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DECRETO 055 DE 2014 DECRETA PRESENTACION INTRODUCCION
TITULO I - DISPOSICIONES Y DEFINICIONES GENERALESCAPITULO 1. ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
ARTICULO 1. NATURALEZA JURÍDICA DEL MUNICIPIO XXX XXXXXX Y UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO.ARTICULO 5. VISION DE LA ALCALDIA XXX XXXXXX.-
ARTICULO 6. ESTRUCTURA ORGANICA DEL MUNICIPIO XXX XXXXXX CAPITULO 2: DEFINICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 9. DEFINICION DE TÉRMINOS RELACIONADOS CONEL PROCESO DE CONTRATACIÓN.
CAPITULO 3: COMPETENCIA PARA DIRIGIR EL PROCESO CONTRACTUAL.
ARTÍCULO 10. Titular de la competencia para dirigir la actividad contractual del Municipio..
10.1 FACULTADES DEL ORDENADOR DEL GASTO:
ARTÍCULO 12. ORGANISMOS ASESORES Y FUNCIONARIOS ASESORES. ARTÍCULO 13. EL COMITÉ DE CONTRATACIÓN.
ARTÍCULO 18. COMITÉS ASESORES EVALUADORES.
CAPITULO 5: PRINCIPIOS CONSTITUCIONALES DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA ARTÍCULO 19.
CAPITULO 6: PRINCIPIOS LEGALES DE LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
ARTÍCULO 20. APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.
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ARTÍCULO 22 RÉGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTO DE INTERESES.
CAPITULO 7: LINEAMIENTOS GENERALES ARTÍCULO 23. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES. ARTÍCULO 25. MODIFICACIONES CONTRACTUALES. TITULO II - RIESGOS EN LA CONTRATACIONARTÍCULO 28. DEL CONCEPTO DE RIESGO PREVISIBLE:
ARTÍCULO 29. DE LA DISTRIBUCION DE RIESGOS PREVISIBLES EN LA CONTRATACIÓN Y SUS EFECTOS.
ARTÍCULO 30. DE LA OPORTUNIDAD PARA REALIZAR EL ANÁLISIS RELATIVO A LA TIPIFICACION, ESTIMACION Y ASIGNACION DE RIESGOS PREVISIBLES DE LA CONTRATACIÓN.
ARTÍCULO 31. DE LA COMPETENCIA PARA REALIZAR EL ANÁLISIS RELATIVO A LA TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES DE LA CONTRATACIÓN.
ARTÍCULO 35. ANÁLISIS RELATIVO AL ANALISIS DE LA EXIGIBILIDAD DE LAS GARANTIAS.
ARTÍCULO 37. MECANISMOS DE COBERTURA PARA GARANTIZAR LOS RIEGOS DE LA CONTRATACIÓN:ARTICULO 38. INDIVISIBILIDAD DE LA GARANTIA. ARTICULO 47. GARANTIA DEL OFERENTE PLURAL.
ARTICULO 41 GARANTIA DE CUMPLIMIENTO.
ARTÍCULO 46. ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN:Calle 5 N° 10-48 Líbano – Tolima Teléfax 2564200 Código Postal: 731040 Email:xxxxxxxx@xxxxxx-xxxxxx.xxx.xx
CAPITULO 1 - ETAPA PREPARATORIA:
ARTÍCULO 47. PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN:
ARTICULO 48. OTROS DOCUMENTOS NECESARIOS PARA LA CONTRATACION EN ESTA ETAPA.
49.1 DE LA CONTRATACIÓN PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES.49.2 DE LA CONTRATACIÓN PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION.
49.3 REQUISITOS PARA LLEVAR A CABO LA CONTRATACIÓN PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION CON RECURSOS DE INVERSIÓN.
ARTICULO 50. PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN CUYO VALOR ES INFERIOR AL 10% DE LA MENOR CUANTIA.
50.1 REQUISITOS PARA LLEVAR A CABO LA CONTRATACIÓN CUYO VALOR ES INFERIOR AL 10% DE LA MENOR CUANTIA.
51.1 DE LA CONTRATACIÓN PARA LOS DEMAS PROCESOS DE SELECCIÓN POR CONVOCATORIA PÚBLICA.
CAPITULO 2 - ETAPA PRE-CONTRACTUAL ARTÍCULO 48.
ARTÍCULO 49. MODALIDADES DE SELECCIÓN: LICITACION PÚBLICA ARTÍCULO 50. SELECCIÓN ABREVIADA:
ARTÍCULO 51. CONTRATACION DE MENOR CUANTIA:
ARTÍCULO 52. OTRAS CAUSALES DE SELECCIÓN ABREVIADA:
ARTÍCULO 53. CONCURSO DE MÉRITOS. ARTÍCULO 53. CONTRATACIÓN DIRECTA. ARTÍCULO 54: MÍNIMA CUANTÍA:CAPITULO 3 - ETAPA CONTRACTUAL ARTÍCULO 55: EL CONTRATO.
ARTÍCULO 57: SITUACIONES QUE PUEDEN PRESENTARSE EN LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO:
CAPITULO 3 - ETAPA POSTCONTRACTUAL ARTÍCULO 58: LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO
ARTICULO 59. CONTROL Y SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO.
59.1 LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA.
ARTICULO 60.- RÉGIMEN SANCIONATORIO EN MATERI A CONTRACTUAL TITULO IV - DISPOSICIONES FINALES
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
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DECRETO 055 DE 2014
(31 de julio de 2014)
POR MEDIO DE LA CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACION DEL MUNICIPIO XXX XXXXXX – TOLIMA
EL ALCALDE MUNICIPAL XXX XXXXXX XXXXXX
En uso de las facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidas en el Artículo 211 de la Constitución Política, el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, el artículo 9º de la Ley 489 de 1998, el parágrafo 5 del artículo 8 y artículo 21 de la Ley 1150 de 2007, el artículo
160 del Decreto 1510 de 2013 y
CONSIDERANDO
Que el Municipio xxx Xxxxxx – Tolima, es una entidad descentralizada territorialmente enmarcada en la sexta categoría.
Que el Artículo 209 de la Constitución Política ordena que la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y que se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones.
Que el artículo 12 de la Ley 80 de 1993 prevé que "Los jefes y los representantes legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones o concursos en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o sus equivalentes".
Que el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007 señala: El artículo 12de la Ley 80 de 1993, tendrá un inciso 2o y un parágrafo del siguiente tenor: en ningún caso, los jefes y representantes legales de las entidades estatales quedarán exonerados por virtud de la
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delegación de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual".
Que el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013 señala que Las Entidades Estatales deben contar con un manual de contratación el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente en el término de seis (6) meses contados a partir de la expedición del presente decreto.
Que de conformidad con lo ordenado en el Decreto 1510 de 2013, el Municipio xxx Xxxxxx
– Tolima, debe actualizar su Manual de Contratación, teniendo en cuenta los lineamientos señalados por Colombia Compra Eficiente.
Que para dar cumplimiento a las disposiciones legales se deben establecer un Manual de Contratación el cual será de obligatorio cumplimiento para los servidores públicos del Municipio, en cumplimiento de sus funciones.
Que el objetivo del presente Manual de Contratación es recopilar la normatividad que rige en materia de contratación pública y normas de anticorrupción, por lo que contemplan todos los procesos de selección mediante la modalidad de Licitación Pública, Selección Abreviada, Concurso de Méritos, Subasta, Contratación Directa, Contratación de Mínima Cuantía, en sus etapas pre contractual, contractual y post contractual incluyendo en esta última la legalización del contrato, ejecución, liquidación y cierre del expediente.
Que el alcance del presente manual se verá reflejado en la aplicación del mismo por todos los servidores públicos del Municipio del nivel central en desarrollo de sus funciones relacionadas con la actividad contractual, por lo que establece los procedimientos que deben adelantarse para la adquisición de bienes, servicios y obras.
En mérito de lo expuesto, este Despacho,
DECRETA: PRESENTACION
El Artículo 209 de la Constitución Política
ordena que la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia,
economía, celeridad, imparcialidad y
publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones.
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De acuerdo con lo establecido en los artículos 1 y 2 de la ley 80 de 1993, por la naturaleza jurídica de la Alcaldía xxx Xxxxxx, salvo las excepciones que establezcan las disposiciones legales, el régimen jurídico de contratación aplicable es el consagrado en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el Decreto 1510 de 2013 y demás normas concordantes que tengan relación en materia contractual. Así mismo, aquellas que las adicionen, modifiquen o sustituyan.
Para dar cumplimiento a la expedición del manual de Contratación se hace necesario establecer controles y procedimientos que garanticen el adecuado ejercicio de las funciones, así como mecanismos e instrumentos de vigilancia que permitan cumplir con el mismo fin.
En consecuencia, es necesario establecer disposiciones sobre el ejercicio de las
funciones relativas a la celebración de contratos, verificación de su ejecución, cumplimiento, y liquidación de los mismos de acuerdo a los procedimientos internos y de reglas claras para el ejercicio de la interventoría y supervisión.
El presente Manual de Contratación contiene los procedimientos, delegaciones y desconcentración de facultades, funciones y responsabilidad de los interventores y supervisores, minutas y procedimientos en las etapas: preparatoria, precontractual, contractual y de liquidación, de tal manera que ofrezca a los funcionarios y comunidad en general, las herramientas necesarias para conocer, ejecutar, hacer seguimiento, control y vigilancia al proceso de contratación en cada una de sus etapas.
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INTRODUCCIÓN
El presente manual tiene como propósito fijar directrices y estándares para simplificar y homogenizar las acciones que se desarrollan en las diferentes etapas del proceso de adquisición de bienes y servicios requeridos por la Alcaldía Municipal xxx Xxxxxx para el cumplimiento de sus funciones, metas y objetivos institucionales.
Las directrices aquí establecidas, tienen como objetivo dar pleno cumplimiento a los principios de la función pública previstos en la Constitución política y en la Ley.
Este documento tiene por objeto la adopción de una herramienta que unifique y facilite la aplicación adecuada de las normas y procedimientos de contratación estatal en la Alcaldía xxx Xxxxxx, de manera que se constituya en una guía obligatoria al interior de la Entidad, con el fin de ejercer la función contractual dentro de los principios que regulan la actuación administrativa: selección objetiva, igualdad, transparencia, economía, celeridad, publicidad, responsabilidad, eficacia, eficiencia y buena fe, así como el cumplimiento del objetivo de proceso de apoyo en la Administración de
Bienes y Servicios institucionales de una manera oportuna para la Entidad.
El presente Manual está dirigido a todas las servidoras y servidores públicos y contratistas, partícipes en los procesos de la contratación pública en la Alcaldía xxx Xxxxxx, con el fin de permitir la unificación de criterios contractuales.
De conformidad con las modificaciones y reglamentaciones expedidas por el Gobierno Nacional en materia de contratación estatal, en especial el Decreto 1510 de 2013, así como la urgencia de insertar al municipio xxx Xxxxxx en la tendencia de modernización estatal con fundamento en las normas vigentes en materia de contratación estatal y las directrices trazadas por Colombia Compra Eficiente, desde el abordaje del Plan de Desarrollo del Municipio (2012-2015) “Unidos por la Prosperidad xxx Xxxxxx”, se hace necesario modificar y actualizar el Manual de Contratación vigente en el municipio xxx Xxxxxx.
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TITULO I
DISPOSICIONES Y DEFINICIONES GENERALES CAPITULO 1: ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRATACIÓN
ADMINISTRATIVA
ARTICULO 1. NATURALEZA JURÍDICA DEL MUNICIPIO XXX XXXXXX Y UBICACIÓN EN LA ESTRUCTURA DEL ESTADO. El
Municipio xxx Xxxxxx es una Entidad Territorial creada por Ordenanza como Persona Jurídica de derecho público con autonomía política, fiscal y administrativa, con carácter democrático, participativo y pluralista, basado en el respeto de la dignidad humana, en el trabajo y la solidaridad de las personas que lo integran y con prevalencia del interés general, en los términos y para los efectos que le señala la Constitución, la Ley y las Ordenanzas y con las limitaciones establecidas pos estas.
ARTICULO 2°. OBJETIVO INSTITUCIONAL
DEL MUNICIPIO.- El Municipio tiene por finalidad servir a la comunidad, promover la prosperidad general en procura del desarrollo integral de sus habitantes, la preservación de sus valores xxxxxxx, culturales y patrimoniales, el desarrollo de su territorio, el rescate y fortalecimiento de los bienes del municipio y todo lo que tenga que ver con la satisfacción de sus necesidades como conglomerado social y el mejoramiento de su calidad de vida.
ARTICULO 3°. COMPETENCIAS INSTITUCIONALES DEL MUNICIPIO.-
Corresponde al municipio xxx Xxxxxx, cumplir las siguientes funciones:
1. Interpretar la voluntad soberana de sus habitantes y en el marco de la Constitución, la Ley y el Reglamento, asumir la debida consecuencia con sus mandatos.
2. Velar por la preservación del territorio municipal y sus riquezas naturales, a fin de que ellos sirvan y beneficien a los habitantes del Municipio, asegurando el progreso de la entidad territorial, sin perjuicio de las intervenciones que para efecto de su explotación, usos, distribución, utilización y consumo disponga la ley.
3. Administrar los asuntos municipales y prestar los servicios públicos que determine la ley.
4. Ordenar el desarrollo de su territorio y construir las obras que demande el progreso municipal.
5. Promover la participación comunitaria en la formulación de propuestas relacionadas con el progreso
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y el mejoramiento social y cultural de sus habitantes e implementar en sus políticas administrativas toda iniciativa que en este sentido y para el bien del municipio provengan de otras autoridades u organismos.
6. Planificar el desarrollo económico, social y ambiental de su territorio, de conformidad con la ley y en coordinación con otras entidades.
7. Solucionar las necesidades insatisfechas de salud, educación, saneamiento ambiental, agua potable, servicios públicos domiciliarios, vivienda, recreación y deporte, con especial énfasis en la niñez, la mujer la tercera edad y los sectores discapacitados, directamente y en concurrencia, complementariedad y coordinación con las demás entidades territoriales y la nación, en los términos que defina la ley.
8. Promover el mejoramiento económico y social de los habitantes del respectivo municipio
9. Colaborar con las autoridades nacionales y departamentales en los planes y programas de su iniciativa, e impulsar y coadyuvar toda iniciativa oficial o privada que tenga por finalidad el desarrollo y progreso del Municipio y sus habitantes.
10. Las demás que le señale la Constitución y la ley.
ARTICULO 4°. MISION DE LA ALCALDIA
XXX XXXXXX.- La Misión de la Alcaldía del municipio xxx Xxxxxx, es la promoción del desarrollo integral, la sostenibilidad y la competitividad del municipio, con el ánimo de contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad, aplicando para ello los principios de equidad, bienestar, solidaridad, compromiso y participación activa de todos los individuos para que accedan a los beneficios de desarrollo y participen en su planeación y ejecución, mediante el óptimo uso de los recursos, un talento humano altamente calificado y la excelencia en la prestación de los servicios
ARTICULO 5°. VISION DE LA ALCALDIA
XXX XXXXXX.- En el 2017 el Municipio xxx Xxxxxx logrará un mayor impacto social, fortaleciendo la calidad de vida, el civismo, la cultura y la educación de los ciudadanos, generando oportunidades de crecimiento y bienestar, basados en una organización moderna y en un talento humano especializado
ARTICULO 6°. ESTRUCTURA ORGANICA DEL MUNICIPIO XXX XXXXXX. A
continuación se establece la estructura orgánica del municipio xxx Xxxxxx, así:
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ORGANIZACIÓN DE LOS GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO
CAPITULO 2: DEFINICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 7. NOCION BASICA DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN: De
conformidad con lo expuesto por el Consejo de Estado como máxima instancia de lo contencioso administrativo, se resalta que el presente MANUAL DE CONTRATACIÓN
tiene por finalidad desarrollar con la mayor claridad la asignación competencias para la dirección de la actividad contractual del MUNICIPIO XXX XXXXXX a lo largo de sus diferentes etapas (pre-contra y postcontractual) en desarrollo de la potestad de auto organización reconocida a cada entidad estatal; en ese orden de ideas, el presente MANUAL DE CONTRATACIÓN
es aplicable únicamente en desarrollo de los procesos de contratación que adelante el MUNICIPIO XXX XXXXXX y según su noción básica es una norma de carácter interno que propende por regular relaciones de carácter inter- orgánico definiendo qué funcionarios intervienen en las distintas etapas de la contratación.
ARTÍCULO 8. AMBITO DE APLICACIÓN DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN: Las
disposiciones contenidas en el presente MANUAL DE CONTRATACIÓN
son aplicables a los procesos de contratación que adelante el MUNICIPIO XXX XXXXXX, por lo tanto el desarrollo de toda la actividad contractual deberá ajustarse al mismo y a las del sistema de calidad MECI según los
procedimientos adoptados en el marco de su disposiciones.
Las entidades descentralizadas del orden municipal que se caractericen por tener autonomía legal, administrativa y financiera adoptarán sus propios manuales de contratación en el marco de su régimen legal especial, propendiendo por la aplicación de los principios de la función administrativa y gestión fiscal, así como por la observancia del régimen de inhabilidades e incompatibilidades establecidas constitucional y legalmente.
ARTÍCULO 9. DEFINICION DE TÉRMINOS RELACIONADOS CONEL PROCESO DE
CONTRATACIÓN. En procura de tener la mayor claridad en la ejecución de la actividad administrativa surtida como consecuencia del desarrollo de los procesos de contratación, se procede a definir términos de común utilización en los mismos, haciendo salvedad respecto a las palabras de la ley que el legislador haya definido expresamente para ciertas materias, a las cuales se les dará su significado legal y aquellas cuyo significado se entienda en su sentido natural y obvio, según el uso general de las mismas.
