Avenant n°3 à la Convention Cadre pour la Création de services communs

Avenant n°3 à la Convention Cadre pour la Création de services communs

entre Bordeaux Métropole et la commune d’Ambarès-et-Lagrave

Cycle 4

Entre

Bordeaux Métropole représentée par son Président Monsieur Xxxxx Xxxxx, dûment habilité par délibération n° 2018 - du 30 novembre 2018,

d’une part,

Et

La commune d’Ambarès-et-Lagrave représentée par son Xxxxx, Monsieur Michel Héritié, dûment habilité par délibération n° en date du 15 octobre 2018, ci-après dénommée « la commune»,

d’autre part,

Vu le Code général des collectivités territoriales (CGCT) et notamment son article L5211-4-2 et L5211-4-3,

Vu le Code du patrimoine,

Vu la loi n°2014-58 du 27 janvier 2014 dite de Modernisation de l’action publique territoriale et d’affirmation des métropoles,

Vu la délibération n°2015/0227 du 29 mai 2015 par laquelle Bordeaux Métropole a adopté le schéma de mutualisation métropolitain,

Vu les délibérations n°2015/0253 et n°2015/0533 des 29 mai et 25 septembre 2015 par lesquelles Bordeaux Métropole a adopté les mécanismes de financement de la mutualisation,

Vu la délibération n°2015-772 du 18 décembre 2015 par laquelle Bordeaux Métropole a adopté les conditions de mise à disposition des matériels et bâtiments nécessaires aux activités mutualisées,

Vu la délibération n°2016/0062 du 12 février 2016 par laquelle Bordeaux Métropole a adopté la révision des attributions de compensation 2016 des communes membres,

Vu la délibération n°2016/602 du 21 octobre 2016, portant mutualisation – régularisation compétence propreté – communes du cycle 1- Ajustement des attributions de compensation de l’exercice 2016 et suivants,

Vu la délibération n°2017-25 du 27 janvier 2017, relative à la mise en place des attributions de compensation en section d’investissement,

Vu la délibération n°2017-678 du 24 novembre 2017 relative au rattachement et aux modalités de financement du service commun des archives,

Vu la convention cadre pour la création de services communs entre Bordeaux Métropole et la commune d’Ambarès-et-Lagrave signée en date du 15 décembre 2015,

Vu l’avenant n°1 concernant le cycle 2 entre Bordeaux Métropole et la commune d’Ambarès- et-Lagrave signé en date du 9 décembre 2016,

Vu l’avenant n°2 concernant les révisions de niveau de service 2016-2017 entre Bordeaux Métropole et la commune d’Ambarès-et-Lagrave, signé en date du 22 janvier 2018,

Vu l’avis du Comité technique de Bordeaux Métropole en date du 18 octobre 2018,

Vu l’avis du Comité technique de la commune d’Ambarès-et-Lagrave en date du 28 septembre 2018,

Considérant la volonté des parties d’élargir dans le cadre du cycle 4 le périmètre des missions mutualisées afin de rationaliser les moyens mis en œuvre pour leur accomplissement,

Il est convenu et arrêté ce qui suit dans le présent avenant :

ARTICLE 1 : OBJET

Le présent avenant a pour objet d’élargir le périmètre des missions mutualisées, acté entre les deux parties, lors des précédents cycles de mutualisation.

Il précise le nouveau domaine mutualisé dans le cadre du cycle 4 et décrit les effets de cette évolution sur l’organisation et les conditions de travail des agents des services communs conformément à l’article L5211-4-2 du CGCT.

Il fixe les modalités de mise en œuvre des services communs, les moyens humains et matériels nécessaires à l’activité du service et traite les aspects financiers liés au cycle 4.

ARTICLE 2 : Modification de l’ARTICLE 2 « LISTE DES DOMAINES MUTUALISES »

Par le présent avenant, outre les domaines et activités d’ores et déjà mutualisés par Bordeaux Métropole et la commune d’Ambarès-et-Lagrave lors des cycles précédents, les parties décident de mutualiser le nouveau domaine suivant :

- Archives

Le service commun réalise l’ensemble des missions et activités telles que décrites dans la fiche annexe de l’avenant n°3 du contrat d’engagement avec la commune d’Ambarès-et- Lagrave.

ARTICLE 3 : Modification de l’ARTICLE 8 « MODALITES DE FINANCEMENT »

Compte tenu de la spécificité inhérente au service commun des archives, les modalités de financement des services communs, définies dans les délibérations du Conseil métropolitain n°2015/0253 et n°2015/0533 des 29 mai 2015 et 25 septembre 2015, doivent être adaptées selon les termes de la délibération n° 2017/0506 du 26 septembre 2017.

De ce fait, l’article 8 est complété comme suit :

La participation annuelle de la commune au fonctionnement du service commun intervient au travers de l’attribution de compensation, par application d’un forfait au mètre linéaire évalué pour l’année tel que :

• Le forfait de fonctionnement couvre les frais de personnel, les frais généraux, et les charges d’entretien des espaces de stockage mis à disposition de la commune adhérente. Ce forfait est déterminé lors de l’adhésion de la commune au service commun.

• La commune peut se positionner en faveur d’une valorisation culturelle de son fonds d’archivage ; ce choix facultatif se traduit par un complément financier au forfait de fonctionnement précité.

• Si le tarif appliqué à chaque mètre linéaire est figé dans le temps, il s’applique au nombre total de mètres linéaires d’archives définitives réellement constaté au 1er décembre de l’année n-1.

• Un forfait de charge de structure, défini en application de la délibération n°2015/0533 du 25 septembre 2015 relative aux mécanismes de financement de la mutualisation, est appliqué au coût de fonctionnement ainsi calculé.

La participation annuelle de la commune aux investissements du service commun intervient au travers de l’attribution de compensation imputée en section d’investissement, par application d’un forfait au mètre linéaire tel que :

• L'obligation légale de dimensionner les espaces de conservation à 20 ans, nécessitant d'anticiper les investissements nécessaires aux besoins du service commun, le portage desdits investissements sera assuré par Bordeaux Métropole.

• La participation de la commune aux investissements impactée dans son attribution de compensation correspondra au coût d'investissement annualisé sur 30 ans et au prorata des mètres linéaires effectivement versés par la commune dans le bâtiment.

Le montant prévisionnel de la compensation financière de la commune au titre des archives pour l’exercice 2019 est évalué en annexe 5 au présent avenant.

Le montant définitif de la compensation financière sera arrêté par délibération début 2019 à la majorité qualifiée des communes membres et à la majorité simple du Conseil de Bordeaux

Métropole dans le cadre de la révision des attributions de compensations, conformément aux dispositions de l’article 1609 nonies C du Code général des impôts.

ARTICLE 4 : Modification de l’article 12 « DISPOSITIF DE REVISION »

Le service commun des archives a son propre dispositif de révision. De ce fait l’article 12 est complété comme suit :

Une révision des niveaux de service assurés par Bordeaux Métropole pour le compte de la commune d’Ambarès-et-Lagrave est opérée automatiquement, en fonction de l’évolution constatée annuellement des mètres linéaires d’archives versées. Cette révision se traduira par une actualisation de l’attribution de compensation de la commune.

ARTICLE 5 : DISPOSITIONS PARTICULIERES

Les fonds d’archives définitives de la commune d’Ambarès-et-Lagrave sont confiés au service commun porté par Bordeaux Métropole à partir du 1er janvier 2019 qui en assure, sous l’autorité hiérarchique du Président de Bordeaux Métropole et sous l’autorité fonctionnelle du Maire de la commune, la conservation, le tri, le classement, l’inventaire et la communication. La commune conserve la pleine et entière propriété de ses fonds d’archives.

Dans l’année suivant l’intégration de la commune au service commun, le directeur du service commun dresse le procès-verbal de récolement topographique des fonds d’archives qui tient lieu de prise en charge. Ce document, contresigné par le Maire de la commune, sera transmis au préfet.

ARTICLE 6 : JURIDICTION COMPETENTE EN CAS DE LITIGE

Tous les litiges concernant l’application de la présente convention relèvent de la compétence du Tribunal administratif de Bordeaux, dans le respect des délais de recours après que les parties ont recherché un accord amiable.

ARTICLE 7 : DATE D’ENTREE EN VIGUEUR

Le présent avenant entre en vigueur le 1er janvier 2019.

Fait à Ambarès-et-Lagrave, le en trois exemplaires.

Pour Bordeaux Métropole, Le Président,
Xxxxx Xxxxx Pour la commune d’Ambarès-et-Lagrave, Le Xxxxx,
Xxxxxx Xxxxxxx

ANNEXE 5 : ESTIMATION DE LA COMPENSATION FINANCIERE

A L’AVENANT N°3 A LA CONVENTION CADRE POUR LA CREATION DE SERVICES COMMUNS ENTRE BORDEAUX METROPOLE ET LA COMMUNE D’AMBARES-ET-LAGRAVE

Estimation pour l’année 2019 en application des dispositions exposées à l’article 3 du présent avenant.

Estimation de la compensation financière	Commune	Ambarès- et-Lagrave
pour l'année 2019
	Mètres linéaires*	100
Forfait Fonctionnement	101,1 € / mLin. / an	10 110 €
dont frais généraux et personnel	89,8 € / mLin. / an	8 980 €
dont entretien courant des espaces de stockage	11,3 € / mLin. / an	1 130 €
Charges de structure	-	343 €
Forfait charges de structure (3,39 %)
OPTION culturelle	-	NON
Option culturelle	6,2 € / mLin. / an	/
Coût facturé sur l'AC Fonctionnement		10 453 €
Coût d'investissement annualisé (s/30 ans)		0
Mètres linéaires occupés		0
Coût facturé sur l'AC d'investissement		0 €
Participation 2019 au service commun		10 453 €

*L’estimation du mètre linéaire a été réalisée sur la base de l’intégralité du fond versé durant l’année

2019.

Avenant n°3 – Cycle 4

Contrat d’engagement entre Bordeaux Métropole et

la commune de Ambarès-et-Lagrave

Entre

Bordeaux Métropole représentée par son Président, Monsieur Xxxxx Xxxxx, dûment habilité par délibération n° XXX en date du 30 novembre 2018,

d'une part,

Et

La commune de Ambarès-et-Lagrave représentée par son Xxxxx, Xxxxxx Xxxxxxx, dûment habilité par délibération n° XXX du 15 octobre 2018,

d'autre part,

VU le contrat d’engagement signé en date du 15 février 2016 par Monsieur Xxxxx Xxxxx, Président de Bordeaux Métropole et Monsieur Michel Héritié, Maire de Ambarès-et-Lagrave,

VU l’avenant n°1 au contrat d’engagement concernant le cycle 2 signé en date du 23 février 2017 par Monsieur Xxxxx Xxxxx, Président de Bordeaux Métropole et Monsieur Michel Héritié, Maire de Ambarès-et-Lagrave,

VU l’avenant n°2 au contrat d’engagement concernant la mise en application du règlement général de protection des données signé en date du 22 août 2018 par Monsieur Xxxxx Xxxxx, Président de Bordeaux Métropole et Monsieur Michel Héritié, Maire de Ambarès-et-Lagrave,

Considérant la volonté des parties d’élargir dans le cadre du cycle 4 le périmètre des missions mutualisées afin de rationaliser les moyens mis en œuvre pour leur accomplissement

Il est convenu et arrêté ce qui suit dans le présent avenant :

ARTICLE 1 : OBJET

L’objet du présent avenant est de compléter le contrat d’engagement passé entre la commune d’Ambarès-et-Lagrave et Bordeaux Métropole, des engagements liés aux nouvelles missions mutualisées dans le cadre du cycle 4.

ARTICLE 2 : CHAMP CONCERNE

Le présent avenant vise le domaine mutualisé des Archives.

Une déclinaison des niveaux de service à atteindre, des procédures de gestion, des modes opérationnels, est établie et figure en annexe 1.

ARTICLE 3 :

Les autres articles et annexes au contrat d’engagement et ses avenants restent inchangés.

ARTICLE 4 :

Cet avenant entre en vigueur au 1er janvier 2019

Fait à Bordeaux, le , en deux exemplaires.

Pour la Métropole, Pour la commune,

Le Président, Le Maire,

Xxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx

ANNEXE 1 POUR LE DOMAINE ARCHIVES – CONTRAT D’ENGAGEMENT

COMMUNE DE AMBARES-ET-LAGRAVE

DOMAINE : Archives

I/ Moyens consacrés par la collectivité au domaine

Les moyens consacrés par la collectivité au domaine Archives sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la Commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.

II/ Missions et activités mutualisées dans le domaine Archives

Activités mutualisées par la commune d’Ambarès-et-Lagrave et son CCAS

Appui méthodologique et organisationnel à la gouvernance du patrimoine documentaire

Accompagnement et supervision méthodologique des services pour la gestion de leurs archives courantes et intermédiaires sur support papier (pré-archivage, définition et mise en œuvre des règles de gestion) et leurs documents d’activité dématérialisés

Animation d’un réseau officiel constitué de référents archives désignés par les services producteurs (information, formation)

Rédaction et mise à jour de plans de classement et/ou tableaux de gestion en collaboration avec les services producteurs

Accompagnement des services pour les éliminations réglementaires d’archives publiques (gestion des relations avec le Contrôle scientifique et technique)

Accompagnement des services pour la préparation des versements d’archives publiques

Conception et mise en œuvre d'un système de gestion documentaire dématérialisée (en lien avec les services informatiques et juridiques)

Enrichissement des fonds d’archives définitives

Entrées par voie ordinaire des archives publiques définitives (versement)

Entrées à titre gratuit d’archives privées (don, dépôt, legs, dation)

Acquisition à titre onéreux d’archives privées (régie d’avance)

Traitement matériel des archives définitives

Récolement topographique informatisé tenu à jour et gestion des dépôts

Conservation préventive : vérification de l’état sanitaire des documents, dépoussiérage

Conservation préventive : conditionnement aux normes, reliure

Conservation préventive : maîtrise des conditions climatiques de conservation

Conservation curative : restauration, désinfection

Numérisation de documents (en interne ou en externe)

Traitement intellectuel des archives définitives

Tenue du registre réglementaire informatisé des entrées

Classement, indexation, cotation, rédaction d’instruments de recherche normalisés

Communication des archives définitives

Gestion des communications administratives sur place ou en prêt

Traitement par correspondance des recherches émanant des services producteurs

Traitement, par correspondance ou directement, des recherches à caractère administratif ou judiciaire

Traitement par correspondance des recherches à caractère scientifique ou généalogique

Gestion des consultations en salle de lecture : détermination des délais de communicabilité, instruction des demandes de dérogation

Gestion des consultations en salle de lecture : accueil scientifique du public, délivrance de documents

Réalisation à la demande et vente de reproductions de documents (reproductions gratuites à l'heure actuelle)

Bibliothèque administrative et historique

Enrichissement des collections

Catalogage

Communication en salle de lecture

Élaboration de l’enquête statistique annuelle du ministère de la culture (Archives de France)

Récolement réglementaire

Gestion administrative et financière

* Le service commun s’engage à maintenir le niveau de service constaté en 2018. Une extension du niveau de service sur ces activités non-obligatoires impliquera la souscription préalable du forfait optionnel.

III/ Modalités de mise en œuvre

III-a/ Les responsables en charge des activités du domaine Archives du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la collectivité et, le cas échéant, les certifications obtenues par la collectivité :

Pas de document de référence

III-b/ Les procédures (modes de fonctionnement) :

Ces procédures relatives aux modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la Collectivité et le service commun de la Métropole concernant le domaine Archives :

- Identification des référents (Collectivité, service commun Métropole) :

Rôles et responsabilités pour l’activité Appui méthodologique et organisationnel à la gouvernance du patrimoine documentaire
Responsable thématique pour le service commun Métropole	Chef de service Archives contemporaines
Responsable thématique pour la commune	Directeur général des services

Rôles et responsabilités pour l’activité Traitement matériel et conservation des fonds
Responsable thématique pour le service commun Métropole	Chef de service Conservation
Responsable thématique pour la commune	Directeur général des services

Rôles et responsabilités pour l’activité traitement intellectuel des fonds et entrées par voie extraordinaire
Responsable thématique pour le service commun Métropole	Chef de service Traitement des fonds
Responsable thématique pour la commune	Directeur général des services

Rôles et responsabilités pour l’activité Communication des fonds et action culturelle
Responsable thématique pour le service commun Métropole	Chef de service des Publics
Responsable thématique pour la commune	Directeur général des services

Régulation et arbitrages pour les activités mutualisées
Saisine ordinaire	Chef du service concerné ou son adjoint
Saisine en urgence	Directeur des Archives de Bordeaux Métropole
Saisine exceptionnelle	Directeur général en charge de l’Administration générale et des Ressources humaines de Bordeaux Métropole

- Interfaces Collectivité / Service commun Métropole :

La commune de Ambarès-et-Lagrave et Bordeaux Métropole s'engagent à définir, à la mise en place du service commun, les interfaces décrivant les principaux points de contacts (point d'entrée et de sortie) ainsi que les grandes étapes d'interaction entre la commune et le service commun.

IV/ Les engagements de service

IV-a/ Les engagements de service généraux et les priorités

Les engagements de service réciproques poursuivis grâce à la création d’un service commun des Archives sont :

- Maintenir les communications administratives aux services producteurs dans un délai maximum de 3 jours ouvrés à, compter de la réception de la demande par le service commun.

- Répondre aux demandes de recherche émanant des usagers dans les délais réglementaires.

- Assurer l’accompagnement des services producteurs dans la gestion des éliminations conformément aux obligations réglementaires.

- Former et accompagner les services producteurs en matière de gestion de l’archivage intermédiaire et définitif.

- Associer le guichet commission d’accès aux documents administratifs et le délégué à la protection des données concernant les règles de communication et d’utilisation.

- Assurer la continuité de la collecte patrimoniale (papier et électronique).

Les principales priorités / dossiers prioritaires du domaine Archives :

Les objectifs s’inscrivent dans les priorités suivantes :

- Former les agents des services producteurs aux nouvelles modalités de gestion et aux bases de la gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives, permettant de pérenniser le récolement réglementaire réalisé par le prestataire externe (fin 2018-début 2019).

- Elaborer les procédures utiles à cette gestion interne à la commune en lien avec les services producteurs, garantissant une occupation rationnelle et optimale des espaces de stockage (fascicule simplifié de durées de conservation, procédure d’élimination…).

- Proposer une organisation spatiale optimale.

- Garantir la continuité du service et mettre en œuvre tous les moyens nécessaires à l’information des usagers internes et externes.

IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles

Engagements de service	Indicateurs	Définition/ Mode de calcul de l’indicateur	Périodicité de suivi	Source de suivi*	Volumétrie Année N-1 (existant)
Engagement 1 : Communications administratives (interne)	Indicateur 1 : Respect du délai de transmission d’un dossier archivé	Date de réception de la demande / date d'envoi	Xxxxxxxx	Xxxxxxxx et outil de gestion des prêts (logiciel métier Arkhéïa)	Non mesurée mais immédiat car gérée par chaque service
Engagement 2 : accompagnement méthodologique des services en matière d'archives courantes et intermédiaires	Indicateur 2 : nombre d’accompagnements par rapport au nombre de saisines = 100 %	Nombre d’accompagne ments / nombre de saisines	Annuelle	Enregistrement et suivi des saisines	Pas d’indicateur existant

*Sources : la commune justifie ici de la valeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manuel, enquête de satisfaction, certification…). Cf. article 2 du contrat d’engagement.

CONVENTION CADRE POUR LA CREATION DE SERVICES COMMUNS ENTRE BORDEAUX METROPOLE ET LA COMMUNE

D’ARTIGUES-PRES-BORDEAUX

Entre

Bordeaux Métropole représentée par son Président dûment habilité par délibération n° ……..

du 30 novembre 2018, Monsieur Xxxxx Xxxxx, ci-après dénommée "Bordeaux Métropole" d'une part,

Et

La commune d’Artigues-près-Bordeaux représentée par son Maire, dûment habilitée par

délibération n° du 2018, Madame Xxxx-Xxxx Xxxxxxx, ci-après dénommée

"la commune d’Artigues-près-Bordeaux" d'autre part,

Vu le Code général des collectivités territoriales (CGCT) et notamment son article L.5211-4-2 et L. 5211-4-3 ;

Vu la loi n°2014-58 du 27 janvier 2014 dite de Modernisation de l’action publique territoriale et d’affirmation des métropoles ;

Vu la délibération n° 2005/0227 du 29 mai 2015 par laquelle Bordeaux Métropole a adopté le schéma de mutualisation ;

Vu la délibération n° 2015/0533 du 25 septembre 2015 par laquelle Bordeaux Métropole a adopté les modalités de financement de la mutualisation ;

Vu x'xxxx xx Xxxxxx xxxxxxxxx xx xx xxxxxxx x’Xxxxxxxx-xxxx-Xxxxxxxx en date du

……..….. 2018 ;

Vu l'avis du Comité technique de Bordeaux Métropole en date du 18 octobre 2018 ; Considérant la volonté des parties de se doter de services communs afin de favoriser

l'exercice de leurs missions et de rationaliser les moyens mis en œuvre pour leur

accomplissement,

Il est convenu et arrêté ce qui suit :

ARTICLE 1 : OBJET ET CONDITIONS GÉNÉRALES

La présente convention a pour objet de préciser les services mis en commun et de décrire les effets de la création de ces services communs sur l'organisation et les conditions de travail des agents des services communs conformément à l’article L 5211-4-2 du CGCT.

