TABLA DE CONTENIDO
PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO ICFES-CP-008-2012
TABLA DE CONTENIDO
I. ASPECTOS GENERALES 4
A. OBJETO DE LA CONVOCATORIA PÚBLICA 4
B. ALCANCE DEL OBJETO DEL CONTRATO. 4
C. MODALIDAD DE SELECCIÓN 5
D. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE. 5
E. REGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES. 5
F. INTERPRETACION XXX XXXXXX DE CONDICIONES. 6
G. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO. 6
II. PROCEDIMIENTO DE LA CONVOCATORIA PÚBLICA 6
A. CRONOGRAMA. 6
B. APERTURA 8
C. CONDICIONES DE CONSULTA XXX XXXXXX DE CONDICIONES. 8
D. ACLARACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES. 8
E. ADENDAS. 8
F. LUGAR DE ENTREGA DE LAS OFERTAS 9
G. CIERRE DE LA CONVOCATORIA 9
H. VERIFICACION DE CONDICIONES JURIDICAS, TECNICAS Y FINANCIERAS y EVALUACION. 9 I. ADJUDICACION 10
III. PROPONENTES Y CONDICIONES DE CAPACIDAD 10
A. CAPACIDAD JURÍDICA REQUISITOS HABILITANTES. 10
1. DOCUMENTOS PARA ACREDITAR CAPACIDAD Y CONDICIONES JURIDICAS. 11
2. OTROS DOCUMENTOS QUE SE EXIGEN 13
B. CONDICIONES DE CAPACIDAD TÉCNICA 17
1. EXPERIENCIA GENERAL MÍNIMA REQUERIDA 17
2. DOCUMENTOS PARA ACREDITAR LA EXPERIENCIATÉCNICA 18
C. CONDICIONES Y REQUSITOS MINIMOS DE CAPACIDAD FINANCIERA 19
1. CAPITAL DE TRABAJO 19
2. NIVEL DE ENDEUDAMIENTO 20
3. ÍNDICE PATRIMONIAL 20
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4. DOCUMENTOS SOPORTE DE LAS CONDICIONES FINANCIERAS DEL PROPONENTE. 20
IV. OFERTA 22
A. OFERTA TÉCNICA 22
1. REQUISITOS TÉCNICOS MÍNIMOS. 23
2. FORMA DE PRESENTACION DE LA OFERTA TECNICA 24
B. OFERTA ECONÓMICA 25
V. CONDICIONES DE LOS DOCUMENTOS Y LA OFERTA 26
VI. VERIFICACION DE REQUISITOS Y EVALUACIÓN DE LA OFERTA. 29
A. PERIODO DE VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS Y EVALUACIÓN 29
B. COMITE DE EVALUACION 30
C. CRITERIOS DE EVALUACIÓN 30
1. EVALUACIÓN ASPECTO ECONÓMICO. 30
2. EVALUACIÓN ASPECTO TÉCNICO 32
D. INFORME DE EVALUACIÓN 33
VII. ADJUDICACION 34
VIII. DECLARATORIA DE FALLIDO. 35
IX. CLAUSULAS CONTRATACTUALES. 35
A. GARANTÍAS 35
B. OTROS SEGUROS. 36
C. CESIÓN DEL CONTRATO. 38
D. CONDICIONES DE PAGO 38
E. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO 39
F. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA 39
G. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS 41
H. OBLIGACIONES DEL ICFES 44
I. MULTAS 44
X. XXXXXXXX PENAL 45
K. TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS. 45
L. MINUTA DEL CONTRATO Y ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD 45
X. FORMATOS. 46
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A. FORMATO 1 - CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA 46
B. FORMATO 2-A - MODELO DE LA CARTA DE INFORMACIÓN DE CONSORCIO 49
C. FORMATO 2-B - MODELO DE LA CARTA DE INFORMACIÓN DE UNIÓN TEMPORAL 51
D. FORMATO 3- DILIGENCIAMIENTO DE PROPUESTA TECNICA 53
E. FORMATO 4 - OFERTA ECONOMICA 54
F. FORMATO 5- DILIGENCIAMIENTO DE TIEMPO DE RESPUESTA 55
G. FORMATO 6 - APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL 56
XI. ANEXOS 57
A. ANEXO 1- TECNICO. 57
B. ANEXO 2- REQUISITOS TECNICOS MINIMOS 58
C. ANEXO 3- MINUTA. 59
D. ANEXO 4- ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD. 71
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I.ASPECTOS GENERALES
A. OBJETO DE LA CONVOCATORIA PÚBLICA.
Seleccionar un Contratista que provea al ICFES la impresión y empaque del material de examen, así como el material complementario y la logística requeridos para la realización de los Exámenes “Saber 3°, 5° y 9°” que deben realizarse en el mes de octubre de 2012.
B. ALCANCE DEL OBJETO DEL CONTRATO.
El objeto del Contrato que se celebrará con el Proponente que resulte seleccionado implica básicamente la ejecución dos grandes prestaciones:
a) Impresión y empaque del material de examen, material complementario y Kits de aplicación para las pruebas Saber 3°, 5° y 9°, que debe aplicar el ICFES para el mes de octubre de 2012, con protocolos de seguridad
b) Logística de distribución, recolección, bodegaje y custodia del material de examen, material complementario y Kits de aplicación para dichas pruebas, desempaque y destrucción, con protocolos de seguridad
El alcance del contrato y la descripción de cada una de las actividades que deben realizarse en desarrollo del mismo, se encuentran descritas de manera detallada en el Capítulo 2 del Anexo Técnico que hace parte del presente Pliego de Condiciones, documento en el que se indica de una parte, que la prestación de los servicios comprende el desarrollo de tres grupos de procesos: i) proceso de Impresión (Grupo I), ii) Proceso de empaque (Grupo II) y Proceso logístico (grupo III), del material de examen, del material complementario, y del material que conforma el kit de aplicación, materiales cuya descripción, exigencias y requisitos se describen en el numeral 1 del citado Anexo Técnico y, de otra, se describe la forma en que el contratista debe desarrollar cada uno de los procesos, así como los requisitos y estándares de seguridad que ha de cumplir en desarrollo de cada uno de ellos.
El ICFES seleccionará para las dos prestaciones en las letras a) y b), a un solo Proponente: como consecuencia de ello, los interesados pueden presentarse de manera individual o bajo cualquier forma de asociación.
Se permite la subcontratación de una de las prestaciones; por consiguiente, un proponente puede presentar propuesta subcontratando alguna de las dos prestaciones, siempre y cuando acredite:
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1. Que estatutariamente el Proponente cuente con que no tiene limitaciones para asumir la responsabilidad derivada de la subcontratación.
2. Que el Proponente cumple con los requisitos exigidos para la ejecución de la prestación que no subcontrataría.
3. Que el Proponente se obligue a subcontratar la prestación con el Subcontratista cuyas condiciones hayan sido verificadas y aceptadas por el ICFES en desarrollo de la presente Convocatoria. El subcontratista debe ser persona jurídica
4. Indicar en la carta de presentación que actividad va a subcontratar
5. Que declare expresamente que acepta que la Subcontratación no implica división de la responsabilidad y, en consecuencia, asumirá en su totalidad la responsabilidad derivada del incumplimiento de todas las prestaciones ofrecidas. Así mismo debe declarar que no podrá excusar su cumplimiento, en falencias imputables al Subcontratista. Con la presentación de la oferta se entiende que el Proponente asume la responsabilidad en los términos que aquí se consignan.
C. MODALIDAD DE SELECCIÓN.
El presente procedimiento de selección se realiza bajo la modalidad de Convocatoria Pública, prevista por el artículo 16 del Manual de Contratación del ICFES1. Los fundamentos de esta modalidad son los dispuestos en el artículo 15, numeral 2°del citado Manual de Contratación del ICFES.
D. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE.
Los contratos que en desarrollo de su objeto, celebra el ICFES, como empresa estatal de naturaleza especial, se sujetan a las disposiciones del derecho privado, a lo dispuesto en su Manual de contratación y al Pliego de condiciones que para el efecto se disponga; en consecuencia, deben considerarse las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, así como las de naturaleza pública incluidas en las leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007 en lo que dichas normas resulten aplicables.
E. REGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES.
En virtud de lo dispuesto en el artículo 13 de la ley 1150 de 2007 pueden participar en la presente convocatoria pública quienes no se encuentran incursos en las causales de inhabilidad e incompatibilidad contenidas en el artículo 8° de la ley 80 de 1993 y demás normas legales que disponen sobre la materia. La ocurrencia de una causal durante el presente procedimiento debe ser comunicada por el proponente afectado, al día siguiente a aquel en que tenga conocimiento de la ocurrencia de la misma.
1Acuerdo No.0014 de2011.
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Asimismo, en desarrollo de lo estipulado en los Estatutos y demás normas pertinentes, no podrán intervenir quienes tengan conflicto entre sus intereses personales y los de la entidad.
En desarrollo de lo anterior, no podrán participar en el presente procedimiento, por considerarse que tienen conflicto de interés, aquellos proponentes que realicen o hayan realizado cursos, asesorías o consultorías, encaminadas a preparar a personas naturales o jurídicas, para la presentación de las pruebas SABER 11, SABER PRO, SABER 3, 5 Y 9 y demás pruebas nacionales e internacionales en las que el ICFES tenga injerencia.
F. INTERPRETACION XXX XXXXXX DE CONDICIONES.
El Pliego de Condiciones y sus Adendas, así como los Anexos y Formatos deben ser interpretados como un todo. En ellos se describen los principales aspectos técnicos, económicos, financieros, legales y contractuales que el ICFES estima deben tenerse en cuenta al momento de elaborar y presentar los documentos que se exigen para acreditar las condiciones jurídicas, técnicas y financieras de cada uno de los Proponentes y sus correspondientes ofertas.
Los términos de tiempo establecidos en este Pliego de Condiciones se entenderán como días hábiles, salvo indicación en contrario.
En caso que el día del vencimiento de un término fuere un día inhábil, dicho vencimiento se entenderá trasladado al primer día hábil siguiente.
G. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO.
El presupuesto oficial estimado del ICFES asciende a la suma de TRECE MIL NOVECIENTOS TRECE MILLONES DOSCIENTOS TREINTA Y CUATRO MIL QUINIENTOS DIECINUEVE PESOS
MONEDA CORRIENTE ($00.000.000.000.), que, salvo que por circunstancias posteriores deba incrementarse, corresponde al dispuesto para el pago de las prestaciones.
El presupuesto se encuentra amparado con certificado de disponibilidad presupuestal No771 del 20 xx xxxxx de 2012, expedido por el responsable del presupuesto de la Entidad.
NOTA: Los proponentes no podrán exceder en su oferta el presupuesto oficial indicado.
II.PROCEDIMIENTO DE LA CONVOCATORIA PÚBLICA.
A. CRONOGRAMA.
El presente procedimiento de selección se adelantará de acuerdo con el siguiente cronograma:
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ACTIVIDAD | FECHA Y HORA | LUGAR |
Publicación requisición y proyecto xx Xxxxxx de condiciones | 19 xx xxxxx de 2012. | |
Observaciones al proyecto xx Xxxxxx de condiciones. | 19 al 26 xx xxxxx de 2012. | Correo electrónico: xxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx o físicamente en Ventanilla de Correspondencia piso 2 del ICFES |
Audiencia de aclaración del anexo técnico | 26 xx xxxxx de 2012 a las 10:00 am | En la sala de juntas de la Secretaria General |
Publicación aviso de convocatoria Pública. | 4 de julio de 2012. | |
Publicación Pliego de condiciones definitivo. | 4 al 15 de julio de 2012. | |
Publicación acto de apertura | 4 de julio de 2012. | |
Observaciones al Pliego de condiciones definitivo | 4 al 6 de julio de 2012. | Al Correo electrónico: xxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx o físicamente en Oficina de Correspondencia piso 2 del ICFES |
Respuesta observaciones y publicación de adendas | Hasta el 11 de julio de 2012. | |
Cierre del procedimiento | 16 de julio de 2012 a las 10:00 a.m | Entrega de propuestas. Ventanilla de Correspondencia /Diligencia de cierre: Subdirección de Abastecimiento y Servicios Generales ICFES Piso 2 |
Etapa de revisión y evaluación de propuestas, solicitud de aclaraciones de ofertas por parte del ICFES | Del 16 al 00 xx xxxxx xx 0000 | Xxxxxx Xxxxxxxxx |
Publicación del informe de revisión de condiciones de habilitación y evaluación. | Del 23 de julio de 2012 | |
Traslado del informe, revisión de ofertas por parte de los proponentes, recepción de observaciones del informe y de las ofertas. | Del 23 al 26 de julio de 2012 | Al Correo electrónico: xxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx o físicamente en Ventanilla de Correspondencia del ICFES |
Publicación de las observaciones de las propuestas realizadas por los proponentes. | 27 de julio de 2012 | |
Plazo para responder observaciones por parte de los proponentes observados | Del 27 de julio al 1 xx xxxxxx de 2012 | Correo electrónico: xxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx ó físicamente en Ventanilla de Correspondencia piso 2 del ICFES |
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ACTIVIDAD | FECHA Y HORA | LUGAR |
Publicación del informe final y respuesta a las observaciones | 2 xx xxxxxx de 2012 | |
Adjudicación | 2 xx xxxxxx de 2012 | Proyección: Subdirección de Abastecimiento y Servicios Generales |
Visita para verificar la existencia y suficiencia de las condiciones técnicas ofrecidas | 3 y 6de agosto de 2012 | En las instalaciones del adjudicatario |
Elaboración y perfeccionamiento del Contrato | Del 8 al 14 xx xxxxxx 2012 | Proyección: Subdirección de Abastecimiento y Servicios Generales |
B. APERTURA.
La presente convocatoria pública se abrirá en la fecha establecida en el cronograma del procedimiento. A partir de ésta, corre el plazo para la presentación de la Propuesta.
C. CONDICIONES DE CONSULTA XXX XXXXXX DE CONDICIONES.
El Pliego de Condiciones puede consultarse en la Subdirección de Abastecimiento y Servicios Generales del ICFES, ubicada en la xxxxx 00 Xx. 0-00, xxxx xxxxxxx xx xx xxxxxx xx Xxxxxx, en horario de 8:00 a.m. a 12:00 m y de 2:00 p.m a 5:00 p.m. o en la página Web de ésta entidad: xxx.xxxxx.xxx.xx.
D. ACLARACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES.
Cualquier interesado podrá, desde la fecha de apertura y hasta cinco (5) días hábiles antes del cierre, solicitar aclaraciones y/o modificaciones al Pliego de Condiciones. El ICFES responderá dichas solicitudes como máximo con dos (2) días hábiles de antelación a la fecha del cierre. Estas solicitudes de aclaración y de modificación y sus respuestas se publicarán en la página Web de la entidad o en el medio idóneo que se indique en el presente Pliego de Condiciones.
E. ADENDAS.
El ICFES se reserva el derecho de prorrogar el plazo para presentación de las propuestas, decisión que se adoptará mediante Adenda. De igual manera, se procederá en caso de modificaciones xxx Xxxxxx, facultad que el ICFES podrá ejercer como máximo dos (2) días antes de la fecha de cierre.
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Las Adendas se considerarán parte integrante xxx Xxxxxx y serán publicadas en la página web de la entidad y enviadas por correo electrónico a la persona de contacto que haya presentado la observación, inquietud o solicitud de aclaración.
F. LUGAR DE ENTREGA DE LAS OFERTAS
Los documentos exigidos y las Ofertas deben entregarse y radicarse en la Unidad de Atención al Ciudadano del ICFES, Ventanilla de Correspondencia, ubicada en la Xxxxx 00 Xx. 0-00, xx xx xxxxxx xx Xxxxxx.
G. CIERRE DE LA CONVOCATORIA.
El Cierre de la convocatoria, fecha límite para la presentación de las Propuestas tendrá lugar en el día y la hora establecida en el cronograma del procedimiento y se llevará a cabo en la Subdirección de Abastecimiento y Servicios Generales del ICFES, ubicada en la calle 17 No. 3- 40, piso segundo de la ciudad de Bogotá D.C.
La fuente de hora oficial es: La Hora legal de la República de Colombia señalada por la División de Metrología de la Superintendencia de Industria y Comercio de conformidad con la Directiva No. 0013 de 2005 de la Procuraduría General de la Nación.
Solamente adquieren el derecho a la verificación de las Condiciones Habilitantes exigidas y, en caso de cumplirlas, a la evaluación de su oferta técnica y económica, aquellos proponentes que a la fecha y hora de cierre hayan radicado su Propuesta.
Llegada la hora establecida para la recepción de ofertas, se levantará un acta en la que conste el nombre de los proponentes que presentaron ofertas y el de sus representantes, así como, cualquier otra circunstancia que resulte relevante.
H. VERIFICACION DE CONDICIONES JURIDICAS, TECNICAS Y FINANCIERAS y EVALUACION.
La verificación de cumplimiento de requisitos y la evaluación de las ofertas se realizara en el periodo establecido en el cronograma del proceso de selección, de conformidad con los requisitos, los factores y criterios de evaluación, su ponderación y el procedimiento establecido. Dicho plazo podrá ampliarse por el término que el ICFES estime necesario, siempre y cuando las propuestas se mantuvieren vigentes.
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I. ADJUDICACION
Recibidas las propuestas, el ICFES seleccionará al Proponente que de acuerdo con lo dispuesto en el Pliego de condiciones presente la oferta más favorable para la entidad y con éste se suscribirá el respectivo contrato.
El adjudicatario será notificado personalmente en los términos que se disponen en el C.C.A.
Si éste se niega a suscribir el contrato o no lo hace dentro del término previsto, el ICFES podrá declarar el incumplimiento con el fin de hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta y quedará facultado para contratar con el proponente calificado en segundo lugar, dentro de los tres (3) días siguientes, siempre y cuando su propuesta fuere favorable para la Empresa y estuviere vigente a la fecha, o contratar directamente sin necesidad de agotar de nuevo, ninguno de los procedimientos de selección previstos en el Manual.
III. PROPONENTES Y CONDICIONES DE CAPACIDAD.
Los interesados en participar en la presente convocatoria deben acreditar la capacidad jurídica, técnica y financiera, cuya demostración se exige. Acreditar el cumplimiento de las condiciones y requisitos señalados en el presente Capítulo constituye una condición necesaria para la habilitación de las propuestas y su evaluación.
Podrán participar como proponentes en el presente procedimiento las personas jurídicas, nacionales o extranjeras, individualmente o asociadas bajo cualquiera de las formas permitidas por la ley como Consorcios o Uniones temporales, siempre que reúnan los requisitos que se indican en el presente Pliego de condiciones.
No se admite que una persona jurídica participe en más de una propuesta, ni como Proponente individual, ni como integrante de un Consorcio o una Unión Temporal. En el evento en que ello ocurra, EL ICFES se abstendrá de verificar el cumplimiento de las Condiciones de capacidad jurídica, y las mínimas de experiencia y financieras de la totalidad de los proponentes que en los que se verifique la existencia de esta situación.
A. CAPACIDAD JURÍDICA REQUISITOS HABILITANTES.
Los proponentes individuales y los integrantes de proponentes plurales en el caso de los Consorcios y Uniones Temporales, deben acreditar su capacidad para contratar conforme a las normas legales.
Las personas jurídicas nacionales o extranjeras deben tener una duración mínima igual al plazo del contrato y un (1) año más. En el caso de las formas asociativas, uniones temporales y
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consorcios, estos deben haberse conformado antes de la fecha de presentación de la oferta y el acuerdo correspondiente debe contener el compromiso de mantener la forma asociativa correspondiente, por un término que no podrá ser inferior al plazo del Contrato y un (1) año más.
1. DOCUMENTOS PARA ACREDITAR CAPACIDAD Y CONDICIONES JURIDICAS.
Los proponentes deben presentar los documentos que se relacionan a continuación:
1.1 Persona jurídica nacional:
Debe entregar los documentos que acrediten su existencia y representación, esto es, el certificado de existencia y representación expedido por la Cámara de Comercio del domicilio social o documento equivalente, expedido con una antelación no mayor a treinta (30) días calendario contados a partir de la fecha de cierre del plazo de la presente convocatoria. En tales documentos debe constar que su objeto social comprende la ejecución del objeto de la presente convocatoria y que la duración de la sociedad o asociación, no es inferior al plazo establecido para la ejecución del contrato y un (1) año más.
1.2 Persona jurídica extranjera con sucursal en Colombia:
Debe presentar los documentos que acreditan la existencia y representación de la sociedad extranjera, las facultades de su representante incluidas las limitaciones para obligar a la sociedad y, anexar además el certificado de existencia de la sucursal, expedido por la Cámara de Comercio dentro del mes anterior al cierre del Procedimiento, en el que consten la fecha de apertura de la sucursal en Colombia, el nombre e identificación de su administrador y las facultades del mismo.
1.3 Persona jurídica extranjera sin sucursal en Colombia:
Xxxx acreditar su existencia y representación mediante documento expedido por la autoridad competente en el país de su domicilio en el que conste su existencia, objeto, vigencia, y el nombre del representante legal de la sociedad o de la persona o personas que tengan la capacidad. para comprometerla jurídicamente y sus facultades, así como, acreditar que cuenta con un apoderado con domicilio en Colombia, debidamente constituido, y ampliamente facultado para representarla judicial y extrajudicialmente hasta la constitución de la sucursal en Colombia, en caso de resultar aceptada su propuesta, de conformidad con lo señalado en el título VIII del Libro II del Código de Comercio Colombiano.
NOTA 1: En el evento que en los documentos presentados o en el certificado expedido por la Cámara de Comercio, se haga la remisión a los estatutos de la sociedad para establecer las
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facultades del Representante Legal, el proponente debe anexar copia de la parte pertinente de dichos estatutos y si de éstos se desprende que hay limitación para presentar la propuesta en cuanto a su monto, debe, igualmente, adjuntar la autorización específica para participar en este Procedimiento de Selección.
NOTA 2: Si el representante de la persona jurídica nacional o extranjera tiene limitaciones para presentar la oferta, suscribir el Contrato o realizar cualquier otro acto requerido para la contratación, debe presentarse además, copia del acta en la que conste la decisión mediante la cual el órgano social competente autoriza la presentación de la propuesta, la celebración del contrato, en caso de adjudicación, y la realización de los demás actos requeridos para la contratación. La fecha de expedición de tal documento no podrá ser posterior a la fecha definitiva del cierre de la presente convocatoria pública.
Si no se anexa el acta en la que conste la decisión del órgano social competente que autorice la presentación de la misma y la suscripción del Contrato. Solamente habrá lugar a la habilitación, si dentro del plazo que el ICFES señale para la subsanación de los documentos que acreditan el cumplimiento de los requisitos habilitantes, se aporta dicho documento y en el mismo consta que la autorización se impartió antes del cierre.
1.4 Proponente plural (Consorcio o Unión Temporal):
Debe presentar además de los documentos que acreditan la existencia y representación de cada uno de sus integrantes, el documento de acuerdo de conformación del consorcio o unión temporal. Para el efecto se anexan los FORMATOS 2A Y 2 B.
La conformación del consorcio o unión temporal es solamente para el presente procedimiento, NO SE ADMITEN, y se tendrá como no presentada, la propuesta de personas que pretendan acreditar sus condiciones o la conformación de la unión temporal o el consocio con documentos que se aportaron en otros procedimientos de selección. El nombre con que se titule al proponente plural debe ser especifico y único para este procedimiento de selección. Favor no denominarlo con nombres utilizados con antelación.
