MANUAL DE CONTRATACIÓN POLITÉCNICO COLOMBIANO JAIME ISAZA CADAVID
MANUAL DE CONTRATACIÓN POLITÉCNICO COLOMBIANO XXXXX XXXXX XXXXXXX | Código : MLG01 | |
Versión: 02 |
MANUAL DE CONTRATACIÓN POLITÉCNICO COLOMBIANO XXXXX XXXXX XXXXXXX
CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
1.1. NATURALEZA JURÍDICA Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL POLITÉCNICO COLOMBIANO XXXXX XXXXX XXXXXXX
El Politécnico Colombiano Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx es una Institución Universitaria, creada mediante la Ordenanza Departamental No. 41 del 10 de diciembre de 1963 y el Decreto No. 33 del 27 de enero de 1964, organizada como establecimiento público del orden departamental.
En lo atinente a las políticas y a la planeación del sector educativo está vinculada al Ministerio de Educación Nacional y se integra al Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación. Se ciñe a los principios establecidos en la Constitución Política de Colombia, la Ley y todas las demás disposiciones que le sean aplicables de acuerdo con su régimen jurídico y por las normas internas dictadas en ejercicio de su autonomía.
Misión: Somos una Institución de educación superior estatal de vocacionalidad tecnológica, que con su talento humano ofrece una formación integral con programas de calidad en pregrado y posgrado, apoyados en la gestión del conocimiento de base científica; promovemos acciones innovadoras desde la investigación y la proyección social, para contribuir al desarrollo económico, social y ambiental de Antioquia y Colombia.
Visión: En 2020, el Politécnico Colombiano Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx será reconocido como una Institución de alta calidad académica con énfasis en la formación y gestión tecnológica, la investigación aplicada y la proyección social, en beneficio del desarrollo económico, social y ambiental, con presencia en las regiones de Antioquia y el País; articulado a las dinámicas del sector productivo, a la política pública y al crecimiento de la cobertura en educación.
El Politécnico Colombiano Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx en cumplimiento de sus objetivos adoptó como principios los contenidos en la Ley 30 de 1992 y en aquellas que la adicionen, modifiquen o sustituyan. Coherente con la filosofía y en desarrollo de su autonomía, basa su gestión en dichos principios, entre los que se encuentran:
Responsabilidad social. Instituye la responsabilidad social para el cumplimiento de su Misión y Visión, teniendo en cuenta que responde ante la sociedad mediante sus órganos de gobierno.
Excelencia académica. Encamina su labor hacia la consecución de niveles de excelencia, para lo cual no escatimará esfuerzos que lo conduzcan a obtener logros cada vez mayores en los procesos académicos.
Equidad. Se compromete a llevar a cabo sus actuaciones con justicia, buscando el beneficio educativo de todos.
Transparencia. Uno de los fundamentos de la acción Institucional es la transparencia, entendida como la rectitud y coherencia en el obrar y la disposición permanente de hacer públicos todos sus actos.
Participación. En su labor de formar ciudadanos, promueve actitudes críticas y fomenta la participación ciudadana, estimula el trabajo en equipo, la cooperación y ofrece respuestas a los retos que impone la democracia.
1.2. CONTRATACIÓN
El Politécnico Colombiano Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx dentro del Sistema Integrado de Gestión cuenta con el proceso de Gestión Logística y el sub proceso Gestión Contratos, proceso de apoyo a través del cual se garantiza la ejecución de los recursos, de manera estructurada, ordenada, articulada y trasparente por medio de los Procedimientos, Formatos e Indicadores disponibles en el Sistema en el que reposa la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad.
La contratación se ha delegado en los diferentes ordenadores del gasto, con el fin de optimizar la gestión contractual de la Institución, fortaleciendo la regulación y el control de las adquisiciones de bienes, servicios y obra pública requeridos, incrementando la eficiencia y la transparencia por medio de la especialización, brindando así, mayor garantía de la correcta gestión administrativa para el logro de los cometidos y funciones institucionales.
Lo anterior, teniendo en cuenta que la adquisición de los bienes, servicios y obra pública demandados por la Institución, se debe hacer con total acatamiento de la normativa legal y bajo parámetros de eficiencia, calidad, transparencia y oportunidad.
1.2.1. Alcance de la Contratación
Aplica para todas las dependencias que demanden bienes, servicios y obra pública necesarios para el cumplimiento misional de la Institución. Inicia con la etapa precontractual, en la cual se deben elaborar los estudios y documentos previos, identificando entre otros elementos, la necesidad de los bienes y/o servicios requeridos con base en el Plan Anual de Adquisiciones, continúa con la etapa contractual y culmina con la liquidación del contrato o etapa postcontractual. Todo lo anterior debe estar articulado con la planeación institucional.
1.2.2. Dependencias con delegación contractual y de ordenación del gasto
A continuación se señalan las dependencias de la Estructura Orgánica del Politécnico Colombiano Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx con delegación para contratar:
1.3. DELEGACIÓN DE COMPETENCIAS
La delegación de competencias se fundamenta en el artículo 211 de la Constitución Política, los artículos 9, 10 y 11 de la Ley 489 de 1998, el artículo 12 de la Ley 80 de
1993, adicionado por el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007, el Decreto 1082 de 2015, en concordancia con los literales h), i) y q), del artículo 24, del Acuerdo No. 10 del 21 xx xxxxx de 2008 - Estatuto General; y las demás normas vigentes que las reglamentan, modifican o adicionan.
El Rector, en su calidad de Representante Legal de la Institución y ordenador del gasto, tiene la competencia para adelantar toda la contratación, de conformidad con los literales
b) e I), del artículo 24, del Acuerdo No. 10 de 2008.
El Rector está facultado para delegar total o parcialmente la competencia para expedir los actos inherentes a la actividad contractual, realizar los procesos de selección y celebrar los contratos en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o sus equivalentes (artículo 12 de la Ley 80 de 1993, adicionado por el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007; artículo 37, del Decreto 2150 de 1995; artículo 9 y siguientes
de la Ley 489 de 1998).
El Rector, ha efectuado las siguientes delegaciones:
1.3.1. Delegación
DELEGACIÓN PARACIAL DE LA COMPETENCIA PARA CONTRATAR, LA
ORDENACIÓN DEL GASTO Y OTROS. Mediante la Resolución Rectoral No. 065 del 04 de febrero de 2016, se delegó la ordenación del gasto y la facultad para adelantar los
procesos contractuales, en todas sus etapas, según las diferentes modalidades de selección, con relación a las actividades pertinentes de cada Vicerrectoría.
La anterior delegación, comprende la facultad para solicitar los certificados de disponibilidad presupuestal; suscribir los estudios previos; realizar invitaciones y adendas; determinar supervisores; suscribir los contratos; suscribir actas de inicio; realizar adiciones, modificaciones y prórrogas; declarar la suspensión, el incumplimiento y la caducidad de los contratos; imponer multas; firmar las actas de terminación y liquidación; autorizar pagos y las demás inherentes a la correcta ejecución de todas las etapas del proceso contractual.
DELEGACIÓN EN LA VICERRECTORÍA DE DOCENCIA E INVESTIGACIÓN. Se delega
en la Vicerrectoría de Docencia e Investigación lo siguiente:
− Suscribir los contratos de docencia de cátedra directa o indirecta para las actividades de pregrado y posgrado.
− Suscribir los contratos de docentes ocasionales.
− Adquirir los bienes y servicios con cargo a los convenios y contratos que financien los proyectos de investigación, con excepción de los que impliquen realización de obras físicas en las instalaciones de la Institución.
− Los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión y los relacionados con actividades operativas, logísticas o asistenciales, con cargo a los convenios y contratos interadministrativos de docencia e investigación.
− Adquisición de bienes y servicios necesarios para ejecutar los proyectos de investigación.
− Adquisición de bienes y servicios para los laboratorios de la Institución, en especial: compra de equipos de laboratorio; compra de materiales, insumos y reactivos; mantenimiento preventivo y correctivo a los laboratorios de la Institución.
− La suscripción de los contratos para la realización de prácticas profesionales, pasantías o similares cuya suscripción no corresponda a los Decanos.
− Suscripción de los contratos de los jóvenes investigadores.
− La adquisición de colecciones bibliográficas, suscripción a revistas y demás bienes para la dotación del sistema de bibliotecas con excepción de los que impliquen realización de obras físicas en las instalaciones de la Institución.
− Adquisición de licencias de software académico.
− Autorización y pago de auxiliares de docencia e investigación.
− Autorización y pago de monitores para el apoyo de labores docentes.
− Suscripción y pago de inscripciones para la asistencia a eventos académicos por parte de docentes y estudiantes.
− Eventos de capacitaciones a docentes y programas especiales de formación de estudiantes.
− Autorización de pago para inscripción en eventos deportivos, pago de los monitores administrativos, pago de afiliaciones a las Asociaciones y Ligas Deportivas, Pruebas Saber Pro y similares.
− Adquisición de bienes y servicios de la Vicerrectoría de Docencia e Investigación que no hayan sido expresamente delegados a otra Vicerrectoría.
DELEGACIÓN EN LA VICERRECTORÍA DE EXTENSIÓN. Se delega en la Vicerrectoría de Extensión lo siguiente:
− Celebrar los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión y los relacionados con actividades operativas, logísticas o asistenciales, con cargo a los convenios y contratos interadministrativos de extensión.
− La adquisición de bienes y servicios derivados de la celebración de los convenios y contratos interadministrativos de extensión, con excepción de los que impliquen realización de obras físicas, o complementos a estas, en las instalaciones de la Institución.
− La celebración de los contratos necesarios para la realización de los cursos de educación continua y fomento cultural, excepto los de carácter interadministrativo.
− Celebrar los contratos relacionados con actividades operativas o logísticas de la Vicerrectoría de Extensión.
− Adquisición de bienes y servicios de la Vicerrectoría de Extensión que no hayan sido expresamente delegados a otra Vicerrectoría, con excepción de los que impliquen realización de obras físicas o complementos a estas.
DELEGACIÓN EN LA VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA. Se delega en la
Vicerrectoría Administrativa lo siguiente:
− Realización de obras de mantenimiento y reparación a la infraestructura de la Institución y conexos a esta.
− Construcción, adecuación, mejora, reparación o repotenciación de la infraestructura de la Institución.
− La Consultoría o Interventoría para los procesos cuyo objeto sea obra pública.
− Xxxx, mantenimiento y sostenimiento general de los bienes muebles e inmuebles de la Institución, con excepción del mantenimiento correctivo y preventivo de los laboratorios.
− Adquisición de bienes y servicios de vigilancia.
− Suministro de bienes muebles y/o fungibles para el funcionamiento de la Institución, con excepción de los que se realizan con cargo a los convenios y contratos de extensión o investigación.
− Contratación de pólizas y garantías para el aseguramiento de las personas de la comunidad politécnica, de los bienes de la Institución y demás riesgos asegurables.
− Contratación de los servicios de transporte aéreo y terrestre para la Institución.
− Contratación de los servicios informáticos para la Institución.
− Enajenación de bienes muebles.
− Arrendamiento de locales comerciales
− En general, la adquisición de bienes y servicios de las dependencias adscritas a la Vicerrectoría Administrativa que no hayan sido expresamente delegados a otra Vicerrectoría.
OTROS ASUNTOS DELEGADOS A LA VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA. Se
delega además en la Vicerrectoría Administrativa, la competencia de ordenación del gasto para todo lo atinente a:
− Devolución de dineros a los estudiantes cuando se afecta el presupuesto de la Institución, ya sea solicitado al Comité de Matrículas o directamente a la Dirección Financiera, conocidos como gastos de devolución; y los gastos financieros (gravámenes y comisiones de recaudo, entre otros). Igualmente, cuando no se afecta el presupuesto de la Institución, es decir, cuando se producen pagos dobles.
− Seguridad Social Integral, parafiscales, viáticos del personal y del Rector, anticipo de cesantías, liquidación definitiva de prestaciones sociales, nómina y demás gastos asociados a la nómina de personal.
− Capacitación de personal administrativo.
− Suscripciones en general excepto las relacionadas con la actividad académica delegados en la Vicerrectoría de Docencia e Investigación.
− Deducciones de estampilla con destino al Departamento de Antioquia.
− Desembolsos del Fondo de Bienestar Social Laboral.
- Acuerdos de pago y pago de sentencias y conciliaciones.
- Reconocimiento y pago de las cuotas partes pensionales y bonos pensionales.
- Demás pagos que se requieran para el normal funcionamiento financiero de la Institución.
DELEGACIÓN EN LOS DECANOS DE FACULTAD. La delegación en los Decanos es para suscribir los Convenios de Aprendizaje y de Práctica de los estudiantes de la Institución, en el ámbito de sus respectivas competencias.
ASUNTOS NO DELEGADOS. No serán delegados y en consecuencia seguirán siendo competencia del Rector:
− La suscripción de convenios nacionales e internacionales.
− Celebración de contratos o convenios interadministrativos.
− Celebración de contratos o convenios de asociación y/o cooperación.
− Contratos de empréstito u operaciones de deuda pública.
− Asociaciones público-privadas.
− Contratos de prestación servicios bajo la causal de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión que no estén financiados con recursos de contratos interadministrativos y de proyectos de investigación.
− Adquisición de bienes y servicios de las dependencias que integran la Rectoría y que no han sido expresamente delegados en una Vicerrectoría.
− Otorgamiento de avales y garantías económicas.
− Compromiso de contrapartidas en los convenios o contratos.
− Recibo u otorgamiento de donaciones.
Las demás que son inherentes a su cargo de Representante Legal y que son indelegables conforme a la ley o a las normas de la Institución.
1.4. PARTÍCIPES DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA
Son partícipes del sistema de compras y contratación pública:
1. El Politécnico Colombiano Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx a través de sus diferentes dependencias.
2. Colombia Compra Eficiente.
3. Otras entidades de carácter público
4. Los oferentes en los Procesos de Contratación.
5. Los contratistas.
6. Los supervisores.
7. Los interventores.
8. Las organizaciones de la sociedad civil y los ciudadanos cuando ejercen la participación ciudadana en los términos de la Constitución Política y de la Ley.
9. La comunidad Politécnica que participa en la construcción de los estudios previos.
10. Los integrantes de los Comités de Contratación.
11. Los organismos de control
CAPITULO II
VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL
Los artículos 115 y 116 de la Ley 489 de 1998 facultan a los representantes legales de las entidades públicas para crear y organizar Comités Internos de Trabajo con el fin de
atender las necesidades del servicio y cumplir con eficiencia y eficacia los objetivos, políticas y programas de la entidad. Adicionalmente, en los Manuales de Contratación de las entidades estatales al ser una norma de carácter interno, se señalan además de los aspectos administrativos del trámite y desarrollo contractual, las acciones que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual. En virtud de lo anterior, y como instrumentos de apoyo y asesoría para el mejoramiento continuo de la actividad contractual, en el Politécnico Colombiano Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx se crearon los siguientes Comités:
COMITÉS DE CONTRATACIÓN
Mediante Resolución Rectoral No. 065 del 04 de febrero de 2016 se reorganizaron los Comités de Contratación.
COMITÉS DE CONTRATACIÓN. FINALIDAD. Los Comités de Contratación tienen como finalidad brindar mayor transparencia, veeduría y control a los procesos de contratación de la entidad, de tal forma que estos apoyen eficazmente los procesos misionales de la Institución, en un ambiente de austeridad, celeridad, economía, legalidad y eficiencia.
FUNCIONES. Serán funciones de los Comités de Contratación las siguientes:
- Analizar las solicitudes de contratación que correspondan por competencia a la Rectoría o por delegación a la respectiva Vicerrectoría
- Verificar que los estudios previos cumplan con todos los elementos establecidos en los procedimientos establecidos por la Institución.
- Recomendar el inicio de los procesos contractuales, así como validar las causales invocadas para la revocatoria de las invitaciones a contratar, cuando a esto haya a lugar.
- Recomendar la suscripción de prórrogas, adiciones, suspensiones y modificaciones de los contratos.
- Analizar los casos de incumplimiento de los contratistas y recomendar acciones.
- Recomendar la terminación unilateral y la declaratoria de caducidad de los contratos.
- Realizar análisis semestrales de la labor que cumplen los supervisores de los contratos recomendados por el respectivo Comité.
- Recomendar el Plan Anual de Adquisiciones.
Los Comités Internos de las vicerrectorías tendrán además las siguientes funciones:
- Recomendar ante el Comité Interno de Contratación de la Rectoría, la suscripción de los contratos de prestación servicios bajo la causal de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión que no estén financiados con recursos de contratos interadministrativos y de proyectos de investigación.
COMITÉS INTERNOS DE CONTRATACIÓN. Existirán cuatro (4) Comités Internos, así:
Comité Interno de la Vicerrectoría de Docencia e Investigación. Presidido por el Vicerrector de Docencia o Investigación o quien haga sus veces. Lo integran además, una persona del área o dependencia que solicita el bien o el servicio, el Secretario General o su designado y el servidor público que ejerce las funciones de secretario técnico.
Comité Interno de la Vicerrectoría de Extensión. Presidido por el Vicerrector de Extensión o quién haga sus veces. Lo integran además, una persona del área o dependencia que solicita el bien o el servicio, el Secretario General o su designado y el servidor público que ejerce las funciones de secretario técnico.
Comité Interno de la Vicerrectoría Administrativa. Presidido por el Vicerrector Administrativo o quien haga sus veces. Lo integran además, una persona del área o dependencia que solicita el bien o el servicio, el Secretario General o su designado y el servidor público que ejerce las funciones de secretario técnico.
Comité Interno de la Rectoría. Presidido por el Rector. Lo integran además, el Secretario General, el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y el Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones.
Cuando el Rector no pueda presidir, lo hará el Secretario General.
Control Interno. La Dirección de Control Interno podrá participar, en calidad de invitada, en todos los Comités Internos.
Supervisores. A los Comités de Contratación, se invitarán a las personas designadas para ser supervisores de los contratos.
SECRETARÍA DE LOS COMITÉS INTERNOS. En cada Comité, habrá un empleado, adscrito a la respectiva dependencia y designado por el Presidente del Comité, que ejercerá las siguientes funciones:
- Recibir las solicitudes dirigidas al Comité y preparar los órdenes del día revisando que la documentación aportada cumple con los manuales y procedimientos establecidos en la Institución.
- Citar a las reuniones del Comité, con por lo menos un (1) día de antelación, enviando el orden del día a tratar en dicha reunión y los documentos de soporte de los asuntos a discutir
- Elaborar las Actas de los Comités de Contratación y firmarlas con el Presidente.
- Llevar el archivo de las Actas de los Comités.
- Dar constancia ante la coordinación de adquisiciones de los asuntos aprobados por cada Comité.
- Remitir al Comité Asesor de Contratación, los asuntos que sean de su competencia.
- Informar a las dependencias involucradas en el proceso de contratación sobre las decisiones o recomendaciones del Comité.
FUNCIONAMIENTO DE LOS COMITÉS INTERNOS. Los Comités Internos de Contratación se reunirán ordinariamente una vez por semana.
El calendario de reuniones ordinarias se fijará de manera trimestral y se dará a conocer por correo interno de la Institución.
Las solicitudes de contratación deberán ser remitidas al secretario de los comités por lo menos con dos (2) días de antelación.
Las sesiones extraordinarias se convocarán por conducto del Presidente del respectivo Comité.
De toda sesión se elaborará un Acta que deje constancia de los asistentes, los asuntos sometidos a consideración y las decisiones tomadas.
Las decisiones se tomarán por mayoría simple de los integrantes. En caso de empate, decidirá el Presidente del Comité y así quedará consignado en el Acta.
Además, dentro de los primeros cinco (5) días de cada mes, presentarán a la Secretaría General con destino a la Comisión de Asuntos Administrativos y Financieros del Consejo Directivo de la Institución, una relación de la Contratación Directa y de los Contratos de Prestación de Servicios Profesionales elaborados durante dicho período.
COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN. El Comité Asesor de Contratación será el órgano encargado a más alto nivel encargado de formular las políticas en materia de contratación de la entidad. Estará integrado por:
- El Rector o su delegado, quien lo Preside.
- Las Vicerrectorías de Docencia e Investigación, de Extensión y Administrativa
- El Secretario General
- El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación
- El Jefe de la Oficina Asesoría Jurídica
- Un empleado de la Institución, designado por el Presidente, para ejercer como secretario técnico.
- La Directora de Control Interno en calidad de invitada permanente.
FUNCIONES DEL COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN. Serán funciones del Comité Asesor de Contratación las siguientes:
- Fijar las políticas de adquisición de bienes y servicios de la entidad.
- Recomendar al Rector la adopción del Manual de Contratación y las modificaciones a los procedimientos de contratación.
- Recomendar al Rector o a las Vicerrectoras, según la competencia o delegación, el inicio de los procesos de contratación de las siguientes modalidades de selección: licitación pública, selección abreviada, subasta inversa, concurso de méritos y contratación directa cuya cuantía exceda los cuarenta y cinco salarios mínimos legales mensuales vigentes (45 SMLMV).
- Realizar seguimiento periódico a la actividad de contratación de la entidad.
