ANEXO I

ANEXO I

CONDIÇÕES GERAIS APLICÁVEIS AOS CONTRATOS DE SUBVENÇÃO FINANCIADOS PELO CAMÕES, I.P.

(Cooperação Delegada)

Artigo 1.º Definições

Para efeitos das presentes Condições Gerais aplicáveis aos Contratos de Subvenção financiados pelo Camões, I.P. entende-se por:

«Ação»: O programa de trabalho ou projeto parcial ou totalmente financiado pelo Camões, I.P. que é executado pelo(s) beneficiário(s). Sempre que se faça referência à ação ou parte da ação financiada tal refere-se a: (i) atividades financiadas exclusivamente pelo Camões, I.P.; (ii) atividades co- financiadas conjuntamente pelo Camões, I.P.

«Adenda»: Documento que altera as condições de um contrato.

«Autoridade contratante»: O Camões, Instituto da Cooperação e da Língua, I.P.

«Beneficiário(s)»: Uma pessoa singular ou coletiva à qual foi atribuída uma subvenção. O termo

«beneficiário» refere-se coletivamente a todos os beneficiários da ação, incluindo o coordenador. Quando existir um único beneficiário da ação, os termos «beneficiários» e «coordenador» devem ser, ambos, entendidos como referências ao beneficiário único da ação.

«Casos de força maior»: Quaisquer eventos que as partes no presente contrato não possam evitar nem superar efetuando as devidas diligências, a ação das forças naturais, greves, lock outs ou outros conflitos laborais, atos do inimigo público, guerras declaradas ou não, bloqueios, insurreições, motins, epidemias, desabamentos de terras, terramotos, tempestades, raios, inundações, desmoronamentos provocados por enxurradas, tumultos e explosões. Não se considerará que os beneficiários não cumpriram as suas obrigações contratuais se de tal tiverem sido impedidos por um caso de força maior.

«Condições especiais»: As disposições especiais elaboradas pela autoridade contratante enquanto parte integrante do convite à apresentação de propostas, que contêm alterações às Condições Gerais e cláusulas específicas ao contrato de subvenção.

«Condições gerais»: As disposições gerais que contêm as cláusulas contratuais de natureza administrativa, financeira, jurídica e técnica que regem a execução de todos os contratos de subvenção (este documento).

«Contratante»: Uma pessoa singular ou coletiva com a qual foi assinado um contrato público de subvenção.

«Contrato»: Um acordo entre duas ou mais pessoas ou entidades. Pode assumir a forma de um contrato de prestação de serviços, de fornecimento de bens e/ou de execução de obras mediante uma contrapartida financeira, ou de um contrato de subvenção que estabeleça os termos e condições específicos para a execução da ação.

«Coordenador»: O beneficiário designado como coordenador nas condições especiais.

«Convite à apresentação de propostas»: Um convite público lançado pela autoridade contratante, dirigido a categorias de requerentes claramente identificadas, tendo em vista a apresentação de propostas de ações no âmbito de um programa específico. Sempre que se usa o termo «convite» deve entender-se como referindo-se ao convite à apresentação de propostas.

«Despesas comerciais extraordinárias»: A comissão não mencionada no contrato principal ou não resultante de um contrato celebrado corretamente e relacionado com o contrato principal, as comissões pagas sem que em contrapartida exista a prestação de um serviço efetivo e legítimo, as comissões pagas num paraíso fiscal, as comissões pagas a um beneficiário não claramente identificado ou as comissões pagas a uma sociedade que apresente todas as características de uma sociedade de fachada.

«Dias»: Dias de calendário. Exceto se nas condições especiais se determinar de forma diferente.

«Período de referência»: Um período de doze meses, salvo disposição em contrário das condições especiais.

«Período de implementação»: O período compreendido entre a data da assinatura do contrato de subvenção, ou outra data especificada nas condições especiais, e a conclusão de todas as atividades no âmbito do projeto.

«Resultado»: O produto ou as realizações resultantes de uma ação.

«Subvenção»: Uma participação financeira direta por meio de donativo dado pelo Camões, I.P. ou por outro parceiro para financiar as atividades do(s) beneficiário(s), nos termos de um contrato.

«Verificação de despesas»: A verificação das despesas refere-se tanto ao processo como ao relatório pelo qual o auditor verifica, de acordo com os procedimentos acordados constantes das Condições de Referência pertinentes, que o relatório financeiro apresentado pelo beneficiário pode ser conciliado com as respetivas contas e sistema contabilístico, bem como com os registos e as contas. O auditor deve verificar igualmente que o beneficiário respeita as disposições pertinentes do contrato assinado com a Comissão.

ARTIGO 2.º – DISPOSIÇÕES GERAIS

Princípios gerais

2.1. Os beneficiários (representados pelo Coordenador) e o Camões, I.P. são as únicas partes no presente contrato.

2.2. O contrato e os pagamentos inerentes não podem ser cedidos a terceiros em nenhuma circunstância sem o acordo prévio escrito.

Proteção de dados

2.3. Os dados pessoais serão tratados exclusivamente para efeitos da execução, gestão e acompanhamento do contrato pelo Camões, I.P., podendo ser igualmente transmitidos a organismos responsáveis pelo acompanhamento ou inspeção, em conformidade com a legislação portuguesa e da União Europeia. Os beneficiários terão o direito de acesso aos seus dados pessoais e de correção dos mesmos. Caso os beneficiários tenham questões relativas ao tratamento dos seus dados pessoais, devem enviá-las ao Camões, I.P., sem prejuízo do direito de recurso, a qualquer momento, à Comissão Nacional de Proteção de Dados.

2.4. O(s) beneficiário(s) devem assegurar uma proteção adequada dos dados pessoais em conformidade com as suas regras e procedimentos aplicáveis. Os dados pessoais são:

a) Objeto de um tratamento lícito, leal e transparente em relação ao titular dos dados;

b) Recolhidos para finalidades determinadas, explícitas e legítimas e não podendo ser tratados posteriormente de uma forma incompatível com essas finalidades;

c) Adequados, pertinentes e limitados ao que é necessário relativamente às finalidades para que são tratados;

d) Exatos e, sempre que necessário, atualizados;

e) Conservados de uma forma que permita a identificação dos titulares dos dados apenas durante o período necessário para as finalidades para as quais são tratados; e

f) Tratados de forma que garanta a devida segurança desses mesmos dados.

Obrigações dos beneficiários

2.5. Os beneficiários devem:

a) Realizar a ação coletiva e solidariamente em relação ao Camões, I.P., tomando todas as medidas necessárias e razoáveis para assegurar que a ação é executada em conformidade com a proposta apresentada e aprovada e com as condições do presente contrato.

b) Executar a ação com o cuidado, a eficiência, a transparência e o zelo necessários, de acordo com o princípio de boa gestão financeira e com as melhores práticas neste domínio;

c) Ser responsáveis pelo cumprimento de qualquer obrigação que lhes incumba por força do presente contrato, conjunta ou individualmente;

d) Transmitir ao coordenador os dados necessários à elaboração dos relatórios, demonstrações financeiras e outros documentos e informações exigidos pelo presente contrato e seus anexos, assim como todas as informações necessárias em caso de auditorias, verificações, acompanhamento ou avaliações;

e) Assegurar que as informações a prestar e os pedidos dirigidos ao Camões, I.P. são enviados através do coordenador;

f) Acordar quanto às providências adequadas ao nível interno para a coordenação e a representação dos beneficiários perante o Camões, I.P. relativamente a qualquer questão decorrente do presente contrato, em conformidade com este e no cumprimento da legislação aplicável.

