TÉRMINOS DE REFERENCIA

TÉRMINOS DE REFERENCIA

La Fiduciaria Colombiana de Comercio Exterior S.A. FIDUCOLDEX, sociedad de servicios financieros de economía mixta indirecta obrando como vocera del Fideicomiso PROCOLOMBIA, está interesada en recibir propuestas para contratar los servicios de supervisión contractual e interventoría de obras al: I) Contrato de cesión de aprovechamiento económico del Centro de Convenciones xx Xxxxxxxxx; II)Contrato de inversión, operación y mantenimiento del Centro de Convenciones xx Xxxxx, y eventual interventoría para las obras que allí se realicen.

Diciembre 2019

CAPÍTULO I CONDICIONES GENERALES

1.1. INFORMACIÓN GENERAL DE LA ENTIDAD CONTRATANTE

La entidad contratante es la Fiduciaria Colombiana de Comercio Exterior S.A. –FIDUCOLDEX sociedad de servicios financieros de economía mixta indirecta, constituida mediante Escritura Pública No. 1497 del 31 de octubre de 1992 otorgada en la Notaría Cuarta (4ª.) xx Xxxxxxxxx (Bolívar), autorizada para funcionar mediante la Resolución número 4.535 de noviembre 3 de 1.992 expedida por la hoy Superintendencia Financiera de Colombia, actuando como vocera y administradora del Fideicomiso de Promoción de Exportaciones – PROCOLOMBIA, con NIT. 830.054.060-5 y en tal calidad, compromete única y exclusivamente el patrimonio del citado Fideicomiso.

Por disposición del Decreto 2505 de 1991, hoy incorporado al artículo 283 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, se ordenó la creación del Fideicomiso de Promoción de Exportaciones (en adelante PROCOLOMBIA), el cual fue constituido mediante Contrato xx Xxxxxxx Mercantil suscrito entre FIDUCOLDEX y la Nación representada en dicho acto, por el Banco de Comercio Exterior S.A. – Bancóldex,- como consta en la Escritura Pública 8851 del 5 de noviembre de 1992 otorgada en la Notaría Primera de Bogotá, D.C.

1.2. JUSTIFICACION

El Fideicomiso PROCOLOMBIA administrado por la Fiduciaria Colombiana de Comercio Exterior S.A, es propietario de los (Centros de Convenciones Cartagena de Indias Xxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxx y Paipa Hotel & Centro de Convenciones), destinados a la promoción turística y de inversión del país y en los que se realizan todo tipo de eventos tanto para el sector público como para el privado. La administración y explotación económica de estos inmuebles se efectúa a través de empresas privadas bajo las siguientes figuras: i) cesión del aprovechamiento económico del Centro de Convenciones Cartagena de Indias Xxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxx (CCCIJCTA), entregado para la explotación de particulares desde el año 2010 hasta el año 2030; y ii) inversión, operación y mantenimiento del Centro de Convenciones xx Xxxxx entregado a administradores hoteleros, el cual se encuentra vigente hasta el año 2027.

Por lo anterior, el Fideicomiso PROCOLOMBIA requiere de la supervisión permanente de los mencionados contratos y de la interventoría sobre las obras que allí se realicen, con el fin de velar por el cumplimiento de las obligaciones por parte de los operadores.

1.3. RÉGIMEN LEGAL APLICABLE

El presente proceso de selección y el contrato que se llegare a celebrar, se sujetan a las disposiciones del derecho privado, salvo las excepciones estipuladas en el presente documento y en la ley. Especialmente, deberán cumplirse las disposiciones que se encuentran relacionadas en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, el Código de Comercio, el Manual de Contratación para el Fideicomiso PROCOLOMBIA y en el Código de Buen Gobierno Corporativo de FIDUCOLDEX, y las referidas al régimen de conflictos de interés.

1.4. CAMBIO DE REGULACIÓN

La normatividad aplicable, será la que se encuentre vigente a la fecha de la invitación, incluso si entre la fecha de ésta y el plazo máximo señalado para recibir las propuestas, se modifica o deroga alguna disposición normativa aplicable.

Sólo se exceptúa de lo anterior, aquello que por expresa disposición de la ley nueva, deba ser aplicado a las invitaciones en curso. La ley aplicable al contrato será la vigente al momento de su celebración.

1.5. CONFLICTOS DE INTERÉS

Antes de presentar su propuesta, el interesado deberá verificar que no se encuentre incurso dentro de las políticas de conflicto de intereses previstas en el Código de Buen Gobierno Corporativo de FIDUCOLDEX que se encuentra en la página de Internet xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx

1.6. NATURALEZA DE LA INVITACIÓN A PROPONER

Este documento contiene exclusivamente una Invitación a presentar ofertas a PROCOLOMBIA y en ningún caso podrá considerarse como una oferta o propuesta de contrato formulada por PROCOLOMBIA.

PROCOLOMBIA decidirá si acepta una propuesta según las reglas generales contenidas en el Código de Comercio, PROCOLOMBIA no estará obligada a contratar con ninguno de los proponentes que presenten propuestas en virtud de estos términos de referencia.

1.7. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

La información que conozcan los proponentes en virtud del presente proceso se destinará única y exclusivamente para los efectos de la presente invitación y según el caso, para la selección, suscripción y ejecución del respectivo contrato.

1.8. NEGOCIACIÓN

Si lo considera conveniente, FIDUCOLDEX - PROCOLOMBIA podrá realizar una etapa de negociación con los proponentes que hayan cumplido los requisitos mínimos exigidos en la presente invitación, empezando con el

proponente que cumpliendo todos los requisitos habilitantes haya obtenido la mayor calificación de conformidad a lo establecido en el Manual de Contratación del fideicomiso, con el fin de obtener las condiciones más favorables para PROCOLOMBIA.

1.9. COSTOS Y ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA

Serán a cargo del proponente todos los costos asociados a la preparación y elaboración de su propuesta, así como los que indirectamente se causen con ocasión de su presentación y eventual suscripción del contrato, como pólizas, fotocopias, etc.

1.10. IMPUESTOS Y DEDUCCIONES

Al formular la propuesta, el proponente acepta que estarán a su cargo todos los impuestos, tasas y contribuciones establecidos por las diferentes autoridades nacionales, departamentales o municipales, durante el presente proceso y la ejecución del contrato que eventualmente se llegare a suscribir.

1.11. NO MODIFICACIÓN DE LA PROPUESTA Y ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE LA INVITACIÓN

Una vez presentada la propuesta en los términos indicados en esta invitación y vencida la fecha y hora de cierre de la invitación, la propuesta no se podrá modificar, ni se podrá adjuntar ningún tipo de información adicional, a menos que lo haya requerido expresamente PROCOLOMBIA. La presentación de la propuesta implica que el proponente acepta todas las condiciones y obligaciones establecidas en estos Términos de Referencia.

El proponente utilizará y diligenciará la totalidad de los formatos y/o anexos que se suministren, sin modificar su tenor literal y/o su sentido.

1.12. DOCUMENTOS Y PRELACIÓN

Son documentos de la invitación a proponer todos sus anexos, si los hubiere y todas las Adendas que

FIDUCOLDEX - PROCOLOMBIA expida con posterioridad a la fecha de publicación del presente documento. En caso de existir contradicciones entre los documentos mencionados se seguirán las siguientes reglas:

a) Si existe contradicción entre un Anexo y los Términos de Referencia, prevalecerá lo establecido en los Términos.

b) Siempre prevalecerá la última Adenda publicada sobre cualquier otro documento.

c) En caso de contradicción en los Términos de Referencia, sus Adendas y el contrato, prevalecerá lo establecido en el contrato.

1.13. EXCLUSIÓN Y LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD PRECONTRACTUAL

FIDUCOLDEX - PROCOLOMBIA no será responsable por ningún daño causado a los posibles proponentes durante la etapa precontractual.

1.14. VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA

El Proponente está obligado a responder por la veracidad de la información entregada por él durante el proceso de selección. FIDUCOLDEX - PROCOLOMBIA, de conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política, presume que toda la información que el Proponente presente para el desarrollo de esta invitación es veraz y corresponde a la realidad. No obstante, FIDUCOLDEX - PROCOLOMBIA se reserva el derecho de verificar toda la información suministrada por el Proponente.

1.15. IDIOMA DE LA PROPUESTA

La propuesta, sus anexos, correspondencia y todos los documentos intercambiados entre los proponentes y FIDUCOLDEX - PROCOLOMBIA, deberán estar escritos en idioma español.

1.16. RESERVA EN DOCUMENTOS

En caso de que el proponente considere que algún documento de su propuesta goza de reserva legal, deberá manifestarlo por escrito y soportarlo conforme a las normas legales que le brindan tal carácter.

1.17. CORRECCIONES, ACLARACIONES, MODIFICACIONES Y RETIRO DE LA PROPUESTA:

Los proponentes podrán adicionar, modificar o retirar sus propuestas, siempre y cuando ello se haga con anterioridad a la fecha y hora prevista para el cierre de esta Invitación. Las modificaciones y/o adiciones a las propuestas deberán ser presentadas por quien suscribe la Carta de Presentación de la misma, quien deberá tener el carácter de Representante Legal de la persona jurídica del proponente, que figure en el Certificado de Existencia y Representación Legal que se haya acompañado a la propuesta.

1.18. DEFINICIONES

Donde quiera que, en los documentos de la presente Invitación y del contrato que se suscriba con ocasión de la misma, se encuentren los siguientes términos, tendrán el significado que se asigna a continuación:

1.18.1. DEFINICIONES GENERALES

ACEPTACIÓN DE LA PROPUESTA: Es la decisión en virtud de la cual se determina la propuesta que se selecciona y la autorización del respectivo contrato.

CÓMPUTO DE TÉRMINOS: Para efectos de la presente Invitación, se aclara que los términos expresados en días y horas se computarán desde la hora en que inicia el término y vencerán el último segundo de la hora inmediatamente anterior a la fecha y hora fijada para la respectiva actuación.

Cuando la prórroga de los términos conlleve fracciones de día, se tendrá en cuenta que éstas se contarán a partir del segundo siguiente al vencimiento del respectivo término y que cada día calendario conlleva 9 horas hábiles, entre las 8:00 a.m. y las 5:00 p.m.

CONTRATISTA: Será la persona con quien FIDUCOLDEX - PROCOLOMBIA, celebre el contrato autorizado para ejecutar las actividades o prestar el servicio que se requiere para la consecución de la finalidad de la presente Invitación. El contratista deberá acoger en su integridad las decisiones que adopte FIDUCOLDEX - PROCOLOMBIA. Ni el contratista ni las personas contratadas por él adquirirán vínculo laboral alguno con FIDUCOLDEX - PROCOLOMBIA y/o con la Fiduciaria.

CONTRATO: Es el instrumento legal autorizado, suscrito y aceptado por FIDUCOLDEX - PROCOLOMBIA y el Contratista, para ejecutar el objeto y obligaciones allí contenidas, el cual será ley para las partes

DÍA CORRIENTE O DÍA CALENDARIO: Es cualquier día del calendario, entendido como el espacio de tiempo de 24 horas, sin tener en cuenta si se trata de un día hábil o inhábil

DÍA HÁBIL: Es cualquier día comprendido entre el lunes y el viernes de cada semana entre las 8:00 a.m. y las 5:00 p.m., excluyendo de éstos los días festivos determinados por ley en la República de Colombia. En el evento en que la fecha en que finalice un plazo establecido en esta Invitación resulte ser un sábado x xxxxxxx u otro día inhábil, el último día de tal período o la fecha correspondiente, se trasladará al día hábil siguiente.

DISCREPANCIA: Diferencia entre la información, manifestación o documentos presentados en la propuesta y los requerimientos contenidos en la presente Invitación, verificados por el respectivo evaluador.

DOCUMENTO IDÓNEO: El documento expedido por instituciones autorizadas de conformidad con la legislación colombiana para impartir educación formal o el equivalente en otros Países o a través del cual se acredita una situación particular.

PROPONENTE: Es la persona jurídica que, en forma individual, presenta dentro de la oportunidad señalada para el efecto, una propuesta u oferta.

PROPUESTA: Es el ofrecimiento u oferta formulada por el Proponente en respuesta a la Invitación.

PROPUESTAS PARCIALES: No se aceptarán propuestas parciales para esta invitación, esto es, todos los servicios requeridos deben estar incluidos en la propuesta presentada por los oferentes.

PROPUESTAS CONDICIONALES O PLURALES: No podrán señalarse condiciones diferentes a las establecidas en la presente Invitación. En caso de que la propuesta formule condiciones diferentes a las establecidas, se tendrán por no escritas. Sólo se tendrán en cuenta las variables indicadas en la presente invitación para la evaluación de las ofertas. Sin embargo, si se ofrecen ventajas técnicas y/o económicas de los servicios propuestos y se suscribe contrato con el proponente respectivo, éste quedará obligado a cumplir con

TODO lo ofrecido. Estos ofrecimientos adicionales no supondrán una modificación o alteración a los parámetros esenciales establecidos en la Invitación a proponer, principalmente, a los factores de ponderación y escogencia.

TÉRMINOS DE REFERENCIA: Son los documentos que contienen y conforman las disposiciones de obligatorio cumplimiento para los proponentes, para el contratista y para FIDUCOLDEX - PROCOLOMBIA. Vencida la oportunidad para la modificación o la aclaración de dichos documentos, los mismos serán aplicables tal y como fueron expedidos.

INVITACIÓN: Es la convocatoria a personas determinadas o no, a participar con una propuesta con miras a aceptar aquella que resulte más favorable, e inclusive si ninguna resulta serlo, no aceptar la(s) propuesta(s) presentada(s); en todo caso quien formula esta Invitación puede aceptar o no la(s) propuesta(s) presentada(s), y en el evento de no ser aceptada(s), no habrá lugar a reclamo o indemnización alguna para quienes presenten propuestas. FIDUCOLDEX - PROCOLOMBIA no estará obligada a contratar con ninguno de los proponentes que presenten propuestas en virtud de esta invitación a proponer. La presente Invitación es ley para las partes.

Este documento contiene exclusivamente una invitación a presentar ofertas a FIDUCOLDEX - PROCOLOMBIA y en ningún caso podrá considerarse como una oferta o propuesta de contrato formulada por FIDUCOLDEX - PROCOLOMBIA.

CAPITULO 2

CONDICIONES DEL SERVICIO A CONTRATAR EN LA INVITACIÓN

2.1. OBJETO

La Fiduciaria Colombiana de Comercio Exterior S.A. FIDUCOLDEX, sociedad de servicios financieros de economía mixta indirecta obrando como vocera del Fideicomiso PROCOLOMBIA, está interesada en recibir propuestas para seleccionar al proponente que preste los servicios de supervisión contractual y la eventual interventoría de obras al: (i) contrato de cesión del aprovechamiento económico del Centro de Convenciones xx Xxxxxxxxx; (ii) contrato de inversión, operación y mantenimiento del Centro de Convenciones xx Xxxxx, y eventual Interventoría para las obras que allí se realicen.