Acta de inicio: Es el documento en el cual el SUPERVISOR designado y/o INTERVENTOR contratado, según sea el caso, deja constancia del inicio de la
ejecución del contrato previa verificación del cumplimiento de los requisitos de ejecución.
Acto Administrativo: Manifestación unilateral de la voluntad de la administración pública que crea, modifica o extingue situaciones jurídicas de carácter general o particular, y cuyos efectos tienen como destinatario las entidades públicas, los particulares y particulares que cumplen funciones públicas.
Acto administrativo de designación del supervisor: Es el acto administrativo mediante el cual se designa a un funcionario de la administración para llevar a cabo las tareas de vigilancia de la correcta ejecución contractual. De conformidad con las disposiciones legales dicha vigilancia comprende el seguimiento técnico, administrativo, financiero sobre el cumplimiento del objeto del contrato. El acto administrativo de designación puede adoptarse mediante resolución, memorando o cualquier otra forma que cumpla con los requisitos de los actos administrativos.
Acto administrativo de designación de evaluadores: Es el acto administrativo mediante el cual se selecciona a un funcionario de la administración o se asigna a un contratista que preste sus servicios profesionales a la misma, para que lleve a cabo las tareas de evaluación de las propuestas
presentadas en el curso de los procesos de contratación. El acto de designación deberá precisar el tipo de evaluación a realizar (requisitos técnicos, requisitos jurídicos, requisitos de experiencia, requisitos financieros y evaluación de ofertas según los criterios de ponderación pre establecidos).
Acta de Liquidación del Contrato: Es el documento de xxxxx xx xxxxxxx entre las partes, en el cual se deja constancia de lo ejecutado por el contratista (en forma parcial o total), los pagos efectuados por el Municipio, los ajustes, reconocimientos, revisiones, multas aplicadas, los descuentos realizados, los acuerdos, transacciones a que llegaren las partes, saldo a favor o en contra del contratista y las declaraciones de las partes acerca del cumplimiento de sus obligaciones.
Es obligatoria su suscripción en los contratos de tracto sucesivo, y opcional en los demás casos según el criterio del Interventor.
Acta de Recibo Final: Es el documento en el cual el Municipio deja constancia que ha recibido el objeto del contrato.
Acto de Adjudicación: Resolución motivada a través de la cual se le adjudica el proceso de contratación a un proponente.
Acuerdos Comerciales: Son tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de compras públicas, en los cuales existe como mínimo el compromiso de trato nacional para: (i) los bienes y servicios de origen colombiano y (ii) los proveedores colombianos.
Acuerdo Marco de Xxxxxxx: Es el contrato celebrado entre uno o más proveedores y Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la provisión a las Entidades Estatales de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, en la forma, plazo y condiciones establecidas en este.
Bienes Nacionales son los bienes definidos como nacionales en el Registro de Productores de Bienes Nacionales, de conformidad con el Decreto número 2680 de 2009 o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.
Adenda: Es el instrumento mediante el cual la administración puede, aclarar o modificar los pliegos de condiciones integrando con estos una totalidad. Las adendas una vez publicadas hacen parte xxx xxxxxx de condiciones.
Anticipo: Son los dineros que entrega el Municipio al contratista para que sean administrados e invertidos por éste, de conformidad con las condiciones que
se establezcan en los pliegos de condiciones o en el contrato. Dichos dineros sólo se irán convirtiendo en parte de pago y, por tanto, ingresarán al patrimonio del contratista, en la medida en que se vayan amortizando.
Audiencia Pública: Actuación administrativa pública desarrollada oralmente en la cual se pueden adoptar las decisiones según lo dispuesto en la ley. Las decisiones adoptadas oralmente en el trámite de una audiencia son actos administrativos, por ende, deben estar debidamente motivadas.
Banco De Programas Y Proyectos. El Banco de programas y proyectos del Municipio es una herramienta de gestión administrativa efectiva para el uso racional y estratégico de los recursos de inversión con que cuenta el MUNICIPIO, de vital importancia para asegurar el éxito y la legalidad de la actividad contractual institucional desde su fase precontractual, su administración y actualización es competencia de la Secretaría de Planeación Municipal.
Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes: Son los bienes y servicios de común utilización con especificaciones técnicas y patrones de desempeño y calidad iguales o similares, que en consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición y a los que se refiere el literal (a) del
numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150
de 2007.
Bienes y Servicios para la Defensa y Seguridad Nacional: Son los adquiridos para ese propósito por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, las entidades del Sector Defensa, la Dirección Nacional de Inteligencia, la Fiscalía General de la Nación, el INPEC, la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios SPC, la Unidad Nacional de Protección, la Registraduría Nacional del Estado Civil y el Consejo Superior de la Judicatura en las categorías previstas en el artículo 65 del presente decreto.
Caducidad: La caducidad es una estipulación que le permite al Municipio dar por terminado el contrato como consecuencia del incumplimiento grave de las obligaciones del contratista que afecte su ejecución y permita suponer que pueda paralizarse. Se trata de una sanción al contratista incumplido que lo inhabilita para Contratar con el Estado por cinco (5) años. (Artículo 18 Ley 80/93). La caducidad se decretará mediante acto administrativo motivado dentro del término de vigencia del contrato. Decretada la caducidad se podrán incorporar en la liquidación del contrato las sanciones pecuniarias parciales generadas dentro de la ejecución del contrato y el valor de la penal pecuniaria pactada.
La ley 418 de 1997, confiere la facultad al Municipio de declarar la caducidad del contrato cuando se compruebe su colaboración con grupos delincuenciales, de manera libre y espontánea; la cual deberá ejecutarse de acuerdo al procedimiento allí establecido.
Calificación: Acto administrativo mediante el cual la entidad evalúa y asigna los puntajes a las diferentes propuestas presentadas dentro de un proceso contractual.
Capacidad: Aptitud y la posibilidad de intervenir como sujeto activo o pasivo de relaciones jurídicas.
Dicha capacidad, comprende tanto el poder para ser titular de derechos y obligaciones e igualmente la facultad de actuación o ejercicio para hacer reales y efectivos dichos derechos.
Capacidad Máxima de Contratación: Es la capacidad establecida por el oferente al autocalificarse en el Registro Único de Proponentes, tomando en cuenta criterio de experiencia, capacidad financiera, técnica, organizacional y disponibilidad de equipos.
Capacidad Residual de Contratación o K de Contratación: Es la capacidad real de contratación que resulta de restarle a la capacidad máxima de contratación la sumatoria de los valores de los contratos que tenga en ejecución el
contratista, no importa si son con entidades estatales o privadas.
Catálogo Unico de Bienes y Servicios (CUBS): Es la enumeración que existe dentro del SICE de los bienes y servicios clasificados, estandarizados y codificados que corresponden al universo de productos que pueden adquirir las entidades públicas.
Catálogo para Acuerdos Marco de Precios: Es la ficha que contiene: (a) la lista de bienes y/o servicios; (b) las condiciones de su contratación que están amparadas por un Acuerdo Xxxxx xx Xxxxxxx; y (c) la lista de los contratistas que son parte del Acuerdo Marco de Precios.
Clasificador de Bienes y Servicios: Es el sistema de codificación de las Naciones Unidas para estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): Es el documento en el cual se hace constar la existencia de partidas presupuestales que están dispuestas para una determinada contratación; su existencia es requisito indispensable para llevar a cabo la fase de planeación de la contratación.
Certificado de Registro Presupuestal (CRP): Es el documento en el cual se hace constar la afectación concreta y particular de las partidas presupuestales
a favor de un determinado contratista; su existencia es requisito indispensable para la ejecución de los contratos.
Concurso de Méritos: Corresponde a la modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación. En este último caso, la conformación de la lista de precalificados se hará mediante convocatoria pública, permitiéndose establecer listas limitadas de oferentes utilizando para el efecto, entre otros, criterios de experiencia, capacidad intelectual y de organización de los proponentes, según sea el caso (Art. 2 Ley 1150/07).
Consorcio: Figura contemplada en el artículo 7º de la ley 80 de 1993 que permite que dos o más personas en forma conjunta presenten una misma propuesta para la celebración y ejecución de un contrato con la Administración Pública, respondiendo solidariamente por todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato suscrito. Por consiguiente, todas las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman. Los consorcios no constituyen personas diferentes a los miembros que los conforman, por ese razón estos no tienen registro mercantil o RUP propios.
Contratista: Persona(s) natural o jurídica que se obliga (n) a cumplir una determinada prestación, según las especificaciones del objeto del contrato, a cambio de una contraprestación.
Contrato: Acuerdo de voluntades que debe constar por escrito entre la entidad y una persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal, mediante el cual se adquieren derechos y obligaciones que pueden consistir en dar, hacer o no hacer algo.
Contrato Adicional: Acuerdo de Voluntades mediante el cual se adiciona el contrato inicial en tiempo y/o valor, el cual entra a ser parte del contrato primigenio.
El valor de la adición no puede superar el cincuenta por ciento (50%) del valor inicial del contrato que se adiciona, salvo que se trate de adición de contratos de concesión de obra pública, en los cuales puede ascender al Sesenta por ciento (60%).
Contrato de Apoyo: (Art. 355 Constitución Política y Decretos 777 y
1.403 de 1.992). Contratos celebrados por las entidades públicas con personas jurídicas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad, para impulsar programas y actividades de interés públicos acordes con los planes de desarrollo.
Contratos de Consultoría: los que celebren las entidades estatales referidas a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las Evaluaciones técnicas de coordinación, control y supervisión.
Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, Evaluación, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.
Por labores de Evaluación, y de Evaluación técnica de coordinación, control y supervisión, entiéndase las llevadas a cabo con ocasión de la construcción, el mantenimiento y la administración de construcciones de edificios y viviendas de toda índole, xx xxxxxxx, presas, muelles, canales, puertos, carreteras, vías urbanas y rurales, aeropuertos, ferrocarriles, teleféricos, acueductos, alcantarillados, riegos, drenajes y pavimentos; oleoductos, gasoductos, poliductos, líneas de conducción y transporte de hidrocarburos; líneas de transmisión eléctrica, y en general todas aquellas actividades relacionadas con la ingeniería a que se refiere el artículo 2° de la Ley 842 de 2003.
Contrato de Prestación Servicios: Son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales o jurídicas cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados o el personal de planta no sea suficiente para ejecutar la labor.
En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebrarán por el término estrictamente indispensable.
Convenio Interadministrativo: Negocio jurídico en el cual están presentes dos entidades públicas en desarrollo de relaciones interadministrativas cuyo objeto es coordinar, cooperar, colaborar o distribuir competencias en la realización de funciones administrativas de interés común a los sujetos negóciales.
Cláusulas Excepcionales: Las cláusulas excepcionales son aquellas estipulaciones contractuales que le permiten a el Municipio imponer su voluntad al contratista en forma unilateral, mediante el ejercicio de la potestad administrativa asignada por la ley 80 de 1993.
Por mandato legal estas disposiciones se pactaran de la siguiente manera:
a. Obligatoriamente en los contratos de obra, de concesión y de ejercicio de monopolios estatales. En el caso en que estas cláusulas no sean incluidas en algún contrato en el cual sean obligatorias, se entenderán como escritas y formarán parte del acuerdo.
b. Facultativamente en los contratos de compraventa, suministro, prestación de servicios y arrendamiento (cuando es arrendador).
c. No se emplean en los contratos celebrados con personas públicas internacionales, de cooperación, ayuda o asistencia, en los convenios interadministrativos, en los contratos de arrendamiento (cuando es arrendataria) o donación y en los que celebren las empresas comerciales del Estado, en desarrollo de sus actividades comerciales propias.
d. Al momento de ejecutar las mismas se debes respetar los principios que rigen el debido proceso y el Derecho de Defensa.
e. El ejercicio de las mismas no sirve de fundamento para modificar el Objeto del Contrato
Días corrientes o calendario: Es cualquier día del calendario, sin tener en cuenta si se trata o no de un día hábil. En
los contratos las partes acordaran la forma de computar el término de ejecución.
Días hábiles: Xx xxxxxxxxx y según el calendario de atención al público son los días comprendidos entre los lunes y los viernes de cada semana, sin perjuicio de los periodos en que se decida la ampliación de dicha jornada. En los contratos las partes acordaran la forma de computar el término de ejecución.
Estudio y Documentos Previos: Los estudios y documentos previos están conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto xx xxxxxx de condiciones de manera que los proponentes puedan valora adecuadamente el alcance de lo requerido para la entidad, así como la distribución de riesgos que la entidad propone (Art. 3 Decreto 2474/08).
Grandes Superficies: Son los establecimientos de comercio que venden bienes de consumo masivo al detal y tienen las condiciones financieras definidas por la Superintendencia de Industria y Comercio
Informe de Evaluación: Documento en el que se consigna el resultado de la evaluación realizada según lo solicitado en el acto de designación del evaluador (Evaluación de requisitos
técnicos, requisitos jurídicos, requisitos de experiencia, requisitos financieros y evaluación de ofertas según los criterios de ponderación pre establecidos)
Informes de vigilancia de la ejecución contractual. Documento a través del cual el supervisor y/o interventor del contrato da cuenta a la entidad sobre el desarrollo de la ejecución del contrato.
Imputación Presupuestal: En la minuta del contrato deberá señalarse el número y fecha del certificado de disponibilidad presupuestal así como la denominación o concepto del rubro, el correspondiente programa, sub - programa, capítulo y artículo al cual se está imputando el valor del contrato.
Interpretación Unilateral del Contrato: Si durante la ejecución del contrato surgen discrepancias entre las partes sobre la interpretación de alguna de sus estipulaciones que puedan conducir a la paralización o a la afectación grave del servicio que se pretenda satisfacer con el objeto contratado, el Municipio sino logra acuerdo interpretará en acto administrativo debidamente motivado las estipulaciones o las cláusulas objeto de las diferencias. (Art. 15 Ley 80/93).
Para el ejercicio de esta cláusula se debe tener en cuenta los antecedentes del propio contrato.
Interventor: Es el particular (persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal) contratado por la Entidad Estatal para desarrollar las tareas de interventoría.
Interventoría: Consiste en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría.
Licitación Pública: Es el procedimiento mediante el cual se formula invitación pública para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y se seleccione objetivamente entre ellas la más favorable.
Liquidación Bilateral: Es el acuerdo mediante el cual las partes hacen el balance financiero de ejecución del contrato y definen los valores a pagar, la oportunidad para hacerla será la establecida en el contrato o en su defecto según el termino consagrado en el inciso primero del artículo 11 de la ley 1150 de 2007. En la liquidación las partes pueden proceder a declararse x
xxx y salvo por todo concepto relacionado con el pago del objeto contractual ejecución o hacer las salvedades que estimen pertinentes.
Modalidad de selección: Es el procedimiento mediante el cual la entidad escoge a los contratistas; hay modalidades que se adelantan a través de convocatorias públicas (Licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, mínima cuantía) y las que se adelantan por contratación directa (causales de contratación directa ley 80/93, ley 1150/07 y decreto 1150/13, convenios de asociación entre otras).
Notificación: De conformidad con lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo art. 66, los actos administrativos de carácter particular deberán ser notificados en los términos y por los medios establecidos en la precitada normatividad.
Objeto del Contrato: El objeto del contrato corresponde a la actividad que debe desarrollar o el objeto que debe entregar el contratista y es lo que espera el Municipio al contratar. El objeto del contrato no puede alterarse dentro de su ejecución, si esto ocurre el nuevo objeto hace que surja un nuevo contrato que deberá someterse a los requisitos previos de la contratación.
El objeto del contrato determina la clase de contrato a realizarse:
ejemplo: obra, prestación de servicios, consultoría, compraventa, etc.
Obra pública: Trabajo de construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles.
Otro sí: Siguiendo la definición contenida en el Diccionario de la Real Academia de la lengua Española, el termino Otrosí significa “Cada una de las peticiones o pretensiones que se ponen después de la principal”; en ese orden de ideas en plano contractual que regula el presente documento se entenderá como otrosí toda modificación y/o aclaración de los contratos o convenios que celebre el municipio, sea para introducir adiciones, prorrogas, aclaraciones entre otras. Las modificaciones y/o aclaraciones no deben alterar sustancialmente el objeto y deben guardar relación con el mismo.
Pago Anticipado: Es el reconocimiento realizado por el Municipio de su obligación de cancelar parte del valor convenido en el contrato, lo cual realiza antes de que se haya iniciado la ejecución de las obligaciones a cargo del contratista. Dichos dineros son de propiedad del contratista desde el momento en que el Municipio realiza su transferencia, razón por la cual el contratista dispone totalmente de la administración y manejo de los
mismos. (Debe ser amparados con garantía de 100% del valor desembolsado)
Penal Pecuniaria: La cláusula penal es aquella en que una persona, para asegurar el cumplimiento de una obligación, se sujeta a una pena que consiste en dar o hacer algo en caso de no ejecutar o retardar la obligación principal. (Código Civil artículo 1.592).
La penal pecuniaria podrá cobrarla el Municipio al momento de liquidar el contrato, siempre que se haya declarado previamente el incumplimiento del contratista o la caducidad mediante acto administrativo motivado.
El Municipio podrá declarar el incumplimiento del contratista luego de que haya vencido el plazo contractual sin que este haya ejecutado la totalidad de la obra, entregado todos los bienes o prestado el servicio convenido, como medida obligada para hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria.
