Assegnazione dei documenti. Le postazioni abilitate alla protocollazione in ingresso (Ufficio protocollo) provvedono ad assegnare i documenti acquisiti tramite il sistema di gestione documentale alle aree/strutture competenti per materia/funzione, anche qualora il documento ricevuto rechi in indirizzo il nominativo di un dipendente. Il medesimo documento può essere reso disponibile nel sistema di gestione documentale alle aree/strutture tramite apposita funzione “condividi” per competenza e per conoscenza. L’ufficio assegnatario può a sua volta condividere i documenti alle aree/strutture ad essa afferenti attraverso l’apposita funzione del sistema di gestione documentale. Qualora sia necessario consegnare un documento analogico originale, questo dovrà essere consegnato all’ufficio che risulta assegnatario nel sistema di gestione documentale. Le assegnazioni per conoscenza devono essere effettuate tramite il sistema di gestione documentale. Qualora si tratti di documenti originali analogici viene assegnata per conoscenza l’immagine acquisita secondo le modalità indicate al punto 3.12.
Assegnazione dei documenti. Unità di smistamento Articolo 30 Modifica delle assegnazioni
Assegnazione dei documenti. Unità di smistamento Pag. 19
Assegnazione dei documenti. 1. Per assegnazione si intende l’azione di conferimento del documento da trattare ad una Direzione/Dipartimento/U.O./soggetto fisico.
2. Il processo di assegnazione dei documenti può coinvolgere più unità di smistamento, una di seguito all’altra, fino ad arrivare agli uffici utente e ai soggetti incaricati dello svolgimento delle pratiche.
3. Se l’operazione di assegnazione del documento al soggetto fisico competente alla trattazione della relativa pratica non è precedente o contestuale a quella di registrazione a protocollo deve essere espletata uno/due giorno/i lavorativi dalla registrazione al fine di garantire una puntuale evasione della relativa pratica.
4. L’assegnazione può essere effettuata per competenza o per conoscenza. L’assegnazione per competenza indica la Direzione/Dipartimento/U.O. responsabile dell’istruttoria e, nel caso di documentazione cartacea, deputata alla conservazione in archivio.
5. I documenti informatici sono resi disponibili oltre che alla Direzione competente alle eventuali altre Direzioni/Dipartimenti/UU.OO. destinatarie, attraverso l’applicativo di protocollo, immediatamente dopo l’operazione di assegnazione.
6. L’originale dei documenti su supporto cartaceo viene trasmesso alla Direzione/Dipartimento/U.O. competente, attraverso il servizio di posta interna. Il documento è reso disponibile oltre che alla Direzione competente alle eventuali altre Direzioni/Dipartimenti/UU.OO. destinatarie, attraverso l’applicativo di protocollo, immediatamente dopo l’operazione di assegnazione/inoltro.
Assegnazione dei documenti. Unità di smistamento Pag. 27 Articolo 32 Modifica delle assegnazioni Pag. 27
Assegnazione dei documenti. 6.1 Assegnazione Pag. 12
6.2 Modifica delle assegnazioni Pag. 12
Assegnazione dei documenti. 1. Per assegnazione di un documento si intende l’operazione di individuazione dell’ufficio dell’Amministrazione cui compete la trattazione del procedimento amministrativo;.
2. I documenti ricevuti dall’Amministrazione in formato cartaceo, anche se successivamente acquisiti in formato immagine con l’ausilio di scanner, al termine delle operazioni di registrazione, segnatura ed assegnazione, sono fatti pervenire in originale agli uffici utenti di competenza, inoltre saranno trasmessi agli uffici competenti o in copia oppure per via informatica anche attraverso la rete interna dell’Amministrazione;
3. I documenti ricevuti per via telematica, sono trasmessi agli uffici di competenza attraverso la rete interna dell’Amministrazione al termine delle operazioni di registrazione, segnatura ed assegnazione;
4. L’ufficio utente riceverà la posta aprendo il programma di protocollo informatico dal quale riceverà un messaggio che indica la presenza di posta. Lo stesso per visualizzare i documenti dovrà aprire il programma e in base alle abilitazioni stabilite per i vari utenti deciderà se visualizzare semplicemente il documento, inserirlo all’interno del rispettivo fascicolo, stamparlo e farne un uso cartaceo;
5. Nel caso di assegnazione errata, l’ufficio che riceve il documento se è abilitato all’operazione di smistamento provvede a trasmettere l’atto all’ufficio competente, nel caso in cui non sia abilitato lo comunica all’ufficio che glielo ha erroneamente assegnato il quale provvederà a modificarne l’assegnazione;
6. Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di tutti i passaggi memorizzando per ciascuno di essi, l’identificativo dell’utente che effettua l’operazione con la data e l’ora di esecuzione.
7. I Dirigenti di Xxxxxxx avranno cura di sottoporre alla cognizione del Sindaco o dell’Assessore competente ogni documento, lettera o atto che si ritiene debba dagli stessi essere conosciuto per l’esercizio delle proprie funzioni o per l’indicazione di particolari disposizioni o annotazioni.
Assegnazione dei documenti. Tramite il sistema documentale è possibile assegnare un documento ad uno o più "incaricati del procedimento/collaboratori". Il documento assegnato viene ricevuto in apposito nodo del loro quaderno di lavoro di OLIMPO. L'assegnazione può inoltre essere accompagnata da una nota operativa con la quale si possono indicare le eventuali modalità operative da eseguire. L'assegnatario può monitorare in qualsiasi momento lo stato di avanzamento delle operazioni sul documento. La peculiarità dell'assegnazione di OLIMPO, a differenza della posta elettronica tradizionale, consiste nel fatto che i documenti che vengono assegnati nel sistema non vengono effettivamente inviati: ciò che viene trasmesso è un link al documento, che è sempre unico all’interno del sistema, e come tale si presenta sempre aggiornato agli utenti che vi accedono.
Assegnazione dei documenti. Tramite il sistema documentale è possibile assegnare un documento ad uno o più "incaricati del procedimento/collaboratori". Il documento assegnato viene ricevuto in apposito nodo del loro quaderno di lavoro di FOLIUM. L'assegnazione può inoltre essere accompagnata da una nota. L'assegnatario può monitorare in qualsiasi momento lo stato di avanzamento delle operazioni sul documento.
Assegnazione dei documenti del presente allegato. - Inoltro a soggetti esterni all'AOO; All'interno del sistema documentale è possibile inviare all'esterno dell'AOO qualsiasi documento ricevuto. L'invio potrà avvenire per via telematica (E-mail, E-mail certificata...) - Risposta al documento ricevuto Il documento ricevuto può essere evaso rispondendo con un nuovo documento e indicando la modalità con cui si è evasa la documentazione. Le modalità di gestione sono descritte nel capitolo 3 "Inserimento/Formazione di un nuovo documento" del presente allegato.