2.2. DESCRIPCIÓN Y ALCANCE TECNICO DEL OBJETO

A continuación, se relacionan los requerimientos técnicos mínimos de obligatorio cumplimiento que la propuesta debe contemplar:

2.2.1 SUPERVISION Los contratos sobre los cuales se debe ejercer supervisión son los siguientes:

⮚ No. 061/2007 suscrito con Hoteles Estelar S.A.

Objeto: inversión, operación y mantenimiento del complejo Turístico Hotel y Centro de Convenciones Paipa Hotel, cuyo término de ejecución es hasta el año 2027.

⮚ No. 124/2010 suscrito con el Grupo Heroica SAS

Objeto: cesión del aprovechamiento económico del Centro de Convenciones Cartagena de Indias Xxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxx, para que el contratista adelante por su cuenta y riesgo, la administración, operación, inversión y mantenimiento del mismo, cuyo término de ejecución es hasta el año 2030.

Los demás datos de los contratos que sean requeridos se entregarán al proponente adjudicado.

Para el adecuado y satisfactorio cumplimiento del objeto a contratar, el proponente deberá observar y cumplir las condiciones descritas a continuación, y para tal efecto deberá ofrecerlo y señalarlo en su propuesta técnica así:

a. Efectuar seguimiento y control durante la ejecución del (i) contrato de cesión del aprovechamiento económico del Centro de Convenciones xx Xxxxxxxxx; (ii) contrato de inversión, operación y mantenimiento del Centro de Convenciones xx Xxxxx.

b. Ejecutar actividades de articulación y coordinación para cada contrato.

c. Llevar a cabo reuniones trimestrales con los contratistas para hacer seguimiento a la ejecución de los contratos, de los cuales deben levantarse actas con los temas tratados, los compromisos y responsabilidades.

d. Realizar visitas de campo trimestrales con corte a (marzo, junio, septiembre y diciembre) con el fin de verificar la ejecución de la operación, planes de inversión, reparaciones y mantenimientos de los Centros de Convenciones de lo cual debe dejar registros documentales y en los casos que aplique anexar registros fotográficos

e. Adoptar las medidas de control que garanticen la ejecución de los objetos contractuales, hacer recomendaciones a los contratistas para el cabal cumplimiento de las obligaciones a su cargo y solicitar la información que considere necesaria para el adecuado cumplimiento de los contratos

f. Llevar el control de los planes anuales de inversión, que van con cargo a los Fondos de Reposición establecidos para cada Centro de Convenciones y hacer las observaciones y recomendaciones que considere necesarias.

g. Llevar el control de los ingresos que por efecto de remuneración debe percibir FIDUCOLDEX –

PROCOLOMBIA, de conformidad a lo pactado en cada uno de los contratos de los operadores.

h. Atender las solicitudes de los Contratistas operadores de los Centros de Convenciones y darle al interior de FIDUCOLDEX - PROCOLOMBIA el trámite que corresponda.

i. Verificar las solicitudes de inversiones y mantenimientos a los inmuebles que presenten los operadores, con recursos que van a cargo de los Fondos de reposición establecidos para cada Centro de Convenciones, priorizando los mismos de conformidad con los recursos disponibles,

j. hacer las observaciones y recomendaciones del caso, emitir su concepto y presentarlo para la aprobación de FIDUCOLDEX – PROCOLOMBIA

k. Pronunciarse sobre el cumplimiento y/o incumplimientos de los objetos contractuales y obligaciones a cargo de los contratistas que operan los Centros de Convenciones

l. Hacer seguimiento a la constitución, modificación y renovación de las pólizas o garantías requeridas en los contratos de los operadores de los Centros de Convenciones, validar, aprobar su contenido y remitirlo a FIDUCOLDEX – PROCOLOMBIA.

m. Llevar el control y validar los pagos de la contraprestación efectuados a FIDUCOLDEX - PROCOLOMBIA por los contratistas operadores de los Centros de Convenciones con la ejecución de los objetos contractuales respectivos.

n. Hacer las observaciones y recomendaciones a los contratistas operadores de los Centros de Convenciones por escrito con copia a FIDUCOLDEX como vocera y administradora del Fideicomiso PROCOLOMBIA.

o. Elaborar y suscribir:

i) El acta de inicio cuando así se establezca en los contratos de operación de los Centros de Convenciones;

ii) El acta de recibo de los bienes y servicios según sea el caso;

iii) Actas de las reuniones que se desarrollen durante la ejecución de los contratos;

iv) Acta de avance de las actividades legales, operativas, administrativas y financieras entre otras realizadas en su calidad de Supervisor.

v) Actas de solicitud y justificación de eventuales modificaciones, prórrogas o adiciones, entre otras de los contratos de operación.

p. Elaborar trimestralmente (con corte a marzo, junio, septiembre y diciembre) los informes de supervisión que verifiquen e informen sobre el cumplimiento de las obligaciones contractuales de los contratistas operadores de los Centros de Convenciones y aportarlos a FIDUCOLDEX como vocera del Fideicomiso PROCOLOMBIA. Los informes de supervisión deberán contener como mínimo la siguiente información:

• Número del contrato

• Contratista – (Operador)

• Alcance o cobertura del informe presentado

• Período supervisado

• Informe sobre aspectos legales, operativos y financieros del período supervisado

• Informe de seguimiento a la ejecución del fondo de reposición conforme a las condiciones del contrato y sus recomendaciones

• Recomendaciones de los aspectos a mejorar en el desarrollo del contrato

• Seguimiento a planes de mejora acordados con el contratista

• Certificación de cumplimiento contractual y financiero por parte del contratista (informar específicamente los incumplimientos si los hubiere)

q. Recomendar y tramitar con la suficiente anticipación mínimo de sesenta días la suscripción de prórrogas, adiciones o modificaciones, previa justificación de los motivos en que se fundamenta para los contratos de operación de los Centros de Convenciones.

r. En ningún caso podrá exonerar a los contratistas (Operador) del cumplimiento o responsabilidad derivada de las obligaciones adquiridas contractualmente o por disposición legal, ni tampoco modificar unilateralmente los términos de los contratos de operación suscritos por Fiducoldex vocera y administradora del Fideicomiso PROCOLOMBIA.

s. Solicitar las liquidaciones de los contratos cuando fuere el caso (De aprovechamiento económico y de Operación) a la Vicepresidencia de Negocios Especiales de FIDUCOLDEX como vocera y administradora de Fideicomiso PROCOLOMBIA una vez terminados, siempre que cumplan los requisitos señalados para la misma, gestionándose de forma oportuna.

t. Elaborar y suscribir los respectivos informes finales, que deberán adjuntarse a la solicitud de liquidación de los contratos mencionada anteriormente.

u. Suscribir el acta de liquidación de los contratos de operación de los Centros de Convenciones, previa revisión y aprobación por parte de FIDUCOLDEX – PROCOLOMBIA

v. Las demás que se requieran para la correcta supervisión de la ejecución de los contratos objeto de la Supervisión, además de las contempladas en el manual de supervisión de PROCOLOMBIA.

2.2.2 EVENTUAL INTERVENTORIA

En el evento que alguno de los Centros de Convenciones requiera algún tipo de obra civil y equipamiento ,el proponente deberá garantizar que tiene la capacidad técnica, administrativa, financiera, contable y jurídica para

, ofrecer y garantizar que cuenta con el personal idóneo y capacitado, con conocimientos para realizar actividades de interventoría especializada a proyectos de inversión (obras civil, mejoras y adquisiciones para desarrollar las anteriores actividades), para lo cual de llegarse a presentar, FIDUCOLDEX - PROCOLOMBIA asignará el presupuesto adicional necesario para realizar la interventoría técnica, administrativa, financiera, contable y jurídica a los Centros de Convenciones, cuyas actividades a desarrollar serían las siguientes:

a. Etapa Pre - Contractual: Presentar para estudio del Fideicomiso PROCOLOMBIA, la propuesta de interventoría en donde esté la definición del alcance con relación a la obra civil a realizar objeto de interventoría. De igual forma presentar el personal idóneo que cumpla con los requerimientos técnicos y legales solicitados por FIDUCOLDEX – PROCOLOMBIA en su momento para el desempeño de la labor de interventoría.

b. Control de la Interventoría: Definir las actividades necesarias de monitoreo, control y seguimiento permanente a la ejecución de la obra civil y equipamiento del Centros de Convenciones que así lo requiera.

c. Planeación de la Interventoría: Realizar la planificación adecuada disponiendo de los recursos suficientes para evaluar los riesgos de la obra, priorizar las acciones de control, determinar los medios e instrumentos más apropiados para vigilar el desarrollo de la obra y el cumplimiento de las obligaciones del Contratista que ejecuta la obra civil.

d. Ejecución de la Interventoría: Realizar la interventoría manteniendo de manera permanente informado a FIDUCOLDEX - PROCOLOMBIA sobre la ejecución de la obra, desarrollando entre otras las siguientes actividades:

• Revisar los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato de obra civil.

• Revisar las garantías que se expidan en la ejecución del contrato de obra civil.

• Exigir y revisar los permisos, licencias, trámites y demás necesarios para adelantar obras civiles

• Registrar la información básica del contrato de obra y su ejecución.

• Ejercer control y vigilancia sobre la ejecución contractual de contrato vigilado para verificar el cumplimiento de las condiciones pactadas en el mismo;

• Practicar los procedimientos técnicos y de interventoría para controlar el cumplimiento del objeto del contrato y las obligaciones del Contratista.

• Solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo del contrato de obra civil, objeto de la interventoría. Asimismo, impartirá instrucciones al contratista y hará recomendaciones encaminadas a lograr la correcta ejecución del contrato

• Advertir oportunamente sobre los riesgos que puedan afectar la correcta ejecución del contrato de obra y tomar las medidas necesarias para mitigarlos;

• Administrar y custodiar los documentos relacionados con la interventoría.

• Ajustar el plan de interventoría cuando se requiera.

• Aprobar rechazar oportuna de forma justificada el recibo de bienes objeto del contrato de obra;

• Xxxxxx, asistir y asesorar a FIDUCOLDEX – PROCOLOMBIA en todos los asuntos que surjan durante la ejecución de las obras objeto del contrato de obra civil, suministrando oportuna información sobre los mismos, preparando los documentos que se requieran, rindiendo conceptos y evaluaciones sobre la materia.

• Informar a FIDUCOLDEX – PROCOLOMBIA de posibles incumplimientos del proveedor contratista del contrato de obra y elaborar presentar los soportes correspondientes.

• Verificar el cumplimiento de las obligaciones del contratista en materia de seguridad social salud ocupacional, planes de contingencia, normas ambientales, cualquier otra norma aplicable de acuerdo con la naturaleza del contrato.

• Revisar que las personas que conforman el equipo del contratista cumplan las condiciones ofrecidas de acuerdo con lo previsto en el contrato exigir su reemplazo en condiciones equivalentes cuando fuere necesario.

• Elaborar la documentación el soporte necesario frente la necesidad de hacer efectivas las garantías del contrato.

• Revisar los documentos necesarios para efectuar los pagos al contratista, incluyendo el recibo satisfacción de los bienes servicios objeto del contrato

• Documentar los pagos ajustes que se hagan al contrato y controlar el balance presupuestal del contrato para efecto de pagos de liquidación del mismo

PARÁGRAFO PRIMERO: Debido a que la prestación del servicio de Interventoría será eventual, esta se cotizará únicamente en caso de requerirse.

PARÁGRAFO SEGUNDO: PROCOLOMBIA se reserva el derecho de no contratar el servicio de Interventoría con el proveedor que resulte adjudicatario en esta invitación, en caso de encontrar proveedores que ofrezcan mejores condiciones tanto técnicas como económicas en el mercado.

PARÁGRAFO TERCERO: PROCOLOMBIA se reserva el derecho de solicitar pólizas que amparen los riesgos del ejercicio profesional en el eventual servicio de Interventoría.

2.2.3. Presentar un cronograma que contemple los tiempos de transición y puesta en marcha de los servicios contratados, teniendo en cuenta que la fecha aproximada de inicio de los servicios será el 10 xx xxxxx de 2020 (se debe estimar dentro del cronograma mínimo 15 días de empalme con el actual proveedor previo al inicio del contrato).

2.2.3.1 Descripción de la Metodología

El oferente debe describir detalladamente la metodología de la supervisión que utilizará para la prestación de los servicios para cada uno de los contratos.

2.3 ENTREGABLES

Entregar un informe trimestral por cada Centro de Convenciones, el cual debe contener: los aspectos más importantes evaluados en temas jurídicos, operativos, financieros y administrativos durante el proceso de revisión de acuerdo con el cronograma de actividades.

2.4. DURACIÓN

La propuesta para la selección de los servicios debe presentarse para ser ejecutada por el término de hasta veinticuatro (24) meses. Así mismo, el plazo podrá ser prorrogado de común acuerdo por las partes o terminado de manera anticipada por PROCOLOMBIA en cualquier tiempo, dando aviso por escrito de tal hecho al CONTRATISTA, previo reconocimiento y pago por los servicios prestados, sin que por este hecho genere obligación alguna de indemnizar o bonificar al PROPONENTE.

2.5. PRESUPUESTO

El presupuesto con el que cuenta PROCOLOMBIA para la ejecución del contrato que resulte con ocasión de esta Invitación, es hasta la suma de CIENTO CUARENTA MILLONES CIENTO DIECISEIS MIL PESOS M/CTE ($140.116.000) incluidos todos los impuestos y gravámenes a que haya lugar.

2.6. CRONOGRAMA DEL PROCESO

DESCRIPCIÓN	FECHA	LUGAR
Publicación Términos de referencia	9 de diciembre de 2019	Página web xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx
Solicitud de aclaraciones y/o observaciones	Desde la apertura hasta el 8 de enero de 2020	Correo electrónico xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx Xxxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx
Respuestas a preguntas y/o aclaraciones	17 de enero de 2020	Página web xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx
Cierre de la Invitación y entrega de propuestas	28 de enero de 2020 a las 3:00 p.m.	Xxxxx 00 Xx. 00 X - 00 Xxxx 0, Xxxxxx X.X.
Publicación de la adjudicación	10 de febrero de 2020	Página web xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx

2.7. CORRESPONDENCIA

Toda la correspondencia que se genere con ocasión de la presente Invitación, incluida la presentación de la propuesta, deberá ser entregada directamente en la siguiente dirección: Fiduciaria Colombiana de Comercio Exterior S.A. Fiducoldex, Calle 28 No. 13 A 24 Piso 6° Torre B Edificio Museo del Parque de Bogotá D.C.

La correspondencia relacionada con preguntas, observaciones y las respuestas cuando así se autorice, deberá ser remitida simultáneamente a los siguientes correos electrónicos:

Xxxxx Xxxxxxxx – Abogado - xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx

Niger Xxxxx Xxxxxxxx Lacera - Profesional Jurídico Senior - xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx - Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx – Asesor Senior – Xxxxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx

Las solicitudes de aclaraciones que formule FIDUCOLDEX-PROCOLOMBIA a los proponentes, se efectuarán a través de los correos electrónicos suministrados por el proponente en su propuesta, por lo que se recomienda anotar en forma clara y legible esta información.

