G I U N T A C O M U N A L E
COPIA
C O M U N E D I A L L E G H E
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Verbale di deliberazione n. 67
OGGETTO: APPROVAZIONE DEL MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI
L’anno duemilasedici addì trenta del mese di Dicembre alle ore 11:30 nella sala delle adunanze, si è riunita la Giunta Comunale.
Eseguito l’appello risultano:
NOMINATIVO | PRESENTI | ASSENTI |
DE XXXXXX XXXX | PRESENTE | |
DELL'XXXXX XXXXXXXXX | PRESENTE | |
DA XXX XXXXXXX | PRESENTE |
Il Segretario ComunaleMichela Xxxxxxxxx assiste alla seduta.
Il SindacoSiro Xx Xxxxxx, assume la presidenza e riconosciuta legale l’adunanza, dichiara aperta la seduta.
Viene adottata la deliberazione di seguito riportata
Il presente verbale viene letto, approvato e sottoscritto
Il Sindaco
X.xx Xxxx Xx Xxxxxx
Il Segretario Comunale X.xx Xxxxxxx Xxxxxxxxx
Xxxxx Xxxxxx 00 - 00000 XXXXXXX (XX) – X.Xxx e C.F. 00145920252
Sito internet: xxxx://xxx.xxxxxx.xxxxxxx.xx.xx - PEC: xxxx.xxx.xxxxxx.xxxxxxx.xx@xxxxxxxxx.xx – Email: xxxxxxx@xxxxxxxx.xx.xx
LA GIUNTA COMUNALE
RICHIAMATO il DPR 28 dicembre 2000, n. 445 “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa” ed, in particolare, il terzo comma dell’art. 50 che prevede l’obbligo per le pubbliche amministrazioni di provvedere a realizzare ed a revisionare sistemi informatici ed automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità alle disposizioni contenute nello stesso Testo unico ed alle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali, nonché dell’art. 15 della Legge 15 marzo 1997, n. 59 e dei relativi regolamenti di attuazione;
VISTI:
- il DPCM 31/10/2000 concernente le regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR 20/10/1998, n. 428 (sostituito dal sopracitato DPR n. 445/2000);
- il DPCM 03/12/2013 ad oggetto “Regole Tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40–bis, 41, 47, 57–bis e 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”;
DATO ATTO che l’art. 5 del DPCM 31/10/2000 prevede che le pubbliche amministrazioni redigano un Manuale per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi e che questo manuale deve essere considerato come un valido strumento di lavoro per la gestione dei documenti e dei procedimenti amministrativi, in quanto descrive tutte le fasi operative del sistema per la gestione del protocollo informatico individuando, altresì, per ogni azione o processo i rispettivi livelli di esecuzione, responsabilità e controllo;
DATO atto che, ai sensi e secondo le norme sopracitate, le Pubbliche Amministrazioni devono:
a) adottare il protocollo informatico per la registrazione dei dati e documenti;
b) formare e conservare i documenti informatici, gestire in modalità informatica il sistema ed i flussi documentali sulla base delle regole tecniche di cui ai DPCM 03/12/2013;
c) realizzare la sottoscrizione elettronica dei documenti informatici;
d) individuare le Aree Organizzative Omogenee (AOO) per la gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali e i relativi uffici di riferimento;
e) nominare il Responsabile delle attività relative alla tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi;
f) nominare il Responsabile della conservazione dei documenti informatici;
g) adottare, su proposta del detto Responsabile, il Manuale di gestione dei documenti previsto dalle Regole tecniche di cui al DPCM 31/10/2000 e s.m.i., che descrive il sistema di gestione e dì conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni necessarie al corretto funzionamento del protocollo informatico;
h) realizzare la sicurezza dei dati, dei documenti e delle tecnologie sulla base delle disposizioni del Codice in materia di dati personali (D.Lgs. 30/06/2003, n. 196);
RICHIAMATA la delibera di Giunta Comunale n. 90 del 19/11/2014, con la quale è stata da ultimo approvata l’organizzazione del Comune di Alleghe;
Xxxxx Xxxxxx 00 - 00000 XXXXXXX (XX) – X.Xxx e C.F. 00145920252
Sito internet: xxxx://xxx.xxxxxx.xxxxxxx.xx.xx - PEC: xxxx.xxx.xxxxxx.xxxxxxx.xx@xxxxxxxxx.xx – Email: xxxxxxx@xxxxxxxx.xx.xx
RITENUTO che il Comune di Alleghe, in ragione delle sue dimensioni e delle sue caratteristiche organizzative, si debba articolare in un’unica Area Organizzativa Omogenea (di seguito AOO) denominata Comune di Alleghe e composta dall’insieme di tutte le sue unità organizzative con il codice identificativo dell’Ente, rilasciato in fase di iscrizione presso l’Indice delle P.A. a cui corrisponde la casella di posta elettronica certificata istituzionale;
RICORDATO, inoltre, che l’art. 61 del D.P.R. n. 445/2000 prevede che:
- comma 1 “Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell'articolo 50. Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea”;
- comma 2. “Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente”;
RITENUTO di dover provvedere in merito;
RITENUTO opportuno procedere all'approvazione del Manuale di gestione;
Con voti unanimi favorevoli espressi in forma palese
D E L I B E R A
1) di individuare nel Comune di Alleghe, in ragione delle sue dimensioni e delle sue caratteristiche organizzative, si debba articolare in un’unica Area Organizzativa Omogenea (di seguito AOO) denominata Comune di Alleghe e composta dall’insieme di tutte le sue unità organizzative con il codice identificativo dell’Ente, rilasciato in fase di iscrizione presso l’Indice delle P.A. a cui corrisponde la casella di posta elettronica certificata istituzionale;
2) di istituire, ai sensi dell’articolo 61 del D.P.R. n. 445/2000 il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, precisando che esso viene incardinato all’interno dell’Area Amministrativa;
3) di nominare quale Responsabile preposto al suddetto Servizio il Segretario Comunale, in quanto unica figura in possesso dei requisiti professionali idonei;
4) di approvare il Manuale di gestione del protocollo informatico dei flussi documentali e degli archivi, nel testo allegato al presente provvedimento a farne parte integrante e sostanziale, corredato dal Piano di Fascicolazione e dal Titolario, allegati facenti parte integrante e sostanziale del presente atto;
Xxxxx Xxxxxx 00 - 00000 XXXXXXX (XX) – X.Xxx e C.F. 00145920252
Sito internet: xxxx://xxx.xxxxxx.xxxxxxx.xx.xx - PEC: xxxx.xxx.xxxxxx.xxxxxxx.xx@xxxxxxxxx.xx – Email: xxxxxxx@xxxxxxxx.xx.xx
5) di dare atto che il Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi è strumento di lavoro necessario alla corretta tenuta del protocollo ed alla gestione del flusso documentale e dell’archivio e pertanto dovrà essere aggiornato quando innovazioni tecnologiche, nuove situazioni organizzative o normative lo richiederanno o, comunque, ogni qualvolta si renderà necessario alla corretta gestione documentale;
6) di disporre l’applicazione immediata del suddetto manuale, con la sola eccezione della parte che riguarda la gestione del fascicolo informatico per la quale il Responsabile del Servizio Archivistico dovrà assicurare l’introduzione graduale, in collaborazione con le diverse Unità Organizzative ed i relativi Responsabili dei Servizi;
7) di provvedere alla pubblicazione del manuale sul sito internet del Comune.
Xxxxx Xxxxxx 00 - 00000 XXXXXXX (XX) – X.Xxx e C.F. 00145920252
Sito internet: xxxx://xxx.xxxxxx.xxxxxxx.xx.xx - PEC: xxxx.xxx.xxxxxx.xxxxxxx.xx@xxxxxxxxx.xx – Email: xxxxxxx@xxxxxxxx.xx.xx
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OGGETTO: APPROVAZIONE DEL MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI
Parere reso dal Responsabile del servizio ai sensi dell’art. 49 del D.Lgs. 267/2000
In merito alla proposta di delibera di cui all’oggetto sopra indicato, in base all’art. 49 comma 1, D.Lgs. n. 267/2000, esprimo parere favorevole , in quanto la proposta che precede è conforme alle norme legislative e tecniche che regolamentano la materia.
NOTE:
Alleghe, li 30/12/2016 IL RESPONSABILE
Xxxxxxx Xxxxxxxxx
Xxxxx Xxxxxx 00 - 00000 XXXXXXX (XX) – X.Xxx e C.F. 00145920252
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DELIBERAZIONE DELLA GIUNTA COMUNALE N. 67 DEL 30/12/2016
OGGETTO: APPROVAZIONE DEL MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI
ATTESTAZIONE DI INIZIO PUBBLICAZIONE
(art. 124, comma 1, del D.lgs. 18.8.2000 n. 267)
Si attesta che in data 10/05/2017 la Deliberazione in oggetto è stata pubblicata all’Albo Pretorio on-line, ove rimarrà per 15 giorni consecutivi, ai sensi e per gli effetti dell’art.124, comma 1, del D. Lgs. 18.08.2000, n° 267.
Alleghe, li 10/05/2017
Il Segretario Comunale Xxxxxxx Xxxxxxxxx
Xxxxx Xxxxxx 00 - 00000 XXXXXXX (XX) – X.Xxx e C.F. 00145920252
Sito internet: xxxx://xxx.xxxxxx.xxxxxxx.xx.xx - PEC: xxxx.xxx.xxxxxx.xxxxxxx.xx@xxxxxxxxx.xx – Email: xxxxxxx@xxxxxxxx.xx.xx
COMUN DE ÀLIE
COMUNE DI ALLEGHE
Provincia di Belluno
MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO
DEI FLUSSI DOCUMENTALI E
DEGLI ARCHIVI
Il presente Manuale è stato redatto da ed approvato con Deliberazione della Giunta comunale n. 67 del 30/12/2016
Sommario
Parte prima – Principi generali
1.1 Premessa pag. 4
1.2 Ambito di applicazione pag. 4
1.3 Definizioni e Normativa di riferimento pag. 5
1.4 Individuazione dell’Area Organizzativa Omogenea (AOO) pag. 6
1.5 Individuazione delle Unità Organizzative Responsabili (UOR) pag. 6 Individuazione del Responsabile del Servizio archivistico comunale per la gestione informatica del protocollo
1.6 informatico, dei flussi documentali e degli archivi pag. 6
1.7 Istituzione del Servizio archivistico pag. 7
1.8 Il Sistema di protocollo informatico pag. 8
1.9 Politiche di gestione e conservazione documentale pag. 8
Parte seconda – Piano di sicurezza
2.1 Obiettivi del piano di sicurezza pag. 9
2.2Contesto di riferimento pag. 9
2.3 Formazione dei documenti – aspetti di sicurezza pag. 10
2.4. Gestione dei documenti informatici – aspetti di sicurezza pag. 10
2.5 Trasmissione e interscambio dei documenti informatici pag. 14
2.6. Accesso ai documenti informatici pag. 14
Parte terza – I documenti
3.1 Tipologia dei documenti pag. 15
3.2 Forme dei documenti pag. 15
3.3 Trattamento delle differenti tipologie di documenti pag. 16
3.4 Modalità di trasmissione dei documenti pag. 16
3.5 Formati consentiti pag. 17
Parte quarta – La descrizione dei flussi documentali
4.1 Documenti in entrata pag. 18
4.2 Documenti in uscita pag.19
4.3 Documenti interni pag. 20
4.4 Schema dei flussi documentali pag. 21
Parte quinta – Registrazione a protocollo e segnatura dei documenti
5.1 La registrazione dei documenti pag. 23
5.2 Il registro di protocollo informatico pag. 23
5.3 Elementi obbligatori della registrazione pag. 24
5.4 Modalità di registrazione pag. 25
5.5 La segnatura dei documenti pag. 27
5.6 Casi particolari pag. 28
Parte sesta – Gestione dei documenti e dei flussi documentali
6.1 Organizzazione, gestione e strumenti dell'archivio corrente pag. 35
6.2 L'aggregazione documentale, il fascicolo informatico e il fascicolo ibrido
6.3 Organizzazione, gestione e strumenti dell'archivio di
pag. 38
Deposito pag. 39
6.4 Organizzazione, gestione e strumenti dell'archivio storico pag. 41
Parte settima – Procedure per l’accesso ai documenti amministrativi e la tutela dei dati personali e sensibili
7.1 Premessa pag. 42
Parte prima
1.1. Premessa
Il decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa ha definito un modello di riferimento per la gestione dei documenti archivistici, incardinato in un più ampio sistema informativo ed impone l’obbligo di redigere un Manuale di gestione del protocollo informatico e del Sistema archivistico comunale.
Infatti, le pubbliche amministrazioni di cui all’art. 2, comma 2 del Codice provvedono ad adottare il Manuale di gestione come all’art. 3, comma 1, lettera del DPCM 3 dicembre 2013 Regole tecniche per il protocollo informatico. Il presente Manuale, strumento fondamentale per l’Amministrazione, consiste nell’insieme delle regole e delle procedure per formare, gestire e conservare i documenti; esso è stato approvato dal Comune di Alleghe con deliberazione della Giunta Comunale n. 67 del 30/12/2016 e pubblicato sul sito istituzionale come da art. 5, comma 3 del DPCM 3 dicembre 2013.
Contestualmente all’approvazione del Manuale, è stato inoltre formalmente istituito, come previsto all’art. 61 del DPR 445/2000, il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee.
Oltre alle regole del Manuale, si applicano le direttive di legge, che hanno lo scopo di definire la normalizzazione delle regole operative, la razionalizzazione delle pratiche di gestione dei documenti, e l’ottimizzazione delle funzioni e dei servizi all’interno dell’Amministrazione, al fine di garantire la memoria documentaria, migliorare l’azione amministrativa e favorire l’accesso alla documentazione e la trasparenza.
1.2. Ambito di Applicazione
Il presente Manuale di gestione ha lo scopo di analizzare e risolvere, nel caso particolare del Comune di Alleghe, le varie problematiche e casistiche relative alla gestione dei documenti, prodotti (spediti o ricevuti) dall’ente nello svolgimento della sua attività istituzionale e nel corso delle fasi di vita dell’archivio (corrente, di deposito, storico).
Il Manuale è costituto da un corpo centrale e da allegati che potranno essere soggetti a modifiche ed aggiornamenti che dovranno essere definiti ed approvati a cura del Responsabile del Servizio archivistico comunale.
Il documento disciplina:
a) le modalità di formazione e scambio dei documenti;
b) l’utilizzo del sistema di protocollo informatico e gestione documentale;
c) l’uso del Titolario di classificazione e del Piano di conservazione;
d) la gestione dei flussi documentali, sia cartacei che digitali, e le aggregazioni documentali (fascicoli);
e) il piano di sicurezza dei documenti;
f) la gestione dei procedimenti amministrativi;
g) le modalità di accesso ai documenti e alle informazioni e le relative responsabilità
1.3. Definizioni1 e Normativa di riferimento
Ai fini del presente manuale si fa riferimento al glossario di cui al DPCM 13 novembre 2014.
La Normativa e la documentazione di riferimento per la stesura del presente Manuale è riportata qui di seguito:
- D.P.R. 20 dicembre 2000 n. 445 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa;
- D.Lgs. 13 settembre 2016 n. 214 - Codice dell’amministrazione digitale, in materia di riorganizzazione delle amministrazioni pubbliche (modifiche ed integrazioni);
- D.Lgs. 26 agosto 2016 n. 179 recante Modifiche ed integrazioni al Codice dell'amministrazione digitale, in materia di riorganizzazione delle amministrazioni pubbliche (Nuovo CAd); D. Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 - Codice dell’amministrazione digitale;
- D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 - Codice dei beni culturali e del paesaggio;
- D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 - Codice in materia di protezione dei dati personali;
- L. 7 agosto 1990 n. 241 e ss mm e ii- Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi;
1
Le definizioni sono riportate dal Glossario di X. XXXXXXX, Le fonti archivistiche:
ordinamento e conservazione, Roma 1983 (Beni culturali, 10) e dal Glossario – Allegato 1 del DPCM 3 dicembre 2013.
- L. 11 febbraio 2005, n. 15 - Modifiche ed integrazioni alla legge 7 agosto 1990, n. 241, concernenti norme generali sull'azione amministrativa;
- D.P.C.M. 3 dicembre 2013 - Regole tecniche per il protocollo informatico;
- D.P.C.M. 3 dicembre 2013 - Regole tecniche in materia di sistema di conservazione;
- D.P.C.M. 13 novembre 2014 - Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni;
- D.P.C.M. 22 febbraio 2013 - Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali;
- Quaderno 21 CNIPA, febbraio 2006 - Manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell’archivio delle Pubbliche amministrazioni
- Modello di riferimento.
1.4. Individuazione dell’Area Organizzativa Omogenea (AOO)
Ai fini della gestione unica e coordinata dei documenti il Comune è costituito da un’unica Area Organizzativa Omogenea.
All’interno della AOO viene definito un UNICO sistema di protocollazione, che consente l’autonomia di ogni UOR per la registrazione in uscita ed interna mentre in entrata viene svolto solo dal Servizio Segreteria.
1.5. Individuazione delle Unità Organizzative Responsabili (UOR)
Le Unità organizzative responsabili (UOR) corrispondono ai Centri di Responsabilità individuati dall’Ente all’interno dell’Organigramma, che viene definito dalla Giunta con proprio atto deliberativo, cui si fa esplicito rinvio.
1.6. Istituzione del Servizio archivistico comunale per la gestione informatica del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi
Il Servizio archivistico comunale, istituito in attuazione dell’art. 61 del DPR 445/2000, ha il compito di gestire il protocollo informatico, i flussi documentali e gli archivi.
