Common use of OBRIGAÇÕES ESPECÍFICAS DA CONTRATADA Clause in Contracts

OBRIGAÇÕES ESPECÍFICAS DA CONTRATADA. São obrigações da CONTRATADA em relação aos SERVIÇOS: • Solicitar à CONTRATANTE as informações que lhes são necessárias para o entendimento da Situação Atual e posterior definição do Plano de Projeto para as atividades de digitalização e definição do modelo de gestão documental; • Compreender as necessidades e motivações do Governo do Estado de Minas Gerais em relação à digitalização das pastas dos servidores; • Suportar na definição do modelo de governança para o projeto, abordando qual será a dinâmica utilizada nas reuniões, nas validações e comunicações; • Auxiliar na definição de papéis e responsabilidades do Comitê Executivo, formado por profissionais da CONTRATADA e da CONTRATANTE, que será responsável por dar as validações finais dos produtos entregues, bem como as orientações a serem seguidas pela equipe de projeto; • Definir um gestor do serviço que representará a CONTRATADA e será o responsável pela comunicação com a CONTRATANTE durante todo o período do contrato; • Auxiliar na definição de como será o fluxo de informação entre as diferentes atividades a serem executadas para suportar a digitalização e o desenho de processos, de forma a aumentar a sinergia da execução do projeto; • Elaborar a matriz de riscos e o plano de mitigação correspondente; o A matriz deverá ser revisada, no mínimo, uma vez ao mês, junto ao Comitê Executivo do projeto; • Desenvolver o PLANO DE PROJETO; o O cronograma, conforme apresentado no item 6, é uma referência de tempo máximo de execução do projeto, devendo a CONTRATADA propor um cronograma de execução realista e condizente com a complexidade, vulto e capacidade de execução dos SERVIÇOS pela CONTRATADA e CONTRATANTE; • Mobilizar a equipe definida no PLANO DE PROJETO; • Auxiliar na definição dos atores que serão envolvidos nas atividades de digitalização e definição de processos de gestão de documentos, bem como na definição de seus papéis e responsabilidades; • Definir um coordenador operacional que ficará sediado na CENTRAL DE OPERAÇÕES do projeto para atuar no planejamento, na organização, no controle central das atividades desenvolvidas na central de processamento, a fim de atingir os objetivos programados pela CO, tendo poderes e capacidade para saber utilizar princípios, técnicas e ferramentas administrativas informatizadas.

OBRIGAÇÕES ESPECÍFICAS DA CONTRATADA. São obrigações da CONTRATADA em relação aos SERVIÇOSAs principais atividades previstas para esta etapa e que deverão ocorrer durante a execução do recenseamento dos SERVIDORES do Estado são: • Solicitar à CONTRATANTE as informações que lhes são necessárias para o entendimento da Situação Atual e posterior definição do Plano de Projeto para Apoiar as atividades de digitalização recenseamento que ficarão sob responsabilidade da CONTRATANTE. • Ajustar o Plano de Capacitação detalhado na etapa de Implantação das Bases de Recenseamento sempre que houver ajustes no Modelo de Operação do Recenseamento. As principais atividades previstas para esta etapa e definição que deverão ocorrer durante todo o projeto e, principalmente nos últimos 3 (três) meses de operação do modelo de gestão documental; • Compreender as necessidades e motivações do Governo recenseamento dos SERVIDORES do Estado são: • Elaborar e conduzir o Plano de Minas Gerais Transição. • Realizar a Transferência de Conhecimento à CONTRATANTE. • Planejar e organizar os processos de capacitação e mobilização. • Realizar o monitoramento da mudança. • Acompanhar pela CENTRAL DE OPERAÇÕES e repassar à CONTRATANTE os relatórios de acompanhamento, com o intuito de auxiliar o controle do processo de transição, mostrando os indicadores e o nível de serviço da operação da CONTRATANTE. • Ao final do processo realizar a transferêcia da operação para a CONTRATANTE: o Capacitação de servidores da CONTRATANTE (agentes de mudança) que serão responsáveis pela operação e recenseamento de novos SERVIDORES admitidos ao fim do processo – em relação às rotinas e processos que suportarão toda a prestação dos serviços de recenseamento, incluindo SCRIPTS de operação, POPs, e operação das Bases de