Common use of DO FLUXO DE ATENDIMENTO Clause in Contracts

DO FLUXO DE ATENDIMENTO. O sistema de gestão deverá emitir alerta quando houver necessidade da realização de manutenção preventiva de veículos, assim como enviar e-mail ou SMS ao gestor de frota responsável pelo veículo. Ainda, a equipe especializada deve contatar o gestor da frota, observando o disposto no item 9.4.1.3 do Anexo I do Edital , e direcionar o veículo ao estabelecimento passível de realizar a revisão para emissão do orçamento. Para cada etapa da manutenção que dependa da ação do gestor de frota do órgão/entidade, este deverá ser comunicado via SMS ou e- mail. Havendo necessidade de manutenção, o gestor da frota ou servidor designado deverá solicitar manutenção, obrigatoriamente, via sistema de gestão, que também deverá permitir a solicitação de serviço de reboque/guincho. A cada solicitação de manutenção, o gestor de frota deverá receber a confirmação do pedido por SMS ou e-mail. Após a solicitação de manutenção, via sistema de gestão, a equipe especializada direcionará o veículo ao estabelecimento passível de realizar a manutenção para emissão do orçamento, providenciando também o serviço de reboque/guincho, se solicitado, na impossibilidade de locomoção do veículo. O gestor de frota deverá encaminhar o veículo ao estabelecimento indicado em até 2 (dois) dias úteis. Caso o prazo seja ultrapassado, a solicitação será cancelada automaticamente pelo sistema de gestão, sendo necessário nova solicitação. O cancelamento deverá ser informado ao gestor de frota por SMS ou e-mail. A indicação da oficina ou estabelecimento da rede credenciada, para realização de manutenção, deverá observar o prazo máximo de 3 (três) horas, a partir da solicitação do órgão/entidade, exceto quando não houver estabelecimento em condições de efetuar o reparo no município onde o veículo se encontrar, ou quando o veículo estiver em estradas e sem condições de se locomover ou ainda quando o veículo estiver envolvido em acidente e aguardando laudo pericial e/ou a realização de Boletim de Ocorrência. Caso a solicitação ocorra em véspera de feriado nacional ou numa sexta-feira, se o prazo de 3 (três) horas ultrapassar o horário comercial, a indicação pela equipe especializada poderá ser feita no próximo dia útil. O estabelecimento da rede credenciada para onde for encaminhado o veículo deverá receber, inspecionar o veículo com preenchimento do checklist, e emitir orçamento por meio do sistema de gestão, obedecendo os prazos apresentados na Tabela 2: Tipo de Orçamento Veículos Leves Veículos Pesados Manutenção Preventiva (Revisão) Até 4 horas Até 8 horas Manutenção Corretiva Até 1 dia Até 2 dias Manutenção Corretiva – média monta Até 2 dias Até 3 dias Os prazos para emissão do orçamento serão contados em horas e dias úteis, a partir da entrada do veículo no estabelecimento da rede credenciada. Caso haja algum fato fundamentado que atrase a geração do orçamento, o estabelecimento deverá justificar à equipe especializada que comunicará ao gestor de frota (formalmente, via sistema de gestão), que se reserva no direito de aceitar ou não a justificativa. A equipe especializada deverá avaliar o orçamento, em relação aos serviços, peças, componentes, acessórios e demais materiais considerados necessários à manutenção, solicitando informações complementares, como fotos do veículo ou laudo técnico, caso seja necessário, ou quando solicitado pelo gestor de frota. A equipe especializada deverá obrigatoriamente realizar, pelo menos, mais (02) cotações em outras oficinas e estabelecimentos, observando ao seguinte: Se o orçamento recebido for inferior a R$ 500,00 (quinhentos reais), para veículos leves, ou inferior a R$ 1.000,00 (mil reais), para veículos pesados, fica dispensada a realização das demais cotações, desde que o orçamento em questão esteja em conformidade com o subitem 9.3.5 do Anexo I do Edital. Todavia o órgão/entidade contratante poderá requisitá-los, caso julgue necessário, devendo ser atendido pela equipe especializada. Ainda, a qualquer momento, o CONTRATANTE poderá realizar cotações no mercado de forma a verificar se os preços apresentados pela CONTRATADA estão coerentes com o esperado; Se não houver 03 (três) oficinas e estabelecimentos no município onde se encontra o veículo, as cotações deverão ser realizadas em oficinas e estabelecimentos de municípios mais próximas do local onde o veículo se encontra, respeitando-se os limites definidos na tabela 1, do item 9.5 do Anexo I do Edital. Os orçamentos das demais oficinas e estabelecimentos deverão ser emitidos em até 1 (um) dia útil, a ser contado após o registro do orçamento do primeiro estabelecimento. A equipe especializada deverá negociar junto às oficinas e estabelecimentos até a obtenção do melhor preço; enviar ao gestor da frota, via sistema de gestão, os orçamentos, com as descrições das peças, componentes, acessórios, materiais e serviços que deverão ser substituídos/ aplicados ao veículo, com as quantidades, os tempos de execução em horas, preços unitários e totais; bem como a indicação do orçamento de menor preço. A negociação de preços deverá ser concluída em até 2 (dois) dias úteis, após o registro de todas as cotações realizadas, exceto no caso de manutenção de média monta, que poderá ser realizada em prazo superior, desde que devidamente justificado ao gestor de frota; Entende-se por média monta, os danos sofridos pelo veículo que afetem seus componentes mecânicos e estruturais, envolvendo substituições de equipamentos de segurança especificados pelo fabricante ou cujo reparo tenha orçamento superior a percentual de seu valor venal, definido pela SEPLAG (atualmente é de 40%). O gestor da frota poderá aprovar outro orçamento, que não o de menor preço, quando este tiver sido emitido por outro estabelecimento e cujos demais custos, tais como o de deslocamento, sejam superiores à economia verificada. Neste caso, o orçamento a ser aprovado também deverá atender obrigatoriamente ao subitem 9.3.5 do anexo I do Edital . Caso o gestor de frota aprove os serviços necessários à manutenção em estabelecimento diferente daquele onde o veículo foi registrado e se encontra, deverá ocorrer a troca de oficina, fisicamente e via sistema de gestão. As regras e diretrizes para troca de oficina estão definidas no Anexo II. A equipe especializada deverá comprovar que os orçamentos passíveis de aprovação atendem ao subitem 9.3.5 do Anexo I do Edital. Tal comprovação poderá ser feita: Por meio do próprio sistema de gestão, caso ele apresente os preços atualizados de peças da Fábrica/Montadora e os tempos de reparo oficiais. Por meio de relatórios extraídos de sistemas de orçamentação eletrônica (como o Audatex, Órion, Cilia, dentre outros) que possuem em sua base de dados os preços atualizados de peças da Fábrica/ Montadora e os tempos de reparo oficiais. Estes relatórios deverão ser anexados, via sistema de gestão, à manutenção em andamento. Por meio de Tabela atualizada de Preços de Peças, venda à vista, emitidos pela Fábrica/Montadora e dos tempos oficiais, entendidos como os tempos de reparo disponibilizados pela montadora ou em tabelas de sindicatos ou associações da indústria de reparação automotiva. Tais tabelas deverão ser anexados, via sistema de gestão, à manutenção em andamento. Somente se não existir informações sobre preços de peças, componentes, acessórios e materiais, bem como sobre os tempos de reparo, nos meios apresentados nos subitens acima, a equipe especializada poderá utilizar como referência os preços e tempos históricos praticados por sua rede credenciada. Os preços máximos de hora/homem deverão ser aqueles da proposta comercial da ata de Registro de Preços, assim como os preços do serviço de reboque/guincho O gestor de frota irá validar se, de fato, os orçamentos apresentados atendem ao subitem 9.3.5 do Anexo I do Edital por meio de consulta ao sistema de orçamentação eletrônico utilizado pela Administração. Caso o modelo do veículo não seja abrangido por referido sistema, devido à descontinuidade de sua fabricação ou especificidade, a validação deverá ser feita por meio de pesquisa de mercado, materiais da fábrica/ montadora ou por meio de consulta às manutenções já aprovadas pelos órgãos/entidades contratantes no sistema de gestão da CONTRATADA. Sendo constatado que o orçamento indicado pela equipe especializada ou o elegido, nos termos do subitem 9.9.10 do Anexo I do Edital , encontra-se em conformidade com o subitem 9.3.5 do anexo I do Edital , ele poderá ser aprovado pelo gestor de frota no sistema de gestão. Quando o valor do orçamento final aprovado pelo gestor da frota, associado às despesas com manutenção do veículo nos últimos 12 (doze) meses, for superior ao percentual do valor venal do veículo, definido pela SEPLAG (atualmente é de 40%), a manutenção em questão somente será liberada após a autorização do GFE. As regras detalhadas encontram-se no Anexo II. Quando dessa ocorrência, o gestor de frota do órgão/entidade e o gestor de frota do Estado (GFE) deverão ser notificados, via sistema de gestão, e e-mail e/ou SMS; Deverá ser possível à SEPLAG consultar o orçamento em questão e autorizá-lo por meio do sistema de gestão. As despesas com manutenção nos últimos 12 (doze) meses, bem como o valor venal do veículo serão advindos exclusivamente do SIAD, por meio das cargas previstas no Anexo V deste Edital. A rede credenciada somente deverá executar os serviços que forem aprovados pelo gestor de frota dos órgãos/entidades contratantes e autorizados pelo gestor de frota do Estado (SEPLAG), quando a autorização for necessária, através do sistema de gestão. Caso algum serviço seja prestado ou haja algum fornecimento de peças sem a prévia autorização do gestor de frota competente, os valores não serão devidos em casos de reprovações ou cancelamentos. A execução da manutenção, após a aprovação do orçamento, deverá ser realizada, obedecendo os prazos apresentados na tabela 3: Valor Manutenção/ Valor Venal Veículos Leves Veículos Pesados 0 a 10% Até 4 dias Até 5 dias 11% a 20% Até 7 dias Até 9 dias 21% a 30% Até 10 dias Até 13 dias 30% a 40% Até 15 dias Até 17 dias Acima de 40% Até 19 dias Até 22 dias Os prazos para execução da manutenção serão contados em dias úteis, iniciando-se no primeiro dia útil, após a aprovação e autorização do orçamento pelo gestor de frota. O valor venal do veículo deverá ser informado, pelo sistema de gestão, automaticamente, quando da solicitação de manutenção, de forma que as oficinas e estabelecimentos tenham conhecimento dos prazos máximos estabelecidos. A manutenção será considerada finalizada após o devido registro de finalização por parte das oficinas e/ou estabelecimentos que a realizaram, no sistema de gestão. Caso, durante a manutenção, for identificada a necessidade de serviços e/ou peças complementares, poderá ser registrada, via sistema de gestão, manutenção complementar, de acordo com as regras e diretrizes estabelecidas no Anexo II. A entrega do veículo será feita ao servidor devidamente designado para tal fim, que deverá conferir o veículo, de acordo com o checklist inicial, bem como se identificar no sistema de gestão e inserir sua senha no ato da retirada do veículo. O registro da transação financeira deve ocorrer somente com a aprovação, pelo gestor de frota do órgão/entidade, no momento da aprovação na funcionalidade do pré-faturamento, e não com a retirada do veículo, finalização dos serviços ou aprovação dos orçamentos. O Pré-Faturamento é entendido com o aceite definitivo da manutenção. Suas regras e procedimentos estão definidas no Anexo II. A SEPLAG poderá monitorar os preços e tempos praticados nas manutenções realizadas, por meio de consultas ao sistema de orçamentação eletrônico utilizado pela Administração, pesquisa de mercado realizada pelo órgão/entidade contratante ou preços históricos dos contratos. Caso se verifique que os preços e/ou tempos necessários para a execução do serviço são inferiores ao validado, os valores excedentes pagos serão informados à CONTRATADA que deverá efetuar o ressarcimento/ estorno ao órgão/entidade contratante na fatura seguinte. O sistema de gestão deve permitir o cadastro e utilização de oficinas próprias (orgânicas), que são estruturas existentes em alguns órgãos/entidades para a realização de manutenção em veículos oficiais. Todos os dados das manutenções realizadas nestas oficinas e estabelecimentos devem ficar registradas no sistema de gestão da CONTRATADA e disponíveis para consulta.