- Recomendar pautas para la implementación, adaptación y mejoramiento continuo de los procesos de contratación de la Institución, conforme a la normatividad vigente y teniendo en cuenta las observaciones y sugerencias de las auditorías, los planes de mejoramiento, la evaluación del plan anual de adquisiciones, las acciones inherentes al Sistema Integrado de Gestión de Calidad y, en general, los lineamientos de Colombia Compra Eficiente.
- Analizar y efectuar recomendaciones al Plan Anual de Adquisiciones (PAA) de bienes, obras y servicios para el siguiente año, antes del 15 de diciembre de cada vigencia; así como a sus modificaciones o actualizaciones y sugerir su publicación en el Sistema Electrónico de Contratación Pública (SECOP) antes del 31 de enero de cada año.
COMITÉ EVALUADOR. Se establece un Comité Evaluador conforme a lo establecido en el Decreto Único 1082 de 2015 para evaluar las propuestas, así como para asesorar y recomendar en la etapa precontractual sobre las observaciones a los pre-pliegos e invitaciones, pliegos definitivos y adendas a que haya lugar.
Este Comité estará conformado por:
- Una persona experta en los aspectos técnicos del objeto de contratación. Esta persona cambiaría en cada proceso de acuerdo con la temática a tratar, puede ser interno o externo, de preferencia será la persona que participó en la elaboración de los estudios previos.
- Un profesional del área financiera, designado de forma permanente por la Vicerrectora Administrativa para evaluar los aspectos financieros.
- El Secretario General o el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica para evaluar los aspectos legales.
- Una persona designada por la Coordinación de Adquisiciones para apoyar las labores del Comité y elaborar el correspondiente informe de evaluación.
El Comité podrá solicitar el acompañamiento de cualquier experto, interno y externo, en calidad de invitado, cuando lo requiera para un mejor cumplimiento de su labor.
La Directora de Control Interno podrá participar, en calidad de invitada, en todas las sesiones del Comité.
Tendrán voz y voto todos los miembros del Comité, a excepción del Director de Control Interno, los invitados y la persona designada por la Coordinación de Adquisiciones, quienes sólo tendrán voz.
FUNCIONES DEL COMITÉ EVALUADOR. Son funciones del Comité Evaluador:
- Verificar los requisitos habilitantes del proceso de contratación.
- Analizar y dar respuesta a las observaciones a la invitación a cotizar, al proyecto xx xxxxxx y al pliego definitivo y proyectar adendas según sea necesario.
- Analizar y evaluar las propuestas con el fin de seleccionar objetivamente la más favorable para la Institución.
- Realizar el informe de evaluación.
- Recomendar al ordenador del gasto (Rector o Vicerrector según el caso) la adjudicación de los contratos que se deben suscribir como resultado de los procesos bajo las modalidades de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y selección de mínima cuantía.
Sesiones. El Comité podrá sesionar presencial o no presencialmente, cada vez que se requiera.
CAPÍTULO III PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN
El proceso de Planeación Institucional comprende esencialmente seleccionar misiones y objetivos y las acciones para alcanzarlos. Procura salvar la brecha entre dónde se está y a dónde se quiere llegar. Selecciona conscientemente entre cursos de acción futuros, la determinación de los recursos necesarios y basa las decisiones en el propósito y el conocimiento.
El proceso de planeación del Politécnico Colombiano Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx se caracteriza como un proceso de gestión por planes, proyectos y resultados; entregando como producto de su ejercicio los planes institucionales; los cuales se materializan en la ejecución de planes, programas y proyectos; se evalúan los resultados a través de la Rendición de Cuentas; y se toma la decisión de ajustar lo planeado o de seguir ejecutando según los indicadores inicialmente previstos. El mismo proceso evidencia la existencia del ciclo de mejora continua desde el ciclo PHVA
La Institución está altamente comprometida en una gestión basada en la planeación con énfasis en los resultados, mediante proyectos, que resuelvan las problemáticas, sean éstas restricciones u oportunidades institucionales, buscando la estructuración o maduración de un sistema de gestión adaptativo y de alta responsabilidad.
El Plan Politécnico Estratégico (PPE) orientará estratégicamente las actividades fundamentales de docencia, investigación, extensión, proyección social, desarrollo territorial y las formas como se articulan entre ellas para responder con pertinencia a las necesidades de la región y del país, de conformidad con el Plan Nacional de Desarrollo, el Plan Estratégico Sectorial (Educación) y el Plan de Desarrollo del Departamento de Antioquia, y con la naturaleza, misión, objetivos y principios del Politécnico Colombiano Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx.
El PPE será el referente para la planeación, la organización, la toma de decisiones, la administración, la evaluación y autorregulación de los procesos institucionales y de los recursos humanos, físicos, didácticos, científicos, tecnológicos, financieros y de información requeridos por la Institución en el desarrollo de su misión. El PPE será elaborado para una vigencia mínima de ocho años.
El Plan de Desarrollo Institucional (PDI) orientará la gestión académica y administrativa durante la vigencia de un periodo rectoral. Deberá estar alineado con el PPE vigente y contener los objetivos, las estrategias a desarrollar, las metas y la correspondiente financiación.
El Plan de Acción Institucional (PAI) garantizará la ejecución, año a año, del Plan de Desarrollo Institucional, para lo cual contendrá como mínimo los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables, la distribución presupuestal de los proyectos de inversión y los indicadores de gestión.
El PAI será elaborado por el Rector y su equipo directivo, con el acompañamiento técnico de la Oficina Asesora de Planeación para cada vigencia. El PAI será adoptado mediante Resolución.
De lo anterior, se desprenden los planes operativos de cada área y el Plan Operativo Anual de Inversiones - POAI - el cual se ejecuta a través del banco de programas y proyectos.
3.1. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES
Para la ejecución de estos planes es necesario construir el Plan Anual de Adquisiciones el cual es un instrumento de previsión que permite reunir en un único documento la información básica de los bienes y servicios que la Institución requiere para su funcionamiento y desempeño, además es una herramienta de gestión administrativa efectiva para el uso racional y estratégico de los recursos públicos; debe elaborarse de acuerdo con lo establecido en la SUBSECCIÓN 4, ARTÍCULO 2.2.1.1.1.4.1 del Decreto 1082 de 2015 y según los lineamientos que establezca Colombia Compra Eficiente y debe guardar coherencia con el presupuesto Institucional.
Su programación, elaboración, ejecución, control y evaluación debe hacerse dentro de un marco de gerencia efectiva, sin que la entidad se encuentre obligada a realizar los procesos de adquisición que se incluyen en el Plan.
El Plan Anual de Adquisiciones y las actualizaciones del mismo, deben publicarse en la página web del Politécnico Colombiano Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx y en el SECOP, a más tardar el 31 de enero de cada vigencia, y deberá actualizarse por lo menos una vez al año, y para el caso del Politécnico esta actualización se realizará en el mes de julio de cada anualidad.
La persona encargada en cada dependencia para la elaboración del plan específico, es el líder gestor, sin embargo la Coordinación de Adquisiciones es la encargada de administrar y compilar el Plan Anual de Adquisiciones de la Entidad.
3.1.1 Elaboración
Cada líder de dependencia debe proyectar su plan de adquisiciones y presentarlo ante el Comité Interno respectivo, el cual revisará, recomendará y consolidará los planes anuales de adquisiciones por cada vicerrectoría al igual que la Rectoría y sus dependencias adscritas, dejando constancia de la aprobación de los mismos.
Los insumos para realizar los planes son: el Plan de Desarrollo, el Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI) y el proyecto del presupuesto de gastos de la siguiente vigencia fiscal que contiene los techos de funcionamiento e inversión por dependencia; con el fin de que las adquisiciones estén articuladas con los objetivos de la organización. De igual manera, para su preparación, se recolecta información de diferentes fuentes históricas, bases de datos, índice de precios u otros datos necesarios para hacer la proyección de
cifras, que permitan formular dichos planes lo más ajustados a la realidad, respetando los principios de economía y eficacia contemplados en la norma, en busca de la estandarización y consistencia en las adquisiciones.
El Plan Anual de Adquisiciones es el instrumento gerencial de planificación y programación de las adquisiciones del Politécnico, que contribuye efectivamente a realizar una correcta y oportuna ejecución de recursos, convirtiéndose en un mecanismo para el seguimiento a la ejecución contractual y apoyo para el control de la gestión. Comprende principalmente la programación del conjunto de bienes, servicios y obra pública a adquirir, objetos, modalidades de selección, clasificación de los bienes y servicios en el sistema de UNSPSC, tipo de recursos con cargo a los cuales se pagará el bien, obra o servicio y fechas proyectadas de inicio de los procesos de contratación. Permite dar a conocer al público en general y a los organismos de control, los bienes, servicios y obra pública que la Institución contratará en el periodo fiscal respectivo, con miras a incentivar la participación ciudadana y a la transparencia.
El Plan Anual de Adquisiciones debe contener los siguientes elementos mínimos:
● Necesidad
● Identificación en el Clasificador de Bienes y Servicios, (UNSPSC) con el máximo nivel posible de descripción de este clasificador
● Valor y tipo de recursos
● Modalidad de selección
● Fecha aproximada de inicio del proceso de contratación (fecha de ingreso al área de adquisiciones)
● Declaración estratégica (nombre de la entidad, Dirección, Teléfono, Página web, Perspectiva estratégica -incluyendo iniciativas clave, información útil para posibles proveedores, número de personas que trabajan en la entidad, políticas y programas previstos para el año para el cual es elaborado el Plan Anual de Adquisiciones y presupuesto anual-, información de contacto, valor total del Plan Anual de Adquisiciones, límite de contratación de menor cuantía, límite de contratación de mínima cuantía y fecha de última actualización del Plan Anual de Adquisiciones)
3.1.2 Análisis
Después de la revisión, recomendación y consolidación de los planes por parte de los Comités Internos, se remite a la Coordinación de Adquisiciones para su análisis y propuesta de ajustes en lo que tiene que ver con los bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización (genéricos), buscando economías de escala.
3.1.3 Adopción
La Coordinación de Adquisiciones presenta el Plan Anual de Adquisiciones al Comité Asesor de Contratación, con el fin de analizarlo y presentar las recomendaciones para su posterior adopción mediante Resolución Rectoral. La Coordinación de Adquisiciones es la responsable de su consolidación y publicación en cumplimento a las normas establecidas.
3.1.4 Evaluación y seguimiento
Los Comités Internos de Contratación, deben hacer seguimiento a la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones en los términos establecidos por las normas internas y externas, con el fin de realizar los ajustes correspondientes por lo menos una vez durante su vigencia en el mes de julio de cada anualidad o cuando se presenten cambios que modifiquen los elementos que hacen parte del Plan Anual de Adquisiciones, de lo cual se debe remitir la información al Comité Asesor de Contratación para su información y evaluación.
3.2. PLAN DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA
En el Plan Anual de Adquisiciones se incluye la información relacionada con los datos del supervisor o interventor de cada proceso contractual, sus funciones y el tipo de supervisión o interventoría que ejerce, con el fin de conocer con anticipación los responsables, las cargas de trabajo y los costos de Interventoría en los procesos de contratación y de esta forma poder planear y controlar el seguimiento a la ejecución de los contratos.
CAPÍTULO IV
ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN
Las principales etapas del proceso de contratación y los funcionarios responsables en el Politécnico Colombiano Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx, son:
4.1. ETAPA PRECONTRACTUAL
4.1.1. Sección I. Etapa de la Planeación
Constituye el período en que se realizan las actividades necesarias para adelantar el proceso de selección del contratista o actos preliminares a la celebración del contrato en procura de seleccionar la mejor propuesta que satisfaga los requerimientos de bienes, obras y servicios por parte del Politécnico Colombiano Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx. Comprende
los trámites desde la identificación de la necesidad, hasta la adjudicación o hasta declaratoria de desierta del proceso de selección correspondiente.
Las actividades que se realizan en esta etapa son:
ACTIVIDAD | RESPONSABLE | |
1 | Designación del Comité Evaluador | Resolución No 201600000065 del 04 de febrero de 2016 |
2 | Identificación de la necesidad | Dependencia solicitante |
3 | Elaboración de estudios y documentos previos | Dependencia solicitante |
4 | Solicitud y expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP). | Dependencia solicitante (Solicitud) Presupuesto (Expedición) |
4 | Recomendación del inicio del proceso. | Comité Interno de Contratación y Comité Asesor de Contratación, en caso de requerirse. |
5 | Elaboración de la Invitación, proyecto y pliego de condiciones según la modalidad de selección en procesos de convocatoria pública. | Dependencia solicitante Coordinación de Adquisiciones |
6 | Desarrollo de la modalidad de selección: Publicaciones, Resolución de Apertura, observaciones, adendas, comunicaciones, audiencias, recibo de propuestas, evaluación, | Ordenador del Gasto |
adjudicación o declaratoria de desierta. | Comité Evaluador |
4.1.1.1. Estudios y documentos previos
Se entiende por Estudios y Documentos Previos, el conjunto de los soportes para todos los procesos de contratación en los que cualquier proponente puede valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad. Con los estudios previos se refleja el análisis que el Politécnico Colombiano Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx ha realizado sobre la necesidad del bien, obra o servicio que requiere, de acuerdo con el Plan de Desarrollo, el Presupuesto y el Plan Anual de Adquisiciones, así como la conveniencia y oportunidad de realizar la contratación.
Los estudios y documentos previos estarán conformados por todo documento final que haya servido de soporte para la elaboración del proyecto xx Xxxxxx de Condiciones, Invitación Pública o Contrato según se trate, incluyendo diseños y proyectos necesarios, así como toda la información indispensable para permitir la presentación de las ofertas, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la Institución, así como la distribución de riesgos que se propone.
Los estudios previos deben ser elaborados por las dependencias solicitantes. Dichos estudios deberán contener los siguientes elementos mínimos:
4.1.1.1.1 La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación.
Expresión escrita y detallada de las razones que justifican el qué, el por qué y el para qué de la contratación. Para ello es necesario tener en cuenta que toda la actividad de la administración es reglada, es decir, la celebración de un contrato implica la habilitación legal para celebrarlo y competencia para suscribirlo, de acuerdo con las funciones asignadas en el ordenamiento jurídico.
En este punto se debe consignar el por qué se necesita contratar y lo esperado con la contratación a celebrar, con la finalidad de justificar y soportar la inversión de los recursos del Estado, como evidencia de la debida planeación. Xxxx describirse la necesidad de realizar el proyecto y la contratación de servicios, obras y bienes, haciendo especial énfasis en los aspectos más relevantes, que expliquen de manera clara el entorno de la
situación y enumeren los problemas, dificultades y complicaciones que se están presentando o que podrían llegar a presentarse en caso de no llevarse a cabo la contratación.
Responder a las preguntas de qué necesito contratar, por qué necesito contratar, para qué necesito contratar y la relación que existe entre la necesidad identificada y el objeto a contratar.
En este análisis deben concretarse los siguientes aspectos:
• La necesidad de la entidad que se pretende satisfacer con la contratación.
• Opciones que existen para resolver dicha necesidad en el mercado.
• Verificación de que la necesidad se encuentra prevista en el Plan Anual de Adquisiciones de la entidad o inclusión de ésta a través del ajuste respectivo.
• Relación existente entre la contratación a realizar y el rubro presupuestal del cual se derivan sus recursos.
4.1.1.1.2 Ubicación del proceso
Indicar puntualmente a que proyecto(s) apunta esta inversión, enunciando la Línea - Programa - Proyecto del Plan de Desarrollo o afectación de los recursos.
4.1.1.1.3 Competencia de la dependencia para adelantar el proceso
En este punto se debe justificar la competencia de la dependencia para adelantar la contratación, soportado ya sea en su misión, objetivos y/o funciones, o regulación relacionada que identifique este proceso.
4.1.1.1.4 La forma de satisfacer tal necesidad
Descripción de cómo se puede llevar a cabo la solución a la necesidad planteada y por qué se requiere específicamente el contrato identificado, esto es, relatar la conveniencia del tipo de contrato recomendado (mediante la ejecución de un proyecto, la realización de un estudio, diseño o prediseño o la contratación de un servicio).
4.1.1.1.5 Objeto
Es la forma en que la Administración establece cuál es el bien, servicio u obra pública que pretende adquirir para satisfacer una necesidad, el cual deberá definirse de manera concreta, clara, detallada y teniendo en cuenta la modalidad del contrato a celebrar.
Se recomienda no elaborar objetos largos que detallen las obligaciones del contrato o el alcance del mismo.
-Alcance del Objeto Contractual: En este punto se indica la fecha, el lugar, la cantidad de bienes, la población beneficiaria, y demás condiciones de tiempo, modo y lugar en que se desarrollará el objeto contractual.
4.1.1.1.6 Especificaciones técnicas
La definición técnica de la necesidad y su correspondiente soporte, así como las condiciones del contrato a celebrar, deberán analizarse en el estudio técnico, estableciéndose con claridad, entre otros, los siguientes aspectos: posibilidades futuras de actualización de los bienes, su vida útil, la coherencia técnica con otras herramientas antes adquiridas, las calidades del personal técnico que debe prestar los servicios y demás elementos que afecten la satisfacción de la necesidad que motiva la contratación.
Compromisos, declaraciones y acreditaciones que deberán efectuar los proponentes en materia técnica, que serán verificados por la entidad como requisito habilitante, DE CUMPLE O NO CUMPLE, durante el período de evaluación de las ofertas.
Servicios conexos: entendidos como aquellos que se derivan del cumplimiento del objeto del contrato, como capacitaciones, mantenimientos preventivos y correctivos, soportes técnicos, entrega de manuales, instalación, transporte, repuestos, etc.
Cuando se trate de un proceso de selección de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización la ficha deberá contener, como mínimo:
a) Denominación de bien o servicio;
b) La clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios UNSPSC;
c) La identificación adicional requerida;
d) La unidad de medida;
e) La calidad mínima, y
f) Los patrones de desempeño mínimos
- Autorizaciones, permisos, licencias y documentos técnicos: En este punto se deja constancia de los requisitos que se deben reunir tanto por la entidad contratante como por el proponente adjudicatario para la ejecución del contrato.
Cuando el contrato incluye diseño y construcción se deben adjuntar los respectivos documentos técnicos, ejemplo: cálculos, planos, entre otros.
-Codificación del bien, obra o servicio según las Naciones Unidas - UNSPSC: Definidos los bienes, obras y servicios a contratar, se deben codificar de acuerdo con la Guía para la Codificación de bienes y servicios de Naciones Unidas, los cuales fueron previamente identificados en el Plan Anual de Adquisiciones.
Se debe tener en cuenta que un único proceso contractual puede incluir la compra de múltiples bienes y/o servicios, por lo tanto, debe existir una relación directa en la forma en que El Politécnico Colombiano Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx define sus objetos contractuales y aquella en la que adquieren sus productos. Si es posible incluir diferentes bienes y/o servicios en un mismo proceso de contratación, se deben incluir todos los códigos en un mismo renglón en el Plan Anual de Adquisiciones. De otro modo, los bienes y/o servicios deben ser adquiridos en procesos independientes puesto que las modalidades de adquisición son diferentes.
Siempre se debe analizar que entre más códigos se incluyan en un mismo proceso de contratación, existe la posibilidad de que menos proveedores ofrezcan de manera integral todos los bienes y/o servicios involucrados en el proceso particular. Por lo tanto, la forma de codificar tiene un impacto directo sobre la competencia y la optimización de los recursos públicos.
Ver Guía para la Codificación de Bienes y Servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas, publicado por Colombia Compra Eficiente en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxx-xx-xxxxxx-x-xxxxxxxxx
4.1.1.1.7 Partes
Son quienes intervienen en la relación contractual. Todo contrato estatal es una relación jurídica conformada por dos extremos, en el que uno de ellos es una entidad estatal de las comprendidas en el artículo 2, numeral 1 de la Ley 80 de 1993. El otro extremo de la relación la constituye una persona natural o jurídica –de derecho público o privado-, nacional o extranjera, consorcio, unión temporal o promesa de sociedad bajo cualquier modalidad prevista en la Ley. (Artículos 6 y 7 de la Ley 80 de 1993).
4.1.1.1.8 Plazo
Es el tiempo real y cierto, legal o convencionalmente establecido por las partes del contrato en el que se espera que se cumplan las obligaciones a cargo del contratista, el cual debe obedecer a un estudio técnico serio por parte de la Administración. Se debe especificar si el plazo corresponde a meses, días hábiles o calendario.
Para la determinación del plazo, debe tenerse en cuenta que de acuerdo con el artículo 8 de la Ley 819 de 2003, la programación, elaboración, aprobación y ejecución del
presupuesto de cada vigencia fiscal, debe hacerse de tal manera que solo se programen compromisos que se puedan recibir a satisfacción antes del 31 de diciembre de cada anualidad.
No obstante lo anterior, los plazos podrán superar la respectiva vigencia fiscal, si los recursos fueron autorizados con vigencias futuras o se encuentran expresamente autorizados en las directrices y políticas expedidas cada año por el Consejo Departamental de Política Fiscal (CODFIS), o existe un régimen especial para el manejo de los recursos, como es el caso de los recursos provenientes del Sistema General de Regalías, de convenios internacionales, entre otros.
4.1.1.1.9 Lugar de ejecución el contrato
Es el lugar geográfico o sede principal en el cual se habrán de desarrollar las obligaciones propias del contrato.