Sono compiti del Servizio:
- individuare gli addetti dell’amministrazione all’utilizzo del sistema di protocollo informatico e definire per ciascuno di essi il tipo di funzioni disponibili (ad esempio consultazione, modifica ecc.), comunicandone i nominativi all’Unione Montana Agordina affinchè provveda tramite suo incaricato ad abilitarli all’uso del sistema;
- garantire il rispetto delle disposizioni normative durante le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo;
- garantire la corretta produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo;
- curare le funzionalità del sistema affinché, in caso di guasti o anomalie, siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile;
- conservare le copie di salvataggio delle informazioni del sistema di protocollo2 e del registro di emergenza in luoghi sicuri e diversi da quello in cui viene custodito il suddetto sistema;
- garantire il buon funzionamento degli strumenti e il rispetto delle procedure concernenti le attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali;
- autorizzare le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo;
- aprire e chiudere il registro di emergenza.
1.7. Il Responsabile del Servizio archivistico
Ai sensi dell’art. 4 del DPCM 3 dicembre 2013, i compiti del Responsabile sono:
- predisporre lo schema del Manuale di gestione del protocollo informatico con la descrizione dei criteri e delle modalità di revisione del medesimo;
- vigilare sulla non istituzione di protocolli di settore e di reparto, dei protocolli multipli, dei protocolli di telefax e, più in generale, dei protocolli diversi dal protocollo informatico;
2 La conservazione avviene tramite SIT, su server appositi presso la sede stessa della Società.
- collaborare con la Società Informatica Territoriale (SIT), in quanto organismo incaricato in virtù delle convenzioni in essere3, alla predisposizione del piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all’interscambio, all’accesso, alla conservazione dei documenti informatici.
Constatata la presenza all’interno dell’Ente di una figura professionale rispondente compiutamente alle competenze richieste dall’art. 61, comma 2, del DPR 445/2000, è preposto al Servizio archivistico comunale, come istituito al punto 1.6, il Segretario Comunale individuato quale funzionario in possesso di idonei requisiti professionali.
1.8. Il Sistema unico di protocollo informatico
Il Comune, avendo individuato un’unica AOO, adotta un unico sistema di protocollo informatico denominato SICRAWEB del quale si servono tutte le UOR.
Al protocollo informatico sono di supporto i seguenti strumenti di gestione obbligatori:
- Organigramma (così come adottato dalla Giunta Comunale con propria deliberazione n. 90 del 19/11/2014, cui si fa esplicito rinvio);
- Titolario di classificazione (Allegato 1 - Titolario di classificazione);
- Piano di fascicolazione e Piano di conservazione (Allegato 2 - Piano di fascicolazione integrato al Piano di conservazione).
1.9. Politiche di gestione e conservazione documentale
Con il presente Manuale di gestione, il Comune ha adottato ed applicato le direttive della normativa vigente in materia di gestione e conservazione dei documenti. Gli aggiornamenti di legge e le nuove disposizioni in materia determineranno opportuni cambiamenti che saranno prontamente applicati a questo strumento e ai servizi annessi su consiglio del Responsabile del Servizio.
Le politiche complessive di gestione e di conservazione documentale saranno calate sulla realtà dell’ente valutando tempi, modalità ed entità degli interventi in base al modello organizzativo adottato, alla capacità dei servizi e degli strumenti a disposizione.
3 Il Comune di Alleghe ha sottoscritto in data 16/06/2016 una specifica convenzione con l’UMA per la gestione del servizio informatico, la quale a sua volta si avvale del supporto tecnologico SIT.
Parte seconda
Il Piano di Sicurezza4
Il presente capitolo, ai sensi dell’art. 4, comma c, e dell’art. 7 del DPCM 3 dicembre 2013, riporta le misure di sicurezza adottate per la formazione, la gestione, la trasmissione, l’interscambio, l’accesso e la conservazione dei documenti informatici, nel rispetto delle misure minime di sicurezza previste nell’allegato B del D.Lgs. 196/2003.
2.1. Obiettivi del Piano di Sicurezza
Il piano di sicurezza garantisce che:
- i documenti e le informazioni trattati dal Comune siano resi disponibili, autentici e integri;
- i dati personali, i dati sensibili e quelli giudiziari vengano custoditi in modo da ridurre al minimo, mediante l’adozione di idonee e preventive misure di sicurezza, i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta, in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico, alla loro natura e alle specifiche caratteristiche del trattamento.
2.2. Contesto di Riferimento
Il piano di sicurezza, basato sull'analisi dei rischi, definisce:
a) le politiche generali e particolari di sicurezza da adottare all’interno del Comune;
b) le modalità di accesso al sistema di protocollo e gestione documentale;
c) le modalità di accesso all’archivio depositato presso il conservatore;
d) le misure di sicurezza operative adottate sotto il profilo organizzativo, procedurale e tecnico;
4
La sezione sul Piano di sicurezza è strettamente tecnica che riguarda un ambito specialistico
della materia. I riferimenti di Xxxxx da tenere presente nella compilazione di questa parte sono:
- Direttiva del PCM del 16 gennaio 2002 “Sicurezza informatica e delle telecomunicazioni nelle pubbliche amministrazioni statali”;
- Criteri di sicurezza e delle misure minime previste dal Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196) a tutti i trattamenti di dati;
- CAD D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 e successivi aggiornamenti.
La sezione deve essere una descrizione sintetica di tutte le misure adottate per poter garantire la sicurezza dell’accesso ai dati e dei mezzi di trasmissione e collegamento. Inoltre è necessario indicare le modalità con cui i dati vengono archiviati, conservati e resi disponibili nell’ottica della continuità. Suddetta sezione è da intendersi non come manuale di informatica teorica dove viene identificato nel dettaglio anche il funzionamento specifico dei sistemi esaminati, ma come un vero e proprio manuale pratico con lo scopo di rendere accessibile e comprensibile la modalità con cui le misure di sicurezza vengono adottate ai fini esclusivi dello scopo del manuale stesso. Si evitano divagazioni sulle specifiche tecniche o riferimenti teorici
e) le modalità con le quali deve essere effettuato il monitoraggio periodico dell’efficacia e dell’efficienza delle misure di sicurezza.
Il Comune al fine di garantire la sicurezza dei dati e della struttura informatica ha adottato le misure tecniche e organizzative di seguito specificate:
- protezione periferica della Intranet dell’amministrazione;
- protezione dei sistemi di accesso e conservazione delle informazioni;
- assegnazione ad ogni utente del sistema di gestione del protocollo e dei documenti, di una credenziale di identificazione pubblica (user ID), di una credenziale riservata di
- autenticazione (password) e di un profilo di autorizzazione;
- cambio delle password con frequenza almeno trimestrale durante la fase di esercizio
- piano di continuità del servizio con backup su supporti multipli, piano di Disaster Recovery5;
- conservazione, a cura di SIT ??, delle copie di riserva dei dati e dei documenti, in locali diversi e lontani da quelli in cui è installato il sistema di elaborazione di esercizio;
- gestione delle situazioni di emergenza informatica attraverso risorse qualificate;
- impiego e manutenzione di un adeguato sistema antivirus;
- impiego di idonee misure di sicurezza anche nel caso di supporti analogici contenenti banche di dati sensibili e giudiziari;
- archiviazione giornaliera, in modo non modificabile, delle copie del registro di protocollo, dei file di log contenenti le informazioni sulle operazioni effettuate da ciascun utente durante l’arco della giornata, comprese le operazioni di backup e manutenzione del sistema6.
2.3. Formazione dei documenti – aspetti di sicurezza
Le risorse strumentali e le procedure atte a garantire la sicurezza nella formazione dei documenti informatici, con particolare riferimento alla loro immodificabilità e integrità, sono descritte nel Capitolo 3.
2.4. Gestione dei documenti informatici – aspetti di sicurezza
Il sistema di protocollo e archiviazione documentale rispettante la normativa vigente di riferimento è SICRAWEB di Maggioli Spa.
5 In riferimento alla Circolare 1 dicembre 2011, n. 58.
6 I dati personali registrati nel log del sistema operativo, del sistema di controllo degli accessi e delle operazioni svolte con il sistema di protocollazione e gestione dei documenti utilizzato saranno consultabili in caso di necessità dalle forze dell’ordine.
Il sistema di gestione informatica dei documenti:
- garantisce la disponibilità, la riservatezza e l’integrità dei documenti e del registro di protocollo;
- fornisce le informazioni necessarie al collegamento fra i documenti dell'amministrazione con gli atti formati al fine dell'adozione del documento finale;
- assicura la registrazione di protocollo dei documenti interni, in entrata ed uscita dell'ente;
- consente la ricerca e la consultazione dei documenti registrati;
- consente la corretta archiviazione nell'ambito del piano di classificazione;
- nel rispetto della normativa sulla “privacy” specialmente in ambito del trattamento dei dati sensibili viene permesso, in modalità sicura, l'accesso alle informazioni ai soggetti interessati;
2.4.1. Componente organizzativa della sicurezza
Si intende la descrizione del sistema che consente la sicurezza relativa all'applicativo di gestione documentale e protocollazione SICRAWEB di Maggioli Spa. La gestione della sicurezza si concretizza in tutte quelle operazione e precauzioni volte a contrastare le minacce all'integrità dei dati, alla continuità di servizio e a garantire l'efficacia nel tempo del sistema informatico.
Tali misure di sicurezza sono poste a carico della SIT di Belluno.
Nella conduzione del sistema informativo sono responsabili del trattamento dei dati i Responsabili preposti ad ogni settore del Comune.
2.4.2. Componente fisica e infrastrutturale della sicurezza
La sicurezza dell'accesso fisico alla struttura è garantita attraverso le seguenti precauzioni:
- porte blindate ignifughe
- xxxxxx xxxxxxxxx
- impianti elettrici dedicati
- sistemi di condizionamento per il raffreddamento delle apparecchiature
- la continuità elettrica è garantita da UPS dedicati
- estintori
- un controllo dell’attuazione del piano di verifica periodica sull’efficacia dei sistemi di sorveglianza e degli estintori
- impianto antincendio nella sala macchine presso la Società Informatica Territoriale
- la struttura è dotata di impianto antintrusione.
2.4.3. Componente logica della sicurezza
La componente logica della sicurezza garantisce i requisiti di integrità, riservatezza, disponibilità e non ripudio dei dati, delle informazioni e dei messaggi.
Tale componente, nell’ambito del sistema di protocollo informatico e di gestione documentale SICRAWEB, è stata realizzata attraverso:
- identificazione e autenticazione utente
- profilazione degli accessi (ACL)
- politica antivirus
- firma digitale
- monitoraggio sessioni di lavoro
- disponibilità del software e dell’hardware
Il software SICRAWEB è un applicativo sviluppato con tecnologia J2EE (Java 2 Enterprise Edition), tecnologia e linguaggio standard open che permette l’esecuzione del software attraverso la JVM (Java Virtual Machine) installata sulla postazione client che esegue il software. La distribuzione del software in locale può avvenire anche tramite protocollo http, il che consente l'accesso tramite browser al sistema applicativo.
Nello specifico utilizzo dell’Ente viene sfruttata una installazione centralizzata multi ente e multi database, ambiente di test e distribuzione dell’applicazione tramite il software Citrix, attraverso un portale web sicuro (https) Internet e Intranet (MPLS CNIPA).
Il sistema applicativo Sicraweb è strutturato su tre livelli applicativi:
1. Presentation Layer / User interface
2. Business Layer / Application Server e Repository Files
3. Data Layer / Database Server
Questo porta a diversi vantaggi dal punto di vista della sicurezza: non vi è un accesso diretto ai dati se non attraverso uno strato applicativo con appositi profili ci accesso funzionali, la modularità del sistema e dei layer consentono una maggior flessibilità per adattarsi alle esigenze di scalarità e di continuità del servizio.
La connessione con il server applicativo è garantita sia attraverso la linea dedicata MPLS CNIPA che attraverso linea internet con la garanzia data dal protocollo HTTPS di autenticazione con certificati opportunamente riconosciuti e registrati a livello internazionale. Il primo accesso al portale Citrix previa autenticazione con userid e password consente all’utente di visualizzare i punti di accesso all’applicativo Sicraweb degli enti a lui afferenti: questa soluzione garantisce una estrema flessibilità nella normale gestione e condivisione di risorse tra gli enti. Successivamente al caricamento dell’applicativo Sicraweb, dovranno essere inseriti userid e password che permetteranno al singolo utente di accedere ai moduli applicativi di competenza in modalità SSO (Single Sign On) che consente il
riconoscimento dell'utente e la profilazione della sicurezza a seconda delle mansioni dello stesso.
Qualsiasi accesso ai dati conservati nel database o ai file conservati nei repository non è mai diretto per l’utente finale, ma sempre attraverso lo strato applicativo. I soli soggetti che per fini esclusivamente di manutenzione, amministrazione e aggiornamento possono superare tali restrizioni sono gli operatori della Società Informatica Territoriale Srl e i tecnici dell’azienda incaricata dell’assistenza tecnica SCP Srl.
2.4.4. Gestione delle registrazioni di protocollo e di sicurezza
Le registrazioni di sicurezza sono costituite da informazioni di qualsiasi tipo (ad es. dati o transazioni) - presenti o transitati su SICRAWEB o altri indipendenti sistemi di supporto - che è opportuno mantenere poiché possono essere necessarie sia in caso di controversie legali che abbiano ad oggetto le operazioni effettuate sul sistema stesso, sia al fine di analizzare compiutamente le cause di eventuali incidenti di sicurezza. Le registrazioni di sicurezza possono essere costituite:
- dalle registrazioni di SICRAWEB, intese come tracciatura di data, ora, utente e tipo di azione effettuata sulle principali entità gestite dal software (registrazione di protocollo, iter atti amministrativi, registrazione di pubblicazione);
- dai log dei dispositivi di protezione periferica del sistema informatico (Intrusion Detection System (IDS), sensori di rete e firewall a cura dei gestori del sistema informatico ospitante Sicraweb);
- dai log del sistema dei vari livelli applicativi (log dell’application server, log del database server).
2.4.5. Criteri di utilizzo degli strumenti tecnologici
Il Sistema informatico garantisce agli utenti interni del Comune, l’accesso ai servizi previsti mediante l’adozione di un insieme di misure organizzative e tecnologiche. Gli utenti interni autorizzati ad utilizzare il software in uso operano nel rispetto dei principi qui di seguito riportati:
- ogni utente è responsabile, civilmente e penalmente, del corretto uso delle risorse informatiche, dei servizi e dei programmi a cui ha accesso, nonché dei dati trattati ai fini istituzionali;
- ogni utente è responsabile, civilmente e penalmente, del contenuto delle comunicazioni effettuate e ricevute a fini istituzionali, anche per quanto attiene la riservatezza dei dati ivi contenuti, la cui diffusione impropria potrebbe configurare violazione del segreto d’ufficio e della normativa per la tutela dei dati personali;
- ogni utente deve tenere comportamenti corretti, tali da preservare il buon funzionamento degli strumenti e tali da ridurre i rischi per la sicurezza del sistema informatico. É vietato l’utilizzo di supporti per la memorizzazione dei dati (CD, DVD, memorie USB, etc.) non sicuri e/o provenienti dall’esterno, al fine di non diffondere eventuali virus;
- i dati archiviati informaticamente devono essere esclusivamente quelli attinenti alle proprie attività lavorative;
- l’account del sistema è costituito da un codice identificativo personale (username) e da una parola chiave (password)7.
2.5. Trasmissione e interscambio dei documenti informatici – aspetti di sicurezza.
Il Comune, volendo adattare la sua organizzazione alle nuove esigenze tecnologiche ha previsto che le tecnologie di trasmissione a livello di sicurezza alto siano pec, interoperabilità; a basso posta elettronica ordinaria e fax telematico; purtroppo non si è ancora dotata di canali web e istanze on-line (ad eccezione di quanto attualmente consentito dal portale SUAP).
2.6. Accesso ai documenti informatici
L'accesso ai documenti informatici è protetto da utente e password di riconoscimento in possesso del personale autorizzato. Per le specifiche relative alla sicurezza per l’accesso al sistema di protocollo e di gestione documentale SICRAWEB, si fa riferimento al Capitolo 5.
7 La password che viene associata a ciascun utente è personale, non cedibile e non divulgabile. Le sue caratteristiche:
- lunghezza minima 8 caratteri
- caratteri di tipo alfanumerico e deve contenere almeno un numero, una lettera minuscola e una lettera maiuscola (non si possono usare simboli)
- non deve essere riconducibile a: nome o cognome proprio o di un collega o di un famigliare, identificativi di ufficio, di area, di servizio o del Comune, in modo parziale o completo, date di nascita, codici fiscali o altri elementi che ne facilitino l’individuazione;
- validità 90 giorni.
Parte terza I documenti
I documenti del Comune sono quelli prodotti (spediti e ricevuti), in uno dei modi previsti dalla normativa vigente, dagli organi ed uffici dell’Ente nello svolgimento della loro attività istituzionale.
3.1. Tipologia dei documenti
I documenti si distinguono in:
A. documenti in arrivo (in entrata): documenti, con rilevanza giuridico probatoria, prodotti da altri soggetti giuridici e acquisiti dal Comune nell’esercizio delle sue funzioni.
B. documenti in partenza (in uscita): documenti, con rilevanza giuridico probatoria, prodotti dal personale del Comune nell’esercizio delle sue funzioni e spediti a soggetti giuridici differenti.
C. documenti interni: documenti scambiati tra le diverse UOR afferenti alla medesima AOO.
I documenti, siano essi in arrivo, in partenza, o interni, vengono protocollati solo se rivestono carattere istituzionale, ovvero giuridico probatorio o, comunque, se assumono o possono assumere tale valore all’interno di uno specifico procedimento amministrativo.
