Actividad Entregable. Construir el plan de proyecto de acuerdo con la metodología de gestión de proyectos de la DIAN. Plan de proyecto Elaborar plan de gestión del equipo de trabajo, con esquema de conformación, proceso de aprovisionamiento y transferencia de conocimiento Plan de proyecto – Equipo de trabajo Plan de proyecto – Gestión del conocimiento Elaborar matriz RACI de comunicaciones con todos los interesados del proyecto Plan de proyecto – Comunicaciones Elaborar plan de gestión de riesgos, con los riesgos iniciales identificados, matriz de impacto vs probabilidad, plan de mitigación. Plan de proyecto – Gestión de riesgos Elaborar el plan de gestión de cambio que involucre a todas las partes interesadas internas y externas del proyecto Plan de gestión de cambio Esta fase tiene una duración de 2 meses y deberá alinearse a las metodologías establecidos por la DIAN. El proveedor debe presentar la propuesta base de discusión del Plan de trabajo, en un plazo máximo de 15 días después a la firma del acta de inicio, para validación y aprobación
Actividad Entregable. Definición detallada del plan de gestión de cambio y transferencia de conocimiento. Documento de estrategia y plan de gestión del cambio y transferencia de conocimiento.
Actividad Entregable. Realizar reuniones periódicas con el gerente de proyecto de la DIAN y la interventoría para informar el estado de avance del plan detallado del proyecto. Informe de seguimiento semanal del proyecto Realizar reuniones periódicas de alto nivel para informar el estado de avance del plan detallado del proyecto a los patrocinadores del proyecto. Informe mensual ejecutivo del proyecto. Realizar reuniones técnicas con el equipo de la DIAN, la interventoría, y los proveedores de los demás proyectos de modernización, cuando se considere conveniente por alguna de las partes. Acta de reunión o ayuda de memoria. Realizar demostraciones de la implementación y operación de la solución. Acta de reunión o ayuda de memoria. Realizar eventos de inspección y adaptación. Informe de inspección y adaptación. Esta fase inicia en el mes 3 y se mantiene durante toda la vigencia del contrato.
Actividad Entregable. Determinar los requerimientos logísticos para replicar las operaciones del sistema actual Plan detallado del paralelo Aprovisionar la infraestructura tecnológica, instalación y configuración del software requerido, migración de datos, parametrización del nuevo sistema en ambiente productivo Despliegue del sistema en ambiente productivo. Informe aprobado de despliegue del sistema en ambiente productivo
Actividad Entregable. Atender las incidencias reportadas durante este periodo cumpliendo con los acuerdos de servicio definidos. Informe de atención de incidencias. Código fuente actualizado. Incidencias presentadas completamente resueltas.
Actividad Entregable. Definición de protocolos e instrumentos para facilitar la integración de los diferentes componentes del proyecto de modernización de la DIAN. Protocolos, instructivos e instrumentos de integración. Disposición de ambientes de pruebas de integración. Acompañar y hacer seguimiento de la ejecución de los protocolos de integración. Informe con los resultados de la administración de la integración. Si la metodología es iterativa, debe entregarse un informe por cada iteración. Participar en los comités de integración con el equipo de la DIAN, la interventoría, y los proveedores de los demás proyectos de modernización. Acta de reunión o ayuda de memoria. Entregar las interfases de integración o cualquier otro artefacto que sea requerido por el comité de integración. Todos los artefactos, claves, información, documentación que permitan realizar la integración de los elementos de la solución del DataR. Solicitar los artefactos que le sean requeridos de los demás proveedores, con el fin de adelantar sus implementaciones. Solicitudes de artefactos en Acta de reunión o ayuda de memoria. Xxxxxxx acompañamiento técnico a los demás proveedores en los procesos de integración que le sean requeridos. Acta de reunión o ayuda de memoria. Esta fase tiene una duración de veintitrés (23) meses, para garantizar la salida a producción de los nuevos sistemas de gestión de Aduanas, gestión Tributaria y servicios compartidos, así como otros requerimientos operativos y de negocio de la DIAN como la Factura Electrónica y los procesos de analítica de datos.
