INDEXAÇÃO DE DOCUMENTOS. 8.1.7.1. Consiste na digitação de metadados de itens documentais, tais como processos, dossiês, caixas, dentre outros, digitalizados ou não.
8.1.7.2. A CONTRATADA deverá fornecer sistema informatizado de gerenciamento do acervo que permita o planilhamento dos lotes a serem indexados.
8.1.7.3. O sistema deve permitir a digitação dos índices informado pela CONTRATANTE.
8.1.7.4. A CONTRATADA deverá dispor de equipe para executar a indexação nos locais onde encontram-se o acervo ou ainda em local combinado junto à CONTRATANTE.
8.1.7.5. O sistema da CONTRATADA deve emitir relatório informando a quantidade de metadados preenchidos.
8.1.7.6. A forma de contabilizar este item nas faturas a serem pagas pela CONTRATANTE é por unidade documental (registro), sendo que, cada unidade equivale a, no mínino 03 (três) metadados digitados com até 150 caracteres. Caso o índice ultrapasse 150 caracteres, este deve ser contabilizado como uma nova unidade documental para fins de faturamento.
8.1.7.7. Os produtos da indexação serão o banco de dados, inserido no sistema informatizado a ser fornecido pela CONTRATADA, e os espelhos de identificação das caixas, em perfeita consonância com as orientações do CONARQ e aprovado pela equipe técnica da CONTRATANTE. Este documento foi assinado digitalmente por Xxx Xxxxxxxxx Xx Xxxxxxxx. Para verificar as assinaturas vá ao site xxxxx://xxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx:000 e utilize o código 9CA3-FE40-0BC3-9775.
8.1.7.8. Os metadados utilizados para a indexação de documentos devem estar em banco de dados do sistema informatizado de gerenciamento de acervo a ser fornecido pela CONTRATADA com informações relativas aos itens documentais, digitalizados ou não, com os seguintes campos:
a) Código de classificação;
b) Departamento;
c) Órgão/Fundo;
d) Módulo, estante e prateleira;
e) Número de caixa;
f) Grau de sigilo;
g) Tipo de documento;
h) Número do processo;
i) Data limite;
j) Volume ou maço;
k) Autor/redator/Originador;
l) Procedência/interessado
m) Título;
n) Assunto; e
o) Destinação final;
8.1.7.9. Cada tipo documental possui seu conjunto de metadados.
8.1.7.10. As exigências constantes desse item seguem o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-Arq Brasil, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), que pode ser usado para orientar a identificação de documentos arquivísticos a serem indexados. O objetivo do e-Arq é orientar a implantação da gestão arquivística de documentos arquivísticos dig...
INDEXAÇÃO DE DOCUMENTOS. A indexação poderá ser do tipo manual ou automático. Integrações com base de dados pré-existentes para cruzamento de dados também se fazem necessários no escopo do projeto, visando a integração da solução com aplicações legado. Deverá ser utilizada solução tecnológica de Document Imaging capaz de se adequar aos diferentes tipos de indexação e documentos, a qual deverá conter: • Criação de campos de pesquisas para os documentos digitalizados ou importados no Sistema; • Possibilitar a indexação automática com aplicação de OCR pelo usuário; • Possibilitar que o usuário realize a conversão de determinado arquivo em PDF para PDF PESQUISÁVEL; • Possibilitar a indexação manual através dos campos de pesquisas pré-estabelecidos conforme o Departamento cadastrado; • Verificação de informações presentes nas imagens com recurso de zoom; • Possibilidade de indexação remota através do ambiente WEB;
INDEXAÇÃO DE DOCUMENTOS. A indexação poderá ser do tipo manual ou automático. Integrações com base de dados pré-existentes para cruzamento de dados também se fazem necessários no escopo do projeto, visando a integração da solução com aplicações legado. Deverá ser utilizada solução tecnológica de Document Imaging capaz de se adequar aos diferentes tipos de indexação e documentos, a qual deverá conter: ● Controle de acesso aos indexadores; ● Possibilidade de indexação manual ou automática com OCR (aplicada pelo próprio usuário); ● Verificação de informações presente nas Imagens com recurso de zoom;