TERMO DE REFERÊNCIA

TERMO DE REFERÊNCIA

1. OBJETO

Contratação de empresa especializada para prestação de serviços de Buffet, que incluem coquetel e coffee break, para a atendimento aos eventos organizados pela Secretaria de Ciência, Tecnologia e Inovação de Niterói. O serviço inclui a disponibilização de equipe necessária para a execução do serviço, providenciando todos os utensílios necessários para recepção (taças, xícaras, talheres, pratos, guardanapos, mesa banquete com toalhas, jarras, garrafas térmicas, réchaud), sendo estes não descartáveis. Com relação aos alimentos que serão servidos; gêneros alimentícios prontos, industrializados e bebidas. No que tange à equipe; coordenação e supervisão de montagem/ desmontagem e serviço de buffet.

Da natureza do objeto: O serviço dessa contração é caracterizado como comum, com características e especificações usuais do mercado.

2. DA FUNDAMENTAÇÃO PARA A CONTRATAÇÃO

2.1 Do Estudo Técnico Preliminar: Não há estudo técnico preliminar para esta contratação, uma vez que, nos termos do §1º do Art. 80 do Decreto 14.730/2023 (Regulamenta a nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos (Lei Federal n.º 14.133 de 1º de abril de 2021 no âmbito da administração municipal), o documento é facultativo na hipótese de aquisições realizadas por dispensa de licitação baseada no art. 75, inciso II da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021.

2.2 Justificativa da necessidade e problema a ser resolvido: A justificativa para tal contratação encontra-se detalhada especificamente na seção 3 deste Termo de Referência.

2.3 Relação entre a demanda prevista e a quantidade a ser contratada: o quantitativo a ser contratado se baseia na realização de eventos pontuais que ocorrerão nas seguintes datas:

• 18/06 - 1º Workshop de construção do PMCT&I;

• 20/06 - 2º Workshop de construção do PMCT&I;

• 17/07 - Plenária Final de Aprovação do PMCT&I;

• Evento no mês de julho (o local e a data serão indicados pelo menos 15 dias antes do evento) Lançamento do Sandbox Regulatório;

• Evento no mês de setembro (o local e a data serão indicados pelo menos 15 dias antes do evento) Assinatura dos Termos de Outorga do Programa Acelera Niterói; e

• Evento no mês de novembro (o local e a data serão indicados pelo menos 15 dias antes do evento). Lançamento do Programa de Tecnologia Espacial de Niterói.

2.4 Dos resultados pretendidos: Tais resultados, assim como os benefícios, se encontram especificamente mais detalhados na seção 3 deste Termo de Referência.

2.5 Plano de Contratações Anual: A despesa foi prevista no Plano de Contratação Anual no item “Despesa com realização de Eventos relacionados à Ciência, Tecnologia e Inovação”. Identificação PLOA n º 006-SMCTI-LOA24.

2.6 Da descrição da solução como um todo: contratação de empresa prestadora de serviço para de buffet para atendimento dos seguintes eventos:

• Coffee-break por dois dias de Workshop para construção do Plano Municipal de Ciência, Tecnologia e Inovação de Niterói – PMCT&I;

• Coquetel para a realização de uma Plenária Final, com a finalidade de validar o documento construído (PMCT&I);

• Coffee-break para o lançamento do Sandbox Regulatório, com soluções selecionadas por meio do Edital SMCTI nº 01/2024, publicado em 02 de março de 2024;

• Coquetel no evento de Assinatura dos Termos de Outorga para as startups selecionadas a receberem a Subvenção Econômica por meio do Programa Acelera Niterói; e

• Coquetel no evento de lançamento do Programa de Tecnologia Espacial de Niterói.

3. JUSTIFICATIVA

A contratação do serviço se justifica por tratar de evento de grande relevância para comunidade científica e tecnológica de Niterói, com a presença esperada de cerca de até 100 participantes, por evento, de acordo com detalhamento no Termo de Referência.

Três dos eventos listados tem a finalidade de criar o Plano Municipal de Ciência, Tecnologia e Inovação de Niterói. O atual Plano Municipal da cidade de Niterói foi construído no ano de 2013, publicado em 2014. Trata-se de um Plano Municipal decenal que estipulou metas para a construção de políticas públicas para a cidade e contou com a adesão de representantes da comunidade científica e tecnológica da cidade. A partir da defasagem do Plano Municipal, é imperiosa a necessidade de construção de nova diretriz que norteará as ações vinculadas as políticas direcionadas à Ciência, Tecnologia e Inovação na cidade de Niterói.

Neste sentido, o Conselho Municipal de Ciência, Tecnologia e Inovação e a SMCTI, responsáveis pela organização do processo de construção coletiva deste documento tão importante, nomeou uma Comissão de Trabalho, por meio da Deliberação COMCITECI nº 02/2024, aprovada em Sessão Plenária de 07 de março de 2024. A Comissão nomeada planejou cinco eventos com a finalidade de estruturação do Plano Municipal. Os dois primeiros eventos ocorreram na Câmara Municipal de Niterói, sessão plenária e audiência pública, respectivamente, que trataram de validar os eixos do PMCT&I e colher proposições da comunidade. Ambos não demandaram a oferta de um serviço de buffet, considerando a extensão do evento curta com relação aos outros.

Outros três eventos, coworking e Plenária Final demandarão maior concentração de participantes e mais tempo de trabalho. Nestes casos, a Comissão sinalizou sobre a importância de oferecermos coffe-break e coquetel na Plenária Final. Os eventos serão realizados na UNILASALLE, (R. Xxxxxx Xxxxxxxxx, 79 - Santa Rosa, Niterói – RJ) nos dias 18 e 20 de junho e um coquetel de encerramento no dia 17 de julho.

Outro evento previsto pela SMCTI é a realização do lançamento do Sandbox Regulatório do município. Em 02 de março de 2024 foi publicado o Edital SMCTI nº 01/2024 com a finalidade de selecionar soluções inovadoras que serão testadas no município em um

ambiente controlado e seguro. Esta ação coloca a cidade de Niterói na vanguarda no que se refere a políticas públicas de fomento à inovação. O lançamento do Sandbox Regulatório de Niterói, se constitui como uma ação que visa fortalecer o ecossistema de inovação da cidade e promover a integração de atores do cenário de inovação gerando visibilidade e visando a geração de novos negócios, emprego e renda em nossa cidade.

Outra ação referente à SMCTI é o Programa Acelera Niterói, trata-se de um Programa que prevê a concessão de subvenção econômica para startups selecionadas, que receberão capacitação pela Universidade Federal Fluminense com a finalidade de aprimorar seus negócios e, como contrapartida, deverão permanecer no município de Niterói por cinco anos. O ato de celebração deste acordo é a assinatura do Termo de Outorga. Nesta ocasião, planejamos oferecer um coquetel neste marco relevante para o Programa como um espaço que também deverá ser utilizado para apresentação da startup dando visibilidade aos projetos inovadores da cidade.

Por fim, planejamos a oferta de um coquetel no evento de lançamento do Programa de Tecnologia Espacial de Niterói. A Prefeitura de Niterói, por meio da SMCTI, atenta as tendências nacionais e internacionais, almeja realizar evento que reunirá atores na cidade para parcerias que fomentem investimento no setor de Tecnologia Espacial. Trata-se de um setor com um alto conteúdo tecnológico e um papel social de relevante valor. Neste sentido, a Prefeitura de Niterói visando ampliar as possibilidades de incentivo à tecnologia e considerando o baixo investimento no setor, promoverá um Programa para incentivo nesta área.

A contratação prevê o total de seis eventos evitando despesas de última hora com fornecimento de refeições, imprescindíveis em encontros e outros eventos destinados às ações planejadas por este órgão.

Está comprovada a importância das pausas em reuniões de serviço e em eventos relacionados a treinamentos, como seminários, workshops, entre outros, momentos nos quais os conhecidos coffee breaks são realizados, e constituem um dos fatores de sucesso dos citados eventos, já que a capacidade de aprendizado e atenção dos participantes é substancialmente afetada por longas horas seguidas de exposição. Ademais, a pausa para um café e lanche é excelente forma de melhorar a absorção das informações, além da reposição de energia, intercâmbio de informações, realização de networks entre os participantes. Tais momentos

propiciam a troca de experiências entre colegas em conversas informais e demonstrando o compromisso da Administração com o bem-estar dos servidores, autoridades e participantes dos eventos, proporcionando maior motivação, principalmente quando a reunião ou evento possui grande quantidade de informações e longa duração.