Obrigações do coordenador

2.6. O coordenador deve:

a) Verificar se a ação é executada nos termos do presente contrato e assegurar a coordenação com todos os beneficiários na execução da ação;

b) Ser o intermediário para qualquer comunicação entre os beneficiários e autoridade contratante;

c) Ser responsável pela transmissão à Autoridade contratante de todos os documentos e informações que possam ser exigidos nos termos do presente contrato, em particular no que diz respeito aos relatórios narrativos e aos pedidos de pagamento. Se for necessário obter informações dos beneficiários, o coordenador deve ser responsável pela sua obtenção, verificação e consolidação antes do seu envio à Autoridade contratante;

Qualquer informação prestada, ou pedido apresentado, pelo coordenador ao Camões, I.P., deve ser considerada como tendo recebido o acordo de todos os beneficiários;

d) Informar o Camões, I.P. de qualquer ocorrência suscetível de afetar ou atrasar a execução da ação;

e) Informar o Camões, I.P. de qualquer alteração na situação jurídica, financeira, técnica, orgânica ou relativa à propriedade, assim como de qualquer alteração da denominação, endereço ou representante legal de qualquer dos beneficiários;

f) Responder no âmbito de auditorias, verificações, acompanhamento ou avaliações, facultando todos os documentos necessários, incluindo as contas dos beneficiários, cópias dos documentos comprovativos mais pertinentes e cópias assinadas de quaisquer contratos celebrados;

g) Ter plena capacidade financeira para garantir que a ação é executada de acordo com o contrato;

h) Elaborar os pedidos de pagamento de acordo com o contrato;

i) Ser o único recetor, em nome de todos os beneficiários, dos pagamentos do Camões, I.P. O coordenador deve assegurar que os montantes devidos são subsequentemente pagos aos beneficiários sem atrasos injustificados;

j) Abster-se de delegar a totalidade ou parte destas tarefas nos beneficiários ou noutras entidades.

ARTIGO 3.º - OBRIGAÇÃO DE APRESENTAÇÃO DE RELATÓRIOS FINANCEIROS E NARRATIVOS

3.1. O coordenador deve transmitir ao Camões, I.P. todas as informações exigidas sobre a execução da ação. O(s) relatório(s) intercalares devem incidir sobre a execução da ação e incluir, no mínimo, os seguintes elementos :

a) Resumo e contexto da ação;

b) Resultados efetivos: um quadro atualizado com base numa matriz do quadro lógico, designadamente relatórios dos resultados obtidos pela ação (realizações ou produto) de acordo com os indicadores correspondentes, orientações e objetivos acordados e fontes de dados pertinentes;

c) Informações sobre as atividades diretamente relacionadas com a ação descritas na proposta aprovada (anexo A do convite) e realizadas durante o período de relato;

d) Informações sobre as dificuldades encontradas e medidas tomadas para as ultrapassar e eventuais alterações introduzidas;

e) Informações sobre a execução do plano de comunicação e visibilidade e quaisquer medidas adicionais tomadas para assegurar a visibilidade e identificação das entidades financiadoras;

f) Incluir todos os relatórios, publicações, comunicados de imprensa e atualizações pertinentes;

g) Uma repartição dos custos totais, de acordo com a estrutura do anexo B do convite incorridos desde o início da ação, bem como os compromissos jurídicos assumidos pelo(s) beneficiário(s) durante o período de relato;

h) Um resumo dos controlos efetuados e cópias dos relatórios de verificação de despesas disponíveis;

i) Se for caso disso, um pedido de pagamento;

j) Um plano de trabalho e um orçamento previsional para o período de relato seguinte.

3.2. O relatório final deve cobrir a totalidade do período de implementação e incluir:

a) Todas as informações solicitadas no artigo 3.1., xxxxxxx a) a h);

b) Um relatório de verificação das despesas elaborado nos termos do anexo VI do convite;

c) Se for caso disso, os dados relativos às transferências de equipamentos, veículos e restante material, elaborados nos termos do anexo VII do convite; Se for caso disso, um pedido de pagamento.

3.3. As condições especiais podem estabelecer obrigações de informação suplementares.

3.4. O coordenador deve reunir todas as informações necessárias e elaborar relatórios intercalares e finais consolidados.

3.5. O Camões, I.P. pode pedir informações suplementares em qualquer momento. O coordenador deve prestar essas informações no prazo de 30 dias a contar do pedido, na mesma língua do contrato.

3.6. Os relatórios devem ser apresentados com os pedidos de pagamento, de acordo com o artigo 16.º. Se o coordenador não apresentar qualquer relatório, ou não prestar qualquer informação

suplementar pedida pelo Camões, I.P. no prazo fixado, nem tiver apresentado uma explicação aceitável por escrito dos motivos para essa omissão, o Camões, I.P. pode rescindir o contrato ao abrigo do artigo 13.2, alíneas a) e f).

ARTIGO 4.º - RESPONSABILIDADE

4.1. O Camões, I.P. não pode, em caso algum, nem por motivo algum, ser responsabilizado pelos danos causados ao pessoal ou aos bens do beneficiário no decurso da execução da ação ou em consequência desta. O Camões, I.P. não pode, consequentemente, aceitar qualquer pedido de indemnização ou de pagamento adicional por esses motivos.

4.2. Os beneficiários são os únicos responsáveis perante terceiros, nomeadamente por danos de qualquer natureza a eles causados durante a execução ou em consequência da ação. Os beneficiários devem exonerar o Camões, I.P. de qualquer responsabilidade decorrente de eventuais reclamações ou ações por infração das normas cometidas pelo próprio beneficiário, pelos seus empregados ou pelas pessoas a seu cargo, ou violação dos direitos de terceiros. Para efeitos de aplicação do presente artigo, os empregados do(s) beneficiário (s) são considerados terceiros.

ARTIGO 5.º - CONFLITO DE INTERESSES E CÓDIGO DE CONDUTA

5.1. Os beneficiários devem tomar todas as medidas necessárias para impedir ou pôr termo a qualquer situação suscetível de comprometer a execução objetiva e imparcial do presente contrato. O conflito de interesses pode resultar, nomeadamente, de interesses económicos, afinidades políticas ou nacionais, relações familiares ou afetivas ou qualquer outra ligação ou comunhão de interesses relevante.

5.2. Caso surja um conflito de interesses durante o cumprimento do presente contrato, o Camões,

I.P. deve ser notificado imediatamente por escrito desse facto. Nesse caso, o coordenador deve tomar imediatamente todas as medidas necessárias para resolver o conflito.

5.3. O Camões, I.P. reserva-se o direito de verificar se tais medidas são adequadas, podendo, se necessário, exigir que sejam tomadas medidas adicionais.

5.4. Os beneficiários devem assegurar-se de que o seu pessoal, incluindo os quadros, não é colocado numa situação suscetível de dar origem a conflitos de interesses. Sem prejuízo das suas obrigações contratuais, os beneficiários devem substituir de imediato, sem direito a qualquer indemnização por parte do Camões, I.P., qualquer membro do seu pessoal que se encontre nessa situação.

5.5. Os beneficiários devem agir sempre com imparcialidade, bem como com a discrição adequada. Devem abster-se de prestar declarações públicas sobre a ação ou os serviços, sem a aprovação prévia do Camões, I.P. Não devem, de modo algum, vincular o Camões, I.P. sem o consentimento prévio desta última, devendo esclarecer esta obrigação perante terceiros.

5.6. Os maus-tratos ou castigos corporais, ou ameaças de maus-tratos, abuso ou exploração sexual, assédio e violência verbal, bem como outras formas de intimidação devem ser proibidos. Os beneficiários devem igualmente informar o Camões, I.P. de qualquer incumprimento das normas deontológicas ou do código de conduta, conforme estabelecido no presente artigo. Caso os beneficiários tenham conhecimento de quaisquer violações das normas supracitadas, devem comunicar o facto por escrito, no prazo de 30 dias, à autoridade contratante.

5.7. Os beneficiários e o seu pessoal devem respeitar os direitos humanos e a legislação ambiental aplicável no(s) país(es) em que a ação será realizada e a legislação laboral fundamental acordada a nível internacional, nomeadamente as normas laborais fundamentais da OIT, as convenções sobre a liberdade de associação e de negociação coletiva, a eliminação do trabalho forçado, a eliminação da discriminação em matéria de emprego e de profissão e a abolição do trabalho infantil.

