CAPITULO I
MANUAL DE CONTRATACIÓN CÁMARA DE COMERCIO TUMACO
CAPITULO I
1. - CONTRATO – CONCEPTO: son contratos todos los actos jurídicos generadores de obligaciones, que celebren personas, previstos en el derecho privado, típico o atípico y los derivados, en general, de la autonomía de la voluntad.
Todo acto jurídico generador de obligaciones celebrados por la entidad y surgido de un acuerdo de voluntades, deberá someterse a las normas en la legislación colombiana y de la autonomía de la voluntad privada.
1.2 - SUJETOS: En el contrato son partes el contratante y el contratista.
⮚ El contratante: El contratante es la Cámara de Comercio de Tumaco, que para el cumplimiento de sus funciones requiere de la colaboración de los particulares.
De acuerdo con el Código de Comercio, “Las Cámaras de Comercio son instituciones de orden legal con personería jurídica, creadas por el Gobierno Nacional, de oficio o a petición de los comerciantes del territorio donde hayan de operar. Dichas entidades serán representadas por sus respectivos presidentes.” (Articulo 78 Co. Co).
⮚ El Contratista: Pueden celebrar contratos con la Cámara de Comercio de Tumaco, las personas consideradas capaces en las disposiciones vigentes. Entiéndase por esta capacidad la persona natural, jurídica, según el esquema que a bien tenga en presentar el contratista, con miras a la debida ejecución del contrato.
1.3 - CONTENIDO GENERAL DEL CONTRATO
CLÁUSULAS COMUNES: todos los contratos deben tenr las siguientes cláusulas comunes:
⮚ Identificación de las partes: En la parte inicial del contrato han de identificarse plenamente las partes que lo celebran.
Con relación a la entidad contratante, se debe precisar el nombre, el numero de documento de identificación, cargo y normas que facultan al funcionario que en su representación suscribe el contrato.
El contratista deberá identificarse por su nombre, numero de documento de identidad, determinándose si actúa en su nombre o en representación de una persona jurídica, de ser así irá también el numero de identificación tributaria.
⮚ Objeto: El objeto del contrato lo constituye la finalidad directa que la Cámara se propone alcanzar.
El objeto debe ser determinado se debe expresar con toda claridad las especificaciones de los bienes o servicios, en cuanto a su descripción, cantidad, calidad y demás características que eviten cualquier tipo de confusión durante su ejecución.
⮚ Valor y forma de pago: El valor del contrato lo constituye el precio pactado a favor del contratista, como contraprestación al cumplimiento de sus obligaciones, e incluye los ajustes a que haya lugar y los impuestos que estén a cargo del contratista.
En el contrato se pueden pactar anticipos, que en todo caso no excederán al valor del cincuenta por ciento del total del contrato; cuando a juicio de la entidad contratante lo amerite y lo autorice. El anticipo obviamente es para sufragar gastos inherentes al cumplimiento de las obligaciones contractuales.
Los contratos que se pacten con anticipos, constituyen ejecución del mismo y como requisitos previsto la ejecución, el perfeccionamiento y la constitución de póliza que ampare el buen manejo del mismo.
⮚ Duración o Plazo del contrato: El plazo del contrato es el término dentro del cual el contratista debe cumplir con la realización del objeto contractual. Este plazo puede iniciar a partir del perfeccionamiento, desde la aprobación de la garantía, desde el pago del anticipo, desden la suscripción de un acta de iniciación; según se determine para cada caso.
⮚ Obligaciones del Contratista: El contratista debe cumplir con la entidad en lo que sea necesario para que el objeto del contrato se cumpla y sea de mejor calidad, en consecuencia debe garantizar la calidad de los bienes y servicios contratados; cumplirá con las directrices, sugerencias y requerimientos que
la entidad imparta durante el desarrollo del contrato y, en general debe obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales.
⮚ Garantías:
Garantía Única: Tiene por objeto respaldar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones que surjan a cargo de los contratistas frente a la Cámara, por razón de la celebración, ejecución, cumplimiento y liquidación de sus contratos.
Las garantías consisten en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas o en garantías bancarias. Estas deben cubrir cualquier hecho constitutivo de incumplimiento por parte del contratista.
Riesgos amparados valor y vigencia:
Buen manejo y correcta inversión de anticipo o pago anticipado: El valor de este amparo debe ser equivalente al ciento por ciento (100%) del monto que el contratista reciba en calidad de anticipo, la vigencia de este amparo debe cubrir el termino del contrato y dos meses más.
Cumplimiento: El valor xxx xxxxxx de cumplimiento no será inferior al del veinte (20%) por ciento del contrato y debe ser vigente por el termino del contrato y tres meses más.
Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones: Este riesgo ampara el pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones del personal que el contratista emplee para la ejecución del contrato, en un porcentaje del veinte (20%) por ciento del valor total del contrato y debe estar vigente por el termino del contrato y tres años más.
Calidad del bien o servicio y provisión de repuestos y accesorios: El valor de estos amparos se determinan en cada caso teniendo en cuenta los términos, el objeto y valor del contrato y su vigencia debe cubrir cuando menos el lapso en que, de acuerdo con el contrato, el contratista debe responder por la garantía mínima presunta, por vicios ocultos y por el funcionamiento de los bienes, en un porcentaje no inferior al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato.
Aprobación: Toda garantía deberá ser aprobada por el ordenador del gasto o el funcionario designado para ello, siempre y cuando
reúna las condiciones xx xxxxxx, vigencia y valores estipulados en el contrato.
La efectividad de la garantía: se hará por medio de la declaratoria motivada del incumplimiento de las obligaciones del contratista mediante un acto interno, mediante el cual se hará la correspondiente reclamación ante el asegurador.
Garantía de responsabilidad civil extracontractual: La Cámara de Comercio de Tumaco, exigirá en los contratos que lo considere conveniente, adicionalmente a la garantía única, una póliza de responsabilidad civil por daños y perjuicios que pueda producir a terceros el desarrollo del contrato. Que garantice el resarcimiento de los hechos. Esta póliza será por el veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, por el termino del mismo y por un año más.
Estabilidad de la Obra: Para contratos de obra, que hayan de celebrarse, se constituirá en el momento de la entrega de la obra y previo al pago final una póliza que garantice la estabilidad de la obra objeto del contrato, en una cuantía del veinte por ciento (20%), del valor total del contrato, con una vigencia de cinco (5) años.
1.4 - COMITÉ DE COMPRAS
El Comité de Compras estará encargado de recomendar al ordenador del gasto, las mejores alternativas de contratación para la toma de decisiones en lo relacionado con la escogencia de las propuestas o cotizaciones requeridas para la adquisición de bienes o servicios, sus miembros tienen la libertar de discrepar, controvertir y dejar en acta las constancias que considere necesarias.
El Comité de Compras de la Cámara de Comercio de Tumaco, estará integrado por:
El Director Ejecutivo El Contador
La Asesora Jurídica El Revisor Fiscal
Un miembro de Junta Directiva
Uno o más invitados por la Directora Ejecutiva en los casos en que se requiera de sustentación en temas técnicos, económicos o financieros.
Cuando la contratación supere los (10) diez SMLV y sea inferior a cincuenta (50) SMLV, el Presidente de la Junta Directiva, hará parte
de este Comité; si supera los cincuenta SMLV, la Junta Directiva de la Cámara autorizará su celebración.
De todas las reuniones del Comité de Compras, se deberá levantar actas numeradas en las que conste lo sucedido en cada reunión.
CAPITULO II GENERALIDADES DE LA CONTRATACIÓN
2.1 CAPACIDAD Y COMPETENCIA
2.1.1 Capacidad
Se entiende por capacidad legal la facultad que tiene toda persona para ejercer derechos y contraer obligaciones frente a otras personas, es decir, para que sus actos posean relevancia jurídica, el articulo 1503 del Código Civil establece como presunción de capacidad que toda persona es legalmente capaz, excepto aquellas que la Ley declara incapaces debido a la carencia de una voluntad reflexiva idónea para obligarse y comprometer sus bienes o negociar con ellos.
La capacidad también se encuentra referida a las personas jurídicas Nacionales y Extranjeras, quines como sujetos contractuales deben acreditar su existencia y que su duración no sea inferior a la del plazo contrato y un año más.
2.1.2 Competencia
2.1.2.1 Aspectos generales:
En principio la competencia para celebrar contratos se encuentra en cabeza del Presidente de la Junta Directiva de la Cámara de Comercio de Tumaco y en tal virtud es el funcionario competente para suscribir los actos y contratos necesarios para el adecuado funcionamiento de la entidad (art. 78 Co. Co.).
2.1.2.2 Delegación de Competencia
El representante legal de la Cámara de Comercio puede delegar total o parcialmente la celebración de contratos. La delegación solo puede recaer en servidores del nivel directivo, ejecutivo o equivalentes.
Se puede delegar la competencia para todo el proceso precontractual, incluida la suscripción del contrato. Por lo tanto la responsabilidad por
la omisión de cualquier procedimiento o por el incumplimiento de requisitos en el proceso contractual, es exclusiva del funcionario en el cual se delego la función.
Los actos unilaterales que deban realizarse durante la ejecución del contrato (modificaciones, caducidad, multas) podrán ser delegados.