I documenti privi di tale valore, ossia i documenti di mera valenza informativa/divulgativa, non vengono protocollati.
3.2. Forme dei documenti
Il documento amministrativo va distinto in documento analogico e documento informatico. Alla forma analogica è preferita quella informatica del documento in quanto vi è la volontà di rispondere alla normativa, alla spinta dell’innovazione e alla volontà di sfruttare le potenzialità del sistema gestionale in uso. Perciò, per tutti i documenti gestiti dal sistema deve sempre preferirsi la forma digitale. Ciò vale in modo particolare per i documenti in uscita, per i quali la forma digitale deve costituire la modalità preferibile e raccomandata, soprattutto quando il loro invio avvenga a mezzo PEC.
Tali documenti, indipendente dal loro supporto, sono tra loro connessi da speciale vincolo originario, necessario e determinato e costituiscono
l’archivio del Comune. Ogni documento deve trattare un solo oggetto e riferirsi ad un solo fascicolo.
3.3. Trattamento delle differenti tipologie di documenti
I documenti in arrivo sono registrati sul protocollo informatico del Comune e sono classificati a cura:
- dell’Ufficio Protocollo;
- dell’incaricato della UOR di competenza.
Al RPA della UOR di competenza spetterà il compito della fascicolazione e della registrazione del fascicolo nell’apposito repertorio in quanto responsabile delle operazioni di formazione e gestione del fascicolo relativo all’affare o al procedimento amministrativo che sta trattando.
L’RPA può delegare la formazione e la gestione di uno o più specifici fascicoli ad altre UOR e/o Uffici.
I documenti in partenza sono registrati sul protocollo informatico del Comune e sono classificati a cura del RPA, che tratta l’affare o il procedimento amministrativo ed è responsabile delle operazioni di formazione e gestione del fascicolo relativo.
La registrazione al protocollo informatico e la classificazione dei documenti interni sono effettuate dal RPA, che è anche responsabile della formazione e gestione del fascicolo relativo all’affare o al procedimento, o dal suo delegato.
3.4. Modalità di trasmissione dei documenti
Le modalità di trasmissione dei documenti consentite sono:
- Telematica: pec istituzionale, posta elettronica istituzionale;
- Brevi manu (normale o notificata), da consegnare solo all’Ufficio di Protocollo;
- Posta: ordinaria o raccomandata;
- Fax telematico8;
- Telegramma.
8
Le restrizioni all’utilizzo del telefax telematico sono riportate in 5.6 Casi Particolari.
3.5. Formati consentiti
Nello schema sono riportati i formati dei documenti consentiti, in riferimento a DPCM 13 novembre 2014, Allegato 2, così come di seguito specificati, e fatte salve successive eventuali modifiche normative, cui si fa fin d’ora esplicito rinvio:
FORMATO | ESTENSIONE | STANDARD DI RIFERIMENTO | |||
PDF - PDF/A | ISO 32000-1 (PDF) ISO 19005-1:2005 (vers. PDF 1.4) ISO 19005-2:2011 (vers. PDF 1.7) | ||||
TIFF | .tif | ISO 12639 ISO 12234 | |||
JPG | .jpeg, .jpg | ISO/IEC 10918:1 | |||
Office Open XML (OOXML) | .docx, .xlsx, .pptx | ISO/IEC DIS 29500:2008 | |||
Open Document Format | .odt, .ods, .odp, .odg, .odb | ISO/IEC 26300:2006 UNI CEI ISO/IEC 26300 | |||
XML | .xml derivati da XML: .svg | ISO 8879 - SGML Specifiche W3C | |||
TXT | .txt | / | |||
formati messaggi elettronica | di | posta | .eml | RFC 2822 - MIME RFC 1847 - S/MIME | |
AutoCAD DXF | .dxf | proprietario rilasciate da Autodesk | ma | con | specifiche |
X0x | .x0x, .x0x, .mp4 | ISO/IEC 14496-14 | |||
MP3 | .mp3 | ISO/IEC 11172-3 ISO/IEC 13818-3 | |||
WAV | .wav | rilasciato da IBM e Microsoft. estensione del Resource Interchange File Format (.RIFF) | |||
Parte Quarta
Descrizione dei flussi documentali
Il Comune attua politiche di ottimizzazione delle procedure di gestione documentale avvalendosi appieno delle funzionalità del Sistema informatico a disposizione.
4.1. Documenti in entrata
Tutti i documenti pervenuti al Comune devono essere registrati, segnati, classificati e smistati alla UOR di competenza tramite Sistema, contestualmente alla loro ricezione e comunque nella stessa giornata in cui sono pervenuti, salvo casi di emergenza non consentano il corretto svolgimento delle relative operazioni (si veda 5.6 Casi Particolari).
Di regola, tutti i documenti vengono smistati per competenza ad una sola UOR, ed alle altre eventualmente solo per conoscenza (per le eventuali eccezioni si veda 5.6 Casi Particolari). Inoltre, con l’eccezione di convocazioni a riunioni, documenti di valenza meramente politica e simili, i documenti non vengono mai assegnati per competenza al Sindaco e/o agli Amministratori.
Il responsabile di ciascuna UOR prende atto con cadenza quotidiana tramite Sistema, dalla sua postazione, che gli sono stati smistati dei documenti; provvede a gestirli sotto la propria responsabilità.
a. Ricevuti tramite il servizio postale
I documenti in questa modalità vengono ricevuti dall’Ufficio di Protocollo, che provvede all’apertura della corrispondenza, tranne di quella espressamente esclusa da tale procedura (si veda 5.6 Casi Particolari) e procede alle operazioni di registrazione, classificazione, segnatura e smistamento alle UOR di competenza dei singoli documenti dando priorità a quelli individuabili come urgenti.
La consegna dei documenti ricevuti in questa modalità alle singole UOR avviene al termine di ogni giornata lavorativa.
b. Ricevuti direttamente allo sportello del Protocollo
I documenti così presentati in Protocollo devono pervenire entro e non oltre l’orario di apertura al pubblico debitamente promosso.
Il Protocollo rilascia, su espressa richiesta del consegnatario, una ricevuta del documento mediante il programma di Protocollo informatico.
La consegna dei documenti ricevuti in questa modalità alle singole UOR avviene al termine di ogni giornata lavorativa.
c. Ricevuti direttamente dalle UOR
Questi documenti devono pervenire all’Ufficio Protocollo che provvederà alla segnatura, classificazione e smistamento alle UOR di competenza dei singoli documenti entro la giornata lavorativa.
I documenti informatici sono ricevuti dalla casella istituzionale di posta elettronica certificata istituita presso il Protocollo e debitamente pubblicizzata sul sito istituzionale del Comune e dalle caselle di posta elettronica istituzionale, seppur non certificata, anch’esse indicate sul sito.
4.2. Documenti in uscita
Per i documenti in uscita dal Comune la forma standard da utilizzare è la forma digitale nativa, intendendosi come tale quella dei documenti creati fin dall’origine mediante strumenti di video scrittura, con successiva trasformazione di formato PDF/A e completi di firma digitale. Non sono documenti digitali quelli derivanti dalla scansione di stampe sottoscritte con firma autografa.
Tutti i documenti prodotti dal Comune indipendentemente dalla forma nella quale sono redatti devono essere registrati, classificati e fascicolati dal RPA competente mediante il Sistema informatico. L’Amministrazione, avendo la possibilità di scegliere come operare, ha deciso di prediligere la forma digitale per il documento in uscita generandolo e mantenendone questa sua natura. In questa maniera il Comune intende ottenere il massimo rendimento dalle potenzialità del Sistema oltre ad allinearsi agli obblighi di legge. In alternativa alla forma digitale è possibile, gestire documenti analogici, da inserire a sistema con firma autografa e scansione. Questa modalità è comunque considerata come residuale e deve quindi essere utilizzata in quanto tale, con tendenza al suo graduale abbandono ovvero comunque in quei casi dove la natura del destinatario lo renda necessario.
In caso di documento analogico con firma autografa, l’originale dovrà essere sempre conservato agli atti.
In aggiunta a tali opzioni (firma digitale e firma autografa), solo nello scambio di documenti con altre Pubbliche Amministrazioni è possibile riportare sul documento la dicitura “firma autografa omessa ai sensi dell’art. 3 del D.Lgs. n. 39/1993”.
Questa possibilità deve essere vagliata in quei casi nei quali sia necessario che il documento venga spedito e/o pubblicato (ad es. nel caso di bandi ed avvisi), garantendone il rispetto dei requisiti di accessibilità e trasparenza (documenti che devono essere indicizzabili da parte dei motori di ricerca web).
La registrazione, la segnatura, la classificazione e la fascicolazione dei documenti in uscita sono effettuate da ogni singolo RPA. Le singole UOR provvedono quotidianamente alla spedizione dei documenti in uscita.
I documenti in uscita sono spediti principalmente tramite casella istituzionale di posta elettronica istituita presso il Protocollo e debitamente pubblicizzata sul sito istituzionale del Comune; è possibile utilizzare anche le altre caselle di posta elettronica certificata assegnate alle singole UOR.
Nei documenti in uscita inviati a mezzo pec deve essere sempre riportata nel documento, immediatamente sotto l’intestazione in alto a sinistra, prima dell’oggetto, la seguente dicitura “Protocollo come da oggetto pec”.
4.2.1. Documenti in uscita oggetto di pubblicazione all’Albo on line
Questi documenti devono obbligatoriamente avere la forma digitale di cui al precedente punto 4.2. A seguito della loro registrazione al Protocollo informatico ne devono essere pubblicati, oltre agli eventuali allegati: il documento principale firmato digitalmente e la copia del documento principale completa dell’impronta di protocollo.
4.3. Documenti interni
4.3.1. Documenti interni
Questi documenti devono essere registrati sul Protocollo informatico del Comune, classificati, fascicolati e inviati a cura del RPA. La loro registrazione deve essere effettuata una sola volta dal RPA mittente. Il destinatario del documento interno non deve effettuare una nuova registrazione del documento in arrivo.
Le procedure per la consegna e la trasmissione dei documenti alla UOR di competenza si effettuano tramite l’utilizzo del Sistema in modo analogo a quanto stabilito per i documenti in arrivo. Lo stesso vale per il trattamento archivistico. Le procedure per la trasmissione dei documenti sono strutturate dal Sistema in accordo con il Responsabile e la Software House.
4.4. Schema dei flussi documentali
4.4.1 Flussi in entrata
4.4.2 Flussi in uscita
Parte Quinta
Registrazione a protocollo e segnatura dei documenti
5.1. La registrazione dei documenti
Tutti i documenti del Comune, dai quali possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi, devono essere registrati sul Protocollo informatico. La registratura è l’operazione di memorizzazione delle informazioni fondamentali relative al contenuto, alla forma, all’autore e alla modalità di trasmissione di un documento. Tale operazione serve a identificare in modo univoco un documento individuandone data, forma e provenienza certa.
Come all’art. 18 del DPCM 3 dicembre 2013 “ad ogni messaggio ricevuto o spedito da una AOO corrisponde un’unica operazione di registrazione di protocollo” quindi al singolo documento è associato un unico numero di protocollo.
I documenti soggetti a repertoriazione, forma particolare di registrazione, non devono essere registrati sul protocollo informatico del Comune.
5.2. Il registro di protocollo informatico
Il registro di protocollo informatico è atto pubblico di fede privilegiata che certifica l’effettivo ricevimento e l’effettiva spedizione di un documento ad una certa data, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a danno delle parti.
Tale registro è un documento informatico prodotto e redatto secondo le modalità previste dalla legislazione ed è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente.
Nell’ambito della A.O.O. Comune il registro di protocollo è unico e la sua numerazione, unica, progressiva e costituita cifre numeriche, si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia dal primo gennaio dell’anno successivo.
Ai sensi dell’art. 7, comma 5 del DPCM 3 dicembre 2013, il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone l’immodificabilità del contenuto.
Per finalità di consultazione e ricerca interna, il Responsabile del Servizio provvede alla stampa in formato pdf del registro di protocollo dell’anno precedente e, verificata la congruità delle registrazioni, allo scarto dei registri giornalieri di protocollo dell’anno precedente.
5.3. Elementi obbligatori della registrazione
Il Sistema di protocollo in uso presso il Comune assicura che gli elementi fondamentali e obbligatori, in quanto giuridicamente rilevanti, della registrazione a protocollo siano debitamente riportati. Essi sono:
- data di registrazione
- numero di protocollo
- mittente per il documento in arrivo/destinatario per il documento in partenza
- oggetto
- numero, descrizione, inserimento degli allegati
- descrizione degli allegati
- data del documento ricevuto (se disponibile)
- numero di protocollo del documento ricevuto (se disponibile)
- impronta informatica (solo per i documenti informatici)
In particolare per la descrizione dell’oggetto sono previste regole condivise quali:
- lettura del contenuto del documento allegato
- trascrizione non pedissequa dell’oggetto del documento in arrivo (es. no chiedo chiarimenti; sì richiesta chiarimenti variazioni orarie);
- sintesi del contenuto (es. no verifiche e controlli effettuati dal revisore dei conti xxxx. Xxxxx in riferimento al bilancio di previsione dell’anno 2016; sì verifiche del revisore dei conti su bilancio 2016);
- trasposizione dal generale al particolare (es. no verifiche del revisore dei conti – bilancio di previsione 2016; sì bilancio di previsione 2016 – verifiche del revisore dei conti).
Per la compilazione dell’oggetto, sia in arrivo che in partenza, possono essere utilizzati oggettari, elenchi condivisi di oggetti ricorrenti che essi devono rispettare principi quali:
- preferibile utilizzo di sostantivi al posto di verbi (es. no chiedo; sì richiesta);
- evitare le abbreviazioni (es. no rich. autoriz.; si’ richiesta autorizzazione);
- utilizzo dei trattini con spazi (es. no richiesta autorizzazione–preventivi; sì richiesta autorizzazione – preventivi);
- preferibile riferimento alla serie, che sarà nota in quanto comunicata dal collega tramite schema redatto a seconda delle aree di competenza (es. malghe – malga rossa 2015 – richiesta autorizzazione. in questo caso la serie è “malghe”). La descrizione dell’oggetto in questo caso aiuta nell’apertura del fascicolo corretto e inserimento dei documenti ad esso afferenti)
- (ove possibile) eliminare dall’oggetto la dicitura iniziale “POSTA CERTIFICATA”, in quanto il dato è comunque reperibile nei metadati della profilatura di protocollo e rende più difficile lo scorrimento e la ricerca degli oggetti.
Per quanto riguarda il mittente/destinatario, la registrazione deve riportare:
- prima il cognome poi il nome (es. no Xxxxx Xxxxx; sì Xxxxx Xxxxx);
- non riportare il codice fiscale (es. no Xxxxx Xxxxx MRARSS79T40A757O; sì Xxxxx Xxxxx);
- omettere preferibile le cariche (dottore, ingegnere, avvocato, perito ecc.). Se ritenuto fondamentale riportare la carica (a seguito di decisione motivata) si usino correttamente le cariche ma solo abbreviate (es. no avvocato amministrativista; sì avv. Xxxxx xxxxx);
- per le società e le persone giuridiche, riportare la forma giuridica in acronimo, senza punti intermedi (es. no Rossi Società per Azioni; no Rossi S.p.A.; sì Rossi Spa).
È necessario fare attenzione al fatto che compilando correttamente ed in forma completa le anagrafiche, se ne impedisce la moltiplicazione (es: ASCOM e ASCOM SERVIZI sono sono due soggetti diversi, quindi, si ASCOM, no ASCOM Servizi).
5.4. Modalità di registrazione
I documenti pervenuti al Comune da altri soggetti giuridici sono registrati una sola volta come documenti in entrata (salvo casi in cui di invii multipli non individuabili da parte del mittente).
I documenti inviati dal Comune ad altri soggetti giuridici sono registrati una sola volta come documenti in uscita.
I documenti interni devono essere registrati a protocollo una sola volta dalla UOR mittente come documenti interni.
A seguito della registrazione i documenti analogici vengono acquisiti nel Sistema di protocollo tramite procedura di scansione mentre i documenti informatici vengono acquisiti direttamente dal Sistema stesso: in entrambi i casi i documenti vengono assegnati alla UOR competente. Per i documenti analogici molto voluminosi e, in ogni caso, quelli la cui scansione possa essere difficoltosa o problematica, è compito del Responsabile del servizio archivistico valutare di volta in volta come procedere.
Il Responsabile di ciascuna UOR prende atto tramite il Sistema informatico che gli sono stati smistati dei documenti; egli provvede sotto la propria responsabilità e con cadenza quotidiana a prendere in carico il documento dalla propria scrivania virtuale.
5.4.1. Documenti sottoposti a registrazione particolare
Per alcuni documenti (si veda 5.6 Casi Particolari) è prevista una registrazione particolare su repertori informatici autonomi afferenti al sistema informatico che gestisce il Protocollo unico. Per essi sono previste ugualmente le operazioni nell’ambito della gestione dei documenti, in particolare la classificazione e la fascicolazione poiché questi documenti appartengono allo stesso modo al complesso archivistico del Comune. Essi costituiscono serie di interesse archivistico e sono collegate a registri o repertori e devono contenere almeno le seguenti informazioni:
- tipologia del registro o repertorio
- numero di registro o repertorio (cronologico e progressivo)
- data
- elementi identificativi dell’atto (soggetto o soggetti; oggetto)
- eventuali dati di classificazione e di fascicolazione
- annotazioni
5.4.2. Documenti che non vanno protocollati
Un elenco dei documenti che non devono essere protocollati:
- atti interni, che non costituiscono fasi obbligatorie e imprescindibili dei procedimenti amministrativi;
- bollettini ufficiali;
- certificati anagrafici e di stato civile;
- certificazioni varie;
- documenti di interesse effimero (partecipazioni, condoglianze, ringraziamenti, auguri, richieste di appuntamenti);
- documenti interni di preminente carattere informativo (che devono essere redatti in formato esclusivamente digitale e inviati tramite posta elettronica o flusso telematico);
- gazzette ufficiali;
- inviti a manifestazioni;
- materiali pubblicitari;
- materiali statistici;
- note di ricezione delle circolari e altre disposizioni;
- notiziari della pubblica amministrazione;
- riviste;
- giornali e periodici;
- libri;
- notifiche da sistemi automatizzati di gestione adempimenti;
- ricevute di accettazione e consegna PEC.
