Common use of PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Clause in Contracts

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES. Con base en las necesidades de las dependencias y las prioridades en la contratación determinadas por la planeación estratégica y el Ordenador del Gasto, se estructura el plan anual de adquisiciones – PAA, en el que se indica la lista de bienes, obras y servicios que se pretenden adquirir durante el año, siguiendo los lineamientos y el formato previsto por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente. El PAA es un documento de naturaleza informativa y las adquisiciones incluidas en el mismo pueden ser canceladas, revisadas o modificadas. La información del PAA debe ser presentada por los solicitantes de la contratación, ante la Subdirección Administrativa, para su consolidación, publicación y el respectivo seguimiento. Por lo anterior, el área solicitante de la contratación debe remitirse al procedimiento: Elaboración Plan Anual de Adquisiciones del Sistema de Gestión Integrado publicado en la página web de la Entidad. Por su parte, en el presente manual se plantean las siguientes políticas de operación respecto del plan anual de adquisiciones de la Entidad: Los documentos para iniciar el trámite contractual, deberán ser enviados ante el Grupo de Contratos en las fechas establecidad en el PAA, con el fin de garantizar la oportuna contratación de los bienes, servicios u obras requeridos por las dependencias Las dependencias involucradas, tendrán en cuenta la guía de tiempos mínimos establecidos para la construcción de estudios previos y radicación de estudios en el Grupo de Contratos No se dará inicio a la actividad contractual si la solicitud no se encuentra programada en el PAA, con excepción de los casos de urgencia manifiesta Cuando del estudio xx xxxxxxx adelantado se determine que se requiere mayor presupuesto al inicialmente programado en el PAA, que se deba modificar la modalidad de selección del contratista, se deban realizar ajustes al cronograma o se cambie el origen de los recursos, deberán realizarse los trámites para la modificación del plan Las áreas tramitaran con la antelación necesaria las vigencias futuras que se requieran para dar cumplimiento a las fechas establecidas en el PAA

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES. Con base La planeación iniciará con la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones (PAA), documento que contiene las obras, bienes y servicios que adquirirá la PGN para el cumplimiento de su misión institucional y de conformidad con las funciones constitucionales y legales asignadas y a los planes a los que esté obligada, como el Plan Estratégico Institucional y los Planes Operativos Anuales de las diferentes dependencias que la componen. El PAA, previa formulación de los requerimientos por parte de las distintas dependencias de la Entidad, tiene por finalidad hacer un uso racionalizado de los recursos públicos, permitiendo a la entidad tener mayores posibilidades de lograr mejores condiciones de competencia por la participación de pluralidad de operadores económicos interesados en intervenir en los procesos de selección y contar con información suficiente para la realización de compras coordinadas, en cumplimiento del principio de planeación. La entidad deberá tener en cuenta para elaborar su PAA como mínimo los siguientes lineamientos básicos: Formulación de las necesidades de contratación. El jefe de cada dependencia donde surja la necesidad de adquirir bienes, obras o servicios, deberá remitir a la División Administrativa las solicitudes respectivas a más tardar el 30 de octubre de cada anualidad8. Para ello, deberá hacer un análisis que deberá contener entre otros aspectos el histórico de consumo, el nivel de prioridad, los requerimientos adicionales que se han presentado en otras vigencias y toda aquella información que permita prever de manera eficaz los insumos necesarios que se requieran y las obras y servicios que deban ser contratados durante la vigencia. En el nivel territorial los Coordinadores Administrativos consolidarán las solicitudes de cada una de las dependencias de la jurisdicción de la correspondiente Procuraduría Regional. Consolidación del anteproyecto del PAA. La División