INFORME DE AUDITORÍA – CONTROL EXCEPCIONAL CONTRATACIÓN
INFORME DE AUDITORÍA – CONTROL EXCEPCIONAL CONTRATACIÓN
MUNICIPIO DE CABRERA SANTANDER VIGENCIAS 2008 – 2009 - 2010
CGR-CDGPIF- No
Febrero de 2012
CONTROL EXCEPCIONAL CONTRATACIÓN MUNICIPIO DE CABRERA SANTANDER
VIGENCIAS 2008-2009-2010
Contralora Delegada para el Sector Gestión Xxxxx X. Xxxxxxx Xxxxxxxx Pública e Instituciones Financieras
Director de Vigilancia Fiscal Xxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx
Supervisor Xxxxxx x. Xxxxxxxxx
Equipo de auditores:
Responsable de Auditoría Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxx
Integrantes Equipo Auditor Xxxxx X. Xxxxxxxx Xxxxxx Aznaryn Xxxxxx Xxxxx
Tabla de Contenido del Informe
1. CARTA DE CONCLUSIONES
1.1 GESTIÓN Y RESULTADOS
1.1.1 Gestión Contractual
1.1.2 Resultados
1.1.3 Legalidad
1.1.4 Financiero
1.1.5 Mecanismos de Control Interno
1.2 RELACION DE HALLAZGOS
1.3 PLAN DE MEJORAMIENTO
2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
2.1 EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS
2.1.1 Gestión Contractual
2.1.2 Gestión Financiera y Presupuestal Asociada a la Contratación
2.1.3 Control Interno
3.0 ANEXOS
Página
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Doctor
XXXXXX XXXXXXX XXXXXXXX
ALCALDE MUNICIPAL
Municipio xx Xxxxxxx – Santander Xxxxxxx Municipal
Tel-fax: 0000000
Referencia: Auditoría –Control Excepcional- Municipio Xxxxxxx Cordial saludo
La Contraloría General de la República, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Control Excepcional al Municipio xx Xxxxxxx –Santander, por las vigencias 2008, 2009 y 2010, a través de la evaluación de los principios de la gestión fiscal: economía, eficiencia, eficacia, con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en los procesos contractuales para las vigencias evaluadas.
La auditoría incluyó la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Asimismo, evaluó los Mecanismos de Control Interno.
Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la Alcaldía y analizada por la Contraloría General de la Xxxxxxxxx.xx conformidad con las normas prescritas por las autoridades competentes.
La responsabilidad de la Contraloría General de la República consiste en producir un informe que contenga un concepto acerca de la Gestión Contractual del Municipio.
La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de Auditoría Gubernamental Colombianas (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditoría (NIA´s) y con políticas y procedimientos prescritos por la Contraloría General de la República. La auditoría incluye examinar, sobre una base selectiva, los documentos que soportan la gestión y los resultados de la Alcaldía y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del sistema de control interno.
Adicional a lo mencionado, se ordenó el desarrollo de CONTROL EXCEPCIONAL A LA CONTRATACIÓN DEL MUNICIPIO DE CABRERA SANTANDER, en
cumplimiento del auto comisorio No 00038 del 18 de enero de 2011, procedente
de la Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, y mediante este se admite y autoriza la realización del control excepcional requerido a la Señora Contralora General de la República por la Personera Municipal xx Xxxxxxx –Santander- sobre el Municipio xx Xxxxxxx vigencias 2008, 2009 y 2010.
Así mismo, se comisiona a la Contraloría Delegada para Gestión Pública e Instituciones Financieras de la Contraloría General de la República para que adelante el proceso auditor con sujeción a la Guía Gubernamental con Enfoque Integral vigente, fijando el alcance y modalidad de dicha auditoría, de manera posterior y selectiva, sobre el Municipio xx Xxxxxxx –Santander vigencias 2008, 2009 y 2010, de acuerdo a lo requerido por el solicitante.
Los procedimientos de auditoría seleccionados dependen del criterio profesional del auditor, incluyendo la evaluación de los riesgos y errores significativos de la gestión y resultados de la Alcaldía. En la evaluación del riesgo, el auditor considera el control interno de la Alcaldía como relevante para todos sus propósitos, con el fin de diseñar procedimientos de auditoría que sean apropiados a las circunstancias y proporcionen una base razonable para expresar nuestro concepto.
La auditoria incluye el examen del proceso contractual de las vigencias, 2008, 2009 y 2010, a la Alcaldía del Municipio de Cabrera Santander.
En el trabajo de auditoría se presentaron las siguientes limitaciones que afectaron el alcance del proceso auditor, entre ellos: la Alcaldía no suministró en el momento de la visita la totalidad de los documentos soporte de la gestión contractual, como se evidencia en la respuesta a las observaciones en donde allegan documentación que no fue puesta a disposición de la Comisión Auditora, o lo que se envió es diferente a lo recaudado dentro de la auditoría, con lo que se incumple con lo manifestado en la carta de salvaguarda suscrita por el Representante Legal.
Los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la entidad dentro del desarrollo de la auditoría, las respuestas de la administración fueron analizadas y evaluadas.
1.1 EVALUACION DE GESTIÓN Y RESULTADOS
La evaluación de la gestión y resultados se fundamenta en los sistemas de control de: Gestión, Resultados, Legalidad, Financiero y mecanismos de Control Interno; los cuales contemplan las variables que son verificadas y calificadas por el equipo auditor.
Dicha calificación arrojó un resultado de 58.68 que significa que la Gestión contractual de la entidad es Desfavorable.
1.1.1 Gestión Contractual
El Municipio xx Xxxxxxx Obtuvo una calificación de 8.68, como resultado de los hallazgos relacionados en el informe de auditoría y que en este aspecto se refieren a inconsistencias en la información presentada, irregularidades en el desarrollo de los contratos en las etapas, pre-contractual, contractual y post- contractual, tales como: deficiencias en los estudios previos, suscripción de contratos sin el lleno de requisitos legales, selección de los contratistas sin valoración de criterios técnicos, económicos y jurídicos, debilidades en el seguimiento, supervisión e interventoría de los contratos, así mismo; la entidad presenta fallas en la denominación de los contratos confundiendo los convenios interadministrativos con contratos de prestación de servicios y de obra, como también deficiencias en el manejo de anticipos, entre otros.
1.1.2 Resultados
Este componente arrojó una calificación de 18.25 obtenida a partir de la verificación del cumplimiento de los objetos contractuales, los cuales se revisaron que estén acordes a los estudios previos, se encontraron irregularidades en las diferentes etapas contractuales a saber: inconsistencias en pagos realizados, pagos sin soportes, imposibilidad de verificar el cumplimiento del objeto contractual, informes de supervisión y actas finales sin la información que permita evidenciar el desarrollo y cumplimiento del contrato e inconsistencias en las actas de liquidación final.
1.1.3 Legalidad
Para este componente, con calificación de 2.67 se efectuó la revisión del cumplimiento de las normas que rigen a la contratación del Municipio, encontrándose deficiencias en el análisis jurídico en la determinación de las modalidades a contratar, en la interpretación de la norma frente a la selección objetiva de contratistas, en los estudios previos, en los informes de interventoría y supervisión, las cuales se reflejan en los hallazgos que hacen parte de este informe.
1.1.4 Financiero
Este componente arrojó una calificación de 27, se comprobó la oportunidad, verificabilidad y corrección del registro, la planificación presupuestal, encontrándose observaciones en el registro contable de bienes y servicios adquiridos, inconsistencias en información al momento de la expedición del Certificado de disponibilidad presupuestal y del Registro presupuestal.
1.1.5 Mecanismos de Control Interno.
En la calificación de Control Interno se tuvieron en cuenta las entrevistas realizadas a funcionarios del Municipio y su calificación de 1.9 refleja las
debilidades en el sistema de control interno que enfrenta el Municipio de Cabrera Santander, y prioritariamente en los siguientes aspectos: ausencia de registro cronológico de la contratación, deficiencias de archivo, deficiencias en la supervisión y ausencia de actividades de control.
Del análisis del sistema de control interno, la legalidad, los resultados contractuales y teniendo en cuenta los principios de la gestión fiscal fundamentados en eficiencia, economía, eficacia, se determinó que el Municipio de Cabrera Santander, obtuvo una calificación de 58.68, arrojando un concepto de gestión DESFAVORABLE en materia de contratación.
El anterior concepto se debe a la ausencia de control interno en la Alcaldía, lo cual se refleja en debilidades en la planeación, supervisión y actividades de la ejecución, lo que le ha impedido al Municipio, realizar medición de la gestión contractual en sus diferentes etapas; retroalimentar las áreas y proponer acciones que conduzcan a aumentar los niveles de economía, eficiencia y eficacia necesarios para el desarrollo de las tareas requeridas para el cumplimiento por parte del Municipio, de los objetivos y los fines del Estado.
1.2 RELACIÓN DE XXXXXXXXX
En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron veinticinco (25) hallazgos administrativos, de los cuales cinco (5) tienen posible alcance fiscal por $195.8 millones aproximadamente; veinte (20) con posible connotación disciplinaria, dos
(2) con presunta incidencia penal, dos (2) posibles procesos administrativos sancionatorios, y una (1) indagación preliminar; los cuales serán trasladados ante las autoridades competentes.
1.3 PLAN DE MEJORAMIENTO
La entidad deberá elaborar y presentar un plan de mejoramiento, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 41 de la Resolución Orgánica 6289 del 8 xx xxxxx de 2011. Sobre dicho plan, la Contraloría General de la República no emite pronunciamiento; no obstante, su evaluación será insumo para un próximo proceso auditor.
Bogotá, D. C,
XXXXX XXXXXX XXXXXXX XXXXXXXX
Contralora Delegada Sectorial
DVF: XXXX XXXXXXX XXXXX XXXXXX
Supervisor: XXX XXXX XXXXX Elaboró: Equipo Auditor
2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
2.1 EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS
La gestión pública se ha encauzado a prácticas gerenciales que permitan las definiciones de las áreas estratégicas, la optimización del uso de los recursos y la generación de resultados eficientes mediante la administración de los recursos financieros, xx xxxxxxx humano, físicos, tecnológicos y de infraestructura con miras a la mejora permanente de la entidad. Evaluada la gestión contractual desarrollada por el municipio en la suscripción, legalización, ejecución, supervisión y liquidación así como la aplicación de las normas para lograr los cometidos de cada uno de los contratos revisados, se encontraron observaciones, las cuales se derivan de deficiencias en las etapas contractuales, como debilidades en: los estudios de necesidad y conveniencia, manejo de anticipos, requisitos para contratar, pagos a la seguridad social, concentración de la contratación, supervisión e interventoría a los contratos, entre otros.
En la Gestión Financiera y Presupuestal relacionada con la contratación, sus debilidades se reflejan en la falta de entrada a almacén de los bienes adquiridos, registro inadecuado de operaciones contables, desactualización de inventarios, etc.
La Oficina de Control Interno durante las vigencias 2008, 2009 y 2010 no realizó ninguna actividad de control a las dependencias de la Alcaldía, por lo cual no han detectado las deficiencias al interior de la misma, con el fin de tomar los correctivos necesarios para adecuar los procedimientos, evaluar y establecer los riesgos propios de sus procesos, que permitan avanzar en el desarrollo e implementación de su propio control interno.
La Entidad no cuenta con acciones correctivas que permitan atenuar las debilidades potenciales en las diferentes actividades de la Alcaldía; de igual forma, no se han formulado las acciones que permitan monitorear la efectividad del control interno generado en desarrollo del quehacer institucional y, no existen indicadores para medir el impacto del funcionamiento del sistema de control interno.
2.1.1 Gestión Contractual
En relación con el alcance contractual, se procedió a seleccionar la muestra estratificada por tipo de contrato, objeto y contratista, a partir de la totalidad de la contratación suscrita en cada una de las vigencias auditadas, las cuales se muestran en la siguiente tabla.
Tabla No. 1
Contratación Alcaldía xx Xxxxxxx X.
(Cifras en millones de pesos)
Vigencia | No. Total Contratos | Valor total contratos |
2008 | 329 | $3.157 |
2009 | 252 | $3.214 |
2010 | 212 | $3.484 |
Fuente: certificación expedida por el Representante Legal de la Alcaldía
Tabla No. 2
Tamaño de la Muestra Seleccionada
(Cifras en millones de pesos)
Vigencia | No. Contratos | Valor | % Contratos | % Valor |
2008 | 26 | 932 | 8 | 29 |
2009 | 20 | 1.077 | 8 | 33 |
2010 | 21 | 2.225 | 10 | 64 |
Fuente: Datos suministrados por la Entidad
Se efectuó verificación y comparación de los gastos de personal vs los gastos de contratación de prestación de servicios en la ejecución presupuestal del municipio xx Xxxxxxx para los años 2008, 2009 y 2010.
De esta comparación se encontró que el porcentaje de la contratación presupuestada en el municipio xx xxxxxxx para el pago de servicios personales indirectos fue de $111 millones o 31.7% para 2008; $72.9 millones o 22.1% para 2009 y de $102.4 millones o 29.13% para 2010, comparados con el total de gastos de personal para los años mencionados.
La contratación de prestación de servicios asociada a inversión tuvo este comportamiento, relacionado con proyectos de Salud, Agua Potable y Saneamiento Básico, Educación y alimentación escolar:
Para 2008 se suscribieron 114 contratos por valor de $900 millones aproximadamente, representando el 29% de la contratación del municipio en esta vigencia.
Para 2009 se suscribieron 125 contratos por valor de $1.105 millones aproximadamente, representando el 35% de la contratación del municipio en esta vigencia.
Para 2010 se suscribieron 101 contratos por valor de $857 millones aproximadamente, representando el 25% de la contratación del municipio en esta vigencia.
Del análisis de los contratos del municipio de Cabrera Santander, se encontraron los siguientes hallazgos que evidencian las deficiencias del ente auditado en el desarrollo de la gestión administrativa:
Hallazgo No. 01 SICE (PAS)
De conformidad con lo establecido en el artículo 6 de la Ley 598 de 2000 y Decreto 3152 de 2003, se debe realizar comparación de las ofertas o la única oferta recibida con los precios registrados en el SICE y dejar la constancia de la consulta.
No se evidencia consulta de precios y condiciones xxx xxxxxxx CUBS, en los siguientes contratos:
• ORDEN DE SUMINISTRO No. 021 del 06/08/08. Objeto. Suministro de materiales para construcción del cerramiento del polideportivo de la escuela el Cucal en la Vereda el Ático del Municipio de Cabrera Santander.
$12.810.000.
• ORDEN DE SUMINISTRO No. 035 del 11/08/08 (Objeto Adecuación de las instalaciones físicas del Hogar de Bienestar de la Vereda Ojo de Agua, del Municipio xx Xxxxxxx S. valor $12.900.000).
• CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No 10 del 17/12/08 (Objeto Aunar esfuerzos entre el Municipio xx Xxxxxxx y Cabrerana S.A. E.S.P., para la ejecución del proyecto Programa de Saneamiento Básico con mejoramiento de vivienda en el Municipio xx Xxxxxxx (S), por $91.5 millones).
• CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 07 del 18/02/08 (objeto Apoyo logístico en las actividades de acueducto, transporte escolar, aseo instalaciones de la Alcaldía, aseo y limpieza de calles, y programa de alimentación escolar del Municipio xx Xxxxxxx (S), por $48.0 millones).
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 062 del 27/10/09 (Objeto. Aunar esfuerzos entre el municipio y la CABRERANA para la ejecución del proyecto denominado programa de saneamiento básico y mejoramiento de vivienda en Xxxxxxx (S), por $90.4 millones).
• CONTRATO DE SUMINISTRO No. 032 del 13/04/09. Objeto suministro de 400 sudaderas, por $ 13.900.000.
• ORDEN DE TRABAJO No. 05 del 21/04/10 (objeto: Construcción de la gradería en el polideportivo de la Escuela el Oval del municipio xx Xxxxxxx S.)
Lo anterior se debe a la ausencia de mecanismos de control interno y al incumplimiento de los requisitos de la etapa precontractual del contrato, lo cual impide determinar si los bienes se ajustan a los precios xxx xxxxxxx.
El presente hallazgo da lugar a un posible Proceso Administrativo Sancionatorio que será trasladado a la dependencia competente.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD
• ORDEN DE SUMINISTRO No. 021 del 06/08/08 “su valor corresponde a
$12.810.000 es inferior a la menor cuantía tal como lo establece el decreto 2474 de 2008; además es de tener en cuenta que los CUBS no se encuentra hasta el quinto nivel (…)”
• ORDEN DE SUMINISTRO No. 035 del 11/08/08 “Se encuentra clasificado en los numerales A y E articulo 18 decreto 3512 de 2003, que establece las excepciones aplicables al SICE, revisado el archivo se encontró que es una orden de trabajo y no una orden de suministro. (…)”
• CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 10 del 17/12/08. “De igual forma por ser un convenio interadministrativo para su celebración no se requiere consulta de precios en el SICE, como quiera que se trata de trasladar recursos a otra entidad pública, quien es la que va a efectuar la contratación del convenio interadministrativo como efectivamente se puede constatar en los múltiples convenios que se firman con la Gobernación”.
• CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 07 del 18/02/08. “La adquisición de servicios de obra pública que no están codificados en el CUBS, hasta el quinto nivel, del SICE, tal como específicamente se pudo constatar antes de celebrar la respectiva contratación que aquí nos ocupa, razón por la cual se exceptúa la respectiva consulta.
(…) no existe conectividad a internet en el municipio que permitiera realizar dichas consultas, razón por la cual se hizo necesario expedir un acto administrativo, emanado de la administración municipal, que regulara la materia”.
• CONTRATO DE SUMINISTRO No. 032 del 13/04/09. “Es necesario tener en cuenta el decreto 3512 de 2003, en su artículo 18 estableció excepciones aplicables al SICE dentro de las cuales se encuentra el literal
A: que establece. La adquisición de servicios y obra pública que no estén codificados en el CUBS.
Igualmente aplica la excepción en el literal E: Todos los procesos contractuales en cuantía inferior a 50 SMLV y la orden de suministro 032 corresponde a una contratación de mínima cuantía o inferior a 50 SMLV, igual se establece la excepción es una contratación exigida por la ley que determino celebrara el día del niño”.
• ORDEN DE TRABAJO No. 05 del 21/04/10. Sin respuesta.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 068 del 2/12/10. “La adquisición de servicios y obra pública que no estén codificados en el CUBS, las actividades contratadas por la ESE Centro de Salud, San Xxxxx Municipio xx Xxxxxxx, de acuerdo al objeto del contrato interadministrativo 068/10, que aquí nos ocupa, no se encuentran codificados dentro de los CUBS del SICE, tal como efectivamente puede constatarse”.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 062 de 27 de octubre de 2009. “Este contrato se encuentra clasificado por el decreto 3512 de 2003 que según el artículo 18 determina: excepciones aplicables al SICE, numeral A: la adquisición de servicios y obra pública que no estén codificados en los CUBS; aplica ya que dentro del presupuesto de obra del convenio interadministrativo 010 de 2008, los ítems no se encuentran clasificados dentro de los CUBS, tal como efectivamente puede constatar en el convenio aquí referido.
De igual forma por ser un convenio interadministrativo paras su celebración no se requiere consulta de precios en el SICE, como quiera que se trata de trasladar recursos a otra entidad pública, quien es la que va a efectuar la contratación del convenio interadministrativo como efectivamente se puede constatar en los múltiples convenios que se firman con la Gobernación xx Xxxxxxxxx”.
CONCLUSIÓN
• CONTRATO DE SUMINISTRO No. 032 del 13/04/09 y CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 068 del 2/12/10. Las respuestas corresponden al registro del contrato en el SICE, que no es lo cuestionado; no aportan el documento de consulta de precios y condiciones xxx xxxxxxx CUBS, que es lo dicho en la observación.
• CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No.10 del 17/12/08 y CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 062 del 7/10/09. Objeto: Aunar esfuerzos
entre el Municipio xx Xxxxxxx y Cabrerana S.A. E.S.P., para la ejecución del proyecto Programa de Saneamiento Básico con mejoramiento de vivienda en el Municipio xx Xxxxxxx S. Teniendo en cuenta que el objeto del contrato es la adquisición de materiales de construcción, se debe realizar la consulta de precios xxx xxxxxxx a fin de preservar y darle un adecuado uso a los recursos del Estado, en procura del principio de transparencia y economía. Igualmente en la etapa precontractual se deben adelantar los estudios de precios xxx xxxxxxx a efectos de tener una referencia de precios.
Es preciso aclarar que la consulta de precios xxx xxxxxxx se realiza en la etapa precontractual y allí aún no se ha suscrito el convenio interadministrativo.
• ORDEN DE SUMINISTRO No. 021 del 06/08/08. Por tratarse de la adquisición de materiales se debe realizar la consulta de precios xxx xxxxxxx.
• CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 07 del 18/02/08. No se encontró en la carpeta del contrato copia de la consulta SICE a la que se refieren, ni allegan copia con la respuesta.
Por otra parte el Decreto Número 011 de 2008 emanado de la administración municipal, que regula la materia mientras se superan las deficiencias técnicas, tecnológicas y de sistema de acceso a la red y conectividad, es decir no existe conectividad a internet en el municipio, que permitiera realizar dichas consultas.
No es viable jurídicamente que la administración municipal con el Decreto 011 de 2008, pretenda modificar las normas que reglamentan el SICE.
La respuesta es contradictoria, pues anotan que se pudo constatar el CUBS, antes de celebrar el contrato, por lo cual entran en contraposición con lo afirmado en esta respuesta.
• ÓRDEN DE TRABAJO No. 05 del 21/04/10, continúa la observación por cuanto no se pronunciaron al respecto.
Las observaciones se mantienen en los contratos referidos.
Xxxxxxxx Xx. 0 XXXXXXXXXX (X)
Xx xxxxxxxxx xx Xxxxxxx Xxxxxxxxx presentó para las vigencias 2008, 2009 y 2010 debilidades en la etapa de Planeación de la contratación como se evidencia en temas como:
1. FALLAS EN LA ELABORACIÓN DE LOS ESTUDIOS PREVIOS
Contrariando el artículo 251 de la Ley 80/93 y artículo 3 del Decreto 2474/08, lo cual puede dar lugar a mayores costos en las obras y reconocimiento de intereses por las moras presentadas, situación que se evidenció en los siguientes contratos:
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No.071 del 13/11/09: En el Acta de Suspensión 01 del 9/03/10, se acordó; “Suspender la ejecución del proyecto por un lapso de 30 días para realizar el rediseño del proyecto”. Esta situación evidencia una indebida planeación y fallas en los estudios previos en la etapa precontractual.
• CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 024 del 18/03/09: La ejecución de la obra fue suspendida el 02/04/2009, debido a trámites administrativos ante la Corporación Autónoma Regional xx Xxxxxxxxx- CAS, y reanudada
(6) meses después, el día 11/10/09, gestiones que debieron agotarse antes de suscribir el contrato.
Lo anterior denota inadecuada planeación, y fallas en la etapa precontractual que se reflejaron en la ejecución del contrato, pues debió preverse que los permisos son indispensables para el desarrollo de las obras civiles.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 026 del 23/02/10: Debido a fallas en la planeación, se adicionaron cantidades de obra, situación que incremento los costos en $51.9 millones, e igualmente se amplió el tiempo de ejecución de la obra en 30 días.
Sobre las obras agregadas se encuentra la solicitud del 18/05/10, presentada al Alcalde por parte del Interventor, más no se halló respuesta a la petición, no obstante se adicionó el referido contrato.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 071 del 13/11/09: “En ningún momento son fallas de planeación desde el momento en que se elaboro el proyecto, se inicia la obra puede sufrir variaciones como los contemplados en los aparatos técnicos de precisión utilizados para realizar del estudio, que son diferentes a los utilizados por el contratista al momento de localizar el proyecto en el terreno. De igual manera al realizar la localización del
1 ARTÍCULO. 25 Principio de Economía “12. Con la debida antelación a la apertura del procedimiento de selección o de la firma del contrato, según el caso, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones o términos de referencia”; en CC. Con el art 26. “Principio de responsabilidad. 3o. Las entidades y los servidores públicos, responderán cuando hubieren abierto licitaciones o concursos sin haber elaborado previamente los correspondientes pliegos de condiciones, términos de referencia, diseños, estudios, planos y evaluaciones que fueren necesarios, o cuando los pliegos de condiciones o términos de referencia hayan sido elaborados en forma incompleta, ambigua o confusa que conduzcan a interpretaciones o decisiones de carácter subjetivo por parte de aquellos”.
proyecto por el contratista por las mismas condiciones topográficas del terreno este no se realiza por los sitios exactos localizados por los profesionales que elaboraron el estudio razón por la cual se requiere hacer el ajuste del proyecto una vez se contrato para establecer de una forma clara y precisa la parte técnica y de diseño del proyecto en busca de su optimización, también dentro de los sitios contratados existe el de localización y replanteo topográfico del proyecto lo anterior hubo la necesidad de realizar dicha suspensión, por lo antes descrito lo que no implica que haya sido falta de planeación”.
• CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 024 del 18/03/09: “(…), la obra se suspendió por razones totalmente ajenas a la administración municipal y no constituyen a falta de planeación por las siguientes razones: interferencia del municipio de Barichara que xxxxxxxx pues era una obra que se había de construir en predios del municipio de Barichara debía solicitar permiso al municipio de Barichara y de manera voluntaria al proceso, el inspector de policía paralizo la ejecución de las obras, razón por la cual se suspendió el proyecto. Una vez se supero este impase se continuo con la ejecución normal del proyecto, lo que no conlleva a una falta de planeación por parte de la administración pues son hechos ajenos a la administración”.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 026 del 23/02/10: “En ningún momento se incrementaron los costos del contrato de obra pública aquí referido, lo que se realizo fue una adición dónde se incluyeron mas beneficiarios al proyecto y se construyeron las respectivas obras, tal como esta comisión auditora pudo constatar, ya que lo que se amplió fue el alcance del proyecto con nuevos beneficiarios pero en ningún momento esto constituye falta de planeación o que se hayan aumentando los costos del proyecto antes por el contrario observado uno de los principios de la contratación estatal como lo es la economía se decidió adicionar el contrato, lo cual está reglamentado por el estatuto de contratación ley 80 de 1993.
En cuanto hace referencia al acta de concejo de gobierno, (sic) revisada la carpeta de la interventoría el acta existía la cual se anexa.”