5.5. La segnatura dei documenti
La segnatura di protocollo consiste nell’apposizione o nell’associazione all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti la registrazione di protocollo per consentire di individuare ciascun documento in modo inequivocabile (art. 55 del DPR 445/2000).
Le informazioni minime previste ai sensi dell’art. 9 del DPCM 3 dicembre 2013 sono:
A. codice identificativo dell’amministrazione
B. codice identificativo dell’area organizzativa omogenea
C. codice identificativo del registro
D. data di protocollo
E. progressivo di protocollo
Ulteriori informazioni previste dal sistema in uso sono:
A. oggetto
B. mittente
C. destinatario
D. indicazione della UOR o RPA
E. codice identificativo dell’amministrazione
F. indice di classificazione
G. identificazione degli allegati
H. informazioni sul procedimento
La registrazione a protocollo e la segnatura costituiscono un’operazione unica e vanno effettuate contemporaneamente; hanno entrambe natura di atto pubblico.
5.5.1. Segnatura dei documenti analogici
Se il documento è in formato analogico, al termine della registrazione, la segnatura viene apposta tramite timbro, sul quale sono riportate le informazioni contenute nella segnatura informatica. Questa, infatti, riporterà numero, data di protocollo, classificazione. La segnatura di protocollo viene posta, di norma, sul recto (il davanti) del primo foglio del documento.
5.5.2. Segnatura dei documenti informatici
Il software assegna automaticamente la segnatura al documento informatico.
5.6. Casi particolari
5.6.1. Protocollo differito
La registrazione a protocollo dei documenti in arrivo deve sempre avvenire entro la data stessa di ricezione dei documenti.
Fa eccezione, in linea generale, la protocollazione delle pec ed e-mail che vengano ricevute dal sistema oltre l’orario di fine servizio del personale addetto.
In aggiunta a tale ultima evenienza, nel caso di temporaneo, eccezionale ed imprevisto carico di lavoro, che non permette di evadere la corrispondenza ricevuta nella medesima giornata lavorativa, e qualora dalla mancata registrazione di protocollo del documento nella medesima giornata lavorativa di ricezione possa venire meno un diritto di terzi (ad esempio per la registrazione di un consistente numero di domande di partecipazione ad un concorso in scadenza), con motivato provvedimento del Responsabile del Servizio archivistico è autorizzato l’uso del protocollo differito.
Il protocollo differito consiste nel differimento dei termini di registrazione, cioè nel provvedimento con il quale vengono individuati i documenti da ammettere alla registrazione differita, le cause e il termine entro il quale la registrazione di protocollo deve essere comunque effettuata. Esso si applica solo ai documenti in arrivo.
In ogni caso in cui un documento non venga protocollato nella data di arrivo, è obbligatorio inserire esplicita indicazione a sistema della data di ricezione.
5.6.2. Protocollo riservato
Sono previste particolari forme di riservatezza e di accesso controllato al protocollo unico per:
- documenti relativi a vicende di persone o a fatti privati o particolari (dati sensibili, come definiti dal D.Lgs. 30 luglio 2003, n. 196 Codice in materia di protezione dei dati personali);
- documenti di carattere politico e di indirizzo che, se resi di pubblico dominio, potrebbero ostacolare il raggiungimento degli obiettivi prefissati o procurare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell’attività amministrativa (tipologie documentarie definite dalla legge 7 agosto 1990, n. 241e ss mm e ii, art. 24 e DPR 27 giugno 1992, n. 352, art. 8; Regolamento del Comune sulla riservatezza)
Le tipologie di documenti da registrare nel protocollo riservato sono individuate dal Responsabile del Servizio su indicazione della Giunta comunale e del Segretario comunale, d’intesa con i responsabili delle UOR.
I documenti classificati come riservati devono comunque essere registrati sul protocollo unico informatizzato del Comune. Le procedure adottate per la gestione dei documenti e dei procedimenti amministrativi ad accesso riservato, comprese la registrazione, la segnatura, la classificazione e la fascicolazione, sono le stesse adottate per gli altri documenti e procedimenti amministrativi.
La possibilità di effettuare tali registrazioni è riferita ad una particolare autorizzazione dell’utente. La registrazione particolare è sottesa dalle stesse regole di visibilità del protocollo generale. Sul registro di protocollo generale, le registrazioni di protocollo riservato sono rappresentate in modo coperto. Sono cioè evidenziati solo i riferimenti alla registrazione intesa nei termini di data di riferimento, numero di protocollo, struttura organizzativa competente.
5.6.3. Registrazioni con differimento dei termini di accesso (riservatezza temporanea delle informazioni)
Per i procedimenti amministrativi o gli affari per i quali si renda necessaria la riservatezza temporanea delle informazioni, cioè il differimento dei termini di accesso (ad esempio, gare e appalti, verbali di concorso, etc.), è prevista una forma di accesso riservato al protocollo informatico unico.
Il responsabile dell’immissione dei dati deve indicare contestualmente alla registrazione di protocollo anche l’anno, il mese e il giorno nel quale le informazioni temporaneamente riservate divengono soggette al diritto di accesso nelle forme previste dalla normativa vigente.
5.6.4. Annullamento di una registrazione
È consentito l’annullamento di una registrazione di protocollo secondo le modalità previste dal sistema informatico, che deve essere effettuato in maniera tale da consentire la lettura delle informazioni registrate in precedenza e da non alterare le informazioni registrate negli elementi obbligatori di protocollo.
Solo il Responsabile del Servizio è autorizzato ad annullare la registrazione di un documento. Al Responsabile sono trasmesse le richieste di annullamento, scritte via e-mail contenenti il numero di protocollo e i motivi della richiesta. Il Sistema rende visibile oltre agli elementi già indicati, anche data e ora dell’annullamento, nonché il
codice identificativo dell’operatore che ha effettuato l’annullamento. Ogni abuso di questa pratica, non approvata dal Responsabile, sarà riferita al funzionario competente che provvederà di conseguenza.
5.6.5. Lettere anonime
Le lettere anonime non vanno protocollate.
5.6.6. Lettere prive di firma
Le lettere prive di firma vanno protocollate.
Xxxx addetti alla registratura spetta solo il compito di certificare che quel documento è pervenuto in quel modo e in quelle forme determinate, non quello di invitare il mittente a sanare la situazione.
La funzione notarile del protocollo (cioè della registratura) è quella di attestare data e provenienza certa di un documento senza interferire su di esso. Sarà poi compito della UOR e, in particolare, del RPA valutare caso per caso, ai fini della sua efficacia riguardo a un affare o un determinato procedimento amministrativo, le conseguenze della mancanza della firma.
5.6.7. Telefax
È consentito l’uso del telefax per la trasmissione di documenti da parte dei privati.
Per necessità tecniche, calamitose e urgenti è accettato il documento trasmesso ad una pubblica amministrazione tramite telefax telematico solamente da Protezione Civile (limitatamente alle segnalazioni di allerta in stato di urgenza) e dalle Ulss (limitatamente ai TSO). Il documento trasmesso mediante questo canale è soggetto alle forme di gestione più sopra definite.
L’accertamento della fonte di provenienza spetta al RPA.
5.6.8. Originali plurimi di uno stesso documento inviati a più soggetti, per competenza o per conoscenza
Ogni documento, anche se in più esemplari, deve essere individuato da un solo ed unico numero di protocollo, indipendentemente dal fatto che sia indirizzato, per competenza o per conoscenza, a una o più strutture amministrative e/o organi politici all’interno del Comune. Di conseguenza, qualora pervenga un documento nel quale risultano evidenti più destinatari, l’addetto alla registrazione, prima di protocollarlo, deve verificare, attraverso il Sistema informatico, che esso
non sia già stato registrato dagli altri destinatari. Qualora il documento sia già stato registrato si deve riportare la stessa segnatura anche sugli altri esemplari.
Qualora la verifica sia impossibile, perché il documento è stato presentato a sportelli di registratura decentrati, e quindi protocollato con numeri diversi, il RPA avrà cura di creare i collegamenti opportuni. Ai fini del calcolo dei tempi del procedimento amministrativo si tiene conto della data archivistica di quello protocollato per primo.
Nel caso in cui, oltre alla pluralità di destinatari, il documento tratti anche una pluralità di argomenti (pluralità di oggetti), afferenti a procedimenti diversi e – conseguentemente – a fascicoli diversi, l’addetto alla registrazione deve individuare la classifica prevalente e smistare il documento acquisito a sistema alle UOR competenti indicando nel campo note “originale cartaceo alla UOR prima assegnataria”. Ogni documento in uscita o interno deve obbligatoriamente trattare un solo oggetto (un solo argomento), deve necessariamente riferirsi ad un solo procedimento e quindi deve essere conservato in un unico fascicolo.
5.6.9 Copie per conoscenza
Diversamente da come avveniva per i documenti cartacei, ora il Sistema consente una gestione informatica del documento anche se di natura analogica. Infatti, nell’attività di registrazione e di smistamento dell’originale e delle copie, viene automaticamente riportato a chi sono state inviate le copie per conoscenza. Si ricorda che la responsabilità della conservazione dell’originale cartaceo (qualora così pervenuto al Protocollo) spetta al RPA, mentre i destinatari delle copie per conoscenza possono scegliere di distruggerle, una volta acquisita la conoscenza dell’oggetto del documento, oppure di conservarle per comodità nella funzione “scrivania”.
5.6.10. Oggetti plurimi in uno stesso documento
Ogni documento in uscita o interno deve obbligatoriamente trattare un solo oggetto (un solo argomento), deve necessariamente riferirsi ad un solo procedimento e quindi deve essere conservato in un unico fascicolo.
Qualora un documento in entrata tratti più oggetti/argomenti afferenti a procedimenti diversi e – conseguentemente – a fascicoli diversi, l’addetto alla registrazione deve creare copie autentiche per gli altri destinatari/ responsabili dei procedimenti, ai quali smistare il documento; registrarli, classificarli e fascicolarli distintamente.
L’originale sarà smistato al responsabile dell’oggetto principale e le copie autentiche agli altri responsabili. Nel caso di oggetti aventi eguale importanza
l’originale è smistato al primo destinatario in indirizzo. Sul documento e sulla registrazione di protocollo deve essere riportata la dicitura «documento con oggetti plurimi smistato anche a ... con prot. ».
5.6.11. Posta elettronica (e-mail)
I messaggi di posta elettronica (e-mail) che soddisfano i requisiti indicati dalla normativa vigente vanno protocollati. Potranno essere protocollati sia il corpo del messaggio che uno o più dei file ad esso allegati; entrambi potranno essere corredati di firma digitale, secondo le indicazioni della normativa vigente. La segnatura di protocollo dovrà rispettare lo standard XML.
A tal fine è costituita una casella di posta elettronica certificata istituzionale, pubblicata sul sito internet istituzionale, adibita a tali finalità di protocollazione. Tale casella è comunicata all’AIPA per l’inserimento nell’indice delle Amministrazioni pubbliche.
Verranno protocollati solamente i messaggi inviati alla casella istituzionale di posta elettronica certificata. Qualora il messaggio di posta elettronica pervenga a una casella diversa si dovrà reindirizzare il messaggio alla casella di posta elettronica certificata istituzionale avvertendo, per conoscenza, il mittente.
Qualora i messaggi di posta elettronica non siano conformi agli standard indicati dalla normativa vigente e si ritenga necessario riconoscere loro efficacia probatoria, il messaggio (e/ o il documento trasmesso) deve essere considerato un documento analogico (cartaceo) a tutti gli effetti e quindi stampato con l’apposizione della dicitura «documento ricevuto tramite posta elettronica». Esso deve quindi essere registrato, segnato, classificato, smistato, assegnato, fascicolato e conservato come un documento analogico.
5.6.12. Documenti in partenza con più destinatari
I Sistema in uso presso il Comune consente l’invio multiplo del documento originale, tramite pec istituzionale, qualora i destinatari siano molteplici.
5.6.13. Corrispondenza in involti con dicitura “Riservato”, “Personale”, “Confidenziale”, “S.P.M.”, etc.
Nella presunzione che tale corrispondenza dovrebbe comunque contenere documentazione relativa all’attività istituzionale del Comune, essa deve essere registrata nel protocollo particolare (riservato) indicando il mittente, quando
presente, oppure scrivendo l’annotazione «sconosciuto» e nell’oggetto la dizione
«Corrispondenza riservata». La segnatura deve essere posta sulla busta o sull’involto.
Qualora tale corrispondenza afferisse a procedimenti amministrativi, il responsabile deve completare la registrazione di protocollo e fascicolarla.
5.6.14. Offerte per gare, appalti, concorsi, ecc. in busta chiusa e sigillata
La registrazione deve essere effettuata sulla base degli elementi rilevabili sulla busta o involto, elementi che devono essere specificati nei relativi bandi; la segnatura deve essere apposta sulla busta o sull’involto chiusi.
Una volta aperte le buste la segnatura deve essere apposta, a cura del RPA (Presidente della commissione d’appalto o di concorso), anche sui documenti in esse contenuti.
5.6.15. Documenti pervenuti per errore al Comune
I documenti pervenuti per errore al Comune non devono essere protocollati ma devono essere spediti immediatamente al destinatario con la dicitura «Erroneamente pervenuto al Comune».
5.6.16. Documenti smistati e assegnati erroneamente
I documenti smistati e assegnati erroneamente devono essere rismistati e riassegnati il più velocemente possibile alla UOR di competenza a cura della UOR o del RPA, dopo aver contattato per vie brevi il Protocollo.
5.6.17. Integrazioni documentarie
Si precisa che chi effettua le operazioni di registrazione a protocollo non è tenuto a sindacare sulla congruità formale e sostanziale della documentazione presentata, ma deve solo descrivere il documento ed eventuali allegati.
Tale verifica spetta al RPA, che deve comunicare all’interessato la necessità di eventuali integrazioni, indicare con precisione l’indirizzo al quale inviarle, specificare se l’assenza della documentazione comporta interruzione o sospensione del procedimento.
I documenti presentati ad integrazione devono essere protocollati ed inseriti nel fascicolo relativo.
5.6.18. Progetti e documenti di natura tecnica
La presentazione delle pratiche e di tutti i documenti relativi ad opere pubbliche, edilizia privata ed urbanistica deve avvenire obbligatoriamente in formato digitale, con firma digitale ed a mezzo pec. I files molto voluminosi saranno resi disponibili sul servizio WeTransfer (o simile) previa comunicazione a mezzo pec la quale verrà protocollata insieme agli allegati scaricati da WeTransfer.
Successivamente all’invio della pec devono comunque essere consegnate all’Ufficio Protocollo:
- n. 1 copia cartacea di cortesia per l’Ufficio Tecnico;
- (eventuale) ai fini della corretta gestione e conclusione del procedimento, tante copie cartacee quante siano necessarie per l’invio ad enti esterni che le richiedano per l’emissione di pareri e atti di assenso comunque denominati.
La presentazione delle copie cartacee deve essere accompagnata da una dichiarazione di conformità a quanto inviato via pec (che comunque prevale rispetto al documento cartaceo) e deve avvenire entro e non oltre 48 ore dall’invio della pec, pena la facoltà del RPA di disporre l’interruzione dei termini del procedimento.
5.6.19. Pratiche SUAP
Le pratiche in arrivo nel portale SUAP (xxxx://xxxx00.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx) vengono reindirizzate al protocollo comunale tramite la funzione di “inoltro” presente nel portale stesso e quindi protocollate e gestite con le normali regole di sistema.
I documenti in uscita di competenza del SUAP devono essere normalmente inseriti nel sistema di gestione documentale e protocollati. Successivamente si provvederà anche al loro inserimento nel portale SUAP.
Parte sesta
Gestione dei documenti e dei flussi documentali
Ai sensi dell’art. 40 del D.Lgs. 29 ottobre 1999, n. 490 Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali, il Comune, ha l’obbligo di conservare il suo archivio e di inventariare il suo archivio storico. L’archivio è un’entità unitaria, che conosce però tre fasi: archivio corrente, archivio di deposito, archivio storico, durante ciascuna delle quali si devono effettuare alcune operazioni.
6.1. Organizzazione, gestione e strumenti dell’archivio corrente
6.1.1 Il Titolario di Classificazione
Il Titolario è un sistema precostituito di partizioni astratte e gerarchicamente ordinate, individuato sulla base dell’analisi delle funzioni dell’ente, al quale viene ricondotta la molteplicità dei documenti prodotti.
Il Titolario in uso dal Comune suddivide in Titoli e Classi (Allegato 1 - Titolario di classificazione).
Eventuali modifiche ed integrazioni entrano in vigore il 1° gennaio dell’anno seguente alla loro approvazione del Responsabile del Servizio.
6.1.2 Formazione e gestione dei Fascicoli
Tutti i documenti registrati e classificati nel Sistema informatico, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono riuniti in fascicoli. Il sistema informatico genera e aggiorna automaticamente il repertorio dei fascicoli all’apertura di un nuovo fascicolo.