Recenseamento. • A capacitação deverá ser realizada para pelo menos 2 (dois) Servidores – escolhidos pela CONTRATANTE – em cada uma das cidades que possuir BASE FIXA de Recenseamento. As principais atividades previstas para esta etapa e que deverão ocorrer por 24 (vinte e quatro) meses a partir da entrega das licenças do Sistema Central para Tratamento e Armazenamento de Dados Biométricos são: • A CONTRATADA deverá disponibilizar uma Carta do Fabricante do Sistema de biometria proposto, quanto ao seu fornecimento e garantia dirigida à digitalização das pastas CONTRATADA mencionando o número do presente Edital, em papel timbrado apresentado em original, atestando que a CONTRATADA está autorizada a projetar, instalar, dar manutenção, suporte e garantia nos produtos oferecidos nesse Edital. • Todos os equipamentos listados no ítem 10.1 Relação dos servidores; bens reversíveis, deverão possuir uma garantia de 2 (dois) anos, devendo estar incluído na mesma a substituição de todos os componentes defeituosos, advindos de regimes de operação normal, desgastes, intempéries, condições climáticas, descargas atmosféricas ou qualquer anormalidade que ocasione o defeito, com exceção de falha humana, roubo ou extravio cometido por pessoal de responsabilidade da CONTRATANTE. • Suportar O período de garantia iniciar-se-á com a emissão da Nota Fiscal da prestação de SERVIÇOS. • A CONTRATANTE terá o direito de receber, durante a vigência do Suporte e Garantia, todas as atualizações de software envolvendo os produtos licenciados na definição do modelo presente contratação. Deverão ser disponibilizadas tanto as atualizações dentro da mesma versão de governança referência (update) quanto as atualizações para o projetoversões superiores (upgrade). • A manutenção corretiva será baseada na utilização de mão de obra especializada da CONTRATADA, abordando qual será para execução de serviços objeto deste Termo de Referência. As atividades de manutenção corretiva deverão ser realizadas, a dinâmica utilizada nas reuniões, nas validações e comunicações; • Auxiliar na definição de papéis e responsabilidades do Comitê Executivo, formado por profissionais da CONTRATADA e pedido da CONTRATANTE, quando constatado defeito e anormalidades, durante o período de garantia, o atendimento deverá ser imediato, solucionando o defeito ou colocação de outro equipamento provisoriamente até o conserto definitivo. • A CONTRATADA deverá informar pró-ativamente para CONTRATANTE sobre a descoberta de erros (bugs), vulnerabilidades e as suas respectivas correções nos softwares relacionados desta contratação, durante toda a vigência contratual. • A CONTRATADA deverá disponibilizar para abertura, acompanhamento e atendimento de chamados de suporte e garantia uma Central de Atendimento Telefônico, que deverá estar disponível em horário comercial, com atendimentos em português do Brasil. • Os níveis de serviço referentes a garantia, manutenção e suporte da SOLUÇÃO estão definidos por nível de criticidade do incidente, que será responsável por dar as validações finais dos produtos entreguesatribuído pela CONTRATANTE, bem como as orientações se houver, considerando-se o disposto no quadro a serem seguidas pela equipe seguir: URGENTE Em até 10 minutos após o registro do chamado. Em até 2 horas. Em até 24 horas. NORMAL Em até 30 minutos após o registro do chamado. Em até 8 horas. Em até 72 horas. Legenda: • SEVERIDADE URGENTE: Incidente de projeto; • Definir um gestor do serviço que representará a CONTRATADA e será o responsável pela comunicação emergência com a CONTRATANTE durante todo o período do contrato; • Auxiliar na definição de como será o fluxo de informação entre as diferentes atividades a serem executadas para suportar a digitalização e o desenho de processos, de forma a aumentar a sinergia paralisação da execução do projeto; • Elaborar de qualquer módulo, componente ou funcionalidade, que impede a matriz utilização de riscos e o plano qualquer recurso, função ou processo, afetando os módulos desenvolvidos diretamente ou sistemas legados com os quais estejam integrados, e/ou com comprometimento grave de mitigação correspondente; o A matriz deverá ser revisadadados, no mínimo, uma vez