El Municipio podrá declarar el incumplimiento después del vencimiento del plazo contractual de ejecución y antes de la liquidación o dentro del acto liquidatorio mismo, pero no después de la expedición de este.
Plan de compras o plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública: El Plan de Compras se constituye en una herramienta de gestión administrativa efectiva para el uso racional y estratégico de los recursos públicos, de vital importancia para asegurar el éxito y la legalidad de la actividad contractual institucional desde su fase precontractual, Los Secretarios de despacho son los funcionarios responsables de elaborar los respectivos planes de compras en los cuales deberán incluir la totalidad de bienes y/o servicios a adquirir durante la respectiva anualidad de conformidad con el presupuesto del Municipio.
Todos los procesos de contratación, tanto los que se financian con recursos de inversión, como los de funcionamiento deben contar con el respectivo certificado de plan de compras, el cual será expedido por el Secretario de Despacho de la Secretaría General y del Interior a petición de cada Secretaría.
El Plan Anual de Adquisiciones es un documento de naturaleza informativa y las adquisiciones incluidas en el mismo pueden ser canceladas, revisadas o modificadas.
Esta información no representa compromiso u obligación alguna por parte de la entidad estatal ni la compromete a adquirir los bienes, obras y servicios en él señalados. (Guía de la
Agencia Nacional Colombia Compra Eficiente).
No obstante, toda modificación o actualización de los planes de compras debe ser solicitada de forma escrita por la respectiva Secretaría con la debida justificación, la cual será previamente revisada y aprobada por la Secretaría General y del Interior, para luego proceder a cargar en el sistema Electrónico de Contratación Pública.
Las Secretarías de Despacho son las responsables de solicitar los ajustes respectivos al plan de compras, cada vez que hayan cambios en: Valores, Modalidad de selección, Origen de los recursos, para incluir nuevas obras, bienes y/o servicios, excluir obras, bienes y/o servicios; o haya modificaciones en el presupuesto anual.
La Secretaría General y del Interior realizará actualizaciones mensualmente de acuerdo a las solicitudes presentadas por las Secretarías.
Plan Operativo Anual de Inversiones: Componente del sistema presupuestal que indica la inversión directa e indirecta de los proyectos a ser ejecutados, clasificados por sectores, programas, subprogramas y proyectos, con indicación de las vigencias comprometidas y especificando su valor, todo en coordinación con el Plan de Desarrollo o Programa de Gobierno Vigente.
Plazo de ejecución: Es el período dentro del cual se deben cumplir con el objeto contractual y las obligaciones pactadas por las partes en el contrato.
Proponente: Es la persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal, que bajo cualquier modalidad de asociación permitida por la ley presenta una propuesta para participar en un proceso de selección de contratistas.
Propuesta: Se entiende por tal la oferta de negocio jurídico presentada por un proponente dentro de un proceso de selección, debe además de los requisitos legalmente establecidos en el Código de Comercio cumplir con los requisitos consagrados por la administración municipal.
Prorroga: Consiste en la ampliación del plazo de ejecución inicialmente previsto en el contrato. Debe constar en un documento firmado por las partes y cumplir los mismos requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato inicial. La prórroga del contrato debe constar por escrito y ser suscrita por el Alcalde y por el contratista. Para pactar toda prorroga se deberá contar con el visto bueno de los SUPERVISORES y/o INTERVENTORES,
dicho visto bueno podrá constar en el mismo documento que contiene la prorroga o en documento anexo.
Publicación: De conformidad con lo dispuesto en el Código Contencioso
Administrativo art. 65, los actos administrativos de carácter general deberán ser Publicados en los términos y por los medios establecidos en la precitada normatividad.
Publicidad del proceso de contratación: De conformidad con lo dispuesto en el marco legal que regula la contratación pública el municipio será responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP), salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva.
La publicación electrónica de los actos y documentos a que se refiere el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013 deberá hacerse en la fecha de su expedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.
Registro Único de Proponentes: Inscripción en la cámara de comercio de las personas naturales o jurídicas que aspiren a celebrar contratos de obra, consultoría, suministro y compraventa de bienes muebles con el Municipio.(Decreto 1464 de 2010
Requisitos de ejecución del contrato estatal: Son aquellos necesarios para poder dar inicio a la ejecución del objeto contractual, entre los cuales están, el registro presupuestal, la constitución y aprobación de las
garantías exigidas, la designación del supervisor y/o contratación del interventor según sea el caso, la suscripción del acta de inicio entre otras.
Requisitos de perfeccionamiento del contrato estatal: Son aquellos necesarios para la existencia del contrato, que a voces del artículo 40 de la ley 80 de 1993 son el acuerdo sobre el objeto y su contraprestación y que conste por escrito.
Riesgo Imprevisible: Son aquellos hechos o circunstancias donde no es factible su previsión, es decir el acontecimiento de su realización.
Riesgo previsible: Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia, que son los que entidad debe considerar al efectuar la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles.
RUPR – Registro Único de Precios de Referencia: Base de datos que contiene los precios de referencia de los diferentes bienes y servicios que los proveedores están en capacidad de ofertar al Estado. Es el Registro que cada proveedor debe hacer como requisito indispensable para participar en los procesos contractuales del Estado.
SECOP: El Sistema Electrónico para la Contratación Pública es un sistema gerencial basado en una herramienta
Suspensión del contrato: Es la interrupción de la ejecución del objeto contractual. Si la suspensión se genera por causas diferentes a circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito no imputables a las partes, genera incumplimiento en cabeza de quien origina su causa. La suspensión del contrato debe constar por escrito y ser suscrita por el contratista y el Alcalde o quien delegue. Para pactar toda suspensión se deberá contar con el visto bueno del Supervisor o Interventor, dicho visto bueno podrá constar en el mismo documento que contiene la suspensión o en documento anexo.
Supervisión Del Contrato: La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.
Veedurías Ciudadanas en la Contratación Estatal: Establecidas de conformidad con la ley, pueden adelantar la vigilancia y el control en las etapas preparatoria, precontractual y contractual del proceso de contratación. Es obligación de las entidades estatales de convocarlas para adelantar el control social a cualquier proceso de contratación, para lo cual la entidad debe suministrar toda la información y la documentación
pertinente que no esté publicada en la página Web de la entidad.
Vigencia del contrato estatal: El termino de vigencia del contrato estatal es el periodo adicional al periodo de ejecución, en el cual las partes acuerdan efectuar la liquidación del contrato estatal, plazo que obra sin perjuicio del concedido a la administración en el inciso 2 y 3 del artículo 11 de la ley 1150 de 2007 para llevar a cabo la liquidación del contrato.
CAPITULO 3: COMPETENCIA PARA DIRIGIR EL PROCESO CONTRACTUAL.
ARTÍCULO 10. Titular de la competencia para dirigir la actividad contractual del Municipio. De conformidad con lo dispuesto en la ley 136 de 1994, en el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, adicionado por el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007 y la ley 489 de 1998, el Alcalde es el titular de la competencia para adelantar los proceso de contratación del Municipio xxx Xxxxxx.
10.1 FACULTADES DEL ORDENADOR DEL GASTO: Son facultades xxx Xxxxxxx:
La adjudicación, la celebración, las prórrogas, modificaciones y actos que expida en la ejecución de la actividad contractual; la terminación del contrato (terminación unilateral, terminación anticipada, imposición de multas, caducidad, etc.) y la liquidación.
ARTÍCULO 11. Desconcentración de la competencia para dirigir el proceso contractual. En aplicación de las normas constitucionales, legales y reglamentarias en materia de desconcentración el Xxxxxxx xxx Xxxxxx adopta las siguientes decisiones sobre la materia y se desconcentran las funciones así:
PARAGRAFO 1.- Desconcentrar en los Secretarios de Despacho la competencia para adelantar todas las actuaciones de la etapa previa o planeación de los procesos contractuales que celebra la Administración Municipal, lo cual, entre otras implica la elaboración e inclusión de los proyectos en el Banco de Proyectos del municipio; la elaboración de las solicitudes a incluir en el Plan de Adquisiciones; la sustentación de la conveniencia de cada contratación (Num. 7 art. 25 Ley 80/93); la elaboración de los
estudios, diseños requeridos para adelantar los procesos de selección, previniéndoles expresamente que cuando la contratación de una obra incluya su diseño deberá contar con los estudios y diseños que permitan establecer la viabilidad del proyecto y su impacto social, económico y ambiental (Art. 87 Ley 1474/2011); la identificación y exigencia de licencias, autorizaciones, permisos y/o aprobaciones necesarios para poder adelantar los procesos de contratación; la elaboración de los estudios previos de acuerdo a lo establecido en el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013 y demás normas complementarias.
En ejercicio de la desconcentración antes referida, los funcionarios en quienes se desconcentren actividades deberán presentar informes mensuales escritos debidamente firmados ante el Despacho xxx Xxxxxxx, de las actividades ejercidas en virtud de la desconcentración en los respectivos procesos precontractuales con el fin de facilitar el deber de control y vigilancia que le compete al ordenador del gasto, sin perjuicio de que éste pueda revisar en cualquier momento los actos y actividades desarrolladas en virtud de la presente desconcentración
La obligación legal y/o reglamentaria de publicación y la rendición de informes a la ciudadanía, autoridades en general y los organismos de control reside en cada una de las Secretarías en las que se desconcentran funciones.
PARAGRAFO 2.- Desconcentrar en el Secretario de Despacho de la Secretaría General y del Interior la competencia para solicitar los certificados de disponibilidad presupuestal en el curso de todos los procesos de contratación.
PARAGRAFO 3.- Desconcentrar en el Secretario de Despacho de la Secretaría General y del Interior la competencia para adelantar los procesos de selección de contratistas de convocatoria pública, la cual comprende la facultad de dirigir todas las etapas de los procesos de selección por licitación pública, por selección abreviada, concurso de méritos, contratación de mínima cuantía y demás modalidades de convocatoria pública previstas en el ordenamiento jurídico, enunciándose especial la facultad para efectuar la publicación de los avisos de los procesos de contratación cuando la ley lo exija, para efectuar la convocatoria pública y para ordenar la apertura de los procesos, para dirigir las audiencias y demás diligencias que se requieran en el curso de los mismos.
CAPÍTULO 4: ASESORÍA EN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL
ARTÍCULO 12. ORGANISMOS ASESORES Y FUNCIONARIOS ASESORES.
Asesorarán la actividad contractual el Comité de Contratación, los Comités Asesores Evaluadores. La Asesoría Jurídica y de Contratación del municipio servirán de apoyo a las demás secretarías cuando así se le requiera.
ARTÍCULO 13. EL COMITÉ DE
CONTRATACIÓN. Se crea el Comité de Contratación del municipio xxx Xxxxxx con el propósito de definir los lineamientos que regirán la actividad precontractual, contractual y pos t- contractual, que a su vez funcionará como órgano asesor y consultor de los diferentes procesos contractuales que la entidad adelante, respectivamente, y que garantizará el desempeño armónico de las distintas dependencias del Sector Central de la Administración municipal en la gestión contractual, cuando se le convoque o se le requiera.
ARTÍCULO 14. COMPOSICIÓN DEL COMITÉ DE CONTRATACION. El
Comité de Contratos estará integrado por un equipo interdisciplinario conformado de la siguiente manera:
a) El Secretario General y del Interior, quien lo presidirá;
b) El Secretario de Planeación.
c) El Secretario de Hacienda.
d) Los invitados especiales con voz, pero sin voto.
Parágrafo.- EI Comité de Contratación podrá invitar a las reuniones a otros servidores del sector central de la administración municipal, o a representantes de otras entidades del orden municipal cuando a su juicio el concepto de estos sea necesario para la toma de decisiones. Los invitados tendrán voz pero no voto.
ARTÍCULO 15. FUNCIONES DEL COMITÉ
DE CONTRATACION. Son funciones del Comité de Contratación:
1. Formular las políticas de contratación, los criterios y estrategias internas en materia de contratación que deben regir la actividad contractual en cada una de sus etapas, dentro del marco establecido por las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011, Decreto 1510 de 2013 y demás normas legales y reglamentarias que regulan la contratación del Estado, así como por el Manual de Contratación de la entidad, y demás normas concordantes y complementarias.
2. Recomendar los ajustes al Plan Anual de Adquisiciones del Municipio xxx Xxxxxx, cuyo borrador debe ser elaborado y aprobado por la Secretaría General y del Interior, el cual contendrá la lista de bienes, obras y servicios que el municipio pretende adquirir durante el año.
En el Plan Anual de Adquisiciones, el municipio debe señalar la necesidad y
cuando conoce el bien, obra o servicio que satisface esa necesidad debe identificarlo utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios, e indicar el valor estimado del contrato, el tipo de recursos con cargo a los cuales el municipio pagará el bien, obra o servicio, la modalidad de selección del contratista, y la fecha aproximada en la cual el municipio iniciará el Proceso de Contratación.
El Plan Anual de Adquisiciones se elaborará de conformidad con los lineamientos y el formato que establece Colombia Compra Eficiente.
3. Evaluar trimestralmente la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones y formular las recomendaciones al despacho del xxxxxxx xxx Xxxxxx.
4. Asesorar la actividad contractual en materia de adquisición de bienes muebles, obras y servicios administrativos internos, de concursos públicos y licitaciones públicas y otras relacionadas con la misión del municipio xxx Xxxxxx, buscando que se ajusten a las necesidades reales de la entidad y a la programación de adquisiciones aprobada para cada vigencia, dando aplicación a los principios de economía, transparencia y de responsabilidad y en especial al deber de selección objetiva establecidos en las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1474 de 2011, Decreto 1510 de 2013 y demás normas legales y reglamentarias que
regulan la contratación del Estado, así como por el Manual de Contratación de la entidad, y demás normas concordantes y complementarias.
5. Estudiar y conceptuar sobre el restablecimiento de la ecuación económica de los contratos, el reajuste de precios y la procedencia de la suspensión, prórroga o adición de los mismos, que deban ser de conocimiento del Comité de Contratación por su complejidad o importancia, a criterio del Presidente del Comité.
ARTÍCULO 16. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ DE
CONTRATACIÓN.- El Comité será presidido por el Secretario General y del Interior, quien tendrá las siguientes funciones:
1. Convocar al Comité cuando lo considere pertinente.
2. Presidir y dirigir las reuniones que realice el Comité.
3. Invitar a servidores o representantes del municipio xxx Xxxxxx o de otras entidades públicas del orden municipal, cuando a su juicio sea indispensable para la toma de decisiones.
4. Suscribir las actas del Comité.
5. Preparar las convocatorias al Comité con una antelación no inferior a tres (3) días, por solicitud propia o de dos (2) de sus miembros o cuando las necesidades del servicio así lo requiera, y enviar el correspondiente orden del día,
señalando el lugar, fecha y hora de la reunión.
6. Dar a conocer la información preparada por cada Secretaría relacionada con el restablecimiento de la ecuación económica de los contratos, el reajuste de precios y la procedencia de la suspensión, prórroga o adición de los mismos, que deban ser de conocimiento del Comité de Contratación por su complejidad o importancia.
7. Elaborar las actas de reunión del Comité, las cuales numerará consecutivamente con indicación de la fecha de la respectiva reunión.
8. Elaborar el orden del día de acuerdo con las necesidades de la dependencia o área responsable de la contratación y a las solicitudes de los miembros del Comité.
9. Responder por la custodia, archivo y registro de las actas, una vez aprobadas y firmadas por la totalidad de sus miembros; así como sus anexos y demás documentos.
ARTÍCULO 17. SESIONES DEL COMITÉ DE CONTRATACIÓN.- EI Comité de
Contratación de la Alcaldía xxx Xxxxxx funcionara de la siguiente manera:
1. Se reunirá de manera ordinaria la primera semana del mes de enero y cada tres meses y de manera extraordinaria por convocatoria del Presidente del Comité o de dos (2) de sus miembros y requerirá para sesionar de la asistencia de las dos terceras partes de sus integrantes.
2. Las decisiones se aprobaran con la mayoría absoluta de todos sus integrantes.
3. Una vez verificado el quórum se dará inicio a la sesión y se someterá el orden del día a la aprobación de los asistentes, dejando constancia de las modificaciones a que haya lugar.
4. Cuando por alguna circunstancia un miembro del Comité de Contratación deba retirarse xxx xxxxxxx antes de finalizar la sesión, lo informará al Presidente quien dejará la correspondiente constancia en el acta.
5. Antes de culminar la respectiva sesión, el Presidente presentará una relación sucinta de los temas tratados con las correspondientes decisiones o recomendaciones adoptadas por el Comité de Contratación.
6. Durante la sesión y cuando así lo solicite cualquiera de los miembros del Comité de Contratación, se procederá a verificar e! quórum. En caso de no corresponder al requerido para sesionar, el Presidente, levantará la sesión y dejará constancia del hecho en el acta.
7. Las reuniones del Comité se harán constar en actas, las cuales se suscribirán por la totalidad de sus miembros. Hará parte integral del acta la grabación de la
misma, cuando a juicio de los miembros se estime conveniente o necesario.
Parágrafo.- Cuando no se trate alguno de los puntos del orden del día o se traten algunos distintos a los inicialmente aprobados en el orden del día y sobre ellos se decida, se dejará constancia de este hecho en la respectiva acta.
ARTÍCULO 18. COMITÉS ASESORES
EVALUADORES. Para el caso de la licitación pública, el concurso de méritos y la selección abreviada, en todos estos casos siempre que el valor del contrato sea superior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía se constituirá un Comité evaluador que cumplirá las funciones previstas en el Decreto 1510 de 2013 o la norma que lo modifique o sustituya.