Administrativa, deberá realizar el anteproyecto de PAA, consolidando la información remitida por las distintas dependencias de la entidad, para lo cual deberá programar reuniones en conjunto con la División Financiera y las prioridades en cada uno de los líderes de los procesos, la contratación determinadas por Oficina de Planeación y proyectos de inversión de conformidad con el procedimiento de adquisición de bienes y servicios. Elaboración del Plan Anual de Adquisiciones (PAA). La División Administrativa deberá elaborar el PAA, el cual será puesto a consideración del ordenado del gasto a más tardar el 15 de enero de cada anualidad, éste dará cumplimiento a los lineamientos que dicte la planeación estratégica Agencia Nacional de Contratación. Aprobación del Plan Anual de Adquisiciones institucional y el de sus modificaciones. La aprobación del PAA, está a cargo del Ordenador del Gasto, se estructura quien también verificará y aprobará las correspondientes modificaciones. Estas modificaciones implican la actualización del PAA, cuando: Se hayan ajustado los cronogramas de adquisición, valores, modalidad de selección, origen de los recursos; Se deban incluir nuevas obras, bienes y/o servicios que no fueron previstos, Sea necesario excluir obras, bienes y/o servicios, o Se deba modificar el plan presupuesto anual de adquisiciones – adquisiciones. En el evento que las modificaciones se refieran a nuevas obras, bienes y/o servicios que no fueron previstos en el PAA, deberá remitirse a la División Financiera, con el fin de que se proceda a los correspondientes trámites y traslados presupuestales. Publicación del PAA. La entidad está en la obligación de publicar su actividad contractual en el que se indica Sistema Electrónico para la lista de bienes, obras y servicios que se pretenden adquirir durante el año, siguiendo los lineamientos y el formato previsto por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra EficienteSECOP. El PAA es un documento deberá ser publicado a más tardar el 31 de naturaleza informativa enero de cada año en las páginas web xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx y las adquisiciones incluidas en el mismo pueden ser canceladas, revisadas o modificadasxxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx por parte de la Oficina Jurídica. La información del PAA Cada vez que se presente una actualización esta debe ser presentada por los solicitantes publicada. Seguimiento de la contratación, ante ejecución del PAA. Corresponde a la Subdirección División Administrativa, para su consolidaciónefectuar el seguimiento a la ejecución del PAA, publicación y dependencia que deberá reportar periódicamente al Ordenador del Gasto el respectivo seguimiento. Por lo anterior, el área solicitante de la contratación debe remitirse al procedimiento: Elaboración Plan Anual de Adquisiciones avance del Sistema de Gestión Integrado publicado en la página web de la Entidad. Por su parte, en el presente manual se plantean las siguientes políticas de operación respecto cumplimiento del plan anual de adquisiciones de la Entidad: Los documentos para iniciar el trámite contractual, deberán ser enviados ante el Grupo de Contratos en las fechas establecidad en el PAA, con el fin de garantizar detectar los posibles retrasos o incumplimientos en la oportuna contratación ejecución contractual, sin perjuicio de los bienescontroles que deberá ejercer la Secretaria General, servicios u obras requeridos por las dependencias Las dependencias involucradas, tendrán en cuenta la guía de tiempos mínimos establecidos para la construcción de estudios previos y radicación de estudios en el Grupo de Contratos No se dará inicio a la actividad contractual si la solicitud no se encuentra programada en el PAA, con excepción de los casos de urgencia manifiesta Cuando como líder del estudio xx xxxxxxx adelantado se determine que se requiere mayor presupuesto al inicialmente programado en el PAA, que se deba modificar la modalidad de selección del contratista, se deban realizar ajustes al cronograma o se cambie el origen de los recursos, deberán realizarse los trámites para la modificación del plan Las áreas tramitaran con la antelación necesaria las vigencias futuras que se requieran para dar cumplimiento a las fechas establecidas en el PAAproceso.