ao mês, junto ao Comitê Executivo do projeto; • Desenvolver o PLANO DE PROJETO; o O cronograma, conforme apresentado no item 6, é uma referência de tempo máximo de execução do projeto, devendo a CONTRATADA propor um cronograma de execução realista e condizente com a complexidade, vulto e capacidade de execução dos SERVIÇOS pela CONTRATADA e CONTRATANTE; • Mobilizar a equipe definida no PLANO DE PROJETO; • Auxiliar na definição dos atores que serão envolvidos nas atividades de digitalização e definição de processos de gestão de documentos, bem como na definição de seus papéis e responsabilidades; • Definir um coordenador operacional que ficará sediado na CENTRAL DE OPERAÇÕES do projeto para atuar no planejamento, na organização, no controle central das atividades desenvolvidas na central de processamento, a fim de atingir os objetivos programados pela CO, tendo poderes e capacidade para saber utilizar princípios, técnicas e ferramentas administrativas informatizadas.processo ou ambiente;

OBRIGAÇÕES ESPECÍFICAS DA CONTRATADA. São obrigações da CONTRATADA em relação aos SERVIÇOS: • Solicitar à CONTRATANTE as informações que lhes são necessárias Executar o gerenciamento do CONTRATO DA SOLUÇÃO baseado nas práticas recomendadas pelo PMBoK (Project Management Body of Knowledge) do PMI (Project Management Institute); o Executar o planejamento e controle integrado das atividades das frentes de trabalho pertencentes ao CONTRATO DA SOLUÇÃO de acordo com os processos estabelecidos pelo Plano de Gestão Integrada; o Realizar reunião semanal com líderes das frentes de trabalho para atualização de cada cronograma, identificação de pendências, problemas e riscos; o entendimento da Situação Atual e posterior definição Auxiliar na revisão mensal do Plano de Projeto para as atividades Recursos das frentes de digitalização trabalho; o Estruturar o processo de solicitação, controle, execução e validação das mudanças de escopo, caso necessárias ou se solicitadas pela CONTRATANTE ao longo do projeto e do CONTRATO DA SOLUÇÃO; o Orientar o processo de avaliação, aprovação e análise de impacto de mudanças de escopo do CONTRATO DA SOLUÇÃO envolvendo os recursos necessários; o Monitorar e controlar o progresso real do CONTRATO DA SOLUÇÃO em comparação com o planejado; o Apresentar relatórios mensais de acompanhamento e gerenciamento do CONTRATO DA SOLUÇÃO, indicando seu progresso, eventuais riscos, eventuais pendências e definição do modelo plano de gestão documentalação e dos próximos passos; o Comunicar às lideranças das PARTES e da EMPRESA a situação corrente e ações necessárias para minimizar impactos nos objetivos de prazo e qualidade estabelecidos; o Comunicar periodicamente o planejamento e os resultados alcançados para os participantes e outros interessados no CONTRATO DA SOLUÇÃO; • Compreender Cumprir rigorosamente com o PLANO DE PROJETO, comunicando e solicitando, tempestivamente, as necessidades alterações e motivações ajustes necessários ao perfeito cumprimento do Governo do Estado de Minas Gerais em relação à digitalização das pastas dos servidores; • Suportar na definição do modelo de governança para objeto deste EDITAL: o Durante o projeto, abordando qual será eventuais alterações do cronograma deverão ser imediatamente encaminhadas, com o respectivo relatório de impacto, para a dinâmica utilizada nas reuniõesvalidação e aprovação pela CONTRATANTE. Caso haja mudanças nos marcos pré-estabelecidos, nas validações originadas por ações de responsabilidade da CONTRATADA, a CONTRATANTE se reserva o direito de aplicar as sanções cabíveis. o Nenhuma alteração no corpo técnico ou gerencial da CONTRATADA poderá afetar o cronograma, nem tampouco a qualidade dos produtos contratados, assim, como toda alteração efetuada deverá ser previamente comunicada à CONTRATANTE. • Elaborar a documentação de todos os produtos do projeto, objeto deste EDITAL, e comunicaçõesdas decisões tomadas; • Auxiliar na definição de papéis Planejar e responsabilidades gerenciar os recursos próprios necessários ao cumprimento do Comitê Executivo, formado por profissionais da CONTRATADA e da CONTRATANTE, que será responsável por dar as validações finais dos produtos entregues, bem como as orientações a serem seguidas pela equipe de projetocronograma estabelecido para os SERVIÇOS; • Definir um gestor do serviço que representará a CONTRATADA Gerenciar as transições e será o responsável pela comunicação com a CONTRATANTE durante todo o período do contrato; • Auxiliar na definição de como será o fluxo de informação promover recomendações técnicas para os aceites entre as diferentes atividades a serem executadas para suportar a digitalização e o desenho de processos, de forma a aumentar a sinergia da execução fases do projeto; • Elaborar a matriz de riscos Gerenciar problemas e questões em aberto que impactam o plano de mitigação correspondente; o A matriz deverá ser revisada, no mínimo, uma vez ao mês, junto ao Comitê Executivo do projeto; • Desenvolver o Realizar a gestão da documentação e do conhecimento produzido durante a prestação dos SERVIÇOS. P6.1 Relatório mensal de acompanhamento dos SERVIÇOS e do CONTRATO DA SOLUÇÃO • Progresso do PLANO DE PROJETO; o O cronograma, conforme apresentado no item 6, é uma referência de tempo máximo de execução do projeto, devendo a CONTRATADA propor um cronograma de execução realista e condizente com a complexidade, vulto e capacidade de execução PROJETO dos SERVIÇOS pela CONTRATADA • Plano de Ação e CONTRATANTE; Próximos Passos • Mobilizar a equipe definida no PLANO DE PROJETO; Pendências e Problemas • Auxiliar na definição dos atores que serão envolvidos nas atividades Plano de digitalização Recursos atualizado mensalmente Produto Componentes • Relação de produtos concluídos e definição entregues • Cronograma atualizado semanalmente para cada frente de processos trabalho do CONTRATO DA SOLUÇÃO • Cronograma integrado do CONTRATO DA SOLUÇÃO • Relatórios de gestão Alterações de documentos, bem como na definição Requisitos e Escopo das frentes de seus papéis trabalho do CONTRATO DA SOLUÇÃO • Relatórios de progresso de implantação da SOLUÇÃO • Relatórios de Acompanhamento Gerencial do CONTRATO DA SOLUÇÃO • Relatórios de Acompanhamento Executivo do CONTRATO DA SOLUÇÃO • Atas das reuniões de acompanhamento gerenciais e responsabilidades; executivas do CONTRATO DA SOLUÇÃO • Definir um coordenador operacional que ficará sediado na CENTRAL DE OPERAÇÕES Relatórios ou material de apresentação de reuniões de comunicação aos participantes do projeto para atuar no planejamento, na organização, no controle central das atividades desenvolvidas na central de processamento, a fim de atingir os objetivos programados pela CO, tendo poderes e capacidade para saber utilizar princípios, técnicas e ferramentas administrativas informatizadas.CONTRATO DA SOLUÇÃO

OBRIGAÇÕES ESPECÍFICAS DA CONTRATADA. São obrigações da CONTRATADA em relação aos SERVIÇOS: • Solicitar à CONTRATANTE as informações que lhes são necessárias Executar o gerenciamento do CONTRATO DA SOLUÇÃO baseado nas práticas recomendadas pelo PMBoK (Project Management Body of Knowledge) do PMI (Project Management Institute); o Executar o planejamento e controle integrado das atividades das frentes de trabalho pertencentes ao CONTRATO DA SOLUÇÃO de acordo com os processos estabelecidos pelo Plano de Gestão Integrada; o Realizar reunião semanal com líderes das frentes de trabalho para atualização de cada cronograma, identificação de pendências, problemas e riscos; o entendimento da Situação Atual e posterior definição Auxiliar na revisão mensal do Plano de Projeto para as atividades Recursos das frentes de digitalização trabalho; o Estruturar o processo de solicitação, controle, execução e validação das mudanças de escopo, caso necessárias ou se solicitadas pela CONTRATANTE ao longo do projeto e do CONTRATO DA SOLUÇÃO; o Orientar o processo de avaliação, aprovação e análise de impacto de mudanças de escopo do CONTRATO DA SOLUÇÃO envolvendo os recursos necessários; o Monitorar e controlar o progresso real do CONTRATO DA SOLUÇÃO em comparação com o planejado; o Apresentar relatórios mensais de acompanhamento e gerenciamento do CONTRATO DA SOLUÇÃO, indicando seu progresso, eventuais riscos, eventuais pendências e definição do modelo plano de gestão documentalação e dos próximos passos; o Comunicar às lideranças das PARTES e da EMPRESA a situação corrente