Cualquier comunicación que envíen los posibles proponentes, deberán dirigirla de la siguiente manera:

Señores: FIDUCOLDEX S.A.

Xxxxx 00 # 00 X 00 Xxxx 0x Xxxxx X Xxxxxx X.X., Xxxxxxxx

INVITACIÓN No:

OBJETO:

PROPONENTE:

CORREO ELÉCTRONICO:

2.8. CIERRE DE LA INVITACIÓN:

El día de cierre de la presente Invitación, se recibirán las propuestas hasta las 3:00 p.m. Se debe tener en cuenta que la hora señalada corresponde a la que contenga el sistema de radicación de Fiducoldex ubicada en la Calle 28 No. 13 A - 24 Piso 6° Torre B Edificio Museo del Parque de Bogotá D.C., y es responsabilidad del proponente llegar con la suficiente antelación para la radicación de su propuesta en tiempo.

PROCOLOMBIA se reserva el derecho de cerrar anticipadamente la presente invitación y de rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los participantes y sin indemnizar ningún tipo de perjuicio o asumir costo alguno que con tal cierre o rechazo se pudiera generar a alguna de las entidades que presentaron postulación.

En caso de cierre anticipado se evaluarán exclusivamente las postulaciones presentadas hasta la fecha de cierre que se establezca en la citada publicación.

2.9. MODIFICACIONES Y ADENDAS A LOS TÉRMINOS DE LA INVITACIÓN

Toda modificación a los Términos de Referencia se hará mediante ADENDAS enumeradas, las cuales formarán parte integral de los mismos y serán publicadas en la página web de Fiducoldex xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx.

Todas las adendas deberán ser tenidas en cuenta por los Proponentes al formular su propuesta y formarán parte de estos Términos de Referencia.

2.10. PRESENTACIÓN Y ENTREGA DE LAS PROPUESTAS

La propuesta deberá estar firmada por el representante legal de la persona jurídica, o por su apoderado debidamente facultado, evento en el cual se debe anexar el original del poder donde se especifique que se otorga poder para presentar la propuesta.

La propuesta deberá ser presentada en físico con todos los documentos que la componen junto con su propuesta técnica y económica, incluyendo todos los archivos y anexos.

La propuesta debe presentarse y radicarse dentro del término previsto en el cronograma antes mencionado y en el siguiente horario: desde las 9:00 a.m. hasta las 4:00 pm, salvo el día de cierre de la presente Invitación, en el que se recibirán y radicarán las propuestas hasta las 3:00 p.m.

De igual manera se podrán radicar las propuestas a través de correo postal o courier: Para estas propuestas que se remitan a través de servicio de correo postal o courier, la hora y fecha de radicado que conste en el sello o guía que para tales efectos otorgue la oficina de correo correspondiente como constancia de su radicación para envío NO PODRÁ SER SUPERIOR AL PLAZO ESTABLECIDO PARA EL CIERRE EN EL NUMERAL 2.6

CRONOGRAMA DEL PROCESO de estos términos de invitación.

La propuesta física debe estar precedida del índice o tabla de contenido donde se especifique los números de página donde se encuentra la información y los documentos requeridos en los términos de esta Invitación Abierta. Igualmente deberá, presentarse íntegramente foliada por hoja, desde el primer folio incluidas las hojas en blanco y legajada en el mismo orden en que se solicita, en sobres separados, cerrados y rotulados en los términos indicados anteriormente.

Cualquier enmendadura en la propuesta o en los documentos que la acompañan deberá ser confirmada o validada con la firma del proponente.

No se aceptan propuestas enviadas por correo electrónico, fax o cualquier otro medio que específicamente no se autorice en la presente invitación, ni las que sean radicadas con posterioridad a la hora de la fecha de cierre.

Sobre el particular, se precisa que Fiducoldex actuando como vocera del P.A. PROCOLOMBIA, no se hace responsable por la pérdida, deterioro o llegada extemporánea de la documentación remitida a través de servicio de correo postal o Courier.

La propuesta deberá tener una validez mínima de tres (3) meses contados a partir de la presentación de la misma.

Se recomienda a los proponentes llegar con anticipación al edificio, teniendo en cuenta que para el acceso al mismo se debe cumplir con controles de seguridad y que la Fiduciaria se encuentra ubicada en el piso 6, lugar donde se recibirán las propuestas.

Cualquier información adicional que el proponente considere necesario presentar, debe incluirla o adjuntarla a la Propuesta que entregue de acuerdo con las fechas establecidas para el cierre de la invitación.

Una vez radicada la Propuesta en la oficina de correspondencia y cerrada la invitación y entrega de propuestas, ésta no se podrá modificar, ni se podrá adjuntar ningún tipo de información adicional, a menos que lo haya requerido expresamente de oficio PROCOLOMBIA. La presentación de la Propuesta implica que el proponente acepta todas las condiciones y obligaciones establecidas en los Términos de Referencia.

Corresponde a todo Proponente efectuar los estudios y verificaciones que considere necesarios para la formulación de la Propuesta, incluyendo sin limitarse, a los estudios técnicos, contables, tributarios, entre otros; asumiendo todos los gastos, costos, impuestos y riesgos que ello implique, que no serán reembolsados en ningún caso y bajo ningún concepto.

La presentación de una Propuesta implicará que el Proponente realizó los estudios, análisis y valoraciones pertinentes para prepararla y, por lo mismo, no se reconocerá sobrecosto alguno derivado de deficiencias en ellos.

La fecha y hora de cierre no se modificará o aplazará, salvo que PROCOLOMBIA lo considere conveniente. La ampliación del plazo se dará a conocer mediante adenda que se publicará en xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx antes de la fecha de cierre.

NOTA UNO: Para proceder con la adjudicación, el proponente debe cumplir con la Etapa de Conocimiento de no Cliente, allegando la información y documentos conforme lo establece este numeral y el instructivo Anexo 3.2.7.1 y los requerimientos que le sean realizados, so pena que su propuesta sea rechazada. El proponente debe cumplir con este requisito. De no allegarse la información requerida y/o no cumplir con las políticas de conocimiento de no cliente, su propuesta no podrá ser adjudicada.

NOTA DOS: Los proponentes, entendidos como las personas jurídicas y las personas naturales que la integran, serán objeto de verificación en las listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con las Circulares expedidas por la Superintendencia Financiera y el Manual SARLAFT de FIDUCOLDEX – PROCOLOMBIA. El Representante Legal del proponente persona jurídica, y de cada uno de los integrantes del

Consorcio o Unión Temporal, deben diligenciar, firmar y colocar huella al Formato, y adjuntar además los documentos que allí se relacionan.

NOTA TRES: POLÍTICAS DE VINCULACIÓN: Fundaciones u organizaciones sin ánimo de lucro Para la vinculación de este tipo de terceros sean clientes, contrapartes, proveedores o en los procesos de contratación derivada, adicional al proceso de solicitud de vinculación deberán anexar una certificación firmada por Representante Legal y/o Revisor Fiscal en la que indique cuáles son sus protocolos de debida diligencia para la prevención del riesgo de LA/FT en la canalización u origen de los recursos o en el caso que aplique deberán certificar que cuenta con un sistema implementado de gestión de prevención de riesgo xx Xxxxxx de Activos y Financiación del Terrorismo.

PROPUESTAS PARCIALES: No se aceptarán propuestas parciales para esta invitación.

PROPUESTAS CONDICIONALES O PLURALES: No podrán señalarse condiciones diferentes a las establecidas en la presente Invitación. En caso de que la propuesta formule condiciones diferentes a las establecidas, se tendrán por no escritas. Sólo se tendrán en cuenta las variables indicadas en la presente invitación para la evaluación de las ofertas. Sin embargo, si se ofrecen ventajas técnicas y/o económicas de los servicios propuestos y se suscribe contrato con el proponente respectivo, éste quedará obligado a cumplir con TODO lo ofrecido. Estos ofrecimientos adicionales no supondrán una modificación o alteración a los parámetros esenciales establecidos en la Invitación a proponer, principalmente, a los factores de ponderación y escogencia.

2.11. INTERPRETACIÓN Y ACEPTACIÓN DE LA INVITACIÓN:

El participante deberá examinar todas las instrucciones, condiciones, especificaciones, formularios, anexos, Adendas y documentos aclaratorios que hagan parte de esta Invitación, todo lo cual constituye la fuente de información para la elaboración de la propuesta.

Todos los documentos de la invitación se complementan mutuamente, de tal manera que lo indicado en cada uno de ellos se entenderá como indicado en todos.

El hecho que el proponente no se informe y documente debidamente sobre los detalles y condiciones bajo las cuales será ejecutado el objeto de la presente invitación, no se considerará como fundamento válido de futuras reclamaciones.

El proponente declara que ha recibido toda la información necesaria para elaborar su propuesta y que asume las consecuencias negativas que puedan seguirse de no haber solicitado información complementaria a PROCOLOMBIA en las oportunidades señaladas en esta invitación. Esta declaración se entiende hecha por el solo hecho de presentar la respectiva propuesta.

El proponente deberá elaborar la propuesta de acuerdo con lo establecido en estos términos y anexar la documentación exigida.

2.12. PLAZO DE LA INVITACIÓN:

El plazo de la Invitación será el señalado en el cronograma. Dentro del plazo de la Invitación, se podrán efectuar modificaciones a los términos de esta, salvo las modificaciones al cronograma del proceso, que podrán realizarse mediante adenda en cualquier momento antes de la adjudicación o declaratoria de desierta.

2.13. PRÓRROGA DE LOS PLAZOS DE INVITACIÓN:

Cuando lo estime conveniente PROCOLOMBIA, el plazo de entrega de las propuestas de la presente Invitación podrá prorrogarse antes de su vencimiento. En este caso dicha prórroga se comunicará a través de la página web de FIDUCOLDEX, informándose la modificación del calendario de la invitación mediante Adenda.

2.14. EL PROCESO DE PRESENTACIÓN, EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN

El proceso de presentación, evaluación y adjudicación de la presente invitación se llevará a cabo de la siguiente manera:

I. Los proponentes interesados en participar deberán radicar sus propuestas en el tiempo establecido en el numeral 2.10.

II. Una vez recibidas las propuestas, se adelantará la apertura de sobres en donde se levantará un Acta suscrita por los funcionarios de FIDUCOLDEX-PROCOLOMBIA que participen en ella, donde se consignará los nombres de los proponentes, los retiros de propuestas si los hubiere, los aspectos que permitan identificar las propuestas, tales como valor de la propuesta económica, nombre del proponente, del representante legal, garantía de seriedad, entre otros.

III. FIDUCOLDEX - PROCOLOMBIA procederá a verificar el cumplimiento de los requisitos y documentos

jurídicos, financieros y técnicos que se hayan previsto como habilitantes en la presente invitación.

IV. Las propuestas que hayan sido habilitadas por el cumplimiento de los requisitos jurídicos, financieros y técnicos previstos como habilitantes en estos Términos de Referencia, serán evaluadas según los criterios de evaluación establecidos en estos TDR.

V. Se publicará en la página web xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx los resultados del proceso conforme al cronograma establecido para tal fin.

2.15. SOLICITUDES DE ACLARACIÓN O COMPLEMENTACIÓN Y SUBSANABILIDAD

De considerarlo necesario, PROCOLOMBIA podrá solicitar aclaraciones o complementaciones a la propuesta, respecto de cualquiera de los requisitos mínimos habilitantes y demás documentación de la misma, ya sea porque no encuentra claridad en algún tema o para subsanarla. En la solicitud concederá un plazo para las respuestas y si fuere necesario podrá aplazarse la adjudicación, previa información a todos los proponentes. En ningún caso la aclaración o complementación podrá dar lugar a modificar el alcance inicial de la propuesta, mejorarla, ni acreditar requisitos o condiciones adquiridas con posterioridad al cierre del proceso de selección. Igualmente podrá solicitar aclaraciones en aspectos de la propuesta económica, pero únicamente para la corrección de errores de trascripción, numéricos, matemáticos o formales. En ningún caso la aclaración podrá dar lugar a

modificar el alcance inicial de la propuesta, mejorarla, ni acreditar requisitos o condiciones adquiridas con posterioridad al cierre del proceso de selección.

En caso de que el proponente no presente la aclaración o complementación en el plazo establecido,

PROCOLOMBIA podrá descartar su propuesta y no tenerla en cuenta para ser evaluada o adjudicada.

2.16. RECHAZO DE PROPUESTAS

En los siguientes eventos las propuestas no se evaluarán y serán rechazadas:

a. Cuando existan varias propuestas presentadas por el mismo proponente en el mismo proceso de selección. Solo se aceptará la última propuesta presentada en orden cronológico.

b. Cuando FIDUCOLDEX - PROCOLOMBIA corrobore que la información suministrada por el proponente en alguno de los documentos no es veraz.

c. Cuando en la propuesta presentada no incluya todos los bienes y/o servicios requeridos en los Términos de Referencia.

d. Cuando el proponente no aporte los documentos exigidos en los presentes Términos de Referencia, salvo que se trate de aquellos que pueden requerirse.

En este evento, podrá ser rechazada la propuesta cuando habiendo sido requerido el proponente para aclaraciones o presentación de documentos faltantes por FIDUCOLDEX - PROCOLOMBIA, no los xxxxxxx en debida forma y en el término previsto por éste.

e. Cuando el proponente haya tratado de intervenir, influenciar o informarse indebidamente dentro del presente proceso de contratación, o cuando se presente la propuesta por un medio diferente al previsto en este documento.

f. Cuando el proponente se encuentre reportado en alguna de las listas internacionales vinculantes para Colombia relacionado con el Sistema de Administración del Riesgo xx Xxxxxx de Activos y Financiación del Terrorismo.

g. Cuando el proponente se halle incurso en alguna de las causales de conflicto de intereses establecidas en el Código de Buen Gobierno de FIDUCOLDEX.

h. Cuando fueren descubiertos convenios previos entre los proponentes relacionados con el objeto de la presente Invitación. Se entienden como tales los convenios tendientes a colocar a otros proponentes en condiciones de inferioridad o a limitar o restringir los derechos y prerrogativas de FIDUCOLDEX - PROCOLOMBIA.

i. Cuando sea detectada cualquier causal de disolución o liquidación.

j. Si durante el análisis de las propuestas se encuentra que en ésta se incluyen condiciones diferentes a las establecidas en los términos de esta Invitación.

k. En los demás casos expresamente establecidos en esta Invitación.

NOTA: FIDUCOLDEX S.A. como vocero del Fideicomiso PROCOLOMBIA se reserva el derecho de rechazar aquellas propuestas, donde el proponente tenga controversias jurídicas pendientes por definir con el citado patrimonio autónomo o con Fiducoldex S.A. en posición propia o como vocera de otros fideicomisos.

No obstante, FIDUCOLDEX - PROCOLOMBIA no está obligada a contratar con ninguno de los Proponentes que presenten propuestas en virtud de esta invitación.

