GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI Clausole campione
GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI. Alle fasi procedimentali sono associati flussi che possono essere intesi come esportazioni di documenti prodotte dall'applicativo come, ad esempio, l'istanza, atti autorizzativi dei procedimenti e lettere di comunicazione all'utenza.
GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI. Comunicazioni informali tra uffici utente Pag. 33 Articolo 46 Scambio di documenti tra uffici utente Pag. 33
GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI. 14
4.1. Flusso dei documenti 14
4.2. Documenti smistati o assegnati erroneamente 14
4.3. Oggetti ricorrenti 15
4.4. Documenti in arrivo 15
4.5. Documenti cartacei: ricevuti tramite il servizio postale 15
4.6. Documenti cartacei: presentati direttamente al Protocollo generale 16
4.7. Documenti cartacei: ricevuti direttamente dagli uffici 16
4.8. Documenti cartacei: originali plurimi inviati a più soggetti del Comune 16
4.9. Documenti cartacei e informatici: unicità dell’argomento 17
4.10. Documenti informatici: ricevuti a mezzo posta elettronica certificata 17
4.11. Documenti in uscita 17
4.12. Documenti in uscita con destinatari esterni ed interni 18
4.13. Documenti interni: di preminente carattere giuridico probatorio 18
4.14. Documenti interni: di preminente carattere informativo 18
GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI. Comunicazioni informali tra uffici utente
GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI. La gestione documentale disciplinata in questa sede, da realizzarsi a partire dal sistema Paleo, si intende riferita a tutti i documenti e alle loro entità di aggregazione (fascicoli), indipendentemente dal formato o supporto.
GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI. Articolo 50 Comunicazioni ufficiali tra uffici utente
1. La registrazione al protocollo di documenti tra uffici utente avviene solo quando gli stessi, con o senza documenti allegati, hanno una certa rilevanza ai fini dell’azione amministrativa, della quale è opportuno tenere traccia nel fascicolo relativo all’affare o al procedimento cui si riferisce.
GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI. Sistema di gestione dei flussi documentali Articolo 49 Scambio di documenti e fascicoli tra uffici utente Articolo 50 Comunicazioni informali tra uffici utente SEZIONE XIII ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI
GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI elettronici
1. La gestione dei flussi documentali all’interno del sistema di gestione informatica dei documenti dell’ente avviene sia in forma manuale che in forma automatizzata attraverso le seguenti modalità:
(a) con intervento manuale dell’operatore che registra, assegna, smista, invia per conoscenza il documento ed effettua le ulteriori operazioni di nuova assegnazione e/o nuovo invio di copie per conoscenza da parte della UOR di prima assegnazione;
(b) con forme di protocollazione automatica, che oltre all’assegnazione del numero e della data di protocollo e della classificazione, possono prevedere l’inserimento nel fascicolo informatico di riferimento (qualora trattasi di fascicolo annuale per attività) ed effettuano il diretto smistamento alla scrivania informatica destinataria/assegnataria;
(c) forme di records management caratterizzate da un elevato livello di automazione.
2. L’Ente individua nella descrizione dei processi l’attività primaria per la realizzazione di una corretta gestione dei flussi documentali e promuove l’integrazione del sistema di protocollo con i sistemi di workflow management almeno per i procedimenti ai quali possa essere associato uno schema operativo formalizzato, sufficientemente stabile nel tempo e applicabile in qualunque circostanza.12
3. Al fine della costruzione di un “archivio digitale” dell’Ente unitario, nella scelta dei cosiddetti applicativi di back office da parte delle UOR dell’Amministrazione devono sempre essere coinvolti il responsabile della gestione documentale, il responsabile della conservazione e il responsabile del sistema informatico.
GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI. Articolo 45 Comunicazioni informali tra uffici utente Per comunicazione informale tra uffici utente si intende uno scambio di informazioni, con o senza documenti allegati, del quale non si ritiene necessario tenere traccia in archivio e non interessano il sistema di protocollo informatico.
GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI