NECESSIDADE DA CONTRATAÇÃO 2.1. O Conselho Regional de Medicina do Estado de Minas Gerais (CRM-MG), em consonância com a lei 8159/91 e com o Decreto 4.073/02, apurou a necessidade da aquisição de caixas-arquivo para o acondicionamento adequado de seus documentos. 2.2. De acordo com levantamento feito pelo órgão deverão ser adquiridas caixas- arquivo de papelão branco para documentos de guarda permanente e caixas- arquivo papelão pardo com kraft para documentos de guarda temporária (até 10 anos). Os objetivos na aquisição das caixas-arquivo são de melhorar o acondicionamento dos documentos garantindo a preservação dos mesmos, assim como otimizar a consulta e acesso a documentação produzida e recebida pela autarquia. 2.3. O CRM-MG produz um grande volume de documentos que servem para o dar cumprimento as atividades desempenhadas. Apesar de muitos desses documentos já estarem sendo produzidos em meio digital, boa parte dessa documentação ainda é produzida em meio físico. Além disso, têm-se também muitos documentos pregressos que foram produzidos em data anterior a implantação e uso dos sistemas digitais. Devido a esse contexto de grande volume documental ainda em meio físico, tendo como principal suporte o papel, o CRM-MG constatou a necessidade da compra de caixas-arquivo que propiciarão um acondicionamento correto e a consequente preservação a longo prazo de sua documentação. 2.4. As caixas-arquivo de papelão foram escolhidas pois, na comparação com caixas de outros materiais, como por exemplo, as de polipropileno (plástico), são mais duráveis e resistentes, sendo, portanto, mais apropriadas para o acondicionamento de documentos de arquivo. Foi-se constatado em usos anteriores da própria autarquia, que as caixas de papelão são ideais para o arquivamento de documentos pois possuem uma boa capacidade física para armazenar um grande volume de documentos. Além disso, as caixas-arquivo de papelão são ideais na medida em que protegem a documentação dos diferentes agentes de deterioração tais como: sujidade, poluição, umidade, temperatura, fungos e insetos; ações mecânicas; dentre outros. 2.5. Para além dos fatores mencionados, a aquisição de caixas-arquivo em papelão se mostrou mais adequada na questão custo-benefício. As caixas-arquivo de papelão se bem manuseadas podem ser reutilizadas por diversas vezes, tornando a alternativa mais econômica se comparada a outros materiais como o plástico que possui um poder de deformidade usual mais acentuado. Além disso, o valor de custo unitário das caixas também é baixo de acordo com a pesquisa de preço levantada.