2.17. DECLARATORIA DE DESIERTA

La declaratoria de desierta de la presente invitación procederá en cualquiera de los siguientes eventos:

a) No se presenten propuestas,

b) Ninguno de los proponentes cumpla los requisitos habilitantes.

c) Ninguno de los proponentes que han cumplido los requisitos habilitantes, presenten propuesta económica dentro de los parámetros de la invitación.

d) Cuando las propuestas presentadas sean rechazadas conforme a lo indicado en estos Términos.

e) Cuando las propuestas presentadas sean inconvenientes a los intereses de PROCOLOMBIA.

La declaratoria de desierta se comunicará a través de la página web de PROCOLOMBIA, xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx, lo cual se entenderán notificados todos los interesados en la presente Invitación.

CAPITULO 3

3. REQUISITOS HABILITANTES PARA PARTICIPAR

3.1. QUIENES PUEDEN PARTICIPAR:

Las propuestas se pueden presentar bajo alguna de las siguientes modalidades, siempre que cumplan con los requisitos establecidos en los presentes Términos de Referencia y en la ley:

(a) Individualmente, por personas jurídicas nacionales o extranjeras con sucursal en Colombia, que se encuentren debidamente constituidas y registradas, previamente a la fecha de apertura de la Invitación Abierta, y su objeto social debe guardar relación directa con la actividad a contratar.

(b) Conjuntamente mediante Consorcio o Unión Temporal, en cuyo caso deberá estar conformada por personas jurídicas nacionales o extranjeras con sucursal en Colombia, debidamente constituidas, previamente a la fecha de presentación de la propuesta, y el objeto social de cada integrante del Consorcio o Unión Temporal debe guardar relación con la actividad a contratar. Así mismo deberá nombrar un único Representante Legal, quien será el contacto permanente con PROCOLOMBIA. En este caso se tendrá como proponente, para todos los efectos, el grupo conformado por la pluralidad de personas y no las personas que lo conforman individualmente consideradas.

3.2. REQUISITOS DE CARÁCTER JURÍDICO

Los requisitos que se mencionan en este numeral son verificables y como tal se constituyen en un requisito habilitante, y por tanto obligatorio, para la participación en este proceso de contratación.

Capacidad Jurídica: La evaluación de la capacidad jurídica se llevará a cabo por parte de la Dirección de Contratación de FIDUCOLDEX S.A. y corresponde a las actividades tendientes a validar la capacidad jurídica del proponente y su representante legal para presentar la propuesta y celebrar el respectivo contrato en el evento que resulte adjudicado en el proceso de selección.

Para tal efecto la Dirección de Contratación de FIDUCOLDEX S.A. verificará contra el certificado de existencia y representación legal de los proponentes y demás documentos los siguientes aspectos:

(i) Que el objeto social principal del proponente se relacione directamente con el objeto del contrato que se celebre como consecuencia de la adjudicación de la presente invitación.

(ii) La fecha de constitución y la vigencia del proponente, así como las sociedades que lo componen en tratándose de Unión Temporal o Consorcio, esté de acuerdo con lo exigido en los Términos de Referencia.

(iii) Facultades del representante legal para presentar la propuesta y/o contraer obligaciones en nombre de la misma.

Quienes pueden ser proponentes: Xxxxxx participar como proponentes los siguientes:

(i) Ser persona jurídica, nacional o extranjera con sucursal en Colombia con mínimo cinco (5) años de existencia a la fecha de presentación de la propuesta

Persona jurídica extranjera. Podrán participar en esta invitación las sociedades extranjeras en Colombia cuando el proponente sea una sucursal, ya que, en este caso, se entiende la misma persona jurídica1.

1 Las principales características de la sucursal son :

1. No goza de una personería jurídica distinta a la de la sociedad matriz (no tiene personería jurídica propia)

2. La sucursal y la sociedad matriz son la misma persona jurídica y, por lo tanto, la sucursal en ningún caso tiene capacidad legal superior o diferente a la de su oficina principal.

3. La sucursal es una prolongación de la matriz y forma parte de su mismo patrimonio y tiene como fin esencial realizar actividades propias del objeto social de la principal en donde esta última se beneficia o se perjudica por los actos realizados por la sucursal.

Consorcios o uniones temporales. consorcios o uniones temporales. Se entenderá por propuesta conjunta, una propuesta presentada en Consorcio o Unión Temporal con un número plural de integrantes. En tal caso se tendrá como proponente, para todos los efectos, el grupo conformado por la pluralidad de personas y no las personas que lo conforman individualmente consideradas. En el evento de presentarse haciendo uso de alguna de estas figuras tendrán aplicación las siguientes reglas:

• Presentar copia del acuerdo consorcial o documento de la conformación de la unión temporal según el caso en el que expresamente se deberá designar a un representante de los miembros del consorcio o de la unión temporal para todos los efectos de la presentación de la propuesta de la eventual suscripción y ejecución del contrato (en el evento que se les adjudique la invitación).

• No se acepta ninguna limitación de responsabilidad, por lo que la responsabilidad de los miembros será solidaria tanto para la presentación de la propuesta como para la eventual celebración y ejecución del contrato.

• La garantía de seriedad de la oferta y demás garantías que se pidan para la eventual celebración del Contrato, deberán otorgarse por, y para cubrir a todos y cada uno de los integrantes de la unión temporal o consorcio (incluida la misma unión o consorcio), aportándose además el recibo de pago de la prima.

• Cada uno de los miembros del Consorcio o de la Unión Temporal deberá tener capacidad jurídica plena, esto es, como si la presentase de manera independiente del consorciado o aliado, tanto para presentar la propuesta como para celebrar el contrato. En caso de existir limitaciones a las facultades de uno cualquiera de los representantes legales, deberá adjuntarse la respectiva autorización del órgano competente. La carta de presentación de la propuesta deberá presentarse suscrita por el apoderado designado por cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal.

• Las personas jurídicas y los Consorcios y Uniones Temporales deberán tener una duración mínima igual al plazo del contrato y tres (3) años más.

NOTA UNO: Cada uno de los requisitos de experiencia y capacidad financiera podrá acreditarse en su totalidad por uno o por ambos miembros del consorcio o unión temporal.

NOTA DOS: El proponente favorecido debe estar en disponibilidad de iniciar y ejecutar el objeto del contrato de acuerdo con las condiciones acordadas por Xxxxxxxxxx S.A quien actúa como vocera y administradora de PROCOLOMBIA.

3.2.1. Documentos requeridos para la verificación de requisitos habilitantes jurídicos:

3.2.1.1. Carta de presentación de la propuesta (Anexo No. 1)

La propuesta deberá presentarse de acuerdo con el modelo de carta suministrado en esta Invitación (Anexo Nº 1). Ésta deberá ser firmada y presentada en original (no se acepta firma escaneada o digitalizada) por el Representante Legal de la persona jurídica, o por el representante legal del Consorcio o Unión Temporal. La suscripción de la carta de presentación de la propuesta hará presumir la aceptación, legalidad y conocimiento de todos los documentos de la Invitación.

3.2.1.2. Certificación del pago de Parafiscales y Aportes al Sistema de Seguridad Social

El proponente, como persona jurídica nacional o sucursal de sociedad extranjera, deberá presentar una certificación, en original, expedida por el Revisor Fiscal, de acuerdo con los requerimientos de la Ley, o cuando éste exista de acuerdo con los estatutos sociales, o por el Representante Legal cuando no se requiera Revisor Fiscal, donde se certifique el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje.

Dicho documento debe certificar que, a la fecha de presentación de su propuesta, ha realizado el pago de los aportes correspondientes a la nómina de los últimos seis (6) meses, contados hacia atrás a partir de la citada fecha, en los cuales se haya causado la obligación de efectuar dichos pagos.

La información presentada se entiende suministrada bajo la gravedad del juramento respecto de su fidelidad y veracidad.

PROCOLOMBIA verificará únicamente la acreditación del respectivo pago a la fecha de presentación de la propuesta, sin perjuicio de los efectos generados ante las entidades recaudadoras por el no pago dentro de las fechas establecidas en las normas vigentes.

En caso de presentar acuerdo de pago con las entidades recaudadoras respecto de alguna de las obligaciones mencionadas, deberá manifestar que existe el acuerdo y que se encuentra al día en el cumplimiento del mismo.

Cuando se trate de Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes deberá aportar el certificado aquí exigido.

3.2.1.3. Certificado de Existencia y Representación Legal.

Las personas jurídicas nacionales o extranjeras con sucursal en Colombia deberán comprobar su existencia y representación legal mediante certificado expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio principal o del domicilio de la sucursal de la sociedad extranjera, según el caso.

El certificado deberá cumplir los siguientes requisitos:

• Fecha de expedición no mayor a treinta (30) días anteriores a la fecha de cierre del plazo de la presente Invitación.

• El objeto social principal de la sociedad deberá relacionarse directamente con el objeto del contrato.

• La duración de la sociedad, consorcio o unión temporal, contada a partir de la fecha de cierre del plazo de la presente Invitación Abierta, no será inferior al plazo establecido para el contrato y tres (3) años más.

• Si el representante legal de la sociedad tiene restricciones para presentar la propuesta o contraer obligaciones en nombre de la misma, de acuerdo con lo previsto en el Certificado de Existencia y Representación Legal, deberá adjuntarse el documento original de autorización expresa del órgano competente.

• Para el caso de Uniones Temporales, cada integrante de las mismas deberá comprobar su existencia, representación y capacidad, en la forma prevista en el presente numeral, incluidas las facultades y capacidad para constituir el Consorcio o Unión Temporal, así como para la celebración y ejecución del contrato a través de la forma de asociación escogida.

El documento de conformación del Consorcio o Unión Temporal deberá contener los siguientes requisitos mínimos:

a) Indicar que se trata de un Consorcio o Unión Temporal.

b) Sus miembros deberán señalar la extensión (actividades y porcentaje) de su participación en la propuesta y en su ejecución, la cual no podrá ser modificada sin el consentimiento previo y escrito de PROCOLOMBIA. No obstante, independiente de la participación y de la modalidad de contrato que se adopte, para este proceso, no se aplicará la regulación de las Uniones Temporales contenida en la Ley 80 de 1993, por tanto, las personas que integren un Consorcio o Unión Temporal, a la luz de esta invitación abierta, serán solidariamente responsables en el cumplimiento de las obligaciones del eventual contrato que llegue a celebrarse

c) El término de duración del Consorcio o Unión Temporal, el cual debe corresponder al plazo del contrato y tres (3) año más, contado a partir de la fecha de cierre del presente proceso.

d) La designación de un representante único que deberá estar facultado para suscribir el contrato y actuar en nombre y representación del Consorcio o Unión Temporal, quien será el contacto permanente para los asuntos derivados del contrato que resulte del presente proceso de invitación. Igualmente deberá designar un suplente que lo reemplace en los casos de ausencia temporal o definitiva.

NOTA UNO: En ningún caso podrá haber cesión del Contrato entre quienes integren el Consorcio o Unión Temporal.

3.2.1.4. Copia del Registro Único Tributario (RUT)

Este certificado es expedido por la Dirección General de Impuestos Nacionales. En él ha de consignarse claramente el NIT del proponente y su inscripción en el Régimen Común y estar actualizado de conformidad con la normatividad vigente.

Cuando se trate de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes deberá aportar el documento aquí exigido, en caso de ser adjudicado el contrato deberá presentar el RUT del Consorcio o Unión Temporal a la suscripción del contrato

3.2.1.5. Fotocopia legible de la cédula de ciudadanía

Debe aportarse al 150% fotocopia legible de la cédula de ciudadanía del Representante Legal de la sociedad, del Consorcio o Unión Temporal, o apoderado debidamente facultado y de los representantes legales de las sociedades que conforman el Consorcio o la Unión Temporal.

3.2.1.6. Inscripción de Proveedor y Conocimiento de Persona Jurídica.

Los documentos y el formulario FTGAD15 “FORMATO INSCRIPCIÓN/ACTUALIZACIÓN DE PROVEEDOR” - (Anexo II) deberán presentarse en original, en sobre o cuaderno separado de la propuesta original, rotulado o titulado como original, el cual se tendrá como un requisito habilitante de la misma así: “DOCUMENTOS VERIFICACIÓN CONOCIMIENTO DE NO CLIENTE”

Cuando se trate de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes deberá aportar el documento aquí exigido FTGAD15 debidamente diligenciados, adjuntando los documentos requeridos en el mismo (Anexo II) y deberán diligenciar y presentar un formulario por la forma asociativa propuesta con sus anexos.

NOTA UNO: El proponente debe cumplir con la Etapa de Conocimiento de no Cliente, allegando la información y documentos conforme lo establece este numeral y los requerimientos que le sean realizados, so pena que su propuesta sea rechazada. El proponente debe cumplir con este requisito. De no allegarse la información requerida y/o no cumplir con las políticas de conocimiento de no cliente, su propuesta será rechazada.

Los proponentes, entendidos como las personas jurídicas y las personas naturales que la integran, serán objeto de verificación en las listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con las Circulares expedidas por la Superintendencia Financiera y el Manual SARLAFT de FIDUCOLDEX - PROCOLOMBIA.

El Representante Legal del proponente persona jurídica, y de cada uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal, deben diligenciar, firmar y colocar huella al Formato, y adjuntar además los documentos que allí se relacionan.

NOTA DOS: PROCESO DE CONOCIMIENTO DE PERSONA JURÍDICA, CONSORCIO Y/O UNIÓN TEMPORAL:

Toda la información y documentos que a continuación se señalan deberán ser leídos y examinados cuidadosamente por los proponentes o posibles partes contractuales, con el fin evitar omisiones de información y errores en su diligenciamiento y presentación ante la entidad Fiduciaria como vocera del Fideicomiso FIDUCOLDEX - PROCOLOMBIA.

ASÍ MISMO TODA LA INFORMACIÓN QUE SE SOLICITA COMO ANEXO AL FORMATO DEBE SER ENTREGADA EN EL MISMO SOBRE.

PARA FACILITAR SU DILIGENCIAMIENTO DEBERÁ TENER EN CUENTA LAS INSTRUCCIONES ESTABLECIDAS.

3.3. REQUISITOS DE CARÁCTER FINANCIERO

Los documentos que se mencionan en este numeral son verificables y como tales se constituyen en un requisito habilitante para la participación en este proceso de selección.

El proponente, o cada una de las personas jurídicas que conforman el consorcio o la unión temporal deberán presentar los documentos mencionados en el siguiente numeral.

3.3.1. Documentos requeridos para la verificación de requisitos habilitantes financieros:

3.3.1.1. Estados Financieros Básicos

Los estados financieros básicos a 31 de diciembre de 2018, comparativos con el año 2017, que se mencionan a continuación, deberán ser presentados debidamente firmados por el Representante Legal y el Contador y adicionalmente por el Revisor Fiscal cuando el proponente esté obligado a tenerlo:

a) Balance General

b) Estado de Resultados

El Representante Legal y el Revisor Fiscal, si es del caso, que firmen los documentos mencionados, deben figurar como tales en el certificado de existencia y representación legal del proponente expedido por la Cámara de Comercio respectiva, que se acompaña con la propuesta.

Para el caso de las sociedades extranjeras con sucursal debidamente constituida en Colombia, los estados financieros exigidos corresponden a los de dicha sucursal.

3.3.1.2. Notas a los estados financieros

Los estados financieros deberán estar acompañados de sus respectivas notas.