Elle fixe les modalités de mise en œuvre des services communs, les moyens humains et matériel nécessaires à l’activité des services et traite les aspects financiers de ces créations.

ARTICLE 2 : DOMAINE MUTUALISE

Par la présente convention, le domaines et activités identifiés dans le schéma de mutualisation approuvé par Xxxxxxxx Xxxxxxxxx xx xx xxxxxxx x’Xxxxxxxx-xxxx-Xxxxxxxx dans lesquels les parties décident de créer des services communs sont :

- Commande Publique

Les services communs réalisent l’ensemble des missions et activités telles que décrites dans les fiches annexes du contrat d’engagement avec la commune.

ARTICLE 3 : EFFECTIFS MUTUALISES PAR DOMAINE

Après recueil des avis des instances consultatives, il est décidé la mutualisation suivante des effectifs de la commune d’Artigues-près-Bordeaux, classés par domaines de mutualisation :

Domaines	NOMBRE TOTAL d’Equivalents Temps Plein (ETP)	ETP compensés sans agents transférés	Renfort
Commande publique		1
Total		1
Total général	1

ARTICLE 4 : BIENS MATERIELS

6.1 Locaux : aucun bâtiment n’est mis à disposition par la commune d’Artigues-près- Bordeaux dans le cadre des activités mutualisées.

Un forfait d’entretien tel que défini dans la délibération n°2015/0533 du 25 septembre 2015

relative au financement de la mutualisation est calculé.

6.2 : Autres Biens : aucun matériel et véhicule n’est transféré par la commune d’Artigues- près-Bordeaux dans le cadre des activités mutualisées.

ARTICLE 5 : NUMERIQUE ET SYSTEMES D’INFORMATION

La commune d’Artigues-près-Bordeaux ne mutualise pas le domaine numérique et systèmes d’information avec Bordeaux Métropole. L’ensemble des matériels, infrastructures et logiciels reste de la responsabilité de la commune, qui assure alors l’accès à distance à des outils pour le fonctionnement des services communs. Une évaluation de l’ensemble de ces coûts

nécessaires au fonctionnement des activités mutualisées est réalisée lors de la création du service commun : fonctionnement, assistance, renouvellement, entretien, d’administration et maintenance des systèmes d’information et des infrastructures et matériels informatiques ; mais sa prise en compte dans le calcul de révision de l’attribution de compensation n’intervient qu’une fois la convergence applicative réalisée. Les modalités de fonctionnement des domaines mutualisés concernés sont précisées dans les contrats d’engagement de façon à s'assurer du service de qualité attendu.

La liste des matériels figure en Annexes 4 à la présente convention.

ARTICLE 6 : MODALITES DE FINANCEMENT

Les modalités de financement du service commun sont arrêtées dans la délibération du 25 septembre 2015 et, conformément à l’article 5211-4-2 du CGCT, les effets de la mise en commun des services seront pris en compte par imputation sur l’attribution de compensation.

La délibération n° 2015/0533 du 25 septembre 2015 relative aux mécanismes de financement de la mutualisation à Bordeaux Métropole figure en Annexe 5 à la présente convention.

Le montant prévisionnel de la compensation financière de la commune au titre de la mise en place des services communs est évalué dans l’Annexe 5bis à la présente convention. Le montant définitif sera arrêté par délibération début 2019 à la majorité qualifiée des communes membres et à la majorité simple du Conseil de Bordeaux Métropole dans le cadre de la révision des attributions de compensations, conformément aux dispositions de l’article 1609 nonies C du Code Général des Impôts.

ARTICLE 7 : DELEGATION DE SIGNATURE

Le Président de Bordeaux Métropole ou le Maire de la commune d’Artigues-près-Bordeaux, chacun pour ce qui le concerne, peut donner par arrêté, sous sa surveillance et sa responsabilité, délégation de signature au responsable du service commun pour l’exécution des missions qui lui sont confiées avec les conséquences de droit qui y sont attachées.

ARTICLE 8 : ARCHIVES PUBLIQUES

La commune d’Artigues-près-Bordeaux met à disposition de chacun des services communs auquel elle participe, les documents d'activité et les archives, sur support papier ou électronique, nécessaires au bon exercice des missions confiées, via des protocoles cosignés des services d'origine et de destination.

Les autres documents produits ou reçus par le service commun au titre des missions exercées pour la commune d’Artigues-près-Bordeaux, sous l'autorité fonctionnelle du Maire, sont également propriété de la commune d’Artigues-près-Bordeaux.

La commune d’Artigues-près-Bordeaux peut y accéder en tant que de besoin. Elle pourra en réclamer la restitution au terme de la présente convention ou de la Durée d'utilité administrative (DUA).

En fin de DUA, leur versement au service des archives définitives compétent ou leur élimination règlementaire, seront assurés par le service commun, sous l'autorité du Maire, dans le respect des procédures et textes applicables.

ARTICLE 9 : DATE D’ENTREE EN VIGUEUR

La présente convention entre en vigueur le 1er janvier 2019.

ARTICLE 10 : DISPOSITIF DE REVISION

Une révision des niveaux de services assurés par Bordeaux Métropole pour le compte de la commune d’Artigues-près-Bordeaux peut être envisagée par les parties. Elle fera l’objet d’une négociation qui prendra notamment en compte l’évolution des patrimoines gérés, le niveau de prestation souhaité par la commune d’Artigues-près-Bordeaux, l’évaluation de l’impact sur les moyens affectés et la capacité de Bordeaux Métropole à prendre en compte ces évolutions. Cette révision pourra également déboucher sur une révision de l’attribution de compensation de la commune d’Artigues-près-Bordeaux. Toute révision se concrétisera par un avenant.

ARTICLE 11 : JURIDICTION COMPÉTENTE EN CAS DE LITIGE

Tous les litiges concernant l'application de la présente convention relèvent de la compétence du tribunal administratif de Bordeaux, dans le respect des délais de recours après que les parties ont recherché un accord amiable.

Fait à Bordeaux, le , en 3 exemplaires.

Pour Bordeaux Métropole, Le Président,

Xxxxx Xxxxx

Pour la commune d’Artigues-près-Bordeaux, Le Xxxxx,

Xxxx-Xxxx Xxxxxxx

ANNEXE 4 : NUMERIQUE ET SYSTEMES D’INFORMATION

A LA CONVENTION CADRE POUR LA CREATION DE SERVICES COMMUNS ENTRE BORDEAUX METROPOLE ET LA COMMUNE

D’ARTIGUES-PRES-BORDEAUX

eurs
Station de travail agents - Basique	1
Téléphone fixe IP	1

a) Postes et terminaux utilisat

Nombre d’équipements transférés (n’intègre pas les équipements loués)

Artigues-près-Bordeaux - Annexe 4 : Convention de création de services communs

BORDEAUX METROPOLE

EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS

DU

CONSEIL DE BORDEAUX METROPOLE

Séance du 25 septembre 2015

(convocation du 18 septembre 2015)

Aujourd'hui Vendredi Vingt-Cinq Septembre Deux Mil Quinze à 09 Heures 30 le Conseil de Bordeaux Métropole s'est réuni, dans la salle de ses séances sous la présidence de Monsieur Xxxxx XXXXX, Président de BORDEAUX METROPOLE.

ETAIENT PRESENTS :

X. XXXXX Xxxxx, X. XXXXXXX Xxxxx, X. XXXXXXXXX Xxxxx, X. XXXXXX Xxxxxxxxxx, Xxx XXXX Xxxxxxxxx, X. XXXXXXXX Xxxxxx,

X. XXXXX Xxxxxxx, X. XXXXXX Xxxxxx, X. XXXXXX Xxxxxxx, X. XXXXXX Xxxx, X. XXXXX Xxxxxxx, Xxx XXXXXXX Xxxx-Xxxx, Xxx XXXXXXX Xxxxxx, Xxx XXXXXXXX Xxxxx, X. XXXXXXX Xxxxxx, X. XXXXXXX Xxxx, Xxx XXXXXXX Xxxx,

X. XXXXXX Xxxxxxxxx, Xxx XX XXXXXXXX Xxxxxxxx, Xxx XXXXXXXX Xxxxxxxxx, M. HERITIE Xxxxxx, Mme XXXX Xxxxxx,

X. XXXXXXXX Xxxx-Xxxxxxx, X. XXXXXXXX Xxxxx, X. XXXXX Xxxxx, X. XXXXX Xxxx-Xxxxxx, X. XXXXXXXXX Xxxxxx, Xxx XXXXXX Xxxxxxx, Xxx XXXX Xxxxxxxxxx, X. XXXXXXXXXX Xxxxx, Xxx XXXXXXXX Xxxx, Xxx XXXXXXX Xxxxxxx, Xxx XXXXX Xxxxx, X. XXXXXX Xxxx-Xxxxxxx, Xxx XXXXXXXXX Xxxxxxxx, X. XXXXXXXXXX-XXXXXX Xxxxxxxxx,

X. XXXXXXXX Xxxxxxx, Xxx XXXXXXXX Xxxxx-Xxxxxxxxx, Xxx XXXXXXXXX Xxxx, X. XXXXXXX Xxxxxxx, Xxx XXXXXXX Xxxxxxxx, Xxx XXXXXX-XXXXXXX Xxxxxx, X. XXXXXXXXX Xxxxxx, Xxx XXXXXXX Xxxxxxx, X. XXXXXXXX Xxxxxx, Xxx XXXXXX Xxxxxx, Xxx XXXXXX Xxxxxxxx, X. XXXXXXXXX Xxxxxxx, Xxx XXXX Xxxxxxxxxx, X. XXXXX Xxxx-Xxxxx, X. XXXXX Xxxxx, Xxx XXXXXXXX Xxxxxxxx, Xxx XXXXXXXX Xxxxxxx, X. XXXXXX Xxxxxxx, X. XXXXX Xxxxxx, Xxx XXXXXXXXXX Xxxxxxxx,

X. XXXXX Xxxxxx, Xxx XXXXX Xxxxxxx, X. XXXXXXXX Xxxxxxx, X. XXXXXX Xxxx-Xxxxxx, X. XXXXXXX Xxxxxxx, Xxx XXXXX- XXXXXXX Xxxxxxxx, X. XXXXXX XXXXXX Xxxxxxxx, Xxx XXXXXXX Xxxxxx, X. XXXXXXXXX Xxxxxxxxx, X. XXXXXXXX Xxx,

X. XXXXXXXX Xxxxxxx, X. XXXXXX Xxxxxx, X. XXXXXX Xxxxxx, Xxx XXXXXX Xxxxxxxxx, X. XXXXX Xxxxxxx, Xxx XXXXXX Xxxxxxxx, Xxx XXXXXXX Xxxxxxxxxx, X. XX XXXX Xxxxxxx, Xxx XXXXXXX Xxxx-Xxxxx, X. XXXXXXXX Xxxxxx, Mme XXXXXXX Xxxxxx, Xxx XXXXXXX-XXXXXXXX Xxxxxx, X. XXXXXX Xxxx, X. XXXXXX XXXXXXX Xxxxxx Xx Xxxxxx, Xxx XXXXX Xxxxxxxxx, Xxx XXXXXX Xxxxxxx, X. XXXXXXXXX Xxxxxx, Xxx XXXXXXXXXXXXX Xxxxxxxxx,

X. XXXXXXXXX Xxxxxx, Xxx XXXXXXX Xxxxx, X. XXXXXX Xxxxxx, X. XXXXXXXXX XXXXX Xxxxxxx, Xxx XXXX- XXXXX Xxxxxx, Xxx XXXXXXXXXXX Xxxx-Xxxxx, X. XXXXXXXXX Xxxxx, Xxx XXXXXX Xxxxxxxxx, X. XXXXXXXXX Xxxxxxx, Xxx XXXXXXXXX Xxxxx-Xxxxxx.

EXCUSES AYANT DONNE PROCURATION :

X. XXXXX Xxxxx à X. XXXXXXXXX Xxxxx à partir de 13h20

X. XXXXXX Xxxxxxxxxx à X. XXXXXXX Xxxxxx à partir de 11h35

X. XXXXXXXX Xxxxxx à Xxx XXXXXX Xxxxxxxxx à partir de 13h30

X. XXXXX Xxxxx à M. HERITIE Xxxxxx

X. XXXXXX Xxxxxx à X. XXXXXX Xxxx à partir de 9h50

X. XXXXXX Xxxxxxx à Xxx XXXXXX Xxxxxxxxx x partir de 13h05 Xxx XXXXXXXX Xxxxx à Xxx XXXXXX Xxxxxxx jusqu'à 10h45 et à partir de 12h20 Xxx XXXXXXX Xxxxxxxx à X. XXXXXXXXXX-PAREGE Xxxxxxxxx

X. XXXXX Max à X. XXXXXXXX Xxxxx

X. XXXXX Xxxxx à Xxx XXXXXXX Xxxx-Xxxx à partir de 12h

Xxx XXXX Xxxxxxxxxx à Xxx XXXXXXXX Xxxxxxx à partir de 12h30

X. XXXXXXXXXX Xxxxx à X. XXXXXXXXX Xxxxxxxxx à partir de 13h05 Xxx XXXXXXXX Xxxxx-Xxxxxxxxx à Xxx XXXXXX-XXXXXXX Xxxxxx à partir de 12h10

Xxx XXXXXXX Xxxxxxxx à X. XXXXXX Xxxxxxxxx x partir de 12h30

Xxx XXXXXXX Xxxx-Xxxxx à X. XXXXXXXXX Xxxxxx

Mme CHAZAL Solène à Xxx XXXXXXX-XXXXXXXX Xxxxxx à partir de 12h40

Xxx XXXXXX Xxxxxxxx à Xxx XXXXXXX Xxxx à partir de 13h20

X. XXXXX Xxxx-Xxxxx à X. XXXXXXXX Xxxxxx à partir de 13h20

X. XXXXX Xxxxx à Xxx XXXXXXXXX Xxxx à partir de 12h30

EXCUSES :

M. XXXXXX Xxxx à partir de 11h20

X. XXXXXXXX Xxxxxx à partir de 13h30

M. COLOMBIER Xxxxxxx à partir de 11h35

LA SEANCE EST OUVERTE

X. XXXXXX Xxxxxxx à X. XXXXXX Xxxx-Xxxxxxx à partir de 12h15 Xxx XXXXXXXXXX Xxxxxxxx à Xxx XXXX-XXXXX Xxxxxx à partir de 10h

X. XXXXXX Xxxxx à Xxx XXXXXXXXX Xxxxx-Xxxxxx

X. XXXXXXX Xxxxxxx à X. XXXXX Xxxxxxx à partir de 10h40 Xxx XXXXX-XXXXXXX Xxxxxxxx à X. XXXXXX Xxxxxx à partir de 12h55 Xxx XXXXXXX Xxxxxx à X. XXXXXX-XXXXXX Xxxxxxxx de 10h à 11h30

X. XXXXXXXX'X Xxxx-Xxxxxx à X. XXXXXXX Xxxxxxx

X. XXXXXX Xxxxxx à X. XXXXXXXXX-XXXXX Xxxxxxx à partir de 13h35

Xxx XXXXXXX Xxxxxxx à X. XXXXX Xxxxxx

Xxx XXXXXX Xxxxxxxx à X. XXXXXXXX Xxxx-Xxxxxxx à partir de 12h30

X. XX XXXX Xxxxxxx à X. XXXXXXXXX Xxxxx à partir de 12h40

Xxx XXXXXXX Xxxx-Xxxxx à Xxx XXXXXXX Xxxxxxxxxx à partir de 13h35

Mme LOUNICI Zeineb à Xxx XXXXXXXXXXXXX Xxxxxxxxx jusqu'à 10h15

X. XXXXXX Xxxxxxx à Xxx XXXXX Xxxxxxxxx

X. XXXXX Xxxxxxx à X. XXXXXXXX Xxx

X. XXXXXXXXX Xxxxxx à X. XXXXX Xxxxxxx à partir de 12h05

Xxx XXXXXXX Xxxxx à M. XXXXXXX Xxxxx de 9h50 à 10h20 et à partir de 12h30

X. XXXXXX Xxxxxx à X. XXXXX Xxxxxxx à partir de 10h30

X. XXXXXXXXX Xxxxx à Xxx XXXXXXX Xxxxxxx Xxx XXXXXXXXX Xxxxxx à Xxx XXXXXXX Xxxxxxx

X. XXXXXXXXX Xxxxxxx à Xxx XXXXXXXX Xxxxxxxxx à partir de 12h20

PÔLE FINANCES

Direction budget, programmation et prospective

DELIBERATION DU CONSEIL

SEANCE DU 25 septembre 2015 N° 2015/0533

Projet Métropole - Mécanismes de financement de la mutualisation à Bordeaux Métropole - Modification

Monsieur XXXXX présente le rapport suivant, Xxxxxxxx, Messieurs

Par délibération n° 2015/0253 du 29 mai 2015, le Conseil de Bordeaux Métropole a défini les principes et les modalités de chiffrage et facturation des différents dispositifs de mutualisation, en cohérence avec le projet de schéma de mutualisation de Bordeaux Métropole adopté le même jour.

Compte tenu de l'avancée des travaux de chiffrage et des ajustements décidés sur l'organisation et le fonctionnement des futurs services communs, des modifications mineures de l'annexe précisant les modes de calcul se sont avérées nécessaires afin d'assurer la cohérence juridique et financière du dispositif.

Le présent rapport détaille les modifications apportées au projet initial. Ces modifications n'ont pas pour objet une remise en cause des principes basés sur un mécanisme d'imputation de l'attribution de compensation de la taxe professionnelle en ce qui concerne les services communs, ni même des formules de calcul s'inspirant des dispositions prévues à l'article D.5211-16 du Code général des collectivités territoriales (CGCT) dans les cas de transferts de compétences.

Ces modifications de l'assiette et des modalités de calcul s'inspirent de la nécessité de veiller à l'équité de la répartition des charges entre les budgets des communes et de la Métropole, sans que le dispositif ne génère globalement de charges nouvelles. Les échanges nombreux avec les communes ont permis d'ajuster ou de préciser les formules dans le respect de ces objectifs.

Il vous est proposé de valider l'annexe initiale rectifiée, sous sa forme complète. Les modifications sont les suivantes :

- La durée d'amortissement prise comme référence pour le calcul des frais de renouvellement des logiciels est portée à 7 ans, en dérogation avec la norme de la M14 qui n'a qu'une valeur indicative de 2 ans. La durée initialement fixée à 5 ans par la délibération du 29 mai ne correspondait pas à la durée de l'amortissement économique constatée dans les travaux conduits avec les communes.

- Le paragraphe suivant est supprimé :

En ce qui concerne spécifiquement les systèmes d’informations urbanisés (système d’information financier ou ressources humaines par exemple) et outils informatiques métiers, et à condition que ces marchés et ces systèmes soient transférés au service commun via une convention de mise à disposition de moyens et une cession de marchés entre personne publique (après accord du titulaire), seul le coût de maintenance sera pris en compte (poste 2). En effet, la recette générée pour la Métropole couvrira le coût de ces marchés jusqu’à leur extinction puis le coût d’acquisition et / ou de maintenance de futurs systèmes d’informations uniques pour les services communs pouvant être acquis sur le fondement de l’article L.5211-4-3 du CGCT.

