DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA Todos los Formularios de la propuesta, solicitados en el presente DBC, se constituirán en Declaraciones Juradas. Los documentos que deben presentar los proponentes son: Formulario de Presentación de Propuesta (Formulario A-1). Formulario de Identificación del Proponente (Formulario A-2a). Garantía de Seriedad de Propuesta, en original, equivalente al uno por ciento (1%) del precio referencial de la contratación, con una vigencia de noventa (90) días calendario y que cumpla con las características de renovable, irrevocable y de ejecución inmediata, emitida a nombre de la entidad convocante. En ningún caso se aceptará una garantía emitida por la misma Entidad Aseguradora Certificado Único emitido por la APS vigente, en fotocopia simple. En el caso de Asociaciones Accidentales de Coaseguro de Entidades Aseguradoras, los documentos deberán presentarse, diferenciando los que corresponden a la Asociación y los que correspondan a cada Entidad Aseguradora que integra la Asociación. La documentación conjunta a presentar, es la siguiente: Formulario de Presentación de Propuesta (Formulario A-1). Formulario de Identificación del Proponente (Formulario A-2b). Garantía de Seriedad de Propuesta, en original, equivalente al uno por ciento (1%) del precio referencial de la contratación, con una vigencia de noventa (90) días calendario. Esta Garantía podrá ser presentada por una o más Entidades Aseguradoras que conforman la Asociación Accidental de Coaseguros, siempre y cuando cumpla con las características de renovable, irrevocable y de ejecución inmediata, emitida a nombre de la entidad convocante. En ningún caso se aceptará una garantía emitida por cualquiera de las Entidades Aseguradoras que conforman la Asociación Accidental de Coaseguros. Cada Asociado en forma independiente deberá presentar la siguiente documentación: Formulario de Identificación de Integrantes de la Asociación Accidental (Formulario A-2c). Certificado Único emitido por la APS vigente, en fotocopia simple.
Documentos que Establecen la Conformidad de los Bienes y Servicios Conexos 18.1 Con el fin de establecer la conformidad de los Bienes y Servicios Conexos, los Oferentes deberán proporcionar como parte de la oferta evidencia documentada acreditando que los Bienes cumplen con las especificaciones técnicas y los estándares especificados en la Sección VI, Requisitos de los Bienes y Servicios.
18.2 La evidencia documentada puede ser en forma de literatura impresa, planos o datos, y deberá incluir una descripción detallada de las características esenciales técnicas y de funcionamiento de cada artículo demostrando conformidad sustancial de los Bienes y Servicios Conexos con las especificaciones técnicas. De ser procedente el Oferente incluirá una declaración de variaciones y excepciones a las provisiones en los Requisitos de los Bienes y Servicios.
18.3 Los Oferentes también deberán proporcionar una lista detallada que incluya disponibilidad y precios actuales de repuestos, herramientas especiales, etc. necesarias para el adecuado y continuo funcionamiento de los bienes durante el período indicado en los DDL, a partir del inicio de la utilización de los bienes por el Comprador.
18.4 Las normas de fabricación, procesamiento, material y equipo así como las referencias a marcas o números de catálogos que haya incluido el Comprador en los Requisitos de los Bienes y Servicios son solamente descriptivas y no restrictivas. Los Oferentes pueden ofrecer otras normas de calidad, marcas, y/o números de catálogos siempre y cuando demuestren a satisfacción del Comprador, que las substituciones son sustancialmente equivalentes o superiores a las especificadas en los Requisitos de los Bienes y Servicios.
Documentos que componen la Oferta 11.1 La oferta deberá contener los siguientes documentos:
(a) Formulario de Oferta y Lista de Precios, de conformidad con las Cláusulas 12, 14 y 15 de las IAO;
(b) Garantía de Mantenimiento de la Oferta o Declaración de Mantenimiento de la Oferta, de conformidad con la Cláusula 21 de las IAO, si se requiere;
(c) confirmación escrita que autorice al signatario de la oferta a comprometer al Oferente, de conformidad con la Cláusula 22 de las IAO;
(d) evidencia documentada, de conformidad con la Cláusula 16 de las IAO, que establezca que el Oferente es elegible para presentar una oferta;
(e) evidencia documentada, de conformidad con la Cláusula 17 de las IAO, que certifique que los Bienes y Servicios Conexos que proporcionará el Oferente son de origen elegible;
(f) evidencia documentada, de conformidad con las Cláusulas 18 y 30 de las IAO, que establezca que los Bienes y Servicios Conexos se ajustan sustancialmente a los Documentos de Licitación;
(g) evidencia documentada, de conformidad con la Cláusula 19 de las IAO, que establezca que el Oferente está calificado para ejecutar el Contrato en caso que su oferta sea aceptada; y
(h) cualquier otro documento requerido en los DDL.
