Poteri autorizzativi e di firma deve essere definito un sistema di deleghe all’interno del quale vi sia una chiara identificazione ed una specifica assegnazione di poteri e limiti ai soggetti che operano impegnando la Compagnia e manifestando la sua volontà; - i poteri organizzativi e di firma (deleghe, procure e connessi limiti di spesa) devono essere coerenti con le responsabilità organizzative assegnate; - le procure devono essere coerenti con il sistema interno delle deleghe; - devono essere previsti meccanismi di pubblicità delle procure verso gli interlocutori esterni; - il sistema di deleghe deve identificare, tra l'altro: i requisiti e le competenze professionali che il delegato deve possedere in ragione dello specifico ambito di operatività della delega; l’accettazione espressa da parte del delegato o del subdelegato delle funzioni delegate e conseguente assunzione degli obblighi conferiti; le modalità operativa di gestione degli impegni di spesa; idoneità tecnico-professionale del delegato; disponibilità autonoma di risorse adeguate al compito e continuità delle prestazioni.
Poteri autorizzativi e di firma. Nell’ambito del proprio sistema organizzativo, GSK ha sviluppato un formale sistema di definizione e attribuzione dei poteri autorizzativi e di firma ai propri collaboratori. Tali poteri sono assegnati in coerenza con le responsabilità organizzative e gestionali definite sulla base delle soglie di approvazione di spese e impegni verso Terzi, come meglio descritti di seguito.
Poteri autorizzativi e di firma la Società ha adottato un sistema di deleghe all’interno del quale è esplicita l’identificazione di specifiche assegnazioni di poteri e limiti ai soggetti che operano impegnando l’impresa e manifestando la sua volontà; • i poteri organizzativi e di firma (deleghe, procure e connessi limiti di spesa) devono essere coerenti con le responsabilità organizzative assegnate; • le procure sono coerenti con il sistema interno delle deleghe; • sono previsti meccanismi di pubblicità delle procure verso gli interlocutori esterni; • il sistema di deleghe deve identificare, tra l'altro: - i requisiti e le competenze professionali che il delegato deve possedere in ragione dello specifico ambito di operatività della delega; - l’accettazione espressa da parte del delegato o del subdelegato delle funzioni delegate e conseguente assunzione degli obblighi conferiti; - le modalità operative di gestione degli impegni di spesa. • le deleghe sono attribuite secondo i principi di: - autonomia decisionale e finanziaria del delegato; - idoneità tecnico-professionale del delegato; - disponibilità autonoma di risorse adeguate al compito e continuità delle prestazioni. Tracciabilità: • nell’ambito delle procedure o di altra regolamentazione interna devono essere formalizzati i controlli operativi e le loro caratteristiche (responsabilità, evidenza, periodicità); • la documentazione afferente alle attività sensibili deve essere adeguatamente formalizzata e riportare la data di compilazione, la presa visione del documento e la firma riconoscibile del compilatore/supervisore; la stessa deve essere archiviata in luogo idoneo alla conservazione, al fine di tutelare la riservatezza dei dati in essi contenuti e di evitare danni, deterioramenti e smarrimenti; • devono essere ricostruibili la formazione degli atti e i relativi livelli autorizzativi, lo sviluppo delle operazioni, materiali e di registrazione, con evidenza della loro motivazione e della loro causale, a garanzia della trasparenza delle scelte effettuate; • il responsabile dell’attività deve produrre e mantenere adeguati report di monitoraggio che contengano evidenza dei controlli effettuati e di eventuali anomalie; • deve essere prevista, laddove possibile, l’adozione di sistemi informatici, che garantiscano la corretta e veritiera imputazione di ogni operazione, o di un suo segmento, al soggetto che ne è responsabile e ai soggetti che vi partecipano. Il sistema deve prevedere l’impossibilità di modifica (non tracciata) delle regi...
Poteri autorizzativi e di firma. Esistenza di un sistema di procure e deleghe: • coerente con le responsabilità organizzative e gestionali assegnate nel rispetto dell’evoluzione della struttura organizzativa della Società; • contenente la specifica assegnazione di poteri e limiti, anche di approvazione delle spese, dei soggetti titolati a impegnare la Società nei confronti delle Terze Parti; • definito nel rispetto dei principi di elaborazione giurisprudenziale e dei requisiti specifici di legge laddove applicabile (ad esempio per le deleghe in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro).