Controle de arquivo físico. 3.5.2.1 Configurar o ciclo de vida dos registros corporativos e monitorar todo o histórico.
3.5.2.2 Possuir recursos para gerenciamento da tabela de temporalidade documental [TTD] física para o arquivo departamental (ativo/corrente), arquivo físico (inativo/intermediário) e gravação definitiva (documentos de guarda permanente), de forma independente, bem como para padronização dos critérios de arquivamento e descarte por categoria de documento.
3.5.2.3 Controlar a temporalidade de arquivo físico por categoria.
3.5.2.4 Gerenciar a temporalidade do arquivo físico, alertando os responsáveis por e-mail quanto à mudança de status do mesmo.
3.5.2.5 Possibilitar o arquivamento de originais físicos como ofícios, portarias, contratos, etc., controlando seu endereçamento e local de arquivamento, por categoria de documentos.
3.5.2.6 Controlar a solicitação, empréstimo e devolução de documentos, entre outros, com notificação aos envolvidos, com controle de prazos para devolução.
3.5.2.7 Permitir a solicitação e registro de consultas feitas aos arquivos físicos, com descrição das informações solicitadas.
3.5.2.8 Controlar a solicitação, aprovação e registro de cópias físicas dos documentos.
3.5.2.9 Permitir os registros e solicitações de empréstimo para documentos no mesmo protocolo.
3.5.2.10 Controlar a devolução de original por documento.
3.5.2.11 Consultar as solicitações e registros de movimentação do arquivo físico através de ferramenta de estratificação de dados e gráficos. Permitir geração de gráfico estatístico de solicitações de documentação física.
3.5.2.12 Imprimir etiquetas de identificação para documentos, pastas e locais de arquivamento.
3.5.2.13 Imprimir etiqueta em código de barras para identificação do documento e facilidade no cadastro e consulta.
3.5.2.14 Emitir gráficos quantitativos considerando o volume de documentos indexados, arquivados, movimentados e descartados, com totalização por departamento, período, categoria de documento, etc.
3.5.2.15 O sistema deverá emitir guia de transferência, relacionando todos os documentos com temporalidade vencida em um período, para movimentação de documentos entre locais distintos de guarda arquivística.
Controle de arquivo físico. A solução proposta deve permitir a configuração do ciclo de vida dos registros corporativos e acompanhar todo o histórico de atividades relacionadas a eles. Ela deve contar com recursos avançados para o gerenciamento da tabela de temporalidade documental física para o arquivo departamental. Isso inclui etapas como ativo/corrente, inativo/intermediário e gravação definitiva (documentos de guarda permanente), permitindo configurar essas etapas independentemente. Além disso, a solução deve possibilitar a padronização dos critérios de arquivamento e descarte por categoria de documento. A solução deve permitir o controle da temporalidade do arquivo físico por categoria, garantindo que os documentos sejam gerenciados adequadamente ao longo do tempo. Ela deve ser capaz de gerenciar a temporalidade do arquivo físico, enviando alertas por e-mail aos responsáveis quando houver mudanças de status nos documentos. A solução deve possibilitar o arquivamento de originais físicos, como ofícios, portarias, contratos, etc., controlando seu endereçamento e local de arquivamento por categoria de documentos. Deve ser possível controlar solicitações, empréstimos e devoluções de documentos, garantindo que os envolvidos sejam notificados e estabelecendo prazos para a devolução dos documentos. A solução deve permitir a solicitação e o registro de consultas aos arquivos físicos, incluindo a descrição das informações solicitadas, facilitando a localização e o acesso aos documentos. Ela deve possibilitar o controle de solicitações, aprovações e registros de cópias físicas dos documentos, controlando o fluxo desse processo. A solução deve permitir registros e solicitações de empréstimo para documentos com o mesmo protocolo, facilitando o gerenciamento de documentos relacionados. Deve ser possível controlar a devolução de originais por documento, garantindo o monitoramento e o registro dessa ação. A solução deve permitir a consulta das solicitações e registros de movimentação do arquivo físico por meio de ferramentas de estratificação de dados e gráficos. Ela também deve possibilitar a geração de gráficos estatísticos relacionados às solicitações de documentação física, permitindo uma análise visual das estatísticas de uso e acesso aos documentos. Deverá ser possível imprimir etiquetas de identificação para documentos, pastas e locais de arquivamento, facilitando a organização física dos documentos. A solução deve permitir a impressão de etiquetas em código de barras para identificar o...