DO FLUXO DE ATENDIMENTO. 9.9.1. O sistema de gestão deverá emitir alerta quando houver necessidade da realização de manutenção preventiva de veículos, assim como enviar e-mail ou SMS ao gestor de frota responsável pelo veículo. 9.9.1.1. Ainda, a equipe especializada deve contatar o gestor da frota, observando o disposto no item 9.4.1.3 do Anexo I do Edital 9.4.1.3, e direcionar o veículo ao estabelecimento passível de realizar a revisão para emissão do orçamento. 9.9.2. Para cada etapa da manutenção que dependa da ação do gestor de frota do órgão/entidade, este deverá ser comunicado via SMS ou e- mail. 9.9.3. Havendo necessidade de manutenção, o gestor da frota ou servidor designado deverá solicitar manutenção, obrigatoriamente, via sistema de gestão, que também deverá permitir a solicitação de serviço de reboque/guincho. 9.9.3.1. A cada solicitação de manutenção, o gestor de frota deverá receber a confirmação do pedido por SMS ou e-mail. 9.9.4. Após a solicitação de manutenção, via sistema de gestão, a equipe especializada direcionará o veículo ao estabelecimento passível de realizar a manutenção para emissão do orçamento, providenciando também o serviço de reboque/guincho, se solicitado, na impossibilidade de locomoção do veículo. 9.9.4.1. O gestor de frota deverá encaminhar o veículo ao estabelecimento indicado em até 2 (dois) dias úteis. Caso o prazo seja ultrapassado, a solicitação será cancelada automaticamente pelo sistema de gestão, sendo necessário nova solicitação. O cancelamento deverá ser informado ao gestor de frota por SMS ou e-mail. 9.9.5. A indicação da oficina ou estabelecimento da rede credenciada, para realização de manutenção, deverá observar o prazo máximo de 3 (três) horas, a partir da solicitação do órgão/entidade, exceto quando não houver estabelecimento em condições de efetuar o reparo no município onde o veículo se encontrar, ou quando o veículo estiver em estradas e sem condições de se locomover ou ainda quando o veículo estiver envolvido em acidente e aguardando laudo pericial e/ou a realização de Boletim de Ocorrência. 9.9.5.1. Caso a solicitação ocorra em véspera de feriado nacional ou numa sexta-feira, se o prazo de 3 (três) horas ultrapassar o horário comercial, a indicação pela equipe especializada poderá ser feita no próximo dia útil. 9.9.6. O estabelecimento da rede credenciada para onde for encaminhado o veículo deverá receber, inspecionar o veículo com preenchimento do checklist, e emitir orçamento por meio do sistema de gestão, obedecendo os prazos apresentados na Tabela 2: Tabela 2 – Prazo para emissão do Orçamento Tipo de Orçamento Veículos Leves Veículos Pesados Manutenção Preventiva (Revisão) Até 4 horas Até 8 horas Manutenção Corretiva Até 1 dia Até 2 dias Manutenção Corretiva – média monta Até 2 dias Até 3 dias dias 9.9.6.1. Os prazos para emissão do orçamento serão contados em horas e dias úteis, a partir da entrada do veículo no estabelecimento da rede credenciada. 9.9.6.2. Caso haja algum fato fundamentado que atrase a geração do orçamento, o estabelecimento deverá justificar à equipe especializada que comunicará ao gestor de frota (formalmente, via sistema de gestão), que se reserva no direito de aceitar ou não a justificativa. 9.9.7. A equipe especializada deverá avaliar o orçamento, em relação aos serviços, peças, componentes, acessórios e demais materiais considerados necessários à manutenção, solicitando informações complementares, como fotos do veículo ou laudo técnico, caso seja necessário, ou quando solicitado pelo gestor de frota. 9.9.8. A equipe especializada deverá obrigatoriamente realizar, pelo menos, mais (02) cotações em outras oficinas e estabelecimentos, observando ao seguinte: : 9.9.8.1. Se o orçamento recebido for inferior a R$ 500,00 (quinhentos reais), para veículos leves, ou inferior a R$ 1.000,00 (mil reais), para veículos pesados, fica dispensada a realização das demais cotações, desde que o orçamento em questão esteja em conformidade com o subitem 9.3.5 do Anexo I do Editaldeste Termo de Referência. Todavia o órgão/entidade contratante poderá requisitá-los, caso julgue necessário, devendo ser atendido pela equipe especializada. 9.9.8.2. Ainda, a qualquer momento, o CONTRATANTE poderá realizar cotações no mercado de forma a verificar se os preços apresentados pela CONTRATADA estão coerentes com o esperado; ; 9.9.8.3. Se não houver 03 (três) oficinas e estabelecimentos no município onde se encontra o veículo, as cotações deverão ser realizadas em oficinas e estabelecimentos de municípios mais próximas do local onde o veículo se encontra, respeitando-se os limites definidos na tabela 1, do item 9.5 do Anexo I do Edital9.5. 9.9.8.4. Os orçamentos das demais oficinas e estabelecimentos deverão ser emitidos em até 1 (um) dia útil, a ser contado após o registro do orçamento do primeiro estabelecimento. 9.9.9. A equipe especializada deverá negociar junto às oficinas e estabelecimentos até a obtenção do melhor preço; enviar ao gestor da frota, via sistema de gestão, os orçamentos, com as descrições das peças, componentes, acessórios, materiais e serviços que deverão ser substituídos/ aplicados ao veículo, com as quantidades, os tempos de execução em horas, preços unitários e totais; bem como a indicação do orçamento de menor preço. 9.9.9.1. A negociação de preços deverá ser concluída em até 2 (dois) dias úteis, após o registro de todas as cotações realizadas, exceto no caso de manutenção de média monta, que poderá ser realizada em prazo superior, desde que devidamente justificado ao gestor de frota; ; 9.9.9.2. Entende-se por média monta, os danos sofridos pelo veículo que afetem seus componentes mecânicos e estruturais, envolvendo substituições de equipamentos de segurança especificados pelo fabricante ou cujo reparo tenha orçamento superior a percentual de seu valor venal, definido pela SEPLAG (atualmente é de 40%). 9.9.10. O gestor da frota poderá aprovar outro orçamento, que não o de menor preço, quando este tiver sido emitido por outro estabelecimento e cujos demais custos, tais como o de deslocamento, sejam superiores à economia verificada. Neste caso, o orçamento a ser aprovado também deverá atender obrigatoriamente ao subitem 9.3.5 do anexo I do Edital deste anexo. 9.9.11. Caso o gestor de frota aprove os serviços necessários à manutenção em estabelecimento diferente daquele onde o veículo foi registrado e se encontra, deverá ocorrer a troca de oficina, fisicamente e via sistema de gestão. As regras e diretrizes para troca de oficina estão definidas no Anexo II. 9.9.12. A equipe especializada deverá comprovar que os orçamentos passíveis de aprovação atendem ao subitem 9.3.5 do Anexo I do Editaldeste Termo de Referência. Tal comprovação poderá ser feita: : 9.9.12.1. Por meio do próprio sistema de gestão, caso ele apresente os preços atualizados de peças da Fábrica/Montadora e os tempos de reparo oficiais. 9.9.12.2. Por meio de relatórios extraídos de sistemas de orçamentação eletrônica (como o Audatex, Órion, Cilia, dentre outros) que possuem em sua base de dados os preços atualizados de peças da Fábrica/ Montadora e os tempos de reparo oficiais. Estes relatórios deverão ser anexados, via sistema de gestão, à manutenção em andamento. 9.9.12.3. Por meio de Tabela atualizada de Preços de Peças, venda à vista, emitidos pela Fábrica/Montadora e dos tempos oficiais, entendidos como os tempos de reparo disponibilizados pela montadora ou em tabelas de sindicatos ou associações da indústria de reparação automotiva. Tais tabelas deverão ser anexados, via sistema de gestão, à manutenção em andamento. 9.9.12.4. Somente se não existir informações sobre preços de peças, componentes, acessórios e materiais, bem como sobre os tempos de reparo, nos meios apresentados nos subitens acima, a equipe especializada poderá utilizar como referência os preços e tempos históricos praticados por sua rede credenciada. 9.9.12.5. Os preços máximos de hora/homem deverão ser aqueles da proposta comercial da ata de Registro de Preços, assim como os preços do serviço de reboque/guincho guincho 9.9.13. O gestor de frota irá validar se, de fato, os orçamentos apresentados atendem ao subitem 9.3.5 do Anexo I do Edital deste anexo por meio de consulta ao sistema de orçamentação eletrônico utilizado pela Administração. 9.9.13.1. Caso o modelo do veículo não seja abrangido por referido sistema, devido à descontinuidade de sua fabricação ou especificidade, a validação deverá ser feita por meio de pesquisa de mercado, materiais da fábrica/ montadora ou por meio de consulta às manutenções já aprovadas pelos órgãos/entidades contratantes no sistema de gestão da CONTRATADA. 9.9.14. Sendo constatado que o orçamento indicado pela equipe especializada ou o elegido, nos termos do subitem 9.9.10 do Anexo I do Edital 9.9.10, encontra-se em conformidade com o subitem 9.3.5 do anexo I do Edital desde anexo, ele poderá ser aprovado pelo gestor de frota no sistema de gestão. 