4.1.1.1.10 Identificación del contrato que se pretende celebrar
Desde la elaboración de los estudios previos deberá realizarse el análisis sobre la naturaleza y características del objeto a contratar, con el fin de identificar de manera precisa el tipo de contrato a celebrar, que podrá ser uno de los enumerados de manera enunciativa en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, los mencionados expresamente en la ley civil y comercial de conformidad con el artículo 13 del Estatuto Contractual o los que se deriven del principio de autonomía de la voluntad.
4.1.1.1.11 Obligaciones de las Partes
Son los compromisos a cargo de las partes, los cuales deben estar justificados desde los estudios y documentos previos y que serán esenciales para el adecuado desarrollo y ejecución del objeto contractual.
4.1.1.1.12 La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección
En todo proceso contractual deben indicarse las razones o argumentos de orden legal y reglamentario que justifican la selección del contratista, en los términos del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, teniendo en cuenta la modalidad de selección.
Es esencial la determinación de la naturaleza contractual para poder precisar la modalidad de selección, pues el objeto del contrato, las características del mismo y
ocasionalmente su cuantía, determinará la manera en que deba seleccionarse al contratista.
En este punto se explica la modalidad de contratación que aplica para el proceso de contratación y las normas que lo fundamentan.
Nota: Para el caso de contratación directa se debe justificar las razones que soportan dicha modalidad, en virtud del principio de selección objetiva, lo cual servirá de fundamento para la expedición del acto administrativo que justifica la contratación directa en los casos que aplique.
4.1.1.1.13 El valor estimado del contrato y la justificación del mismo, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen
Corresponde al costo económico que tendrá el bien o servicio objeto del contrato a celebrar, para lo cual es imperativo el contar con una correcta elaboración y análisis técnico que lo soporte, en el que deberá constar la realización de las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones xxx xxxxxxx y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello.
Para efectuar un adecuado estudio de costos y mercado se debe tener en cuenta:
- Análisis del sector: En esta etapa la entidad estatal debe realizar el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratación, desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgo, de lo cual se debe dejar constancia en los documentos previos del proceso de contratación. Para dicho análisis, la entidad tendrá en cuenta lo establecido por la Agencia de Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente, en la Guía para la Elaboración de Estudios del Sector. Este análisis debe hacerse de forma previa al establecimiento de los requisitos habilitantes y deberá de contener, además de lo solicitado por Colombia Compra Eficiente, lo siguiente:
- Para cualquier proceso de selección, excepto contratación directa: Dos (2) cotizaciones de los productos, obras o servicios que se pretendan adquirir.
- El análisis de los APU para los procesos que pretendan realizar obra pública.
- Condiciones Comerciales. Se debe anotar la forma de pago, el tiempo de entrega, la validez de la oferta, el porcentaje de descuentos en caso de ofrecerse y la garantía en
meses del producto ofrecido. Además si es necesario se deben especificar todas las observaciones que los proveedores crean o tengan a cada requerimiento, como por ejemplo obras adicionales para la instalación de los bienes.
- Forma de Pago. Debe precisarse si se hará o no entrega de anticipo o pago anticipado, y sus porcentajes, dependiendo de la complejidad del objeto contractual y su ejecución, determinar cómo se efectuarán los pagos al contratista (pagos parciales, pago único, mensual, bimensual entre otros).
Para determinar la forma de pago deben tenerse en cuenta las directrices y políticas establecidas por el Consejo Departamental de Política Fiscal (CODFIS) y el PAC de la Entidad.
Acorde con el Estatuto de Contratación y siempre y cuando la Tesorería cuente con los recursos líquidos disponibles, en los contratos o convenios que celebre el Politécnico se podrá pactar la entrega de anticipos y de pagos anticipados y su monto no podrá exceder el 50% del valor del respectivo contrato, de conformidad con lo dispuesto por el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993.
Todos los convenios y contratos que estipulen el desembolso de anticipo, contemplarán también la forma como deberá amortizarse.
Si el convenio o contrato se encuentra parcialmente financiado con vigencias futuras, el valor del anticipo más los impuestos y las retenciones a que hubiere lugar, no podrán ser igual al 100% de la apropiación de la vigencia, debido a la dinámica contable.
Para la constitución de anticipos deberá tenerse en cuenta las siguientes directrices:
1. El anticipo solo puede ser pactado en los contratos de tracto sucesivo.
2. En los contratos de obra, concesión, salud o los que se realicen por licitación pública el contratista deberá suscribir un contrato xx xxxxxxx mercantil para crear un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con una sociedad fiduciaria autorizada para ese fin por la Superintendencia Financiera.
3. Para los demás contratos no contemplado en el artículo 91 de la Ley 1474 de 2011, los desembolsos del anticipo se harán a una cuenta bancaria separada no conjunta, a nombre del contrato suscrito.
- Aspectos tributarios, financieros, contables y presupuestales
Los servidores que elaboran los Estudios Previos y en cada una de las etapas de los procesos de contratación, cuando aplique, deben tener en cuenta las disposiciones tanto externas como internas en materia presupuestal, tributaria, financiera y contable, de manera que se ajusten al cumplimiento de las directrices de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se realicen los análisis xxx xxxxxxx adecuadamente, se facilite el seguimiento de la ejecución del contrato y se registre y clasifique la información contable.
Si durante alguna de las fases del proceso contractual (precontractual, contractual o poscontractual) se presentan dudas en los aspectos presupuestales, tributarios, financieros y contables, se debe elevar la consulta ante la Dirección Financiera o en el Link:
xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx/xxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx/XXXXX MACION-TRIBUTARIA-POLITECNICO-COLOMBIANO-JIC.pdf
- Rendimientos financieros
El Politécnico Colombiano Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx no pactará reinversión de los rendimientos financieros en la celebración de contratos interadministrativos, generados por los establecimientos públicos o por las Empresas industriales y Comerciales del Estado y las sociedades de Economía mixta del Orden Departamental con los recursos transferidos por este.
Los rendimientos que llegaren a producir los recursos entregados en calidad de anticipo, pertenecerán al Politécnico, salvo estipulación en contrario en los contratos interadministrativos o con cargo a recursos de organismos multilaterales.
4.1.1.1.14 Los criterios para seleccionar la oferta más favorable
En cumplimiento de la selección objetiva del contratista, se deberán establecer criterios que serán objeto de evaluación y clasificación, los cuales permitirán concluir de manera precisa que la escogencia del contratista se realiza de acuerdo con el ofrecimiento más favorable para la entidad y los fines que ella busca. Dichos criterios no podrán determinarse al arbitrio o capricho de un funcionario público, sino acorde con los principios y criterios previstos en el numeral 2 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011. Así mismo, se establecerán los criterios de selección teniendo en cuenta lo dicho por la Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente en el Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de contratación en forma adecuada y proporcional a la naturaleza y valor del contrato, es decir, que deberá atenderse a la relación entre el
contrato que se pretende celebrar y la experiencia del proponente y su capacidad jurídica, financiera y organizacional.
Para ello, se deben indicar los requisitos habilitantes que deberán cumplir los proponentes y su forma de acreditación, teniendo en cuenta:
a) El riesgo del proceso de contratación;
b) El valor del contrato objeto del proceso de contratación;
c) El análisis del sector económico respectivo; y
d) El conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial.
Se debe indicar así mismo, en este apartado del estudio previo, en prosa, la respuesta a los siguientes interrogantes:
● ¿La experiencia exigida es apropiada considerando el valor y la complejidad del contrato? Para la mayoría de procesos de selección se solicitará experiencia por el valor del presupuesto oficial, excepto para Obra Pública, proceso debido a su complejidad, se debería de solicitar el doble del presupuesto oficial. Sin embargo, se aclara que la determinación de la experiencia queda a criterio del respectivo comité interno de contratación, en razón a las características de cada proceso.
● ¿La capacidad financiera exigida para el Proceso de Contratación es acorde con las condiciones financieras xxx xxxxxxx de los bienes y servicios a los que se refiere el Proceso de Contratación? Para la mayoría de procesos de selección, los indicadores financieros son los siguientes:
Indicador | Rango aceptado. | Rango aceptado en modalidades consorciales |
Endeudamiento | Menor o igual a setenta por ciento (70%) | En caso de presentarse en consorcio o unión temporal, se aceptará el rango solicitado, por porcentaje de participación de cada integrante. |
Liquidez | Mayor o igual a uno (1.0) | Se aceptará por porcentaje de participación de cada integrante. |
Razón de cobertura de intereses | Mayor o igual a uno (1.0) y/o Indeterminado. | En caso de presentarse en consorcio o unión temporal, se aceptará el rango solicitado, por porcentaje de participación de cada integrante. |
Para los procesos que pretendan realizar Obra Pública, se tendrá que solicitar de manera obligatoria la Capacidad Residual, la cual se analizará por el respectivo comité interno.
Sin embargo, se aclara que la determinación de los índices financieros queda a criterio del respectivo comité interno de contratación, en razón a las características de cada proceso.
● ¿Los requisitos habilitantes permiten la participación de la mayoría de los actores xxx xxxxxxx que ofrecen los bienes y servicios a los que se refiere el Proceso de Contratación?
● ¿Quién cumple con los requisitos habilitantes está en posibilidad de cumplir con el objeto del contrato dentro del cronograma y el presupuesto previstos en el Proceso de Contratación?
Acto seguido se debe relacionar cuál de los factores de selección se eligió o eligieron, de acuerdo con la modalidad de selección que aplique.
Si el precio del bien o servicio es regulado, se deberá indicar la variable sobre la cual se hace la evaluación de las ofertas.
Dentro de los criterios de calificación de las propuestas se debe otorgar un puntaje a los bienes, servicios y oferentes nacionales o aquellos considerados nacionales con ocasión de la existencia de trato nacional. Para ello se debe tener en cuenta que el puntaje
otorgado debe ser xx xxxx (10) puntos, para estimular la industria colombiana cuando los proponentes oferten bienes o servicios nacionales.
Este incentivo no es aplicable para la Contratación Directiva ni en los procesos para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.
4.1.1.1.15 El análisis de Xxxxxx y la forma de mitigarlo
El Politécnico Colombiano Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx tiene la obligación de realizar un análisis que incluya la tipificación, valoración y asignación de riesgos previsibles involucrados en la contratación (Art. 4° Ley 1150 de 2007). Se entiende que constituyen riesgos involucrados en la contratación todos aquellos eventos que pueden generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un contrato. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales.
El análisis de riesgos previsibles se hará siempre para todas las modalidades de contratación (sin excepción alguna), teniendo en cuenta el valor y la naturaleza del contrato, justificando su existencia o no para el caso. Para ello, la Entidad Estatal debe evaluar el Riesgo que el Proceso de Contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente.
En los estudios previos se deberán tipificar los riesgos que puedan presentarse en el Proceso de Contratación, con el fin de cuantificarlos y señalar el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, o la forma en que se recobrará el equilibrio contractual, cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo.
Se debe entender que aquellos riesgos previsibles que no asuman directamente las entidades estatales corresponden a los contratistas, siempre y cuando hayan sido asumidos en la distribución del riesgo. El estudio adecuado de los riesgos le permitirá a las entidades estatales hacer las previsiones del caso que conduzcan al éxito del proyecto. Así, para hacer un adecuado análisis de riesgos es imperativo que las entidades estatales examinen en el pasado qué tropiezos o dificultades han tenido en la ejecución de sus contratos, incluso la ejecución de contratos en el sector privado.
De igual forma, en aquellos contratos que por su objeto contractual no se encuentren riesgos previsibles, deberá justificarse así en los estudios previos.
El análisis de riesgos se hará por todos los integrantes del comité interno de contratación respectivo, sin embargo el técnico, según el conocimiento y la experticia, es quien debe identificar los riesgos.
Ver Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo, publicado por Colombia Compra Eficiente, el cual se puede consultar en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx
4.1.1.1.16 Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación
Estimados los riesgos previsibles, deberá establecerse como mitigar tales riesgos, de acuerdo con los términos previstos en la Sección 3 Garantías y siguientes del Decreto 1082 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
En aquellos eventos donde no se exija garantía igualmente deberán justificarse las razones.
Según el Decreto en mención, no serán obligatorias, pero podrá ser potestativa, a criterio del respectivo Comité Interno, la exigencia de garantías para los siguientes contratos y modalidades de selección:
a. Los contratos de empréstito
b. Los contratos interadministrativos
c. Los contratos de seguro
d. Los contratos que se celebren con grandes superficies.
e. Los contratos celebrados por contratación directa.
f. Los contratos celebrados por el procedimiento de mínima cuantía.
4.1.1.1.17 La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijada por un Acuerdo Comercial.
En el marco de la globalización y la internacionalización de los mercados, las entidades públicas deberán indicar si la contratación respectiva se encuentra cobijada por un Acuerdo Comercial suscrito por el Estado Colombiano ya que se deben observar las obligaciones en ellos contenidas. Ver Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación, publicado por Colombia Compra Eficiente, el cual se puede consultar en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxx
Se debe verificar:
- Si la cuantía del proceso lo somete al capítulo de compras públicas.
- Si la entidad estatal se encuentra incluida en la cobertura del capítulo de compras públicas.
- Si los bienes y servicios a contratar no se encuentran excluidos de la cobertura del capítulo de compras públicas.
El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en coordinación con la Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente, mantendrá publicada en su página web y en el SECOP la información actualizada relativa a los Tratados vigentes en materia de contratación pública, que permita realizar tal verificación. Adicionalmente, para realizar la verificación de la aplicación de los acuerdos comerciales a los procesos de selección, deberá verificarse el Manual explicativo que para el efecto expida el Ministerio de Comercio Industria y Turismo y el Departamento Nacional de Planeación
Se encuentran excluidos todos los contratos realizados mediante la modalidad de contratación directa estipuladas en la Ley 1150 de 2007, pues a estos no les aplican las obligaciones de los Acuerdos Comerciales, y por lo tanto no se requiere establecer si están o no cubiertos por los mismos.
El Politécnico Colombiano Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx para efectos de la contratación respectiva y en caso que la misma esté cobijada por alguno de los acuerdos comerciales vigentes suscritos por Colombia, en materia de compras estatales, dará aplicación en todo el proceso contractual los principios y deberes comunes que constituyen el núcleo de las obligaciones internacionales de Colombia en este tema:
● Trato Nacional y no discriminación
● Plazos para la presentación de ofertas
● Publicación xxx Xxxxxx de Condiciones en Internet – Accesibilidad
● Especificaciones técnicas claras y necesarias
● Condiciones de participación esenciales
● Experiencia previa que no discrimine la participación de los proponentes en procesos de selección.
● Conservación de registros
● Reglas de origen
● Transparencia
● Compensaciones
● Revisión nacional de impugnaciones.
En este ítem de los estudios previos se debe tener en cuenta además, los países con los cuales se tenga la obligación de Trato Nacional con fundamento en el Principio de Reciprocidad de conformidad con los artículos 20 y 21 de la Ley 80 de 1993.
Adicionalmente, el artículo 2.2.1.2.4.1.3. del Decreto 1082 de 2015, indica que el trato nacional se concederá a: (a) los oferentes, bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales Colombia tenga Acuerdos Comerciales, en los términos establecidos en tales Acuerdos Comerciales; (b) a los bienes y servicios provenientes de Estados con los cuales no exista un Acuerdo Comercial pero respecto de los cuales el Gobierno Nacional haya certificado que los oferentes de Bienes y Servicios Nacionales gozan de trato nacional, con base en la revisión y comparación de la normativa en materia de compras y contratación pública de dicho Estado. En este caso el certificado es expedido por el Ministerio de Relaciones Exteriores y puede ser consultado en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxx-xxxxxxxx-xxx-xxxxxxxxxxxx ; y (c) a los servicios prestados por oferentes miembros de la Comunidad Andina de Naciones teniendo en cuenta la regulación andina aplicable a la materia, los cuales pueden ser consultados en el siguiente link: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xxx/Xxxxxxx.xxxx
4.1.1.1.18 Convocatorias Limitada a Mipyme
En los procesos de selección de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos la convocatoria se limitará a Mipyme de acuerdo con las reglas señaladas en los artículos 2.2.1.2.4.2.2. y siguientes del Decreto 1082 de 2015.
En los procesos de selección de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos la convocatoria se limitará a Mipyme, cuando:
1. El valor del Proceso de Contratación es menor a ciento veinticinco mil dólares de los Estados Unidos de América (US$125.000), liquidados con la tasa de cambio que para el efecto determina cada dos años el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
2. La Entidad Estatal ha recibido solicitudes de por lo menos tres (3) Mipyme nacionales para limitar la convocatoria a Mipyme nacionales. La Entidad Estatal debe recibir estas solicitudes por lo menos un (1) día hábil antes de la Apertura del Proceso de Contratación.
La entidad puede realizar convocatorias limitadas a Mipyme nacionales domiciliadas en el Departamento o municipios en donde se va a ejecutar el contrato.
4.1.1.1.19 Comité Evaluador
El número del acto administrativo que designa el Comité y sus integrantes deberá relacionarse en los estudios previos de conformidad con la Resolución Rectoral No. 201600000065 de febrero 04 de 2016, explicada en el Capítulo 2 del presente Manual.
4.1.1.1.20 Tipo De Supervisión y/o Interventoría
De acuerdo con el Manual de Supervisión e Interventoría se deberá indicar el supervisor, así como el tipo de interventoría y su justificación.
4.1.1.1.21 Otros documentos necesarios para la contratación
- Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)
Existe la obligación por parte de las entidades estatales, de garantizar previo al inicio de cualquier proceso de contratación las respectivas disponibilidades presupuestales, tomando como base el valor del presupuesto oficial determinado en el estudio de costos. (Véase Ley 80 de 1993 artículo 25).
Para el caso del Politécnico, se debe garantizar cuando el proceso sea recomendado por parte del Comité Interno de Contratación, la existencia del respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal, el que se gestiona a través de la Coordinación de Presupuesto.
- Autorización para contratar
El Consejo Directivo mediante el Estatuto General, Acuerdo 10 del 21 xx xxxxx de 2008, en su artículo 24, literal i), facultó al Rector para suscribir los contratos o delegar su suscripción y expedir los actos que sean necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la Institución. Adicional a lo anterior, la Resolución Rectoral 201600000065 del 04 de febrero de 2016, explicada en el capítulo primero del presente Manual, delega la ordenación del gasto y la delegación para contratar.
- Estudios técnicos y diseños
Comprende la elaboración de planos, diseños, estudio de impacto ambiental, socioeconómico, suelos, factibilidad o prefactibilidad, licencias urbanísticas, adquisición de predios, entre otros. Dichos estudios se deberán de elaborar por parte de la dependencia solicitante, con el aval del Área de Planeación y de la Dirección de Servicios Generales, si a ello hubiere lugar.
Tales estudios o permisos sólo se requieren para contratos que por su impacto, naturaleza y condiciones técnicas sean necesarios, antes de la iniciación del respectivo proceso contractual, a fin de evitar reprocesos, gastos inoficiosos o inadecuados, encarecimiento de productos, perjuicios a terceros, entre otras razones.
Es el caso de los contratos de obra pública que requieren además de los estudios previos esta clase de documentos adicionales.
El requerimiento o no de estos estudios, planos o permisos dependerá de las normas especiales que reglamenten cada materia a contratar y deberá ser analizada meticulosamente por el técnico encargado del proceso.
4.1.2. Sección II. Modalidades de Selección del Contratista
4.1.2.1. Licitación Pública
La regla general para la escogencia de contratistas es la Licitación Pública, salvo que el contrato a celebrar se encuentre entre las excepciones previstas para la selección a través de las otras modalidades, es decir, si el contrato a celebrar no se encuentra entre las causales de selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa y además, supera una cuantía superior a cuatrocientos cincuenta (450) salarios mínimos mensuales legales vigentes (450 SMMLV), el contratista será seleccionado a través del procedimiento previsto para la Licitación Pública.