5.8. Os beneficiários ou qualquer pessoa relacionada com este não devem abusar dos poderes a si confiados para benefício próprio. Nem os beneficiários nem qualquer dos seus subcontratantes, agentes ou pessoal podem receber ou concordar em receber de qualquer pessoa, ou oferecer ou concordar em oferecer a qualquer pessoa, ou obter para qualquer pessoa, presentes, gratificações, comissões ou benefícios de qualquer género como incentivo para ou recompensa por realizar ou se abster de realizar qualquer ato relacionado com a execução do contrato, ou por mostrar preferência ou má vontade relativamente a qualquer pessoa relacionada com o contrato. Os beneficiários devem cumprir toda a legislação aplicável e os códigos e regulamentos em matéria de luta contra o suborno e a corrupção.

5.9. Os pagamentos aos beneficiários no âmbito do contrato devem constituir os únicos rendimentos ou benefícios obtidos em associação com o contrato, com exceção de atividades geradoras de receitas. Os beneficiários e o seu pessoal devem abster-se de exercer qualquer atividade ou de auferir qualquer vantagem incompatível com as suas obrigações contratuais.

5.10. A execução do contrato não deve dar lugar ao pagamento de despesas comerciais extraordinárias. O Camões, I.P. pode realizar todos os controlos documentais ou no terreno que considere necessário para obter provas, em caso de suspeita da existência de despesas comerciais extraordinárias.

5.11. O respeito pelo código de conduta indicado no presente artigo constitui uma obrigação contratual. O incumprimento do código de conduta será sempre considerado um incumprimento do contrato nos termos do artigo 12.º das condições gerais. Além disso, o incumprimento da disposição estabelecida no presente artigo pode ser considerado uma falta grave em matéria profissional que pode conduzir à suspensão ou resolução do contrato.

ARTIGO 6.º – CONFIDENCIALIDADE

6.1. Sem prejuízo do estabelecido no artigo 17.º o Camões, I.P e os beneficiários comprometem-se a preservar a confidencialidade de qualquer informação, independentemente da sua forma,

revelada por escrito ou verbalmente no âmbito do cumprimento do presente contrato e classificada por escrito como confidencial, durante, pelo menos, 5 anos a contar da data do pagamento do saldo.

6.2. Os beneficiários não devem usar informações confidenciais para outros fins que não o do cumprimento das suas obrigações contratuais, salvo acordo em contrário do Xxxxxx, I.P.

6.3. A Comissão Europeia dispõe do direito de acesso a todos os documentos comunicados à autoridade contratante, devendo garantir a mesma confidencialidade.

ARTIGO 7.º - VISIBILIDADE

7.1. Sem prejuízo do disposto no Convite à apresentação de propostas e salvo acordo em contrário ou pedido do Xxxxxx, I.P., os beneficiários devem tomar todas as medidas necessárias para publicitar o financiamento da ação pela União Europeia, através do Camões, I.P.

7.2. O coordenador deve apresentar ao Camões, I.P, para aprovação, um plano de comunicação e visibilidade e mantê-lo informado da sua execução.

ARTIGO 8.º – PROPRIEDADE/UTILIZAÇÃO DOS RESULTADOS E DOS ATIVOS

8.1. No âmbito da execução do presente contrato e sem prejuízo do disposto no convite e, ou nas condições especiais os beneficiários devem assegurar-se de que, relativamente a obras protegidas por direitos de propriedade intelectual, detêm todos os direitos de utilização necessários ao cumprimento do presente contrato.

8.2. Caso sejam representadas, em fotografia ou filme, pessoas reconhecíveis, o coordenador deve apresentar à autoridade contratante, no relatório final, uma declaração pela qual essas pessoas concedem a sua autorização para o uso descrito das suas imagens. O estipulado no período anterior não se refere a fotografias tiradas nem a filmes rodados em locais públicos em que apenas hipoteticamente sejam identificáveis pessoas presentes casualmente, nem a pessoas públicas no exercício das suas atividades.

8.3. No final da ação, a propriedade dos equipamentos, dos veículos e dos fornecimentos pagos são transferidos para os seus beneficiários nos termos estabelecidos no convite e nas condições especiais, devendo o coordenador apresentar à autoridade contratante um pedido de autorização escrito e fundamentado, com um inventário que enumere os elementos em questão e uma proposta relativa à sua utilização. Este pedido deverá ser apresentado em devido tempo e, o mais tardar, aquando da apresentação do relatório final. A utilização final não pode, em caso algum, pôr em causa a sustentabilidade da ação ou resultar num lucro para os beneficiários.

8.4. Devem ser anexadas ao relatório final cópias dos documentos comprovativos da transferência dos equipamentos e veículos cujo valor de aquisição seja superior a 5 000 EUR por artigo. Os documentos comprovativos da transferência dos equipamentos e dos veículos cujo preço de

compra tenha sido inferior a 5 000 EUR por artigo devem ser conservados pelos beneficiários para efeitos de controlo.

ARTIGO 9.º – ACOMPANHAMENTO E AVALIAÇÃO DA AÇÃO

9.1. A proposta aprovada deve descrever de forma pormenorizada as modalidades de acompanhamento que os beneficiários utilizarão.

9.2. Caso o Camões, I.P. ou a União Europeia procedam a uma avaliação intercalar ou ex post ou a um exercício de acompanhamento, o coordenador deve colocar à sua disposição e/ou das pessoas por aquela autorizadas todos os documentos ou informações necessários para essa avaliação ou exercício de acompanhamento.

9.3. O Camões, I.P. será convidado a participar nas principais atividades de acompanhamento e nos exercícios de avaliação dos resultados da ação realizados pelos beneficiários. O Camões, I.P. será convidado a comentar os termos de referência da(s) avaliação(ões) da ação realizada(s) pelos beneficiários antes do início do exercício, bem como o(s) relatório(s) preliminar(es) antes de ser(em) concluído(s).

9.4. Se os beneficiários ou o Camões, I.P. efetuarem ou mandarem efetuar um exercício de avaliação e acompanhamento no decurso da ação, devem facultar à outra parte uma cópia do relatório de avaliação. Todos os relatórios de avaliação e de acompanhamento, incluindo os valores finais para cada um dos indicadores no quadro lógico, serão apresentados à autoridade contratante juntamente com o relatório narrativo final (anexo IV).

ARTIGO 10.º – ALTERAÇÃO DO CONTRATO

10.1. Qualquer alteração do presente contrato, incluindo os respetivos anexos, deve ser efetuada por escrito. O presente contrato só pode ser alterado durante o seu período de execução.

10.2. Uma alteração não pode ter por objeto nem por efeito introduzir no contrato alterações suscetíveis de pôr em causa a decisão de atribuição da subvenção, nem violar o princípio da igualdade de tratamento dos requerentes. O montante máximo da subvenção não pode ser aumentado.

10.3. Se a alteração for pedida pelos beneficiários, o coordenador deve apresentar um pedido devidamente fundamentado à autoridade contratante, trinta dias antes da data de entrada em vigor da alteração, exceto em circunstâncias especiais devidamente comprovadas e aceites pelo Camões, I.P.

10.4. Se a alteração do orçamento não afetar os resultados esperados da ação (ou seja, impacto, produto, realização) e se a incidência financeira se limitar a uma transferência entre rubricas no âmbito de uma mesma rubrica orçamental principal, nomeadamente a supressão ou a introdução de uma rubrica, ou a uma transferência entre rubricas principais do orçamento que

implique uma variação igual ou inferior a 25 % do montante inicial (ou alterado por adenda) de cada uma das rubricas principais de custos elegíveis, o coordenador pode alterar o orçamento e deve desse facto informar o Camões, I.P. por escrito, o mais tardar aquando da apresentação do próximo relatório. Este método não pode ser utilizado para a alteração das rubricas de custos indiretos, reserva para imprevistos definidos no contrato.

