Generazione dell’oggetto informativo. La Verbalizzazione on-Line (VoL) è una delle procedure del sistema gestionale di segreteria studenti ESSE3 ed è finalizzata alla generazione del verbale d’esame e degli altri tre tipi di oggetti informativi sopracitati. Verbale di esame La generazione del verbale d’esame avviene generalmente al termine dello svolgimento della prova, quando il docente verbalizzante: • entra nella propria area riservata su WEB ESSE3; • individua l’appello a cui sono legate le prenotazioni degli studenti candidati; • recupera la lista degli iscritti all’appello e inserisce, nella singola prenotazione dello studente, i dati relativi alla valutazione dell’esame; • controlla, tramite anteprima, gli esiti apposti sui verbali; • decide se annullare l’operazione o confermare la generazione del verbale d’esame elettronico; • una volta generato il verbale di esame elettronico, vi appone la firma digitale. L’apposizione della firma sul verbale comporta la sua registrazione sul sistema e l’aggiornamento della carriera dello studente ed eventualmente dell’attività didattica. ESSE3 assegna e riporta su ogni verbale generato un identificativo unico per ente e garantisce che, per ogni studente e attività didattica, esista un solo verbale che attesti il superamento della prova. Verbale di correzione per errore materiale Nel caso in cui un docente riscontri un errore di tipo materiale su un verbale già firmato, può: • entrare nella propria area riservata su WEB ESSE3; • individuare l’appello a cui è legato il verbale d’esame errato; • recuperare dalla lista dei verbali afferenti a quel determinato appello il verbale da correggere; • correggere i dati errati; • generare il verbale di correzione per errore materiale; • firmare digitalmente il verbale generato. Il verbale, così perfezionato, viene registrato dal sistema che aggiorna la carriera dello studente coerentemente con la modifica. Verbale di revoca In caso di ragioni che rendano la prova d’esame non sussistente – ad esempio per motivi di propedeuticità - la segreteria dell’ateneo abilita la possibilità di revoca sul verbale e contatta il docente. Il docente di conseguenza: • entra nella propria area riservata su WEB ESSE3; • visualizza il verbale da revocare; • revoca il verbale; • genera il verbale di revoca; • firma digitalmente il verbale generato. Il verbale, così perfezionato viene registrato dal sistema che aggiorna la carriera dello studente coerentemente con la revoca. Dichiarazione di conformità generata tramite ESSE3 L’operat...
Generazione dell’oggetto informativo. Il registro informatico di protocollo giornaliero viene generato in maniera automatica dal sistema di gestione documentale Titulus. La procedura riassume in un documento xml tutte le registrazioni e gli eventi (ad esempio annullamenti) ad esse associati, riferiti alla giornata lavorativa precedente. La generazione del registro informatico di protocollo avviene attraverso un automatismo notturno. Il documento xml prodotto viene registrato in maniera automatica all’interno di un apposito repertorio non protocollato in Titulus e reso immodificabile.
Generazione dell’oggetto informativo. Il ciclo di vita del registro delle lezioni è regolato da un flusso di variazione di stato ben definito a seguito del quale vengono visualizzate le operazioni consentite in ogni fase. "Il registro delle lezioni viene creato nel sistema Applicazione REGISTRO-DOCENTE in stato “IN LAVORAZIONE”, ed in questo stato rimane fino a quando il docente proprietario, accedendo al sistema tramite le sue credenziali personali di ateneo, non ha ultimato la rendicontazione di tutte le attività svolte. Terminata la rendicontazione IL DOCENTE può inviare il proprio registro alla validazione del presidente del collegio didattico, che viene avvisato del cambiamento di stato tramite mail. Lo stato del registro passa da “IN LAVORAZIONE” a “IN VALIDAZIONE”. In questo stato il presidente del collegio didattico entrando sullo stesso applicativo con le sue credenziali personali di xxxxxx può decidere di modificare lo stato in 2 modi: • approvando il registro inviato • rifiutando il registro inviato Nel caso di registro approvato il sistema invia il documento in formato .pdf al sistema di protocollazione. Se non esiste il fascicolo personale del docente proprietario il sistema crea il nuovo fascicolo personale del docente e quindi fascicola il documento. Se esiste il fascicolo, il sistema effettua dopo la protocollazione anche la fascicolazione. Il sistema invia mail di approvazione al docente proprietario Lo stato del registro passa, quindi, da “IN VALIDAZIONE” ad “APPROVATO”. Nel caso di rifiuto lo stato del registro ritorna in stato “IN LAVORAZIONE” e può essere rielaborato dal docente proprietario. Il sistema invia una mail di rifiuto al docente proprietario, con le motivazioni di rifiuto. Se si deve apportare una modifica ad un registro in stato “APPROVATO”, l’RPA del documento deve segnalare al responsabile del protocollo della revoca del documento stesso, il numero di protocollo e motivazione di errore. Da sistema lo stato verrà riportato “IN LAVORAZIONE” e quindi il docente proprietario può inserire le correzioni attraverso l’applicativo. Alla fine delle modifiche il documento seguirà il processo sopra illustrato Informazione sulla rappresentazione Strutturale: il documento è costituito da un file pdf.