e ações necessárias para minimizar impactos nos objetivos de prazo e qualidade estabelecidos; o Comunicar periodicamente o planejamento e os resultados alcançados para os participantes e outros interessados no CONTRATO DA SOLUÇÃO; • Compreender Cumprir rigorosamente com o PLANO DE PROJETO, comunicando e solicitando, tempestivamente, as necessidades alterações e motivações ajustes necessários ao perfeito cumprimento do Governo do Estado de Minas Gerais em relação à digitalização das pastas dos servidores; • Suportar na definição do modelo de governança para objeto deste EDITAL: o Durante o projeto, abordando qual será eventuais alterações do cronograma deverão ser imediatamente encaminhadas, com o respectivo relatório de impacto, para a dinâmica utilizada nas reuniõesvalidação e aprovação pela CONTRATANTE. Caso haja mudanças nos marcos pré-estabelecidos, nas validações originadas por ações de responsabilidade da CONTRATADA, a CONTRATANTE se reserva o direito de aplicar as sanções cabíveis. o Nenhuma alteração no corpo técnico ou gerencial da CONTRATADA poderá afetar o cronograma, nem tampouco a qualidade dos produtos contratados, assim, como toda alteração efetuada deverá ser previamente comunicada à CONTRATANTE. • Elaborar a documentação de todos os produtos do projeto, objeto deste EDITAL, e comunicaçõesdas decisões tomadas; • Auxiliar na definição de papéis Planejar e responsabilidades gerenciar os recursos próprios necessários ao cumprimento do Comitê Executivo, formado por profissionais da CONTRATADA e da CONTRATANTE, que será responsável por dar as validações finais dos produtos entregues, bem como as orientações a serem seguidas pela equipe de projetocronograma estabelecido para os SERVIÇOS; • Definir um gestor do serviço que representará a CONTRATADA Gerenciar as transições e será o responsável pela comunicação com a CONTRATANTE durante todo o período do contrato; • Auxiliar na definição de como será o fluxo de informação promover recomendações técnicas para os aceites entre as diferentes atividades a serem executadas para suportar a digitalização e o desenho de processos, de forma a aumentar a sinergia da execução fases do projeto; • Elaborar a matriz de riscos Gerenciar problemas e questões em aberto que impactam o plano de mitigação correspondente; o A matriz deverá ser revisada, no mínimo, uma vez ao mês, junto ao Comitê Executivo do projeto; • Desenvolver o Realizar a gestão da documentação e do conhecimento produzido durante a prestação dos SERVIÇOS. P6.1 Relatório mensal de • Progresso do PLANO DE PROJETO; o O cronograma, conforme apresentado no item 6, é uma referência de tempo máximo de execução do projeto, devendo a CONTRATADA propor um cronograma de execução realista e condizente com a complexidade, vulto e capacidade de execução PROJETO dos SERVIÇOS pela CONTRATADA acompanhamento dos SERVIÇOS e CONTRATANTE; do CONTRATO DA SOLUÇÃO • Mobilizar a equipe definida no PLANO DE PROJETO; Plano de Ação e Próximos Passos • Auxiliar na definição dos atores que serão envolvidos nas atividades Pendências e Problemas • Plano de digitalização Recursos atualizado mensalmente • Relação de produtos concluídos e definição entregues • Cronograma atualizado semanalmente para cada frente de processos trabalho do CONTRATO DA SOLUÇÃO • Cronograma integrado do CONTRATO DA SOLUÇÃO • Relatórios de gestão Alterações de documentos, bem como na definição Requisitos e Escopo das frentes de seus papéis trabalho do CONTRATO DA SOLUÇÃO • Relatórios de progresso de implantação da SOLUÇÃO • Relatórios de Acompanhamento Gerencial do CONTRATO DA SOLUÇÃO • Relatórios de Acompanhamento Executivo do CONTRATO DA SOLUÇÃO • Atas das reuniões de acompanhamento gerenciais e responsabilidades; executivas do CONTRATO DA SOLUÇÃO • Definir um coordenador operacional que ficará sediado na CENTRAL DE OPERAÇÕES Relatórios ou material de apresentação de reuniões de comunicação aos participantes do projeto para atuar no planejamento, na organização, no controle central das atividades desenvolvidas na central de processamento, a fim de atingir os objetivos programados pela CO, tendo poderes e capacidade para saber utilizar princípios, técnicas e ferramentas administrativas informatizadas.CONTRATO DA SOLUÇÃO

