Inkoopproces. Het gestructureerde inkoopproces voltrekt zich veelal -gefaseerd- volgens dit schema: tactische inkoop operationele inkoop specificeren selecteren contracteren bestellen bewaken nazorg aanbesteden • Marktonderzoek uitvoeren • Leveranciersselectie • Onderhandelen • Orders plaatsen • Contract bewaken • Claims afhandelen • Programma van eisen opstellen/ bestek maken • Offertes aanvragen • (Raam)contrac- ten afsluiten • Individuele bestelling bewaken • Meer-/minderwerk • Inkoopstromen analyseren, acties initiëren • Offertes beoordelen • Facturering verifiëren • Contractherziening opstarten Professionele inkoop houdt tevens pro-actieve inkoop in, hetgeen impliceert, dat de nadruk wordt gelegd op de tactische inkoopfasen van het inkoopproces. Zo wordt de hoogste graad van efficiency en effectiviteit, waaronder besparingsmogelijkheden, bereikt.
Inkoopproces. De inkoopdoelen dragen bij aan een goede bedrijfsvoering van gemeente Vaals. Om dit te bereiken is het niet alleen nodig te kijken naar de vooraf omschreven en achteraf te bewaken kwaliteit van een product, dienst of werk. Ook de keuze voor de wijze van contracteren en de wijze van selectie van leve- ranciers dient qua proces op een eenduidige wijze te verlopen om transparantie en kwaliteit te waar- borgen. De wijze waarop gemeente Vaals dit heeft verankerd, is samengevat in onderstaand inkooppro- ces. Dit schema is illustratief voor het inkoopproces, met hierbij de belangrijkste hoofdstappen weerge- geven. De specifieke kenmerken van een inkoop en aanbesteding zijn bepalend voor welke wijze en diepgang dit inkoopproces wordt doorlopen.
Inkoopproces. Het inkoopproces verschilt per procedure en bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.
Inkoopproces. Het inkoopproces bestaat uit een Voorbereiding en een Gebruiksfase waartussen 6 fasen van het inkoop- proces zijn te onderscheiden. Een en ander volgt uit Figuur 4.
Inkoopproces. Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. stap faseinkoopproce toelichting 1 Voortraject • Bepalen van inkoopbehoefte• Bepalen van het aanbod ( bijv. product- en marktanalyse)• Raming en bepalen van het financiële budget• Keuze Offerteaanvraag 2 Specificeren • Opstellen van eisen en wensen• Omschrijven van de opdracht• Opstellen Offerteaanvraag
Inkoopproces. Voor het uitvoeren van de inkoopproces kiest de WDW voor een centraal georganiseerde inkoopfunctie welke is belegd bij het domein bedrijfsvoering van de WDW. Hierbij wordt door de centrale inkoop sa- mengewerkt met “inkoopprofessionals” binnen de andere domeinen. Het voordeel van een centraal georganiseerde inkoopfunctie is dat inkopen centraal gecoördineerd worden waardoor mogelijk betere condities bij gemeenschappelijk leveranciers worden bereikt als gevolg van grotere inkoopkracht. Uitgangspunt is dat centrale inkoop als procesbegeleider verantwoor- delijk is voor het integrale inkoop- en aanbestedingsproces.
Inkoopproces. In onderstaand model is een standaard inkoopproces weergegeven. Elke fase kent zijn eigen mogelijkheden en kansen. In z’n algemeenheid geldt dat in de beginfases de meeste invloed kan worden uitgeoefend op het resultaat (kostenreductie, kwaliteit, risicobeheersing). 🡨 Aanbesteden 🡪
1 Voortraject Bepalen van inkoopbehoefte Bepalen van het aanbod (bijv. product- en marktanalyse) Opzoeken en analyseren van het financiële budget Keuze inkoopstrategie (volgens model)
2 Specificeren Opstellen van eisen en wensen Omschrijven van de opdracht Opstellen offerteaanvraag 3 Selecteren Vaststellen van de aanbestedingsprocedure (nadere uitwerking van de gekozen inkoopstrategie) Selectie van leverancier(s) Aanvraag offerte(s) Offerte(s) evalueren Nader onderhandelen (afh. van inkoopstrategie) Voorlopige Gunning aan winnende inschrijver informeren afgewezen ondernemers
4 Contracteren Opstellen en (laten) tekenen van de opdracht/xxxxxxxxxxxxxxxx
5 Bewaken Controleren nakoming afgesproken prestaties incl. garanties ed. Bewaken termijnen Tijdige betaling van correcte facturen
6 Nazorg Beheren van een doorlopende overeenkomst (prijsindex) evalueren overeenkomst met klant en/of contractant
Inkoopproces. Voor Europese aanbestedingen geldt dat aankondigingen en gunningen plaatsvinden via het elektronische systeem voor aanbestedingen te weten TenderNed (xxx.xxxxxxxxx.xx). Publicaties die horen bij Europese aanbestedingsprocedures worden bovendien gepubliceerd op het Publicatieblad van de Europese Unie via xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xx/ (TED). Ook meervoudig onderhandse aanbestedingen verlopen via het aanbestedingsplatform TenderNed. Marktpartijen worden uitgenodigd om deel te nemen aan de aanbesteding in TenderNed. Vragenrondes, het indienen van inschrijvingen en uiteindelijke gunning verlopen via TenderNed. In tegenstelling tot Europese procedure worden bij meervoudig onderhandse procedures de aankondiging en gunning niet openbaar gepubliceerd op TenderNed en TED.
Inkoopproces