- Il est remplacé par le paragraphe suivant :

« Dans le cas particulier des infrastructures et systèmes d’information :

Si la commune mutualise le domaine numérique et systèmes d’information avec la Métropole, l’ensemble des matériels, infrastructures et logiciels de la commune sont transférés au service commun. Dans ce cas, l’ensemble des coûts nécessaires au fonctionnement de ce domaine est pris en compte dans le calcul de la révision de l’attribution de compensation : coûts de fonctionnement, d’assistance, de renouvellement, d’entretien, d’administration et de maintenance des systèmes d’information et des infrastructures et matériels informatiques (après transfert des contrats correspondants via une convention de mise à disposition de moyens et une cession de marchés entre personnes publiques).

Si la commune ne transfère pas ce domaine, l’ensemble des matériels, infrastructures et logiciels reste de la responsabilité de la commune, qui assure alors l’accès à distance à des outils pour le fonctionnement des services communs. Une évaluation de l’ensemble de ces coûts nécessaires au fonctionnement des activités mutualisées est réalisée lors de la création du service commun : fonctionnement, assistance, renouvellement, entretien, d’administration et maintenance des systèmes d’information et des infrastructures et matériels informatiques ; mais sa prise en compte dans le calcul de révision de l’attribution de compensation n’intervient qu’une fois la convergence applicative réalisée. Les modalités de fonctionnement des domaines mutualisés concernés sont précisées dans les contrats d’engagement de façon à s'assurer de la qualité du service attendue. »

La modification est justifiée par la nécessité de donner les moyens financiers à la Métropole pour assumer ses missions de support informatique tout en assurant une gestion globale des infrastructures et matériels qui garantissent une efficience respectant les objectifs de la mutualisation.

Ceci étant exposé, il vous est demandé, Xxxxxxxx, Messieurs, de bien vouloir si tel est votre avis adopter les termes de la délibération suivante :

Le Conseil de Bordeaux Métropole,

VU les articles L.5211-4-1, L.5211-4-2 et D.5211-16 du Code général des collectivités

territoriales tels qu'ils résultent de la loi 2014-58 du 27 janvier 2014,

VU la délibération n° 2015/0227 du 29/05/2015 portant validation du projet de schéma de mutualisation de la Métropole,

VU la délibération n°2015/0253 du 29/05/2015 portant définition des mécanismes de financement de la mutualisation à Bordeaux Métropole,

ENTENDU le rapport de présentation,

CONSIDERANT QU'il convient de modifier les mécanismes de répartition financière des

charges liées à la mutualisation entre la Métropole et les communes membres.

DECIDE

Article 1 : Les principes et les modalités de calcul de la compensation des charges pour les transferts de services au sein des services communs, les mises à disposition ascendantes et descendantes et les prestations de services tels qu'exposés, définis et modifiés dans l'annexe à la présente délibération sont approuvés.

Article 2 : Il sera fait application du présent dispositif dans les annexes financières des conventions de mutualisation et dans les fiches d'impact de ces mêmes conventions, ainsi que dans les contrats d'engagement.

Les conclusions, mises aux voix, sont adoptées à l'unanimité des suffrages exprimés. Le groupe des élus Communistes et apparentés s'abstient

Fait et délibéré au siège de Bordeaux Métropole le 25 septembre 2015,

Pour expédition conforme, par délégation,

Le Vice-Président,

REÇU EN PRÉFECTURE LE 2 OCTOBRE 2015

PUBLIÉ LE : 2 OCTOBRE 2015

X. XXXXXXX XXXXX

ANNEXE A LA DELIBERATION FINANCEMENT DE LA MUTUALISATION A BORDEAUX METROPOLE

Le financement des services communs

La méthodologie proposée ci-dessous permet de réviser les attributions de compensation des communes concernées au moment du transfert et de faire porter la dynamique des charges dès l'année suivante par la Métropole.

Le principe de financement est une imputation annuelle sur l'attribution de compensation définie lors de la mise en place des conventions de services communs. Cette solution a l'avantage de la simplicité de gestion (pas de mécanisme lourd avec clés de répartition à gérer dans le temps), donc des économies de fonctionnement, et de la lisibilité.

Par analogie avec les modalités de facturation prévues pour les mises à disposition (décret n° 2011-515 du 10 mai 2011) et en cohérence complète avec les objectifs de la loi MAPTAM, il est proposé de déterminer des coûts unitaires de fonctionnement pour les services ou parties de service transférés par les communes aux services communs.

✓ Principes de calcul proposés

• L'évolution annuelle du coût unitaire (glissement vieillissement technicité, mesures réglementaires, inflation…) après transfert, sera prise en charge par la Métropole.

• Les attributions de compensation pourront être révisées à la hausse ou à la baisse, comme prévu dans le projet de contrat d'engagement, lorsqu'un besoin nouveau pérenne ou récurrent d'une commune (ou quelques communes) entraine une augmentation de la charge pour la Métropole, ou que la commune (ou les communes) demande(nt) de manière pérenne une diminution du niveau de service permettant de baisser les charges de la Métropole.

• Le calcul de la compensation financière fera l'objet d'une fiche d'impact pluriannuelle type précise par commune mutualisant des domaines ou des parties de domaines. Elle nécessitera une cartographie préalable des activités et moyens associés, donc des charges directes et immobilisations transférées pour réaliser des évaluations au cas par cas.

• L'ensemble des données prises en compte vise les chiffres des comptes administratifs de l'année précédant la signature des conventions. L'ensemble des charges indirectes et directes sera évalué sur la base du dernier compte administratif disponible sauf en cas d'année exceptionnelle pour une charge auquel cas elle portera sur les données des 3 derniers exercices.

✓ Eléments de calcul proposés

Il est recherché le coût le plus proche du coût réel d'une unité en fonctionnement et en investissement constaté dans les communes.

Il est proposé au terme des travaux conduits entre les services communaux et métropolitains que le calcul tienne compte de 5 postes :

1/ Le coût réel des équivalents temps plein (ETP) transférés par les communes (salaires charge incluant les prestations à caractère social ou collectif). Il est précisé qu'il est fait référence aux postes transférés et non aux agents. Ainsi, par exemple, il n'est pas tenu compte des personnels originaires d'un service en position de disponibilité.

2/ Les charges directes réelles de fonctionnement indispensables à l'activité propre du service (fournitures, contrats de services rattachés, contrats de maintenance…) qui seront transférées à la Métropole sur la base du dernier compte de gestion ou compte administratif disponible (ou les trois derniers en cas de situation exceptionnelle). Les frais d'entretien des immobilisations transférées ne sont pas pris en compte dans la mesure où il est prévu de compenser le coût de renouvellement, donc une valeur à neuf, dans le poste suivant. En effet, cela pourrait conduire à une double compensation dans les cas dans lesquels les frais d'entretien sont élevés et la durée d'amortissement courte.

Il convient de rappeler que les marchés en cours d'exécution aujourd'hui dans chaque établissement ou collectivité ou lors de la création du service commun ne peuvent être utilisés indifféremment par l'un ou l'autre, ou mis à disposition d'un autre pouvoir adjudicateur que celui qui les a conclus.

Quant au transfert des marchés en cours d'exécution dans les communes au bénéfice de la Métropole, il ne peut intervenir en principe que dans le cadre d'un transfert de compétences à la Métropole et sous réserve qu'il participe à la mise en œuvre de ces compétences. La Métropole se substitue alors dans les rapports contractuels noués antérieurement par les villes anciennement compétentes.

Concrètement, les marchés initialement conclus par les villes et par La Cub pour leurs besoins respectifs devraient continuer à s'exécuter séparément jusqu'à leurs termes. Ces marchés ne peuvent en principe être transférés dans le cadre de la création de services communs : elle n'est pas constitutive de transfert de compétence.

Dans ces conditions, en cas d'absence de transfert, il est proposé que la Métropole assume via une convention financière passée avec chaque commune, le remboursement du coût des contrats (maintenance, fourniture…). En contrepartie ce coût sera intégré dans la révision de l'attribution de compensation jusqu'à extinction desdits marchés puis permettra de financer les nouveaux marchés uniques passés par les services communs métropolitains.

Néanmoins, certains marchés pourront être « transférés » aux services communs s'ils sont nécessaires au fonctionnement du service transféré notamment par le biais de conventions de mise à disposition de moyens. Dans ce cas la Métropole prendra en charge le coût de ces outils (maintenance, serveurs…) avec en contrepartie une révision de l'attribution de compensation de la commune.

De plus, il convient de signaler que l'article L. 5211-4-3 du CGCT prévoit que : « Afin de permettre une mise en commun de moyens, un établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre peut se doter de biens qu'il partage avec ses communes membres selon des modalités prévues par un règlement de mise à disposition, y compris pour l'exercice par les communes de compétences qui n'ont pas été transférées antérieurement à l'établissement public de coopération intercommunale ».

Cet article permettra donc aux services communs de conclure des nouveaux marchés pour réaliser leurs missions (marché de maintenance informatique, achat de balayeuses...) sans recourir à un groupement pour les communes mutualisées.

3/ Le coût de renouvellement des immobilisations hors bâtiments non transférés (matériels, mobiliers, véhicules d'intervention, outils informatiques- métiers dédiés, bâtiments techniques…) nécessaires au fonctionnement du service déterminé sur la base d'un coût de renouvellement annualisé. Ce poste concerne principalement les services opérationnels.

Le coût du financement de l'immobilisation est pris en compte : la part des intérêts dans l'endettement global ou dédié à l'acquisition du bien est intégrée au calcul sur la base d'une méthodologie identique à celle appliquée pour les transferts de compétences. En cas d'emprunt dédié, ce dernier est transféré à la Métropole par la commune (transfert de l'actif et du passif). Dans le cas d'emprunts globalisés, la commune conservera la part de dette, déterminée conjointement par les services communaux et métropolitains, ayant servi au financement de l'équipement et la Métropole lui reversera par convention la quote-part annuelle d'annuité jusqu'à extinction.

Le « coût initial » de l'équipement est son coût d'acquisition ou son coût de réalisation.

L'évaluation sera faite sur la base de la reconstitution d'amortissements à partir des données des comptes administratifs (ou comptes de gestion) de la commune. Les durées maximales d'amortissement prévues dans le barème indicatif de l'instruction budgétaire et comptable M14 sont retenues. Par exception à ce barème indicatif, la durée d'amortissement des logiciels est portée à 7 ans.

La détermination d'un coût de renouvellement repose sur une approche patrimoniale avec la reconstitution d'une valeur à neuf, sauf en cas d'acquisition par occasion. A défaut d'éléments sur ce coût de renouvellement, plusieurs méthodes alternatives peuvent être proposées :

. Proposition d'un prix de renouvellement au m² forfaitaire,

. Valeur de remplacement en cas de sinistre (à obtenir auprès de l'assureur de la commune),

. Méthode par comparaison,

. Evaluation par France Domaine (si possible).

Dans le cas particulier des infrastructures et systèmes d'information :

Si la commune mutualise le domaine numérique et systèmes d'information avec la Métropole, l'ensemble des matériels, infrastructures et logiciels de la commune sont transférés du service commun. Dans ce cas, l'ensemble des coûts nécessaires au fonctionnement de ce domaine est pris en compte dans le calcul de la révision de l'attribution de compensation : coûts de fonctionnement, d'assistance, de renouvellement, d'entretien, d'administration et de maintenance des systèmes d'information et des infrastructures et matériels informatiques (après transfert des contrats correspondants via une convention de mise à disposition de moyens et une cession de marchés entre personnes publiques).

Si la commune ne transfère pas ce domaine, l'ensemble des matériels, infrastructures et logiciels reste de la responsabilité de la commune. Ceci-concerne également les domaines mutualisés jusqu'à ce que la convergence applicative de ceux-ci soit conduite. Dans ce cas, une évaluation de l'ensemble de ces coûts nécessaires au fonctionnement des activités mutualisées est réalisée lors de la création du service commun : fonctionnement, assistance, renouvellement, entretien, d'administration et maintenance des systèmes d'information et des infrastructures et matériels informatiques ; mais sa prise en compte dans le calcul de révision de l'attribution de compensation n'intervient qu'une fois la convergence applicative réalisée. Les modalités de fonctionnement des domaines mutualisés concernés sont précisées dans les contrats d'engagement de façon à assurer un service de qualité.

4/ Le forfait entretien des bâtiments non transférés par m2 et par agent transféré.

En l'absence de cession par la commune des bâtiments occupés par les services/agents transférés, ce forfait se substitue à la compensation d'un loyer théorique pour les bâtiments non transférés.

En cas de cession des bâtiments occupés par les services/agents transférés par la commune, l'attribution de compensation de la commune sera révisée à compter de l'année suivant cette cession afin d'intégrer dans la compensation un loyer au m2 multiplié par le nombre d'ETP transférés par la commune à compter du 8ème agent par service (à l'exception des bâtiments techniques transférés qui sont facturés au coût réel sur la base des dotations aux amortissements).

A cette fin, il est nécessaire que la mutualisation des services au sein de services communs s'accompagne de la définition et de la mise en œuvre d'une stratégie immobilière des services à l'échelle de la Métropole sur le mandat, qui sera élaborée conjointement par les communes et les services métropolitains afin d'analyser les possibilités d'optimisation immobilière (redéploiement, cession, location par la Métropole).

Le forfait est déterminé pour chaque commune sur la base de la moyenne du coût d'entretien des locaux municipaux constatés dans le dernier (ou les trois derniers) compte(s) administratif(s).

5/ Le forfait charges de structure (« frais de siège », assurances, confection des paies, encadrement, logistique, charges non identifiables…) dégressif de 15 % à 2 % en fonction du périmètre du transfert des fonctions supports pour éviter une double compensation (finances, ressources humaines, commande publique et juridique, informatique).

Ce forfait s'appliquerait à l'assiette des dépenses directes transférées hors immobilisations (chapitres 012 et 011).

La méthode du forfait est apparue plus pertinente lors des groupes de travail entre services qu'une facturation analytique qui se heurte à la pertinence des retraitements comptables, aux difficultés d'évaluation des charges et à une charge de travail très importante. En outre, avec une méthode analytique comparable, une grande variabilité des résultats a été constatée entre communes, voire entre services d'une même commune, faisant naître des interrogations sur la fiabilité des résultats. Par ailleurs, les travaux conduits sur une commune test ont fait ressortir des taux de charge de structure de 13 % à 18 % pour les deux services étudiés.

Il doit être relevé, également, que le forfait de charges de structure proposé (15 % à

2 %) diffère de celui fixé par la Commission locale d'évaluation des charges transférées dans son règlement intérieur (25 %) dans la mesure où :

- Ce dernier tient compte également des charges indirectes (exemple : travaux réalisés en régie, coût de gardiennage…).

- Le forfait de 25 % ne s'applique pas à la même assiette de charges car il comprend des immobilisations, à la différence du forfait des charges de structure qui compense essentiellement des coûts liés aux personnels (transfert de services).

- Le forfait de 25 % s'applique sur le coût net de la dépense transférée, c'est-à-dire après déduction des recettes afférentes à la compétence (fiscalité affectée, recettes d'exploitation). Ainsi, ramené au coût brut de la compétence, ce taux ressort entre 12 et 15 %, soit un taux similaire à celui proposé pour les transferts de services.

Par ailleurs, il est apparu, qu'y compris en cas de transfert de la totalité des fonctions supports, un socle de charges incompressibles évalué à 2 % n'était pas transférable : encadrement non transféré et charges courantes. Ainsi, la graduation des charges de structure proposée serait donc comprise entre 2 % et 15 % et en fonction du périmètre des fonctions supports non transférées.

La pondération nécessaire à cette graduation a été évaluée avec trois communes du cycle 1, en fonction du poids que représentent les ETP des 4 services supports identifiés au sein des budgets communaux : ressources humaines 5 %, finances 5 %, commande publique et juridique 2 % et systèmes d'information 1 %.

Ainsi, une commune souhaitant transférer au sein de services communs les Ressources humaines et les Systèmes d'information se verrait appliquer un forfait de charges indirectes de 9 % sur le périmètre des charges directes transférées.

En cas de transfert d'une seule activité au sein d'un des services supports susmentionnés (par exemple : la formation pour les ressources humaines, la gestion de dette et de trésorerie pour les finances), il est proposé que le pourcentage appliqué soit diminué au prorata du poids en ETP que représente la fonction transférée sur la totalité du service support concerné. Par exemple, la formation professionnelle représente 1 ETP dans un service ressources humaines de 5 ETP, cette partie de service sera retenue pour 1 % au lieu de 5 %.

Une commune transférant ces 4 fonctions supports contribuerait à un forfait de charges de structure réduit à 2 %.

Il convient de relever que cette part incompressible serait neutre financièrement pour les communes car elle serait compensée dès l'année du transfert par la dynamique des charges supportées par la Métropole. En effet, les évaluations par les communes des cycles 1 et 2 étant effectuées sur la base des comptes administratifs 2014, la revalorisation des attributions de compensation versées par les communes à la Métropole ou la baisse de celles perçues par les communes ne tiendrait donc pas compte du niveau de charges réelles de 2015 et de 2016, ce qui constituera donc immédiatement une importante prise en charge de la dynamique de charges par la Métropole (glissement vieillissement technicité, mesures réglementaires catégorie C et inflation notamment).

FIMUT ARTIGUES Cycle 4 V23.xls

Date :

06/09/2018

MTUALISATION

CYCLE 0

Xxxxx x'Xxxxxxxx-xxxx-Xxxxxxxx

Chiffrage Total

Exercice 2019 Base CA 2017

1,00

Nombre d'ETP mutualisés

	Numéro de poste	Assiette et méthode de calcul	Contenu détaillé	Montant de base	Montant pondéré
Coût réels des ETP					Coût CA des agents en temps partiel
44 260	1	Rémunération brute + charges patronales figurant sur le bulletin de salaire au 31/12/N-1 (012)			44 055
		EPI / habillement
		Mutuelle + œuvres sociales ou collectives			205
Charges directes réelles de fonctionnement		Fournitures et achats indispensables au fonctionnnement propre du service: contrats de services, contrats de maintenance informatique…
6 273	2	Commande Publique			6 273
		Affaires juridiques
		Finances
		SI
		RH
Coûts de renouvellement des immobilisations		Matériels, mobiliers, véhicules d’intervention, outils informatiques métier dédiés, bâtiments techniques…
301	3	Bâtiments
		Matériel (Hors SI)
		Matériels SI			301
		Logiciels SI
		Total P3 hors frais financiers			301
		Frais financiers			1
Forfait communal des dépenses d'entretien des bâtiments	4	Dépenses d'entretien par mètre carré. (Pour info, 34 € par an par m2 par agent pour Xxxxxxxx Xxxxxxxxx).
000		Finances
		Commande Publique			403
		Affaires juridiques
		SI
		RH
Forfait charges de structure	5	Coûts des charges de structure et fonctions supports. Variable de 15 à 2 % des postes 1, 2 et 4 en fonction des services supports mis en commun.
7 131			14,00%	7 131	7 131

58 067 ACF

301 ACI

AC 58 368

ACF 58 067

ACI 301

Contrat d’engagement entre Bordeaux Métropole et la commune d’Artigues-près- Bordeaux

Entre

Bordeaux Métropole représentée par son Président dûment habilité par délibération n° du

……………., Monsieur Xxxxx Xxxxx ci-après dénommée "la Métropole",

d'une part,

Et

La commune d’Artigues-près-Bordeaux représentée par son Xxxxx, Madame Xxxx-Xxxx Xxxxxxx, dûment habilitée par délibération n°……………. du , ci-après dénommée "la commune",

d'autre part,

VU le schéma de mutualisation adopté le 29 mai 2015 ;

Considérant la volonté des structures contractantes de se doter de services communs afin de favoriser l'exercice de leurs missions, de rationaliser les moyens mis en œuvre pour leur accomplissement et d’être assurées de disposer d’une performance des services communs métropolitains au moins équivalente à celle de leurs services municipaux, il est proposé d’établir un

« contrat d’engagement » définissant un cadre général d’organisation des relations et de l’action,

entre la commune et Bordeaux Métropole.

Considérant la nécessité de traduire juridiquement et financièrement les conditions de création des services communs, et conformément aux obligations légales en la matière, il est proposé une convention de service commun intégrant l’impact de la mutualisation et les conditions de transferts de moyens afférents à la Métropole faisant l’objet d’un document à part.

Considérant les liens étroits pouvant exister entre les objectifs fixés aux services communs et les moyens pour les réaliser, les conventions de service commun et les contrats d’engagement sont élaborés conjointement.

Considérant l’équilibre à trouver entre la précision des engagements, expression des exigences réciproques, et la nécessaire souplesse du fonctionnement dans la période de mise en place des services communs,

Il est, dans ce cadre, convenu et arrêté ce qui suit :

Sommaire

ARTICLE 1 : OBJET 4

ARTICLE 2 : ENGAGEMENT DES PARTIES 4

Objectifs generaux du contrat 4

Engagements qualite 4

ARTICLE 3 : XXXXXX XXXXXXXXX 0

ARTICLE 4 : MODALITES DE SAISINE 5

Forme 5

Autorites hierarchique et fonctionnelle 6

Referents et interfaces 6

Procedures 7

Regulation et arbitrage 7

ARTICLE 5 : MODALITES DE SUIVI DU CONTRAT 7

ARTICLE 6 : REVISION DU NIVEAU DE SERVICE ET PRESTATIONS COMPLEMENTAIRES 8

ARTICLE 7 : DUREE DU CONTRAT 9

ANNEXES 10

ARTICLE 1 : OBJET

Le présent contrat fixe le cadre général d’organisation des relations entre la Métropole et la commune d’Artigues- près-Bordeaux et de leurs actions, pour les missions et activités qu’elles ont décidé de mutualiser, étant rappelé que la commune reste l’interlocuteur privilégié des usagers.

Il s’applique également aux missions de propreté, mobilier urbain et espaces verts sur voirie qu’elles ont décidé

de régulariser par transfert des personnels et moyens affectés.

Il constitue l’outil de gouvernance qui permet d’optimiser la collaboration entre les parties sur l’ensemble des champs mutualisés en établissant les procédures de travail et en déterminant une répartition des rôles que les deux parties prenantes s'engagent à respecter.

ARTICLE 2 : ENGAGEMENT DES PARTIES

Objectifs généraux du contrat

Le contrat d’engagement doit permettre aux parties d’atteindre les objectifs suivants :

• expliciter les liens entre autorités hiérarchiques et fonctionnelles qui régissent, d’une part la gestion des services communs au sein de Bordeaux Métropole et, d’autre part, les relations entre ces services communs et la commune et ses représentants ;

• accroître la réactivité des réponses à l’usager rendues par l’ensemble commune/Métropole ;

• rendre lisible le circuit des demandes et de leur traitement, pour chacun ;

• rechercher l’efficience, la performance, dans le cadre d’une obligation de résultat et de respect des moyens affectés ;

• donner un sens à la mutualisation et aux transferts de compétences, en définissant plus précisément les procédures de gestion de la relation à l’usager et en les rendant opposables au sein d’un document liant la commune et la Métropole.

Ce contrat recense les besoins de la commune et ses attentes spécifiques dont les parties conviennent et que la Métropole s'engage à prendre en compte, ainsi que les principes de pilotage, dans le cadre d’une démarche d’amélioration continue.

Dans la mesure où la qualité du service rendu par la Métropole dépend étroitement de la bonne

collaboration de la commune, celle-ci devra réciproquement répondre aux attentes formulées par la Métropole.

Engagements qualité

Des engagements qualité sont pris, par domaine et prestations, qui reposent sur un niveau de service arrêté d’un commun accord par les parties.

La commune s’engage dans ce cadre à justifier préalablement de son niveau de service constaté en 2014/2015 et, le cas échéant, à communiquer à la Métropole les référentiels qualité qu’elle applique.

Ces éléments figurent de manière synthétique sur chaque fiche thématique annexée au présent contrat, laquelle peut renvoyer à des documents plus complets transmis par la commune à la Métropole à l’occasion de la conclusion du présent contrat (rapports d’activité, tableaux de bord…).

Il appartient à la commune de justifier des moyens qu’elle consacrait à l’activité, et du résultat atteint. A défaut, les parties conviennent de mettre en place un suivi d’activités la première année du contrat afin de constituer un « niveau de référence ».

Ainsi, et pour chaque prestation, un responsable pourra être identifié, les engagements qualité écrits, et les dossiers ou projets prioritaires précisés (annexes).

ARTICLE 3 : CHAMPS CONCERNES

Les services communs ne pourront être saisis que pour les fonctions que la commune a décidé de mutualiser.

En l’occurrence est concerné le domaine suivant :

Fonction support

Commande publique

Une déclinaison est établie, domaine par domaine, des activités mutualisées, des interlocuteurs identifiés, des priorités et engagements de service réciproques, des indicateurs et valeurs cibles.

Cette déclinaison figure en annexe, par thématique.

ARTICLE 4 : MODALITES DE SAISINE

Il est nécessaire de préciser les dispositions générales relatives aux modalités de saisine par le Maire (et sous son autorité, ses adjoints ou ses services), des différents services communs placés sous l’autorité hiérarchique du Président de Bordeaux Métropole, du directeur général des services (DGS) de la Métropole et le cas échéant l’adjoint au directeur général des territoires en charge du pôle territorial concerné, étant rappelé que les utilisateurs de ces services peuvent être externes (usagers des services publics) ou internes (agents communaux).

Forme

Les demandes peuvent prendre, selon leur nature, toutes formes : courrier, note, courriel, mais aussi appel téléphonique ou demande orale directe.

Le lien dit de « proximité » qualifie plus particulièrement les relations entretenues par la commune avec ses habitants.

La commune reste l’interlocuteur privilégié des habitants, même si cela n’interdit pas à ces derniers de saisir directement les services métropolitains.

La commune et la Métropole ont pour objectif de développer un outil partagé permettant de centraliser les demandes et facilitant ainsi la saisine des services métropolitains et un retour d’information vers la commune, qui pourront ainsi adresser la réponse à l’usager sur leurs territoires.

Autorités hiérarchique et fonctionnelle

L’autorité hiérarchique

L’autorité hiérarchique, exercée au travers de ses responsables par la collectivité employeuse de l’agent, permet et garantit la prise de décision et la mise en œuvre des missions confiées. Le lien hiérarchique se traduit, au sein de l’organisation de travail, par l’existence d’une fonction d’encadrement clairement et personnellement identifiée, dont l’agent dépend. L’encadrant fixe les objectifs, attribue les moyens, priorise les tâches et en contrôle l’exécution. Il lui appartient d’évaluer et de noter l’agent.

Pour les agents transférés par la commune dans les services communs au titre de la mutualisation, l’autorité hiérarchique est exercée par le Président de Bordeaux Métropole ou par ceux à qui il a confié cette autorité, dans le cadre de l’organisation de la Métropole.

L’autorité fonctionnelle

L’autorité fonctionnelle caractérise le lien entre les responsables de la commune et les services communs pilotés par la Métropole. La mission étant exercée pour le compte de la commune, le service commun qui la remplit est placé sous l’autorité fonctionnelle du Maire et de ses représentants (élus et services). A ce titre, le service commun conseille, prépare et exécute les décisions du Maire.

Cette relation, sans confusion avec l’exercice de l’autorité hiérarchique, garantit la bonne articulation

Référents et interfaces

(expression du besoin, commande, échange d’information, suivi de la réalisation, évaluation du résultat…) entre le donneur d’ordre communal et le service qui agit pour son compte.

Pour ce faire, le Maire ou ses représentants s’adressent directement aux cadres dirigeants des services communs concernés, essentiellement en pôle territorial mais également, selon la nature des activités mutualisées, en direction centrale.

Par ailleurs, un lien fonctionnel, de nature différente, existe en interne aux services métropolitains. Il contribue à la valeur ajoutée apportée par la mutualisation car il repose sur le principe que les directions centrales exercent en premier lieu vers les pôles territoriaux une fonction d’appui, d’expertise et de ressources, que ces dernières ont vocation à mobiliser dans le cadre de leurs missions propres.

Ce lien fonctionnel s’inscrit par ailleurs dans un rôle d’animation des compétences métiers liées aux activités et missions communes. Il favorise l’analyse des pratiques professionnelles, le partage des connaissances, l’utilisation et la maîtrise des outils communs.

L’outil privilégié pour l’animation fonctionnelle est le réseau métier. Les réseaux métiers constituent des instances de dialogue fonctionnelles et non hiérarchiques. Ils facilitent les coopérations dans une organisation déconcentrée, en recherchant l’amélioration continue du service rendu.

L’adjoint au directeur général en charge du pôle territorial et le directeur général des services de la commune sont garants de la bonne mise en œuvre du contrat d’engagement. Afin de faciliter le pilotage du-dit contrat et les actions correctives qui s’avèreraient nécessaires, un responsable du suivi du contrat est désigné par chacune des parties. Pour la Métropole, il est positionné en pôle territorial. La fonction de responsable qualité est assurée au niveau de la direction générale des territoires.

Afin de faciliter la mise en œuvre des prestations au quotidien, des responsables thématiques sont identifiés côté Métropole. Leurs interlocuteurs côté commune sont précisés en annexes. Le rôle des responsables thématiques est de s’assurer de la qualification de la demande, de la mise en œuvre et de la circulation de l’information sur les actions réalisées.

Procédures

Les annexes thématiques (annexes) précisent les procédures applicables par domaine et par activité.

Régulation et arbitrage

En étant guidé par les principes de rapidité, de simplicité et d’efficacité, les processus de saisine doivent être clairs et les interlocuteurs identifiés sur la base de leur fonction.

Les saisines du service commun peuvent, selon les activités, être de trois natures :

Ordinaire

Il s’agit de la saisine de droit commun, qui s’inscrit dans un fonctionnement normal du service et à laquelle l’organisation de travail planifiée des services communs doit répondre.

En urgence

Il s’agit de la saisine qui, s’inscrivant dans une activité dont la mise en œuvre est confiée par la commune aux services communs, a pour origine un évènement ponctuel et non prévisible auquel il faut faire face avec une très grande réactivité. Elle impose aux responsables concernés des services communs une priorité et un délai d’intervention spécifiques.

Exceptionnelle

Il s’agit d’une saisine qui ne s’inscrit pas dans le cadre d’action prévu par le contrat d’engagement. Elle est exceptionnelle tant par le fait qu’elle est hors du champ contractuel que par son caractère ponctuel. Les modalités de la réponse et de sa prise en charge sont évaluées et déterminées par les responsables concernés de la commune et des services communs.

En cas de divergence de vue sur les éléments de programmation des opérations, tâches ou travaux confiés aux agents mutualisés, un arbitrage sera réalisé suivant la procédure suivante :

• Les autorités hiérarchiques (directeur général des services de la commune, directeurs généraux adjoints, adjoints au directeur général des territoires en charge des pôles territoriaux) sont chargées de trouver un compromis entre les besoins et les moyens des deux collectivités.

• Si nécessaire, les directeurs généraux seront amenés à trouver une solution.

• En dernier recours, le Maire et le Président sont sollicités.

En cas de divergence sur le fond, les instructions du Maire sont appliquées en dernière instance.

En cas de demande exceptionnelle non prévue au contrat, la commune prend contact avec l’adjoint au directeur général des territoires en charge du pôle territorial. Ce dernier pourra proposer à la commune d’adapter l’organisation usuelle des moyens pour disposer des moyens adaptés à cette demande.

Un état récapitulatif annuel sera dressé afin d'inventorier les demandes exceptionnelles et les litiges et de capitaliser les solutions arbitrées. Il sera présenté en Conférence territoriale.

ARTICLE 5 : MODALITES DE SUIVI DU CONTRAT

Une mesure de l’atteinte des objectifs prévus est nécessaire, sur la base d’un suivi et d’une évaluation prévoyant de possibles ajustements chaque année, en fonction de l’évolution de la répartition des services entre Métropole et commune, de l’écart constaté entre les objectifs et les résultats, et enfin de l’évolution des besoins.

La mise en œuvre opérationnelle du contrat est pilotée par le directeur général des services de la commune et l’adjoint au directeur général des territoires en charge du pôle territorial. Une réunion de lancement est organisée avec les parties prenantes pour partager les objectifs du contrat, les procédures de travail et s'accorder sur un plan d'actions visant à améliorer la collaboration entre les deux parties, ainsi que, le cas échéant, sur la détermination d’un plan de continuité.

Des rencontres mensuelles des responsables de suivi du contrat sont organisées la première année, elles sont a minima trimestrielles par la suite. Un tableau de bord permet de faire le point sur les interventions réalisées dans la commune (nature, délais…).

Au moins deux réunions annuelles, avec les Maires, sont organisées pour traiter, par thématique, les dossiers en cours, vérifier le respect des engagements mentionnés dans le contrat et mettre en place des actions correctives, si nécessaire. La Métropole fournit les données opérationnelles et financières liées au pilotage du contrat, et les données nécessaires pour assurer l’efficacité du suivi et permettre, postérieurement, une évaluation plus générale de l’organisation mise en place.

Une évaluation à la date anniversaire du contrat est programmée pour vérifier le respect des engagements pris par les cocontractants. Cette évaluation permet, sur la base des indicateurs contenus dans le contrat et des observations formulées par les parties, de mesurer le degré de prise en compte des besoins exprimés. Elle conduit, le cas échéant, à l'actualisation des objectifs, des engagements et du plan d'actions sur lesquels se sont accordées les deux parties.

L’évaluation annuelle est communiquée chaque année par la Métropole à la commune d’Artigues-près- Bordeaux au plus tard le 31 mars de l’année suivante, sous forme d’un rapport reprenant des données tant quantitatives que qualitatives, qui est présenté aux instances délibératives communales pour information.

ARTICLE 6 : REVISION DU NIVEAU DE SERVICE ET PRESTATIONS COMPLEMENTAIRES

Le Maire garde la souveraineté du niveau de service qu’il souhaite fixer sur sa commune pour ces services mutualisés. Les moyens des services communs seront alors ajustés en conséquence.

Une révision des niveaux de service assurés par la Métropole pour le compte de la commune peut être envisagée par les parties. Elle fait l’objet d’une négociation qui prend notamment en compte l’évolution des patrimoines gérés, le niveau de prestation souhaité par la commune, l’évaluation de l’impact sur les moyens affectés et la capacité de la Métropole à prendre en compte ces évolutions. Cette révision peut déboucher sur une révision de l’attribution de compensation de la commune.

Les adaptations limitées des niveaux de service sont arrêtées entre les parties dans le cadre de la démarche

d’amélioration continue et de dialogue de gestion, dans un objectif partagé d’efficience du service.

En cas de mise à disposition descendante de personnels métropolitains ou ascendante de personnels communaux, et de prestations complémentaires de services rendus par les services communs métropolitains, une compensation financière pourra être prévue.

La révision du niveau de prestation et les prestations complémentaires se concrétisent par un avenant portant sur les annexes.

ARTICLE 7 : DUREE DU CONTRAT

Le présent contrat est conclu pour la durée du mandat municipal, avec renouvellement tacite dans xxx xxx mois

qui suivent l’élection municipale.

Fait à Bordeaux, le , en deux exemplaires.

Pour la Métropole, Pour la commune,

Le Président, Le Maire,

Xxxxx Xxxxx Xxxx-Xxxx Xxxxxxx

ANNEXE

- Commande publique

Annexe contrat d’engagement : Commande publique

ANNEXE POUR LE DOMAINE COMMANDE PUBLIQUE ET ACHAT – CONTRAT D’ENGAGEMENT

COMMUNE D’ARTIGUES-PRES-BORDEAUX

DOMAINE : COMMANDE PUBLIQUE ET ACHAT

I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Commande publique et Achat

Les moyens consacrés par la commune au domaine Commande publique et achat sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.

II/ Missions et activités mutualisées

Activités communales, dont le CCAS, mutualisées

A- Passation ≥ à 25 000 euros (marchés et groupements / contrats complexes) *

Passation

Pré-contentieux de la passation

Instances décisionnelles

B- Exécution (l’exécution financière n’est pas mutualisée)

Accompagnement du service juridique de la ville dans l’analyse et le règlement des litiges

Exécution administrative (sauf rédaction des ordres de service et procès-verbaux divers qui

incombent aux services de la ville) et passation d’avenants

C- Achat

Gestion de la performance

Veille économique

*Les marchés en deçà de ce seuil sont gérés par la commune.

Annexe contrat d’engagement : Commande publique

III/ Modalités de mise en œuvre

III-a/ Les responsables en charge des activités du sous-domaine du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations et délais réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la commune, et le cas échéant les certifications obtenues par la commune :

- Echéancier des marchés en cours avec la date de fin

III-b/ Les modes de fonctionnement :

Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine Commande publique achat.

- Identification des référents (commune, service commun) :

Rôles et responsabilités pour le domaine Commande publique et achat
Responsable thématique pour le service commun	Directeur administratif et financier, pôle territorial rive droite
Responsable thématique pour la commune	Directeur finances et affaires Juridiques

Régulation et arbitrages pour le domaine Commande publique et achat
Saisine ordinaire	Service commun : Chefs de centres, pôle territorial rive droite Commune : Directeur finances et affaires juridiques
Saisine en urgence	Service commun : Chef de service commande publique, direction administrative et financière, pôle territorial rive droite Commune : Directeur finances et affaires juridiques
Saisine exceptionnelle	Service commun : Directeur administratif et financier, pôle territorial ou adjoint à la directrice générale des territoires Commune : Directrice générale des services

- Interfaces commune /service commun :

Bordeaux Métropole et la commune s’engagent à définir, à la mise en place des services communs, les interfaces décrivant les principaux points de contacts (points d’entrée et points de sortie) ainsi que les grandes étapes d’interaction entre la commune et le service commun métropolitain.

Annexe contrat d’engagement : Commande publique

IV/ Les engagements de service

IV-a/ Les engagements de service généraux et les priorités Les principales priorités / dossiers prioritaires du domaine :

- Maîtriser les dépenses

- Proposer des opportunités de globalisation raisonnée

- Garantir la sécurisation et l’efficacité de la commande publique

- Définir la planification en lien avec les services de la commune

Les engagements de service réciproques poursuivis grâce à la mutualisation du domaine sont :

Pour la passation des marchés :

- Respecter les délais de procédure en fonction des planifications établies avec la commune

- Apporter conseil et expertise et partager la jurisprudence

- Analyser les besoins exprimés afin de proposer la meilleure procédure marché possible (regroupement, notion de « juste besoin », prise en compte des enjeux politiques des achats de la commune)

Pour l’exécution des marchés :

- Respecter les délais de traitement (sous réserve de la définition préalable des circuits de signature)

Ces engagements de service réciproques s’entendent sous réserve :

- de la planification à faire avec la commune

- d’une interface/partage entre les outils de planification

- d’une cartographie préalable des procédures actuelles des communes

IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles

Des éléments de volumétrie seront à identifier pour disposer d’une référence de volume d’activités transférées. Si le volume de dossiers traités par an augmente en année N, cette variation sera à prendre compte dans l’analyse de l’atteinte des niveaux d’engagement.

Annexe contrat d’engagement : Commande publique

Volume de marchés /Délégations de service public (DSP) au vu des informations communiquées par la commune

	2015	2016	2017	Observations
Nombre de marchés (Lots)	19	11	13
Nombre de consultation	9	4	9
Forme	1 DSP	5 AO	1 DSP	1 DSP
	10 appels d’offres (AO)	6 MAPA	1 AO 7 MAPA	« crèche » Fin : août 2022
	8 Marchés à procédure adaptée (MAPA)

Annexe contrat d’engagement : Commande publique

Engagements de service du sous-domaine Commande publique et Achat	Indicateurs (Définition/Mode de calcul de l’indicateur)	Périodicité de suivi	Source de suivi*	Niveau de service constaté (et volumétrie correspondante)	Conditions de réalisation de l’engagement (pré-requis)
	Indicateur 1 : Ecart entre avec la date de notification prévue et la date de notification effective du marché.	Mensuelle	Outil existant à la Métropole	Année de référence 2018	Planification négociée et partagée
Engagement : instruction des marchés groupements et contrats complexes.
	Respecter les délais de procédure en fonction des planifications établies avec les mairies	Indicateur 2 : Répartition des consultations par types de procédures	Annuel	Outil existant à la Métropole	Année de référence 2018
	Indicateur 3 : Nombre de pré contentieux et contentieux	Annuel	Outil existant à la Métropole	Année de référence 2018.

*Sources : la commune justifie ici de la valeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manuel, enquête de satisfaction, certification…). Cf article 2 du contrat

d’engagement.

