Common use of Roles y responsabilidades Clause in Contracts

Roles y responsabilidades. Con el objetivo de fijar en líneas generales las responsabilidades del adjudicatario y de CRTVE, a continuación, se describen una serie de tareas y el responsable de ejecutarlas. En todo caso CRTVE podrá modificarlas de acuerdo con el adjudicatario para adaptarse a las necesidades puntuales del servicio. El siguiente cuadro resume las principales responsabilidades en torno al servicio: Tareas Responsable (Principal en primer lugar) Comentarios Definición, gestión y evolución de la Arquitectura tecnológica para el servicio adjudicatario Aprobación de procedimientos y políticas CRTVE Supervisión de las tareas del adjudicatario y control de ANSs CRTVE Aprobar el alta/Baja y modificación de usuarios CRTVE Tareas Responsable (Principal en primer lugar) Comentarios Realizar la planificación y calendarios, desglosando las actividades en hitos. adjudicatario CRTVE, supervisa esta actividad Revisión y aceptación de productos, servicios y entregables CRTVE Seguimiento de las actividades: Detalle de avance, Revisión de la planificación, Riesgos y posibles desviaciones. adjudicatario CRTVE, supervisa esta actividad Cumplimentación de los datos en las herramientas de control de incidencias y peticiones. adjudicatario Realizar los informes periódicos del servicio. adjudicatario Proponer, definir e implantar estándares y procedimientos que mejoren la gestión del servicio. adjudicatario CRTVE, supervisa esta actividad Tareas necesarias para la puesta en producción adjudicatario Supervisión y aceptación de la puesta en producción CRTVE Aprobación de modificaciones o aceptación de nuevos estándares y procedimientos. CRTVE Documentar la resolución de incidencias o cambios realizados. adjudicatario Pasar a productivo nuevos servicios o modificaciones a los mismos. adjudicatario CRTVE supervisará la planificación y ejecución. Tareas Responsable (Principal en primer lugar) Comentarios Proponer herramientas de gestión del servicio adjudicatario Apoyo a los usuarios en la resolución de incidencias y peticiones. adjudicatario Todas las peticiones e incidencias serán atendidas directamente por el adjudicatario.

Roles y responsabilidades. Con Los siguientes son los roles y responsabilidades de las diferentes áreas que participan en el objetivo proceso de fijar adquisiciones: a) Definir la necesidad de adquisición de un bien o servicio y comunicarlo al área de Adqui- siciones y Logística. b) Verificar que el requerimiento cuente con disponibilidad presupuestal o, en líneas generales las responsabilidades su defecto, con la aprobación del adjudicatario nivel jerárquico respectivo. c) Definir los requerimientos técnicos del bien y/o servicio a contratar. d) Preparar los anexos técnicos y operativos para la elaboración de CRTVEla invitación a cotizar, cuando sea requerido, de conformidad con el procedimiento de contratación. e) Registrar en el sistema de información SAP el requerimiento del bien y/o servicio a continuación, se describen una serie con- tratar (solicitud de tareas y el responsable pedido). f) Asistir al Comité de ejecutarlas. En todo caso CRTVE podrá modificarlas Expertos en los casos que sea necesario de acuerdo con la citación del área de Adquisiciones y Logística, con la intención de soportar y explicar cualquier duda en relación con el adjudicatario para adaptarse a servicio que se aspira adquirir. g) Participar en la definición de las necesidades puntuales del servicio. El siguiente cuadro resume garantías requeridas. h) Analizar y calificar las principales responsabilidades en torno al servicio: Tareas Responsable (Principal en primer lugar) Comentarios Definición, gestión propuestas y evolución emitir su aprobación sobre las condiciones técnicas de la Arquitectura tecnológica petición de ofertas en el sistema de información SAP. i) Participar en los procesos de contratación cuando el procedimiento de compra lo requiera. j) Verificar que las características del bien o servicio recibido correspondan con el pedido. Elaborar y aprobar en el sistema de información SAP la hoja de entrada. k) Administrar las compras, los contratos celebrados con sus proveedores, las garantías y la correspondencia con el proveedor, entendiendo por administrar, realizar, coordinar y controlar todas las actividades tendientes al desarrollo de las compras, así como su se- guimiento, de acuerdo con las condiciones acordadas y los procedimientos establecidos en este Manual. l) Evaluar al proveedor durante la ejecución del contrato de acuerdo con los lineamientos establecidos