OBRIGAÇÕES ESPECÍFICAS DA CONTRATADA. São obrigações da CONTRATADA em relação aos SERVIÇOSAs principais atividades previstas para esta etapa são: • Solicitar Apresentar as definições referentes ao Portal do Recenseamento, a saber: o Definição e disponibilização da infraestrutura mínima (hospedagem, domínio, etc.) necessária para o funcionamento do Portal. o Definição das fontes externas de informações que irão alimentar o Portal (Ex. Dados da Base Cadastral de CEP dos Correios para confirmar o endereço, etc.). o Definição, em conjunto com a CONTRATANTE, da parametrização dos caracteres de cada campo a serem preenchidos e corrigidos pelo servidor no Portal do Recenseamento. o Alinhamento e definição com a CONTRATANTE sobre a forma e o formato de como será feita a transferência das informações tratadas das bases de dados do Estado para o Portal. • Estruturar e repassar à CONTRATANTE as informações que lhes são necessárias os manuais de operação do Portal do Recenseamento, tanto para o entendimento perfil do usuário final (servidor a ser recenseado) quanto para o perfil de gestor (acompanha o progresso das atividades). • Elaborar um passo a passo, e dúvidas frequentes para futura disponibilização no Portal • Propôr, com o suporte e validação da Situação Atual e posterior definição CONTRATANTE, a definiçao do Plano modus operandi da prestação do serviço de Projeto recenseamento para as atividades cada município a ser atendido de digitalização e acordo com o PLANO LOGÍSTICO do recenseamento, incluindo minimamente: o A definição do modelo operacional do recenseamento, considerando os pontos fixos e móveis de gestão documental; • Compreender as necessidades e motivações do Governo do Estado de Minas Gerais em relação à digitalização das pastas dos servidores; • Suportar na coleta. o A definição do modelo de governança para período em que o projeto, abordando qual será a dinâmica utilizada nas reuniões, nas validações e comunicações; • Auxiliar na definição de papéis e responsabilidades do Comitê Executivo, formado por profissionais da CONTRATADA e da CONTRATANTE, que será responsável por dar as validações finais dos produtos entregues, bem como as orientações a serem seguidas pela equipe de projeto; • Definir um gestor do serviço que representará a CONTRATADA e será o responsável pela comunicação com a CONTRATANTE durante todo o período do contrato; • Auxiliar na definição de como será o fluxo de informação entre as diferentes atividades a serem executadas para suportar a digitalização e o desenho de processosrecenseamento ocorrerá em cada município, de forma a aumentar a sinergia da execução acordo com as definições. ▪ O recenseamento deverá ocorrer em 6 meses, conforme cronograma de referência detalhado no item 6 deste Termo de Referência. o A definição do projeto; • Elaborar a matriz de riscos e o plano de mitigação correspondente; o A matriz deverá ser revisadaconvocação dos servidores (Servidor x Local de recadastramento x Horário). ▪ Serão realizadas no máximo 2 (duas) visitas por município que serão atendidos por uma BASE MÓVEL, conforme detalhado no ANEXO ID – Quantitativo de Servidores a Recensear e Bases de Recenseamento. ▪ Cada município receberá, no mínimo, uma vez ao mêssemana de atendimento por convocação, junto ao Comitê Executivo do projeto; • Desenvolver o PLANO DE PROJETO; independente da quantidade de servidores a serem recenseados. ▪ Aqueles servidores que não conseguirem se recensear na(s) semana(s) de atendimento(s) disponível(is) poderão se recensear em algum município escolhido por ele. o O cronogramadesenho e customização do sistema de identificação funcional, conforme apresentado no item 6, é uma referência de tempo máximo de execução do projeto, devendo levando em conta a CONTRATADA propor um cronograma de execução realista e condizente interface com a complexidadetecnologia de identificação já existente, vulto ou a ser definida pelo Estado. o A definição do processo de cadastro de novos ingressantes no serviço público (servidores que forem admitidos durante o recenseamento). ▪ Todos os novos entrantes do Estado deverão passar pelo recenseamento para fins de cadastramento, coleta