2.1.2.3 Delegación al Interior de la Cámara
A la Junta Directiva de la Cámara de Comercio se le delega la realización de todos los actos y tramites inherentes a la realización y la celebración de contratos sin consideración a la naturaleza superior a 50 SMLV.
Al Presidente de la Junta Directiva, se le delega la realización de todos los actos y tramites inherentes a la realización y la celebración de contratos sin consideración a la naturaleza superior a 10 SMLV e inferiores a 50 SMLV, inclusive.
Al Director Ejecutivo se le delega la realización de todos los actos y tramites inherentes a la realización y la celebración de contratos sin consideración a la naturaleza hasta a 10 SMLV, inclusive.
La Junta Directiva, representada por su presidente, podrá delegar al comité de compras la realización de todos los actos y tramites inherentes a la realización y la celebración de contratos sin consideración a la naturaleza
2.2 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES
Son impedimentos o circunstancias que afecten la capacidad de una persona natural o jurídica, que pretenda contratar con la Cámara establecidas en los estatutos de la entidad.
2.3 REQUISITOS GENERALES PARA LA CONTRATACIÓN
La Cámara de Comercio de Tumaco, por ser una persona jurídica de derecho privado, sin ánimo de lucro, de carácter gremial y corporativo, su forma de contratación será directa; dependiendo de su cuantía tendrá formalidades así:
a) Contratación directa sin formalidades: se entiende contratos sin formalidades, aquellos que consten por escrito y se celebren en cuantías inferiores a 7 SMLV. Para la celebración de estos contratos se requerirá:
⮚ Inscripción del Proveedor en el escritorio interno de proveedores
⮚ Obtención previa de una oferta o cotización.
⮚ Disponibilidad de presupuesto.
⮚ Orden de trabajo o de compra
⮚ Solicitud escrita de bienes o servicios suscrita por el Director ejecutivo o por jefes de departamentos donde se vaya a prestar el servicio
⮚ Control de legalidad
⮚ Cláusula penal pecuniaria para cuando se presente incumplimiento.
b) Contratación directa con formalidades: se aplica para aquellos contratos que consten por escrito y cuya cuantía supere los 7 SMLV. Para estos contratos se requiere:
⮚ la constitución de pólizas de garantía establecidas en el numeral 1.3 del capitulo I, del presente manual, de acuerdo a la modalidad y necesidad de cada contrato.
Para los contratos superiores a 7 SMLV e inferior a 10 SMLV se requerirá:
⮚ Inscripción del Proveedor en el escritorio interno de proveedores
⮚ Solicitud escrita de bienes o servicios suscrita por el Director ejecutivo o por jefes de departamentos donde se vaya a prestar el servicio
⮚ Obtención previa de mínimo tres ofertas o cotizaciones, evaluación de las mismas
⮚ Disponibilidad de presupuesto
⮚ Orden de trabajo o de compra
⮚ Control de legalidad
Para los contratos con valor igual o superior a 10 SMLV e inferior a 40 SMLV, se requerirá:
⮚ Inscripción del Proveedor en el escritorio interno de proveedores
⮚ Solicitud escrita de bienes o servicios suscrita por el Director ejecutivo o por jefes de departamentos donde se vaya a prestar el servicio
⮚ Obtención previa de mínimo tres ofertas o cotizaciones, evaluación de las mismas
⮚ Disponibilidad de presupuesto
⮚ Recomendación escrita del Comité de Compras
⮚ Contrato por escrito con las cláusulas generales de todo contrato y especiales según el caso
⮚ Control de legalidad
⮚ Registro presupuestal
Para los contratos con valor igual o superior a 40 SMLV e inferiores a 50 SMLV, se requerirá:
⮚ Inscripción del Proveedor en el escritorio interno de proveedores
⮚ Solicitud escrita de bienes o servicios suscrita por el Director ejecutivo o por jefes de departamentos donde se vaya a prestar el servicio
⮚ Invitación abierta a través de un medio amplio de difusión como radio o periódico y publicación en la cartelera. – evaluación de las propuestas
⮚ Disponibilidad de presupuesto
⮚ Recomendación escrita del Comité de Compras del cual hará parte el presidente de la Junta Directiva, quien aprobará la contratación.
Para los contratos superiores a 50 SMLV, se requerirá de todos los requisitos anteriores y la aprobación de la Junta Directiva.
Para todo contrato que supere los 50 SMLV, se requerirá la aplicación del Decreto No. 3512 de 2003, y las normas reglamentarias, complementarias o modificadoras, por el cual se reglamenta la organización, funcionamiento y operativización del sistema de información para la vigencia de la contratación estatal SISE, en sus partes pertinentes a las Cámaras de Comercio.