CONFORMACIÓN. Los Comités estarán conformados por los siguientes funcionarios: a) El Secretario General y del Interior; b) El Secretario de Hacienda;
c) el Secretario de Planeación. Los Comités tendrán a su cargo la verificación de los requisitos habilitantes y calificación de las propuestas recibidas en desarrollo del proceso de contratación. Como resultado de la consolidación de la evaluación realizada a cada requisito: jurídico, técnico o de ponderación, se estructurará el informe de evaluación.
Cada informe deberá permanecer junto con las propuestas evaluadas, disponible
para su consulta por el término que indique la ley o el pliego de condiciones, a efectos de que los proponentes puedan presentar observaciones a su contenido, en la Secretaría General y del Interior.
En los eventos en que los proponentes soliciten copia de las demás propuestas, previamente el solicitante deberá haber consignado el valor de la copia en los términos del acto administrativo que así lo establezca.
ACTIVIDADES DEL COMITÉ EVALUADOR:
a) Proyectar la verificación de los requisitos habilitantes de acuerdo con lo establecido en el pliego de condiciones.
b) Evaluar las propuestas presentadas por los oferentes.
c) Interpretar y aplicar las disposiciones xxx xxxxxx de condiciones.
d) Preparar las solicitudes de aclaración a los correspondientes proponentes.
e) Consolidar el informe de evaluación.
f) Preparar la respuesta a las observaciones formuladas al informe de evaluación.
g) Asistir a la audiencia de adjudicación.
h) Sustentar ante el Ordenador del Gasto las recomendaciones consignadas en el informe de evaluación.
i) Verificar la aplicación estricta de las condiciones xxx xxxxxx en la evaluación e informar al ordenador del gasto sobre el resultado de la misma.
j) Interpretar y aplicar las reglas relativas al puntaje de las propuestas.
RESPONSABILIDADES
Cada integrante del comité evaluador será responsable ante el Ordenador del Gasto por las recomendaciones que formule en relación con la evaluación y calificación de las propuestas.
En caso de existir desacuerdo entre los integrantes del comité evaluador, será el Ordenador del Gasto quien tome la decisión de conformidad con sus propios análisis y conclusiones.
Además de las responsabilidades relacionadas en este parágrafo, son obligaciones de los funcionarios evaluadores, las siguientes:
a) Xxxxxse en su proceder a lo dispuesto en la ley y el pliego de condiciones y atendiendo los plazos fijados en el pliego. En caso que se requiera alguna aclaración del contenido de la oferta, deberá informar con la debida anticipación al funcionario de tramitar el proceso de
contratación, a fin de que se tomen las medidas que correspondan.
b) Guardar estricta reserva y confidencialidad de toda la labor que adelanten, así como de las conclusiones que surjan como resultado de su actividad.
c) Informar cualquier anomalía detectada durante el desarrollo de los procesos de contratación.
d) Abstenerse de recibir dádivas, obsequios o favores de cualquier índole o naturaleza.
e) Documentar debidamente todo el proceso de evaluación de manera que se pueda verificar y constatar la labor desarrollada y entregar toda la información a la dependencia en la que se desconcentren las funciones de contratación, para su correspondiente archivo y custodia.
f) Xxxxx por la integridad de las propuestas sin mutilarlas o afectarlas de tal manera que se comprometa su contenido.
g) Responder de manera motivada y sustentada cada una de las observaciones que competan al área que representa, presentadas por los proponentes al informe de evaluación, así como todas y cada una de las razones que se esgriman para soportar el reproche o desacuerdo. En todo caso las
respuestas de carácter técnico deberán ser respondidas por el área que generó la necesidad y sometidas a consideración del ordenador del gasto o su funcionario con actividades desconcentradas.
h) De acuerdo con el resultado de la evaluación, recomendar al Ordenador del Gasto, la propuesta más conveniente para efectos de la adjudicación, o la declaratoria de desierta.
CAPITULO 5: PRINCIPIOS CONSTITUCIONALES DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA
ARTÍCULO 19. Toda la actividad contractual del municipio xxx Xxxxxx se desarrollara con observancia de los principios constitucionales que emanan de la función administrativa tales como igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la desconcentración de funciones. En consecuencia las formas de contratación adelantadas por el municipio xxx Xxxxxx que no se sujeten
a las modalidades de contratación previstas en la ley 80 de 1993, en la ley 1150 de 2007 y en el decreto 1510 de 2013 deberán desarrollarse con sujeción a los precitados principios y reglas, la aplicación de dichas disposiciones es responsabilidad de los funcionarios que tengan competencia para dirigir las diferentes etapas de los procesos de contratación.
CAPITULO 6: PRINCIPIOS LEGALES DE LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
ARTÍCULO 20. APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN
ADMINISTRATIVA. Las reglas que emanan de los principios de la contratación administrativa contenidos en la ley 80 de 1993 y en la ley 1150 de 2007 son de obligatorio cumplimiento según lo previsto expresamente en dichas normas y los funcionarios que tengan competencia para dirigir las diferentes etapas de los procesos de contratación velarán por
su cumplimiento efectivo. Los principios son:
Igualdad. En todas las actuaciones contractuales adelantados por el Municipio xxx Xxxxxx, todos los proponentes o participantes gozarán de igual tratamiento e idénticas oportunidades y no habrá discriminación alguna.
Moralidad. Todas las personas que intervienen en las actuaciones contractuales del Municipio xxx Xxxxxx, están obligados a actuar con rectitud, lealtad, honestidad, y la ética propia de la función administrativa.
Eficacia. Para tal efecto removerán de oficio los obstáculos puramente formales que llegaren a presentarse.
Economía. Los procesos de contratación deberán aplicarse sin dilataciones ni retardos por lo cual, toda actuación deberá adelantarse con austeridad y eficiencia, optimizando el uso del tiempo y de los recursos destinados para la contratación.
Celeridad. El Municipio xxx Xxxxxx impulsará de oficio los procedimientos que considere necesarios para que los trámites de la contratación se cumplan oportunamente dentro de los términos establecidos, para lo cual podrán hacer uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, a efectos que los procedimientos se adelanten con diligencia y dentro de los términos establecidos.
Imparcialidad. En los procesos de contratación del Municipio xxx Xxxxxx las ofertas serán seleccionadas de conformidad con las características objetivas de las mismas, previa verificación de las condiciones de los proponentes, garantizando condiciones
uniformes de evaluación para todos los proveedores.
Publicidad. El Municipio xxx Xxxxxx dará a conocer a los interesados y a la ciudadanía en general, las actuaciones, decisiones y notificaciones de los procesos contractuales de manera veraz y oportuna a través del SECOP, sin perjuicio de la confidencialidad, en los casos expresamente señalados en la ley. Los actos precontractuales y contractuales serán publicados en días y horas hábiles, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su expedición por el Secretario General y del Interior.
Eficiencia. El Municipio xxx Xxxxxx en sus procesos contractuales buscará satisfacer las necesidades para el desarrollo de los objetivos misionales, en condiciones de oportunidad, calidad y racionalidad en el costo a través de una correcta asignación y utilización de los recursos, para lo cual en el Plan Anual de Adquisiciones deberá ser construido con una adecuada planeación y distribución del presupuesto asignado.
Transparencia. El proceso de contratación debe realizarse con base en criterios objetivos, claros y públicos con el fin que los interesados conozcan las diferentes actuaciones y documentos de los mismos, con el fin de proteger el interés general y los fines del Municipio xxx Xxxxxx.
ARTÍCULO 21. FASES. Son fases de la actividad contractual:
- Fase Precontractual. Comprende los trámites hasta la adjudicación o declaratoria de desierto del proceso.
- Fase de Celebración y Ejecución del Contrato. Comprende el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, legalización del contrato, publicación y el control en su ejecución.
- Fase Post-contractual. Comprende los trámites tendientes a efectuar la liquidación del contrato de mutuo acuerdo y su liquidación unilateral, según el caso. Igualmente comprende la realización de reclamaciones al contratista y su garante frente al incumplimiento de las obligaciones post- contractuales.
ARTÍCULO 22 RÉGIMEN DE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTO DE INTERESES.
La contratación en la Alcaldía xxx Xxxxxx estará sujeta al régimen legal de inhabilidades e incompatibilidades, de acuerdo con lo previsto en el Estatuto General de la Contratación Estatal:
22.1 Inhabilidad. Es la ausencia de capacidad para celebrar contratos con las entidades públicas, por disposición constitucional o legal, o como consecuencia de una sanción disciplinaria, penal o contractual, o por
estar incluido en el boletín de deudores fiscales.
Es de naturaleza universal, es decir, se extiende a todas las entidades públicas del Estado colombiano.
Cuando tenga origen sancionatorio, sólo se extinguirá por vencimiento del término por el cual fue impuesta en acto administrativo o en sentencia judicial.
Son inhábiles para contratar con la Alcaldía xxx Xxxxxx:
1. Personas que se hallen inhabilitadas para contratar por la Constitución o las leyes.
2. Quienes participaron en las licitaciones o celebraron los contratos de que trata el literal anterior estando inhabilitados.
3. Quienes dieron lugar a la declaratoria de caducidad.
4. Quienes en sentencia judicial hayan sido condenados a la pena accesoria de interdicción de derechos y funciones públicas o quienes hayan sido sancionados disciplinariamente con destitución.
5. Quienes sin justa causa se abstengan de suscribir el contrato estatal adjudicado.
6. Las personas naturales que hayan sido declaradas responsables judicialmente por la comisión de delitos de peculado, concusión, cohecho, prevaricato en todas sus modalidades y soborno transnacional, así como sus equivalentes en otras jurisdicciones. Esta inhabilidad se extenderá a las sociedades de que sean socias tales personas, con excepción de las sociedades anónimas abiertas.
7. Los socios de sociedades de personas a las cuales se haya declarado la caducidad, así como las sociedades de personas de las que aquellos formen parte con posterioridad a dicha declaratoria.
22.2 Incompatibilidad. Es la imposibilidad legal de concurrencia de funciones públicas con privadas o actividades contractuales, así como la inconveniencia de la coexistencia de situaciones familiares con la entidad, que puedan llegar a incidir en la objetividad en el manejo de las relaciones contractuales.
Es relativa, por cuanto sólo se aplica a la persona o entidad en quien recaigan las situaciones expresa y taxativamente previstas en la ley, con interpretación restrictiva. Se extingue cuando
desaparezca la situación de incompatibilidad prevista en la ley.
Se encuentra en situación de incompatibilidad para contratar con la Alcaldía xxx Xxxxxx:
1. Quienes fueron servidores públicos de la Alcaldía xxx Xxxxxx. Esta incompatibilidad se limita a quienes desempeñaron funciones en los niveles directivo y se extiende por el término de dos (2) años, contado a partir de la fecha del retiro.
2. Las personas que tengan vínculos de parentesco, hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil con los servidores públicos del nivel directivo, o con las personas que ejerzan el control interno o fiscal de la Alcaldía xxx Xxxxxx.
3. El cónyuge, compañero o compañera permanente del servidor público de los niveles directivo o de quien ejerza funciones de control interno o de control fiscal.
4. Las corporaciones, asociaciones, fundaciones y las sociedades anónimas que no tengan el carácter de abiertas, así como las sociedades de responsabilidad limitada y las demás sociedades de personas en las que el servidor público en los niveles directivo, o el cónyuge,
compañero o compañera permanente o los parientes hasta el segundo grado de consanguinidad, afinidad o civil de cualquiera de ellos, tenga participación o desempeñe cargos de dirección o manejo.
5. Quienes sean cónyuges o compañeros permanentes y quienes se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con cualquier otra persona que formalmente haya presentado propuesta para una misma licitación.
6. Las sociedades distintas de las anónimas abiertas, en las cuales el representante legal o cualquiera de sus socios tenga parentesco en segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con el representante legal o con cualquiera de los socios de una sociedad que formalmente haya presentado propuesta, para una misma licitación.
7. Los servidores públicos. En las causales de incompatibilidad por parentesco o por matrimonio, los
vínculos desaparecen por muerte o por disolución del matrimonio.
8 Conflicto de Intereses. Todo servidor público deberá declararse impedido para actuar en un asunto cuando tenga interés particular y directo en su regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios, de hecho o de derecho.
Cuando el interés general, propio de la función pública, entre en conflicto con un interés particular y directo del servidor público, deberá declararse impedido.
PARÁGRAFO: En caso de presentarse y aceptarse la declaración de conflicto de interés manifestada por escrito, será resuelto por el nominador en acto administrativo, en el cual podrá reasumir su competencia o designar un funcionario ad-hoc facultado para intervenir en el respectivo proceso.
CAPITULO 7: LINEAMIENTOS GENERALES
Con el fin de dar cumplimiento a lo establecido para la adquisición de bienes
y servicios, es necesario tener en cuenta los siguientes lineamientos generales
para todo tipo de contratación de la Entidad:
ARTÍCULO 23. PLAN ANUAL DE
ADQUISICIONES. Para efectos de programación, planeación y uso organizado y racional del presupuesto de la Alcaldía xxx Xxxxxx, en cada vigencia fiscal se adoptará un Plan Anual de Adquisiciones, como herramienta administrativa de planeación, control y seguimiento de la adquisición de bienes, servicios o cumplimiento de obligaciones a cargo de la entidad.
23.1 Forma De Elaboración. El Plan Anual de Adquisiciones se elaborará con base en un diagnóstico previo de las necesidades elaborado por la Secretaría General y del Interior teniendo en cuenta el comportamiento histórico y los requerimientos presentados oportunamente por cada una de las dependencias, en el formato de solicitud dispuesto para el efecto. Se desagregará por dependencias para efectos de su seguimiento y control.
A partir de los formatos remitidos por las dependencias, la Secretaría General y del Interior consolidará la información, distribuirá y propondrá una priorización de las necesidades, de acuerdo con los recursos disponibles, y lo someterá a la aprobación del Comité de Contratación.
En ningún caso se podrán adquirir bienes o servicios no incluidos en el Plan de Compras. Sin perjuicio de lo expuesto, cuando se presenten necesidades sobrevivientes, deberán incluirse en el Plan de Compras mediante modificación y ajuste del mismo.
Cuando se trate de la adquisición de bienes o servicios con cargo a recursos de inversión, adicionalmente, deberán hacer parte de un proyecto inscrito en el Plan de Inversiones y en el Banco de Proyectos, por conducto de la Secretaría de Planeación.
8.2 Aprobación del Plan Anual de Adquisiciones. El Plan Anual de Compras y las modificaciones posteriores requieren la aprobación del Comité de Contratación de la Alcaldía xxx Xxxxxx.
8.3 Publicación en la Página Web. El Plan Anual de Adquisiciones y sus modificaciones se publicarán en la página Web de la entidad y en el SECOP antes del 30 de enero de la vigencia fiscal, en los términos establecidos en la ley. Será responsabilidad de la Secretaría General y del Interior verificar el cumplimiento de esta actividad.
ARTÍCULO 24 REGISTRO ÚNICO DE
PROPONENTES. El Registro Único de proponentes a cargo de las Cámaras de Comercio, tiene como finalidad
determinar la capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes, como requisitos habilitantes exigibles para la participación en los procesos de selección que adelante la entidad, de acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.
Casos Exceptuados de Registro. Según lo dispuesto en el artículo 6° de la Ley 1150 modificado por el artículo 221 del Decreto Ley 019 de 2012, no se requerirá de este registro, ni la calificación o clasificación, en los siguientes casos:
1. Contratación directa
2. Contratos para la prestación de servicios de salud
3. Contratos de mínima cuantía
4. Enajenación de bienes de la Alcaldía xxx Xxxxxx.
5. Contratos que tengan por objeto la adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos legalmente constituidas.
En los casos anteriormente señalados, corresponderá a la Secretaría General y del Interior, a la Secretaría de Hacienda, Secretaría de Planeación y al área
técnica respectiva que requiere el bien o servicio, verificar las condiciones de cumplimiento de requisitos habilitantes de los interesados (capacidad jurídica, condiciones de experiencia, capacidad financiera o de organización de los proponentes previstos para la participación en el proceso de selección según el caso, los cuales no otorgarán puntaje).
Certificación de la Inscripción en el Registro Único de Proponentes. La certificación expedida por la Cámara de Comercio es plena prueba de la calificación y clasificación del proponente y de los requisitos habilitantes que en ella constan. En consecuencia, la Alcaldía xxx Xxxxxx no solicitará información que se encuentre certificada en el Registro Único de Proponentes.
Deber de Información a la Cámara De Comercio. Con base en el artículo 14 del Decreto 1510 de 2013, el grupo de Contratación remitirá, por medios electrónicos, a la Cámara de Comercio que tenga jurisdicción en el lugar del domicilio del inscrito, a más tardar el día quince (15) de cada mes, la siguiente información correspondiente al contratista y en relación con los contratos adjudicados, en ejecución o ejecutados, multas o sanciones en firme:
1. Código de la Cámara de Comercio;
2. Fecha de reporte;
3. NIT;
4. Nombre de la entidad estatal;
5. Seccional, área o dependencia de la entidad estatal;
6. Código de la ciudad o municipio;
7. Dirección de la entidad estatal que reporta la información;
8. Nombre del funcionario;
9. Cargo del funcionario que reporta la información;
10. Número de inscripción del proponente;
11. Número de identificación del proponente;
12. Nombre del proponente;
14. Fecha de adjudicación del contrato;
15. Fecha de iniciación del contrato;
16. Fecha de terminación del contrato;
17. Fecha de liquidación del contrato;
18. Clasificación CIIU del contrato;
19. Indicador de cumplimiento;
20. Cuantía del contrato;
21. Valor de la multa;
22. Descripción de la sanción;
23. Identificación del acto administrativo que impone la sanción o la multa;
24. Fecha del acto administrativo que impone la sanción, multa o cláusula penal pecuniaria;
25. Identificación de la sentencia judicial que declara la nulidad del acto administrativo que impuso la multa o sanción, y
26. Fecha de ejecutoria de la sentencia judicial que declara la nulidad del acto
administrativo que impuso la multa o sanción.