dos dados biométricos e capacidade digitalização dos documentos. ▪ O cadastramento e a coleta dos dados biométricos dos novos entrantes ficará a cargo da CONTRATADA e, estes SERVIDORES, deverão realizar os procedimentos nos municípios com a presença de execução dos SERVIÇOS bases fixas. ▪ Todas as admissões deverão ser informadas e controladas pela CONTRATADA e CONTRATANTE; • Mobilizar a equipe definida no PLANO DE PROJETO; • Auxiliar na definição dos atores que serão envolvidos nas atividades de digitalização e definição de processos de gestão de documentos, bem como na definição de seus papéis e responsabilidades; • Definir um coordenador operacional que ficará sediado na CENTRAL DE OPERAÇÕES do projeto para atuar no planejamento, na organização, no controle central das atividades desenvolvidas na central de processamentoOPERAÇÕES, a fim de atingir garantir uma base única de dados ao final do recenseamento. o A definição do processo de atualização da base de dados por ocasião de movimentação de servidores para fora do serviço público (servidores que forem exonerados, aposentados ou falecerem durante o recenseamento). ▪ Compete à CONTRATADA atualizar a base de dados do Portal do Recenseamento, de acordo com a atualização periódica que será repassada pela CONTRATANTE. • Providenciar a estruturação por meio de manuais, ou SCRIPTS de operação, dos “Procedimentos Operacionais Padrão – POPs” de todas as etapas do recenseamento, considerando os objetivos programados requerimentos mínimos do serviço a ser executado em quantidade, forma e qualidade suficientes para garantir a sua funcionalidade. o Na etapa presencial, em todos os postos de atendimento do Recenseamento, os responsáveis da CONTRATADA pelas Entrevistas, deverão realizar, no mínimo, as seguintes atividades: ▪ Confirmar e retificar, caso necessário, todos os campos que estarão disponíveis no Portal e que já foram ratificados / atualizados pelo SERVIDOR; ▪ Conferir no momento do recenseamento todos os campos preenchidos pelos SERVIDORES, principalmente os campos com definição de letras maiúsculas, minúsculas, caracteres especiais, etc.; ▪ Coletar foto do servidor (que será tirada no momento do recenseamento); ▪ Conferir a documentação requerida; ▪ Imprimir, ao final da entrevista, dois recibos de comprovação de comparecimento. Um deverá ser assinado para posterior armazenamento no ESTADO, e o outro deverá ser entregue ao SERVIDOR; ▪ Solicitar aos responsáveis da CONTRATANTE a confirmação dos dados que requerem validação da área de Gestão de Pessoas do Estado, através da emissão de um relatório com informações definidas em tempo de projeto, conforme a listagem disponível no ANEXO IC – Informações e Documentos Escopo do Recenseamento; • O envio do relatório para a CONTRATANTE deverá ser feito pelo Portal do Recenseamento, sendo que os campos de dados que requerem aprovação do RH do Estado só serão armazenados na base definitiva após esta aprovação. • A CONTRATANTE deverá acessar o Portal, utilizando-se de um login de acesso que possibilitará a autonomia necessária para a realização das devidas validações e alterações nos campos informados no relatório. • A CONTRATANTE deverá ratificar as informações fornecidas pelos SERVIDORES no ato do recenseamento e repassá-las à CONTRATADA. • A CONTRATADA deverá permitir que a CONTRATANTE atualize a base de dados, conforme critérios estabelecidos. ▪ Registrar as possíveis ocorrências e casos fortuitos, ocorridos durante o procedimento de atendimento, encaminhando-os imediatamente para avaliação da CONTRATANTE. • A CONTRATANTE deverá analisar as informações fornecidas e deverá investigar os fatos a fim de tomar as medidas cabíveis. • Quando aplicável, a CONTRATANTE deverá, após a análise das ocorrências, informar à CONTRATADA das decisões e o relativo impacto em relação às responsabilidades desta. o Os POPs serão previamente analisados e homologados pela COCONTRATANTE em momento anterior ao início da implantação e, tendo poderes e capacidade para saber utilizar princípios, técnicas e ferramentas administrativas informatizadaspoderá ser alterado mediante comum acordo ao longo do CONTRATO. o Os POPs deverão ser redigidos em língua portuguesa.