ETAPA | TRÁMITES NECESARIOS | TERMINOS | RESPONSABLE |
1 | Estudios y documentos previos Diseños y proyectos de factibilidad y prefactibilidad, cuando sea procedente. | Discrecional | Ordenador del Gasto Dependencia que requiere el bien o servicio Comité Evaluador |
2 | Comité Interno de Contratación Comité Asesor de Contratación. | Deben tenerse en cuenta l as sesiones de los respectivos comités | Dependencia que requiere el bien o servicio Integrantes de los Comités |
3 | Ingreso al Área de Adquisiciones o a la Vicerrectoría de Extensión, según el caso, para el inicio del proceso contractual. | DOS (2) MESES ANTES DEL INICIO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO | Coordinación de Adquisiciones y Vicerrectoría de Extensión. |
4 | Avisos en la página web y en el SECOP: Articulo 30 numeral 3 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 224 del Decreto 019 de 2012. | Dentro de 10 días calendario anteriores a la apertura de la Licitación, se publicará un 1 aviso de convocatoria en la página Web de la entidad y el SECOP. | Abogado responsable del proceso |
5 | Aviso de convocatoria: El cual además de publicarse en el SECOP debe publicarse en la página web de la entidad. ARTÍCULO 2.2.1.1.2.1.2. del Decreto 1082 de 2015. | A más tardar con la publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones. | Abogado responsable del proceso |
6 | Proyecto xx xxxxxx de condiciones Observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones: Durante la publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones. (ARTÍCULO 2.2.1.1.2.1.4. Decreto 1082 de 2015). | El proyecto de pliegos de condiciones se publicará por 10 días hábiles de antelación a la fecha que ordena la apertura del proceso. | Abogado responsable del proceso Comité Evaluador |
7 | Acto Administrativo de apertura: Deberá contener la información a que alude el Artículo 2.2.1.1.2.1.5. Decreto 1082 de 2015. Pliego de condiciones definitivo (conforme al artículo 30 de la Ley 80 de 1993). Se incluirán las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones surgidas al proyecto xx xxxxxx de condiciones o las demás que haya detectado la administración. Deberá contener los requisitos mínimos establecidos en el Artículo 2.2.1.1.2.1.3. Decreto 1082 de 2015. Certificado de disponibilidad presupuestal | El término de publicación xxx xxxxxx de condiciones definitivo se fijará en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar. | Ordenador del Gasto Abogado responsable del proceso |
8 | Visita técnica No obligatoria al lugar de ejecución del contrato, si hay lugar a ello. La define el técnico responsable del proceso. | Preferiblemente antes de la audiencia de asignación de riesgos. | Técnico responsable del proceso |
9 | Audiencia de asignación de riesgos (Artículo 2.2.1.2.1.1.2. Decreto 1082 de 2015. Si a solicitud de un interesado es necesario celebrar una audiencia para precisar el contenido y alcance de los pliegos de condiciones, este tema se tratará en la audiencia de riesgos. Como resultado de lo debatido en las audiencias y cuando resulte conveniente, el jefe o representante de la entidad expedirá las modificaciones pertinentes a dichos documentos y prorrogará, si fuere necesario, el plazo de la licitación hasta por seis (6) días hábiles. | Dentro de los 3 días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas. Artículo 30, numeral 4 Ley 80 de 1993 modificado por el Artículo 220 Decreto 019 de 2012 | Abogado responsable del proceso y Técnico responsable del proceso |
10 | Plazo de la Licitación. Es el momento a partir del cual se pueden presentar propuestas, hasta el cierre de la Licitación (Artículo 30, numeral 5, de la Ley 80 de 1993). El plazo para la presentación de propuestas debe ser proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir, de manera que se le garantice a los proponentes la preparación de ofertas. | El término se fijará en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar | Abogado responsable del proceso |
11 | Modificación xxx xxxxxx de condiciones definitivo: A través de Adendas, Modificaciones o Aclaraciones (Artículo 2.2.1.1.1.3.1. y Artículo 2.2.1.1.2.2.1 del Decreto 1082 de 2015 La entidad señalará en el Pliego de condiciones el plazo máximo para expedir adendas tratándose de modificaciones diferentes al cronograma. Si se modifica el cronograma del proceso, incluso una vez haya vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato, se deberá publicar el nuevo cronograma mediante adenda, precisando además los cambios que ello implique en el cronograma fijado en el acto de apertura y en el aviso de convocatoria. La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m. | De acuerdo con el Articulo 89 de la Ley 1474/2011, que modifica el inciso 2º, numeral 5 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993: “(…) no podrán expedirse adendas dentro de los tres (3) días anteriores en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para extender el término del mismo." | Comité Evaluador Ordenador del Gasto | |
12 | Presentación de observaciones y sugerencias al pliego de condiciones La aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad agrupará aquellas de naturaleza común. | Hasta la fecha de cierre de la Licitación. | Comité | Evaluado r |
13 | Respuesta y publicación en el SECOP sobre las consideraciones de la entidad a las observaciones y sugerencias presentadas. | Hasta un día antes del cierre de la recepción de propuestas, siempre y cuando no implique modificaciones al pliego de condiciones | Comité | Evaluado r |
14 | Cierre del proceso licitatorio. Momento máximo hasta el cual se pueden presentar ofertas. Puede ser ampliado por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado, cuando lo estime conveniente la entidad o a solicitud de un número plural de posibles oferentes. (Numeral 5 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 89 de la Ley 1474 de 2011). Una vez operado el cierre del proceso, se procederá a la apertura de propuestas, en presencia de los proponentes y/o equipo de la Administración que se encuentre, dejando constancia mediante acta. | Debe ser proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir, de manera que se le garantice a los proponentes la preparación de ofertas. | Comité | Evaluado r |
15 | Evaluación de las propuestas: De acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones y con las reglas de subsanabilidad señaladas en el Artículo 5 Ley 1150/2007. El ofrecimiento más favorable para la entidad se determinará de acuerdo con las reglas del artículo 2.2.1.1.2.2.2 del Decreto 1082 de 2015 y con las señaladas en el pliego de condiciones definitivo. El Comité Asesor y Evaluador verificará si el menor precio ofertado es o no artificialmente bajo; en caso de ser procedente, el Comité recomendará la adjudicación del proceso, en caso contrario se requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor ofertado en los términos del artículo 2.2.1.1.2.2.4 del Decreto 1082 de 2015) y recomendar el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso. | El plazo para la evaluación será estipulado por el abogado encargado de la licitación, de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía de la misma. | Comité | Evaluado r |
16 | Publicación del informe de evaluación. Es el periodo durante el cual se deja a disposición el informe de evaluación para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes y subsanen los documentos habilitantes a que haya lugar. 1 | Mínimo 5 días hábiles (Artícul o 30 numeral 8 de la Ley 80 de 1993). | Comité | Evaluado r |
1 De acuerdo con el Concepto de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado: “Cuando las entidades estatales estén facultadas para verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes, puede darse el caso de que surja la necesidad de requerir la subsanabilidad de los mismos, caso en el cual se otorgará a los proponentes, en igualdad de condiciones, un plazo razonable anterior a la adjudicación o a la realización de la subasta, para que responda el requerimiento efectuado por la entidad.”(Subrayas fuera del original) Radicado 1992 del 20 xx xxxx de 2010, CP: Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx.
16 | Respuesta a las observaciones presentadas a la evaluación y publicación de las respuestas en el SECOP. | El plazo será determinado en el pliego de condiciones y en todo caso deberá darse respuesta a más tardar mediante el borrador de Resolución de Adjudicación, el cual se publicará el día antes de la Audiencia de Adjudicación en el SECOP. | Comité Evaluador |
17 | Comité Evaluador: Vencido el término de traslado del informe de evaluación, el Ordenador del Gasto aprueba o no, según el caso, la recomendación del Comité Evaluador. | Con anterioridad a la audiencia de Adjudicación de acuerdo con las sesiones del comité. | Comité Evaluador Ordenador del Gasto |
18 | Audiencia pública de adjudicación o declaratoria de desierta: La adjudicación se efectúa en audiencia pública mediante resolución motivada, la que se entiende notificada al proponente favorecido en dicha audiencia (Artículo 30 numeral 10 de la Ley 80 de 1993 y artículo 9 de la Ley 1150 de 2007). Los interesados pueden pronunciarse sobre la respuesta dada por la entidad contratante a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación. (Art. 9 Ley 1150/07 y Art. Del Decreto 1082 de 2015). Artículo 2.2.1.2.1.1.2 del Decreto 1082 de 2015 La declaratoria de desierta deberá hacerse mediante acto motivado. | De acuerdo con la fecha y hora señalada en el pliego de condiciones. | Comité Evaluador Ordenador del Gasto |
19 | Registro presupuestal de compromiso: Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del adjudicatario y por el valor de la adjudicación. | Posteriormente a la adjudicación. | Área de Adquisiciones |
20 | Suscripción del contrato: Debe elaborarse con base en el proyecto de minuta anexo al pliego de condiciones. | Durante el término establecido en el pliego de condiciones. | Área de Adquisiciones Ordenador del gasto. |
Cuando la dependencia encargada de adelantar el proceso de selección lo determine viable y conveniente en la realización de los estudios previos, la oferta en el proceso de licitación pública podrá ser presentada total o parcialmente de manera dinámica mediante subasta inversa, en las condiciones que fije el reglamento.
A continuación se describe el proceso que se debe adelantar, para llevar a cabo una Licitación Pública en el Politécnico Colombiano Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx, el cual tendrá una duración mínima de UN MES desde la publicación en el SECOP de los Estudios Previos (FLG01).
4.1.2.2. Selección Abreviada
Corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. Esta modalidad de selección se encuentra desarrollada en el artículo 2° numeral 2 de la Ley 1150 de 2007, y en los artículos 2.2.1.2.1.2.1. y siguientes del capítulo 2, sección 1, subsección 2, Selección Abreviada Decreto 1082 de 2015. La duración de éste proceso de selección será de UN MES desde la publicación en el SECOP de los Estudios Previos (FLG01).
Las causales de selección abreviada de contratistas son:
a) La adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización.
b) La contratación de menor cuantía.
c) La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud.
d) La contratación por declaratoria de desierta de la licitación.
e) La enajenación de bienes del Estado.
f) Adquisición de productos de origen o destinación agropecuarios.
g) Actos y contratos con objeto directo de las actividades de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado (EICE) y de las Sociedades de Economía Mixta (SEM).
h) Contratos de entidades a cargo de ejecución de Programas de Protección de Personas Amenazadas, Desmovilización y Reincorporación, Población Desplazada, Protección de Derechos Humanos y Población con Alto Grado de Vulnerabilidad.
i) La contratación de bienes y servicios para la Seguridad y Defensa Nacional.
El Decreto 1082 de 2015 reglamenta cada una de las causales de Selección Abreviada, sin embargo para efectos de este Manual, se detallarán las causales más utilizadas en el Politécnico que de acuerdo con el reglamento tienen diferente procedimiento:
4.1.2.2.1. La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización
Las características técnicas uniformes, de acuerdo con el literal a) del numeral 2 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de 2015, se predican de aquellos bienes y servicios “que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos”.
Por características técnicas uniformes se quiere significar que se trata de un bien o servicio que presta la misma utilidad para la Administración y satisface idéntica necesidad de la misma forma, independientemente de la marca o nombre comercial del bien o servicio ofertado o de su forma de presentación, es decir, que el elemento fundamental son las características intrínsecas del bien o servicio y no quien lo ofrece o su apariencia física.
La adquisición de estos bienes y servicios puede hacerse a través de tres (3) procedimientos:
4.1.2.2.1.1. Subasta inversa
En la modalidad de presencial o electrónica. Por política institucional en la Entidad y teniendo en cuenta que actualmente no posee las condiciones logísticas para adelantar el proceso en forma electrónica, las subastas deberán realizarse bajo la modalidad presencial de acuerdo al procedimiento establecido en este manual.
A continuación se describe el proceso que se debe adelantar, para llevar a cabo una Subasta Inversa Presencial en el Politécnico Colombiano Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx, la cual tendrá una duración mínima de UN MES desde la publicación en el SECOP de los Estudios Previos (FLG01).
ETAPA | TRÁMITES NECESARIOS | TÉRMINOS | RESPONSABLE |
1 | Estudios y documentos previos Ficha Técnica de los bienes y servicios a adquirir. | Discrecional | Comité Evaluador Ordenador del Gasto Dependencia solicitante |
2 | Comité interno de contratación. Comité Asesor de Contratación en caso que el proceso supere el cincuenta por ciento (50%) de la menor cuantía. | Deben tenerse en cuenta las sesiones de los respectivos comités. | Integrantes de los comités |
3 | Ingreso al Área de Adquisiciones o a la Vicerrectoría de Extensión, según el caso, para el inicio del proceso contractual. | DOS (2) MESES ANTES DEL INICIO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO | Coordinación de Adquisiciones y Vicerrectoría de Extensión. |
4 | Aviso de convocatoria: El cual además de publicarse en el SECOP por política del Politécnico debe publicarse en la página web de la entidad. Artículo 2.2.1.1.2.1.2 del Decreto 1082 de 2015. Proyecto xx xxxxxx de condiciones. Observaciones al proyecto xx xxxxxx de condiciones: Durante este proceso deberán publicarse todas las observaciones presentadas a los proyectos de pliegos y las respuestas a las observaciones (Artículo 2.2.1.1.2.1.4 del Decreto 1082 de 2015 ) | El proyecto de pliegos de condiciones se publicará por 5 días hábiles de antelación a la fecha que ordena la apertura del proceso (Artículo 2.2.1.1.2.1.4 del Decreto 1082 de 2015 ) | Abogado responsable del proceso |
5 | Acto Administrativo de apertura: Deberá contener la información a que alude el Artículo 2.2.1.1.2.1.5 del Decreto 1082 de 2015. Pliego de condiciones definitivo (conforme al artículo 30 de la Ley 80 de 1993). Se incluirán las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones hechas por los interesados en participar en el proceso de selección durante la etapa del proyecto de pliegos, o las demás que haya detectado la administración. Deberá contener los requisitos mínimos establecidos en el Artículo 2.2.1.1.2.1.3 y el artículo 2.2.1.2.1.2.1 del Decreto 1082 de 2015. Certificado de disponibilidad presupuestal. | El término de publicación xxx xxxxxx de condicio nes definitivo será por tres días hábiles, los cuales se podrán modificar a criterio del abogado responsable del proceso. | Ordenador del Gasto Abogado responsable del proceso |
6 | Plazo. Es el momento a partir del cual se pueden presentar propuestas, hasta el cierre (Artículo 30, numeral 5, de la Ley 80 de 1993). El plazo para la presentación de propuestas debe ser proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir, de manera que se le garantice a los proponentes la preparación de ofertas. | El término se fijará en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar. | Comité Evaluador. |
7 | Modificación xxx xxxxxx de condiciones definitivo: A través de Adendas, modificaciones o aclaraciones (Artículo 2.2.1.1.1.3.1 y 2.2.1.1.2.2.1 del Decreto 1082 de 2015) La entidad señalará en el Pliego de condiciones el plazo máximo para expedir adendas tratándose de modificaciones diferentes al cronograma. | A más tardar el día hábil anterior al cierre. En todo caso deberá otorgarse un término prudencial para que los proponentes puedan ajustar sus ofertas si fuere necesario. | Comité Evaluador. Ordenador del Gasto. |
Si se modifica el cronograma del proceso, incluso una vez haya vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato, se deberá publicar el nuevo cronograma mediante adenda, precisando además los cambios que ello implique en el cronograma fijado en el acto de apertura y en el aviso de convocatoria. La publicación de estas adendas sólo se podrá realizar en días hábiles entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m. | |||
8 | Presentación de observaciones sugerencias al pliego de condiciones. La aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad agrupará aquellas de naturaleza común. | Las observaciones al pliego de condiciones deben ser presentadas hasta la fecha de cierre del proceso.. | Comité Evaluador |
9 | Respuesta y publicación en el SECOP sobre las consideraciones de la entidad a las observaciones y sugerencias presentadas. | Hasta un día antes del cierre de la recepción de propuestas siempre y cuando no implique modificaciones | Comité Evaluador. |
10 | Cierre del proceso de subasta inversa. Momento máximo hasta el cual se pueden presentar ofertas. Una vez operado el cierre del proceso, se procederá a la apertura de propuestas para la verificación de los requisitos habilitantes (la propuesta económica inicial será abierta al | Debe ser proporcional a la complejidad del bien o servicio a adquirir, de manera que se le garantice a los proponentes la preparación de ofertas. | Comité Evaluador |
momento de inicio de la puja). | |||
11 | Verificación de requisitos habilitantes: De acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones y conforme las reglas de subsanabilidad señaladas en el Artículo 5 Ley 1150 de 2007. El ofrecimiento más favorable para la entidad en la selección abreviada a través de subasta inversa para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, será aquél con el menor precio (Numeral 3 del Artículo 5 de la Ley 1150 de 2007). | El plazo para la evaluación será estipulado de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía de la misma. | Comité Evaluador. |
12 | Publicación del informe de verificación. Es el periodo durante el cual se deja a disposición el informe para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes y subsanen los documentos habilitantes a que haya lugar. 2 | Se pondrá a disposición por un término de 3 días hábiles. | Comité Evaluador. |
13 | Respuesta a las observaciones hechas al informe. | El plazo será determinado en el pliego de condiciones. | Comité Evaluador. |
De quedar solamente habilitado un oferente, la entidad adjudicará el contrato al proponente habilitado, siempre que su propuesta sea igual o inferior al presupuesto oficial para el contrato, caso en el cual no hay lugar a | El plazo será determinado en el pliego de condiciones | Comité Evaluador. Ordenador del Gasto |
2 De acuerdo con el Concepto de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado: “Cuando las entidades estatales estén facultadas para verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes, puede darse el caso de que surja la necesidad de requerir la subsanabilidad de los mismos, caso en el cual se otorgará a los proponentes, en igualdad de condiciones, un plazo razonable anterior a la adjudicación o a la realización de la subasta, para que responda el requerimiento efectuado por la entidad.”(Subrayas fuera del original) Radicado 1992 del 20 xx xxxx de 2010, CP: Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx.
14 | la subasta. Si no se presentare ningún proponente para participar en la subasta, el proceso se declarará desierto y podrá iniciarse un nuevo proceso de contratación. | ||
15 | Procedimiento de subasta inversa. En el evento de resultar 2 o más proponentes habilitados, la subasta podrá hacerse en forma presencial o electrónica para lo cual se observará el procedimiento señalado entre los artículos 2.2.1.2.1.2.1 al 2.2.1.2.1.2.6 del Decreto 1082 de 2015 y lo establecido en el Pliego de Condiciones. La subasta se podrá realizar mediante lotes o ítems, siempre y cuando la naturaleza del objeto a contratar lo justifique, o el análisis sectorial permita concluir que dicha forma de subasta está acorde con las variables económicas del sector del bien o servicio de características uniformes. Mientras que la Institución, no cuente con los medios o mecanismos para realizar la subasta por medios electrónicos, podrá hacerse presencial de acuerdo al procedimiento establecido en la nota de este numeral. | Una vez publicadas las respuestas | Abogado responsable del proceso y técnico de la unidad administrativa responsable. |
16 | Discriminación final de precios: En el caso de que la subasta inversa verse sobre varios ítems que se estén contratando a precio global, se deberá hacer la discriminación final de precios de acuerdo con lo establecido en los pliegos de condiciones. | De acuerdo con el plazo señalado en el pliego de condiciones. | Comité Evaluador |
Resolución de Adjudicación: La adjudicación se efectúa mediante resolución motivada, la cual deberá ser | En la fecha señalada en el pliego de | Comité Evaluador |
17 | notificada personalmente al adjudicatario y comunicada a los demás proponentes, mediante publicación en el SECOP. La declaratoria de desierta deberá hacerse mediante acto motivado. | condiciones definitivo | Ordenador del Gasto |
18 | Certificado de Registro Presupuestal: Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del adjudicatario y por el valor de la adjudicación | Posteriormente a la adjudicación | Coordinación de Adquisiciones |
19 | Suscripción del contrato: Debe elaborarse con base en el proyecto de minuta anexo al pliego de condiciones. | Durante el término establecido en el pliego de condiciones. | Coordinación de Adquisiciones Ordenador del gasto. Contratista |
Nota: A continuación se detalla el procedimiento para la Subasta Inversa Presencial:
a. METODOLOGÍA
Es una puja dinámica efectuada presencialmente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el Pliego de Condiciones. La Audiencia de Subasta Inversa será dirigida por el Abogado responsable del proceso y asistirán a ésta por parte del Politécnico, el técnico de la unidad administrativa responsable, el Abogado responsable del proceso y las demás personas que éste considere.
Se precisa dentro del procedimiento para realizar la subasta inversa presencial, que el certamen será mediante una puja dinámica efectuada presencialmente.
Abiertos los sobres que contienen las propuestas económicas en el certamen de la subasta, la Institución verificará y realizará las correcciones de errores aritméticos si hay lugar a ello y dará a conocer el menor precio de las propuestas presentadas. Con base en éste valor, se dará inicio a la Audiencia de Subasta Inversa Presencial.
El proponente favorecido con la adjudicación, deberá ajustar su propuesta respecto de la oferta final realizada en Audiencia de Subasta Inversa.
b. CONDICIONES PARA LA REALIZACIÓN DE LA SUBASTA INVERSA
- Mínimo de proponentes habilitados
Para que la subasta pueda llevarse a cabo en los términos xxx Xxxxxx de Condiciones, deberán resultar habilitados para presentar lances de precios por lo menos dos (2) proponentes.
Si sólo un oferente resultare habilitado para participar en la subasta, el Politécnico puede adjudicarle el contrato al único oferente si el valor de la oferta es igual o inferior a la disponibilidad presupuestal para el contrato, caso en el cual no hay lugar a la subasta inversa.
- Tiempo asignado para realizar lances de mejora
El Politécnico Colombiano Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx otorgará un término de dos (2) minutos, para recibir por parte de todos los proponentes sus lances, usando el formulario previsto para ello, contados a partir de la entrega de los sobres con los formularios.
- Margen mínimo de mejora
Se deberá respetar en cada lance el margen mínimo de mejora de ofertas, establecido en el Pliego de Condiciones.
Los lances que no superen el margen mínimo de mejora serán inválidos, lo que inhabilitará al proponente para continuar en la puja.
- Representación en el certamen
El proponente autorizado para realizar la subasta inversa será el representante legal o su delegado, debidamente autorizado conforme a la ley.
- Errores en el diligenciamiento del formulario propuesta de precio
En cualquiera de los siguientes casos, el oferente no podrá continuar participando del certamen de subasta:
● Si presenta cifras ilegibles.