CONCLUSION:
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 071 del 13/11/09: En el acta de suspensión, no se hicieron las justificaciones anotadas en la respuesta.
De la contestación se desprende que los estudios de necesidad y conveniencia, propuesta y visitas no corresponden a la realidad y necesidades del proyecto.
• CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 024 del 18/03/09: La respuesta confirma las debilidades en los estudios previos a la contratación.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 026 del 23/02/10: No se encontró un documento o acta de gobierno que incluya nuevos beneficiarios, por otra parte tampoco adjuntan ni se encontró documento alguno que justifique las obras adicionales, ni los mayores costos.
2. PRINCIPIO DE SELECCIÓN OBJETIVA Y PRINCIPIO DE ECONOMÍA
La administración Incumplió con lo exigido en el artículo 52 de la Ley 1150/07, deber de Selección Objetiva y artículo 253 de la Ley 80/93, principio de economía, ya que se encontró que cursó una sola invitación a persona determinada, por tanto recibió una única oferta en los contratos que se relacionan:
Orden de suministro No. 021 del 06/08/08 Orden de trabajo No. 043 del 25/11/08 Orden de trabajo No. 035 del 11/08/08 Contrato de suministro No. 006 del 08/02/08
Contrato de suministro No. 032 del 13/04/2009
Contrato interadministrativo No. 062 del 27/10/09: La fecha de la oferta no precisa el día, lo cual impide determinar si ésta es anterior a la firma del contrato.
Contrato de prestación de servicios profesionales No. 011 del 20/01/10 (objeto, transporte escolar)
Contrato de obra pública No. 026 del 23/02/10 Contrato de obra pública No. 028 del 29/04/10
La situación expuesta limita la escogencia del ofrecimiento más favorable a los intereses del municipio y a los fines de la contratación.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD
• ORDEN DE SUMINISTRO No. 021 del 06/08/08 -ORDEN DE TRABAJO No. 043 del 25/11/08 y ORDEN DE TRABAJO No. 035 del 11/08/08. “El artículo 46 del decreto 2474 de 2008 establece: contratación de mínima cuantía, cuando el valor del contrato por celebrar sea igual o inferior al 10% de la menor cuantía, la entidad podrá contratar como única consideración
2 ARTÍCULO 5o. DE LA SELECCIÓN OBJETIVA. Es objetiva la selección en la cual la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. En consecuencia, los factores de escogencia y calificación que establezcan las entidades en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, (…).
3 ARTICULO 25. DEL PRINCIPIO DE ECONOMIA. En virtud de este principio: 1o. En las normas de selección y en los pliegos de condiciones o términos de referencia para la escogencia de contratistas, se cumplirán y establecerán los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la selección objetiva de la propuesta más favorable.
los precios xx xxxxxxx, sin que se requiera anterior previamente varias ofertas, razón por la cual en este proceso solo se realizo de acuerdo al artículo antes mencionado, lo cual quedo plenamente establecido en el estudio de conveniencia y oportunidad, el cual reposa dentro de los folios del contrato aquí referido, razón por la cual solo se realizo una oferta”.
• CONTRATO DE SUMINISTRO No. 06 del 08/02/08. “Se realizo la invitación pública, para la consulta de los términos de referencia para este proceso contractual, se tiene como base el decreto No. 011 de enero de 2008, por medio del cual se da cumplimiento a la publicidad en los procedimientos contractuales en el municipio xx xxxxxxx, hasta cuando se superen las dificultades técnicas y tecnológicas y de sistema para el acceso a internet en el municipio xx Xxxxxxx. Con esto cualquier persona pudo participar en el proceso contractual, ya que se realizo la publicidad a la cartelera oficial de la alcaldía, cumpliendo con el proceso de publicidad”.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 062/09: “(…) tal como consta en el acta por medio del cual se establece la modalidad de contratación de fecha octubre 27/09 y la fecha de suscripción del contrato interadministrativo y de fecha octubre 27/10 y certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) de fecha octubre 27/10; en consecuencia la oferta presentada por el proponente es anterior a la suscripción del contrato, pues con base en esta se determinan las cantidades de obra y el costo del mismo”.
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES No. 011 del 20/01/10 “(…) Con respecto al contrato de prestación de servicios profesionales No. 011 20/01/10, revisados los archivos no existe, lo que realmente existe es el contrato de prestación de servicios de transporte
N.11 de 20 de enero de 2010. El artículo 2 del decreto 3576 Establece el procedimiento de selección para la celebración de contratos cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía de la entidad, el cual se realizaron mediante invitación publica formulada a través de la pagina WEB de la entidad o en su defecto en un lugar de su sede de fácil acceso al público, tal como se puede constatar en el aviso de convocaría el día 12 de enero y desfijado el día 14 de enero de 2010 para cualquier proponente, que tenga interés en participar, presente sus propuestas, tal como efectivamente se puede constar, dentro de los folios de la carpeta del contrato en mención. Anexo copia del aviso”.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 028 del 29/04/10: “Corresponde a un proceso de selección abreviada de menor cuantía, el cual fue publicado en el SECOOP, xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx para lo cual dentro del proceso se evidencia un folio fechado 12/04/09, donde se demuestra la publicación del proceso se realizo en la pagina, anteriormente dicha y donde cualquier
oferente pudo haber participado, el hecho que se haya presentado una sola propuesta, no implica que no haya sido observado por cualquier persona, proponente que haya tenido interés en participar”.
CONCLUSIÓN
• ORDEN DE SUMINISTRO No. 021 del 06/08/08 -ORDEN DE TRABAJO No. 043 del 25/11/08 y ORDEN DE TRABAJO No. 035 del 11/08/08. En la respuesta citan el Artículo 46 del Decreto 2474/08, este fue derogado por el art. 64 del Decreto No. 3576/09, el cual se refiere a que la entidad podrá contratar tomando como única consideración las condiciones xxx xxxxxxx, sin que se requiera obtener previamente varias ofertas.
Del análisis que haga la entidad a efecto de establecer las condiciones xx xxxxxxx, se dejará constancia escrita en el respectivo expediente de la contratación; situaciones que no se evidenciaron en los contratos antes relacionados.
En los contratos revisados se encontró que la entidad realizó una sola invitación al mismo contratista para varios contratos, sin cumplir con lo exigido en el Decreto citado, al no dejar constancia escrita en las carpetas de los mismos y al no encontrarse evidencias del cumplimiento de la norma indicada.
• CONTRATO NO. 062 del 27/10/09. La primera parte de la respuesta no se relaciona con la observación, igualmente no es dable interpretar la fecha de la oferta, por la fecha del CDP y registro presupuestal, toda vez que la oferta debe ser clara, precisa y no ofrecer duda alguna frente a lo ofertado. Las fechas citadas en la respuesta difieren entre los años 2009 y 2010.
4 Derogado por el art. 6, Decreto Nacional 3576 de 2009. Modifíquese el artículo 46 del Decreto 2474 de 2008, el cual quedará así; Articulo 46. Contratación de mínima cuantía.
Cuando el valor del contrato a celebrar sea igualo inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía, la entidad podrá contratar tomando como única consideración las condiciones xxx xxxxxxx, sin que se requiera obtener previamente varias ofertas. Del análisis que haga la entidad a efecto de establecer las condiciones xx xxxxxxx, se dejará constancia escrita en el respectivo expediente de la contratación.
Cuando la entidad adquiera bienes o servicios en establecimientos que correspondan a la definición de "gran almacén" señalada por la Superintendencia de Industria y Comercio, se presumirá que ha adquirido a precios xx xxxxxxx.
El contrato así celebrado podrá constar en un documento firmado por las partes, o mediante intercambio de documentos escritos entre la entidad y el contratista, o mediante la factura presentada por el proveedor de bienes o servicios aceptada por la entidad, o en órdenes de trabajo, compra o de servicio, o en cualquier otro instrumento siempre que el mismo reúna las condiciones de existencia y validez del negocio jurídico.
En la contratación de mínima cuantía no se dará aplicación a lo señalado en el título I del presente decreto, sin perjuicio que la entidad cuente con los respectivos estudios y documentos previos que la justifiquen.
Parágrafo. Lo señalado en el presente artículo se aplicará en las demás causales de selección abreviada cuando la cuantía del contrato sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía.
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES No. 011 del 20/01/10: La observación se le formuló al contrato que fue facilitado por la entidad cuyo objeto es prestar el servicio de transporte escolar. En cuanto al escrito de publicidad que invita a la contratación, en la carpeta revisada no reposa documento alguno que así lo demuestre.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 026 del 29/04/10 y CONTRATO DE SUMINISTRO No. 032 del 13/04/2009. La entidad no dió respuesta frente a estos contratos.
3. ESTUDIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD (D)
En la etapa precontractual, la entidad no observó el artículo 25-75 de la Ley 80/93, y el Decreto 2474/08, artículo 36, 12, por cuanto en los estudios y documentos previos al contrato, no tuvo en cuenta las disposiciones legales, como se observa a continuación:
a. VALORES UNITARIOS
No relacionan ni detallan los valores unitarios, especificaciones técnicas, beneficiarios de las obras, en los contratos siguientes:
Orden de suministro No. 021 del 06/08/08 Orden de suministro No. 035 del 11/08/08
5 ARTICULO 25. DEL PRINCIPIO DE ECONOMIA.
7. La conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar y las autorizaciones y aprobaciones para ello, se analizarán o impartirán con antelación al inicio del proceso de selección del contratista o al de la firma del contrato, según el caso.
6 Artículo 3º ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS. En desarrollo de lo señalado en los numerales 7º y 12 del artículo
25 de la Ley 80/93, los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto xx xxxxxx de condiciones de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como el de la distribución de riesgos que la entidad propone.
Los estudios y documentos previos se pondrán a disposición de los interesados de manera simultánea con el proyecto xx xxxxxx de condiciones y deberán contener los siguientes elementos mínimos:
1. La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación.
2. La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar.
3. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección.
4. El análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de posibles costos asociados al mismo. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, la entidad contratante deberá soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el caso del concurso de méritos no publicará el detalle del análisis que se haya realizado en desarrollo de lo establecido en este numeral. En el caso del contrato de concesión no se publicará ni revelará el modelo financiero utilizado en su estructuración.
5. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable, de conformidad con el
artículo 12 del presente decreto.
6. El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.
7. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de aquellas, de acuerdo con la reglamentación sobre el particular.
Convenio interadministrativo No. 10 del 17/12/08 Contrato de obra pública No. 032 del 4/09/08 Contrato interadministrativo No. 033 del 20/04/09 Contrato de suministro No. 032 del 13/04/09 Orden de trabajo No. 05 del 21/04/10
b. ESPECIFICIDAD DEL OBJETO
No especifican menú, el valor de cada almuerzo, ni el centro educativo destinatario, el contratista no demuestra la capacidad, experiencia e idoneidad, ni relaciona el personal, certificados médicos y exámenes que los avalen para la prestación del servicio de preparación, manipulación y suministro de alimentos, como se observó en:
Orden de suministro No. 08 del 4/05/08
Contrato interadministrativo No. 042 del 06/07/09 Contrato de obra pública No. 038 del 18/05/09
c. FECHAS INCOMPLETAS
El análisis de conveniencia y oportunidad no tiene fecha que permita determinar si esta se realizó antes de la firma del contrato; igualmente, no reposa en la carpeta la oferta y documentos soportes de la misma en los 2 siguientes contratos;
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 030 del 13/04/09: El análisis no tiene fecha.
• ORDEN DE SUMINISTRO No. 035 del 11/08/08: La fecha no tiene el día del mes xx xxxxxx en que se efectúo, (fecha abierta).
d. PROCESO DE SELECCIÓN
• ORDEN DE TRABAJO No. 05 del 21/04/10: En el proceso de selección, los criterios de evaluación otorgan una calificación de 90 puntos al precio. La administración a partir de dos listados de precios, de los cuales no es posible identificar el almacén o sitio de donde se tomaron, realizó los análisis de precios unitarios y otorgó los 90 puntos al proponente para seleccionarlo.
Frente a los precios de los listados de referencia, se observó que son más altos de los de la oferta.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 068 del 2/12/10: La Administración contraría el artículo 257 del Decreto 26 de 1998 de Austeridad del Gasto Público y artículo 38 de la Ley 80 de 1993. Pues no cuenta con un estudio, análisis y estadísticas sobre los obesos del Municipio xx Xxxxxxx, que respalde, amerite, justifique y se ajuste a las necesidades de la población, para suscribir este contrato por $26 millones, cuyo objeto es; “Aunar esfuerzos para la realización de actividades para la promoción y prevención de la salud en el Municipio xx Xxxxxxx S. Obligaciones. Realizar 10 charlas para prevenir la obesidad; Hacer 5 talleres sobre alimentación saludable”.
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES No. 011 del 20/01/10: La Administración al momento de contratar no tuvo en cuenta, ni valoró la oferta frente al cumplimiento de las normas de tránsito establecidos para el transporte de escolares (artículos 79 y 810 del Decreto 805 de 2008).
En el clausulado del contrato no especifican los parámetros que definan el objeto de la contratación y no se evidencia el procedimiento que adelantó la administración para determinar su valor.
En el contrato no indican el número de alumnos a los cuales se les va a prestar el servicio, lo cual imposibilita determinar el costo unitario por beneficiario y si el valor total está acorde con el servicio prestado. Tampoco definen las especificaciones del vehículo a utilizar, conforme al tipo de usuarios del servicio, ni el número de vehículos requeridos.
En relación con los vehículos que prestaron el servicio, la capacidad de pasajeros es de tres (3) y otro es de un (1), desconociendo el número de alumnos que en forma cómoda y segura debían transportarse.
• ORDEN DE TRABAJO No. 016 del 17/04/08: La orden no es coherente con el Acta de Consejo de Gobierno, donde se aprobó suministrar el beneficio a
7Artículo 25. Las entidades territoriales deberán adoptar medidas similares que sigan los lineamientos de este decreto tendientes a racionalizar el gasto público (…).
8 Artículo 3. DE LOS FINES DE LA CONTRATACION ESTATAL. Los servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos
9Artículo 7°. EQUIPOS. El servicio escolar en vehículos particulares podrá prestarse en automóvil, microbús, campero, camioneta, buseta y bus, cuya antigüedad no podrá superar los diez (10) años de edad.
10Artículo 8°. CONDICIONES de Operación. Para la prestación del servicio escolar, los vehículos autorizados por el Ministerio de Transporte y por la autoridad local, deberán cumplir las siguientes condiciones:
(…)
2. No se admitirán pasajeros de pie en ningún caso
3. Cada pasajero ocupará un puesto
4. El número de ocupantes del vehículo no debe superar la capacidad establecida en la licencia de tránsito.
ocho (8) usuarios y sólo se contrata el servicio para cuatro (4) de la zona rural, sin identificar quiénes fueron los favorecidos, o la forma de identificarlos. El análisis de conveniencia y oportunidad no específica a que número de usuarios se pretende llegar.
• CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No.10 del 17/12/08: Objeto. Programa de saneamiento básico con mejoramiento de vivienda, valor $92 millones. En el estudio de conveniencia, cotización, convenio, actas de cumplimiento no relacionan valores unitarios, cantidad y especificaciones de las obras y los beneficiarios del Programa. Igualmente no hay soportes de recibo a satisfacción por parte de los favorecidos
Adicionalmente, revisada la capacidad financiera "k" del contratista, según el certificado de la Cámara de comercio del 27/11/08 es de $10 millones, y el valor del contrato es de $91.556.038; al contratar en esas condiciones se pone en riesgo el dinero del Estado, ya que el contratista no cuenta con respaldo económico para asumir la obra.
• CONTRATO DE OBRA PÚBLICA No. 072 del 23/12/09: En el estudio de necesidades, objeto del contrato, en el cuadro cantidades de obra se xxx;
18.117 m3 (metros cúbicos) de excavación por $76 millones y transporte de maquinaria por $3.5 millones; no indican las medidas de c/u de los jagüeyes y los beneficiados, por tanto el objeto del contrato no tiene destinatarios específicos, es impreciso y general creando incertidumbre frente al cumplimiento del mismo.
e. ESTUDIO DE LA OFERTA DEL CONTRATISTA SELECCIONADO
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES No. 061 del 04/10/10: Este contrato contraviene los artículos 711 y 812 del Decreto 805 de 2008, desconociendo de esta forma, los riesgos para los alumnos frente a un posible accidente, como para la alcaldía de verse avocada a demandas.
En el estudio previo y el Pliego de Condiciones determinan la cantidad de vehículos, rutas y número de estudiantes; sin embargo en la oferta ítem -
11 Artículo 7°. EQUIPOS. El servicio escolar en vehículos particulares podrá prestarse en automóvil, microbús, campero, camioneta, buseta y bus, cuya antigüedad no podrá superar los diez (10) años de edad.
12Artículo 8°. CONDICIONES DE Operación. Para la prestación del servicio escolar, los vehículos autorizados por el Ministerio de Transporte y por la autoridad local, deberán cumplir las siguientes condiciones:
(…)
2. No se admitirán pasajeros de pie en ningún caso
3. Cada pasajero ocupará un puesto
4. El número de ocupantes del vehículo no debe superar la capacidad establecida en la licencia de tránsito
Organización de los trabajos, a folio 90, no relacionan el número de rutas, desplazamientos, alumnos a transportar, centros educativos, veredas y horarios.
A folio 58 de la oferta, equipo ofrecido- 6 vehículos con capacidad 12 y 14 pasajeros, y a folios 60 a 88, se encuentran las fotocopias de los documentos de los vehículos que prestarán el servicio de transporte escolar, los cuales se relacionan:
Tabla 3
VEHICULOS PARA TRANSPORTE ESCOLAR
Clase de vehículo | Placa | Tipo Carrocería |
Campero Daihatsu | ISE 693 | Pasajeros |
Toyota Hilux | EKU 305 | Pasajeros |
Camioneta Chevrolet Vitará | BUF 764 | Pasajeros |
Camioneta Luv | PDK 068 | Carga – carga |
Camioneta Chevrolet Luv | DYN 951 | Carga – carga |
Camioneta Nissan | XVY 191 | Estacas – carga |
Fuente: documentos carpeta del contrato
La Entidad al aceptar la oferta, adjudica y ejecuta el contrato con los vehículos de carga, como se evidencia en las fotos del informe de actividades No. 01 del 4/11/10 y tarjetas de propiedad, en donde 3 vehículos (de carga) no son aptos para el transporte escolar y no se ajustan a las necesidades del servicio público requerido.
El registro fotográfico que reposa en los informes del contratista y supervisión, evidencia la prestación del servicio con los vehículos de carga.
• CONTRATO DE OBRA PÚBLICA No. 028 del 29/04/10: En este contrato los estudios, la oferta, contrato e informes, no anexan listado de los beneficiarios y sus necesidades para el proyecto, por tanto no es posible determinar las obras a construir en cada vivienda y su valor.
4. INFORMES DE CONTRATISTA Y SUPERVISOR
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 068 del 2/12/10: En cuanto a los informes del contratista y supervisor, no permiten determinar el número de habitantes beneficiados; de otra parte no se definió un esquema mediante el cual se implemente el seguimiento y control a la actividad objeto del contrato.
Las anteriores observaciones evidencian carencia de control interno en el Municipio, debilidades en la supervisión, manejo y control del contrato, e
incumplimiento de los principios contractuales de responsabilidad, transparencia y selección objetiva; como consecuencia de la precariedad de los estudios previos, que ordinariamente se presentan en la ejecución del contrato.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD
• ORDEN DE SUMINISTRO No. 021 del 06/08/08: “En cuanto hace relación a que no se relacionan los valores unitarios, no es cierto como quiera que en la orden de suministro 021 de 2008, en el estudio de oportunidad y conveniencia se puede constatar que efectivamente se relacionan las cantidades de materiales requeridas por la administración, de igual manera para determinar el presupuesto oficial, el cual se registro a través de los precios unitarios de cada ítem determinado, por el área de planeación, también no es cierto, que no existen precios unitarios, ni detalle de los elementos a suministrar, ya que en la propuesta presentada por el proponente de fecha 05/08/08, se describe claramente el detalle de los elementos, la unidad a suministrar, las cantidades a suministrar, el valor unitario de cada ítem (…)”
• ORDEN DE TRABAJO No. 043 del 25/11/08: “(…) que no se relacionan los valores unitarios, no es cierto como quiera que en la orden de trabajo No. 043/08, en el estudio de oportunidad y conveniencia se puede constatar que efectivamente se relacionan las cantidades de materiales requeridas por la administración, de igual manera para determinar el presupuesto oficial, el cual se registro a través de los precios unitarios de cada ítem determinado, (…) ya que en la propuesta presentada por el proponente de fecha 23/11/08, se describe notoriamente el detalle de los elementos, la unidad a suministrar, las cantidades a suministrar, el valor unitario de cada ítem, (…)”.
• ORDEN DE SUMINISTRO No. 035 del 11/08/08: “En el estudio de oportunidad y conveniencia, se describe claramente las actividades a realizar, de acuerdo al objeto del contrato al igual que el proponente dentro de su oferta describe claramente el detalle de cada actividad a realizar la unidad, el valor unitario y el valor total de cada actividad”.
• CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 10 del 17/12/08: “Se hace necesario que se tenga en cuenta en el acta de consejo de gobierno, donde se prioriza los beneficiarios y se determina el lugar donde hay que realizar cada obra, de igual forma dentro del análisis del estudio de conveniencia y oportunidad, se describe claramente las cantidades de cada una de las actividades determinadas por la oficina de planeación, (…) igualmente dentro de la propuesta presentada por el proponente describe las actividades, las cantidades el precio unitario y el precio total de cada actividad a desarrollar, tomando como base las cantidades planteadas por la oficina de planeación,
de igual manera en el acta de recibo final en el cuadro anexo, se detalla la ejecución del objeto contractual, así como en los informes de interventoría”.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 032 del 4/09/08: “Este contrato proviene del proceso de selección abreviada N°.01/08, (…) en el acta de consejo de gobierno se determino los beneficiarios (…) cuando se van a desarrollar las obras, las actividades, cantidades de obra precios unitarios se encuentran dentro de la propuesta la invitación, el contrato y las actas tal como se puede comprobar en los documentos que reposan en la carpeta del contrato”.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 033 del 20/04/09: “Teniendo en el estudio de oportunidad y conveniencia se detalla en forma clara y precisa las cantidades de obra a desarrollar, las cuales se detallan de acuerdo a las necesidades de cada beneficiario determinado en el acta de consejo gobierno de fecha de diciembre 03 de de 2008 la cual se encuentra dentro de la carpeta (…), también desde la carpeta del convenio interadministrativo N° 010 de 17 de diciembre de 2008 reposan todos los planes de obra con las especificaciones para el desarrollo de la obra.
En la propuesta presentada por el proponente, detalla notoriamente en un cuadro el detalle de las actividades a desarrollar la unidad de medida, el valor unitario de cada actividad y el valor total de cada actividad a ejecutar y en el acta de recibo final del contrato interadministrativo N° 010 de 17/10/08 hace referencia al cuadro adjunto aludido el completo del 100% del objeto contratado”.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 071 del 13/11/09: “Dentro del estudio de oportunidad y conveniencia que reposa dentro de la carpeta declaración del convenio aquí referido, se encuentra de forma clara y detallada que los recursos para este contrato interadministrativo premia del convenio interadministrativo N°1696/09 suscrito en departamento xx Xxxxxxxxx y el municipio xx xxxxxxx, para ejecutar el proyecto denominado CONSTRUCCION DEL ACUEDUCTO CHIRIGUA PARA LAS VEREDAS SARDINAS, CUCHILLAS Y OJO DE AGUA DEL MUNICIPIO XX XXXXXXX, SANTANDER”.
• ORDEN DE SUMINISTRO N° 08 de 2008: “No es cierto que no exista definición del menú como quiera que esto está definido en la minuta patrón que maneja el municipio para el programa de de alimentación escolar a los estudiantes; como lo establece el estudio de oportunidades y conveniencia donde determina que el municipio programa, la minuta de igual manera dentro del estudio de oportunidad y conveniencia, se establece ciertamente la cantidad de alumnos beneficiados y el número de días para los cuales se
debe proporcionar la alimentación, corresponde a 223 alumnos durante 25 días del calendario escolar”.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO 042 de 2009: “Suministro de refrigerios, corresponde a un contrato interadministrativo, relaciona el menú, está determinado que se hace forma clara en la minuta patrón que suministro la administración municipal a la ESE CENTRO DE SALUD SAN XXXXX XX XXXXXXX y este a su vez a los contratistas, en cuanto hace relación al valor a cada refrigerio se puede determinar de forma clara en el estudio de oportunidad. (…) En cuanto a experiencia e idoneidad se trata de un programa de salud y nutrición, tal como lo muestra en el portafolio de servicios esta dentro de las actividades a desarrollar pues uno de los problemas grabes de la infancia y adolescencia es la desnutrición y la deserción escolar esta es una de las causas”.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA 038 del 21/04/09: “En cuanto hace relación a que el estudio de conveniencia no tiene fecha, no es cierto como efectivamente se puede concluir el proceso en referencia corresponde a un proceso de selección abreviada, que fija un cronograma y se debe subir a la página xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx, para que cualquier oferente pudiera hacer las respectivas propuestas, observaciones y participar dentro del proceso, el documento con el cual se dio inicio al proceso en el estudio de conveniencia, previo a todo el proceso el cual se publica en la fecha de publicación de los pre pliegos que por su puesto es la etapa precontractual que surge antes de la firma del contrato, tal como evidentemente se puede constatar dentro de la carpeta o expediente”.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO 030 del 13/04/09: “Revisado la carpeta del contrato se pudo constatar que efectivamente existe el estudio de oportunidades y conveniencia y la propuesta donde describe claramente las actividades. Anexo propuesta y estudio”.
• ORDEN DE SUMINISTRO N° 035 del 11/08/08: “(…), tiene estudio de oportunidad y es anterior a la fecha del contrato y la propuesta presentada por el contratista se da por un cronograma dentro del acta por medio del cual se dispone la apertura del proceso de fecha 04 xx xxxxxx de 2008”.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO 068 del 20/12/10: “La obesidad es un problema de salud pública, en el municipio xx xxxxxxx y según las estadísticas manejadas por la ESE Centro de Salud San Xxxxx xx Xxxxxxx, representan un alto grado de mortalidad en el área urbana como rural, igualmente sucede con la mala alimentación, tal como se puede constatar
en el estudio de oportunidad, en cual se determina lo siguiente; Se hace necesario plantear estudios para prevenir este problema en la población infantil, joven y adulto, es indispensable plantear políticas y lineamientos de salud pública para una alimentación balanceada y saludable teniendo en cuenta los profesionales en la parte de la medicina, sicología y nutrición, para brindar apoyo no solo a la persona que produce el problema si no como prevenirlo”.
