Oggetti diversi. Cayteggio vov yicovducibile ai titoli gyecedevti e yifeyevtesi a fuv3iovi vov attyibuite alla data di aggyova3iove del titolayio. Documento n. 9 – Allegato al manuale di gestione Piano di conservazione (Massimario di scarto) Fremessa L’art. 68 del OFR 445/2000 prevede che ogπi ammiπistra ioπe debba dotarsi di uπ «piaπo di coπserva ioπe degli archivi¸ iπtegrato coπ il sistema di classifica ioπe¸ per la defiπi ioπe dei criteri di orgaπi a ioπe dell’archivio¸ di sele ioπe periodica e di coπserva ioπe dei documeπti». La πormativa quiπdi¸ accoglieπdo le posi ioπi e le riflessioπi dei teorici dell’archivistica¸ coπcepisce la sele ioπe come opera ioπe critica di vaglio della documeπta ioπe prodotta¸ fuπ ioπale a uπa migliore coπserva ioπe dell’archivio. La sele ioπe¸ cioè il momeπto valutativo¸ difatti πoπ iπtacca la complessità e l’uπitarietà dell’archivio; ma¸ procedeπdo all’iπdividua ioπe dei documeπti strumeπtali e traπsitori¸ da destiπare allo scarto¸ vale a dire alla distru ioπe fisica¸ evideπ ia i πessi fra i documeπti esseπ iali da coπservare permaπeπtemeπte. Ferciò l’elimiπa ioπe di taluπi documeπti deve essere preceduta dalla valuta ioπe delle procedure di produ ioπe documeπtaria¸ iπ modo che veπgaπo assicurati la compreπsioπe dell’attività dell’eπte produttore e il maπteπimeπto delle attesta ioπi di diritti. Fertaπto il maπdato coπferito¸ tramite decreto¸ al Gruppo dal Oirettore geπerale per gli archivi del Miπistero per i beπi e le attività culturali compreπde¸ oltre alla predisposi ioπe del piaπo di classifica ioπe (titolario)¸ aπche la reda ioπe del piaπo di coπserva ioπe che al titolario è strettameπte coππesso. L’ado ioπe del titolario proposto dal Gruppo a tutti i Comuπi italiaπi e studiato alla luce della iπteroperabilità tra sistemi iπformativi diversi comporta come coπsegueπ a l’ado ioπe del piaπo di coπserva ioπe che da esso disceπde. Iπ merito allo scarto archivistico¸ è opportuπo ricordare che gli eπti pubblici − e tra questi i Comuπi − devoπo otteπere per tale iπterveπto l’autori a ioπe del Miπistero per i beπi e le attività culturali¸ ai seπsi dell’art. 2l¸ comma l¸ lettera d) del Codice dei beπi culturali e del paesaggio (O. lgs. 22 geππaio 2004¸ π. 42). L’ado ioπe del Fiaπo di coπserva ioπe proposto dal Gruppo πoπ esime quiπdi le ammiπistra ioπi dagli adempimeπti relativi alla procedura di scarto¸ che si sostaπ ia iπ uπ provvedimeπto formale dell’ammiπistra ioπe (delibera ioπe della Giuπta o determiπa ioπe dirigeπ iale) e πella acquisi ...
Oggetti diversi. Pur essendo il piano di classificazione sopra illustrato esaustivo, non poteva mancare, in coda, il titolo dedicato al carteggio non riconducibile ai titoli precedenti e riferentesi a funzioni non attribuite alla data di approvazione del titolario, il quale va usato con la parsimonia mai sufficientemente raccomandata).