En los contratos cuya cuantía sea inferior a 50 SMLV, el contrato se dará por terminado con el recibido a satisfacción por parte del supervisor o interventor y cuando lo supere se requerirá de acta de finalización del contrato previo el recibido a satisfacción por parte del supervisor o interventor, así como de los ajuste de las cuentas, requisito indispensable para el pago final.
En el evento de no encontrarse tres propuestas para los casos antes referidos se contratará con la propuesta que se presentare o si son dos con la más favorable, o cuando después de haber realizado publicaciones, no se presentaren y su cuantía sea superior a 50 SMLV, se deberá volver a iniciar el procedimiento. Para los contratos inferiores a la cuantía antes citada se realizaran invitaciones directas por escrito.
2.4 DE LA CLASE DE CONTRATO Y SUS REQUISITOS
2.4.1 Contratos de compraventa:
En términos del articulo 1849 del Código Civil, la compraventa es un contrato en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero, denominado precio.
La adquisición de bienes puede ser con cargo al presupuesto de funcionamiento o los planes de trabajo definidos en la entidad.
Los requisitos serán los definidos en el numeral 2.3 del capitulo II, del presente manual con base en la contratación. En la celebración de esta clase de contratos se exigirá las Garantías establecida en este manual.
Para acreditar la existencia de la persona Natural o Jurídica propietaria de establecimiento de comercio, se deberá hacer mediante certificado de registro mercantil de la cámara de comercio de su jurisdicción, cuya fecha de expedición no supere los diez días.
Para la compra de bienes inmuebles sin importar la cuantía se realizará con una sola propuesta y se soportará con avalúo comercial del bien, realizado por un perito acreditado o por el Instituto Geográfico Xxxxxxx Xxxxxxx, certificado de tradición expedido por la oficina de Instrumentos Públicos, cuya expedición no podrá ser superior a cinco días hábiles y control de legalidad.
Para la venta de bienes muebles e inmuebles, debe ser autorizados de acuerdo a los montos definidos en el numeral 2.1.2.3 del capitulo II de este manual y su precio será fijado de acuerdo al avalúo comercial, el pago deberá ser siempre de contado, en caso de que se pactaré por cuotas, se deberá celebrar promesa de compraventa y solo hasta el pago total se elevará la compraventa a escritura publica.
2.4.2 Contratos de prestación de servicios
Es aquel por medio del cual una persona presta su capacidad o fuerza de trabajo a otra, de manera temporal, sin que esto implique la existencia de una relación laboral ni la configuración de sus tres elementos esenciales.
La Cámara tan solo estará autorizada para celebrar este tipo de contratos con o sin formalidades cuando las labores o actividades a realizar no estén asignadas a un funcionario de planta, o cuando esta es insuficiente para cubrir dicho servicio, o se requiera de conocimientos especializados.
Requisitos específicos personas naturales:
a) Solicitud del director de cada departamento, donde se vaya a prestar el servicio, quien debe hacer constar que no existe personal de planta, o es insuficiente o se requiere persona con conocimientos especiales.
b) Hoja de vida del contratista
c) Acreditación de afiliación a salud y pensión de que trata la Ley
100 de 1993, cuando el término del contrato exceda de tres meses.
d) Elaborar orden o contrato correspondiente según las cuantías definidas en el 2.3 de esta manual.
e) Constituir garantía única de cumplimiento.
Requisitos específicos personas jurídicas:
a) Solicitud del director de cada departamento, donde se vaya a prestar el servicio, quien debe hacer constar que no existe personal de planta, o es insuficiente o se requiere persona con conocimientos especiales.
b) Presentación de oferta o propuesta del contratista para prestar el servicio.
c) El oferente domiciliado por fuera del área de jurisdicción de la Cámara de Comercio de Tumaco, deberá adjuntar el certificado de existencia y representación legal con vigencia no superior a cinco días. Tratándose de personas jurídicas nacionales o extranjeras deberán acreditar que su duración no será inferior a la del plazo del contrato u orden y un año más.
d) En los eventos de servicio de vigilancia y seguridad privada, el contratista deberá tener licencia de funcionamiento para desarrollar tal actividad, expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y vigente por el término de la orden y tres años más.
e) De acuerdo con la naturaleza del servicio, la calidad del contratista y el monto del contrato, el contratista seleccionado para la ejecución de una orden de trabajo o servicio deberá constituir garantía única a favor de la Cámara de Comercio de Tumaco, dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de la suscripción, la cual cubrirá los siguientes riesgos:
*Cumplimiento: Por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total de la orden o del contrato, con una vigencia igual a la duración del mismo y tres más, contados a partir de la fecha de suscripción o perfeccionamiento.