por el área de Adquisiciones y Logística para este fin. a) Buscar posibles proveedores en el mercado y referenciarse con la información de pro- veedores existentes. b) Verificar si el proveedor está en la lista de las Naciones Unidas, lista Xxxxxxx expedida por la OFAC (Office of Foreing Xxxxxx Control) o cualquier otra lista o medida relacionada con la prevención xx xxxxxx de activos. c) Realizar el respectivo análisis de la situación financiera de los proveedores junto con las diferentes áreas de la Vicepresidencia Financiera o a quien esta delegue. d) Realizar el proceso de vinculación, aprobación y registro de proveedores. e) Mantener actualizada la información básica de los proveedores. f) Dirigir la negociación con el proveedor, conforme con las normas y políticas establecidas en el presente Manual. g) Elaborar los documentos que le correspondan, considerando el proceso de compras definido en el presente Manual. h) Elaborar la petición de oferta al proveedor en el sistema de información SAP donde se adjuntan todos los documentos requeridos para el servicio adjudicatario Aprobación proceso de procedimientos compras de acuerdo con lo estipulado en este Manual. i) Recibir los documentos provenientes de los proveedores invitados. j) En los casos en que se requiera la participación del Comité de Expertos, coordinará la deliberación y políticas CRTVE Supervisión emisión de la recomendación sobre la compra. k) Convocar al Comité de Contratación conforme con lo definido en este Manual. l) Con el área de apoyo correspondiente, deberá identificar cada uno de los requisitos contables, operativos, legales, cambiarios, tributarios, aduaneros que deben cumplir las negociaciones. m) Coordinar con el área solicitante, la Dirección Jurídica y el área de Riesgos y Seguros la elaboración de los documentos de la formalización de la compra de acuerdo con lo definido en este Manual. n) Analizar y calificar las propuestas y emitir su aprobación sobre las condiciones comercia- les de la petición de ofertas en el sistema de información en SAP. o) Enviar a la Dirección de Impuestos los contratos cuyo registro sea exigido para su ejecu- ción y adecuada deducibilidad. p) Remitir el Contrato al área solicitante para su ejecución y administración. q) Remitir al área de Riesgos y Seguros las pólizas contractuales para la verificación de su concordancia con los términos contractuales. r) Diligenciar el formato de solicitud de anticipo en los casos en los cuales este haya sido aprobado conforme con la Política de pagos incluida en este Manual y la compra no esté formalizada por medio de un contrato. s) Monitorear las órdenes de compra para identificar aquellas que están pendientes con el fin de coordinar con el administrador del contrato y el proveedor, el inicio de las tareas del adjudicatario activida- des; o en caso de que no se lleve a cabo la actividad, se deberá eliminar el pedido. t) Enviar al CAD para su custodia y control archivo, los documentos contractuales y todos sus anexos. u) Hacer seguimiento de ANSs CRTVE Aprobar proveedores y verificar con el alta/Baja área solicitante el desempeño y modificación de usuarios CRTVE Tareas Responsable (Principal en primer lugar) Comentarios Realizar la planificación y calendarios, desglosando las actividades en hitos. adjudicatario CRTVE, supervisa esta actividad Revisión y aceptación de productos, servicios y entregables CRTVE Seguimiento de las actividades: Detalle de avance, Revisión de la planificación, Riesgos y posibles desviaciones. adjudicatario CRTVE, supervisa esta actividad Cumplimentación el cumplimiento de los datos en las herramientas de control de incidencias y peticiones. adjudicatario Realizar los informes periódicos del servicio. adjudicatario Proponer, definir e implantar estándares y procedimientos que mejoren la gestión del servicio. adjudicatario CRTVE, supervisa esta actividad Tareas necesarias para la puesta en producción adjudicatario Supervisión y aceptación de la puesta en producción CRTVE Aprobación de modificaciones o aceptación de nuevos estándares y procedimientos. CRTVE Documentar la resolución de incidencias o cambios pedidos realizados. adjudicatario Pasar a productivo nuevos servicios o modificaciones a los mismos. adjudicatario CRTVE supervisará la planificación y ejecución. Tareas Responsable (Principal en primer lugar) Comentarios Proponer herramientas de gestión del servicio adjudicatario Apoyo a los usuarios en la resolución de incidencias y peticiones. adjudicatario Todas las peticiones e incidencias serán atendidas directamente por el adjudicatario.