El documento de conformación debe contener como mínimo:
i.El nombre o razón social, domicilio y representante legal de cada uno de los integrantes del Consorcio o de la Unión Temporal
xx.Xx firma de los representantes de cada uno de sus integrantes.
iii.El alcance de la participación de cada integrante, esto es, las prestaciones que serán asumidas por cada uno y el porcentaje de participación económica en el negocio.
iv.El compromiso de no modificación del acuerdo o convenio, sin el consentimiento previo del ICFES.
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x.Xx designación de la persona que representará a la totalidad de los integrantes del Consorcio o de la Unión Temporal.
xx.Xx manifestación expresa de cada uno de los integrantes, en el sentido de que conoce y acepta los términos del presente Xxxxxx y responde solidariamente por la veracidad de la información, las demás manifestaciones incluidas en los documentos y por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado.
xxx.Xx declaración de que ninguno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal se encuentra inhabilitado o tiene incompatibilidades para contratar con el ICFES, manifestación que deberá incluirse como parte de la Carta de Presentación de la Propuesta
viii.El acuerdo expreso sobre la duración del Convenio por un término superior al previsto para la ejecución del contrato y un año más.
Con el fin de orientar a los proponentes que se presenten bajo estas figuras asociativas, el ICFES ha puesto a disposición de los interesados en la página web: xxx.xxxxx.xxx.xx en el link: quienes somos/contratación, el anexo de información relativa a Consorcios y/o Uniones temporales.
1.5 Entidades Públicas:
Deben presentar copia de la ley, decreto o acto administrativo que acredite su creación y los documentos relativos a la representación de quien presenta la oferta.
PARAGRAFO: En el evento que el proponente, se presente subcontratando alguna de las dos
(2) prestaciones, debe anexar respecto del subcontratista, los mismos documentos que en este Pliego de condiciones se exigen para acreditar la capacidad jurídica.
2. OTROS DOCUMENTOS QUE SE EXIGEN.
2.1 Carta de presentación de la propuesta.
El proponente debe diligenciar y presentar el FORMATO 1- CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA firmada por el representante legal o su apoderado o quien se encuentre legalmente facultado para ello, si es persona jurídica. Si se trata de consorcio o unión temporal, por el representante de los integrantes de la unión temporal o consorcio que fue designado en el documento de constitución.
Asimismo y de ser el caso, deberá incluir una manifestación clara y expresa en la que indique la prestación que realizará el subcontratista de acuerdo a lo establecido en el capítulo I literal b, indicando su nombre.
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Nota: En la carta de presentación se debe indicar el nombre de la persona que va a tener a cargo y bajo su responsabilidad el presente procedimiento, indicando los datos de contacto.
En caso de que no se xxxxxxx la carta de presentación de la propuesta o la misma no esté firmada por quien corresponde, se tendrá por no presentada la propuesta.
2.2 Garantía de seriedad
La presentación de la oferta deberá estar acompañada de una garantía de seriedad de la oferta, constituida en favor del ICFES y emitida por un banco o compañía de seguros legalmente establecidos en Colombia.
Dicha garantía debe amparar al ICFES por los perjuicios derivados de la ocurrencia de cualquiera de las siguientes conductas:
En caso de que la verificación a que se hace referencia en el Capítulo relativo a la “OFERTA TECNICA” arroje que las condiciones técnicas ofrecidas por el Adjudicatario no correspondan a aquellas con las cuales efectiva y realmente dispone para la ejecución de las prestaciones contratadas y, en consecuencia, no resulta viable la suscripción del contrato.
La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del proponente seleccionado.
La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando se prorroguen el término previsto en los Pliegos para la adjudicación del contrato, el o el previsto para la suscripción del contrato, siempre y cuando esas prórrogas no excedan un término de tres meses.
La falta de otorgamiento de la garantía de cumplimiento por el proponente seleccionado.
El retiro de la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas.
Contenido:
Asegurado / Beneficiario: INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN, ICFES - NIT 860.024.301-6.
Cuantía: DIEZ POR CIENTO (10%) del valor del presupuesto oficial estimado.
Vigencia: Noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la presente convocatoria.
Tomador/Afianzado: Nombre o razón social según el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio respectiva, y no sólo con su sigla, a no ser que en el referido documento se exprese que la sociedad podrá denominarse de esa manera. En el caso de consorcios o uniones temporales deberán presentar una
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única póliza en la que aparezca registrado como tomador y el nombre de cada uno de los integrantes del consorcio o la unión temporal, con identificación del NIT de cada uno.
La póliza debe describir en forma detallada los riesgos que ampara.
Cualquier error o imprecisión en el texto de la póliza, será susceptible de aclaración.
2.3 Formato único de hoja de vida del DAFP.
El proponente debe diligenciar el Formato Único de Hoja de Vida de persona JURIDICA del DAFP (www. xxxx.xxx.xx).
2.4 Certificado de pago al sistema de seguridad social y de los aportes parafiscales.
El proponente debe acreditar el pago de las obligaciones con el Sistema de Seguridad Social Integral: salud, riesgos profesionales, pensiones y los parafiscales SENA, ICBF y cajas de compensación familiar, de conformidad con lo señalado en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.
Si es persona jurídica, tal acreditación debe hacerse mediante una certificación expedida por el Revisor Fiscal, cuando de acuerdo con los requerimientos de la Ley deba contar con el mismo, o por el Representante Legal, en caso contrario. En dicha certificación debe constar que en los 6 meses anteriores y hasta la fecha de cierre el proponente ha cumplido con el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución.
El ICFES verificará únicamente la acreditación del respectivo pago a la fecha y hora del cierre del presente procedimiento de selección, sin perjuicio de los efectos generados ante las entidades recaudadoras por el no pago dentro de las fechas establecidas en las normas vigentes.
En caso de presentar acuerdo de pago con las entidades recaudadoras respecto de alguna de las obligaciones mencionadas deberá manifestar que existe el acuerdo y que se encuentra al día en el cumplimiento del mismo. En este evento el proponente deberá anexar certificación expedida por la entidad con la cual existe el acuerdo de pago.
Cuando se trate de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de sus miembros integrantes que sea persona jurídico, deberá aportar el certificado aquí exigido.
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Adicionalmente el proponente adjudicatario, debe presentar para la suscripción del respectivo contrato la certificación donde se acredite el pago de los aportes a los sistemas de salud y los aportes parafiscales correspondientes a la fecha de suscripción del mismo.
El ICFES verificará únicamente la acreditación del respectivo pago a la fecha y hora del cierre del presente procedimiento de selección, sin perjuicio de los efectos generados ante las entidades recaudadoras por el no pago dentro de las fechas establecidas en las normas vigentes.
En caso de presentar acuerdo de pago con las entidades recaudadoras respecto de alguna de las obligaciones mencionadas debe manifestar que existe el acuerdo y que se encuentra al día en el cumplimiento del mismo. En este evento el proponente deberá anexar certificación expedida por la entidad con la cual existe el acuerdo de pago.
Cuando se trate de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de sus miembros integrantes deberá aportar la declaración aquí exigida, según se trate de persona natural o jurídica.
Adicionalmente el proponente adjudicatario debe presentar, para la suscripción del respectivo contrato, la declaración donde se acredite el pago correspondiente a la fecha de suscripción del mismo.
NOTA: En caso que el proponente no tenga personal a cargo y por ende no esté obligado a efectuar el pago de aportes parafiscales y seguridad social, debe manifestar esta circunstancia, manifestación que se entiende presentada bajo la gravedad de juramento.
2.5 Registro único tributario RUT.
Si el proponente es una persona natural o jurídica nacional o extranjera, debe presentar copia del Registro Único Tributario RUT.
2.6 Documento de Identificación
Deben presentar copia del documento de identificación respectivo: de los representantes de las persona jurídicas, así como o el representante de los integrantes de los consorcios o uniones temporales.
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B.CONDICIONES DE CAPACIDAD TÉCNICA
1. EXPERIENCIA GENERAL MÍNIMA REQUERIDA
El Proponente, bajo cualquier modalidad que se presente, debe contar con la experiencia descrita en los numerales 1.1 y 1.2 siguientes, así:
1.1) Impresión y Empaque.
Objeto de la experiencia requerida | Procesos de impresión y empaque que requieran protocolo de seguridad (hace referencia al XXXXX 0 de seguridad, o superior, tal como se describe en el Capítulo 1 del Anexo técnico). |
Número de contratos y valor ejecutado | Se requiere que el proponente (o el subcontratista en caso de proponerlo), haya ejecutado durante los cinco (5) últimos años, contados a partir de la fecha de cierre del presente procedimiento, mínimo tres (3) contratos con este objeto específico. El valor pactado y/o pagado de cada contrato debe ser igual o superior a 9.200 salarios mínimos, de acuerdo con la tabla de equivalencias que se presenta más adelante. |
1.2) Procesos logísticos.
Objeto de la experiencia requerida | Distribución de material que requiera protocolo de seguridad (hace referencia al XXXXX 0 de seguridad, o superior, tal como se describe en el Capítulo 1 del Anexo técnico). |
Número de contratos y valor ejecutado | Se requiere que el proponente (o el subcontratista en caso de proponerlo), haya ejecutado durante los cinco (5) últimos años, contados a partir de la fecha de cierre del presente procedimiento, mínimo tres (3) contratos, con el objeto específico que allí se indica. El valor de cada contrato debe ser equivalente o superior a 16.400 salarios mínimos de acuerdo con la tabla de equivalencias que se presenta más adelante. |
El ICFES podrá tener en cuenta y considerar para efectos de la experiencia general mínima requerida, contratos con valores inferiores a los indicados, siempre que tales contratos tengan el objeto especifico exigido, hayan sido suscritos con el mismo cliente durante los últimos cinco años y la sumatoria del valor total de los mismos, sea equivalente o superior a los montos en
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salarios mínimos indicados en cada caso. En esos eventos se considerará como un solo contrato.
Igualmente se considerará la experiencia adquirida en contratos en ejecución siempre que en la actualidad la ejecución de los mismos supere el 50%. (Se entiende por ejecución el valor en dinero realmente facturado y pagado).
Para la acreditación de las condiciones de experiencia mínima del proponente deben aportarse los siguientes documentos:
2. DOCUMENTOS PARA ACREDITAR LA EXPERIENCIATÉCNICA.
Deben presentarse certificaciones de contratos que contengan como mínimo la siguiente información:
1.Nombre de la Entidad contratante y teléfono. 2.Nombre del contratista certificado
3.Objeto del contrato
4.Para los contratos en asociación la especificación del porcentaje de participación 5.Nombre y cargo de quien certifica
6.Firma del funcionario competente para certificar 7.Valor del contrato.
8.Calificación del contratista como satisfactorio, bueno, excelente o términos similares;
o
Copia de los contratos y acta de liquidación ó constancia de ejecución.
En este caso, para establecer el valor ejecutado se hará la conversión del valor nominal de los contratos acreditados a salarios mínimos mensuales legales vigentes. El ICFES efectuará la conversión del valor ejecutado de cada contrato, para lo cual tomará el valor xxx xxxxxxx mínimo legal del año de la fecha de suscripción del mismo. Para efectos de calcular el valor de los contratos en SMMLV, se informa el salario mínimo para los años 2007 a 2012, así:
AÑO | VALOR DEL SMMLV |
2012 | $566.700 pesos |
2011 | $535.600 pesos |
2010 | $515.000 pesos |
2009 | $496.900 pesos |
2008 | $461.500 pesos |
2007 | $433.700 pesos |
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No se tendrán en cuenta para la verificación las certificaciones que califiquen el cumplimiento como regular, malo o expresiones similares, o aquella(s) que sustente contratos los que se hubieren impuesto sanciones o multad de apremio por incumplimiento o por cualquier otra causal, siempre que encuentre ejecutoriado el respectivo acto, o aquellas cuyo objeto sea diferente a lo solicitado, o que no reúnan la totalidad de los requisitos exigidos en el presente Pliego de condiciones.
Si el proponente aporta una certificación de haber ejecutado contratos en condición de integrante de Consorcios o Uniones Temporales, el valor que se tendrá en cuenta para acreditar su experiencia corresponderá al porcentaje de participación en dicho Consorcio o Unión Temporal.
Nota: En caso de que el proponente manifieste en su propuesta su intención de subcontratar una de las dos prestaciones, será válida la experiencia de la persona jurídica que pretende subcontratar, siempre y cuando se presente con la propuesta un documento inequívoco y bajo la gravedad de juramento estableciendo que si el proponente resulta adjudicatario no habrá lugar a retractación para ser subcontratado.
C. CONDICIONES Y REQUSITOS MINIMOS DE CAPACIDAD FINANCIERA.
Los proponentes deben acreditar el cumplimiento de los requisitos de orden financiero que se indican en este acápite.
La capacidad financiera se determinará con base en las cifras del Balance General y Estado de Resultados al 31 de diciembre de 2011.
La Propuesta será declarada NO CUMPLE FINANCIERAMENTE en los siguientes casos:
Cuando no se presenten dentro de la oportunidad señalada por el ICFES para subsanar, el Balance General y el Estado de Resultados y los demás documentos de orden financiero”.
Cuando el proponente no cumpla con dos de los tres índices financieros: Capital de Trabajo, Nivel de Endeudamiento e Índice Patrimonial.
1. CAPITAL DE TRABAJO
El Capital de Trabajo (CT) que debe demostrar el proponente debe ser igual o mayor de 30% del valor del Presupuesto Oficial del grupo o grupos para los cuales esté ofertando. Se determina restando del Activo Corriente (AC) el Pasivo Corriente (PC), y se expresa en términos porcentuales o por su equivalente en cifras absolutas según la siguiente fórmula:
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Capital de Trabajo (CT) =Activo Corriente (AC) – Pasivo Corriente (PC) = ó >30% del Valor Presupuesto Oficial (VPO)
2. NIVEL DE ENDEUDAMIENTO
El nivel de endeudamiento total (NET) que debe demostrar el proponente debe ser igual o menor de 70% de sus activos totales (AT). Se determina dividiendo el Pasivo Total (PT) entre el Activo Total (AT), y se expresa en términos porcentuales según la siguiente fórmula:
Nivel de Endeudamiento Total (NET) = PASIVO TOTAL x 100 = ó < 70%
ACTIVO TOTAL
3. ÍNDICE PATRIMONIAL
La relación patrimonial, permite determinar la garantía o respaldo que ofrece el Patrimonio del proponente en relación con el presupuesto oficial de la convocatoria; se determina dividiendo el valor del Patrimonio del Proponente (PTR) en el valor del Presupuesto Oficial del grupo o grupos para los cuales esté ofertando (VPO); el índice debe ser igual o superior a 0.5 cero punto cinco. La fórmula para su cálculo es:
Índice Patrimonial = Patrimonio del Proponente (PTR) = ó > a 0.5 cero punto cinco Valor del Presupuesto Oficial (VPO)
4. DOCUMENTOS SOPORTE DE LAS CONDICIONES FINANCIERAS DEL PROPONENTE.
El proponente debe presentar, para efectos de acreditar su capacidad financiera los siguientes documentos de carácter financiero:
4.1 Estados financieros certificados y/o dictaminados a diciembre 31 de 2011.
El proponente deberá aportar el Balance General y Estado de Resultados a 31 de diciembre de 2011, presentados de manera comparativa con los del año anterior, notas a los Estados financieros de 2011, Certificación de Estados Financieros, y Dictamen de Revisor Fiscal, si a ello hay lugar, con base en lo dispuesto en el parágrafo 2º del artículo 13 de la Ley 43 de 1990 y/o el artículo 203 del Código de Comercio.
Los Estados Financieros Certificados deben presentarse con las formalidades previstas en el artículo 37 xx Xxx 222 de 1995, suscritos por el Representante Legal y el Contador Público responsable de su elaboración (nombre y número de matrícula). Cuando haya lugar a la presentación de los Estados Financieros Dictaminados, además, de las firmas señaladas, debe
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suscribirlos el Revisor Fiscal (nombre, número de matrícula y el texto impreso “Ver opinión adjunta”), de conformidad con lo dispuesto en el artículo 38 de la citada Ley.
Las notas a los Estados Financieros, la Certificación de Estados Financieros y el Dictamen u Opinión (si a ello hay lugar) correspondientes al período 2011, deben cumplir con las formalidades establecidas en las normas y presentarlos debidamente suscritos por los responsables.
El Balance General conformado por el Activo, Pasivo, y Patrimonio cumpliendo con el principio de ecuación contable, debe discriminar los Activos en: activos corrientes y Activos no corrientes; los Pasivos en: pasivos corrientes y pasivos no corrientes, y el Patrimonio en las cuentas que lo conformen. Igualmente, el Estado de Resultados debe presentarse de tal forma que se reflejen los rubros y cifras discriminadas, así: Ingresos Operacionales o ventas netas, Costo de Ventas, utilidad bruta, Gastos Operacionales de Administración, Gastos Operacionales de Ventas, Utilidad Operacional, Otros Ingresos, Otros Egresos y Utilidad Neta, conforme a las normas vigentes sobre presentación y revelación de los Estados Financieros y permitiendo la determinación de los indicadores financieros objeto de verificación.
4.2 Fotocopia de la Tarjeta Profesional y Certificado de Antecedentes Disciplinarios del Contador Público y del Revisor Fiscal.
El proponente debe aportar fotocopia de la Tarjeta Profesional y Certificado de Antecedentes Disciplinarios del Contador Público que certifica los estados financieros, y del Revisor Fiscal que dictamina los Estados Financieros (cuando el proponente esté obligado), expedidos por la Junta Central de Contadores y vigentes a la fecha de cierre de la Convocatoria.
4.3Declaración xx xxxxx del año 2011
Se debe presentar copia de la declaración xx xxxxx del año 2011.
4.4 DOCUMENTOS FINANCIEROS CUANDO SE TRATE DE PROPONENTES BAJO LA FORMA DE CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL Y DE PROPONENTES PERSONAS NATURALES.
Para el caso de las ofertas presentadas por Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes debe allegar la misma documentación y requisitos mencionados en los numerales anteriores.
Las ofertas presentadas por personas naturales deben aportar los documentos estipulados en los numerales anteriores y deberán ceñirse a lo dispuesto en la Circular Externa 037 del 20 de diciembre de 2001, emanada de la Junta Central de Contadores, “… de exigirse en el Pliego de condiciones estados financieros certificados y dictaminados, con el propósito de asegurar la
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entidad convocante que el reporte de situación económica del proponente corresponde a libros contables debidamente registrados y diligenciados, es claro que el interesado en participar en el proceso licitatorio o concursal, ya sea persona natural o jurídica, debe cumplir todos los requerimientos exigidos para la contabilidad y los estados financieros, de conformidad con las normas que rigen la materia. En el evento de no llevar contabilidad regular de sus negocios, no puede dar cumplimiento al requisito contenido en tales documentos y en consecuencia no podrá presentar en debida forma la respectiva oferta.”
D. ESTUDIO DE LA CAPACIDAD FINANCIERA
La Verificación del cumplimiento de condiciones Financieras de los proponentes se efectuará sobre los documentos de contenido financiero de acuerdo con las exigencias y requisitos establecidos en el Pliego de la Convocatoria.
En caso de que la oferta sea presentada por una Unión Temporal, para su evaluación se consolidarán los Estados Financieros de sus integrantes, en forma proporcional a su porcentaje de participación en ésta. Si es presentada por un Consorcio, los Estados Financieros de sus integrantes se consolidarán sumándolos.
Los documentos financieros podrán ser aclarados dentro del término de evaluación, siempre que sean de carácter subsanable.
IV. OFERTA
Se entiende por oferta, todos los ofrecimientos de orden técnico (mínimos requeridos y aquellos que puede aportar para la obtención de puntaje) y de orden económico que realice el proponente en su propuesta.
Los Proponentes al elaborar su oferta técnica y económica, deben tener en cuenta que debe comprender y sujetarse a los términos, requisitos y condiciones contenidos en este capítulo xxx Xxxxxx
Así mismo deben tener en cuenta que la oferta técnica debe enmarcarse dentro de la estructura que se detalla en el Anexo Técnico, documento que contiene las principales condiciones técnicas mínimas que deberán tener en cuenta los proponentes para la presentación de sus ofertas y la ejecución del contrato.
A. OFERTA TÉCNICA.
Los requerimientos técnicos exigidos en este capítulo son de carácter obligatorio.
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1.REQUISITOS TÉCNICOS MÍNIMOS.
El proponente deberá ofrecer los requisitos técnicos mínimos que se precisan en el ANEXO 2 “REQUISITOS TÉCNICOS MINIMOS” Y DILIGENCIAR SU OFERTA EN EL FORMATO No. 3
“FORMATO DE DILIGENCIAMIENTO DE PROPUESTA TÉCNICA”, que debe ser contestado punto a punto, so pena de rechazo de la oferta.
En dicho Anexo se especifican y detallan los requisitos mínimos y condiciones que el Contratista debe tener en cuenta en relación con:
La Infraestructura Física (Se diligencian en la tabla 1 del Formato 3)
Condiciones Generales de Aseo en los Espacios de Trabajo. (Se diligencian en la tabla 1 del Formato 3)
Requisitos mínimos del área de producto no conforme y de destrucción de material (Se diligencian en la tabla 1 del Formato 3)
Requisitos mínimos de bodegas y sitios de almacenamiento (Se diligencian en la tabla 1 del Formato 3)
Sitio de trabajo para el ICFES (Se diligencian en la tabla 1 del Formato 3)
Condiciones de seguridad industrial (Se diligencian en la tabla 2 del Formato 3)
Maquinaria y equipos. (Se diligencian en la tabla 3 del Formato 3)
Manejo de materiales. (Se diligencian en la tabla 4 del Formato 3)
Calidad de los materiales. (Se diligencian en la tabla 4 del Formato 3)
Materiales suministrados por el contratista. (Se diligencian en la tabla 4 del Formato 3)
Sistema de gestión de calidad para la división de procesos de impresión, división de procesos de empaque y para la división de procesos logísticos. (Se diligencian en la tabla 5 del Formato 3)
Sistema de gestión de calidad implementado en equipo de trabajo (Se diligencian en la tabla 6 del Formato 3)
Modelos de operación y control (en equipo de operativo del proyecto, ii) división de impresión, iii) división de empaque, iv) división de logística. v) división de calidad). (Se diligencian en la tabla 7 del Formato 3)
Seguridad física y custodia del material de examen. (Se diligencian en la tabla 8 del Formato 3)
Obligaciones y condiciones técnicas del servicio de seguridad. (Se diligencian en la tabla 8 del Formato 3)
Documentación obligatoria para la prestación del servicio de vigilancia. . (Se diligencian en la tabla 8 del Formato 3)
Protocolo de seguridad para el transporte del material de examen. . (Se diligencian en la tabla 8 del Formato 3)
Custodia del material de examen de la prueba controlada. . (Se diligencian en la tabla 8 del Formato 3)
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Identificación del personal y dotación. . (Se diligencian en la tabla 9 del Formato 3)
Las manifestaciones de cumplimiento de tales requisitos serán objeto de verificación al proponente, efectuada la adjudicación, el comité evaluador se desplazará a las instalaciones del Proponente adjudicatario y en caso de resultar necesario, a las del Proponente ubicado en segundo lugar en el orden de elegibilidad, con el fin de verificar todo lo relativo a instalaciones, dependencias y equipos de operación ofrecidos al ICFES. En el evento de estimar que el Adjudicatario no cumple con la capacidad técnica requerida o lo dispuesto para ejecutar las actividades (vgr: instalaciones y equipos) es insuficiente o deficiente, recomendará o la contratación con el Proponente ubicado en segundo lugar o la contratación directa con quien cumpla con las condiciones exigidas.
Respecto del Primero y el segundo Proponente, si a ello hay lugar, se harán efectivas las garantías de seriedad. El resultado de las visitas se consignará en Actas suscritas por quienes integran el Comité Evaluador.