O fornecimento de serviço de coffee break e coquetel será realizado pela contratada, devidamente acompanhado de pessoal de apoio (garçonaria, limpeza entre outros) de forma presencial, em horário comercial e noturno, conforme detalhamento no Termo de Referência. A contratada deverá fornecer o material de serviço e o mobiliário necessário.

Tal medida assegurará a excelência dos serviços oferecidos nos eventos e minimizará as interrupções causadas pelo deslocamento dos participantes para se alimentarem.

O buffet se mostra essencial devido à extensão dos eventos, que contará, com a presença de autoridades e de participantes diversos setores da cidade. Almejamos recepcionar nos eventos um amplo público.

A contratação tem o propósito de reduzir os custos do serviço, aproveitando a experiência profissional para promover a oferta do serviço em múltiplos eventos e de forma eficiente. Isso resultará em maior qualidade, proporcionando comodidade aos participantes, considerando que não precisarão se deslocar para alimentação, evitando estresse e garantindo maior foco durante o evento. Além disso, o buffet proporcionará economia de tempo e possibilidade de networking entre os participantes com o objetivo de desenvolver e alavancar os setores estratégicos identificados da cidade.

3.1.Dos objetivos a serem alcançados por meio da contratação:

Atender as demandas de fornecimento de serviço de buffet nos eventos da Secretaria de Ciência, Tecnologia e Inovação, qualificando-os, evitando pausas e deslocamentos dos participantes e promovendo espaços de troca de experiências, aprendizados e network.

3.2.Dos benefícios resultantes da contratação:

A contratação visa alcançar a redução nos custos do serviço, considerando a possibilidade de abarcar mais de um evento no contrato, com atuação profissional e agilidade na resolução de problemas comuns, resultando em índices de qualidade, conforto, bem-estar e oferecendo comodidade ao público presente que será recepcionado.

Dentre os benefícios almejados, contamos com a expertise da contratada no que tange à prestação do serviço no que se refere ao cumprimento de prazos, qualidade dos alimentos, atendimento ao público e higienização do espaço, propiciando, assim, além da redução de custos, um ganho em qualidade e profissionalização. Desta forma, os organizadores dos eventos poderão se dedicar à atividade final que tem relação com as demandas da Secretaria de Ciência, Tecnologia e Inovação.

Considerando, pois, que os serviços de fornecimento de alimentação a serem contratados requerem um baixo nível de especialização, e que as empresas atuantes no mercado prestam todos os serviços pretendidos, a atual contratação apresenta como maior benefício uma contratação mais técnica, econômica e administrativamente viável, sendo, sobretudo, mais vantajosa para a Administração.

Como mencionado, além dos benefícios qualitativos e referentes à redução de custos e ao aumento de vantagens à Administração, presume-se também a possibilidade de se evitar pausas mais longas no evento e deslocamento dos participantes, resultando no melhor aproveitamento dos eventos promovidos, com a permanência do maior número de participantes no local das discussões.

4. DA DEMANDA PREVISTA

Especificamente, a empresa fornecedora deverá, de acordo com a descrição do cronograma explicitado abaixo, realizar os seguintes tipos de serviço:

• Coffee-break por dois dias de Workshop para construção do Plano Municipal de Ciência, Tecnologia e Inovação de Niterói – PMCT&I. Os eventos ocorrerão dos dias 18 e 20 de junho;

• Coquetel na Plenária Final, com a finalidade de validar o documento construído (PMCT&I). A Plenária Final ocorrerá no dia 17 de julho;

• Coffee-break para o lançamento do Sandbox Regulatório, o evento ocorrerá por volta do mês de julho, a data será definida após seleção das soluções inovadoras. A empresa será comunicada sobre a data 15 dias antes do evento;

• Coquetel no evento de Assinatura dos Termos de Outorga para as startups selecionadas a receberem a Subvenção Econômica por meio do Programa Acelera Niterói. O evento está previsto para acontecer no mês de setembro a data será definida de acordo com a seleção promovida pela FEC. A empresa será comunicada sobre a data 15 dias antes do evento;

• Coquetel no evento de lançamento do Programa de Tecnologia Espacial de Niterói. O evento deverá ocorrer no mês de novembro. A empresa será comunicada sobre a data 15 dias antes do evento.

5. ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA DOS SERVIÇOS

ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA	DATA / HORÁRIO	LOCAL	EVENTO	PÚBLICO ESTIMADO
CATERING – KIT COFEE BREAK – Com o fornecimento de todo o material, mobiliário e serviço de apoio. Bebidas: - Água mineral (com e sem gás); - Leite quente e chocolate quente - Café sem açúcar - Pelo menos 03 sabores de suco de fruta; - Sachês de açúcar e adoçante.	18/06/2024 ÀS 15H	UNILASALLE	Workshop para construção do PMCTI.	100 PESSOAS
	20/06/2024 ÀS	UNILASALLE	Workshop para	100 PESSOAS

- Pelo menos 02 sabores de refrigerantes (sendo sabores cola e guaraná de marcas referências no mercado - normais e dietéticos ou zero açúcar) Comidas: - Pelo menos 02 tipos de frutas - Salada de frutas sem açúcar; - Pães diversos (sugestões: mini sanduíche – “finger sandwich”, pão francês, pão de forma integral, pão de queijo, rosca de coco, brioches, mini pão sírio, torradas com pastas diversas) -Sanduíches a metro com frios; - Tábua de frios (sugestões: peito de peru, mortadela, presunto, salame italiano, queijo muçarela, queijo prato e queijo minas); - Manteiga e requeijão cremoso; - Pelo menos 02 sabores de geleia; - Pelo menos 03 tipos de salgado Assado (sugestões: mini italiano de presunto e queijo, mini croissant de queijo, empadinha de frango) - Geleias (02 sabores); - Bolos (02 sabores); - Doces (02 tipos – sugestões: torta de limão, brigadeiro, mousse, dentre outros).	15H		construção do PMCTI
	Por vota do mês de julho	A definir	Lançamento Sandbox	70 PESSOAS
ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA	DATA / HORÁRIO	LOCAL	EVENTO	PÚBLICO ESTIMADO
SERVIÇO DE COQUETEL (Tipo	17/07/2024ÀS 16H	UNILASALLE	Plenária Final para aprovação do PMCTI	100 PESSOAS

coquetel volante) – Com o fornecimento de todo o material, mobiliário e serviço de apoio. Contendo: Bebidas: - Sucos: pelo menos 03 sabores diferentes; - Água mineral (com e sem gás); - Pelo menos 02 sabores de refrigerantes (sabores cola e guaraná de marcas referências no mercado - normais e dietéticos ou zero açúcar); Comidas: Pães diversos (sugestões: mini sanduíche – “finger sandwich”, rosca de coco, brioches, torradas com pastas diversas, mini pão sírio); Pelo menos 03 tipos de entradinhas; (sugestões: canudinho de bacalhau, canapé diversos, bruschetta de tomate seco). Pelo menos 04 tipos de salgados: (sugestões: quibe acompanhado de geleia de menta; coxinha de frango sem catupiry; bolinhas de queijo; croquete de carne; dadinho de tapioca acompanhado de geleia de pimenta;), sendo obrigatoriamente, pelo menos, 01 vegetariano. Pelo menos 04 tipos de salgados assados (sugestões: mini italianos, mini esfiha de carne, mini quiche de queijo e alho-poró, mini folhado de ricota com espinafre, mini croissant de queijo), sendo, pelo menos, 01 vegetariano e 01 integral.	Por volta do mês de setembro	A definir	Assinaturas dos Termos de Outorga do Programa Acelera Niterói	150 PESSOAS
	Por volta do mês de novembro	A definir	Lançamento do Programa de Tecnologia Espacial de Niterói.	100 PESSOAS

Pelo menos 03 tipos de doces (sugestões: tarteletes com recheios diversos, folhados doces, pastel de

Belém, mini churros,)

6. LOCAL DA ENTREGA DO SERVIÇO

Tratam de eventos promovidos pela Secretaria de Ciência, Tecnologia e Inovação com a localização definida no item anterior. Com relação aos três últimos eventos, o local do será indicado até 15 dias antes do evento, considerando que estamos aguardando a confirmação dos respectivos agendamentos. Todos os eventos serão promovidos no município de Niterói.

7. PRAZO DE EXECUÇÃO

Dias 18, e 20 de junho de 2024 (Coffee-break)

Montagem: até às 15 h.