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS 011 del 20/01/10: “(…) no es cierto que no especifican los parámetros que determinan el objeto del contrato, como quiera que en el estudio de conveniencia se determino lo siguiente; que el municipio no cuenta con maquinaria y vehículos que puedan prestar este servicio de transporte escolar a las veredas Bocore, Ojo de Agua y cuchillas, igualmente describe las actividades a realizar que son: el transporte de los alumnos de las veredas al colegio integrado queda en el casco urbano del municipio en horas de la mañana y viceversa (…). De igual forma el procedimiento para determinar el valor del contrato o presupuesto oficial, corresponde al número de rutas que hay que cubrir (…); lo cual por razones obvias encarece el servicio.
En cuanto hace relación al número de alumnos estos corresponden a todos los estudiantes tanto de primaria como de bachillerato que viven en las veredas Cuchillas, Ojo de Agua y Bocore tal como lo puede constatar el colegio integrado según la estadística SIMAT documento público revestido de plena validez”.
• ORDEN DE SUMISTRO 035 del 11/08/08: “Revisado los documentos que reposan en la carpeta de la orden de trabajo 035, pues es una persona natural el proponente y no requiere cámara de comercio pues por la cuantía no lo exige”.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO N° 010 de 17/12/08: “No presenta ningún riesgo como quiera que accionista mayoritario es el municipio xx xxxxxxx y la empresa de servicios está ejecutando este tipo de contratos por disposición legal tal como lo establece la ley 1176 de 2007 articulo 11”.
• CONTRATO DE OBRA N°072 del 23/12/09: “Los recursos para este contrato corresponde al convenio firmado entre el municipio y la gobernación xx Xxxxxxxxx convenio N° 1653/09, del proyecto existe una copia en el banco de proyectos, el cual fue viabilizado adjudicado por la gobernación que le tomo como base la ejecución del convenio dentro de dicho proyecto se encuentran los diseños y especificaciones de los jagüeyes a ejecutar asa como el listado de beneficiarios”.
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS 061 del 04/10/10: “(…) en la propuesta, ítem en la organización de los trabajos, a folio 90 no relaciona el numero de rutas desplazamientos, (…) la oferta presentada por el proponente enuncia textualmente: organización de los trabajos tomado como base el listado de beneficiarias que suministro el municipio los trabajos se organizaron de la siguiente manera:
1: se prestara el servicio en cada ruta en los horarios establecidos de ida y regreso con el número de vehículos establecidos en el presupuesto de acuerdo al folio 92 de la oferta que establece: el oferente el nombre de la ruta, el número de vehículos por ruta, el número de estudiantes por ruta, el tiempo de prestación de servicios por ruta, el valor unitario por ruta y el valor total por cada ruta, dicho cuadro corresponde a las especificaciones solicitadas en los pliegos de condiciones con respecto a los tipos de vehículos que ustedes manifiestan cabe anotar que se debe tener en cuenta el decreto 3964 octubre 14 de 2009 donde modifican el artículo 7 del decreto 805 del 14 xx xxxxx de 2008, para lo cual los vehículos presentados por el oferente se ajustan por lo solicitado para la prestación del servicio”.
• CONTRATO DE OBRA PÚBLICA 028 del 2/04/10: “No es cierto como quiera que verificado el proceso de contratación se encontró el acta de consejo de gobierno donde se determinaron los beneficiarios y los lugares donde debería desarrollar el objeto contratado.
De igual, forma revisados los informes de interventoría que está en la carpeta del contrato aquí referido, en estos hace referencia a los beneficiarios en los cuales se desarrollan las obras, (...). Anexo copia de los informes de interventoría”.
CONCLUSIÓN
• ORDEN DE SUMINISTRO No. 021 del 06/08/08: Durante la visita de la Comisión de auditoría, se escaneó la invitación, el análisis de la oferta y el estudio previo en los cuales no se encuentra la columna de valor unitario de los elementos objeto del contrato, que en la respuesta indican, situación que contradice la respuesta.
• ORDEN DE SUMINISTRO No. 035 del 11/08/08, el soporte adjunto a la respuesta confirma la observación.
• CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 10 del 17/12/08: En la respuesta anexan un acta de recibo y liquidación. En ella no especifican qué clase de obras se reciben, quiénes se beneficiaron y el costo unitario por obra. El acta que reposaba en el contrato, carecía de la firma del interventor y del contratista y la que adjuntan a la respuesta posiblemente fue firmada
después de la visita de auditoría. Los planos, el Acta de Consejo de Gobierno, con la lista de beneficiarios no está firmada, y la que allegaron no estaba en la carpeta del contrato al momento de revisarlo.
El informe de interventoría contiene una serie de fotos de viviendas, pero no precisan qué tipo de obra que se construyó en cada uno de los hogares beneficiados y el valor de estas, con lo cual no es posible determinar qué obra se le construyó a cada beneficiario y el valor de cada una.
Por lo anterior es necesario adelantar una indagación preliminar, con el fin de establecer las cantidades, calidades y beneficiarios de las obras en cada uno de los contratos citados anteriormente y/o el presunto detrimento patrimonial.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 032 del 4/09/08: La respuesta no coincide con el contrato observado.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 071 del 13/11/09: Con la respuesta no aclaran la observación
• CONTRATO DE SUMINISTRO No. 032 del 13/04/09: El documento que se adjunta como entrada a almacén es un documento contable, más no el que cerífica que la entidad recibió los bienes en la cantidad y calidad que se contrató.
En el estudio de análisis y conveniencia se mantiene la observación en cuanto a que no especifican los materiales, tallas y demás detalles de las sudaderas; además, no aportan los estudios de precios xxx xxxxxxx.
Invitación: El artículo 46 del Decreto 2474/08, fue derogado por el art. 613 del Decreto No. 3576/09, la entidad podrá contratar tomando como única
13Derogado por el art. 6, Decreto Nacional 3576 de 2009. Modifíquese el artículo 46 del Decreto 2474 de 2008, el cual quedará así; Articulo 46. Contratación de mínima cuantía.
Cuando el valor del contrato a celebrar sea igualo inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía, la entidad podrá contratar tomando como única consideración las condiciones xxx xxxxxxx, sin que se requiera obtener previamente varias ofertas. Del análisis que haga la entidad a efecto de establecer las condiciones xx xxxxxxx, se dejará constancia escrita en el respectivo expediente de la contratación.
Cuando la entidad adquiera bienes o servicios en establecimientos que correspondan a la definición de "gran almacén" señalada por la Superintendencia de Industria y Comercio, se presumirá que ha adquirido a precios xx xxxxxxx.
El contrato así celebrado podrá constar en un documento firmado por las partes, o mediante intercambio de documentos escritos entre la entidad y el contratista, o mediante la factura presentada por el proveedor de bienes o servicios aceptada por la entidad, o en órdenes de trabajo, compra o de servicio, o en cualquier otro instrumento siempre que el mismo reúna las condiciones de existencia y validez del negocio jurídico.
En la contratación de mínima cuantía no se dará aplicación a lo señalado en el título I del presente decreto, sin perjuicio que la entidad cuente con los respectivos estudios y documentos previos que la justifiquen.
Parágrafo. Lo señalado en el presente artículo se aplicará en las demás causales de selección abreviada cuando la cuantía del contrato sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía.
consideración las condiciones xxx xxxxxxx, sin que se requiera obtener previamente varias ofertas. Del análisis que haga la entidad a efecto de establecer las condiciones xx xxxxxxx, se dejará constancia escrita en el respectivo expediente de la contratación; situaciones que no se evidenciaron en los contratos objetados.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 033 del 20/04/09: Las observaciones de este contrato se mantienen, ya que la respuesta no se relaciona con el contrato en cuestión.
• ORDEN DE SUMINISTRO No. 08 del 4/05/08: Los documentos soportes con los menús, no reposaban en la carpeta del contrato al momento de la revisión ni fueron aportados por la Administración durante la visita, ni al suscribir la Carta de Xxxxxxxxxxx.
La respuesta no aclara lo relacionado con la experiencia y capacidad del contratista, por tanto las observaciones se mantienen.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 042 del 06/07/09: En la respuesta no aclaran el tema del menú.
En cuanto a experiencia e idoneidad aclaran en la respuesta que se trata de un programa de salud y nutrición, lo cual se confirma con el portafolio de servicios del contratista; sin embargo el objeto del contrato es la prestación de servicios de suministro de refrigerios a los menores escolarizados, que no es la función misional del ESE CENTRO DE SALUD XXX XXXXX XX XXXXXXX, con quien se contrato la prestación del servicio.
Contrato de obra pública No. 038 del 18/05/09 Contrato interadministrativo No. 30 xx xxxxx 13 de 2009
Orden de suministro No. 035 xx xxxxxx 11 de 2008: La fecha de los documentos aportados es incompleta, no registra el día.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO 068 del 20/12/10: En la respuesta indican que la obesidad es un problema de salud pública que representa un alto grado de mortalidad, sin embargo en los estudios de necesidad y conveniencia e informes de supervisión y del contratista no obran documentos que soporten el mencionado problema.
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS 011 del 20/01/10: Los argumentos de la respuesta no desvirtúan ni aclaran la observación, toda vez que no individualizan los centros educativos, número de alumnos, costo unitario por alumno y la forma como se determino el valor del contrato.
• ORDEN DE SUMISTRO 035 XX xxxxxx 11 de de 2008: El contratista es una Cooperativa de Trabajo Asociado (no es personal natural) y ninguna Ley la exime de registrarse en Cámara de Comercio y es el certificado de Existencia y representación legal, el medio por el cual se acredita quién es su representante legal.
• ORDEN DE TRABAJO 016 del 17/04/08: La respuesta y el soporte no corresponde al contrato observado. El que nos ocupa su objeto es; “realizar trabajos de electrificación a 4 usuarios (…) por $12.millones.
• CONTRATO 08 del 11/02/08: En la respuesta citan el “artículo 46 de 2008”, más no precisan a que norma se refieren, igualmente no aclaran ni anexan soportes de la capacidad financiera del contratista.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO N0. 010 de 17/12/08: De la respuesta se infiere que el Municipio está contratando con el mismo contratista, sin embargo lo anterior no justifica que la administración le haya asignado el contrato a quien no cuenta con capacidad financiera para asumir las obras.
Ahora bien, en relación con la ley 1176/07 articulo 1114, este se refiere a la destinación de los recursos de la participación de agua potable y saneamiento básico, lo cual difiere del objeto contractual que es el mejoramiento de vivienda.
• CONTRATO DE OBRA No. 072 del 23/12/09: Con la respuesta no precisan ni adjuntan soportes que la aclaren entonces si los planos, especificaciones y listado de los beneficiaros no reposan en la alcaldía, no es claro sobre qué bases se ejecuto el contrato.
14Artículo 11. Destinación de los recursos de la participación de agua potable y saneamiento básico en los distritos y municipios. Los recursos del Sistema General de Participaciones para agua potable y saneamiento básico que se asignen a los distritos y municipios, se destinarán a financiar la prestación de los servicios públicos domiciliarios de agua potable y saneamiento básico, en las siguientes actividades:
a) Los subsidios que se otorguen a los estratos subsidiables de acuerdo con lo dispuesto en la normatividad vigente;
b) Pago del servicio de la deuda originado en el financiamiento de proyectos del sector de agua potable y saneamiento básico, mediante la pignoración de los recursos asignados y demás operaciones financieras autorizadas por la ley;
c) Preinversión en diseños, estudios e interventorías para proyectos del sector de agua potable y saneamiento básico;
d) Formulación, implantación y acciones de fortalecimiento de esquemas organizacionales para la administración y operación de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo, en las zonas urbana y rural;
e) Construcción, ampliación, optimización y mejoramiento de los sistemas de acueducto y alcantarillado, e inversión para la prestación del servicio público de aseo;
f) Programas de macro y micromedición;
g) Programas de reducción de agua no contabilizada;
h) Adquisición de los equipos requeridos para la operación de los sistemas de agua potable y saneamiento básico;
i) Participación en la estructuración, implementación e inversión en infraestructura de esquemas regionales de prestación de los municipios
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 061 04/10/10: No allegan el citado folio 90, con el cual argumentan la respuesta. Cuando la Comisión revisó el contrato, en la oferta no se entregó la relación de rutas, desplazamientos, alumnos a transportar, centros educativos, veredas y horarios.
En cuanto al Decreto 3964/09, ninguno de sus artículos autoriza el transporte de escolares en vehículos de carga.
• CONTRATO DE OBRA PÚBLICA 028 del 29/04/10: En la respuesta se refieren al acta del Consejo de Gobierno donde se determinaron los beneficiarios y los lugares donde debería desarrollarse el objeto contratado, la cual no anexan ni dicen en qué fecha se llevo a cabo, ni allegan los informes de interventoría que mencionan.
El presente hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria por incumplimiento de las normas mencionadas.
Hallazgo No. 03 HONORARIOS MENSUALES SUPERIORES A LA REMUNERACIÓN DEL REPRESENTANTE LEGAL DE LA ENTIDAD (D -F)
En contravía al artículo 415 del Decreto 1737 de 1998, y artículo 26 numeral 516, de la Ley 80 de 1993 se encontró un contrato, cuyos honorarios mensuales cancelados al contratista superan la remuneración mensual xxx Xxxxxxx, para el año 2008, en el siguiente:
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 028 de 11/08/08: Los honorarios mensuales del contratista fueron de $5.5 millones, suma que supera la remuneración mensual xxx Xxxxxxx, para el año 2008 que era de
$2.4 millones.
En virtud el principio de responsabilidad, el representante legal de la entidad, debe adoptar una tabla de perfiles y honorarios, con criterios de idoneidad, experiencia y capacidad profesional entre otros; en la entidad no la han adoptado, ni se encontró un documento que certifique que no existe personal que pueda desarrollar la actividad, y por tanto se requiere contratar a una persona con un grado de especialización para que desarrolle el objeto contractual.
15ARTICULO 4o. <Modificado por el artículo 2 del Decreto 2209 de 1998. El nuevo texto es el siguiente:> Está prohibido el pacto de remuneración para pago de servicios personales calificados con personas naturales, o jurídicas, encaminados a la prestación de servicios en forma continua para atender asuntos propios de la respectiva entidad, por valor mensual superior a la remuneración total mensual establecida para el jefe de la entidad.
16 ARTICULO 26. DEL PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD. En virtud de este principio: (…)
5o. La responsabilidad de la dirección y manejo de la actividad contractual y la de los procesos de selección será del jefe o representante de la entidad estatal quien no podrá trasladarla a las juntas o consejos directivos de la entidad, ni a las corporaciones de elección popular, a los comités asesores, ni a los organismos de control y vigilancia de la misma.
Lo anterior evidencia fallas en: control interno, elaboración de los estudios y necesidades y control al contrato, lo cual conlleva a un posible detrimento fiscal, en cuantía de $6.2 millones, cifra que corresponde al valor superior pagado durante los 2 meses de ejecución del contrato.
Igualmente, el presente hallazgo tiene presunta incidencia fiscal y disciplinaria por incumplimiento a la norma indicada.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD
“Es importante, a la luz de la hermenéutica jurídica (ley 57 y 153 de 1.887) verificar y determinar si el decreto nacional 1737 de 1.998 (existen otros de austeridad del gasto: 26 de 1.998, 2209 de 1.998 y 2676 de 1.999) es disposición aplicable al orden territorial o no. debería inferirse que no si se otea sus siguientes contenidos: (…) De otro lado, el contenido del artículo 4 del decreto nacional citado como fuente del reproche preliminar no aplica a los contratos estatales de prestación de servicios profesionales. Verdaderamente la prohibición para superar la remuneración total17 del jefe de la entidad aplica para la remuneración de servicios técnico desarrollado en el decreto de liquidación del Presupuesto General de la Nación y no para el pago del precio o contraprestación pactado en el contrato de estatal a favor del contratista (…)”
CONCLUSIÓN
La norma citada por la Alcaldía, fue modificada por el Decreto 2209/98. Artículo 1, modificatorio del artículo 3o. del Decreto 1737/98. “Los contratos de prestación de servicios con personas naturales o jurídicas, sólo se podrán celebrar cuando no exista personal de planta con capacidad para realizar las actividades que se contratarán.
Se entiende que no existe personal de planta en el respectivo organismo, entidad, ente público o persona jurídica, es imposible atender la actividad con personal de planta, porque de acuerdo con los manuales específicos, no existe personal que pueda desarrollar la actividad para la cual se requiere contratar la prestación del servicio, o cuando el desarrollo de la actividad requiere un grado de especialización que implica la contratación del servicio, o cuando aun existiendo personal en la planta, éste no sea suficiente, la inexistencia de personal suficiente deberá acreditarse por el jefe del respectivo organismo”.
Es de precisar, que el Decreto en mención es de aplicación nacional y por ende de obligatorio cumplimiento. Por tanto las entidades del Estado, deben adoptarlo para
17 Y es total, porque en ella, o sea, en la remuneración, deben tenerse en cuenta todos los factores salariales (como recargos, horas extras, dominicales, prima de servicios, bonificaciones, prima antigüedad, etc), pero no los prestacionales, pues así lo contempla el art. 4 parágrafo 1 ídem.
darle aplicación, se evidencio que en la Alcaldía xx Xxxxxxx no disponen de un acto administrativo que reglamente lo relacionado con los honorarios; igualmente no se observo la certificación de la no existencia de personal y la justificación de contratar servicios especializados que ameriten el monto de los honorarios.
Hallazgo No. 04 CERTIFICACIÓN DEL JEFE DE PERSONAL (D)
Debido al incumplimiento del artículo 5, del Decreto 1737 de 1998; artículo 118 del Decreto 2209/98, no se observó en las carpetas de los contratos certificación del Jefe de Personal, de que no existe funcionarios para atender las actividades del contrato, en los siguientes:
Contrato de prestación de servicios profesionales No. 025 del 23/06/08 Contrato de prestación de servicios profesionales No.13 del 14/03/08 Contrato de prestación de servicios No. 026 del 26/06/08
Contrato de prestación de servicios No. 02 del 08/01/09 Contrato de prestación de servicios No. 016 del 02/03/09
Contrato de prestación de servicios profesionales No. 021 del 12/03/09
Lo cual denota ausencia de control interno y auto control por parte de los funcionarios del área de contratación de la Alcaldía.
El presente hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria por incumplimiento a la norma aludida.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD
“Contrato de prestación de servicios profesionales No. 025 del 23/06/08. Contrato de prestación de servicios No. 013 del 14/03/08.
Contrato de prestación de servicios No. 026 del 26/08/08.
Contrato de prestación de servicios profesionales No. 016 del 02/03/09. Contrato de prestación servicios No. 021 del 16/03/09.
Dentro del estudio de oportunidad y conveniencia se determino que dentro de la estructura del municipio no cuenta con la secretaria de planeación razón por la cual el municipio no cuenta personal suficiente e idóneo para desarrollar estas actividades. Anexo estudio de conveniencia y oportunidad”.
18 "Artículo 1, modificatorio del artículo 3o. del Decreto 1737 de 1998. Los contratos de prestación de servicios con personas naturales o jurídicas, sólo se podrán celebrar cuando no exista personal de planta con capacidad para realizar las actividades que se contratarán.
Se entiende que no existe personal de planta en el respectivo organismo, entidad, ente público o persona jurídica, es imposible atender la actividad con personal de planta, porque de acuerdo con los manuales específicos, no existe personal que pueda desarrollar la actividad para la cual se requiere contratar la prestación del servicio, o cuando el desarrollo de la actividad requiere un grado de especialización que implica la contratación del servicio, o cuando aun existiendo personal en la planta, éste no sea suficiente, la inexistencia de personal suficiente deberá acreditarse por el jefe del respectivo organismo.
CONCLUSIÓN
Con la respuesta confirman la inexistencia de la certificación en los términos del art. 319 del Decreto 2209/98.
Hallazgo No. 05 AIU EN CONTRATOS DIFERENTES A LOS DE OBRA y AIU SIN ACREDITAR (D- F)
El AIU, es el valor destinado a cubrir gastos imprevistos que no son propios de la obra, como son los gastos de administración de la construcción y la parte que corresponde a la utilidad que debe obtener el contratista, en los contratos de prestación de servicios no aplican los anteriores conceptos.
Se destaca el concepto20 de la Contraloría General de la República, en el cual advierte a las entidades que administran recursos públicos, que solo pueden pagar los “imprevistos” que el contratista efectivamente acredite, porque la destinación de esta previsión es específica y no puede convertirse en parte de la “utilidad” del contratista.
I. En consideración a lo anterior, se presume un posible detrimento fiscal en la suma de $18.6 millones por el pago de AIU, debido a que el municipio reconoció estos ítems, en contratos que por su naturaleza no era posible pagarlos lo cual se observó en los siguientes contratos;
• ORDEN DE TRABAJO No. 043 del 25/11/08: Objeto. Construcción de 2 establos en el sector rural para mejorar la economía del pequeño y mediano productor rural del municipio de cabrera Santander, valor $12.9 millones
(Valores en millones de pesos)
19Decreto 1737 de 1998"Artículo 3º.- Los contratos de prestación de servicios con personas naturales o jurídicas, sólo se podrán celebrar cuando no exista personal de planta con capacidad para realizar las actividades que se contratarán. Se entiende que no existe personal de planta en el respectivo organismo, entidad, ente público o persona jurídica, es imposible atender la actividad con personal de planta, porque de acuerdo con los manuales específicos, no existe personal que pueda desarrollar la actividad para la cual se requiere contratar la prestación del servicio, o cuando el desarrollo de la actividad requiere un grado de especialización que implica la contratación del servicio, o cuando aun existiendo personal en la planta, éste no sea suficiente, la inexistencia de personal suficiente deberá acreditarse por el jefe del respectivo organismo. Tampoco se podrán celebrar estos contratos cuando existan relaciones contractuales vigentes con objeto igual al del contrato que se pretende suscribir, salvo autorización expresa del jefe del respectivo órgano, ente o entidad contratante. Esta autorización estará precedida de la sustentación sobre las especiales características y necesidades técnicas de las contrataciones a realizar".
20Concepto CGR No. 80112-EE75841 de Septiembre 29 de 2011 (…) Entonces las entidades que administran recursos públicos solo pueden pagar los ―imprevistos‖ que el contratista acredite, porque la destinación de esta previsión es específica y no puede convertirse en parte de la ―utilidad‖ del contratista. En este orden, así como el contratista puede demostrar que el porcentaje de ―imprevistos‖ fue insuficiente para no afectar su ―utilidad‖, de la misma manera, la entidad contratante debe solicitar la actualización o revisión de precios para evitar la afectación del equilibrio económico del contrato y abstenerse de pagar el porcentaje de ―imprevistos‖ que el contratista no haya acreditado.
Costo directo | 10.3 |
A.I.U 25% | 2.6 |
Total | 12.9 |
• ORDEN DE SUMINISTRO No. 035 del 11/08/08: Objeto. Adecuación de las instalaciones físicas del Hogar de Bienestar de la Vereda Ojo de Agua, del Municipio xx Xxxxxxx S.
(Valores en millones de pesos)
Costo directo | 10.3 |
A.I.U 25% | 2.6 |
Total | 12.9 |
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 013 del 24/02/09: Objeto. Prestar el servicio de alquiler de maquinaria para mejorar la capacidad productiva y la generación de empleo mediante la adecuación de tierras a pequeños y medianos productores del sector rural del municipio xx Xxxxxxx S.
(Valores en millones de pesos) Costo directo | 44.7 |
Administración 17% | 7.6 |
Imprevistos 8% | 3.6 |
Utilidad 5% | 2.2 |
IVA sobre utilidad 16% | 0.35 |
Total | 58.6 |
II. Para los contratos de obra está contemplado el pago del AIU, sin embargo no se observa que el contratista haya incurrido en la utilización del rubro de imprevistos, pues no obran documentos que soporten y acrediten estos gastos; sin embargo el municipio los reconoció y pagó en los contratos relacionados a continuación:
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 032 del 4/09/08
(Valores en millones de pesos)
Costo directo | 77.9 |
Administración 16% | 12.5 |
Imprevistos 5% | 3.8 |
Utilidad 5% | 3.9 |
Sub- Total | 98.2 |
Adición No.1 | 36.1 |
Total | 134.2 |
• CONTRATO DE OBRA CIVIL No. 040 del 19/11/08: Valor contrato $36.0 millones El valor del A.I.U., fue del 30%, equivalente a $8.1 millones.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 060 del 15/10/09: Valor contrato
$138.9 millones. El valor del A.I.U., fue del 25% es decir $27.8 millones el cual se liquidó en cada acta parcial de entrega.
• ORDEN DE TRABAJO No. 05 del 21/04/10: Valor de la orden $14.2 millones. En el clausulado del contrato no contemplan el pago del AUI, pero en la oferta el contratista liquidó así;
(Valores en millones de pesos)
Administración 7% 1.9
Imprevistos 5% 0.56
Utilidad 5% 0.56
Costo directo 11.2
Total 14.3
Posteriormente en el acta parcial de avance y acta de liquidación firmada el 04/06/10, la Entidad cancelo al contratista $14.3 millones, cifra que incluye el AIU, sin que obre documento que justifique su pago y porcentaje.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 026 del 23/02/10: Valor contrato
$104.9 millones .El valor del A.I.U., para este contrato fue del 27% es decir
$42.3 millones el cual se liquido en cada acta parcial de entrega.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 028 del 29/04/10: Valor contrato
$101.7 millones. El valor del A.I.U., para este contrato fue del 27% es decir
$21.6 millones el cual se liquido en cada acta parcial de entrega.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 032 del 4/09/08: Objeto. Programa de mejoramiento de vivienda y saneamiento básico mediante la construcción de módulos de vivienda en el Municipio xx Xxxxxxx S.