9.9.15. Quando o valor do orçamento final aprovado pelo gestor da frota, associado às despesas com manutenção do veículo nos últimos 12 (doze) meses, for superior ao percentual do valor venal do veículo, definido pela SEPLAG (atualmente é de 40%), a manutenção em questão somente será liberada após a autorização do GFE. As regras detalhadas encontram-se no Anexo II. 9.9.15.1. Quando dessa ocorrência, o gestor de frota do órgão/entidade e o gestor de frota do Estado (GFE) deverão ser notificados, via sistema de gestão, e e-mail e/ou SMS; ; 9.9.15.2. Deverá ser possível à SEPLAG consultar o orçamento em questão e autorizá-lo por meio do sistema de gestão. 9.9.15.3. As despesas com manutenção nos últimos 12 (doze) meses, bem como o valor venal do veículo serão advindos exclusivamente do SIAD, por meio das cargas previstas no Anexo V deste Edital. 9.9.16. A rede credenciada somente deverá executar os serviços que forem aprovados pelo gestor de frota dos órgãos/entidades contratantes e autorizados pelo gestor de frota do Estado (SEPLAG), quando a autorização for necessária, através do sistema de gestão. 9.9.16.1. Caso algum serviço seja prestado ou haja algum fornecimento de peças sem a prévia autorização do gestor de frota competente, os valores não serão devidos em casos de reprovações ou cancelamentos. 9.9.17. A execução da manutenção, após a aprovação do orçamento, deverá ser realizada, obedecendo os prazos apresentados na tabela 3: Valor Manutenção/ Valor Venal Veículos Leves Veículos Pesados 0 a 10% Até 4 dias Até 5 dias 11% a 20% Até 7 dias Até 9 dias 21% a 30% Até 10 dias Até 13 dias 30% a 40% Até 15 dias Até 17 dias Acima de 40% Até 19 dias Até 22 dias dias 9.9.17.1. Os prazos para execução da manutenção serão contados em dias úteis, iniciando-se no primeiro dia útil, após a aprovação e autorização do orçamento pelo gestor de frota. 9.9.17.2. O valor venal do veículo deverá ser informado, pelo sistema de gestão, automaticamente, quando da solicitação de manutenção, de forma que as oficinas e estabelecimentos tenham conhecimento dos prazos máximos estabelecidos. 9.9.17.3. A manutenção será considerada finalizada após o devido registro de finalização por parte das oficinas e/ou estabelecimentos que a realizaram, no sistema de gestão. 9.9.18. Caso, durante a manutenção, for identificada a necessidade de serviços e/ou peças complementares, poderá ser registrada, via sistema de gestão, manutenção complementar, de acordo com as regras e diretrizes estabelecidas no Anexo II. 9.9.19. A entrega do veículo será feita ao servidor devidamente designado para tal fim, que deverá conferir o veículo, de acordo com o checklist inicial, bem como se identificar no sistema de gestão e inserir sua senha no ato da retirada do veículo. 9.9.20. O registro da transação financeira deve ocorrer somente com a aprovação, pelo gestor de frota do órgão/entidade, no momento da aprovação na funcionalidade do pré-faturamento, e não com a retirada do veículo, finalização dos serviços ou aprovação dos orçamentos. 9.9.20.1. O Pré-Faturamento é entendido com o aceite definitivo da manutenção. Suas regras e procedimentos estão definidas no Anexo II. 9.9.21. A SEPLAG poderá monitorar os preços e tempos praticados nas manutenções realizadas, por meio de consultas ao sistema de orçamentação eletrônico utilizado pela Administração, pesquisa de mercado realizada pelo órgão/entidade contratante ou preços históricos dos contratos. 9.9.22. Caso se verifique que os preços e/ou tempos necessários para a execução do serviço são inferiores ao validado, os valores excedentes pagos serão informados à CONTRATADA que deverá efetuar o ressarcimento/ estorno ao órgão/entidade contratante na fatura seguinte. 9.9.23. O sistema de gestão deve permitir o cadastro e utilização de oficinas próprias (orgânicas), que são estruturas existentes em alguns órgãos/entidades para a realização de manutenção em veículos oficiais. Todos os dados das manutenções realizadas nestas oficinas e estabelecimentos devem ficar registradas no sistema de gestão da CONTRATADA e disponíveis para consulta.

DO FLUXO DE ATENDIMENTO. 3.19.1. O sistema de gestão deverá emitir alerta quando houver necessidade da realização de manutenção preventiva de veículos, assim como enviar e-mail mail, mensagem via sistema ou SMS ao gestor de frota responsável pelo veículo. 3.19.2. Ainda, a equipe especializada deve contatar o gestor da frota, observando o disposto no item 9.4.1.3 do Anexo I do Edital , e frota direcionar o veículo ao estabelecimento passível de realizar a revisão para emissão do orçamento. 3.19.3. Para cada etapa da manutenção que dependa da ação do gestor de frota do órgão/entidadesecretaria, este deverá ser comunicado via Sistema, SMS ou e- e-mail. 3.19.4. Havendo necessidade de manutenção, o gestor da frota ou servidor designado deverá solicitar manutenção, obrigatoriamente, via sistema de gestão, que também deverá permitir a solicitação de serviço de reboque/guincho. 3.19.5. A cada solicitação de manutenção, o gestor de frota deverá receber a confirmação do pedido por mensagem no sistema, SMS ou e-mail. 3.19.6. Após a solicitação de manutenção, via sistema de gestão, a equipe especializada o gestor de frotas direcionará o veículo ao estabelecimento passível de realizar a manutenção para emissão do orçamento, providenciando também o serviço de reboque/guincho, se solicitado, na impossibilidade de locomoção do veículo. 3.19.7. O gestor de frota deverá encaminhar o veículo ao estabelecimento indicado em até 2 (dois) dias úteis. Caso o prazo seja ultrapassado, a solicitação será cancelada automaticamente pelo sistema de gestão, sendo necessário nova solicitação. O cancelamento deverá ser informado ao gestor de frota por SMS ou e-mail. 3.19.8. A indicação da oficina ou estabelecimento da rede credenciada, para realização de manutenção, deverá observar o prazo máximo de 3 (três) horas, a partir da solicitação do órgão/entidadesecretaria, exceto quando não houver estabelecimento em condições de efetuar o reparo no município onde o veículo se encontrar, ou quando o veículo estiver em estradas e sem condições de se locomover ou ainda quando o veículo estiver envolvido em acidente e aguardando laudo pericial e/ou a realização de Boletim de Ocorrência. 3.19.9. Caso a solicitação ocorra em véspera de feriado nacional ou numa sexta-feira, se o prazo de 3 (três) horas ultrapassar o horário comercial, a indicação pela equipe especializada poderá ser feita no próximo dia útil. 3.19.10. O estabelecimento da rede credenciada para onde for encaminhado o veículo deverá receber, inspecionar o veículo com preenchimento do checklist, e emitir orçamento por meio do sistema de gestão, obedecendo os prazos apresentados na Tabela 2: 1 3.19.11. Tabela1–Prazo para emissão do Orçamento Tipo de Orçamento Veículos Leves leves Veículos Pesados pesados Manutenção Preventiva (Revisão) Até 4 horas 4horas Até 8 horas 8horas Manutenção Corretiva Até 1 dia 1dia Até 2 dias 2dias Manutenção Corretiva – média monta Corretiva–médiamonta Até 2 dias 2dias Até 3 dias 3dias 3.19.12. Os prazos para emissão do orçamento serão contados em horas e dias úteis, a partir da entrada do veículo no estabelecimento da rede credenciada. 3.19.13. Caso haja algum fato fundamentado que atrase a geração do orçamento, o estabelecimento deverá justificar à equipe especializada que comunicará ao gestor de frota (formalmente, via sistema de gestão), que se reserva no direito de aceitar ou não a justificativa. 3.19.14. A equipe especializada O gestor de frota deverá avaliar o orçamento, em relação aos serviços, peças, componentes, acessórios e demais materiais considerados necessários à manutenção, solicitando informações complementares, como fotos do veículo ou laudo técnico, caso seja necessário, ou quando solicitado pelo . 3.19.15. O gestor de frota. A equipe especializada frota deverá obrigatoriamente realizar, pelo menos, mais (02) cotações em outras oficinas e estabelecimentos, observando ao seguinte: : 3.19.16. Se o orçamento recebido for inferior a R$ 500,00 (quinhentos reais), para veículos leves, ou inferior a R$ 1.000,00 (mil reais), para veículos pesados, fica dispensada a realização das demais cotações, desde que o orçamento em questão esteja em conformidade com o subitem 9.3.5 do Anexo I do EditalTermo de Referência. Todavia o órgão/entidade secretaria contratante poderá requisitá-los, caso julgue necessário, devendo ser atendido pela equipe especializadapelo gestor de frota. 