LA MOVIMENTAZIONE DEI FASCICOLI. L’affidamento temporaneo di un fascicolo/busta già versato/a all’archivio di deposito ad un ufficio della medesima UO o di un’altra UO deve avvenire solamente per il tempo strettamente necessario all’esaurimento di una procedura o di un procedimento amministrativo, comunque non oltre 30 giorni, salvo diverse esigenze espressamente dichiarate. Tale affidamento temporaneo avviene solamente mediante richiesta espressa, redatta su un apposito modello contenente la data della richiesta, gli estremi identificativi della documentazione richiesta, il nominativo del richiedente, la sua UO o ufficio di appartenenza, la sua firma e la data del prelevamento. Tale movimentazione deve essere registrata in un apposito Registro degli accessi interni a cura del RSP o suo incaricato. In esso egli deve riportare, oltre ai dati contenuti nella richiesta, anche la data di restituzione, nonché delle eventuali note sullo stato della documentazione, così come si consegna così come viene riconsegnata. [art. 67 DPR 445/2000] Con periodicità almeno mensile il RSP o suo incaricato deve verificare che avvenga la restituzione puntuale dei fascicoli affidati temporaneamente. L’affidatario non deve estrarre i documenti originali dal fascicolo, né alterarne l’ordine, rispettandone la sedimentazione archivistica e il vincolo.
LA MOVIMENTAZIONE DEI FASCICOLI. L’affidamento temporaneo di un fascicolo già versato da parte del servizio archivistico ad una unità organizzativa responsabile (ufficio) o a personale autorizzato deve avvenire per il tempo strettamente necessario all’esaurimento di una procedura o di un procedimento amministrativo. L’affidamento temporaneo avviene mediante richiesta espressa, vistata dal responsabile del Servizio Archivio in duplice esemplare, contenente i motivi e la firma del richiedente. Un esemplare della richiesta viene conservato all’interno del medesimo fascicolo, l’altro nella posizione fisica occupata dal fascicolo in archivio. Il responsabile del Servizio Archivio deve tenere traccia di tale movimentazione in un registro di carico e scarico dei fascicoli, nel quale riportare il nominativo del richiedente, motivazione, data della richiesta, data della restituzione ed eventuali note sullo stato della documentazione così come si consegna e così come viene riconsegnata. Non è consentita l’estrazione di documenti in originale dal fascicolo, che vanno anzi tenuti in ordine di sedimentazione rispettando il vincolo archivistico, cioè l’appartenenza di ogni documento alla rispettiva unità archivistica (fascicolo, sottofascicolo, inserto etc.)