As mudanças na descrição da ação e no quadro lógico que afetam os resultados esperados (impacto, produto, realização) são acordadas com o Camões, I.P. antes da modificação ter lugar. As mudanças aprovadas devem ser explicadas no relatório seguinte.

10.5. As mudanças de endereço, de conta bancária ou de auditor podem ser simplesmente notificadas pelo coordenador. No entanto, em circunstâncias devidamente comprovadas, o Camões, I.P. pode opor-se à opção do coordenador.

10.6. O Camões, I.P. reserva-se o direito de exigir a substituição do revisor de contas mencionado nas condições especiais, caso elementos desconhecidos à data da assinatura do presente contrato coloquem em causa a sua independência ou o seu profissionalismo.

ARTIGO 11.º – IMPLEMENTAÇÃO

Contratos de aquisição de bens, obras ou serviços

11.1. Se os beneficiários tiverem de celebrar contratos de aquisição de bens, obras ou serviços com terceiros para a implementação da ação, estes devem respeitar as regras de adjudicação de contratos constantes do anexo II do convite.

11.2. Na medida do necessário, os beneficiários devem assegurar que as condições que lhes são aplicáveis nos termos dos artigos 4.º, 5.º, 7.º e 17.º das presentes condições gerais são igualmente aplicáveis aos adjudicatários aos quais tenha sido adjudicado um contrato de execução.

11.3. No relatório enviado à administração contratante, o coordenador deve apresentar um relatório abrangente e pormenorizado sobre a adjudicação e a implementação dos contratos adjudicados nos termos do artigo 11.1.

ARTIGO 12.º - PRORROGAÇÃO E SUSPENSÃO

Prorrogação

12.1. O coordenador deve informar sem demora o Camões, I.P. de qualquer circunstância suscetível de entravar ou de atrasar a implementação da ação. O coordenador pode pedir uma prorrogação do prazo de execução da ação, ao abrigo do das condições especiais e em conformidade com o artigo 10.º. O pedido deve ser acompanhado de todos os elementos comprovativos necessários para a sua apreciação.

Suspensão pelo coordenador

12.2. O coordenador pode suspender a execução da ação, na totalidade ou em parte, se circunstâncias excecionais, principalmente casos de força maior, tornarem a implementação demasiado difícil ou perigosa. O coordenador deve informar o Camões, I.P. sem demora, declarando a natureza, a duração provável e os efeitos previsíveis da suspensão.

12.3. O coordenador ou o Camões, I.P. podem, nesse caso, rescindir o presente contrato, nos termos do artigo 12.º, n.º 1. Se o contrato não for resolvido, os beneficiários devem envidar esforços para minimizar o período de suspensão, assim como eventuais danos, e retomar a execução da ação logo que as circunstâncias o permitam, informando desse facto o Camões, I.P.

Suspensão pelo Camões, I.P.

12.4. O Camões, I.P. pode pedir aos beneficiários que suspendam a execução da ação, ou parte dela, se circunstâncias excecionais, principalmente casos de força maior, tornarem a implementação demasiado difícil ou perigosa. Para o efeito, o Camões, I.P. deve informar o coordenador da natureza e da duração provável da suspensão.

12.5. O coordenador ou o Camões, I.P. podem, nesse caso, rescindir o presente contrato, nos termos do artigo 13.º, n.º 1. Se o contrato não for resolvido, os beneficiários devem envidar esforços para minimizar o período da sua suspensão, assim como eventuais danos, e retomar a implementação da ação logo que as circunstâncias o permitam e depois de obtida a aprovação do Camões, I.P.

12.6. O Camões, I.P. pode igualmente suspender o presente contrato ou a participação dos beneficiários no mesmo se dispuser de provas de que, ou se por razões objetivas e bem fundamentadas, considerar necessário verificar se:

a) O procedimento de concessão da subvenção ou a implementação da ação padecem de erros graves, irregularidades ou fraude;

b) Os beneficiários infringiram qualquer obrigação importante decorrente do presente contrato.

12.7. O coordenador deve facultar as informações, os esclarecimentos ou os documentos pedidos no prazo de 30 dias a contar da receção do pedido enviado pelo Camões, I.P.. Se, apesar das informações, dos esclarecimentos ou documentos facultados pelo coordenador, o procedimento de adjudicação ou a implementação da subvenção se revelarem inquinados de incumprimento de obrigações, irregularidades, fraudes ou infração de obrigações, o Camões, I.P. pode rescindir o presente contrato ao abrigo do artigo 13.2, alínea h).

Prorrogação do prazo de implementação na sequência de uma suspensão

12.8. Em caso de suspensão nos termos do artigo 12.2, 12.4 e 12.6, o prazo de implementação da ação deve ser prorrogado por um período equivalente ao da suspensão, sem prejuízo das

alterações ao contrato eventualmente necessárias para adaptar a ação às novas condições de implementação.

ARTIGO 13.º - RESCISÃO DO CONTRATO

Rescisão em caso de força maior

13.1. Nos casos previstos no artigo 12.2 e 12.4, se o coordenador ou o Camões, I.P. entenderem que o presente contrato deixou de ser eficaz ou adequadamente exequível, deve consultar a outra parte. Caso não cheguem a acordo quanto a uma solução, o coordenador ou o Camões,

I.P. podem rescindir o contrato mediante um pré-aviso escrito de dois meses, sem obrigação de indemnizar.

Rescisão pelo Camões, I.P.

13.2. Sem prejuízo do disposto no artigo 13.1, o Camões, I.P. pode, após consulta do coordenador, rescindir o presente contrato ou cancelar a participação de qualquer beneficiário, sem obrigação de indemnizar, nas seguintes circunstâncias:

a) Se um beneficiário não cumprir, sem justificação, uma obrigação que lhe incumba, individual ou coletivamente, por força do contrato e, depois de notificado por escrito para que o faça, continuar a não as cumprir ou não apresentar uma explicação satisfatória no prazo de 30 dias a contar da receção da notificação;

b) Se um beneficiário ou qualquer pessoa que assuma responsabilidade ilimitada pelas dívidas do beneficiário se encontrar em situação de falência, sujeito a um processo de insolvência ou de liquidação, se os seus bens estiverem sob administração de um liquidatário ou sob administração judicial, for objeto de concordata de credores, tiver suspendido as suas atividades ou se encontrar em qualquer outra situação análoga resultante de um processo da mesma natureza ao abrigo de legislação ou regulamentação nacional relevante para o beneficiário;

c) Se um beneficiário for declarado culpado de falta grave em matéria profissional, provada por qualquer meio que o Camões, I.P. possa apresentar;

d) Se tiver sido confirmado, por sentença judicial transitada em julgado ou por decisão administrativa definitiva ou por prova na posse do Camões, I.P., que o beneficiário foi condenado por fraude, corrupção, participação numa organização criminosa, branqueamento de capitais ou financiamento do terrorismo, infrações relacionadas com o terrorismo, trabalho infantil ou outras formas de tráfico de seres humanos contornando as obrigações fiscais, sociais ou quaisquer outras obrigações legais aplicáveis, incluindo através da criação de uma entidade para o efeito;

e) Se uma alteração na situação jurídica, financeira, técnica, orgânica ou relativa à propriedade do beneficiário ou a cessação da participação deste afetar substancialmente o cumprimento do presente contrato ou puser em causa a decisão de concessão da subvenção;

f) Se um beneficiário for culpado de falsas declarações na prestação de informações necessárias para o processo de adjudicação ou para a implementação da ação; e, se não prestar, ou o não fizer nos prazos fixados pelo presente contrato, qualquer informação, relacionada com a ação, pedida pelo Camões, I.P.;

g) Se um beneficiário não tiver cumprido as suas obrigações relativamente ao pagamento das contribuições para a segurança social ou ao pagamento de impostos de acordo com as disposições legais do país em que se encontre estabelecido;

h) Se o Camões, I.P. tiver provas de que um beneficiário, incorreu em incumprimento de obrigações, irregularidades ou fraude no processo de contratualização da subvenção ou na implementação da ação;

i) Se o Camões, I.P. tiver provas de que um beneficiário está envolvido num conflito de interesses;

j) Se o Camões, I.P. ou a Comissão Europeia tiver provas de que um beneficiário cometeu sistemática ou recorrentemente erros ou irregularidades, fraude, infração grave de obrigações atinentes a outras subvenções financiadas pela União Europeia e adjudicadas ao mesmo beneficiário nas mesmas condições, desde que esses erros, irregularidades, fraude ou infração grave de obrigações tenham um impacto material na presente subvenção.