Ogni documento, dopo la sua classificazione, viene inserito nel fascicolo di riferimento. I documenti sono archiviati all’interno di ciascun fascicolo o, all’occorrenza, sottofascicolo o inserto, secondo l’ordine cronologico di registrazione.
Si distinguono due tipologie di fascicolo:
- Fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi;
- Fascicoli relativi a persone fisiche o giuridiche (ad esempio: personale dipendente, assistiti, associazioni, attività economiche, etc.).
a. Fascicoli relativi ad Affari o Procedimenti amministrativi
E’ compito del RPA provvedere all’apertura (istituzione) di un nuovo fascicolo qualora un documento dia luogo all’avvio di un autonomo affare o procedimento amministrativo, posto che se è sua la responsabilità del procedimento, non può non esserlo anche la creazione e gestione del fascicolo.
Egli ha inoltre il compito di assicurare che siano riportati tutti gli elementi essenziali di ciascun fascicolo e l’aggiornamento del Repertorio dei fascicoli. I dati fondamentali sono:
- anno
- indice di classificazione
- numero del fascicolo
- oggetto del fascicolo
- data di apertura del fascicolo
- AOO e UOR
- nominativo del responsabile
Di norma, anche dal punto di vista tecnico-informatico è preferibile un’organizzazione per soli fascicoli, ma qualora insorgano esigenze pratiche, sono consentiti sottofascicoli, i quali a loro volta possono essere distinti in inserti.
Ogni documento dopo essere stato registrato deve essere inserito all’interno del fascicolo di competenza; viene seguito l’ordine cronologico di registrazione, in base cioè al numero di protocollo ad esso attribuito.
Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento amministrativo o all’esaurimento dell’affare. La data di chiusura si riferisce alla data dell’ultimo documento prodotto. Esso va archiviato rispettando l’ordine del repertorio, vale a dire l’anno di apertura.
b. Fascicoli relativi a Persone fisiche o giuridiche
Per ogni persona fisica o giuridica deve essere istruito un fascicolo nominativo.
Il fascicolo viene aperto al momento dell’inizio del rapporto con il Comune e chiuso al momento della cessazione del rapporto stesso.
I fascicoli delle persone fisiche e giuridiche costituiscono una serie archivistica autonoma per ciascuna delle categorie di persone fisiche o giuridiche (serie dei fascicoli dei dipendenti, etc.). All’interno di ciascuna serie i fascicoli vanno conservati in ordine cronologico di instaurazione del rapporto (ad esempio, quelli dei dipendenti in riferimento del numero di matricola) – e quindi devono essere corredati da indici onomastici che consentano il reperimento del fascicolo – oppure, più confacente all’organizzazione della UOR, in ordine alfabetico
per cognome e nome delle persone cui i fascicoli si riferiscono. Le informazioni necessarie:
- anno
- indice di classificazione, (cioè titolo, classe, sottoclasse, etc.)
- indicazione della serie e del numero identificativo del fascicolo al suo interno
- oggetto del fascicolo
- data di apertura del fascicolo
- AOO e UOR
- nominativo del responsabile
6.1.3 Processo di assegnazione del Fascicolo
Quando un nuovo documento viene recapitato all’amministrazione, l’UOR abilitato all’operazione di fascicolazione stabilisce, con l’ausilio delle funzioni di ricerca del Sistema di Protocollo, se il documento stesso debba essere ricollegato ad un fascicolo già esistente, oppure sia necessario aprire un nuovo fascicolo.
Se il documento si ricollega ad un fascicolo aperto, l’addetto:
- seleziona il relativo fascicolo
- collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo selezionato (Se si tratta di un documento su supporto cartaceo, assicura l’inserimento fisico dello stesso nel relativo fascicolo)
Se il documento non è collegabile ad alcun fascicolo aperto, il soggetto preposto:
- esegue l’operazione di apertura del fascicolo
- collega la registrazione di protocollo del documento al nuovo fascicolo aperto
6.1.4 Formazione delle Serie e dei Repertori
La documentazione del Comune forma la serie generale del “Carteggio” raccolta in fascicoli e suddivisa per anni secondo i titoli e le classi.
La Serie archivistica consiste in un raggruppamento di unità archivistiche (documenti, fascicoli, registri) riunite o per caratteristiche omogenee, quali la natura e la forma dei documenti oppure in base alla materia trattata, all’affare o al procedimento al quale afferiscono. Ai fini del loro facile reperimento, alcuni documenti, come i verbali, le deliberazioni degli organi di governo dell’amministrazione o i contratti, sono soggetti a registrazione particolare (Repertorio). I documenti repertoriati costituiscono una serie archivistica; possono essere altresì conservati in un fascicolo, insieme ai documenti che afferiscono al
medesimo affare o procedimento amministrativo. Lo strumento fondamentale per l’individuazione delle serie e dei repertori nel Comune è il Titolario di classificazione.
6.1.5 Repertorio dei Fascicoli
Lo strumento di gestione e organizzazione dei fascicoli è il Repertorio dei fascicoli. Gli elementi costitutivi del repertorio sono:
- Anno di istruzione del fascicolo (con specificazione anche della data);
- Classificazione completa (titolo, classe);
- Numero di fascicolo (ed altre eventuali partizioni in sottofascicoli e inserti);
- Anno di chiusura (con specificazione anche della data);
- Oggetto del fascicolo (ed eventualmente l’oggetto dei sottofascicoli e inserti);
- Annotazione dello status relativo all’età: corrente, deposito, storico;
- Annotazione del versamento all’archivio di deposito;
- Annotazione del versamento all’archivio storico o, in alternativa, dello scarto.
6.2. L’aggregazione documentale informatica, il fascicolo informatico e il fascicolo ibrido
Il Comune realizza il fascicolo informatico e l’aggregazione documentale informatica in maniera conforme ai principi di una corretta gestione documentale ed alla disciplina della formazione, gestione, conservazione e trasmissione del documento informatico, ivi comprese le regole concernenti il protocollo informatico, secondo quanto stabilito dall’art. 41, c. 2 bis del D. lgs n. 82/2005. Il CAD definisce:
- il fascicolo informatico come un’aggregazione strutturata e univocamente identificata di atti, documenti o dati informatici, prodotti e funzionali all’esercizio di una specifica attività o di uno specifico procedimento;
- l’aggregazione documentale informatica come un’aggregazione di documenti informatici o di fascicoli informatici, riuniti per caratteristiche omogenee, in relazione alla natura e alla forma dei documenti o in relazione all’oggetto e alla materia o in relazione alle funzioni dell’ente.
La formazione di un nuovo fascicolo informatico o di una nuova aggregazione avviene attraverso il Sistema di gestione documentale che genera il Repertorio dei fascicoli attraverso la funzione di “apertura fascicolo”. L’insieme minimo dei metadati del fascicolo informatico e dell’aggregazione documentale informatica prevede:
- Identificativo
- Amministrazione titolare
- Amministrazioni partecipanti
- Responsabile del procedimento
- Oggetto
- Documento: elenco degli identificativi dei documenti contenuti nel fascicolo che ne consentono la reperibilità
Il fascicolo ibrido è un’unica unità archivistica originata da un affare o da un procedimento amministrativo composto da documenti formati su due supporti, quello cartaceo e quello informatico. La conservazione dei documenti del fascicolo ibrido è garantita in via prioritaria mediante la creazione di un fascicolo informatico, ove i documenti cartacei vengono inseriti a seguito della loro digitalizzazione mediante acquisizione da scanner. Gli originali cartacei verranno comunque conservati in un fascicolo separato.
6.3. Organizzazione, gestione e strumenti dell’archivio di deposito
6.3.1. Gestione dell’archivio di deposito
Per rispondere alle disposizioni di legge, il ha Comune adottato l’applicativo SICRAWEB di Maggioli, con il quale è consentita l’archiviazione informatica dei documenti.
a. Definizione delle responsabilità delle unità organizzative
Il Responsabile di ciascuna UOR si occupa della gestione e conservazione del proprio Archivio di deposito. Tale responsabile ha il compito di conservare la documentazione, garantirne l’accesso, registrare i movimenti del materiale documentario dato in consultazione, collaborare con il responsabile del Servizio archivistico nella selezione della documentazione per lo scarto ed il versamento all’archivio storico, quindi alla redazione di elenchi di scarto e di elenchi di versamento.
b. Il versamento dei fascicoli
Periodicamente e secondo un apposito piano di versamento (di norma una volta all’anno), ogni singolo RPA deve conferire al responsabile dell’Archivio di deposito della medesima UOR di appartenenza i fascicoli relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi o comunque non più necessari ad una trattazione corrente.
Tali fascicoli dovranno essere preventivamente sfoltiti, a cura del RPA, che dovrà anche curare la redazione di un loro elenco di versamento, con il supporto del sistema informatico.
c. Strumenti per la gestione dell’archivio di deposito
Il presente Manuale può essere integrato con i seguenti strumenti:
- Elenco di consistenza, in cui sono riportati i fascicoli conservati presso l’archivio di deposito, suddivisi per titolo, classe e per anno di apertura;
- Registro dei versamenti dei fascicoli dall’archivio corrente all’archivio di deposito e dall’archivio di deposito all’archivio storico.
d. La movimentazione dei fascicoli
L’affidamento temporaneo di un fascicolo già versato all’archivio di deposito ad un ufficio della medesima UOR o di un’altra UOR deve avvenire solamente per il tempo strettamente necessario all’esaurimento di una procedura o di un procedimento amministrativo.
Tale affidamento temporaneo avviene solamente mediante richiesta espressa, redatta su un apposito modello e in duplice esemplare, contenente gli estremi identificativi della documentazione richiesta, il nominativo del richiedente, la sua UOR o ufficio di appartenenza e la sua firma.
Un esemplare della richiesta viene conservato all’interno del fascicolo, l’altro nella posizione fisica occupata dal fascicolo in archivio.
Tale movimentazione deve essere registrata in un apposito Registro di carico e scarico a cura del Responsabile dell’archivio di deposito. In esso egli deve riportare, oltre ai dati contenuti nella richiesta, anche la data di consegna/invio e quella di restituzione, nonché delle eventuali note sullo stato della documentazione, così come si consegna così come viene riconsegnata.
Il Responsabile dell’archivio di deposito deve verificare che avvenga la restituzione puntuale dei fascicoli affidati temporaneamente.
L’affidatario non deve estrarre i documenti originali dal fascicolo, né alterarne l’ordine, rispettandone la sedimentazione archivistica e il vincolo.
6.3.2. Selezione dei documenti per la conservazione/scarto: procedure e definizione di responsabilità interne alle unità organizzative
Il Responsabile dell’archivio di deposito di ciascuna UOR può redigere, sulla base del Massimario di selezione, del Prontuario di selezione, nonché sulla scorta delle indicazioni puntuali fornite dal Servizio archivistico comunale un elenco della
documentazione da versare all’Archivio storico e un elenco del materiale che si propone di inviare allo scarto.
Il Responsabile del Servizio archivistico comunale, quando necessario, predispone la determinazione con l’elenco del materiale da scartare e acquisisce la prescritta autorizzazione della Soprintendenza archivistica per il Veneto, ex art. 21, comma 5 del D. lgs. 490/1999.
6.3.3. Conservazione dei documenti informatici
Per la definizione delle modalità di conservazione dei documenti informatici si rimanda alle direttive imposte dalla Software House dell’applicativo in uso.
6.4. Organizzazione, gestione e strumenti dell’archivio storico
6.4.1 Obbligo di conservazione, ordinamento e inventariazione dell’archivio storico
I documenti che costituiscono l’archivio storico del Comune (quelli relativi ad affari esauriti da oltre quarant’anni, giudicati degni di conservazione permanente) sono conservati nell’area preposta individuate nel locale sito ai piani terra, terzo e quarto del Municipio.
Al fine di evitare deleterie suddivisioni, il compito di gestire l’archivio storico del Comune spetta direttamente al Responsabile del Servizio.
6.4.2. Strumenti di gestione dell’archivio storico
Per la gestione dell’archivio storico possono essere all’uopo predisposti i seguenti strumenti:
- Elenco di consistenza delle serie conservate;
- Guida topografica aggiornata;
- Modulistica per l’accesso, la consultazione, la riproduzione e la pubblicazione dei documenti e registro presenze.
Parte settima
Procedure per l’accesso ai documenti amministrativi e la tutela dei dati personali e sensibili
7.1. Premessa
Il Comune attraverso appositi regolamenti garantisce da un lato l’accesso il più ampio possibile ai documenti amministrativi e dall’altro la tutela dei dati personali e sensibili, riconoscendo in tal modo diritti entrambi costituzionalmente fondati.
Le specifiche procedure sono definite nei documenti di seguito indicati:
- Regolamento sul diritto di accesso dei cittadini agli atti e ai documenti amministrativi, approvato con Deliberazione del Consiglio comunale n. 26 del 29/09/2010;
- Regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari da parte del Comune, approvato con Deliberazione del Consiglio comunale n. 44 del 28/12/2005.
Al fine di assolvere agli obblighi di pubblicità legale ai sensi della legge 18 giugno 2009, n. 69, il Comune ha attivato un sistema di gestione dell’Albo on-line integrato nel sistema di protocollo e gestione documentale SICRAWEB conforme ai requisiti previsti.
In adempimento alla recente normativa in tema di trasparenza e accesso civico (Decreto legislativo n. 33 del 14 marzo 2013) il Comune ha costituito apposita sezione di “Amministrazione trasparente” nel sito istituzionale, nella quale sono pubblicati dati, informazioni e documenti che riguardano l’organizzazione e le attività dell’amministrazione.
Nelle forme previste dalla normativa pubblica (art. 10 del citato D. lgs. 33/2013) pubblica ed aggiorna annualmente il Programma triennale per la trasparenza e l'integrità ed il relativo stato di attuazione.
Infine si precisa che “… Le problematiche connesse all’accesso e alla tutela della riservatezza riguardano tutte e tre le fasi di vita dei documenti…”
L’accesso/consultazione dei documenti si può così suddividere:
a. Consultazione per fini amministrativi, che può riguardare tutta la documentazione prodotta dal Comune nell’esercizio della sua attività amministrativa, ivi compresa quella conservata nell’archivio storico.
b. Consultazione per fini di ricerca storico-scientifica, che è disciplinata dal Capo III del Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio, in base al quale i documenti del Comune sono liberamente consultabili, ad eccezione:
− di quelli di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato, che divengono consultabili 50 anni dopo la chiusura del fascicolo che li contiene;
− di quelli contenenti dati sensibili, che diventano consultabili 40 anni dopo la chiusura del fascicolo che li contiene.
TITOLO | ORGANIZZAZIONE FASC. / SERIE | CONSERVAZIONE | NOTE |
TITOLO I. AMMINISTRAZIONE GENERALE | |||
1. Legislazione e circolari esplicative | |||
Pareri chiesti dal Comune su leggi specifiche | fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli (uno per ciascun parere) | Permanente | |
Circolari pervenute al Comune | repertorio annuale, servito da indici | Permanente | |
Circolari emanate dal Comune | repertorio annuale, servito da indici | Permanente | |
2. Denominazione, territorio e confini, circoscrizioni di decentramento, toponomastica | |||
Denominazione del Comune | fasc. per affare | Permanente | |
Attribuzione del titolo di città | fasc. per affare | Permanente | |
Confini del Comune | fasc. per affare | Permanente | |
Costituzione delle circoscrizioni | un fasc. per ciascun affare | Permanente | |
Verbali e deliberazioni della Commissione comunale per la toponomastica | repertorio annuale | Permanente | |
3. Statuto | |||
Redazione, modifiche e interpretazioni dello statuto | fasc. per affare | Permanente, dopo sfoltimento del materiale informativo relativo ad altri comuni | |
4. Regolamenti | |||
Regolamenti emessi dal Comune | repertorio annuale | Permanente | |
Redazione dei regolamenti | un fasc. per ciascun affare | Permanente, previo sfoltimento dei documenti | tenere un solo esemplare - tenere gli altri |
5. Stemma, gonfalone, sigillo | |||
Definizione, modifica, riconoscimento dello stemma | fasc. annuale per attività | Permanente | |
Definizione, modifica, riconoscimento del gonfalone | fasc. annuale per attività | Permanente | |
Definizione, modifica, riconoscimento del sigillo | fasc. annuale per attività | Permanente | |
Concessione del patrocinio gratuito e del connesso uso dello stemma del Comune | fasc. annuale per attività - eventualmente articolato in sottofascicoli mensili | Permanente | perché documentata attività che si svolgono nel territorio |
6. Archivio generale | |||
Registro di protocollo | Permanente | ||
Repertorio dei fascicoli | Permanente | ||
Organizzazione del servizio e dell’attività ordinaria (aggiornamento del manuale di gestione con titolario e piano di conservazione, selezione periodica, riordino, | fasc. annuale per attività | Permanente | |
Interventi straordinari (ad esempio, traslochi, restauri, gestione servizi esterni, scelta del software di gestione) | un fasc. per ciascun affare | Permanente | |
Richieste di accesso per fini amministrativi | fasc. annuale per attività, eventualmente sottofascicoli mensili | Un anno dalla ricollocazione del materiale | *** |
Richieste di informazioni archivistiche e richieste per motivi di studio | fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili | Permanente | |
Schedoni (su supporto cartaceo o informatico) degli studiosi | uno per persona (in ordine alfabetico) | Da rinnovare ogni anno | |
Richieste di pubblicazione all’Albo pretorio | fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili, con allegati | Un anno | |
Registro dell’Albo pretorio | 20 anni | ||
Richieste di notifica presso la casa comunale | fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili, con allegati | 2 anni | |
Registro delle notifiche | 20 anni | ||
Registri delle spedizioni e delle spese postali | 1 anno | ||
Ordinanze emanate dal Sindaco | repertorio annuale | Permanente | |
Decreti del Sindaco | repertorio annuale | Permanente | |
Ordinanze emanate dai dirigenti | repertorio annuale | Permanente | |
Determinazioni dei dirigenti | un repertorio annuale per ciascuna UOR | Permanente | |
Deliberazioni del Consiglio comunale | repertorio annuale | Permanente | |
Deliberazioni della Giunta comunale | repertorio annuale | Permanente | |
Verbali delle adunanze del Consiglio comunale | repertorio annuale (facoltativo) | Permanente | |
Verbali delle adunanze della Giunta comunale | repertorio annuale (facoltativo) | Permanente | |
Verbali degli altri organi collegiali del Comune | repertorio annuale | Permanente | |
Contratti e convenzioni | un repertorio annuale per ciascuna UOR | Permanente | |
Atti rogati dal segretario comunale (contratti e atti unilaterali in forma pubblica amministrativa) | repertorio | Permanente | |
PER I COMUNI CHE HANNO EFFETTUATO IL DECENTRAMENTO | |||
Deliberazioni dei Consigli circoscrizionali | un repertorio annuale per ciascuna circoscrizione | Permanente | |
Deliberazioni degli Esecutivi circoscrizionali | un repertorio annuale per ciascuna circoscrizione | Permanente | |
Verbali delle adunanze dei Consigli circoscrizionali | un repertorio annuale per ciascuna circoscrizione | Permanente | |
Verbali delle adunanze degli Esecutivi circoscrizionali | un repertorio annuale per ciascuna circoscrizione | Permanente | |
Verbali degli organi collegiali delle circoscrizioni | un repertorio annuale per ciascuna circoscrizione | Permanente | |
Registro dell’Albo della circoscrizione | un repertorio annuale per ciascuna circoscrizione | Permanente | |
Contratti e convenzioni delle circoscrizioni | un repertorio annuale per ciascuna circoscrizione | Permanente | 20 anni per un'eventuale serie separata di contratti di scarsa rilevanza |
Atti rogati dai segretari delle circoscrizioni (contratti e atti unilaterali in forma pubblica amministrativa) | un repertorio annuale per ciascuna circoscrizione | Permanente | |
7. Sistema informativo | |||
Organizzazione del sistema | fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili | Permanente | |
Statistiche | un fasc. per statistica | Permanente, dopo l'eliminazione dei materiali preparatori | |
8. Informazioni e relazioni con il pubblico | |||
Iniziative dell’URP | un fasc. per ciascuna iniziativa (fasc. per affare) | Permanente, dopo sfoltimento del carteggio di carattere transitorio e strumentale | |
Reclami dei cittadini (comunque presentati: URP, UOR, Difensore civico) | repertorio annuale | Permanente | |
Atti del Difensore civico | fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili | Permanente | |
Bandi e avvisi a stampa | repertorio annuale | Permanente | |
Gestione del sito Web: | Permanente | ||
materiali preparatori inviati dalle UOR per la pubblicazione sul sito | fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili | Permanente | |
copie periodiche della pagina, effettuate dall’URP | Permanente | ||
9. Politica del personale; ordinamento degli uffici e dei servizi | |||
Attribuzione di competenze agli uffici | fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili | Permanente | |
Organigramma | un fasc. per ciascuna definizione dell’organigramma | Permanente | |
Organizzazione degli uffici | un fasc. per ciascun affare | Permanente | |
Orari di apertura degli uffici comunali e degli altri uffici insistenti sul territorio comunale | fasc. annuale perattività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili | Permanente | |
Materiale preparatorio per le deliberazioni in materia di politica del personale | un fasc. per affare | 10 anni | |
10. Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del personale | |||
Rapporti di carattere generale | un fasc. per ciascun affare | Permanente | |
Costituzione delle rappresentanze del personale | un fasc. per ciascun affare | Permanente | |
Verbali della Delegazione trattante per la contrattazione integrativa decentrata | repertorio annuale | Permanente | |
11. Controlli esterni | |||
Controlli | un fasc. per ciascun controllo | Permanente | |
12. Editoria e attività informativo-promozionale interna ed esterna | |||
Pubblicazioni istituzionali del Comune (libri, riviste, inserzioni o altro) | raccolta bibliografica | Permanente | |
Pubblicazioni istituzionali del Comune (materiali preparatori) | un fasc. per ciascun numero | 2 anni | |
Comunicati stampa | un fasc. per ciascun periodo (fasc. per attività) | Permanente | |
13. Cerimoniale, attività di rappresentanza; onorificenze e riconoscimenti | |||
Iniziative specifiche | un fasc. per ciascuna iniziativa (fasc. per affare) | Permanente | |
Onorificenze (concesse e ricevute) | un fasc. per ciascun evento (fasc. per affare) | Permanente | |
Concessione dell’uso del sigillo | un fasc. annuale (fasc. per attività) | Permanente | |
14. Interventi di carattere politico e umanitario; rapporti istituzionali | |||
Iniziative specifiche (ad esempio, gemellaggi, adesione a movimenti di opinione) | un fasc. per ciascuna iniziativa (fasc. per affare) | Permanente | |
Gemellaggi | un fasc. per ciascun gemellaggio | Permanente | |
Promozione di comitati | un fasc. per ciascuna iniziativa (fasc. per affare) | Permanente | |
15. Forme associative per l’esercizio di funzioni e servizi e adesione del Comune ad Associazioni | |||
Costituzione di enti controllati dal Comune (comprensivo della nomina dei rappresentanti e dei verbali inviati per approvazione) | un fasc. per ciascun ente (fasc. per persona giuridica) | Permanente, previo sfoltimento del carteggio di carattere transitorio | |
Partecipazione del Comune a enti e associazioni (comprensivo della nomina dei rappresentanti) | un fasc. per ciascun ente (fasc. per persona giuridica) | Permanente, previo sfoltimento del carteggio di carattere transitorio | |
16. Area e città metropolitana | |||
Costituzione e rapporti istituzionali | un fasc. per ciscun anno | Permanente | |
17. Associazionismo e partecipazioni | |||
Politica di incoraggiamento e appoggio alle associazioni | un fasc. per ciascuna iniziativa | Permanente | |
Albo dell’associazionismo | elenco delle associazioni accreditate | Permanente | |
Associazioni che chiedono l’iscrizione all’albo | un fasc. per ciascuna associazione (fasc. per persona giuridica) | Permanente | |
TITOLO II. ORGANI DI GOVERNO, GESTIONE, CONTROLLO, CONSULENZA, GARANZIA | |||
1. Sindaco | Fasc. personale (da chiudere al termine del mandato) | Permanente | |
2. Vice-sindaco | Xxxx. personale (da chiudere al termine del mandato) | Permanente | |
Fasc. personali | un fasc. per ciascun consigliere (da chiudere al termine del mandato) | Permanente | |
Convocazioni del Consiglio e OdG | fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili | Un anno | Xxxxxx riportati nei verbali |
Interrogazioni e mozioni consiliari (materiale preparatorio e connesso) | un fasc. per ciascuna interrogazione | Permanente | Dopo sfoltimento |
Bollettino della situazione patrimoniale dei titolari di cariche elettive e di cariche direttive | Permanente | ||
4. Presidente del Consiglio | Fasc. personale (da chiudere al termine del mandato) | Permanente | |
5. Conferenza dei capigruppo e Commissioni del Consiglio | |||
Verbali della Conferenza dei capigruppo | repertorio annuale | Permanente | |
Verbali delle Commissioni | repertorio annuale (una per ciascuna Commissione) | Permanente | |
6. Gruppi consiliari | |||
Accreditamento presso il Comune | un fasc. per ciascun Gruppo (da chiudere al termine del mandato) | Permanente | Scartare i materiali prodotto o raccolti dai gruppi |
7. Xxxxxx | |||
Xxxxxx, revoche e dimissioni degli assessori | un fasc. per ogni assessore (da chiudere al termine del mandato) | Permanente | |
Convocazioni della Giunta e OdG | un fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili | Un anno | Purchè riportati nei verbali |
8. Commissario prefettizio e straordinario | Fasc. personale (da chiudere al termine del mandato) | Permanente | |
9. Segretario e Vice-segretario | Fasc. personale (da chiudere al termine dell’incarico) NB: il fasc. come dipendente va nel tit. III | Permanente | |
10. Direttore generale e dirigenza | Fasc. personale (da chiudere al termine del mandato) | Permanente | |
11. Revisori dei conti | Fasc. personali (da chiudere al termine del mandato) | Permanente | |
Relazioni | repertorio annuale | Permanente | |
12. Difensore civico | Fasc. personale (da chiudere al termine del mandato) | Permanente | |
13. Commissario ad acta | Fasc. personale (da chiudere al termine del mandato) | Permanente | |
14. Organi di controllo interni | |||
Fascicoli relativi al funzionamento | un fasc. per ciascun organo | Permanente | |
Relazioni degli organi di controllo | repertorio annuale | Permanente | |
15. Organi consultivi | |||
Fascicoli relativi al funzionamento | un fasc. per ciascun organo | Permanente | |
Relazioni degli organi consultivi | repertorio annuale | Permanente | |
Fasc. personali | un fasc. per ciascun consigliere (da chiudere al termine del mandato) | Permanente | |
Convocazioni del Consiglio e OdG | un fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili | Un anno | Xxxxxx riportati nei verbali |
Interrogazioni e mozioni consiliari (materiale preparatorio e connesso) | un fasc. per ciascuna interrogazione | Permanente | |
Bollettino della situazione patrimoniale dei titolari di cariche elettive e di cariche direttive | Permanente | ||
17. Presidenti dei Consigli circoscrizionali | Fasc. personale (da chiudere al termine del mandato) | Permanente | |
18. Organi esecutivi circoscrizionali | |||
Nomine e dimissioni degli assessori | un fasc. per ogni assessore (da chiudere al termine del mandato) | Permanente | |
Convocazioni della Giunta e OdG | fasc. annuale per attività | Un anno | Purchè riportati nei verbali |
19. Commissioni dei Consigli circoscrizionali | |||
Verbali delle Commissioni | repertorio annuale (una per ciascuna Commissione) | Permanente | |
20. Segretari delle circoscrizioni | Fasc. personale (da chiudere al termine dell’incarico) NB: il fasc. come dipendenti va nel tit. III | Permanente | |
21. Commissario ad acta delle circoscrizioni | Fasc. personale (da chiudere al termine del mandato) | Permanente | |
22. Conferenza dei Presidenti di quartiere | |||
Verbali della Conferenza dei Presidenti di quartiere | repertorio annuale | Permanente | |
TITOLO III. RISORSE UMANE | |||
0. Fascicoli del personale | un fasc. per ogni dipendente o assimilato (quindi anche collaboratori a contratto o a progetto) | Permanente, previo sfoltimento da eseguire seguendo la tempistica prevista per le singole classi | |
1. Concorsi, selezioni, colloqui | |||
Criteri generali e normativa per il reclutamento del personale | un fasc. con eventuali sottofascicoli | Permanente | |
Procedimenti per il reclutamento del personale | un fasc. per ciascun procedimento (fasc. per affare), con i seguenti sottofascicoli: Bando e manifesto | Permanente, un anno dopo la scadenza dei termini per i ricorsi | Agli interessati |
Curricula inviati per richieste di assunzione | serie organizzata cronologicamente o secondo criteri scelti dal singolo Comune | due anni | |
Domande di assunzione pervenute senza indizione di concorso o selezione | serie organizzata cronologicamente o secondo criteri scelti dal singolo Comune | un anno | |
2. Assunzioni e cessazioni | |||
Criteri generali e normativa per le assunzioni e cessazioni | un fasc. con eventuali sottofascicoli | Permanente | |
Determinazioni di assunzione e cessazione (nomine, licenziamenti, dimissioni, promessa solenne, giuramento, nomina in prova) | inserirle nei rispettivi fascicoli personali | Permanente | |
3. Comandi e distacchi; mobilità | |||
Criteri generali e normativa per comandi, distacchi, mobilità | un fasc. con eventuali sottofascicoli | Permanente | |
Determinazioni individuali di comandi, distacchi e mobilità | inserirle nei rispettivi fascicoli personali | Permanente | |
4. Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioni | |||
Criteri generali e normativa per le attribuzioni di funzioni, ordini di servizio e missioni | un fasc. con eventuali sottofascicoli | Permanente | |
Determinazioni di attibuzioni di funzioni | inserirle nei rispettivi fascicoli personali. | Permanente | |
Determinazioni di missione | inserirle nei rispettivi fascicoli personali. | 10 anni | |
Determinazioni di ordini di servizio | inserirle nei rispettivi fascicoli personali. | Permanente | |
Ordini di servizio collettivi | repertorio annuale | Permanente | |
Autorizzazioni allo svolgimento di incarichi esterni | inserirle nei fascicoli personali | 2 anni | |
5. Inquadramenti e applicazione contratti collettivi di lavoro | |||
Criteri generali e normativa per gli inquadramenti e le applicazione dei contratti collettivi di lavoro | un fasc. con eventuali sottofascicoli | Permanente | |
Determinazione dei ruoli e contratti | un fasc. per ciascun procedimento | Permanente | |
Determinazioni relative ai singoli | inserirle nei rispettivi fascicoli personali | Permanente | |
6. Retribuzioni e compensi | |||
Criteri generali e normativa per le retribuzioni e compensi | un fasc. con eventuali sottofascicoli | Permanente | |
Determinazioni relative ai singoli per la definizione delle voci accessorie dello stipendio | inserirle nei rispettivi fascicoli personali | 5 anni dalla cessazione del servizio | |
Anagrafe delle prestazioni | base di dati | 5 anni | |
Ruoli degli stipendi | base di dati/ tabulati | Permanente | |
Provvedimenti giudiziari di requisizione dello stipendio | 5 anni | ||
7. Trattamento fiscale, contributivo e assicurativo | |||
Criteri generali e normativa per il trattamento fiscale, contributivo e assicurativo | un fasc. con eventuali sottofascicoli | Permanente | |
Determinazioni specifiche e provvedimenti circa il trattamento fiscale, contributivo e assicurativo | inserirle nei rispettivi fascicoli personali | 5 anni dalla chiusura del fascicolo | |
Assicurazioni obbligatorie | inserirle nei rispettivi fascicoli personali | 5 anni dalla chiusura del fascicolo | |
8. Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro | |||
Criteri generali e normativa per la tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro | un fasc. con eventuali sottofascicoli | Permanente | |
Rilevazione dei rischi, ai sensi della 626/94 | un fasc. per ciascuna sede (fasc. per “persona”) | Tenere l'ultima e scartare la precedente | |
Prevenzione infortuni | un fasc. per ciascun procedimento | Permanente | |
Registro infortuni | Permanente | ||
Verbali delle rappresentanze dei lavoratori per la sicurezza | Permanente | ||
Denuncia di infortuno e pratica relativa | inserirle nei rispettivi fascicoli personali | Permanente | |
Fascicoli relativi alle visite mediche ordinarie | un fasc. per ciascuna campagna di visite | 10 anni | |
I referti delle singole visite | in busta chiusa, vanno inseriti nel fascicolo personale | 10 anni | |
9. Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo | |||