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES. Con base El Plan Anual de Adquisiciones o también denominado Plan General de Compras, es un instrumento de planeación contractual que el IDPAC debe diligenciar, publicar y actualizar en las necesidades los términos del artículo 2.2.1.1.1.4.1 del Decreto Único Reglamentario 1082 de las dependencias y las prioridades en la contratación determinadas por la planeación estratégica y el Ordenador del Gasto, se estructura el plan anual 2015. El Plan Anual de adquisiciones – PAA, en el que se indica Adquisiciones debe contener la lista de bienes, obras y servicios que se pretenden pretende adquirir el IDPAC durante el año, siguiendo los lineamientos debe señalar la necesidad, obra o servicio que satisface esa necesidad y debe identificarlo utilizando el formato previsto por la Agencia Nacional Clasificador de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente. El PAA es un documento de naturaleza informativa Bienes y las adquisiciones incluidas en Servicios, e indicar el mismo pueden ser canceladas, revisadas o modificadas. La información valor estimado del PAA debe ser presentada por los solicitantes de la contratación, ante la Subdirección Administrativa, para su consolidación, publicación y el respectivo seguimiento. Por lo anteriorcontrato, el área solicitante tipo de la contratación debe remitirse al procedimiento: Elaboración Plan Anual de Adquisiciones del Sistema de Gestión Integrado publicado en la página web de la Entidad. Por su parterecursos con cargo a los cuales pagará el bien, en el presente manual se plantean las siguientes políticas de operación respecto del plan anual de adquisiciones de la Entidad: Los documentos para iniciar el trámite contractualobra o servicio, deberán ser enviados ante el Grupo de Contratos en las fechas establecidad en el PAA, con el fin de garantizar la oportuna contratación de los bienes, servicios u obras requeridos por las dependencias Las dependencias involucradas, tendrán en cuenta la guía de tiempos mínimos establecidos para la construcción de estudios previos y radicación de estudios en el Grupo de Contratos No se dará inicio a la actividad contractual si la solicitud no se encuentra programada en el PAA, con excepción de los casos de urgencia manifiesta Cuando del estudio xx xxxxxxx adelantado se determine que se requiere mayor presupuesto al inicialmente programado en el PAA, que se deba modificar la modalidad de selección del contratista, y la fecha aproximada en la cual el IDPAC iniciará el Proceso de Contratación. La Agencia Nacional Colombia Compra Eficiente, por medio de expedición de la Guía para la Elaboración del Plan Anual de Adquisiciones3, establece los lineamientos que deben ser observados por el servidor público competente para la preparación y actualización del respectivo Plan, por medio de la utilización de elementos de análisis y construcción, cuya aplicación, permitirán constituir una herramienta que contenga información uniforme que permita la realización de compras coordinadas y colaborativas en las entidades públicas y aumentar la probabilidad de lograr mejores condiciones de competencia a partir de la participaciones de un mayor número de oferentes. Objetivos El principal objetivo del Plan Anual de Adquisiciones es permitir que la entidad estatal aumente la probabilidad de lograr mejores condiciones de competencia a través de la participación de un mayor número de operadores económicos interesados en los procesos de selección que se deban van a adelantar durante el año fiscal, y que el Estado cuente con información suficiente para realizar ajustes al cronograma o se cambie compras coordinadas4. Es por lo anterior, que el origen Plan Anual de Adquisiciones es una herramienta para (i) facilitar a las entidades estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y (ii) diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación. Elaboración Respecto a la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones, las siguientes son las áreas y responsables encargadas de tal función, a saber: Le corresponde a la Secretaria General del IDPAC, dirigir la elaboración y ejecución del Plan Anual de Adquisiciones del IDPAC. Le corresponde a la Oficina Asesora de Planeación apoyada en cada una de las dependencias, elaborar el Plan Anual de Adquisiciones del IDPAC de conformidad con la normatividad aplicable. En consecuencia le corresponde a cada Subdirección, Gerente y Jefe de Oficina realizar la programación de la contratación requerida para la ejecución de los recursosproyectos de inversión y funcionamiento, deberán realizarse los trámites para la modificación del plan Las áreas tramitaran con la antelación necesaria las vigencias futuras que y solo se requieran para podrá dar cumplimiento a las fechas establecidas inicio al proceso de contratación, cuando esta se encuentre incorporada en el PAAPlan Anual de Adquisiciones. Le corresponde al Comité de Compras y/o Adquisiciones del IDPAC