*Pago de salarios prestaciones sociales e indemnizaciones: por una cuantía equivalente al veinte por
ciento (20%) del valor total de la orden, con una vigencia igual a la de la duración de la misma y tres (3) años más, contados a
partir de la fecha de su suscripción o perfeccionamiento.
*Calidad del trabajo o servicio: por una cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total de la orden o del contrato con una vigencia igual a la duración del mismo y tres meses más, contados a partir de la entrega de trabajo o servicio.
El Asesor Jurídico, deberá aprobar la póliza constituida por el contratista.
2.4.3 Contrato de Obra
Este es el contrato cuya duración es proporcional a la tarea encomendada. Además de los requisitos generales descritos anteriormente para esta clase de contratos se requiere:
a) Si el contratista es persona natural, deberá a juicio de la Cámara, presentar la correspondiente matricula de ingeniero o arquitecto, o maestro de obra certificado teniendo en cuenta la curtía y tipo de obra a realizar.
b) Presentar propuesta en la que especifique la obra a ejecutar, valor de la obra, de los costos por administración, imprevistos y utilidades que puedan derivarse de la ejecución del contrato.
c) Presentar un cronograma de la ejecución de obra, el cual debe ser aprobado por la entidad.
2.4.4 Contratos de arrendamiento
Para el Código de Civil, de conformidad con el articulo 1973, el contrato de arrendamiento consiste en “el arrendamiento es un contrato en que las dos partes se obligan recíprocamente, la una a conceder el goce de una cosa, o a ejecutar una obra o prestar un servicio y la otra a pagar por este goce, obra o servicio un precio determinado.
Las normas aplicables a este contrato son las contempladas en el Código Civil, toda vez que cunado la Cámara de Comercio, toma inmuebles en arrendó es para ubicar dependencias que dentro de su organigrama tiene funciones especificas que no se relacionan con el subarriendo de bienes.
Cuando la Cámara de Comercio de Tumaco, toma bienes en arrendamiento, será requisito previo indispensable a la celebración del contrato, la realización de un estudio de seguridad del inmueble.
2.4.5 Contrato de seguros
Los seguros requeridos para una adecuada protección de los intereses patrimoniales de la entidad y de los bienes pertenecientes a ella, o de los cuales sea legítimamente responsables contrataran con cualquiera de las compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en el país.
Con el fin de determinar la cuantía, y por ende el procedimiento a seguir para la selección del contratista, se debe tomar en cuenta las condiciones de las propuestas en cuanto a riesgos asegurables, el valor de las primas a pagar por la entidad.
2.4.6 Contrato de consultaría
Son los que se celebran para realizar:
Estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, de diagnostico, factibilidad para programas o proyectos específicos. Asesoráis técnicas de coordinación, control y supervisión.
Interventoría, asesoráis, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y ejecución de diseño, planos, anteproyectos y proyectos.
El consultor deberá presentar a la entidad un programa definido de trabajo que incluya todas las actividades a las que se ha comprometido de acuerdo con los términos de referencia o la invitación. Durante la ejecución del contrato, el consultor estará obligado a presentar a la entidad los informes que le sean solicitados.
2.4.7 Contrato de suministros
Es el contrato por el cual una parte se obliga a cambio de una contraprestación a cumplir a favor de esta en forma independiente, prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios.
En relación con los procedimientos y requisitos que debe ¡n observarse para la escogencia del contratista en la celebración de este tipo de contratos, se da aplicación a los procesos ya explicados referentes al contrato de compraventa.
2.5 PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO
El contrato se perfeccionará cuando existe acuerdo cobre el objeto del mismo, la contraprestación y se suscribe por las partes.
En la previsión del gasto y cuando se trate de contratos de tracto sucesivo, es decir, de obligaciones que se van agotando durante el transcurso de un periodo contractual, (suministro, prestación de servicios), deberá tener en cuenta
⮚ La disponibilidad del presupuesto
⮚ El programa anual de trabajo
⮚ El plan de inversiones de la vigencia.
2.5.1 Requisitos para la ejecución y legalización
El contrato que no se encuentre perfeccionado no puede ser ejecutado, y para la ejecución y legalización se exigen los siguientes requisitos:
En caso de que así se estipule en el contrato la garantía única otorgada por el contratista deberá estar debidamente aprobada por la entidad.
La aprobación de la garantía podrá realizarse mediante la imposición de un sello en el cuerpo de la misma, con la firma del funcionario competente para la celebración del contrato y la indicación de la fecha en que se realizó la aprobación, o bien a través de cualquier otro medio o indicación que permita a la entidad y al contratista conocer la fecha en la cual es aprobada la garantía.