3.3.1.3. Dictamen debidamente firmado por el revisor fiscal

Se debe presentar dictamen debidamente fechado (fecha de expedición) y firmado, sobre los estados financieros solicitados anteriormente. Este requisito aplica para aquellos proponentes que estén obligados a tener Revisor Fiscal.

3.3.1.4. Certificado de antecedentes disciplinarios del Contador

Certificado de antecedentes disciplinarios del contador, expedido por la Junta Central de Contadores, con vigencia no superior a tres (3) meses a la fecha de cierre de la presente Invitación Privada, sin sanciones de ninguna clase. Este requisito se requiere del contador que haya firmado los estados financieros.

3.3.1.5. Certificado de antecedentes disciplinarios del Revisor Fiscal

Certificado de antecedentes disciplinarios del Revisor Fiscal con vigencia no superior a tres (3) meses a la fecha de cierre de la presente Invitación Privada, sin sanciones de ninguna clase.

Se requiere del Revisor Fiscal que haya firmado los estados financieros y el dictamen a los estados financieros.

3.3.1.6. Certificaciones Bancarias

Se deberá presentar por lo menos una (1) certificación bancaria en la que conste el tiempo de vinculación.

3.3.2. Criterios Financieros Habilitantes

Se entenderá que queda habilitado el proponente que cumpla con el criterio mínimo de acuerdo con los siguientes indicadores:

3.3.2.1. Razón Corriente

Este indicador mide la capacidad que tiene la empresa para cumplir con sus obligaciones financieras, deudas o pasivos a corto plazo; determinando así la liquidez de esta.

La razón corriente deberá ser mayor o igual a 1 y se calcula con base en la siguiente formula: Razón Corriente: Activo Corriente / Pasivo Corriente

3.3.2.2. Nivel de Endeudamiento

El nivel de endeudamiento refleja el grado de apalancamiento que corresponde a la participación de los acreedores en los activos del proponente. Mientras más alto sea este índice menor es el apalancamiento financiero.

El nivel de endeudamiento deberá ser menor al setenta por ciento (70%) y se calcula con base en la siguiente fórmula:

Nivel de Endeudamiento: Pasivo total / Activo Total

Patrimonio

La ecuación patrimonial representa un equilibrio entre lo que se tiene (Activos) y lo que se debe (Pasivos). El patrimonio deberá ser superior a 300 salarios mínimos legales mensuales vigentes (300 SMMLV) y se calculará con base en la siguiente formula:

Patrimonio = Activo Total – Pasivo Total

3.3.2.3. Verificación financiera de propuestas conjuntas

Para determinar la capacidad financiera de las Uniones Temporales o de los Consorcios, se determinarán separadamente los indicadores financieros de los integrantes.

Para el cálculo de los indicadores mencionados anteriormente, se multiplicarán las cuentas del Balance de cada uno de los proponentes por el porcentaje de participación estipulado para las empresas que conforman el consorcio. Posteriormente, se sumarán los resultados obtenidos, lo que servirá de insumo para el cálculo del indicador de la Unión Temporal o Consorcio

3.4 REQUISITOS HABILITANTES TECNICOS

Los requisitos que se mencionan en este numeral son verificables y como tal se constituyen en un requisito habilitante para la participación en este proceso de selección.

Cada oferente debe incluir en su propuesta lo mencionado en el numerales 2.2 “Alcance”. Así mismo se tendrán

en cuenta los siguientes criterios:

3.5. REQUISITOS DE CARÁCTER TÉCNICO HABILITANTE

Los requisitos que se mencionan en este numeral son verificables y como tal se constituyen en un requisito habilitante, y por tanto obligatorio, para la participación en este proceso de selección.

3.5.1. Experiencia Específica del Proponente:

3.5.1.1. El proponente deberá presentar dos (2) certificados, de contratos ejecutados o en ejecución, que se hayan suscrito desde el 1 de enero de 2015 y mínimo uno (1) de los dos sea ejecutado o en ejecución en el año 2018 o 2019, con un porcentaje de avance mínimo del 80%, cuyo objeto sea la supervisión de contratos, y/o y/o auditoría y/o revisoría fiscal, de contratos con entidades públicas o privadas.

3.5.1.2. El proponente deberá presentar un (1) certificado, de contrato ejecutado, que se hayan suscrito desde el 1 de enero de 2016, cuyo objeto sea la interventoría de obra civil con entidad pública o privada.

NOTA 1: La suma de las tres certificaciones de contratos ejecutados o en ejecución descritas en el numeral anterior, deben ser igual o superior al valor de su oferta económica.

NOTA 2: Respecto de los contratos en ejecución únicamente se tendrá en cuenta el monto ejecutado hasta la fecha de expedición de la certificación,

Las certificaciones deberán ser expedidas por la persona o entidad contratante y deberán contener como mínimo la siguiente información:

Para acreditar la experiencia específica, el proponente deberá entregar certificaciones que contengan como mínimo:

• Nombre de la persona o entidad contratante.

• Objeto del contrato.

• Vigencia del contrato: fecha de inicio y de finalización (día-mes año).

• Valor del contrato.

• Valor ejecutado a la fecha de la certificación (en caso de presentar contrato en ejecución)

• Firma y cargo del que certifica (nivel directivo).

• Datos del contacto: nombre, cargo y teléfono de la persona de contacto.

• Nivel de satisfacción del servicio (regular, bueno o excelente)

NOTA UNO: Sólo serán válidas las certificaciones expedidas por diferentes entidades o empresas, no será válido que un proponente presente más de una certificación que provenga de la misma empresa o entidad.

NOTA DOS: No serán válidas las certificaciones de PROCOLOMBIA y/o FIDUCOLDEX.

NOTA TRES: Únicamente serán tenidas en cuenta las tres certificaciones solicitadas con el lleno de los requisitos habilitantes y cuya calificación de servicio sea bueno o excelente. En caso de que los oferentes presenten más de tres certificaciones, solo serán tenidas en cuenta las tres primeras de acuerdo con el consecutivo numérico de la oferta. Así mismo, debe indicar cuáles son las certificaciones de experiencia del proponente como requisito habilitante y cuáles las certificaciones de experiencia adicional para efectos de ponderación y/o evaluación.

NOTA CUATRO: ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LAS CERTIFICACIONES

1. La certificación del contrato ejecutado puede ser remplazada por la copia del contrato, siempre y cuando también se anexe la respectiva acta de recibo y/o acta de liquidación, debidamente suscrita por la entidad contratante, que en conjunto cumplan con los contenidos y requisitos establecidos anteriormente, de lo contrario no será tenida en cuenta. El acta de liquidación debidamente suscrita por las partes servirá para acreditar la experiencia del proponente, siempre que en ella conste la información de nombre del contratante, objeto, vigencia y valor del contrato.

2. Cuando el proponente acredite experiencia obtenida en consorcios o uniones temporales, se tomará la experiencia en proporción a su participación en dicho consorcio o unión temporal, en valor equivalente al porcentaje de participación del proponente respecto del valor total del contrato. En este caso se debe anexar adicionalmente el

documento de constitución del consorcio o unión temporal para determinar su participación en la ejecución del contrato aportado.

3. Si la certificación está liquidada en dólares (USD), se procederá a su conversión a pesos colombianos (COP), tomando como base la TRM (tasa representativa xxx xxxxxxx) reportada por el Banco de la República a la fecha de terminación del respectivo contrato.

3.5.2. Perfiles del Equipo de Trabajo:

El proponente debe presentar con la propuesta un equipo de trabajo conformado por:

1. Un (1) director del contrato, profesional en administración, o contaduría o ingeniería Civil, o arquitectura, con Posgrado en las carreras afines a las solicitadas, con ocho (8) años de experiencia profesional, de los cuales debe acreditar cinco (5) años de experiencia específica en temas relacionados con la supervisión, interventoría, auditoría o revisoría fiscal.

2. Dos (2) Profesionales Senior, profesionales en contaduría, o ingeniería civil, o arquitectura, o administración, con posgrados en las carreras afines a las solicitadas, cada uno con cinco (5) años de experiencia profesional, de los cuales debe acreditar cada profesional tres (3) años de experiencia específica relacionados con la prestación de servicios de Supervisión o interventoría o auditoría o revisoría fiscal.

3. Un (1) profesional de soporte, Profesionales en contaduría, o ingeniería civil, o arquitectura, o administración, con tres (3) años de experiencia profesional, en temas relacionados con la supervisión, interventoría, auditoría o revisoría fiscal.

El proponente debe adjuntar con la propuesta las hojas de vida del personal propuesto en donde se identifique claramente el perfil solicitado y el conocimiento general como aparece requerido.

El proponente que no especifique alguno de los puntos anteriores y que no anexe las certificaciones de experiencia requeridas, no será tenido en cuenta para la evaluación de las propuestas.

El equipo de trabajo propuesto deberá corresponder estrictamente al que ejecutará las actividades del contrato. Cualquier cambio durante la ejecución del contrato deberá ser previamente aprobado por PROCOLOMBIA. De cualquier forma, el reemplazante deberá reunir calidades iguales o superiores a las del reemplazado.

PROCOLOMBIA se reserva el derecho de requerir del proponente cambio de algún integrante del equipo de trabajo, el cual deberá ser reemplazado por otro integrante de igual o superior perfil del reemplazado, para lo cual el proponente y PROCOLOMBIA, acordarán las condiciones y términos para ello

Nota 1: Para acreditar la calidad de profesionales del equipo de trabajo solicitado, se debe allegar tarjeta profesional si su profesión así lo exige para el ejercicio profesional o copia del título o acta de grado para los demás casos.

Nota 2: Para acreditar la experiencia específica deberá allegarse las hojas de vida de cada uno de los integrantes del equipo de trabajo con sus respectivos soportes de certificación respecto del tiempo de experiencia solicitado. El conocimiento requerido para cada perfil podrá ser certificado por el Representante Legal del Proponente.

De no allegarse las certificaciones que acrediten la experiencia del equipo de trabajo, PROCOLOMBIA podrá validar la información telefónicamente, pero de no lograrse la comunicación o la información, se entenderá como no cumplido el requisito frente a la respectiva certificación.

Nota 3: En el evento en que algún integrante del equipo de trabajo presente título obtenido en el exterior, se podrá acreditar la formación académica mediante (a) copia del diploma expedido por el centro educativo y la descripción del programa correspondiente que permita conocer el nivel de los estudios y su clasificación en la Clasificación Internacional Normalizada de Educación o (b) mediante la convalidación correspondiente.

El nivel de la formación académica debe ser equivalente al nivel exigido en los Documentos del Proceso, para lo cual debe tener en cuenta la Clasificación Internacional Normalizada de la Educación vigente en el momento de la verificación de los requisitos técnicos habilitantes

Nota 4: NO SE ACEPTAN AUTOCERTIFICACIONES, NI SE ACEPTARÁN SUBCONTRATOS, NI TRASLAPOS DE TIEMPOS DE ACUERDO CON LA EXPERIENCIA APORTADA.

3.6 CRONOGRAMA GENERAL

El Proponente debe presentar un cronograma que contemple los tiempos de empalme, teniendo en cuenta que la fecha de inicio de los servicios será el 10 xx xxxxx de 2020.

3.7 PROPUESTA TECNICA:

El proponente en su propuesta deberá señalar la metodología a utilizar en la supervisión de los contratos mencionados, los informes a presentar y el contenido mínimo de cada informe, teniendo en cuenta la periodicidad de los mismos (mínimo trimestral: marzo, junio, septiembre y diciembre)

Los informes de supervisión deberán contener como mínimo:

• Contrato No.

• Contratista

• Alcance del informe presentado para el trimestre evaluado

• Periodo supervisado

• Informe sobre aspecto legales, operativos y financieros del periodo supervisado

• Informe de seguimiento de ejecución de los fondos de reposición conforme a las condiciones del contrato y sus recomendaciones.

• Recomendaciones de los aspectos a mejorar en el desarrollo del contrato.

• Seguimiento a planes de mejora acordados con el contratista

• Certificación de cumplimiento contractual por parte del contratista (informar específicamente los incumplimientos si los hubiere)

3.8 DOCUMENTOS DE CARÁCTER ECONOMICO

El proponente deberá entregar dentro de su oferta, la propuesta económica, esta debe contener el valor de los servicios objeto de esta Invitación y discriminar el impuesto de valor agregado IVA. Los valores deberán expresarse en pesos colombianos, en caso de no discriminar el IVA se entenderá que este se encuentra incluido dentro del valor ofertado.

Se adjunta el cuadro que debe presentarse como propuesta económica por los proponentes, indicando el valor del servicio para cada uno de los ocho (8) trimestres:

DESCRIPCION TRIMESTRE A FACTURAR	TRIMESTRE	VALOR DEL SERVICIO POR TRIMESTRE (Antes DE IVA)	VALOR IVA DEL SERVICIO POR TRIMESTRE	VALOR TOTAL DEL SERVICIO POR TRIMESTRE (Incluído IVA)
Valor del servicio de supervisión para los contratos de operación de los Centros de Convenciones xx Xxxxxxxxx y Paipa Suscritos por Procolombia	1
	2
	3
	4
	5
	6
	7
	8
VALOR TOTAL PROPUESTA		$	$	$

PARAGRAFO PRIMERO: Los valores de la propuesta se mantendrán vigente durante el término de duración del contrato.

PARAGRAFO SEGUNDO: Los valores de la propuesta no deben incluir los gastos por concepto de viáticos (traslados y hospedajes) de los funcionarios del contratista que adelanten las visitas de supervisión. En consecuencia, estos gastos serán asumidos por PROCOLOMBIA, conforme al cronograma de visitas que presente el contratista al inicio del contrato.

CAPITULO IV

4. EVALUACIÓN DE PROPUESTAS HABILITADAS

4.1. VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS HABILITANTES

FIDUCOLDEX-PROCOLOMBIA procederá a verificar el cumplimiento de los requisitos jurídicos, financieros y técnicos que se hayan previsto como habilitantes en estos Términos de Referencia.

Las propuestas que resulten hábiles pasarán a la etapa de evaluación donde serán comparadas objetivamente mediante la asignación de puntajes de acuerdo con los factores de evaluación previstos en esta Invitación con la finalidad de adjudicarla.

Si alguno de los documentos solicitados en la presente invitación consta en los archivos de FIDUCOLDEX- PROCOLOMBIA debe indicarlo expresamente en su propuesta señalando todos los datos necesarios para ubicarlo. FIDUCOLDEX-PROCOLOMBIA verificará que el documento que consta en archivos cumpla con los requisitos indicados en esta Invitación, y de no cumplirlos, se entenderá que el documento no fue aportado en la propuesta.