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Annexe contrat d’engagement : Commande publique

V/ Interfaces commune et service commun

Projet d’annexe au contrat d’engagement « COMMANDE PUBLIQUE VILLE d’ARTIGUES »

POINT D’ENTREE DES DEMANDES DE LA COMMUNE :

Quoi	Qui	Comment	Quand
COMMANDE PUBLIQUE
Recensement des besoins annuels	Les services gestionnaires de la ville	A discrétion de la commune	En N-1. Le plus en amont possible (préparation budgétaire)
Rédaction d’un projet d’échéancier	Les services gestionnaires de la ville et le centre SSCP	Rédaction conjointe entre la ville et le centre SSCP (Sécurisation et Suivi de la Commande Publique) sur la base des besoins recensés pour la ville d’un projet d’échéancier validé par le DGS sur la base d’un document fourni par le centre SSCP (échéancier accompagné de fiches navettes).	En N-1. Le plus en amont possible (préparation budgétaire)
Rédaction des fiches navettes (une pour chaque marché identifié).	Les services gestionnaires de la ville	Accompagnement des services gestionnaires de la ville par le Centre SSCP en amont des procédures (ex : computation des seuils, travail sur l’échéancier etc.) sous réserve de la transmission des informations nécessaires par la ville (fiches navettes complétées)	En N-1. Le plus en amont possible. En tous les cas, avant chaque lancement de marché.
Identification des marchés susceptibles d’intégrer des clauses sociales et suivi des	La ville	Volonté politique de la ville de procéder à l’identification et au suivi des clauses sociales. Les modalités de mise en œuvre restent à déterminer par la ville.

PRINCIPALES ETAPES d’INTERACTIONS /INTERFACE COMMUNE/SERVICE COMMUN

Annexe contrat d’engagement : Commande publique

clauses sociales
Suivi de la computation des seuils et exécution financière	La ville	Le suivi de de la computation des seuils et de l’exécution financière sont sous l’entière responsabilité de la ville, celle-ci n’ayant pas mutualisé le domaine finances.
Suivi des consultations de marchés	Service Commande Publique - Chef du centre Commande Publique (centre CP)	Envoi des documents techniques par la ville par mail via l’adresse générique commandepublique.ptrd@bordeaux- xxxxxxxxx.xx Désignation d’un référent par le centre CP qui est communiqué à la ville.	Selon les dates prévues dans l’échéancier
Suivi de l’exécution administrative des marchés (avenants, sous-traitance, lettres de non reconduction, lettres de résiliation etc.)	Service Commande Publique - Chef du centre SSCP	Examen technique par les services de la ville (sous-traitance, avenants, etc …). Saisie du pôle par la ville via le mail du service commande publique commandepublique.ptrd@bordeaux- xxxxxxxxx.xx	Au fur et à mesure des besoins
Suivi financier dont révisions de prix	La ville	La ville n’a pas mutualisé le domaine Finances.
Demandes ponctuelles	Chef du Service Commande publique	Saisine du pôle par la ville par mails, notes, téléphone.	Au fil de l’eau

Quoi	Qui	Comment	Quand
COMMANDE PUBLIQUE

Annexe contrat d’engagement : Commande publique

SUIVI DES CONSULTATIONS
Rédaction du CCTP, des documents concernant les prix et de toutes les pièces techniques	Services gestionnaires de la ville	Les services gestionnaires de la commune les envoient par mail au pôle. Ex : Cahier des Clauses techniques particulières, Bordereau des prix unitaires, Décomposition globale et forfaitaires des prix, détail quantitatif et estimatif, etc...).	Sur la base des dates fixées dans l’échéancier Ajustement des dates en fonction de la vie de la consultation
Rédaction des dossiers de consultation, envoi des publicités, mise en ligne sur le profil d’acheteur, échanges avec les candidats	Service commande publique - chef du centre CP	Organisation d’une réunion pour finalisation du dossier le cas échéant en pôle ou en commune. Il est à noter que le profil acheteur sera celui de Bordeaux Métropole.	Sur la base des dates fixées dans l’échéancier Ajustement des dates en fonction de la vie de la consultation
Validation des DCE et des courriers	La ville	Le pôle l’envoie par mail à la ville.
Réponses aux questions des candidats, demandes de précisions, lettres de négociation	La ville et le service commande publique	Le contenu technique est rédigé par les services de la ville. Le courrier est finalisé, imprimé et envoyé par le pôle.
Rapports d’analyse des offres	La ville	A rédiger, valider et signer par les services de la ville. Mise en forme administrative et envoi par le Centre commande publique après un contrôle de cohérence.

Annexe contrat d’engagement : Commande publique

Pour les consultations devant faire intervenir la CAO	La ville et le service commande publique	Secrétariat de la CAO par le centre CP en lien avec la ville. Les modalités de convocation restent à déterminer par la ville.
Signature des marchés, lettres de notification, lettres de rejet, etc.	Le Maire	Transmission des documents rédigés par le service Commande Publique - centre CP à la ville pour signature du maire.	Au fil de l’eau
Dépôt au contrôle de légalité	Service Commande Publique - centre CP
Saisie des marchés dans le logiciel financier	Service Finances de la collectivité
Echanges avec les candidats évincés	Service Commande Publique - centre CP	Sur la base des éléments techniques fournis par les services de la ville.
Demande CADA	La ville	Relève du domaine juridique non mutualisé.
Réponse aux pré- contentieux	Le service Commande Publique - centre SCCP	Réponse du pôle sur la base des éléments techniques fournis par les services de la ville.
Contentieux	La ville	La ville n’ayant pas mutualisé le domaine juridique, le centre commande publique accompagne la ville, le cas échéant, dans l’analyse des éléments techniques.

Annexe contrat d’engagement : Commande publique

POINT DE SORTIE / RESTITUTION A LA COMMUNE

Quoi	Qui	Comment	Quand
COMMANDE PUBLIQUE
Décisions sur les marchés - article L2122-23 du CGCT	La ville		Au vu des éléments communiqués par le centre CP.	Au fil de l’eau
Publication des données essentielles des marchés et avenants	Centre commande publique		Centre CP via le profil d’acheteur.
Archivage des consultations Archivage des marchés	Service Commande Publique et Juridique. Centre CP en lien avec le référent archiviste de la collectivité.		Restitution physique des dossiers durant la durée d’utilité administrative (DUA) : moment à déterminer en lien avec la ville.	Périodicité à définir
Rédaction des projets de délibération sur l’éventuelle adhésion à des groupements de commande	Service Commande Publique et Juridique- Centre CP		Sur proposition de Bordeaux Métropole à la ville.	Au fil de l’eau

Avenant n°3 à la Convention Cadre pour la Création de services communs entre Bordeaux Métropole et la commune de Blanquefort

Cycle 4

Entre

Bordeaux Métropole représentée par son Président Monsieur Xxxxx Xxxxx, dûment habilité par délibération n° 2018 du 30 novembre 2018,

d’une part,

Et

La commune Blanquefort représentée par son Xxxxx, Madame Xxxxxxxxx Xxxxxxxx, dûment habilitée par délibération n° en date du 26 novembre 2018, ci-après dénommée « la

commune»,

d’autre part,

Vu le Code général des collectivités territoriales (CGCT) et notamment son article L5211-4-2 et L5211-4-3,

Vu le Code du patrimoine,

Vu la loi n°2014-58 du 27 janvier 2014 dite de Modernisation de l’action publique territoriale et d’affirmation des métropoles,

Vu la délibération n°2015/0227 du 29 mai 2015 par laquelle Bordeaux Métropole a adopté le schéma de mutualisation métropolitain,

Vu les délibérations n°2015/0253 et n°2015/0533 des 29 mai et 25 septembre 2015 par lesquelles Bordeaux Métropole a adopté les mécanismes de financement de la mutualisation,

Vu la délibération n°2015-772 du 18 décembre 2015 par laquelle Bordeaux Métropole a adopté les conditions de mise à disposition des matériels et bâtiments nécessaires aux activités mutualisées,

Vu la délibération n°2016/0062 du 12 février 2016 par laquelle Bordeaux Métropole a adopté la révision des attributions de compensation 2016 des communes membres,

Vu la délibération n°2016/602 du 21 octobre 2016, portant mutualisation – régularisation compétence propreté – communes du cycle 1- Ajustement des attributions de compensation de l’exercice 2016 et suivants,

Vu la délibération n°2017-25 du 27 janvier 2017, relative à la mise en place des attributions de compensation en section d’investissement,

Vu la délibération n°2017-678 du 24 novembre 2017 relative au rattachement et aux modalités de financement du service commun des archives,

Vu la convention cadre pour la création de services communs entre Bordeaux Métropole et la commune de Blanquefort signée en date du 14 décembre 2015,

Vu l’avenant n°1 à la convention cadre pour la création de services communs entre Bordeaux Métropole et la commune de Blanquefort signé en date du 9 décembre 2016,

Vu l’avenant n°2 concernant les révisions de niveau de service 2016-2017 entre Bordeaux Métropole et la commune de Blanquefort signé en date du 30 janvier 2018,

Vu l’avis du Comité technique de Bordeaux Métropole en date du 18 octobre 2018,

Vu l’avis du Comité technique de la commune de Blanquefort en date du 8 octobre 2018,

Considérant la volonté des parties d’élargir dans le cadre du cycle 4 le périmètre des missions mutualisées afin de rationaliser les moyens mis en œuvre pour leur accomplissement,

Il est convenu et arrêté ce qui suit dans le présent avenant :

ARTICLE 1 : OBJET

Le présent avenant a pour objet d’élargir le périmètre des missions mutualisées, acté entre les deux parties, lors des précédents cycles de mutualisation.

Il précise le nouveau domaine mutualisé dans le cadre du cycle 4 et décrit les effets de cette évolution sur l’organisation et les conditions de travail des agents des services communs conformément à l’article L5211-4-2 du CGCT.

Il fixe les modalités de mise en œuvre des services communs, les moyens humains et matériels nécessaires à l’activité du service et traite les aspects financiers liés au cycle 4.

ARTICLE 2 : Modification de l’ARTICLE 2 « LISTE DES DOMAINES MUTUALISES »

Par le présent avenant, outre les domaines et activités d’ores et déjà mutualisés par Bordeaux Métropole et la commune de Blanquefort lors des cycles précédents, les parties décident de mutualiser le nouveau domaine suivant :

- Archives

Le service commun réalise l’ensemble des missions et activités telles que décrites dans la fiche annexe de l’avenant n°3 du contrat d’engagement avec la commune de Blanquefort.

ARTICLE 3 : Modification de l’ARTICLE 3 « EFFECTIFS MUTUALISES PAR DOMAINE »

Par le présent avenant, outre les agents déjà mutualisés dans le cadre des cycles 1 et 2, il est décidé, après recueil des avis des instances consultatives, la mutualisation des effectifs de la commune de Blanquefort tel que détaillé ci-dessous :

Domaine concerné par le cycle 4	NOMBRE TOTAL D’Equivalents Temps Plein mutualisés*	ETP compensés sans agent transférés	Renfort
Archives	1.00
Total	1.00
Total général	1.00

ARTICLE 4 : Modification de l’ARTICLE 4 « CONDITION D’EMPLOI DES AGENTS DES SERVICES COMMUNS »

En application de l’article L5211-4-2 du CGCT, une nouvelle fiche d’impact présente les effets sur l’organisation et les conditions de travail, la rémunération et les avantages acquis pour les agents mutualisés dans le cadre du cycle 4. Cette nouvelle fiche d’impact relative au cycle 4 vient s’adjoindre à la fiche d’impact des cycles 1 et 2.

Cette fiche est présentée en Annexe 1 du présent avenant.

ARTICLE 5 : Modification de l’ARTICLE 8 « MODALITES DE FINANCEMENT »

Compte tenu de la spécificité inhérente au service commun des archives, les modalités de financement des services communs, définies dans les délibérations du conseil métropolitain n°2015/0253 et n°2015/0533 des 29 mai 2015 et 25 septembre 2015, doivent être adaptées selon les termes de la délibération n° 2017/0506 du 26 septembre 2017.

De ce fait, l’article 8 est complété comme suit :

La participation annuelle de la commune au fonctionnement du service commun intervient au travers de l’attribution de compensation, par application d’un forfait au mètre linéaire tel que :

• Le forfait de fonctionnement couvre les frais de personnel, les frais généraux, et les charges d’entretien des espaces de stockage mis à disposition de la commune adhérente. Ce forfait est déterminé lors de l’adhésion de la commune au service commun.

• La commune peut se positionner en faveur d’une valorisation culturelle de son fonds d’archivage ; ce choix facultatif se traduit par un complément financier au forfait de fonctionnement précité.

• Si le tarif appliqué à chaque mètre linéaire est figé dans le temps, il s’applique au nombre total de mètres linéaires d’archives définitives réellement constaté au 1er décembre de l’année n-1.

• Un forfait de charge de structure, défini en application de la délibération n°2015/0533 du 25 septembre 2015 relative aux mécanismes de financement de la mutualisation, est appliqué au coût de fonctionnement ainsi calculé.

La participation annuelle de la commune aux investissements du service commun intervient au travers de l’attribution de compensation imputée en section d’investissement, par application d’un forfait au mètre linéaire tel que :

• L'obligation légale de dimensionner les espaces de conservation à 20 ans nécessitant d'anticiper les investissements nécessaires aux besoins du service commun, le portage desdits investissements sera assuré par Bordeaux Métropole.

• La participation de la commune aux investissements impactée dans son attribution de compensation correspondra au coût d'investissement annualisé sur 30 ans et au prorata des mètres linéaires effectivement versés par la commune dans le bâtiment.

Le montant prévisionnel de la compensation financière de la commune au titre des archives pour l’exercice 2019 est évalué en annexe 5 au présent avenant.

Le montant définitif de la compensation financière sera arrêté par délibération début 2019 à la majorité qualifiée des communes membres et à la majorité simple du Conseil de Métropole dans le cadre de la révision des attributions de compensations, conformément aux dispositions de l’article 1609 nonies C du Code général des impôts.

ARTICLE 6 : Modification de l’article 12 « DISPOSITIF DE REVISION »

Le service commun des archives a son propre dispositif de révision. De ce fait l’article 12 est complété comme suit :

Une révision des niveaux de service assurés par Bordeaux Métropole pour le compte de la commune de Blanquefort est opérée automatiquement, en fonction de l’évolution constatée annuellement des mètres linéaires d’archives versées. Cette révision se traduira par une actualisation de l’attribution de compensation de la commune.

ARTICLE 7 : DISPOSITIONS PARTICULIERES

Les fonds d’archives définitives de la commune de Blanquefort sont confiés au service commun porté par Bordeaux Métropole à partir du 1er janvier 2019 qui en assure, sous l’autorité hiérarchique du Président de Bordeaux Métropole et sous l’autorité fonctionnelle du Maire de la commune, la conservation, le tri, le classement, l’inventaire et la communication. La commune conserve la pleine et entière propriété de ses fonds d’archives.

Dans l’année suivant l’intégration de la commune au service commun, le directeur du service commun dresse le procès-verbal de récolement topographique des fonds d’archives qui tient lieu de prise en charge. Ce document, contresigné par le Maire de la commune, sera transmis au préfet.

ARTICLE 8 : JURIDICTION COMPETENTE EN CAS DE LITIGE

Tous les litiges concernant l’application de la présente convention relèvent de la compétence du tribunal administratif de Bordeaux, dans le respect des délais de recours après que les parties ont recherché un accord amiable.

ARTICLE 9 : DATE D’ENTREE EN VIGUEUR

Le présent avenant entre en vigueur le 1er janvier 2019.

Fait à Blanquefort, le en trois exemplaires.

Pour Bordeaux Métropole, Le Président,
Xxxxx Xxxxx Pour la commune de Blanquefort, Le Maire,
Xxxxxxxxx Xxxxxxxx

ANNEXE 1 : FICHE D’IMPACT RH

AVENANT N°3 A LA CONVENTION CADRE POUR LA CREATION DE SERVICES COMMUNS ENTRE BORDEAUX METROPOLE ET LA COMMUNE DE BLANQUEFORT

Conformément à l’article L 5211-4-2 du Code général des collectivités territoriales (CGCT),

« une fiche d’impact décrit notamment les effets sur l’organisation et les conditions de travail, la rémunération et les droits acquis des agents. La fiche d’impact est annexée à la convention. Les accords conclus sont annexés à la convention. La convention et ses annexes sont soumises à l’avis du ou des comités techniques compétents... ».

SOMMAIRE

1. Effectifs

- Périmètre : domaines tels qu’ils apparaissent dans le schéma de mutualisation

- Direction d’affectation des agents

- Effectifs mutualisés : fonctionnaires et non titulaires

- Effectifs concernés à la fois par la mutualisation et par la clarification de compétences

2. Effets sur l’organisation :

- Lieu de travail et résidence administrative

- Missions et activités

- Organisation hiérarchique (rattachement cible, service d’affectation, méthode d’évaluation)

1. Effectifs

1.1 Agents rejoignant les services communs au titre de la mutualisation (1 agent)

Agent (agent identifié par un numéro)	Direction d’origine	Catégorie : A B ou X	Xxxxxx (titulaire ou non titulaire)	Direction d’affectation
1	Direction de la communication	B	Titulaire	Direction des archives Direction générale ressources humaines et administration générale

1.2 Les agents en disponibilité

Aucun agent en disponibilité

2 Effets sur l’organisation

2-1 Lieu de travail et résidence administrative

La résidence administrative des agents des services communs est fixée à l’Hôtel de Métropole, Esplanade Xxxxxxx xx Xxxxxx.

Pour la réalisation des missions, les agents des services communs de la commune de Blanquefort pourront être amenés à intervenir sur l’ensemble des sites de Bordeaux Métropole selon leur direction d ‘affectation.

A la mise en place des services communs la localisation des directions d’affectation est la suivante :

DG ou Pôle Territorial	Direction d’affectation	Localisation	Nombre d’agents
Direction générale ressources humaines et administration générale	Direction des archives	Archives Bordeaux Métropole Xxxxxx xxx Xxxxxxxx 00000 XXXXXXXX	1

2.2 Temps de travail

L’agent qui rejoint les services communs adopte le régime de temps de travail de Bordeaux Métropole.

	METROPOLE	BLANQUEFORT
Temps de travail annuel	1 607 h	1607 h
Durée journalière moyenne	7h15 (incluant la journée de solidarité)	7h
Volume des congés	31,5 j hors jours de fractionnement	30j + 2j de fractionnement
Dispositif d'horaires variables avec acquisition de jours de RTT (Réduction de temps de travail)	Dans la limite de 19 j/an	0
Modèle horaire journalier général	Plages de présence obligatoire : 9h30/11h30 et 14h/16h (15h30 le vendredi) Plages variables : 7h30/9h30 et 16h (15h30 le vendredi) à 18h30 pour cat C et 19h30 pour cat A/B	8h30 – 18h avec pause méridienne
Forfait cadre	Dans la limite de 19 j/an pour les directeurs généraux, directeurs, directeurs adjoints, directeurs de mission et chefs de service	ARTT forfaitaire 12j-1j pour solidarité (chef de service)
Aménagement particulier de temps de travail	Temps de travail aménagé 4,5j/5j (sauf agents éligibles au forfait cadre) OU 9j/10j ;	4 ou 4,5j possible
Modalités d'exercice du temps partiel	Par réduction de la durée de la journée, ou sur une durée hebdomadaire ou par quinzaine	En jour cycle sur cycle hebdomadaire
Monétisation du Compte épargne temps (CET)	Non	Non

2.3 Moyens matériels pour exercer l’activité

L’agent du service commun dispose des moyens matériels habituels pour exercer sa mission.

2.4 Organisation hiérarchique

Selon le type de mission réalisée, les agents des services communs sont placés sous l’autorité hiérarchique du président de Bordeaux métropole et sous l’autorité fonctionnelle du président de Bordeaux métropole et/ou du Maire conformément au CGCT article L 5211-4-2.

Les agents provenant de la ville sont rattachés hiérarchiquement au directeur / directrice de leur direction d’accueil, qui définit et organise leurs missions et activités. L’évaluation annuelle est assurée par le supérieur direct de l’agent.

1. Rémunération et avantages acquis

3.1 Rémunération

L’agent transféré conserve, s’il y a intérêt le bénéfice du régime indemnitaire qui lui était applicable ainsi que les avantages collectivement acquis suivant les dispositions de l’article 111 de la loi 84-53 du 26 janvier 1984. Le montant du régime indemnitaire s’apprécie tous éléments confondus qu’ils soient liés au grade de l’agent, aux fonctions occupées, aux sujétions ou aux résultats tels que constatés dans la commune au 31 décembre 2018 et comparé aux montants servis à la Métropole.

Ainsi, l’agent optera :

- soit pour le maintien de son niveau d’origine de régime indemnitaire et de l’ensemble des avantages acquis relevant de la commune d’origine (détaillés au point 3.3) : option 1,

- soit pour la bascule vers le dispositif métropolitain, en ce qui concerne à la fois le régime indemnitaire et l’ensemble des avantages acquis (détaillés au point 3.3) : option 2.