2. FORMA DE PRESENTACION DE LA OFERTA TECNICA.
El oferente debe responder punto a punto el contenido del FORMATO No 3 - DILIGENCIAMIENTO DE OFERTA TÉCNICA.
La respuesta negativa o condicionada, comportará el rechazo de la Oferta por incumplimiento de los requisitos técnicos mínimos obligatorios.
Presentada la Oferta el ICFES, durante la etapa de estudio de ofertas, podrá exigir explicaciones. Las respuestas no podrán en ningún caso implicar modificaciones de la oferta.
Si el Proponente lo considera necesario, podrá presentar con la Oferta las explicaciones que le permitan al ICFES valorar si lo ofrecido cumple con lo exigido.
En caso de contradicción o incongruencia entre las respuestas suministradas en el respectivo numeral o en otro aparte de la oferta, ICFES formulará la solicitud de aclaración o explicación en la etapa de estudio de ofertas. Si no se suministra la aclaración o explicación solicitada, o si a pesar de haberse presentado se deduce que el requerimiento no se satisface total o parcialmente, o su cumplimiento se sujeta a condición, la oferta será rechazada.
Salvo, en lo que se refiere al FORMATO 3, los documentos que se exigen y que no hayan sido aportados con la oferta podrán ser requeridos durante la etapa de estudio de ofertas. De no atenderse el requerimiento, se aplicará lo dispuesto en el párrafo anterior.
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El oferente debe presentar una copia de la información técnica en medio digital (en CD), formato no re-escribible y debidamente rotulado. El documento en CD debe tener su índice de enlaces o hipervínculos que faciliten su revisión.
Todos los documentos que integren la oferta deben ser redactados en idioma español, a excepción de los que contengan información técnica, los cuales pueden ser presentados en inglés. Si se presenta información técnica en idioma inglés y español conjuntamente, en caso de discrepancia prevalecerá la información suministrada en español.
El oferente deberá cumplir los requisitos técnicos mínimos obligatorios que se relacionan a continuación y estos requisitos serán evaluados y tenidos en cuenta para la adjudicación de la licitación.
B. OFERTA ECONÓMICA.
El Proponente al momento de elaborar su ofrecimiento económico debe contemplar todas las actividades y costos directos e indirectos en que incurrirá para la ejecución de las prestaciones que conforman el objeto del contrato el ofrecimiento económico debe sujetarse a las reglas y condiciones previstas en el presente Pliego
El proponente debe tramitar el FORMATO 4 “OFERTA ECONÓMICA”, debidamente suscrito por el proponente o su representante de acuerdo con las siguientes condiciones.
El valor de la oferta económica debe expresarse en pesos colombianos.
Los precios unitarios presentados por el proponente serán fijos durante toda la ejecución y liquidación del contrato (de acuerdo con los rangos y modalidades de material solicitados en las tablas para la oferta económica).
Los precios deben expresarse en valores absolutos, sin decimales.
Los Precios Unitarios ofrecidos por el proponente deben incluir la totalidad de los costos directos e indirectos, fijos y variables asociados al producto.
NOTA No 1:
En el evento que algún ítem llegare a estar gravado con el impuesto del valor agregado (IVA), de conformidad con la normatividad tributaria vigente y no haya sido contemplado en el valor ofrecido en la propuesta, el contratista asumirá la carga tributaria con cargo al valor ofrecido pactado y, en consecuencia, estará obligado a presentar la respectiva factura o su documento equivalente por el valor pactado, discriminando el IVA. Para todos los efectos legales, presupuestales y fiscales, se entenderá que el valor de la propuesta presentada incluye IVA, cuando el bien y/o servicio contratado no esté excluido de tal gravamen por la Ley.
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La descripción del bien y la unidad de medida no podrán modificarse, en consecuencia deben mantenerse de conformidad con lo requerido por el ICFES.
Los proponentes no podrán sobrepasar en su propuesta el valor total del presupuesto estimado por el ICFES.
En caso de discrepancia entre los precios unitarios y precios totales, regirán los primeros.
Si el proponente omite en la oferta económica indicar el valor de uno o varios de los ítems, o de los Valores Unitarios solicitados, la oferta será descalificada y se procederá al RECHAZO DE LA PROPUESTA.
Si el proponente decide ofrecer descuentos, estos deben incluirse en los precios unitarios. Por tanto, el proponente se compromete con la presentación de esta oferta a que dichos descuentos se mantendrán sobre las cantidades adicionales que se llegaren a requerir durante la ejecución del contrato.
NOTA No 2:
El contrato resultante del presente proceso se pactará a precios unitarios hasta el agotamiento del presupuesto; en consecuencia, el Contratista tiene el deber de advertir, en caso de que una solicitud de la entidad pueda superar dicho valor.
NOTA No. 3.
Para efectos de la estructuración de la oferta económica y la determinación de los valores unitarios los proponentes deben tener en cuenta:
Las cantidades estimadas de material de examen que se establecen en Capitulo 2 del Anexo Técnico
Los rangos ( bajo, probable y alto) que debe considerar de cada material de examen,
Que las cantidades pueden variar
Que el ICFES únicamente pagará las cantidades efectivamente solicitadas y recibidas
Que el ICFES pagará de acuerdo con los precios unitarios ofrecidos para el respectivo rango
V. CONDICIONES DE LOS DOCUMENTOS Y LA OFERTA
Los documentos que se presenten con el fin de acreditar las Condiciones Habilitantes relativas a la capacidad jurídica y de experiencia y los que se adjunten a la Oferta deben cumplir con las siguientes condiciones:
A. IDIOMA.
La documentación exigida para acreditar y probar la capacidad jurídica, la experiencia y las condiciones financieras, así como la Oferta, deben presentarse en idioma castellano, que será
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también el idioma del contrato, así como el aplicable a la correspondencia que se curse durante el procedimiento de selección.
B. DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR Y/O EN IDIOMA EXTRANJERO.
Los documentos expedidos en países que hagan parte de la Convención de la Haya sobre “abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros otorgados en el exterior en documentación” deben presentarse de conformidad con lo exigido en la ley 455 de 1998 y el Decreto 106 de 2001, en lo relacionado con la Apostille.
Debe tenerse en cuenta que de conformidad con el Decreto 106 de 2001, la Convención de la Haya entró en vigor para Colombia el 30 de enero de 2001 y se aplica a documentos públicos que han sido ejecutados en el territorio de un estado contratante y deben ser exhibidos en el territorio de otro estado contratante. Se tendrán como documentos públicos los que se precisan en las normas citadas.
La documentación expedida en países que no hagan parte de dicha convención, debe presentarse de conformidad con lo exigido en el Código de Comercio, en concordancia con las normas que regulan los documentos otorgados en el extranjero y/o en idioma extranjero de que tratan los artículos 259 y 260 del Código de Procedimiento Civil.
Si a la fecha de cierre no se hubieren obtenido las autenticaciones y/o traducciones exigidas por la ley colombiana para que los respectivos documentos sirvan como prueba, podrán presentarse sin el cumplimiento de tales exigencias. No obstante lo anterior, en caso de adjudicación, los documentos descritos en el párrafo anterior y expedidos en el exterior deben ser entregados al ICFES con los trámites consultares necesarios para su validez en Colombia, a más tardar en la fecha prevista para la suscripción del Contrato. El incumplimiento de esta obligación constituye causa justa para que ICFES se abstenga de celebrar el Contrato y para hacer efectiva la Garantía de Seriedad de la misma.
Si se trata de títulos académicos pertenecientes al personal ofrecido otorgados en el exterior, deberá acreditar la convalidación y homologación de estos títulos ante el Ministerio de Educación Nacional, para lo cual deben iniciarse con suficiente anticipación los trámites requeridos. Lo anterior según lo establecido en el literal i del artículo 38 de la ley 30 de 1992.
C. ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES.
La presentación de la propuesta comporta para cada uno de los proponentes, la aceptación de las condiciones y requisitos del presente Pliego de condiciones y de las adendas que le sean comunicadas durante su desarrollo.
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Las salvedades, apartamientos y/o condicionamientos darán lugar a que la propuesta no sea considerada dentro del presente proceso de selección.
Con la presentación de la Propuesta el Proponente acepta que:
a) Tuvo acceso a las condiciones, especificaciones, formatos y demás documentos de la convocatoria.
b) Xxxxxx y acepta los términos, obligaciones, requisitos, plazos, condiciones y exigencias que obran en los documentos de la convocatoria y que tuvo oportunidad de acceder a toda la información que requerida para elaborar y formular su ofrecimiento.
c) Los documentos de la convocatoria son completos, compatibles y adecuados para identificar el objeto y alcance del contrato que en caso de adjudicación se celebraría.
d) Presentada la propuesta, y una vez se cierre la convocatoria, aquella es irrevocable y por lo tanto no podrá retirar, modificar o condicionar los efectos y alcances de la misma.
e) En caso de verse afectado por una inhabilidad o incompatibilidad durante el trámite de la convocatoria, lo informará al ICFES y renunciará a la participación en la misma y a los derechos que le otorgaría el hecho de resultar favorecido con la Adjudicación.
f) De resultar adjudicatario, se obliga a celebrar el Contrato dentro del plazo establecido, y a asumir, en su calidad de contratista, todas las obligaciones adquiridas para el debido cumplimiento del mismo y, en especial, declara que actuará con toda la diligencia y cuidado inherentes a la naturaleza del contrato, de conformidad con el artículo 1603 del Código Civil.
D. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL.
Si en los documentos presentados se incorpora información confidencial o privada, de acuerdo con la ley colombiana debe indicarse claramente tal circunstancia en un anexo a la Carta de presentación y en el documento considerado confidencial. En caso de calificar una información como confidencial, el Proponente debe señalar cuál es la norma legal que soporta tal calificación.
EL ICFES se reserva el derecho de revelar dicha información a sus funcionarios y asesores, con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos.
X. XXXXXXXX DE LA PROPUESTA.
La Propuesta debe tener una vigencia de Noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha del cierre de la convocatoria pública
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F. FORMA DE PRESENTACIÓN Y CONTENIDO
Las propuestas deben presentarse en medio físico en un original y una copia, debidamente foliadas, presentadas en sobre cerrados y por separado, en tres tomos identificados de la siguiente manera:
TOMO 1: DOCUMENTOS QUE ACREDITAN LA CAPACIDAD JURIDICA. (Debe presentarse en
medio físico).
TOMO NO. 2 DOCUMENTOS QUE ACREDITAN LA CAPACIDAD FINANCIERA. (Debe presentarse
en medio físico).
TOMO NO. 3. DOCUMENTOS QUE ACREDITAN LA CAPACIDAD TÉCNICA + OFERTA TÉCNICA + DOCUMENTOS QUE SE PRETENDAN HACER VALER PARA LA EVALUACIÓN Y OFERTA
ECONÓMICA. (La oferta técnica y económica debe presentarse en medio físico y en medio magnético. La oferta económica debe presentarse en formato Excel, para facilitar la revisión. En caso de existir diferencias entre la oferta recibida en medio magnético y la recibida en medio físico, primará lo consignado en ésta última.
Una vez presentada la oferta, no se aceptará realizar variación alguna en sus términos, lo cual no obsta para que el ICFES pueda solicitar las aclaraciones y documentos que considere necesarias.
La participación en la presente convocatoria comporta la presentación de:
a. Los documentos necesarios para acreditar las condiciones habilitantes de capacidad jurídica, de capacidad técnica y capacidad financiera
b. La Carta de presentación, suscrita por el Proponente, de conformidad con el Formato No 1 Carta de Presentación.
c. La Garantía de Seriedad de la propuesta en los términos y condiciones señalados en el presente Pliego de condiciones.
d. La oferta técnica y económica.
e. Demás documentos a presentar para acreditar puntaje en la evaluación.
VI.VERIFICACION DE REQUISITOS Y EVALUACIÓN DE LA OFERTA.
A. PERIODO DE VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS Y EVALUACIÓN.
La evaluación de las propuestas se realizará en el periodo establecido en el cronograma del proceso de selección, de conformidad con los requisitos, los factores y criterios de evaluación,
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su ponderación y el procedimiento establecido. Dicho término podrá ampliarse por el tiempo que el ICFES estime necesario, siempre y cuando las propuestas se mantuvieren vigentes.
B. COMITE DE EVALUACION
Recibidas las ofertas, el ICFES, designará un comité de evaluación encargado de verificar el cumplimiento de los requisitos de participación exigidos en el presente Pliego de Condiciones y cotejará los ofrecimientos recibidos, aplicará los factores de evaluación establecidos y calificará las ofertas.
C. CRITERIOS DE EVALUACIÓN.
Solo se considerarán para la evaluación, las propuestas que hayan acreditado el cumplimiento de las condiciones habilitantes de capacidad jurídica, mínimas de experiencia, requisitos técnicos mínimos y de capacidad financiera, y que hayan presentado la totalidad de la documentación exigida. Dicha evaluación se efectuara sobre los siguientes factores:
ASPECTO | FACTOR | TOTAL PUNTOS OTORGADOS |
1 Económico | Evaluación aspecto económico | 700 |
2 Técnico | 2.1 Tiempo de respuesta | 100 |
Cumplimiento del total de las actividades xxx Xxxxxx en un plazo de 10 semanas a partir de recibo de la información por parte del ICFES Biblias y PDF) sin modificar la fecha de aplicación – 0 puntos Cumplimiento del total de las actividades xxx Xxxxxx en un plazo de 8 semanas a partir de recibo de la información por parte del ICFES (Biblias y PDF ) sin modificar la fecha de aplicación – 50 puntos Cumplimiento del total de las actividades xxx Xxxxxx en un plazo de 6 semanas a partir de recibo de la información por parte del ICFES (Biblias y PDF )sin modificar la fecha de aplicación – 100 puntos | ||
2.2 Estimulo a la industria colombiana | 100 | |
TOTAL PUNTOS | 900 | |
1.EVALUACIÓN ASPECTO ECONÓMICO.
El aspecto económico tendrá una asignación máxima de hasta setecientos (700) puntos.
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La evaluación económica se realizará sobre el valor registrado por los proponentes en el
FORMATO 4 – PROPUESTA ECONÓMICA.
El valor total de la oferta económica se calculará como la suma de los valores totales de los cuadros A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O.
El valor total de cada cuadro se calculará así:
Para los cuadros A, B, C y D se calculará el valor total de cada cuadro de acuerdo a la siguiente fórmula:
VALOR TOTAL = (VALOR UNITARIO RANGO BAJO x CANTIDAD A EVALUAR RANGO BAJO x PROBABILIDAD RANGO BAJO) + (VALOR UNITARIO RANGO PROBABLE x CANTIDAD A EVALUAR RANGO PROBABLE x PROBABILIDAD RANGO PROBABLE) + (VALOR UNITARIO RANGO ALTO x CANTIDAD A EVALUAR RANGO ALTO x PROBABILIDAD RANGO ALTO)+
Para cada uno de los cuadros E, F, G, H, I , J, K, L, M, N, O se multiplicará el VALOR UNITARIO de cada renglón por la CANTIDAD y se sumarán estos valores
De ser necesario, El ICFES efectuará como correcciones aritméticas las originadas por todas las operaciones aritméticas a que haya lugar en el formulario, en particular las siguientes:
• La multiplicación entre columnas.
• Las sumatorias parciales.
• La totalización de sumatorias.
• La suma del costo total
Al elaborar su propuesta económica, los proponentes deben tener en cuenta los valores de referencia relacionados en el estudio xx xxxxxxx.
El procedimiento para asignar el puntaje del aspecto económico es el siguiente:
1.A las propuestas económicas se les verificará que cada una de las casillas destinadas para consignar el valor de SUBTOTAL, se encuentren diligenciada. En caso de que no se consigne dato alguno, se rechazará la respectiva propuesta.
0.Xx tomara el valor total de la propuesta económica, una vez revisadas las operaciones aritméticas señaladas en el formato de propuesta económica de cada uno de los ITEM´s allí consignados. En caso de errores aritméticos prevalecerán las cifras resultantes de la revisión y calculo que se efectué.
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0.Xx evaluará así:
Los 700 puntos que otorga el aspecto económico se asignarán a la oferta que presente el valor más bajo y las demás serán calificadas de forma proporcional y decreciente de acuerdo con la siguiente fórmula:
PUNTAJE OFERTA A EVALUAR (XXX) = valor oferta menor precio (VOMP) X Puntaje a asignar (PAA) sobre valor Oferta a Evaluar (VOE ).
VOMP X PAA XXX =
VOE
2. EVALUACIÓN ASPECTO TÉCNICO
El aspecto técnico tendrá una asignación máxima de hasta doscientos (200) puntos repartidos de la siguiente manera:
2.1. TIEMPO DE RESPUESTA.
Este aspecto tendrá una asignación máxima de hasta cien (100) puntos.
El proponente debe allegar diligenciado el “FORMATO DILIGENCIAMIENTO DE TIEMPO DE RESPUESTA” FORMATO 5, en el aparte de Tiempo de Respuesta 1 o 2, según corresponda, suscrito por el representante legal que con su firma certifica que el CONTRATISTA se compromete al cumplimiento del total de las actividades xxx Xxxxxx de condiciones en un plazo de “X” semanas a partir de recibo de Biblias y PDF sin modificar la fecha de aplicación, siendo X igual a 10, 8 o 6 semanas.
El proponente que adjunte a la propuesta la certificación mencionada con un plazo de 6 semanas se le asignará 100 puntos. El proponente que adjunte a la propuesta la certificación mencionada con un plazo de 8 semanas se le asignará 50 puntos. El proponente que adjunte a la propuesta certificación un cumplimiento igual a 10 semanas o que no adjunte dicha carta obtendrá 0 puntos.
No se admite ofertar nada diferente a 10, 8 o 6 semanas.
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2.2. ESTÍMULO A LA INDUSTRIA COLOMBIANA.
Dando aplicabilidad al artículo 2 de la Ley 816 de 2003, se otorgará al proponente cien (100) puntos, discriminados así:
A la propuesta que contenga un ofrecimiento del equipo de trabajo relacionado con los procesos de impresión, empaque y el de logística, cien por ciento (100%) de origen nacional, se le asignarán 100 puntos. Si el equipo de trabajo relacionado con los procesos mencionados no es cien (100%) de origen nacional obtendrá 0 puntos en este subfactor.
En caso de subcontratar alguna prestación, también se debe adjuntar el mismo formato para el personal del subcontratista.
Para efectos de certificar lo anterior el proponente debe diligenciar el FORMATO 6 – ESTIMULO A LA INDUSTRIA COLOMBIANA.
D. INFORME DE EVALUACIÓN
El Informe de evaluación permanecerá publicado en la página web por un término de tres (3) días, que se contabilizaran a partir del día siguiente el vencimiento del periodo de evaluación, con el fin de que dentro del mismo término, los interesados presenten las observaciones que estimen pertinentes.
Las observaciones a dicho informe deberán ser dirigidas al Instituto y radicarse a más tardar el último día del término indicado en el Cronograma, antes de las 4:00 p.m. Los Proponentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus Ofertas durante este periodo.
Los proponentes cuyas ofertas hayan sido objeto de observaciones podrán responder y/o pronunciarse al respecto dentro del plazo fijado en el cronograma de esta convocatoria.
E. ORDEN DE ELEGIBILIDAD.
El comité de evaluación, una vez realizada la evaluación y analizadas las observaciones presentadas por los proponentes, procederá a establecer una lista de elegibles, de acuerdo con la calificación obtenida por cada proponente En desarrollo de lo anterior el Comité tendrá en cuenta que:
De presentarse un solo proponente, podrá recomendar la adjudicación del contrato a dicho proponente, si considera que tal oferta se ajusta a las exigencias xxx Xxxxxx de condiciones y resulta favorable para la entidad.
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Si son varios proponentes, asignará los puntajes obtenidos en los criterios de calificación descritos, conformando un orden de elegibilidad, ordenado de mayor a menor puntaje. La oferta que ocupe el primer orden de elegibilidad se considerará como la más favorable y, en consecuencia recomendará que el Proponente que la haya presentado sea el adjudicatario.
F. CRITERIOS PARA DIRIMIR EMPATE.
En el evento en que dos o más ofertas obtengan el mismo puntaje, el empate se dirime así:
1 Se elegirá aquella que tenga mayor puntaje en la evaluación económica.
2 Si se presenta empate o éste persiste se elegirá aquella que tenga mayor puntaje en la evaluación técnica.
3 Si no hay lugar a la hipótesis prevista en el numeral anterior, se preferirá quien obtenga mayor puntaje en lo relativo a estimulo a la industria nacional.
4 Si persiste el empate, se somete a sorteo por balotas.
VII.ADJUDICACION
Con base en el Informe de Evaluación y las recomendaciones del Comité, la Dirección del ICFES, mediante acto administrativo notificará personalmente la adjudicación del Contrato al Proponente único o ubicado en el primer lugar, según el caso, y comunicará a los demás la decisión.
Atendiendo a lo dispuesto en relación con la verificación de instalaciones y capacidad de Operación, según lo cual la Oferta Técnica constituye una manifestación de cumplimiento de tales requisitos, efectuada la adjudicación, el comité evaluador y los funcionarios que la Dirección considere idóneos para el efecto, se desplazarán a las instalaciones del Proponente adjudicatario y en caso de resultar necesario, a las del Proponente ubicado en segundo lugar en el orden de elegibilidad, con el fin de verificar todo lo relativo a requisitos técnicos (instalaciones, dependencias y equipos de operación ofrecidos al ICFES), así como las manifestaciones consignadas en el Formato No. 3
En el evento de estimar que el Adjudicatario cumple con lo efectivamente ofrecido para ejecutar las actividades (vgr: instalaciones y equipos) así se lo comunicará el Comité a la Dirección para que proceda a la firma del Contrato. En caso contrario, con base en la verificación de las condiciones ofrecidas por proponente ubicado en el segundo lugar de elegilidad recomendará la adjudicación y firma del Contrato con éste o declarará respecto de ambos, el incumplimiento de las obligaciones exigidas para la suscripción del contrato, hará efectiva las garantías de seriedad otorgadas y procederá a la contratación directa con una persona que acredite cumplir todo lo exigido.
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VIII.DECLARATORIA DE FALLIDO.
El ICFES podrá declarar fallido la presente convocatoria pública cuando no reciba ninguna oferta o cuando ninguna de las presentadas sea admisible o favorable de conformidad con los requisitos y factores establecidos en el presente Pliego de condiciones.
La decisión correspondiente se adoptará mediante acto administrativo motivado, que se publicará en la página web y se comunicará a los proponentes en la forma y términos indicados en el C.C.A. para los actos administrativos de carácter general.
IX.CLAUSULAS CONTRATACTUALES.
El Proponente con quien el ICFES decida la suscripción del Contrato deberá hacerlo dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha en que se le comunique la decisión. Si se niega a hacerlo o no lo hace dentro del término previsto, el ICFES podrá declarar el incumplimiento con el fin de hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta y procederá, a la contratación directa con una persona que acredite cumplir todo lo exigido.
Además de la obligación de suscribir el Contrato, quien resulte favorecido con la adjudicación y haya demostrado el cumplimiento de las condiciones Técnicas ofrecidas, se obliga a cumplir con el otorgamiento de las Garantías que se indican en este capítulo y a aceptar las condiciones que igualmente se establecen a continuación.
X. XXXXXXXXX.
Para la ejecución del contrato y con el fin de avalar el cumplimiento de las obligaciones del presente contrato, el CONTRATISTA deberá constituir la GARANTÍA ÚNICA a favor del ICFES, expedida por una compañía de seguros autorizada para funcionar en Colombia o una garantía bancaria, que ampare los riegos y vigencias en los siguientes términos:
A. De cumplimiento general del contrato, por una suma igual al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y con una vigencia igual al término de ejecución del mismo y seis (6) meses más.