4.2. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y PONDERACION DE PROPUESTAS

Las propuestas que hayan sido declaradas hábiles por el cumplimiento de los requisitos jurídicos, financieros y técnicos previstos como habilitantes en estos Términos de Referencia, serán evaluadas teniendo en cuenta los siguientes factores, para un total de 100 puntos:

CRITERIO DE EVALUACIÓN	PONDERACIÓN
Experiencia adicional del proponente	30
Perfiles del equipo de trabajo	20
Propuesta económica	50
TOTAL	100

4.2.1. Experiencia Adicional del Proponente: (30 puntos)

La experiencia adicional del proponente se calificará así:

Se otorgará el máximo de 30 puntos al proponente que presente tres (3) certificaciones de experiencia adicionales a las requeridas como requisito habilitante (Experiencia del proponente numeral 3.5.1.) Así:

(i) Treinta (30) puntos a quien presente tres (3) certificaciones de contratos ejecutados o en ejecución, que se hayan suscrito desde el 1 de enero de 2015 hasta la fecha, cuyo objeto sea la supervisión de contratos, y/o la auditoría y/o revisoría fiscal de contratos con operadores logísticos, y/o centros feriales, y/o hoteles, y/o Clubes Sociales, y/o Centros de Convenciones y una (1) certificación de contratos

ejecutados o en ejecución, que se hayan suscrito desde el 1 de enero de 2015 hasta la fecha cuyo objeto sea la Interventoría de obras civiles.

(ii) Veinte (20) puntos a quien presente dos (2) certificaciones de contratos ejecutados o en ejecución, que se hayan suscrito desde el 1 de enero de 2015 hasta la fecha, cuyo objeto sea la supervisión de contratos y/o, la auditoría y/o revisoría fiscal, de contratos con operadores logísticos, centros feriales, y/o hoteles, y/o Clubes Sociales, y/o Centros de Convenciones. y una (1) certificaciones de contratos ejecutados o en ejecución, que se hayan suscrito desde el 1 de enero de 2015 hasta la fecha cuyo objeto sea la Interventoría de obras civiles .

(iii) Diez (10) puntos a quien presente una (1) certificación de contratos ejecutados o en ejecución, que se hayan suscrito desde el 1 de enero de 2015 hasta la fecha, cuyo objeto sea de la supervisión de contratos, y/o la auditoría y/o revisoría fiscal, de contratos con operadores logísticos, y/o centros feriales, y/o hoteles, y/o Clubes Sociales, y/o Centros de Convenciones y una (1) certificación de contratos ejecutados o en ejecución, que se hayan suscrito desde el 1 de enero de 2015 hasta la fecha cuyo objeto sea la Interventoría de obras civiles .

Al proponente que cumpla la totalidad de los requerimientos en cualquiera de los numerales (i) o (ii) o

(iii) se le otorgará el puntaje relacionado en el citado numeral de forma excluyente, quien no acredite la totalidad de los requerimientos, no se otorgara puntaje alguno.

Las certificaciones deberán ser expedidas por la persona o entidad contratante y deberán contener como mínimo la siguiente información:

Nombre de la persona o entidad contratante. Objeto del contrato.

Vigencia del contrato: fecha de inicio y de finalización (día-mes año). Valor del contrato.

Datos del contacto: nombre, cargo y teléfono de la persona de contacto. Nivel de satisfacción del servicio (regular, bueno o excelente)

La certificación puede ser remplazada por la copia del contrato, siempre y cuando también se anexe la respectiva acta de recibo y/o acta de liquidación, debidamente suscrita por el interventor y/o la entidad contratante, que en conjunto cumplan con los contenidos y requisitos establecidos en este literal; de lo contrario no será tenida en cuenta.

Obtendrá el mayor puntaje (30 puntos), el o (los) proponente(s) que presente(n) cuatro (4) certificaciones de contratos conforme a lo indicado en este numeral, los demás recibirán el puntaje de manera proporcional.

NOTA UNO: SÓLO SERÁN VÁLIDAS LAS CERTIFICACIONES EXPEDIDAS POR DIFERENTES ENTIDADES O EMPRESAS, NO SERÁ VALIDO QUE UN PROPONENTE PRESENTE MÁS DE UNA CERTIFICACIÓN QUE PROVENGA DE LA MISMA EMPRESA O ENTIDAD.

NO SERÁN VÁLIDAS LAS CERTIFICACIONES DE PROCOLOMBIA Y/O FIDUCOLDEX.

EL PROPONENTE DEBERÁ SEÑALAR, CUÁLES CERTIFICACIONES SE DEBEN TENER EN CUENTA COMO REQUISITO HABILITANTE Y CUÁLES COMO CRITERIO DE EVALUACIÓN.

4.2.2. Experiencia de los Perfiles Propuestos (20 puntos)

La evaluación de los perfiles del equipo de trabajo asignado es ponderable y otorga un máximo de 20 puntos.

Equipo de Trabajo	Experiencia adicional
Director Xxx Xxxxxxxx (10 puntos)	Se otorgarán 2 puntos por cada año de experiencia adicional a la mínima requerida en supervisión, y/o interventoría, y/o auditoría y/o revisoría fiscal, hasta llegar a un máximo de 10 puntos. (Adjuntar certificaciones de experiencia comprobable, las cuales pueden ser suscritas por el Representante Legal)
Profesionales Sénior (6 puntos)	Se otorgará 1 punto por cada profesional que demuestre un año de experiencia adicional a la mínima requerida en supervisión, interventoría, auditoría y/o revisoría fiscal, hasta llegar a un total de 6 puntos. (Adjuntar certificaciones de experiencia comprobable, las cuales pueden ser suscritas por el Representante Legal)
Profesional de soporte (4 puntos)	Se otorgarán 2 puntos por cada año de experiencia adicional a la mínima requerida en supervisión, interventoría, auditoría y/o revisoría fiscal, hasta llegar a un máximo de 4 puntos. (Adjuntar certificaciones de experiencia comprobable, las cuales pueden ser suscritas por el Representante Legal)

Esta experiencia se acreditará mediante certificaciones debidamente suscritas por el contratante junto con la documentación que sea necesaria, de manera que evidencie dicha experiencia.

4.2.3. Propuesta económica: (50 puntos)

El proponente deberá presentar la oferta económica especificar el valor cobrado objeto de la invitación, por los 24 meses de prestación del servicio, discriminado por cada uno de los ocho (8) trimestres, el cual se mantendrá vigente durante el término de duración del contrato que se suscriba producto del presente proceso de selección.

DESCRIPCION TRIMESTRE A FACTURAR	TRIMESTRE	VALOR DEL SERVICIO POR TRIMESTRE (Antes DE IVA)	VALOR IVA DEL SERVICIO POR TRIMESTRE	VALOR TOTAL DEL SERVICIO POR TRIMESTRE (Incluído IVA)
Valor del servicio de supervisión para los contratos de operación de los Centros de Convenciones xx Xxxxxxxxx y Paipa Suscritos por Procolombia	1
	2
	3
	4
	5
	6
	7
	8
VALOR TOTAL PROPUESTA		$	$	$

Procolombia evaluará la propuesta económica, otorgando el máximo puntaje (50) puntos. La evaluación y calificación de las ofertas económicas, se realizará mediante la metodología de la media aritmética asignando como calificación máxima 50 puntos.

4.2.3.1. Una sola propuesta

En el evento que se presente en esta convocatoria una sola propuesta de un solo proponente, se verificará el cumplimiento de las condiciones establecidas y si cumple con ellas, se le asignará el máximo puntaje estipulado.

4.2.3.2. Dos o más propuestas

En el evento que se presente en esta convocatoria dos o más propuestas, se verificará el cumplimiento de las condiciones establecidas y se asignará la calificación mediante la aplicación de la media aritmética, conforme a lo señalado para esta fórmula en la presente invitación

Media Aritmética

Dónde:

X =Media Aritmética

V1, 2,3…N = Valor de las ofertas habilitadas

N = Número de ofertas habilitadas

Se asignará la máxima calificación a la oferta cuyo valor sea igual a la Media Aritmética obtenida, en el evento en que ninguna oferta sea igual a la Media Aritmética obtenida, se asignará la máxima calificación a la oferta cuyo valor esté más cercano inmediatamente por debajo del valor de la Media Aritmética obtenida, y a las demás mediante la aplicación de las fórmulas señaladas a continuación:

Ofertas cuyo valor es inferior a la Media Aritmética:

Ofertas cuyo valor es superior a la Media Aritmética:

Dónde:

C = Calificación.

P = Puntaje Máximo.

X = Media Aritmética.

VN = Valor de la oferta en evaluación

Estas tarifas deberán ser presentadas a todo costo, incluyendo todos los Impuestos, tasas y gravámenes a que haya lugar. De no discriminarse, se presume que la suma ofrecida incluye el valor de los impuestos pertinentes.

PROCOLOMBIA revisará las operaciones aritméticas de la propuesta económica y en caso de error serán corregidas de la siguiente manera:

• Los valores corregidos se tendrán en cuenta en la evaluación de las propuestas, en la adjudicación y suscripción del contrato, por lo que los errores u omisiones en que se incurra en la propuesta económica serán de la exclusiva responsabilidad del proponente, debiendo asumir los mayores costos y/o pérdidas que se deriven de dichos errores u omisiones.

En el momento de la evaluación de la propuesta económica PROCOLOMBIA revisará y determinará si existen errores aritméticos. En caso de presentarse alguna inconsistencia, el proponente acepta que PROCOLOMBIA proceda a su corrección y que para efectos de la adjudicación se tenga en cuenta el valor corregido. En caso de contradicción entre el valor “antes de IVA” y el de “IVA incluido”, se tomará el valor “antes de IVA”.

• Los proponentes responderán legal y jurídicamente cuando formulen propuestas en las cuales se fijen condiciones económicas y de contratación artificialmente bajas con el propósito de obtener la adjudicación del contrato.

• El proponente debe asumir todos los costos y los gastos resultantes de la preparación y presentación de la propuesta y en ningún caso, cualquiera sea el resultado, estos serán reembolsados por PROCOLOMBIA.

• Serán de exclusiva responsabilidad del proponente los errores u omisiones en que incurra al indicar los precios unitarios y/o totales en su propuesta, debiendo asumir los mayores costos y/o pérdidas que se deriven de dichos errores u omisiones.

• Los precios ofertados no serán objeto de reajustes durante la vigencia del contrato.

• En caso de existir discrepancias entre lo expresado en letras y en números, prevalecerá lo expresado en letras.

• Será de cuenta del proponente el pago de los salarios de los empleados que necesite para prestar el servicio a contratar, incluidos el pago de impuestos, tasas y contribuciones de carácter nacional o municipal, los sueldos, prestaciones sociales, parafiscales, etc. de sus empleados, las primas de pólizas de seguros y costos de las pólizas; y de todos los gastos que implique el perfeccionamiento del contrato.

• Todos los gastos que demanden la preparación y ejecución de los servicios a que se refiere el contrato, serán por cuenta del proponente.

El proponente declara que para la fijación de los precios de la propuesta tuvo en cuenta todos los requisitos estipulados en los Términos de Referencia y sus Adendas, discriminando el impuesto de valor agregado IVA, que consideró también todos los gastos en que incurrirá para cumplir con el objeto y

alcance de esta Invitación. En caso de ser autorretenedores, deberá indicarlo y anexar copia del documento que acredite tal condición.

El proponente responderá por los errores u omisiones en que incurra al indicar el valor de su propuesta, debiendo asumir los mayores costos o pérdidas que se deriven de dichos errores u omisiones. Cuando se presente divergencias entre el valor expresado en números y en letras, prevalecerá la cantidad expresada en letras.

En ningún caso PROCOLOMBIA reembolsará o cubrirá gastos adicionales a los estipulados en los presentes Términos de Referencia ni por encima de las tarifas ofrecidas por EL PROPONENTE seleccionado para la prestación del servicio.

4.3. DESEMPATE

De presentarse empate en el puntaje de evaluación de dos o más proponentes, PROCOLOMBIA utilizará como criterio de desempate, el mayor puntaje obtenido en Propuesta Económica, en caso de persistir el empate se tomará como criterio de desempate, el proponente que mayor número de contratos acredite a través de todas las certificaciones entregadas en los criterios habilitantes para acreditar su experiencia y de mantenerse el empate, se realizará la selección por orden de presentación de las propuestas, esto es, de acuerdo con el número de radicación, siendo el elegido el que primero lo haya hecho.

5.1. ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO

PROCOLOMBIA, previos los estudios correspondientes y el análisis comparativo de las propuestas, basado en los aspectos jurídicos, financieros, técnicos y económicos, adjudicará el contrato que se derive de esta invitación, al proponente que obtenga el mayor puntaje y cuya propuesta se ajuste a las necesidades de PROCOLOMBIA para cumplir el objeto de la presente selección, de conformidad con lo señalado en los Términos de Referencia

No obstante, lo anterior, PROCOLOMBIA se reserva el derecho de adjudicar o no, la presente invitación o en su defecto, declararla desierta si no cumple con las necesidades del mismo, sin que esto genere obligación a indemnización alguna a favor de los proponentes que participen en el proceso.

La presente invitación y los documentos que se produzcan en desarrollo de la misma por PROCOLOMBIA, no implican la realización de una propuesta, ni le crea obligación de contratar con quienes presenten Propuesta.

La adjudicación del contrato será comunicada al proponente a través de la página web Sin perjuicio de lo anterior, PROCOLOMBIA podrá abstenerse de suscribir el contrato, sin que tal hecho de lugar a indemnización alguna a favor del proponente seleccionado, quien, con la presentación de la propuesta, acepta las condiciones incluidas en los presentes Términos de Referencia.

La adjudicación del contrato será comunicada al proponente, a través de la página web xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx Sin perjuicio de lo anterior, PROCOLOMBIA podrá abstenerse de suscribir el contrato, sin que tal hecho de lugar a indemnización alguna a favor del proponente seleccionado, quien, con la presentación de la propuesta, acepta las condiciones incluidas en los presentes Términos de Referencia.

PROCOLOMBIA se reserva la facultad de suscribir el contrato que ha sido adjudicado.

5.2. INCUMPLIMIENTO EN EL PERFECCIONAMIENTO Y/O SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO

Si el adjudicatario no suscribe y perfecciona el contrato dentro del término requerido, FIDUCOLDEX podrá adjudicar el contrato al proponente que obtuvo el segundo lugar en calificación, siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable, sin menoscabo de las acciones legales a que haya lugar.

5.3. EXIMENTES DE RESPONSABILIDAD

Cuando los proponentes no cumplan con los requisitos para contratar o no reúnan las condiciones exigidas, es entendido que no adquieren ningún derecho y PROCOLOMBIA no asume ninguna responsabilidad.

6. CONDICIONES DE CELEBRACIÓN DEL CONTRATO

El presente apartado contiene las condiciones y obligaciones de carácter general del contrato que llegue a suscribirse con FIDUCOLDEX - PROCOLOMBIA una vez el proponente haya sido adjudicado. En todo caso, PROCOLOMBIA se reserva el derecho de incluir otras regulaciones al contrato o modificar las aquí indicadas. Con la presentación de la propuesta, el PROPONENTE manifiesta que conoce y acepta las condiciones generales aquí señaladas.

6.1. OBJETO DEL CONTRATO

Contratar los servicios de supervisión permanente al: (i) contrato de cesión del aprovechamiento económico del Centro de Convenciones xx Xxxxxxxxx; (ii) contrato de inversión, operación y mantenimiento del Centro de Convenciones xx Xxxxx, y eventual Interventoría para las obras que allí se realicen.

