Versão Data Descrição 1 14.06.2017 Lançamento da Política de Contratação de Terceiros (Relacionamento com Fornecedores de Bens e Serviços). 2 18.09.2020 Revisão da Política de Contratação de Terceiros (Relacionamento com Fornecedores de Bens e Serviços).
Política de Contratação de Terceiros
Status: Aprovada Versão: 02
Data de aprovação: 18/09/20
Política de Contratação de Terceiros
asas
Política de Contratação de Terceiros 1
Controle de Alterações
Versão | Data | Descrição |
1 | 14.06.2017 | Lançamento da Política de Contratação de Terceiros (Relacionamento com Fornecedores de Bens e Serviços). |
2 | 18.09.2020 | Revisão da Política de Contratação de Terceiros (Relacionamento com Fornecedores de Bens e Serviços). |
Alçadas de Aprovação
Função | Responsável | Instrumento de Homologação | Data de Aprovação |
Pré- aprovação | Diretoria Colegiada | Ata 51/2020 | 14.09.2020 |
Aprovação | Conselho de Administração | Ata 16/2020 | 18.09.2020 |
Elaborado/Revisado por:
Superintendência de Governança Corporativa, Gestão de Riscos e Conformidade - SUCORP
Aprovado por:
Conselho de Administração
1 OBJETIVO
A Política de Contratação de Terceiros objetiva regular as práticas de relacionamento com fornecedores de bens e serviços e demais parceiros de negócio com os quais a Corsan mantenha relação na condição de contratante, incluindo entidades subcontratadas que interajam com a Cia. ao longo de seu ciclo de negócios.
2 ABRANGÊNCIA
A presente Política aplica-se Administradores, membros de Comitê e colaboradores da Corsan (aprendizes, estagiários, empregados e terceirizados) e, de maneira mais específica, a todos os parceiros de negócio que se relacionam com a Companhia ou que representem seus interesses ou atuem em seu nome.
3 REGULAMENTAÇÃO
A presente política foi elaborada em consonância com as disposições dos seguintes normativos:
• Lei federal nº 13.303, de 30/06/2016 - Dispõe sobre o estatuto jurídico da empresa pública, da sociedade de economia mista e de suas subsidiárias, no âmbito da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios.
• Lei federal nº 12.846, de 01/08/2013 - dispõe sobre a responsabilização administrativa e civil de pessoas jurídicas pela prática de atos contra a administração pública, nacional ou estrangeira;
• Lei estadual nº 15.228, de 25/09/2018 - dispõe sobre a aplicação, no âmbito da Administração Pública Estadual, da Lei Federal n. º 12.846;
• Política de Integridade e Conformidade;
• Política Anticorrupção;
• Política de Prevenção à Lavagem de Dinheiro;
• Política de Alçadas;
• Código de Ética e Conduta;
• Regulamento Disciplinar.
4 CONCEITOS
4.1 Contratação – ato ou efeito de contratar, por meio de contrato ou qualquer instrumento jurídico que gere obrigações entre a Cia. e outras pessoas físicas ou jurídicas. As contratações a que se referem esta Política são aquelas nas quais a Corsan é a parte tomadora de bens ou serviços, como contratos de compra de bens e prestações de serviços, parcerias públicas privadas.
4.2 Terceiros ou Parceiros de Negócio – Também qualificado como “fornecedor”, “parceiro privado”, é todo aquele que realiza negócios com a Corsan na condição de fornecedor de bens ou prestador de serviços, ou, ainda, como parceiro privado em parcerias público privadas, possuindo relação comercial com a Companhia ou atuando em seu nome ou benefício (com ou sem procuração). Os parceiros de negócio também podem ser considerados como partes interessadas (stakeholders).
4.3 Melhor Interesse da Companhia – trata-se da condição que melhor conduz a Cia. ao atingimento de seu objetivo social, garantindo a adequada prestação de seus serviços, o equilíbrio econômico- financeiro do negócio e a execução da política pública a qual se destina na melhor condição possível.