3.19.17. Ainda, a qualquer momento, o CONTRATANTE poderá realizar cotações no mercado de forma a verificar se os preços apresentados pela CONTRATADA rede CREDENCIADA estão coerentes com o esperado; ; 3.19.18. Se não houver 03 (três) oficinas e estabelecimentos no município onde se encontra o veículo, as cotações deverão ser realizadas em oficinas e estabelecimentos de municípios mais próximas do local onde o veículo se encontra, respeitando-se os limites definidos na tabela 1, do item 9.5 do Anexo I do Edital. 3.19.19. Os orçamentos das demais oficinas e estabelecimentos deverão ser emitidos em até 1 (um) dia útil, a ser contado após o registro do orçamento do primeiro estabelecimento. 3.19.20. A equipe especializada O gestor de frota deverá negociar junto às oficinas e estabelecimentos até a obtenção do melhor preço; enviar ao gestor da frota, via sistema de gestão, os orçamentos, com as descrições das peças, componentes, acessórios, materiais e serviços que deverão ser substituídos/ aplicados ao veículo, com as quantidades, os tempos de execução em horas, preços unitários e totais; bem como a indicação do orçamento de menor preço. 3.19.21. A negociação de preços deverá ser concluída em até 2 (dois) dias úteis, após o registro de todas as cotações realizadas, exceto no caso de manutenção de média monta, que poderá ser realizada em prazo superior, desde que devidamente justificado ao gestor de frota; justificado; 3.19.22. Entende-se por média monta, os danos sofridos pelo veículo que afetem seus componentes mecânicos e estruturais, envolvendo substituições de equipamentos de segurança especificados pelo fabricante ou cujo reparo tenha orçamento superior a percentual de seu valor venal, definido pela SEPLAG (atualmente é de 40%)fabricante. 3.19.23. O gestor da frota poderá aprovar outro orçamento, que não o de menor preço, quando este tiver sido emitido por outro estabelecimento e cujos demais custos, tais como o de deslocamento, sejam superiores à economia verificada. Neste caso, o orçamento a ser aprovado também deverá atender obrigatoriamente ao subitem 9.3.5 do anexo I do Edital Termo de Referência. 3.19.24. Caso o gestor de frota aprove os serviços necessários à manutenção em estabelecimento diferente daquele onde o veículo foi registrado e se encontra, deverá ocorrer a troca de oficina, fisicamente e via sistema de gestão. 3.19.25. As regras e diretrizes para troca de oficina estão definidas no Anexo II. A equipe especializada deverá comprovar que os orçamentos passíveis de aprovação atendem ao subitem 9.3.5 do Anexo I do Edital. Tal comprovação poderá ser feita: Por meio do próprio sistema de gestão, caso ele apresente os preços atualizados de peças da Fábrica/Montadora e os tempos de reparo oficiais. Por meio de relatórios extraídos de sistemas de orçamentação eletrônica (como o Audatex, Órion, Cilia, dentre outros) que possuem em sua base de dados os preços atualizados de peças da Fábrica/ Montadora e os tempos de reparo oficiais. Estes relatórios deverão ser anexados, via sistema de gestão, à manutenção em andamento. Por meio de Tabela atualizada de Preços de Peças, venda à vista, emitidos pela Fábrica/Montadora e dos tempos oficiais, entendidos como os tempos de reparo disponibilizados pela montadora ou em tabelas de sindicatos ou associações da indústria de reparação automotiva. Tais tabelas deverão ser anexados, via sistema de gestão, à manutenção em andamento. Somente se Se não existir informações sobre preços de peças, componentes, acessórios e materiais, bem como sobre os tempos de reparo, nos meios apresentados nos subitens acima, a equipe especializada o gestor de frota poderá utilizar como referência os preços e tempos históricos praticados por sua rede credenciada. 3.19.26. Os preços máximos de hora/homem deverão ser aqueles da proposta comercial da ata de Registro de Preços, assim como os preços do serviço de reboque/guincho guincho. 3.19.27. O gestor de frota irá validar se, de fato, os orçamentos apresentados atendem ao subitem 9.3.5 do Anexo I do Edital Termo de Referência por meio de consulta ao sistema de orçamentação eletrônico utilizado pela Administração. 3.19.28. Caso o modelo do veículo não seja abrangido por referido sistema, devido à descontinuidade de sua fabricação ou especificidade, a validação deverá ser feita por meio de pesquisa de mercado, materiais da fábrica/ montadora ou por meio de consulta às manutenções já aprovadas pelos órgãos/entidades secretarias contratantes no sistema de gestão da CONTRATADA. Sendo constatado que o orçamento indicado pela equipe especializada ou o elegido, nos termos do subitem 9.9.10 do Anexo I do Edital , encontra-se em conformidade com o subitem 9.3.5 do anexo I do Edital , ele poderá ser aprovado pelo gestor de frota no sistema de gestão. 3.19.29. Quando o valor do orçamento final aprovado pelo gestor da frota, associado às despesas com manutenção do veículo nos últimos 12 (doze) meses, for superior ao percentual do valor venal do veículo, definido pela SEPLAG (atualmente é de 40%), a manutenção em questão somente será liberada após a autorização do GFE. As regras detalhadas encontram-se no Anexo II. Quando dessa ocorrência, o gestor de frota do órgão/entidade e o gestor de frota do Estado (GFE) deverão ser notificados, via sistema de gestão, e e-mail e/ou SMS; Deverá ser possível à SEPLAG consultar o orçamento em questão e autorizá-lo por meio do sistema de gestão. As despesas com manutenção nos últimos 12 (doze) meses, bem como o valor venal do veículo serão advindos exclusivamente do SIAD, por meio das cargas previstas no Anexo V deste Editalgestor. 3.19.30. A rede credenciada somente deverá executar os serviços que forem aprovados pelo gestor de frota dos órgãos/entidades contratantes e autorizados pelo gestor de frota do Estado (SEPLAG), quando a autorização for necessária, através do sistema de gestãosecretarias. 3.19.31. Caso algum serviço seja prestado ou haja algum fornecimento de peças sem a prévia autorização do gestor de frota competente, os valores não serão devidos em casos de reprovações ou cancelamentos. 3.19.32. A execução da manutenção, após a aprovação do orçamento, deverá ser realizada, obedecendo os prazos apresentados na tabela 3: 2: 3.19.33. Tabela 2 – Prazos para execução da Manutenção Valor Manutenção/ Manutenção/Valor Venal Veículos Leves leves Veículos Pesados 0 a 10% Até 4 dias Até 5 dias 11% a 20% Até 7 dias Até 9 dias 21% a 30% Até 10 dias Até 13 dias 30% a 40% Até 15 dias Até 17 dias Acima de 40% Até 19 dias Até 22 dias dias 3.19.34. Os prazos para execução da manutenção serão contados em dias úteis, iniciando-se no primeiro dia útil, após a aprovação e autorização do orçamento pelo gestor de frota. 3.19.35. O valor venal do veículo deverá ser informado, pelo sistema de gestão, automaticamente, quando da solicitação de manutenção, de forma que as oficinas e estabelecimentos tenham conhecimento dos prazos máximos estabelecidos. 3.19.36. A manutenção será considerada finalizada após o devido registro de finalização por parte das oficinas e/ou estabelecimentos que a realizaram, no sistema de gestão. 3.19.37. Caso, durante a manutenção, for identificada a necessidade de serviços e/ou peças complementares, poderá ser registrada, via sistema de gestão, manutenção complementar, de acordo com as regras e diretrizes estabelecidas no Anexo II. 3.19.38. A entrega do veículo será feita ao servidor devidamente designado para tal fim, que deverá conferir o veículo, de acordo com o checklist inicial, bem como se identificar no sistema de gestão e inserir sua senha no ato da retirada do veículo. 3.19.39. O registro da transação financeira deve ocorrer somente com a aprovação, pelo gestor de frota do órgão/entidadesecretaria, no momento da aprovação na funcionalidade do pré-faturamentoaprovação, e não com a retirada do veículo, finalização dos serviços ou aprovação dos orçamentos. O Pré-Faturamento é entendido com o aceite definitivo da manutenção. Suas regras e procedimentos estão definidas no Anexo II. A SEPLAG poderá monitorar os preços e tempos praticados nas manutenções realizadas, por meio de consultas ao sistema de orçamentação eletrônico utilizado pela Administração, pesquisa de mercado realizada pelo órgão/entidade contratante ou preços históricos dos contratos. 3.19.40. Caso se verifique que os preços e/ou tempos necessários para a execução do serviço são inferiores ao validado, os valores excedentes pagos serão informados à CONTRATADA que deverá efetuar o ressarcimento/ estorno ao órgão/entidade secretaria contratante na fatura seguinte. 3.19.41. O sistema de gestão deve permitir o cadastro e utilização de oficinas próprias (orgânicas), que são estruturas existentes em alguns órgãos/entidades secretarias para a realização de manutenção em veículos oficiais. Todos os dados das manutenções realizadas nestas oficinas e estabelecimentos devem ficar registradas no sistema de gestão da CONTRATADA e disponíveis para consulta.