6.2. ALCANCE DEL OBJETO

Las actividades específicas que se describen en el numeral No. 2.2 ALCANCE TÉCNICO DEL OBJETO que realizará el contratista seleccionado, conforme la PROPUESTA ADJUDICADA

6.3. VALOR Y FORMA DE PAGO

PROCOLOMBIA pagará en pesos colombianos, de acuerdo con la oferta seleccionada y se pagará de manera trimestral, contra entrega del informe de supervisión para cada uno de los contratos de operación de los Centros de Convenciones, (Informe trimestral) y recibidos a satisfacción por parte del supervisor del contrato.

PARÁGRAFO PRIMERO: Las partes convienen que PROCOLOMBIA podrá negar o aplazar el pago total o parcial de la factura cuando se presente uno cualquiera de los siguientes eventos:

a. Cuando la obligación respectiva haya sido cancelada con anterioridad.

b. Cuando se cite en forma incorrecta el NIT o el nombre del obligado al pago.

c. Cuando el contenido de la factura no esté de acuerdo con las condiciones del contrato

d. Cuando la factura se radique enmendada o alterada en su contenido original y con ello se altere el concepto o el valor real de la misma.

e. Cuando se presente la factura sin el lleno de los requisitos que fije la ley o regulación tributaria.

f. Cuando no se presente el original de la factura. No obstante, en casos extraordinarios el pago podrá causarse con la copia de la factura, debiendo entregar el original en el momento del pago.

g. Cuando no se haya aceptado el bien o servicio por el supervisor del contrato.

h. Cuando el supervisor haya presentado reclamo escrito sobre el bien o servicio, dentro de los diez (10) días calendario siguientes a la recepción de la factura.

i. Cuando se pretenda el cobro de la factura por un tercero distinto del emisor, que no haya cumplido con el aviso previo o los demás requisitos de la Ley 1231 de 2008. Para que la factura pueda endosarse el vendedor o

xxxxxx debe haber dejado constancia expresa de su intención en el título y solo podrá endosarse una vez aceptado el título.

j. Cuando reciba orden de autoridad competente que suspenda la circulación de la factura, o afecte los derechos relacionados con la misma o con el negocio causal que le dio origen.

k. Cuando el CONTRATISTA no haya cumplido con alguna obligación contenida en el contrato a satisfacción de PROCOLOMBIA.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Los pagos se realizarán dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la radicación de la factura, en las oficinas de FIDUCOLDEX vocera de PROCOLOMBIA, ubicadas en la Xxxxx 00 Xx. 00 X 00 Xxxx 0x xx xx xxxxxx xx Xxxxxx X.X., o en el canal habilitado para la recepción de la factura electrónica mediante consignación en la cuenta que le indique el CONTRATISTA en la respectiva factura y/o en el Formato de Inscripción de Proveedores.

PARÁGRAFO TERCERO: IMPUESTOS -Todos los impuestos, tasas y contribuciones que se puedan causar con la celebración, ejecución y/o liquidación del presente contrato, serán de cargo exclusivo del CONTRATISTA.

6.4. DURACIÓN

La propuesta para la prestación de los servicios debe presentarse para ser ejecutada por el término de dos (2) años contados a partir de la aprobación de las pólizas. Asimismo, el plazo podrá ser prorrogado de común acuerdo por las partes o terminado de manera anticipada por PROCOLOMBIA en cualquier tiempo, dando aviso por escrito de tal hecho al CONTRATISTA, previo reconocimiento y pago por los servicios prestados, sin que por este hecho genere obligación alguna de indemnizar o bonificar al CONTRATISTA.

6.5. OBLIGACIONES ESPECIFICAS DEL CONTRATISTA

6.5.1 Contribuir a la mejora continua sobre los procesos que se adelantan en cumplimiento a los contratos de operación de los Centros de Convenciones, entregando trimestralmente planes de mejora sugeridos.

6.5.2 Entregar un informe mensual resumido del seguimiento a las gestiones más relevantes de la supervisión a los contratos de operación de los centros de Convenciones.

6.5.3 Organizar y presentar como mínimo cada dos meses una reunión con PROCOLOMBIA para revisar reportes, informes con el resultado del seguimiento a los indicadores y cumplimiento de los servicios contratados.

6.5.4 Atender, solucionar y documentar los requerimientos de PROCOLOMBIA frente a los servicios prestados.

6.5.5 Atender, solucionar documentar oportunamente los requerimientos de los operadores de los Centros de Convenciones.

6.6 OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA

Dentro de las obligaciones a cargo del Contratista, además de las que se establezcan en virtud del proceso de selección (Términos y Propuesta), estarán las de:

6.6.1. Ejecutar en forma eficiente y oportuna el objeto del contrato de conformidad con los términos contenidos en él y en LA PROPUESTA.

6.6.2. Dar estricto cumplimiento a la metodología y aspectos técnicos ofrecidos en LA PROPUESTA para la prestación de los servicios objeto del presente contrato.

6.6.2. Seguir las instrucciones que le indique PROCOLOMBIA, en procura del eficiente y eficaz desarrollo del contrato.

6.6.3. Cumplir con el plan de trabajo y/o cronograma de actividades acordado por las partes.

6.6.4. Contar con la estructura organizacional y tecnológica necesaria para responder oportunamente a los requerimientos de PROCOLOMBIA.

6.6.5. Cumplir con los requerimientos de PROCOLOMBIA en condiciones de calidad y oportunidad.

6.6.6. Presentar los informes pactados en el contrato y los demás que le solicite PROCOLOMBIA en cualquier momento en relación con la ejecución del objeto del presente contrato.

6.6.7. Asistir a las reuniones a las que sea citado por PROCOLOMBIA.

6.6.8. Contar con el personal calificado e idóneo para la ejecución de las actividades que deban ejecutarse en desarrollo del presente contrato, de conformidad con el equipo de trabajo presentado en LA PROPUESTA. Cualquier modificación o cambio en el equipo de trabajo presentado por el CONTRATISTA en LA PROPUESTA, deberá ser autorizado previamente y por escrito por PROCOLOMBIA.

6.6.9. Mantener afiliados al sistema de seguridad social integral a todos sus empleados, pudiendo ser requerido en cualquier tiempo por PROCOLOMBIA para que aporte el certificado de los pagos. Al momento de suscribirse el contrato, el contratista deberá aportar certificación de su representante legal o revisor fiscal donde conste que se han realizado debidamente los aportes al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales.

6.6.10. Informar por escrito oportunamente al Supervisor, en caso de presentarse alguna situación anormal en la ejecución de los servicios objeto del contrato o cualquier incidencia, acontecimiento o situación que pueda afectar la ejecución del presente contrato.

6.6.11. Seguir las instrucciones que le imparta PROCOLOMBIA, en procura del eficiente y eficaz desarrollo del Contrato.

6.6.12. Ejecutar el objeto del presente contrato garantizando un trabajo coherente, con los más altos estándares de calidad y profesionalismo, y conforme a los requerimientos de PROCOLOMBIA.

6.6.13. Guardar absoluta reserva sobre los documentos e informaciones a los que tenga acceso para la ejecución del presente Contrato.

6.6.14. Cumplir dentro de los términos legales con todas las obligaciones de carácter laboral respecto de los empleados que utilice para la ejecución del presente contrato.

6.6.15. Presentar la póliza de acuerdo con lo estipulado en el presente contrato, cuya aprobación es requisito indispensable para poder iniciar la ejecución del contrato.

6.6.16. Informar oportunamente a PROCOLOMBIA de cualquier cambio de dirección de notificación, representación legal o de su calidad tributaria. Es responsabilidad del CONTRATISTA mantener actualizada su calidad tributaria en FIDUCOLDEX como vocera de PROCOLOMBIA, mientras esté vigente el presente contrato, para efectos de la correcta realización de los pagos.

Las demás obligaciones que decidan pactarse en el contrato y las que contribuyan a garantizar su cabal cumplimiento, ejecución y finalización.

6.7. PÓLIZAS

El Proponente favorecido con la adjudicación del contrato constituirá, a favor de FIDUCOLDEX S.A. como vocera de PROCOLOMBIA en una compañía de seguros legalmente establecida en el país, en formato de cumplimiento para particulares, las siguientes garantías:

6.7.1 Póliza de Cumplimiento entre Particulares:

i) Cumplimiento: por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato incluido IVA, con una vigencia igual a su plazo y cuatro (4) meses más.

Calidad de los servicios y bienes: por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato incluido IVA, con una vigencia igual a su plazo y tres (3) años más.

Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones: por el equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato incluido IVA, con una vigencia igual a su plazo y tres (3) años más.

ii) Responsabilidad Civil Extracontractual: Por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato incluido IVA, con una vigencia igual a su plazo y tres (3) años más.

iii) Responsabilidad Civil Profesional: Por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato incluido IVA, con una vigencia igual a su plazo y tres (3) años más.

NOTA UNO: La póliza deberá entregarse con el recibo de pago de la prima o su equivalente, así como con las condiciones generales de la misma. PROCOLOMBIA aprobará las pólizas si las encuentra ajustadas a lo especificado, en caso contrario, requerirá al CONTRATISTA para que dentro del plazo que PROCOLOMBIA le señale, haga las modificaciones y aclaraciones necesarias.

NOTA DOS: En caso de que haya necesidad de adicionar, prorrogar o suspender la ejecución, el CONTRATISTA se obliga a modificar las garantías de acuerdo con lo establecido en el contrato y en las normas legales vigentes sobre la materia.

NOTA TRES: La territorialidad de la cobertura de todas las garantías debe ser nacional e internacional de conformidad con el objeto del contrato.

6.8. MULTAS

PROCOLOMBIA podrá aplicar al CONTRATISTA multas diarias de 0,1% del valor total del contrato, hasta cumplir un porcentaje máximo del 15% en los siguientes eventos:

1. Por el retardo o incumplimiento de cualquiera de las obligaciones a cargo del CONTRATISTA estipuladas en el contrato, dentro del plazo previsto para cada una de ellas.

2. Por el cumplimiento imperfecto de las obligaciones a cargo del CONTRATISTA.

3. Por no acatar las instrucciones de PROCOLOMBIA en la ejecución del objeto contratado.

4. Por cada día de incumplimiento en el pago de las obligaciones laborales que tenga frente a los empleados o dependientes que destine a la ejecución de las prestaciones a su cargo.

5. Por incumplimiento en el término para liquidar el contrato o por no allegar los documentos requeridos para tal fin, cuando se requiera suscribir acta de liquidación.

La multa se aplicará siempre que la causa que le da origen no haya sido subsanada dentro de los tres (3) días siguientes a la notificación de su ocurrencia por parte de PROCOLOMBIA al CONTRATISTA.

Se podrá aplicar una multa diaria hasta que el CONTRATISTA cese la conducta que dio origen a la multa, sin perjuicio de que PROCOLOMBIA pueda dar por terminado el contrato por incumplimiento grave del CONTRATISTA.

El CONTRATISTA acepta que PROCOLOMBIA descuente el valor de las multas consagradas en la presente cláusula de las sumas que le adeude a el CONTRATISTA, en virtud del contrato que se suscriba o de cualquier otro que se haya suscrito entre las mismas partes o por cualquier otro concepto, sin necesidad de requerimiento alguno, judicial o extrajudicial, cuando la multa o sanción contractual no sea pagada dentro del mes siguiente a la fecha en que PROCOLOMBIA le notificó por escrito su causación y valor. El pago de las multas aquí pactadas no indemniza los perjuicios sufridos por PROCOLOMBIA ni limita en nada las posibilidades de reclamación de esta última por los daños padecidos.

Para la terminación del contrato por incumplimiento del CONTRATISTA o para la exigencia de la cláusula penal, no será necesario que PROCOLOMBIA imponga previamente multas al CONTRATISTA.

El procedimiento para la imposición de cualquier multa o sanción contractual, en caso de surtirse, será informado oportunamente al CONTRATISTA, y respetando el debido proceso y el derecho de defensa.

6.9. CLÁUSULA PENAL

Salvo que se trate de causas atribuibles exclusivamente a PROCOLOMBIA, el CONTRATISTA pagará a PROCOLOMBIA, sin necesidad de previo requerimiento, por la inejecución total o parcial de las obligaciones a su cargo, contraídas en virtud del contrato, una suma equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del mismo.

La presente cláusula penal no tiene el carácter de estimación anticipada de perjuicios, ni su pago extinguirá las obligaciones contraídas por el CONTRATISTA en virtud del contrato. En consecuencia, la estipulación y el pago de la pena dejan a salvo el derecho de PROCOLOMBIA de exigir acumulativamente con ella el cumplimiento o la resolución del contrato, en ambos casos con indemnización de perjuicios.

El CONTRATISTA manifiesta y acepta que PROCOLOMBIA compense el valor correspondiente que eventualmente resulte de la pena estipulada con las deudas que existan a su favor y que estén a cargo de PROCOLOMBIA, ya sea en virtud del contrato o de cualquier otro que se haya suscrito entre las mismas partes o por cualquier otro concepto.

El procedimiento para la imposición de cualquier multa o sanción contractual, en caso de surtirse, será informado oportunamente al CONTRATISTA, respetando el debido proceso y el derecho de defensa.

6.10. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN CALIDAD DE ENCARGADO

EL CONTRATISTA se obliga a garantizar el cumplimiento de las normas vigentes en materia de protección de datos personales, en especial la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la regulen, adicionen o complementen en relación a la información que PROCOLOMBIA llegue a suministrar para la ejecución del presente contrato, en este sentido declara conocer y aceptar que en el evento que realice tratamiento de datos personales sea en calidad de responsable o como en cargante cumplirá con la normatividad vigente en materia de habeas data y protección de datos personales

EL CONTRATISTA autoriza a la Fiduciaria Colombiana de Comercio Exterior S.A. Fiducoldex, actuando como vocera del Patrimonio Autónomo PROCOLOMBIA y al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo como Fideicomitente de éste, a procesar, recolectar, almacenar, usar, actualizar, transmitir, poner en circulación y en general, aplicar cualquier tipo de tratamiento a la información personal del CONTRATISTA a la que tengan acceso en virtud del proyecto presentado, todo lo anterior conforme a las políticas de protección de datos en Colombia.

6.11. CONFIDENCIALIDAD, PROPIEDAD Y RESERVA:

Los estudios, análisis, informes, textos, documentos, aplicaciones, bases de datos, software, hardware, marcas, enseñas, nombres comerciales, modelos y dibujos industriales, patentes, Know How, secretos industriales, invenciones, descubrimientos, y demás información considerada como propiedad intelectual protegida, a la cual el CONTRATISTA tenga acceso en virtud del desarrollo del objeto de este contrato, serán de propiedad exclusiva de PROCOLOMBIA, o de su creador, si PROCOLOMBIA no lo es.

PROCOLOMBIA entregará o coordinará la entrega al CONTRATISTA de toda la información necesaria para que éste realice las actividades objeto del contrato. El CONTRATISTA y sus dependientes se abstendrán de divulgar, publicar o comunicar a terceros, información, documentos o fotografías, relacionados con las actividades de PROCOLOMBIA, asociados o clientes, que conozcan en virtud de la ejecución del contrato o por cualquier otra causa.

