PROCESSAMENTO DE DOCUMENTOS PARA DESCARTE. 7.1.9.1 O serviço de eliminação consiste na destruição legal e segura, pela CONTRATADA, dos documentos que já cumpriram prazo de guarda e não possuem valor secundário, conforme Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Meio da Administração Pública e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim da Emgea.
7.1.9.2 O objetivo da eliminação é evitar o acúmulo desnecessário de documentos em depósitos, minimizando custos com a guarda documental.
7.1.9.3 A CONTRATADA deverá apresentar a lista de eliminação, de acordo com as determinações legais, juntamente com o banco de dados com todas as informações legais necessárias ao descarte, bem como todos os termos de eliminação nos parâmetros indicados pela legislação pertinente.
7.1.9.4 Os documentos passíveis de eliminação deverão ser acondicionados em caixas de arquivo sem maiores qualificações, inclusive podendo ser utilizadas caixas já utilizadas, desde que em bom estado, e deverão ser relacionados na Listagem de Eliminação, onde deverá constar informações básicas dos documentos, como ano, série de documentos à qual pertencem, e tipo de documento, de acordo com as orientações do CONARQ.
7.1.9.5 O serviço de eliminação só será considerado concluído para efeitos de faturamento com base no número de metros lineares de documentos eliminados pela CONTRATADA, após aceite da CONTRATANTE em Ordem de Serviço específica.
7.1.9.6 Após a CONTRATANTE realizar todas as atividades e trâmites exigidos pela legislação arquivística brasileira quanto à eliminação de documentos públicos, autorizará a CONTRATADA a realizar a destruição definitiva de documentos passíveis de eliminação.
7.1.9.7 Caso a CONTRATADA realize a destruição não autorizada de documentos, estará sujeita às sanções contratuais cabíveis.
7.1.9.8 A CONTRATADA deverá realizar a baixa dos itens eliminados no sistema informatizado de gerenciamento do acervo.
7.1.9.9 Um representante da CONTRATANTE deverá ir às instalações da CONTRATADA para acompanhar todo o processo de destruição dos documentos, a ser realizado por meio de fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida.
7.1.9.10 A empresa deverá observar a Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014 – CONARQ e suas atualizações, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos ...