B. Calidad del bien y servicio del contrato, cada una por una suma igual al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y con una vigencia igual al término de ejecución del mismo y seis (6) meses más.
C. Pago de salarios y prestaciones sociales, por una suma igual al diez por ciento (10%) del valor total del contrato y con una vigencia igual al término de ejecución del mismo y tres (3) años más.
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B. OTROS SEGUROS.
Adicional a lo anterior deberá constituir las siguientes pólizas de seguro o en el evento de poseerlas allegar un certificado mediante el cual se manifieste que se extiende la cobertura al ICFES, así:
Asegurado: La Entidad y el Contratistas y/o Subcontratistas
Beneficiario: La Entidad y los terceros afectados
A. Responsabilidad civil extracontractual.
Se cubran igualmente los perjuicios derivados de los daños que sus contratistas y/o subcontratistas puedan causar a terceros con ocasión de la ejecución de los contratos, o en su defecto, que acredite que el contratista y/o subcontratista cuenta con un seguro de responsabilidad civil extracontractual propio para el mismo objeto. El valor asegurado como mínimo del 5% del valor del contrato (no inferior a 200 SMMLV) ($722.440.217) y una vigencia igual al término de ejecución del contrato,, cumpliendo además con las siguientes especificaciones:
CONTRATO PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE IMPRESIÓN Y LOGISTICA | Valor del contrato | |||
$ 00.000.000.000 | ||||
Amparos | % Recomendado de Cobertura | Valor Asegurado Evento | Valor Asegurado Vigencia | |
Predios, Labores y | 5% | Según Norma- Decreto 734/12, mínimo el 5% ó Mínimo 200 SMMLV | $695.661.726 | $695.661.726 |
Operaciones - PLO | ||||
Daño Emergente y Xxxxx Xxxxxxx | 10% | 10% del PLO | $69.566.173 | $695.661.726 |
Perjuicios Extrapatrimoniales | 10% | 10% del PLO | $69.566.173 | $ 695.661.726 |
Contratistas y Subcontratistas | 10% | 10% del valor del PLO por evento, 20% del valor del PLO por vigencia. | $69.566.173 | $139.132.345 |
Amparo Patronal | 10% | 10% del valor del PLO por evento, 20% del valor del PLO por vigencia. | $69.566.173 | $139.132.345 |
Vehículos Propios | 10% | 10% del valor del PLO por evento, 20% del valor del PLO por vigencia. | $69.566.173 | $139.132.345 |
y No Propios | ||||
Gastos Médicos | 5 millones por persona / 20 millones por evento y 40 millones por vigencia. | $20.000.000 | $40.000.000 | |
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Tipo de cobertura: Responsabilidad Civil Extracontractual por ocurrencia.
B. Póliza de todo riesgo daños materiales:
Que ampare contra los riesgos de Incendio, rayo, explosión, Terremoto, daños por agua y anegación, extended coverage, actos mal intencionados de terceros, asonada, motín, conmoción civil y vandalismo, hurto y hurto calificado, entre otros, el material de examen y kits de aplicación para las pruebas, así como los bienes entregados por el ICFES tales como las biblias y los originales de las planchas.
Valor Asegurado: Deberá corresponder al valor de reposición de los mismos que para los efectos equivaldrá al valor de la adjudicación.
Vigencia del seguro: Será la correspondiente a la duración del contrato.
Deducible máximo para cualquier evento: 10% del valor de la pérdida mínimo 1SMMLV, a cargo del contratista
C. Manejo global comercial:
Que ampare al ICFES y/o Contratista contra la apropiación indebida de dinero u otros bienes de su propiedad que acontecieren como consecuencia de hurto, hurto calificado, abuso de confianza, falsedad y estafa en que incurran sus empleados en desarrollo del contrato suscrito. Esta póliza debe extenderse a amparar empleados no identificados, así como personal contratado a través de firmas especializadas.
Limite Asegurado: Se recomienda un límite no menor a $400.000.000
Vigencia del seguro: Será la correspondiente a la adjudicación según contrato
Deducible máximo del 10% del valor de la pérdida mínimo 1SMMLV. A cargo del contratista
X. Xxxxxx de transporte de mercancías:
Que ampare contra los riesgos de: Cobertura completa (falta de entrega, avería particular y saqueo) los bienes durante el transporte – Limite asegurado por despacho: $200.000.000 – Valor proyectado de movilización $5.000.000.000 – Medio de Transporte: Cualquier medio utilizado por el contratista para la movilización de los bienes – Trayectos asegurados: Desde bodegas del Contratista, hasta los sitios a Nivel Nacional donde se realizarán las pruebas y/o desde los sitios a nivel nacional donde se realizaron las pruebas hasta las bodegas del contratista – Horario de movilización: 24 horas –
Deducible máximo: 10% del valor de la pérdida mínimo 1 SMMLV. A cargo del contratista
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Tanto el valor asegurado por despacho, como el valor proyectado de movilización, deben ser ajustados de acuerdo con los bienes que se movilizarán más los gastos de embalaje.
NOTA 1:
1.Los deducibles de la póliza deben ser asumidos por el contratista y no por la Entidad. 2.Ampliación del plazo para aviso de no renovación o prórroga de la póliza. En el caso de que
la aseguradora decida no otorgar renovación o prórroga del contrato de seguro, queda entendido, convenido y aceptado que la Aseguradora deberá dar aviso de ello al ICFES y/o al asegurado con no menos de (90) días de antelación a la fecha de vencimiento de la póliza, en caso contrario se dará por entendido que la Aseguradora acepta la renovación o prorroga, previa autorización de la Entidad.
3.Ampliación de aviso de siniestro a 30 días
4.Restablecimiento automático del valor asegurado por ocurrencia de siniestro 0.Xx cancelación o revocación por no pago de prima
NOTA 2:
Una vez aportadas las anteriores garantías y/o pólizas, el ICFES impartirá su aprobación a través de su Oficina Asesora Jurídica.
NOTA 3:
El contratista cuya oferta implique la ejecución de una de las dos prestaciones indicadas en el objeto del contrato a través de un subcontratista deberá exigir a éste, atendiendo a la prestación subcontratada, el otorgamiento de las mismas pólizas y garantías a que se hace referencia en el presente aparte. La presentación de tales garantías debe efectuarse simultáneamente con las otorgadas por el contratista.
C. CESIÓN DEL CONTRATO.
El contratista no podrá ceder el contrato, sin autorización previa del ICFES.
D. CONDICIONES DE PAGO
EL ICFES cancelará al CONTRATISTA el valor del contrato, dentro de los treinta (30) días siguientes al recibo de la factura que debe presentar, y de acuerdo con los servicios efectivamente prestados para la aplicación.
La presentación de la factura debe efectuarse una vez el ICFES a través del Supervisor del Contrato haya impartido un recibo a satisfacción de los bienes y servicios contratados y el
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Contratista haya acreditado el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral. El Supervisor del Contrato surtirá lo relativo al recibo a satisfacción, dentro de los cinco días siguientes a la ejecución total de las prestaciones contratadas.
El pago se efectuará considerando los precios unitarios ofrecidos.
Todo pago deberá ser acompañado de la certificación de recibo a satisfacción
El pago se realizará siempre que se hayan presentado todos los documentos requeridos; las demoras que se presenten por estos conceptos serán responsabilidad del contratista y no tendrá por ello derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza.
Los pagos a que se obliga el ICFES por el presente contrato quedan subordinados al Programa Anual de Caja (PAC).
E. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
El contrato iniciará su ejecución cuando se hayan cumplido los requisitos correspondientes y se extenderá hasta el 30 de noviembre de 2012.
F. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA.
1. Ejecutar las prestaciones de conformidad con las especificaciones, calidades y condiciones de ejecución dispuestos en los requerimientos técnicos establecidos en el Pliego de condiciones, sus anexos y la propuesta presentada.
2. Acatar las instrucciones que imparta el ICFES a través de los funcionarios que ejercerán el control de ejecución, durante el desarrollo del contrato.
3. Guardar estricta reserva y confidencialidad durante la ejecución del contrato y con posterioridad a su terminación y liquidación, obligación que implica que la información y documentos suministrados no pueden ser divulgados a persona alguna, sin autorización escrita de la Dirección del ICFES, salvo requerimiento de autoridad competente.
4. No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de obligarlo a hacer u omitir algún acto o hecho, e informar inmediatamente al ICFES, a través del funcionario responsable del control de ejecución, y a las demás autoridades competentes, la ocurrencia de tales peticiones o amenazas, con el fin de que se adopten las medidas y correctivos que fueren necesarios.
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5. Asumir por su cuenta y riesgo el pago de los salarios, las prestaciones sociales y los aportes parafiscales de todo el personal destinado a la prestación del servicio objeto del presente contrato, de acuerdo con las disposiciones laborales. Esta obligación se extiende a cualquier otro beneficio que haya pactado con dicho personal.
6. Pagar los impuestos y demás gastos que le correspondan por ocasión del contrato.
7. Constituir las pólizas y demás garantías exigidas. Independientemente de la garantía única que ampara los diferentes riesgos del contrato, el CONTRATISTA será responsable por cualquier daño, pérdida o alteración que se presente durante la ejecución del contrato, que afecte el desarrollo normal del contrato o los recursos entregados por el ICFES.
8. Garantizar la cobertura de la prestación de los servicios en las ciudades, municipios y zonas rurales donde el ICFES requiere realizar la aplicación de la prueba.
9. Presentar en forma oportuna, tanto los informes que le sean requeridos, como la factura para el cobro del pago a su favor.
10. Atender en debida forma los reclamos y solicitudes que le efectúe el ICFES y adoptar medidas inmediatas para la corrección xx xxxxxx.
11. En caso de ser necesario y para garantizar que durante el proceso de impresión, las hojas de respuesta y en general los documentos de la prueba, sean leídos para su corrección dentro de los tiempos establecidos por el cronograma de trabajo del ICFES, el CONTRATISTA proveerá el personal de apoyo que se requiera.
12. Cumplir con cualquier modificación que por necesidades del servicio establezca el ICFES. Para tal efecto las partes acordarán los tiempos dentro de los cuales, deben adoptarse las medidas pertinentes.
13. Diligenciar y suscribir el acuerdo de confidencialidad, que hace parte integral del contrato.
14. Cumplir las demás obligaciones que se deriven de la oferta, y de la naturaleza del objeto del contrato.
15. Presentar los contratos de trabajo o de prestación de servicios con los que vincula al personal ofrecido y darle una consecuencia al incumplimiento. Ahora bien si se admite la subcontratación articular esta obligación
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G. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS
El Contratista durante la ejecución del objeto del contrato, se obligará con el ICFES adicionalmente a:
1. El contratista debe entregar dentro de los 2 días siguientes al recibo de la biblia un cronograma de las actividades a realizar para cumplir con todas las prestaciones del contrato
2. Prestar el servicio objeto del contrato para las pruebas que le sean informadas por el ICFES, con personal calificado, debidamente entrenado, con los equipos y demás especificaciones ofrecidas en su propuesta, garantizando condiciones de calidad, seguridad, confidencialidad.
3. Prestar el servicio de Impresión y empaque del material de examen, de cuestionarios de factores asociados y del KIT de aplicación para las pruebas SABER 3°, 5° y 9°que aplicará el ICFES, de acuerdo con las especificaciones contenidas en el anexo técnico.
4. Orientar al ICFES en la modificación de los cuadernillos, hojas de respuestas, manejo y control de la información, y otros aspectos requeridos para el buen cumplimiento del objeto contractual.
5. Reemplazar el grupo de trabajo propuesto y debidamente aceptado por El ICFES por uno de igual o mejor categoría al exigido por el ICFES, cuando el Instituto así se lo requiera. El grupo deberá ser evaluado y autorizado por parte del supervisor del contrato.
6. Guardar y custodiar con toda la seguridad requerida el material de examen y los cuestionarios de factores asociados.
7. Recibir del proveedor de insumos, los materiales necesarios que conforman el KIT de aplicación, verificar la cantidad y verificar la calidad de lo entregado. Una vez recibidos a satisfacción, EL CONTRATISTA responderá por la cantidad y calidad de los mismos.
8. Una vez terminada la impresión de los Kits, devolver al ICFES los originales y las películas.
10. Responder directamente durante todas las etapas del proceso, por las fallas de impresión del material requerido, las diferencias, tachaduras y enmendaduras (que no estén debidamente refrendadas por el ICFES), por la pérdida de bienes y por cualquier otro daño causado con ocasión de la ejecución del objeto contractual. La xxxxxxxx de esta responsabilidad comporta la obligaciones de reparar, reintegrar o restituir los bienes, y las de la de asumir el costo total derivado de la ejecución de la operación fallida, para lo cual el ICFES debe aprobar las nuevas pruebas, cuadernillos o recibir a satisfacción el valor de la restitución.
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11. Una vez finalizado el proceso de impresión y empaque, deberá iniciarse con la logística de la aplicación, si para esta actividad se cuenta con subcontratista, el mismo deberá realizar la logística del material impreso y empacado en los tiempos que se establezcan para el efecto. En dicha entrega, deberá elaborarse un acta suscrita el CONTRATISTA con su Subcontratista en la cual conste el número de cuadernillos solicitados por el ICFES con el fin de establecer los valores a cancelar. PARÁGRAFO: Serán responsabilidad del CONTRATISTA y estarán a su cargo las indemnizaciones a que haya lugar:(i) los daños derivados de las entregas efectuadas por fuera de los términos acordados, (ii) los daños ocasionados por las deficiencias en el empaque.
12. Prestar el servicio de distribución, recolección, desempaque, destrucción y custodia del material de examen para las pruebas SABER 3°, 5° y 9° que aplicará el ICFES, de acuerdo a las especificaciones previstas en el Pliego de condiciones y el anexo técnico.
13. Transportar el material de examen a cada sitio de aplicación en los municipios del país donde se apliquen las pruebas que realizará el ICFES, con todas las medidas de seguridad y con cargo de entregarlos a cada uno de los delegados designados para el efecto en las cantidades, ciudades, sitios, día y hora establecidos para la práctica de las pruebas.
14. Transportar el KIT de aplicación a las ciudades nodo, de acuerdo a las instrucciones del ICFES.
15. Retornar el material de examen, cuestionarios de factores asociados y del kit de aplicación de acuerdo a lo expuesto en el anexo técnico, a la bodega principal que para tal fin haya destinado el CONTRATISTA, una vez concluida la aplicación.
16. Las hojas de respuestas correspondientes a Bogotá deben estar en bodega del contratista el día siguiente a la aplicación. Las del resto del país deben retornar en el transcurso de los 4 días siguientes a la aplicación, salvo en casos excepcionales previamente identificados en conjunto antes de cada aplicación, así como los eventos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito, y a mantener después del examen, las hojas de respuestas y cuestionarios de factores asociados devueltos, debidamente empacadas en sitio seguro, en forma ordenada, tal como lo requiera el ICFES. Las hojas de respuestas y cuestionarios de factores asociados serán revisados por personal del ICFES y entregados al Instituto de acuerdo a las indicaciones que se le otorguen.
17. Finalizado el proceso de distribución, presentar al ICFES las guías de entrega en las cuales conste el número de cuadernillos distribuidos, con el fin de establecer los valores a cancelar. El total de cuadernillos efectivamente distribuidos y no distribuidos determinará el valor a cancelar.
18. Efectuar en la fecha en que el ICFES lo determine, y en presencia de dos (2) funcionarios de la Subdirección de Aplicación de Instrumentos del ICFES, la diligencia para el desempaque,
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verificación y conteo de las hojas de respuestas, y su posterior empaque y traslado a las oficinas del ICFES. El CONTRATISTA adoptará las medidas de seguridad que garanticen la confidencialidad y seguridad de las hojas de respuestas y dispondrá de personal suficiente, según indicación del ICFES, para realizar el proceso en el menor tiempo posible a fin de efectuar la entrega de manera inmediata al ICFES. De igual manera, se efectuará la destrucción de las planchas de impresión. El desempaque, conteo y destrucción de los cuadernillos se hará en las instalaciones del CONTRATISTA y en presencia de dos delegados designados por el ICFES
19. Mantener altos niveles de eficiencia técnica y profesional para atender sus obligaciones.
20. Reportar de manera inmediata cualquier novedad o anomalía al Supervisor del contrato respectivo funcionario encargado del control de ejecución.
21. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato el ICFES le imparta a través de los funcionarios que ejercerán el control de ejecución.
22. Responder por las pérdidas de bienes y por los daños que se causen con ocasión de la ejecución del objeto contractual, directamente una vez salga el material de examen y kit de aplicación de las bodegas del contratista, para lo cual el contratista reparará, reintegrará, restituirá los bienes, o asumirá por su cuenta y riesgo el costo total que implique la ejecución de la operación fallida, para lo cual el ICFES debe aprobar las nuevas pruebas, cuadernillos o recibir a satisfacción el valor de la restitución
23. Asumir los costos de los procesos de elaboración de todas las preguntas, en el evento de pérdida de los originales de las pruebas, del extravío o pérdida de las hojas de respuestas y/o cuadernillos, así como los insumos que conforman el kit de aplicación, como consecuencia de lo anterior, si la pérdida se presenta, antes de la aplicación, pero la entidad ya hubiere incurrido en costos de pasajes, viáticos y honorarios del personal dispuesto para la aplicación de las pruebas, corresponde al contratista cubrir los costos correspondientes.
24. Correr con todos los costos de la nueva aplicación a la persona o personas afectadas, en caso de encontrarse diferencias en la coincidencia entre cuadernillos y hojas de respuestas o faltante de una o varias hojas de respuesta y/o cuadernillos antes y después de la aplicación del examen o se presente extravío o pérdida de la tula que contienen las hojas de respuestas y/o cuadernillos. Después de la aplicación del examen, el contratista debe responder por la integridad de las hojas de respuesta y cuadernillos de preguntas.
25. En caso de encontrarse después de la prueba, diferencias, tachaduras o enmendaduras que no estén debidamente refrendados por el delegado del ICFES, o al comprobarse faltante de una o varias hojas de respuesta y/o cuadernillos de preguntas, o de presentarse extravío o pérdida
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de las tulas o empaques de seguridad que contienen las hojas de respuestas o cuadernillos, el contratista deberá correr con todos los costos de aplicación para la(s) persona(s) afectada(s).
26. En caso de ser necesario, el contratista, proveerá de personal de apoyo al momento de hacer la lectura de las hojas de respuesta, para corregir errores durante el proceso de distribución, recolección o desempaque para garantizar que los documentos sean leídos dentro de los tiempos establecidos por el cronograma de trabajo del ICFES.
27. El adjudicatario se obliga dentro de los dos (2) días siguientes a la adjudicación a entregar copia de los contratos de trabajo o contratos con los que vinculo al personal propuesto.
H. OBLIGACIONES DEL ICFES
El ICFES durante la ejecución del contrato, se obliga a:
1. Brindar la información y soporte requerido por el contratista.
2. Acordar un cronograma de actividades junto con el contratista.
3. Autorizar el reemplazo del personal del grupo de trabajo del contratista
4. Suministrar todos los documentos requeridos para la ejecución del contrato.
5. Comunicar al CONTRATISTA con la debida antelación a la fecha en que sean requeridos los elementos, cantidad, sitio y hora en que éstos deberán ser entregados por parte del CONTRATISTA.
6. Comunicar por escrito al CONTRA TISTA las cantidades que se requieran para la ejecución del objeto contractual, así como cualquier variación que deba introducirse.
7. Verificar y aprobar los montajes de las pruebas y demás artes, requeridos para la elaboración de los cuadernillos y demás objeto de este contrato
8. Pagar el valor del contrato de acuerdo con lo acordado.
9. Verificar el cumplimiento del objeto del contrato de conformidad con la oferta presentada y el Pliego de condiciones y sus anexos
10. Negociar con el contratista, las nuevas condiciones para la ejecución del contrato, en el evento de llegarse a presentar riesgos imprevisibles no imputables a ningún de las dos partes Las demás inherentes a la naturaleza del contrato.
I. MULTAS
En caso de incumplimiento de las obligaciones contractuales, El CONTRATISTA conviene en pagar al ICFES, multas sucesivas por una suma igual al 0.5% del valor del contrato, sin que el valor total de ellas pueda llegar a exceder el veinte por ciento (20%) del valor total del contrato. Para aplicar la multa el Supervisor requerirá por escrito al CONTRATISTA, para que dentro del día hábil siguiente al requerimiento exponga por escrito las causas que llevaron al incumplimiento. Una vez recepcionadas las explicaciones, al día hábil inmediatamente
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siguiente se reunirá el supervisor del contrato y el CONTRATISTA, para determinar si el incumplimiento es imputable al CONTRATISTA, de ser así, habrá lugar al pago de la multa correspondiente. De toda la actuación se dejará constancia escrita. La multa se causará por cada hecho constitutivo de incumplimiento. El CONTRATISTA autoriza al ICFES para que el valor de las multas a que se refiere este numeral sea descontado del valor de la factura. El ICFES impondrá las multas a que se refiere esta cláusula mediante comunicación escrita dirigida al CONTRATISTA, en la cual se identifiquen los hechos que determinaron su imposición.
X. XXXXXXXX PENAL
En el contrato se pactará una cláusula penal equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato con función de valoración parcial de los perjuicios que el CONTRATISTA cause, al ICFES que podrá hacerla efectiva mediante el cobro a la aseguradora con cargo a la garantía de cumplimiento.
K. TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS.
Sin perjuicio de lo dispuesto en materia de Garantías, atendiendo al Régimen contractual de la entidad, el régimen de riesgos del Contrato corresponderá a lo dispuesto en las normas civiles y comerciales.
L. MINUTA DEL CONTRATO Y ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD
El ANEXO 3 contiene el proyecto de la minuta del contrato que se celebrará con el Proponente seleccionado. Es un proyecto de contrato y por lo tanto está sujeto a ajustes o modificaciones que no afecten sustancialmente los aspectos básicos del objeto, plazo, garantías y obligaciones de las partes.
El ANEXO 4 corresponde al ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD que el Contratista debe firmar el mismo día en que suscriba el Contrato
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X.FORMATOS.
A. FORMATO 1 - CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA
Ciudad y Fecha
Señores
INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN - ICFES
Bogotá, DC.
Referencia: CONVOCATORIA PUBLICA ICFES-XXX-XXX-XXXX
Respetados señores:
El suscrito: (nombre del proponente), identificado con cedula de ciudadanía No. (Número) expedida en (ciudad), actuando (en nombre propio o) (como representante legal de (nombre de la entidad), con NIT. No. (número), de acuerdo con los requisitos exigidos en el Pliego de condiciones, presentamos la siguiente propuesta técnico-económica y en caso de que nos sea aceptada por LA ENTIDAD, nos comprometemos en suscribir el respectivo contrato para ejecutar en su totalidad los actividades de acuerdo a las condiciones exigidas, por lo cual declaramos:
a.Que esta oferta y el contrato que llegare a celebrarse, compromete a los firmantes de ésta carta en las calidades presentadas, y que nos declaramos idóneos jurídica, técnica y financieramente para ejecutar el objeto de la presente Selección.
b.Que he leído y estudiado el manual de contratación del ICFES, los Pliegos de condiciones, los anexos, formatos y la minuta del contrato, por lo cual aceptamos todas las condiciones contenidas en ellos, tanto para la presentación de la propuesta como para la ejecución del contrato.
c.Que no me encuentro incurso en alguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad, prohibición o conflicto de intereses para ofertar y/o contratar, consagradas en las disposiciones contenidas en los artículos 8° y 9° de la Ley 80 de 1993, en el artículo 4° del Decreto 679 de 1994 y en las demás disposiciones constitucionales y legales vigentes sobre la materia.
d. Que ninguna sociedad ni persona distintas a los abajo firmantes, tiene interés comercial en esta oferta ni el probable contrato que se celebre.