Régime indemnitaire des rédacteurs territoriaux :

Cat.	Cadre d'emplois	Grade	Codificatio n technique	METROPOLE	BLANQUEFORT
B	Rédacteur	Responsable de service / de mission	R1	815	200 € + maintien RI antérieur au RIFSEEP plus favorable soit 230,99 € de RI mensuel
		Responsable de centre	R2	735
		Responsable d’unité	R3	675
		Collaborateur	R4	565

Nouvelle bonification indiciaire (NBI) :

Catégorie de personnel	METROPOLE	BLANQUEFORT
A	Attribution selon les fonctions exercées au regard des sujétions définies par le décret	Attribution selon les fonctions exercées au regard des sujétions définies par le décret
B
C

3.2 Déroulement de carrière (règles d’avancement, ratios, CAP)

Les agents transférés relèveront du dispositif de déroulement de carrière de Bordeaux Métropole.

	METROPOLE	BLANQUEFORT
Dates d'avancement	Pour les échelons : à la date à laquelle les conditions sont réunies pour un avancement au cadencement unique Pour les avancements de grades : à la date de la Commission administrative et paritaire (CAP) ou après si les conditions statutaires ne sont pas remplies à la date de la CAP Pour la promotion interne : suite à mobilité, à la prise de poste correspondant au nouveau cadre d'emplois	Pour les avancements de grade : après retour CAP, au 1er octobre de l’année Pour la promotion interne : après retour CAP, au 1er octobre de l’année
Ratios d'avancement de grades	Fixés par délibération, de façon spécifique pour chaque grade et selon qu'il s'agit d'un avancement au choix ou suite à réussite à l'examen professionnel	Ratio 100% fixé par délibération
Promotion interne (PI)	Le nombre de droits à PI au titre d'une année donnée est déterminé en croisant les droits statutaires découlant des recrutements intervenus et les postes vacants ou susceptibles de l'être (départs programmés) à un horizon de 6 mois. Sont ensuite déduits le nombre d'agents restant sur liste d'aptitudes issues des précédentes CAP et non encore nommés.	Quotas de Promotion interne fixés par le CDG

3.3 Avantages acquis et prévoyance santé

Aux termes de l’article 111 de la loi du 26 janvier 1984, peuvent être considérés comme avantages acquis : « Les avantages collectivement acquis ayant le caractère de complément de rémunération que les collectivités locales ont mis en place avant l'entrée en vigueur de la présente loi », c'est-à-dire avant 1984, et qu’elles ont depuis lors maintenus au profit de l'ensemble de leurs agents.

Sous réserve de la production, par la commune, des éléments permettant d’établir le caractère d’avantages acquis au titre de l’article 111 précité, les compléments de rémunération pourront être maintenus aux agents manifestant le souhait de se les voir conserver, dans les conditions prévues au point 3.1. Dans la négative, les ex-agents communaux relèveront des avantages acquis de Bordeaux Métropole.

En tout état de cause, quelle que soit l’option choisie par l’agent (maintien de son niveau de régime indemnitaire antérieur et de ses avantages acquis ou bascule vers le dispositif métropolitain), la garantie maintien de traitement sera applicable à l’ensemble des agents transférés à Bordeaux Métropole. Dans l’hypothèse d’un contrat groupe conclu par la commune prévoyant une garantie maintien de salaire allant au-delà du seul traitement de base (ex : maintien du régime indemnitaire), Bordeaux Métropole se substituera à la commune pour l’exécution de ce contrat dans des conditions inchangées, jusqu’à son échéance.

En termes de protection sociale complémentaire visant à couvrir les frais de santé, les agents transférés bénéficieront de la convention de participation conclue par Bordeaux Métropole avec l’IPSEC (Institut de prévoyance des salariés des entreprises du groupe caisse des dépôts) dans les mêmes conditions que les effectifs métropolitains au 1/1/2018, en ce qui concerne tant les niveaux de couverture que les tarifs de cotisation ou encore la participation financière de l’employeur au règlement de cette cotisation.

Les agents transférés conservent également, s'ils y ont intérêt, le bénéfice des participations qui leur étaient applicables dans leur commune d’origine au titre d'un label prévu à l’article 88-2 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984.

Typologie	METROPOLE	BLANQUEFORT
Primes exceptionnelles	Prime semestrielle de 425,34 € soit 70,89 €/mois, versée en mai et novembre et proratisée pour les agents à temps partiel Prime de transport de 19,44 €/mois (à l'exclusion des agents déjà bénéficiaires par ailleurs d'une autorisation de remisage à domicile d'un véhicule de service, d'un véhicule de fonction)	Prime annuelle de 1 020 euros soit 85 euros/mois (versée en novembre et proratisée en fonction de la date d’arrivée dans la collectivité et en fonction de la quotité de temps de travail) CIA déterminé par délibération avec la mise en place du RIFSEEP.
Garantie maintien de salaire en cas de maladie	Oui : la métropole verse l'exacte compensation financière de la perte de traitement indiciaire et régime indemnitaire liée à la réglementation sur le congé maladie. Le régime indemnitaire n'est abattu de 50 % qu'à compter de 90 jours d'arrêt consécutifs. Il n'est dans ce cas de figure pas compensé.	Non : la commune a toutefois conclu une convention de participation pour prévoyance, avec participation de l’employeur à hauteur de 5 à 8 euros selon le revenu (traitement de base + NBI + régime indemnitaire) : 8 euros bruts pour un revenu inférieur à 1 600 euros bruts / 7 euros bruts pour un revenu entre1 000 xx 0 000 xxxxx xxxxx / / 0 euros bruts pour un revenu entre1 900 et 2 500 euros bruts / 5 euros bruts pour un revenu supérieur à 2 500 euros bruts.
Prime de départ en retraite	Oui : équivalent 2 mois de pensions, versée au mois du départ.	Oui : forfait de 600 euros
Autres avantages divers	Indemnité compensatrice de repas de 3,30 euros par jour travaillé pour les agents n'ayant pas accès à une offre de restauration collective dont le coût est pour partie pris en charge par l'employeur.	Non

ANNEXE 5 : ESTIMATION DE LA COMPENSATION FINANCIERE

A L’AVENANT N°3 A LA CONVENTION CADRE POUR LA CREATION DE SERVICES COMMUNS ENTRE BORDEAUX METROPOLE ET LA COMMUNE DE BLANQUEFORT

Estimation pour l’année 2019 en application des dispositions exposées à l’article 3 du présent avenant.

Estimation de la compensation financière	Commune	Blanquefort
pour l'année 2019
	Mètres linéaires*	150
Forfait Fonctionnement	101,1 € / mLin. / an	15 165 €
dont frais généraux et personnel	89,8 € / mLin. / an	13 470 €
dont entretien courant des espaces de stockage	11,3 € / mLin. / an	1 695 €
Charges de structure	3%	455 €
Forfait charges de structure
OPTION culturelle	-	NON
Option culturelle	6,2 € / mLin. / an	/
Coût facturé sur l'AC Fonctionnement		15 620 €
Coût d'investissement annualisé (s/30 ans)		- €
Mètres linéaires occupés		- €
Coût facturé sur l'AC d'investissement
Participation 2019 au service commun		15 620 €

*L’estimation du mètre linéaire a été réalisée sur la base de l’intégralité du fond versé durant l’année 2019.

Avenant n°3

Contrat d’engagement entre Bordeaux Métropole et la commune de Blanquefort

Cycle 4 – mutualisation des archives

Entre

Bordeaux Métropole représentée par son Président, Monsieur Xxxxx Xxxxx, dûment habilité par délibération n° 2018 en date du 30 novembre 2018,

d'une part,

Et

La commune de Blanquefort représentée par son Xxxxx, Xxxxxxxxx Xxxxxxxx, dûment habilitée par délibération n° du 26 novembre 2018,

d'autre part,

VU le contrat d’engagement signé en date du 15février 2016 par Monsieur Xxxxx Xxxxx, Président de Bordeaux Métropole et Madame Xxxxxxxxx Xxxxxxxx, Maire de Blanquefort,

VU l’avenant n°1 au contrat d’engagement signé en date du 8 juin 2017 par Monsieur Xxxxx Xxxxx, Président de Bordeaux Métropole et Madame Xxxxxxxxx Xxxxxxxx, Maire de Blanquefort,

VU l’avenant n°2 au contrat d’engagement signé en date du 22 août 2018 par Monsieur Xxxxx Xxxxx, Président de Bordeaux Métropole et Madame Xxxxxxxxx Xxxxxxxx, Maire de Blanquefort,

Considérant la volonté des parties d’élargir dans le cadre du cycle 4 le périmètre des missions mutualisées afin de rationaliser les moyens mis en œuvre pour leur accomplissement,

Il est convenu et arrêté ce qui suit dans le présent avenant :

ARTICLE 1 : OBJET

L’objet du présent avenant est de compléter le contrat d’engagement passé entre la commune de Blanquefort et Bordeaux Métropole, des engagements liés aux nouvelles missions mutualisées dans le cadre du cycle 4.

ARTICLE 2 : CHAMP CONCERNE

Le présent avenant vise le domaine mutualisé des archives.

Une déclinaison des niveaux de service à atteindre, des procédures de gestion, des modes opérationnels, etc., est établie et figure en annexe 1.

ARTICLE 3 :

Les autres articles et annexes au contrat d’engagement et ses avenants restent inchangés.

ARTICLE 4 :

Cet avenant entre en vigueur au 1er janvier 2019.

Fait à Bordeaux, le , en deux exemplaires.

Pour la Métropole, Pour la commune,

Le Président, Le Maire,

Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx

ANNEXE 1 POUR LE DOMAINE ARCHIVES – CONTRAT D’ENGAGEMENT

COMMUNE DE BLANQUEFORT

DOMAINE : Archives

I/ Moyens consacrés par la collectivité au domaine

Les moyens consacrés par la collectivité au domaine Archives sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la Commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.

II/ Missions et activités mutualisées dans le domaine Archives

Activités mutualisées par la Commune de Blanquefort et son CCAS

Appui méthodologique et organisationnel à la gouvernance du patrimoine documentaire

Accompagnement et supervision méthodologique des services pour la gestion de leurs archives courantes et intermédiaires sur support papier (pré-archivage, définition et mise en œuvre des règles de gestion) et leurs documents d’activité dématérialisés

Animation d’un réseau officiel constitué de référents archives désignés par les services producteurs (information, formation)

Rédaction et mise à jour de plans de classement et/ou tableaux de gestion en collaboration avec les services producteurs

Accompagnement des services pour les éliminations réglementaires d’archives publiques (gestion des relations avec le Contrôle Scientifique et Technique)

Accompagnement des services pour la préparation des versements d’archives publiques

Conception et mise en œuvre d'un système de gestion documentaire dématérialisée (en lien avec les services informatiques et juridiques)

Enrichissement des fonds d’archives définitives

Entrées par voie ordinaire des archives publiques définitives (versement)

Entrées à titre gratuit d’archives privées (don, dépôt, legs, dation)

Acquisition à titre onéreux d’archives privées (régie d’avance)

Traitement matériel des archives définitives

Récolement topographique informatisé tenu à jour et gestion des dépôts

Conservation préventive : vérification de l’état sanitaire des documents, dépoussiérage

Conservation préventive : conditionnement aux normes, reliure

Conservation préventive : maîtrise des conditions climatiques de conservation

Conservation curative : restauration, désinfection

Numérisation de documents (en interne ou en externe)

Traitement intellectuel des archives définitives

Tenue du registre réglementaire informatisé des entrées

Classement, indexation, cotation, rédaction d’instruments de recherche normalisés

Communication des archives définitives

Gestion des communications administratives sur place ou en prêt

Traitement par correspondance des recherches émanant des services producteurs

Traitement, par correspondance ou directement, des recherches à caractère administratif ou judiciaire

Traitement par correspondance des recherches à caractère scientifique ou généalogique

Gestion des consultations en salle de lecture : détermination des délais de communicabilité, instruction des demandes de dérogation

Gestion des consultations en salle de lecture : accueil scientifique du public, délivrance de documents

Réalisation à la demande et vente de reproductions de documents (reproductions gratuites à l'heure actuelle)

Bibliothèque administrative et historique

Enrichissement des collections

Catalogage

Communication en salle de lecture

Élaboration de l’enquête statistique annuelle du ministère de la culture (Archives de France)

Récolement réglementaire

Gestion administrative et financière

III/ Modalités de mise en œuvre

III-a/ Les responsables en charge des activités du domaine Archives du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la collectivité et, le cas échéant, les certifications obtenues par la collectivité : les lister.

III-b/ Les procédures (modes de fonctionnement) :

Ces procédures relatives aux modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la Collectivité et le service commun de la Métropole concernant le domaine Archives :

- Identification des référents (Collectivité, service commun Métropole) :

Rôles et responsabilités pour l’activité Appui méthodologique et organisationnel à la gouvernance du patrimoine documentaire
Responsable thématique pour le service commun Métropole	Chef de service Archives contemporaines
Responsable thématique pour la commune	Direction générale des services

Rôles et responsabilités pour l’activité Traitement matériel et conservation des fonds
Responsable thématique pour le service commun Métropole	Chef de service Conservation
Responsable thématique pour la commune	Direction générale des services

Rôles et responsabilités pour l’activité traitement intellectuel des fonds et entrées par voie extraordinaire
Responsable thématique pour le service commun Métropole	Chef de service Traitement des fonds
Responsable thématique pour la commune	Direction générale des services

Rôles et responsabilités pour l’activité Communication des fonds et action culturelle
Responsable thématique pour le service commun Métropole	Chef de service des publics
Responsable thématique pour la commune	Direction générale des services

Régulation et arbitrages pour les activités mutualisées
Saisine ordinaire	Chef du service concerné ou son adjoint
Saisine en urgence	Directeur des Archives de Bordeaux Métropole
Saisine exceptionnelle	Directeur général en charge des ressources humaines et de l’administration générale

- Interfaces Collectivité / Service commun Métropole :

La commune de Blanquefort et Bordeaux Métropole s'engagent à définir, à la mise en place du service commun, les interfaces décrivant les principaux points de contacts (point d'entrée et de sortie) ainsi que les grandes étapes d'interaction entre la commune et le service commun.

IV/ Les engagements de service

IV-a/ Les engagements de service généraux et les priorités

Les engagements de service réciproques poursuivis grâce à la création d’un service commun des Archives sont :

- Assurer les communications administratives aux services producteurs dans un délai maximum de 3 jours ouvrés à réception de la demande.

- Répondre aux demandes de recherche émanant des usagers dans les délais fixés au présent contrat d’engagement et correspondant au niveau de service 2017 de la commune.

- Assurer le niveau de service en termes d’éliminations.

- Accompagner le service en matière d’archivage intermédiaire (coordination entrée/sortie des locaux interservices), notamment en termes de délais et de logistique.

- Etre associés au recrutement et à l’encadrement des personnels non permanents en charge d’une mission d’archivage intermédiaire (hors service des archives).

- Associer le guichet CADA et le correspondant informatique et libertés concernant les règles de communication et d’utilisation.

- Assurer la continuité de la collecte patrimoniale (papier et électronique).

Les principales priorités / dossiers prioritaires du domaine Archives :

Les objectifs s’inscrivent dans les priorités suivantes :

- Proposer des adaptations et actualisations requises pour la conformité légale et la recherche de convergence des procédures internes propres à chaque collectivité.

- Travailler sur le récolement réglementaire et en assurer la mise à jour régulière.

- Proposer une clarification des règles de gestion des archives courantes et intermédiaires produites par les services communs dans tous les domaines de mutualisation.

- Garantir la continuité du service et mettre en œuvre tous les moyens nécessaires à l’information des usagers internes et externes.

- Préparer la réflexion autour du projet scientifique et culturel partagé avec les communes du service commun.

- Repérer les fonds d’archives privées et publiques présentant un intérêt historique, et œuvrer pour leur collecte, leur conservation.

IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles

Engagements de service	Indicateurs	Définition/ Mode de calcul de l’indicateur	Périodicité de suivi	Source de suivi*	Volumétrie Année N-1 (existant)
Engagement 1 : Communications administratives (interne)	Indicateur 1 : Respect du délai de transmission d’un dossier archivé (maximum 3 jours ouvrés)	Date de réception de la demande / date d'envoi	Annuelle	Tableau excel et logiciel métier	181
Engagement 2 : accompagnement méthodologique des services en matière d'archives courantes et intermédiaires	Indicateur 2 : nombre d’accompagnements par rapport au nombre de saisines = 100 %	Nombre d’accompagne ments / nombre de saisines	Annuelle	Enregistrement et suivi des saisines	Pas d’indicateur existant

*Sources : la commune justifie ici de la valeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manuel, enquête de satisfaction, certification…). Cf. article 2 du contrat d’engagement.

Avenant n°2 à la Convention Cadre pour la Création de services communs entre Bordeaux Métropole et la commune de Le Bouscat

Cycle 4

Entre

Bordeaux Métropole représentée par son Président Monsieur Xxxxx Xxxxx, dûment habilité par délibération n° 2018 - du 30 novembre 2018,

d’une part,

Et

La commune du Bouscat représentée par son Xxxxx, Monsieur Xxxxxxx Xxxxx, dûment habilité par délibération n° en date du 18 septembre 2018, ci-après dénommée « la commune »,

d’autre part,

Vu le Code général des collectivités territoriales (CGCT) et notamment son article L5211-4-2 et L5211-4-3,

Vu le Code du patrimoine,

Vu la loi n°2014-58 du 27 janvier 2014 dite de Modernisation de l’action publique territoriale et d’affirmation des métropoles,

Vu la délibération n°2015/0227 du 29 mai 2015 par laquelle Bordeaux Métropole a adopté le schéma de mutualisation métropolitain,

Vu les délibérations n°2015/0253 et n°2015/0533 des 29 mai et 25 septembre 2015 par lesquelles Bordeaux Métropole a adopté les mécanismes de financement de la mutualisation,

Vu la délibération n°2015-772 du 18 décembre 2015 par laquelle Bordeaux Métropole a adopté les conditions de mise à disposition des matériels et bâtiments nécessaires aux activités mutualisées,

Vu la délibération n°2016/0062 du 12 février 2016 par laquelle Bordeaux Métropole a adopté la révision des attributions de compensation 2016 des communes membres,

Vu la délibération n°2016/602 du 21 octobre 2016, portant mutualisation – régularisation compétence propreté – communes du cycle 1- Ajustement des attributions de compensation de l’exercice 2016 et suivants,

Vu la délibération n°2017-25 du 27 janvier 2017, relative à la mise en place des attributions de compensation en section d’investissement,

Vu la délibération n°2017-678 du 24 novembre 2017 relative au rattachement et aux modalités de financement du service commun des archives,

Vu la convention cadre pour la création de services communs entre Bordeaux Métropole et la commune du Bouscat signée en date du 1er novembre 2015,

Vu l’avenant n°1 concernant les révisions de niveau de service 2016-2017 entre Bordeaux Métropole et la commune du Bouscat, signé en date du 30 janvier 2018,

Vu l’avis de la Commission locale d’évaluation des charges transférées en date du 9 novembre 2018,

Vu l’avis du Comité technique de Bordeaux Métropole en date du 18 octobre 2018,

Vu l’avis du Comité technique de la commune du Bouscat en date du 4 septembre 2018,

Considérant la volonté des parties d’élargir dans le cadre du cycle 4 le périmètre des missions mutualisées afin de rationaliser les moyens mis en œuvre pour leur accomplissement,

Il est convenu et arrêté ce qui suit dans le présent avenant :

ARTICLE 1 : OBJET

Le présent avenant a pour objet d’élargir le périmètre des missions mutualisées, acté entre les deux parties, lors des précédents cycles de mutualisation.

Il précise le nouveau domaine mutualisé dans le cadre du cycle 4 et décrit les effets de cette évolution sur l’organisation et les conditions de travail des agents des services communs conformément à l’article L5211-4-2 du CGCT.

Il fixe les modalités de mise en œuvre des services communs, les moyens humains et matériels nécessaires à l’activité du service et traite les aspects financiers liés au cycle 4.

ARTICLE 2 : Modification de l’ARTICLE 2 « LISTE DES DOMAINES MUTUALISES »

Par le présent avenant, outre les domaines et activités d’ores et déjà mutualisés par Bordeaux Métropole et la commune du Bouscat lors des cycles précédents, les parties décident de mutualiser le nouveau domaine suivant :

- Archives

Le service commun réalise l’ensemble des missions et activités telles que décrites dans la fiche annexe de l’avenant n°3 du contrat d’engagement avec la commune de Le Bouscat.

