Steigerung der Effizienz in der Hochschulverwaltung. Ist-Zustand Ziele, Maßnahmen, Messgrößen Finanzmittel
Steigerung der Effizienz in der Hochschulverwaltung. Siehe Gliederungspunkt 3.3
Steigerung der Effizienz in der Hochschulverwaltung. 3.3.1 Informationsmanagement zur strategischen Ressourcenplanung und Res- sourcenverwaltung Zur Verbesserung der strategischen Ressourcenplanung und Ressourcenver- waltung an der FAU soll eine Informationsmanagementsystematik etabliert werden. Der Aufbau des Informationsmanagements ermöglicht insbesondere die Identifizierung, Konzentrierung und Fusion relevanter Basisdaten zur Be- stimmung und strategischen Auswertung hochschulrelevanter Leistungspara- meter (z. B. Auslastung, Integriertes Berichtswesen) und ermöglicht damit ob- jektive Steuerungsmöglichkeiten für den Ressourceneinsatz der Universität. Zwei Maßnahmen sind hierfür vorgesehen:
Steigerung der Effizienz in der Hochschulverwaltung. Immer höhere Anforderungen an die gestellten Aufgaben und die gestiegene Zahl der Stu- dierenden machen es unausweichlich, die Effizienz in der Hochschulverwaltung durch opti- mierte Prozesse und geeignete IT-Lösungen zu erhöhen. Hierdurch können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlastet und Arbeiten effizient erledigt werden. Um eine hochschul- und län- derübergreifende Kompatibilität zu gewährleisten, wird die FHWS bei der Auswahl geeigne- ter IT-Lösungen diesen Gesichtspunkt stets berücksichtigen.
Steigerung der Effizienz in der Hochschulverwaltung. Digitale Studierendenakte Data Warehouse
Steigerung der Effizienz in der Hochschulverwaltung. Die Akademieverwaltung ist intensiv mit anderen Hochschulen vernetzt. Neben den turnusmäßigen Dienstbesprechungen aller bayerischen Universitätskanzler treffen sich die Xxxxxxx der Hochschulen der Region regelmäßig zum Erfahrungsaustausch. In Arbeitskreisen auf regionaler und bayerischer Ebene treffen sich verschiedene Abteilungen regelmäßig mit Kollegen aus anderen Hochschulen. Dabei werden Praxisfragen des Verwaltungsalltags ausgetauscht oder Entscheidungen konzeptio- nell vorbereitet. Hier arbeitet insbesondere die Arbeitsgruppe Hochschulrechnungs- wesen, -personalwesen und der Arbeitskreis der Hochschulpressesprecher. Ebenso befinden sich die Leitungsgremien/Präsidien der Kunst- und Musikhochschulen Bayerns im intensiven Austausch.
Steigerung der Effizienz in der Hochschulverwaltung. Die Akademie wird im Jahr 2014 eine frei gewordene E9-Planstelle aus dem Bereich Hausverwaltung verwenden, um eine zusätzliche Stelle für einen Fachinformatiker für Systemintegration auszuschreiben und zu besetzen. Damit verfolgt sie insbesondere folgende Zielsetzungen: • Anpassung der personellen Ausstattung der Akademie an die in den vergangenen Jahren deutlich gestiegenen Anforderungen (höhere Zahl an Benutzer und Rechner; komplexes Gesamtnetzwerk; umfangreichere Datenschutzrahmenbedingungen etc.); • Etablierung eines weiteren Ansprechpartners vor Ort mit dem Ziel einer mittelfristigen Reduzierung der Abhängigkeit von externen Fachkraftstunden; • Etablierung und Qualifizierung eines Ansprechpartners für den Systemadministrator der verschiedenen Anwenderprogramme; • Überprüfung der Möglichkeiten in Bezug auf eine angestrebte Vereinheitlichung der Verwaltungssoftware insb. für die Studien- und Prüfungsverwaltung aller Studiengänge an der Akademie – mit dem Ziel einer Entlastung von Verwaltung und Lehre; • Schaffung der technischen Rahmenbedingungen für einen effektiven Datenaustausch innerhalb der Verwaltung der Akademie. Davon unabhängig ist die Akademie im Rahmen ihrer finanziellen Rahmenbedin- gungen bestrebt, die Verwaltungsmitarbeiter/-innen im Rahmen deren jeweiliger Einstufung für auftretende Vertretungsfälle so weiter zu qualifizieren, um den Verwal- tungsbetrieb auch bei wiederkehrenden Personalausfällen besser gewährleisten zu können. Ziel ist ferner die Etablierung/Fortführung einer Statistik – insb. im technischen Be- reich der Hausverwaltung – zur Dokumentation der stetig zunehmenden Aufgaben und Anforderungen, um auf dieser Grundlage rechtzeitig und gezielter auf notwen- dige Strukturanpassungen reagieren zu können. Für Maßnahmen im Kontext einer akademieeinheitlichen Studien- und Prüfungs- verwaltung stellt das Staatsministerium im Rahmen der zur Verfügung stehenden Ausgabemittel jährlich Mittel in Höhe von 20.000 Euro zur Verfügung. Diese Mittel können auch für das Ziel einer Stärkung der Internationalisierung eingesetzt werden (vgl. 2.d.). Die Akademie der Bildenden Künste ist aufgrund ihrer überschaubaren Studieren- denzahlen bereits aktuell in der Lage, jeden Einzelfall persönlich und individuell schon im Vorfeld des Studiums umfassend zu beraten. Eine wichtige Schnittstellenfunktion nimmt dabei der Behindertenbeauftragte der Akademie wahr, der die betroffenen Studierenden in persönlichen Einzelgesprächen während ihres Studiums regelmäß...
Steigerung der Effizienz in der Hochschulverwaltung. Vgl. 3.3
Steigerung der Effizienz in der Hochschulverwaltung. Ist-Situation: Die Hochschule hat das CMS HIS-in-one, Produktbereich APP (Bewerbung, Zulassung, Einschreibung) eingeführt. Die Einführung weiterer Produkt- bereiche wurde ausgesetzt. Die Hochschule wartet hier auf die Ergebnisse der Kon- sultationsgruppe „Studierenden- und Prüfungsverwaltung an den Hochschulen für angewandte Wissenschaften. Ziel: Anbinden weiterer Systeme an das IDM-System: Telefonsystem, Dokumenten- und Workflow-Management-System (s. auch 3.), Zeiterfassungssystem, SISIS- Bibliothekssystem, E-Mail-System
Steigerung der Effizienz in der Hochschulverwaltung. Status Quo Ziele der UBT Messgrößen und Prozessabläufe