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e.Que sus directivos y las personas que ejecutarán los servicios contratados, no se encuentran incursos en conflicto de interés, y en el evento en que se presente cualquier circunstancia de ese tipo, solicitarán al ordenador del gasto o su delegado, que se decida si puede continuar en el proceso de selección.
f.Que el término de validez de la oferta es de noventa (90) días, contados a partir del cierre de la presente Invitación.
x.Xxx en todas las actuaciones obraré con la transparencia y buena fe que la Constitución Política y las leyes consagran.
x.Xxx autorizo a LA ENTIDAD para verificar toda la información incluida en esta propuesta.
OTRAS MANIFESTACIONES:
i.Que en caso de resultar adjudicatarios (si, no) tenemos la intención de subcontratar alguna de las prestaciones que comprenden las actividades del proceso.
En Caso de haber indicado la opción Si en el literal anterior diligenciar lo siguiente:
x.Xxx de resultar adjudicatarios tenemos la intención de subcontratar con
(indicar el nombre del subcontratista solo en caso de haber identificado con cedula de ciudadanía No. (Número) expedida en (ciudad), actuando (en nombre propio o) (como representante legal de (nombre de la entidad), identificado
con
(C.C NIT) número
la prestación
de: (indicar la prestación que se pretende subcontratar) Atentamente,
Nombre o Razón Social del Proponente | |
NIT | |
Nombre del Representante Legal: | |
C.C | |
Dirección: | |
Nombre de la persona contacto durante el proceso de selección | |
Teléfonos | |
Fax | |
Ciudad | |
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(Firma del proponente o de su Representante Legal)
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B.FORMATO 2-A - MODELO DE LA CARTA DE INFORMACIÓN DE CONSORCIO
Señores
INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN -ICFES
Bogotá, D.C.
REFERENCIA:Proceso de selección , Grupo
Los suscritos, (nombre del Representante Legal) y (nombre del Representante Legal), debidamente autorizados para actuar en nombre y representación de (nombre o razón social del integrante) y
(nombre o razón social del integrante), respectivamente, manifestamos por este documento, que hemos convenido asociarnos en Consorcio, para participar en la Convocatoria de la referencia cuyo objeto es , y por lo tanto, expresamos lo siguiente:
1. La duración de este Consorcio será igual al término de la ejecución y liquidación del contrato y un (1) año más.
2. El Consorcio está integrado por:
NOMBREPARTICIPACIÓN
(%) (1)
(1) El total de la columna, es decir la suma de los porcentajes de participación de los integrantes, debe ser igual al 100%.
3. El Consorcio se denomina CONSORCIO .
4. La responsabilidad de los integrantes del Consorcio es solidaria.
5. El representante del Consorcio es (indicar el nombre), identificado con C. C. No. de , quien está expresamente facultado para firmar, presentar la oferta y, en caso de salir favorecidos con
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la adjudicación del contrato, firmarlo y tomar todas las determinaciones que fueren necesarias respecto de su ejecución y liquidación, con amplias y suficientes facultades.
6. La sede del Consorcio es:
Dirección de correo Dirección electrónica Teléfono
Telefax Correo Electrónico Ciudad
En constancia, se firma en , a los días del mes de de 200 . (Fecha anterior al cierre de la presente Convocatoria)
(Nombre y firma del Representante Legal De cada uno de los integrantes)
(Nombre y firma del Representante del Consorcio)
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C.FORMATO 2-B - MODELO DE LA CARTA DE INFORMACIÓN DE UNIÓN TEMPORAL
Señores
INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN -ICFES
Bogotá, D.C.
REFERENCIA:Proceso de selección , Grupo
Los suscritos, (nombre del Representante Legal) y (nombre del Representante Legal), debidamente autorizados para actuar en nombre y
representación de (nombre o razón social del integrante) y
(nombre o razón social del integrante), respectivamente, manifestamos por este documento, que hemos convenido asociarnos en Unión Temporal para participar en la Proceso de selección de la referencia, cuyo objeto es
, y por lo tanto, expresamos lo siguiente:
1. La duración de la Unión Temporal será igual al término de ejecución y liquidación del contrato y un (1) año más.
2. La Unión Temporal está integrada por:
NOMBRE TÉRMINOS Y EXTENSIÓN COMPROMISO DE PARTICIPACIÓN EN LA (%) (2) EJECUCIÓN DEL CONTRATO (1)
(1) Discriminar y detallar las funciones y la extensión para cada uno de los integrantes.
(2) El total de la columna, es decir la suma de los porcentajes de compromiso de los integrantes, debe ser igual al 100%.
3. La Unión Temporal se denomina UNIÓN TEMPORAL .
4. La responsabilidad de los integrantes de la Unión Temporal es solidaria.
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5. El representante de la Unión Temporal es (indicar el nombre), identificado con la cédula de ciudadanía No. , de , quien está expresamente facultado para firmar y presentar la oferta y, en caso de salir favorecidos con la adjudicación del contrato, firmarlo y tomar todas las determinaciones que fueren necesarias respecto de su ejecución y liquidación, con amplias y suficientes facultades.
6. La sede de la Unión Temporal es:
Dirección de correo |
|
Dirección electrónica |
|
Teléfono |
|
Telefax |
|
Correo Electrónico |
|
Ciudad |
|
En constancia, se firma en , a los días del mes de de 200 . (Fecha anterior a la fecha de cierre de la presente Convocatoria)
(Nombre y firma del Representante Legal de cada uno de los integrantes)
(Nombre y firma del Representante de la Unión Temporal)
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D.FORMATO 3- DILIGENCIAMIENTO DE PROPUESTA TECNICA
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E.FORMATO 4 - OFERTA ECONOMICA
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F.FORMATO 5- DILIGENCIAMIENTO DE TIEMPO DE RESPUESTA
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G.FORMATO 6 - APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL
Colombiano | Extranjero | |
Cantidad de Personal |
Firma del Representante Legal del Proponente Hago constar que la información descrita verídica
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XI.ANEXOS
A. ANEXO 1- TECNICO.
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B. ANEXO 2- REQUISITOS TECNICOS MINIMOS
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C. ANEXO 3- MINUTA.
La siguiente es el proyecto de la minuta del contrato que se celebrará con el adjudicatario. Es un proyecto de contrato y por lo tanto está sujeto a ajustes o modificaciones que no afecten sustancialmente los aspectos básicos del objeto, plazo, garantías y obligaciones de las partes.
XXXXXXXXX XXXXX XXXX XXXXXXX, identificada con la cédula de ciudadanía 31.269.773 expedida en Cali (valle), en su condición de Directora General del ICFES nombrada mediante decreto 3342 de 2006, incorporada mediante decreto 036 del 2010 y debidamente posesionada mediante acta del 18 de enero de 2010, facultada para celebrar contratos de conformidad con lo dispuesto por el artículo 9º del Decreto 5014 de 2009, obrando en nombre y representación del INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN,
quien en el texto de este documento se denominará el ICFES, empresa estatal de carácter social del sector Educación Nacional, descentralizada del orden nacional, vinculada al Ministerio de Educación Nacional, identificada con el Nit 860.024.301-6, y por otra, XXXXXXXXXXXXX identificado con la cédula de ciudadanía XXXXXXXXXXXXX de Bogotá, quien actúa como Representante Legal de XXXXXXXXXXXXXXXXXX empresa constituida por XXXXXXXXXXXXXXXXXX que en adelante se denominará EL CONTRATISTA, se acuerda la celebración del presente contrato de prestación de servicios, previos los siguientes antecedentes y consideraciones: 1. De acuerdo con la requisición elaborada por la Subdirección de Aplicación de Instrumentos, sustenta la necesidad, así: “La Ley 115 de 1994 - Ley General de educación, en su artículo 80, le confiere el Ministerio de Educación Nacional la responsabilidad de establecer un Sistema Nacional de Evaluación de la Educación con el fin de velar por la calidad, por el cumplimiento de los fines de la educación y por la mejor formación moral, intelectual y física de los educandos. Igualmente, la Ley 1450 de 2011 - Plan Nacional de Desarrollo 2010- 2014, "Prosperidad para todos" y específicamente en el Plan Sectorial "Educación de Calidad para la prosperidad", el gobierno planteó como uno de los objetivos el fortalecimiento del Sistema de Evaluación Nacional, en el diseño, aplicación y evaluación de la evolución de las pruebas SABER. A su vez, el artículo 141 de la citada ley 1450, establece que el diseño, desarrollo, aplicación y calificación las pruebas SABER en los grados 5° y 9°, así como el reporte de resultados, serán responsabilidad del ICFES, de acuerdo con los estándares y criterios establecidos por el Ministerio de Educación Nacional en cuanto a monto presupuestal para la aplicación, periodicidad y uso de los resultados para efectos del mejoramiento de la calidad de la educación. Las pruebas SABER 5° y 9°, diferentes a los Exámenes de Estado, tiene como finalidad contribuir al mejoramiento de la calidad de la educación colombiana mediante la realización de medidas periódicas del desarrollo de competencias de los estudiantes de educación básica, como indicador de calidad del sistema educativo. Esta aplicación le permitirá al ICFES obtener estimaciones más precisas tanto del estado de la educación medido a través de los indicadores derivados del desempeño de los estudiantes en la prueba como de su variación en el periodo 2012-2015. Su carácter periódico posibilita, además, valorar cuáles han sido los
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avances en un determinado lapso y establecer el impacto de programas y acciones específicas de mejoramiento. Los resultados de estas pruebas deberán informar a la comunidad educativa si los estudiantes evaluados están consiguiendo o no y en qué grado el saber y el saber hacer en Lenguaje, Matemáticas y Ciencias, áreas de formación básica que permiten que estudiantes desarrollen sus potencialidades para seguir aprendiendo, y desempeñarse socialmente de manera eficaz y eficiente. Para llevar a cabo lo anterior, se requiere contratar el servicio de impresión, empaque, distribución y recolección del material de examen, bajo los parámetros descritos por el ICFES, incluso su cadena de custodia, Para obtener una aplicación a los estudiantes de los grados 3°, 5° y 9° de educación básica del calendario B en todo el país, del calendario A. Es de anotar que para las pruebas aplicadas en el primer semestre, se adelanto un proceso independiente, a esta convocatoria pública, debido a que era necesario para este proceso, contar con las indicaciones del Ministerio de Educación y de los resultados obtenidos en la prueba saber 3 5 y 9 del mes xx xxxx. Estos servicios pueden ser ofrecidos por empresas que presten todos los servicios requeridos, de manera integral, o bien mediante formas de asociación, o por un proponente que si pueda prestar un servicio y subcontrate otro, sin desligarse de la responsabilidad de prestarlo en su totalidad, de todas formas el proponente debe garantizar la prestación de todos los servicios requeridos en las condiciones de seguridad, con el fin de mantener la confidencialidad de la información contenida en las pruebas y su oportuna entrega en las fechas y lugares acordados con el ICFES. Por lo expuesto, y de acuerdo al manual de contratación del ICFES (Acuerdo 14 de 2011), por ser una contratación cuyo valor supera los 900 smmlv, se requiere adelantar un proceso denominado CONVOCATORIA PÚBLICA, de acuerdo a lo estipulado en el artículo 15 numeral 1 del acuerdo en mención, siguiendo el procedimiento contenido en el artículo 16 del Manual de Contratación.”
2. Que por lo expuesto, el día 4 de julio de 2012 se dio apertura al proceso de selección ICFES- CP-008-2012, cuyo objeto fue Seleccionar un Contratista que provea al ICFES la impresión y empaque del material de examen, así como el material complementario y la logística requeridos para la realización de los Exámenes “Saber 3°, 5° y 9°” que deben realizarse en el mes de octubre de 2012, con un plazo de ejecución hasta el 30 de noviembre de 2012, con un presupuesto oficial de TRECE MIL NOVECIENTOS TRECE MILLONES DOSCIENTOS TREINTA Y CUATRO MIL QUINIENTOS DIECINUEVE PESOS MONEDA CORRIENTE ($00.000.000.000), soportado en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal 771 de 2012 3. Que en el término establecido en la cronología del proceso se presentaron observaciones al Pliego de condiciones por parte de los interesados, siendo absueltas por parte del Instituto y publicadas en la página web del ICFES. Así mismo, a través de las Adendas x, x y x de los días xxxxx se modificó el pliego de condiciones. 4. Que llegado el día de cierre el proceso, esto es, el 16 de julio de 2012, se presentaron xxx (xx) propuestas así: XXXX y XXX. Seguidamente, el Comité Evaluador realizó la verificación de los requisitos habilitantes, así como la calificación de las ofertas presentadas, y el día 23 de julio de 2012 se generó el informe preliminar el cual fue publicado en la página web del ICFES, resultando la oferta de XXXX. Con xxx puntos, y la oferta de XXXX. Con XXX puntos. Del traslado del informe preliminar se recibieron observaciones de XXXXX y XXXX, cuyas respuestas se incluyeron en el informe final publicado el día 2 xx xxxxxx de 2012, el cual
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arrojó como resultado final la oferta de XXXX en el primer orden de elegibilidad, con un puntaje total de XXXX. 5. Que mediante Resolución No. XXX del xxx de XXX de xxx el ICFES adjudicó el proceso de selección ICFES-CP-008-2012 a XXXXX 6 Qué el comité evaluador, con fundamento en lo establecido en la evaluación, recomendó al ordenador del gasto contratar a xxxxxx 7 Que mediante certificación expedida por la Secretaria General, y el visto bueno del Subdirector xx Xxxxxxx Humano se manifiesta que no existe ni la infraestructura ni el personal requerido para llevar a cabo el objeto de la presente contratación 8 Que se cuenta con los recursos suficientes y para el efecto se expidió el Certificado de Disponibilidad Presupuestal 771 de 2012 9. La presente contratación se encuentra respaldada por el artículo 12 de la Ley 1324 de 2009, la cual establece “…Los contratos que deba celebrar y otorgar el ICFES como entidad de naturaleza especial, en desarrollo de su objeto, se sujetarán a las disposiciones del derecho privado.”, la Constitución Política de Colombia, especialmente por lo consagrado en los artículos 209 y 267 y por el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007 en concordancia con lo previsto en el artículo 15 del manual de contratación del ICFES (Acuerdo 014 de 2011) que establece en su numeral 1 “ Salvo en los casos excepcionales que de manera expresa se consignan en este Manual, cuando el valor del bien, obra o servicio a contratar sea igual o superior a novecientos (900) Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes SMLMV, la selección del contratista se efectuará a través del mecanismo de CONVOCATORIA PÚBLICA, a que se refiere el artículo 16 del presente Manual… ” En virtud de lo anterior, se estipula: CLÁUSULA PRIMERA - OBJETO: EL CONTRATISTA se obliga para con el ICFES a la impresión y empaque del material de examen, así como el material complementario y la logística requeridos para la realización de los Exámenes “Saber 3°, 5° y 9°” en el mes de octubre de 2012. CLÁUSULA SEGUNDA: OBLIGACIONES CONTRATISTA: El contratista durante la ejecución del objeto del contrato, se obligará para con el ICFES a: 1. Ejecutar las prestaciones de conformidad con las especificaciones, calidades y condiciones de ejecución dispuestos en los requerimientos técnicos establecidos en el Pliego de condiciones, sus anexos y la propuesta presentada. 2. Acatar las instrucciones que imparta el ICFES a través de los funcionarios que ejercerán el control de ejecución, durante el desarrollo del contrato. 3. Guardar estricta reserva y confidencialidad durante la ejecución del contrato y con posterioridad a su terminación y liquidación, obligación que implica que la información y documentos suministrados no pueden ser divulgados a persona alguna, sin autorización escrita de la Dirección del ICFES, salvo requerimiento de autoridad competente. 4. No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de obligarlo a hacer u omitir algún acto o hecho, e informar inmediatamente al ICFES, a través del funcionario responsable del control de ejecución, y a las demás autoridades competentes, la ocurrencia de tales peticiones o amenazas, con el fin de que se adopten las medidas y correctivos que fueren necesarios. 5. Asumir por su cuenta y riesgo el pago de los salarios, las prestaciones sociales y los aportes parafiscales de todo el personal destinado a la prestación del servicio objeto del presente contrato, de acuerdo con las disposiciones laborales. Esta obligación se extiende a cualquier otro beneficio que haya pactado con dicho personal. 6. Pagar los impuestos y demás gastos que le correspondan por ocasión del contrato. 7. Constituir las pólizas y demás garantías exigidas. Independientemente
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de la garantía única que ampara los diferentes riesgos del contrato, el CONTRATISTA será responsable por cualquier daño, pérdida o alteración que se presente durante la ejecución del contrato, que afecte el desarrollo normal del contrato o los recursos entregados por el ICFES. 8. Garantizar la cobertura de la prestación de los servicios en las ciudades, municipios y zonas rurales donde el ICFES requiere realizar la aplicación de la prueba. 9. Presentar en forma oportuna, tanto los informes que le sean requeridos, como la factura para el cobro del pago a su favor. 10. Atender en debida forma los reclamos y solicitudes que le efectúe el ICFES y adoptar medidas inmediatas para la corrección xx xxxxxx. 11. En caso de ser necesario y para garantizar que durante el proceso de impresión, las hojas de respuesta y en general los documentos de la prueba, sean leídos para su corrección dentro de los tiempos establecidos por el cronograma de trabajo del ICFES, el CONTRATISTA proveerá el personal de apoyo que se requiera. 12. Cumplir con cualquier modificación que por necesidades del servicio establezca el ICFES. Para tal efecto las partes acordarán los tiempos dentro de los cuales, deben adoptarse las medidas pertinentes. 13. Diligenciar y suscribir el acuerdo de confidencialidad, que hace parte integral del contrato. 14. Cumplir las demás obligaciones que se deriven de la oferta, y de la naturaleza del objeto del contrato. 15. Presentar los contratos de trabajo o de prestación de servicios con los que vincula al personal ofrecido y darle una consecuencia al incumplimiento. Ahora bien si se admite la subcontratación articular esta obligación OBLIGACIONES ESPECÍFICAS: El Contratista durante la ejecución del objeto del contrato, se obligará también con el ICFES adicionalmente a: 1. El contratista debe entregar dentro de los 2 días siguientes al recibo de la biblia un cronograma de las actividades a realizar para cumplir con todas las prestaciones del contrato 2. Prestar el servicio objeto del contrato para las pruebas que le sean informadas por el ICFES, con personal calificado, debidamente entrenado, con los equipos y demás especificaciones ofrecidas en su propuesta, garantizando condiciones de calidad, seguridad, confidencialidad. 3. Prestar el servicio de Impresión y empaque del material de examen, de cuestionarios de factores asociados y del KIT de aplicación para las pruebas SABER 3°, 5° y 9°que aplicará el ICFES, de acuerdo con las especificaciones contenidas en el anexo técnico. 4. Orientar al ICFES en la modificación de los cuadernillos, hojas de respuestas, manejo y control de la información, y otros aspectos requeridos para el buen cumplimiento del objeto contractual. 5. Reemplazar el grupo de trabajo propuesto y debidamente aceptado por El ICFES por uno de igual o mejor categoría al exigido por el ICFES, cuando el Instituto así se lo requiera. El grupo deberá ser evaluado y autorizado por parte del supervisor del contrato. 6. Guardar y custodiar con toda la seguridad requerida el material de examen y los cuestionarios de factores asociados. 7. Recibir del proveedor de insumos, los materiales necesarios que conforman el KIT de aplicación, verificar la cantidad y verificar la calidad de lo entregado. Una vez recibidos a satisfacción, EL CONTRATISTA responderá por la cantidad y calidad de los mismos. 8. Una vez terminada la impresión de los Kits, devolver al ICFES los originales y las películas. 10. Responder directamente durante todas las etapas del proceso, por las fallas de impresión del material requerido, las diferencias, tachaduras y enmendaduras (que no estén debidamente refrendadas por el ICFES), por la pérdida de bienes y por cualquier otro daño causado con ocasión de la ejecución del objeto contractual. La xxxxxxxx de esta responsabilidad comporta la
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obligaciones de reparar, reintegrar o restituir los bienes, y las de la de asumir el costo total derivado de la ejecución de la operación fallida, para lo cual el ICFES debe aprobar las nuevas pruebas, cuadernillos o recibir a satisfacción el valor de la restitución. 11. Una vez finalizado el proceso de impresión y empaque, deberá iniciarse con la logística de la aplicación, si para esta actividad se cuenta con subcontratista, el mismo deberá realizar la logística del material impreso y empacado en los tiempos que se establezcan para el efecto. En dicha entrega, deberá elaborarse un acta suscrita el CONTRATISTA con su Subcontratista en la cual conste el número de cuadernillos solicitados por el ICFES con el fin de establecer los valores a cancelar. PARÁGRAFO: Serán responsabilidad del CONTRATISTA y estarán a su cargo las indemnizaciones a que haya lugar:(i) los daños derivados de las entregas efectuadas por fuera de los términos acordados, (ii) los daños ocasionados por las deficiencias en el empaque. 12. Prestar el servicio de distribución, recolección, desempaque, destrucción y custodia del material de examen para las pruebas SABER 3°, 5° y 9° que aplicará el ICFES, de acuerdo a las especificaciones previstas en el Pliego de condiciones y el anexo técnico. 13. Transportar el material de examen a cada sitio de aplicación en los municipios del país donde se apliquen las pruebas que realizará el ICFES, con todas las medidas de seguridad y con cargo de entregarlos a cada uno de los delegados designados para el efecto en las cantidades, ciudades, sitios, día y hora establecidos para la práctica de las pruebas. 14. Transportar el KIT de aplicación a las ciudades nodo, de acuerdo a las instrucciones del ICFES. 15. Retornar el material de examen, cuestionarios de factores asociados y del kit de aplicación de acuerdo a lo expuesto en el anexo técnico, a la bodega principal que para tal fin haya destinado el CONTRATISTA, una vez concluida la aplicación. 16. Las hojas de respuestas correspondientes a Bogotá deben estar en bodega del contratista el día siguiente a la aplicación. Las del resto del país deben retornar en el transcurso de los 4 días siguientes a la aplicación, salvo en casos excepcionales previamente identificados en conjunto antes de cada aplicación, así como los eventos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito, y a mantener después del examen, las hojas de respuestas y cuestionarios de factores asociados devueltos, debidamente empacadas en sitio seguro, en forma ordenada, tal como lo requiera el ICFES. Las hojas de respuestas y cuestionarios de factores asociados serán revisados por personal del ICFES y entregados al Instituto de acuerdo a las indicaciones que se le otorguen. 17. Finalizado el proceso de distribución, presentar al ICFES las guías de entrega en las cuales conste el número de cuadernillos distribuidos, con el fin de establecer los valores a cancelar. El total de cuadernillos efectivamente distribuidos y no distribuidos determinará el valor a cancelar. 18. Efectuar en la fecha en que el ICFES lo determine, y en presencia de dos
(2) funcionarios de la Subdirección de Aplicación de Instrumentos del ICFES, la diligencia para el desempaque, verificación y conteo de las hojas de respuestas, y su posterior empaque y traslado a las oficinas del ICFES. El CONTRATISTA adoptará las medidas de seguridad que garanticen la confidencialidad y seguridad de las hojas de respuestas y dispondrá de personal suficiente, según indicación del ICFES, para realizar el proceso en el menor tiempo posible a fin de efectuar la entrega de manera inmediata al ICFES. De igual manera, se efectuará la destrucción de las planchas de impresión. El desempaque, conteo y destrucción de los cuadernillos se hará en las instalaciones del CONTRATISTA y en presencia de dos delegados
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designados por el ICFES 19. Mantener altos niveles de eficiencia técnica y profesional para atender sus obligaciones. 20. Reportar de manera inmediata cualquier novedad o anomalía al Supervisor del contrato respectivo funcionario encargado del control de ejecución. 21. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato el ICFES le imparta a través de los funcionarios que ejercerán el control de ejecución. 22. Responder por las pérdidas de bienes y por los daños que se causen con ocasión de la ejecución del objeto contractual, directamente una vez salga el material de examen y kit de aplicación de las bodegas del contratista, para lo cual el contratista reparará, reintegrará, restituirá los bienes, o asumirá por su cuenta y riesgo el costo total que implique la ejecución de la operación fallida, para lo cual el ICFES debe aprobar las nuevas pruebas, cuadernillos o recibir a satisfacción el valor de la restitución 23. Asumir los costos de los procesos de elaboración de todas las preguntas, en el evento de pérdida de los originales de las pruebas, del extravío o pérdida de las hojas de respuestas y/o cuadernillos, así como los insumos que conforman el kit de aplicación, como consecuencia de lo anterior, si la pérdida se presenta, antes de la aplicación, pero la entidad ya hubiere incurrido en costos de pasajes, viáticos y honorarios del personal dispuesto para la aplicación de las pruebas, corresponde al contratista cubrir los costos correspondientes. 24. Correr con todos los costos de la nueva aplicación a la persona o personas afectadas, en caso de encontrarse diferencias en la coincidencia entre cuadernillos y hojas de respuestas o faltante de una o varias hojas de respuesta y/o cuadernillos antes y después de la aplicación del examen o se presente extravío o pérdida de la tula que contienen las hojas de respuestas y/o cuadernillos. Después de la aplicación del examen, el contratista debe responder por la integridad de las hojas de respuesta y cuadernillos de preguntas. 25. En caso de encontrarse después de la prueba, diferencias, tachaduras o enmendaduras que no estén debidamente refrendados por el delegado del ICFES, o al comprobarse faltante de una o varias hojas de respuesta y/o cuadernillos de preguntas, o de presentarse extravío o pérdida de las tulas o empaques de seguridad que contienen las hojas de respuestas o cuadernillos, el contratista deberá correr con todos los costos de aplicación para la(s) persona(s) afectada(s). 26. En caso de ser necesario, el contratista, proveerá de personal de apoyo al momento de hacer la lectura de las hojas de respuesta, para corregir errores durante el proceso de distribución, recolección o desempaque para garantizar que los documentos sean leídos dentro de los tiempos establecidos por el cronograma de trabajo del ICFES. 27. El adjudicatario se obliga dentro de los dos (2) días siguientes a la adjudicación a entregar copia de los contratos de trabajo o contratos con los que vinculo al personal propuesto. CLÁUSULA TERCERA: OBLIGACIONES DEL ICFES: El ICFES durante la ejecución del objeto del contrato, se obligará para con el contratista a: 1. Brindar la información y soporte requerido por el contratista. 2. Acordar un cronograma de actividades junto con el contratista. 3. Autorizar el reemplazo del personal del grupo de trabajo del contratista 4. Suministrar todos los documentos requeridos para la ejecución del contrato. 5. Comunicar al CONTRATISTA con la debida antelación a la fecha en que sean requeridos los elementos, cantidad, sitio y hora en que éstos deberán ser entregados por parte del CONTRATISTA. 6. Comunicar por escrito al CONTRA TISTA las cantidades que se requieran para la ejecución del objeto contractual, así como cualquier variación que deba introducirse. 7.