Os casos de rescisão do contrato nos termos das alíneas b), c), d), h), j) e k) podem dizer respeito igualmente a pessoas que são membros do órgão de administração, de gestão ou de fiscalização do beneficiário e/ou a pessoas que disponham de poderes de representação, decisão ou controlo do beneficiário.

Cancelamento, pelo coordenador, da participação de beneficiários

13.3. Em casos devidamente justificados, o coordenador pode cancelar a participação de beneficiários num contrato. Para o efeito, o coordenador deve comunicar à autoridade contratante as razões do cancelamento da participação e a data a partir da qual o mesmo produz efeitos, assim como uma proposta de redistribuição das tarefas que incumbiam aos beneficiários cuja participação foi cancelada ou da sua eventual substituição. A proposta deve ser enviada em devido tempo, antes de o cancelamento produzir efeitos. Se o Camões, I.P. concordar, o contrato será alterado em conformidade, nos termos do artigo 10.º.

Efeitos da rescisão

13.4. Após a rescisão deste contrato, o coordenador deve tomar imediatamente as medidas necessárias para pôr termo à ação, de forma rápida e correta, e para reduzir as despesas ao mínimo.

Sem prejuízo do disposto no artigo 16.º, o beneficiário terá direito apenas ao pagamento da subvenção correspondente à parte da ação já executada, excluindo os custos associados aos compromissos em curso cuja execução deva ser assegurada após a rescisão.

Para o efeito, o coordenador deve apresentar um pedido de pagamento à autoridade contratante no prazo fixado no artigo 16.2, contado a partir da data de rescisão.

Nos casos de rescisão previstos no artigo 13.1, o Camões, I.P. pode decidir reembolsar as despesas residuais inevitáveis, incorridas durante o período de pré-aviso, desde que o primeiro parágrafo do presente artigo 13.7, tenha sido devidamente executado.

Nos casos de rescisão previstos no artigo 13.2, alíneas a), c), d), f), h) e k), o Camões, I.P. pode, após consulta do coordenador e consoante a gravidade do incumprimento, pedir o reembolso da totalidade ou de parte dos montantes indevidamente pagos pela ação.

ARTIGO 14.º - DIREITO APLICÁVEL E RESOLUÇÃO DE LITÍGIOS

14.1. O contrato rege-se pelo direito português.

14.2. As partes no presente contrato devem envidar todos os esforços no sentido de resolverem amigavelmente qualquer litígio que possa surgir entre si no decurso do cumprimento do presente contrato. Para o efeito, devem comunicar-se mutuamente por escrito as respetivas posições, assim como as soluções que considerem possíveis, e reunir-se a pedido de uma delas. O coordenador e o Camões, I.P. devem responder a um pedido de resolução amigável no prazo de 30 dias. Terminado este prazo, ou se o procedimento de resolução amigável não for bem- sucedido no prazo de 120 dias a contar da data do primeiro pedido, o coordenador ou o Camões, I.P. pode notificar à outra parte que considera que o procedimento fracassou.

14.3. Se fracassar o procedimento de resolução amigável, o litígio pode, de comum acordo entre o coordenador e o Camões, I.P., ser submetido à conciliação da Comissão Europeia. Se não for encontrada uma solução no prazo de 120 dias a contar da data de início do processo de conciliação, cada parte pode notificar à outra que considera que o procedimento fracassou.

14.4. Se fracassarem todos os procedimentos mencionados nos números anteriores, cada parte no presente contrato pode submeter o litígio ao tribunal competente com sede na comarca de Lisboa.

DISPOSIÇÕES FINANCEIRAS ARTIGO 15.º – CUSTOS ELEGÍVEIS

Critérios de elegibilidade dos custos

15.1. São considerados custos elegíveis aqueles em que o beneficiário tenha efetivamente incorrido e que satisfaçam os seguintes critérios:

a) Terem sido concretizados durante o período de implementação. Em particular:

(i) os custos relativos a serviços e obras devem corresponder a atividades desempenhadas durante o período de implementação, os custos relativos a

fornecimentos devem corresponder a entrega e instalação de bens durante o período de implementação. A assinatura de um contrato, uma encomenda ou uma autorização de despesas no período de implementação para prestação de serviços, realização de obras ou fornecimento posteriores, após o termo do período de implementação, não cumprem este requisito. As transferências de numerário entre o coordenador e/ou os outros beneficiários ou entidades afiliadas não podem ser consideradas custos incorridos;

(ii) os custos em que o beneficiário incorreu devem ser pagos antes da apresentação dos relatórios finais. Podem ser pagos posteriormente, desde que sejam indicados no relatório final, juntamente com a data prevista para o pagamento;

(iii) excetuam-se desta disposição os custos relativos aos relatórios finais, incluindo verificação dos custos, auditoria e avaliação final da ação, nas quais o beneficiário pode incorrer após o período de implementação da ação;

(iv) os processos de adjudicação de contratos podem ter sido iniciados e os contratos podem ser celebrados pelos beneficiários antes do início do período de implementação da ação, sob condição de terem sido respeitadas as disposições do anexo II.

b) Estarem inscritos no orçamento global estimado para a ação;

c) Serem necessários à implementação da ação;

d) Serem identificáveis e verificáveis, em particular estarem registados na contabilidade dos beneficiários e serem determinados de acordo com as normas contabilísticas e as práticas habituais de contabilidade de custos aplicáveis aos beneficiários;

e) Satisfazerem os requisitos da legislação fiscal e social aplicável;

f) Serem razoáveis, justificados e cumprirem os requisitos da boa gestão financeira, em especial quanto à economia e à eficiência.

Custos diretos elegíveis

15.2. Sob reserva do disposto no artigo 15.º, n.º 1, e, se pertinente, no anexo II do convite, são, nomeadamente, elegíveis os seguintes custos diretos respeitantes:

a) Aos recursos humanos e respetivos encargos sociais, incluindo os honorários, as ajudas de custo, deslocações e estadas incluindo viagens aéreas em classe económica e alojamento em estabelecimento hoteleiro até três estrelas;

b) Aos direitos de utilização de imóveis, nomeadamente, trespasses, arrendamentos, cedências de utilização e constituição de direitos de superfície;

c) À realização de obras de reabilitação e manutenção de infraestruturas, equipamentos e imóveis;

d) À aquisição de equipamentos e de outros bens móveis;

e) À contratação de serviços;

f) Ao pagamento dos prémios de seguros que cubram exclusivamente os riscos de responsabilidade civil e de vida decorrentes da prossecução da atividade desenvolvida no domínio das ações;

g) Ao acompanhamento, auditoria e avaliação das ações, até ao limite máximo de 10% do seu valor global;

h) Outras despesas de natureza administrativa ou custos imprevistos necessários à execução dos projetos em causa, até ao limite máximo de 5% do seu valor global, cuja necessidade e relevância são casuisticamente analisadas pelo Camões, I.P.;

i) Direitos, impostos indiretos, taxas e encargos, incluindo o IVA, pagos e não recuperáveis pelo(s) beneficiário(s), salvo disposição em contrário das condições gerais.

Reserva para imprevistos

15.3. Pode ser inscrita no orçamento da ação uma provisão para imprevistos e/ou eventuais flutuações das taxas de câmbio, não superior a 5% dos custos diretos elegíveis, para permitir ajustamentos necessários determinados por alterações imprevisíveis das circunstâncias no terreno. O uso dessa verba está sujeito a autorização prévia, por escrito, do Camões, I.P., a pedido justificado do coordenador.