VALIDEZ DE LA PROPUESTA 16.1 La propuesta deberá tener una validez no menor a sesenta (60) días calendario, desde la fecha fijada para la apertura de propuestas. En Convocatorias Internacionales, la propuesta deberá tener una validez no menor a noventa (90) días calendario.
16.2 En circunstancias excepcionales por causas de fuerza mayor, caso fortuito o interposición de Recursos Administrativos de Impugnación, la entidad convocante podrá solicitar por escrito la extensión del período de validez de las propuestas, disponiendo un tiempo perentorio para la renovación de garantías, para lo que se considerará lo siguiente:
a) El proponente que rehúse aceptar la solicitud, será excluido del proceso, no siendo sujeto de ejecución de la Garantía de Seriedad de Propuesta.
b) Los proponentes que accedan a la prórroga, no podrán modificar su propuesta.
c) Para mantener la validez de la propuesta, el proponente deberá necesariamente presentar una garantía que cubra el nuevo plazo de validez de su propuesta.
Forma para la Presentación de los Documentos Contenidos en el “Sobre A” Los documentos contenidos en el “Sobre A” deberán ser presentados en original debidamente marcado como “ORIGINAL” en la primera página del ejemplar, junto con TRES COPIAS fotocopias simples de los mismos, debidamente marcada, en su primera página, como “COPIA I, II y III”. El original y las copias deberán firmarse en todas las páginas por el Representante Legal, debidamente foliadas y deberán llevar el sello social de la compañía. El “Sobre A” deberá contener en su cubierta la siguiente identificación: (Sello Social) Firma del Representante Legal COMITÉ DE COMPRAS Y CONTRATACIONES
CONTENIDO DE LA PROPUESTA ECONÓMICA La propuesta económica (Sobre Nº 2) deberá incluir obligatoriamente lo siguiente: La oferta económica, en la moneda que corresponda, incluidos todos los tributos, seguros, transportes, inspecciones, pruebas y, de ser el caso, los costos laborales conforme a la legislación vigente, así como cualquier otro concepto que pueda tener incidencia sobre el costo del servicio a contratar; excepto la de aquellos postores que gocen de exoneraciones legales. La Entidad Pública no reconocerá pago adicional de ninguna naturaleza. El monto total de la propuesta económica y los subtotales que lo componen deberán ser expresados con dos decimales. Los precios unitarios podrán ser expresados con más de dos decimales.
PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Las propuestas deberán ser presentadas en la Oficina de Compras y Contratación ubicada en el segundo piso del edificio administrativo de la Caja de Compensación Familiar del Huila, Calle 11 No. 5-63, en el horario de atención al público de 08:00 a.m – 12:00 m y de 02: p.m. – 06:00 p.m. hasta el día de la presentación de las propuestas y un minuto antes de la hora fijada para el cierre y apertura de propuestas, en las siguientes condiciones: -Original impresa (medio físico). -Una copia en medio magnético (CD tipo ROM). -En sobre sellado y marcados respectivamente. -Deberá contener Anexo 1. Carta de presentación como página de portada que indique nombre de la compañía, y nombre y cargo del contacto responsable de la propuesta, su dirección electrónica (e-mail), número de teléfono y fax. -Para la propuesta económica debe utilizar el documento Anexo 2. Propuesta económica. -Deberán ser presentadas con tabla de contenido. -Estar debidamente foliada. -No se aceptarán propuestas enviadas por correo fax, e-mail o similares. - En caso de discrepancias entre el original y la copia o el CD primara el contenido del original. Todos los documentos de la propuesta se presentarán en el mismo orden en que se solicitan legajados, completamente foliados en forma consecutiva (incluso las hojas en blanco o de presentación) totalmente legibles, y con un índice general, que permita consultar de una manera ágil la propuesta; las páginas de la propuesta que tengan modificaciones o enmiendas, deberán ser validadas con la firma al pie de las mismas de quien suscribe la carta de presentación, de lo contrario se tendrán por no escritas, garantizando con ello los principios de transparencia y objetividad en la selección, así como ofreciendo la seguridad tanto para la Corporación como para el proponente, lo anterior se verificará en la audiencia de apertura de las propuestas y de no cumplirse con estos requisitos, la propuesta no será tenida en cuenta para que continúe dentro del proceso y será rechazada. Si algún proponente considera que un formato en alguna forma impide mencionar o destacar algunos detalles o información que él considera de importancia para la evaluación de su propuesta, deberá presentar además de los formatos correspondientes, toda la información que considere necesaria para complementar su propuesta en un apéndice, marcando claramente la parte específica del anexo de la propuesta, del cual hace parte como apéndice. No se aceptan propuestas enviadas por correo, mensaje electrónico, fax o cualquier otro medio telemático, ni presentadas con posterioridad a la hora de cierre o en sitios o condiciones diferentes a las establecidas en la presente Invitación, las cuales serán consideradas como extemporáneas, lo que originará su devolución inmediata. Cerrado el proceso, no se admitirá modificación de la propuesta. Serán de cargo del proponente todos los costos asociados a la preparación y presentación de su propuesta, en consecuencia, Comfamiliar, en ningún caso, será responsable de los mismos. La Corporación se reserva el derecho de solicitar documentos aclaratorios a los solicitados en la presente invitación con el fin de verificar la información suministrada por el proponente. La propuesta, correspondencia y todos los documentos intercambiados entre los proponentes y la Corporación deberán estar escritos en idioma castellano, en caso contrario no será tenida en cuenta para efectos de evaluación. Será responsabilidad exclusiva del proponente la correcta identificación del único sobre, por lo tanto, la Corporación, no asume responsabilidad alguna en el proceso de apertura de los sobres que contiene la propuesta si viniere incorrectamente identificada. En todo caso, Comfamiliar se reserva el derecho de revelar dicha información a sus empleados o asesores, con el fin de evaluar la propuesta.