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Verificar y aprobar los montajes de las pruebas y demás artes, requeridos para la elaboración de los cuadernillos y demás objeto de este contrato 8. Pagar el valor del contrato de acuerdo con lo acordado. 9. Verificar el cumplimiento del objeto del contrato de conformidad con la oferta presentada y el Pliego de condiciones y sus anexos 10. Negociar con el contratista, las nuevas condiciones para la ejecución del contrato, en el evento de llegarse a presentar riesgos imprevisibles no imputables a ningún de las dos partes 11. Las demás inherentes a la naturaleza del contrato. CLÁUSULA CUARTA - VALOR DEL CONTRATO: Para todos los efectos legales y fiscales el valor resultante del contrato se pactará a precios unitarios hasta el agotamiento del presupuesto; en consecuencia, el Contratista tiene el deber de advertir, en caso de que una solicitud de la entidad pueda superar dicho valor CLÁUSULA QUINTA- FORMA DE PAGO: EL ICFES cancelará al CONTRATISTA el valor del contrato, dentro de los treinta (30) días siguientes al recibo de la factura que debe presentar, y de acuerdo con los servicios efectivamente prestados para la aplicación PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del pago, además de la factura, EL CONTRATISTA debe presentar certificación de recibo a satisfacción suscrita por el Supervisor del Contrato y el documento que acredite el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral. El pago se realizará siempre que se hayan presentado todos los documentos requeridos; las demoras que se presenten por estos conceptos serán responsabilidad del CONTRATISTA y no tendrá por ello derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza. PARÁGRAFO SEGUNDO: Los pagos a que se obliga el ICFES quedan subordinados al Programa Anual de Caja (PAC). CLÁUSULA SEXTA - DURACIÓN Y PLAZO DE EJECUCIÓN: El plazo único de ejecución del presente contrato se extenderá hasta el 30 de noviembre de 2012. La ejecución se iniciará de conformidad con lo indicado en la Cláusula que corresponde a perfeccionamiento y legalización CLÁUSULA SÉPTIMA – SUPERVISIÓN: La supervisión para la correcta ejecución del Contrato estará a cargo de XXXXX XXXXX XXXXXXXX, identificado con cédula de ciudadanía No 19.465.436 de Bogotá o por la persona designada por el ordenador del gasto del ICFES. CLÁUSULA OCTAVA - IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL: Para atender el presente compromiso, se cuenta con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal 771 de 2012 CLÁUSULA NOVENA – INDEMNIDAD: El CONTRATISTA mantendrá indemne al ICFES contra todo reclamo, demanda, acción legal, y costos que puedan causarse o surgir por daños o lesiones a personas o bienes, ocasionados por el CONTRATISTA o su personal, o SUBCONTRATISTAS, durante la ejecución del objeto y obligaciones del contrato. En caso de que se formule reclamo, demanda o acción legal contra el ICFES por asuntos, que según el contrato sean de responsabilidad del CONTRATISTA, se le comunicará lo más pronto posible de ello para que por su cuenta adopte oportunamente las medidas previstas por la ley para mantener indemne al Instituto y adelante los trámites para llegar a un arreglo del conflicto. El ICFES, a solicitud del CONTRATISTA, podrá prestar su colaboración para atender los reclamos legales y el CONTRATISTA a su vez reconocerá los costos que éstos le ocasionen al ICFES, sin que la responsabilidad del CONTRATISTA se atenúe por este reconocimiento, ni por el hecho que el ICFES en un momento dado haya prestado su colaboración para atender a la defensa de sus intereses contra tales reclamos, demandas o acciones legales. Si en cualquiera de los eventos previstos en este numeral el CONTRATISTA no
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asume xxxxxx y oportunamente la defensa del ICFES éste podrá hacerlo directamente, previa comunicación escrita al CONTRATISTA, quien pagará todos los gastos en que la entidad incurra por tal motivo. En caso de que así no lo hiciera el CONTRATISTA, el ICFES tendrá derecho a descontar el valor de tales erogaciones de cualquier suma que adeude al CONTRATISTA, por razón de los servicios motivo del contrato, o utilizar cualquier otro medio legal. CLÁUSULA DÉCIMA – GARANTÍAS: Para la ejecución del contrato y con el fin de avalar el cumplimiento de las obligaciones del presente contrato, el CONTRATISTA deberá constituir la GARANTÍA ÚNICA a favor del ICFES, expedida por una compañía de seguros autorizada para funcionar en Colombia o una garantía bancaria, que ampare los riegos y vigencias en los siguientes términos:
A. De cumplimiento general del contrato, por una suma igual al veinte por ciento (20%) del valor del presupuesto y con una vigencia igual al término de ejecución del mismo y seis (6) meses más. B. Calidad del bien y servicio del contrato, cada una por una suma igual al veinte por ciento (20%) del valor total del presupuesto y con una vigencia igual al término de ejecución del mismo y seis (6) meses más. C. Pago de salarios y prestaciones sociales, por una suma igual al diez por ciento (10%) del valor total del presupuesto y con una vigencia igual al término de ejecución del mismo y tres (3) años más. Adicional a lo anterior deberá constituir las siguientes pólizas de seguro o en el evento de poseerlas allegar un certificado mediante el cual se manifieste que se extiende la cobertura al ICFES, así: Asegurado: La Entidad y el Contratistas y/o Subcontratistas Beneficiario: La Entidad y los terceros afectados A RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL. Se cubran igualmente los perjuicios derivados de los daños que sus contratistas y/o subcontratistas puedan causar a terceros con ocasión de la ejecución de los contratos, o en su defecto, que acredite que el contratista y/o subcontratista cuenta con un seguro de responsabilidad civil extracontractual propio para el mismo objeto. El valor asegurado como mínimo del 5% del valor del contrato (no inferior a 200 SMMLV) ($722.440.217) y una vigencia igual al término de ejecución del contrato,, cumpliendo además con las siguientes especificaciones:
CONTRATO PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE IMPRESIÓN Y LOGISTICA | Valor del contrato | |||
$ 00.000.000.000 | ||||
Amparos | % Recomendado de Cobertura | Valor Asegurado Evento | Valor Asegurado Vigencia | |
Predios, Labores y | 5% | Según Norma- Decreto 734/12, mínimo el 5% ó Mínimo 200 SMMLV | $695.661.726 | $695.661.726 |
Operaciones - PLO | ||||
Daño Emergente y Xxxxx Xxxxxxx | 10% | 10% del PLO | $69.566.173 | $695.661.726 |
Perjuicios Extrapatrimoniales | 10% | 10% del PLO | $69.566.173 | $ 695.661.726 |
Contratistas y Subcontratistas | 10% | 10% del valor del PLO por evento, 20% del valor del PLO por vigencia. | $69.566.173 | $139.132.345 |
Amparo Patronal | 10% | 10% del valor del PLO por evento, 20% del valor del PLO por vigencia. | $69.566.173 | $139.132.345 |
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Vehículos Propios | 10% | 10% del valor del PLO por evento, 20% del valor del PLO por vigencia. | $69.566.173 | $139.132.345 |
y No Propios | ||||
Gastos Médicos | 5 millones por persona / 20 millones por evento y 40 millones por vigencia. | $20.000.000 | $40.000.000 |
Tipo de cobertura: Responsabilidad Civil Extracontractual por ocurrencia. B. Póliza de todo riesgo daños materiales: Que ampare contra los riesgos de Incendio, rayo, explosión, Terremoto, daños por agua y anegación, extended coverage, actos mal intencionados de terceros, asonada, motín, conmoción civil y vandalismo, hurto y hurto calificado, entre otros, el material de examen y kits de aplicación para las pruebas, así como los bienes entregados por el ICFES tales como las biblias y los originales de las planchas. Valor Asegurado: Deberá corresponder al valor de reposición de los mismos que para los efectos equivaldrá al valor de la adjudicación. Vigencia del seguro: Será la correspondiente a la duración del contrato. Deducible máximo para cualquier evento: 10% del valor de la pérdida mínimo 1SMMLV, a cargo del contratista C. Manejo global comercial: Que ampare al ICFES y/o Contratista contra la apropiación indebida de dinero u otros bienes de su propiedad que acontecieren como consecuencia de hurto, hurto calificado, abuso de confianza, falsedad y estafa en que incurran sus empleados en desarrollo del contrato suscrito. Esta póliza debe extenderse a amparar empleados no identificados, así como personal contratado a través de firmas especializadas. Límite Asegurado: Se recomienda un límite no menor a $400.000.000 Vigencia del seguro: Será la correspondiente a la adjudicación según contrato Deducible máximo del 10% del valor de la pérdida mínimo 1SMMLV. A cargo del contratista D. Póliza de transporte de mercancías: Que ampare contra los riesgos de: Cobertura completa (falta de entrega, avería particular y saqueo) los bienes durante el transporte – Limite asegurado por despacho: $200.000.000 – Valor proyectado de movilización $5.000.000.000 – Medio de Transporte: Cualquier medio utilizado por el contratista para la movilización de los bienes – Trayectos asegurados: Desde bodegas del Contratista, hasta los sitios a Nivel Nacional donde se realizarán las pruebas y/o desde los sitios a nivel nacional donde se realizaron las pruebas hasta las bodegas del contratista – Horario de movilización: 24 horas – Deducible máximo: 10% del valor de la pérdida mínimo 1 SMMLV. A cargo del contratista Tanto el valor asegurado por despacho, como el valor proyectado de movilización, deben ser ajustados de acuerdo con los bienes que se movilizarán más los gastos de embalaje. NOTA 1: - Los deducibles de la póliza deben ser asumidos por el contratista y no por la Entidad. - Ampliación del plazo para aviso de no renovación o prórroga de la póliza. En el caso de que la aseguradora decida no otorgar renovación o prórroga del contrato de seguro, queda entendido, convenido y aceptado que la Aseguradora deberá dar aviso de ello al ICFES y/o al asegurado con no menos de (90) días de antelación a la fecha de vencimiento de la póliza, en caso contrario se dará por entendido que la Aseguradora acepta la renovación o prorroga, previa autorización de la Entidad. - Ampliación de aviso de siniestro a 30 días - Restablecimiento automático del valor asegurado por ocurrencia de siniestro - No cancelación o revocación por no pago de prima NOTA 2: Una vez aportadas las anteriores garantías y/o pólizas, el ICFES impartirá su aprobación a través de su Oficina Asesora Jurídica. NOTA 3: El
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contratista cuya oferta implique la ejecución de una de las dos prestaciones indicadas en el objeto del contrato a través de un subcontratista deberá exigir a éste, atendiendo a la prestación subcontratada, el otorgamiento de las mismas pólizas y garantías a que se hace referencia en el presente aparte. La presentación de tales garantías debe efectuarse simultáneamente con las otorgadas por el contratista. PARÁGRAFO PRIMERO: La GARANTÍA ÚNICA así como las pólizas deberán ajustarse siempre que se produzca modificación en el plazo y /o el valor del contrato. PARÁGRAFO SEGUNDO: En caso que la liquidación exceda los seis (6) meses siguientes al vencimiento del término de ejecución, la entidad informará al CONTRATISTA el plazo adicional por el cual deba ampliar la cobertura de las pólizas. CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA – CESIÓN: EL CONTRATISTA no podrá ceder el presente contrato sin el consentimiento previo y escrito del ICFES, pudiendo éste negar la autorización de la cesión. CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA - IMPUESTOS Y RETENCIONES: El pago de impuestos y
retenciones que surjan por causa o con ocasión del presente Contrato corren por cuenta del CONTRATISTA y serán retenidos por la Tesorería del ICFES, descontándolos de los pagos que se haga. CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA - INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTO DE
INTERESES: Las partes manifiestan bajo la gravedad del juramento que no se encuentran incursas en ninguna de las causales previstas en la Constitución o en la Ley, que les impidan suscribir el presente Contrato y que en el caso de sobrevenir alguna de ellas durante el proceso del mismo, procederán conforme lo dispone los artículos 8 y 9 de la ley 80 de 1993. CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA - SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS: Las “partes” entre sí acuerdan que todo litigio, discrepancia, diferencia, cuestión o reclamación relacionados directa o indirectamente con el presente acuerdo, que no puedan resolverse directamente por las partes en el término de quince días hábiles, contados a partir del día en que cualquiera de las partes ponga en conocimiento de la otra la existencia de la diferencia o controversia, se resolverán por un Tribunal de Arbitramento, designado por el centro de conciliación y arbitraje mercantiles de la Cámara de Comercio de Bogotá, a solicitud de cualquiera de las “partes”, según las siguientes reglas: 1. El Tribunal de Arbitramento estará integrado por tres (3) árbitros, designados por el centro de arbitraje y conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá. 2. El Tribunal sesionará en las instalaciones del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá.
3. El idioma para la convocatoria, constitución, trámite y procedimiento será el español. 4. El Tribunal fallará en derecho. 5. El Tribunal tendrá su sede en Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Bogotá. 6. Los costos y gastos del arbitramento serán sufragados por la parte que no resultare favorecida. CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA - PENAL PECUNIARIA: En caso de incumplimiento de las obligaciones a cargo del CONTRATISTA, éste pagará al ICFES, un valor equivalente al 20% del valor del contrato con función de valoración parcial de los perjuicios que el CONTRATISTA cause al ICFES, que podrá hacerla efectiva mediante el cobro a la aseguradora con cargo a la garantía de cumplimiento. El pago de la pena no extingue la obligación principal. CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA- CONFIDENCIALIDAD: El CONTRATISTA se compromete a llevar a cabo las tareas asignadas de acuerdo con los más altos estándares de confidencialidad y competencia ética e integridad profesional. EL CONTRATISTA también se compromete a no revelar directa o indirectamente a ninguna persona, ni durante la vigencia
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del contrato, ni después de su terminación, ninguna información que hubiera obtenido durante la ejecución del mismo y que no sea de dominio público, excepto con el permiso explícito y por escrito del contratante. CLÁUSULA DÉCIMA SÉPTIMA- MULTAS: En caso de incumplimiento de las obligaciones contractuales, El CONTRATISTA conviene en pagar al ICFES, multas sucesivas por una suma igual al 0.5% del valor del contrato, sin que el valor total de ellas pueda llegar a exceder el veinte por ciento (20%) del valor total del contrato. Para aplicar la multa el Supervisor requerirá por escrito al CONTRATISTA, para que dentro del día hábil siguiente al requerimiento exponga por escrito las causas que llevaron al incumplimiento. Una vez recepcionadas las explicaciones, al día hábil inmediatamente siguiente se reunirá el supervisor del contrato y el CONTRATISTA, para determinar si el incumplimiento es imputable al CONTRATISTA, de ser así, habrá lugar al pago de la multa correspondiente. De toda la actuación se dejará constancia escrita. La multa se causará por cada hecho constitutivo de incumplimiento. El CONTRATISTA autoriza al ICFES para que el valor de las multas a que se refiere este numeral sea descontado del valor de la factura. El ICFES impondrá las multas a que se refiere esta cláusula mediante comunicación escrita dirigida al CONTRATISTA, en la cual se identifiquen los hechos que determinaron su imposición. CLÁUSULA DÉCIMA OCTAVA - CAUSALES DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO: Las partes acuerdan que se dará por terminado el contrato en los siguientes casos: a) Mutuo acuerdo entre las partes, b) Incumplimiento grave reiterado de alguna de las obligaciones del CONTRATISTA, c) Vencimiento del plazo, d) Cumplimiento del objeto contratado, e) Condición resolutoria de conformidad con el artículo 1546 del Código Civil, efecto para el cual la parte cumplida podrá solicitar ante la jurisdicción competente que se declare resuelto el contrato. CLÁUSULA DÉCIMA NOVENA - EXCLUSIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL: Este contrato no constituye vinculación laboral alguna del personal del CONTRATISTA con el ICFES, por lo tanto, ni el CONTRATISTA, ni el personal que vincule para la ejecución, tendrán derecho al reconocimiento o pago de prestaciones sociales. CLÁUSULA VIGÉSIMA - DOCUMENTOS DEL CONTRATO. Forman parte integral del presente Contrato los siguientes documentos: 1) Requisición y anexos 2) El CDP No 771de 2012 3) El pliego de condiciones y sus anexos 4) la propuesta presentada, junto con los documentos que la conforman 5) Todos los documentos que emitan las partes, durante la ejecución del contrato y que tengan relación con la naturaleza de su objeto. CLÁUSULA VIGÉSIMA PRIMERA - SANCIONES A EMPRESAS NACIONALES Y EXTRANJERAS: De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 25 de la ley 40 de 1993 ”Sin perjuicio de las demás sanciones a que hubiere lugar, cuando algún directivo de una empresa nacional o extranjera, o su delegado oculten o colaboren en el pago de la liberación de un secuestro de un funcionario o empleado de la misma, o de una de sus filiales, el Gobierno quedará facultado para decretar la caducidad de los contratos que esta empresa tenga suscritos con entidades estatales. En caso de que el hecho sea cometido por un funcionario o delegado de un SUBCONTRATISTAS de la anterior, si ésta es extranjera, el Gobierno ordenará su inmediata expulsión del país. Los SUBCONTRATISTAS nacionales serán objeto de las sanciones previstas en esta Ley”. CLÁUSULA VIGÉSIMA SEGUNDA - LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO: El presente contrato podrá liquidarse de común acuerdo entre las partes dentro de los seis (6) meses siguientes a la terminación del contrato
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PARÁGRAFO: Si el CONTRATISTA no se presenta a la liquidación del contrato o las partes no llegan a común acuerdo en relación con la liquidación, las partes acuerdan que el ICFES podrá proceder a efectuar la liquidación del contrato dentro de los dos (02) meses siguientes CLÁUSULA VIGÉSIMA TERCERA - PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIONES: El presente contrato
se perfecciona con la firma de las partes. Para su ejecución requiere la expedición del registro presupuestal, la aprobación de la póliza correspondiente por parte del ICFES. PARÁGRAFO: El CONTRATISTA dentro de los dos (2) días siguientes al perfeccionamiento del contrato deberá allegar la garantía solicitada CLÁUSULA VIGÉSIMA CUARTA - APORTES PARAFISCALES: El CONTRATISTA declara y acredita que se encuentran al día en el pago de aportes relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002. CLÁUSULA VIGÉSIMA QUINTA - RÉGIMEN DE VENTAS: El CONTRATISTA
declara que pertenece al régimen señalado en el Registro Único Tributario. CLÁUSULA VIGÉSIMA SEXTA - GASTOS DEL CONTRATO: Correrán a cargo del CONTRATISTA todos los gastos necesarios para la legalización y el inicio de la ejecución del contrato. En caso de que haya necesidad de ampliar o prorrogar la Garantía Única, éste sufragará los gastos a que haya lugar. El pago de los impuestos y retenciones que surjan por causa o con ocasión del presente contrato corren por cuenta del CONTRATISTA. La retención será efectuada por la Tesorería del ICFES, mediante descuento. CLÁUSULA VIGÉSIMA SÉPTIMA – DOMICILIO: Para todos los efectos legales y fiscales que se deriven de este Contrato, se fija como domicilio la ciudad de Bogotá. Una vez leído y aprobado por las partes, se firma a los
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D. ANEXO 4- ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD.