Generazione dell’oggetto informativo. La generazione dei registri IVA acquisti in UGOV avviene quando a tutte le fatture che hanno data registrazione nel mese di produzione del registro viene assegnato un numero di registrazione iva progressivo per ogni sezionale. La stampa definitiva dei registri è funzionale alla stampa definitiva della liquidazione. La generazione del registro IVA vendite avviene quando le fatture sono contabilizzate IVA dall’utente di UGOV. Il numero di registrazione iva ha, infatti, rilevanza esterna ed è quindi necessario attribuirlo quando si invia fattura al cliente e non alla produzione definitiva dei registri. La produzione definitiva dei registri ha come effetto quello di impedire la cancellazione delle scritture iva ormai definitive. La produzione definitiva dei registri è funzionale alla produzione definitiva della liquidazione. In entrambi i casi i registri IVA si trasmettono da UGOV a Titulus tramite determinate voci d’indice. Per la corretta gestione dell’integrazione, deve esistere una voce di indice per ogni tipologia di registro IVA e a ciascuna di queste deve essere associato un Responsabile della tenuta dei registri (RPA). Ogni voce di indice ha, inoltre, un modello associato che permette la repertoriazione del registro nel repertorio di competenza. Una volta trasmesso il registro da UGOV, in Titulus si genera una bozza corrispondente, con in allegato il file del registro in formato pdf. Oltre che firmare digitalmente il file, l’utente di Titulus dovrà procedere alla sua protocollazione che implicherà contestualmente anche la relativa repertoriazione. L'art. 2215 bis del Codice Civile recita: “Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all'anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell'imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato”. Resta, quindi, obbligatoria la marcatura temporale e la sottoscrizione del registro IVA; dove per “marcatura temporale” si riterrà in questo caso la registrazione di protocollo.
Generazione dell’oggetto informativo. La fatturazione elettronica è una procedura che coinvolge più applicativi integrati tra di loro ed è finalizzata all’emissione di fatture elettroniche. L’emissione della fattura elettronica è costituita dalle seguenti attività: • se previsto, l’operatore si identifica nel modulo UGOV/contabilità e compila il modulo della fattura; • l’operatore, salvo altri automatismi, registra la fattura e ne chiede la trasmissione a Titulus per la spedizione al Sistema di Interscambio (SdI). La comunicazione fra UGOV e Titulus avviene in cooperazione applicativa tramite web service. All’atto della trasmissione, UGOV genera e trasmette a Titulus un file fattura.xml conforme allo schema XML previsto dalla normativa; • Titulus registra la fattura e l’assegna al RPA (Responsabile del Procedimento Amministrativo) indicato da apposita voce di indice; • una volta protocollata, la fattura con workflow automatico viene trasmessa tramite PEC a SdI; • se la ricezione va a buon fine, SdI smista la fattura al destinatario della stessa; • SdI notifica a Titulus (sempre tramite PEC) la gestione delle ricevute della fattura; • Titulus associa le notifiche e le ricevute PEC alla fattura di riferimento e le trasmette automaticamente a UGOV- Contabilità.