● Si el lance no es válido por estar por debajo del margen mínimo de mejora establecido.
● Si presenta el formulario para lances en blanco.
● Si entrega el sobre sin formulario para lances.
● Si consigna anotaciones adicionales en el formulario para lances, diferentes al valor de la puja.
● Si el formato de lances no está suscrito por el representante legal o el apoderado para asistir a la audiencia.
- Lances sin mejora de precios
En el desarrollo del certamen, cuando el oferente decida que no hará más lances de mejora, deberá manifestarlo en el formulario para lances, consignando con una “X” al frente del siguiente enunciado: “SE RETIRA SI X ”. Como consecuencia no podrá continuar participando del Certamen de Subasta y el valor del último lance válido que haya efectuado se tendrá como el valor definitivo de su oferta.
Corresponde a la entidad, garantizar que el formulario para lances, contenga la expresión clara e inequívoca, que indique que el oferente desiste de continuar en el certamen.
- Oferta con valor artificialmente bajo
Conforme al artículo 2.2.1.1.2.2.4 del Decreto 1082 de 2015 y a la jurisprudencia que trate sobre el tema.
c. PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE LA SUBASTA INVERSA PRESENCIAL
- Lugar y fecha
Indicar en el cronograma del proceso, el lugar y la fecha del certamen de subasta inversa presencial. La entidad elaborará el acta correspondiente de lo sucedido en el certamen, adjuntando la planilla de asistencia.
El certamen de Subasta Inversa Presencial se realizará, una vez se haya cumplido con lo precisado por el artículo 2.2.1.2.1.2.2. del Decreto 1082 de 2015, en términos de la pluralidad de oferentes.
La Institución, en el cronograma establecido en el Pliego Definitivo y en la Resolución de Inicio indicará la fecha, hora y lugar del certamen.
- Introducción a la subasta inversa y suscripción del acta de asistencia
Antes de dar inicio al certamen se pondrá a disposición de los participantes la planilla de asistencia.
El acta señalará que los proponentes conocen y aceptan las obligaciones y derechos contenidos en los Pliego de Condiciones y sus anexos.
- Apertura de los sobres con la presentación de la oferta inicial de precio
El abogado responsable del proceso que dirige la subasta, abrirá los sobres con las ofertas iniciales de precio y dará a conocer cuál de ellas es la menor.
- Lances en sobres cerrados
a) Se entregarán los sobres y los formatos sobre los cuales se consignarán los lances. En dichos formatos, el proponente deberá consignar únicamente el precio ofertado o la expresión clara e inequívoca de que no hará ningún lance de mejora de precios, en el campo destinado para el efecto.
b) Los proponentes harán su lance que mejore la menor de las ofertas iniciales de precio utilizando los sobres y los formularios suministrados dentro del término común (número de minutos) señalado.
c) Un servidor (a) recogerá los sobres cerrados de todos los participantes.
d) Se registrarán los lances válidos y se ordenarán descendentemente. Con base en este orden, se dará a conocer únicamente el menor precio ofertado.
e) Los proponentes que no presentaron un lance válido no podrán seguir presentándolos durante la subasta.
f) La entidad repetirá el procedimiento descrito en los anteriores literales, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior.
g) Cuando no se reciban más lances, la entidad informará el último lance válido y la identidad del proponente.
Para los efectos de este numeral una ronda empieza desde el momento en que se reciben simultáneamente los lances en sobre cerrado y termina cuando se da a conocer el menor precio ofertado de la ronda.
d. CRITERIOS DE DESEMPATE
En caso de existir empate se adjudicará el contrato al oferente que presentó la menor propuesta inicial. De persistir el empate, se desempatará por medio de sorteo.
4.1.2.2.1.2. Compra por acuerdo marco de precios
Este procedimiento está reglamentado mediante el Decreto 1082 de 2015 en los artículos 2.2.1.2.1.2.7. y siguientes, para los bienes y servicios de características técnicas uniformes que adquieran las entidades estatales de la rama ejecutiva del poder público del orden nacional, sin que sea obligatoria su aplicación para las entidades territoriales
como el Politécnico, sin embargo están facultadas para hacerlo en los términos que defina el reglamento.
El Politécnico podrá adquirir los bienes y servicios de características técnicas uniformes a través de los Acuerdos Marco de Precios que suscriba la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, previo análisis que permita identificar las ventajas de contratar bajo este Acuerdo frente a otros procedimientos de selección.
4.1.2.2.1.3. Adquisición a través de bolsa de productos
ETAPA | TRÁMITES NECESARIOS | TÉRMINOS | RESPONSABLE |
1 | Estudios y documentos previos: En adición al contenido de los elementos mínimos contendrán los siguientes: 1. El precio máximo de la comisión que la entidad estatal pagará al comisionista que por cuenta de ella adquirirá los bienes y/o servicios a través de bolsa. 2. El precio máximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir a través de la bolsa. | Discrecional | Ordenador del Gasto Comité Evaluador. |
Ficha Técnica de los bienes y servicios a adquirir. | |||
2 | Comité interno de contratación. Comité Asesor de Contratación en caso que el proceso supere el cincuenta por ciento (50%) de la menor cuantía. | Deben tenerse en cuenta las sesiones de los respectivos comités. | Comité Evaluador. Integrantes de los comités |
Seleccionar objetivamente un | Debe tenerse en cuenta los requisitos habilitantes para hacer una selección objetiva. El procedimiento será el señalado por la respectiva | Comité Evaluador. | |
comisionista debidamente acreditado, | |||
conforme al artículo 2.2.1.2.1.2.14 del | |||
Decreto 1082 de 2015. Esta selección se | |||
realiza, mediante un procedimiento | |||
competitivo, realizado de conformidad | |||
con los reglamentos internos de la bolsa. | |||
Las normas y procedimientos aplicables | |||
a la selección de los comisionistas serán | |||
los contenidos en los artículos | |||
2.2.1.2.2.13 y siguientes del Decreto | |||
1082 de 2015 y en la reglamentación que | |||
las bolsas expidan en su desarrollo. La |
3 | entidad puede exigir al comisionista el cumplimiento de requisitos adicionales a su condición, siempre y cuando éstos sean adecuados y proporcionales al objeto a contratar y a su valor. Certificado de disponibilidad presupuestal. Artículo 2.2.1.2.1.2.15 del Decreto 1082 de 2015. Además del contrato de comisión, se deberá tener en cuenta el de la operación que celebrará el comisionista a través de la bolsa, los pagos que deban hacerse por causa o con ocasión de aquella, las garantías y demás pagos establecidos en el reglamento de la bolsa correspondiente. | Bolsa. | ||||||||||
4 | Comité Evaluador: El Acta xx Xxxxx para la selección del comisionista por parte de la BMC es llevada al Ordenador del Gasto para su conocimiento. | Con anterioridad a la celebración | Comité Evaluador Ordenador Gasto. | del | ||||||||
Registro Presupuestal de Compromiso Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor | Antes de suscripción contrato | la del | Coordinación de Adquisiciones | |||||||||
del | contratista | y | por | el | valor | de | la | |||||
5 | adjudicación. | Comité Evaluador. | ||||||||||
Ordenador | del | |||||||||||
Gasto | ||||||||||||
Suscripción del contrato | Una | vez | Coordinación de | |||||||||
elaborado | el | Adquisiciones | ||||||||||
registro | ||||||||||||
presupuestal | ||||||||||||
6 | Ordenador | del | ||||||||||
gasto. | ||||||||||||
Comité Evaluador. | ||||||||||||
4.1.2.2.2. Contratación de menor cuantía
Si el contrato a celebrar no se encuentra entre las demás causales de selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa, y además es inferior a los cuatrocientos cincuenta (450) salarios mínimos mensuales vigentes (450 SMMLV), el contratista será seleccionado a través del procedimiento previsto para la Selección Abreviada de Menor Cuantía literal b numeral 2º del Artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, reglamentado por el artículo 2.2.1.2.1.2.20 del Decreto 1082 de 2015.
A continuación se describe el proceso que se debe adelantar, para llevar a cabo una Selección Abreviada de Menor Cuantía en el Politécnico Colombiano Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx, la cual tendrá una duración mínima de UN MES desde la publicación en el SECOP de los Estudios Previos (FLG01).
ETAPA | TRÁMITES NECESARIOS | TERMINOS | RESPONSABLE |
1 | Acto administrativo de conformación del Comité Evaluador. Estudios y documentos previos Diseños y proyectos de factibilidad y prefactibilidad Certificado de disponibilidad presupuestal. | Discrecional | Comité Evaluador Ordenador del Gasto |
2 | Comité interno de contratación. Comité Asesor de Contratación | Deben tenerse en cuenta las sesiones de los respectivos comités. | Comité Evaluador Integrantes de los Comités. |
3 | Ingreso al Área de Adquisiciones o a la Vicerrectoría de Extensión, según el caso, para el inicio del proceso contractual. | DOS (2) MESES ANTES DEL INICIO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO | Coordinación de Adquisiciones y Vicerrectoría de Extensión. |
4 | Aviso de convocatoria El cual además de publicarse en el SECOP por política del Politécnico debe publicarse en la página web de la entidad. Artículo 2.2.1.1.2.1.2 del Decreto 1082 de 2015. Proyecto xx xxxxxx de condiciones. Durante este proceso deberán publicarse todas las observaciones y sugerencias presentadas al proyecto xx xxxxxx. | El proyecto xx xxxxxx de condiciones se publicará por 5 días hábiles de antelación a la fecha que ordena la apertura del proceso. | Comité Evaluador. |
5 | Acto Administrativo de apertura: Deberá contener la información a que alude el Artículo 2.2.1.1.2.1.5 del Decreto 1082 de 2015. Pliego de condiciones definitivo (conforme al Artículo 30 de la Ley 80 de 1993). Se incluirán las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones surgidas al proyecto xx xxxxxx de condiciones o las demás que haya detectado la administración. Deberá contener los requisitos mínimos establecidos en el Artículo 2.2.1.1.2.1.3del Decreto 1082 de 2015. | El término de publicación xxx xxxxxx de condiciones definitivo será por tres días hábiles, los cuales se podrán modificar a criterio del abogado responsable del proceso. | Abogado responsable del proceso Ordenador del Gasto Comité Evaluador |
6 | Visita técnica No obligatoria al lugar de ejecución del contrato, si hay lugar a ello. | De acuerdo con el cronograma establecido en el Pliego. | Comité Evaluador |
7 | Presentación de observaciones y sugerencias al pliego de condiciones. La aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad agrupará aquellas de naturaleza común. | De acuerdo con lo determinado en el Pliego de condiciones. | Comité Evaluador. |
8 | Respuesta y publicación en el SECOP sobre las consideraciones de la entidad a las observaciones y sugerencias presentadas. | Hasta un día antes del cierre de la recepción de propuestas. | Comité Evaluador. |
9 | Conformación de lista de posibles oferentes. La manifestación de interés es requisito habilitante para presentar propuestas, por tanto, en caso de no presentarse ninguna el proceso se declarará desierto. Si no se presentan manifestaciones de interés el proceso se declarará desierto y podrá iniciarse un nuevo proceso de contratación. | Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al acto de apertura (Artículo 2.2.1.2.1.2.20 del Decreto 1082 de 2015). | Comité Evaluador. |
10 | Sorteo: En caso de que el número de posibles oferentes sea superior a 10, la entidad podrá hacer sorteo, para seleccionar máximo diez interesados con quienes continuará el Proceso de Contratación. En los pliegos de condiciones se determinará si hay lugar a sorteo y la forma en la que se hará. Si el número de oferentes interesados es inferior a 10 se adelantará el proceso con todos los interesados. El plazo para presentar propuestas empieza a contar a partir del día siguiente a la fecha en la cual la entidad informe a los interesados el resultado del sorteo. | De conformidad con el cronograma establecido en el Pliego de condiciones | A criterio del abogado encargado del proceso. |
11 | Modificación a través de Adendas (Artículo 2.2.1.1.1.3.1 y 2.2.1.1.2.2.1 del Decreto 1082 de 2015) La entidad señalará en el Pliego de condiciones el plazo máximo para expedir adendas tratándose de modificaciones diferentes al cronograma. Si se modifica el cronograma del proceso, incluso una vez haya vencido el término para la presentación de las ofertas y antes de la adjudicación del contrato, se deberá publicar el nuevo cronograma mediante adenda, precisando además los cambios que ello implique en el cronograma fijado en el acto de apertura y en el aviso de convocatoria. La publicación de estas adendas sólo se | El plazo máximo dentro del cual pueden expedirse adendas será a más tardar el día hábil anterior al cierre del proceso. | Comité Evaluador. Ordenador del Gasto. |
podrá realizar en días hábiles entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m. | |||
12 | Cierre del Plazo para presentar propuestas. Momento máximo hasta el cual se pueden presentar ofertas. | Debe ser proporcional a la complejidad del bien, obra o servicio a adquirir, de manera que se le garantice a los proponentes la preparación de ofertas. | Comité Evaluador. |
13 | Evaluación de las propuestas: De acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones y con las reglas de subsanabilidad señaladas en el Artículo 5 Ley 1150 de 2007 El ofrecimiento más favorable para la entidad en la selección abreviada de menor cuantía, será aquél que resulte de aplicar alguna de las alternativas señaladas en el Artículo 2.2.1.1.2.2.2 del Decreto 1082 de 2015 El Comité Evaluador verificará si el menor precio ofertado es o no artificialmente bajo; en caso de ser procedente, el Comité recomendará la adjudicación del proceso, en caso contrario se requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor ofertado en los términos del artículo 2.2.1.1.2.2.4 de Decreto 1082 de 2015 y recomendar el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso. | El plazo para la evaluación será estipulado de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía de la misma3. | Comité Evaluador |
14 | Publicación del informe de evaluación. Es el periodo durante el cual se deja a disposición el informe de evaluación para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes y subsanen los documentos habilitantes a que haya lugar. Numeral 4 del Artículo 2.2.1.2.1.2.20 del Decreto 1082 de 2015 | Durante 3 días hábiles. | Comité Evaluador |
15 | Respuesta a las observaciones presentadas a la evaluación y publicación de las respuestas en el SECOP. | El plazo será determinado en el pliego de condiciones y en todo caso deberá darse respuesta a más tardar con la Resolución de Adjudicación | Comité Evaluador. |
3 De acuerdo con el Concepto de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado: “Cuando las
entidades estatales estén facultadas para verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes, puede darse el caso de que surja la necesidad de requerir la subsanabilidad de los mismos, caso en el cual se otorgará a los proponentes, en igualdad de condiciones, un plazo razonable anterior a la adjudicación o a la realización de la subasta, para que responda el requerimiento efectuado por la entidad.”(Subrayas fuera del original) Radicado 1992 del 20 xx xxxx de 2010, CP: Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx.
00 | Xxxxxx Xxxxxxxxx: Recomendará en el informe de evaluación al Ordenador del Gasto la adjudicación o declaratoria de desierta para que éste apruebe o no el informe, según el caso | Previamente al acto de adjudicación | Comité Evaluador. Ordenador del Gasto. |
17 | Resolución de adjudicación: La adjudicación se efectúa mediante resolución motivada, la cual deberá ser notificada personalmente al adjudicatario y comunicada a los demás proponentes, por medio de publicación en el SECOP. La declaratoria de desierta: deberá hacerse mediante acto motivado por motivos o causas que impidan la selección objetiva. | Según la fecha señalada en el pliego de condiciones. | Comité Evaluador Ordenador del gasto. |
18 | Certificado de Registro presupuestal. Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del contratista y por el valor de la adjudicación. | Posteriormente a la adjudicación | Coordinación de Adquisiciones Comité Evaluador. Ordenador del Gasto |
19 | Suscripción del contrato: Debe elaborarse con base en el proyecto de minuta anexo al pliego de condiciones. | Durante el término establecido en el pliego de condiciones. | Coordinación de Adquisiciones Ordenador del gasto. Comité Evaluador. |
4.1.2.2.3. Por declaratoria de desierta de la licitación
Por disposición del artículo 2.2.1.2.1.2.22 del Decreto 1082 de 2015, si la entidad decide no adelantar nuevamente un proceso de Licitación Pública, podrá iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta un proceso de selección abreviada de menor cuantía, de conformidad al procedimiento del numeral 4.1.2.2.2 del presente manual.
En este proceso no se aplicará lo relacionado con la manifestación de interés, ni con el sorteo de oferentes.
4.1.2.2.4. Enajenación de Bienes del Estado
Se toma como referencia lo establecido en el numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, que faculta a las entidades públicas para la venta de bienes de su propiedad y en tal sentido, el literal e) de la norma invocada establece: “En los procesos de enajenación
de los bienes del estado se podrá utilizar instrumentos de subasta y en general de todos aquellos mecanismos autorizados por el derecho privado, siempre y cuando en desarrollo del proceso de enajenación se garantice la transparencia, la eficiencia y la selección objetiva”.
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2.1.2.2.1.1. del Decreto 1082 de 2015, la entidad podrá realizar directamente la enajenación, o contratar para ello a promotores, bancas de inversiones, martillos, comisionistas de bolsa de bienes y productos, o cualquier otro intermediario idóneo, según corresponda al tipo de bien a enajenar.
4.1.2.2.4.1. Enajenación directa por oferta en sobre cerrado
ETAP A | TRÁMITES NECESARIOS | TERMINOS | RESPONSABL E |
1 | Acto administrativo de conformación del Comité Evaluador. Estudios y documentos previos que deberán incluir el avalúo comercial del bien y el precio mínimo de la venta, obtenido de conformidad con lo señalado en el artículo 2.2.1.2.2.3.1 y 2.2.1.2.2.3.2 del Decreto 1082 de 2015, en tratándose de bienes inmuebles, y del artículo 2.2.1.2.2.4.1 y 2.2.1.2.2.4.2 del Decreto 1082 de 2015, en tratándose de bienes muebles y del artículo 2.2.1.2.2.4.4 del Decreto 1082 de 2015, en tratándose de otro tipos de bienes. | Discrecional | Ordenador d el Gasto Comité Evaluador |
2 | Comité interno de contratación. Comité Asesor de Contratación, | Deben tenerse en cuenta las sesiones de los respectivos comités. | Comité Evaluador Integrantes de los Comités. |
3 | Aviso de convocatoria El cual además de publicarse en el SECOP por política del Politécnico debe publicarse en la página web de la entidad. Según el artículo 2.2.1.2.2.1.8 del Decreto 1082 de 2015, deberá incluir los datos identificadores del bien y la indicación de las condiciones mínimas de la enajenación, así como el valor del avalúo comercial y el precio mínimo de venta. Si se trata de bienes inmuebles en el aviso de convocatoria se señalará, por lo menos, el municipio o distrito donde se ubican, localización exacta y demás requisitos establecidos en el artículo 2.2.1.2.2.1.8 del Decreto 1082 de 2015.. Si se trata de muebles se señalará, el municipio o distrito donde se ubican, en todo caso deberá considerarse lo preceptuado por el inciso segundo del artículo 2.2.1.2.2.1.8 del Decreto 1082 de 2015. Proyecto xx xxxxxx de condiciones. Se publicará el listado de bienes sometidos al proceso de enajenación. Durante este proceso deberán publicarse todas las observaciones presentadas a los proyectos de pliegos y las respuestas a las observaciones | El establecido en el proyecto de pliegos. El proyecto xx xxxxxx de condiciones se publicará mínimo cinco (5) días hábiles | Comité Evaluador |
4 | Acto Administrativo de apertura: Deberá contener la información a que alude el Artículo 2.2.1.1.2.1.5 del Decreto 1082 de 2015. Pliego de condiciones definitivo (conforme al Artículo 30 de la Ley 80 de 1993, artículo 2.2.1.1.2.1.3 y artículo 2.2.1.2.2.1.9 del Decreto 1082 de 2015). Se incluirán las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones surgidas al proyecto xx xxxxxx de condiciones o las demás que haya detectado la administración. Además de contener los requisitos mínimos establecidos en el Artículo 2.2.1.1.2.1.3 y 2.2.1.2.2.1.9 del Decreto 1082 de 2015, se señalarán aspectos de la contratación tales como, la forma de pago del precio, las formalidades para la suscripción del contrato de enajenación; tiempos y reglas de otorgamiento de la escritura pública y de realización del registro, condiciones de la entrega material del bien y la obligación del oferente de declarar por escrito el origen de los recursos que utilizará para la compra del bien. | El término de publicación xxx xxxxxx de condiciones definitivo se fijará en el cronograma de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar. | Ordenador del Gasto Comité Evaluador |
5 | Evaluación de las propuestas, la entidad hará la verificación de los requisitos habilitantes de los oferentes, cuyo resultado será publicado en el SECOP, junto con el listado de los bienes sobre los cuales se recibieron propuesta. | De acuerdo con el cronograma establecido en el Pliego. | Comité Evaluador |
6 | Publicación del informe de verificación. Es el periodo durante el cual se deja a disposición el informe de evaluación para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes y subsanen los documentos habilitantes a que haya lugar. Como requisito habilitante el oferente deberá consignar a favor de la entidad un valor no inferior al 20% del precio mínimo de venta. Artículo 2.2.1.2.2.1.10 del Decreto 1082 de 2015, valor que será devuelto al oferente no seleccionado dentro del término establecido en el pliego de condiciones. | Por un término no inferior a Tres (3) días hábiles | Comité Evaluador |
7 | Respuesta a las observaciones presentadas a la evaluación y publicación de las respuestas en el SECOP. | El plazo será determinado en el pliego de condiciones y en todo caso deberá darse respuestaa más tardar con el acto de adjudicación | Comité Evaluador. |
8 | Audiencia para dar apertura a las ofertas económicas de los proponentes habilitados. Se informará la mejor oferta recibida en sobre cerrado, con el fin de permitir por una sola vez, que los oferentes la mejoren. La mejor oferta será aquella que ofrezca el mejor precio. | De acuerdo con el cronograma establecido en el Pliego. | Comité Evaluador. |
9 | Comité Evaluador: Presentará el informe para que el Ordenador del Gasto apruebe o no, según el caso, la recomendación del Comité Evaluador. | Previamente al acto de adjudicación | Comité Evaluador. Ordenador del Gasto. |
10 | Resolución de adjudicación: La adjudicación se efectúa mediante resolución motivada al proponente que haya ofertado el mejor precio, la cual deberá ser notificada personalmente al adjudicatario y comunicada a los demás proponentes. La declaratoria de desierta: deberá hacerse mediante acto motivado por motivos o causas que impidan la selección objetiva. | Según la fecha señalada en el pliego de condiciones. | Comité Evaluador Ordenador del gasto. |
11 | Certificado de Registro presupuestal. Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del contratista y por el valor de la adjudicación. | Posteriormente a la adjudicación | Coordinación de Adquisiciones. Comité Evaluador. Ordenador del gasto. |
12 | Suscripción del contrato: Debe elaborarse con base en el proyecto de minuta anexo al pliego de condiciones. | Durante el término establecido en el pliego de condiciones. | Coordinación de Adquisiciones. |
Ordenador del gasto. Comité Evaluador |
4.1.2.2.5. Adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria
De acuerdo con el literal f) del numeral 2 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y el artículo 2.2.1.2.1.2.23 del Decreto 1082 de 2015, el contratista será seleccionado a través del procedimiento previsto relativo a la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización a través de bolsas de productos. En lo no previsto en este procedimiento el régimen aplicable será el contenido en las disposiciones legales sobre los respectivos mercados de las bolsas de productos de productos de origen o destinación agropecuaria.