(Valores en millones de pesos)
Costo directo | 77.9 |
Administración 16% | 12.4 |
Imprevistos 5% | 3.8 |
Utilidad 5% | 3.8 |
Sub- Total | 98.1 |
Adición No. 1 | 36.1 |
Total | 134.2 |
Se considera un posible detrimento fiscal en la suma de $143.02 millones por las irregularidades en el pago de los AIU.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD
“Nunca ha existido en Colombia, ni antes de la vigencia de la ley 80 de 1.993, 1150 de 2007 y todos sus decretos reglamentarios norma alguna que haya establecido en cuales de los contratos a los que se aplica la contratación General del Estado se les puede reconocer costos indirectos como el A.I.U., menos existir derecho positivo vigente o derogado, en el cual se haya prohibido establecerlo. (…) Así resulta sumamente contrario a la realidad considerar que el costo indirecto es innato y jurídicamente posible en el contrato de obra, solamente”.
• ORDEN DE TRABAJO NO. 043 del 25 noviembre de 2008: “…) Xxx como se expuso en los argumentos precedentes el contrato que aquí nos ocupa se trata de la construcción de dos establos, de lo cual no existe ninguna duda que es obra civil, (…)”.
• ORDEN DE SUMINISTRO NUMERO 035 del 11 xx XXXXXX DE 2008: “Pues esta orden no es orden de suministro, si no que corresponde es una orden trabajo cuyo objeto es la adecuación de las instalaciones físicas del hogar de bienestar de la vereda ojo de agua del municipio xx Xxxxxxx, tal como quedo establecido en la propuesta y en el objeto del contrato se puede evidenciar que se trata de obra civil. (…) Entonces de fuerza resulta concluir que efectivamente en este tipo de obra necesariamente debe incluirse el AIU por ser una disposición legal tal como se puede demostrar a su despacho”.
• CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS NUMERO 013 del 00 XX XXXXXXX XX 0000: “Tal como quedo definido en los pliegos y en el contrato suscrito nos encontramos frente a un contrato de obra (…) pues los trabajos aquí contratados consisten en la realización y adecuación de un trabajo material como es el arado, sobre las diferentes parcelas bienes inmuebles de los beneficiarios aquí referidos. (…). En tal sentido es precedente y demás legal que se haya acordado el correspondiente AIU”
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. O32 del 4/09/08: “(…) que el AIU, corresponde a una obligación legal, que se pacta en todo tipo de contrato, pues los contratos que existe un riesgo y unos costos de administración que siempre deben acordarse, tal como efectivamente se estipulo en el contrato que aquí nos ocupa, por supuesto que se justifica, en los términos de
referencia, en la propuesta que entrego el contratista y de esta manera se acordó y plasmo en el respectivo contrato”.
• CONTRATO DE OBRA CIVIL No. 040 del 19/11/08: “(…) Los criterios para definir el porcentaje del AIU, no es tan definidos en la Ley y obedecen al criterio de la administración Municipal, en el caso del Municipio xx Xxxxxxx, dependiendo de los factores de riesgo, administración e impuestos o descuentos que cobra el municipio, se fija este porcentaje, que es perfectamente válido y legal”.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 060 del 15/10/09: “(…) el AIU, lo define la administración municipal, dependiendo el tipo de Contrato, es decir el riesgo, los impuestos o tributos que se le deben descontar al contratista y la ganancia que pretende el contratista, con base en estos criterios se adelanta la respectiva contratación.
La administración Municipal, ha tenido especial interés en que el AIU, no supere porcentajes considerados excesivos o muy altos y tenemos como referencia la gobernación xx Xxxxxxxxx, que en los contratos de obra, acuerda hasta el 35% de AIU”.
• ORDEN DE TRABAJO No. 05 del 21/04/10: “…) Se insiste el AIU, está determinado por la misma ley y se hace necesario o inherente a todo contrato y en manera específica en el que aquí nos entretiene, por las razones ya ampliamente expuestas en los precedentes”.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 028 del 29/04/10: “Ciertamente, el AIU, se va liquidando y pagando en la medida que se le desembolsa al contratista, tal como efectivamente se acordó, en los pliegos, en la propuesta que presento el oferente y se consigno finalmente en el contrato, lo cual se encuentra ajustado a derecho, en manera específica al Estatuto de la Contratación Administrativa”.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 032 del 4/09/08: “Argumentan en la respuesta que no existe un criterio definido, pues los criterios que no están determinados de manera taxativa en la Ley, se acuerdan entre el contratista y la administración Municipal, teniendo en cuenta factores, como el riesgo, la ganancia y los tributos que descuenta el municipio”.
CONCLUSIÓN:
Es preciso tener en cuenta que el AIU, es el valor que ha de cubrir gastos imprevistos que no son propios de la obra, los gastos de administración de la
construcción y la parte que corresponde a la utilidad que debe obtener el contratista.
Los contratos objetados se relacionan con el alquiler de maquinaria, suministro de materiales y construcción de 2 establos en predio privado, denominado este último orden de trabajo.
Los contratos de obra tienen particularidades como cantidades de obra, diseños, distribución y justificación del AIU, los cuales hacen necesaria la identificación de este factor como lo cita el ente auditado para efectos tributarios.
• Respecto a la ORDEN DE TRABAJO N0. 43 de 2008, no se evidenció en la visita realizada que la ejecución de la misma requiriera de la complejidad de un contrato de obra que amerite el reconocimiento del AUI.
De la respuesta se desprende que la administración, denomina los contratos según la conveniencia de aplicar o no ciertas normas, y en cuanto al concepto del AIU, para unos contratos no reconoce norma para este concepto, pero para otros contratos el AIU es una disposición legal. Lo anterior denota la falta de claridad y coherencia en la aplicación del AIU, lo cual los ha llevado a incurrir en los errores que dieron lugar a las observaciones.
Igualmente es preciso tener en cuenta que el pago de (administración imprevistos utilidad) AIU, las entidades solo pueden pagar los que se acrediten, de no ser así se estaría frente a una gestión antieconómica, en los contratos objeto de la observación no se encontró que el gasto del AIU no fue justificado por el contratista ni la administración exigió la acreditación de esto.
Hallazgo No. 06 MANEJO DE ANTICIPOS (D)
La Ley 80/93 en el parágrafo21 del artículo 40, en cc con el artículo 722 del Decreto 2170 de 2002 reglamentan lo concerniente al manejo de anticipos, lo cual incumplió la administración municipal.
Igualmente los interventores, supervisores y contratistas no presentan informes del manejo de los anticipos como se acordó en las clausulas contractuales, (ver
21 “PARAGRAFO. En Los contratos que celebren las entidades estatales se podrá pactar el pago anticipado y la entrega de anticipos, pero su monto no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato”.
22 Artículo 7. Del anticipo en la contratación. El manejo de los recursos entregados al contratista a título de anticipo en aquellas contrataciones cuyo monto sea superior al 50% de la menor cuantía a que se refiere el literal a) del numeral 1o del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, deberá manejarse en cuenta separada a nombre del contratista y de la entidad estatal. Los rendimientos que llegaren a producir los recursos así entregados, pertenecerán al tesoro.
Concepto de la CGR No. 3506823 del 14/07/04) situaciones reiterativas en los siguientes contratos;
Convenio interadministrativo No. 026 del 12/06/08 Contrato interadministrativo No. 062 del 27/10/09 Contrato interadministrativo No. 030 del 13/04/09 Contrato de obra pública No. 072 del 23/12/09 Contrato interadministrativo No. 071 del 13/11/09 Convenio interadministrativo No. 024 del 18/03/09 Contrato interadministrativo No. 049 del 3/08/10
Contrato de prestación de servicios No. 030 del 06/05/10 Orden de trabajo No. 043 del 25/11/08
Sumado a lo anterior los anticipos superan el 50%, en los contratos relacionados a continuación;
• ORDEN DE SUMINISTRO No. 021 del 06/08/08: Valor contrato $12.8 millones. En el acta de avance del 14/08/08, la interventora autoriza el pago de $10.0 millones, cifra que supera el 50% del valor total del contrato.
• CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 10 del 17/12/08: En este convenio, en el acta de inicio suscrita 08/01/09, se autorizó el desembolso del 100% del valor del convenio a la firma del mismo.
• CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 026 del 12/06/08: Valor convenio
$102.6 millones. En la Cláusula cuarta. Forma de pago. Se acordó pagar el 50% a la firma del contrato y 50% una vez el contratista presente al municipio copia de los contratos necesarios para llevar a cabo la ejecución de las actividades objeto del presente convenio, por tanto la referida cláusula autoriza el pago del 100% del valor del contrato antes de la ejecución del mismo.
• CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES No. 021 del 29/01/10: Objeto. Prestación de servicios profesionales y de apoyo con persona jurídica especializada para la asistencia técnica directa rural agropecuaria xx Xxxxxxx. Valor $27.5 millones. En la cláusula forma de pago se pactó un anticipo del 30%; según factura de venta No. 060 expedida el 05/03/10 y posteriormente en el acta de liquidación firmada el
23 Concepto de la CGR No. 35068 del julio 14 del 2004. “A su turno el artículo 7° del Decreto 2170 de 30 de septiembre de 2002, dispone: "Del anticipo en la contratación. El manejo de los recursos entregados al contratista a titulo de anticipo en aquellas contrataciones cuyo monto sea superior al 50% de la menor cuantía a que se refiere el literal a) del numeral 1° del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, deberá manejarse en cuenta separada a nombre del contratista y de la entidad estatal. Los rendimientos que llegaren a producir los recursos así entregados, pertenecerán al tesoro.
Así entonces, le corresponde a la administración velar por el cumplimiento de las disposiciones que reglamentan el manejo del anticipo en las condiciones que establece la norma (…)”.
29/12/10 se refleja la cancelación del anticipo por $11.1 millones, equivalente al 40.36% del valor del contrato, incumplimiento a lo acordado en el clausulado.
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES No. 07 del 13/01/10: Objeto: prestar servicios como asesor jurídico extrajudicial para el fortalecimiento con el objeto de pugnar por el desarrollo del municipio. Valor contrato $46.8 millones.
En este contrato se pago un anticipo por $16.8 millones sin justificar la razón por la cual se concede el mismo, pues los contratos de prestación de servicios profesionales, en esencia son intelectuales, por tanto no generan erogaciones que ameriten un anticipo para el cumplimiento del contrato, como lo recoge el concepto jurídico no. 746124 de la Contraloría General de la República
Las situaciones descritas, se deben a debilidades de control y supervisión del anticipo, generando posible falta disciplinaria de conformidad con el artículo 34 numeral 1 y artículo 50 de la Ley 734 de 2002.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD
• ORDEN DE SUMINISTRO 021 del 06/08/08: “Xxx como lo manifiesta se trata de un acta de avance, más no de un anticipo, el Municipio verificó a través de la interventoría que los implementos o suministros, servicios corresponde a $10.000.000, suma que se le canceló al contratista y que en ningún momento constituye anticipo tal como quedo en el contrato en la forma de pago, que la cancelación del contrato sería mediante actas parciales, y los $10.000.000 corresponden a un acta parcial en ningún momento se trata de un anticipo”.
• CONVENIO INTERADMINISTRATIVO 026/08: “Si se revisa la carpeta del Convenio Interadministrativo aquí referido, forma de pago: 50% una vez se perfeccione el contrato interadministrativo y otro 50% cuando la empresa xxxxxxx al despacho los documentos objeto del contrato es decir el estudio y
24 Concepto Jurídico No 7461 Febrero 07 de 0000.Xx conformidad con lo establecido en el artículo 40 del Estatuto de Contratación Pública, es viable pactar anticipo y pago anticipado, de acuerdo con la especificidad del objeto contractual. El anticipo se estipula para aquellos contratos que por su naturaleza lo requieren tales como los de obra, toda vez que el contratista para dar inicio al objeto contractual debe realizar la contratación de la mano de obra y la adquisición de materiales, maquinaria u otros elementos que se precisen para adelantar la ejecución del contrato.
En este contexto, no en todos los contratos es dable estipular el pago de anticipo, sino que el mismo se establece de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar y la inversión de recursos por parte del contratista para iniciar su ejecución. Para el caso de los contratos de prestación de servicios que suscriben las entidades estatales con fundamento en el artículo
13 del Decreto 2170 de 2002, los mismos se refieren a la prestación de servicios profesionales, en este sentido, la prestación del contratista hace referencia a asesoría u otra actividad relacionada con la misma, así como la representación judicial, entendemos que para realizar tales actividades el contratista no precisa la inversión de dineros y por tanto no sería procedente pactar anticipo en esta tipología contractual, habida cuenta la naturaleza del contrato.
el cumplimiento de las obras, lo cual efectivamente sucedió el Municipio hizo un desembolso de 50% que no es un anticipo si no el traslado de unos recursos a la empresa para que a su vez esta Empresa de servicios públicos efectúe la contratación, (…)”.
• CONVENIO INTERADMINISTRATIVO 10 DEL 17/2/08: “Se solicita a su despacho integrado por esta comisión auditora que se retire esta observación, revisado el artículo 40 de la ley 80 de 1993, según la cual define los contenidos del contrato estatal no aplica para los convenios interadministrativos y en manera específica lo relacionado con anticipos como quiera que tal traslado o desembolso que efectúo el Municipio xx Xxxxxxx a la empresa de Servicios Públicos, no es un anticipo es un traslado de recursos para que a su vez este ente administrativo realice la respectiva contratación, (…)”.
CONCLUSIÓN
• ORDEN DE SUMINISTRO 021 del 06/08/08: valor contrato $12.8 millones. Se suscribió acta de avance y se autorizó el pago de $10.0 millones el 14/08/08, a los 8 días de la firma del contrato, es decir un anticipo del 78%, el cual supera el valor autorizado por la norma.
• CONVENIO INTERADMINISTRATIVO 026/08: La clausula contractual No.
4. Forma de pago. Autoriza el pago del 100% del valor del mismo sin empezar las obras. En la respuesta alegan que se trata de un traslado de recursos, sin embargo no obra en la carpeta del contrato documento alguno que justifique o legalice el traslado de los recursos.
• CONVENIO INTERADMINISTRATIVO 10 DEL 17/2/08: En la respuesta alegan que se trata de un traslado de recursos; sin embargo no obra en la carpeta del contrato documento alguno que justifique o legalice el traslado de los recursos.
Ahora bien, en cuanto al artículo 40. De la Ley 80/93. DEL CONTENIDO DEL CONTRATO ESTATAL, precisa; “(…) En los contratos que celebren las entidades estatales podrán incluirse las modalidades, condiciones y, en general, las cláusulas o estipulaciones que las partes consideren necesarias y convenientes, siempre que no sean contrarias a la Constitución, la ley, el orden público y a los principios y finalidades de esta ley y a los de la buena administración”.
Frente a los otros contratos materia de la observación, la administración no se pronunció.
Hallazgo No. 07 REQUISITOS PARA CONTRATAR (D)
Entre otros requisitos para contratar esta el Certificado de antecedentes fiscales artículo 6025 de la Ley 610/00 y antecedentes disciplinarios parágrafo del artículo 126 de la Ley 190/95, así como la hoja de vida del contratista; frente a la exigencia y verificación de estos, se evidenciaron fallas, por parte de la Administración Municipal en los siguientes contratos;
• ORDEN DE SUMINISTRO No. 035 del 11/08/08: En el clausulado del contrato no indican quién es el representante legal del contratista autorizado para firmar el contrato, ni se encuentra documento de existencia y representación legal del contratista, tratándose de persona jurídicas.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 032 del 4/09/08: En la carpeta del contrato no reposa hoja de vida y soportes de experiencia del contratista, según lo exigido en el Pliego de condiciones numeral 4.3.1.1 “experiencia general”, ni certificados de antecedentes fiscales y disciplinarios.
• CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 07 del 18/02/08: En los documentos soportes de este contrato no se encontró; hoja de vida y soportes de experiencia del contratista, según lo exigido en el Pliego de condiciones numeral 4.3.1.1 “experiencia general”, ni certificados de antecedentes fiscales y disciplinarios.
• CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 026 del 2008 del 12/06/08: La consulta del certificado de antecedentes fiscales se realizó el 4/07/08, el de antecedentes disciplinarios, el 4/07/08; el Certificado de existencia y representación legal fue expedido el 25/06/08; documentos que son posteriores al 12/06/08, fecha de la firma del contrato.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 042 del 06/07/09: En la Clausula Décima Quinta, del convenio el contratista se compromete a cancelar la publicación del contrato, no hay evidencia de este pago.
25 Ley 610/00-Artículo 60. Boletín de responsables fiscales. La Contraloría General de la República publicará con periodicidad trimestral un boletín que contendrá los nombres de las personas naturales o jurídicas a quienes s e les haya dictado fallo con responsabilidad fiscal en firme y ejecutoriado y no hayan satisfecho la obligación contenida en él (…).
El incumplimiento de esta obligación será causal de mala conducta. Los representantes legales, así como los nominadores
y demás funcionarios competentes, deberán abstenerse de nombrar, dar posesión o celebrar cualquier tipo de contrato con quienes aparezcan en el boletín de responsables, so pena de incurrir en causal de mala conducta, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 6° de la Ley 190/95. Para cumplir con esta obligación, en el evento de no contar con esta publicación, los servidores públicos consultarán a la Contraloría General de la República sobre la inclusión de los futuros funcionarios o contratistas en el boletín.
26 Ley 190/95 Artículo 1°. Parágrafo.- Quien fuere nombrado para ocupar un cargo o empleo público o celebre un contrato de prestación de servicios con la administración deberá, al momento de su posesión o de la firma del contrato, presentar certificado sobre antecedentes expedido por la Procuraduría General de la Nación y el certificado sobre antecedentes penales expedido por el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS (…)
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES No. 055 del 02/09/09: No se anexa hoja de vida, afiliación a riesgos profesionales, ni certificaciones que acrediten experiencia e idoneidad del profesional que adelantará la capacitación.
• CONTRATO DE SUMINISTRO No. 032 del 13/04/2009: No se anexa Certificado de Antecedentes Disciplinarios.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 060 del 15/10/09: El contratista no anexa hoja de vida, Certificado de antecedentes fiscales, judiciales ni disciplinarios ni de la Cámara de comercio.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 068 del 2/12/10: Los documento previos a la firma del contrato que adjuntan corresponden al Gerente que fue encargado mediante Resolución 08 del 1/02/11, cuando el contrato se suscribió el 2/12/10, lo cual indica que el contratista con quien se firmó el contrato no cumplió con el lleno de los requisitos legales como son: Fotocopia del RUT, fotocopia de la cédula del Representante Legal, Certificado de Existencia y representación, Certificados de Antecedentes Fiscales y Disciplinarios.
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES No. 011 del 20/01/10: No se anexan: hoja de vida, experiencia en el cargo de los conductores que prestarán el servicio; igualmente, no se encontraron documentos de publicación del contrato en acatamiento de los artículos 29 y 30 de la Ley 80/93.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 032 del 4/09/08: En la carpeta del contrato no reposa hoja de vida y soportes de experiencia del contratista, según lo exigido en el Pliego de condiciones numeral 4.3.1.1 “experiencia general”, ni certificados de antecedentes fiscales y disciplinarios
Lo descrito se debe a la falta de implementación de mecanismos de control en la planeación y ejecución de los contratos, lo que conduce a la suscripción de contratos sin el lleno de requisitos
Las anteriores irregularidades darían lugar a un hallazgo con posible incidencia disciplinaria, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 1 del artículo 34 y artículo 50 de la Ley 734 de 2002.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Nº 07 del 18/02/08: “Tal como se puede establecer en la propuesta el anexo 5, certificado de
existencia y representación legal, efectivamente existe dentro de la carpeta el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio”.
• ORDEN DE SUMINISTRO 035 del 11/08/08: “(…), en la hoja numero 2 firma como representante legal de EMCOPROSAN CTA, entonces no es cierto que dentro de la orden no esté establecido quien es el representante legal de la cooperativa. (Anexo copia de la orden).
En cuanto al certificado de existencia y representación legal dentro de la propuesta presentada por el oferente, existe el certificado de constitución, existencia y certificado de representación legal de la cooperativa y pre cooperativas de trabajo asociado, adjunto 9 folios, (…) fue expedido el día 00 xx xxxxx xx 0000 x xxx 00xxxxx ,45 minutos y 47 segundos”.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA Nº 032 del 04/09/08: “En cuanto hace referencia a la hoja de vida esta reposa en la propuesta o folios anexo 99,100,101,102,103,104,105,106,107,108,109,110,111,112,113,114,115,116
,117,118,119,120,121,122,con respeto al numeral 4.3.1.1 de los pliegos a experiencia general ciertamente dentro de la propuesta o folios 87,88,89,90,91,92,93, se encuentran las copias de los contratos. Con respecto al certificado de antecedentes fiscales a folio 24; el certificado de antecedentes disciplinarios a folio 26 encontró a la seguridad social a folios 30,31”.
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Nº 07 de 18/02/08: “En cuanto a los soportes de experiencia se anexa certificación expedida por el hospital integrado san Xxxx de cimitarra (anexo un folio).
Los certificados de antecedentes fiscales, disciplinarios y pago de seguridad social, hoja de vida en el anexo 2, información sobre el proponente anexo 2 folios; en el anexo 6, 7 certificado de antecedentes fiscales, anexo 8 y 9, antecedentes disciplinarios anexo la seguridad la seguridad social”.
• CONVENIO INTERADMINISTRATIVO N° 026 del 12/12/08: “En lo referente al certificado de antecedentes fiscales dentro de la carpeta existen dos certificados, el primero con fecha 08 xx xxxx de 2008, y otro con fecha 04 de julio de 2008, por error involuntario se coloca otro certificado”.
• CONTRATO DE SUMINISTRO 06 del 08/02/08: “Con respecto al contrato de suministro 006 de 2008 referente al certificado de existencia y representación legal expedido anexo copia cuya fecha es la siguiente, expedido en Bucaramanga (…).
Con relación al recibo de pago de los pliegos estos fueron cancelados en la secretaría de hacienda por error involuntario no se adjunto el recibo, pero se solicito una copia a la secretaría de hacienda en donde se anexa”.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO N°042 del 06/07/09: “En lo que respecta a la publicación del contrato N°042 de 2009 tal como lo establece el decreto N°004 de enero 04 de 2009 por medio del cual se fijan las tarifas para publicación de contratos en el municipio xx xxxxxxx tal como lo establece el parágrafo quinto: exceptúese del pago de publicación los contratos interadministrativos que celebre el municipio xx xxxxxxx con las entidades del orden municipal, departamental y nacional; el contrato en medición esta exceptuado del pago de publicación”.
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS N°055 del 02/09/09: “Efectivamente la persona encargada por parte de la cooperativa es el doctor Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx quien dicta la capacitación”.
• CONTRATO DE SUMINISTRO N°032 del 13/04/09: “Revisado el contrato el contrato de suministro N°032 de 2009 indudablemente se encuentra el certificado de antecedentes disciplinarios los cuales están adjuntos al certificado que expide la Supersolidaria”.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO N°068 del 02/12/10: “Cuando presentan los informes anexan documentos del nuevo Gerente; con respecto a los pagos, pues cambia el representante legal y es un requisito legal al realizar el pago en la secretaría de hacienda por eso dentro de la carpeta aparecen los documentos de los dos Gerentes el saliente, en ningún momento se suscribió un convenio sin el lleno de los requisitos tal vez la carpeta esta en desorden (…)”.
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS N°011 del 20/01/10: “Es muy importante tener en cuenta el artículo 32 de la ley 1150 de 2007 del deber de selección objetiva. Es objetiva la selección en el cual la escogencia se hace al ofrecimiento más favorable a la entidad y los fines que busca, sin tener en consideración de clase de motivación subjetiva durante dos días estuvieron publicados los pliegos de acuerdo al decreto N°3576 de 2009 en dicho proceso solo se presento un solo oferente quien cumplía con los requisitos exigidos”.
CONCLUSIÓN
• ORDEN DE SUMINISTRO 035 DEL 11/08/08. Si bien es cierto que el contrato lo firma Xxxxxx Xxxxx, en los considerandos del contrato y
clausulado del mismo no precisan quien es el representante legal de la firma contratista.
En la carpeta facilitada a la comisión de auditoría, no se encontró el certificado de existencia y representación legal del contratista, no obstante el compromiso de la carta de salvaguarda, no lo allegan con la respuesta.
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Nº 07 de 18/02/08: No allegan hoja de vida del contratista y los certificados de antecedentes fiscales, disciplinarios y la constancia del pago de la seguridad social no reposaba en la carpeta del contrato que fue facilitado al Equipo Auditor, en contravía al compromiso de la carta de salvaguarda.
• CONVENIO INTERADMINISTRATIVO N° 026 del 12/12/08: La respuesta no aclara ni se refiere a lo observado. Esta se mantiene.
• CONTRATO DE SUMINISTRO No. 06 del 08/02/08: Frente al recibo de cancelación de los términos de referencia, en la respuesta aceptan el error, se mantiene este punto de la observación.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 042 del 06/07/09: En la respuesta citan el Decreto N°004 del 04/01/09, expedido por la Alcaldía, no lo aportan, por tanto es desconocido para la Comisión de Auditoría; por otra parte, es preciso tener en cuenta que el contrato es ley para las partes y en la Clausula Décima Quinta, del convenio, se pacto que el contratista se compromete a cancelar la publicación del contrato, de lo cual no hay evidencia.
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS N°055 del 02/09/09: La respuesta no se relaciona con la observación.
• CONTRATO DE SUMINISTRO N°032 del 13/04/09: En la revisión no se encontró el certificado de antecedentes disciplinarios, ni lo allegan en la respuesta.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO N° 068 del 02/12/10, CONTRATO DE PRESTACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS N°011 del 20/01/10: Con la respuesta no aclaran lo observado, ni el documento allegado reposaba en la carpeta, prueba de ello es que este documento no tiene copia de las perforaciones que den cuenta de su archivo. Faltaron al compromiso de la carta de salvaguarda.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 060 del 15/10/09: Sin respuesta.
Hallazgo No. 08 LEGALIZACIÓN DE HECHOS CUMPLIDOS (D):
Se observaron contratos en los que se concluye que se presentó legalización de hechos cumplidos, vulnerando lo normado por el Decreto 111 de 1996, Artículos 15, 16 y 17; artículos 15, 16 y 17; conducta sancionable a la luz de las normas contractuales y disciplinarias, debido a que con la misma se pone en riesgo el patrimonio de la entidad; como sigue:
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES No. 038 del 04/11/08: El 20/10/08, se hace entrega a la Alcaldía Municipal xx Xxxxxxx de un oficio relacionado con documentos y estrategia del diseño e Implementación MECI 1000:2005, el cual es anterior a la firma del contrato (04/11/08); de donde se puede deducir, que presuntamente se puede tratar de legalización de hechos cumplidos.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 019 del 02/03/09: La factura de venta No. 0113 del 13/04/09 por $9.7 millones, por el suministro de refrigerios del mes xx xxxxx/09 es posterior al Acta parcial de avance No. 1 del 02/04/09 que autoriza el pago de $9.7 millones, lo cual indica que se pago antes de la presentación de la factura, por tanto no es claro sobre qué base se autorizó el desembolso de la suma anotada.