DO FLUXO DE ATENDIMENTO. O sistema de gestão deverá emitir alerta quando houver necessidade da realização de manutenção preventiva de veículos, assim como enviar e-mail mail, mensagem via sistema ou SMS ao gestor de frota responsável pelo veículo. Ainda, a equipe especializada deve contatar o gestor da frota, observando o disposto no item 9.4.1.3 do Anexo I do Edital , e frota direcionar o veículo ao estabelecimento passível de realizar a revisão para emissão do orçamento. Para cada etapa da manutenção que dependa da ação do gestor de frota do órgão/entidadesecretaria, este deverá ser comunicado via Sistema, SMS ou e- e-mail. Havendo necessidade de manutenção, o gestor da frota ou servidor designado deverá solicitar manutenção, obrigatoriamente, via sistema de gestão, que também deverá permitir a solicitação de serviço de reboque/guincho. A cada solicitação de manutenção, o gestor de frota deverá receber a confirmação do pedido por mensagem no sistema, SMS ou e-mail. Após a solicitação de manutenção, via sistema de gestão, a equipe especializada o gestor de frotas direcionará o veículo ao estabelecimento passível de realizar a manutenção para emissão do orçamento, providenciando também o serviço de reboque/guincho, se solicitado, na impossibilidade de locomoção do veículo. O gestor de frota deverá encaminhar o veículo ao estabelecimento indicado em até 2 (dois) dias úteis. Caso o prazo seja ultrapassado, a solicitação será cancelada automaticamente pelo sistema de gestão, sendo necessário nova solicitação. O cancelamento deverá ser informado ao gestor de frota por SMS ou e-mail. A indicação da oficina ou estabelecimento da rede credenciada, para realização de manutenção, deverá observar o prazo máximo de 3 (três) horas, a partir da solicitação do órgão/entidadesecretaria, exceto quando não houver estabelecimento em condições de efetuar o reparo no município onde o veículo se encontrar, ou quando o veículo estiver em estradas e sem condições de se locomover ou ainda quando o veículo estiver envolvido em acidente e aguardando laudo pericial e/ou a realização de Boletim de Ocorrência. Caso a solicitação ocorra em véspera de feriado nacional ou numa sexta-feira, se o prazo de 3 (três) horas ultrapassar o horário comercial, a indicação pela equipe especializada poderá ser feita no próximo dia útil. O estabelecimento da rede credenciada para onde for encaminhado o veículo deverá receber, inspecionar o veículo com preenchimento do checklist, e emitir orçamento por meio do sistema de gestão, obedecendo os prazos apresentados na Tabela 2: 1 Tabela1–Prazo para emissão do Orçamento; Tipo de Orçamento Veículos Leves leves Veículos Pesados pesados Manutenção Preventiva (Revisão) Até 4 horas 4horas Até 8 horas 8horas Manutenção Corretiva Até 1 dia 1dia Até 2 dias 2dias Manutenção Corretiva Corretiva– média monta Até 2 dias 2dias Até 3 dias 3dias Os prazos para emissão do orçamento serão contados em horas e dias úteis, a partir da entrada do veículo no estabelecimento da rede credenciada. Caso haja algum fato fundamentado que atrase a geração do orçamento, o estabelecimento deverá justificar à equipe especializada que comunicará ao gestor de frota (formalmente, via sistema de gestão), que se reserva no direito de aceitar ou não a justificativa. A equipe especializada O gestor de frota deverá avaliar o orçamento, em relação aos serviços, peças, componentes, acessórios e demais materiais considerados necessários à manutenção, solicitando informações complementares, como fotos do veículo ou laudo técnico, caso seja necessário, ou quando solicitado pelo . O gestor de frota. A equipe especializada frota deverá obrigatoriamente realizar, pelo menos, mais (02) cotações em outras oficinas e estabelecimentos, observando ao seguinte: Se o orçamento recebido for inferior a R$ 500,00 (quinhentos reais), para veículos leves, ou inferior a R$ 1.000,00 (mil reais), para veículos pesados, fica dispensada a realização das demais cotações, desde que o orçamento em questão esteja em conformidade com o subitem 9.3.5 do Anexo I do EditalTermo de Referência. Todavia o órgão/entidade secretaria contratante poderá requisitá-los, caso julgue necessário, devendo ser atendido pela equipe especializadapelo gestor de frota. Ainda, a qualquer momento, o CONTRATANTE poderá realizar cotações no mercado de forma a verificar se os preços apresentados pela CONTRATADA rede CREDENCIADA estão coerentes com o esperado; Se não houver 03 (três) oficinas e estabelecimentos no município onde se encontra o veículo, as cotações deverão ser realizadas em oficinas e estabelecimentos de municípios mais próximas do local onde o veículo se encontra, respeitando-se os limites definidos na tabela 1, do item 9.5 do Anexo I do Edital. Os orçamentos das demais oficinas e estabelecimentos deverão ser emitidos em até 1 (um) dia útil, a ser contado após o registro do orçamento do primeiro estabelecimento. A equipe especializada O gestor de frota deverá negociar junto às oficinas e estabelecimentos até a obtenção do melhor preço; enviar ao gestor da frota, via sistema de gestão, os orçamentos, com as descrições das peças, componentes, acessórios, materiais e serviços que deverão ser substituídos/ aplicados ao veículo, com as quantidades, os tempos de execução em horas, preços unitários e totais; bem como a indicação do orçamento de menor preço. A negociação de preços deverá ser concluída em até 2 (dois) dias úteis, após o registro de todas as cotações realizadas, exceto no caso de manutenção de média monta, que poderá ser realizada em prazo superior, desde que devidamente justificado ao gestor de frotajustificado; Entende-se por média monta, os danos sofridos pelo veículo que afetem seus componentes mecânicos e estruturais, envolvendo substituições de equipamentos de segurança especificados pelo fabricante ou cujo reparo tenha orçamento superior a percentual de seu valor venal, definido pela SEPLAG (atualmente é de 40%)fabricante. O gestor da frota poderá aprovar outro orçamento, que não o de menor preço, quando este tiver sido emitido por outro estabelecimento e cujos demais custos, tais como o de deslocamento, sejam superiores à economia verificada. Neste caso, o orçamento a ser aprovado também deverá atender obrigatoriamente ao subitem 9.3.5 do anexo I do Edital Termo de Referência. Caso o gestor de frota aprove os serviços necessários à manutenção em estabelecimento diferente daquele onde o veículo foi registrado e se encontra, deverá ocorrer a troca de oficina, fisicamente e é via sistema de gestão. As regras e diretrizes para troca de oficina estão definidas no Anexo II. A equipe especializada deverá comprovar que os orçamentos passíveis de aprovação atendem ao subitem 9.3.5 do Anexo I do Edital. Tal comprovação poderá ser feita: Por meio do próprio sistema de gestão, caso ele apresente os preços atualizados de peças da Fábrica/Montadora e os tempos de reparo oficiais. Por meio de relatórios extraídos de sistemas de orçamentação eletrônica (como o Audatex, Órion, Cilia, dentre outros) que possuem em sua base de dados os preços atualizados de peças da Fábrica/ Montadora e os tempos de reparo oficiais. Estes relatórios deverão ser anexados, via sistema de gestão, à manutenção em andamento. Por meio de Tabela atualizada de Preços de Peças, venda à vista, emitidos pela Fábrica/Montadora e dos tempos oficiais, entendidos como os tempos de reparo disponibilizados pela montadora ou em tabelas de sindicatos ou associações da indústria de reparação automotiva. Tais tabelas deverão ser anexados, via sistema de gestão, à manutenção em andamento. Somente se Se não existir informações sobre preços de peças, componentes, acessórios e materiais, bem como sobre os tempos de reparo, nos meios apresentados nos subitens acima, a equipe especializada o gestor de frota poderá utilizar como referência os preços e tempos históricos praticados por sua rede credenciada. Os preços máximos de hora/homem deverão ser aqueles da proposta comercial da ata de Registro de Preços, assim como os preços do serviço de reboque/guincho guincho. O gestor de frota irá validar se, de fato, os orçamentos apresentados atendem ao subitem 9.3.5 do Anexo I do Edital Termo de Referência por meio de consulta ao sistema de orçamentação eletrônico utilizado pela Administração. Caso o modelo do veículo não seja abrangido por referido sistema, devido à descontinuidade de sua fabricação ou especificidade, a validação deverá ser feita por meio de pesquisa de mercado, materiais da fábrica/ montadora ou por meio de consulta às manutenções já aprovadas pelos órgãos/entidades secretarias contratantes no sistema de gestão da CONTRATADA. Sendo constatado que o orçamento indicado pela equipe especializada ou o elegido, nos termos do subitem 9.9.10 do Anexo I do Edital , encontra-se em conformidade com o subitem 9.3.5 do anexo I do Edital , ele poderá ser aprovado pelo gestor de frota no sistema de gestão. Quando o valor do orçamento final aprovado pelo gestor da frota, associado às despesas com manutenção do veículo nos últimos 12 (doze) meses, for superior ao percentual do valor venal do veículo, definido pela SEPLAG (atualmente é de 40%), a manutenção em questão somente será liberada após a autorização do GFE. As regras detalhadas encontram-se no Anexo II. Quando dessa ocorrência, o gestor de frota do órgão/entidade e o gestor de frota do Estado (GFE) deverão ser notificados, via sistema de gestão, e e-mail e/ou SMS; Deverá ser possível à SEPLAG consultar o orçamento em questão e autorizá-lo por meio do sistema de gestão. As despesas com manutenção nos últimos 12 (doze) meses, bem como o valor venal do veículo serão advindos exclusivamente do SIAD, por meio das cargas previstas no Anexo V deste Editalgestor. A rede credenciada somente deverá executar os serviços que forem aprovados pelo gestor de frota dos órgãos/entidades contratantes e autorizados pelo gestor de frota do Estado (SEPLAG), quando a autorização for necessária, através do sistema de gestãosecretarias. Caso algum serviço seja prestado ou haja algum fornecimento de peças sem a prévia autorização do gestor de frota competente, os valores não serão devidos em casos de reprovações ou cancelamentos. A execução da manutenção, após a aprovação do orçamento, deverá ser realizada, obedecendo os prazos apresentados na tabela 32: Valor Manutenção/ Manutenção/Valor Venal Veículos Leves Veículos Pesados 0 a 10% Até 4 dias Até 5 dias 11% a 20% Até 7 dias Até 9 dias 21% a 30% Até 10 dias Até 13 dias 30% a 40% Até 15 dias Até 17 dias Acima de 40% Até 19 dias Até 22 dias Os prazos para execução da manutenção serão contados em dias úteis, iniciando-se no primeiro dia útil, após a aprovação e autorização do orçamento pelo gestor de frota. O valor venal do veículo deverá ser informado, pelo sistema de gestão, automaticamente, quando da solicitação de manutenção, de forma que as oficinas e estabelecimentos tenham conhecimento dos prazos máximos estabelecidos. A manutenção será considerada finalizada após o devido registro de finalização por parte das oficinas e/ou estabelecimentos que a realizaram, no sistema de gestão. Caso, durante a manutenção, for identificada a necessidade de serviços e/ou peças complementares, poderá ser registrada, via sistema de gestão, manutenção complementar, de acordo com as regras e diretrizes estabelecidas no Anexo II. A entrega do veículo será feita ao servidor devidamente designado para tal fim, que deverá conferir o veículo, de acordo com o checklist inicial, bem como se identificar no sistema de gestão e inserir sua senha no ato da retirada do veículo. O registro da transação financeira deve ocorrer somente com a aprovação, pelo gestor de frota do órgão/entidadesecretaria, no momento da aprovação na funcionalidade do pré-faturamentoaprovação, e não com a retirada do veículo, finalização dos serviços ou aprovação dos orçamentos. O Pré-Faturamento é entendido com o aceite definitivo da manutenção. Suas regras e procedimentos estão definidas no Anexo II. A SEPLAG poderá monitorar os preços e tempos praticados nas manutenções realizadas, por meio de consultas ao sistema de orçamentação eletrônico utilizado pela Administração, pesquisa de mercado realizada pelo órgão/entidade contratante ou preços históricos dos contratos. Caso se verifique que os preços e/ou tempos necessários para a execução do serviço são inferiores ao validado, os valores excedentes pagos serão informados à CONTRATADA que deverá efetuar o ressarcimento/ estorno ao órgão/entidade secretaria contratante na fatura seguinte. O sistema de gestão deve permitir o cadastro e utilização de oficinas próprias (orgânicas), que são estruturas existentes em alguns órgãos/entidades secretarias para a realização de manutenção em veículos oficiais. Todos os dados das manutenções realizadas nestas oficinas e estabelecimentos devem ficar registradas no sistema de gestão da CONTRATADA e disponíveis para consulta.