ARTÍCULO 25. MODIFICACIONES
CONTRACTUALES. Las Modificaciones Contractuales son las variaciones que puede tener un contrato durante su ejecución, por acuerdo entre las partes, o unilateralmente de acuerdo con lo contemplado en la Ley 80 de 1993; dichas modificaciones deberán constar por escrito, bien sea en documento suscrito por las partes o mediante acto administrativo.
En consecuencia podríamos decir que según la intervención de las partes en la modificación contractual las modificaciones pueden clasificarse en dos:
1. Modificaciones de Mutuo Acuerdo: Son aquellas variaciones que puede tener un contrato durante su ejecución, existiendo acuerdo entre las partes del contrato (contratante - Entidad Pública y contratista - particular o público).
2. Modificaciones Unilaterales: De conformidad con lo establecido en el artículo 16 de la Ley 80 de 1993, son aquellas variaciones necesarias durante la ejecución del contrato con el fin de evitar la paralización o la afectación grave del servicio público que se debe satisfacer con el contrato y cuando
previamente las partes no llegan al acuerdo respectivo. En este caso la administración en acto administrativo debidamente motivado, modificará el contrato mediante la supresión o adición de obras, trabajos, suministros o servicios, entre otros.
Clases de modificación
1. Adición: Como su nombre lo indica es una modificación cuyo objeto es adicionar el valor del contrato. Los contratos estatales, por expresa prohibición legal no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial expresado este en SMMLV y se requiere contar previamente con los recursos necesarios, por lo que deberá anexarse el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal – CDP.
2. Cesión: La Cesión, consiste en la sustitución de las obligaciones y derechos que surjan del contrato en un tercero, para lo cual el Cedente (contratista original) deberá contar con la autorización previa y escrita de la Entidad, evento en el cual el supervisor deberá emitir su concepto, previa evaluación de las condiciones del posible cesionario (nuevo contratista), quien deberá cumplir como mínimo con los mismos requisitos y condiciones exigidas para la contratación original.
La Ley 80 de 1993 prevé en sus artículos 9º y 41º, la figura de la cesión del contrato, previa autorización de la entidad contratante, en las siguientes situaciones especiales reguladas, sin que sean las únicas posibles:
a. Cuando sobrevenga una inhabilidad o incompatibilidad en el contratista y,
b. Cuando esta inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en uno de los integrantes del consorcio o unión temporal, siempre y cuando la cesión se realice a un tercero.
c. Cuando por motivos de conveniencia, para la satisfacción de los intereses de las partes, o para la oportuna, eficaz y completa ejecución del objeto, en concordancia con los principios de economía, celeridad y eficacia de la labor administrativa contractual, las partes acuerden o convengan cederlo (art 26 y 3 Ley 80 de 1993).
Así mismo, es viable la cesión en los contratos cuando circunstancias de hecho o de derecho imprevistas la justifiquen razonadamente, aun cuando dichas circunstancias sean previas a la legalización del contrato y suscripción del acta de inicio, requiriéndose en todo caso el cumplimiento de los requisitos de legalización y ejecución.
3. Suspensión: Cuando durante el plazo contractual sobrevengan circunstancias ajenas a la voluntad o culpa del contratista que impidan atender las obligaciones contractuales, las partes podrán suspender la ejecución del contrato, exponiendo de manera detallada las razones que motivaron tal decisión y el tiempo durante el cual se
suspende el contrato, de tal manera que se pacte un tiempo determinado o determinable de la suspensión.
Es importante que la solicitud de suspensión del contrato ocurra previamente a la fecha a partir de la cual iniciará la suspensión del contrato, dado que no existen suspensiones retroactivas.
TITULO II
RIESGOS EN LA CONTRATACION
CAPITULO I
DEL ANALISIS DE LA TIPIFICACION, ESTIMACION Y ASIGNACION DE RIESGOS PREVISIBLES DE LA CONTRATACIÓN.
ARTÍCULO 28. DEL CONCEPTO DE
RIESGO PREVISIBLE: Entiéndase por riesgos previsibles, todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, tienen la potencialidad de alterar el equilibrio financiero del mismo, siempre que sean identificables y cuantificables en condiciones normales.
El equilibrio financiero de los contratos se erige como uno de los principios de la contratación estatal al tenor de lo dispuesto en el artículo 27 de la Ley 80 de 1993, el cual lo reconoce como la igualdad o equivalencia entre los derechos y las obligaciones de las partes, derivados de la contratación y la forma de proceder ante su alteración.
La previsibilidad va ligada a la posibilidad de la identificación y cuantificación del riesgo en condiciones normales, teniendo en cuenta que entre mayor probabilidad del evento mayor previsibilidad del mismo. Dichas condiciones deben hacer parte de los estudios y documentos previos del proceso de contratación de acuerdo a lo previsto en la normativa.
Finalmente para acometer el ejercicio de la tipificación (identificación y cuantificación), estimación y asignación de los riesgos previsibles, en el presente manual se citan los lineamientos y recomendación contenida en el documento CONPES 3714 del 01 de diciembre de 2011.
ARTÍCULO 29. DE LA DISTRIBUCION DE RIESGOS PREVISIBLES EN LA CONTRATACIÓN Y SUS EFECTOS: La
distribución de los riesgos previsibles se constituye en un mandato imperativo a aplicar en todos los procesos de contratación desde su fase de planeación indistintamente la modalidad de selección que se emplee, de esta forma los riesgos previsibles tienen un tratamiento propio regido por las reglas que se consignen en el contrato, incluyéndolos así dentro de la ecuación contractual, con lo cual, en caso de acaecer en la ejecución del contrato no afectarían el equilibrio económico y por tanto, no procedería su restablecimiento.
La xxxxxxxx de riesgos previsibles de manera anticipada dentro del contrato,
atiende a la posibilidad que tienen las partes, por el principio de autonomía de la voluntad, de incluir cláusulas extensivas de responsabilidad, donde las partes asumen por su voluntad obligaciones específicas indicando la extensión de la responsabilidad.
Finalmente, los riesgos previsibles identificados y trabajados para cada proceso de selección, deberán ser discutidos obligatoriamente en audiencia pública en el caso de la utilización de la modalidad de licitación pública, pero, dada la naturaleza participativa de los procesos de selección, será posible en las demás modalidades de selección recibir las observaciones que sobre el particular deseen formular los interesados tanto en la publicación del Proyecto xx Xxxxxx y Pliego Definitivo, como en las aclaraciones a los mismos pudiendo incluso citar a audiencia si se considera necesario. Lo anterior, en atención a su experticia en el objeto contractual y la gestión de los riesgos inmersos en él.
ARTÍCULO 30: DE LA OPORTUNIDAD PARA REALIZAR EL ANÁLISIS RELATIVO
A LA TIPIFICACION, ESTIMACION Y ASIGNACION DE RIESGOS PREVISIBLES
DE LA CONTRATACIÓN. El primer análisis relativo a la tipificación, estimación y asignación de riesgos previsibles de la contratación deberá llevarse a cabo desde de la fase de planeación de la contratación, concretamente en los estudios previos, tal como lo establece el Numeral 6 del Artículo 20 del Decreto 1510 de 2013 o las normas que lo modifiquen, disposición que resulta aplicable a todas las modalidades de contratación.
Adicionalmente, la sustentación relacionada con la tipificación, estimación y asignación de riesgos previsibles de la contratación se retoma en los proyectos de pliegos de condiciones y en los pliegos definitivos.
Para lo pertinente en cada uno de los estudios previos de los procesos de contratación, se deberá sustentar un acápite en el cual se efectúe la respectiva sustentación de la TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES DE LA CONTRATACIÓN
OBJETO A CONTRATAR: | ||
TIPIFICACIÓN DEL RIESGO | ESTIMACION DEL RIESGO | ASIGNACION DEL RIESGO |
Descripción del riesgo | Estimación de ocurrencia del riesgo | Asignación del riesgo |
ARTÍCULO 31: DE LA COMPETENCIA PARA REALIZAR EL ANÁLISIS RELATIVO
A LA TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES
DE LA CONTRATACIÓN. Legalmente la competencia funcional para realizar el análisis relativo a la tipificación, estimación y asignación de riesgos previsibles de la contratación radica en el Alcalde de la ciudad, sin perjuicio de las delegaciones que sobre la materia se adopten al interior de la administración municipal.
De acuerdo al presente documento la delegación tiene asignada la función de elaborar y sustentar los estudios previos de los procesos de contratación de su respectivo ramo en cada uno de los Secretarios de Despacho, por ende, la competencia para efectuar el análisis relativo a la tipificación, estimación y asignación de riesgos previsibles le corresponde a dichos funcionarios. Adicionalmente, el acto de delegación ha asignado en el Secretario general y del Interior la función de dirigir la fase precontractual de los procesos de selección de contratistas que se adelantan mediante convocatorias públicas, por tal razón, la competencia para efectuar el análisis relativo a la tipificación, estimación y asignación de riesgos previsibles en los proyectos de pliegos de condiciones y en los pliegos definitivos le corresponde a dicho funcionario.
ARTÍCULO 32: DE LA TIPIFICACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES: Para
realizar el análisis relacionado con la TIPIFICACIÓN el funcionario competente deberá ponderar aspectos particulares
a los cuales previsiblemente se verá expuesta cada contratación a lo largo de la fase de ejecución, tales como:
1. Riesgos Económicos: Son aquellos que se derivan del comportamiento xxx xxxxxxx, tales como la fluctuación de los precios de los insumos, desabastecimiento y especulación de los mismos, entre otros.
Por ejemplo, es usual que en contratos que involucran la ejecución de actividades en cuya estructura se ha definido un marco cambiario, se identifiquen alteraciones por el comportamiento de la moneda o por circunstancias colaterales que imponen una incidencia crítica. Así mismo, en los contratos de suministro de bienes o prestación de servicios, donde no es posible llevar a cabo el objeto del contrato por desabastecimiento o especulación dentro xxx xxxxxxx propio de los insumos. Su inclusión dependerá de la posibilidad de previsión del mismo.
2. Riesgos Sociales o Políticos: son aquellos que se derivan por cambios de las políticas gubernamentales que sean probables y previsibles, tales como cambios en la situación política, sistema de gobierno y cambio en las condiciones sociales que tengan impacto en la ejecución del contrato.
También suelen presentarse por fallas en la manera en que se relacionan entre sí,
el Gobierno y la población, grupos de interés o la sociedad. Por ejemplo los paros, huelgas, actos terroristas, etc. Para la determinación de su previsibilidad, la entidad podrá acudir a las autoridades públicas competentes en la recopilación de datos estadísticos x xxxxxxx oficiales (POLICIA NACIONAL, FUERZAS ARMADAS DE COLOMBIA, MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL,
etc.)
3. Riesgos Operacionales: Son aquellos riesgos asociados a la operatividad del contrato.
Entre estos encontramos: la posibilidad de que el monto de la inversión no sea el previsto para cumplir el objeto del contrato. También se presenta la extensión del plazo, cuando los contratos se realizan en tiempos distintos a los inicialmente programados por circunstancias no imputables a las partes. Adicionalmente, se presenta por la posibilidad de no obtención del objeto del contrato como consecuencia de la existencia de inadecuados procesos, procedimientos, parámetros, sistemas de información y tecnológicos, equipos humanos o técnicos sin que los mismos sean imputables a las partes.
Dichos riesgos hacen parte del riesgo operacional siempre y cuando no sean obligaciones de las partes y se materialicen durante la ejecución del contrato. En general no son riesgos operacionales las especificaciones de
materiales o servicios incorrectos, fallas en el embalaje, manipulación, transporte o descarga del bien suministrado, insuficiencia en los proveedores, perdida o destrucción de los bienes a suministrar, daño, hurto o perdida de materiales o equipos para la ejecución del contrato, obtención o renovación de licencias o permisos, entre otros.
Para reducir la incidencia de este tipo de riesgos, es necesario contar durante la etapa de estructuración de los contratos con los estudios respectivos y adelantar actividades que permitan contar con un adecuado nivel de información sobre las especificaciones de los diferentes objetos contractuales, con el fin de fortalecer el análisis de costos, lo cual reduce los factores de riesgos que inciden sobre el contrato.
4. Riesgos Financieros: Este riesgo tiene dos componentes básicos: el riesgo de consecución de financiación o riesgo de liquidez, y el riesgo de las condiciones financieras.
El primero se refiere a la dificultad de conseguir los recursos financieros, ya sea en el sector financiero o el mercado de capitales, para lograr el objetivo del contrato. El segundo hace referencia a los términos financieros de dichos recursos, entre estos encontramos plazos, tasas, garantías, contragarantías, refinanciaciones entre otros.
5. Riesgos Regulatorios: Son los posibles cambios regulatorios o reglamentarios que siendo previsibles, afecten el equilibrio contractual.
Por ejemplo, cambios en las tarifas, mercados regulados, cambios en los regímenes especiales (Regalías, Pensional), designación de zonas francas, planes de ordenamiento territorial, expedición de normas de carácter técnico o de calidad, entre otros.
6. Riesgos de la Naturaleza: Son los eventos causados por la naturaleza sin la intervención o voluntad del hombre, que aunque pueden ser previsibles por su frecuencia o diagnóstico están fuera del control delas partes. Para la determinación de su existencia y/o previsibilidad, se podrá acudir a las autoridades públicas o entidades competentes en la recopilación de datos estadísticos x xxxxxxx oficiales (INSTITUTO XXXXXXX XXXXXXX, INGEOMINAS, IDEAM, etc.)
Para el ejercicio de tipificación, éstos se refieren a los hechos de la naturaleza que puedan tener un impacto sobre la ejecución del contrato, por ejemplo los temblores, inundaciones, lluvias, sequias, entre otros, siempre y cuando los mismos puedan preverse.
7. Riesgos Ambientales: Se refiere a las obligaciones que emanan de las licencias
ambientales, de los planes de manejo ambiental, de las condiciones ambientales o ecológicas exigidas y de la evolución de las tasas retributivas y de uso del agua. Por ejemplo, cuando durante la ejecución del contrato se configuren pasivos ambientales causados por mala gestión de la licencia ambiental y/o el plan de manejo ambiental o el costo de las obligaciones ambientales resulte superior al estimado no siendo imputables a las partes.
8. Riesgos Tecnológicos: Se refiere a eventuales fallos en las telecomunicaciones, suspensión de servicios públicos, advenimiento de nuevos desarrollos tecnológicos o estándares que deben ser tenidos en cuenta para la ejecución del contrato así como la obsolescencia tecnológica.
Una vez hecha la clasificación por tipo de riesgo se recomienda hacer una definición concreta de cada uno de los riesgos que se incluyan, conforme al lenguaje común de los mismos; y al significado que tengan en el marco del contrato de que se trate en búsqueda de una absoluta claridad en las condiciones. Los riesgos que no lograron la condición de previsibilidad para ser incluidos en el ejercicio del artículo 4º de la Ley 1150 de 2007, en todo caso, deben ser analizados por las Entidades con el fin de que cuenten con un tratamiento propio en el marco de la gestión contractual.
ARTÍCULO 33. DE LA ESTIMACIÓN DE
LOS RIESGOS PREVISIBLES: Para realizar el análisis relacionado con la ESTIMACIÓN el funcionario competente deberá ponderar aspectos particulares a los cuales previsiblemente se verá expuesta cada contratación aplicando una técnica que permite dar una aproximación de la magnitud del riesgo previsible de acuerdo con su probabilidad e impacto.
Para facilitar la labor de estimación, se sugiere a las entidades desarrollar sus propias metodologías de valoración, las cuales podrán ser sometidas a la consideración de la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente–,
que prestará la asesoría necesaria en su desarrollo, si la entidad lo estima conveniente. En caso de no contar con metodologías, se expone la siguiente propuesta para realizar la estimación cualitativa y cuantitativa del riesgo a partir de los siguientes conceptos:
ESTIMACIÓN CUALITATIVA.-
La propuesta en esta etapa es trabajar los riesgos para una estimación cualitativa mediante rangos que permitan al servidor público calificar los riesgos en una matriz, en diferentes niveles de probabilidad e impacto, tal y como se presenta en el siguiente esquema:
PROBABILIDAD | IMPACTO | |||||||
Tipos de Riesgo | Alta | Media Alta | Media Baja | Baja | Alto | Medio Alto | Medio Bajo | Bajo |
Riesgo 1 | ||||||||
Riesgo 2 | ||||||||
Riesgo 3 |
A continuación, se da una breve descripción de los dos criterios básicos del análisis cualitativo de riesgos, probabilidad e impacto.
PROBABILIDAD. La probabilidad es generalmente entendida como una medida de la creencia o conocimiento que se tiene acerca de la ocurrencia futura (o pasada) de un evento y generalmente se puede estimar como
la frecuencia con la que se obtiene un resultado en un experimento aleatorio. Por ejemplo, para estimar la probabilidad de ocurrencia de un riesgo, se puede tomar una muestra de contratos de similares condiciones y calcular, en términos relativos, en cuántos de estos contratos se presenta el evento generador del riesgo. La frecuencia relativa estimada es generalmente interpretada como la probabilidad de ocurrencia de ese riesgo
y cuantifica el conocimiento adquirido del pasado acerca de la ocurrencia del
riesgo.