4.4 Corrupção - ato de corromper alguém, com a finalidade de obter vantagem para si ou terceiros;
4.5 Corrupção Ativa - ato de oferecer ou prometer vantagem indevida a quaisquer agentes públicos para determiná-los a praticar, omitir ou retardar ato de ofício;
4.6 Corrupção Passiva: ato de solicitar ou receber, para si ou para outrem, direta ou indiretamente, ainda que fora do emprego ou da função pública, ou antes de assumi-la, mas em razão dela, vantagem indevida, ou aceitar promessa de tal vantagem;
4.7 Fraude: ato intencional praticado por um ou mais indivíduos, entre gestores, responsáveis pela governança, empregados ou terceiros, envolvendo o uso de falsidade para obter uma vantagem injusta ou ilegal;
4.8 Suborno ou Xxxxxxx: meio pelo qual se pratica a corrupção, visto ser a prática de prometer, oferecer ou pagar a uma autoridade, governante, agente público ou profissional da iniciativa privada, qualquer quantidade de dinheiro ou quaisquer outros favores, para que a pessoa em questão deixe de portar-se eticamente com seus deveres profissionais;
4.9 Administradores: consideram-se administradores da Corsan os membros do Conselho de Administração e da Diretoria Colegiada;
4.10 Stakeholders: São as partes interessadas, compreendendo todos os entes envolvidos com os negócios e operações da Companhia, com destaque para colaboradores, acionistas, clientes, poder concedente,
fornecedores, entes públicos e governamentais, e comunidade em geral.
4.11 Due Diligence: consiste no processo de investigação de uma pessoa ou de uma empresa, antes de assinar um contrato ou acordo financeiro. Compreende estudos, análises e avaliações detalhadas das informações de uma empresa ou pessoa alvo de negociação, visando a identificação de eventuais distorções relevantes, decorrentes de práticas empresariais ou comerciais. O termo pode ser traduzido para o português como Diligência Devida ou Prévia.
5 PRINCÍPIOS
A Corsan adota os seguintes princípios em seus processos de contratação de gestão de contratos, sem prejuízo da incidência de outros princípios constantes em seu Código de Conduta Ética Profissional e suas Políticas Corporativas:
5.1 Integridade: O termo advém do latim integritate, referindo-se à qualidade daquele que tem conduta reta e age guiado pela ética. A Corsan prezará continuamente pela integridade em suas relações de negócio, repudiando quaisquer condutas ilícitas e que atentem contra seu Programa de Integridade.
5.2 Legalidade: Obedecer à lei, sendo legítima a sua atividade somente se esta estiver condizente com o disposto na lei. Respeitar a legislação vigente e combater qualquer tipo de fraude, corrupção e prática de atos lesivos às administrações públicas nacional e estrangeiras.
5.3 Equidade: Tratamento justo e isonômico de todos os parceiros de negócio, em consideração ao melhor interesse da Cia. sob de vista da adequada prestação do serviço e a sustentabilidade econômico- financeira do negócio;
5.4 Excelência: Representa a busca pela adoção integral e contínua das melhores práticas de mercado, tanto no que toca à relação com seus parceiros de negócio e respectiva conformidade quanto à execução, fiscalização e gestão de seus processos de contratação e instrumentos decorrentes;
5.5 Moralidade: Observância dos preceitos éticos em suas condutas, de averiguar os critérios de conveniência, oportunidade e justiça em suas ações e, ainda, de distinguir o que é honesto do que é desonesto em suas relações negociais;
5.6 Publicidade: Atuar com transparência nas relações com seus parceiros contratados, nas práticas de governança corporativa e na comunicação com seus fornecedores e demais parceiros de negócio;
5.7 Responsabilidade Corporativa: Zelar, com ética e transparência, pela perenidade da Corsan, compatibilizando o seu desenvolvimento e sustentabilidade econômico-financeira, por meio da prestação de serviço público eficiente, incorporando aspectos sociais e ambientais na gestão e execução de seus negócios;
5.8 Sustentabilidade: Zelar pelo melhor interesse da Cia. e da prestação adequada de seu serviço essencial, primando por práticas adequadas em termos ambientais, sociais e de governança (ASG).