analizar, verificar, ajustar y modificar el Plan Anual de Adquisiciones del IDPAC, así como aprobar su contenido y el de sus modificaciones y realizar la vigilancia y control de su ejecución. Análisis y adopción Una vez adoptado el Plan Anual de Adquisiciones del IDPAC, la Oficina Asesora de Planeación deberá remitir a la dependencia competente para su publicación en el sistema electrónico de la Contratación Pública (xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx) y a la dependencia encargada de administrar la página web de la Entidad, con el fin de que sea publicado a más tardar el treinta y uno (31) de enero de cada año. La Oficina Asesora de Planeación actualizará el Plan Anual de Adquisiciones por lo menos una (1) vez al año durante la respectiva vigencia fiscal cuando:

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES. Con base en las necesidades El Plan Anual de las dependencias y las prioridades en la contratación determinadas por la planeación estratégica y el Ordenador del GastoAdquisiciones, se estructura es el plan anual general de adquisiciones – PAAcompras el cual es independiente del rubro presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o de inversión. Debe elaborarse de acuerdo con lo establecido en el que se indica la lista TÍTULO I, CAPÍTULO IV, del Decreto 1510 de bienes, obras 2013 y servicios que se pretenden adquirir durante el año, siguiendo según los lineamientos y el formato previsto por la Agencia Nacional de Contratación Pública – que establezca Colombia Compra Eficiente. (Ver Circular N. 399 del 21 de octubre de 2013) El PAA es un documento de naturaleza informativa y las adquisiciones incluidas en el mismo pueden ser canceladas, revisadas o modificadas. La información del PAA debe ser presentada por los solicitantes de la contratación, ante la Subdirección Administrativa, para su consolidación, publicación y el respectivo seguimiento. Por lo anterior, el área solicitante de la contratación debe remitirse al procedimiento: Elaboración Plan Anual de Adquisiciones y las actualizaciones del Sistema de Gestión Integrado publicado mismo, deben publicarse en la página web de la Entidad. Por su parte, Contraloría Municipal de Bucaramanga y en el presente manual SECOP, a más tardar el 31 de enero de cada vigencia, y deberá actualizarse por lo menos una vez al año, y para el caso de la Contraloría Municipal de Bucaramanga esta actualización se plantean realizará en el mes de julio de cada anualidad. La planeación de las siguientes políticas adquisiciones se fundamenta en el Plan estratégico, pero se va perfilando o detallando con instrumentos como el plan de operación respecto acción institucional, de cada anualidad y el Presupuesto Anual de Gastos, pasando de ser proyecciones, hasta finalmente llegar al detalle completo de las necesidades que se registran en los estudios de costos de los Estudios Previos de cada proceso contractual. El Plan Anual de Adquisiciones para la Contraloría Municipal de Bucaramanga, debe ser una herramienta de gestión administrativa efectiva para el uso racional y estratégico de los recursos públicos, y así desarrollar habilidades y competencias para su programación, elaboración, ejecución, control y evaluación dentro de un marco de gerencia efectiva, sin que la entidad se encuentre obligada a efectuar los procesos de adquisición que se incluyen en el Plan Anual de Adquisiciones. El Plan Anual de Adquisiciones es un elemento que está integrado al presupuesto y al plan de acción institucional, por lo tanto debe guardar coherencia con estos dos instrumentos de planeación y control. La persona encargada en cada dependencia para la elaboración del plan anual Plan específico, es el líder gestor, sin embargo la Secretaría General es la encargada de adquisiciones administrar y compilar el Plan Anual de Adquisiciones de la Entidad: Los documentos , la cual mediante circulares socializará la metodología y los formatos para iniciar el trámite contractual, deberán ser enviados ante el Grupo de Contratos en las fechas establecidad en el PAA, con el fin de garantizar la oportuna contratación de los bienes, servicios u obras requeridos por las dependencias Las dependencias involucradas, tendrán en cuenta la guía de tiempos mínimos establecidos para la construcción de estudios previos y radicación de estudios en el Grupo de Contratos No se dará inicio a la actividad contractual si la solicitud no se encuentra programada en el PAA, con excepción de los casos de urgencia manifiesta Cuando del estudio xx xxxxxxx adelantado se determine que se requiere mayor presupuesto al inicialmente programado en el PAA, que se deba modificar la modalidad de selección del contratista, se deban realizar ajustes al cronograma o se cambie el origen de los recursos, deberán realizarse los trámites para la modificación del plan Las áreas tramitaran con la antelación necesaria las vigencias futuras que se requieran para dar cumplimiento a las fechas establecidas en el PAAsu elaboración.

