Generazione dell’oggetto informativo. Il ciclo di vita del registro annuale è regolato da un flusso di variazione di stato ben definito a seguito del quale vengono visualizzate le operazioni consentite in ogni fase. Il registro annuale viene creato nel sistema Applicazione REGISTRO-DOCENTE in stato “IN LAVORAZIONE”, ed in questo stato rimane fino a quando il docente proprietario, accedendo al sistema tramite le sue credenziali personali di ateneo, non ha ultimato la rendicontazione di tutte le attività svolte. Terminata la rendicontazione il docente può inviare il proprio registro alla validazione al direttore di dipartimento, che viene avvisato del cambiamento di stato tramite mail. Lo stato del registro passa da “IN LAVORAZIONE” a “IN VALIDAZIONE”. In questo stato il presidente del collegio didattico entrando sullo stesso applicativo con le sue credenziali personali di xxxxxx può decidere di modificare lo stato in 2 modi: • Approvare il registro inviato • Rifiutare il registro inviato Nel caso di registro approvato il sistema invia il documento in formato .pdf al sistema di protocollazione. Se non esiste il fascicolo personale del docente proprietario il sistema crea il nuovo fascicolo personale del docente e quindi fascicola il documento. Se esiste il fascicolo, il sistema effettua dopo la protocollazione anche la fascicolazione. Il sistema invia mail di approvazione al docente proprietario. Lo stato del registro passa da “IN VALIDAZIONE” ad “APPROVATO” Nel caso di rifiuto lo stato del registro ritorna in stato “IN LAVORAZIONE” e può essere rielaborato dal docente proprietario. Il sistema invia mail di rifiuto al docente proprietario, con le motivazioni di rifiuto. Il registro resta in stato “APPROVATO” sempre ed è sempre visionabile attraverso il sistema dal docente proprietario. Se si deve apportare una modifica ad un registro in stato “APPROVATO”, l’RPA del documento deve segnalare al responsabile del protocollo della revoca del documento stesso, in cui si specifica numero di protocollo e motivazione di errore. Da sistema lo stato verrà riportato “IN LAVORAZIONE” e quindi il docente proprietario può inserire le correzioni attraverso l’applicativo. Alla fine delle modifiche il documento seguirà il processo sopra illustrato Informazione sulla rappresentazione Strutturale: il documento è costituito da un file pdf.
Generazione dell’oggetto informativo. Il registro informatico di protocollo giornaliero viene generato in maniera automatica dal sistema di gestione documentale Titulus. La procedura riassume in un documento xml tutte le registrazioni e gli eventi (ad esempio annullamenti) ad esse associati, riferiti alla giornata lavorativa precedente. La generazione del registro informatico di protocollo avviene attraverso un automatismo notturno. Il documento xml prodotto viene registrato in maniera automatica all’interno di un apposito repertorio non protocollato in Titulus e reso immodificabile.