Disponibilidade do serviço: das 15 h às 16h. Desmontagem: a partir das 17 h.

Dia 17 de julho de 2024 (Coquetel)

Montagem: até às 17 h.

Disponibilidade do serviço: das 17h às 19 h. Desmontagem: a partir das 19 h.

Eventos (Coquetel)

Dois coquetéis e um coffee-break listados ainda não estão com datas definidas, em razão de processos seletivos ainda em curso, como é o caso do Programa Acelera Niterói e do

Lançamento Sandbox Regulatório. O quantitativo referente ao público foi estimado de acordo com o planejamento referente à seleção dos participantes. Assim como o Lançamento do Programa de Tecnologia Espacial de Niterói, em fase de tratativas com instituições parceiras.

Com relação a estes eventos, especificamente, serão todos realizados em Niterói. A data e horário indicado será acordado com a empresa contratada com, pelo menos, 15 dias de antecedência.

8. CRITÉRIO DE ACEITAÇÃO

Será aceita a proposta de acordo com o valor de mercado aferido nas cotações, a partir das especificações deste Termo de Referência.

9. DOCUMENTAÇÃO DE HABILITAÇÃO TÉCNICA

A empresa que sagrar-se vencedora do presente certame deverá apresentar, quando solicitado pela Administração, toda a documentação de habilitação prevista no Art.62 da Lei nº 14.133/2021, notadamente à relativa a habilitação jurídica e a regularidade fiscal, social e trabalhista.

10. DEVERES DO CONTRATANTE

a. Efetuar os pagamentos devidos à CONTRATADA, nas condições estabelecidas neste contrato;

b. Fornecer à CONTRATADA os documentos, informações e demais elementos que possuir e pertinentes à execução do presente contrato;

c. Exercer a fiscalização do contrato;

d. Receber provisória e definitivamente o objeto do contrato, nas formas definidas neste TR e no contrato.

11. DEVERES DA CONTRATADA

a. conduzir os serviços de acordo com as normas do serviço e as especificações técnicas do Termo de Referência, da Proposta de Preços e da legislação vigente;

b. prestar o serviço no endereço indicado pela contratante;

c. prover os serviços ora contratados, com pessoal adequado e capacitado em todos os níveis de trabalho;

d. iniciar e concluir os serviços nos prazos estipulados;

e. comunicar ao Fiscal do contrato, tão logo constatado problema ou a impossibilidade de execução de qualquer obrigação contratual, para a adoção das providências cabíveis;

f. responder pelos serviços que executar, na forma da legislação aplicável;

g. reparar, corrigir, remover, reconstruir ou substituir, no todo ou em parte e às suas expensas, bens ou prestações objeto do contrato em que se verificarem vícios, defeitos ou incorreções resultantes de execução irregular ou do emprego ou fornecimento de materiais inadequados ou desconformes com as especificações;

h. designar e manter preposto, no local do serviço, que deverá se reportar diretamente ao Fiscal do contrato, para acompanhar e se responsabilizar pela execução dos serviços, inclusive pela regularidade técnica e disciplinar da atuação da equipe técnica disponibilizada para os serviços;

i. manter, durante toda a duração deste contrato, em compatibilidade com as obrigações assumidas, as condições de habilitação e qualificação exigidas para participação na licitação;

j. cumprir todas as obrigações e encargos sociais trabalhistas e demonstrar o seu adimplemento; indenizar todo e qualquer dano e prejuízo pessoal ou material que possa advir, direta ou indiretamente, do exercício de suas atividades ou serem causados por seus prepostos à CONTRATANTE, aos usuários ou terceiros.

12. CONDIÇÕES DE PAGAMENTO

Os pagamentos relativos à serviços contratados pela administração serão efetivados, em regra, no prazo de 30 (trinta) dias, a partir da data de apresentação da nota fiscal / fatura correspondente, acompanhada das certidões que comprovem a regularidade fiscal e trabalhista da contratada.

Niterói, 29 de abril de 2024

Responsável pela elaboração Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx B. dos Santos Assessora Jurídica

Mat.: 234134-5

De acordo,

Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx

Secretária de Ciência, Tecnologia e Inovação Mat.: 1242158-2

Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx

•••.876.167-•• Data: 30/04/2024 16:11