Principi procedurali specifici. Principi procedurali da osservare nelle singole operazioni a rischio Si indicano qui di seguito i principi procedurali che, in relazione ad ogni singola area a rischio, devono essere implementati in specifiche procedure aziendali, che tutti gli esponenti aziendali sono tenuti a rispettare:
Principi procedurali specifici. Per quanto concerne i principi procedurali specifici, si rinvia a quanto richiamato in relazione alle precedenti Parti Speciali relativamente alle Attività a Rischio ivi individuate.
Principi procedurali specifici. In particolare, è vietato: • acquisire e/o utilizzare prodotti tutelati dal diritto d’autore in violazione delle tutele contrattuali previste per i diritti di proprietà intellettuale altri; • accedere abusivamente al sito Internet della Società al fine di manomettere o alterare abusivamente qualsiasi dato ivi contenuto ovvero allo scopo di immettervi dati o contenuti multimediali in violazione della normativa sul diritto d’autore e delle procedure aziendali applicabili. Inoltre, la Società si assicura che in ogni contratto stipulato con i soggetti che creano creatività (dunque sia i designer che i digital che si occupano dei social media) sia inserita una clausola apposita che manlevi la Società qualora un soggetto terzo dovesse contestarne l’originalità dell’idea. Per quanto concerne invece il settore marketing: • i contratti stipulati con le Società fornitrici dei servizi relativi all’attività in oggetto prevedono clausole in cui viene garantito il rispetto della normativa in materia di diritto di autore, nonché clausole di garanzia e di impegno al rispetto degli adempimenti nei confronti della SIAE, con manleva a favore della Società in caso di violazioni; • nei contratti con le Controparti vengono predisposte apposite clausole attraverso le quali il terzo attesta di rispettare le normative in tema di comunicazione pubblicitaria previste dal luogo in cui il marketing si svilupperà in concreto. Tale tipo di clausole svolgono dunque una particolare importanza nelle campagne pubblicitarie che la Società conduce al di fuori dell’Europa. La Società si impegna ad effettuare i controlli necessari ad evitare che la realizzazione di un suo prodotto avvenga in violazione di un titolo di Proprietà Intellettuale di un competitor. In particolare, per quanto concerne i brevetti viene sempre effettuato un sanity check dalla Funzione Legale e dalla società di consulenti incaricata di svolgere dei controlli in questo ambito.
Principi procedurali specifici. Si rinvia a quanto esposto nelle precedenti Parti Speciali del Modello in ordine all’Attività di Gestione dei contenziosi e dei rapporti con l’Autorità Giudiziaria. Inoltre, la Società prevede che nei contratti con i legali esterni ai quali vengono conferiti incarichi per rappresentare la Società nell’ambito delle controversie giudiziali o stragiudiziali devono essere apposte specifiche clausole che prevedano il rispetto dei principi adottati dalla Società e la facoltà per la stessa di revocare i mandati in questione nel caso di violazione di tale obbligo. Infine, la Società verifica - sia in fase di primo incarico che periodicamente - la sussistenza degli eventualmente necessari requisiti autorizzativi (o di professionalità e onorabilità) per l’esercizio dell’attività demandata ai Consulenti, richiedendo a questi ultimi di comunicare senza ritardo alla Società l’eventuale venir meno di uno di detti requisiti.