La entidad puede adquirir tales productos por fuera de la bolsa de productos, si lo hace en mejores condiciones, en cuyo caso debe expresar en los documentos del proceso esta situación.
Se aplicará el procedimiento para la bolsa de productos previsto en el numeral 4.1.2.2.1.3 de este manual.
Se consideran productos de origen agropecuario, los bienes y servicios de carácter homogéneo, provenientes de recursos agrícolas, pecuarios, forestales y pesqueros, que no hayan sufrido procesos ulteriores que modifiquen sustancialmente sus características físicas y/o químicas, o que, no obstante haberlos sufrido, conservan su homogeneidad así como aquellos cuya finalidad es la de ser utilizados en las actividades propias del sector agropecuario. También se consideran productos de origen o destinación agropecuaria los documentos representativos de los mismos.
La duración mínima de este proceso será de UN MES desde que el FLG 01 ingrese con todos los requisitos (documentos del contratista, CDP, firmas, etc.), a la Coordinación de Adquisiciones o a la Vicerrectoría de Extensión, según corresponda.
4.1.2.3. Concurso de Méritos
El concurso de méritos es el procedimiento aplicable para la selección de consultores. En los términos previstos en la Ley 80 de 1993, artículo 32, numeral 2, se entiende por contrato de consultoría:
“(…) Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.
Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.
Ninguna orden del interventor de una obra podrá darse verbalmente. Es obligatorio para el interventor entregar por escrito sus órdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de los términos del respectivo contrato (…)”.
A continuación se describe el proceso que se debe adelantar, para llevar a cabo un Concurso de Méritos en el Politécnico Colombiano Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx, el cual tendrá una duración mínima de UN MES desde que el FLG 01 ingrese con todos los requisitos (documentos del contratista, CDP, firmas, etc.), a la Coordinación de Adquisiciones o a la Vicerrectoría de Extensión, según corresponda.
4.1.2.3.1. Clases de concurso de méritos
La contratación de los servicios de consultoría podrá realizarse mediante concurso abierto o con precalificación. En la selección de proyectos de arquitectura es el establecido en el Decreto 2326 de 1995 y el Artículo 2.2.1.2.1.3.8. y siguientes del Decreto 1082 de 2015 o la norma que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.
Cuando se trate de objetos que incluyan diseño y ejecución se determinará la modalidad de contratación de acuerdo con la obligación principal.
El concurso de méritos por el sistema de concurso abierto o con precalificación se desarrollará de conformidad con el procedimiento señalado en los artículos 2.2.1.2.1.3.2. y siguientes del Decreto 1082 de 2015.
Cuando del objeto de la consultoría a contratarse se desprenda la necesidad de adquirir bienes y servicios accesorios a la misma, la selección se hará con base en el procedimiento señalado en el presente capítulo.
En el caso de que el objeto contractual de consultoría incluya obligaciones principales, como por ejemplo en el caso de ejecución de construcción de la obra, la escogencia del contratista deberá adelantarse mediante licitación pública y selección abreviada, según corresponda de conformidad con lo señalado en la Ley.
4.1.2.3.1.1. Procedimiento de Precalificación
La entidad en la etapa de planeación del concurso de méritos, puede hacer una precalificación de los oferentes cuando dada la complejidad de la consultoría lo considere pertinente, en cuyo caso se deberá seguir el procedimiento señalado en el artículo 2.2.1.2.1.3.3. y siguientes del Decreto 1082 de 2015.
ETAP A | TRÁMITES NECESARIOS | TÉRMINOS | RESPONSABLE | |
1 | Estudios y documentos previos Certificado de disponibilidad presupuestal. | Discrecional | Comité Evaluador Ordenador del gasto | |
2 | Comité interno de contratación. Comité Asesor de Contratación | Deben tenerse en cuenta las sesiones de los respectivos comités | Comité Evaluador Integrantes de los comités | |
3 | Ingreso al Área de Adquisiciones o a la Vicerrectoría de Extensión, según el caso, para el inicio del proceso contractual. | DOS (2) MESES ANTES DEL INICIO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO | Coordinación de Adquisiciones y Vicerrectoría de Extensión. | |
3 | Publicación del aviso de solicitud de expresiones de interés y del proyecto de pliegos. Los cuales deben publicarse en el SECOP y por políticas del Politécnico en la página web de la entidad, el cual debe contener la información establecida en el artículo 2.2.1.2.1.3.4 del Decreto 1082 de 2015. | El que se considere razonable para que los interesados alleguen la documentación que soporte el cumplimiento de los requisitos habilitantes. | Comité Evaluador |
4 | Audiencia para conformar la lista de interesados precalificados. | De acuerdo con el cronograma fijado en el aviso de convocatoria | Comité Evaluador |
5 | Presentación manifestaciones de interés y verificación de los requisitos habilitantes | De acuerdo con el cronograma fijado en el aviso de convocatoria | Comité Evaluador |
6 | Publicación del informe de precalificación y presentación de observaciones | Los interesados pueden hacer comentarios al informe de precalificación dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la publicación del mismo. Artículo 2.2.1.2.1.3.5 del Decreto 1082 de 2015. | Comité Evaluador |
7 | Comité Evaluador: Presentará el informe para que el Ordenador del Gasto apruebe o no, según el caso, la recomendación del Comité Evaluador. | Se deberán tener en cuenta las sesiones del respectivo comité. | Comité Evaluador Ordenador del gasto |
8 | Audiencia de precalificación. Si el número de interesados que cumplen con las condiciones de precalificación supera el máximo establecido en el aviso, en esta audiencia se hace el sorteo para conformar la lista. En el caso de no conformar la lista podrá continuarse el concurso de méritos abierto o sin precalificación u optar nuevamente por realizar la precalificación. | Se realizará conforme las reglas establecidas en el artículo 2.2.1.2.1.3.6 del Decreto 1082 de 2015 | Comité Evaluador Ordenador del gasto |
La conformación de la lista de precalificados no obliga a la entidad abrir el proceso de contratación.
4.1.2.3.1.2. Procedimiento de Selección
ETAPA | TRÁMITES NECESARIOS | TERMINO S | RESPONSABLE |
1 | Estudios y documentos previos Certificado de disponibilidad presupuestal Para calcular el presupuesto oficial se podrán tener en cuenta criterios tales como el personal, el tiempo de ejecución de actividades, el soporte logístico, los insumos necesarios para la ejecución, los imprevistos y la utilidad razonable del contratista. | Discrecional | Comité Evaluador Ordenador del gasto |
2 | Comité interno de contratación. Comité Asesor de Contratación | Deben tenerse en cuenta las sesiones de los respectivos comités. | Comité Evaluador Integrantes de los Comités. |
3 | Ingreso al Área de Adquisiciones o a la Vicerrectoría de Extensión, según el caso, para el inicio del proceso contractual. | DOS (2) MESES ANTES DEL INICIO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO | Coordinación de Adquisiciones y Vicerrectoría de Extensión. |
4 | Aviso de convocatoria El cual además de publicarse en el SECOP y por política del Politécnico en la página web de la entidad. Artículo 2.2.1.1.2.1.2 del Decreto 1082 de 2015 Proyecto xx xxxxxx de condiciones. | El proyecto xx xxxxxx condiciones se publicará por lo menos con cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha que ordena la apertura del proceso. | Abogado responsable del proceso. Comité Evaluador. |
5 | Presentación de observaciones y sugerencias al proyecto xx xxxxxx de condiciones. (Art. 2.2.1.1.2.1.4 del Decreto 1082 de 2015) La aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad agrupará aquellas de naturaleza común. Acto Administrativo de apertura: Deberá contener la información a que alude el Artículo 24 del Decreto 1082 de 2015. En los eventos en que se haga uso de precalificación, sólo procederá una vez se encuentre en firme la conformación de la lista Aviso de Invitación a presentar propuestas: Cuando se hace uso de precalificación Pliego de condiciones definitivo (conforme al Artículo 30 de la Ley 80 de 1993, el artículo 22 y el numeral 1 del artículo 67 del Decreto 1082 de 2015). Se incluirán las modificaciones pertinentes acorde con las observaciones surgidas al proyecto xx xxxxxx de condiciones o las demás que haya detectado la administración. Deberá contener los requisitos mínimos establecidos en el artículo 22 y el numeral 1 del artículo 67 del Decreto 1082 de 2015 y de los requerimientos técnicos de los servicios de consultoría que se van a contratar. Adicionalmente se incluirán los objetivos, metas y alcance de los servicios, la descripción detallada de los servicios requeridos y resultados esperados, el cronograma de ejecución de la interventoría, el listado y ubicación de la información requerida para la ejecución del contrato | Dentro del término previsto anteriormente . | Comité Evaluador. |
6 | Presentación de propuestas. Una vez operado el cierre del proceso, se procederá a la apertura de la propuestas (técnica y económica) en presencia del Comité evaluador y/o los proponentes que se encuentren, dejando constancia mediante acta. | De acuerdo con la fecha señalada en el cronograma xxx xxxxxx de condiciones. | Comité Evaluador. |
7 | Verificación de los requisitos habilitantes en el caso del concurso abierto y evaluación de las propuestas: De acuerdo con los requisitos y criterios señalados en el pliego de condiciones y con las reglas de subsanabilidad señaladas en el Artículo 5 Ley 1150 de 2007 El ofrecimiento más favorable para la entidad en el concurso de méritos será aquél que ofrezca los mejores aspectos técnicos de la oferta, en ningún caso se incluirá el precio como factor de escogencia. Numeral 4 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2013. | El razonable para que los proponentes puedan preparar sus propuestas. | Comité Evaluador. |
8 | Publicación del informe de evaluación. Numeral 2 del artículo 67 del Decreto 1082 de 2015. | El plazo para la evaluación será estipulado de acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía de la misma. | Comité Evaluador. |
9 | Publicación del informe de evaluación. | Por un término de tres (3) días hábiles para que los proponentes puedan formular observaciones las cuales deberán ser resueltas dentro del acto de adjudicación. | Comité Evaluador |
10 | Revisión de la oferta económica: La entidad debe revisar la oferta económica ubicada en el primer orden de elegibilidad de conformidad con lo señalado en el numeral 3 y 4 del artículo 2.2.1.2.1.3.2 del Decreto 1082 de 2015. | Una vez concluida la evaluación técnica y en audiencia pública. | Comité Evaluador. |
11 | Comité Evaluador: El comité evaluador deberá recomendar al Ordenador del Gasto la adjudicación del contrato. | Con antelación a la adjudicación | Comité Evaluador. Ordenador del gasto. |
12 | Resolución de adjudicación: Debidamente motivada. | Según la fecha señalada en el pliego de condiciones. | Comité Evaluador Ordenador del gasto. |
13 | Certificado de Registro presupuestal. Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del contratista y por el valor de la adjudicación. | Antes de la suscripción del contrato | Coordinación de Adquisiciones. Ordenador del gasto. |
14 | Suscripción del contrato: Debe elaborarse con base en el proyecto de minuta anexo al pliego de condiciones. | Durante el término establecido en el pliego de condiciones. | Ordenador del gasto. Comité Evaluador. |
4.1.2.4. Contratación Directa
Los para elaborar cualquier contrato bajo esta modalidad, deberán de ingresar a la Coordinación de Adquisiciones o a la Vicerrectoría de Extensión, según el caso, con DIEZ (10) DÍAS CALENDARIO de antelación al inicio de ejecución del contrato.
Son causales de contratación directa, de acuerdo con el numeral 4º del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 las siguientes:
a) Urgencia manifiesta.
b) Contratación de empréstitos.
c) Contratos interadministrativos.
d) La contratación de bienes y servicios en el sector Defensa y en el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, que necesiten reserva para su adquisición.
e) Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.
f) Los contratos de encargo fiduciario cuando inician el Acuerdo de Reestructuración de Pasivos a que se refieren las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y las normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando los celebren con entidades financieras del sector público.
g) Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.
h) Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.
i) El arrendamiento o adquisición de inmuebles.
Para esta modalidad se deben tener en cuenta las restricciones en periodo electoral que regula la Ley 996 de 2005 (Ley de Garantías).
De acuerdo con el Decreto 1082 de 2015 (artículo 2.2.1.2.1.4.1. y siguientes), las disposiciones generales aplicables a la contratación directa son las siguientes:
ETAP A | TRÁMITES NECESARIOS | TÉRMINOS | RESPONSABLE |
1 | Estudios y documentos previos: salvo urgencia manifiesta. Si se trata de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión se requiere certificado de la planta de empleos de la Dirección de Gestión Humana. Por política del Politécnico y en aras de garantizar la selección objetiva se deberá dejar constancia de la idoneidad y experiencia del futuro contratista. | Discrecional. | Comité Evaluador (rol técnico, jurídico y financiero). Ordenador del Gasto. |
2 | Verificación de las condiciones mínimas del futuro contratista: El comité Interno deberá dejar constancia de la verificación realizada a través de un informe. | Deben tenerse en cuenta las sesiones de los respectivos comités. | Comité Interno |
3 | Ingreso al Área de Adquisiciones o a la Vicerrectoría de Extensión, según el caso, para el inicio del proceso contractual. | DIEZ (10) DÍAS CALENDARIO ANTES DEL INICIO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO | Coordinación de Adquisiciones y Xxxxxxxxxxxxx xx Xxxxxxxxx. |
0 | Acto administrativo que justifique la contratación directa de acuerdo con lo señalado en el Artículo 2.2.1.2.1.4.1 del Decreto 1082 de 2015, salvo cuando la causal de contratación directa se refiere a prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión y la contratación de empréstitos. Certificado de disponibilidad presupuestal. El acto administrativo que declare la urgencia manifiesta hará las veces del acto administrativo de justificación. | Antes de la suscripción del contrato. | Abogado responsable del proceso. Comité Interno. Ordenador del Gasto. |
5 | Certificado de Registro presupuestal. Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del contratista. | Antes de la suscripción del contrato. | Coordinación de Adquisiciones. Presupuesto. Ordenador del Gasto. |
6 | Suscripción del contrato. | Posterior al acto administrativo que justifica la contratación directa. | Coordinación de Adquisiciones. Ordenador del Gasto. |
4.1.2.5. Contratación de Mínima Cuantía
Corresponde a aquellos contratos cuya cuantía no excede el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad, o lo que es lo mismo el equivalente a cuarenta y cinco (45) salarios mínimos legales mensuales vigentes, independientemente de su objeto.
La duración de este proceso será xx XXXX (10) DÍAS HÁBILES desde que el FLG01 ingrese con todos los requisitos (documentos del contratista, CDP, firmas, etc.), a la Coordinación de Adquisiciones o a la Vicerrectoría de Extensión, según corresponda.
ETAP A | TRÁMITES NECESARIOS | TÉRMINOS | RESPONSABLE |
1 | Estudios y documentos previos Certificado de disponibilidad presupuestal. | Discrecional. | Comité Evaluador (rol técnico, jurídico y financiero). Ordenador del Gasto. |
2 | Comité Interno De Contratación. | Deben tenerse en cuenta las sesiones del comité. | Comité Evaluador. Integrantes Comité Interno de Contratación. |
3 | Ingreso al Área de Adquisiciones o a la Vicerrectoría de Extensión, según el caso, para el inicio del proceso contractual. | UN (1) MES ANTES DEL INICIO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO | Coordinación de Adquisiciones y Vicerrectoría de Extensión. |
3 | Invitación pública: La cual deberá contener como mínimo la información contenida en el artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015. | La invitación se publicará por un término no inferior a un (1) día hábil (artículo 94 de la Ley 1474 de 2011) y máximo de tres (3) días hábiles | Comité Evaluador. Ordenador de l Gasto. |
4 | Presentación de Observaciones. Numeral 3 artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015. | Las observacione s se contestarán antes del vencimiento del plazo | Comité Evaluador. |
5 | Cierre del Proceso de Contratación y Apertura de propuestas: En la fecha señalada en la invitación, de lo cual se dejará acta. | De acuerdo con el cronograma establecido en la invitación. El término para presentar (1) día hábil. | Comité Evaluador. |
6 | Verificación requisitos habilitantes y evaluación de la oferta con el menor precio: Según los requisitos señalados en la invitación, teniendo en cuenta que el único factor de evaluación es el precio, de conformidad con lo señalado en los numerales 1, 2 y 6 del artículo 2.2.1.2.1.5.2 del 1082 de 2015 La Entidad Estatal dentro del término fijado en la invitación pública, puede solicitar a los proponentes subsanar inconsistencias o errores, siempre y cuando la corrección de las inconsistencias o de los errores no represente una reformulación de la oferta. | De acuerdo con el cronograma establecido en la invitación. | Comité Evaluador. |
7 | Publicación del informe de evaluación. . Durante dicho término los proponentes podrán formular observaciones (Numeral 5 del artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015). | Por lo menos un (1) día hábil. | Comité Evaluador. |
8 | Comité Evaluador. Presenta el informe al ordenador del gasto, quien aprueba o no la recomendación del Comité Evaluador | Deben tenerse en cuenta las sesiones del comité. | Comité Evaluador. Ordenador del gasto |
9 | Certificado de Registro presupuestal: Deben efectuarse las apropiaciones presupuestales pertinentes, a favor del adjudicatario y por el valor de la adjudicación. | Antes de la suscripción de la aceptación de la oferta. | Coordinación de Adquisiciones. Presupuesto. Ordenador del gasto. |
10 | Comunicación de la aceptación de la oferta y respuesta a observaciones de la verificación de requisitos habilitantes. La respuesta a las observaciones se publicará en el SECOP, simultáneamente con la comunicación de aceptación de la oferta. La comunicación de aceptación junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en el cual se efectuará el respectivo registro presupuestal. Si hay empate, la Entidad debe aceptar la oferta presentada primero en el tiempo. | De acuerdo a lo establecido en la invitación. | Comité Evaluador. Ordenador del gasto. |
Se requerirá de experiencia mínima de contratación en cualquier tipo de bien, obra o servicio, de acuerdo con el análisis que realice el Comité Evaluador a la luz de los principios de razonabilidad y proporcionalidad y los estudios previos.
4.1.2.5.1. Adquisición en Grandes Superficies cuando se trate de mínima cuantía.
La entidad estatal para adquirir bienes hasta por el monto de su mínima cuantía puede contratar con grandes superficies de acuerdo con lo señalado en el artículo 2.2.1.2.1.5.3 del Decreto 1082 de 2015.
4.2. ETAPA CONTRACTUAL
Es la etapa comprendida entre la celebración del contrato y el vencimiento del plazo contractual.
4.2.1. El Contrato
Es un acto jurídico generador de obligaciones que para el manual que nos ocupa es celebrado por el Politécnico Colombiano Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx. Los contratos que éste celebre deberán constar por escrito.
Las estipulaciones de los contratos que celebre el Politécnico serán las que de acuerdo con las normas civiles, comerciales y las previstas en el estatuto contractual, correspondan a su esencia y naturaleza. En los contratos podrán incluirse las modalidades, condiciones y, en general, las cláusulas o estipulaciones que las partes consideren necesarias y convenientes, siempre que no sean contrarias a la Constitución, la Ley, el orden público y a los principios y finalidades de las leyes vigentes aplicables y a los de la buena administración.
Para suscribir y ejecutar el contrato deben agotarse los requisitos de suscripción, de perfeccionamiento, de legalización y de ejecución, a saber:
4.2.1.1. Requisitos de suscripción
Son aquellos requisitos y documentos de orden legal y aquellos indispensables para elaborar la minuta y suscribir el contrato, los cuales deben ser aportados, revisados y corroborados por el Comité Interno correspondiente, indispensables para suscribir el contrato. Ejemplos: Certificado de existencia y representación legal, registro mercantil, fotocopia de la cédula del representante legal, documentos que permitan verificar la inexistencia de inhabilidades o incompatibilidades del contratista para contratar con el Estado, entre otros.
Las personas responsables de que se aporten todos estos documentos y se cumplan los requisitos previa suscripción del contrato son quienes tienen los roles jurídico, técnico y logístico en cada una de las dependencias de la Institución, conforme al procedimiento contractual establecido en el presente manual.
4.2.1.2. Requisitos de perfeccionamiento
Los contratos que suscribe el Politécnico se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto, la contraprestación y el plazo y éste se eleve a escrito.
Acuerdo de voluntades por escrito.
Hacemos referencia a la minuta o documento del contrato que contiene el acuerdo de voluntades, la cual debe contener por lo menos lo siguiente:
a. Tipo de contrato: Suministro, prestación de servicios, mandato, obra pública, entre otros.
b. Identificación completa de las partes del contrato.
c. Objeto: el bien, obra o servicio a contratar.
d. Los elementos esenciales del contrato: Valor, plazo de ejecución, forma de pago (apropiaciones presupuestales).
e. El sitio de entrega de los bienes, de la prestación de los servicios o ejecución de la obra.
f. Las obligaciones de las partes
g. Las especificaciones técnicas del bien, servicio u obra contratada.
h. Indicación de la existencia de una supervisión y/o interventoría del contrato
i. Indicación de las multas aplicables conforme las normas y procedimientos vigentes
j. Cláusula de indemnidad
k. Cláusula penal pecuniaria (Cuando aplique)
l. Garantías (Cuando aplique)
m. Cláusula de restablecimiento o ampliación de la garantía (Ver artículo
2.2.1.2.3.1.18. del Decreto 1082 de 2015)
n. Pacto de las cláusulas excepcionales al derecho común (Ver artículo 14 de la ley 80 de 1993) cuando estas apliquen.
o. Indicación expresa de la no existencia de relación laboral con el contratista o el personal del que éste disponga.
p. Prohibiciones a las que haya lugar
q. La indicación del régimen jurídico aplicable
r. Indicación sobre la solución de controversias
s. Domicilio del contrato t.
En tratándose de contratación de mínima cuantía, la comunicación de aceptación de la oferta por parte del Politécnico, junto con la oferta presentada por el contratista seleccionado constituyen para todos los efectos el contrato celebrado por las partes, en los términos previstos en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y reglamentada en lo pertinente, por el numeral 8 del artículo 2.2.1.2.1.5.2. y numeral 4 del artículo 2.2.1.2.1.5.3 del Decreto 1082 de 2015. Los Estudios Previos (FLG 01) serán la base y fundamento para la futura contratación.
La persona competente en la Institución para elaborar la minuta del contrato será el profesional que asume el rol jurídico dentro del Comité Evaluador del proceso de selección. Para la elaboración del contrato deberá tener en cuenta lo manifestado en el estudio previo, pliego de condiciones, adendas, propuesta del contratista y recomendaciones de los Comités Internos de contratación. Así mismo el rol jurídico deberá apoyarse de quienes asumen el rol técnico y logístico en lo que compete a cada uno de ellos dentro del proceso contractual.
4.2.1.3. Requisitos de legalización
Para la legalización de los contratos se requiere del correspondiente certificado de registro presupuestal (CRP). La dependencia competente en el Politécnico para crearlo es la Oficina de Presupuesto.
El certificado de registro presupuestal consiste en la certificación de apropiación de presupuesto con destino al cumplimiento de las obligaciones pecuniarias del contrato; es un instrumento a través del cual se busca prevenir erogaciones que superen el monto autorizado en el presupuesto, con el objeto de evitar que los recursos destinados a la financiación de un determinado compromiso se desvíen a otro fin.
4.2.1.4. Requisitos de ejecución
Para la ejecución de los contratos se requiere de la aprobación de la(s) garantía(s) requerida(s) en el contrato conforme al análisis de riesgos hecho (desde el estudio previo), la existencia de la disponibilidad presupuestal, entendiéndose ésta última como certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) y la constancia de afiliación y pago a la seguridad social y a Riesgos Profesionales del personal que se destinará a la ejecución del contrato y la suscripción del Acta de Inicio, por parte del Contratista y el Supervisor del contrato.
El servidor público responsable de solicitar el - CRP - de acuerdo con nuestro modelo contractual es la Coordinación de Adquisiciones.
La entrega de los documentos por parte del contratista, tales como: pólizas, seguridad social, etc, se deberá de realizar en un lapso de tres (3) días calendario, posteriores a la suscripción del contrato.
En cuanto a la aprobación de las garantías, quien asume el rol jurídico es el responsable. En ese orden de ideas, es importante conocer lo pertinente a las garantías así:
Garantías en los Contratos:
Con ellas se garantiza el cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor del Politécnico Colombiano Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx con ocasión de: a) La presentación de las ofertas. b) Los contratos y de su liquidación c) Los riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad derivados de la responsabilidad extracontractual que le pueda sobrevenir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas (Ver artículos 2.2.1.2.3.1.1. y siguientes del Decreto 1082 de 2015)
Clases de garantías:
En los procesos de contratación los oferentes o contratistas podrán otorgar únicamente, como mecanismos de cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes garantías:
a. Contrato de seguro contenido en una póliza
b. Patrimonio autónomo
c. Garantía Bancaria
Lo anterior, sin perjuicio de que la responsabilidad extracontractual de la administración derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas sólo puede ser amparada con un contrato de seguro.
Monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías:
Se determinarán teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato, los riesgos que se deban cubrir y teniendo en cuenta las reglas establecidas en las normas vigentes aplicables. (Ver Artículos 2.2.1.2.3.1.3. y siguientes del Decreto 1082 de 2015).
Las particularidades de cada garantía y las disposiciones especiales o excepcionales deberán ser consideradas al momento de requerirlas desde la elaboración del estudio previo de la respectiva contratación y su cumplimiento deberá ser verificado el funcionario con rol jurídico dentro del comité evaluador.
No obligatoriedad de garantías:
No serán obligatorias en:
a. Los contratos de empréstito
b. Los contratos interadministrativos
c. Los contratos de seguro
d. Los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía prevista para cada entidad, caso en el cual se aplicarán las reglas previstas para la mínima cuantía.
e. Los contratos que se celebren con grandes superficies.
f. Los contratos celebrados por contratación directa.
El Politécnico podrá abstenerse de exigir garantía de cumplimiento para los contratos anteriores salvo que en el estudio previo correspondiente se establezca la conveniencia de exigirla atendiendo la naturaleza y cuantía del contrato respectivo, así:
Garantía de Cumplimiento: En los contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión cuando los servicios sean prestados por un técnico o un profesional.
Responsabilidad Civil Extracontractual: En los contratos de obra o se realice una actividad clasificada como riesgosa (conducción de automóviles).
Pago de prestaciones: Cuando de la ejecución del contrato se evidencie la necesidad para el contratista de contar con personal para la ejecución del mismo (obra, vigilancia, aseo).
Manejo de recursos: Cuando el contratista maneje recursos de la Entidad (Mensajero).
La entidad podrá abstenerse de exigir garantía de seriedad de la oferta para participar en procesos cuyo objeto sea la enajenación de bienes, en los demás modalidades deberá exigirse, excepto en la contratación directa y en la selección de mínima cuantía.
Preservación de las garantías:
Para preservar la vigencia de las garantías, en ejercicio de su labor el supervisor y/o interventor deberá advertir inmediatamente al ordenador del gasto delegado para la respectiva contratación de todas aquellas situaciones que puedan afectar la(s) garantías). El Supervisor informará al garante de aquellas circunstancias que alteren el estado del riesgo, así por ejemplo remitirá, entre otros: La copia de la aprobación de la garantía y sus anexos, de las modificaciones u otrosí del contrato, las actas de suspensión y de reanudación, y de las diversas actuaciones que se adelanten con miras a la imposición de multas, cláusula penal pecuniaria y declaratoria de caducidad.
En los pliegos de condiciones se debe prever el mecanismo que proceda para restablecer la garantía, cuando el contratista incumpla su obligación de obtenerla, ampliarla o adicionarla.
4.2.2. El Pago o Desembolso
Para la realización de cada pago, el Politécnico, a través del Supervisor o del Interventor del contrato, deberá verificar la forma de pago planteada en el contrato, la ejecución del contrato por parte del contratista, el cumplimiento satisfactorio de dicha ejecución, y que el contratista se encuentre al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral (Salud, Pensión y Riesgos Profesionales), así como los propios xxx XXXX, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda.
Para estos pagos la Institución deberá respetar el orden de turno, cuyo procedimiento es fijado por la Dirección Financiera quien dará aplicación a lo dispuesto en las normas vigentes aplicables. (Ver artículo 4º numeral 10º de la Ley 80 de 1993, 19 de la Ley 1150 de 2007)
En cada dependencia de la Institución, la persona responsable de verificar la acreditación de estos pagos al contratista es el supervisor o interventor, quien en caso de requerirlo se apoyará en quien asumió el rol jurídico del respectivo contrato para verificar que se está dando cumplimiento a la norma.
Cuando se trate de contratos de administración delegada o mandato, debe pactarse desembolso de recursos y pago de honorarios, este último contra entrega de informe de actividades y certificación de pago de seguridad social y parafiscales.
4.2.3. Publicación del Contrato
Los contratos suscritos por el Politécnico Colombiano Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx se publicarán en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública –SECOP- conforme lo dispuesto en las normas vigentes aplicables. (Ver artículo 223 del Decreto Ley 0019 de 2012 y artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015). Adicionalmente y como una política de transparencia y publicidad, los contratos también seguirán siendo publicados en la página web del Politécnico a través de la Oficina de Comunicaciones, al igual que en los demás medios que exija la Ley o los entes de control.
4.2.4. Pago de Impuestos
Deberá aportarse por parte del contratista el comprobante de pago de los impuestos en los casos que sea procedente, al igual que las estampillas de acuerdo con lo indicado en las instrucciones y lineamientos que al respecto imparta la Dirección Financiera.
4.2.5. Nombramiento del Supervisor o Interventor
Con el fin de realizar una correcta labor a través de la supervisión o interventoría a los diferentes contratos que celebre la Institución, el Secretario del respectivo Comité Interno, atendiendo a la designación que hicieron en cada dependencia, deberá informar en forma escrita o electrónica al funcionario designado como Supervisor o Interventor, desde el momento en que la solicitud de contratación es aprobada en el respectivo Comité Interno, cuales son las funciones a su cargo. De igual forma, la Coordinación de Adquisiciones, enviará un oficio de legalización del contrato al respectivo Supervisor o Interventor, con la información más relevante del contrato celebrado.
Para la asignación de un supervisor, las dependencias, deberá tener en cuenta que el perfil profesional del servidor público designado se ajuste al objeto del contrato cuya supervisión se le asigna y tendrán en cuenta además, si este cuenta con la disponibilidad de tiempo y logística para desarrollar correctamente sus funciones.
Cuando se presenten faltas temporales del supervisor, por cualquier causa, el superior jerárquico, será el supervisor suplente durante el tiempo que dure la ausencia del supervisor principal. En caso que la falta sea definitiva, el ordenador del gasto deberá nombrar un nuevo supervisor. Para esto se debe tener en cuenta los formatos que se encuentran en SINAPSIS o el sistema de información que haga sus veces.
4.2.6. Inicio del Contrato
Una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato, el supervisor y/o interventor deberá suscribir el acta de inicio de acuerdo con el formato que para el efecto figure en SINAPSIS o el sistema de información que haga sus veces.
Para dichos fines el supervisor y/o interventor del contrato y el contratista deberán ponerse en contacto para suscribir el acta de inicio, la cual deberá formar parte del expediente del proceso contractual.
En todo contrato que celebre la Institución en el que para su ejecución el contratista deba utilizar personal, el supervisor o interventor al momento de elaborar el acta de inicio, deberá consignar la relación del personal que se destinará por parte del contratista, con la correspondiente identificación; así como su remuneración, y cualquier cambio deberá ser informado al supervisor o interventor.
4.2.7. Interpretación de los Contratos
A continuación se señalarán algunos principios básicos que orientan la interpretación de los contratos:
PRINCIPIO | DESCRIPCIÓN |
Prevalencia de la intención (Artículo 1618 Código Civil) | Conocida claramente la intención de los contratantes, debe estarse a ella más que a lo literal de las palabras. En caso de desacuerdo entre lo escrito y lo verbal podrá intentarse cualquiera de los métodos alternativos de solución de conflictos aplicable. |
Limitaciones del contrato a su materia (Artículo 1619 Código Civil) | Por generales que sean los términos de un contrato, únicamente se aplicarán a la materia sobre que se ha contratado. |
Preferencia del sentido que produce efectos (Artículo 1620 Código Civil) | El sentido en que una cláusula puede producir algún efecto, deberá preferirse a aquel en que no sea capaz de producir efecto alguno. |
Interpretación por la naturaleza del contrato (Artículo 1621 Código Civil) | En aquellos casos en que no apareciere voluntad contraria, debe atarse a la interpretación que mejor se ajuste a la naturaleza del contrato. |
Interpretación sistemática, por comparación y por aplicación práctica (Artículo 1622 Código Civil) | Las cláusulas de un contrato se interpretarán unas por otras, dándosele a cada una el sentido que mejor convenga al contrato en su totalidad. Podrán también interpretarse por las de otro contrato entre las mismas partes y sobre la misma materia. O por la aplicación práctica que hayan hecho de ellas ambas partes, o una de las partes con aprobación de la otra parte. |
Interpretación de la inclusión de casos dentro del contrato (Artículo 1623 Código Civil) | Cuando en un contrato se ha expresado un caso para explicar la obligación, no se entenderá por solo eso haberse querido restringir la convención a ese caso, excluyendo los otros a que naturalmente se extienda. |
Interpretación a favor del deudor (Artículo 1624 Código Civil) | No pudiendo aplicarse ninguna de las reglas precedentes de interpretación, se interpretarán las cláusulas ambiguas a favor del deudor. Pero las cláusulas ambiguas que hayan sido extendidas o dictadas por una de las partes, sea acreedora o deudora, se interpretarán contra ella, siempre que la ambigüedad provenga de la falta de una explicación que haya debido darse por ella. |
Autonomía de la voluntad | La expresión de voluntad de la Administración, se empieza a manifestar desde el momento en que decide iniciar un proceso contractual: La manifestación de voluntad del particular interesado se concreta, en principio, con la presentación de su oferta.4 No obstante, este principio se ve limitado frente a las reglas del derecho público.5 |
Principio de legalidad | La legalidad o primacía de la ley, es un principio fundamental conforme al cual todo ejercicio del poder público debería estar sometido a la voluntad de la ley de su jurisdicción y no a la voluntad de las personas. |
4.2.8. Situaciones que pueden presentarse en la ejecución del contrato
4 Consejo de Estado. Sección Tercera, Sala de lo Contencioso Administrativo. C.P: Xx. Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx. 31 xx xxxxx de 2005. Rad: 25000-23-15-000-2002-02739 (AP)
5 Corte Constitucional. M.P: Xx. Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxx. 19 xx xxxxx de 1997. Sentencia C - 154
Las situaciones que se describen a continuación son las que común o frecuentemente pueden llegar a presentarse en la ejecución del contrato, razón por la cual dichas situaciones requieren del análisis de cada uno de los comités y de la participación de cada uno de los roles de los equipos de contratación.
4.2.8.1. Modificación a los contratos estatales u otrosí
La modificación contractual obedece al cambio en las condiciones estipuladas inicialmente en el clausulado del contrato, bien sea porque la Institución lo considere pertinente o a solicitud del contratista. Esta figura es la que comúnmente se conoce como otrosí que consiste en una modificación hecha por las partes de mutuo acuerdo o bilateral.
Téngase presente, que los acuerdos plasmados en el clausulado del contrato obedecen a su esencia y su naturaleza concordadas con las prescriptivas civiles, comerciales y del estatuto contractual. Por ello, solamente podrá ser objeto de modificación contractual el clausulado que no altere de manera la esencia o naturaleza de lo inicialmente pactado.
Para modificar un contrato en el que es parte el Politécnico, la dependencia que suscribe el contrato debe seguir las orientaciones que se describen a continuación:
La dependencia que suscribió el contrato deberá presentar y analizar el caso en su respectivo comité interno de contratación en el que se presentará el informe actualizado del supervisor y/o interventor, y conforme a las funciones propias del comité recomendará al ordenador del gasto la suscripción del otrosí. Los documentos que deben aportarse y verificarse como mínimo son:
1. La manifestación escrita del contratista en la que conste su solicitud justificada o la aceptación de la propuesta del Politécnico de modificar el clausulado del contrato.
2. La manifestación escrita del supervisor del contrato donde justifica su concepto sobre la procedencia de la modificación. En caso de que el contrato cuente también con un interventor, deberá adjuntarse el pronunciamiento e informe de éste respecto de la modificación pretendida, avalado por el supervisor.
3. Expediente completo del contrato o convenio.
4. Informe actualizado del supervisor y/o interventor del contrato. Para el caso del informe del interventor, éste y sus anexos deben estar avalados por el supervisor.
5. Historial del contrato en donde se registre la información sobre el estado actual del contrato.
6. Pueden anexarse todos aquellos documentos que soporten el otrosí.
En aquellos casos en que por su cuantía o especialidad el contrato haya sido recomendado por el Comité Asesor de Contratación en ejercicio del control que hace el Rector, a través de éste, la modificación de dicho contrato deberá ser analizada y recomendada por dicho comité.
Para que la respectiva modificación sea analizada en el Comité Asesor de Contratación se deben aportar y analizar los anteriores documentos.
4.2.8.2. Adición
Cuando hablamos de esta figura hacemos relación a la inclusión, inyección de más dinero al contrato inicial en aras de garantizar la existencia de recursos suficientes para continuar satisfaciendo la necesidad de la Administración.
Esta categoría de modificación contractual no conlleva necesariamente al cambio de las especificaciones técnicas o circunstancias accesorias del objeto contractual inicialmente pactado, pero si hace necesario el presupuesto de más cantidad de objeto o más calidad del mismo.
Documentos necesarios para la adición
1. Manifestación escrita del contratista en donde solicite la adición o acepte la intención de adición hecha por el Politécnico, con indicación expresa de la propuesta de presupuesto previsto para el efecto, el cual en todo caso deberá basarse en los precios de la propuesta inicial y en la fórmula de reajuste de precios que se haya establecido en el contrato, según el caso.
2. La manifestación escrita del supervisor del contrato donde justifica su concepto sobre la procedencia de la adición. En caso de que el contrato cuente también con un interventor, deberá adjuntarse el pronunciamiento e informe de éste respecto de la adición pretendida, avalado por el supervisor.
3. Presupuesto oficial que soporta la adición suscrito por el supervisor y/o interventor.
4. Expediente completo del contrato o convenio.
5. Informe actualizado del supervisor y/o interventor del contrato. Para el caso del informe del interventor, éste y sus anexos deben estar avalados por el supervisor.
6. Historial del contrato en donde se registre la información sobre el estado actual del contrato
7. Cronograma de actividades que soporta la adición.
8. Pueden anexarse todos aquellos documentos que soporten la adición.
En aquellos casos en que por su cuantía o especialidad el contrato haya sido recomendado por el Comité Asesor de Contratación en ejercicio del control que hace el Rector a través de éste, la adición de dicho contrato deberá ser analizada y recomendada por dicho comité.
Los contratos no podrán adicionarse en más del 50% de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales (Ver parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, artículo 85 de la Ley 1474 de 2011, Ley 1508 de 2012), salvo las excepciones que establezca la ley, verbo y gracia el contrato de interventoría (y ajuste en cantidades de obra).
Cuando se vaya a adicionar un contrato o convenio que supere la vigencia fiscal se debe incluir dentro del formato de justificación para modificación al contrato, la fórmula de ajuste de salarios mínimos:
Valor inicial x SMMLV adición de contrato / 2 SMML contrato inicial
Para que la respectiva modificación sea analizada en el Comité Asesor de Contratación se deben aportar y analizar los anteriores documentos.
Ampliación del plazo o prórroga:
Hace referencia a una extensión o ampliación en el tiempo que inicialmente se había acordado para la ejecución del contrato.
Documentos necesarios para la ampliación
1. Manifestación escrita del contratista en donde solicite la prórroga o la intención de hacerla por parte del Politécnico, con indicación expresa de que no generan sobrecostos.
2. La manifestación escrita del supervisor del contrato donde justifica su concepto sobre la procedencia de la prórroga. En caso de que el contrato cuente también con un interventor, deberá adjuntarse el pronunciamiento e informe de éste respecto de la ampliación del plazo pretendida, avalado por el supervisor.