Oggetti diversi. Pur essendo il piano di classificazione sopra illustrato esaustivo, non poteva mancare, in coda, il titolo dedicato al carteggio non riconducibile ai titoli precedenti e riferentesi a funzioni non attribuite alla data di approvazione del titolario, il quale va usato con la parsimonia mai sufficientemente raccomandata. L’uso arbitrario e ingiustificato di tale titolo compromette gravemente la corretta stratificazione e sedimentazione dell’archivio e denota incapacità di comprendere la natura e il contenuto dei documenti, oltre che mancanza di impegno responsabile nello svolgimento della gestione archivistica. [1] Si suggerisce la conservazione in unico repertorio delle circolari pervenute, perché un sistema informativo e informatico efficiente ed efficace ne consente l’accesso in linea a chiunque. Diventa preferibile l’unica serie trasversale all’ente rispetto a una collocazione segmentata, in considerazione della crescente complessità della realtà dei Comuni. Ad esempio, una circolare sulle procedure contabili non interessa solo chi si occupa di tale servizio, ma indirettamente chiunque operi all’interno del Comune, perché la loro conoscenza è presupposto per la programmazione e l’attività nelle aree specifiche. Anche per quanto riguarda le circolari emanate dal Comune, si raccomanda la conservazione autentica e centralizzata delle circolari in unica serie, possibile e funzionale in presenza di un sistema informativo e informatico efficiente ed efficace, che consente l’accesso in linea. Ogni Comune deciderà, in base alla propria organizzazione e alle potenzialità del software di gestione, le procedure di attestazione della ricezione da parte dei destinatari. [2] Nella classe vanno inseriti i documenti relativi alla definizione territoriale delle circoscrizioni, non quelli prodotti dalle circoscrizioni, che utilizzano il titolario del Comune, in quanto appartenenti alla medesima AOO. [3] T.U. 267/2000, art. 15 Modifiche territoriali, fusione ed istituzione di comuni; art. 17 Circoscrizioni di decentramento. In questa classe vanno classificati solo i documenti relativi all’individuazione delle circoscrizioni di decentramento, non il carteggio con i quartieri, che va inserito nella classe relativa alla materia trattata (si vedano le Considerazioni preliminari). La classe comprende anche la numerazione civica e l’attribuzione al Comune del titolo di città (T.U. 267/2000, art. 18). [4] T.U. 267/2000, art. 6 Statuti comunali e provinciali. [5] T.U. 267/2000, art...
Oggetti diversi. MASSIMARIO DI SCARTO PER GLI ARCHIVI COMUNALI Il presente massimario si compone di due parti: la prima indica la documentazione fondamentale che deve essere conservata senza limiti di tempo; la seconda, invece, la documentazione che può essere proposta per lo scarto dopo il periodo minimo di conservazione espressamente indicato per le varie tipologie. Si noti però che anche in tale seconda parte viene prevista la conservazione illimitata per atti o documenti che rappresentano la riepilogazione e la sintesi delle notizie contenute nel materiale proponibile per lo scarto, assicurando così la conservazione delle informazioni essenziali. Si rileva che il massimario, per la grande varietà di tipologie documentarie presenti nell'archivio comunale, accentuatasi specialmente negli ultimi decenni, non ha la pretesa di essere completamente esaustivo, di comprendere cioè ogni sorta di atto o documento che possa essere prodotto nel corso della quotidiana attività amministrativa. PARTE PRIMA: DOCUMENTAZIONE DA CONSERVARE SENZA LIMITI DI TEMPO
Oggetti diversi. Titolo Classe Descrizione Classe
Oggetti diversi. Titolo 01 -
Oggetti diversi. Pur essendo il piano di classificazione sopra illustrato esaustivo, non poteva mancare, in coda, il titolo dedicato al carteggio non riconducibile ai titoli precedenti e riferentesi a funzioni non attribuite alla data di approvazione del titolario, il quale va usato con la parsimonia mai sufficientemente raccomandata. L’uso arbitrario e ingiustificato di tale titolo compromette gravemente la corretta stratificazione e sedimentazione dell’archivio e denota incapacità di comprendere la natura e il contenuto dei documenti, oltre che mancanza di impegno responsabile nello svolgimento della gestione archivistica.