ALTA La probabilidad de ocurrencia del riesgo es alta, cuando en la generalidad de los contratos que se ejecutaron con objetos similares, el resultado es la ocurrencia del riesgo; o, cuando de la naturaleza del riesgo se pueda prever su inminencia. | MEDIA-ALTA La probabilidad de ocurrencia del riesgo es media alta, si es típica la ocurrencia del riesgo en la ejecución de contratos similares; o, cuando de la naturaleza del riesgo se pueda prever que ocurrirá usualmente. | MEDIA-BAJA La probabilidad de ocurrencia del riesgo es media baja, si es atípica la ocurrencia del riesgo; o cuando de la naturaleza del riesgo se pueda prever que su ocurrencia es inusual. | BAJA La probabilidad de ocurrencia del riesgo es baja, cuando en pocos contratos con objetos similares, el resultado es la ocurrencia del riesgo o cuando de la naturaleza del riesgo se pueda prever que ocurrirá remotamente. |
IMPACTO O SEVERIDAD.
El impacto es la medida de la magnitud de las consecuencias monetarias de un evento generador de riesgo sobre el objeto del contrato. Por ejemplo, un acontecimiento, una disposición de la autoridad, una noticia, pueden generar serias consecuencias monetarias que afectan el equilibrio económico y obligan a la adopción de correctivos. Para el cálculo
del impacto por los diversos riesgos se puede tomar una muestra de contratos similares y calcular cuál fue el porcentaje del sobrecosto sobre el valor total del contrato20, en caso de firmarse otrosíes, modificaciones o adendas, se debe llevar cabo la valoración del sobrecosto de lo inicialmente contratado como porcentaje del valor total inicial para los contratos en los cuales se presentó el evento generador.
DESCRIPCIÓN DE LA CLASIFICACIÓN DEL RIESGO POR LA SEVERIDAD O IMPACTO | |||
ALTO Perturba la ejecución del contrato de manera grave, generando un impacto sobre el valor del contrato en más del treinta por ciento (30%), imposibilitando la consecución del objeto contractual. | MEDIO-ALTO Obstruye la ejecución del contrato sustancialmente, pero aun así, permite la consecución del objeto contractual, con un incremento del valor del contrato entre el quince (15%) y el treinta por ciento (30%). | MEDIO-BAJO Afecta la ejecución del contrato de manera moderada, pero sin afectar considerablemente el equilibrio económico. Generando un impacto sobre el valor del contrato entre el cinco (5%) y el quince por ciento (15%). | BAJO Dificulta la ejecución del contrato de manera leve, de forma que Aplicando medidas mínimas se pueden lograr el objeto contractual. Los sobrecostos no representan más del cinco por ciento (5%) del valor del contrato |
Para estimar el impacto y probabilidad de ocurrencia de un evento que afecte de manera adversa y representativa el desarrollo del contrato, es posible considerar fuentes de información como:
●Series históricas.
●Análisis teórico.
●Experiencia relevante.
●Prácticas y experiencia de la industria o del sector.
●Publicaciones o noticias relevantes.
●Opiniones y juicios de especialistas y expertos.
●Estudios técnicos.
●Informes emitidos por las entidades competentes
ESTIMACIÓN CUANTITATIVA. Siguiendo
con el esquema propuesto, después de que la entidad haya llevado a cabo la
calificación cualitativa, ésta debe realizar la valoración cuantitativa, incorporando los criterios evaluados en la etapa cualitativa y realizando una aproximación numérica de dichos criterios. Con el fin de elaborar la estimación cuantitativa de los riesgos la entidad podrá recurrir a las diferentes herramientas tendientes a valorar el impacto económico de los riesgos previamente identificados y cualificados:
De acuerdo con la experiencia en contratos de objetos similares y datos históricos, relacionados con el factor de riesgo a evaluar, se puede inferir el comportamiento futuro del mismo y cuantificar las posibles consecuencias del riesgo.
• Teniendo en cuenta la evidencia empírica y práctica en el sector dentro del cual se desarrolla el objeto contractual, se puede asignar un valor numérico tanto a la probabilidad como al impacto de los riesgos, previamente cualificados.
• Se puede utilizar la herramienta de valoración de riesgos contractuales disponible en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP, el cual se encuentra en el sitio http:
//xxx.xxxxxxxxx.xxx.xx., el cual proporciona una aproximación general del valor del riesgo.
• Se puede recurrir a las opiniones de expertos en el objeto contractual, con el fin de que emitan conceptos relacionados con la cuantificación de las posibles consecuencias económicas que tendría la ocurrencia de un determinado riesgo.
Es importante resaltar que la entidad efectuará la valoración siguiendo su
propio criterio, integrando los aportes de un equipo interdisciplinario y acudiendo a las herramientas que más se adapten a la información disponible y a las particularidades de cada contrato.
ARTÍCULO 34. DE LA ASIGNACIÓN DE
LOS RIESGOS PREVISIBLES: Para realizar el análisis relacionado con la ASIGNACIÓN el funcionario competente deberá distribuir los riesgos de acuerdo con la capacidad de cada una de las partes para gestionarlo, controlarlo, administrarlo y mitigarlo.
De acuerdo con lo anterior, y en armonía con lo dispuesto en la reglamentación, corresponderá a la entidad estatal desde los estudios previos proponer las asignación de los riesgos, esto es, señalar cuál delos sujetos contractuales tendrá que soportar total o parcialmente el riesgo en caso de presentarse para luego someter a discusión su distribución con los interesados en el curso del desarrollo del proceso de selección, en el cual cualquiera interesado tiene la posibilidad de manifestar sus opiniones ante la Entidad desde la publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones.
Esta asignación, al incluir los riesgos previsibles dentro de la ecuación contractual, permite dar un tratamiento específico a los mismos, suprimiendo la posibilidad de alegar
posibles alteraciones al equilibrio económico.
Para el ejercicio de asignación de los riesgos previsibles y teniendo en cuenta lo establecido en el Decreto
423 de 2001 para la política del riesgo, se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:
• El tipo y modalidad de contrato son relevantes para la determinación del nivel de transferencia de responsabilidad al Contratista (por ejemplo, en un contrato de obra común, existirán mayores limitaciones para la transferencia efectiva del riesgo que en el contrato llave en mano que, por la naturaleza de las prestaciones, admite un mayor grado de riesgo para el contratista).
• La transferencia de los riesgos debe ser proporcional a la cantidad de información con la que se cuente para su mitigación.
• Se sugiere la realización del ejercicio de asignación de los riesgos previsibles atendiendo a las capacidades de los contratistas para su administración y a la existencia en el mercado de garantías que constituyan soporte o respaldo financiero o asegurador del proyecto.
• El traslado del riesgo no tiene connotaciones infinitas por lo que se recomienda no incluir en los pliegos de condiciones y en las matrices de
riesgos traslados de riesgo o de responsabilidad en abstracto sin tipificación y estimación o cuantificación.
• Se recomienda no establecer cláusulas en la minuta o reglas en los pliegos de condiciones que contengan previsiones que afecten, restrinjan o eludan el derecho al restablecimiento del equilibrio del contratista de manera abstracta, como por ejemplo “en todo caso el contratista no podrá reclamar el desequilibrio económico del contrato por ningún motivo”. Este tipo de cláusulas, en virtud de lo dispuesto en el numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, se consideran ineficaces de pleno derecho.
Adicionalmente se presentan las siguientes recomendaciones de asignación, de acuerdo a cada riesgo:
1. RIESGOS ECONÓMICOS: Se recomienda que por regla general y bajo la premisa de contar con información suficiente y con las condiciones necesarias para llevar a cabo el objeto contractual, el riesgo se traslade al contratista en atención a su experticia en el manejo y posibilidad de administración efectiva de los riesgos económicos. Desde luego, ello no podrá hacerse en relación con riesgos que el mismo no pueda controlar, como condiciones macroeconómicas no previsibles, las cuales por ser imprevisibles escaparían de la órbita de aplicación del artículo 4 de la Ley 1150 de 2007.
2. RIESGOS SOCIALES O POLÍTICOS: Se recomienda que por regla general el riesgo previsible de esta naturaleza lo asuma la entidad contratante que en atención a su condición, se presume que cuenta con un manejo y posibilidad de administración efectiva del mismo. De manera excepcional se puede trasladar el riesgo cuando por ejemplo, existan mecanismos de cobertura en el mercado.
3. RIESGO OPERACIONAL: Por regla general y bajo la premisa de contar con información suficiente, los riesgos operacionales se transfieren al contratista, en la medida en que cuenta con mayor experiencia y conocimiento de las variables que determinan el valor de la inversión y tendrá a su cargo las actividades propias del contrato. En aquellos contratos donde se presente un alto componente de complejidad técnica, las entidades estatales pueden considerar la posibilidad de utilizar como mecanismo de mitigación el otorgamiento de garantías parciales para cubrir eventuales sobrecostos asociados a la complejidad identificada.
4. RIESGOS FINANCIEROS: Se recomienda que el riesgo se traslade al contratista por regla general y bajo la premisa de contar con información suficiente. En atención a su experticia en la consecución y estructuración de los recursos necesarios, se presume que cuenta con un manejo y posibilidad
de administración efectiva de los riesgos financieros.
5. RIESGOS REGULATORIOS: Se recomienda que por regla general, el riesgo lo asuma la parte que cuenta con un manejo y posibilidad de administración efectiva de los riesgos regulatorios por su naturaleza y en virtud de las normas propias de cada regulación.
6. RIESGOS DE LA NATURALEZA: Siempre y cuando existan formas de mitigación al alcance del contratista, los riesgos de la naturaleza deben ser trasladados al mismo.
7. RIESGO AMBIENTAL: La asignación del riesgo ambiental depende de la especificidad de cada proceso, por ejemplo:
• Cuando se cuente con licencia ambiental debidamente ejecutoriada y/o plan de manejo ambiental, antes del cierre de la licitación, el contratista asumirá los costos implícitos en el cumplimiento de las obligaciones definidas en dicha licencia y/o plan de manejo ambiental.
• Cuando se cuente con licencia ambiental debidamente ejecutoriada antes del cierre de la licitación y ésta sea modificada por solicitud del contratista, él asumirá los costos que implique esta modificación.
• El riesgo de que, durante la ejecución, la operación y el mantenimiento de las obras, se configuren pasivos ambientales causados por el incumplimiento o la mala gestión de la licencia ambiental y/o el plan de manejo ambiental será asumido por el contratista.
• Cuando no se cuente con licencia ambiental debidamente ejecutoriada y/o plan de manejo ambiental, antes del cierre de la licitación, los costos por obligaciones ambientales se deberán estimar y prever en los contratos acorde con la naturaleza y magnitud del objeto contractual. En estos casos la entidad estatal podrá asumir el riesgo de que los costos por obligaciones ambientales resulten superiores a lo estimado.
• Cuando por la naturaleza del proyecto no se requiera licencia ambiental, los costos para realizar un adecuado manejo ambiental se deben estimar y prever en los contratos acorde con la naturaleza y magnitud del proyecto. En estos casos, la entidad estatal podrá asumir el riesgo por los costos de las obligaciones adicionales resultantes de la exigencia de un plan de manejo posterior al cierre de la licitación, sólo cuando la exigencia no surja del mal manejo ambiental del proyecto.
8. RIESGO TECNOLÓGICO: Se recomienda que por regla general y bajo la premisa
de contar con información suficiente, el riesgo se traslade al contratista que en atención a su experticia en el objeto contractual y los estándares tecnológicos, cuenta con un manejo y posibilidad de administración efectiva de los riesgos tecnológicos.
Las anteriores recomendaciones de asignación se presentan de manera enunciativa y no eximen a la Entidad Estatal del estudio que debe realizar para la estructuración de cada proceso contractual.
La parte seleccionada de acuerdo con los criterios identificados bajo las premisas anteriores, tendrá la posibilidad de incluir en la planeación de sus obligaciones contractuales, las medidas para reducir su vulnerabilidad respecto a los riesgos asumidos, así, podrá buscar alternativas para atenuar los potenciales daños o consecuencias de la ocurrencia de los riesgos y/o, reducir la probabilidad de ocurrencia del evento generador del riesgo.
DE FORMA ENUNCIATIVA SE PODRÁN TENER EN CUENTA LAS SIGUIENTES TIPOS DE RESPUESTA FRENTE AL RIESGO:
• EVITAR EL RIESGO: La parte que asume el riesgo toma medidas que le permiten de una manera consistente y sistemática, eludir o eliminar el riesgo ya sea eliminando la fuente del riesgo o
eludiendo la participación en contratos en los que se expone al riesgo.
• PREVENIRLO: Consiste en tomar medidas conducentes a reducir la probabilidad de ocurrencia del riesgo. Por ejemplo, en una obra que presente inestabilidad en el terreno, se podrían incluir obras de estabilización y manejo de aguas, previo a la iniciación de la obra principal en dicho terreno.
• TRANSFERIRLO O COMPARTIRLO: se transfiere a la parte que mejor puede manejarlo al menor costo.
• RETENERLO: Asumir el riesgo en el momento que se presente, comúnmente
en los casos en los cuales el valor del riesgo es menor al costo de gestionarlo. También, se puede aceptar el riesgo cuando la probabilidad de una perdida es tan baja que se acerca a cero (0). Todos los riesgos que no son evitados o transferidos, son retenidos como regla general.
• MITIGARLO: Consiste en tomar medidas conducentes a amortiguar el impacto ante la ocurrencia del riesgo. Una alternativa utilizada para reducir la exposición a los riesgos de tasa de interés, tasa de cambio o precios de los commodities, es utilizar derivados financieros.
CAPITULO 2
DEL ANÁLISIS DE LA EXIGIBILIDAD DE LAS GARANTÍAS.
ARTÍCULO 35: ANÁLISIS RELATIVO AL ANALISIS DE LA EXIGIBILIDAD DE LAS
GARANTIAS. El análisis de la exigibilidad de las garantías deberá llevarse a cabo desde de la fase de planeación de la contratación, concretamente en los estudios previos, tal como lo establece el Artículo 20 del Decreto 1510 de 2013 o las normas que lo adicionen, modifiquen o sustituyan.
El objeto de las garantías lo constituye la protección del interés general, en la medida en que permiten resarcir el detrimento patrimonial que se ocasione al
patrimonio público por el incumplimiento de las obligaciones adquiridas por el contratista por el deterioro o pérdida del bien objeto de protección patrimonial o por hechos que comprometan su responsabilidad patrimonial frente a terceros.
En aquellos eventos donde no se exijan garantías igualmente deberán justificarse las razones en los estudios previos.
Las particularidades de cada garantía y las disposiciones especiales o excepcionales deberán ser
consideradas al momento de requerirlas desde la elaboración del estudio previo de la respectiva contratación atendiendo el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato y su cumplimiento deberá ser verificado por el competente contractual o por quien este delegue.
Para realizar el análisis de riesgos a amparar el funcionario competente deberá limitarse a valorar los criterios legalmente aplicables, como son objeto, la naturaleza y las características de cada contrato.
Para realizar el análisis de obligatoriedad el funcionario competente deberá limitarse a valorar los criterios legalmente y reglamentariamente aplicables.
ARTÍCULO 36: COMPETENCIA PARA EFECTUAR EL ANÁLISIS RELATIVO AL ANALISIS DE LA EXIGIBILIDAD DE LAS GARANTIAS. El FUNCIONARIO
competente para elaborar los estudios previos, deberá sustentar el ANALISIS DE LA EXIGIBILIDAD DE LAS GARANTIAS de
acuerdo a lo establecido en el título III capítulo 1 del Decreto 1510 de 2013 o las normas que lo adicionen, modifiquen o sustituyan.
ARTÍCULO 37. MECANISMOS DE COBERTURA PARA GARANTIZAR LOS RIEGOS DE LA CONTRATACIÓN: Para
realizar el análisis de las clases de garantías a exigir el funcionario
competente deberá limitarse a valorar los mecanismos de cobertura legalmente aplicables, como son:
1. Contrato de seguro contenido en una póliza.
2. Patrimonio autónomo.
3. Garantía Bancaria.
ARTICULO 38. INDIVISIBILIDAD DE LA
GARANTIA. La garantía de cobertura del Riesgo es indivisible. Sin embargo, en los contratos con un plazo mayor a cinco (5) años las garantías pueden cubrir los Riesgos de la Etapa del Contrato o del Periodo Contractual, de acuerdo con lo previsto en el contrato.
En consecuencia, la Alcaldía xxx Xxxxxx en los pliegos de condiciones para la Contratación debe indicar las garantías que exige en cada Etapa del Contrato o cada Periodo Contractual así:
1. La Alcaldía xxx Xxxxxx debe exigir una garantía independiente para cada Etapa del Contrato o cada Periodo Contractual o cada unidad funcional en el caso de las Asociaciones Público-Privadas, cuya vigencia debe ser por lo menos la misma establecida para la Etapa del Contrato o Periodo Contractual respectivo.
2. La Alcaldía xxx Xxxxxx debe calcular el valor asegurado para cada Etapa del Contrato, Periodo Contractual o unidad funcional, tomando el valor de las obligaciones del contratista para cada Etapa del Contrato, Periodo Contractual
o unidad funcional y de acuerdo con las reglas de suficiencia de las garantías establecidas en el presente decreto.