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES No. 011 del 20/01/10: El 29/04/2010, se realizan el acta de recibido a satisfacción y el acta de liquidación, a pesar de esto se adjunta factura de cobro del 10/05/10; documento que permite evidenciar que los soportes de los pagos realizados al contratista, son posteriores al acta de liquidación del contrato, de donde se infiere que se firmo el recibido a satisfacción y el acta de liquidación sin los debidos soportes, legalizando un hecho cumplido.
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES No. 07 del 13/01/10: Acta de pago parcial No. 3 se elaboró el 05/06/10 y la factura de cobro de honorarios se presenta el día 01/08/10, de lo que se infiere que las actas se elaboran sin el respectivo soporte, es decir, se configuraría un hecho cumplido.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 026 del 23/02/10: El contrato se liquidó el 30/08/10 y con fecha 11/11/10, se presenta la factura de venta No. 0512 por valor total de $26.4 millones, valor que no se refleja en el acta de liquidación del contrato de obra, como se observa la factura de venta es posterior a la liquidación, lo que conlleva a suponer que no se exigen los documentos para la legitimación de los actos administrativos y que los mismos son presentados en forma posterior.
El valor de las actas parciales de avance, mostradas en el Acta de liquidación, no corresponden con las presentadas en las actas anexas al contrato; es decir, que las actas se elaboraron sin tener el respectivo documento, de donde se concluye que el soporte (factura), es posterior al documento que la refrenda.
Con los casos enunciados, la Administración Municipal, posiblemente está realizando pagos sin los debidos soportes o sin la certeza del recibo de los bienes y servicios adquiridos, poniendo en riesgo los recursos del estado.
El presente hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria por incumplimiento de las normas mencionadas.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES N° 038 de noviembre 04/11/08: “(…) en ningún momento corresponde a hechos cumplidos como quiera que los manuales de operación MECI, se recibieron en la alcaldía el día 28 de diciembre de 2008 que era el objeto del contrato aquí referido tal como se puede constatar en el recibido a la secretaria general de la alcaldía el día 18 de diciembre de 2008, igual sucede con los manuales de procedimiento recibidos por parte de la administración municipal el día 18 de diciembre de 2008”.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO N°019 del 02/03/09: “Con respecto a la factura No. 0113 del 13/04/09, es posterior al acta de avance, efectivamente las acta de avance se hacen sobre los datos que pasa la interventoría, quien es la persona responsable encargada de emitir dichos valores, una vez la interventoría realiza las respectivas visitas, tanto al colegio y a las sedes rurales nos autoriza a la alcaldía para poder realizar la respectiva acta de avance a que haya lugar (…)”.
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES N°011 del 20/01/10: “No es servicios profesionales sino contrato de servicios de transporte escolar, que efectivamente se liquido y recibió en la fecha emitida por la comisión auditora, no es cierto que se haya firmado el recibo de satisfacción de los respectivos soportes como quiera que la administración municipal a través del supervisor verificaron y constataron que efectivamente el objeto del contrato de transporte se prestó y se cumplió a cabalidad”.
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES N°007 del 13/01/10: “Evidentemente el acta parcial N°3 se elaboro el 05 xx xxxxx del 2010, como se estableció en clausula del contrato de prestación de servicios profesionales 007 del 2010, dando cumplimiento a lo establecido dentro de las condiciones contratadas el hecho que el contratista haya
generado su factura en fecha posterior a la fecha de suscripción de dicha acta de avance no configura que el objeto contra actual no se esté cumpliendo, para lo cual existe un informe de actividades la cual es la base para realizar dicha acta de avance”.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA N°026 del 23/02/10: “Se debe aclarar que la cancelación del contrato fue por un anticipo del 40% y el 60% mediante pagos parciales, tal como lo especifica la clausula del contrato de obra pública N°026 del 2010. De igual forma la cancelación de los pagos se debe tener en cuenta el flujo de caja del municipio.
Los valores consignados en los anexos de las actas parciales, en la acta de recibo y en el acta de liquidación correspondiente claramente al valor total de obra ejecutando al igual que el valor de dicha acta o pago después de amortizado el valor del anticipo. (…)”.
• CONTRATO DE OBRA PÚBLICA 028 del 29/04/1: “Se debe aclarar que las facturas correspondientes a los pagos totalmente diferentes, el primer pago corresponde al pago del anticipo dictado en la clausula segunda del contrato. Diferente al segundo pago que corresponde al acta parcial de avance N°00.Xx factura correspondiente al momento de realizar el pago”
CONCLUSION:
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES N°038 04/11/08: Allegan con la respuesta facturas de venta sin fecha y sin firma de recibo a satisfacción, cual no desvirtúa lo glosado.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO N°019 02/03/09: De la respuesta se desprende que primero cancelan posteriormente el interventor informa sobre el avance de la ejecución contractual, siendo este último documento el soporte para autorizar el pago. .
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES N°011 20/01/10: La denominación del contrato es dado por la Alcaldía, no por la Comisión de Auditoría, los datos se tomaron de los contratos prestados por la entidad.
Igualmente precisamos que las fechas de liquidación y recibo no son emitidas por la comisión auditora, como lo afirman en la respuesta, estas se tomaron de los documentos legajados en la carpeta del contrato. La respuesta no aclara lo glosado.
Contrato de prestación de servicios profesionales No.13/01/10
Contrato de obra pública No. 026 de 23/02/10
Contrato de obra pública No. 028 del 29 xx xxxxx del 2010.
La respuesta no ataca ni aclara lo observado, en los anteriores contratos.
Hallazgo No. 09 PAGOS A LA SEGURIDAD SOCIAL (D)
La Ley 789/02 art. 5027, reglamenta lo relacionado con los aportes a la seguridad social; en el clausulado de los contratos, la entidad auditada no verifico ni descontó al contratista los pagos a la seguridad social, situación que se reitero en los siguientes contratos;
Contrato de prestación de servicios No. 07 del 18/02/08 Contrato de obra civil No. 040 del 19/11/08
Contrato interadministrativo No. 042 del 06/07/09 Contrato de obra pública No. 038 del 18/05/09 Contrato interadministrativo No. 030 del 13/04/09 Contrato interadministrativo No. 071 del 13/11/09 Contrato interadministrativo No. 049 del 3/08/10 Contrato interadministrativo No. 055 del 03/08/10
Contrato de prestación de servicios profesionales No.13 del 14/03/08. Contrato de obra pública No. 032 del 4/09/08
Contrato de obra pública No. 060 del 15/10/09
Lo anterior se debe a la falta de control en las etapas contractuales, y deficiencias en el control, seguimiento y verificación por parte del contratante sobre la afiliación y pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social, la evasión acarrea consecuencias de carácter disciplinario y fiscal, lo cual da lugar a un hallazgo con posible incidencia disciplinaria, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 1 del artículo 34 y artículo 50 de la Ley 734 de 2002.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS N°07 del 18 de febrero de 2008: “De acuerdo a la clausula decima novena del contrato de prestación de servicios No. 07 de 2008, se deja constancia que el contratista debe dar cumplimiento a la ley 789 del 2002 modificada por la ley 828 del 2003: se deja constancia que el contratista deberá cumplir con las obligaciones frente al sistema de seguridad social integral, parafiscales (cajas de
27 Ley 828/03 Artículo 1°. Modifícase el parágrafo 2° del artículo 50 de la Ley 789 de 2002, el cual quedará así: Parágrafo 2. Será obligación de las entidades estatales incorporar en los contratos que celebren, como obligación contractual, el cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral, parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, SENA e ICBF) por lo cual, el incumplimiento de esta obligación será causal para la imposición de multas sucesivas hasta tanto se dé el cumplimiento, previa verificación de la xxxx mediante liquidación efectuada por la entidad administradora .
compensación familiar, Sena e ICBF). Anexo copia del contrato, y copia de la póliza”.
• CONTRATO DE OBRA XXXXXXX Xx. 000 xxx 00 xx xxxxxxxxx xxx 0000: “En el parágrafo de la clausula primera el alcance de las obligaciones: el contratista se obliga: de conformidad con lo establecido en el artículo, 50 de la ley 789 de 2003 el contratista debe acreditar el pago de los aportes a sus empleados a los sistemas de salud pensiones, riesgos profesionales, SENA, ICBF (…)”.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO Xx000 xx xxxxx 00 xxx 0000: “En cuanto al convenio en particular se observa en la clausula sexta: forma de pago: El Municipio pagara al contratista el valor del contrato con cargo a su presupuesto para la vigencia fiscal del 2009, por mensualidades vencidas de los 5 primeros días hábiles de cada mes vencido, previa presentación del informe de ejecución por parte del contratista anexando los soportes de cumplimiento de lo establecido en el artículo 50 de la ley 789 de2002 y certificación de cumplimiento o satisfacción por parte de interventor del contrato de igual se pacto el cumplimiento por parte del contratistas de sus obligaciones frente al sistema de seguridad social en la clausula decima de contrato”.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO 062 de octubre 27 del 2009: “Ciertamente en el convenio interadministrativo aquí referido si se da cumplimiento por parte de la Administración Municipal frente al pago de la seguridad social, tal como quedo plasmado en la clausula primera numeral 10 parágrafo único y en la clausula sexta tal como efectivamente se puede constatar en el convenio inter administrativo en mención”.
Contrato de obra 038 del 18/05/09
Contrato interadministrativo No.049 del 3/08/10 Contrato interadministrativo No. 055 del 03/08/10
En la clausula primera parágrafo único (…) También en la clausula sexta del contrato, el contratista se compromete a afiliar al sistema de seguridad social para la ejecución de obra, lo anterior nos permite sin lugar a dudas que el Municipio xx Xxxxxxx en toda la contratación a exigido el cumplimiento por parte del los contratistas de sus obligaciones en el sistema de seguridad.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO N° 030 xxx xxxxx 13 de 2009: “En la cláusula primera parágrafo único numeral 10 cumplimiento a las obligaciones establecidas en los decretos 789 de 2002 y 828 de 2003. Al igual en la clausula sexta del clausulado del presente contrato interadministrativo”.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 071 de noviembre 13 de 2009: “En la clausula primera parágrafo único numeral 10 dar cumplimiento a las obligaciones establecidas en los decretos 789 de 2002 y 828 de 2003. Al igual en la clausula sexta del clausulado del presente contrato interadministrativo”.
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 061 de octubre 4 de 2010: “…) tal como se puede verificar en la respectiva carpeta y en el cual se pacto dentro su clausulado como una exigencia al contratista el pago a la seguridad social tal como se puede constatar en la clausula primera parágrafo 2.numeral c, y en la clausula sexta del mismo clausulado”.
• CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES No.13 del 14/03/08: “Se verifico dentro de la carpeta que el contratita dio efectivamente cumplimiento al pago de la seguridad social tanto como lo contempla el legislador de la ley 828 de 2003”.
CONCLUSIÓN
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS N°07 del 18/02/08: Revisada la clausula 9 del contrato, esta trata de las inhabilidades e incompatibilidades para contratar, más no de las obligaciones de los pagos de seguridad social.
Contrato de obra pública No. 040 del 19/11/08. Contrato interadministrativo No. 042 06/07/09 Contrato interadministrativo No. 030 del 13/04/09 Contrato interadministrativo No. 071 del 13/11/09 Contrato interadministrativo No. 049 del 3/08/10 Contrato interadministrativo No 055 del 03/08/10
Contrato de prestación de servicios profesionales No. 13 del 14/03/08.
La respuesta no desvirtúa lo observado, ni la misma es pertinente. No allegan copias de los contratos, por tanto la misma se mantiene.
• CONTRATO DE OBRA No. 038 del 18/05/09: En las cláusulas citadas en la respuesta no se refieren a la obligación de realizar los pagos a seguridad social, ni a la obligación de verificación de esta información.
Hallazgo No. 10 PAGO SIN CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS CONTRACTUALES (D -F)
En virtud el principio de responsabilidad artículo 26-128 de la Ley 80 de 1993, el cual propende por el cumplimiento de los fines de la contratación y la vigilancia de la correcta ejecución del contrato con miras a proteger los dineros del Estado, se encontraron debilidades en los siguientes contratos:
Con incidencia FISCAL:
• CONTRATO DE SUMINISTRO No. 06 del 08/02/08: No se dio cumplimiento a la cláusula TERCERA. “(…) FORMA DE PAGO. SU FORMA DE PAGO SERÁ LA SIGUIENTE: “Un pago del 30% del valor total del contrato con la suscripción del mismo, previa aprobación de la garantía única establecida por la Ley 80 de 1993, y el saldo a la entrega total de los uniformes por parte del contratista previa aceptación del supervisor del contrato”. Pues al revisar los pagos efectuados con cargo a este contrato, se encontró lo siguiente:
Tabla No. 4
Pagos contrato No. 06 de 2008
(Cifras en pesos)
Valor Cuenta de Cobro | Entidad Bancaria | Pagos por el Municipio | ||
Fecha | Valor | Banco | Fecha | Valor |
Sin | 8.100.000 | Banco Agrario | 18/03/2008 | 7.347.800 |
Sin | 10.800.000 | Banco Agrario | 19/06/2008 | 7.047.800 |
Banco Agrario | 17/07/2008 | 9.799.400 | ||
Colmena | Sin fecha legible | 5.000.000 | ||
TOTAL | 29.195.000 | |||
Fuente: Datos tomados de la carpeta del contrato.
Según se aprecia en el cuadro, las cuentas de cobro están sin fecha y comparadas con los pagos, la única que se ajusta al valor contratado de $8.1 millones es la correspondiente al anticipo; sin embargo el desembolso no se realizó en la fecha indicada, es decir a la aprobación de la póliza del contrato (19/02/08), plazo en el cual se cumplía la condición señalada para el desembolso del anticipo.
Sumado a lo anterior el saldo, $18.9 millones, debía cancelarse a la entrega total de los 340 uniformes, (el 18/05/08), las Actas de entrega, recibo final y liquidación son del 19/05/08, el saldo se canceló en tres (3) pagos parciales en fechas diferentes al término señalado y vencida la vigencia del contrato por una suma superior en $2.2 millones, sin justificar la diferencia, ni fue aclarada en el oficio de
28ARTICULO 26. DEL PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD. En virtud de este principio:
1o. Los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato.
respuesta a las observaciones, por lo cual se configura un posible detrimento patrimonial en esta cifra.
Así mismo en el Acta de liquidación se estipulan pagos que difieren de los comprobantes anexos al contrato.
Lo anterior evidencia fallas en la supervisión, seguimiento y control a la ejecución, recibo de bienes y liquidación del contrato, situaciones que puede acarrear un posible daño patrimonial por la inobservancia de los principios contractuales y administrativos.
Con presunta incidencia DISCIPLINARIA:
• CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICOS No. 026 del 26/06/08: Durante los 6 meses de la ejecución del contrato, se encuentran solo 2 informes; 1 de la supervisora del contrato, y otro del contratista, lo que infiere que los pagos se realizaron sin soportes, ya que el contrato exigía informes mensuales.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 032 del 4/09/08: Objeto. Programa de mejoramiento de vivienda y saneamiento básico mediante la construcción de módulos de vivienda en el Municipio xx Xxxxxxx S. por $134.3 millones.
En las Actas parciales de avance Nos. 1, 2, 3 y 4, certifican que el contratista viene cumpliendo con el objeto contratado, igualmente estas actas autorizan el pago de
$26.3 millones; $31.1 millones; $23.5 millones y $23 millones, sin informes de interventoría que permitan evidenciar el cumplimiento del objeto contractual, las obras construidas, beneficiarios y valores unitarios. Dichas Actas son incompletas y no permiten verificar que se le pagó al contratista.
• CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 07 del 18/02/08: Objeto. Apoyo logístico en las actividades de acueducto, transporte escolar, aseo instalaciones de la Alcaldía, aseo y limpieza de calles, y programa de alimentación escolar del Municipio xx Xxxxxxx S. Valor $48 millones.
El contratista presentó facturas de cobro por $4.3 millones; $4.3 millones; $4.3 millones; $4.8 millones; $4.3 millones; $4.3 millones; $4.3 millones y $4.3 millones, las cuales carecen de fecha por tanto no es posible determinar a qué mes corresponde el cobro, las mismas no especifican las labores realizadas y su valor unitario. Igualmente se presenta diferencia en los pagos por $13.1 millones frente al valor del contrato.
• XXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX Xx. 000 del 12/06/08: En la carpeta del contrato no se encuentran los siguientes documentos tales como:
Informes del supervisor y de labores del contratista, constancias de los pagos de salud y pensión, contrato sin liquidar.
• ORDEN DE TRABAJO No. 016 del 17/04/08: No aparece el recibido por parte del representante de la comunidad beneficiada, requisito exigible para el desembolso del 60% de los recursos y pactada en la Cláusula tercera de la orden de Trabajo.
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES No. 038 del 04/11/08: En el Acta de Avance No. 1 manifiesta sobre la existencia de un informe de actividades el cual no se anexa, ni se presenta factura. A pesar de lo anotado, se autorizó el desembolso del 50% es decir la suma de $5.2 millones del valor contratado, el 20/12/08.
Similarmente, el día 22/12/08, se autorizó el pago del saldo del contrato, a través del Acta de recibido final, donde se comunica el cumplimiento del 100% de las actividades contratadas, anexando solamente la factura con el cobro del 100% pero sin el informe de actividades.
Las circunstancias descritas demuestran inobservancia de la Cláusula Cuarta del contrato “FORMA DE PAGO” el cual hace exigible…” mediante actas parciales de avance, previa presentación de informes y de la factura con todos los soportes que aseguren que el trabajo fue realizado”.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 032 del 4/09/08: En las Actas parciales de avance Nos. 1, 2, 3 y 4, certifican que el contratista viene cumpliendo con el objeto contratado, sin soportes que lo evidencien.
Igualmente en las actas autorizan el pago de $26.3 millones, $31 millones,
$23.5 millones y $23 millones, sin los documentos soportes de que trata la cláusula forma de pago.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 039 del 1/06/09: Se encontraron diferencias en los pagos autorizados y los relacionados en el acta final del contrato.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 019 del 02/03/09: Las actas parciales, la final y la de liquidación, no relacionan el valor unitario y número de refrigerios suministrados, para efectos de liquidar los precios a cancelar mensualmente.
• CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 024 del 18/03/09: El contratista no presentó el recibo donde se evidencie el pago de estampilla, requisito exigible en la cláusula Décima Octava del Convenio.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 068 del 2/12/10: En el informe presentado por el Contratista adjuntan los listados de asistentes del 17/02/11 Vereda la Cuchillas, el 7/02/11 Vereda Colorado y Sardinas y el 3/02/11 Vereda Centro, Cuchillas y Bocore, al revisar las planillas aparentemente varias de las firmas fueron estampadas por la misma persona que diligencio las planillas, pues las firmas tienen la misma caligrafía.
•
Las debilidades en el seguimiento, supervisión y control al contrato generan incertidumbre en el cumplimiento del contrato e impide determinar el buen desempeño institucional.
El presente hallazgo tiene posible incidencia disciplinaria, debido al incumplimiento de las normas mencionadas.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD
• CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICOS No. 026 del 26/06/08: “Cabe aclarar que dentro de la clausula primera numeral 1.3 enuncia textualmente informar visualmente las actuaciones sustituidas dentro del procedimiento penal para cada proceso”.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 032 del 4/09/08: “En la clausula primera parágrafo único numeral 10 dar cumplimiento a las obligaciones establecidas en los decretos 789 de 2002 y 828 de 2003. Al igual en la clausula sexta del clausulado del presente contrato del interadministrativo”.
• CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 07 del 18/02/08: “Revisada la propuesta económica presentada por el proponente describe claramente las características técnicas de los servicios ofrecidos de acuerdo al objeto contractual, de igual manera las facturas correspondientes al periodo certificado con la interventoría establecida por el municipio”.
• CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 026 del 12/06/08: “Se cumplió a cabalidad con lo estipulado en la clausula cuarta del convenio en mención, es decir se entrego al municipio todo el estudio del plan maestro de alcantarillado que está compuesto por cuatro empastes correspondientes al estudio. Y EMPAS exigió el pago de la seguridad social a los respectivos sujetos pasivos de la contratación para el desarrollo del objeto contractual aquí referido”.
• ORDEN DE TRABAJO No. 016 del 17/04/08: “Revisada la presente orden se pudo constatar que la clausula tercera del contrato aquí referido,
sostiene lo siguiente: clausula tercera: forma de pago. El pago de esta orden se realizara de la siguiente forma. Se cancelara un 50 % a la firme de la presente orden y el restante un 50% una vez cumplido el objeto de la orden a satisfacción, previo certificado de labores cumplidas expedida por la secretaría de gobierno del municipio xx Xxxxxxx. En consecuencia se puede concluir que los días aquí referidos se cumplieron a cabalidad los requisitos para el pago fueron los determinados por las partes en el respectivo contrato tal como se acabo de transcribir en el precedente”.
• CONTRATO DE SUMINISTRO No. 06 del 08/02/08: “Revisados los pagos realizados efectivamente se realizaron 3 pagos: un pago por valor de 10.800.000, otro pago de 8.100.000 y otro por valor de 8.100.000, dentro de la parte aparecían las consignaciones ya con los descuentos por parte de la Secretaria de Hacienda las cuales correspondían a valores inferiores por los descuentos realizados, además por error involuntario existía una consignación que no correspondía a ese contrato; es de anotar que el municipio en ningún momento cancelo mas realmente se cancelo la suma de $27.0000.000 de pesos. Anexo copia de los pagos”.
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES No. 038 del 04/11/08: “Efectivamente el contratista entrego el respectivo informe el cual está en un empaste adicional a la carpeta.
En cuanto al informe final efectivamente este fue recibido el día18 de diciembre de 2008 en el cual xxxxx los manuales de procesos y procedimientos los cuales constan de los empastes”.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 032 del 4/09/08: “(…), no es cierto que el municipio no haya exigido los pagos de seguridad social de la ley 828 de 2003 dentro del clausulado del contratante. Anexo copia del contrato”.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 039 del 1/06/09: “(…) se pudo constatar que la diferencia constatada corresponde a un error caligráfico del texto que describe los pagos realizados principalmente el correspondiente a la descripción del anticipo el cual quedo plasmado dentro del acta de avance 01 y de genero la diferencia caligráfica antes de escrita”.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 068 del 2/12/10: “Se aclara a la comisión auditora que los pagos se hicieron acorde con lo establecido en la clausula sexta, pues existen los respectivos informes por parte del contratista, en el mismo sentido se hace necesario que esta comisión auditora tenga en cuenta que por error involuntario se coloco un parágrafo que no corresponden a este tipo de contratos de promoción y prevención en
salud habida consideración que este parágrafo corresponde a un contrato de atención de vinculados en salud y no al contrato de promoción y prevención”.
CONCLUSIÓN:
• CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICOS No. 026 del 26/06/08: La respuesta confirma lo observado.
• CONTRATO DE OBRA PÚBLICA No. 032 del 4/09/08: La respuesta no está relacionada con la observación; por al tanto al no aclarar y allegar los soportes que justifiquen los pagos por $26.2 millones; $31.0 millones; $23.5 millones y $23.0 millones, se presume detrimento fiscal en las sumas anotadas.
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 07 del 18/02/08: La respuesta no aclara ni ataca las observaciones planteadas.
• CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 026 del 12/06/08: Las respuestas no se relacionan con la observación.
• ORDEN DE TRABAJO No. 016 del 17/04/08: En la respuesta se refieren a la Orden de Prestación de Trabajo No. 016 del 16/04/08, la observación planteada es la Orden de Trabajo No. 016 del 17 del 17/04/08, cuyos objetos son diferentes y los valores son del orden $4.3 millones y para la del hallazgo es de $12.1 millones Por tanto al no aclarar y allegar los soportes que justifiquen los desembolsos, se presume detrimento fiscal por el valor del contrato.
• CONTRATO DE SUMINISTRO No. 06 del 08/02/08: Los soportes contables por $10.8 millones; $8.1 millones y $8.1 millones difieren de los documentos encontrados en la carpeta en valores como de las entidades bancarias. Igualmente los soportes allegados no cuentan con firmas de quien los elaboro, quien los recibe ni del Tesorero Municipal.
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES No. 038 del 04/11/08: La respuesta confirma lo dicho en la observación, igualmente aceptan que no facilitaron el informe a la comisión ni lo adjuntan. Por consiguiente se mantiene.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 032 del 4/09/08: La respuesta no concuerda con la observación planteada.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 039 del 1/06/09: En la respuesta reconocen que fue un error caligráfico, con lo cual no aclaran ni desvirtúan lo glosado.
• CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS No. 019 del 02/03/09 y No. 024 del 18/03/09, la entidad no remitió respuesta.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 068 del 2/12/10: En la respuesta no se refieren a las firmas de las planillas de los asistentes, ni a los soportes que legalicen los pagos acorde a lo exigido en el sentido de que se pagará únicamente el valor de los cupos realmente atendidos y gastos realizados.
Hallazgo No. 11 SUPERVISION E INTERVENTORIA (D)
Se contradice el artículo 2629 de la Ley 80 de 1993, en concordancia con el artículo 5330 de la misma ley, por la falta de control sobre la ejecución de los contratos, ya que los informes de gestión de los contratistas y de los supervisores no reflejan las labores desarrolladas, el avance y cumplimiento del objeto del contrato, pues corresponden a certificaciones sin detalles técnicos, como se evidencia en los contratos que se relacionan:
• CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 07 del 18/02/08: Las certificaciones de la supervisión del contrato, actas de recibo de liquidación, no detallan las labores, quienes las desempeñaron, cronogramas de ejecución y pagos realizados por cada uno de los ítems, (acueducto, transporte escolar, aseo en las instalaciones de la Alcaldía, aseo y limpieza de calles y programa de alimentación escolar) que demuestren la correcta ejecución y cumplimiento del objeto contractual.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 042 del 06/07/09: Los informes del interventor carecen de fecha, menús ofrecidos, cantidades y valores.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 062 del 27/10/09: En el clausulado del contrato, las actas de avance, recibo y liquidación del contrato no relacionan los beneficiarios del programa, que clase de obras se contrataron, cuales se recibieron y el valor de cada una.