6 DIRETRIZES
a. É política da Corsan fazer negócios com parceiros que tenham reputação e integridade ilibadas, cabendo às respectivas pessoas ou entidades a comprovação da idoneidade, sem prejuízo da possibilidade de a Companhia realizar due diligence;
b. A Corsan não admite que qualquer parceiro de negócio exerça qualquer tipo de influência imprópria em benefício da Companhia sobre qualquer pessoa, seja ela agente público ou não;
c. Em todos os contratos firmados com parceiros de negócio, é obrigatória a inclusão da cláusula anticorrupção1, em conformidade com os anexos do Regulamento Interno de Licitações e Contratos – RILC que versam sobre os modelos de Termo de Contrato. Qualquer alteração na redação desta cláusula deve ser previamente aprovada pela Superintendência de Governança Corporativa, Gestão de Riscos e Conformidade – SUCORP;
d. Todo parceiro de negócio da Corsan deverá, no ato de assinatura de contratos ou quaisquer instrumentos jurídicos que gerem obrigações para si ou para a Cia., aderir ao nosso Programa de Integridade;
1 “x.1) As Partes declaram conhecer as normas de prevenção à corrupção previstas na legislação brasileira, dentre elas, a Lei de Improbidade Administrativa (Lei nº 8.429/1992) e a Lei nº 12.846/2013 e seus regulamentos (em conjunto, “Leis Anticorrupção”) e se comprometem a cumpri-las fielmente, por si e por seus sócios, administradores e colaboradores, bem como exigir o seu cumprimento pelos terceiros por elas contratados.
x.2) Adicionalmente, cada uma das Partes declara que tem e manterá até o final da vigência deste contrato um código de ética e conduta próprio, cujas regras se obriga a cumprir fielmente.
x.3) Sem prejuízo da obrigação de cumprimento das disposições de seus respectivos código de ética e conduta, a CONTRATADA deverá seguir, na íntegra, todo o disposto no código de ética e conduta da CONTRATANTE e, ambas as partes desde já se obrigam a, no exercício dos direitos e obrigações previstos neste Contrato e no cumprimento de qualquer uma de suas disposições: (i) não dar, oferecer ou prometer qualquer bem de valor ou vantagem de qualquer natureza a agentes públicos ou a pessoas a eles relacionadas ou ainda quaisquer outras pessoas, empresas e/ou entidades privadas, com o objetivo de obter vantagem indevida, influenciar ato ou decisão ou direcionar negócios ilicitamente e (ii) adotar as melhores práticas de monitoramento e verificação do cumprimento das leis anticorrupção, com o objetivo de prevenir atos de corrupção, fraude, práticas ilícitas ou lavagem de dinheiro por seus sócios, administradores, colaboradores e/ou terceiros por elas contratados.
x.4) A comprovada violação de qualquer das obrigações previstas nesta cláusula é causa para a rescisão unilateral deste Contrato, sem prejuízo da cobrança das perdas e danos causados à parte inocente.”
e. A Corsan não admite nenhuma prática de corrupção por parte de parceiros de negócio que atuam em seu nome, mesmo que informalmente;
f. Todas as contratações serão realizadas obedecendo as autorizações constantes da Política de Alçadas.