El contratista deberá suscribir un acuerdo de confidencialidad de las condiciones que se establecen a continuación:
XXXXXXXXXXXXXXXXXX identificada con cédula de ciudadanía xxxxxxxxxxxxx, en su calidad de representante legal de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, en virtud del desarrollo del contrato de prestación de servicios No xxxx de fecha xxxx de xxxxxxxxx de xxxxxxxx, suscrito con el INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN cuyo objeto es: “EL
CONTRATISTA se obliga para con el ICFES a la impresión y empaque del material de examen, así como el material complementario y la logística requeridos para la realización de los Exámenes “Saber 3°, 5° y 9°” en el mes de octubre de 2012.”, suscribe el presente compromiso de confidencialidad, mediante el cual se compromete a:
La información suministrada en virtud del presente contrato es altamente confidencial de especial importancia y valor para EL ICFES. Así las cosas, se Acuerda en esta Cláusula de confidencialidad: EL ICFES es una entidad de alto reconocimiento nacional e internacional que tiene entre sus funciones principales la elaboración, creación, desarrollo e implementación de los exámenes de estado colombianos para cuyo efecto desarrolla, crea y elabora las preguntas que alimentan dichos exámenes de estado y son ellas por tanto parte importante y fundamental de sus activos intangibles. Específicamente, EL CONTRATISTA ejecuta obligaciones para EL ICFES en virtud de las cuales tienen acceso a información confidencial de manera permanente y participa de manera activa y directa en la elaboración de las mencionadas preguntas que por sus características son y deben permanecer como confidenciales. EL CONTRATISTA y EL ICFES entre sí reconocen y aceptan que toda la información recibida, creada, elaborada, desarrollada, formulada, conocida o a la que tenga acceso por cualquier medio EL CONTRATISTA en virtud o con ocasión del contrato y las labores que desarrolla para EL ICFES es altamente confidencial y por tanto han decidido establecer los términos que rigen el uso y la protección de dicha información. EL CONTRATISTA acepta y reconoce de manera expresa que la información que reciba, elabore, cree, conozca, formule, deduzca o concluya en virtud o con ocasión del desarrollo y ejecución de su contrato, es información confidencial, de exclusiva titularidad de EL ICFES, sobre la cual EL CONTRATISTA tendrá deber de reserva absoluta, independientemente que su relación o vinculación con EL ICFES cese, se suspenda, termine o sea liquidada por cualquier causa o motivo. PARÁGRAFO PRIMERO - INFORMACIÓN CONFIDENCIAL - El término “Información Confidencial” incluirá, independientemente que haya sido calificada o designada dicha información como confidencial ó no: 1. Cualquier dato o información académica, cultural, educativa, técnica, tecnológica, comercial, administrativa, estadística, financiera, contable, publicitaria, promocional, legal o de cualquier otro carácter en relación con el contrato aquí mencionado, que haya sido o sea suministrada a través de cualquier medio, incluidos todos los electrónicos y magnéticos, por EL ICFES o por cualquiera
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de sus funcionarios, contratistas o asesores (incluyendo sus directores, ejecutivos, empleados, agentes, analistas, asesores y consultores) en virtud o con ocasión del desarrollo del contrato de EL CONTRATISTA, así como toda la información producida, elaborada, evaluada, editada, creada, construida o desarrollada por el contratista en virtud o con ocasión del contrato que tiene con EL ICFES. 2. El término “información confidencial” se considera como incluyendo todos los datos académicos, culturales, educativos, técnicos y tecnológicos, datos financieros, datos personales, datos societarios, datos comerciales, bases de datos, planes de desarrollo, informes de gestión o similares, proyecciones, estadísticas, especificaciones, dibujos, datos, prototipos, manuales, instrucciones, notas, análisis, recopilaciones, estudios, conversaciones, fotografías, catálogos, información educativa, cultural, académica, publicitaria o promocional de cualquier tipo y contenida en cualquier medio incluyendo los magnéticos y electrónicos, y todos los documentos, preguntas, información y datos preparados o elaborados en desarrollo del contrato mencionado. 3. Todos los documentos que contengan, reflejen o reproduzcan total o parcialmente “Información Confidencial” (independiente de quien los haya suministrado, elaborado, revisado o preparado), así como los estudios, material de trabajo y resultados preliminares y definitivos desarrollados en virtud del contrato. Cualquier información suministrada por EL ICFES o creada o elaborada por EL CONTRATISTA en desarrollo del contrato. Así como las conclusiones, resultados o conjeturas que puedan deducirse, inducirse, concluirse o reflejarse a partir de la información confidencial. 4. Las partes acuerdan que la “Información Confidencial” está sujeta al derecho de propiedad industrial e intelectual, incluyendo sin limitación, aquellos derechos reconocidos de conformidad con las leyes aplicables a marcas, patentes, diseños, derecho de reproducción, derechos de autor, secretos comerciales y competencia desleal. 5. Las partes expresamente manifiestan que el presente acuerdo de confidencialidad no otorga ningún derecho adicional al de utilizar la Información Confidencial” para efectos del desarrollo del contrato, y nada de lo expresado en este Acuerdo podrá ser interpretado como la creación tácita o expresa de una licencia o autorización para la utilización de la “Información Confidencial” fuera de los límites impuestos por este Acuerdo. 6. Todos los documentos, estudios, bases de datos, recopilación de datos, preguntas, formulación de preguntas, borradores, versiones y en general los resultados obtenidos y/o elaborados en virtud o con ocasión del desarrollo del contrato serán confidenciales y de propiedad exclusiva de EL ICFES. PARÁGRAFO SEGUNDO - EXCEPCIONES A LA CONFIDENCIALIDAD La
confidencialidad y limitaciones establecidas en este Acuerdo no serán aplicables a la “Información Confidencial”, siempre: 1. Que la “Información Confidencial” haya sido o sea de dominio público. 2. Que deba ser revelada y/o divulgada en desarrollo o por mandato de una ley, decreto, sentencia u orden de la autoridad competente en ejercicio de sus funciones legales. En este caso, EL CONTRATISTA, se obliga a avisar inmediatamente haya tenido conocimiento de esta obligación a EL ICFES, para que pueda tomar las medidas necesarias para proteger su “Información Confidencial” y de igual manera se compromete a tomar las medidas razonables para atenuar los efectos de tal divulgación. 3. Que el período de confidencialidad haya vencido. PARÁGRAFO TERCERO - OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA EN LA
CONFIDENCIALIDAD: 1. La “Información Confidencial” podrá ser utilizada única y
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exclusivamente para los efectos relacionados con el contrato. Bajo ninguna circunstancia podrá utilizarse la “Información Confidencial” en detrimento de EL ICFES o para fines distintos de los señalados anteriormente. 2. Sin perjuicio de lo previsto en el PARÁGRAFO SEGUNDO, EL CONTRATISTA no suministrará, distribuirá, publicará o divulgará la “Información Confidencial”.
3. EL CONTRATISTA responderá hasta de culpa levísima por el cuidado, custodia, administración y absoluta reserva que se dé a la información confidencial. 4. EL CONTRATISTA sólo podrá usar la “Información Confidencial” para los fines previstos en los considerados de este Acuerdo, salvo que expresamente se autorice en forma previa y escrita una utilización diferente por la parte de EL ICFES. Así mismo, en ningún caso podrá EL CONTRATISTA retener ni alegar ningún derecho o prerrogativa sobre la “Información Confidencial”, dado que ésta es propiedad sólo de EL ICFES. Una vez concluido o terminado el contrato, por la razón que fuere, EL CONTRATISTA devolverá o entregará a EL ICFES todos los documentos, escritos, bases de datos, listados, elementos o instrumentos, relacionados con dicho contrato, que puedan ser física y materialmente devueltos o entregados, independientemente del soporte en el que estén, bien sea electrónico o magnético, y no podrá conservar ninguno de ellos en su poder. 5. EL CONTRATISTA se obliga en forma irrevocable ante EL ICFES a no revelar, divulgar o difundir, facilitar, transmitir, bajo, cualquier forma, a ninguna persona física o jurídica, sea esta pública o privada, y a no utilizar para su propio beneficio o para beneficio de cualquier otra persona física o jurídica, pública o privada, la información confidencial. 6. En cualquier caso al finalizar la relación contractual EL CONTRATISTA devolverá de manera inmediata a EL ICFES cualquier copia de la información confidencial a la que haya tenido acceso ya sea en forma escrita o en cualquier otra forma (gráfica o electrónica). En caso de no poder ser devuelta la copia, será destruida por EL CONTRATISTA. PARÁGRAFO – CUARTO - CLÁUSULA COMPROMISORIA: Las “partes” entre sí acuerdan que todo litigio, discrepancia, diferencia, cuestión o reclamación relacionados directa o indirectamente con el presente acuerdo, que no puedan resolverse directamente por las partes en el término de quince días hábiles, contados a partir del día en que cualquiera de las partes ponga en conocimiento de la otra la existencia de la diferencia o controversia, se resolverán por un Tribunal de Arbitramento, designado por el centro de conciliación y arbitraje mercantiles de la Cámara de Comercio de Bogotá, a solicitud de cualquiera de las “partes”, según las siguientes reglas: 1. El Tribunal de Arbitramento estará integrado por tres (3) árbitros, designados por el centro de arbitraje y conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá. 2. El Tribunal sesionará en las instalaciones del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá. 3. El idioma para la convocatoria, constitución, trámite y procedimiento será el Español. 4. El Tribunal fallará en derecho. 5. El Tribunal tendrá su sede en Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Bogotá. 6. Los costos y gastos del arbitramento serán sufragados por la parte que no resultare favorecida. PARÁGRAFO QUINTO - TÉRMINO Y VIGENCIA: Este Acuerdo de confidencialidad tendrá efectos a partir de la fecha de suscripción y se mantendrá vigente hasta 5 años después de la terminación del contrato salvo lo que constituya un secreto comercial, respecto del cual se mantendrá en vigor y efecto por el término máximo que la ley permita. El término en mención es para todos los efectos legales independiente del término de la relación contractual,
PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO ICFES-CP-008-2012
profesional o de cualquier índole que vincule a EL CONTRATISTA con EL ICFES. PARÁGRAFO SEXTO - NO RENUNCIA: El incumplimiento o demora en el ejercicio del derecho de EL ICFES para solicitar el cumplimiento de cualquier obligación de esta cláusula, en cualquier momento, en ningún caso afectará el derecho de hacer cumplir dicho derecho posteriormente. La renuncia de EL ICFES al cumplimiento de cualquier término u obligación contractual no será considerada como renuncia a exigir el cumplimiento posterior de dicho término u obligación. PARÁGRAFO SÉPTIMO - INDIVISIBILIDAD: Si cualquier término o disposición de este Acuerdo o su aplicación a cualquier persona o circunstancia fueran inválidas, ilegales o no aplicables sea cual fuera su alcance, el remanente de este Acuerdo permanecerá, sin embargo, válido y en plena vigencia. Si se encuentra que cualquier término o disposición es inválido, ilegal o no aplicable, las “partes” negociarán de buena fé para modificar este Acuerdo para poder lograr la intención original de las “partes” de la manera más exacta posible en forma aceptable con el fin de que las estipulaciones contempladas sean cumplidas hasta donde sea posible. PARÁGRAFO OCTAVO - INDEMNIZACIÓN DE PERJUICIOS: En caso de incumplimiento de EL CONTRATISTA de cualquiera de las obligaciones que por medio de esta cláusula ha contraído, dará lugar a que EL ICFES tenga derecho al pago de la indemnización que más adelante se menciona. Lo anterior, siempre que medie requerimiento privado que se efectuará de acuerdo a notificación hecha por EL ICFES sin necesidad de requerimiento judicial, sobre lo cual renuncia expresamente EL CONTRATISTA y mediando documento que precise los hechos y circunstancias del incumplimiento. En ese caso EL ICFES tendrá derecho al pago de la suma equivalente al 20% del valor del contrato.
XXXXX |
Representante legal - Contratista |
NOTA: El acuerdo de confidencialidad aplicará únicamente a favor del ICFES, excepto en aquellos casos en que el proponente adjudicatario señale de manera precisa en su propuesta presentada de manera detallada secretos industriales que deban ser respetados durante la etapa de ejecución del contrato.
ANEXO 1 ANEXO TÉCNICO
CAPITULO I CONDICIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO
INTRODUCCIÓN
Las PRUEBAS SABER son las evaluaciones que tienen como propósito monitorear los resultados del sistema educativo en su conjunto a través de la evaluación de los conocimientos de estudiantes de grados 3º, 5º y 9º de todas las modalidades de calendario escolar y de establecimientos públicos y privados.
Las PRUEBAS SABER se aplican en dos modalidades:
- Controlada: El material de examen es producido y entregado por la división de procesos de impresión, a la división de procesos de empaque, y esta, una vez empacados, a la división de procesos logísticos, que recogerá dicho material en las instalaciones de la división de procesos de impresión y lo distribuirá y recogerá de cada sitio de aplicación.
El representante de la división de procesos logísticos, permanecerá en el sitio de aplicación durante la prueba, realizará el inventario, la custodia y la verificación contra-entrega del material de examen para garantizar el retorno adecuado o logística inversa de dicho material.
La prueba para los estudiantes de grado 3° tiene una duración aproximada de 2 horas y 15 minutos, y para los estudiantes de los grados 5° y 9° tiene una duración aproximada de 4 horas y 35 minutos.
Algunas de las instituciones seleccionadas tienen doble jornada, en estos casos las pruebas se aplican tanto en la mañana como en la tarde.
- Censal: El material de examen es producido y entregado por la división de procesos de impresión, mediante la división de procesos de empaque, a la división de procesos logísticos, que dispondrá de un lugar físico en los municipios, en donde se instalen los puntos de entrega (Ver Tabla Puntos de entrega) cuya ubicación será definida por el ICFES.
La entrega del material de examen por parte de la división de procesos logísticos a los rectores, se realizará del 23 al 24 de octubre y la recolección del material en el plazo del 25 al 27 de octubre en el mismo lugar físico del municipio donde el rector lo recibió, con el registro respectivo del material programado y el material adicional que se disponga.
Para esta modalidad se requiere la presencia de funcionarios que realicen la entrega, e igualmente de los equipos que permitan la lectura de código xx xxxxxx tanto del material entregado, como de las hojas de respuesta recolectadas en forma posterior a la prueba y se utilicen para la recepción, inventario y verificación de contra entrega del material de examen, para garantizar el retorno adecuado o logística inversa de dicho material, que el rector deberá devolver en las condiciones establecidas por el ICFES.
ANEXO 1 ANEXO TÉCNICO
MUESTRA PARA ENTIDADES TERRITORIALES
Adicionalmente, una extensión de la prueba censal, corresponde a la “Muestra para entidades territoriales”, aplicada de forma controlada por la entidad territorial respectiva, con los mismos requerimientos técnicos descritos en la prueba censal. Para efectos del contratista, el proceso será idéntico a la prueba censal, donde el material deberá ser entregado y recibido en el punto de entrega específico.
La conformación de los puntos de entrega, correspondientes a los lugares físicos de entrega y recepción del material en los municipios, se describirá en la tabla de puntos de entrega.
1. SEGURIDAD DEL MATERIAL DE LA PRUEBA
Para salvaguardar la seguridad del material de examen, el ICFES ha establecido 3 niveles de seguridad con que se deberán manejar sus materiales:
XXXXX 0: Se deberá garantizar la integridad de los materiales
XXXXX 0: Adicional a las anteriores condiciones, se deberá garantizar la cadena de custodia durante todo el proceso, es decir, el contratista deberá responder por la trazabilidad del material.
XXXXX 0: Adicional a las anteriores condiciones, se deberá garantizar que los materiales que se encuentren en este nivel de seguridad no pierdan su carácter confidencial. Esto quiere decir que no pueden ser leídos, reproducidos, copiados o difundidos por medio alguno. Adicionalmente, solo podrán tener acceso a ellos las personas autorizadas para tal fin en los momentos en que el ICFES lo indique.
El nivel de seguridad que el contratista deberá garantizar para cada uno de los materiales se describe en la siguiente tabla:
Niveles de seguridad requeridos para el material de examen
ANEXO 1 ANEXO TÉCNICO
MATERIAL DE EXAMEN | Materiales que lo conforman | Nivel de seguridad requerido |
Cuadernillos | Prueba Censal: XXXXX 0 hasta el transporte al punto de entrega Prueba controlada: XXXXX 0 durante todo el proceso | |
Hoja de respuestas tipo A | XXXXX 0 hasta el inicio de la aplicación, en adelante se requiere un XXXXX 0 | |
Hoja de respuestas tipo B | XXXXX 0 hasta el inicio de la aplicación, en adelante se requiere un XXXXX 0 | |
Hoja para operaciones | Prueba Censal: XXXXX 0 durante todo el proceso Prueba controlada: XXXXX 0 hasta el inicio de la aplicación, en adelante se requiere un XXXXX 0 | |
CUESTIONARIO DE FACTORES ASOCIADOS | Cuestionario de factores asociados | XXXXX 0 hasta el inicio de la aplicación, en adelante se requiere un XXXXX 0 |
MATERIAL COMPLEMENTARIO | Rótulo acta | XXXXX 0 durante todo el proceso |
Planilla de control cuestionario de factores asociados | XXXXX 0 durante todo el proceso | |
Formato reporte de devolución de hojas de respuestas | XXXXX 0 durante todo el proceso |
Nivel de seguridad para el material de kits de aplicación
ANEXO 1 ANEXO TÉCNICO
PRUEBA CONTROLADA | Tipo de Kit | Nivel de seguridad requerido |
Kit del delegado | Xxxxx 0 | |
Kit del coordinador de nodo, departamento y municipio | ||
Kit del monitor | ||
PRUEBA CENSAL | Kit del rector |
2. SUMINISTRO DE INFORMACIÓN POR PARTE DEL ICFES
El suministro de la información para el adecuado desarrollo del contrato por parte del ICFES se distribuirá en 3 entregables, en los periodos de tiempo previos a la respectiva prueba, como se muestra en la siguiente tabla:
Tabla de fechas y porcentajes de suministro de información para los entregables 1, 2 y 3
PRUEBA | ENTREGABLE 1 PDF Artes para impresión de cuadernillos de preguntas, hojas de respuestas (Tipo A y B), cuestionario de factores asociados | ENTREGABLE 2 Biblias - Información Personalización cuadernillos de preguntas, hojas de respuestas (Tipo A y B), cuestionario de factores asociados y rótulos acta | ENTREGABLE 3 Archivos PDF Kits de aplicación, cantidades de impresos y material de consumo | |||
Fecha | % | Fecha | % | Fecha | % | |
SABER | 10 Semanas | 10 Semanas | 10 Semanas | |||
3°, 5° y 9° | antes de la | 60% | antes de la | 80% | antes de la | 80% |
Controlada | aplicación | aplicación | aplicación | |||
y Censal | ||||||
SABER | 7 Semanas | 8 Semanas | 8 Semanas | |||
3°, 5° y 9° | antes de la | 40% | antes de la | 20% | antes de la | 20% |
Controlada | aplicación | aplicación | aplicación | |||
y Censal | ||||||
La tabla anterior aplica solo en caso de que la propuesta contemple un tiempo de ejecución de 10 semanas. En caso de que en la “oferta técnica tiempo de respuesta”, el proponente se comprometa a un tiempo de ejecución menor a 10 semanas, de acuerdo a su capacidad de impresión, a su capacidad de empaque y a su capacidad logística, el ICFES aplicará para el suministro de los entregables 1, 2 y 3 los tiempos registrados en las siguientes tablas, dependiendo de si la oferta es realizar todos los procesos en 8 semanas o en 6 semanas respectivamente, sin afectar la fecha de aplicación de las pruebas SABER de octubre:
Tabla de fechas y porcentajes de suministro de información para los entregables 1, 2 y 3, por parte del ICFES para ofertas de 8 semanas
ANEXO 1 ANEXO TÉCNICO
PRUEBA | ENTREGABLE 1 PDF Artes para impresión de cuadernillos de preguntas, hojas de respuestas (Tipo A y B), cuestionario de factores asociados | ENTREGABLE 2 Biblias - Información Personalización cuadernillos de preguntas, hojas de respuestas (Tipo A y B), cuestionario de factores asociados y rótulos acta | ENTREGABLE 3 Archivos PDF Kits de aplicación, cantidades de impresos y material de consumo | |||
Fecha | % | Fecha | % | Fecha | % | |
SABER 3°, 5° y 9° Controlada y Censal | 8 Semanas antes de la aplicación | 60% | 8 Semanas antes de la aplicación | 80% | 8 Semanas antes de la aplicación | 80% |
SABER 3°, 5° y 9° Controlada y Censal | 6 Semanas antes de la aplicación | 40% | 6 Semanas antes de la aplicación | 20% | 6 Semanas antes de la aplicación | 20% |
Tabla de fechas y porcentajes de suministro de información para los entregables 1, 2 y 3, por parte del ICFES para ofertas de 6 semanas
PRUEBA | ENTREGABLE 1 PDF Artes para impresión de cuadernillos de preguntas, hojas de respuestas (Tipo A y B), cuestionario de factores asociados | ENTREGABLE 2 Biblias - Información Personalización cuadernillos de preguntas, hojas de respuestas (Tipo A y B), cuestionario de factores asociados y rótulos acta | ENTREGABLE 3 Archivos PDF Kits de aplicación, cantidades de impresos y material de consumo | |||
Fecha | % | Fecha | % | Fecha | % | |
SABER 3°, 5° y 9° Controlada y Censal | 6 Semanas antes de la aplicación | 60% | 6 Semanas antes de la aplicación | 80% | 6 Semanas antes de la aplicación | 80% |
SABER 3°, 5° y 9° Censal | 4 Semanas antes de la aplicación | 40% | 4 Semanas antes de la aplicación | 20% | 4 Semanas antes de la aplicación | 20% |
2.1. ENTREGABLE 1 – PDFs Artes cuadernillos-Hojas de respuesta, factores asociados
Este conjunto está compuesto por los archivos en PDFs de las artes y diagramación para la impresión de cuadernillos de preguntas, hojas de respuestas (A y B), cuestionario de factores asociados y formato reporte de devolución de hojas de respuestas.
ANEXO 1 ANEXO TÉCNICO
El ICFES a través de sus funcionarios o quien delegue para la verificación de la seguridad informática y tecnológica del contratista deberá entre otros, constatar previo a la entrega de este grupo de información, que el servidor, el computador o computadores que utilizará en el procesamiento de estos archivos de impresión de cuadernillos, del operador de impresión, no tenga ningún mecanismo para duplicar o extraer información (conexión de internet, puertos USB, ni quemador de CD).
Sobre el material de prueba impreso por el contratista, se verificará por parte de los delegados del ICFES que el contenido (color, corte, texto, arte, calidad, imposición y escala) corresponda a lo entregado. Una vez recibido el CD con los archivos de los cuadernillos, es responsabilidad del contratista la seguridad, custodia y confidencialidad de la información que allí está grabada, así como de las muestras impresas.
Para las pruebas de impresión de hojas de respuestas (A y B), cuestionario de factores asociados y formato reporte de devolución de hojas de respuestas, el contratista entregará en las instalaciones del ICFES y debe suministrar las muestras de impresión para aprobación de (diagramación, color, corte, texto, arte, calidad, imposición y escala).