Actividad Entregable. Hacer un levantamiento de los modelos, fuentes de información a integrar al repositorio y los productos de información base requeridos por los diferentes procesos de gestión aduanera, tributaria y cambiaria, así como de los casos de uso de las herramientas que comprenden el repositorio. Documento de levantamiento de información para diseño. Elaborar el diseño general de la solución tecnológica del DataR y de todas las herramientas que la componen. Diseño detallado de la solución tecnológica del DataR. Diseñar la arquitectura de datos de Data R. Arquitectura de datos. Identificar y preparar las metodologías y herramientas para la gestión de la implementación de la solución tecnológica. Plan detallado de implementación con las metodologías ajustadas, los procedimientos y formatos a seguir y las soluciones tecnológicas a utilizar, incluyendo las herramientas de validación masiva de datos que certifiquen la correcta migración de estos al repositorio DataR y las demás que considere necesarias para adelantar la implementación. Presentar, validar y gestionar aprobación, de las necesidades de licenciamiento para la implementación de la solución del DataR. Documento de licenciamiento aprobado. Habilitar los ambientes necesarios para la construcción o adaptación de la solución tecnológica. Ambientes habilitados, a disposición. Informe de configuración de cada ambiente. Licenciamiento de los ambientes en operación. Herramientas de soporte habilitadas. Acceso de equipo de trabajo del proyecto a las herramientas requeridas para el desarrollo. Elaborar los planes de trabajo particulares para la implementación de todos los componentes tecnológicos del repositorio. Documento de estrategia y plan detallado de implementación de los componentes de la solución tecnológica de DataR. Organizar y disponer el equipo de trabajo requerido para la implementación de la solución tecnológica y de los procesos de gestión. Equipo de trabajo de implementación y de gestión preparado. Esta etapa tiene una duración de seis (6) meses a partir del tercer mes de ejecución del contrato.
Actividad Entregable. Realizar el monitoreo técnico y seguimiento a la adecuada operación del sistema. Informe diario de monitoreo y seguimiento Realizar mantenimiento preventivo y correctivo Informe semanal de mantenimiento y soporte Código fuente actualizado. Documentación técnica actualizada. Ambientes de trabajo actualizados Atender las incidencias reportadas durante este periodo cumpliendo con los acuerdos de servicio definidos. Informe de atención de incidencias, Código fuente actualizado. Incidencias presentadas completamente resueltas. Documentación técnica actualizada. Ambientes de trabajo actualizados. Esta fase debe tener una duración de 24 meses.
Actividad Entregable. Determinar los requerimientos logísticos para replicar las operaciones de los sistemas actuales, en coordinación con los demás PROVEEDORES. Plan detallado del paralelo. Aprovisionar la infraestructura tecnológica, instalación y configuración del software requerido, migración de datos, parametrización de los servicios compartidos en ambiente productivo, en coordinación con los demás PROVEEDORES. Despliegue de los servicios compartidos en ambiente productivo. Informe aprobado de despliegue de los servicios compartidos en ambiente productivo. Ejecutar el paralelo, y elaborar el informe con las operaciones procesadas por los servicios compartidos, resultados de las mismas, comportamiento de la infraestructura, tiempos de respuesta, incidentes reportados, estado general de incidentes e indicadores de éxito. En coordinación con los demás PROVEEDORES. Informe de resultados de la ejecución del paralelo. Esta fase debe ejecutarse con una duración de entre 2 y 4 semanas, de acuerdo con la definición que entregue la interventoría y la DIAN. Esta fase se repite desde el mes nueve (9) hasta el mes catorce (14), según el número de salidas a producción establecidas por el PROVEEDOR en su plan de puesta en producción, definido en la fase de Entendimiento y diseño.
Actividad Entregable. Realizar el monitoreo técnico y seguimiento a la adecuada operación del sistema. Informe diario de monitoreo y seguimiento.