Custos indiretos

15.4. Os custos indiretos da ação são os custos elegíveis que não podendo ser indicados como despesas específicas diretamente relacionadas com a implementação da ação, nem lhe podendo ser imputados diretamente em termos contabilísticos (de acordo com as condições de elegibilidade enunciadas no artigo 15.º, n.º 1) são necessários à execução da ação e estão relacionados com os custos diretos elegíveis da ação. Estes custos não podem incluir despesas inelegíveis, como as referidas no artigo 15.º, n.º 5, nem custos já incluídos ou declarados em outra rubrica do orçamento.

Para cobrir os custos indiretos da ação, pode ser pedida uma percentagem fixa do montante total dos custos diretos elegíveis da ação, não superior a 7% dos custos diretos. O financiamento fixo dos custos indiretos não tem de ser justificado por documentos contabilísticos.

Custos inelegíveis

15.5. Não são consideradas como custos elegíveis as seguintes despesas:

a) Que não constem do orçamento previsional das ações, exceto se autorizadas expressamente pelo Camões, I.P., nos termos do contrato de subvenção;

b) Com alojamento em estabelecimento hoteleiro superior a três estrelas, com exceção das deslocações a países onde aqueles estabelecimentos hoteleiros não tenham condições mínimas de segurança ou de habitabilidade;

c) Com gratificações, complementos de reforma e encargos sociais adicionais;

d) Com impostos, contribuições e taxas, salvo se forem efetivamente suportadas no âmbito da execução das ações

e) De representação;

f) Com encargos financeiros, tais como juros, diferenças de câmbio, garantias, comissões bancárias e outras despesas meramente financeiras, salvo se forem efetivamente indispensáveis para a execução da ação;

g) Com multas, penalidades e encargos com processos judiciais;

h) Para a aquisição do direito de propriedade sobre imóveis, exceto quando seja o próprio escopo da ação, nomeadamente para a construção ou reabilitação de habitações de desalojados, escolas ou infraestruturas de cariz sanitário ou hospitalar;

i) Com os direitos de utilização de imóveis, nomeadamente, trespasses, arrendamentos, cedências de utilização, constituição de direitos de superfície, que não contribuam para a prossecução dos fins da ação;

j) Com a aquisição de mobiliário, equipamentos, veículos e outros bens móveis, à exceção dos que se revelarem, de forma fundamentada e comprovada, estritamente necessários à execução da ação;

k) Respeitantes a trabalhos realizados pelo promotor ou executor em seu exclusivo benefício;

l) Relativas aos custos internos de funcionamento das entidades promotoras ou executoras;

m) Com viagens de avião em classe executiva ou superior;

n) Quaisquer outras despesas que não sejam consideradas necessárias para a execução dos objetivos da ação ou que sejam tidas como supérfluas ou excessivas.

o) Com a concessão de créditos a terceiros, exceto se o escopo da ação previr expressamente a sua criação no âmbito da concessão de microcrédito a pequenas estruturas de base familiar no âmbito de atividades de subsistência.

Entidades afiliadas

15.6. Sempre que as condições especiais contenham uma disposição sobre as entidades afiliadas a um beneficiário, os custos incorridos por essas entidades podem ser elegíveis desde que satisfaçam as mesmas condições previstas nos artigos 15.º e 17.º, e que o beneficiário assegure que o disposto nos artigos 4.º, 5.º, 6.º, 7.º, 9.º, 11.º e 17.º também é aplicável a essa entidade.

ARTIGO 16.º - PAGAMENTOS E JUROS DE MORA

Processo de pagamento

16.1. O Camões, I.P. deve pagar a subvenção ao coordenador segundo um dos processos seguintes.

Opção 1: Ações cujo período de implementação seja igual ou inferior a 12 meses e subvenções de montante igual ou inferior a 100 000 EUR:

(i) Uma primeira fração de pré-financiamento de 80 % do montante máximo referido nas condições especiais (excluindo imprevistos);

(ii) O saldo do montante final da subvenção.

Opção 2: Ações cujo período de implementação seja superior a 12 meses e subvenções de montante superior a 100 000 EUR:

(i) Uma primeira fração de pré-financiamento correspondente a 100% da parte do orçamento previsto financiada pelo Camões, I.P. para o primeiro período de referência (excluindo imprevistos). A parte do orçamento financiada pelo Camões,

I.P. é calculada aplicando-se a percentagem indicada nas condições especiais;

(ii) Outras frações de pré-financiamento correspondentes a 100% da parte do orçamento previsto financiado pelo Camões, I.P. para o período de referência (excluindo imprevistos não autorizados):

• Se o período restante até ao final da ação for superior a 18 meses, o período abrangido pelo relatório deve abrangê-lo integralmente;

• No prazo de 60 dias a contar do termo do período abrangido pelo relatório, o coordenador deve apresentar um relatório intercalar ou, se não puder fazê-lo, deve informar o Camões, I.P. das razões por que o não faz e apresentar um resumo da evolução da ação;

• Se, no termo do período abrangido pelo relatório, a parte da despesa em que os beneficiários incorreram efetivamente, financiada pelo Camões, I.P., for inferior a 70% do pagamento anterior (e a 100% de qualquer dos pagamentos anteriores), o pagamento do pré-financiamento remanescente será reduzido do montante correspondente à diferença entre 70% do pagamento do anterior pré- financiamento e a parte da despesa em que os beneficiários incorreram efetivamente, financiada pelo Camões, I.P.;

• O coordenador pode apresentar um pedido para outro pagamento de pré- financiamento antes do termo do período abrangido pelo relatório se a parte da despesa em que os beneficiários incorreram efetivamente, financiada pelo Camões, I.P., for superior a 70 % do pagamento anterior (e a 100 % de quaisquer pagamentos anteriores). Neste caso, o período seguinte abrangido pelo relatório recomeça a correr a partir da data de termo do período abrangido por este pedido de pagamento;

• O montante total dos pré-financiamentos não pode exceder 90% do montante indicado nas condições especiais, excluindo imprevistos não autorizados;

(iii) O saldo do montante final da subvenção.

Apresentação do relatório final

16.2. O coordenador deve apresentar o relatório final ao Camões, I.P., o mais tardar, três meses após o termo do período de implementação definido nas condições especiais. O prazo para a apresentação do relatório final será alargado para quatro meses se o coordenador não tiver a sua sede no país de implementação da ação.

Pedido de pagamento

16.3. O pedido de pagamento deve ser redigido segundo o modelo constante do anexo III do convite e acompanhado de:

a) Um relatório narrativo e financeiro, em conformidade com o estipulado no artigo 3.º;

b) Um orçamento previsional para o período seguinte abrangido pelo relatório, tratando-se de um pedido de pré-financiamento suplementar;

c) Um relatório de verificação dos custos ou uma descrição pormenorizada dos custos, se exigido pelo artigo 16.

Para efeitos de pagamento inicial do pré-financiamento, o contrato assinado vale como pedido de pagamento. O pagamento não implica o reconhecimento da regularidade, da autenticidade, da completude nem da correção das declarações e informações prestadas.

Prazos de pagamento

16.4. O Camões, I.P. deve efetuar o pagamento inicial do pré-financiamento no prazo de 30 dias a contar da receção do pedido de pagamento.

16.5. O Camões, I.P. deve efetuar os restantes pagamentos do pré-financiamento e o pagamento do saldo no prazo de 60 dias a contar da receção do pedido de pagamento. Este prazo é alargado para 90 dias se algum beneficiário tiver entidades afiliadas; ou se houver mais do que um beneficiário como partes no presente contrato.

16.6. O pedido de pagamento considerar-se-á aceite na ausência de resposta escrita do Camões,

I.P. nos prazos fixados supra.

