TRANSFERÊNCIA ORDENADA PARA INSTALAÇÕES ADEQUADAS PARA GUARDA DOCUMENTAL. 7.1.3.1 Todo o manejo e a movimentação dos documentos são de responsabilidade da CONTRATADA, a qual deverá empregar todas as medidas que assegurem a integridade física destes, inclusive dispondo para tal de caminhões fechados e não identificados.
7.1.3.2 A retirada do acervo documental e seu deslocamento para as instalações de processamento e armazenamento deverão seguir os requisitos do Plano de Logística para Transferência do Acervo que deverá ser elaborado pela CONTRATADA e com acompanhamento e validação do CONTRATANTE, obedecendo a ordem de prioridade estabelecida pelos representantes da CONTRATANTE.
7.1.3.3 Na transferência para as instalações da CONTRATADA, os documentos deverão ser listados e armazenados com a devida identificação das caixas arquivo que deverão estar lacradas para a segurança no transporte, juntamente com uma lista de equivalência a ser elaborada pela CONTRATADA, por meio de sistema web, que indicará a correspondência entre o endereço antigo e o novo endereço, com o mapa de localização/arranjo topográfico das caixas transferidas.
7.1.3.4 A CONTRATADA, por meio de sistema de gerenciamento de acervo, deverá elaborar Listas de Saída de Documentos que serão assinadas digitalmente pelo representante da CONTRATADA e do CONTRATANTE. A lista deverá conter número do protocolo/ordem de serviço, procedência/unidade produtora, assunto e interessado, horário de saída do local onde encontram-se os acervos do CONTRATANTE, chegada às instalações da CONTRATADA, número da caixa, total de caixas e respectivo endereçamento físico no novo acervo. Essa movimentação deverá ser registrada em sistema de gerenciamento de acervo da CONTRATADA, e que será parte da documentação do projeto a ser entregue.
7.1.3.5 Todas as atividades de transferência deverão ser supervisionadas e acompanhadas por representante da CONTRATADA e do CONTRATANTE, de forma a garantir o cumprimento das normas de segurança física ou evitar qualquer tipo de dano ou extravio de documentos.
7.1.3.6 A retirada das caixas dos locais onde estão armazenadas deverá obedecer aos seguintes cuidados:
a) retirada das caixas e transporte até o local de carregamento em carrinhos próprios, com fechamento nos quatro lados;