ARTICLE 3 : Modification de l’ARTICLE 8 « MODALITES DE FINANCEMENT »

Compte tenu de la spécificité inhérente au service commun des archives, les modalités de financement des services communs, définies dans les délibérations du Conseil métropolitain n°2015/0253 et n°2015/0533 des 29 mai 2015 et 25 septembre 2015, doivent être adaptées selon les termes de la délibération n° 2017/0506 du 26 septembre 2017.

De ce fait, l’article 8 est complété comme suit :

La participation annuelle de la commune au fonctionnement du service commun intervient au travers de l’attribution de compensation, par application d’un forfait au mètre linéaire tel que :

• Le forfait de fonctionnement couvre les frais de personnel, les frais généraux, et les charges d’entretien des espaces de stockage mis à disposition de la commune adhérente. Ce forfait est déterminé lors de l’adhésion de la commune au service commun.

• La commune peut se positionner en faveur d’une valorisation culturelle de son fonds d’archivage ; ce choix facultatif se traduit par un complément financier au forfait de fonctionnement précité.

• Si le tarif appliqué à chaque mètre linéaire est figé dans le temps, il s’applique au nombre total de mètres linéaires d’archives définitives réellement constaté au 1er décembre de l’année n-1.

• Un forfait de charge de structure, défini en application de la délibération n°2015/0533 du 25 septembre 2015 relative aux mécanismes de financement de la mutualisation, est appliqué au coût de fonctionnement ainsi calculé.

La participation annuelle de la commune aux investissements du service commun intervient au travers de l’attribution de compensation imputée en section d’investissement, par application d’un forfait au mètre linéaire tel que :

• L'obligation légale de dimensionner les espaces de conservation à 20 ans nécessitant d'anticiper les investissements nécessaires aux besoins du service commun, le portage desdits investissements sera assuré par Bordeaux Métropole.

• La participation de la commune aux investissements impactée dans son attribution de compensation correspondra au coût d'investissement annualisé sur 30 ans et au prorata des mètres linéaires effectivement versés par la commune dans le bâtiment.

Le montant prévisionnel de la compensation financière de la commune au titre des archives pour l’exercice 2019 est évalué en annexe 5 au présent avenant.

Le montant définitif de la compensation financière sera arrêté par délibération début 2019 à la majorité qualifiée des communes membres et à la majorité simple du Conseil de Bordeaux

Métropole dans le cadre de la révision des attributions de compensations, conformément aux dispositions de l’article 1609 nonies C du Code général des impôts.

ARTICLE 4 : Modification de l’article 12 « DISPOSITIF DE REVISION »

Le service commun des archives a son propre dispositif de révision. De ce fait l’article 12 est complété comme suit :

Une révision des niveaux de service assurés par Bordeaux Métropole pour le compte de la commune du Bouscat est opérée automatiquement, en fonction de l’évolution constatée annuellement des mètres linéaires d’archives versées. Cette révision se traduira par une actualisation de l’attribution de compensation de la commune.

ARTICLE 5 : DISPOSITIONS PARTICULIERES

Les fonds d’archives définitives de la commune du Bouscat sont confiés au service commun porté par Bordeaux Métropole à partir du 1er janvier 2019 qui en assure, sous l’autorité hiérarchique du Président de Bordeaux Métropole et sous l’autorité fonctionnelle du Maire de la commune, la conservation, le tri, le classement, l’inventaire et la communication. La commune conserve la pleine et entière propriété de ses fonds d’archives.

Dans l’année suivant l’intégration de la commune au service commun, le directeur du service commun dresse le procès-verbal de récolement topographique des fonds d’archives qui tient lieu de prise en charge. Ce document, contresigné par le Maire de la commune, sera transmis au préfet.

ARTICLE 6 : JURIDICTION COMPETENTE EN CAS DE LITIGE

Tous les litiges concernant l’application de la présente convention relèvent de la compétence du tribunal administratif de Bordeaux, dans le respect des délais de recours après que les parties ont recherché un accord amiable.

ARTICLE 7 : DATE D’ENTREE EN VIGUEUR

Le présent avenant entre en vigueur le 1er janvier 2019.

Fait à Le Boucsat, le en trois exemplaires.

Pour Bordeaux Métropole, Le Président,
Xxxxx Xxxxx Pour la commune de Le Bouscat, Le Maire,
Xxxxxxx Xxxxx

ANNEXE 5 : ESTIMATION DE LA COMPENSATION FINANCIERE

A L’AVENANT N°2 A LA CONVENTION CADRE POUR LA CREATION DE SERVICES COMMUNS ENTRE BORDEAUX METROPOLE ET LA COMMUNE DE LE BOUSCAT

Estimation pour l’année 2019 en application des dispositions exposées à l’article 3 du présent avenant.

Estimation de la compensation financière	Commune	Le Bouscat
pour l'année 2019
	Mètres linéaires*	300
Forfait Fonctionnement	101,1 € / mLin. / an	30 330 €
dont frais généraux et personnel	89,8 € / mLin. / an	26 940 €
dont entretien courant des espaces de stockage	11,3 € / mLin. / an	3 390 €
Charges de structure	3,52 %	1 068 €
Forfait charges de structure
OPTION culturelle	-	NON
Option culturelle	6,2 € / mLin. / an	/
Coût facturé sur l'AC Fonctionnement		31 398 €
Coût d'investissement annualisé (s/30 ans)		- €
Mètres linéaires occupés		- €
Coût facturé sur l'AC d'investissement
Participation 2019 au service commun		31 398 €

*L’estimation du mètre linéaire a été réalisée sur la base de l’intégralité du fond versé durant l’année 2019.

Avenant n°3

Contrat d’engagement entre Bordeaux Métropole et la commune de Le Bouscat

Cycle 4 – mutualisation des archives

Entre

Bordeaux Métropole représentée par son Président, Monsieur Xxxxx Xxxxx, dûment habilité par délibération n° 2018- en date du 30 novembre 2018,

d'une part,

Et

La commune de Le Bouscat représentée par son Xxxxx, Xxxxxxx Xxxxx, dûment habilité par délibération n° du 18 septembre 2018,

d'autre part,

VU le contrat d’engagement signé en date du 15février 2016 par Monsieur Xxxxx Xxxxx, Président de Bordeaux Métropole et Monsieur Xxxxxxx Xxxxx, Maire de Le Bouscat,

VU l’avenant n°1 au contrat d’engagement signé en date du 31 janvier 2018 par Monsieur Xxxxx Xxxxx, Président de Bordeaux Métropole et Monsieur Xxxxxxx Xxxxx, Maire de Le Bouscat,

VU l’avenant n°2 au contrat d’engagement signé en date du 22 août 2018 par Monsieur Xxxxx Xxxxx, Président de Bordeaux Métropole et Monsieur Xxxxxxx Xxxxx, Maire de Le Bouscat,

Considérant la volonté des parties d’élargir dans le cadre du cycle 4 le périmètre des missions mutualisées afin de rationaliser les moyens mis en œuvre pour leur accomplissement,

Il est convenu et arrêté ce qui suit dans le présent avenant :

ARTICLE 1 : OBJET

L’objet du présent avenant est de compléter le contrat d’engagement passé entre la commune de Le Bouscat et Bordeaux Métropole, des engagements liés aux nouvelles missions mutualisées dans le cadre du cycle 4.

ARTICLE 2 : CHAMP CONCERNE

Le présent avenant vise le domaine mutualisé des archives.

Une déclinaison des niveaux de service à atteindre, des procédures de gestion, des modes opérationnels, etc., est établie et figure en annexe 1.

ARTICLE 3 :

Les autres articles et annexes au contrat d’engagement et ses avenants restent inchangés.

ARTICLE 4 :

Cet avenant entre en vigueur au 1er janvier 2019.

Fait à Bordeaux, le , en deux exemplaires.

Pour la Métropole, Pour la commune,

Le Président, Le Maire,

Xxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx

ANNEXE 1 POUR LE DOMAINE ARCHIVES – CONTRAT D’ENGAGEMENT

COMMUNE DE LE BOUSCAT

DOMAINE : Archives

I/ Moyens consacrés par la collectivité au domaine

Les moyens consacrés par la collectivité au domaine Archives sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la Commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.

II/ Missions et activités mutualisées dans le domaine Archives

Activités mutualisées par la Commune de Le Bouscat et son CCAS

Appui méthodologique et organisationnel à la gouvernance du patrimoine documentaire

Accompagnement et supervision méthodologique des services pour la gestion de leurs archives courantes et intermédiaires sur support papier (pré-archivage, définition et mise en œuvre des règles de gestion) et leurs documents d’activité dématérialisés

Animation d’un réseau officiel constitué de référents archives désignés par les services producteurs (information, formation)

Rédaction et mise à jour de plans de classement et/ou tableaux de gestion en collaboration avec les services producteurs

Accompagnement des services pour les éliminations réglementaires d’archives publiques (gestion des relations avec le Contrôle scientifique et technique)

Accompagnement des services pour la préparation des versements d’archives publiques

Conception et mise en œuvre d'un système de gestion documentaire dématérialisée (en lien avec les services informatiques et juridiques)

Enrichissement des fonds d’archives définitives

Entrées par voie ordinaire des archives publiques définitives (versement)

Entrées à titre gratuit d’archives privées (don, dépôt, legs, dation)

Acquisition à titre onéreux d’archives privées (régie d’avance)

Traitement matériel des archives définitives

Récolement topographique informatisé tenu à jour et gestion des dépôts

Conservation préventive : vérification de l’état sanitaire des documents, dépoussiérage

Conservation préventive : conditionnement aux normes, reliure

Conservation préventive : maîtrise des conditions climatiques de conservation

Conservation curative : restauration, désinfection

Numérisation de documents (en interne ou en externe)

Traitement intellectuel des archives définitives

Tenue du registre réglementaire informatisé des entrées

Classement, indexation, cotation, rédaction d’instruments de recherche normalisés

Communication des archives définitives

Gestion des communications administratives sur place ou en prêt

Traitement par correspondance des recherches émanant des services producteurs

Traitement, par correspondance ou directement, des recherches à caractère administratif ou judiciaire

Traitement par correspondance des recherches à caractère scientifique ou généalogique

Gestion des consultations en salle de lecture : détermination des délais de communicabilité, instruction des demandes de dérogation

Gestion des consultations en salle de lecture : accueil scientifique du public, délivrance de documents

Réalisation à la demande et vente de reproductions de documents (reproductions gratuites à l'heure actuelle)

Bibliothèque administrative et historique

Enrichissement des collections

Catalogage

Communication en salle de lecture

Élaboration de l’enquête statistique annuelle du ministère de la culture (Archives de

France)

Récolement réglementaire

Gestion administrative et financière

III/ Modalités de mise en œuvre

III-a/ Les responsables en charge des activités du domaine Archives du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la collectivité et, le cas échéant, les certifications obtenues par la collectivité : les lister.

III-b/ Les procédures (modes de fonctionnement) :

Ces procédures relatives aux modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la Collectivité et le service commun de la Métropole concernant le domaine Archives :

- Identification des référents (Collectivité, service commun Métropole) :

Rôles et responsabilités pour l’activité Appui méthodologique et organisationnel à la gouvernance du patrimoine documentaire
Responsable thématique pour le service commun Métropole	Chef de service Archives contemporaines
Responsable thématique pour la commune	Directrice des affaires culturelles représentant le Directeur général des services et sous couvert de l’adjoint à la culture

Rôles et responsabilités pour l’activité Traitement matériel et conservation des fonds
Responsable thématique pour le service commun Métropole	Chef de service Conservation
Responsable thématique pour la commune	Directrice des affaires culturelles représentant le Directeur général des services et sous couvert de l’adjoint à la culture

Rôles et responsabilités pour l’activité traitement intellectuel des fonds et entrées par voie extraordinaire
Responsable thématique pour le service commun Métropole	Chef de service Traitement des fonds

Responsable thématique pour la Commune Directrice des affaires culturelles représentant le Directeur général des services et sous couvert de l’adjoint à la culture

Rôles et responsabilités pour l’activité Communication des fonds et action culturelle
Responsable thématique pour le service commun Métropole	Chef de service des publics
Responsable thématique pour la commune	Directrice des affaires culturelles représentant le Directeur général des services et sous couvert de l’adjoint à la culture

Régulation et arbitrages pour les activités mutualisées
Saisine ordinaire	Chef du service concerné ou son adjoint
Saisine en urgence	Directeur des Archives de Bordeaux Métropole
Saisine exceptionnelle	Directeur général en charge des affaires générales et des ressources humaines

- Interfaces Collectivité / Service commun Métropole :

La commune de Le Bouscat et Bordeaux Métropole s'engagent à définir, à la mise en place du service commun, les interfaces décrivant les principaux points de contacts (point d'entrée et de sortie) ainsi que les grandes étapes d'interaction entre la commune et le service commun.

IV/ Les engagements de service

IV-a/ Les engagements de service généraux et les priorités

Les engagements de service réciproques poursuivis grâce à la création d’un service commun des Archives sont :

- Assurer les communications administratives aux services producteurs dans un délai maximum de 3 jours ouvrés à réception de la demande.

- Répondre aux demandes de recherche émanant des usagers dans les délais réglementaires.

- Assurer le niveau de service en termes d’élimination.

- Accompagner le service en matière d’archivage intermédiaire (coordination entrée/sortie des locaux inter-services).

- Associer le guichet de la commission d’accès aux documents administratifs (CADA) et le délégué à la protection des données concernant les règles de communication et d’utilisation.

- Assurer la continuité de la collecte patrimoniale (papier et électronique).

- Associer le service commun au recrutement et à l’encadrement des personnels non- permanents en charge d’une mission d’archivage intermédiaire (hors service des archives).

Les principales priorités / dossiers prioritaires du domaine Archives :

Les objectifs s’inscrivent dans les priorités suivantes :

- Proposer des adaptations et actualisations requises pour la conformité légale et la recherche de convergence des procédures internes propres à chaque collectivité.

- Travailler sur le récolement réglementaire et en assurer la mise à jour régulière.

- Proposer une clarification des règles de gestion des archives courantes et intermédiaires produites par les services communs dans tous les domaines de mutualisation.

- Garantir la continuité du service et mettre en œuvre tous les moyens nécessaires à l’information des usagers internes ou externes.

- Préparer la réflexion autour d’un projet scientifique et culturel partagé avec les communes du service commun.

:

IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles

Engagements de service	Indicateurs	Définition/ Mode de calcul de l’indicateur	Périodicité de suivi	Source de suivi*	Volumétrie Année N-1 (existant)
Engagement 1 : Communications administratives (interne)	Indicateur 1 : Respect du délai de transmission d’un dossier archivé	Date de réception de la demande / date d'envoi	Xxxxxxxx	Xxxxxxxx et outil de gestion des prêts (logiciel métier Arkhéïa)	Non-mesuré
Engagement 2 : accompagnement méthodologique des services en matière d'archives courantes et intermédiaires	Indicateur 2 : nombre d’accompagnements par rapport au nombre de saisines = 100 %	Nombre d’accompagne ments / nombre de saisines	Annuelle	Enregistrement et suivi des saisines	Pas d’indicateur existant

*Sources : la commune justifie ici de la valeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manuel, enquête de satisfaction, certification…). Cf. article 2 du contrat d’engagement.

CONVENTION CADRE POUR LA CREATION DE SERVICES COMMUNS ENTRE BORDEAUX METROPOLE ET LA COMMUNE DE TALENCE

Entre

Bordeaux Métropole représentée par son Président, Monsieur Xxxxx Xxxxx, dûment habilité par délibération n° XXXXXX en date du 30 novembre 2018,

d'une part,

Et

La commune de Talence, représentée par son Xxxxx, Monsieur Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx, dûment habilité par délibération n° XXXX en date du XXXXX,

d'autre part,

Vu le Code général des collectivités territoriales et notamment son article L.5211-4-2 et L5211- 4-3,

Vu la loi n°2014-58 du 27 janvier 2014 dite loi de Modernisation de l’action publique territoriale et d’affirmation des métropoles,

Vu la délibération n° 2005/0227 du 29 mai 2015 par laquelle Bordeaux Métropole a adopté le schéma de mutualisation métropolitain,

Vu la délibération n° 2015/0533 du 25 septembre 2015 par laquelle Bordeaux Métropole a adopté les modalités de financement de la mutualisation,

Vu la délibération n°2015-772 du 18 décembre 2015 par laquelle Bordeaux Métropole a adopté les conditions de mise à disposition des matériels et bâtiments nécessaires aux activités mutualisées,

Vu la délibération n°2016-62 du 12 février 2016 par laquelle Bordeaux Métropole a adopté la révision des attributions de compensation 2016 des communes membres,

Vu la délibération n°2016-602 du 21 octobre 2016, portant mutualisation-régularisation compétence propreté – communes du cycle 1 – ajustement des attributions de compensation de l’exercice 2016 et suivants,

Vu la délibération N° 2017-25 du 17 janvier 2017, relative à la mise en place de l’attribution de compensation d’investissement,

Vu l’avis de la Commission locale d’évaluation des charges transférées en date du 9 novembre 2018,

Vu l'avis du Comité technique de Bordeaux Métropole en date du 18 octobre 2018,

Vu l'avis du Comité technique de la commune de Talence en date du 11 octobre 2018, Considérant la volonté des parties de se doter de services communs afin de favoriser l'exercice

de leurs missions et de rationaliser les moyens mis en œuvre pour leur accomplissement,

Il est convenu et arrêté ce qui suit :

ARTICLE 1 : OBJET ET CONDITIONS GÉNÉRALES

La présente convention a pour objet de préciser les services mis en commun et de décrire les effets de la création de ces services communs sur l'organisation et les conditions de travail des agents des services communs conformément à l’article L 5211-4-2 du CGCT.

Elle fixe les modalités de mise en œuvre des services communs, les moyens humains et matériel nécessaires à l’activité des services et traite les aspects financiers de ces créations.

ARTICLE 2 : LISTE DES DOMAINES MUTUALISES

Par la présente convention, le domaine et activité identifié dans le schéma de mutualisation approuvé par Bordeaux Métropole et la commune de Talence dans lequel les parties décident de créer des services communs est :

- Le domaine numérique et systèmes d’information

Le service commun réalise l’ensemble des missions et activités telles que décrites dans les fiches annexes du contrat d’engagement avec la commune de Talence.

ARTICLE 3 : EFFECTIFS MUTUALISES PAR DOMAINE

Après recueil des avis des instances consultatives, il est décidé la mutualisation suivante des effectifs de la commune de Talence :

Domaines	Nombre d’Équivalents temps plein (ETP) avec agents mutualisés *	ETP compensés sans agent mutualisé	Renfort
Numérique et systèmes d’information	3	2.5
Total	3	2.5
Total général	5.5

*ETP et part d’ETP des agents mutualisés. Les parts d’ETP régularisées ne sont pas comptabilisées.

ARTICLE 4 : CONDITIONS D'EMPLOI DES AGENTS DES SERVICES COMMUNS

Les services communs sont gérés par Bordeaux Métropole et lui sont rattachés.

En application de l’article L 5211-4-2 du CGCT, une fiche d’impact est annexée à la convention, présentant les effets sur l’organisation et les conditions de travail, la rémunération et les avantages acquis pour les agents.

Cette fiche est présentée en Annexe 1.

ARTICLE 5 : CONTRATS ET CONVENTIONS EXISTANTS

Bordeaux Métropole se substitue aux droits et obligations de la commune de Talence dans le cadre des activités mutualisées.

Les contrats dont une liste indicative figure en annexe 2 à la présente convention lui seront cédés par avenant.

ARTICLE 6 : BIENS MATERIELS

6.1 Locaux :

Des locaux seront mis à disposition de Bordeaux Métropole au 1er janvier 2019 pour l’activité de service commun par la commune de Talence. Comme prévu par la délibération n°2015/772 du 18 décembre 2015, les mises à disposition s’effectuent sans transfert à la Métropole des charges du propriétaire qui sont conservées par la commune. Compte tenu du fait que ces locaux sont à l’intérieur même de l’hôtel de ville, il n’est pas appliqué de coûts de renouvellement (P3) tel que défini dans la délibération du n°2015/0533. En effet, ces locaux continueront à être à la charge de la ville (entretien et fluide). Une convention proposée par Bordeaux Métropole encadrera les modalités d’utilisation des bâtiments qui continueront d’héberger des agents transférés.

La liste des bâtiments figure en annexe 3.