DO FLUXO DE ATENDIMENTO. 5.1 - Todo e qualquer serviço de infraestrutura a ser executado, seja resultante de projeto executivo (previamente for- necido pelo DTI) ou de demanda de atendimento imediato, deve ser quantificado de acordo com a Planilha de Servi- ços - Preços (similar à planilha da Proposta Comercial - Anexo II), emitida e aprovada pela equipe técnica do DTI. 5.1.1. O sistema CONTRATADO deverá verificar a exatidão dos quantitativos apresentados, conforme projeto executivo ou or- dem de gestão deverá emitir alerta quando houver necessidade da realização serviço e demanda de manutenção preventiva de veículos, assim como enviar e-mail ou SMS ao gestor de frota responsável pelo veículo. Ainda, a equipe especializada deve contatar o gestor da frota, observando o disposto no item 9.4.1.3 do Anexo I do Edital atendimento imediato apresentada pela Contratante, e direcionar o veículo ao estabelecimento passível serão de realizar a revisão para emissão do orçamento. Para cada etapa sua inteira responsa- bilidade quaisquer divergências observadas no decorrer da manutenção que dependa da ação do gestor de frota do órgão/entidade, este deverá ser comunicado via SMS ou e- mail. Havendo necessidade de manutenção, o gestor da frota ou servidor designado deverá solicitar manutenção, obrigatoriamente, via sistema de gestão, que também deverá permitir a solicitação de serviço de reboque/guincho. A cada solicitação de manutenção, o gestor de frota deverá receber a confirmação do pedido por SMS ou e-mail. Após a solicitação de manutenção, via sistema de gestão, a equipe especializada direcionará o veículo ao estabelecimento passível de realizar a manutenção para emissão do orçamento, providenciando também o serviço de reboque/guincho, se solicitado, na impossibilidade de locomoção do veículoexecução dos serviços; 5.1.2. O gestor de frota CONTRATADO deverá encaminhar o veículo ao estabelecimento indicado em até 2 (dois) dias úteis. Caso o prazo seja ultrapassadoapresentar Memorial Descritivo dos serviços a executar, a solicitação será cancelada automaticamente pelo sistema de gestão, sendo necessário nova solicitação. O cancelamento deverá ser informado ao gestor de frota por SMS ou e-mail. A indicação da oficina ou estabelecimento da rede credenciadarelacionando serviços, para realização aprovação do DTI. 5.2 - O DTI encaminhará à Unidade requisitante do serviço a Planilha de manutenção, deverá observar o prazo máximo de 3 (três) horas, a partir da solicitação do órgão/entidade, exceto quando não houver estabelecimento em condições de efetuar o reparo no município onde o veículo se encontrar, ou quando o veículo estiver em estradas e sem condições de se locomover ou ainda quando o veículo estiver envolvido em acidente e aguardando laudo pericial e/ou a realização de Boletim de Ocorrência. Caso a solicitação ocorra em véspera de feriado nacional ou numa sexta-feira, se o prazo de 3 (três) horas ultrapassar o horário comercial, a indicação pela equipe especializada poderá ser feita no próximo dia útil. O estabelecimento da rede credenciada para onde for encaminhado o veículo deverá receber, inspecionar o veículo com preenchimento do checklist, e emitir orçamento por meio do sistema de gestão, obedecendo os prazos apresentados na Tabela 2: Tipo de Orçamento Veículos Leves Veículos Pesados Manutenção Preventiva (Revisão) Até 4 horas Até 8 horas Manutenção Corretiva Até 1 dia Até 2 dias Manutenção Corretiva – média monta Até 2 dias Até 3 dias Os prazos para emissão do orçamento serão contados em horas e dias úteis, a partir da entrada do veículo no estabelecimento da rede credenciada. Caso haja algum fato fundamentado que atrase a geração do orçamento, o estabelecimento deverá justificar à equipe especializada que comunicará ao gestor de frota (formalmente, via sistema de gestão), que se reserva no direito de aceitar ou não a justificativa. A equipe especializada deverá avaliar o orçamento, em relação aos serviços, peças, componentes, acessórios e demais materiais considerados necessários à manutenção, solicitando informações complementares, como fotos do veículo ou laudo técnico, caso seja necessário, ou quando solicitado pelo gestor de frota. A equipe especializada deverá obrigatoriamente realizar, pelo menos, mais (02) cotações em outras oficinas e estabelecimentos, observando ao seguinte: Se o orçamento recebido for inferior a R$ 500,00 (quinhentos reais), para veículos leves, ou inferior a R$ 1.000,00 (mil reais), para veículos pesados, fica dispensada a realização das demais cotações, desde que o orçamento em questão esteja em conformidade com o subitem 9.3.5 do Anexo I do Edital. Todavia o órgão/entidade contratante poderá requisitá-los, caso julgue necessário, devendo ser atendido pela equipe especializada. Ainda, a qualquer momento, o CONTRATANTE poderá realizar cotações no mercado de forma a verificar se os preços apresentados pela CONTRATADA estão coerentes com o esperado; Se não houver 03 (três) oficinas e estabelecimentos no município onde se encontra o veículo, as cotações deverão ser realizadas em oficinas e estabelecimentos de municípios mais próximas do local onde o veículo se encontra, respeitando-se os limites definidos na tabela 1, do item 9.5 do Anexo I do Edital. Os orçamentos das demais oficinas e estabelecimentos deverão ser emitidos em até 1 (um) dia útil, a ser contado após o registro do orçamento do primeiro estabelecimento. A equipe especializada deverá negociar junto às oficinas e estabelecimentos até a obtenção do melhor preço; enviar ao gestor da frota, via sistema de gestão, os orçamentosServiços - Preços, com as descrições das peçasrespectivas discri- minações dos serviços e preços, componentespara sua análise e deferimento; e, acessóriosno caso da autorização, materiais e serviços que deverão ser substituídos/ aplicados ao veículoprovidenciará emissão da Ordem de Serviço (empenhamento da despesa). 5.3 - Emitida Ordem de Serviço pelo Setor de Compras da Prefeitura Municipal de Lagoa Santa, o DTI autorizará o CONTRATADO a executar os serviços, com as quantidades, os tempos o encaminhamento da mencionada Ordem de execução em horas, preços unitários e totais; bem como a indicação do orçamento de menor preço. A negociação de preços deverá ser concluída em até 2 (dois) dias úteis, após o registro de todas as cotações realizadas, exceto no caso de manutenção de média monta, que poderá ser realizada em prazo superior, desde que devidamente justificado ao gestor de frota; Entende-se por média monta, os danos sofridos pelo veículo que afetem seus componentes mecânicos e estruturais, envolvendo substituições de equipamentos de segurança especificados pelo fabricante ou cujo reparo tenha orçamento superior a percentual de seu valor venal, definido pela SEPLAG (atualmente é de 40%). Serviço. 