a gestão dos contratos estão sendo utilizados e se permitem um controle e uma supervisão eficiente da execução contratual. Foi verificado se existe no SIPAC um processo específico da fiscalização contratual, contendo todos os atos praticados pelos servidores que compõem a equipe de fiscalização. A unidade auditada informou que o SIPAC foi recentemente adotado, onde alguns processos foram criados em 2021, e que a partir de janeiro de 2022, o uso do meio eletrônico para realização de todos os processos administrativos do IFRS se tornou obrigatório, conforme a IN PROAD N.º 03, de 16 de dezembro de 2021. Realizou-se consulta aos processos informados pela unidade auditada onde observou-se a inclusão de arquivos nomeados “documento de fiscalização”, de natureza sigilosa, sem permissão de acesso à auditoria. Considerando que o objetivo principal deste tópico é a verificação do uso dos sistemas, não há necessidade de recomendação, pois foi possível evidenciar que os mesmos estão sendo utilizados pela unidade auditada e que há processos com os arquivos da fiscalização, conforme orientam os normativos institucionais. Porém, orienta-se a permissão de acesso dos documentos classificados como sigilosos, quando sob análise da auditoria interna.
Análise da Auditoria Interna. Neste tópico, a auditoria interna teve por objetivo analisar se os pagamentos foram encaminhados pelo gestor do contrato ao setor financeiro, após a análise dos relatórios da fiscalização, conforme o fluxo determinado na IN MPDG N.º 05/2017 e no Guia de Fiscalização de Contratos do IFRS. Quanto ao contrato N.º 02/2018, observou- se pagamentos efetuados antes dos termos de recebimento provisório e definitivo, contrariando o que dispõe as normativas. A unidade auditada informa que a equipe de fiscalização e o setor tinha conhecimento do fluxo e atribui como causa à constatação, falhas de comunicação entre os envolvidos. Também foram identificadas glosas de abril a setembro/2020 descritas como “faltas sem reposição”, sem nenhum registro da equipe de fiscalização nos relatórios mensais. Foi instaurado processo administrativo de penalização à contratada, devido às irregularidades na prestação dos serviços. Assim, observa-se que mesmo sem os registros, as irregularidades foram observadas pela equipe de fiscalização, no entanto salienta-se a importância de documentar todos os eventos relacionados à execução contratual, de modo a registrar o histórico do contrato e viabilizar o rastreamento de eventos, aplicar penalidades e servir de base para processos de contratações futuras. Sobre o tema, a IN MPDG N.º 05/2017 dispõe:
Análise da Auditoria Interna. Neste tópico, a auditoria interna teve por objetivo verificar se a documentação analisada pelos fiscais/gestor para emissão dos termos de recebimento provisório e definitivo referiam-se ao mês de competência da nota fiscal, em especial o registro das horas trabalhadas dos empregados da contratada. É possível observar, através dos documentos apresentados via drive, que a contratada encaminha o documento “memória de cálculo” com a discriminação do valor da nota fiscal emitida. Não há como evidenciar a forma utilizada pela fiscalização, para certificar-se dos valores apresentados, principalmente por terem documentos (registro do ponto) que não competem ao mês referido na nota fiscal e por não terem o formulário de controle mensal de funcionários terceirizados (anexo XVI). O fato pode ser evidenciado no mês de referência janeiro/2021, onde a nota fiscal N.º 236, emitida em 02/02/21 faz referência aos serviços prestados no mês de janeiro, porém o registro do ponto é do mês de dezembro/2020. É necessário observar que ao emitir o termo de recebimento, a equipe de fiscalização está afirmando que não houve intercorrências no mês de execução do serviço, autorizando o pagamento da nota fiscal com registros das horas trabalhadas que não correspondem ao mês da prestação dos serviços. Visando melhorias no fluxo do recebimento dos serviços, principalmente quanto à verificação de intercorrências apontadas dentro do mês de competência dos serviços, e registradas pela contratada no documento “memória de cálculo”, recomenda-se.