g. A Cia. busca atuar em consonância com valores e princípios universais, com os direitos humanos, princípios e direitos fundamentais do trabalho, princípios sobre meio ambiente e desenvolvimento;
h. A Corsan atua com respeito e valorização da diversidade, garantindo tratamento equânime, repudiando preconceitos e discriminações de gênero, orientação sexual, etnia, raça, credo ou de qualquer outra forma de discriminação;
i. A Corsan repudia o trabalho infantil e o trabalho em condições degradantes e escravos, não contratando com fornecedores e prestadores de serviços que adotem essas práticas;
j. A Cia. atua com zelo pela segurança no trabalho e pela segurança das instalações, equipamentos e sistemas;
k. A Corsan adota mecanismos para a inclusão de pessoas com deficiência em seu quadro de funcionários e em suas parcerias de negócio;
l. A Corsan busca a inclusão de micro e pequenas empresas nas contratações com terceiros, com observância dos parâmetros de mercado e preservando o melhor interesse da Cia.;
m. Observadas as disposições legais, é priorizada a utilização de meios eletrônicos idôneos para realização dos processos de contratação;
n. A Corsan divulga todas as informações exigidas pela legislação sobre as contratações de forma transparente, disponibilizando-as igualitariamente a todos os interessados e potenciais parceiros de negócio, desde que no melhor interesse do negócio da Cia., sem prejuízo do eventual sigilo estratégico;
o. A Corsan avalia e contrata fornecedores de bens e serviços baseando-se em critérios estritamente legais e técnicos de qualidade, custo e pontualidade, exigindo um perfil ético em suas gestões de responsabilidade social e ambiental, recusando práticas de concorrência desleal, trabalho infantil, trabalho forçado ou compulsório e outras práticas contrárias aos princípios desta política;
p. A Cia. zela pelo cumprimento e exige o cumprimento integral de todas as obrigações contratuais assumidas, estabelecendo uma relação de parceria com seus fornecedores;
q. A Corsan busca prestar orientações e informações claras, para permitir aos fornecedores de bens e prestadores de serviços, a proposição mais adequada a ser fornecida à Companhia;
r. A Corsan mantém canais de comunicação e negociação com os fornecedores, prestadores de serviços, e a sociedade em geral, incluindo no seu plano de negócio a viabilização de programas e projetos socioambientais que contribuam para o desenvolvimento sustentável das comunidades e para a preservação e valorização do saber e da expressão de sua cultura;
s. A Corsan avalia seus fornecedores de bens e serviços com base em critérios técnicos e transparentes, que privilegiem o bom desempenho e demonstrem oportunidades de melhoria para aqueles critérios que não tenham sido avaliados como satisfatórios;
t. A Companhia preserva as informações de caráter reservado fornecidas por qualquer um de seus fornecedores e prestadores de serviço;
u. A Corsan busca sempre alcançar os melhores resultados e, consoante exigências legais, disponibiliza informações atualizadas sobre contratação e gestão de contratos, para todos, por meio de comunicação transparente e oportuna, que lhes permitam acompanhar as atividades e a performance da Companhia, obedecendo aos procedimentos legais aplicáveis;
v. A Companhia não tolera condutas que atentem contra seu Programa de Integridade, notadamente o Código de Conduta Ética Profissional e as Políticas Anticorrupção, de Prevenção à Lavagem de Dinheiro e de Integridade e Conformidade.
A Corsan poderá, no curso da execução contratual e a critério da Superintendência de Governança Corporativa, Gestão de Riscos e Conformidade, efetuar a avaliação do Programa de Integridade a ser apresentado pelo parceiro de negócios, nos termos e prazos definidos na Lei estadual nº 15.228/2018, assim como due diligences que se mostrarem convenientes ao cumprimento do ajuste contratual. Os parâmetros de avaliação serão balizados pelas melhores práticas de governança corporativa e compliance e poderão variar de acordo com o porte da empresa e a importância ou vulto do negócio jurídico.
7 PROGRAMA DE INTEGRIDADE DA CORSAN
O Programa de Integridade tem o objetivo de implementar um conjunto de medidas anticorrupção para prevenção, detecção e remediação dos atos lesivos contra a administração pública. Respaldado pela Política de Integridade e Conformidade, o Programa estabelece diretrizes, princípios e competências que orientam seus administradores e colaboradores a atuarem pela Companhia de forma a zelar pelo cumprimento de leis, regulamentações e instrumentos organizacionais, preservando os ativos, a imagem, a integridade e demais valores éticos da empresa.
A Corsan estabelece, por meio dos instrumentos de integridade, as diretrizes éticas e de combate à corrupção, à fraude e a outras irregularidades, bem como os procedimentos que devem ser observados e cumpridos pelos administradores e colaboradores da Corsan, e por qualquer outra parte que mantenha relação contratual com a Companhia.
É vedada a obtenção de qualquer tipo de vantagem indevida em razão do exercício de cargo, função, emprego ou atividade na Corsan, bem como a prática de qualquer ação ou omissão que viole os deveres de honestidade,
imparcialidade e legalidade, ou que enseje perda patrimonial, desvio, apropriação ou dilapidação de bens ou haveres da Corsan.