5.4 - O gestor da frota poderá aprovar outro orçamento, que não o de menor preço, quando este tiver sido emitido por outro estabelecimento e cujos demais custos, tais como o de deslocamento, sejam superiores à economia verificada. Neste caso, o orçamento a ser aprovado também deverá atender obrigatoriamente ao subitem 9.3.5 do anexo I do Edital . Caso o gestor de frota aprove os serviços necessários à manutenção em estabelecimento diferente daquele onde o veículo foi registrado e se encontra, deverá ocorrer a troca de oficina, fisicamente e via sistema de gestão. As regras e diretrizes para troca de oficina estão definidas no Anexo II. A equipe especializada deverá comprovar que os orçamentos passíveis de aprovação atendem ao subitem 9.3.5 do Anexo I do Edital. Tal comprovação poderá ser feita: Por meio do próprio sistema de gestão, caso ele apresente os preços atualizados de peças da Fábrica/Montadora e os tempos de reparo oficiais. Por meio de relatórios extraídos de sistemas de orçamentação eletrônica (como o Audatex, Órion, Cilia, dentre outros) que possuem em sua base de dados os preços atualizados de peças da Fábrica/ Montadora e os tempos de reparo oficiais. Estes relatórios deverão ser anexados, via sistema de gestão, à manutenção em andamento. Por meio de Tabela atualizada de Preços de Peças, venda à vista, emitidos pela Fábrica/Montadora e dos tempos oficiais, entendidos como os tempos de reparo disponibilizados pela montadora ou em tabelas de sindicatos ou associações da indústria de reparação automotiva. Tais tabelas deverão ser anexados, via sistema de gestão, à manutenção em andamento. Somente se não existir informações sobre preços de peças, componentes, acessórios e materiais, bem como sobre os tempos de reparo, nos meios apresentados nos subitens acima, a equipe especializada poderá utilizar como referência os preços e tempos históricos praticados por sua rede credenciada. Os preços máximos de hora/homem deverão ser aqueles da proposta comercial da ata de Registro de Preços, assim como os preços do serviço de reboque/guincho O gestor de frota irá validar se, de fato, os orçamentos apresentados atendem ao subitem 9.3.5 do Anexo I do Edital por meio de consulta ao sistema de orçamentação eletrônico utilizado pela Administração. Caso o modelo do veículo não seja abrangido por referido sistema, devido à descontinuidade de sua fabricação ou especificidade, a validação deverá ser feita por meio de pesquisa de mercado, materiais da fábrica/ montadora ou por meio de consulta às manutenções já aprovadas pelos órgãos/entidades contratantes no sistema de gestão da CONTRATADA. Sendo constatado que o orçamento indicado pela equipe especializada ou o elegido, nos termos do subitem 9.9.10 do Anexo I do Edital , encontra-se em conformidade com o subitem 9.3.5 do anexo I do Edital , ele poderá ser aprovado pelo gestor de frota no sistema de gestão. Quando o valor do orçamento final aprovado pelo gestor da frota, associado às despesas com manutenção do veículo nos últimos 12 (doze) meses, for superior ao percentual do valor venal do veículo, definido pela SEPLAG (atualmente é de 40%), a manutenção em questão somente será liberada após a autorização do GFE. As regras detalhadas encontram-se no Anexo II. Quando dessa ocorrência, o gestor de frota do órgão/entidade e o gestor de frota do Estado (GFE) deverão ser notificados, via sistema de gestão, e e-mail e/ou SMS; Deverá ser possível à SEPLAG consultar o orçamento em questão e autorizá-lo por meio do sistema de gestão. As despesas com manutenção nos últimos 12 (doze) meses, bem como o valor venal do veículo serão advindos exclusivamente do SIAD, por meio das cargas previstas no Anexo V deste Edital. A rede credenciada somente CONTRATADO deverá executar os serviços que forem aprovados pelo gestor e, havendo dúvidas quanto ao projeto executivo ou quanto a demanda de frota dos órgãos/entidades contratantes atendimento imediato apresentada, o suporte e autorizados pelo gestor de frota apoio para a correta efetivação do Estado (SEPLAG)trabalho se- rão prestados pela equipe técnica do DTI. A comunicação entre o CONTRATADO e a equipe técnica do DTI, quando a autorização for necessáriase fará, preferencialmente, através do sistema supervisor; 5.5 - Após a execução de gestão. Caso algum todos os procedimentos obrigatórios, o Supervisor comunicará ao DTI que os trabalhos es- tão concluídos e prontos para vistoria final. 5.6 - O aceite final do serviço seja prestado ou haja algum fornecimento é de peças sem a prévia autorização competência e responsabilidade da equipe técnica do gestor DTI; 5.7 - Qualquer serviço de frota competenterede de telecomunicação (cabeamento estruturado e rede de energia elétrica), os valores não serão devidos em casos de reprovações ou cancelamentos. A execução da manutenção, somente será considerado completo e aceito após a aprovação de sua execução, a expedição da documentação as built, da certificação da rede de telecomunicação e do orçamento, deverá ser realizada, obedecendo os prazos apresentados na tabela 3: Valor Manutenção/ Valor Venal Veículos Leves Veículos Pesados 0 a 10% Até 4 dias Até 5 dias 11% a 20% Até 7 dias Até 9 dias 21% a 30% Até 10 dias Até 13 dias 30% a 40% Até 15 dias Até 17 dias Acima laudo de 40% Até 19 dias Até 22 dias Os prazos para execução da manutenção serão contados em dias úteis, iniciando-se no primeiro dia útil, após a aprovação e autorização medição do orçamento pelo gestor de frota. O valor venal do veículo deverá ser informado, pelo sistema de gestão, automaticamente, quando da solicitação de manutenção, de forma que as oficinas e estabelecimentos tenham conhecimento dos prazos máximos estabelecidos. A manutenção será considerada finalizada após o devido registro de finalização por parte das oficinas e/ou estabelecimentos que a realizaram, no sistema de gestão. Caso, durante a manutenção, for identificada a necessidade de serviços e/ou peças complementares, poderá ser registrada, via sistema de gestão, manutenção complementar, de acordo com as regras e diretrizes estabelecidas no Anexo II. A entrega do veículo será feita ao servidor devidamente designado para tal fim, que deverá conferir o veículo, de acordo com o checklist inicial, bem como se identificar no sistema de gestão e inserir sua senha no ato da retirada do veículo. O registro da transação financeira deve ocorrer somente com a aprovação, pelo gestor de frota do órgão/entidade, no momento da aprovação na funcionalidade do pré-faturamento, e não com a retirada do veículo, finalização dos serviços ou aprovação dos orçamentos. O Pré-Faturamento é entendido com o aceite definitivo da manutenção. Suas regras e procedimentos estão definidas no Anexo II. A SEPLAG poderá monitorar os preços e tempos praticados nas manutenções realizadas, por meio de consultas ao sistema de orçamentação eletrônico utilizado pela Administração, pesquisa de mercado realizada pelo órgão/entidade contratante ou preços históricos dos contratos. Caso se verifique que os preços e/ou tempos necessários para a execução do serviço são inferiores ao validado, os valores excedentes pagos serão informados à CONTRATADA que deverá efetuar o ressarcimento/ estorno ao órgão/entidade contratante na fatura seguinte. O sistema de gestão deve permitir o cadastro e utilização de oficinas próprias (orgânicas), que são estruturas existentes em alguns órgãos/entidades para a realização de manutenção em veículos oficiais. Todos os dados das manutenções realizadas nestas oficinas e estabelecimentos devem ficar registradas no sistema de gestão da CONTRATADA e disponíveis para consultaaterramento.