29 ARTICULO 26. DEL PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD. En virtud de este principio:
1o. Los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato.
30 ARTICULO 53. DE LA RESPONSABILIDAD DE LOS CONSULTORES, INTERVENTORES Y ASESORES. Los consultores, interventores y asesores externos responderán civil y penalmente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría, interventoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de consultoría, interventoría o asesoría.
De la ejecución del contrato se observa solo un informe, el cual no comunica sobre la calidad de los materiales, de las bitácoras y memorias como se acordó en la Cláusula 11. Interventoría: Verificar la calidad de los materiales, exigir y supervisar las bitácoras y memorias de la obra.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 030 del 13/04/09: Objeto: Aunar esfuerzos entre al municipio y la Cabrerana para la ejecución del proyecto denominado estudios y diseños para el acueducto interregional de las veredas Ojo de Agua, Sardinas, Cuchillas, Santuario y Bocore del municipio xx Xxxxxxx. No se encontraron informes de supervisión e interventoría.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 071 del 13/11/09: Con los documentos soportes que reposan en la carpeta, no es posible comprobar el cumplimiento del contrato y su estado actual, contrato sin liquidar, lo que impide ejercer control y vigilancia al mismo.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 068 del 2/12/10: Objeto. Aunar esfuerzos para la realización de actividades para la promoción y prevención de la salud en el Municipio xx Xxxxxxx (S). Obligaciones Realizar 10 charlas para prevenir la obesidad; Hacer 5 talleres sobre alimentación saludable.
No se encuentran los informes del supervisor designado por la Alcaldía, como se estipuló en la cláusula novena numerales 1, 3 y 4.
Es de precisar que la Supervisión del contrato comparte responsabilidad, desde el inicio del mismo y hasta su terminación, la cual se ejerce mediante el seguimiento y comunicación de los diferentes hechos o situaciones que afecten el desarrollo del contrato, con el fin de conjurar las situaciones que afecten los recursos del Municipio, estos informes son requisito para los respectivos pagos.
El presente hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria por incumplimiento de las normas mencionadas.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD:
• CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS No. 07 del 18/02/08: “Las certificaciones presentadas por el supervisor toman como base las características técnicas de los servicios ofrecidos en la propuesta presentada por el oferente, donde detalla el personal necesario para desarrollar cada actividad. Efectivamente cada una de las actividades se desarrollan dentro de los plazos establecidos en el contrato”.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 042 del 06/07/09: “No es cierto que carezcan de fecha, detalle, de alimentos, como quiera que en los formatos de informe de interventoría se detalle el número de alumnos, alimentos a que corresponde los refrigerios los días que se presta en cada mes por semana el número de alumnos”.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 062 del 27/10/09: “Se puede apreciar de manera clara en los informes de interventoría los beneficiarios a obras ejecutadas, tipo de obra, calidad de los materiales, y en el anexo del acta parcial las cantidades de obra efectuadas.
En cuanto hace relación a los informes revisada la carpeta se encontró que existen dos informes, donde se puede evidenciar la calidad de los naturales, el tipo de obra que efectuó a cada beneficiario y el lugar donde se desarrollaron las obras y que fueron recibidas a satisfacción por cada uno de los beneficiarios en el acta de recibo se puede detallar las cantidades de obra efectuadas”.
CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 030 del 13/04/09: “No existe informe pues como quiera que se trata de un estudio el cual se allego al despacho y reposa en la carpeta de acueducto al acta de recibo final de fecha mayo 18 de 2009, como efectivamente se puede constar en la carpeta que aquí nos ocupa”.
CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 071 del 13/11/09: “Cabe anotar que este contrato esta en ejecución y cuenta con interventoría contratada por el departamento xx Xxxxxxxxx, supervisión por parte del departamento xx Xxxxxxxxx y supervisión por parte del municipio, supervisión por parte del fondo de regalías el cual ya se ha hecho auditoria por parte de la contraloría general xx Xxxxxxxxx, a la gobernación xx Xxxxxxxxx y a la empresa Cabrerana de servicios públicos”.
CONCLUSIÒN:
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 07 del 18/02/08: la respuesta no desvirtúa ni aclara la observación planteada.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 042 del 06/07/09: Con la respuesta adjuntan los documentos de la observación, los cuales no reposaban en la carpeta, prueba de esto es que los documentos no tienen rastro o copia de las perforaciones que den cuenta de su archivo. Por tanto no cumplieron con lo pactado en la carta de salvaguarda
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 062 del 27/10/09: No hay documento que soporte lo dicho en la respuesta, ni reposaba en la carpeta al momento de su revisión.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 030 del 13/04/09: El objeto se refiere a la ejecución del proyecto denominado estudios y diseños para el acueducto interregional de las veredas Ojo de Agua, Sardinas, Cuchilla, Santuario y Bocore del Municipio xx Xxxxxxx S.
Por tanto la respuesta no justifica que los estudios y diseños, los levantamientos topográficos, planos, planta y perfil de la línea de conducción y los cálculos hidráulicos, no cuenten con interventoría.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 071 del 13/11/09: Con la respuesta no aclaran el faltante de los documentos y cuál es el estado actual del contrato.
Hallazgo N. 12 SOBRECOSTOS (D -F)
La Administración Municipal, posiblemente realizó pagos superiores a los valores xxx xxxxxxx, o por servicios no prestados en perjuicio del erario público violando los principios consagrados en el artículo 20931 de la Constitución Política y artículo 26-432, de la ley 80 de 1993, lo cual se encontró en los contratos que siguen;
• CONTRATO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE No. 032 del 02/10/08: Las cláusulas de objeto y valor establecen el pago de 1.761 galones de ACPM con un valor total de $12.9 millones; se presume un mayor valor pagado por $1.1 millones por galón de ACPM, por cuanto según el Sistema de Información de petróleo y Gas Colombiano ACPM, para la fecha de la suscripción del contrato el valor por galón era de $6.249,21, el Municipio lo pagó a $ 7.322,00; de donde se establece un posible sobre costo por total cancelado en este contrato por aproximadamente $1.8 millones.
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES No. 061 del 04/10/10 (F):
En el contrato Cláusula segunda. Vigencia y plazo. Se pactó que sería de 60 días del calendario escolar contados a partir del acta de inicio, la cual se firmó el 04/10/10. El Rector y la Presidente de la Asociación de Padres de Familia del Colegio Integrado de Cabrera Santander, firman el 30/12/10 una certificación en la que se afirma que; “el servicio de transporte escolar fue prestado por el municipio entre el 4/10/10 y el 26/11/10, a los alumnos de
31ARTICULO 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.
32 ARTICULO 26. DEL PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD.
4o. Las actuaciones de los servidores públicos estarán presididas por las reglas sobre administración de bienes ajenos y por los mandatos y postulados que gobiernan una conducta ajustada a la ética y a la justicia.
este plantel”; es decir 38 días. Correspondientes al periodo escolar 2010 que son los días en que realmente se prestó el servicio.
La Entidad mediante acta parcial de avance No. 01 del 04/11/10, autorizó el desembolso de $16.3 millones y el acta de liquidación suscrita el 29/12/10 autorizó cancelar $16.3 millones, para un total de $32.6 millones; lo que muestra que se hicieron pagos sin los soportes del cumplimiento del objeto contractual, por un valor aproximado de $11.9 millones, correspondiente a los 22 días en los que no se prestó el servicio, lo que se configura en un presunto detrimento patrimonial en
$11.9 millones.
Es deber de la Administración velar porque en el desarrollo contractual, se haga uso de los mecanismos de ajuste y revisión de precios, de modo que no sobrevenga una mayor onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del municipio, circunstancia que no se tuvo en cuenta.
El presente hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria por incumplimiento de las normas mencionadas y fiscal.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD:
• CONTRATO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE No. 032 del 02/10/08: “Se hace necesario que esta importante comisión de la contraloría tenga en cuenta la figura tributaria de los descuentos que afecta todo tipo de contrato, suministro, servicios, obra interventoría etc. Para la época de suscripción del contrato en particular se hicieron los siguientes descuentos.
Además se debe tener en cuenta que el valor establecido por el sistema de información de petróleo y gas Colombiano, los distribuidores de la zona incrementan dicho valor, con un valor adicional correspondiente al transporte hasta el sitio de distribución más cercano del Municipio, costo que es mas variable teniendo en cuenta el sitio de donde lo transportan, hasta el sitio donde lo distribuyen y teniendo en cuenta igualmente el tipo de vehículo utilizado por cada distribuidor”.
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES No. 061 del 04/10/10: “(…) tal como consta en la misma carpeta en cuyos pliegos se establecieron las condiciones técnicas y de prestación del servicio, las cuales claramente describen que para el cálculo del valor se detalla la ruta, la unidad de medida que es por meses de prestación de servicios, las cantidades de meses a prestar el servicio, el número de vehículos necesarios por ruta y el número de estudiantes por ruta, lo cual conlleva claramente que el periodo por el cual se presta el servicio y se realiza el pago del contrato es por el numero de meses de prestación y el número de
vehículos para la prestación del servicio, lo cual se muestra claramente dentro de la minuta en mención.”
CONCLUSION:
• CONTRATO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE No. 032 del 02/10/08: los argumentos de la respuesta, no están sustentados con documentos que certifiquen lo expuesto por la administración.
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES No. 061 del 04/10/10: En la respuesta no aclaran la razón por la cual cancelaron 60 días escolares, cuando las fechas certificadas correspondientes a 38, es decir cancelaron 22 días sin que realmente se prestara el servicio de transporte.
Hallazgo N. 13 MANEJO DE RECURSOS DE ACUERDO A LO PACTADO (D):
En el contrato que sigue a continuación, se encontraron observaciones relacionadas con el manejo de los recursos y no se dio cumplimiento a lo pactado en el contrato, ni a los compromisos, lo cual se debe a fallas en el control y vigilancia a la gestión contractual.
• CONTRATO DE OBRA CIVIL No. 040 del 19/11/08: Según Acta de visita realizada por el Departamento Nacional de Planeación el 26/02/09 se informa que de acuerdo con el numeral 1 del artículo 2 de la Resolución 1068 del 13/09/04, el municipio utilizó los recursos asignados sin previa autorización de Planeación. En la misma Acta, se indica que el Municipio debe enviar la certificación de rendimientos financieros, copia de la consignación de los rendimientos financieros, de los recursos no utilizados y certificación de la cuenta de ahorros que Ecopetrol dispuso para el manejo de los recursos del proyecto.
Adicional a lo expresado, en las Observaciones y Conclusiones del Acta de visita, se menciona que con recursos FAEP se hicieron 50 metros lineales con $30.6 millones acorde a lo aprobado, y los otros 50 metros de la calle 8 se hicieron con recursos propios con $4.7 millones; lo que representa una diferencia de $26 millones en la construcción de la misma cantidad de obra.
Xxxxxxx se encontró la valla cuando se realizó la visita por parte del DNP, contemplada en el pliego de condiciones, la cual se estipuló en un valor de $1.5 millones.
Lo anterior puso en riesgo la correcta ejecución del contrato.
Xxxxxxxx con presunta incidencia disciplinaria, por incumplimiento de las normas mencionadas.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD:
• CONTRATO DE OBRA CIVIL No. 040 del 19/11/08: “(…) los recursos se encontraban disponibles en la cuenta bancaria abierta por el municipio para este proyecto, al momento de iniciar el proceso de selección abreviada de menor cuantía, para la ejecución del proyecto aquí referido, lo cual demuestra que el municipio si dio cumplimiento al numeral 1 del artículo primero de la resolución N. 1068 del 13 de septiembre de 2004 emitida por el DNP.
(…)Y que no es cierto la afirmación hecha por ustedes para la ejecución de 50 metros de la calle 8 con recursos propios por valor de $ 4.677.422 ya que dicho valor corresponde a la cofinanciación obligatoria del municipio para libre ejecución de este proyecto teniendo en cuenta que el municipio tenia $17.000 dólares y en el momento que el DNP efectuó el giro por parte del FAEP, el dólar bajo, lo cual obligo al municipio a realizar una mayor cofinanciación por valor de $ 4.672.422 que fue la diferencia que fue la caída xxx xxxxx del momento de la apropiación y el giro de los recursos
(…) Con respecto a la valla estas se instalo cumpliendo con las instalaciones del contrato”.
CONCLUSION:
• CONTRATO DE OBRA CIVIL No. 040 del 19/11/08: De lo dicho en la respuesta frente a la apertura de la cuenta bancaria para el manejo de los recursos, en la carpeta del contrato no se encontró evidencia lo esto ni allegan soportes.
Para el punto del manejo de los recursos no aportan documentos que evidencien lo dicho ni reposaban en la carpeta.
En cuanto a la valla, no hay registro en la carpeta ni soportes que de fe de lo alegado por la administración.
Hallazgo N. 14 MISMO OBJETO CONTRACTUAL (F)(D)
Se encontró que la Entidad suscribió 2 Convenios Interadministrativos, con las irregularidades que se reflejan a continuación:
Tabla 5
Contratos suscritos con la Ese San Xxxxx Xx Xxxxxxx
Cifras en pesos
No. | Fecha | Valor | Contratista | No. Alumnos | Objeto | Plazo |
042 | 06/07/09 | $43.228.800 | ESE XXXXXX XX XXXXX XXX XXXXX XX XXXXXXX | 000 | Suministro de refrigerios a menores escolarizados | 76 días |
043 | 06/07/09 | $30.506.400 | ESE XXXXXX XX XXXXX XXX XXXXX XX XXXXXXX | 000 | 76 días |
Fuente: información suministrada por la entidad y contratos
La tabla nos muestra que los relacionados convenios fueron suscritos el mismo día, con idéntico objeto, con el mismo contratista, e igual plazo de ejecución.
Frente al número de alumnos de los dos convenios, sumados nos da 545; en el estudio elaborado por la Secretaria de Educación del Departamento xx Xxxxxxxxx, para el Programa de Alimentación y Nutrición – PAN, indica que la población escolar de edades entre 5 a 17 años, de preescolar a básica de instituciones educativas del Municipio xx Xxxxxxx S., es de aproximadamente 300 niños.
En los estudios de necesidad y conveniencia se refieren al funcionamiento del programa de alimentación escolar y en los objetos de los dos contratos; en el 042 se refiere a la prestación de suministro de refrigerios y el 043 a la prestación de servicios de suministro de mini almuerzos; sin embargo, en las ofertas, contratos, informes, actas de recibo y de liquidación, no relacionan la cantidad de almuerzos o refrigerios suministrados, el menú y el valor de cada uno de ellos, lo cual crea incertidumbre frente a los objetos contractuales, y al cumplimiento de los mismos.
Se presume un detrimento fiscal en $30.5 millones, toda vez que con el objeto del convenio No. 042 del 06/07/09, se satisfacen las necesidades de la población escolar del Municipio.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD:
• Contrato interadministrativo No. 042 del 06/07/09
• Contrato interadministrativo No. 043 del 06/07/09
“El objeto contractual corresponde al suministro de refrigerios el cual corresponde al contrato No. 042, suscrito el día 06 de julio de 2009. El contrato 043 corresponde al suministro de almuerzos. Dentro de la ejecución del contrato interadministrativo n 042 de 2009 para el suministro de refrigerios a una población escolar de aproximadamente 320 niños escolarizados del colegio integrado xx xxxxxxx sede A y todas sus sedes rurales. Mientras el contrato interadministrativo
n. 043 de 2009 que corresponde a almuerzos se suministra a 225 alumnos aproximadamente durante 76 días que son los estudiantes de la sede A, es decir en el casco urbano, pues a las sedes rurales no se suministra almuerzo, sino solo refrigerios.
El número de alumnos para refrigerio corresponde 320 y para el suministro de almuerzos es de 225 aproximadamente lo cual no implica que sean 545 almuerzos como erradamente se hizo decir en el estudio elaborado por la secretaria de educación departamental para el programa PAN. (…), el total de alumnos del municipio xx xxxxxxx es 320 aproximadamente para la vigencia 2009.”
CONCLUSION:
Frente a las consideraciones de la respuesta, no es cierto lo dicho toda vez que el objeto de los dos contratos es similar. Igualmente se firmaron el mismo día para ejecutar en el mismo periodo, 76 días; el primero por $43.2 millones y el segundo por $30.5 millones, y dirigidos a la misma población escolar, por tanto lo observado se mantiene.
Hallazgo No. 15 PÒLIZAS (D)
El artículo 7º, Ley 1150/07, de Las Garantías en la Contratación, y artículo 7 del Decreto 4828/08. Suficiencia de la garantía, normas incumplidas por la entidad, al no exigir las pólizas que amparen y respalden el cumplimiento de los objetos contratados, se encontraron contratos que presentan fallas en las pólizas de garantías a saber;
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 062 del 27/10/09: La póliza No. 00-00-000000000 expedida el 28/10/09 ampara manejo de anticipo y cumplimiento, no ampara la estabilidad de las obras.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 030 del 13/04/09: La póliza de garantía No. 00-00-000000000 expedida el 16/04/09, no ampara el anticipo del 50%, es decir $19.5 millones.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 072 del 23/12/09: La póliza no cubre la totalidad del anticipo entregado al contratista.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 060 del 15/10/09: El valor de la póliza de seguro se liquida únicamente por el costo directo, $111.1 millones, cuando el contrato se suscribió por $139 millones, es decir que se excluye el valor del A.I.U., de donde se evidencia que el 25% de los recursos quedan desamparados, actuación que contraviene el Decreto 4828 de 2008. Garantías.
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES No. 061 del 04/10/10: En los documentos soportes del contrato no se encontró, seguro de responsabilidad civil extracontractual, con lo que se incumple la cláusula cuarta del contrato: Garantías numeral 2; ni soportes de los pagos de seguridad social durante la ejecución del contrato.
Lo anterior debido a fallas en el ejercicio del control, manejo y supervisión de la gestión contractual lo cual expone a riesgo de pérdida los dineros del Estado.
El presente hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria por incumplir la norma referida.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 062 del 27/10/09: “Por tratarse de un convenio interadministrativo el municipio tiene la direccionalidad de solicitar las pólizas que amparan el riesgo y se solicita el amparo y buen manejo del anticipo y cumplimiento.
A su vez la empresa Cabrerana de servicios, selecciona un contratista el cual explícitamente le solicitan todas las pólizas dentro de las cuales fue, el amparo a la estabilidad de las obras ejecutadas por el contratista que ha seleccionado la empresa de servicios, lo que implica que en ningún momento se ha desamparado la estabilidad de la xxxx.xx decir este riesgo se cubre por el contratista”.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 030 del 13/04/09: “De acuerdo a lo establecido en el articulo siete de la ley 1150 de 2007 (…). Las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito en los interadministrativos, en los de seguro y en los contratos cuyo valor sea menor al 10% de la menor cuantía a la que se refiere esta ley”.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 072 del 23/12/09: “Se aclara que en la clausula tercera del clausulado de contrato en mención se pacta la cancelación del valor del contrato de la siguiente manera: el 30% del valor del contrato como anticipo y el saldo al 70 % mediante actas parciales de ejecución de obra, valor que se encuentra asemejado con la póliza de garantía numero 303751 expedida por LIBERTY SEGUROS S.A., por lo cual su afirmación no es cierta”.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 060 del 15/10/09: “En ningún momento se desamparo los recursos del estado ya que efectivamente se solicito a los pliegos de caducidad del proceso, el aseguramiento del contrato y se cumplió a cabalidad con lo exigido por la ley tal como se puede constatar en la resolución de aprobación de póliza N.341 de octubre 26 de 2009, donde se expide el cumplimiento por parte del contratista del
aseguramiento del contrato en los porcentajes exigidos en las pólizas de caducidad. (Anexo fotocopia póliza y resolución de aprobación)”.
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES No. 061 del 04/10/10: “(…), revisada la carpeta del contrato en mención se pudo verificar que efectivamente si existe y aprobó la póliza de responsabilidad civil extracontractual corresponden 96-40- 1013225 expedida por la aseguradora seguros del estado, (anexo copia de la póliza). Revisados los pagos de tesorería efectuados al contratista se verifico que efectivamente se realizaron los pagos de seguridad social por parte del contratista”.
CONCLUSION:
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 062 del 27/10/09: De la respuesta se infiere que efectivamente no contemplaron en el contrato, ni se exigió en la póliza la garantía de estabilidad de las obras.
La exigibilidad de las garantías de cumplimiento dependerá de la naturaleza de los compromisos asumidos y estará librada al principio de la autonomía de la voluntad, sin embargo en tratándose de obras se debe garantizar la estabilidad de esta en los términos del Artículo 133 del Decreto 2493 de 2009.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 030 del 13/04/09: Ley 1150/07 ARTÍCULO 7o. DE LAS GARANTÍAS EN LA CONTRATACIÓN. “Las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los interadministrativos, en los de seguro y en los contratos cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuantía a que se refiere esta ley, caso en el cual corresponderá a la entidad determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así como en los demás que señale el reglamento”. (Subrayado fuera de texto).
Visto lo anterior se concluye que la Alcaldía, haciendo uso de la autonomía de la voluntad; para este contrato interadministrativo exigió garantía, pero esta no es suficiente para cubrir el anticipo.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 072 del 23/12/09: Si bien es cierto se pactó un anticipo del 30%, en el Acta de inicio del 30/12/09, se incumplió el mismo, por cuanto autorizan el pago del anticipo del 50% por $23.7 millones y la póliza solo ampara el 30%.
33 Artículo 1°. Modifíquese el artículo 7° del Decreto 4828 de 2008, el cual quedará así:
Artículo 7°. Suficiencia de la garantía.
7.6 Estabilidad y calidad de la obra. El valor de esta garantía se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. Su vigencia se iniciará a partir del recibo a satisfacción de la obra por parte de la entidad y no será inferior a cinco (5) años, salvo que la entidad contratante justifique técnicamente la necesidad de una vigencia inferior.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 060 del 15/10/09: en atención a que en la respuesta no aclaran ni justifican la diferencia de las cifras aseguradas y desamparadas.
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES No. 061 del 04/10/10: En la revisión de los documentos que reposaban en la carpeta facilitada por la Administración, no se encontró la póliza ni esta la adjuntan a la respuesta, ni los soportes de los aportes a salud y pensión.
La entidad no soporta con documentos los argumentos esgrimidos.
Hallazgo No. 16 PROCESO LICITATORIO (D)
El Consejo de Estado - Sala de Consulta y Servicio Civil Radicación 1373 del 14/09/0134, se pronuncio frente al fraccionamiento de contratos, y evasión del proceso licitatorio; el municipio presuntamente vulneró el artículo 2435 de la Ley 80/93, Principio de transparencia en los contratos que siguen;
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 028 del 29/04/10: Objeto: Programa de saneamiento básico con mejoramiento de vivienda, mediante la construcción de módulos en el municipio xx Xxxxxxx. Valor: $101.707.366
• CONTRATO DE OBRA PÚBLICA 026 del 23/02/10: Objeto es: Programa de saneamiento básico con mejoramiento de vivienda, mediante la construcción de módulos en el municipio xx Xxxxxxx, $104.9 millones, más
$51.9 millones para un total de $156.8 millones.
Estos contratos se suscribieron con dos (2) meses de diferencia con el mismo objeto, con el mismo contratante y por valor muy similar; lo que refleja una posible evasión del proceso licitatorio, toda vez que no es claro el propósito de suscribir 2 contratos para desarrollar un mismo objeto.
34 CONTRATACIÓN ESTATAL - Fraccionamiento de contratos / FRACCIONAMIENTO DE CONTRATOS - Prohibición / SELECCIÓN OBJETIVA DEL CONTRATISTA - Principios a los que debe sujetarse elaboración xx xxxxxx de condiciones / PLIEGO DE CONDICIONES - Principio de igualdad.
El estatuto actual traduce el querer del legislador de evitar por todos los medios la posibilidad de que la administración haga nugatorio el mandato de obligatoriedad de la licitación o procedimiento de escogencia objetiva del contratista, y así impedir que los contratos queden en cabeza de uno solo o pocos contratistas. De manera que la facultad de la administración para elaborar unilateralmente los pliegos de condiciones está regida, en primer lugar, por el cumplimiento de la finalidad de interés general del contrato que se trate y por el principio de legalidad, y en segundo lugar limitada por los principios de transparencia, imparcialidad y de buena fe, este último inmerso en toda la actividad contractual. Todo ello impide a la entidad licitante introducir en los pliegos condiciones o reglas que contraríen el principio de igualdad para beneficiar a determinado licitante, como cuando se establecen condiciones que de antemano se sabe que sólo podría cumplir una persona natural o jurídica determinada, o bien "que puedan calificarse como abusivas, vejatorias o leoninas". Tampoco podrá dejar en cabeza de un solo contratista varios contratos con el mismo objeto, pues mediante el fraccionamiento de contratos se elude el proceso licitatorio, lo que constituye favorecimiento indebido, en la forma en que antes quedó expuesto.
35ARTICULO 24. DEL PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 060 del 15/10/09: Para este contrato INVIAS el 31/10/09 giro al municipio xx Xxxxxxx recursos por $142.5 millones, para ejecutarlo sin exceder la cuantía mínima36 para contratar en esta vigencia; así mismo, se expidió un C.D.P. por $139 millones; posteriormente, el municipio aprobó y giro $3.5 millones adicionales, con los cuales se completaba el total de los recursos recibidos del INVIAS y que con los mismos, se superaba la cuantía mínima aprobada para el municipio. En atención al monto de la contratación se debió adelantar proceso licitatorio.
Este hallazgo tiene presunta connotación disciplinaria por inobservancia de las normas citadas.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD:
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 060 del 15/10/09: “Se declara a su despacho que el proceso de selección abreviada se inicio con la expedición del CDP 09-00647 de septiembre 03 de 2009 el cual se está confundiendo con registro presupuestal numero 09-00825 de octubre 15 de 2009 por valor de $138.999.246 pesos. Efectivamente se aclara a su despacho que esta selección abreviada de obra pública corresponde a un convenio que firmo, numero 1020, por valor $142.500.000 pesos y efectivamente como en el convenio tal como puede observarse tal como se determino que las pólizas o garantías del convenio aquí referido tenían un valor de $2.500.505 pesos los cuales se descontaron del valor total del convenio, había que restarle lo referente a pólizas y el valor restante fue la selección abreviada que adelanto el municipio xx xxxxxxx y en ningún momento se evadió el proceso licitatorio las obras y procesos unitarios fueron concertados y viabilizados por INVIAS por los supervisores de este, y el objeto contractual se realizo tal como se establece dentro del acta de recibo final que reposa dentro de los folios referidos en el contrato por valor 138.999.246 como efectivamente se puede constatar en los pagos y que en ningún momento se excedieron los pagos por valor de $1.000.249 (anexo pagos)”.
• CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. 028 del 29/04/10: “(…) el objeto de este contrato corresponde a un programa de saneamiento básico y mejoramiento de vivienda en el municipio xx xxxxxxx, cuyas obras, cantidades, y beneficiarios están determinados de manera clara en los pliegos, en el acta del concejo de gobierno y las obras a ejecutar se encuentran en los planos anexos a los pliegos de condiciones, este proceso como son conocidos tipo módulos de vivienda , tipos sencillos, módulos de dos piezas tipo, módulos de una pieza, determinar que el oferente contractual difiere completamente al objeto”.
36 $139.132.000 mínima cuantía para la vigencia 2009
• CONTRATO DE OBRA PÚBLICA No. 026 DE FEBRERO 23 DE 2010: Cuyo objeto es el siguiente: programa de saneamiento básico con mejoramiento de vivienda mediante la construcción de módulos en el municipio xx xxxxxxx, es decir y tal como ustedes lo pudieron comprobar está compuesta por una casa que le entregaron al beneficiario para solucionar su problema de habitabilidad lo que respecta al contrato 028 lo que hace es mejorar la vivienda que las personas ya tienen.
En la anterior exposición se muestra de forma clara se trata de dos objetos totalmente diferentes que su contratación se produjo en debida forma, que en ningún momento se pretendió evadir los procesos de selección objetiva, antes por el contrario somos absolutamente rigurosos en las formas de todos los procesos contractuales en particular el objeto que aquí nos ocupa”.
CONCLUSION:
• CONTRATO DE OBRA PÚBLICA No. 060 del 15/10/09: No es de recibo para la Comisión lo alusivo a la posible confusión del CDP con el Registro Presupuestal, ya que en la carpeta reposaban los documentos sobre los cuales recae la reflexión; de otra parte no allegan soportes de los pagos, así como certificación donde se evidencia los desembolsos realizados
• CONTRATO DE OBRA PÚBLICA No. 028 del 29/04/10: Revisados los contratos, el objeto es idéntico en ambos casos y con el mismo contratista. La aclaración presentada no resuelve todas y cada una de las observaciones de los contratos referidos, razón por la cual el hallazgo se mantiene.
Hallazgo No. 17 CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL - CDP (D)
La entidad municipal no diò aplicación a los artículos art. 25-637, 41 de la Ley 80/93 y artículo 71 del Decreto 111/96, en los contratos que se relacionan:
• CONTRATO DE OBRA PÚBLICA No. 060 del 15/10/09: El contrato se ejecutó sin el C.D.P. y Registro presupuestal de la adición, requisitos necesarios para respaldar los recursos agregados y girados, por
$3.7millones.
• CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES No. 021 del 29/01/10: El CDP y Registro presupuestal no reposan en la carpeta del contrato. Lo anterior se origino en fallas en la etapa precontractual.
37Artículo 25-6. Las entidades estatales abrirán licitaciones o concursos e iniciarán procesos de suscripción de contratos, cuando existan las respectivas partidas o disponibilidades presupuestales.
El presente hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria por inobservancia de las normas señaladas.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD:
• CONTRATO DE OBRA PÚBLICA No. 060 del 15/10/09: “No es cierto su afirmación que el contrato se haya ejecutado sin CDP revisada la carpeta existen todos los documentos CDP N. 09-00647 del 03 de septiembre de 2009, en ningún momento se relacionan dos CDP, existen dentro de la carpeta un CDP que corresponde al N. 09-00647 por valor de $ 139.000.000 millones de pesos de septiembre 03 de 2009 y un XX X. 00- 00000 xx 00 xx xxxxxxx xx 0000 por valor de $138.999.246”.
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES No. 021 del 29/01/10: “CDP – 10-00088 28 de enero de 2010 por valor de $ 37.000.000 RP – 10-00066 29 enero de 2010 por valor de $ 37.000.0000. Revisada la carpeta se logra verificar si existen se anexa”.
• CONTRATO DE OBRA PÚBLICA No. 026 del 23/02/10: Sin respuesta.
CONCLUSION:
• CONTRATO DE OBRA PÚBLICA No. 060 del 15/10/09: No hay soportes que confirmen lo dicho en la respuesta, ni se encontraron en la revisión de la carpeta.
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES No. 021 del 29/01/10: No soportan lo alegado en la respuesta con la copia de los mencionados documentos, ni estos se encontraron en la revisión adelantada a la carpeta del contrato, la misma continúa.
• CONTRATO DE OBRA PÚBLICA No. 026 del 23/02/10: La entidad no se pronunció frente a esta observación, por tanto esta se mantiene.
Hallazgo No. 18 APLICACIÓN MECI (D)
Los principios de la función administrativa consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política; principalmente el de Eficacia y cuyo fin es procurar el buen manejo de los recursos, fue omitido en los contratos siguientes:
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 014 del 18/01/10: Objeto. Prestación de servicios profesionales para el seguimiento y evaluación del MECI, en la Alcaldía xx Xxxxxxx S. Valor. $13.2 millones.
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES No. 038 del 04/11/08: Objeto. Asesoría en el diseño e implementación del MECI. Valor $10.4 millones, del 04/11/08.
No obstante la suscripción de los anteriores contratos, se evidenció que la Alcaldía, no cuenta con mecanismos de control interno, ni MECI adoptados, no ha implementado y puesto en práctica las recomendaciones, observaciones y sugerencias formuladas en el informe presentado por el contratista; a pesar de existir actas de cumplimiento y liquidación suscritas por la supervisora.
Por tanto se considera que la Alcaldía si bien es cierto, recibió el producto contratado, no lo aplica en el desarrollo de sus funciones misionales, y la Administración no hizo uso adecuado del beneficio que representaba el mismo, consecuencia de lo anterior se refleja en el número de observaciones, producto de la auditoria adelantada por la Contraloría General de la República.
Aunado a lo anterior, la Alcaldía el 07/04/08 suscribió un contrato de prestación de servicios personales por $5.5 millones, con el objeto apoyar la gestión de la administración municipal, para redactar y sustanciar el manual o reglamento interno de contratación; sin embargo a la fecha de la visita de Comisión, la Entidad carece del Manual de Contratación, situación corroborada mediante el oficio No.
297 del 27 de septiembre de 2011, donde el señor Alcalde informa que: “el municipio no cuenta con manual de contratación nos regimos a lo estipulado en el estatuto general de contratación…” y con las pruebas de recorrido y entrevista realizada al responsable del área.
Sumado a lo referido, el municipio carece del libro radicador de contratos. Estos no se numeran en forma consecutiva, se observaron varios con el mismo número adicionalmente no se ha implementado ni se ejerce control interno al área de contratación, lo cual se refleja en las hallazgos producto de la auditoria adelantada a la contratación del municipio.
Lo expresado en párrafos anteriores, afectan el ejercicio del control y vigilancia a la contratación lo que conlleva a poner en riesgo los dineros del estado, por la dificultad para hacer el seguimiento e inspección respectiva.
Xxxxxxxx con presunta incidencia disciplinaria. RESPUESTA DE LA ENTIDAD:
“En lo que respecta a este punto se resalta que para la vigencia de 2008, se
contaba con la guía de contratación como documento fuente para la contratación por cada uno de las modalidades de contratación al interior de la entidad la cual fue entregada por el contratista, la cual se formulo bajo los parámetros del régimen de contratación estatal. De la misma manera se realizo proyecto de Acuerdo
Municipal para la respectiva aprobación ante el Honorable Concejo Municipal de la guía de contratación, la cual reposa en la entidad.
Sumado a lo referido, el municipio carece del libro radicador de contratos, éstos no se numeran en forma consecutiva, adicionalmente, no se ha implementado el control interno.
Rta/ A lo anterior se evidencia que el responsable de la contratación como medio de control lleva una agenda radicadora, la cual se dio a conocer al grupo auditor en donde se relaciona de manera consecutiva los contratos suscritos por la entidad para cada una de las vigencias. Para así de esta manera ejercer un control en la contratación de manera consecutiva”
CONCLUSION:
La respuesta frente al manual de contratación contradice lo afirmado por el señor Alcalde en su oficio No. 297 del 27/09/11, en el cual señala que: “el municipio no cuenta con manual de contratación nos regimos a lo estipulado en el estatuto general de contratación…”
En las pruebas de recorrido, entrevista realizada al responsable del área, y en la evaluación al manual de contratación realizada el 27/09/11, y firmada por la Secretaria de Gobierno responde que no existe manual de contratación.
Frente a la agenda radicadora de contratos, en ningún momento se dio a conocer al Equipo Auditor, y la falta de control en la numeración de los contratos en cada vigencia es evidente, toda vez que se encuentran varios con números repetidos, lo cual dificulto su identificación y revisión.
En atención a que la observación no fue aclarada ni aportaron pruebas que la desvirtúen, esta se mantiene, pero su incidencia cambia en atención a que el contratista cumplió con el objeto contratado, y la responsabilidad de implementarlo es de la Administración Municipal, y a pesar de contar con el insumo no lo ha adoptado por fallas en su gestión, pero la administración no lo pone en práctica.
Por la situación descrita, se considera procedente advertir el riesgo de pérdida de los recursos al no darle a estos el uso, cuyo fin justifico la suscripción del contrato, pues este gasto no benefició al municipio, ni la administración hizo uso adecuado del beneficio que representaba el mismo.
Hallazgo No. 19 GASTOS MANTENIMIENTO Y COMBUSTIBLE (D)
Los principios de la función administrativa consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política, y el Decreto de austeridad del gasto No. 1737/98, cuyo fin es
procurar el buen manejo de los recursos, fueron omitidos en los contratos siguientes:
Se encontraron contratos por conceptos de combustibles, lubricantes, mantenimientos a la volqueta y bus xx Xxxxxxx S, como se muestra en el siguiente cuadro:
Tabla No. 6
Contratos de mantenimiento y combustibles Vigencias 2008, 2009 y 2010
Cifras en pesos
vigencia | 2008 | 2009 | 2010 | ||||
tem | Cantidad Contratos | Valor $ | Cantidad Contratos | Valor | Cantidad Contratos | Valor $ | |
Mantenimiento, combustibles y lubricantes para la volqueta propiedad del municipio | 23 | 49.198.702 | 21 | 82.949.700 | 6 | 24.709.750 | |
Otros (mantenimientos bus, combustible CTI, policía) | 6 | 25.303.800 | 3 | 9.006.428 | 5 | 47.453.500 | |
Total | 00 | 00.000.000 | 00 | 00.000.000 | 00 | 00.000.000 | |
Fuente: listado de contratos vigencias 2008, 2009 y 2010
El gasto de $238.6 millones, en las 3 vigencias, por los conceptos referidos, no cuenta con una justificación técnica teniendo en cuenta que el parque automotor del municipio lo conforman solo 2 vehículos (Volqueta y bus), y que en la entidad territorial no cuenta con hojas xx xxxx o de vida de los automotores que permitan evidenciar la necesidad de los mantenimiento, insumos y repuestos.
El presente hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria por posible incumplimiento en las normas relacionadas con la austeridad del gasto público.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD:
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No.. 014 del 18/01/10: “Contrato de prestación de servicios profesionales no. 038 del 04/11/08: Objeto: Asesoría en el diseño e implementación del MECI. VALOR:
$10.400.000 el día 04 de noviembre de 2008.
En lo que respecta a este ítem en el informe por el grupo auditor expresa que la Administración Municipal de Xxxxxxx xx Xxxxxxxxx recibió el producto contratado por parte del contratista, dando así cumplimiento al objeto pactado. De la misma manera se dio la implementación y desarrollo a través de la puesta en práctica de las recomendaciones, observaciones y sugerencias formuladas en el desarrollo
del trabajo por parte del responsable y demás funcionarios de la entidad como fueron:
En listan en la respuesta 30 actos administrativos y actividades, relacionadas con capacitación, formatos SISED, manual de procedimientos almacén e inventarios, Manual de procedimiento control interno contable MECICO, manual de procedimientos SICE, Guía de procedimientos área de contratación, mapa de riesgos institucional, entre otros.
Se resalta que las anteriores acciones se realizaron al interior de la entidad por cada uno de los funcionarios de conformidad a las sugerencias y recomendaciones realizadas por el contratista a fin de dar continuidad en el sostenimiento y mantenimiento del Modelo Estándar de Control Interno por parte de los empleados de la entidad ya que el Control interno no solo es responsabilidad de la Secretaria de Gobierno si no de todos los funcionarios de la entidad”.
• CONTRATOS DE COMBUSTIBLES, LUBRICANTES, MANTENIMIENTOS A LA VOLQUETA Y BUS XX XXXXXXX(S): “Porque los gastos en mantenimiento, combustible y lubricantes los determina la misma Policía, el CTI, la Fiscalía a través de sus solicitudes que elevan a la Administración Municipal, de lo cual se infiere que las rutas de los órganos de investigación y la Policía son determinados de manera autónoma atendiendo las condiciones de seguridad en cada una de la jurisdicción de operación, por lo cual por supuesto por disposición legal no debe existir rutas previstas.
Realmente lo que la volqueta y el bus gastan en mantenimiento, que son recursos totalmente diferentes son inferiores a los determinados por la Comisión auditora, sólo hasta con observar de manera detenida y con los documentos que reposan en la administración municipal que para la vigencia 2008 en mantenimiento, combustible y lubricantes del bus y la volqueta para la vigencia 2008 ascendía a la suma de 61.278.352; al igual para la vigencia 2009 entre los dos vehículos
$73.969.800 y para la vigencia es realmente $283.369.750 lo cual no es cierto.
(…) cuando esta administración llegó en el 2008 este vehículo estaba en un parqueadero totalmente obsoleto, se había fundido el motor, es decir estaba prácticamente este vehículo y fue necesario hacer una inversión para el arreglo y ponerlo en funcionamiento, para que atendiera las múltiples funciones que requiere el Municipio y por supuesto que si la administración municipal hace un contrato de mantenimiento y reparación de los vehículos es porque realmente se necesita exista o no exista hoja xx xxxx, es más en los municipios de primera y segunda categoría donde existen funcionarios que lleven este tipo de rutas también se le hace mantenimiento a los vehículos y comparativamente con el Municipio xx Xxxxxxx resulta más alto el mantenimiento, suministro de lubricantes y el combustible que en el Municipio”.
CONCLUSIÓN:
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 014 del 18/01/10: OBJETO. Prestación de servicios profesionales para el seguimiento y evaluación del MECI, en la Alcaldía xx Xxxxxxx S., valor $13.2 millones.
• CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES No. 038 del 04/11/08: Objeto. Asesoría en el diseño e implementación del MECI, valor $10.4 millones el día 04/11/08.
De los actos administrativos y tareas que la Administración relaciona en la respuesta, precisamos: Que en la prueba de recorrido adelantada el 29/09/11 y consulta de la matriz de riesgos se encontró que para los años 2008, 2009 no existía y para el 2010 se elaboro la matriz, sin embargo no la aplican y no ejercen control interno al proceso contractual.
Frente a los otros actos administrativos relacionados en la respuesta, durante la visita de la Comisión estos no se dieron a conocer, ni fueron puestos a disposición, no obstante el compromiso de la carta de salvaguarda.
• CONTRATOS DE COMBUSTIBLES, LUBRICANTES, MANTENIMIENTOS A LA VOLQUETA Y BUS XX XXXXXXX (S): No obstante lo dicho por la entidad en su respuesta, no allegan soportes de las facturas canceladas donde se evidencie la relación de repuestos, precios; cantidades de galones de combustible y precios entre otros.
Las cifras del número de contratos y sus valores, se tomaron de los listados contractuales e información financieras suministrada por la entidad.
Hallazgo No. 20 FALTANTE DE OBRA EN CONTRATOS (IP)
En visita efectuada a los beneficiarios de mejoramientos de vivienda de los contratos Nos. 10 de 2008; 33 y 62 de 2009 suscritos por el Municipio para obras de mejoramiento de vivienda y calidad de vida de los mismos, según las actas de Consejo de Gobierno Municipal que reposan en las carpetas de los contratos mencionados, se encontró lo siguiente:
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 062 del 27/10/09: Objeto. Aunar esfuerzos entre al municipio y la CABRERANA para la ejecución del proyecto denominado programa de saneamiento básico y mejoramiento de vivienda en Xxxxxxx S. Valor: $90.4 millones.
En la visita realizada por la Comisión de la CGR el día 10/10/11, se encontró que la propietaria no cuenta con el beneficio de vivienda o mejoramiento en el año
2009; sin embargo en Acta de Consejo de Gobierno del Municipio de Cabrera Santander adelantada el 05/11/09, aparece con un beneficio asignado.
• CONTRATOS Nos. 10 de 2008 – 33 de 2009 – 62 de 2009: Aparece un mismo beneficiario en los 3 contratos relacionados y en las Actas de Consejo de Gobierno de fechas 05/10/09 y 03/03/09, solo se evidenciaron 2 obras realizadas en el año 2009, una casa y una habitación en predios diferentes; por tanto se presenta un faltante de obra indeterminado frente a los contratos.
• CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 10 del 17/12/08: Objeto. Aunar esfuerzos entre el Municipio xx Xxxxxxx y Cabrerana S.A. E.S.P., para la ejecución del proyecto Programa de Saneamiento Básico con mejoramiento de vivienda en el Municipio xx Xxxxxxx S. Valor. $91.5 millones.
Un solo propietario figura en dos beneficios aprobados en el Acta de Consejo de Gobierno del 03/03/09, pero solo se encontró una obra que consta de baño y habitación.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 033 del 20/04/09: Objeto. Aunar esfuerzos entre al municipio y la CABRERANA para la ejecución del proyecto denominado programa de saneamiento básico y mejoramiento de vivienda en Xxxxxxx. Valor $148.7 millones.
Aparece una persona con 2 beneficios aprobados en Actas de Consejo de Gobierno del 05/10/09 y 03/03/09, pero se halló una sola obra (un baño).
Analizadas la Actas de Consejo de Gobierno de fechas 05/10/09 y 03/03/09, se encontró que en las 2 actas se repiten como beneficiarios 4 personas, situación que crea incertidumbre en cuanto a, sí se trata de la construcción de una misma obra al mismo beneficiario, pues los documentos soportes del contrato no especifican el tipo de obras que se construyeron a los beneficiados.
Las irregularidades expuestas representan un presunto detrimento fiscal, por el valor de las obras faltantes, en cada uno de los predios de los beneficiarios relacionados, sin embargo no es posible determinar el costo de las mismas, ya que en los estudios de necesidad y conveniencia, oferta, contrato, informes de interventoría y del contratista no se detallan las construcciones realizadas a cada uno de los beneficiarios del proyecto y su valor individual.
La situación expuesta obedece a la indebida gestión de los interventores y supervisores que certifican el recibo de las obras y cumplimiento de los contratos a cabalidad, sin adelantar la inspección ocular y verificación de las cantidades y calidades de obra ejecutadas.
Con lo anterior se está poniendo en grave riesgo los dineros del Estado, igualmente esta situación impide adelantar los respectivos cobros de las pólizas que garantizan y respaldan el cumplimiento de los contratos: A efectos de determinar el presunto daño fiscal, se solicita adelantar Indagación Preliminar.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD:
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 062 del 27/10/09: “Efectivamente a la xxxxxx Xxxxxx no se le ha construido su mejoramiento de vivienda. Efectivamente el acta de concejo de gobierno contempla una priorización de posible beneficiarios y con base en un estudio socioeconómico que elaboro la administración municipal, que refleja el estado de las viviendas y las solicitudes hechas de forma escrita y verbal a la administración municipal xx xxxxxxx. Al momento cuantificar el presupuesto oficial con base a las visitas realizadas a cada beneficiario y lo que realmente requería cada beneficiario, los recursos municipales en ese momento se determino que en visitas realizadas por planeación se determino en la elaboración del presupuesto que los recursos que en el momento disponía la administración municipal no cubrían la totalidad de las obras a realizar a los beneficiarios priorizados en el concejo municipal Gobierno razón por la cual se beneficiaron Xxxxxxx Xxxxxx no puede ser beneficiaria de este contrato.
De acuerdo a lo anterior y teniendo como acta de recibo y liquidación los informes de interventoría se determina que en ningún momento hay faltante de obra, ya que la obra contratada se ejecuto en su totalidad tal como se pudo constatar y lo evidencio estas comisión en estas visitas que realizó”.
• CONTRATO 000 XX 00 XX XXXXXXXXX XX 0000: “Revisada la carpeta que contiene el contrato interadministrativo 010 del 17 de diciembre de 2008 se pudo evidenciar que en ningún momento existe el beneficiario Xxxxxx de la vereda cuchillas, al cual efectivamente se le construyo un mejoramiento como consta en el contrato interadministrativo N.033 del 20 xx xxxxx de 2009, en consecuencia en ningún momento existe faltante de obra, como efectivamente se puede constatar en el recibo de liquidación e informes del respectivo convenio”.
• CONVENIO INTERADMINISTRATIVO N. 033 DE 00 XX XXXXX XX 0000: “Efectivamente a la xxxxxx Xxxxx se le construyo un baño con pozo séptico con sus demás adecuaciones y que cuya ejecución corresponde a la ejecución del convenio interadministrativo 033 de 2009.y en ningún momento hay faltante de obra, pues a la beneficiaria se le construyo con los recursos del convenio aquí referido.
Con respecto al beneficiario Xxxxxx Xxxx de la vereda altico efectivamente aparece en dos actas, pues a él se le realizaron un baño y después se le hizo una habitación.
Igualmente al señor Xxxxxxx Xxxxxx efectivamente se le han construido dos obras tal como puedo constatar esta importante comisión, son obras que corresponden a contratos diferentes.
(…) por el contrario las cantidades de obra fueron determinadas por la interventoría en cada caso son de excelente calidad no solamente en la construcción si no en los materiales que son de primera calidad”.
CONCLUSION:
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 062 del 27/10/09: La Administración en su respuesta acepta que a la xxxxxx Xxxxxx no se le ha construido su mejoramiento de vivienda, no obstante estar incluida en el acta de Concejo de Gobierno; no obstante en los estudios de necesidad y conveniencia y en el contrato se encontraba presupuestada y respaldada por un CDP la construcción de estas obras.
Por otra parte en el informe de interventoría y acta de recibo final se certifica que las obras se recibieron a satisfacción y se canceló el valor total del contrato; sin embargo en el acta de liquidación no se registró ninguna aclaración u observación que se refiera a lo mencionado en la respuesta.
Aunado a lo anterior no obran documentos que certifiquen lo afirmado en la respuesta.
• CONTRATO No. 10/08: La respuesta no es coherente con la observación, se refieren a un usuario diferente al referido. En relación con la observación de la obra del señor Xxxxxx, en la respuesta aceptan que solo se le construyó un sólo mejoramiento, cuando aparece como beneficiario de dos mejoramientos.
• CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 033 de 20/04/09: Las observaciones continúan, por cuanto la Administración no soporta con documentos lo anotado en su respuesta y por otra parte, los estudios de necesidad, el objeto contractual, los informes de supervisión y el acta de liquidación no especifican ni relacionan los beneficiarios, las obras construidas a cada uno y el recibo a satisfacción firmado por ellos.
Hallazgo No.21 CONCENTRACION DE CONTRATACION (D-P)
El Alcalde municipal xx Xxxxxxx X., presuntamente estaba impedido para contratar por las inhabilidades de que trata el artículo 8 de la Ley 80/93, Numeral 1 literal
g38 y numeral 2o39. Literales a, b, c. Igualmente el artículo 5240 del Estatuto Anticorrupción Ley 1474/11.
Lo anterior debido a la celebración de contratos con representantes legales de una empresa donde el alcalde es su nominador, igualmente con miembros de la junta o consejo de la entidad contratante y a su vez el mandatario forma parte de la junta directiva. Con el fin de favorecer la contratación en beneficio de terceros e interés ilícito en la celebración de estos, en detrimento de las finanzas del estado, dando lugar con ello a incidencias penales y disciplinarias.
También vulneró el principio de selección objetiva, artículo 541 de la Ley 1150/07 y artículo 2442 de la Ley 80/93. Principio de transparencia, ya que es reiterativa la suscripción de contratos con las mismas personas naturales y/o jurídicas, como se refleja en la siguiente tabla. Se observó además que sólo invitaban a los mismos contratistas.
38 Son inhábiles para participar en licitaciones o concursos y para celebrar contratos con las entidades estatales: g) Quienes sean cónyuges o compañeros permanentes y quienes se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con cualquier otra persona que formalmente haya presentado propuesta para una misma licitación o concurso.
39Tampoco podrán participar en licitaciones o concursos ni celebrar contratos estatales con: 2. a) Xxxxxxx fueron miembros de la junta o consejo directivo o servidores públicos de la entidad contratante. Esta incompatibilidad solo comprende a quienes desempeñaron funciones en los niveles directivo, asesor o ejecutivo y se extiende por el término de un (1) año, contado a partir de la fecha del retiro. (…) b) Las personas que tengan vínculos de parentesco, hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil con los servidores públicos de los niveles directivos, asesor, ejecutivo o con los miembros de la junta o consejo directivo, o con las personas que ejerzan el control interno o fiscal de la entidad contratante. c) El cónyuge, compañero o compañera permanente del servidor público en los niveles directivo, asesor, ejecutivo, o de un miembro de la junta o consejo directivo, o de quien ejerza funciones de control interno o de control fiscal la entidad respectiva:
40Artículo 52.Tráfico de influencias. Será sancionado con pena de prisión de dos a cinco años, quien directamente o por interpuesta persona, influya en un servidor público, prevaliéndose de su cargo o de cualquiera otra situación derivada de su situación personal o jerárquica con este o con otro servidor público, ya sea real o simulada, para que haga, retarde u omita un nombramiento, adjudicación, concesión, contrato, acto o resolución propios de sus funciones, de modo que genere, directa o indirectamente, un beneficio económico o ventaja indebidos, para sí o para otro.