8 INSTRUMENTOS DE INTEGRIDADE DA CORSAN
Os instrumentos de integridade, representados pelo Código de Ética e Conduta e demais Políticas, assumem um papel de suma importância para uma atuação orientada pela ética, pela integridade e pela transparência. Os principais instrumentos de integridade são:
Principais Instrumentos de Integridade | |||||
* | Código de Ética e Conduta | * | Política de Brindes e Presentes | * | Política de Gestão de Riscos e Controles Internos |
* | Política Anticorrupção | * | Política de Alçadas | * | Política de Indicações (dos Administradores) |
* | Política de Prevenção à Lavagem de Dinheiro | * | Política de Distribuição de Dividendos | * | Política de Remuneração (dos Administradores) |
* | Política de Transações com Partes Relacionadas | * | * | Política de Patrocínios | |
9 DUE DILIGENCE
O processo de due diligence tem como objetivo resguardar a empresa contra desvios de conduta praticados por agentes a ela vinculados, sejam esses colaboradores, fornecedores ou clientes.
Para aprimorar seu processo de due diligence, a Corsan compromete- se a desenvolver procedimentos internos visando identificar previamente a existência de relações inadequadas que envolvam fornecedores e que apresentem riscos para a Companhia.
Em relação aos parceiros de negócio, a Comissão Permanente de Licitação realiza diligências com o objetivo de sanar dúvidas jurídicas, técnicas e financeiras, conforme estabelecido no seu Regulamento Interno de Licitações e Contratos – RILC.
No momento da assinatura do contrato pelo parceiro de negócios, os documentos solicitados – cópia do contrato social, certidões negativas de débito federal e estadual, trabalhista e de regularidade do FGTS, cadastro de fornecedor, entre outros – são conferidos, bem como são realizadas consultas ao Cadastro de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS) e ao Cadastro de Fornecedores Impedidos de Licitar e Contratar com a Administração Pública Estadual – (CFIL/RS).
A Superintendência de Governança Corporativa, Gestão de Riscos e Conformidade, com base na legislação vigente, notadamente aquela voltada à prevenção da corrupção e de outras práticas ilícitas, poderá estabelecer controles internos e procedimentos adicionais de due diligence, visando ao adequado cumprimento desta e de suas demais políticas.
10 CANAL DE DENÚNCIAS
Os administradores, colaboradores e parceiros de negócio que perceberem qualquer sinal de alerta, indicativo de violação ou suspeita de violação à legislação aplicável ou aos dispositivos desta Política, devem
comunicar o fato imediatamente à Corsan, por meio do Canal de Denúncias (xxxxx://xxx.xxxxxx.xxx.xx/xxxxx-xx-xxxxxxxx).
Na hipótese de comunicação, todos os registros que suportam a denúncia devem ser preservados e arquivados adequadamente. Os processos de registro, análise e comunicação às autoridades competentes, de operações financeiras com indícios de corrupção, serão realizados de forma sigilosa pela Companhia, inclusive em relação aos envolvidos.
11 CONSCIENTIZAÇÃO E TREINAMENTO
A Corsan organizará e promoverá ações de desenvolvimento sobre seu Programa de Integridade aos parceiros de negócio e outros stakeholders da Companhia. Ademais, a Companhia incluirá, em seus instrumentos de contratação, informações sobre seu Programa de Integridade, reforçando os princípios e diretrizes estabelecidos na presente Política.
12 COMPETÊNCIAS
12.1 Compete ao Conselho de Administração
a. Compete ao Conselho de Administração deliberar e aprovar a referida Política, tendo em vista o direcionamento estratégico dos negócios da Corsan, de acordo o melhor interesse da Companhia, garantindo a adequada prestação de seus serviços, o equilíbrio econômico-financeiro do negócio e a execução da política pública a qual se destina na melhor condição possível;
b. Analisar e deliberar sobre as propostas de contratações de terceiros, conforme limites estabelecidos no Estatuto Social e na Política de Alçadas da Corsan.