Criteri generali e normativa per le dichiarazioni di infermità | un fasc. con eventuali sottofascicoli | Permanente | |
Dichiarazioni di infermità e calcolo dell’indennizzo | un fasc. per ciascun affare per procedimento da inserire nel relativo fascicolo personale | Permanente | |
10. Indennità premio di servizio e trattamento di fine rapporto, quiescenza | |||
Criteri generali e normativa per il trattamento di fine rapporto | un fasc. con eventuali sottofascicoli | Permanente | |
Trattamento pensionistico e di fine rapporto | un fasc. per ciascun affare da inserire nel relativo fascicolo personale | Permanente | |
11. Servizi al personale su richiesta | |||
Criteri generali e normativa per il servizi su richiesta | un fasc. con eventuali sottofascicoli | Permanente | |
Domande di servizi su richiesta | un fasc. per periodo | 2 anni | |
12. Orario di lavoro, presenze e assenze | |||
Criteri generali e normativa per le assenze | un fasc. con eventuali sottofascicoli | Permanente | |
Domande e dichiarazioni dei dipendenti sull’orario | vanno inserite nel fascicolo personale. - 150 ore - permessi d’uscita per | 2 anni 2 anni 2 anni | |
Domande e dichiarazioni dei dipendenti sulle assenze | vannno inserite nel fascicolo personale. - congedo ordinario - congedo straordinario | 2 anni 2 anni Alla cessazione dal | |
Referti delle visite di controllo | vanno inseriti nei fascicoli personali | Alla cessazione del servizio | |
Fogli firma; cartellini marcatempo; tabulati elettronici di rilevazione presenze | fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili | 2 anni | In assenza di pendenze disciplinarie o giudiziarie |
Rilevazioni delle assenze per sciopero | un fasc. per ciascuno sciopero. - singole schede - prospetti riassuntivi | 1 anno dopo la redazione dei prospetti riassuntivi Permanente | |
13. Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari | |||
Criteri generali e normativa per i provvedimenti disciplinari | un fasc. con eventuali sottofascicoli | Permanente | |
Provvedimenti disciplinari | un fasc. con eventuali sottofascicoli | Permanente | |
Criteri generali e normativa per la formazione e l’aggiornamento professionale | un fasc. con eventuali sottofascicoli | Permanente | |
Organizzazione di corsi di formazione e aggiornamento | un fasc. per ciascun corso (fasc. per affare) | Permanente, previo sfoltimento dopo 5 anni | |
Partecipazione dei dipendenti a corsi | le singole domande vanno inserite nel relativo fascicolo personale | Permanente, previo sfoltimento dopo 5 anni | |
15. Collaboratori esterni (NB I fascicoli personali dei collaboratori esterni vanno nella classe 0). | |||
Criteri generali e normativa per il trattamento dei collaboratori esterni | un fasc. con eventuali sottofascicoli | Permanente | |
Elenco degli incarichi conferiti | repertorio | Permanente | |
TITOLO IV. RISORSE FINANZIARIE E PATRIMONIALI | |||
1. Bilancio preventivo e Piano esecutivo di gestione (PEG) | |||
Bilancio preventivo e allegati | un fasc. per ciascuna risorsa o ciascun intervento), tra cui Relazione previsionale e programmatica | Permanente | |
PEG | un fasc. per ciascun obiettivo. I fascicoli possono essere organizzati in serie in riferimento ai responsabili dei servizi | Permanente, previo sfoltimento | |
N.B. nei fascicoli così costituiti confluisce il carteggio prodotto dai differenti uffici del Comune per questioni afferenti alla formazione del bilancio e del PEG | |||
2. Gestione del bilancio e del PEG (con eventuali variazioni) | |||
Gestione | un fascicolo per ciascuna variazione | Permanente, previo sfoltimento | |
3. Gestione delle entrate: accertamento, riscossione, versamento | |||
Fascicoli personali dei contribuenti comunali | un fasc. per ciascun contribuente in rapporto a ciascun tipo di imposte (ICI, TARSU, TOSAP, etc.), con eventuali sottofascicoli | 10 anni dopo la cencellazione del contribuente dai ruoli | |
Ruolo ICI | base di dati | 10 anni | Prevedere una stampa periodica |
Ruolo imposta comunale sulla pubblicità | base di dati | 10 anni | Prevedere una stampa periodica |
Ruolo diritti sulle pubbliche affissioni | base di dati | 10 anni | Prevedere una stampa periodica |
Ruolo TARSU | base di dati | 10 anni | Prevedere una stampa periodica |
Ruolo COSAP | base di dati | 10 anni | Prevedere una stampa periodica |
Contratti di mutuo | un fasc. per ciascun mutuo | 5 anni dall'estinzione del mutuo | |
Proventi da affitti e locazioni | un fasc. annuale per ciascun immobile locato | 5 anni dal termine del contratto | |
Diritti di segreteria | registrini annuali o pagamenti virtuali | 5 anni | |
Matrici dei bollettari delle entrate | registri annuali | 6 anni | |
Ricevute dei versamenti alla tesoreria delle somme riscosse nelle differenti UOR per diritti di segreteria | 7 anni | ||
Fatture emesse | repertorio annuale | 10 anni | |
Reversali | repertorio annuale | 5 anni | |
Bollettari vari | repertorio annuale | 5 anni | |
Ricevute di pagamenti vari | fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili | 5 anni | |
4. Gestione della spesa, impegno, liquidazione, ordinazione e pagamento (N.B. I documenti indicati vengono prodotti ordinariamente in doppio esemplare, in ambiente cartaceo: uno va nel repertorio annuale, l’altro va nel fascicolo specifico del singolo impegno di spesa, che comprende per oggetto tutta la documentazione prodotta) | |||
Impegni di spesa (determinazioni dei dirigenti delle UOR) inviate dalle UOR alla Ragioneria | repertorio annuale | 2 anni | |
Fatture ricevute | repertorio annuale. Le fatture vengono prodotte ordinariamente in doppio esemplare, in ambiente cartaceo: uno va nel repertorio | 10 anni | |
Atti di liquidazione con allegati trasmessi da ciascuna UOR | repertorio annuale, se sono distinti dai mandati, oppure allegati ai mandati stessi | 2 anni | |
Mandati di pagamento con allegati emessi dalla Ragioneria e inviati alla Tesoreria | repertorio annuale | 10 anni dall'approvazione del bilancio | Purchè registrati in scritture contabili di sintesi |
Eventuali copie di mandati | repertorio annuale | 2 anni | |
5. Partecipazioni finanziarie | |||
Gestione delle partecipazioni finanziarie | un fasc. per ciascuna partecipazione | Permanente, previo sfoltimento | |
6. Rendiconto della gestione; adempimenti e verifiche contabili | |||
Rendiconto della gestione, articolato in Conto del bilancio, Conto del patrimonio e Conto economico | Permanente | ||
7. Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi | |||
Mod. 770 | un fasc. per ogni anno | 10 anni | Più anni se si ritiene opportuno |
Ricevute dei versamenti (IVA, IRPEF, etc.) | un fasc. per ciascuna tipologia di imposta per ciascun periodo | 10 anni | |
Pagamento dei premi dei contratti assicurativi | 5 anni dall'estinzione del contratto | ||
8. Beni immobili | |||
Inventario dei beni immobili | registro o base di dati perenne | Permanente | |
Fascicoli dei beni immobili | un fasc. per ciascun bene immobile, articolato nei seguenti sottofascicoli, relativi ad attività specifiche, che possono anche essere di | Permanente 20 anni 5 anni | |
Concessioni di occupazione di spazi e aree pubbliche | repertorio | Permanente | |
Concessioni di beni del demanio statale (ove delegato da leggi regionali) | repertorio | Permanente | |
Concessioni cimiteriali | repertorio | Permanente | |
Concessioni uso Sale / Locali | repertorio | Permanente | |
Fascicoli personali dei concessionari | un fasc. per ciascun concessionario | 5 anni dalla cessazione del rapporto | |
9. Beni mobili | |||
Inventari dei beni mobili | uno per consegnatario | Permanente | |
Fascicoli dei beni mobili | un fasc. per ciascun bene mobile, articolato nei seguenti sottofascicoli, relativi ad attività specifiche, che possono anche essere di | 5 anni dalla dismissione 5 anni dalla dismissione 5 anni dalla dismissione | |
10. Economato | |||
Acquisizione di beni e servizi | un fasc. per ciascuna acquisizione (fasc. per affare), eventualmente organizzati in serie connesse ai Centri di spesa | 5 anni dalla dismissione del bene | |
Elenco dei fornitori | repertorio | Permanente | |
11. Oggetti smarriti e recuperati | |||
Verbali di rinvenimento | repertorio annuale | 2 anni | |
Ricevute di riconsegna ai proprietari | repertorio annuale | 3 anni | |
Vendita o devoluzione | un fasc. periodico (per attività) | 4 anni | |
12. Tesoreria | |||
Giornale di cassa | repertorio annuale | Permanente | |
Mandati quietanzati, che vengono inviati in Ragioneria | repertorio periodico (mese/anno) | 10 anni | |
13. Concessionari ed altri incaricati della riscossione delle entrate | |||
Concessionari | un fasc. per ciascuno dei concessionari (fasc. per persona) | 10 anni dalla cessazione del rapporto | |
Autorizzazioni alla pubblicità stabile | repertorio annuale | 5 anni dalla scadenza dell'autorizzazione | Salvo non si rilevi qualche necessità particolare di conservazione a campione |
Autorizzazioni alla pubblicità circoscritta | repertorio annuale | 5 anni dalla scadenza dell'autorizzazione | |
Richieste di affissione (con allegati da affiggere) | un fasc. per richiesta | 5 anni dalla scadenza dell'autorizzazione | |
TITOLO V. AFFARI LEGALI | |||
1. Contenzioso | |||
Fascicoli di causa | un fasc. per ciascuna causa (fasc. per procedimento). Ciascun Comune può suddividere, a seconda delle esigenze, la serie | Permanente | Concentrare quelli presso gli studi professionali esterni |
2. Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi; assicurazioni | |||
Contratti assicurativi | un fasc. per contratto (fasc. per affare) | 2 anni dalla scadenza | |
Xxxxxxxxx e pratiche di risarcimento | un fasc. per ciascuna richiesta (fasc. per affare) | 10 anni | |
3. Pareri e consulenze | |||
Pareri e consulenze | un fasc. per ciascun affare | Permanente | |
1. Urbanistica: piano regolatore generale e varianti | |||
PGR | fasc. annuale per attività | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non |
Pareri su piani sovracomunali | fasc. annuale per attività | Permanente | Dopo sfoltimento |
Certificati di destinazione urbanistica | fasc. annuale per attività | 1 anno dopo la scadenza | |
Varianti al PRG | un fasc. per ciascuna variante (fasc. per affare, che può comprendere anche più procedimenti) | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non |
2. Urbanistica: strumenti di attuazione del Piano regolatore generale | |||
PRG | un fasc. per ciascun piano | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non |
PUA | un fasc. per ciascun piano | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non |
Piani di edilizia economica e popolare – PEEP | un fasc. per ciascun piano (che viene chiuso all’atto dell’approvazione, in quanto la costruzione apre un fasc. per affare all’interno | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non |
Piano degli interventi – PI | un fasc. per ciascun piano | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non |
Piano di assetto territoriale del Comune – PAT | un fasc. per ciascun piano | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non |
3. Edilizia privata | |||
Permessi a Costruire / SCIA / CILA / Manutenzione ordinaria / Compatibilità paesaggistica | repertorio annuale | Permanente | |
Accertamento e repressione degli abusi | un fasc. per abuso (fasc. per affare) | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non |
Denunce e relazioni finali delle opere in cemento armato | repertorio annuale | Fino a quando esiste l'edificio | |
Fascicoli dei richiedenti autorizzazione | un fasc. per ciascuna autorizzazione (fasc. per affare) | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non |
4. Edilizia pubblica | |||
Costruzione di edilizia popolare | un fasc. per ciascuna costruzione (fasc. per affare) | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non |
5. Opere pubbliche | |||
Realizzazione di opere pubbliche | un fasc. per ciascuna opera (fasc. per affare) | Permanente | Possono essere eliminate le copie degli elaborati non |
6. Catasto | |||
Catasto terreni e Frazionamenti | mappe / registri / indice alfabetico dei possessori / estratti catastali / denunce di variazione | Permanente | |
Catasto Fabbricati | mappe / registri / indice alfabetico dei possessori / estratti catastali / denunce di variazione | Permanente | |
7. Viabilità | |||
Piano Urbano del Traffico | un fasc. per ciascun affare | Permanente | Con sfoltimento |
Piano Urbano della Mobilità | un fasc. per ciascun affare | Permanente | Con sfoltimento |
Autorizzazioni in deroga | repertorio annuale | 2 anni | |
8. Servizio idrico integrato, luce, gas, trasporti pubblici, gestione dei rifiuti e altri servizi | |||
Approvvigionamento idrico (organizzazione e funzionamento) | fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili | Permanente | Con sfoltimento |
Fascicoli relativi alle irregolarità | un fasc. per ciascuna irregolarità | 10 anni | |
Distribuzione dell’acqua | contratti con gli utenti: un fasc. per ciascun utente | 2 anni dalla cessazione del rapporto | Xxxxxx in assenza di contenzioso |
Produzione di energia elettrica o altre fonti energetiche (organizzazione e funzionamento) | fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili | Permanente | Con sfoltimento |
Distribuzione di energia elettrica o altre fonti energetiche: contratti con gli utenti | un fasc. per ciascun utente | 2 anni dalla cessazione del rapporto | Pucrhè in assenza di contenzioso |
Trasporti pubblici (gestione) | fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili | Permanente | Con sfoltimento |
Dichiarazioni di conformità degli impianti: repertorio annuale | 1 anno | ||
9. Ambiente: autorizzazioni, monitoraggio e controllo | |||
Iniziative a favore dell’ambiente | un fasc. per ciascuna iniziativa (fasc. per affare) | Permanente | |
Valutazioni e pareri di impatto ambientale | un fasc. per ciascun parere (fasc. per affare) | Permanente | |
Monitoraggi della qualità delle Acquearticolato / Aria / Etere / Altri | un fasc. annuale per attività, eventualmente mensili e, in caso di irregolarità, un fasc. per ciascuna irregolarità (fasc. per affare) | 10 anni | |
Controlli a campione sugli impianti termici dei privati | un fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili e, in caso di irregolarità, un fasc. per ciascuna irregolarità | 2 anni | |
10. Protezione civile ed emergenze | |||
Segnalazioni preventive di condizioni metereologiche avverse | un fasc. annuale | 2 anni | |
Addestramento ed esercitazioni per la protezione civile | un fasc. annuale | 5 anni | |
Interventi per emergenze | un fasc. per ciascuna emergenza | Permanente | Previo sfoltimento |
TITOLO VII. SERVIZI ALLA PERSONA | |||
0. Fascicoli personali degli assistiti | un fasc. per ciascuna persona assistita. La serie potrà essere suddivisa in sottoserie, secondo le esigenze del Comune. Per esigenze | Permanente, previo sfolti-mento del carteggio tempo-raneo e | |
1. Diritto allo studio e servizi | |||
Concessione di borse di studio | un fasc. per ciascun bando (fasc. per affare), articolato in sottofascicoli: - bando | permanente 5 anni permanente | |
Distribuzione buoni libro | un fasc. per ciascuna scuola | 2 anni | |
Gestione buoni pasto degli iscritti alle scuole | un fasc. per ciascun periodo | 2 anni | |
Verbali del comitato genitori per la mensa | repertorio | 3 anni | |
Azioni di promozione e sostegno del diritto allo studio | un fasc. per ciascun intervento (fasc. per affare) | 5 anni | |
Gestione mense scolastiche | un fasc. per ciascuna mensa scolastica e per ciascun periodo | 10 anni | |
Integrazione di neo-immigrati e nomadi | un fasc. per ciascun affare | 10 anni | |
Gestione trasporto scolastico | un fasc. per ciascun periodo e per ciascuna tratta | 2 anni | |
2. Asili nido e scuola materna | |||
Domande di ammissione agli asili nido e alle scuole materne | un fasc. per ciascun asilo/scuola | 2 anni | |
Graduatorie di ammissione | un fasc. per ciascun asilo/scuola | 2 anni | |
Funzionamento degli asili e delle scuole materne | un fasc. per ciascuna struttura | 10 anni | |
3. Promozione e sostegno delle istituzioni di istruzione e della loro attività | |||
Iniziative specifiche | un fasc. per ciascuna iniziativa | 10 anni | |
Registri scolastici (del professore e della classe) prodotti dalle Scuole civiche (ove presenti) | Permanente | ||
4. Orientamento professionale; educazione degli adulti; mediazione culturale | |||
Iniziative specifiche | un fasc. per ciascuna iniziativa | 10 anni | |
5. Istituti culturali (Musei, biblioteche, teatri, Scuola comunale di musica, etc.) | |||
Funzionamento delle istituzioni culturali | un fasc. per ciascun istituto | Permanente | |
Verbali degli organi di gestione degli Istituti culturali | un fasc. per ciascun istituto | Permanente | |
Attività ordinarie annuali (ad esempio, informazioni bibliografiche per la Biblioteca civica) | un fasc. annuale per ciascuna attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili | 10 anni | |
Eventi culturali | un fasc. per ciascun evento / possibile sottofascicoli | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e | |
Feste civili e/o religiose | un fasc. per iniziativa / possibile sottofascicoli | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e | |
Iniziative culturali | un fasc. per ciascuna iniziativa / possibile sottofascicoli | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e | |
Prestiti di beni culturali | un fasc. per ciascun affare | Permanente | |
7. Attività ed eventi sportivi | |||
Eventi e attività sportive | un fasc. per ciascun evento/attività | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e | |
8. Pianificazione e accordi strategici con enti pubblici e privati e con il volontariato sociale | |||
Piano sociale | un fasc. annuale eventualmente articolato in sottofascicoli | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e | |
Programmazione per settori | un fasc. per settore | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e | |
Accordi con i differenti soggetti | un fasc. per ciascun soggetto | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e | |
9. Prevenzione, recupero e reintegrazione dei soggetti a rischio | |||
Campagne di prevenzione | un fasc. per ciascuna campagna (fasc. per affare) | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e | |