Generazione dell’oggetto informativo. Il processo implementato in Esse3 è il seguente: tutti i membri della commissione presenti possono accedere alla nuova funzione web di “svolgimento sedute di laurea”. All’interno della procedura il singolo docente può visionare l’elenco delle commissioni alle quali risulta associato e le relative sedute previste. Il periodo di visibilità della commissione on-line dipenderà dalla configurazione definita a livello di pianificazione delle sedute. Per ogni seduta di laurea sono mostrate: • data e orario; • edificio e aula. Dopo aver selezionato la seduta di laurea la commissione può visionare l’elenco dei laureandi assegnati alla seduta. Sono inizialmente mostrate le informazioni relative alla seduta di laurea e alla commissione associata: • data e orario; • edificio e aula; • composizione della commissione (nominativi e ruoli). Per ogni laureando sono visualizzate alcune informazioni sintetiche: • cognome; • nome; • data di nascita; • matricola; • corso di laurea; • titolo della tesi; • relatore della tesi; • situazione della verbalizzazione (verbalizzato, verbale generato, verbalizzabile). Per ogni laureando è possibile accedere ad una pagina di dettaglio nella quale sono riepilogate tutte le informazioni utili allo svolgimento della seduta di laurea e alla valutazione finale del laureando. Tali informazioni sono quelle che normalmente sono riportate nelle stampe dello statino di laurea e nel verbale di laurea: • dati anagrafici estesi; • corso di studio/ordinamento/percorso; • classe di laurea; • elenco delle iscrizioni ai vari anni di corso; • titoli di accesso; • medie (con possibilità di configurare quali medie inserire); • totale voti; • totale crediti convalidati; • punteggi aggiuntivi previsti e motivazioni; • titolo della tesi; • relatori (relatore, correlatori, controrelatori). • link per accedere alla eventuale tesi in formato elettronico allegata in fase di presentazione domanda dal laureando stesso o aggiunta dalla segreteria studenti in fase di conferma della domanda; • link alla pagina in cui visualizzare l’elenco degli esami. La decisione di rendere disponibili i singoli elementi sopra descritti è configurabile dall’ateneo, utilizzando logiche che consentono di differenziare le informazioni da mostrare per singolo appello di laurea. Dalla pagina di dettaglio del singolo laureando, se l’appello lo prevede e se il membro della commissione collegato in base alla configurazione dell’appello ha i diritti per farlo, è possibile gestire le informazio...
Generazione dell’oggetto informativo. La domanda unica di benefici è una delle procedure del sistema gestionale di segreteria studenti ESSE3 finalizzata a generare un documento informatico al quale è attribuito - attraverso il sistema di protocollo informatico Titulus - una segnatura di protocollo nella tipologia di documenti in arrivo. La generazione della domanda avviene sulla base della seguente procedura: • lo studente già immatricolato o preimmatricolato può accedere al sistema ESSE 3 attraverso l’uso della proprie credenziali fornite dall’ente produttore; • lo studente entra nella propria area riservata su WEB ESSE3; • lo studente individua il modulo che deve compilare e compila la modulistica in ogni suo campo completando così la procedura e conservando la ricevuta di compilazione della stessa; • lo studente chiude l’accesso alla procedura ESSE3 attivando così la trasmissione dei dati al registro di protocollo informatico Titulus, che genera un documento in arrivo già protocollato, completo di tutti gli elementi essenziali e facoltativi necessari per la creazione di una segnatura di protocollo; il documento in arrivo così registrato a protocollo viene inserimento nel fascicolo dello studente.
Generazione dell’oggetto informativo. La domanda di immatricolazione viene generata dallo studente sul sistema segreteria studenti Esse3 attraverso la seguente procedura: STUDENTE • Lo studente non ancora immatricolato o pre- immatricolato accede al sistema ESSE3 attraverso l’uso delle proprie credenziali fornite dall’Ente Produttore; • Lo studente entra nella propria area riservata su WEB ESSE3; • Lo studente individua il modulo che deve compilare sulla base dell’intestazione; • Lo studente compila la modulistica in ogni suo campo, completando la procedura e conservando ricevuta di compilazione della Domanda di Immatricolazione; • Lo studente chiude l’accesso alla procedura.
Generazione dell’oggetto informativo. Gli atti di accettazione delle condizioni di servizio di Firma Elettronica Avanzata Grafometrica (FEA) sono generati come segue: • l’operatore incaricato dell’Università di Verona, identifica l’utente mediante acquisizione di una copia di un valido ed idoneo documento d’identità e codice fiscale e predispone le operazioni necessarie alla produzione della documentazione relativa all’operazione richiesta; • gli atti di accettazione sono firmati dall’utente con firma elettronica dell’utente davanti agli operatori dei singoli uffici in relazione ai procedimenti o attività o affare aperti; • l’operatore incaricato registra l’atto di accettazione FEA (e relativi allegati: copia documento identità, codice fiscale ed informativa), nel sistema di protocollo informatico Titulus nel relativo repertorio. Tale registrazione potrebbe anche essere predisposta con utilizzo del WF di firma digitale da parte dell’RPA del procedimento; • gli atti descritti sono inviati in conservazione a norma, al fine di garantirne l’autenticità e l’accessibilità nel tempo.
Generazione dell’oggetto informativo. La fatturazione elettronica è una procedura che coinvolge più applicativi integrati tra di loro ed è finalizzata all’emissione di fatture elettroniche. L’emissione della fattura elettronica è costituita dalle seguenti attività: • se previsto, l’operatore si identifica nel modulo UGOV/contabilità e compila il modulo della fattura; • l’operatore, salvo altri automatismi, registra la fattura e ne chiede la trasmissione a Titulus per la spedizione al Sistema di Interscambio (SdI). La comunicazione fra UGOV e Titulus avviene in cooperazione applicativa tramite web service. All’atto della trasmissione, UGOV genera e trasmette a Titulus un file fattura.xml conforme allo schema XML previsto dalla normativa; • Titulus registra la fattura e l’assegna al RPA (Responsabile del Procedimento Amministrativo) indicato da apposita voce di indice; • una volta protocollata, la fattura con workflow automatico viene trasmessa tramite PEC a SdI; • se la ricezione va a buon fine, SdI smista la fattura al destinatario della stessa; • SdI notifica a Titulus (sempre tramite PEC) la gestione delle ricevute della fattura; • Titulus associa le notifiche e le ricevute PEC alla fattura di riferimento e le trasmette automaticamente a UGOV- Contabilità.
Generazione dell’oggetto informativo. La generazione dei registri IVA acquisti in UGOV avviene quando a tutte le fatture che hanno data registrazione nel mese di produzione del registro viene assegnato un numero di registrazione iva progressivo per ogni sezionale. La stampa definitiva dei registri è funzionale alla stampa definitiva della liquidazione. La generazione del registro IVA vendite avviene quando le fatture sono contabilizzate IVA dall’utente di UGOV. Il numero di registrazione iva ha, infatti, rilevanza esterna ed è quindi necessario attribuirlo quando si invia fattura al cliente e non alla produzione definitiva dei registri. La produzione definitiva dei registri ha come effetto quello di impedire la cancellazione delle scritture iva ormai definitive. La produzione definitiva dei registri è funzionale alla produzione definitiva della liquidazione. In entrambi i casi i registri IVA si trasmettono da UGOV a Titulus tramite determinate voci d’indice. Per la corretta gestione dell’integrazione, deve esistere una voce di indice per ogni tipologia di registro IVA e a ciascuna di queste deve essere associato un Responsabile della tenuta dei registri (RPA). Ogni voce di indice ha, inoltre, un modello associato che permette la repertoriazione del registro nel repertorio di competenza. Una volta trasmesso il registro da UGOV, in Titulus si genera una bozza corrispondente, con in allegato il file del registro in formato pdf. Oltre che firmare digitalmente il file, l’utente di Titulus dovrà procedere alla sua protocollazione che implicherà contestualmente anche la relativa repertoriazione. L'art. 2215 bis del Codice Civile recita: “Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all'anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell'imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato”. Resta, quindi, obbligatoria la marcatura temporale e la sottoscrizione del registro IVA; dove per “marcatura temporale” si riterrà in questo caso la registrazione di protocollo.
Generazione dell’oggetto informativo. La domanda di conseguimento titolo viene generata attraverso la seguente procedura: STUDENTE • Lo studente entra nella propria area riservata su WEB ESSE3; • Lo studente individua il modulo che deve compilare sulla base dell’intestazione; • Lo studente compila la modulistica in ogni suo campo, completando la procedura; • Lo studente chiude l’accesso alla procedura; • Lo studente paga la marca da bollo virtuale.
Generazione dell’oggetto informativo. Il verbale definitivo repertoriato in Titulus è redatto in modalità digitale dall’ufficio che fornisce il supporto agli organi. Esso può contenere allegati non sempre nativi digitali. Successivamente viene inviato al segretario verbalizzante dell’Organo per le opportune verifiche e la successiva firma digitale; infine, viene firmato digitalmente dal Presidente dell’Organo e con un’unica operazione di registrazione, protocollato e repertoriato nel relativo repertorio annuale. In tutti i casi di firma verranno usate firma digitale e/o la firma digitale remota a norma di legge.