41ARTÍCULO 5o. DE LA SELECCIÓN OBJETIVA. Es objetiva la selección en la cual la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. En consecuencia, los factores de escogencia y calificación que establezcan las entidades en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, tendrán en cuenta los siguientes criterios:
42 ARTICULO 24. DEL PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA.
Tabla 7
Concentración contratos municipio xxxxxxx Vigencias 2008, 2009 y 2010
Cifras en Pesos
CONCEPTO | 2008 | 2009 | 2010 | ||||||||||
Contratistas | # CT O S | Valor | % No | % Valor | # C T O S | Valor | % No | % Valor | # C T O S | Valor | % No | % Valor | |
CABRECOOP | 60 | 278.786.470 | 18 | 9 | 117 | 922.859.673 | 46 | 29 | 107 | 1.147.468.250 | 50 | 35 | |
ESE XXXXXX XX XXXXX XXX XXXXX | 0 | 3.500.000 | 0 | 0 | 11 | 249.836.786 | 4 | 8 | 6 | 106.010.579 | 3 | 3 | |
XXXXXXXXX XXXXXX XXXXXXXX | 11 | 78.771.000 | 3 | 2 | 11 | 126.398.000 | 4 | 4 | 18 | 143.962.000 | 8 | 4 | |
CABRERANA DE SERVICIOS PÚBLICOS | 9 | 1.209.012.982 | 0 | 38 | 4 | 788.348.107 | 2 | 24 | |||||
TOTAL | 72 | 361.057.470 | 2.508.107.441 | 2.185.788.936 | |||||||||
Fuente: relación de contratos suministrados por la Administración Municipal
De acuerdo a lo reflejado en el cuadro, se observa que la mayor contratación se formalizó con la Cooperativa de Trabajo Asociado Xxxxxxx -CABRECOOP-, tanto en número de contratos suscritos como en cuantía, debido a que en las vigencias analizadas, el número total de éstos alcanzó la cifra de 284 equivalentes a $2.349 millones de donde merece especial atención la contratación efectuada en los años 2009 y 2010 que constituyó el 46% y 50% del porcentaje en número de contratos
El cuadro nos enseña que la contratación estuvo concentrada en una única Cooperativa, que además suple toda clase de necesidades, reflejado en los diferentes objetos que desarrolló (Capacitación, suministro de alimentos, materiales, Obra pública, prestación de servicios, entre otros).
En este mismo orden de ideas, también se observa que con Cabrerana de Servicios Públicos, la situación presentada es similar, ya que en el 2009 la contratación fue de $1.209 millones que equivale al 38% y en el 2010 aunque el porcentaje disminuyó al 24%, la cifra acordada fue igualmente representativa al alcanzar un total de $788 millones del total de la contratación para las vigencias referidas.
Contratación reiterativa también se observó con Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx y ESE Centro de Salud San Xxxxx, (ver cifras de la tabla No. 9).
De lo expuesto, se puede concluir que la contratación del municipio en las vigencias 2009 y 2010 se concentró especialmente, en los contratistas Cabrecoop
y Cabrerana de Servicios Públicos, con quienes el municipio pactó contratos que representaron el 66% y 59% del total de los recursos, es decir $2.131 millones y
$1.935, millones respectivamente.
Grafica No. 1 Representación No. De contratos
Grafica No. 2
Representación porcentaje de contratos en las vigencias 2008 -2009 -2010
Tabla N. 8
Relación Funcionarios Alcaldía con contratistas
Nombre/ NIT | Rep. Legal Gerente | Junta Directiva | Consejo de Administración |
CABRERANA DE SERVICIOS PÚBLICOS S. A. E.S.P. Nit 900253669-7 | XXXXXX XXXXXX XXXXXXX | Presidente Xxxxxxx xx Xxxxxxx Vicepresidente Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxx | Secretaria de Gobierno Municipal XXXXXX XXXXX XXXXX XXXXXXX cc. 37901722 |
COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO CABRECOOP CTA. Nit 8040076086 XXXXXXX CTA | XXXXX XXXXXX XXXXXXX | XXXXX XXXXXX XXXXXXXX (hermano de Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx) | |
ESE CENTRO DE SALUD SAN XXXXX | XXXXX XXXXXXX XXXXX XXXXX Nombrado por el Alcalde con Decreto No. 050 del 05/06/08 XXXX XXXXX XXXXX XXXXXXX Xxxxxxxx por el Alcalde | PLANTA DE PERSONAL Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxx Gerente- 2008 – 2009 XXXX XXXXX XXXXX XXXXXXX00 Gerente 2009 - 2010 XXXXXXX XXXXX XXXXX xxxxxxx Técnico Administrativo 2009- 2010 |
Fuente: Certificados de Constitución, Gerencia y Representación legal y Alcaldía
Se comprobó que la suscripción de la contratación reiterativa, obedece a:
El Vicepresidente de Cabrerana de Servicios Públicos S. A. E.S.P., es a su vez Gerente del ESE Centro de Salud San Xxxxx, quien fue nombrado mediante acto administrativo por el Alcalde Municipal, y el Alcalde es el Presidente de la Junta Directiva del ESE Centro de Salud.
La Secretaria de Gobierno de la Alcaldía Municipal xx Xxxxxxx, a la vez es miembro del Concejo de Administración de Cabrerana, y como secretaria tiene entre sus funciones; elaborar los estudios de necesidad y conveniencia, hacer las invitaciones, estudiar, aprobar y valorar las ofertas y adjudicar los contratos, al igual que ejercer labores de supervisión e interventoría lo cual implica certificar el cumplimiento y ordenar los pagos de toda la contratación del municipio.
COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO CABRECOOP CTA., en el Concejo de
administración aparece Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx, hermano de Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx. Este último es uno de los mayores beneficiados con la contratación de la Alcaldía, junto con Xxxxxxxxx.
43 Nombrada por el Alcalde Xxxxxxx Xxxxxxxxx X., en encargo o transitorio en la ESE Centro de Salud San Xxxxx xx Xxxxxxx S., mediante Decreto No. 031 del 4/08/09.
ESE Centro de Salud San Xxxxx, los Gerentes son nombrados por el Alcalde, también cuenta con un número importante de contratos suscritos con la Alcaldía xx Xxxxxxx.
Los hechos descritos presuntamente se enmarcan en un delito contra la administración pública.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD
“CONCENTRACIÓN DE CONTRATACIÓN: No se puede aceptar que se vulnero el principio de selección objetiva como quiera que en deducción como quiera que en cada una de las carpetas se puede evidenciar que se realizaron todos los procesos contractuales como lo puede establecer la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios.
En cuanto hace relación que la cooperativa Cabrecoop CTA cuya representante legal es la Señora Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx en la cual y según concepto de esta auditoría, que la mayor contratación se formalizo con esta cooperativa que tiene un objeto muy amplio.
Si se observa la contratación realizada con Cabrecoop es una cooperativa de trabajo asociada constituida en 1999 como se constata en el certificado de existencia y representación legal expedida por la Supersolidaria; se ha observado por parte de la administración municipal todas las garantías procedentes para la adjudicación de los contratos a esta empresa en particular, pues existen muchos procesos de selección abreviada que se publicaron en la página xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx y que fueron ganados de forma objetiva y transparente por esta empresa.
Revisada la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 en ningún momento se limita la participación de los contratistas a una determinada cuantía dentro de cada vigencia antes por el contrario, ofrece amplias garantías a las personas que participen independientemente de la convocatoria.
El hecho de que Cabrecoop CTA tenga un numero en la contratación del municipio xx xxxxxxx no implica que sea un delito que haya violado los principios de selección obtenidos en absoluto, pues igual como esta empresa se presento a los diferentes procesos que adelanto el municipio xx Xxxxxxx, lo pudieron hacer otras cooperativas, personas y empresas, pues en ningún momento el municipio ha limitado o hecho maniobras a favorecer dicha empresa que antes por el contrario, ha mostrado una gran eficiencia en los contratos que se ha ganado con el municipio xx xxxxxxx, en cuanto respecto a la ESE resulta extraño el análisis que hace la comisión auditora de la contraloría según concentración de la contratación está en la ESE Centro de Salud, lo cual no es cierto una información que con el debido respeto que nos merece esa importante comisión obedece más a intereses políticos por quienes solicitaron esa auditoría, que a razones objetivas.
La ESE centro de salud del municipio xx Xxxxxxx se creó por disposición legal tal como se puede evidenciar en los acuerdos de constitución de esta importante empresa, que es la encargada de prestar el servicio de salud a los cabreranos y en ningún momento fue creado por el suscrito alcalde con el ánimo de favorecer o favorecerla en la contratación es más si se revisan en la normatividad al respecto, es obligación contratar todos los programas de prevención y atención del municipio xx xxxxxxx tal como efectivamente se desprende la dispuesta por el legislador en la ley 100 de 1993 y demás normas reglamentarias y la ley 1122 de 2007.
No se puede afirmar que la contratación es reiterada como lo puede evidenciar la comisión auditora la contratación que se haga la ESE Centro de Salud San Xxxxx es mínima y obedece a una obligación legal como es los programas de promoción y alimentación escolar que al igual que corresponden a una obligación legal y no a un capricho irresponsable de la administración de favores a ciertos contratistas lo cual no es cierto.
Se observa que en el año 2008 se firmo un contrato, en el 2009, 11 y en el 2010, que realmente es muy balido y se insiste hasta saciedad que los programas de promoción y prevención deben contratarse con las ESES locales de los cuales quebrarían como están la mayoría de prestadores y no por favorecer si no que el Alcalde tenga la obligación legal.
Llama mucho la atención a este despacho la supuesta concentración de la contratación con el señor Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx resulta suspicaz, pues igual a este contratista como a todos los contratistas que lo hacen con el municipio xx Xxxxxxx, tienen que observar todos los requisitos de contratación exigidos por la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007 y demás decretos reglamentarios, es decir, es un proponente en igualdad de condiciones que cualquier oferente pues como puede observar al contratista Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx ha participado en todos los procesos a los cuales ha tenido interés y se le han adjudicado los respectivos contratos, observando todas las normas de selección objetiva, caso contrario resulta que no se hayan presentado mas propuestas oferentes; esto no es porque el señor Xxxxxxx lo haya preferido, o porque haya querido favorecer a un conocido tal como se puede evidenciar en todos los procesos en los cuales ha participado este contratista, ha sido favorecido por su propuesta y no por lo que afirma la personería local o la oposición política en xxxxxxx el honorable concejo municipal de lo cual no se desprende una ilegalidad antes por lo contrario ha sido un contratista muy responsable a las ejecuciones de las objetos contractuales, pues ha observado un alto grado de cumplimiento que es el interés de la administración municipal.
Se llama especialmente la atención a esta importante comisión auditora, con respecto en la concentración de la contratación con la empresa de servicios públicos Cabrerana S.A. E.S.P. la ley 142 de 1994, por la cual se establece el
régimen de servicios públicos domiciliarios y se dictan otras disposiciones, obligaba a los entes prestadores de prestadores de servicios públicos a c0nformar y organizar empresas de servicios públicos para la prestación de los servicios públicos de agua, alcantarillado y aseo tanto en las cabeceras municipales y en los sectores rurales esta obligación legal referente fue letra muerta hasta la expedida de la ley 1176 de 2007 atreves de cual se desarrollan los artículos 356 y 357 de la constitución política y se decretan otras disposiciones básicamente se modifica el SGP, y en materia de agua potable y saneamiento básico el articulo 4 la normatividad en mención crea certificación de los distritos y municipios como se transcribe a continuación: los municipios y distritos al momento de la expedida de la presente ley seguirá siendo responsable de administrar los recursos del SGP, para agua potable y saneamiento básico, en todo caso deberán acreditar el cumplimiento de los requisitos establecidos por el gobierno nacional en desarrollo de los siguientes aspectos: dentro de los cuales está la creación y puesta en funcionamiento de la empresa de servicios públicos domiciliarios y demás requisitos para poder certificar al municipio xx Xxxxxxx. En consecuencia y para evitar la pérdida de los recursos de agua potable y saneamiento básico el municipio se vio en la imperiosa necesidad, además anti política, pues a ningún usuario le gusta que le cobre, además este municipio desde los servicios públicos no se cobran, no obstante se hizo necesario la creación y puesta en funcionamiento la empresa de servicios públicos CABRERANA S.A E.S.P., o de lo contrario el municipio era des certificado y perdía los recursos de agua potable y saneamiento básico.
En el mismo orden de ideas y para desmentirle a su despacho, que la empresa Cabrerana S.A E.S.P. no se creó por simple capricho xxx Xxxxxxx, si no atendiendo una disposición legal se hace necesario que se esté ordenado por la ley 1176 de 2007 articulo 11 parágrafo 1 el cual prescribe: las inversiones en el sector que realizan los distritos y municipios deben estar definidos en los procesos de de desarrollo, en los planes para la gestión integral de residuos sólidos y en los planes de inversiones de las empresas prestadoras de servicios que operen en los respectivos distritos y municipios.
La empresa que opera en el municipio xx Xxxxxxx es de Cabrerana de Servicios Públicos S.A E.S.P. a quien corresponde realizar las in versiones de los proyectos que se ejecutan en sector de agua potable y saneamiento básico.
Si se observa con mediana claridad los proyectos se han ejecutado con la empresa Cabrerana S.A E.S.P, como son la construcción de acueducto y los programas de saneamiento básico, corresponden a una disposición legal y no a un favorecimiento xxx Xxxxxxx con la gerente de esta empresa Cabrerana S.A E.S.P es mas gracias a la creación de esta empresa de servicios ,el gobierno departamental nos ha adjudicado los convenios para la construcción del acueducto chirigua por valor de $788.348.107 y el de Bocore por valor de $567.000.000 los cuales como se logra demostrar a su despacho deben ser ejecutados por la
empresa de servicios públicos quien opera en el municipio, razones más que suficientes para demostrarle a esta comisión auditora que la supuesta concentración de la contratación obedeced a una disocian legal y no a favorecimientos personales o subjetivas o tráfico de influencias como se insinuó”.
CONCLUSION:
CONCENTRACIÓN DE CONTRATACIÓN: La respuesta apunta a la legal conformación de las empresas y al derecho de las mismas a contratar, lo cual no es tema de discusión, las observaciones se refieren a:
- Que en la Junta Directiva de una de las firmas contratistas figuran funcionarios del gobierno municipal, en contravía de los literales a, b y c del numeral 2, artículo 8 de la Ley 80/93, impedimentos para contratar.
-La selección de los contratistas fue realizada mediante una única invitación, la cual fue la favorecida, contrariando los artículos 24 y 52 de la Ley 80/93 y artículo 5 de la Ley 1150/07, principios de transparencia y selección objetiva; situación reflejada en el hallazgo No. 2, numeral 2
-Durante las vigencias 2008, 2009 y 2010, la mayor adjudicación de contratos se concentro en 4 contratistas, ver porcentajes de número de contratos y cuantías tabla No.7 9 y gráficas 1 y 2.
-Las firmas favorecidas desarrollaron diferentes objetos contractuales, (obra pública, suministro de alimentos, capacitación, prestación de servicios etc.), los cuales no se relacionan con la misión institucional como es el caso del ESE centro de xxxxx xx Xxxxxxx.
-La relación directa de la Secretaria de Gobierno municipal, (invita, realiza estudios de necesidad y conveniencia, adjudica, supervisa y liquida) acerca de la contratación en el municipio, quien a su vez es miembro del Consejo de Administración de una de las firmas contratistas, vicia la contratación del municipio a la luz de los principios contractuales.
Por lo anterior, los argumentos de la respuesta no aclaran ni desvirtúan lo afirmado en la observación.
2.1.2 Gestión Financiera y Presupuestal Asociada a la Contratación
Se efectuó revisión a la gestión financiera y presupuestal del Municipio xx Xxxxxxx relacionada con la contratación, verificando la correcta aplicación de los principios presupuéstales y contables encontrando lo siguiente:
Hallazgo No. 22 INGRESO DE ELEMENTOS (D)
Al no realizarse la respectiva incorporación de los bienes en los activos de la entidad, se contraviene el Plan General de Contabilidad Publica en los principios de Registro, Causación y Revelación establecidos en el Capitulo 1 Numeral 2.8 de la Resolución 354 de 2007 expedida por la Contaduría General de la Nación, se presentan observaciones en los contratos que se relacionan:
Orden de suministro No. 021 del 06/08/08 Orden de compra del 15 xx xxxx de 2008 Contrato de suministro No. 032 del 13/04/2009
La anterior irregularidad se debe a fallas en la supervisión, manejo y control a la ejecución contractual.
El presente hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria por incumplimiento a la norma mencionada.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD:
• ORDEN DE SUMINISTRO No 021 de 06-08-2008. “(…) El hecho de que se hubiera utilizado una cuenta contable equivocada no implica que el hecho económico no se hubiera reflejado en la contabilidad del Municipio.
En cuanto al acta de entrada xx xxxxxxx, tenemos que efectivamente esta si se realizó por parte del funcionario correspondiente y copia de la misma se anexa al presente documento”.
• ORDEN DE SUMINISTRO del 15/05/10: “(…) Dado que estos bienes no son para conservarlos en el ente territorial, y que fueron ENTREGADOS al colegio municipal, simplemente se contabilizaron como un gasto. Anexo copia del comprobante general en el cual se visualiza la contabilización efectuada y se Anexa copia del acta de entrega de los implementos al colegio”.
• CONTRATO DE SUMINISTRO 032 del 13/04/09: “(…) En este sentido si analizamos la naturaleza del bien como son las sudaderas, tenemos que en primer lugar este es un bien de consumo que no debe ser reflejado en los activos del municipio, su naturaleza como tal indica la contabilización de un gasto como efectivamente se hizo (…). De igual forma anexo copia del acta de entrada xx xxxxxxx y las planillas de entrega a la comunidad”
CONCLUSION:
• ORDENES DE SUMINISTRO No 021 de 06/08/08, No. 32 del 13/04/09 y del 15/05/10: La respuesta no aclara ni es pertinente frente a las observaciones, por cuanto estas se refieren a la falta del documento de entrada al almacén, con el cual se evidencia el recibo real y material de los bienes adquiridos con el contrato por parte de la Alcaldía. Se anexó el documento mediante el cual se hizo la contabilización, más no la entrada al Almacén que fue el objeto de la observación.
El comprobante entregado carece de la firma del ordenador del gasto y del responsable de la elaboración.
Hallazgo No. 23 REGISTRO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES (D)
Se vulneraron los principios de Registro y Causación consagrados en el Régimen Contable Colombiano capitulo 1 numeral 2.8 de la Resolución 354 de 2007 expedida por la Contaduría General de la Nación, toda vez que el municipio de Cabrera Santander no ha efectuado correctamente el registro contable de los siguientes contratos.
• CONTRATO DE OBRA CIVIL No. 011 del 16/04/08 -biblioteca municipal
• ORDEN DE TRABAJO No. 035 del 11/08/08 adecuación instalaciones físicas hogar infantil vereda ojo de agua.
• ORDEN DE COMPRA del 15 xx xxxx de 2008 – instrumentos musicales para banda de marcha.
• CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 024 del 00 xx xxxxx xx 0000 xxxxxxxxxxxx 0 xxxxx xxxxxxxxx xx xxxxx.
• CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No. 071 del 13/11/09 construcción del acueducto chirigua para las veredas Sardinas, Cuchillas y Ojo de Agua del Municipio xx Xxxxxxx (S).
Dichos contratos se han registrado todos a las cuentas de gasto del municipio, y no al activo causando que se encuentren subvaloradas las cuentas del activo y presentando incertidumbre acerca de la realidad del patrimonio del ente territorial Cabrera Santander.
Lo anterior evidencia falta de avalúos desde el punto de vista contable y financiero de las obras e implementos a ser adquiridos por el Municipio.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD
REGISTRO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES: “En este caso el municipio reflejo este hecho económico en la cuenta 074534 Denominada Fomento y Apoyo al Arte y la Cultura que corresponde al gasto publico social del municipio y una vez
efectuado el análisis del hecho económico de acuerdo con el contrato y los documentos que lo soportan, realizamos el siguiente análisis, La compra como tal obedece al cumplimiento de las metas del plan de desarrollo municipal en el sector Cultura como una forma de preservar y fomentar la realización de actividades para la banda del colegio integrado xx Xxxxxxx y es precisamente ese hecho, el que sea para el Colegio Integrado xx Xxxxxxx, entidad independiente de la alcaldía municipal, que esta compra se revela como un gasto, gasto SOCIAL para el municipio, ya que quien debe reflejar estos implementos en sus activos es sin lugar a dudas el colegio xx Xxxxxxx. El municipio está haciendo una adquisición para efectos de entregarla a otra institución con el fin de cumplir sus competencias en materia de cultura, pero dado que estos bienes no son para conservarlos en el ente territorial, y que fueron entregados al colegio municipal, simplemente se contabilizaron como un gasto. Anexo copia del comprobante general en el cual se visualiza la contabilización efectuada”.
CONCLUSIÓN:
No es de recibo la respuesta del municipio xx xxxxxxx acerca de la contabilización de los elementos en lo que respecta a la compra de instrumentos para la banda municipal. La contabilización es por Causación y no por caja y se debieron haber revelado y registrado los eventos económicos de acuerdo a como fueron sucediendo es decir el ingreso de los activos al municipio, luego la cesión o comodato al colegio departamental.
Respecto de los demás contratos relacionados en el hallazgo el municipio no se expresa en ninguna forma, por lo que el hallazgo queda en firme tal y como se trasladó.
Hallazgo No. 24 INVENTARIO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES (D)
El municipio de Cabrera Santander no presenta un inventario actualizado de sus bienes muebles e inmuebles, situación que representa una vulneración a los principios de revelación y exactitud de la información financiera y contable consagrados en el Régimen Contable Colombiano capitulo 1 numeral 2.8 de la Resolución 354 de 2007 expedida por la Contaduría General de la Nación; así como fallas en la gestión del control de inventarios.
Dando lugar a una presunta incidencia disciplinaria por la inobservancia del Régimen Contable Colombiano.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “INVENTARIO DE BIENES MUEBLES E
INMUEBLES: Efectivamente existe la relación de bienes muebles que entrego la anterior administración y se anexa copia. En cuanto a los bienes inmuebles no existe una relación de ellos en el municipio con su respectiva valoración para anexar.”
La respuesta no explica ni desvirtúa el hallazgo, ya que el hecho de tener una relación de bienes Muebles entregados por la anterior administración, no reemplaza el inventario actualizado de los activos del municipio, en cuanto a los bienes inmuebles la entidad acepta integralmente la observación.
El hallazgo se mantiene ya que la entidad no desvirtúa el mismo con su respuesta.
2.1.3 Control Interno
De la revisión hecha en materia de Control interno al Municipio xx Xxxxxxx en la cual se efectuaron pruebas a las actividades de control y seguimiento y monitoreo; se encontraron las siguientes irregularidades, que evidencian además de los hallazgos relacionados en los capítulos anteriores deficiencias en los mecanismos de control interno del municipio y en su implementación.
Hallazgo No. 25 INCONSISTENCIAS EN LA INFORMACION (P – PAS)
Analizada la contratación correspondiente a las vigencias 2008, 2009 y 2010 se observó que:
Tabla 9
Diferencias en información reportada
Cifras en pesos
Vigencias | Valor Inicial $ | Adiciones | Valor Total $ | Valor Certificado Alcaldía Xxxxxxx | Diferencias |
2008 | 3.106.167.704 | 51.063.442 | 3.157.231.146 | 3.106.167.704 | 51.063.442 |
2009 | 3.178.610.035 | 35.102.767 | 3.213.712.802 | 3.212.493.028 | 1.219.774 |
2010 | 3.431.757.647 | 51.940.252 | 3.483.697.899 | 3.263.333.299 | 220.364.600 |
Fuente: información suministrada por la entidad
Para el año 2008 en la certificación expedida por el Alcalde Municipal no se tuvo en cuenta el valor de la adición por $51 millones.
Las demás diferencias obedecen a fallas en el cruce de información entre las diferentes dependencias de la Alcaldía y ausencia de control interno.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD:
“Con relación en las diferencias que se presenta en la contratación realizada dentro de las vigencias 2008, 2009 y 2010 obedece a que la persona encargada de digitar los cuadros que se remiten a la contraloría no tuvo en cuenta los contratos adiciónales que se suscribieron en cada vigencia”.
La información de la contratación de las vigencias auditadas, fue certificada por el señor Xxxxxxx y medio el compromiso suscrito en la carta de salvaguarda de entregar la información completa, real y oficial a la Comisión, por consiguiente la observación se mantiene.
- CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 13/09 (P)
Se observó que con fecha 24 de febrero de 2009, para suscribir el contrato el Representante Legal de la Cooperativa de Trabajo Asociado Xxxxxxx - CABRECOOP-, presentó como documento soporte el Balance y el Estado de Resultados con fecha xx xxxxx 31 de diciembre de 2008.
Posteriormente para la firma del Contrato de Obra Pública, No. 072 del 23 de diciembre de 2009, nuevamente adjuntó los referidos documentos, con la misma fecha de cierre, pero con cifras que difieren de las inicialmente mostradas; los respectivos Estados Financieros fueron refrendados por Contadoras diferentes.
Lo anteriormente expuesto, crea incertidumbre sobre la realidad de los montos reflejados y permite deducir que se presenta una presunta falsedad en los documentos soportes, con el que se permite tener el indicio de un presunto favorecimiento en la adjudicación de los contratos. Se evidencia con esto debilidades en la etapa de planeación, estudios, análisis y verificación de los documentos previos a la suscripción del contrato.
RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “Con respecto a los procesos contractuales referidos la administración municipal en sus pliegos de condiciones a desarrollar los procesos de selección, exigió el cumplimiento de una serie de requisitos financieros por parte de los oferentes los cuales se constataron que efectivamente se allegaron dentro de la propuesta presentada por el oferente, referente especialmente al balance general y estado de resultados el cual está firmado para un contador público y el representante legal de la proponente quienes son los responsables y firman la información requerida.
La administración municipal parte del principio de la buena fe contemplada en el artículo 83 de la constitución nacional se presume que los documentos allegados son efectivamente cierto”.
CONCLUSION:
Es evidente la falta de control y fallas en la supervisión y revisión de los documentos que allegan los contratistas, más aún en tratándose de un contratista con el cual es reiterada la contratación lo cual facilita el cotejo de la información y la detección de las inconsistencias en la información.
3. ANEXOS
Anexo 1. Matrìz de hallazgos.