Roles y responsabilidades. Con Contratista: una vez la Interventoría certifique cada uno de los productos que componen los estudios técnicos y/o diseños entregados por el objetivo Contratista de fijar obra, este último podrá cobrar un 50% del valor del producto. El contratista deberá radicar a la Interventoría la documentación necesaria para aprobación y trámite del pago. El contratista deberá informar a la Supervisión de la UG-FFIE sobre el procedimiento adelantado ante la Interventoría para su respectivo seguimiento. Los documentos que deberá presentar la interventoría a la UG FFIE para el trámite de pago del contrato de obra serán los descritos en líneas generales las responsabilidades la lista de chequeo Primer Pago Estudios y Diseños Obra 50%, que se encuentre vigente al momento de radicación de la factura. Interventor: Deberá revisar, verificar, aprobar o reprobar (según el caso), el trámite del adjudicatario pago. Una vez aprobados los documentos deberá diligenciar y firmar la Certificación de CRTVEaprobación del pago de obra y radicarlos a la Unidad de Gestión FFIE. El interventor deberá verificar que los valores registrados en el Acta Parcial de obra y en el Balance de mayores y menores cantidades de obra, correspondan a continuación, se describen una serie la última modificación contractual del Contrato de tareas y el responsable de ejecutarlasObra. En todo caso CRTVE podrá modificarlas de acuerdo con requerirse la aplicación de descuento por sanciones, el adjudicatario para adaptarse interventor deberá reportar al Supervisor mediante un oficio, el valor a las necesidades puntuales descontar una vez este haya surtido el procedimiento de aplicación de la sanción PENAL DE APREMIO o CLÁUSULA PENAL que se encuentran establecidas en la minuta del serviciocontrato. El siguiente cuadro resume interventor deberá incluir en la Certificación de aprobación de pago el valor que se descuenta en caso de que aplique. Coordinador Regional o en casos excepcionales el Profesional de Apoyo a la Supervisión: Verificar y avalar la solicitud de desembolso, con los respectivos documentos para dar trámite, asegurándose de que cumpla las principales responsabilidades en torno condiciones para el mismo. En caso de identificar alguna inconsistencia, informar al servicio: Tareas Responsable (Principal en primer Interventor y hacer seguimiento al cumplimiento de las actividades del contratista interventor para las correcciones a que haya lugar) Comentarios Definición. Una vez verificados los documentos deberá informar lo pertinente a la Coordinación de Seguimiento y Control. En caso de aprobación, gestión y evolución deberá suscribir la Orden de Giro que le sea allegada a través de la Arquitectura tecnológica para Dirección Financiera y Administrativa. En caso de no aprobación, la Coordinación de Seguimiento y Control deberá devolver la factura mediante comunicación escrita en la cual consigna los motivos por los cuales no se puede tramitar. Tiempo o frecuencia: Cuando el servicio adjudicatario Aprobación Interventor certifique el recibido de procedimientos y políticas CRTVE Supervisión de las tareas del adjudicatario y control de ANSs CRTVE Aprobar el alta/Baja y modificación de usuarios CRTVE Tareas Responsable (Principal en primer lugar) Comentarios Realizar la planificación y calendarios, desglosando las actividades en hitos. adjudicatario CRTVE, supervisa esta actividad Revisión y aceptación de productos, servicios y entregables CRTVE Seguimiento de las actividades: Detalle de avance, Revisión de la planificación, Riesgos y posibles desviaciones. adjudicatario CRTVE, supervisa esta actividad Cumplimentación cada uno de los datos en las herramientas productos que componen los estudios técnicos y/o diseños. Actividad G5: Primer Pago Fase 1 - Estudios y Diseños para un Contrato de control Obra (90% de incidencias y peticiones. adjudicatario Realizar los informes periódicos del servicio. adjudicatario Proponer, definir e implantar estándares y procedimientos que mejoren la gestión del servicio. adjudicatario CRTVE, supervisa esta actividad Tareas necesarias para la puesta en producción adjudicatario Supervisión y aceptación de la puesta en producción CRTVE Aprobación de modificaciones o aceptación de nuevos estándares y procedimientos. CRTVE Documentar la resolución de incidencias o cambios realizados. adjudicatario Pasar a productivo nuevos servicios o modificaciones a los mismos. adjudicatario CRTVE supervisará la planificación y ejecución. Tareas Responsable (Principal en primer lugar) Comentarios Proponer herramientas de gestión del servicio adjudicatario Apoyo a los usuarios en la resolución de incidencias y peticiones. adjudicatario Todas las peticiones e incidencias serán atendidas directamente por el adjudicatario.cada producto)