3. Nuevo cronograma de trabajo que respalda la prórroga.
4. Expediente completo del contrato o convenio.
5. Informe actualizado del supervisor y/o interventor del contrato. Para el caso del informe del interventor, éste y sus anexos deben estar avalados por el supervisor.
6. Historial del contrato en donde se registre la información sobre el estado actual del contrato.
7. Pueden anexarse todos aquellos documentos que soporten la prórroga.
En aquellos casos en que por su cuantía o especialidad el contrato haya sido recomendado por el Comité Asesor de Contratación en ejercicio del control que hace el Rector a través de éste, la prórroga de dicho contrato deberá ser analizada y recomendada por dicho Comité.
Para que la respectiva modificación sea analizada en el Comité Asesor de Contratación se deben aportar y analizar los anteriores documentos.
NOTA: En el evento que un contrato, previa justificación, deba ser modificado en las condiciones estipuladas inicialmente, adicionado y ampliado, deberá cumplirse con los requisitos señalados anteriormente.
4.2.8.3. Cesión
4.2.8.4.1. Cesión de contrato
Una de las principales características de los contratos estatales es que son intuito personae, por lo tanto, una vez celebrados no podrán cederse sin previa autorización escrita del Politécnico.
El actual estatuto contractual consagra dos (2) causales legales de cesión de los contratos, relacionadas con las inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes al contratista (Ver artículo 9º de la Ley 80 de 1993), a las que se suman las demás que se dispongan en las normas y la realizada por mutuo acuerdo entre las partes.
Cuando se celebra esta cesión, se está entregando los derechos y obligaciones objeto del mismo, es decir que la persona a quien se le cede el contrato –cesionario- queda con la obligación de ejecutar el contrato a favor del Politécnico.
Para el caso de la cesión de mutuo acuerdo, es decir, previa autorización de la Institución, el procedimiento es el siguiente:
a. El contratista debe solicitar mediante oficio al ordenador del gasto o su delegado para contratar, la autorización para realizar la cesión del contrato, indicando su justificación y las causas que le imposibiliten seguir ejecutando el mismo.
b. El Supervisor o interventor presentará el oficio presentado por el contratista junto con el informe detallado, justificando y presentado las circunstancias que dan lugar a la cesión del contrato.
c. El ordenador del gasto contratante previa recomendación del Comité Interno de contratación y Comité Asesor de Contratación si es el caso, determinará la conveniencia para la entidad y procederá a autorizar o rechazar la cesión.
d. Una vez recomendada la cesión, se procederá a suscribir la correspondiente acta de cesión del contrato (Debe quedar plasmado expresamente el estado en que queda el contrato), la cual será proyectada por el servidor público que asumió el rol jurídico del respectivo proceso, respetando los lineamientos y directrices del respectivo Comité.
e. El cesionario del contrato (contratista), deberá tramitar la expedición o modificación de la garantía única que ampare sus obligaciones, cuya cobertura debe amparar los mismos riesgos del contrato original y pagar los impuestos a que haya lugar.
f. Remitir las comunicaciones a las personas y dependencias que deban conocer de la cesión, las cuales serán proyectadas por la persona que asumió el rol jurídico del respectivo proceso, aplicando los lineamientos y directrices del respectivo Comité.
g. Hacer las publicaciones a que haya lugar conforme las normas vigentes aplicables.
h. Celebrada la cesión del contrato, se procederá a incluir y registrar esta novedad en el sistema de información presupuestal vigente.
i. Una vez se haya autorizado la cesión del contrato, el supervisor deberá entregar a la Dirección Financiera, Dirección de Contabilidad y la Dirección de Presupuesto copia del acta de la respectiva cesión y las condiciones de la misma. Lo anterior con el fin de modificar la información contable y presupuestal que reposa en la Dirección Financiera de los contratistas del Politécnico.
4.2.8.4.2. Cesión de derechos económicos
Cuando se celebra esta cesión, se está entregando a un tercero los derechos de pago y todo lo que de él se derive. (Ver Capitulo 1 Código Civil Colombiano)
El trámite de la cesión del contrato, se adelantará ante la Coordinación de Adquisiciones, el cual debe ser apoyado por el supervisor o interventor del contrato después de haber recibido la solicitud del contratista dirigido al ordenador del gasto contratante.
4.2.8.5. Suspensión y Reinicio del contrato
En desarrollo del principio de la autonomía de la voluntad, el Politécnico y el contratista, podrán de mutuo acuerdo, suspender la ejecución del contrato cuando se presente alguna circunstancia que imposibilite continuar con la ejecución del mismo, la ocurrencia de situaciones de fuerza mayor, caso fortuito o de interés público que impiden la ejecución temporal del contrato, y es precisamente por ese motivo que la misma no puede ser indefinida, sino que debe estar sujeta al vencimiento de un plazo o al cumplimiento de una condición, de lo contrario estaríamos en presencia de una figura o situación diferente. La finalidad de la suspensión del contrato estatal, es una medida excepcional.
La suspensión no prorroga el contrato en su vigencia o plazo, sino que se delimita como una medida de tipo provisional y excepcional que debe ajustarse a los criterios de necesidad y proporcionalidad.
Para que se produzca la suspensión del contrato, se deben de cumplir varios requisitos como son:
a. Manifestación escrita de suspensión por parte del contratista, o el requerimiento por parte de la entidad contratante, en donde se manifiesten las razones por las cuales se considera necesario acudir a esta figura.
b. Justificación y concepto del supervisor y/o interventor, donde recomiende la suspensión del contrato y se expongan las razones de índole técnico, social, jurídico, financiero, entre otros que soportan la respectiva suspensión, con la indicación expresa del término durante el cual el contrato estará suspendido (fecha de inicio y terminación de la suspensión), la justificación y concepto sobre dicha suspensión.
c. Informe de seguimiento del contrato donde se dé cuenta del estado del contrato desde el punto de vista técnico, administrativo, jurídico, contable, etc.
d. El acta por medio de la cual se suspende el contrato debe suscribirse por las partes del mismo, esto es, contratante y contratista, y llevar el visto bueno del supervisor y/o interventor.
e. Copia del acta de suspensión deberá ser remitida a la Compañía Aseguradora para que esta última registre la modificación en la respectiva póliza. Esta obligación corresponde al supervisor o interventor del contrato.
f. Superados los hechos que llevaron a la suspensión del contrato, las partes deberán suscribir el acta de reinicio, de la cual se deberá remitir copia a la Compañía Aseguradora. Esta obligación corresponde al supervisor y/o interventor del contrato, quienes deberán solicitar copia de la póliza con su respectiva modificación.
4.2.8.6. Resciliación o terminación anticipada
Para el particular la resciliación es una forma de disolución de los contratos que consiste en terminar por mutuo consentimiento de todos los que intervinieron en su celebración un contrato o convenio. El fenómeno de la resciliación opera solamente para los contratos válidamente perfeccionados y que aún están vigentes sin haberse extinguido sus efectos jurídicos, y no para actos unilaterales.
Para resciliar un contrato celebrado por el Politécnico deberá tenerse en cuenta como mínimo lo siguiente:
a. Se requiere la manifestación escrita de terminación anticipada o resciliación por parte del contratista, o el requerimiento por parte de la entidad, en donde se justifiquen y manifiestan las razones por las cuales se considera necesario acudir a esta figura.
b. Se requiere el informe actualizado del supervisor y/o interventor, donde se evidencie el seguimiento técnico, administrativo, jurídico, contable, etc. del contrato,
c. Justificación del supervisor que soporta la resciliación, con la indicación expresa de sus razones y el concepto sobre la procedencia de la misma.
d. El ordenador del gasto contratante previa recomendación del Comité Interno de Contratación y Comité Asesor de Contratación según se trate, determinará la conveniencia para la entidad y procederá a decidir sobre la resciliación.
e. Una vez recomendada la resciliación, se procederá a suscribir la correspondiente acta de resciliación por las partes intervinientes y de liquidación del contrato por las partes del contrato (si a ello hubiere lugar), la cual será proyectada por el servidor público que asumió el rol jurídico del respectivo proceso con el apoyo del supervisor y/o interventor, respetando los lineamientos y directrices del Comité respectivo. Si se llegare a realizar Acta de Liquidación del contrato, ésta será elaborada por el Supervisor o Interventor del mismo.
f. Remitir las comunicaciones a las personas y dependencias que deban conocer de la resciliación, las cuales serán proyectadas por el servidor público que asumió el rol jurídico del respectivo proceso, aplicando los lineamientos y directrices del Comité
respectivo, esto es a las partes del contrato o convenio, a la Dirección Financiera, a la Compañía Aseguradora o garante, entre otras.
ETAPA POSCONTRACTUAL
Esta inicia una vez vence el plazo del contrato hasta la liquidación del mismo.
4.3.1. Liquidación del Contrato
Es el período en el cual contratante y contratista, realizan una revisión a las obligaciones contraídas respecto a los resultados financieros, contables, jurídicos y técnicos, para declararse x xxx y salvo de las obligaciones adquiridas. Aquí se hacen los reconocimientos y ajustes a que hubiere lugar a través de acuerdos, conciliaciones y transacciones.
En este período es fundamental la actuación del supervisor o interventor del contrato quien efectuará junto con el contratista, la revisión y análisis sobre el cumplimiento de las obligaciones pactadas y así lo plasmará en el documento de liquidación el cual avalará con su firma y será suscrito por el ordenador del gasto y el contratista.
Se liquidan aquellos contratos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo (contratos de tracto sucesivo) e implican una verificación de los pagos y saldos por pagar. No todos los contratos deben ser liquidados, verbigracia los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, de conformidad con el artículo 217 del Decreto - Ley 0019 de 2012.
El Acta de Liquidación del contrato será elaborada por el Supervisor o Interventor del mismo.
4.3.1.1. Formas de llevar a cabo la liquidación
4.3.1.1.1. Por mutuo acuerdo de las partes
Conforme a lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, el Politécnico Colombiano Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx liquidará de mutuo acuerdo los contratos dentro del término fijado en el correspondiente pliego de condiciones, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. Si no se hubiere pactado un término la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que lo disponga. Con base en la revisión y análisis efectuados, el interventor o supervisor del contrato proyectará el acta de liquidación, en la que constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que haya lugar para poder declararse x xxx y salvo.
4.3.1.1.2. Unilateralmente por el Politécnico Colombiano Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx
En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la Institución, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la entidad contratante tendrá la facultad de liquidar el contrato en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del término para liquidar el contrato en forma bilateral.
Contra el acto administrativo que ordena la liquidación unilateral proceden los recursos que dispongan las normas vigentes aplicables.
Si no se procediere a efectuar la liquidación de los contratos dentro de este período, antes del vencimiento, el supervisor y/o interventor deberá exigir al contratista la ampliación de la garantía.
En el evento de resultar sumas de dinero a favor de la Institución y a cargo del contratista, el acta suscrita (liquidación bilateral) o la resolución proferida (liquidación unilateral) prestará mérito ejecutivo.
4.3.1.1.3. Liquidación Judicial
El interesado podrá solicitar la liquidación judicial del contrato cuando esta no se haya logrado de mutuo acuerdo y la Institución no lo haya liquidado unilateralmente dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo convenido para liquidar de mutuo acuerdo o, en su defecto, del término establecido por la ley, lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 141 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011).
4.3.1.2. Extensión del plazo para la liquidación de los contratos
Si vencidos los plazos anteriormente establecidos no se ha realizado la liquidación del contrato, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los numerales anteriores, de mutuo acuerdo, unilateralmente o judicialmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 164 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011).
Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil extracontractual y en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.
4.3.1.3. Contenido mínimo del documento de liquidación
Conforme a lo descrito en el presente capítulo, a continuación se fijan los parámetros a tener en cuenta en el trámite de liquidación de los contratos en la Institución, siendo importante para la liquidación tener presente lo siguiente:
➢ Fecha en la que se procede a la liquidación del contrato.
➢ Número del contrato objeto de liquidación.
➢ Objeto del contrato.
➢ Las partes que celebraron el contrato, tanto contratista como contratante.
➢ Interventor o supervisor, según el caso.
➢ Valor inicial del contrato.
➢ Duración inicial del contrato.
➢ Número del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y del Certificado de Registro Presupuestal, ambos con sus fechas de expedición.
➢ Fecha del certificado de aprobación de las pólizas.
➢ Fecha del acta indicando la iniciación del contrato y su correspondiente finalización.
➢ Historial en caso de haberse presentado modificaciones, prórrogas y/o adiciones al contrato.
➢ Descripción detallada del cumplimiento o no de las actividades en desarrollo del objeto contractual.
➢ Relacionar los informes de supervisión y/o interventoría realizados durante la ejecución del contrato, así como el respectivo informe final.
➢ Verificar que se hayan aportado los documentos necesarios para la liquidación del contrato (acreditación de encontrarse x xxx y salvo por concepto del pago de aportes a los sistemas de seguridad social en salud, pensiones, ARP y parafiscales, el contratista y sus empleados, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 23 de la Ley 1150 de 2007).
➢ Relación precisa del balance financiero del contrato y el señalamiento de los pagos realizados o pendientes por realizar.
➢ Dejar constancia de la obligatoriedad de constituir o ampliar garantías de estabilidad de la obra, y las que sean del caso, como provisión de repuestos, de prestaciones sociales, etc.
➢ Dejar constancia en el evento de existir acuerdos, conciliaciones y transacciones en relación con la ejecución del contrato para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse x xxx y salvo.
NOTA: La liquidación del contrato tiene como propósito hacer un ajuste final de cuentas y de finiquitar el negocio mediante el reconocimiento de saldos a favor de alguna de las partes o de declararse x xxx y salvo, según el caso, es decir, el acto de liquidación debe limitarse a la rendición de cuentas y a pagar los saldos económicos adeudados, pero el término de la liquidación no puede utilizarse para el cumplimiento del objeto contractual.
CAPÍTULO V
RÉGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL
Para la imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, así como para la estimación de los perjuicios sufridos por la entidad contratante, y a efecto de respetar el debido proceso al afectado a que se refiere el Artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, la entidad observará el procedimiento establecido en el Artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.
La Oficina Asesora Jurídica será la encargada de tramitar el proceso sancionatorio contra el contratante.
El procedimiento adoptado para la imposición de multas, exigencia de cláusula penal y declaratoria de caducidad se soporta en el principio fundamental del debido proceso y los principios que regulan la función pública, conforme a lo preceptuado en los artículos 29 y
209 de la Constitución Política y a los principios orientadores de las actuaciones administrativas a que se refiere el Artículo 3 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. En este sentido, no se podrá imponer multa alguna sin que se surta el procedimiento señalado por la Ley, o con posterioridad a que el contratista haya ejecutado la obligación pendiente si ésta aún era requerida por la entidad.
El Supervisor o Interventor del contrato, previo a la celebración de la audiencia, mediante informe presentado al Comité Interno de Contratación, pondrá en conocimiento de la situación al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
CAPÍTULO VI
RÉGIMEN DE INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTOS DE INTERÉS
El Politécnico Colombiano Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx, en estricto apego a los principios que promulga la contratación estatal, en especial el principio de transparencia, ha considerado hacer una mención especial al régimen de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses.
Las inhabilidades y las incompatibilidades constituyen una limitación de la capacidad para contratar con las entidades estatales, tanto para personas naturales como jurídicas, y obedecen a la falta de aptitud o a la carencia de una cualidad, calidad o requisito del sujeto, la cual lo incapacita para poder ser parte en una relación contractual con dichas entidades, por razones vinculadas con los altos intereses públicos envueltos en las operaciones contractuales o por la existencia de intereses contrapuestos que exigen que
éstas se realicen con arreglo a criterios de imparcialidad, eficacia, eficiencia, moralidad y transparencia6.
Consciente de la existencia de inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes, es decir, las que se producen durante el desarrollo del proceso de selección o durante la ejecución del contrato, el contratista deberá ceder el contrato previa autorización de la entidad, y en el evento de que dicha situación no pueda presentarse procederá la terminación anticipada del contrato.
Si la inhabilidad o incompatibilidad se presenta durante la ejecución del contrato cuyo contratista es un consorcio o unión temporal, debe haber cesión de la participación del miembro que tiene la inhabilidad o la incompatibilidad a un tercero previa autorización del Politécnico, estableciéndose como prohibición la imposibilidad de ceder dicha participación a los miembros del mismo consorcio o unión temporal.
Estas medidas son de obligatorio cumplimiento, dado que de conformidad con el artículo 44 de la Ley 80 de 1993 la inhabilidad o la incompatibilidad frente al contrato lo vician de nulidad absoluta, además de generar en el contratista una inhabilidad de 5 años a partir de la celebración del contrato.
El conflicto de intereses se presenta cuando el servidor público, en ejercicio propio de las actividades propias de su cargo, empleo o función, tenga interés directo y particular en su regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho. Cuando se presente el conflicto de interés, el servidor público deberá declararse impedido. Lo anterior dado que esta figura jurídica atiende a la moralización del ejercicio de la función pública y a los aspectos éticos que impiden que una determinada persona se relacione con la administración pública.
Los servidores públicos que se encuentren en cualquiera de las situaciones enunciadas, deberán:
1. Abstenerse de firmar, autorizar, aprobar o suscribir los actos relacionados con el proceso contractual a su cargo.
2. Declararse impedido en los eventos en que se configure el conflicto de intereses.
6 Corte Constitucional. Sentencia C-489 de 1996. M.P. Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx. septiembre 26 de 1996.
3. Poner en conocimiento del superior jerárquico los hechos constitutivos de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses.
4. Si existe duda sobre la existencia de alguna causal de inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses, se deberá elevar la correspondiente consulta a la Oficina Asesora Jurídica.
En el Politécnico como entidad pública del orden territorial, sometida al estatuto de contratación pública, le son aplicables, a sus procesos de Contratación, el régimen de inhabilidades, incompatibilidades, conflicto de intereses y demás prohibiciones establecidas en la Constitución, la Ley 80 de 1993, la Ley 734 de 2002, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011 y demás normas que las complementen, modifiquen o sustituyan.
Cuando haya lugar a un conflicto de intereses o la existencia de causales de inhabilidad o incompatibilidad se tendrá en cuenta el siguiente procedimiento.
6.1. En caso inhabilidades e incompatibilidades
1. El Servidor que se encuentre incurso en causal de inhabilidad o incompatibilidad, así deberá hacerlo saber inmediatamente de su superior jerárquico y deberá abstenerse de autorizar, aprobar, firmar o suscribir el acto de que se trate.
2. En caso de que la de inhabilidad o incompatibilidad, se configure en una tercera persona respecto de su cargo, es decir que tiene conocimiento de que una persona se encuentra en alguna de dichas situaciones, deberá hacerlo saber inmediatamente de su superior jerárquico y deberá impedir que dicha persona suscriba el acto o contrato si es respecto de él.
3. En tratándose de procesos contractuales esta verificación deberá hacerse de cada uno de los proponentes o futuros contratistas de manera oportuna, previa recomendación de quien asume el rol jurídico y previa adjudicación y expedición del registro o compromiso presupuestal.
6.2. En caso de conflicto de intereses
1. El Servidor Público que conozca de un asunto, en quien concurra alguna de las causales establecidas en la Constitución o en la Ley, deberá declararse impedido tan pronto como tenga conocimiento mediante escrito en el cual exprese las razones, señale la causal y si fuere posible, aporte las pruebas pertinentes.
2. Dicho servidor impedido debe remitir dentro de los tres (3) días siguientes a su conocimiento, la actuación con escrito motivado al Superior funcional y si no lo tuviere al Rector. A falta de los anteriores al Procurador Regional.
3. El Superior funcional o el Rector, remitirá en el término de la distancia las diligencias a la Oficina Asesora Jurídica para el respectivo estudio.
4. Dentro de los diez (10) días siguientes al recibo, el Superior procederá a decidir de plano.
5. Si lo acepta indicará a quien corresponde el conocimiento de las diligencias y ordenará la entrega del expediente.
CAPITULO VII ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS
El Politécnico Colombiano Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx se encuentra certificado en la norma técnica NTCGP 1000 por medio de la cual acoge dentro de su actuar la gestión por procesos. En consecuencia, el proceso de Gestión Normativa y Legal deberá aplicar a cabalidad todos los procesos de orden transversal entre los cuales se encuentra el proceso de Gestión Documental, cuyos lineamientos se encuentran determinados en el Sistema Integrado de Gestión, como un proceso de apoyo cuyo objetivo es gestionar el recibo y entrega de correspondencia, la administración, custodia y consulta de los documentos y la asesoría y capacitación en temas de archivo bajo criterios de calidad y oportunidad.
En ese orden de ideas, al igual que las disposiciones, formatos y procedimientos del proceso de Gestión Logística que se encuentran publicados en el Sistema en el que reposa la documentación del sistema de Gestión de la Calidad, los servidores públicos con funciones inherentes a la contratación, deberán observar las directrices y lineamientos que se impartan desde el proceso de Gestión Normativa y Legal, específicamente desde el subproceso de Gestión Documental.
Finalmente es preciso tener en cuenta que de conformidad con el modelo contractual adoptado por la Institución se define como funcionario responsable del proceso de gestión documental en la etapa precontractual al servidor público que asume el rol logístico. El funcionario con rol Logístico en relación con la gestión documental, tiene entre sus funciones, la siguiente: Mantener actualizado el expediente de contratación en medio