DO FLUXO DE ATENDIMENTO. O sistema de gestão deverá emitir alerta quando houver necessidade da realização de manutenção preventiva de veículos, assim como enviar e-mail mail, mensagem via sistema ou SMS ao gestor de frota responsável pelo veículo. Ainda, a equipe especializada deve contatar o gestor da frota, observando o disposto no item 9.4.1.3 do Anexo I do Edital , e frota direcionar o veículo ao estabelecimento passível de realizar a revisão para emissão do orçamento. Para cada etapa da manutenção que dependa da ação do gestor de frota do órgão/entidadesecretaria, este deverá ser comunicado via Sistema, SMS ou e- e-mail. Havendo necessidade de manutenção, o gestor da frota ou servidor designado deverá solicitar manutenção, obrigatoriamente, via sistema de gestão, que também deverá permitir a solicitação de serviço de reboque/guincho. A cada solicitação de manutenção, o gestor de frota deverá receber a confirmação do pedido por mensagem no sistema, SMS ou e-mail. Após a solicitação de manutenção, via sistema de gestão, a equipe especializada o gestor de frotas direcionará o veículo ao estabelecimento passível de realizar a manutenção para emissão do orçamento, providenciando também o serviço de reboque/guincho, se solicitado, na impossibilidade de locomoção do veículo. O gestor de frota deverá encaminhar o veículo ao estabelecimento indicado em até 2 (dois) dias úteis. Caso o prazo seja ultrapassado, a solicitação será cancelada automaticamente pelo sistema de gestão, sendo necessário nova solicitação. O cancelamento deverá ser informado ao gestor de frota por SMS ou e-mail. A indicação da oficina ou estabelecimento da rede credenciada, para realização de manutenção, deverá observar o prazo máximo de 3 (três) horas, a partir da solicitação do órgão/entidadesecretaria, exceto quando não houver estabelecimento em condições de efetuar o reparo no município onde o veículo se encontrar, ou quando o veículo estiver em estradas e sem condições de se locomover ou ainda quando o veículo estiver envolvido em acidente e aguardando laudo pericial e/ou a realização de Boletim de Ocorrência. Caso a solicitação ocorra em véspera de feriado nacional ou numa sexta-feira, se o prazo de 3 (três) horas ultrapassar o horário comercial, a indicação pela equipe especializada poderá ser feita no próximo dia útil. O estabelecimento da rede credenciada para onde for encaminhado o veículo deverá receber, inspecionar o veículo com preenchimento do checklist, e emitir orçamento por meio do sistema de gestão, obedecendo os prazos apresentados na Tabela 2: Tipo de 1 Tabela1–Prazo para emissão do Orçamento Veículos Leves Veículos Pesados Manutenção Preventiva (Revisão) Até 4 horas Até 8 horas Manutenção Corretiva Até 1 dia 1dia Até 2 dias 2dias Manutenção Corretiva – Corretiva–média monta Até 2 dias 2dias Até 3 dias 3dias Os prazos para emissão do orçamento serão contados em horas e dias úteis, a partir da entrada do veículo no estabelecimento da rede credenciada. Caso haja algum fato fundamentado que atrase a geração do orçamento, o estabelecimento deverá justificar à equipe especializada que comunicará ao gestor de frota (formalmente, via sistema de gestão), que se reserva no direito de aceitar ou não a justificativa. A equipe especializada O gestor de frota deverá avaliar o orçamento, em relação aos serviços, peças, componentes, acessórios e demais materiais considerados necessários à manutenção, solicitando informações complementares, como fotos do veículo ou laudo técnico, caso seja necessário, ou quando solicitado pelo . O gestor de frota. A equipe especializada frota deverá obrigatoriamente realizar, pelo menos, mais (02) cotações em outras oficinas e estabelecimentos, observando ao seguinte: Se o orçamento recebido for inferior a R$ 500,00 (quinhentos reais), para veículos leves, ou inferior a R$ 1.000,00 (mil reais), para veículos pesados, fica dispensada a realização das demais cotações, desde que o orçamento em questão esteja em conformidade com o subitem 9.3.5 do Anexo I do EditalTermo de Referência. Todavia o órgão/entidade secretaria contratante poderá requisitá-los, caso julgue necessário, devendo ser atendido pela equipe especializadapelo gestor de frota. Ainda, a qualquer momento, o CONTRATANTE poderá realizar cotações no mercado de forma a verificar se os preços apresentados pela CONTRATADA rede CREDENCIADA estão coerentes com o esperado; Se não houver 03 (três) oficinas e estabelecimentos no município onde se encontra o veículo, as cotações deverão ser realizadas em oficinas e estabelecimentos de municípios mais próximas do local onde o veículo se encontra, respeitando-se os limites definidos na tabela 1, do item 9.5 do Anexo I do Edital. Os orçamentos das demais oficinas e estabelecimentos deverão ser emitidos em até 1 (um) dia útil, a ser contado após o registro do orçamento do primeiro estabelecimento. A equipe especializada O gestor de frota deverá negociar junto às oficinas e estabelecimentos até a obtenção do melhor preço; enviar ao gestor da frota, via sistema de gestão, os orçamentos, com as descrições das peças, componentes, acessórios, materiais e serviços que deverão ser substituídos/ aplicados ao veículo, com as quantidades, os tempos de execução em horas, preços unitários e totais; bem como a indicação do orçamento de menor preço. A negociação de preços deverá ser concluída em até 2 (dois) dias úteis, após o registro de todas as cotações realizadas, exceto no caso de manutenção de média monta, que poderá ser realizada em prazo superior, desde que devidamente justificado ao gestor de frotajustificado; Entende-se por média monta, os danos sofridos pelo veículo que afetem seus componentes mecânicos e estruturais, envolvendo substituições de equipamentos de segurança especificados pelo fabricante ou cujo reparo tenha orçamento superior a percentual de seu valor venal, definido pela SEPLAG (atualmente é de 40%)fabricante. O gestor da frota poderá aprovar outro orçamento, que não o de menor preço, quando este tiver sido emitido por outro estabelecimento e cujos demais custos, tais como o de deslocamento, sejam superiores à economia verificada. Neste caso, o orçamento a ser aprovado também deverá atender obrigatoriamente ao subitem 9.3.5 do anexo I do Edital Termo de Referência. Caso o gestor de frota aprove os serviços necessários à manutenção em estabelecimento diferente daquele onde o veículo foi registrado e se encontra, deverá ocorrer a troca de oficina, fisicamente e via sistema de gestão. As regras e diretrizes para troca de oficina estão definidas no Anexo II. A equipe especializada deverá comprovar que os orçamentos passíveis de aprovação atendem ao subitem 9.3.5 do Anexo I do Edital. Tal comprovação poderá ser feita: Por meio do próprio sistema de gestão, caso ele apresente os preços atualizados de peças da Fábrica/Montadora e os tempos de reparo oficiais. Por meio de relatórios extraídos de sistemas de orçamentação eletrônica (como o Audatex, Órion, Cilia, dentre outros) que possuem em sua base de dados os preços atualizados de peças da Fábrica/ Montadora e os tempos de reparo oficiais. Estes relatórios deverão ser anexados, via sistema de gestão, à manutenção em andamento. Por meio de Tabela atualizada de Preços de Peças, venda à vista, emitidos pela Fábrica/Montadora e dos tempos oficiais, entendidos como os tempos de reparo disponibilizados pela montadora ou em tabelas de sindicatos ou associações da indústria de reparação automotiva. Tais tabelas deverão ser anexados, via sistema de gestão, à manutenção em andamento. Somente se Se não existir informações sobre preços de peças, componentes, acessórios e materiais, bem como sobre os tempos de reparo, nos meios apresentados nos subitens acima, a equipe especializada o gestor de frota poderá utilizar como referência os preços e tempos históricos praticados por sua rede credenciada. Os preços máximos de hora/homem deverão ser aqueles da proposta comercial da ata de Registro de Preços, assim como os preços do serviço de reboque/guincho guincho. O gestor de frota irá validar se, de fato, os orçamentos apresentados atendem ao subitem 9.3.5 do Anexo I do Edital Termo de Referência por meio de consulta ao sistema de orçamentação eletrônico utilizado pela Administração. Caso o modelo do veículo não seja abrangido por referido sistema, devido à descontinuidade de sua fabricação ou especificidade, a validação deverá ser feita por meio de pesquisa de mercado, materiais da fábrica/ montadora ou por meio de consulta às manutenções já aprovadas pelos órgãos/entidades secretarias contratantes no sistema de gestão da CONTRATADA. Sendo constatado que o orçamento indicado pela equipe especializada ou o elegido, nos termos do subitem 9.9.10 do Anexo I do Edital , encontra-se em conformidade com o subitem 9.3.5 do anexo I do Edital , ele poderá ser aprovado pelo gestor de frota no sistema de gestão. Quando o valor do orçamento final aprovado pelo gestor da frota, associado às despesas com manutenção do veículo nos últimos 12 (doze) meses, for superior ao percentual do valor venal do veículo, definido pela SEPLAG (atualmente é de 40%), a manutenção em questão somente será liberada após a autorização do GFE. As regras detalhadas encontram-se no Anexo II. Quando dessa ocorrência, o gestor de frota do órgão/entidade e o gestor de frota do Estado (GFE) deverão ser notificados, via sistema de gestão, e e-mail e/ou SMS; Deverá ser possível à SEPLAG consultar o orçamento em questão e autorizá-lo por meio do sistema de gestão. As despesas com manutenção nos últimos 12 (doze) meses, bem como o valor venal do veículo serão advindos exclusivamente do SIAD, por meio das cargas previstas no Anexo V deste Editalgestor. A rede credenciada somente deverá executar os serviços que forem aprovados pelo gestor de frota dos órgãos/entidades contratantes e autorizados pelo gestor de frota do Estado (SEPLAG), quando a autorização for necessária, através do sistema de gestãosecretarias. Caso algum serviço seja prestado ou haja algum fornecimento de peças sem a prévia autorização do gestor de frota competente, os valores não serão devidos em casos de reprovações ou cancelamentos. A execução da manutenção, após a aprovação do orçamento, deverá ser realizada, obedecendo os prazos apresentados na tabela 32: Tabela 2 – Prazos para execução da Manutenção Valor Manutenção/ Manutenção/Valor Venal Veículos Leves leves Veículos Pesados 0 a 10% Até 4 dias Até 5 dias 11% a 20% Até 7 dias Até 9 dias 21% a 30% Até 10 dias Até 13 dias 30% a 40% Até 15 dias Até 17 dias Acima de 40% Até 19 dias Até 22 dias Os prazos para execução da manutenção serão contados em dias úteis, iniciando-iniciando- se no primeiro dia útil, após a aprovação e autorização do orçamento pelo gestor de frota. O valor venal do veículo deverá ser informado, pelo sistema de gestão, automaticamente, quando da solicitação de manutenção, de forma que as oficinas e estabelecimentos tenham conhecimento dos prazos máximos estabelecidos. A manutenção será considerada finalizada após o devido registro de finalização por parte das oficinas e/ou estabelecimentos que a realizaram, no sistema de gestão. Caso, durante a manutenção, for identificada a necessidade de serviços e/ou peças complementares, poderá ser registrada, via sistema de gestão, manutenção complementar, de acordo com as regras e diretrizes estabelecidas no Anexo II. A entrega do veículo será feita ao servidor devidamente designado para tal fim, que deverá conferir o veículo, de acordo com o checklist inicial, bem como se identificar no sistema de gestão e inserir sua senha no ato da retirada do veículo. O registro da transação financeira deve ocorrer somente com a aprovação, pelo gestor de frota do órgão/entidadesecretaria, no momento da aprovação na funcionalidade do pré-faturamentoaprovação, e não com a retirada do veículo, finalização dos serviços ou aprovação dos orçamentos. O Pré-Faturamento é entendido com o aceite definitivo da manutenção. Suas regras e procedimentos estão definidas no Anexo II. A SEPLAG poderá monitorar os preços e tempos praticados nas manutenções realizadas, por meio de consultas ao sistema de orçamentação eletrônico utilizado pela Administração, pesquisa de mercado realizada pelo órgão/entidade contratante ou preços históricos dos contratos. Caso se verifique que os preços e/ou tempos necessários para a execução do serviço são inferiores ao validado, os valores excedentes pagos serão informados à CONTRATADA que deverá efetuar o ressarcimento/ estorno ao órgão/entidade secretaria contratante na fatura seguinte. O sistema de gestão deve permitir o cadastro e utilização de oficinas próprias (orgânicas), que são estruturas existentes em alguns órgãos/entidades secretarias para a realização de manutenção em veículos oficiais. Todos os dados das manutenções realizadas nestas oficinas e estabelecimentos devem ficar registradas no sistema de gestão da CONTRATADA e disponíveis para consulta.