Segregazione dei compiti indica le modalità attraverso le quali viene garantita la separazione tra le attività di ese- cuzione, autorizzazione e di controllo • Procure e deleghe: identifica il Sistema dei Poteri riferibile a ciascuna Attività Sensibile
Segregazione dei compiti lo svolgimento delle attività sensibili all’interno della Banca è improntato ai principi di una rigorosa separazione tra l’attività di chi esegue, l’attività di chi autorizza e quella di chi controlla.
Segregazione dei compiti lo svolgimento delle attività aziendali deve essere basato sul principio della separazione di funzioni, per cui l’autorizzazione di un’operazione deve essere sotto la responsabilità di una persona diversa da chi esegue operativamente e da chi controlla l’operazione stessa. La segregazione dei compiti deve essere garantita dall’intervento, all’interno di uno stesso processo, di più soggetti; può essere attuata attraverso l’utilizzo di sistemi informatici che consentono l’esecuzione di certe operazioni solo a persone identificate ed autorizzate. Ove la segre- gazione dei compiti non possa essere pienamente garantita sono previsti controlli compensativi. • Attribuzione e revoca di poteri: i poteri autorizzativi e di firma devono essere: i) coerenti con le responsabilità orga- nizzative e gestionali assegnate; ii) chiaramente definiti e conosciuti all’interno della Società. Devono essere identifi- cati i soggetti ai quali è attribuito il potere di agire in nome e/o per conto della Società specificando i limiti e la natura dello stesso. Deve essere garantita la tempestiva revoca dei poteri (e il blocco delle corrispondenti utenze) in caso di uscita dalla Società o di cambio di ruolo organizzativo del beneficiario (se necessario). • Trasparenza e tracciabilità dei processi: ogni attività rilevante ai fini del Decreto deve essere verificabile, documen- tata e coerente con l’attività svolta dalla Società. Deve comunque essere garantita la corretta conservazione dei dati e delle informazioni rilevanti, tramite supporti preferibilmente informatici e/o cartacei.
Examples of Segregazione dei compiti in a sentence
Tutte le attività sensibili devono essere gestite nel rispetto dei seguenti principi generali di controllo: • Responsabilità (organigrammi, deleghe e procure, etc.); • Regolamentazione interna e protocolli specifici di comportamento e di controllo (procedure aziendali); • Segregazione dei compiti; • Reporting periodico; • Supervisione gerarchica; • Tracciabilità.
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Segregazione dei compiti. ▪ all’interno di ogni processo aziendale rilevante devono essere separate le funzioni o i soggetti incaricati della decisione e della sua attuazione rispetto a chi la registra e chi la controlla; ▪ ove possibile, non deve esserci identità soggettiva tra coloro che assumono o attuano le decisioni, coloro che elaborano evidenza contabile delle operazioni decise e coloro che sono tenuti a svolgere sulle stesse i controlli previsti dalla legge e dalle procedure contemplate dal sistema di controllo interno. Attività di controllo e tracciabilità: ▪ nell’ambito delle procedure o di altra regolamentazione interna devono essere formalizzati i controlli operativi e le loro caratteristiche (responsabilità, evidenza, periodicità); ▪ i documenti rilevanti per lo svolgimento delle attività sensibili devono essere adeguatamente formalizzati e riportare la data di compilazione, presa visione del documento e la firma riconoscibile del compilatore/supervisore; gli stessi devono essere archiviati in luoghi idonei alla conservazione, al fine di tutelare la riservatezza dei dati in essi contenuti e di evitare danni, deterioramenti e smarrimenti; ▪ devono essere ricostruibili la formazione degli atti e i relativi livelli autorizzativi, lo sviluppo delle operazioni, materiali e di registrazione, con evidenza della loro motivazione e della loro causale, a garanzia della trasparenza delle scelte effettuate; ▪ il responsabile dell’attività deve produrre e mantenere adeguati report di monitoraggio che contengano evidenza dei controlli effettuati e di eventuali anomalie; ▪ deve essere prevista, laddove possibile, l’adozione di sistemi informatici, che garantiscano la corretta e veritiera imputazione di ogni operazione, o di un suo segmento, al soggetto che ne è responsabile e ai soggetti che vi partecipano, nonché l’impossibilità di modifica delle registrazioni; ▪ i documenti riguardanti l’attività della Società, ed in particolare i documenti informatici riguardanti attività sensibili, sono archiviati e conservati con modalità tali da non permettere la modificazione successiva, se non con apposita evidenza; ▪ l’accesso ai documenti già archiviati deve essere sempre motivato e consentito solo alle persone autorizzate in base alle norme interne (o a loro delegato) e all’Organismo di Vigilanza. Si rimanda alla Parte Speciale l’individuazione e l’elencazione delle aree ritenute a rischio.
Segregazione dei compiti all’interno di ogni processo aziendale rilevante, devono essere separate le funzioni o i soggetti incaricati della decisione e della sua attuazione rispetto a chi la registra ed a chi la controlla; • nei limiti delle risorse disponibili non c’è identità soggettiva tra coloro che assumono o attuano le decisioni, coloro che elaborano evidenza contabile delle operazioni decise e coloro che sono tenuti a svolgere sulle stesse i controlli previsti dalla legge e dalle procedure contemplate dal sistema di controllo interno. • qualora fosse non fosse attuabile la segregation of duties il sistema di controllo interno garantisce il monitoraggio indipendente delle attività non segregabili.
Segregazione dei compiti le attività chiave che, per loro natura, possono dare origine a conflitti di interesse sono segregate all’interno dell’organizzazione. Inoltre, idonee procedure interne regolano i processi e limitano il flusso di informazioni tra, e all’interno di, unità aziendali, in modo tale che le attività vengano svolte con un adeguato livello di indipendenza ed evitando i conflitti di interesse che potrebbero danneggiare gli interessi di uno o più clienti. • Questioni relative al personale: di seguito si elencano le principali misure adottate da Lombard Odier in relazione ai propri dirigenti e dipendenti.