RISKIENHALLINTA. Riskienhallinnalla varmistetaan strategian ja tavoitteiden toteutuminen, toimintaedellytykset ja toiminnan jatkuvuus sekä talouden ja toiminnan laillisuus ja tuloksellisuus, sekä hyvä hallintotapa. Riski on mahdollinen tulevaisuuden tapahtuma, joka voi vaikuttaa näiden tavoitteiden saavuttamiseen. Myös mahdollisuuksien käyttämättä jättäminen on riski. Varastokirjaston keskeiset riskialueet liittyvät Varastokirjaston luotettavuuden takaamiseen myös mahdollisessa muutostilanteessa, sekä tietotekniikkariskeihin. Tunnistettu riski on myös rahapelitoiminnan momentin määrärahan väheneminen. Riskienhallintaa arvioidaan säännöllisesti. Suunnittelukaudella tulee linjata tulevat tilaratkaisut.
RISKIENHALLINTA. Riski Seuraukset Toden- näköisyys Vaikutus Merkittä- vyys Nykyinen varautuminen Toimenpiteet Vastuuhlö/ aikataulutus
RISKIENHALLINTA. Vapaa-aikatoimiala (kulttuuri, liikunta, nuoriso)
RISKIENHALLINTA. Opetushallituksen riskienhallintapolitiikan mukaan riskienhallinta on osa johtamista ja päätöksentekoa. Riskienhallinta sisältyy suunnittelun ja seurannan prosesseihin, operatiiviseen toimintaan ja hankkeisiin sekä niihin liittyvään päätöksentekoon. Riskienhallinta on ennakoiva näkökulma toimintaan ja sen tarkoi- tuksena on tuottaa lisäarvoa tukemalla tavoitteiden saavuttamista ja toiminnan kehittämistä. Opetushallituksessa toteutettiin riskienhallintapolitiikan mukaisesti laaja riskienarviointi vuonna 2019. Ar- vion mukaan strategisiksi tai merkitykseltään kriittisiksi luokitellut riskit on ryhmitelty tulossopimukseen seuraavasti: − Talouteen liittyvät riskit − Valtionavustustoimintaan liittyvät riskit − Johtamisjärjestelmään liittyvät riskit − Maksulliseen palvelutoimintaan liittyvät riskit − Palvelutuotantoon liittyvät riskit − Osaamiseen, henkilöstöön ja uudistumiskykyyn liittyvät riskit
RISKIENHALLINTA. Toimintaan liittyviä riskejä ovat Varastokirjaston yhdistäminen Kansalliskirjastoon -selvitystyön aiheuttama epävarmuus henkilöstössä sekä määrärahojen vähentyminen, vastaanotettavan aineiston määrän äkillinen kasvu tai äkillinen vähentyminen. Heikko taloustilanne voi johtaa avoimiksi tulevien virkojen täyttämättä jättämiseen, mikä pidentää aineistojen käsittelyä, lisää rästien määrää ja hidastaa kokoelmien karttumista. Toimenpiteinä riskien hallitsemiseksi on ajantasainen ja oikeellinen tiedonsaanti sekä talouden tarkka ennakointi ja virastolle tärkeiden rahti- ym. sopimusten seuranta ja päivitys, henkilöstöresurssien oikeanlainen kohdentaminen, koulutussuunnitelmien monipuolistaminen, säilytys- ja kokoelmapolitiikan ottaminen huomioon ja tiivis ja suunnitelmallinen yhteydenpito kirjastoihin. Riskienhallinnasta laaditaan toimenpidesuunnitelma, jonka etenemisestä raportoidaan vuonna 2019.
RISKIENHALLINTA. Alla olevassa riskianalyysissä kuvataan keskeiset riskit, jotka voivat toteutuessaan heikentää oikeudenhoidon laatua ja toiminnan tuloksellisuutta ulosottolaitoksessa. Ulosottolaitos varautuu tuleviin säästöpaineisiin kehittämällä toimintaa ja sitä tukevia tietojärjestel- miä. Organisaatiouudistuksen myötä tuottavuus voi nousta, kun toimintoja keskitetään yhden joh- don alle (mm. kirjaaminen) ja asioiden käsittelyketjut määräytyvät niiden vaativuuden mukaan mah- dollistaen myös erikoistumisen. URA-hankkeen tuottamia säästöjä ja tuottavuuden kasvua on kuiten- kin vaikea yksiselitteisesti todentaa, koska hankkeen aikana toimintaympäristössä on tapahtunut muutoksia, jotka osaltaan ovat vaikuttaneet toiminnan ja talouden tunnuslukuihin. URA-hankkeen valmistuttua on syytä tehdä kokonaistarkastelu, jossa arvioidaan uudelleen ulosottolaitokseen koh- distuvia odotuksia sekä sen toiminnan ja talouden suhdetta. valmiiksi ennen uuden organisaation aloittamista. Sen arvioidaan kuitenkin olevan siinä määrin val- mis, ettei osittaisella viivästymisellä ole suurta vaikutusta toiminnan laatuun ja tuloksellisuuteen so- pimuskaudella. HR-projektiin liittyvää riskiä hallitaan huolehtimalla projektin riittävästä resurssoinnista ja projektiin liittyvien tehtävien priorisoinnista. Rekrytointivastuuta jaetaan Valtakunnanvoudinviraston ja ulosot- tovirastojen kesken. Rekrytointia hidastavia turvallisuusselvityksiä tehdään ainoastaan johtotehtäviin valittaville. Tietojärjestelmään ja tietokantoihin liittyvää riskiä hallitaan muutosprojektin riittävällä resursoinnilla Valtakunnanvoudinvirastossa ja Oikeusrekisterikeskuksessa. Järjestelmämuutoksiin liittyvät vastuut on määritelty ja projektin etenemistä seurataan viikoittain. Tilastointiin liittyvää riskiä hallitaan riittävällä resursoinnilla Valtakunnanvoudinvirastossa ja Oikeusre- kisterikeskuksessa. Henkilöstöön liittyvää riskiä hallitaan panostamalla työkyky- ja henkilöstöjohtamiseen. Riskiä hallitaan sillä, että pandemiaan liittyvää resurssitarvetta seurataan ja siitä raportoidaan tarvit- taessa. Tehtäviä priorisoidaan niiden tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan.
RISKIENHALLINTA. Tasa-arvovaltuutetun toimistossa on toteutettu työterveyshuollon työpaikkaselvitys sekä uu- distettu työterveyshuollon toimintaohjelma, työjärjestys ja yhdenvertaisuussuunnitelma. Syk- syn 2019 aikana toteutetaan myös VMBaro-kysely. Suunnitelmien ja ohjelmien toimenpiteitä seurataan yhdessä henkilöstön kanssa vuosittain. Sähköisen asianhallintajärjestelmän ja internet-sivujen uudistamisen yhteydessä kiinnitetään huomiota tietoturvariskeihin. Marras- kuussa 2019 on käynnistetty toimintastrategian uudistaminen; tämän jälkeen uudistetaan myös viestintästrategia. Toimiston tehtävänkuvia pyritään jatkuvasti kehittämään haavoittuvuuden vähentämiseksi. Vuoden 2019 aikana on pyritty käyttämään ylimääräistä työvoimaa vuoden 2018 kasvanei- den juttumäärien purkamiseksi ja henkilöstön kuormituksen vähentämiseksi. Myös internet- sivujen uudistaminen edellyttää tilapäistä henkilöresurssien lisäystä. Toimiston kriisiviestintäsuunnitelma on tärkeää uudistaa, koska erityisesti sosiaalisen medi- an ympäristössä saattaa nousta äkillisiä viestinnällisiä kriisitilanteita, jotka voivat vaikuttaa ainakin lyhyellä aikavälillä tasa-arvovaltuutetun toimiston toimintaedellytyksiin.
RISKIENHALLINTA. Alla olevassa riskianalyysissä kuvataan keskeiset riskit, jotka voivat toteutuessaan heikentää oikeudenhoidon laatua ja toiminnan tuloksellisuutta Ulosottolaitoksessa. Hallitusohjelmassa linjatun mukaisesti toimipaikkojen määrää ei vähennetä. Toimintamenojen sopeuttaminen määrärahakehyksiin ei mahdollista tuottavuutta lisäävää tie- tojärjestelmien kehittämistä vaan määrärahakehyksistä voidaan kattaa lähinnä vain välttämät- tömät ylläpitokulut. Niukat henkilöstöresurssit eivät myöskään mahdollista toiminnan kehittä- mistä ja suunnittelua esimiestyössä ja asiantuntijatyössä, jos käytössä olevat resurssit käyte- tään perustehtävän hoitamiseen. Riski 2.URA-hankkeen aikana ja organisaatiomuutoksen jälkeen Ulosottolaitoksessa on toteu- tettu mittava HR-projekti henkilöstön sijoittamiseksi uuden organisaation mukaisiin tehtäviin. Rekrytoinnit on saatu valmiiksi syksyllä 2021. Rekrytointiprosessin aikana monet toiminnot ovat toimineet vajaalla henkilöstöllä ja osaavaa henkilöstöä on siirtynyt uusiin tehtäviin. Organisaation toimintakykyyn vaikuttavat muun muassa toimiva johtoryhmätyöskentely ja henkilöstön sisäinen motivaatio toimia organisaation arvojen ja toimintatapojen mukaisesti. Ulosottolaitoksen esimiehet ovat keskeisessä asemassa luotaessa yhteisiä toimintatapoja. Uudistuksen mukana ulosoton hallinnolle on tullut myös uusia tehtäviä ja odotuksia erilaisten koko organisaatiota paremmin palvelevien yhteisten palveluiden järjestämisestä. Toimintaky- vyn varmistamiseksi resurssien jakautumista ulosottolaitoksen eri toimintoihin olisi hyvä tar- kastella koko organisaatiossa.
RISKIENHALLINTA. Kaupunginhallitus vastaa riskienhallinnan toteuttamisesta ja yhteensovittamisesta. Kaupunginhallitus vastaa kaupungin omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta. Kaupunginhallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. Osana riskienhallintaa kaupunginhallitus antaa ohjeet kaupungin sisäisestä valvonnasta. Kaupunginhallitus päättää vahingonkorvausten myöntämisestä silloin, kun kaupunki katsotaan korvausvelvolliseksi, jollei hallintosäännössä ole tehtävää määrätty joltain osin muulle viranomai- selle
RISKIENHALLINTA. Kaupunkisuunnittelu- ja ympäristölautakunta, rakennuslautakunta ja kaupunkiseudun jätehuoltolautakunta Riski Seuraukset Toden- näköisyys Vaikutus Merkittä- vyys Nykyinen varautuminen Toimenpiteet Vastuuhlö/ aikataulutus Kaupunkiseudun joukkoliikennelautakunta Riski Seuraukset Toden- näköisyys Vaikutus Merkittä- vyys Nykyinen varautuminen Toimenpiteet Vastuuhlö/ aikataulutus