2.2. ENTREGABLE 2 – Biblias de información para personalización
2.2.1. PRUEBA CONTROLADA
Este conjunto de información hace referencia a los archivos para personalización de instrumentos, con el contenido detallado de la información de número de estudiantes, la asignación por sede- jornada, ordenados por grados y sitios de aplicación, para la identificación de cuadernillos de preguntas, hojas de respuestas (A y B), cuestionarios de factores asociados, y rótulos acta por sede-jornada, aplicable a la prueba controlada. Estos archivos serán suministrados al contratista con la información propuesta y contenida en los campos descritos a continuación:
Archivo de Biblias (BL):
COD_SALON | Código del salón |
DIPO_CODIGOMUNICIPIO | Código del municipio |
SITI_CODIGO | Código de la Sede-jornada |
SITIO | Nombre de la sede |
SEDE_DIRECCION | Dirección de la Sede |
SALON | Numero o nombre del salón |
LETRACUAD | Numero de cuadernillo |
DEL | Inicio del rango de la secuencia aplicada a la sede jornada del tipo de instrumento aplicado |
AL | Fin del rango de la secuencia aplicada a la sede jornada del tipo de instrumento aplicado |
CANT | Cantidad de cuadernillos |
DIPO_NOMBREMUNICIPIO | Nombre del municipio de ubicación de la sede |
ANEXO 1 ANEXO TÉCNICO
JORNADA | Jornada en que se aplica (Mañana-M/Tarde-T/Completa-C) |
OBSERV | Observaciones |
Archivo personalización de hojas de respuestas (A):
NOREGSNP | Numero SNP |
NUMCUAD | Numero de cuadernillo |
SNP | SNP |
ORDENSALON | Orden dentro del salón |
JORNADA | Jornada en que se aplica (Mañana-M/Tarde-T/Completa-C) |
THA | Hoja de Respuestas A |
Archivo personalización de hojas de respuestas (B):
COD_SITIO | Código de la Sede jornada |
DANE_SEDE | Código DANE de la sede |
NOMBRE_SEDE | Nombre de la sede |
JORNADA | Jornada en que se aplica (Mañana-M/Tarde-T/Completa-C) |
TIPO | Nombre del Instrumento Aplicado |
NUMERO | Numero de secuencia establecido |
THB | Hoja de Respuestas B |
Archivo de Rótulo Acta:
PROG | Nombre del Programa a aplicar |
FECHA | Fecha de la aplicación |
COD_SITIO | Código de la Sede jornada |
SITIO | Nombre de la sede |
SEDE_DIRECCION | Dirección de la Sede |
SALON | Numero o nombre del salón |
DEPARTAMENTO | Nombre del departamento de ubicación de la sede |
CIUDAD | Nombre de la ciudad de ubicación de la sede |
NUMCUAD | Numero del cuadernillo |
Archivo de cuestionarios de factores asociados:
COD_SITIO | Código de la Sede-jornada |
DANE_SEDE | Código DANE de la sede |
NOMBRE_SEDE | Nombre de la sede |
JORNADA | Jornada en que se aplica (Mañana-M/Tarde-T/Completa-C) |
TIPO | Nombre del Instrumento Aplicado |
ANEXO 1 ANEXO TÉCNICO
DEL | Inicio del rango de la secuencia aplicada a la sede-jornada del tipo de instrumento aplicado |
AL | Fin del rango de la secuencia aplicada a la sede-jornada del tipo de instrumento aplicado |
CANT | Cantidad de instrumentos |
Nota: Se aclara que previo a la remisión del entregable 2, la estructura de los campos será la que defina el ICFES y será la suministrada al contratista adjudicatario en las fechas establecidas.
2.2.2. PRUEBA CENSAL
Este grupo de información hace referencia a los archivos con el contenido detallado de la información de estudiantes, la asignación por sede-jornada, ordenados por grados y sitios de aplicación para la identificación de cuadernillos de preguntas, hojas de respuestas (A y B), y rótulos acta por sede-jornada, aplicable a la prueba censal y en forma independiente para la muestra de entidades territoriales. Estos archivos serán suministrados al contratista con la información propuesta y contenida en los campos descritos a continuación:
Archivo de Biblias (BL):
PUEN_NOMBRE | Nombre del punto de entrega |
COD_PUNTO | Código del punto de entrega |
DIPO_CODIGOMUNICIPIO | Código del municipio |
GRADO | Grado al que se aplica la prueba |
MUNICIPIO_SEDE | Nombre del municipio |
SEDE_DIRECCION | Dirección de la Sede |
CODSABER_PRINCIP | Código general prueba |
DANE_PRINCIPAL | Código DANE |
CODIGOSABER | Código especifico prueba |
NOMBRE_SEDE | Nombre sede |
DEL | Inicio del rango de la secuencia aplicada a la sede jornada del tipo de instrumento aplicado |
AL | Fin del rango de la secuencia aplicada a la sede jornada del tipo de instrumento aplicado |
CANT | Cantidad de cuadernillos |
DIPO_NOMBREMUNICIPIO | Nombre del municipio de ubicación de la sede |
SESION | Numero de la Sesión |
JORNADA | Jornada en que se aplica (Mañana-M/Tarde-T/Completa-C) |
Archivo personalización de hojas de respuestas (A):
NOREGSNP | Numero SNP |
ANEXO 1 ANEXO TÉCNICO
NUMCUAD | Numero de cuadernillo |
SNP | SNP |
ORDENSALON | Orden dentro del salón |
SESION | Numero de la Sesión |
THA | Hoja de Respuestas A |
Archivo personalización de hojas de respuestas (B):
COD_SITIO | Código de la Sede jornada |
DANE_SEDE | Código DANE de la sede |
NOMBRE_SEDE | Nombre de la sede |
JORNADA | Jornada en que se aplica (Mañana-M/Tarde-T/Completa-C) |
TIPO | Nombre del Instrumento Aplicado |
NUMERO | Numero de secuencia establecido |
THB | Hoja de Respuestas B |
Archivo de Rótulo Acta:
PROG | Nombre del Programa a aplicar |
FECHA | Fecha de la aplicación |
SESION | Numero de la Sesión |
COD_SITIO | Código de la Sede jornada |
SITIO | Nombre de la sede |
SEDE_DIRECCION | Dirección de la Sede |
SALON | Numero o nombre del salón |
DEPARTAMENTO | Nombre del departamento de ubicación de la sede |
CIUDAD | Nombre de la ciudad de ubicación de la sede |
ORDENSALON | Orden dentro del salón |
NUMCUAD | Numero del cuadernillo |
Nota: Se aclara que previo a la remisión del entregable 2, la estructura de los campos será la que defina el ICFES y será la suministrada al contratista adjudicatario en las fechas establecidas.
2.3. ENTREGABLE 3 - PDF´s y Biblia de kits de aplicación
Formatos PDF para el alistamiento y empaque de los kits de aplicación. (Kit del delegado, Kit del coordinador de departamento y municipio, Kit del monitor y Kit del rector).
El ICFES suministrará al contratista los archivos magnéticos de cada uno de los elementos que conforman los kits respectivos que se encuentran relacionados en el numeral 4.4., así mismo las cantidades de cada elemento a imprimir y los elementos de consumo requeridos.
3. ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO
ANEXO 1 ANEXO TÉCNICO
El contratista adjudicatario deberá garantizar que una serie de acuerdos a nivel de servicio para una ejecución planeada y fluida del proceso entre los grupos de trabajo de impresión y logística.
Dichos acuerdos de servicio entre deberán incluir como mínimo, entre otros:
Ordenamiento de la biblia por prioridades, protocolos de entrega de esta información, controles, tiempos de procesamiento y de entrega.
Conectividad de servidor y equipos en el área de empaque
Inicio y terminación del proceso de empaque
Esquema de seguridad global del proceso de empaque
Horarios de entrega y recolección del material ya empacado
Colores de los uniformes diferentes de los equipos de trabajo, de impresión y de logística, espacios de alistamiento, condiciones de acceso, etc.
Condiciones de entrega de los kits de aplicación ya empacados o del inventario del material para su empaque.
Planes de contingencia de la operatividad en los casos de los puntos de entrega de la censal que presente dificultades en el registro del retorno de las hojas de respuesta.
Puntos de control para validar la calidad del material y la información entregados en los puntos de transferencia de la responsabilidad
Cronograma conjunto de actividades
4. CONDICIONES DEL SERVICIO PARA LA PRODUCCIÓN DE LOS CUADERNILLOS DE PREGUNTAS
4.1. ENTREGA DE ARTES ORIGNALES DE CUADERNILLOS DE PREGUNTAS
El ICFES suministrará al contratista los archivos para impresión de los cuadernillos de preguntas en formato PDF dentro de un CD, cifrados con dos claves, una para abrir los documentos y otra para imprimirlos. Adicional a esto se entregaran pruebas impresas (pruebas láser) de los diferentes tipos de cuadernillos que se imprimirán. A partir de estos archivos se realizan las pruebas de impresión y la respectiva impresión de los mismos.
El CD con los archivos de los cuadernillos y las pruebas impresas que los acompañan deberán ser transportados en vehículo de seguridad suministrado por el contratista desde las oficinas del ICFES hasta el área de pre prensa. Es necesario aclarar en este punto que una vez entregado el CD y las pruebas laser al proveedor, es responsabilidad del mismo mantener la seguridad de dicha información.
Es necesario que el computador utilizado en el procesamiento de estos archivos de impresión no tenga ningún mecanismo para duplicar o extraer información (conexión de internet, puertos USB ni quemador de CD). Esto será constatado por un funcionario del ICFES encargado de seguridad informática y tecnológica.
ANEXO 1 ANEXO TÉCNICO
4.2. REVISIÓN Y APROBACIÓN DE PRUEBAS DE IMPRESIÓN DE CUADERNILLOS DE PREGUNTAS
A partir de los archivos cifrados contenidos en el CD, el contratista deberá elaborar pruebas de impresión de cada uno de los artes por la técnica sherpa de alta calidad o en su defecto arranque de máquina. En estas pruebas se verificará que el contenido (texto e imágenes) corresponda a los archivos entregados, y que la imposición y la escala correspondan a los que debe tener el examen.
Una vez elaboradas las pruebas de impresión, los profesionales de la subdirección de producción de instrumentos se harán presentes en las instalaciones del impresor, para verificar las sherpas o pruebas de impresión y se efectuaran los requerimientos de ajustes y plazos de corrección, a que hay lugar o las aprobaciones, según corresponda, por escrito mediante acta suscrita por las partes (ICFES-Contratista). Una vez se lleve a cabo dicha aprobación el proveedor de impresión elaborará las planchas y dará inicio al proceso de impresión.
Los archivos de las artes de cuadernillos entregados por el ICFES tienen las características técnicas para su correcta impresión. Sin embargo, en caso de ser necesaria alguna corrección de las artes, el contratista deberá contar con los programas Adobe Illustrator y Acrobat Pro en el equipo de pre prensa donde se procesen estos archivos para que únicamente el personal que el ICFES designe realice las modificaciones a que haya lugar. El contratista en ningún momento podrá modificar el archivo original.
En la verificación de las pruebas de impresión se validarán como mínimo los siguientes elementos:
1) Correspondencia con el diseño enviado.
2) Que el pantone corresponda al solicitado
El ICFES asignará al inicio del proceso los pantones con que el contratista imprimirá los instrumentos. La pantonera a utilizar debe ser Sólid Unicode para papel mate.
Como es necesaria la revisión de todos los elementos gráficos que conforman el arte de cada uno de los cuadernillos, las sherpas de alta calidad o pruebas de impresión que sean entregadas para la respectiva revisión deben tener las mismas características de acabado que el producto final (deben ir cosidas, refiladas y con la calidad en acabados que tendrá el producto final). Si estas pruebas no son entregadas en dichas condiciones, no se dará inicio a la revisión, ni se dará las aprobaciones del caso.
4.3. STOCK DE RESERVA
Por cada cambio de cuadernillo el contratista debe imprimir un porcentaje del stock de reserva, correspondiente al 1% del total de cuadernillos con el fin de suplir imprevistos, tanto en la planta de producción como el día de la aplicación. Sin embargo el costo de este porcentaje de reserva, deberá ser un costo asumido por el contratista y que deberá tener en cuenta en los cálculos de su estructura de costos para la presentación de su propuesta económica.
ANEXO 1 ANEXO TÉCNICO
4.4. CONTROL DE COMPAGINADO
El proveedor deberá garantizar que el compaginado de la totalidad de los cuadernillos es correcto. Para esto el proveedor deberá realizar un control 1 a 1 del 100% de los cuadernillos, que será verificado en sitio por el ICFES y que será de carácter obligatorio.
El ICFES diseñará los cuadernillos con una escalerilla para el control de compaginado que debe implementar el contratista, este control permite que estén compaginados en el orden correspondiente, sin embargo cualquier error de compaginación debe ser asumido y corregido por el contratista.
4.5. CUADERNILLOS NO CONFORMES
El contratista deberá dejar relación escrita de todo el material no conforme o defectuoso dejando relación escrita de los cuadernillos utilizados como reemplazo de estos.
5. CONDICIONES DEL SERVICIO PARA LA PRODUCCIÓN DE IMPRESOS DE LECTURA OPTICA
El ICFES suministrará al contratista los archivos para impresión (en formato PDF) en un CD, por correo electrónico, o en un ftp, de los diferentes tipos de hojas de respuestas (A y B), cuestionarios de factores asociados y formato reporte de devolución de hojas de respuestas que el contratista deberá imprimir.
5.1. REVISION Y APROBACION DE PRUEBAS DE IMPRESION (HOJAS DE RESPUESTAS (A y B), CUESTIONARIOS DE FACTORES ASOCIADOS Y FORMATO REPORTE DE DEVOLUCIÓN DE HOJAS DE RESPUESTAS
A partir de los archivos de PDF, enviados a través de un FTP el contratista deberá elaborar pruebas de impresión de cada uno de los artes o formatos respectivos, estos materiales deberán ser entregados en el ICFES, sobre las muestras se verificará que el contenido, corte personalización y pantone corresponda a los archivos entregados, y que la imposición y la escala correspondan a los que debe tener el instrumento de lectura óptica revisado.
El ICFES asignará al inicio del proceso los pantones con que el contratista imprimirá los instrumentos. La pantonera a utilizar deberá ser Solid Unicode para papel mate.
En la verificación de las pruebas de impresión se validarán como mínimo los siguientes elementos:
Correspondencia con el diseño enviado.
Que el pantone corresponda al solicitado
Que las hojas cuenten con las características xx xxxxx y registro solicitadas por el ICFES.
Que la personalización, numeración y código binario, definidos previamente por el ICFES, tengan las características solicitadas.
ANEXO 1 ANEXO TÉCNICO
Una vez revisados los criterios, se efectuaran los requerimientos de ajustes y plazos de corrección, a que hay lugar o las aprobaciones, según corresponda, por escrito mediante acta suscrita por las partes (ICFES-Contratista). Una vez se lleve a cabo dicha aprobación el proveedor de impresión elaborará las planchas y dará inicio al proceso de impresión.
Para minimizar el riesgo de la lectura incorrecta de las hojas, el contratista deberá utilizar para cualquier documento de lectura óptica (Hojas de respuestas (A y B), cuestionarios de factores asociados y formato reporte de devolución de hojas de respuestas) tintas pantone originales. No se podrán utilizar tintas preparadas. El término de tintas preparadas corresponde a tintas obtenidas de la mezcla de tintas.
6. CONDICIONES DE EMPAQUE DEL MATERIAL DE EXAMEN
El material de examen se empacará por usuario. Cada estudiante requerirá de un ensamble de cuadernillo, hojas de respuestas y hoja de operaciones que deberá empacarse por usuario en una bolsa plástica a la medida.
El contratista deberá tener en cuenta que el código ICFES para el cuadernillo, la hoja de respuesta tipo A y la hoja de respuesta tipo B deberá coincidir para cada usuario.
ANEXO 1 ANEXO TÉCNICO
El código ICFES es un consecutivo por grado que permite el control de qué cuadernillo se encuentra en cada grado de cada institución.
Este empaque deberá garantizar que los códigos xx xxxxxx del cuadernillo, de la hoja de respuesta tipo A y B sean visibles en el frente y al respaldo de la bolsa respectivamente como se muestra a continuación:
La hoja de respuesta tipo A es 2 centímetros más corta que la tipo B para los grados 5 y 9, lo que permite que se vean ambos códigos.
Para el grado 3 el empaque incluye únicamente hoja de respuesta tipo A tamaño carta como se muestra a continuación.
ANEXO 1 ANEXO TÉCNICO
La hoja de operaciones se deberá empacar frente al cuadernillo, es decir, deberá ser visible desde el exterior del empaque de cada usuario.
Cada una de estas bolsas individuales deberá sellarse. Este proceso puede ser al calor o utilizando una bolsa que permita otro tipo de sellado, el cual deberá garantizar el cierre individual de la bolsa, en caso de utilizar pegante, que no se peguen las bolsas la una a la otra durante el empaque ni después de ser abiertas y que sean fáciles de abrir para quien presenta la prueba.
Adicional a lo anterior, el sistema de sellado debe garantizar la integridad del material de examen, es decir que no se deberá deteriorar por razones atribuibles al sellado.
Este diseño de bolsa deberá ser puesto a consideración del supervisor del contrato para su análisis y pertinencia de aprobación.
El contratista deberá validar la coincidencia de códigos de cuadernillo, hoja de respuesta tipo A y tipo B por código xx xxxxxx.
De igual manera, para la prueba controlada, se deberá validar el código xx xxxxxx de cada factor asociado correspondiente a cada sede jornada.
ANEXO 1 ANEXO TÉCNICO
Para esta validación el contratista deberá disponer de un sistema de supervisión descrito en el GRUPO II del presente capítulo, en el cual se realice lectura de códigos xx xxxxxx de cada uno de los elementos:
Si en la validación se encuentra que alguno de los códigos no coincide, el contratista deberá corregir el material que no coincide por el que sí es, llevando un control detallado de los cuadernillos de reposición y los no conformes, mediante el registro manual o sistematizado de dichas reposiciones. Una vez corregido el material deberá realizar una nueva verificación.
Estos empaques por usuario se agruparán en paquetes de hasta 35 estudiantes. Este paquete será considerado un salón y puede que se requiera más de un paquete por grado (Ejemplo: 2 salones de 5º grado).
Los cuadernillos con hojas de respuestas ya sellados deberán empacarse colocando dos bandas elásticas en sentido horizontal y vertical como se muestra a continuación:
ANEXO 1 ANEXO TÉCNICO
Debajo de la banda elástica horizontal deberá venir el rótulo acta doblado por la mitad:
Este paquete de hasta 35 cuadernillos deberá venir empacado en bolsa plástica
ANEXO 1 ANEXO TÉCNICO
Y sujetado con una banda de caucho por el lado más largo de los cuadernillos
Y otra banda de caucho en el sentido más corto de los cuadernillos
El rótulo acta requerido para la prueba censal y controlada deberá contar con las siguientes especificaciones:
ANEXO 1 ANEXO TÉCNICO
Rótulo Acta | |
Tamaño final | Carta (Ancho 21.59 cm, Alto 27.94 cm) |
Tintas | Una tinta de color negro sólo por el tiro |
Personalización | Debe ir personalizada con código xx xxxxxx |
Papel | Papel bond de 75 gramos corriente |
Diseño | Según diseño que suministre el ICFES en PDF de alta calidad |
Hasta este punto, es decir a nivel de salón, el empaque de la prueba censal y controlada es exactamente igual. A continuación se describe cómo se requiere que el contratista empaque los paquetes de cuadernillos de cada prueba.
6.1. VARIACIÓN EN EL EMPAQUE PARA LA PRUEBA CONTROLADA
Cada paquete de cuadernillos deberá venir empacado en tulas de acuerdo al ordenamiento del contenido de cada tula que el contratista debió haber realizado previo al inicio del proceso. Cada tula deberá venir correctamente rotula en su bolsillo interno.
ANEXO 1 ANEXO TÉCNICO
El rótulo de la tula deberá estar impreso en una fuente de fácil lectura, con un tamaño no menor a 11 pts. El rótulo de la tula no deberá ser impreso en material adhesivo y deberá incluir como mínimo la siguiente información:
En la tula rotulada introducirá los paquetes de cuadernillos uno encima del otro, primero los de grado 3º, después los de grado 5º y después los de grado 9º como se muestra a continuación:
ANEXO 1 ANEXO TÉCNICO
Es importante que el contratista tenga en cuenta el orden de empaque de los cuadernillos y los factores asociados como se muestra a continuación:
Los cuestionarios de factores asociados deberán ser empacados en un sobre de manila suministrado por el contratista en las cantidades que indique la información entregada por el ICFES. El tipo de formato (FA01 a FA14) a incluir en cada paquete, así como la cantidad de hojas de un mismo formato (Ej.: 5 veces el formato FA10) dependerá de las particularidades de cada sede jornada y será especificado en la biblia de factores asociados contemplada dentro del entregable 2.
Para cada paquete de factores asociados, encima de las hojas de factores asociados el paquete deberá contener la Lista de chequeo de cuestionarios de factores asociados. Esto quiere decir que
ANEXO 1 ANEXO TÉCNICO
deberá producir 1 Lista de chequeo por cada institución con las siguientes especificaciones y que cuyo costo hace parte del empaque:
Planilla de control de factores asociados | |
Tamaño final | Carta (Ancho 21.59 cm, Alto 27.94 cm) |
Tintas | Una tinta de color negro sólo por el tiro |
Personalización | Debe ir personalizada con código xx xxxxxx |
Papel | Papel bond de 75 gramos corriente |
Diseño | Según el cuadro presentado. Se entregará un PDF de alta calidad para realizar la imposición de la información de cada paquete factores asociados |
Este formato deberá empacarse como se muestra a continuación:
ANEXO 1 ANEXO TÉCNICO
El paquete de factores deberá venir rotulado como se muestra continuación:
El contratista deberá verificar visualmente que el contenido de la tula es el listado en el rótulo y deberá cerrar la tula con precinto de seguridad. El precinto de seguridad es un sello que permite ser utilizado sólo una vez y tiene un único código con su respectivo código xx xxxxxx en su etiqueta. El contratista deberá garantizar un cerrado ajustado del precinto de seguridad. No deberán quedar espacios por donde el material se pueda extraer o deteriorar por un agente externo.
El contratista deberá registrar el número de precinto asignado a la tula haciendo lectura del código xx xxxxxx de la tula y el del precinto de seguridad.
ANEXO 1 ANEXO TÉCNICO
Este registro permitirá al contratista relacionar los precintos de las tulas enviados a cada sitio por medio del “Recibo de recolección y entrega del material”, que será utilizado en el sitio de aplicación por el delegado del ICFES para corroborar que la tula no ha sido abierta durante el transporte. Las características y uso de este recibo de recolección y entrega del material se describen en el numeral 8.2 del presente documento.
El contratista deberá validar mediante código xx xxxxxx del precinto y del rótulo de la caja que cada tula sí corresponden a su respectiva caja.
El rótulo de las cajas deberá estar impreso en una fuente de fácil lectura, con un tamaño no menor a 11 pts. El rótulo de la caja deberá ser impreso en material adhesivo y deberá incluir como mínimo la siguiente información:
ANEXO 1 ANEXO TÉCNICO
Cuadro rótulo caja
En caso de hacer falta alguna tula la aplicación que el contratista utilice deberá reportar una alarma si hace falta alguna tula o si se está incluyendo una que no corresponde a esa caja y el control NO debe permitir la continuación del proceso del material hasta tanto se haya corregido el aspecto que generó la alarma.
Adicional al material de examen, el contratista deberá empacar tulas y cajas vacías para el retorno de las pruebas y precintos adicionales para sellar el material en los sitios de aplicación.
Cómo mínimo el contratista deberá empacar el siguiente material adicional:
1 caja sin plegar para el retorno de las hojas de respuestas y los cuestionarios de factores asociados (FA1 al FA15). Esta caja deberá estar correctamente rotulada al igual que la caja con material. El campo del tipo de caja del rótulo deberá decir CAJA VACIA
1 tula para el retorno de las hojas de respuestas y los cuestionarios de factores asociados (FA1 al FA15) cerrada. Esta tula deberá estar correctamente rotulada al igual que la tula con material. El campo del tipo xx xxxx en el rótulo deberá decir TULA VACIA
1 precinto por cada tula que se envíe en la caja incluyendo las tulas vacías.
1 precinto para asegurar la tula con cuadernillos de usuarios ausentes durante el transcurso de la prueba.
Estos materiales serán validados mediante sistema mediante código xx xxxxxx. Esto es posible debido a que tanto cajas y tulas vacías como precintos deberán tener código xx xxxxxx.
Estos elementos se empacarán en la caja y deberán ser zunchados y envueltos en vinipel.