OBRIGAÇÕES ESPECÍFICAS DA CONTRATADA. São obrigações da Desenvolver o PLANO DE PROJETO; o O cronograma, conforme apresentado no item 6, é uma referência de tempo máximo de execução do projeto, devendo a CONTRATADA em relação aos SERVIÇOS: propor um cronograma de execução realista e condizente com a complexidade, vulto e capacidade de execução dos SERVIÇOS pela CONTRATADA e CONTRATANTE. • Solicitar à CONTRATANTE as informações que lhes são necessárias para o entendimento da Situação Atual e posterior definição do Plano de Projeto para as atividades de digitalização e definição do modelo de gestão documental; • Compreender as necessidades e motivações do Governo do Estado de Minas Gerais em relação à digitalização das pastas dos servidoresMobilizar a equipe definida no PLANO DE PROJETO; • Suportar na definição do modelo de governança para o projeto, abordando qual será a dinâmica utilizada nas reuniões, nas validações e comunicações; • Auxiliar na definição de papéis e responsabilidades do Comitê Executivo, formado por profissionais da CONTRATADA e da CONTRATANTE, que será responsável por dar as validações finais dos produtos entregues, bem como as orientações a serem seguidas pela equipe de projeto; • Auxiliar na definição dos atores que serão envolvidos nas atividades do recenseamento, bem como na definição de seus papéis e responsabilidades; • Definir um gestor do serviço que representará a CONTRATADA e será o responsável pela comunicação com a CONTRATANTE durante todo o período do contratoCONTRATO; • Auxiliar Definir um coordenador operacional que ficará sediado na definição CENTRAL DE OPERAÇÕES do projeto para atuar no planejamento, na organização, no controle central das atividades desenvolvidas nos municípios, a fim de como será o fluxo de informação entre as diferentes atividades a serem executadas atingir os objetivos programados pela CO, tendo poderes e capacidade para suportar a digitalização saber utilizar princípios, técnicas e o desenho de processos, de forma a aumentar a sinergia da execução do projetoferramentas administrativas informatizadas; • Elaborar a matriz de riscos e o plano de mitigação correspondente; o A matriz deverá ser revisada, no mínimo, uma vez ao mês, junto ao Comitê Executivo do projeto; • Desenvolver Auxiliar na definição de como será o PLANO DE PROJETO; fluxo de informação entre as diferentes atividades a serem executadas para suportar o O cronogramaRecenseamento, conforme apresentado no item 6, é uma referência de tempo máximo de forma a aumentar a sinergia da execução do projeto, devendo a CONTRATADA propor um cronograma . • Definição do processo de execução realista cadastro de novos ingressantes no serviço público (servidores que forem admitidos durante o recenseamento); o Todos os novos entrantes do estado deverão passar pelo recenseamento para fins de emissão do cartão funcional e condizente com a complexidade, vulto coleta dos dados biométricos; o Todas as admissões deverão ser centralizadas e capacidade de execução dos SERVIÇOS controladas pela CONTRATADA e CONTRATANTE; • Mobilizar a equipe definida no PLANO DE PROJETO; • Auxiliar na definição dos atores que serão envolvidos nas atividades de digitalização e definição de processos de gestão de documentos, bem como na definição de seus papéis e responsabilidades; • Definir um coordenador operacional que ficará sediado na CENTRAL DE OPERAÇÕES do projeto para atuar no planejamento, na organização, no controle central das atividades desenvolvidas na central de processamento(CO), a fim de atingir garantir uma base única de dados ao final do recenseamento; P1.1 Planejamento do Projeto • PLANO DE PROJETO • Workshop de Inicialização e Equalização • TERMO DE INICIALIZAÇÃO DOS SERVIÇOS Estes produtos deverão ser formalmente aprovados pela CONTRATANTE. Nesta etapa a CONTRATADA deverá estruturar o Modelo de Operação da CENTRAL DE OPERAÇÕES, incluindo a definição e estruturação da infraestutura necessária, bem como o desenhos dos processos que suportarão suas atividades. A CONTRATADA deverá também atuar na implantação de toda a infraestrutura, procedimentos e mecanismos definidos e que suportarão as atividades do recenseamento dos SERVIDORES do Estado de Minas Gerais. A implantação da CENTRAL DE OPERAÇÕES será a primeira ação a ser realizada no projeto, uma vez que ela deve estar em operação antes do início das atividades. Sua implantação é importante para este projeto porque visa organizar e agilizar o gerenciamento das atividades da CONTRATADA, manter o foco, principalmente, nos aspectos críticos do recenseamento, e minimizar os objetivos programados pela riscos de desvios no orçamento e prazos. Como benefícios esperados da CO, tendo poderes têm- se: • Redução de acréscimos em custos e capacidade prazos, em função de controle de impacto das mudanças de escopo das atividades desenvolvidas pela CONTRATADA; • Redução de atrasos devido à atividades sub-planejadas; • Informação atualizada, organizada e disponível (transparência), e comunicação independente para saber utilizar princípios, técnicas rápida tomada de decisão; • Identificação antecipada e ferramentas administrativas informatizadasmitigação de riscos; • Controle integrado sobre o progresso do projeto; • Disseminação das lições aprendidas e transferência de conhecimento; • Implantação de indicadores de gerenciamento e acompanhamento da performance do projeto.