Roles y responsabilidades. Con el objetivo de fijar en líneas generales las responsabilidades del adjudicatario y de CRTVE, a continuación, se describen una serie de tareas y el responsable de ejecutarlas. En todo caso CRTVE podrá modificarlas de acuerdo con el adjudicatario para adaptarse a las necesidades puntuales del servicio. El siguiente cuadro resume las principales responsabilidades en torno al servicio: Tareas Responsable (Principal en primer lugar) Comentarios Definición, gestión y evolución de la Arquitectura tecnológica para el servicio adjudicatario Aprobación de procedimientos y políticas CRTVE Supervisión de las tareas del adjudicatario y control de ANSs CRTVE Aprobar el alta/Baja y modificación de usuarios CRTVE Tareas Responsable (Principal en primer lugar) Comentarios Realizar la planificación y calendarios, desglosando las actividades en hitos. adjudicatario CRTVE, supervisa esta actividad Revisión y aceptación de productos, servicios y entregables CRTVE Seguimiento de las actividades: Detalle de avance, Revisión de la planificación, Riesgos y posibles desviaciones. adjudicatario CRTVE, supervisa esta actividad Cumplimentación de los datos en las herramientas de control de incidencias y peticiones. adjudicatario Realizar los informes periódicos del nivel de servicio. adjudicatario Proponer, definir e implantar estándares y procedimientos que mejoren la gestión del servicio. adjudicatario CRTVE, supervisa esta actividad Tareas necesarias para la puesta en producción adjudicatario Supervisión y aceptación de la puesta en producción CRTVE Aprobación de modificaciones o aceptación de nuevos estándares y procedimientos. CRTVE Tareas Responsable (Principal en primer lugar) Comentarios Documentar la resolución de incidencias o cambios realizados. adjudicatario Pasar a productivo nuevos servicios o modificaciones a los mismos. adjudicatario CRTVE supervisará la planificación y ejecución. Tareas Responsable (Principal en primer lugar) Comentarios Proponer herramientas de gestión del servicio adjudicatario Apoyo a los usuarios en la resolución de incidencias y peticiones. adjudicatario Todas las peticiones e incidencias serán atendidas directamente por el adjudicatario.

Roles y responsabilidades. Con Los siguientes son los roles, responsabilidades y conocimientos críticos, asociados a la Gestión HSE de Contratistas de ECOPETROL. Para más detalle, consultar el objetivo Anexo 2, Matriz RASCI de fijar la Gestión HSE para Actividades Contratadas en líneas generales las responsabilidades del adjudicatario y Ecopetrol S.A. En los casos en los que se requiera contratar interventorías tercerizadas, toda contratación de CRTVEcualquier apoyo o Interventor con función exclusiva en HSE, a continuación, se describen una serie debe contar con aprobación de tareas y la Vicepresidencia de HSE. Líderes de categorías de abastecimiento /Funcionario Autorizado ✓ Ejercer un liderazgo proactivo en el responsable proceso de ejecutarlas. En todo caso CRTVE podrá modificarlas mejora continua de la gestión HSE de contratistas; de acuerdo con el adjudicatario para adaptarse a las necesidades puntuales del serviciolos lineamientos emitidos por la Vicepresidencia de HSE. El siguiente cuadro resume las principales responsabilidades en torno al servicio: Tareas Responsable (Principal en primer lugar) Comentarios Definición, gestión y evolución ✓ Entendimiento de lineamientos contenidos de la Arquitectura tecnológica para el servicio adjudicatario Aprobación presente Guía ✓ Sistema de procedimientos Gestión HSE de ECOPETROL S.A. Líderes de línea: Gerentes/Jefes/ Líder in situ ✓ Asegurar que en su área de responsabilidad se evalúe la Gestión HSE de Contratistas. ✓ Identificar y políticas CRTVE Supervisión corregir a través de sus equipos de trabajo, las tareas brechas en del adjudicatario y control desempeño HSE