Suspensão do período de pagamento

16.7. Sem prejuízo do disposto no artigo 13.º, o Camões, I.P. pode suspender os prazos de pagamento, mediante notificação ao coordenador, se verificar a ocorrência de algum dos seguintes factos:

a) O montante indicado no pedido de pagamento não é devido; ou

b) Os documentos comprovativos adequados não foram apresentados; ou

c) São necessários esclarecimentos, alterações ou informações suplementares em relação aos relatórios narrativos ou financeiros; ou

d) Há dúvidas quanto à elegibilidade das despesas, pelo que é necessário efetuar verificações suplementares, incluindo controlos no local, ou uma auditoria para se assegurar de que as despesas são elegíveis; ou

e) É necessário verificar, nomeadamente através de uma investigação dos organismos Portugueses competentes ou do Organismo Europeu da Luta Anti-Fraude (OLAF), se ocorreram eventuais incumprimentos de obrigações, irregularidades ou fraudes no processo de concessão da subvenção ou na implementação da ação; ou

f) É necessário verificar se os beneficiários infringiram alguma obrigação importante decorrente do presente contrato; ou

g) As obrigações em matéria de visibilidade referidas no artigo 7.º não são cumpridas.

16.8. A suspensão dos prazos de pagamento inicia-se na data do envio da notificação referida no número anterior ao coordenador. O coordenador deve prestar as informações, os esclarecimentos ou os documentos pedidos no prazo de 30 dias a contar do pedido. O prazo recomeça a correr na data de registo de um pedido de pagamento formulado corretamente.

16.9. Se, apesar das informações, dos esclarecimentos ou documentos prestados pelo coordenador, o pedido de pagamento continuar a ser inadmissível, ou se o procedimento de concessão ou a execução da subvenção se revelar viciado por irregularidades, fraudes ou infração de obrigações, o Camões, I.P. pode suspender os pagamentos e, nos casos previstos no artigo 13.º, rescindir o presente contrato.

16.10. Como medida cautelar, por antecipação, ou em alternativa à rescisão prevista no artigo 13.º, o Camões, I.P. pode suspender os pagamentos e sem pré-aviso.

Relatório de verificação dos custos

16.11. O coordenador deve apresentar um relatório de verificação de despesas com todos os relatórios intercalares e com o relatório final.

16.12. O relatório de verificação das despesas deve ser conforme com o modelo constante do anexo VI do convite e elaborado por um revisor oficial de contas aprovado pelo Camões, I.P.. O revisor oficial de contas deve satisfazer os requisitos enunciados nas condições de referência para a Verificação dos custos, constante do anexo VI.

16.13. O revisor de contas deve verificar se os custos e as receitas da ação declaradas pelos beneficiários são reais, se foram devidamente contabilizadas e se são elegíveis nos termos do presente contrato. O relatório de verificação de despesas deve abranger todos os custos não abrangidos por qualquer relatório de verificação de despesas anterior.

16.14. A discriminação pormenorizada dos custos deve conter, por cada rubrica de despesas do relatório financeiro e para todos os registos e transações subjacentes, as seguintes informações: montante do registo ou da transação, referência contabilística (por exemplo, devedor, diário ou outra referência pertinente), descrição do registo ou da transação (especificando a natureza da despesa) e referência dos documentos correspondentes (por exemplo, número de fatura, folha de salário ou outra referência pertinente), em conformidade com o disposto no artigo 17.º, n.º

1. A descrição deve ser apresentada em formato eletrónico e em formato de folha de cálculo (Excel ou semelhante), sempre que possível.

16.15. A descrição pormenorizada dos custos deve ser acompanhada por uma declaração solene, do coordenador, de que as informações constantes do pedido de pagamento são completas, fiáveis e verdadeiras, e que os custos declarados foram suportados e podem ser considerados elegíveis nos termos do presente contrato.

16.16. Em qualquer caso, relatório final deve incluir uma descrição pormenorizada dos custos que abranja toda a ação.

Regras para a conversão de divisas

16.17. O Camões, I.P. procede aos pagamentos ao coordenador através de transferência bancária para a conta bancária mencionada na ficha de entidade constante do anexo D ao convite (ou: para a conta bancária identificada nas condições especiais).

16.18. O Camões, I.P. deve efetuar os pagamentos na divisa estipulada nas condições especiais.

Os relatórios devem exprimir os valores na divisa indicada nas condições especiais e podem ser elaborados a partir de demonstrações financeiras em que os valores sejam expressos noutras divisas, com fundamento na legislação e nas normas contabilísticas aplicáveis a que os beneficiários estejam sujeitos. Nesse caso, e para efeitos de apresentação de relatórios, a conversão na divisa indicada nas condições especiais deve ser efetuada com recurso à taxa de câmbio a que cada transferência do Camões, I.P. foi registada nas contas dos beneficiários, salvo disposição em contrário das condições especiais. Se no final da ação, uma parte das despesas for pré-financiada pelo(s) beneficiário(s) (ou por outros dadores), a taxa de conversão a aplicar a este saldo é a taxa fixada nas condições especiais de acordo com as práticas contabilísticas habituais do(s) beneficiário(s). Se as condições especiais não previrem uma disposição específica, será aplicada a taxa de câmbio da última fração recebida do Camões, I.P.

16.19. Salvo disposição em contrário nas condições especiais, os custos suportados expressos em divisas distintas das utilizadas nas contas do(s) beneficiário(s) para a ação devem ser convertidos de acordo com as suas práticas contabilísticas habituais, na condição de respeitarem os seguintes requisitos de base:

(i) serem apresentados como uma regra contabilística, ou seja, serem uma prática comum do beneficiário,

(ii) serem aplicados de forma coerente,

(iii) concederem o mesmo tratamento a todos os tipos de transações e fontes de financiamento,

(iv) o sistema pode ser demonstrado e as taxas de câmbio são facilmente verificáveis.

Se se verificar uma variação excecional da taxa de câmbio, as partes devem proceder a consultas para alterar a ação, a fim de minimizar os efeitos dessa variação cambial. Se necessário, o Camões,

I.P. pode tomar medidas suplementares, nomeadamente rescindir o contrato.

ARTIGO 17.º - CONTABILIDADE E CONTROLO TÉCNICO E FINANCEIRO

Contabilidade

17.1. O beneficiário deve manter uma contabilidade precisa e regular da implementação da ação, utilizando para o efeito um sistema contabilístico adequado de partidas dobradas. A contabilidade:

a) Pode ser parte integrante do sistema normal do beneficiário ou um complemento desse sistema;

b) Deve ser conforme com as orientações e normas em matéria de contabilidade aplicáveis no país em causa;

c) Deve permitir o rastreio, a identificação e a verificação fáceis das receitas e dos custos relativos à ação.

17.2. O coordenador deve assegurar a correta conciliação do relatório financeiro a que se refere o artigo 3.º com o sistema de contabilidade e com os documentos contabilísticos subjacentes e outros registos pertinentes. Para o efeito, os beneficiários devem elaborar e manter conciliações adequadas, calendários comprovativos, análises e repartições para efeitos de inspeção e verificação.

Direito de acesso

17.3. Os beneficiários ficam sujeitos à possibilidade de serem realizadas verificações pela Comissão Europeia, pelo Organismo Europeu de Luta Antifraude, pelo Tribunal de Contas Europeu, pelo Tribunal de Contas de Portugal ou outro organismo público com competências nesta matéria, bem como, eventualmente, por um auditor externo mandatado pelo Camões, I.P. Os beneficiários devem tomar todas as providências no sentido de facilitar o trabalho a essas entidades.

17.4. No âmbito das verificações referidas no número anterior, os beneficiários estão obrigados a colaborar com as referidas entidades, designadamente, permitindo e facilitando:

a) O acesso às instalações e outros locais de execução da ação;

b) O exame dos seus sistemas contabilísticos e informáticos, documentos e bases de dados relativos à gestão técnica e financeira da ação;

c) A cópia de documentos;

d) A realização de controlos no local;

e) A realização de uma auditoria integral assente em todos os documentos contabilísticos e em quaisquer outros documentos pertinentes ao financiamento da ação.