Generazione dell’oggetto informativo. La procedura di formazione dell'ordinativo informatico coinvolge più applicativi integrati ed è costituita da più attività: • l'operatore si indentifica nel modulo UGOV/contabilità e compila il modulo dell'ordinativo; • l'operatore registra l'ordinativo e ne chiede la trasmissione al Tramite dove l'ordinativo viene firmato digitalmente; • il Tramite trasmette l'ordinativo aggiornato sia a Siope+ che al modulo di UGOV Contabilità che aggiorna la registrazione. Da qui si aprono due percorsi paralleli: 1. UGOV invia l'ordinativo aggiornato a Titulus che lo registra e che, laddove possibile, lo fascicola. 2. Siope+ invia l'ordinativo ricevuto dal Tramite all'Ente cassiere e ne gestisce tutte le ricevute di comunicazione. Queste vengono trasmesse ad UGOV, il quale aggiorna la propria registrazione ed invia le ricevute anche a Titulus. Titulus salva le ricevute sulla registrazione dell'ordinativo relativo. Per quanto riguarda il giornale di cassa, quest’ultimo viene prodotto dall’ente cassiere ed inviato a Siope+. Xxxxx+ lo manda ad UGOV e quest’ultimo lo manda a Titulus che lo registra come protocollo in arrivo.
Generazione dell’oggetto informativo. La domanda di immatricolazione viene generata dallo studente sul sistema segreteria studenti Esse3 attraverso la seguente procedura: STUDENTE • Lo studente non ancora immatricolato o pre- immatricolato accede al sistema ESSE3 attraverso l’uso delle proprie credenziali fornite dall’Ente Produttore; • Lo studente entra nella propria area riservata su WEB ESSE3; • Lo studente individua il modulo che deve compilare sulla base dell’intestazione; • Lo studente compila la modulistica in ogni suo campo, completando la procedura e conservando ricevuta di compilazione della Domanda di Immatricolazione; • Lo studente chiude l’accesso alla procedura.
Generazione dell’oggetto informativo. La domanda di conseguimento titolo viene generata attraverso la seguente procedura: STUDENTE • Lo studente entra nella propria area riservata su WEB ESSE3; • Lo studente individua il modulo che deve compilare sulla base dell’intestazione; • Lo studente compila la modulistica in ogni suo campo, completando la procedura; • Lo studente chiude l’accesso alla procedura; • Lo studente paga la marca da bollo virtuale.
Generazione dell’oggetto informativo. Titulus e i tre moduli UBUY interagiscono tramite web services; i flussi documentali sono individuati dalle voci di indice indicate dai moduli all’atto del salvataggio dei documenti. Tramite la configurazione di parametri determinati dal produttore, la documentazione può essere gestita in uno o più fascicoli all’interno del sistema di gestione documentale. L’organizzazione dei fascicoli è dettata dal produttore sulla base delle proprie esigenze. Ai fini del mantenimento della segretezza del contenuto di ogni busta, nel corso della gara sono inviati e protocollati in Titulus dei file che contengono la descrizione del contenuto della busta e l'impronta dei file. L'impronta viene inviata a garanzia di immodificabilità della busta stessa. Successivamente, al termine della gara, è possibile inviare in Titulus le buste complete come documenti non protocollati.
Generazione dell’oggetto informativo. Gli atti di accettazione delle condizioni di servizio di Firma Elettronica Avanzata Grafometrica (FEA) sono generati come segue: • l’operatore incaricato dell’Università di Verona, identifica l’utente mediante acquisizione di una copia di un valido ed idoneo documento d’identità e codice fiscale e predispone le operazioni necessarie alla produzione della documentazione relativa all’operazione richiesta; • gli atti di accettazione sono firmati dall’utente con firma elettronica dell’utente davanti agli operatori dei singoli uffici in relazione ai procedimenti o attività o affare aperti; • l’operatore incaricato registra l’atto di accettazione FEA (e relativi allegati: copia documento identità, codice fiscale ed informativa), nel sistema di protocollo informatico Titulus nel relativo repertorio. Tale registrazione potrebbe anche essere predisposta con utilizzo del WF di firma digitale da parte dell’RPA del procedimento; • gli atti descritti sono inviati in conservazione a norma, al fine di garantirne l’autenticità e l’accessibilità nel tempo.