de ANSs CRTVE Aprobar el alta/Baja y modificación los contratistas. ✓ liderar comités HSE con los Contratistas ✓ Entendimiento de usuarios CRTVE Tareas Responsable (Principal en primer lugar) Comentarios Realizar la planificación y calendarios, desglosando las actividades en hitos. adjudicatario CRTVE, supervisa esta actividad Revisión y aceptación de productos, servicios y entregables CRTVE Seguimiento de las actividades: Detalle de avance, Revisión lineamientos contenidos de la planificación, Riesgos y posibles desviaciones. adjudicatario CRTVE, supervisa esta actividad Cumplimentación presente Guía ✓ Sistema de los datos en las herramientas Gestión HSE de ECOPETROL S.A. Funcionario de Seguimiento del Contrato ✓ Liderar la estructura de control de incidencias gestión del contrato. ✓ Fomentar con el Contratista el trabajo en equipo y peticionesel empoderamiento organizacional. adjudicatario Realizar ✓ Ejecutar el proceso de evaluación del desempeño HSE de los informes periódicos contratistas. ✓ Liderar las conversaciones y revisiones de los asuntos HSE de sus contratos ✓ Efectuar el control y seguimiento al desarrollo saludable, seguro y ambientalmente responsable del servicioobjeto contractual. adjudicatario Proponer✓ Entendimiento de lineamientos contenidos de la presente Guía ✓ Sistema de Gestión HSE de ECOPETROL S.A. ✓ Evaluación de desempeño de contratistas. ✓ Curso básico de control del Trabajo. ✓ Procedimiento de gestión de incidentes. Profesional de la Vicepresidencia HSE que soporta al negocio ✓ Participar en el proceso de planeación de los contratos, definir e implantar estándares brindando soporte técnico HSE en la definición de riesgos del contrato y procedimientos que mejoren las obligaciones HSE específicas del contrato. ✓ Xxxxxxx soporte técnico a las gerencias y al Funcionario de Seguimiento del Contrato en la gestión del serviciode riesgos asociada a las operaciones de los contratistas, de acuerdo con lo establecido en la matriz RASCI. adjudicatario CRTVE, supervisa esta actividad Tareas necesarias para la puesta en producción adjudicatario Supervisión y aceptación ✓ Entendimiento de lineamientos contenidos de la puesta en producción CRTVE Aprobación presente Guía ✓ Sistema de modificaciones o aceptación Gestión HSE de nuevos estándares ECOPETROL S.A. ✓ Evaluación de desempeño de contratistas. ✓ Curso básico de control del Trabajo. ✓ Procedimiento de gestión de incidentes. ✓ Legislación HSE. Profesional a cargo de la Gestión HSE de Contratistas de la Vicepresidencia HSE ✓ Expedición de directrices y procedimientosdefinición de mecanismos de control. CRTVE Documentar la resolución de incidencias o cambios realizados. adjudicatario Pasar a productivo nuevos servicios o modificaciones ✓ Asesorar a los mismosProfesionales de la Vicepresidencia HSE que soportan a los negocios y la línea de mando en la aplicación del presente documento. adjudicatario CRTVE supervisará ✓ Evaluar la planificación adherencia de las unidades de negocio a la Guía, identificando desviaciones que generen acciones mejoramiento del proceso. ✓ Entendimiento de lineamientos contenidos de la presente Guía ✓ Sistema de Gestión HSE de ECOPETROL S.A. ✓ Evaluación de desempeño de contratistas. ROL RESPONSABILIDADES CONOCIMIENTO Interventoría Tercerizada (cuando aplique) ✓ Efectuar el control y ejecuciónseguimiento al desarrollo saludable, seguro y ambientalmente responsable del objeto contractual. Tareas Responsable (Principal ✓ Gestionar la entrega por parte de los contratistas de la información requerida para: Informes de Cumplimiento Ambiental, informes a Entes de Control e indicadores ambientales establecidos en primer lugar) Comentarios Proponer herramientas el Clausulado de Contratación Verde, que aplique. ✓ Asegurar durante la ejecución y finalización del contrato, el control de los documentos que evidencien el cumplimiento de la gestión HSE del contratista. ✓ Entendimiento de lineamientos contenidos de la presente Guía ✓ Sistema de Gestión HSE de ECOPETROL S.A. ✓ Evaluación de desempeño de contratistas. ✓ Curso básico de control del Trabajo. ✓ Procedimiento de gestión del servicio adjudicatario Apoyo a los usuarios en la resolución de incidencias y peticiones. adjudicatario Todas las peticiones e incidencias serán atendidas directamente por el adjudicatarioincidentes.