Para estos efectos, las partes convienen que todas informaciones referentes a PROCOLOMBIA, sus asociados o clientes, que reciban el CONTRATISTA y/o sus dependientes se consideran importantes y confidenciales y divulgarla o transmitirla puede lesionar los intereses de PROCOLOMBIA o su reputación. El CONTRATISTA y sus dependientes se abstendrán igualmente de utilizar cualquier información procedente de PROCOLOMBIA para cualquier fin diferente a la ejecución del contrato.

El CONTRATISTA se obliga especialmente a guardar absoluta reserva de los documentos e información que le suministre PROCOLOMBIA y del desarrollo de las actividades propias del contrato y los resultados de su gestión.

El CONTRATISTA se obliga a devolver a PROCOLOMBIA cualquier otra información, documento o elemento que le haya sido entregado, una vez cese o culminen los servicios que se pactan, dentro de las cuarenta y ocho

(48) horas siguientes a la terminación, o a destruirlas en caso de que PROCOLOMBIA así lo solicite.

El CONTRATISTA impartirá instrucciones a sus empleados, funcionarios, contratistas, etc. sobre el manejo de la información de acuerdo con las estipulaciones del contrato. En todo caso, el CONTRATISTA responderá por cualquier violación al deber de confidencialidad o por cualquier revelación de la información, realizada directa o indirectamente por sus empleados, dependientes, personas que actúen por su cuenta o quienes la hayan obtenido directa o indirectamente del CONTRATISTA.

El CONTRATISTA indemnizará integralmente todos los perjuicios que sean causados a PROCOLOMBIA, sus asociados o clientes, por la divulgación, uso indebido o no autorizado, aprovechamiento, etc. de la información confidencial o por cualquier conducta violatoria sobre la misma información, sea originada directamente por el CONTRATISTA, por cualquier persona que actúe en nombre de él o que haya obtenido la información del CONTRATISTA directa o indirectamente, o por cualquier otra causa imputable al CONTRATISTA.

La vigencia de las obligaciones de confidencialidad asumidas en el contrato será igual a la del este y se mantendrán con posterioridad a su terminación. Para todos los efectos legales la información entregada por PROCOLOMBIA al CONTRATISTA se califica como un secreto empresarial.

Las restricciones respecto de la confidencialidad de la información no se aplicarán a la información:

1. Que sea recibida legalmente de otra fuente, libre de cualquier restricción y sin violación de la ley y/o del contrato.

2. Que esté disponible generalmente al público, sin violación de este documento por el CONTRATISTA.

3. Que sea divulgada por el CONTRATISTA para cumplir con un requerimiento legal de una autoridad competente, siempre y cuando informe de tal hecho a PROCOLOMBIA antes de la divulgación de la información, con una antelación de cinco (5) días hábiles, de tal forma que PROCOLOMBIA tenga la oportunidad de defenderla, limitarla o protegerla, y siempre y cuando el CONTRATISTA divulgue solamente aquella información que sea legalmente requerida.

4. Que PROCOLOMBIA informe al CONTRATISTA por escrito que la información está libre de tales restricciones.

El incumplimiento de esta obligación dará lugar al pago por parte del CONTRATISTA a PROCOLOMBIA de una suma equivalente al 1% del valor del contrato a título de multa, sin perjuicio de las acciones que se inicien por los daños e indemnizaciones a favor de PROCOLOMBIA o de los terceros que resulten afectados.

6.12. TRANSFERENCIA DE DERECHOS PATRIMONIALES DE AUTOR

En virtud del contrato a celebrarse, el proponente garantizará que todos los estudios, análisis, informes, documentos, aplicaciones bases de datos, software, hardware, marcas, enseñas, nombres comerciales, modelos y dibujos industriales, patentes, Know How, secretos industriales, invenciones, descubrimientos y demás información considerada como PROPIEDAD INTELECTUAL que surja en virtud del desarrollo del objeto del contrato a suscribirse, por sí mismo o con la colaboración de sus trabajadores, serán propiedad de FIDUCOLDEX

- PROCOLOMBIA producto del encargo previo hecho por FIDUCOLDEX - PROCOLOMBIA al proponente, de acuerdo al plan señalado por FIDUCOLDEX - PROCOLOMBIA y bajo cuenta y riesgo de FIDUCOLDEX – PROCOLOMBIA.

El proponente declara y se obliga a que todas las herramientas que desarrolle y entregue a FIDUCOLDEX – PROCOLOMBIA en desarrollo del contrato a suscribirse son originales y producto del autor, y que al hacerlo no violará derechos de terceros. El proponente declara y acepta que la suma que recibe como contraprestación por los servicios prestados en virtud de este contrato, comprende la totalidad de la remuneración pactada por el desarrollo de dichas herramientas. En virtud de lo anterior, y de conformidad con el artículo 10 de la Decisión 351 del Acuerdo xx Xxxxxxxxx y el artículo 20 de la Ley 23 de 1982, y las demás normas que los modifiquen, adicionen y/o reglamenten, la totalidad de los derechos patrimoniales de autor sobre todas las obras producidas por el desarrollo del contrato se transferirán con la suscripción del mismo a FIDUCOLDEX – PROCOLOMBIA para que este último pueda pero sin limitarse a ello, reproducir, fijar, editar, comunicar o divulgar al público, publicar, distribuir, importar o exportar, alquilar, prestar al público, adaptar, arreglar o transformar los entregables finales,

así como transmitir o enajenar los derechos que aquí se ceden. Los derechos se ceden para todas las modalidades de explotación conocidas o por conocer, no solo a formato o soporte físico y/o material, sino que se extiende a toda forma de utilización en medios magnéticos, ópticos, electrónicos y similares, en forma de mensaje de datos (Internet, EDI, Correo electrónico etc.), medios como el video, el audio, contenidos multimedia, la red mundial de información (Internet), podcast, webcast, streaming, cloud computing – en la nube, y en general a cualquier medio conocido o por conocer, incluido el derecho de puesta a disposición, con fines de promoción, divulgación y publicidad, con alcance mundial y durante el tiempo máximo permitido por ley.

6.13. INDEMNIDAD

El CONTRATISTA se obliga a proteger, indemnizar, mantener indemne y libre de toda responsabilidad a PROCOLOMBIA por cualquier perjuicio o daño, que PROCOLOMBIA pueda sufrir con ocasión de cualquier acto del CONTRATISTA, sus proveedores, su respectivo personal, cualquier persona dependiente o comisionada por este, en relación con la ejecución de este contrato.

El CONTRATISTA responderá ante PROCOLOMBIA por la originalidad y disponibilidad de las Obras, Signos Distintivos y demás bienes de propiedad industrial e intelectual propios y de terceros, así como por la comisión de infracciones de propiedad industrial y/o intelectual en su creación, debiendo mantener a PROCOLOMBIA indemne y libre de todo reclamo, incluyendo, pero sin limitarse a, demandas, litigios, acciones legales y reivindicaciones de cualquier especie que se entablen o puedan entablarse contra el por dichas causas.

PARÁGRAFO: El CONTRATISTA garantiza haber obtenido los correspondientes derechos sobre los bienes de propiedad industrial e intelectual de sus autores originales y/o titulares legítimos, incluyendo los derechos sobre cualquier obra, creación o Signo Distintivo que esté contenido en Las Obras o en los Signos Distintivos propios y de terceros. Así las cosas, si eventualmente existiera un tercero que pretendiera alegar mejor derecho sobre los Signos Distintivos o Las Obras de su propiedad de modo que PROCOLOMBIA se pudiera ver afectado por tal reclamación, El CONTRATISTA se compromete a sanear cualquier situación irregular, asumiendo los valores y conceptos que le hubieren correspondido pagar o que le llegaren a exigir a PROCOLOMBIA, así como a indemnizarle por cualquier perjuicio que por tal motivo se le llegare a causar.

6.14 RIESGO XX XXXXXX DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO SARLAFT:

El CONTRATISTA declara que a la fecha de suscripción del presente Contrato, conoce lo dispuesto en el numeral

5) del capítulo X de la Circular Básica Jurídica expedida por la Superintendencia de Sociedades y declara que de encontrarse en alguno de los supuestos de que tratan los literales A) al H) del mencionado numeral 5) y particularmente en el literal G) esto es, que el valor de sus ingresos totales a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, sean iguales o superiores a Ciento Sesenta Mil (160.000) salarios mínimos mensuales, ha realizado el análisis de su exposición al riesgo de LA/FT y ha establecido su propio sistema de autogestión de este riesgo, de conformidad con lo previsto en el numeral 4° de la citada Circular Básica Jurídica.

En caso de no encontrarse en los supuestos de que trata el numeral 5) el CONTRATISTA declara que ha tenido en cuenta la recomendación prevista en el último párrafo del numeral 6° de la citada Circular.

De esta manera, el CONTRATISTA responderá a FIDUCOLDEX como vocera y administradora del Patrimonio Autónomo PROCOLOMBIA, indemnizándole por cualquier multa o perjuicio que se le cause originado en el incumplimiento de los compromisos antes expresados.

El CONTRATISTA manifiesta que se conoce el Sistema de Prevención xxx Xxxxxx de Activos y Financiación del Terrorismo de FIDUCOLDEX (denominado SARLAFT), como vocera y administradora del Patrimonio Autónomo PROCOLOMBIA, cuyas políticas se encuentran publicadas en la página web de FIDUCOLDEX, y a las modificaciones que allí se incorporen.

En consecuencia, cuando se presente cualquiera de las causales que se enumeran a continuación, FIDUCOLDEX como vocera y administradora del Patrimonio Autónomo PROCOLOMBIA, mediante comunicación motivada dirigida al CONTRATISTA a su última dirección registrada, estará facultada para dar por terminado y liquidar unilateralmente el presente contrato, procediendo de igual forma a dar por vencidas todas las obligaciones a cargo del CONTRATISTA, por la sola ocurrencia de la respectiva causal. Así mismo, estará facultada para suspender todos o algunos de los pagos si a ello hay lugar.

Las causales que podrán generar la terminación y/o liquidación del presente contrato serán:

a. Reporte o coincidencia en la lista de Consejo de Seguridad de Naciones Unidas ONU y la denominada lista OFAC de cualquiera de las partes, sus administradores o socios, o empresas vinculadas en cualquiera de los eventos de los artículos 26, 27 y 28 de la Ley 222 de 1995, o las normas legales que determinen reglas sobre vinculación económica;

b. Denuncias o pliegos de cargos penales, fiscales, o disciplinarios, sobre incumplimientos o violaciones de normas relacionadas con el Lavado de Activos o Financiación al Terrorismo contra cualquiera de los mencionados en el literal anterior; y/o con fallo o sentencia en firme debidamente ejecutoriada.

c. Se encuentre vinculado en una investigación penal con formulación de acusación.

d. Cuando existan factores de exposición al riesgo tales como: referencias negativas, ausencia de documentación, o la existencia de alertas definidas en los anexos del Manual SARLAFT; y

e. La presentación de dos o más de las alertas enumeradas en los anexos del Manual o políticas SARLAFT, en relación con las personas enumeradas en los literales anteriores.

PARÁGRAFO PRIMERO: FIDUCOLDEX ejercerá estas facultades de acuerdo con su manual y políticas de riesgos, estas últimas se encuentran publicadas en la página web xxx.xxxxxxxxxx.xxx.xx, lo cual es aceptado por el CONTRATISTA. La decisión sobre el ejercicio de estas facultades deberá ser dada a conocer al CONTRATISTA mediante comunicación motivada dirigida a su última dirección registrada, para efectos de publicidad.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El CONTRATISTA declara que sus recursos no provienen de ninguna actividad ilícita contemplada en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra norma que lo modifique o adicione. Por otro lado, declara que ni él, ni sus gestores, accionistas, representantes o directivos, se encuentran incluidos dentro de alguna de las listas de personas sospechosas por lavado de activos y Financiación del Terrorismo o vínculos con el narcotráfico y terrorismo.

6.15 ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN.

El CONTRATISTA se obliga a actualizar por lo menos una vez al año, la información requerida por FIDUCOLDEX como vocera y administradora del Patrimonio Autónomo PROCOLOMBIA, para el cumplimiento de las disposiciones del Sistema de Administración de Riesgo xxx Xxxxxx de Activos y Financiación del Terrorismo – SARLAFT, así como suministrar los soportes documentales necesarios para confirmar los datos. No obstante lo anterior, el CONTRATISTA autoriza expresamente a FIDUCOLDEX como vocera y administradora del Patrimonio Autónomo PROCOLOMBIA, mediante la suscripción del presente contrato, para que ésta contrate con terceros locales o extranjeros, servicios relacionados con el procesamiento de datos para su utilización en servicios de atención telefónica para la actualización de información u otras de naturaleza similar, garantizando en todo caso, la confidencialidad de la información que le asiste y a la que está obligada la FIDUCOLDEX como vocera y administradora del Patrimonio Autónomo PROCOLOMBIA.

PARÁGRAFO: En todo caso, EL CONTRATISTA se obliga a informar por escrito a FIDUCOLDEX como vocera de PROCOLOMBIA cualquier cambio o modificación de los datos que haya suministrado referente a su composición social y Representación Legal en cualquiera de sus órganos o demás actos que sean sujetos a registro ante la Cámara de Comercio, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ocurrencia del respectivo hecho

6.16 AUTORIZACIÓN, REPORTE Y CONSULTA A LA CIFIN, AUTORIZACIÓN EXPRESA PARA REPORTAR, CONSULTAR Y COMPARTIR INFORMACIÓN CONTENIDA EN LAS BASES DE DATOS FINANCIERA, CREDITICIA, COMERCIAL, DE SERVICIOS Y LA PROVENIENTE DE OTROS PAÍSES

EL CONTRATISTA autoriza expresa e irrevocablemente a FIDUCOLDEX como vocera de PROCOLOMBIA, libre y voluntariamente, para que reporte, consulte y divulgue a la CIFIN S.A., o a cualquier otro operador y/o fuente de información legalmente establecido, toda la información referente a su comportamiento como cliente que se relacione con el nacimiento, ejecución, modificación, liquidación y/o extinción de las obligaciones que se deriven del presente contrato, en cualquier tiempo, y que podrá reflejarse en las bases de datos de la CIFIN o de cualquier otro operador y /o fuente de información legalmente establecido. La permanencia de la información estará sujeta a los principios, términos, y condiciones consagrados en la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, y demás normas que la modifiquen, aclaren o reglamenten. Así mismo, el CONTRATISTA autoriza de manera expresa e irrevocable a PROCOLOMBIA, para que consulte toda la información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de otros países, atinente a las relaciones comerciales que el CONTRATISTA tenga con el sistema financiero, comercial y de servicios, o de cualquier sector, tanto en Colombia como en el exterior, en cualquier tiempo.

PROCOLOMBIA se reserva el derecho de incluir otras regulaciones al contrato o modificar las aquí indicadas.

CAPÍTULO 7 ANEXOS

1. ANEXO No. 1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA.

2. ANEXO No. 2. INSCRIPCIÓN DE PROVEEDOR FTGAD15