Pago del impuesto de timbre
Si bien no es un requisito para el perfeccionamiento del contrato, y por consiguiente para el inicio de la ejecución del mismo, la oficina de contabilidad de la entidad velará por que al contratista haya pagado el impuesto de timbre, de no ser así se descontará de los pagos que habrá de realizarse durante la ejecución. (Ley 6 de 1992).
Debe tenerse en cuenta que le gobierno nacional fija anualmente la base gravable sobre la cual recae este impuesto, es decir, señala el valor a partir del cual el contrato causa este impuesto.
2.6 CONTRATOS ADICIONALES
Las adiciones al contrato pueden constituir en aclaraciones, modificaciones o adiciones propiamente dichas, en prorrogas de plazo de contrato o incremento del valor inicialmente señalado.
La adición de contrato debe ser autorizada por la dependencia o persona competente para ello en la entidad, previo al estudio de las razones o motivos que justifican la adición, efectuadas por los funcionarios encargados del seguimiento del contrato. Es de anotar que al adicionarse el contrato principal suscrito entre las partes se deben conservar sus condiciones.
Cualquiera que sean las adiciones que se realicen, es decir, en tiempo o de valor la entidad debe:
⮚ Hacer constar el hecho por escrito, es decir, suscripción del contrato adicional, que forma parte del contrato principal y que se numerará en forma cronológica comenzando con el convenio adicional No. 1 al contrato No y así sucesivamente.
Si la adición se refiere a incremento de valor, debe tenerse en cuenta, además lo siguiente:
⮚ Incremento proporcional del valor de la garantía única si hubiere lugar a ello.
Si se trata de ampliación de plazo de ejecución del contrato:
⮚ Este tipo de adición no tiene limite legal alguno, pero en caso de comportar adición en el valor, esta ultima fijará el limite a la adición en plazo
⮚ De la prorroga de la garantía única en el tiempo en que aquel se adicione, si a ello hubiere lugar.
Cumplidos estos requisitos y una vez suscrito por las partes el respectivo convenio, quedará perfeccionado el contrato adicional.
Las pólizas debidamente ampliadas deben ser aprobadas por el funcionario que haya aprobado las pólizas principales la adición de plazo o valor requerirá, además, del cumplimiento de los requisitos observados para el contrato principal y el pago del impuesto de timbre cuando haya lugar.
2.7 SUSPENSIÓN
Los plazos de vigencia y ejecución de un contrato pueden suspenderse por la ocurrencia de hechos ajenos a las partes, por motivo de:
Caso fortuito o fuerza mayor. Mutuo acuerdo de las partes.
Cuando este tipo de hechos se presenten, la entidad debe evaluar su real ocurrencia y magnitud, para decidir si procede o no a suspender el contrato, para lo cual deberá buscar el acuerdo del contratista.
La suspensión puede provenir también del mutuo acuerdo de las partes contratantes, verificando que en efecto se este ante la presencia de hachos o circunstancias que impiden la continuidad en la ejecución del contrato o bien que resulte conveniente para las partes y fundamentalmente para el servicio prestado por la entidad.
En cualquiera de los casos anteriormente descrito la entidad debe:
a) Dejar constancia de lo ocurrido en acta que suscribirán las partes
b) Hacer la provisión de recursos presupuestales para cubrir los sobrecostos que puedan originarse, si las sumas de dinero originales asignadas al contrato no son suficientes para cubrir los mismos.
c) Determinar el tiempo que durará la suspensión y la fecha de reiniciación del término del contrato, si ello fuere posible, o bien determinar que una vez cesen los hechos o circunstancias que dieron lugar a la suspensión, se suscriba un acta de reiniciación de ejecución del contrato.
d) Ordenar que el contratista prorrogue la garantía única por un término igual al tiempo que dure la suspensión del contrato.
2.8 CESIÓN DE LOS CONTRATANTES
Los contratos se celebran en consideración a la capacidad, calidades y habilidades del contratista. Es lo que comúnmente se denomina, en consideración a la persona y no a otra. Por ello el acto de ceder o entregar la ejecución del contrato a una persona diferente a la que celebro el contrato, requiere de una previa valoración, evaluación y autorización escrita de la entidad.
La cesión también opera para los casos en los cuales sobrevenga una inhabilidad incompatibilidad al contratista, durante el periodo de ejecución del contrato. En este caso el contratista debe, de ser ello posible, ceder el contrato con previa autorización escrita de la entidad.
En cualquier caso, la cesión se hará constar por escrito, precisando que los deberes y obligaciones, así como los derechos del contratista original, pasan íntegramente al cesionario, salvo que en el acuerdo
existente entre cedente y cesionario se produzcan las reservas de derecho en favor de aquel, que no afecten los intereses de la entidad.