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES. Con base en las necesidades La EMB debe elaborar el Plan Anual de las dependencias y las prioridades en la contratación determinadas por la planeación estratégica y el Ordenador del Gasto, se estructura el plan anual de adquisiciones – PAAAdquisiciones, en adelante “el que se indica PAA”, el cual debe contener la lista de bienes, obras y servicios que se pretenden pretendan adquirir durante la respectiva vigencia, conforme lo establecido en el añoartículo 2.2.1.1.1.4.1 del Decreto 1082 de 2015. Debe señalarse la necesidad y se debe identificar utilizando el clasificador de bienes y servicios, siguiendo e indicar el valor estimado del contrato, la clase de recursos con cargo a los lineamientos cuales se paga el bien, obra o servicio, la modalidad de selección del contratista y la fecha aproximada en la que se inicia el formato previsto por la Agencia Nacional Proceso de Contratación Pública – Colombia Compra EficienteContratación. El PAA es un documento no obliga a la EMB a efectuar los Procesos de naturaleza informativa Contratación que en él se enumeran y las adquisiciones incluidas en el mismo pueden ser canceladas, revisadas o modificadas. La información del PAA debe ser presentada por los solicitantes de la contratación, ante la Subdirección Administrativa, para su consolidación, publicación y el respectivo seguimiento. Por se ciñe a lo anterior, el área solicitante de la contratación debe remitirse al procedimiento: Elaboración Plan Anual de Adquisiciones del Sistema de Gestión Integrado publicado establecido en la página web política de la Entidad. Por su parte, en el presente manual se plantean las siguientes políticas de operación respecto gestión del plan anual de adquisiciones con código GF-DR-009 vigente, el cual debe ser revisado y aplicado. El respectivo PAA debe publicarse anualmente en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública — SECOP a más tardar el 31 de enero de cada vigencia fiscal y debe actualizarse por lo menos una vez durante la Entidad: Los documentos para iniciar el trámite contractual, deberán ser enviados ante el Grupo de Contratos en las fechas establecidad en vigencia. Una vez publicado el PAA, la Gerencia de Contratación elabora el seguimiento y control a la ejecución del Plan de Contratación, de acuerdo con el fin Procedimiento elaboración y seguimiento plan de garantizar contratación con código GC-PR-010. El PAA puede ser modificado porque se necesite incluir, actualizar o modificar una necesidad. Para este fin, cada área de origen de la oportuna contratación EMB debe realizar la solicitud de los bienes, servicios u obras requeridos por las dependencias Las dependencias involucradas, tendrán en cuenta modificación ante la guía de tiempos mínimos establecidos para la construcción de estudios previos Gerencia Administrativa y radicación de estudios en el Grupo de Contratos No se dará inicio Financiera conforme a la actividad contractual si la solicitud no se encuentra programada mencionada política de gestión del plan anual de adquisiciones con código GF-DR-009 vigente. Las modificaciones pueden ser porque: a) Se presenten ajustes en: el objeto del contrato, en el PAAlos cronogramas de adquisición o inicio del proceso, con excepción de en los casos de urgencia manifiesta Cuando del estudio xx xxxxxxx adelantado se determine que se requiere mayor presupuesto al inicialmente programado valores, en el PAA, que se deba modificar la modalidad de selección del contratista, se deban realizar ajustes al cronograma y/o se cambie en el origen o fuente de los recursos. b) Sea necesario incluir nuevas necesidades de adquisición de obras, deberán realizarse los trámites para la modificación del plan bienes y/o servicios. c) Se requiera excluir obras, bienes y/o servicios. d) Deba modificarse el presupuesto anual de adquisiciones. Las áreas tramitaran de origen deben revisar y aplicar el procedimiento plan de adquisiciones financiadas con recursos de la antelación necesaria las vigencias futuras que se requieran para dar cumplimiento a las fechas establecidas en el PAAbanca con código GC-PR-007, cuando les aplique.