12.2 Compete à Diretoria Colegiada
a. Apreciar as propostas de revisão desta Política e submetê-las à aprovação pelo Conselho de Administração;
b. Analisar e deliberar sobre as propostas de contratações de terceiros, conforme limites definidos no Estatuto Social e na Política de Alçadas da Corsan.
12.3 Compete à Diretoria Financeira e de Relação com Investidores – DFRI
a. Gerir os recursos financeiros necessários à plena execução dos contratos da Corsan, estabelecendo os mecanismos de controle apropriados para o devido acompanhamento e gerenciamento das obrigações financeiras da Companhia.
12.4 Compete à Superintendência de Licitações e Contratos – SULIC
a. Garantir a aplicação dos procedimentos de due diligence na contratação de terceiros, especialmente naquelas de maior vulto ou para terceiros que possam oferecer maior risco de conformidade em suas contratações;
b. Analisar, conferir e validar toda a documentação apresentada por licitantes e contratados, previamente à firmatura de obrigações com terceiros, em conformidade com a legislação, com os dispositivos
desta Política e com o Regulamento Interno de Licitações e Contratos
– RILC;
c. Manter o RILC atualizado e em conformidade com a legislação vigente, no que lhe couber, com o apoio da Superintendência Jurídica
– SUPEJ.
12.5 Compete à Superintendência Jurídica – SUPEJ
a. Manter o RILC atualizado e em conformidade com a legislação vigente, com o apoio da Superintendência de Licitações e Contratos;
b. Analisar as propostas de contratações e a documentação pertinente (editais, termos de referência, termos de contrato e outros), com emissão de parecer a respeito da conformidade das contratações.
12.6 Compete à Superintendência de Governança Corporativa, Gestão de Riscos e Conformidade - SUCORP
a. Revisar esta Política anualmente, ou analisar proposta de revisão, sempre que necessário, e submetê-la à avaliação da Diretoria Colegiada e à aprovação pelo Conselho de Administração;
b. Auxiliar no mapeamento, identificação e gerenciamento dos riscos à execução desta política; constituir e aplicar mecanismos de controles internos adequados; mensurar e avaliar a qualidade destes mecanismos na mitigação dos riscos, zelando pelo cumprimento de leis, regulamentações e instrumentos organizacionais aplicáveis.
13 SANÇÕES
O descumprimento a esta Política estará sujeito às sanções disciplinares e legais cabíveis. No caso de violações praticadas por parceiros de negócio, serão aplicadas, após o devido processo legal, as sanções previstas nos editais de licitação e/ou contratos, sem prejuízo da responsabilidade pelo ressarcimento de todos os danos causados.
Adicionalmente, a Corsan tomará as medidas legais cabíveis contra todas as partes envolvidas nas atividades ilícitas, e comunicará e colocará à disposição das autoridades legais, quando for o caso, todas as evidências coletadas no curso de suas apurações.
14 DISPOSIÇÕES FINAIS
As normas desta Política não revogam outras regras específicas, aquelas constantes do Regulamento Interno de Licitações e Contratos – RILC e os instrumentos jurídicos firmados, devendo ser aplicadas em harmonia com esses documentos.
As dúvidas surgidas na aplicação desta Política deverão ser dirimidas pelo seu gestor imediato ou mediato, ou, ainda, pela Superintendência de Governança Corporativa, Gestão de Riscos e Conformidade - SUCORP.
É de competência da SUCORP realizar o monitoramento, a proposta de atualização e de aperfeiçoamento contínuo dos instrumentos de integridade, dentre os quais se encontra a presente Política de Contratações, visando a prevenção, a detecção e o combate a ocorrências de atos lesivos à Corsan e preservação do melhor interesse da Companhia.
Política de Contratação de Terceiros
Status: Aprovada Versão: 02
Data de aprovação: 18/09/20
COMPANHIA RIOGRANDENSE DE SANEAMENTO – CORSAN
Xxx Xxxxxx Xxxxxx, 000 / 00x xxxxx XXX 00000-000 – Porto Alegre – RS
xxx.xxxxxx.xxx.xx
Política de Contratação de Terceiros 19