17.5. Se se justificar, as verificações podem conduzir à recuperação de fundos pelo Camões, I.P.

17.6. O acesso das pessoas mandatadas pela Comissão Europeia, pelo Organismo Europeu de Luta Antifraude e pelo Tribunal de Contas, bem como dos auditores externos mandatados pelo Camões, I.P. para proceder a verificações nos termos do presente artigo rege-se pela confidencialidade no que diz respeito a terceiros, sem prejuízo das obrigações de direito público a que essas pessoas estejam sujeitas.

Conservação de registos

17.7. Os beneficiários devem conservar todos os registos e documentos contabilísticos e comprovativos relativos ao presente contrato durante 10 anos após o pagamento do saldo; em todo o caso, até que uma auditoria ou verificação em curso, um recurso, litígio ou reclamação pendente tenha sido dirimido.

17.8. Os documentos devem estar facilmente acessíveis e classificados de forma a permitir um exame fácil, devendo o coordenador informar o Camões, I.P. do seu lugar exato.

17.9. Todos os documentos comprovativos devem encontrar-se disponíveis no seu formato original, incluindo o eletrónico, ou uma cópia.

17.10. Além dos relatórios referidos no artigo 3, nos documentos referidos no presente artigo incluem-se os seguintes:

a) Registos contabilísticos (informatizados ou manuais) do sistema contabilístico dos beneficiários, como o razão geral, os razões auxiliares, as contas de salários, o registo dos ativos imobilizados e outras informações contabilísticas pertinentes;

b) Comprovativos dos procedimentos de adjudicação de contratos, como documentos de concurso, propostas dos proponentes e relatórios de avaliação;

c) Comprovativos dos compromissos assumidos, como contratos e notas de encomenda;

d) Comprovativos de prestação de serviços, tais como relatórios aprovados, fichas das horas de trabalho, títulos de transporte, comprovativos de participação em seminários, conferências ou cursos de formação (incluindo a documentação respetiva e o material obtido, certificados), etc.;

e) Comprovativos da receção de mercadorias, tais como notas de entrega dos fornecedores;

f) Comprovativos da conclusão de obras, como certificados de receção;

g) Comprovativos de compras, como faturas e recibos;

h) Comprovativos de pagamento, como extratos bancários, notas de débito, provas de liquidação pelo subcontratante;

i) Comprovativos de que os impostos e/ou IVA pagos não podem efetivamente ser recuperados;

j) Uma lista recapitulativa da quilometragem percorrida, do consumo médio dos veículos utilizados, do preço do combustível e dos custos de manutenção, no que se refere às despesas de combustível e de lubrificantes;

k) Registo do pessoal e mapas de salário, tais como contratos, fichas de salário e registo das horas de trabalho. Em relação ao pessoal local com contrato a termo certo, montante da remuneração paga, devidamente certificada pelo responsável a nível local, com uma repartição por salário bruto, contribuições para a segurança social, seguro e salário líquido. As análises e discriminações dos custos por mês de trabalho efetivo são avaliadas com base nos preços unitários por período de trabalho verificável e numa repartição por salário bruto, contribuições para a segurança social, seguro e salário líquido, no que diz respeito a pessoal expatriado.

17.11. O incumprimento das obrigações fixadas no artigo 17.º, n.os 1 a 10, constitui incumprimento de uma obrigação principal no âmbito do presente contrato que confere ao Camões, I.P. o poder para suspender o contrato, os pagamentos ou o prazo para o pagamento e, nos casos mais graves, rescindir o contrato e/ou reduzir o montante da subvenção.

ARTIGO 18.º – MONTANTE FINAL DA SUBVENÇÃO

Montante final

18.1. A subvenção não pode exceder o limite máximo fixado nas condições especiais, quer em termos de valor absoluto quer em termos de percentagem.

18.2. Sempre que, no final da ação, se verificar que os custos totais são inferiores ao montante total estimado dos custos elegíveis previsto nas condições especiais, a subvenção do Camões,

I.P. limitar-se-á ao montante obtido mediante a aplicação da percentagem estabelecida nas condições especiais aos custos elegíveis da ação aprovados pelo Camões, I.P.

18.3. Nos casos em que se verifique que a ação foi implementada de forma deficiente, parcial ou tardia e, por conseguinte, em desconformidade com a proposta, o Camões, I.P. pode (sem prejuízo do direito que lhe assiste de rescindir o contrato ao abrigo do artigo 13.º), mediante decisão devidamente fundamentada e após ter permitido ao beneficiário apresentar as suas observações, reduzir o montante da subvenção.

18.4. Em qualquer caso, designadamente no que respeita às obrigações em matéria de visibilidade mencionadas no artigo 7.º e ao incumprimento de obrigações, fraude ou irregularidades, o Camões, I.P. pode reduzir o montante da subvenção proporcionalmente à gravidade do referido incumprimento ou das irregularidades.

Ausência de lucro

18.5. A subvenção não pode gerar lucro para os beneficiários, salvo disposição em contrário nas condições especiais. Entende-se por «lucro» um excedente das receitas relativamente aos custos elegíveis aprovados pelo Camões, I.P. à data da apresentação do pedido de pagamento do saldo.

18.6. As receitas a ter em conta são as receitas consolidadas na data da apresentação pelo coordenador do pedido de pagamento que se subsumam a uma das seguintes categorias:

a) Subvenção recebida do Camões, I.P.;

b) Receitas geradas pela ação, salvo disposição em contrário das condições especiais.

18.7. Se o montante final da subvenção determinado nos termos do contrato resultar em lucro, deve ser reduzido da percentagem do lucro correspondente à contribuição final entregue pelo Camões, I.P. para os custos elegíveis efetivamente incorridos aprovados pelo Camões, I.P.

ARTIGO 19.º – RECUPERAÇÃO

Recuperação

19.1. Em caso de pagamento indevido de qualquer montante ao coordenador, ou se a recuperação se justificar nos termos do presente contrato, o coordenador compromete-se a reembolsar esse montante à autoridade contratante.

19.2. Os pagamentos efetuados não precludem a possibilidade de o Camões, I.P. emitir uma ordem de cobrança na sequência de um relatório de verificação de despesas, de uma auditoria ou de outra verificação do pedido de pagamento.

19.3. Se a verificação revelar que os métodos utilizados pelos beneficiários para determinarem os custos unitários, montantes fixos ou taxas fixas não são conformes com as condições estabelecidas pelo presente contrato, o Camões, I.P. tem o direito de reduzir o montante final da subvenção proporcionalmente até ao montante dos custos unitários, montantes fixos ou taxa fixa de financiamento.

19.4. O coordenador compromete-se a reembolsar ao Camões, I.P. a eventual diferença entre os montantes pagos e o montante final devido no prazo de 45 dias a contar da data de emissão da nota de débito, sendo esta última constituída pela carta em que o Camões, I.P. pede o montante devido pelo coordenador.

Juros de mora

19.5. Se o coordenador não proceder ao reembolso no prazo fixado pelo Camões, I.P., este pode adicionar aos montantes devidos juros de mora à taxa aplicada pelo Banco Central Europeu nas suas principais operações de refinanciamento em euros, publicada no Jornal Oficial da União Europeia, Série C, no primeiro dia do mês em que o prazo tenha terminado, acrescida de 3,5 pontos percentuais. Os juros incidem no período decorrido entre o termo do prazo de pagamento fixado pelo Camões, I.P. e a data em que o pagamento for efetivamente efetuado. Qualquer pagamento parcial será imputado em primeiro lugar aos juros de mora assim determinados.

Compensação

19.6. Os montantes a reembolsar à autoridade contratante podem ser compensados por montantes de qualquer tipo devidos ao coordenador, após informação nesse sentido. Esta disposição não afeta o direito das partes de acordarem no pagamento em prestações.

Outras disposições

19.7. O reembolso nos termos do artigo 19.º, n.º 4, ou a compensação nos termos do artigo 19.º, n.º 6, corresponde ao pagamento do saldo.

19.8. Os encargos bancários resultantes do reembolso dos montantes devidos ao Camões, I.P. são suportados exclusivamente pelo coordenador.