Interventi di recupero e reintegrazione dei soggetti a rischio | un fasc. per ciascun intervento | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e | |
Ricognizione dei rischi | uno per ciascun affare | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e | |
10. Informazione, consulenza ed educazione civica | |||
Funzionamento e attività delle strutture (consultori, informagiovani, etc.) | un fasc. annuale per ciascuna struttura, eventualmente organizzato in sottofascicoli | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e | |
Iniziative di vario tipo | un fasc. per ciascuna iniziativa / possibile sottofascicoli | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e | |
11. Tutela e curatela di incapaci | |||
Interventi per le persone sottoposte a tutela e curatela | un fasc. per ciascun intervento. I singoli provvedimenti si collocano nei relativi fascicoli personali | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e | |
12. Assistenza diretta e indiretta, benefici economici | |||
Funzionamento e attività delle strutture | un fasc. annuale per ciascuna struttura (cucine economiche, dormitori, servizio domiciliare, telesoccorso, etc.) | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e | |
Iniziative specifiche | un fasc. per ciascuna iniziativa | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e | |
13. Attività ricreativa e di socializzazione | |||
Funzionamento e attività delle strutture (colonie, centri ricreativi, etc.) | un fasc. annuale per ciascuna struttura | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e | |
Iniziative specifiche | un fasc. per ciascuna iniziativa | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e | |
14. Politiche per la casa | |||
Assegnazione degli alloggi | un fasc. per ciascun bando, organizzato in sottofascicoli: - bando | permanente 5 anni permanente | |
Fascicoli degli assegnatari | un fasc. per ciascun assegnatario | 5 anni dopo la scadenza del contratto | In assenza di contenzioso |
15. Politiche per il sociale | |||
Iniziative specifiche | un fasc. per ciascuna iniziativa | Permanente, previo sfolti-mento del carteggio tempora-neo e | |
TITOLO VIII. ATTIVITA' ECONOMICHE | |||
0. Fascicoli individuali di ciascun esercente attività economiche | un fasc. per ciascun esercente I fascicoli potranno essere variamente aggregati in serie, a seconda della mole di attività del Comune e | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e | |
1. Agricoltura e pesca | |||
Iniziative specifiche | un fasc. per ciascuna iniziativa (fasc. per affare) | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e | |
Comunicazioni di vendita dei prodotti ricavati dalla propria terra | un fasc. per ciascun periodo | 5 anni | |
2. Artigianato | |||
Iniziative specifiche | un fasc. per ciascuna iniziativa (fasc. per affare) | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e | |
Autorizzazioni artigiane | repertorio | Permanente | |
3. Industria | |||
Iniziative specifiche | un fasc. per ciascuna iniziativa (fasc. per affare) | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e | |
Accertamento dell’impatto ambientale degli insediamenti industriali | un fasc. per ciascun affare | Permanente | |
4. Commercio | |||
Iniziative specifiche | un fasc. per ciascuna iniziativa (fasc. per affare) | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e | |
Comunicazioni dovute (ferie, saldi, etc.) | un fasc. per ciascun periodo: mese o anno (fasc. per attività) | 1 anno | |
Autorizzazioni commerciali | repertorio | Permanente | |
5. Fiere e mercati | |||
Iniziative specifiche | un fasc. per ciascuna iniziativa (fasc. per affare) | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e | |
6. Esercizi turistici e strutture ricettive | |||
Iniziative specifiche del Comune in materia | un fasc. per ciascuna iniziativa (fasc. per affare) | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e | |
Autorizzazioni turistiche | repertorio | Permanente | |
7. Promozione e servizi | |||
Iniziative specifiche | un fasc. per ciascuna iniziativa (fasc. per affare) | Permanente, previo sfoltimento del carteggio temporaneo e | |
TITOLO IX. POLIZIA LOCALE E SICUREZZA PUBBLICA | |||
1. Prevenzione ed educazione stradale | |||
Iniziative specifiche di prevenzione | un fasc. per ciascuna iniziativa (fasc. per affare) | 5 anni | |
Corsi di educazione stradale nelle scuole | un fasc. per ciascun corso (fasc. per affare) | 5 anni | |
2. Polizia stradale | |||
Direttive e disposizioni | un fasc. con eventuali sottofascicoli | Permanente | |
Organizzazione del servizio di pattugliamento | un fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili | 3 anni | |
Verbali di accertamento di violazioni al Codice della strada | repertorio annuale. Questa serie potrà essere unica, se tutti gli agenti utilizzeranno strumenti elettronici di rilevamento e | 10 anni | |
Accertamento di violazioni al Codice della strada e conseguente erogazione di sanzioni (pecuniarie, amministrative, penali) | un fasc. per ciascun accertamento | 5 anni | |
Verbali di rilevazione incidenti | repertorio annuale | 20 anni | In assenza di contenzioso (ai sensi dell’art. 157 del |
Statistiche delle violazioni e degli incidenti | un fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili | Permanente | |
Gestione veicoli rimossi | un fasc. per ciascun veicolo | 2 anni | |
3. Informative | |||
Informative su persone residenti nel Comune | un fasc. per ciascuna persona | 5 anni | |
4. Sicurezza e ordine pubblico (NB Il flusso documentale si differenzia molto a seconda se il Comune è provvisto o sprovvisto di autorità statale di pubblica sicurezza: perciò non si segnalano i documenti che transitano per il Comune, ma vengono immediatamente inoltrate alla AOO competente (ad esempio, il carteggio per il rilascio di tesserini caccia o licenze di porto di fucile, per le denunce delle materie esplodenti, dei radioamatori, delle cessioni fabbricati). | |||
un fasc. annuale per attività | Permanente | ||
Servizio ordinario di pubblica sicurezza | un fasc. annuale per attività | 5 anni | |
Servizio straordinario di pubblica sicurezza, in caso di eventi particolari (manifestazioni, concerti, etc.) | un fasc. per ciascun evento | 5 anni | |
Autorizzazioni di pubblica sicurezza | repertorio annuale, eventualmente organizzata in sottoserie (una per ciascuna categoria obbligata alla richiesta di autorizzazione: | Permanente | |
Fascicoli dei richiedenti l’autorizzazione di pubblica sicurezza | un fasc. per ciascun richiedente | 5 anni | |
Verbali degli accertamenti nei diversi settori (edilizio, sanitario, commerciale, anagrafico, sociale, etc.) | un repertorio annuale per ciascun settore di accertamento | Permanente | |
TITOLO X. TUTELA DELLA SALUTE | |||
1. Salute e igiene pubblica | |||
Emergenze sanitarie | un fasc. per ciascun evento | Permanente | |
Misure di igiene pubblica | un fasc. per ciascun affare | Permanente | |
Interventi di derattizzazione, dezanzarizzazione etc. | un fasc. per ciascun intervento | 1 anno | |
Trattamenti fitosanitari e di disinfestazione | un fasc. per ciascun intervento | 1 anno | |
Autorizzazioni sanitarie | repertorio annuale | Permanente | |
Fascicoli dei richiedenti autorizzazioni sanitarie | un fasc. per ciascuna persona/ditta | 5 anni dalla cessazione dell'attività | |
Concessioni di agibilità | repertorio annuale | Permanente | |
Fascicoli dei richiedenti l’agibilità | un fasc. per ciascun richiedente | Permanente | |
2. Trattamenti Sanitari Obbligatori | |||
TSO | un fasc. per ciascun procedimento | Permanente | |
ASO | un fasc. per ciascun procedimento | Permanente | |
Fascicoli personali dei soggetti a trattamenti | un fasc. per ciascuna persona | Permanente | |
3. Farmacie | |||
Istituzione di farmacie | un fasc. per ciascuna farmacia | Permanente | |
Funzionamento delle farmacie | un fasc. per ciascun periodo (anno o mese) | 2 anni | |
4. Zooprofilassi veterinaria | |||
Epizoozie (= epidemie animali) | un fasc. per ciascun evento | Permanente | |
5. Randagismo animale e ricoveri | |||
Gestione dei ricoveri e degli eventi connessi | un fasc. per procedimento | 3 anni | |
TITOLO XI. SERVIZI DEMOGRAFICI | |||
1. Stato civile | |||
Registro dei nati | repertorio annuale | Permanente | |
Registro dei morti | repertorio annuale | Permanente | |
Registro dei matrimoni | repertorio annuale | Permanente | |
Registro di cittadinanza | repertorio annuale | Permanente | |
Comunicazioni dei nati all’Agenzia per le entrate | un fasc. per ciascun periodo | Permanente | |
Atti per registrazioni | un fasc. per ciascun procedimento | Permanente | Trasmessi annualmente all’ufficio del |
Atti per annotazioni sui registri di stato civile | un fasc. per ciascun periodo | 10 anni | |
Comunicazione dei nati all’Agenzia per le entrate: un fasc. per | un fasc. per ciascun periodo | 1 anno | |
2. Anagrafe e certificazioni | |||
APR 4 | iscrizioni anagrafiche: un fasc. per ciascuna persona | Permanente | |
AIRE | un fasc. per ciascuna persona | Permanente | |
Richieste certificati | un fasc. per ciascun periodo (mese o anno) | 1 anno | |
Corrispondenza con altre amministrazioni per rilascio e trasmissione documenti | un fasc. per ciascun periodo (mese o anno) | 1 anno | |
Cartellini per carte d’identità | uno per ciascuna persona | 1 anno | Mediante incenerimento i triturazione |
Carte d’identità scadute e riconsegnate | un fasc. per ciascuna persona | 5 anni | Mediante incenerimento i triturazione |
Cambi di abitazione e residenza | un fasc. per ciascuna persona | 10 anni | Salvo esigenze particolari |
Cancellazioni | un fasc. per ciascuna persona | 10 anni | Salvo esigenze particolari |
Carteggio con la Corte d’appello per la formazione degli Albi dei giudici popolari | un fasc. per ciascun periodo | 3 anni dall'ultima revisione | |
Registro della popolazione | base di dati | Permanente | Salvataggi periodici per storicizzazione banca dati |
3. Censimenti | |||
Schedoni statistici del censimento | Si conservano gli ultim e si scartano dopo un anno dall'ultimo | ||
Atti preparatorie organizzativi | 3 anni | ||
4. Polizia mortuaria e cimiteri | |||
Registri di seppellimento | Permanente | ||
Registri di tumulazione | Permanente | ||
Registri di esumazione | Permanente | ||
Registri di estumulazione | Permanente | ||
Registri di cremazione | Permanente | ||
Registri della distribuzione topografica delle tombe con annesse schede onomastiche | Permanente | ||
Trasferimento delle salme | un fasc. per ciascun trasporto | 50 anni | |
TITOLO XII. ELEZIONI E INIZIATIVE POPOLARI | |||
1. Albi elettorali | |||
Xxxx dei presidenti di seggio | un elenco per ciascuna elezione | 5 anni | |
Albo degli scrutatori | un elenco per ciascuna elezione | 5 anni | |
2. Liste elettorali | |||
Liste generali | 1 anno dopo la redazione della successiva | ||
Liste sezionali | 1 anno dopo la redazione della successiva | ||
Verbali della commissione elettorale comunale | Permanente | ||
Copia dei verbali della Commissione elettorale mandamentale in ordine alle operazioni e deliberazioni adottate dalla Commissione elettorale comunale | 5 anni | ||
Schede dello schedario generale | 5 anni dopo la redazione della successiva | ||
Schede degli schedari sezionali | 5 anni dopo la redazione della successiva | ||
Fascicoli personali degli elettori | un fasc. per ciascun elettore | 5 anni dopo la cancellazione della lista | |
Elenchi recanti le proposte di variazione delle liste elettorali | 5 anni dopo la cancellazione della lista | ||
Xxxxxxxxx concernente la tenuta e la revisione delle liste elettorali | 5 anni dopo la cancellazione della lista successiva | ||
3. Elezioni | |||
Convocazione dei comizi elettorali | un fasc. per ciascuna elezione | Permanente | |
Presentazione delle liste | manifesto | Permanente | |
Presentazione delle liste | un fasc. per ciascuna elezione, eventualmente articolato in sottofascicoli (uno per lista) oppure, a seconda dell’organizzazione | 5 anni | |
Atti relativi alla costituzione e arredamento dei seggi | 5 anni | ||
Verbali dei presidenti di seggio | Trasmesse al Ministero dell'Interno | ||
Schede | Trasmesse al Ministero dell'Interno | ||
4. Referendum | |||
Atti preparatori | 5 anni | ||
Atti relativi alla costituzione e arredamento dei seggi | 5 anni | ||
Verbali dei presidenti di seggio | Trasmesse al Ministero dell'Interno | ||
Schede | Trasmesse al Ministero dell'Interno | ||
5. Istanze, petizioni e iniziative popolari | |||
Raccolta di firme per referendum previsti dallo statuto | un fasc. per ciascuna iniziativa | 5 ani dopo il Referendum | |
TITOLO XIII. AFFARI MILITARI | |||
1. Leva e servizio civile sostitutivo | |||
Liste di leva | una per anno in doppio originale, uno trattenuto dal Comune, uno inviato al Distretto militare | Permanente | |
Lista degli eliminati/esentati | una per anno in doppio originale, uno trattenuto dal Comune, uno inviato al Distretto militare | Permanente | |
2. Ruoli matricolari | |||
Ruoli matricolari | un fasc. annuale in doppio originale, uno trattenuto dal Comune, uno inviato al Distretto militare | Permanente | |
3. Caserme, alloggi e servitù militari | |||
Procedimenti specifici | un fasc. per ciascun procedimento | Permanente | |
4. Requisizioni per utilità militari | |||
Procedimenti specifici | un fasc. per ciascun procedimento | Permanente | |
Titolario ANCI
Categoria 1 - AMMINISTRAZIONE GENERALE
Classi
1 - Legislazione e circolari esplicative
2 - Denominazione, territorio e confini, circoscrizioni di decentramento, toponomastica 3 - Statuto
5 - Stemma, gonfalone, sigillo 6 - Archivio generale
8 - Informazioni e relazioni con il pubblico
9 - Politica del personale; ordinamento degli uffici e dei servizi
10 - Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del personale 11 - Controlli interni ed esterni
12 - Editoria e attività informativo-promozionale interna ed esterna
13 - Cerimoniale, attività di rappresentanza; onorificenze e riconoscimenti 14 - Interventi di carattere politico e umanitario; rapporti istituzionali
15 - Forme associative e partecipative per l'esercizio di funzioni e servizi e adesione del comune ad associazioni 16 - Area e città metropolitana
17 - Associazionismo e partecipazione
Categoria 2 - ORGANI DI GOVERNO, GESTIONE, CONTROLLO, CONSULENZA E GARANZIA
Classi
1 - Sindaco
2 - Vice-sindaco
3 - Consiglio
5 - Conferenza dei capigruppo e commissioni del consiglio 6 - Gruppi consiliari
8 - Commissario prefettizio e straordinario 9 - Segretario e vice-segretario
10 - Direttore generale e dirigenza 11 - Revisore dei conti
14 - Organi di controllo interni 15 - Organi consultivi
16 - Consigli circoscrizionali
17 - Presidenti dei consigli circoscrizionali 18 - Organi esecutivi circoscrizionali
19 - Commissioni dei consigli circoscrizionali 20 - Segretari delle circoscrizioni
21 - Commissario ad acta delle circoscrizioni 22 - Conferenza dei presidenti di quartiere
Categoria 3 - RISORSE UMANE Classi
1 - Concorsi, selezioni, colloqui 2 - Assunzioni e cessazioni
3 - Comandi e distacchi; mobilità
4 - Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioni
5 - Inquadramenti e applicazione contratti collettivi di lavoro 6 - Retribuzioni e compensi
TITOLARIO ANCI 1
7 - Trattamento fiscale, contributivo e assicurativo
8 - Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro 9 - Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo
12 - Orario di lavoro, presenze e assenze
13 - Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari 14 - Formazione e aggiornamento professionale
Categoria 4 - RISORSE FINANZIARIE E PATRIMONIALI
Classi
1 - Bilancio preventivo e piano esecutivo di gestione (PEG)
2 - Gestione del bilancio e del PEG (con eventuali variazioni)
3 - Gestione delle entrate: accertamento, riscossione, versamento
4 - Gestione della spesa: impegno, liquidazione, ordinazione e pagamento 5 - Partecipazioni finanziarie
6 - Rendiconto della gestione; adempimenti e verifiche contabili 7 - Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi
8 - Beni immobili 9 - Beni mobili
11 - Oggetti smarriti e recuperati 12 - Tesoreria
Categoria 5 - AFFARI LEGALI Classi
2 - Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi; assicurazioni 3 - Pareri e consulenze
Categoria 6 - PIANIFICAZIONE E GESTIONE DEL TERRITORIO
Classi
1 - Urbanistica: piano regolatore generale e varianti
2 - Urbanistica: strumenti di attuazione del piano regolatore generale 3 - Edilizia privata
4 - Edilizia pubblica 5 - Opere pubbliche 6 - Catasto
8 - Servizio idrico integrato, luce, gas, trasporti pubblici, gestione dei rifiuti e altri servizi 9 - Ambiente: autorizzazioni, monitoraggio e controllo
10 - Protezione civile ed emergenze
Categoria 7 - SERVIZI ALLA PERSONA
Classi
1 - Diritto allo studio e servizi 2 - Asili nido e scuola materna
3 - Promozione e sostegno delle istituzioni di istruzione e della loro attività
4 - Orientamento professionale; educazione degli adulti; mediazione culturale
TITOLARIO ANCI 2
5 - Istituti culturali (musei, biblioteche, teatri, scuola comunale di musica, etc.) 6 - Attività ed eventi culturali
7 - Attività ed eventi sportivi
8 - Pianificazione e accordi strategici con enti pubblici e privati con il volontariato sociale 9 - Prevenzione, recupero e reintegrazione dei soggetti a rischio
10 - Informazione, consulenza ed educazione civica 11 - Tutela e curatela di incapaci
14 - Politiche per la casa 15 - Politiche per il sociale
Categoria 8 - ATTIVITA' ECONOMICHE
Classi
1 - Agricoltura e pesca 2 - Artigianato
6 - Esercizi turistici e strutture ricettive 7 - Promozione e servizi
Categoria 9 - POLIZIA LOCALE E SICUREZZA PUBBLICA
Classi
1 - Prevenzione ed educazione stradale 2 - Polizia stradale
4 - Sicurezza e ordine pubblico
Categoria 10 - TUTELA DELLA SALUTE
Classi
2 - Trattamenti sanitari obbligatori 3 - Farmacie
5 - Randagismo animale e ricoveri
Categoria 11 - SERVIZI DEMOGRAFICI
Classi
2 - Anagrafe e certificazioni 3 - Censimenti
4 - Polizia mortuaria e cimiteri
Categoria 12 - ELEZIONI E INIZIATIVE POPOLARI
Classi
1 - Albi elettorali 2 - Liste elettorali 3 - Elezioni
TITOLARIO ANCI 3
5 - Istanze, petizioni e iniziative popolari
Categoria 13 - AFFARI MILITARI Classi
1 - Leva e servizio civile sostitutivo 2 - Ruoli matricolari
3 - Caserme, alloggi e servitù militari 4 - Requisizioni per utilità militari
Categoria 14 - OGGETTI DIVERSI Classi
1 - Oggetti diversi
TITOLARIO ANCI 4