6.2 Autres biens :

Aucun matériel et véhicule n’est transféré par la commune de Talence dans le cadre des activités mutualisées.

ARTICLE 7 : NUMERIQUE ET SYSTEMES D’INFORMATION

La commune de Talence mutualise le domaine numérique et systèmes d’information avec Bordeaux Métropole. L’ensemble des matériels, infrastructures et logiciels de la commune de Talence sont transférés au service commun. Dans ce cas, l’ensemble des coûts nécessaires au fonctionnement de ce domaine est pris en compte dans le calcul de la révision de l’attribution de compensation : coûts de fonctionnement, d’assistance, de renouvellement, d’entretien, d’administration et de maintenance des systèmes d’information et des infrastructures et matériels informatiques (après transfert des contrats correspondants via une

convention de mise à disposition de moyens et une cession de marchés entre personnes publiques).

Concernant les matériels, infrastructures et logiciels transférés à Bordeaux Métropole et mis à disposition des agents communaux, les modalités d’utilisation seront précisées dans une charte de bon usage. Un inventaire de ces matériels sera réalisé et régulièrement actualisé.

La liste des matériels, des infrastructures, et logiciels figure en Annexes 4 et 4bis à la présente convention.

ARTICLE 8 : MODALITES DE FINANCEMENT

Les modalités de financement du service commun sont arrêtées dans la délibération du 25 septembre 2015 et, conformément à l’article 5211-4-2 du CGCT, les effets de la mise en commun des services seront pris en compte par imputation sur l’attribution de compensation.

La délibération n° 2015/0533 du 25 septembre 2015 relative aux mécanismes de financement de la mutualisation à Bordeaux Métropole figure en Annexe 5.

Le montant prévisionnel de la compensation financière de la commune au titre de la mise en place des services communs est évalué dans l’annexe 5bis. Le montant définitif sera arrêté par délibération à la majorité qualifiée des communes membres et à la majorité simple du Conseil de Bordeaux Métropole de début 2019, dans le cadre de la révision des attributions de compensations, conformément aux dispositions de l’article 1609 nonies C du Code Général des Impôts.

ARTICLE 9 : DELEGATION DE SIGNATURE

Le Président de Bordeaux Métropole ou le Maire de la commune de Talence, chacun pour ce qui le concerne, peut donner par arrêté, sous sa surveillance et sa responsabilité, délégation de signature au responsable du service commun pour l’exécution des missions qui lui sont confiées avec les conséquences de droit qui y sont attachées.

ARTICLE 10 : ARCHIVES PUBLIQUES

La commune de Talence met à disposition de chacun des services communs auquel elle participe, les documents d'activité et les archives, sur support papier ou électronique, nécessaires au bon exercice des missions confiées, via des protocoles cosignés des services d'origine et de destination.

Les autres documents produits ou reçus par le service commun au titre des missions exercées pour la commune, sous l'autorité fonctionnelle du Maire, sont également propriété de la commune.

La commune de Talence peut y accéder en tant que de besoin. Elle pourra en réclamer la restitution au terme de la présente convention ou de leur Durée d'utilité administrative (DUA).

En fin de DUA, leur versement au service des archives définitives compétent ou leur élimination règlementaire, seront assurés par le service commun, sous l'autorité du Maire, dans le respect des procédures et textes applicables.

ARTICLE 11 : DATE D’ENTREE EN VIGUEUR

La présente convention entre en vigueur le 1er janvier 2019.

ARTICLE 12 : DISPOSITIF DE REVISION

Une révision des niveaux de services assurés par Bordeaux Métropole pour le compte de la commune de Talence peut être envisagée par les parties. Elle fera l’objet d’une négociation qui prendra notamment en compte l’évolution des patrimoines gérés, le niveau de prestation souhaitée par la commune, l’évaluation de l’impact sur les moyens affectés et la capacité de Bordeaux Métropole à prendre en compte ces évolutions. Cette révision pourra également déboucher sur une révision de l’attribution de compensation de la commune. Toute révision se concrétisera par un avenant.

ARTICLE 13 : JURIDICTION COMPÉTENTE EN CAS DE LITIGE

Tous les litiges concernant l'application de la présente convention relèvent de la compétence du tribunal administratif de Bordeaux, dans le respect des délais de recours après que les parties ont recherché un accord amiable.

Fait à Bordeaux, le , en exemplaires.

Pour Bordeaux-Métropole, Le Président,

Xxxxx Xxxxx

Pour la commune de Talence, Le Maire,

Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx

ANNEXE 1 : FICHE D’IMPACT

A LA CONVENTION CADRE POUR LA CREATION DE SERVICES COMMUNS ENTRE BORDEAUX METROPOLE ET LA COMMUNE DE TALENCE

Conformément à l’article L 5211-4-2 du CGCT, « une fiche d’impact décrit notamment les effets sur l’organisation et les conditions de travail, la rémunération et les droits acquis des agents. La fiche d’impact est annexée à la convention. Les accords conclus sont annexés à la convention. La convention et ses annexes sont soumises à l’avis du ou des comités techniques compétents. »

SOMMAIRE

1. Effectifs

- Périmètre : Domaines tels qu’ils apparaissent dans le schéma de mutualisation

- Direction d’affectation des agents

- Effectifs mutualisés : fonctionnaires et non titulaires

- Effectifs concernés à la fois par la mutualisation et par la clarification de compétences

2. Effets sur l’organisation :

- Lieu de travail et résidence administrative

- Missions et activités

- Organisation hiérarchique (rattachement cible, service d’affectation, méthode

d’évaluation)

1. Effectifs

1.1 Agents rejoignant les services communs au titre de la mutualisation

Agent (Agent identifié par un numéro)	Direction d’origine	Catégorie : A B ou C	Statut (titulaire ou non titulaire)	Direction d’affectation
1	Service informatique	C	Titulaire	Direction de la transformation numérique Direction générale du numérique et systèmes d’information
2	Service informatique	C	Titulaire	Direction de la transformation numérique Direction générale du numérique et systèmes d’information
3	Service informatique	C	Titulaire	Direction de la transformation numérique Direction générale du numérique et systèmes d’information

1.2 Les agents en disponibilité

Aucun agent en disponibilité

2. Effets sur l’organisation

2.1 Lieu de travail et résidence administrative

La résidence administrative des agents des services communs est fixée à l’Hôtel de

Métropole, Esplanade Xxxxxxx xx Xxxxxx.

Pour la réalisation des missions, les agents des services communs de la commune de Talence pourront être amenés à intervenir sur l’ensemble des sites de Bordeaux Métropole selon leur direction d‘affectation.

A la mise en place des services communs la localisation des directions d’affectation est la

suivante :

Direction générale ou pôle territorial	Direction d’affectation	Localisation	Nombre d’agents
Direction Générale numérique et systèmes d’information	Direction de la transformation numérique	Hôtel métropolitain	3

Cependant, dans le cadre de la mutualisation du domaine du numérique et des systèmes d'information, les agents conserveront leurs missions actuelles exercées au sein de l’Hôtel de Ville de Talence pendant une période de minimum 12 mois.

Ils seront cependant associés aux projets de convergence des SI et pourront être amenés dans ce cadre à intervenir en mode projet en lien avec les autres agents du service commun et à se déplacer sur les autres sites Bordeaux Métropole.

2.2 Temps de travail

Les agents qui rejoignent les services communs adoptent le régime de temps de travail de Bordeaux Métropole.

	METROPOLE	TALENCE
Temps de travail annuel	1 607 h	1607 h
Durée journalière moyenne	7h15 (incluant la journée de solidarité)	7h24 incluant la journée de solidarité
Volume des congés	31,5 j hors jours de fractionnement	25 jours hors jours de fractionnement
Dispositif d'horaires variables avec acquisition de jours de RTT (Réduction de temps de travail)	Dans la limite de 19 j/an	13 jours/an fixes
Modèle horaire journalier général	Plages de présence obligatoire : 9h30/11h30 et 14h/16h (15h30 le vendredi) Plages variables : 7h30/9h30 et 16h (15h30 le vendredi) à 18h30 pour cat C et 19h30 pour cat A/B	Plages de présence obligatoire : - 8h/12h et 13h/17h ou - 12h/19h ou - 10h/12h et 13h/19h du lundi au mercredi Plages de présence obligatoire : 8h30/12h et 13h/16h30 les jeudi et vendredi Plages variables : 19h/19h30 du lundi au mercredi et 16h30/18h les jeudi et vendredi

Forfait cadre	Dans la limite de 19 j/an pour les directeurs généraux, directeurs, directeurs adjoints, directeurs de mission et chefs de service	/
Aménagement particulier de temps de travail	Temps de travail aménagé 4,5j/5j (sauf agents éligibles au forfait cadre) OU 9j/10j ;	Oui Un des agents travaille 4,5j par semaine (pas le mercredi après- midi)
Modalités d'exercice du temps partiel	Par réduction de la durée de la journée, ou sur une durée hebdomadaire ou par xxxxxxxxx	Xxx
Monétisation du Compte épargne temps (CET)	Non	Oui

2.3 Moyens matériels pour exercer l’activité

Les agents du service commun disposent des moyens matériels habituels pour exercer leur mission.

La liste des moyens matériels figure en annexe 3 de la convention. Elle sera actualisée si nécessaire en comité de pilotage Métropole.

2.4 Organisation hiérarchique

Selon le type de mission réalisée, les agents des services communs sont placés sous l’autorité hiérarchique du président de Bordeaux métropole et sous l’autorité fonctionnelle du président de Bordeaux métropole et/ou du Maire conformément au CGCT article L 5211-4-2.

Les agents provenant de la ville sont rattachés hiérarchiquement au directeur / directrice de leur direction d’accueil, qui définit et organise leurs missions et activités. L’évaluation annuelle est assurée par le supérieur direct de l’agent.

3. Rémunération et avantages acquis

3.1 Rémunération

Les agents transférés conservent, s’ils y ont intérêt le bénéfice du régime indemnitaire qui leur était applicable ainsi que les avantages collectivement acquis suivant les dispositions de l’article 111 de la loi 84-53 du 26 janvier 1984. Le montant du régime indemnitaire s’apprécie tous éléments confondus qu’ils soient liés au grade de l’agent, aux fonctions occupées, aux sujétions ou aux résultats tels que constatés dans la commune au 31 décembre 2018 et comparé aux montants servis à la Métropole.

Ainsi, chaque agent optera :

- soit pour le maintien de son niveau d’origine de régime indemnitaire et de l’ensemble des avantages acquis relevant de la commune d’origine (détaillés au point 3.3) : option 1,

- soit pour la bascule vers le dispositif métropolitain, en ce qu’il concerne à la fois le régime indemnitaire et l’ensemble des avantages acquis (détaillés au point 3.3) : option 2.

Régime indemnitaire de la filière technique et administrative :

Cat.	Cadre d'emplois	Grade	Groupe de fonction RIFSEEP	METROPOLE	TALENCE
C	Adjoint technique	Adjoint technique principal 2ème classe	Collaborateur	330 € (mensuel)	185,19 €
C	Adjoint administratif	Adjoint administratif	Collaborateur	375 € (mensuel)	143,60 €
C	Adjoint technique	Adjoint technique principal 2ème classe	Collaborateur	375 € (mensuel)	205,58 €

Nouvelle bonification indiciaire (NBI) :

Catégorie de personnel	METROPOLE	TALENCE
A	Attribution selon les fonctions exercées au regard des sujétions définies par le décret	Attribution selon les fonctions exercées au regard des sujétions définies par le décret
B
C

3.2 Déroulement de carrière (règles d’avancement, ratios, CAP)

Les agents transférés relèveront du dispositif de déroulement de carrière de Bordeaux Métropole.

	METROPOLE	TALENCE
Dates d'avancement	Pour les échelons : à la date à laquelle les conditions sont réunies pour un avancement au cadencement unique Pour les avancements de grades : à la date de la Commission administrative et paritaire (CAP) ou après si les conditions statutaires ne sont pas remplies à la date de la CAP Pour la promotion interne : suite à mobilité, à la prise de poste correspondant au nouveau cadre d'emplois	Pour les échelons : à la date à laquelle les conditions sont réunies pour un avancement au cadencement unique Pour les avancements de grades : à la date de la Commission administrative et paritaire (CAP) ou après si les conditions statutaires ne sont pas remplies à la date de la CAP Pour la promotion interne : à la date de la CAP
Ratios d'avancement de grades	Fixés par délibération, de façon spécifique pour chaque grade et selon qu'il s'agit d'un avancement au choix ou suite à réussite à l'examen professionnel	Délibération du 6 juillet 2017 Ratio 100 %
Promotion interne (PI)	Le nombre de droits à PI au titre d'une année donnée est déterminé en croisant les droits statutaires découlant des recrutements intervenus et les postes vacants ou susceptibles de l'être (départs programmés) à un horizon de 6 mois. Sont ensuite déduits le nombre d'agents restant sur liste d'aptitudes issues des précédentes CAP et non encore nommés.	Même principe jusqu’à la déduction des agents restant sur liste d’aptitude. Pas la liste d’aptitude à Talence

3.3 Avantages acquis et prévoyance santé

Aux termes de l’article 111 de la loi du 26 janvier 1984, peuvent être considérés comme avantages acquis : « Les avantages collectivement acquis ayant le caractère de complément de rémunération que les collectivités locales ont mis en place avant l'entrée en vigueur de la présente loi », c'est-à-dire avant 1984, et qu’elles ont depuis lors maintenus au profit de l'ensemble de leurs agents.

Sous réserve de la production, par la commune, des éléments permettant d’établir le caractère d’avantage acquis au titre de l’article 111 précité, les compléments de rémunération pourront être maintenus aux agents manifestant le souhait de se les voir conserver, dans les conditions prévues au point 3.1. Dans la négative, les ex-agents communaux relèveront des avantages acquis de Bordeaux Métropole.

En tout état de cause, quelle que soit l’option choisie par l’agent (maintien de son niveau de régime indemnitaire antérieur et de ses avantages acquis ou bascule vers le dispositif métropolitain), la garantie maintien de traitement sera applicable à l’ensemble des agents transférés à la Métropole. Dans l’hypothèse d’un contrat groupe conclu par la commune prévoyant une garantie maintien de salaire allant au-delà du seul traitement de base (ex : maintien du régime indemnitaire), la Métropole se substituera à la commune pour l’exécution de ce contrat dans des conditions inchangées, jusqu’à son échéance.

En termes de protection sociale complémentaire visant à couvrir les frais de santé, les agents transférés bénéficieront de la convention de participation conclue par la Métropole avec l’IPSEC (Institut de prévoyance des salariés des entreprises du groupe caisse des dépôts) dans les mêmes conditions que les effectifs métropolitains au 1/1/2017, en ce qui concerne tant les niveaux de couverture que les tarifs de cotisation ou encore la participation financière de l’employeur au règlement de cette cotisation.

Les agents transférés conservent également, s'ils y ont intérêt, le bénéfice des participations qui leur étaient applicables dans leur commune d’origine au titre d'un label prévu à l’article 88-2 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984.

Typologie	METROPOLE	TALENCE
Primes exceptionnelles	Prime semestrielle de 425,34 € soit 70,89 €/mois, versée en mai et novembre et proratisée pour les agents à temps partiel Prime de transport de 19,44 €/ mois (à l'exclusion des agents déjà bénéficiaires par ailleurs d'une autorisation de remisage à domicile d'un véhicule de service, d'un véhicule de fonction)	Prime semestrielle de 431,82 € soit 71,97 €/mois, versée en juin et novembre et proratisée pour les agents à temps partiel Pas de prime de transport
Garantie maintien de salaire en cas de maladie	Oui : la métropole verse l'exacte compensation financière de la perte de traitement indiciaire et régime indemnitaire liée à la réglementation sur le congé maladie. Le régime indemnitaire n'est abattu de 50 % qu'à compter de 90 jours d'arrêt consécutifs. Il n'est dans ce cas de figure pas compensé.	Maintien de salaire 3 mois Abattement sur le régime indemnitaire à partir du 11ème jour d’absence
Prime de départ en retraite	Oui : équivalent 2 mois de pensions, versée au mois du départ	La prime est identique pour tous Calculée à partir de l’indice moyen de l’année précédente Montant brut pour 2018 : 3 698,69 €
Autres avantages divers	Indemnité compensatrice de repas de 3,30 euros par jour travaillé pour les agents n'ayant pas accès à une offre de restauration collective dont le coût est pour partie pris en charge par l'employeur	Pas de restauration Pas de tickets restaurant

ANNEXE 2 : LISTE INDICATIVE DES MARCHES MUTUALISES

A LA CONVENTION CADRE POUR LA CREATION DE SERVICES COMMUNS ENTRE BORDEAUX METROPOLE ET LA COMMUNE DE TALENCE

COMMUNE	OBJET DU MARCHE	TITULAIRE
TALENCE	Abonnement à une solution de billetterie informatisée et dématérialisée	SAS MAPADO, 3 rue Chardonnet, 69 004 LYON
TALENCE	Maintenance d'un traceur – Années 2015 à 2018	SAS MAINTRONIC, Xxxx x'xxxxxxxxx Xxxxxxx, Xxx X, 0 Avenue Xxxxxx Xxxxxx, 33 700 MERIGNAC
TALENCE	Service de paiement à distance sécurisé	SA Xxxxxx x’Xxxxxxx xx xx Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx- Xxxxxxxxx, 61 rue du Château d’Eau, 33 076 Bordeaux
TALENCE	Abonnement au progiciel Urban&You	SAS NOTREPLU, 0 XXXXXX XXXXXX XXXXX, XXXXXXXXXX XXXXXXXXX, 00000 XXX XXXXX 0
TALENCE	Abonnement à une plate-forme d’agenda en ligne	SAS XXXXXX XXXXXX-XXXX, 00 Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx, 00000 XXXXX
TALENCE	Location d'une solution de gestion de la cyberbase de la médiathèque	SARL AESIS CONSEIL, Xxxx xx x'Xxxxxxxxx, xxx. X0, 00 xxx xx Xxxxx Xxxxxxxx – XX xx xx Xxxxxxxx, 00000 Xxx- Xxxxx Xxx Xxxxxx
TALENCE	Abonnement à un progiciel de gestion de l’accompagnement aux demandeurs d’emploi	SARL ABC ENGINEERING, Actimart B1, 0000 xxx Xxxxxx, 00 000 Xxx xx Xxxxxxxx Xxxxx 0
TALENCE	Location d'un progiciel de gestion du parc informatique	XXXXXXXX-XXXX.xxx Inc., Les Cours Mont-Royal, 0000, xxx Xxxxxxxx, xxxxxx 0000, Xxxxxxxx (Xxxxxx) X0X 0X0, Xxxxxx
TALENCE	Abonnement à la plate-forme JAIDEMAVILLE	SAS KEYCLIC, 00 xxx xxx Xxxxxxx, 00000 XXXXXXXX
TALENCE	Abonnement à la plate-forme iD CITY	SAS iD CITY, Xxxx Xxxxx, 00 000 XXXXXXXXXX
XXXXXXX	Location d'un progiciel de gestion de la taxe locale de la publicité extérieure	SAS REFPAC-GPAC, 000 Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx, 59 700 MARCQ EN BAROEUL
TALENCE	Collecte, transport et traitement des déchets d’équipements électriques et électroniques (DEEE)	SAS PAPREC D3E 33, 00 XXXXXX XX XXXXX XXX, 00 000 XXXXXX
XXXXXXX	Location et maintenance de copieurs multifonctions et de presses numériques neufs	KONICA MINOLTA BUSINESS SOLUTIONS FRANCE SAS, Domaine de Pelus, 00 Xxxxxx xx Xxxxxxxxx, 00000 XXXXXXXX
TALENCE	Maintenance du progiciel de gestion du réseau des médiathèques	SA Agence Française Informatique, 35 rue de la Maison Rouge, 77 185 LOGNES
TALENCE	Maintenance du progiciel de gestion de l'état civil	SAS LOGITUD SOLUTIONS, ZAC du Parc des Collines – 00 xxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx, 00000 XXXXXXXX
TALENCE	Maintenance du progiciel de gestion du recensement militaire	SAS LOGITUD SOLUTIONS, ZAC du Parc des Collines – 00 xxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx, 00000 XXXXXXXX
TALENCE	Maintenance du progiciel de gestion des cimetières	SAS LOGITUD SOLUTIONS, ZAC du Parc des Collines – 00 xxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx, 00000 XXXXXXXX

Talence - Annexe 2 à la convention de services communs -: Liste indicative des marchés mutualisés Page 1 sur 4