2.9 RESPONSABILIDAD
Los perjuicios que se causen en desarrollo del contrato, por incumplimiento de los requisitos y procedimientos exigidos para la celebración de todos los tipos de contratación, serán con cargo al funcionario que ordene la ejecución del contrato.
En consecuencia, con miras a determinar en forma clara la responsabilidad que incumbe a cada uno de los funcionarios, se identificará en forma precisa el grado de intervención durante el proceso.
Si se observa por parte de las personas responsables de la contratación actuaciones de funcionarios que pueden conllevar a la responsabilidad (funcionarios, interventores, o contratistas), estará obligado a hacerlo conocer de los representantes de la entidad para que se tomen las medidas a que haya lugar, fundamentalmente encaminadas a efectuar las denuncias penales y demandas civiles correspondientes.
2.9.1 RESPONSABILIDAD CIVIL
En caso de incumplimiento contractual por parte del contratista, y en el evento de causarse perjuicios a la entidad, el responsable de la debida ejecución del contrato hará la evaluación respectiva y recomendará por escrito a quien suscribió el contrato, el ejercicio de las acciones judiciales correspondientes. A la recomendación escrita deberá anexar el informe evaluativo realizado.
En caso de demandas en contra de la entidad, sus apoderados estarán obligados a hacer los llamamientos en garantía a que haya lugar, con miras a determinar los posibles responsables de la actuación administrativa que origino el daño o perjuicio.
2.9.2 RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA
Si un funcionario incurre en falta de carácter disciplinario, luego de la correspondiente investigación, puede llegar hacer sancionado por parte de la Cámara de Comercio de Tumaco, con amonestación, multas, suspensión o destitución.
2.10 LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
Para la debida ejecución del contrato se exigirá los siguientes documentos:
En los contratos que requieran garantía única, el contratista deberá entregar al funcionario responsable de la ejecución del contrato, la respectiva póliza de seguro debidamente firmada y pagado.
El pago del impuesto de timbre. Si bien no es requerido para iniciar la ejecución, el área de contabilidad de la entidad velará porque se efectué la retención a que haya lugar, en el primer abono que se haga al contratista o en los subsiguientes si a ello hubiere lugar.
2.11 CONTROL DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
Para la debida ejecución y seguimiento del contrato la entidad contará con los siguientes elementos:
2.11.1 Coordinador o Supervisor
Para el seguimiento del contrato y en los eventos donde no se haya asignado interventoría, de la dependencia usuaria se asignará a una persona responsable del seguimiento del respectivo contrato, a quien se le denominará Coordinador o Supervisor, el cual debe cumplir con las siguientes actividades:
a) Proyectar la correspondencia que resulte conveniente, habida consideración a los requerimientos del servicio y el debido cumplimiento de las obligaciones del contratista.
b) Recibir la correspondencia del contratista y hacer las observaciones que estimare al funcionario que haya suscrito el contrato
c) Estudiar de manera preliminar las solicitudes que haga el contratista, en relación con las ampliaciones del plazo, cuantía y de reconocimiento por desequilibrio contractual.
En caso de que su concepto sea afirmativo en relación con dichas peticiones, solicitará la designación de los técnicos o expertos que estimare pertinentes para realizar los estudios conducentes a solucionar o conciliar las sustentadas peticiones del contratista. Siempre que el punto en discusión sea técnico y desborde sus capacidades sobre el tema, el coordinador o interventor interno deberá solicitar el concepto o visto bueno de un técnico calificado en la materia.
El coordinador o supervisor, supervisará que las peticiones del contratista se encuentren sustentadas en debida forma. De no ser así rechazará las peticiones formuladas.
d) Elaborar los informes y evaluaciones que permitan a la Dirección Ejecutiva, tener suficientes elemento de juicio para imponer requerimientos, conminaciones, multas y demás actuaciones de orden sancionatorio, al contratista. A dichas evaluaciones deberá anexar los documentos y escritos que sirvan de sustento para la toma de decisión. Las decisiones sobre multas o actos unilaterales, si bien deben contar con la recomendación o sugerencia del coordinador o supervisor y de la Dirección Ejecutiva, serán tomadas en todo caso por el Representante Legal de la Entidad.
Siempre que se debatan aspectos jurídicos y resulte conveniente una opinión en sentido, el coordinador o supervisor, esta obligado a consultar de estos aspectos al Asesor Jurídico Externo de la entidad.
e) Elaborar y firmar el documento de recibido a satisfacción del objeto del contrato, o el acta de terminación del contrato si a ello hubiere lugar.