Principi procedurali specifici. In relazione alla gestione dei rifiuti, i responsabili delle funzioni coinvolte sono tenuti a: • assicurare la corretta classificazione dei rifiuti prodotti; • identificare le aree dedicate al deposito temporaneo dei rifiuti e le modalità volte ad assicurare il rispetto dei criteri di sicurezza ambientale e le norme tecniche; • assicurare la corretta tracciabilità dei rifiuti (gestione dei Formulari di Identificazione dei Rifiuti - FIR, del Registro di Carico/Scarico e del Modello Unico di Dichiarazione ambientale (MUD), ovvero, laddove applicabile, della documentazione connessa al SISTRI); • assicurare la verifica del possesso delle autorizzazioni a trasporto/smaltimento dei rifiuti da parte di fornitori terzi qualificati; • identificazione dei soggetti responsabili di alimentare e mantenere le registrazioni connesse alla gestione del Sistema di controllo della tracciabilità dei rifiuti (SISTRI), mediante iscrizione a Sistema degli stessi soggetti e comunicazione scritta del loro ruolo e responsabilità in tale ambito; • effettuare un accurato monitoraggio del trasporto/smaltimento dei rifiuti e delle attività svolte dai soggetti a tal fine incaricati e verifica della ricezione, nei tempi previsti dalla normativa, della documentazione attestante l’avvenuto smaltimento del rifiuto, c.d. IV copia del formulario; • verifica delle autorizzazioni in capo agli smaltitori. Con riferimento alla gestione di eventi potenzialmente in grado di contaminare il suolo, i responsabili delle funzioni coinvolte sono tenuti a: sversamenti e/o accadimenti di fenomeni potenzialmente inquinanti; • effettuare le dovute comunicazioni alle Autorità Competenti, al verificarsi di eventuali sversamenti e/o accadimenti di fenomeni potenzialmente inquinanti, in linea con le modalità e tempistiche previste dalla normativa vigente; • garantire la corretta gestione di potenziali eventi di contaminazione connessa alla pregressa attività svolta presso i siti di pertinenza della Società e della relativa notifica quale soggetto non responsabile.
Principi procedurali specifici individuare espressamente i soggetti autorizzati a trasmettere comunicazioni nei confronti dell’Agenzia delle Entrate e a riscontrarne le richieste; Inoltre, è obbligatorio: • effettuare in maniera corretta ed esaustiva qualsivoglia comunicazione di infrazioni nei confronti dell’Agenzia delle Entrate; • custodire in modo corretto ed ordinato le scritture contabili e gli altri documenti di cui sia obbligatoria la conservazione ai fini fiscali.
Principi procedurali specifici. Singole operazioni a rischio: nomina del Responsabile Interno
Principi procedurali specifici. Principi procedurali da osservare nelle singole operazioni a rischio
Principi procedurali specifici. Singole operazioni a rischio: nomina del Responsabile Interno Occorre dare debita evidenza di ogni operazione a rischio, che consista in: • partecipazione a procedure di gara o di negoziazione diretta indette da enti pubblici italiani o stranieri per l’assegnazione di commesse (di appalto, di fornitura o di servizi), di concessioni, di partnership, di attività (complessi aziendali, partecipazioni, eccetera) o altre operazioni similari con importi superiori a euro 500.000; • partecipazione a procedure per l’ottenimento di erogazioni, contributi o finanziamenti da parte di organismi pubblici italiani o comunitari, nonché il concreto impiego dei fondi ottenuti; • organizzazione, attribuzione, erogazione fondi per consulenze e convegni tecnico-scientifici, corsi ECM con importi superiori a euro 50.000. A tal fine il Consiglio di Amministrazione della società, o un dirigente da questi incaricato, sarà tenuto a nominare un responsabile interno, per ogni singola operazione, che: • diverrà il soggetto referente e responsabile dell’operazione a rischio • sarà responsabile in particolare dei rapporti con la P.A., nell’ambito del procedimento da espletare. Il Responsabile Interno provvederà a inviare all’OdV un’e-mail di comunicazione in caso di partecipazione a procedure di gara con importi annui superiori a euro 1.000.000 o nel caso di organizzazione, attribuzione, erogazione fondi per consulenze e convegni tecnico-scientifici e corsi ECM con importi superiori a euro 50.000. Per tutte le altre procedure è previsto che l’OdV possa accedere liberamente alla cartella di rete di archivio dei report contenente tutta la documentazione relativa alle varie procedure.
Principi procedurali specifici. Singole operazioni a rischio Il Consiglio di Amministrazione di DASIT GROUP , o un dirigente da questi incaricato, è tenuto a nominare un responsabile interno, per ogni singola operazione di rilevante entità, che diventa il soggetto referente e responsabile dell’operazione a rischio. Il responsabile interno (o i responsabili interni) dovrà in particolare: