Tarjouspyynnön laatiminen. Tarjouspyynnön ja laadittavan sopimuksen sisältö on arvioitava suhteessa hankinnan laatuun ja merkitykseen. Avoimen tai rajatun menettelyn mukaisissa tarjouspyynnöstä tulee ilmetä ainakin: että hankinta on kansallisen kynnysarvon alittava pienhan- kinta tarjoajalle mahdollisesti asetettavat kelpoisuusvaatimukset tarjouksen jättämiselle varattu määräaika tarjouksen valintaperusteet hankinnan kohde: tavara, palvelu tai urakka on yksilöitävä siten, että - saadaan vertailukelpoiset tarjoukset ja - tarjouspyynnön perusteella voidaan päätellä, vas- taako toimitus tilausta - toimitusaika ja –ehto ja/tai hankintasopimuksen kesto sovellettavat yleiset sopimusehdot ja tärkeimmät muut so- pimusehdot.
Tarjouspyynnön laatiminen. Tarjouspyynnöt laaditaan sisällöltään selkeästi määrittäen hankinnan kohteen sisältö, laatu ja laajuus, soveltuvuusehdot sekä vertailuperusteet. Laatu määritellään kunkin toiminta-alueen erityistarpeiden pohjalta kunnan strategisiin linjauksiin ja tavoitteisiin liittäen.
Tarjouspyynnön laatiminen. Tarjouspyyntö laaditaan kilpailutusjärjestelmässä ja se on laadittava siten, että sen pe- rusteella voidaan saada keskenään vertailukelpoisia tarjouksia. Järjestelmä ohjaa täyt- tämään pakolliset kentät, joihin tulee antaa riittävän kattavasti tietoa hankinnan kohtees- ta, jotta tarjoajat voivat antaa tarjouksensa. Epätarkkuus hankinnan kohteessa, erityisesti kriteerien määrittelemisessä johtaa tarjouksiin, joissa hankintayksikkö ei saa sitä mitä todellisuudessa haluaa. Tarjouspyyntöön voidaan liittää tekniset eritelmät, joissa kuvataan hankinnan kohteelle asetettavat tekniset vaatimukset. Niiden on annettava tarjoajille yhtäläiset mahdollisuu- det osallistua tarjouskilpailuun.
Tarjouspyynnön laatiminen. Tarjouspyynnön laatiminen on hankintamenettelyn tärkein vaihe. Tarjouspyyntö on laadittava huolelli- sesti ja sen tulee tuottaa vertailukelpoisia ja yhteismitallisia tarjouksia. Tarjouspyyntöä laadittaessa on huomioitava, että kaikilla hankintaan liittyvillä ehdoilla on vaikutusta hankinnan kokonaishintaan, joten hankintaan liittyvien ehtojen tulee olla tarkoituksenmukaisia. Kaikille hankintamenettelyille on yhteistä se, että tarjouspyynnössä on ilmoitettava kaikki sellaiset tie- dot, joilla voidaan katsoa olevan olennaista merkitystä hankintamenettelyn kannalta. Tarjoajille on lä- hetettävä samansisältöinen ja selkeä tarjouspyyntö. Tarjouspyyntöä laadittaessa voidaan huomioida, ja tarjouspyyntöön sisällyttää soveltuvin osin esimerkiksi alla lueteltuja asioita. Tosin etenkin yksinker- taisissa tavarahankinnoissa tarjouspyyntö voi olla sisällöltään varsin pelkistetty. Tarjoukset tulee pyytää ensisijaisesti kirjallisella tarjouspyynnöllä. Tämä on tärkeää siksi, että kukin tarjoaja saa yhtäläiset tiedot hankinnan kohteesta ja menettelystä. Suullista tarjouspyyntöä voidaan käyttää kiireellisissä hankinnoissa tai hankinnoissa, joissa suorahankinnan edellytykset täyttyvät. Suul- lisessa menettelyssä saadut tiedot on kirjattava ylös. • Hankintayksikön kuvaus perustietoineen, kuten yhteystiedot. • Xxxxxxxxx perustiedot hankittavine määrineen sekä mahdollisesti hankinnan tausta, tarkoitus ja tavoitteet. • Hankinnan kohteen määrittely toiminnallisine ja teknisine ominaisuuksineen, kuvaten laatuvaa- timukset riittävän yksityiskohtaisesti. Mikäli hankittavan palvelun sisältö on määritelty puutteel- lisesti, tarjoajat saattavat varmuuden vuoksi ylihinnoitella tarjouksensa. Sama lopputulos syntyy, mikäli esitetään tarpeettomia laatuvaatimuksia. Mikäli ehdottomat laatuvaatimukset ovat liian ankaria, toimittajat eivät välttämättä pysty jättämään hyväksyttäviä tarjouksia. Pienhankinnoissa käytetään yleensä lähinnä ehdottomia laatuvaatimuksia vertailun helpottamiseksi. • Sopimuskauden pituus ja mahdollinen optiokausi. • Ehdokkaiden tai tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset sekä luettelo toimitettavista asia- kirjoista ja selvityksistä. Pienhankinnoissa ei yleensä ole tarvetta kovinkaan laajaan tarjoajien soveltuvuuteen liittyvään selvittämiseen. • Hankinnassa käytettävä tarjousten vertailuperuste eli halvin hinta tai kokonaistaloudellinen edul- lisuus. Jos vertailuperusteena käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta, vertailuperusteet tulee ilmoittaa selkeästi ja...
Tarjouspyynnön laatiminen