2.11.2 INTERVENTORÍA
Cuando se trate de contratos que, en razón a la complejidad, y la falta de personal para realizar esta labor, se contratará el servicio de interventoría con una persona natural o jurídica, idónea en el campo e independiente.
La interventoría además de las obligaciones mencionadas en el numeral anterior estará obligada:
a) estudiar las solicitudes del contratista
b) impartir por escrito las ordenes al contratista para la debida ejecución del contrato y que sirvan de base probatoria para denostar el posible incumplimiento de estas y del contrato, si ello fuere el caso.
c) sugerir y proyectar las determinaciones que deba asumir la entidad como contratante, para la debida ejecución del contrato.
d) responder las peticiones del contratista
e) efectuar los estudios técnicos que sean necesarios en relación con las solicitudes de reconocimientos realizados por el contratista y
hacer a la entidad las recomendaciones que tiendan a proteger sus intereses y evitar un eventual litigio.
El interventor, en todo caso, consultará las decisiones de controversia jurídica con el Asesor Jurídico Externo, y solicitará y efectuará las reuniones de discusión que sean necesarias para lograr posiciones de consenso sobre la actividad contractual.
2.12 EL INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL
2.12.1 Efectividad de la cláusula penal pecuniaria
En el evento de incumplirse el respectivo contrato por parte del contratista, la entidad estará obligada a realizar las siguientes actividades:
⮚ El coordinador o interventor del contrato, requerirá por una sola vez, al contratista, para que en el termino fijado en el mismo de cumplimiento a los requerimientos.
⮚ De no atender a los requerimientos la entidad deberá, declarar la terminación del contrato y hacerle exigible la cláusula penal pecuniaria, para lo cual el asesor jurídico externo, estará obligado a presentar las acciones o demandas a que haya lugar en forma inmediata.
⮚ En caso de perjuicios causados a la entidad, el departamento jurídico deberá presentar las demandas de incumplimiento y resarcimiento de perjuicios a favor de la entidad.
2.13 TERMINACIÓN DEL CONTRATO
2.13.1 Terminación normal
El contrato terminará en forma normal por cumplimiento del objeto contractual y las obligaciones pactadas, o por vencimiento del término.
Si el contrato es de tracto sucesivo, previo al recibo a satisfacción éste deberá liquidarse de mutuo acuerdo o unilateralmente, dentro de los cuarenta y cinco (45) días siguientes al hecho que genera su terminación. A juicio de la Cámara y de acuerdo con la modalidad del contrato podrá levantarse un acta de liquidación, sin que el acta constituya un requisito esencial para la liquidación del mismo.
2.13.2 Terminación anormal
El contrato terminará de forma anormal por las siguientes circunstancias.
⮚ Imposibilidad de cumplimiento: siempre que ocurran circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito que imposibiliten la ejecución o culminación del contrato, este se dará por terminado de mutuo acuerdo entre las partes, mediante un acta que servirá de liquidación del contrato, en donde se expliquen las causales, se resuman los valores debidos por las partes y se deje constancia de estar x xxx y salvo.
⮚ Terminación de mutuo acuerdo: cuando resultaré conveniente para las partes la terminación del contrato, procederá a darse por terminado y a liquidarse en el mismo acto, en donde se precisaran las causas de su terminación y la xxxxxxxxxx xx xxx y salvo entre las mismas.
2.14 LIQUIDACIÓN
La liquidación es un procedimiento que verifica el estado del contrato, implica la revisión de circunstancias, tales como en que medida se cumplieron las obligaciones contractuales, quien le debe a quien, cuanto se debe, etc. En general, es un xxxxx xx xxxxxxx que hacen las partes contratantes para determinar el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
Es el procedimiento que debe realizar la entidad al término de todo contrato cuya cuantía sea superior a 50 SMLV.
2.14.1 Liquidación unilateral
Se aplica en los contratos que se terminan de forma normal Cuando el contrato es declarado nulo por autoridad competente
Cuando por mutuo acuerdo se da por terminado de forma anticipada. Por vencimiento del plazo antes del cumplimiento del objeto convenido.
2.14.2 Liquidación bilateral
Una vez finalizado el contrato normalmente o en forma anticipada, las partes se deben reunir par revisar la ejecución total del contrato y determinar los montos a favor de uno y otro. La entidad lo hará a través de su representante legal o la persona delegad para el asunto.
En la liquidación se debe constatar lo ejecutado con lo acordado en el contrato, si realmente se cumplió en términos de calidad y cantidad y
si lo realizado esta dentro de las condiciones acordadas. Esto permite que la entidad pueda exigirle al contratista la modificación o arreglo de aquello que no se ajusta a lo convenido en el contrato.