Documentos que Establecen las Calificaciones del Oferente 19.1 La evidencia documentada de las calificaciones del Oferente para ejecutar el Contrato si su oferta es aceptada, deberá establecer a completa satisfacción del Comprador:
(a) que, si se requiere en los DDL, el Oferente que no fábrica o produce los bienes que propone proveer deberá presentar una Autorización del Fabricante mediante el formulario incluido en la Sección IV, Formularios de la Oferta para demostrar que ha sido debidamente autorizado por el fabricante o productor de los Bienes para suministrarlos en el país del Comprador;
(b) que, si se requiere en los DDL, en el caso de un Oferente que no está establecido comercialmente en el país del Comprador, el Oferente está o estará (si se le adjudica el Contrato) representado por un Agente en el país del Comprador equipado y con capacidad para cumplir con las obligaciones de mantenimiento, reparaciones y almacenamiento de repuestos, estipuladas en las Condiciones del Contrato y/o las Especificaciones Técnicas; y
(c) que el Oferente cumple con cada uno de los criterios de calificación estipulados en la Sección III, Criterios de Evaluación y Calificación.
CONTENIDO DE LAS PROPUESTAS 2.5.1. SOBRE N° 1 - PROPUESTA TÉCNICA
a) Declaración jurada de datos del postor. Cuando se trate de consorcio, esta declaración jurada será presentada por cada uno de los consorciados. (Anexo Nº 1).
DOCUMENTOS QUE DEBE PRESENTAR EL PROPONENTE Todos los Formularios de la propuesta, solicitados en el presente DBC, se constituirán en Declaraciones Juradas. Formulario de Presentación de Propuesta (Formulario A-1). Formulario de Identificación del Proponente (Formulario A-2a o Formulario A-2b). Formulario de Propuesta Económica (Formulario B-1), salvo cuando el Método de Selección y Adjudicación sea Presupuesto Fijo, donde el proponente no presenta propuesta económica. Formulario de Especificaciones Técnica (Formulario C-1); y cuando corresponda el Formulario de Condiciones Adicionales (Formulario C-2). En caso de requerirse la Garantía de Seriedad de Propuesta, ésta deberá ser presentada en original, equivalente al uno por ciento (1%) del Precio Referencial de la contratación, con una vigencia de sesenta (60) días calendario y que cumpla con las características de renovable, irrevocable y de ejecución inmediata, emitida a nombre de la entidad convocante. En el caso de Asociaciones Accidentales, los documentos deberán presentarse diferenciando los que corresponden a la Asociación y los que corresponden a cada asociado. La documentación conjunta a presentar es la siguiente: Formulario de Presentación de Propuesta (Formulario A-1). Formulario de Identificación del Proponente (Formulario A-2c). Formulario de Propuesta Económica (Formulario B-1), salvo cuando el Método de Selección y Adjudicación sea Presupuesto Fijo, donde el proponente no presenta propuesta económica. Formulario de Especificaciones Técnicas (Formulario C-1) y cuando corresponda el Formulario de Condiciones Adicionales (Formulario C-2). En caso de requerirse la Garantía de Seriedad de Propuesta, ésta deberá ser presentada en original, equivalente al uno por ciento (1%) del Precio Referencial de la contratación, con una vigencia de sesenta (60) días calendario. Esta Garantía podrá ser presentada por una o más empresas que conformarán la Asociación. Cada asociado, en forma independiente, deberá presentar el Formulario de Identificación de Integrantes de la Asociación Accidental (Formulario A-2d). La propuesta deberá tener una validez no menor a treinta (30) días calendario, desde la fecha fijada para la apertura de propuestas.