3. Antes del vencimiento de cada Etapa del Contrato o cada Periodo Contractual, el contratista está obligado a obtener una nueva garantía que ampare el cumplimiento de sus obligaciones para la Etapa del Contrato o Periodo Contractual subsiguiente, si no lo hiciere se aplicarán las reglas previstas para el restablecimiento de la garantía.
Si el garante de una Etapa del Contrato o un Periodo Contractual decide no continuar garantizando la Etapa del Contrato o Periodo Contractual subsiguiente, debe informar su decisión por escrito a la Alcaldía xxx Xxxxxx garantizada seis (6) meses antes del vencimiento del plazo de la garantía. Este aviso no afecta la garantía de la Etapa Contractual o Periodo Contractual en ejecución. Si el garante no da el aviso con la anticipación mencionada y el contratista no obtiene una nueva garantía, queda obligado a garantizar la Etapa del Contrato o el Periodo Contractual subsiguiente.
ARTICULO 47. GARANTIA DEL OFERENTE
PLURAL. Cuando la oferta es presentada por un proponente plural, como Unión Temporal, Consorcio o promesa de sociedad futura, la garantía debe ser otorgada por todos sus integrantes.
ARTICULO 39. COBERTURA DEL RIESGO DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL. La
responsabilidad extracontractual de la administración derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas solamente puede ser amparada con un contrato de seguro.
ARTICULO 40. GARANTIA DE LOS RIESGOS DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO DE LA OFERTA. La
garantía de seriedad de la oferta debe cubrir la sanción derivada del incumplimiento de la oferta, en los siguientes eventos:
1. La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el plazo para la Adjudicación o para suscribir el contrato es prorrogado, siempre que tal prórroga sea inferior a tres (3) meses.
2. El retiro de la oferta después de vencido el plazo fijado para la presentación de las ofertas.
3. La no suscripción del contrato sin justa causa por parte del adjudicatario.
4. La falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado de la garantía de cumplimiento del contrato.
ARTICULO 41 GARANTIA DE
CUMPLIMIENTO. La garantía de cumplimiento del contrato debe cubrir:
AMPARO | DESCRIPCIÓN DE CUBRIMIENTO |
Buen manejo y correcta inversión del anticipo | Cubre a la entidad estatal contratante, de los perjuicios sufridos con ocasión de (i) la no inversión; (ii) el uso indebido, y (iii) la apropiación indebida que el contratista garantizado haga de los dineros o bienes que se le hayan entregado en calidad de anticipo para la ejecución del contrato. Cuando se trate de bienes entregados como anticipo, estos deberán tasarse en dinero en el contrato |
Devolución del pago anticipado | Cubre a la entidad estatal contratante de los perjuicios sufridos por la no devolución total o parcial, por parte del contratista, de los dineros que le fueron entregados a título de pago anticipado, cuando a ello hubiere lugar. |
Cumplimiento | Ampara el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal incluyendo en ellas el pago de multas y cláusula penal pecuniaria, cuando se hayan pactado en el contrato. El amparo de cumplimiento del contrato cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al contratista garantizado. Además de esos riesgos, este amparo comprenderá siempre el pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria que se hayan pactado en el contrato garantizado. |
Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales | Cubre a la entidad estatal contratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a que esté obligado el contratista garantizado, derivadas de la contratación del personal utilizado para la ejecución del contrato amparado. |
Estabilidad y calidad de la obra | Cubre a la entidad estatal contratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia de cualquier tipo de daño o deterioro, independientemente de su causa, sufridos por la obra entregada, imputables al contratista. |
Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados. | Cubre a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizado, (i) derivados de la mala calidad o deficiencias técnicas de los bienes o equipos por él suministrados, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el contrato, o (ii) por el incumplimiento de los parámetros o normas técnicas establecidas para el respectivo bien o equipo |
Calidad del servicio | Cubre a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizado que surjan con posterioridad a la terminación del contrato y que se deriven de (i) la mala calidad o insuficiencia de los productos entregados con ocasión de un contrato de consultoría, o (ii) de la mala calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las |
condiciones pactadas en el contrato |
De acuerdo con el tipo de contrato y el análisis de las características particulares de cada contrato, se deben prever los amparos en las siguientes condiciones mínimas:
TIPO DE CONTRATO | AMPARO | CONDICIONES MINIMAS | ||
Compraventa de bienes Muebles | Cumplimiento | - 10% del valor del contrato - Por el plazo del contrato y el término pactado para su liquidación | ||
Calidad y correcto funcionamiento de los bienes o equipos suministrados | - 20% del valor del contrato - Vigente a partir de la fecha de recibo a satisfacción, mínimo por el lapso de 2 años, en que de acuerdo con la legislación civil o comercial, el contratista debe responder por la garantía mínima presunta y por vicios ocultos. | |||
Suministro de bienes muebles (entregas sucesivas periódicas) | y | Cumplimiento | - 10% del valor del contrato - Por el plazo del contrato y el término pactado para su liquidación | |
Calidad y funcionamiento | correcto | - 20% del valor del contrato - Vigente a partir de la fecha de recibo a satisfacción, mínimo por el lapso de 2 años, en que de acuerdo con la legislación civil o comercial, el contratista debe responder por la garantía mínima presunta y por vicios ocultos. | ||
- 10% del valor del contrato - Por el plazo del contrato y el término de liquidación | ||||
Salarios y prestaciones sociales | - 5% del valor total del contrato - Por el plazo del contrato y 3 años más. | |||
Responsabilidad extracontractual | civil | - En ningún caso inferior a doscientos salarios mínimos mensuales legales vigentes (200 SMLMV) - Vigente durante el periodo de ejecución del contrato | ||
Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. | Cumplimiento | - 10% del valor del contrato. - Por el plazo del contrato y el término de liquidación. | ||
Calidad del Servicio | - Por el 10% del contrato - Vigente por 6 | meses |
contados a partir de la fecha de terminación del contrato. | ||
Arrendamiento de bienes muebles | Cumplimiento | - 10% del valor del contrato - Por el plazo del contrato y el término de liquidación. |
Arrendamiento de inmuebles | Cumplimiento Cuando superen el 10% de la menor cuantía de la entidad | - Por el 10% del valor del contrato. - Vigente por el plazo del contrato. |
Obra | Cumplimiento | - 10% del valor del contrato. - Por el plazo del contrato y el término de liquidación. |
Salarios y prestaciones sociales | - 5% del valor total del contrato. - Por el plazo del contrato y 3 años más. | |
- Por el 10% del valor del contrato. - Por 5 años contados a partir de la fecha de recibo final a satisfacción. (salvo justificación técnica de una vigencia inferior) | ||
Responsabilidad civil extracontractual | - En ningún caso inferior a doscientos salarios mínimos mensuales legales vigentes (200 SMLMV). - Vigente durante el periodo de ejecución del contrato. | |
Interadministrativos con contraprestación por prestación de un servicio, según acuerdo | Cumplimiento | - 10% del valor del contrato. - Por el plazo del contrato y el término de liquidación. |
Salarios y prestaciones sociales | - 5% del valor total del contrato. - Por el plazo del contrato y 3 años más. | |
Responsabilidad civil Extracontractual | - En ningún caso inferior a doscientos salarios mínimos mensuales legales vigentes (200 SMLMV) . - Vigente durante el periodo de ejecución del contrato. | |
Estabilidad de la Obra | - Por el 10% del valor del contrato. - Por 5 años contados a partir de la fecha de recibo final a satisfacción (salvo justificación técnica de una vigencia inferior). |
En cualquier contrato en el que se pacte como forma de pago | Anticipo o pago anticipado | - Por el 100% del monto pactado a dicho título en dinero o en especie. - Por el plazo del contrato y el termino pactado para su liquidación. |
ARTICULO 42. RESTABLECIMIENTO O AMPLIACION DE LA GARANTIA. Cuando
con ocasión de las reclamaciones efectuadas por la Alcaldía xxx Xxxxxx, el valor de la garantía se reduce, la Alcaldía xxx Xxxxxx debe solicitar al contratista restablecer el valor inicial de la garantía.
Cuando el contrato es modificado para incrementar su valor o prorrogar su plazo, la Alcaldía xxx Xxxxxx debe exigir al contratista ampliar el valor de la garantía otorgada o ampliar su vigencia, según el caso.
La Alcaldía xxx Xxxxxx debe prever en los pliegos de condiciones para la Contratación, el mecanismo que proceda para restablecer la garantía, cuando el contratista incumpla su obligación de obtenerla, ampliarla o adicionarla.
ARTICULO 43. EFECTIVIDAD DE LAS
GARANTIAS. La Alcaldía xxx Xxxxxx debe hacer efectivas las garantías previstas en este capítulo así:
1. Por medio del acto administrativo en el cual la Alcaldía xxx Xxxxxx declare la caducidad del contrato y ordene el pago al contratista y al garante, bien sea de la cláusula penal o de los perjuicios que ha
cuantificado. El acto administrativo de caducidad constituye el siniestro.
2. Por medio del acto administrativo en el cual la Alcaldía xxx Xxxxxx impone multas, debe ordenar el pago al contratista y al garante. El acto administrativo correspondiente constituye el siniestro.
3. Por medio del acto administrativo en el cual la Alcaldía xxx Xxxxxx declare el incumplimiento, puede hacer efectiva la cláusula penal, si está pactada en el contrato, y ordenar su pago al contratista y al garante. El acto administrativo correspondiente es la reclamación para la compañía de seguros.
ARTÍCULO 44: DE LA NO OBLIGATORIEDAD DE GARANTÍAS: De
conformidad con lo dispuesto en los artículos 48, 77 y 87 del Decreto 1510 de 2013 se tiene que las garantías no son obligatorias en los siguientes eventos:
a. La Contratación Directa
b. En las órdenes de compra derivadas de los Acuerdos Marco de Precios
c. En selección de mínima cuantía y en la adquisición en grandes superficies.
c. Los contratos interadministrativos
ARTÍCULO 45: DE LA APROBACIÓN DE
LAS GARANTÍAS: Las garantías deberán ser aprobadas mediante acto administrativo previa revisión por parte del Supervisor del contrato. Salvo
disposición en contrario en cada contrato en particular, las garantías deberán suscribirse dentro de los cinco días hábiles siguientes al perfeccionamiento del contrato.
TITULO III
DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN
ARTÍCULO 46: ETAPAS DEL PROCESO DE
CONTRATACIÓN: El proceso de contratación de la Alcaldía xxx Xxxxxx se desarrollará en cuatro (4) etapas, que se detallan así:
PREPARATORIA: En esta etapa, se realiza la planeación del contrato a celebrar por la Entidad y por tanto se concentra en la planificación y el análisis de conveniencia y oportunidad de la contratación, los estudios de factibilidad, los documentos y estudios previos, las autorizaciones que el contrato demanden, la apropiación presupuestal, capacidad e idoneidad del contratista y demás presupuestos que deben materializarse con la debida antelación a la apertura de los procesos de selección, lo que a su turno constituye la base sustancial de cualquier procedimiento de escogencia de contratista.
PRE-CONTRACTUAL: Define los trámites que debe realizar la Administración dependiendo de la clase de contrato a realizar; de conformidad con el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1510 de 2013, la entidad debe seleccionar a los contratistas, a través de las
siguientes modalidades con cada una de sus causales:
1. Licitación pública
2. Selección abreviada
3. Concurso de méritos
4. Contratación directa
5. Invitación pública de mínima cuantía
Cada procedimiento de selección debe ajustarse a lo señalado en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, la Ley
1474 de 2011 y el Decreto 1510 de 2013, dependiendo del contrato y atendiendo las reglas puntuales para cada uno de ellos.
CONTRACTUAL: Es el período comprendido entre la iniciación y la liquidación del contrato, esto es, el perfeccionamiento del contrato, legalización, ejecución y supervisión de los contratos.
POST CONTRACTUAL: Precisa el procedimiento para la elaboración y suscripción de actas de liquidación de los contratos, con el fin de culminar el proceso de contratación, y la posterior evaluación de proveedores tal y como lo determina la guía establecida para ello por la Entidad.
CAPITULO 1 ETAPA PREPARATORIA:
ARTÍCULO 47: PLANEACIÓN DE LA
CONTRATACIÓN: Como lo señala el manual de buenas prácticas para la gestión contractual pública, elaborado por el Departamento Nacional de Planeación, Programa de Renovación de la Administración Pública del año 2014, “la concepción del contrato se inicia con el proceso de planeación del negocio contractual”. La Administración Pública podrá celebrar contratos sólo en la medida en que verifique con certeza que:
1) Se ajustan a las necesidades de la entidad para el cumplimiento del servicio público que tiene encomendado. 2) Se dispone de recursos suficientes para solventar las prestaciones que se dejarán a cargo del contratista. 3) Se cuenta con los estudios de soporte requeridos para estructurar los alcances técnicos y jurídicos del contrato, así como para definir las condiciones (objeto, especificaciones técnicas, plazo y valor) en que debe ser ejecutado. 4) Se conocen los riesgos que implican para las partes la ejecución del objeto contractual y ha asignado en la minuta respectiva, por cuenta de cuál de éstas corren, ha obtenido los bienes (predios, equipos, edificaciones), permisos y licencias que demande la iniciación o ejecución del
contrato, o ha dado inicio al trámite para su obtención oportuna de acuerdo con el cronograma de ejecución contractual y, ha definido el esquema para hacer seguimiento y control a la actividad del contratista.
Con el propósito de adelantar una gestión contractual eficiente y transparente, la Alcaldía xxx Xxxxxx, a través de la Secretaría General con el apoyo de cada una de demás oficinas y grupos internos elabora el Plan Anual de Adquisición de Bienes y Servicios. Este plan describe la programación de adquisición de bienes y servicios requeridos para el logro de los objetivos y metas institucionales que permitan el funcionamiento de la Alcaldía durante una vigencia fiscal. En consecuencia, le corresponde a cada Oficina realizar la programación de la contratación requerida para la ejecución de los proyectos, y solo se podrá dar inicio a un proceso de contratación cuando éste se encuentre incorporado en el Plan Anual de Adquisición de Bienes y Servicios.
Esta etapa comprende las siguientes actividades:
ITEM | ACTIVIDAD | RESPONSABLE |
1 | Inscripción del proyecto en el Plan Anual de Adquisiciones | Secretaría General y del Interior |
2 | Autorización para contratar | Alcalde |
3 | Elaboración de Estudios Previos | Secretario de Despacho o líder de cada Oficina donde surja la necesidad. |
4 | Solicitud y expedición del certificado de disponibilidad presupuestal – CDP | Se solicita por parte de cada Secretario de Despacho o líder donde surja la necesidad y es expedido por parte de la Secretaría de Hacienda |
Inscripción del Proyecto en el Plan Anual de Adquisiciones: De conformidad con lo previsto en el capítulo IV del Decreto 1510 de 2013, las Entidades Estatales deben elaborar un Plan Anual de Adquisiciones, el cual debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir durante el año. En el Plan Anual de Adquisiciones, se señalará la necesidad y cuando conoce el bien, obra o servicio que satisface esa necesidad debe identificarlo utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios, e indicar el valor estimado del contrato, el tipo de recursos con cargo a los cuales la Entidad Estatal pagará el bien, obra o servicio, la modalidad de selección del contratista, y la fecha aproximada en la cual la Entidad Estatal iniciará el Proceso de Contratación.
El Plan Anual de Adquisiciones no obliga a las Entidades Estatales a efectuar los procesos de adquisición que en él se enumeran.
La Alcaldía xxx Xxxxxx publicará su Plan Anual de Adquisiciones y las actualizaciones del mismo en su página web xxx.xxxxxx-xxxxxx.xxx.xx y en el SECOP en xx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx, en la forma que para el efecto disponga Colombia Compra Eficiente.
La Alcaldía xxx Xxxxxx actualizará el Plan Anual de Adquisiciones por lo menos una vez durante su vigencia, en la forma y la oportunidad que para el efecto disponga Colombia Compra Eficiente o cuando la necesidad del servicio lo requiera.
La Alcaldía xxx Xxxxxx actualizará el Plan Anual de Adquisiciones cuando:
(i) haya ajustes en los cronogramas de adquisición, valores, modalidad de selección, origen de los recursos;
(ii) para incluir nuevas obras, bienes y/o servicios;
(iii) excluir obras, bienes y/o servicios; o (iv) modificar el presupuesto anual de adquisiciones.
Autorización para Contratar: El Secretario de Despacho o líder de la Oficina de donde surja la necesidad, solicitará al Xxxxxxx xxx Xxxxxx, autorización para adelantar los procedimientos contractuales para dicho fin.
Elaboración de Estudios Previos: Se entiende por Estudios y Documentos Previos, el conjunto de los soportes para todos los procesos de contratación en los que cualquier proponente puede valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la Entidad. Con los estudios previos se refleja el análisis que la Alcaldía xxx Xxxxxx ha realizado sobre la necesidad del bien, obra o servicio que requiere, de acuerdo con el Plan Anual de Adquisiciones, así como la conveniencia y oportunidad de realizar la contratación.
Los estudios y documentos previos estarán conformados por todo documento final que haya servido de soporte para la elaboración del proyecto xx Xxxxxx de Condiciones, Invitación Pública o Contrato según se trate, incluyendo diseños y proyectos necesarios, así como toda la información indispensable para permitir la presentación de las ofertas, de manera que los proponentes puedan
valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la Alcaldía xxx Xxxxxx, así como la distribución de riesgos que se propone.
Los estudios previos en los cuales se analice la conveniencia y la oportunidad de realizar la contratación de que se trate, tendrán lugar de manera previa a la apertura de los procesos de selección y estará a cargo del Secretario de Despacho o líder de la Dependencia de la Alcaldía xxx Xxxxxx en donde se haya identificado la necesidad, quien luego lo remitirá a la Secretaría General y del Interior, junto con la solicitud de autorización para contratar y el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, para la revisión y aprobación pertinente.
Los estudios previos son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato. Deben permanecer a disposición del público durante el desarrollo del Proceso de Contratación y contener los siguientes elementos, además de los indicados para cada modalidad de selección (Artículo 20 del Decreto 1510
de 2013).
1. La descripción de la necesidad que la Entidad Estatal pretende satisfacer con el Proceso de Contratación: Implica la expresión escrita y detallada de las razones que justifican el qué y para qué de la contratación. Para ello es necesario tener en cuenta que toda la
actividad de la entidad es reglada, es decir, la celebración de un contrato implica la habilitación legal para celebrarlo y competencia para suscribirlo, de acuerdo con las funciones asignadas en el ordenamiento jurídico.
En este análisis deben concretarse los siguientes aspectos:
- La necesidad de la entidad que se pretende satisfacer con la contratación.
- Opciones que existen para resolver dicha necesidad en el mercado.
- Verificación de que la necesidad se encuentra prevista en el Plan Anual de Adquisiciones o inclusión de ésta a través del ajuste respectivo.
- Relación existente entre la contratación a realizar y el rubro presupuestal del cual se derivan sus recursos.
2. La forma de satisfacer tal necesidad: Descripción de cómo se puede llevar a cabo la solución a la necesidad planteada y porqué se requiere específicamente el contrato identificado, esto es, relatar la conveniencia del tipo de contrato recomendado (mediante la ejecución de un proyecto, la realización de un estudio, diseño o prediseño o la contratación de un servicio).
3. El objeto a contratar: Con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato
incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.
Los elementos esenciales del contrato que deben definirse son:
Objeto. Es la forma en que la Alcaldía establece cuál es el bien, servicio u obra pública que pretende adquirir para satisfacer una necesidad, el cual deberá definirse de manera concreta, clara, detallada y teniendo en cuenta la modalidad del contrato a celebrar.
Especificaciones técnicas del bien o servicio a contratar. La definición técnica de la necesidad y su correspondiente soporte, así como las condiciones del contrato a celebrar, deberán analizarse en el estudio técnico, estableciéndose con claridad, entre otros, los siguientes aspectos:
❖ Se sugiere tener en cuenta las posibilidades futuras de actualización de los bienes, su vida útil, la coherencia técnica con otras herramientas antes adquiridas, las calidades del personal técnico que debe prestar los servicios y demás elementos que afecten la satisfacción de la necesidad que motiva la contratación.
❖ Compromisos, declaraciones y acreditaciones que deberán efectuar los proponentes en materia técnica, que serán
verificados por la entidad como requisito habilitante, DE CUMPLE O NO CUMPLE, durante el período de evaluación de las ofertas.
❖ Actividades técnicas y plazos para ejecutarlas, así como el plazo de ejecución total del contrato.
❖ Servicios conexos: Entendidos como aquellos que se derivan del cumplimiento del objeto del contrato, como capacitaciones, mantenimientos preventivos y correctivos, soportes técnicos, entrega de manuales, instalación, transporte etc.
Partes: Son quienes intervienen en la relación contractual. Todo contrato estatal es una relación jurídica conformada por dos extremos, en el que uno de ellos es una entidad estatal de las comprendidas en el artículo 2, numeral 1 de la Ley 80 de 1993.
El otro extremo de la relación la constituye el contratista, que puede ser una persona natural o jurídica –de derecho público o privado-, nacional o extranjera, consorcio, unión temporal o promesa de sociedad bajo cualquier modalidad prevista en la Ley. (Artículos 6 y 7 de la Ley 80 de 1993).
Plazo: Es el tiempo real y cierto, legal o convencionalmente establecido por las partes del contrato en el que se espera que se cumplan las obligaciones a cargo
del contratista, el cual debe obedecer a un estudio técnico serio por parte de la Administración.
Para la determinación del plazo, debe tenerse en cuenta que de acuerdo con el artículo 8 de la Ley 819 de 2003, la programación, elaboración, aprobación y ejecución del presupuesto de cada vigencia fiscal, debe hacerse de tal manera que solo se programen compromisos que se puedan recibir a satisfacción antes del 31 de diciembre de cada anualidad.
Lugar de ejecución el contrato: Es el lugar geográfico o sede principal en el cual se habrán de desarrollar las obligaciones propias del contrato.
Obligaciones de las partes: Son los compromisos a cargo de las partes, los cuales deben estar justificados desde los estudios y documentos previos y que serán esenciales para el adecuado desarrollo y ejecución del objeto contractual.
Identificación del contrato que se pretende celebrar.
4. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos: Desde la elaboración de los estudios previos deberá realizarse el análisis sobre la naturaleza y características del objeto a contratar, con el fin de identificar de manera precisa el tipo de contrato a
celebrar, que podrá ser uno de los enumerados de manera enunciativa en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, los mencionados expresamente en la ley civil y comercial de conformidad con el artículo 13 del Estatuto Contractual o los que se deriven del principio de autonomía de la voluntad.
En todo proceso contractual deben indicarse las razones o argumentos de orden legal y reglamentario que justifican el contrato a celebrar, y precisarse, en los términos del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, la modalidad de selección.
Es esencial la determinación de la naturaleza contractual para poder precisar la modalidad de selección, pues el objeto del contrato, y ocasionalmente su cuantía, determinará la manera en que deba seleccionarse al contratista.
DECISION DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA
El Secretario de Xxxxxxxx, deberá decidir y/o avalar con fundamento en lo establecido en los estudios previos y en la normatividad vigente, el procedimiento que habrá de utilizarse para escoger el contratista que se encargará de proveer los bienes, obras o servicios que se requieran para el ejercicio de las funciones a cargo de la entidad, según lo dispuesto en el plan de Anual de Adquisiciones.
La Secretaría General y del Interior, sólo iniciará el trámite del proceso de selección, una vez se verifique que la solicitud de la Secretaría de Despacho o dependencia que requiera el contrato, ha acompañado la misma con los siguientes documentos:
Ficha de radicación en el Banco de Proyectos de inversión (en caso de gastos de inversión).
Certificado de inclusión en el plan de Anual de Adquisiciones.
Estudios previos.
Estudios xx xxxxxxx debidamente documentados. Se entiende que estarán debidamente documentados los estudios previos que vengan acompañados de las cotizaciones solicitadas o de las investigaciones efectuadas a bases de datos manuales, revistas, o los medios que el gobierno disponga, cuando corresponda.
Análisis de riesgos que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal, que ampare los compromisos económicos que se surtirán con el proceso de contratación solicitado.
Ficha técnica (en caso de bienes o servicios de características técnicas uniformes).
Anexo Técnico con la descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar o los requerimientos técnicos según sea el caso
Cuando se trate de contratación directa, el Secretario General y del Interior, deberá verificar adicionalmente que se alleguen con la solicitud de contratación, los siguientes documentos:
Para contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión:
Certificado de insuficiencia de personal de planta (decreto 2209 de 1998).
Certificado de idoneidad y experiencia.
Hoja de vida de la función pública y declaración juramentada de bienes y rentas, con sus respectivos anexos.
Para contratos de arrendamiento
Acto administrativo de justificación de la contratación directa
La identificación del inmueble objeto del contrato.
El certificado de tradición y libertad expedido por la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.
Para contratos / convenios interadministrativos
Acto administrativo de justificación de la contratación directa
Estudios previos
Deberán allegarse los soportes que correspondan, tales como descripción del proyecto, documentos de representación legal de cada entidad, soportes presupuestales, etcétera.
Para convenios de cooperación celebrados al amparo del artículo 355 de la Constitución Política y sus normas complementarias:
Acto administrativo de justificación de la contratación directa
Estudios previos
Estatutos de la entidad cooperante.
Documentos complementarios que acrediten existencia y representación legal actual o vigente.
NOTA: El Secretario General y del Interior, devolverá las solicitudes de contratación, que previa verificación, les falte la documentación necesaria para adelantar el trámite pre contractual y la posterior elaboración y firma del contrato, o cuando el contenido de las mismas no sea claro en su objeto y obligaciones, o presenten deficiencias
en la parte técnica por errores en sus estudios previos.
5. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo: Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. La Entidad Estatal no debe publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del contratista sea en concurso de méritos. Si el contrato es de concesión, la Entidad Estatal no debe publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración.
Los factores mínimos a tener en cuenta para efectuar un adecuado estudio de costos y mercado son los siguientes:
Cotizaciones: El estudio de costos puede efectuarse además mediante la solicitud de cotizaciones, verificación de precios o condiciones xx xxxxxxx en Internet o telefónicamente (dejando constancia escrita por parte del funcionario encargado del proceso de las llamadas, personas, empresas contactadas y resultados obtenidos), las experiencias anteriores efectuadas por el Órgano de Control, y en general cualquier mecanismo que permita precisar el valor comercial del bien o servicio a contratar.
Para proyectar el presupuesto oficial en caso de que se obtengan ofertas en una moneda diferente y que se contemple la posibilidad de aceptar las variaciones en la moneda, siendo el pago posterior, habría que darle un margen para tales variaciones ya que pueden surgir cambios que afecten dicha proyección.
Condiciones Comerciales: Se debe anotar la forma de pago, el tiempo de entrega, la validez de la oferta, el porcentaje de descuentos por pronto pago en caso de ofrecerse y la garantía en meses del producto ofrecido. Además si es necesario se deben especificar todas las observaciones que los proveedores crean o tengan a cada requerimiento, como por ejemplo obras adicionales para la instalación de los bienes.
Forma de Pago: Debe precisarse si se hará o no entrega de anticipo, pago anticipado, definir los porcentajes y determinar cómo se efectuarán los pagos al contratista (pagos parciales, pago único, mensual, bimensual entre otros).
Aspectos tributarios, financieros, contables y presupuestales: Los servidores que elaboran los Estudios Previos y en cada una de las etapas de los procesos de contratación, cuando aplique, deben tener en cuenta las disposiciones tanto externas como internas en materia presupuestal,
tributaria, financiera y contable, de manera que se ajusten al cumplimiento de las directrices de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se realicen los estudios xx xxxxxxx adecuadamente, se facilite el seguimiento de la ejecución del contrato y se registre y clasifique la información contable.
6. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable: En cumplimiento de la selección objetiva del contratista, se deberán establecer criterios que serán objeto de evaluación y clasificación, los cuales permitirán concluir de manera precisa que la escogencia del contratista se realiza de acuerdo con el ofrecimiento más favorable para la entidad y los fines que ella busca. Dichos criterios han de estar justificados técnicamente pues no podrá determinarse al arbitrio o capricho de un funcionario público, sino acorde con los principios y criterios previstos en el numeral 2 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 88 de la Ley 1474 de 2011 y el artículo 26 del Decreto 1510 de 2013.
7. El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo: Las entidades estatales tienen la obligación de realizar un análisis que incluya la tipificación, valoración y asignación de riesgos previsibles involucrados en la contratación (Art. 4° Ley 1150). Se entiende que constituyen riesgos involucrados en la contratación todas aquellas
circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, pueden alterar el equilibrio económico del mismo. El riesgo será previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales (Decreto 1510 de 2013).
En los estudios previos se deberán tipificar los riesgos que puedan presentarse en el desarrollo del contrato, con el fin de cuantificar la posible afectación de la ecuación financiera y se señalará el sujeto contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en caso de presentarse, o la forma en que se recobrará el equilibrio contractual, cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo.
Se debe entender que aquellos riesgos previsibles que no asuman directamente las entidades estatales corresponden a los contratistas, siempre y cuando hayan sido asumidos en la distribución del riesgo. El estudio adecuado de los riesgos le permitirá a las entidades estatales hacer las previsiones del caso que conduzcan al éxito del proyecto. Así, para hacer un adecuado análisis de riesgos es imperativo que las entidades estatales examinen en el pasado qué tropiezos o dificultades han tenido en la ejecución de sus contratos, incluso la ejecución de contratos en el sector privado.
De igual forma, en aquellos contratos que por su objeto contractual no se encuentren riesgos previsibles, deberá justificarse así en los estudios previos.
Para efectos de determinar los riesgos en los procesos de contratación se deberá tener en cuenta lo previsto en el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación elaborado por Colombia Compra Eficiente.
8. Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación: El cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de las Entidades Estatales con ocasión de: (i) la presentación de las ofertas; (ii) los contratos y su liquidación; y (iii) los riesgos a los que se encuentran expuestas las Entidades Estatales, derivados de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas, deben estar garantizadas en los términos de la ley, y del presente decreto. (Artículo 110 del Decreto 1510 de 2013 - Riesgos que deben cubrir las garantías en la contratación)
9. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial: Los anteriores numerales no son aplicables a la contratación por mínima cuantía, los
cuales contienen una reglamentación especial.
ARTICULO 48. OTROS DOCUMENTOS NECESARIOS PARA LA CONTRATACION EN ESTA ETAPA:
- Estudios técnicos y diseños: Comprende la elaboración de planos, diseños, estudio de impacto ambiental, socioeconómico, suelos, factibilidad o prefactibilidad, licencias urbanísticas, adquisición de predios, entre otros.
Tales estudios o permisos sólo se requieren para contratos que por su impacto, naturaleza y condiciones técnicas sean necesarios, antes de la iniciación del respectivo proceso contractual, a fin de evitar reprocesos, gastos inoficiosos o inadecuados, encarecimiento de productos, perjuicios a terceros, entre otras razones.
Es el caso de los contratos de obra pública que requieren además de los estudios previos esta clase de documentos adicionales.
El requerimiento o no de estos estudios, planos o permisos dependerá de las normas especiales que reglamenten cada materia a contratar y deberá ser analizada meticulosamente por el técnico encargado del proceso.
- Ficha técnica del bien o servicio:
Documento que contiene las
características técnicas del bien o servicio que es objeto de una subasta inversa, en la cual se incluirá sus especificaciones, en términos de desempeño y calidad cuya elaboración será responsabilidad del funcionario encargado del proceso.
La ficha técnica del bien o servicio debe incluir:
a) La clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y
Servicios;
b) La identificación adicional requerida;
c) La unidad de medida;
d) La calidad mínima, y
e) Los patrones de desempeño mínimos.
ARTICULO 49. PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION.
49.1 DE LA CONTRATACIÓN PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES. La contratación de prestación de servicios profesionales corresponde a aquellos que para su desempeño involucran el uso de los conocimientos adquiridos en un programa de formación profesional, cualquiera sea su especie, Técnico Profesional, Tecnólogo o profesional, que son las tres modalidades de formación profesional contempladas en la ley general de educación.
PARAGRAFO 1: La contratación de prestación de servicios profesionales adelantada con recursos de inversión solo se podrá llevarse a cabo para tareas ocasionales orientadas a ejecutar específicos componentes de los programas y/o proyectos inscritos ante la Secretaría de Planeación del municipio, y se deberá sustentar y ajustar a los parámetros legales para su viabilidad.
PARAGRAFO 2: La contratación de prestación de servicios profesionales adelantada con recursos de funcionamiento solo se podrá llevarse a cabo para tareas de funcionamiento ocasionales que no puedan desarrollarse con funcionarios de planta y se deberá sustentar y ajustar a los parámetros legales para su viabilidad.
49.2 DE LA CONTRATACIÓN PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION. La contratación de prestación de servicios de apoyo a la gestión corresponde a aquellas actividades de carácter manual o de simple ejecución, que con carácter ocasional y para atender fines específicos contrata la entidad con personas no profesionales.
PARAGRAFO 1: La contratación de prestación de servicios de apoyo a la gestión adelantada con recursos de inversión solo se podrá llevarse a cabo para tareas ocasionales orientadas a
ejecutar específicos componentes de los programas y/o proyectos inscritos ante la Secretaría de Planeación del municipio, y se deberá sustentar y ajustar a los parámetros legales para su viabilidad.
PARAGRAFO 2: La contratación de prestación de servicios de apoyo a la gestión adelantada con recursos de funcionamiento solo se podrá llevarse a cabo para tareas de funcionamiento ocasionales que no puedan desarrollarse con funcionarios de planta y se deberá sustentar y ajustar a los parámetros legales para su viabilidad.
49.3 REQUISITOS PARA LLEVAR A CABO LA CONTRATACIÓN PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION CON RECURSOS DE INVERSIÓN. Para llevar a cabo la contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, se deberán cumplir con los siguientes requisitos:
1. SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN DE LA SECRETARIA GENERAL Y DEL INTERIOR DE LA NECESIDAD DEL PROFESIONAL. La SECRETARIA DE DESPACHO que requiera contratar este tipo de servicios solicitara a la Secretaría General y del Interior que certifique que el municipio no cuenta en la planta de personal con dicho profesional o que el personal existente es insuficiente.
2. CERTIFICACIÓN DE LA SECREATRIA GENERAL Y DEL INTERIOR DE LA
NECESIDAD DEL PROFESIONAL. La
Secretaría General y del Interior de le compete emitir la certificación que acredite que el municipio no cuenta en la planta de personal con dicho profesional o que el personal existente es insuficiente.
3. PRESUPUESTO OFICIAL. La Secretaría de Despacho que requiera contratar este tipo de servicios elaborará el presupuesto oficial para llevar a cabo dicha contratación.
4. SOLICITUD DE ACTUALIZACIÓN DE LA FICHA DE SEGUIMIENTO DE EJECUCION FINANCIERA DEL PROYECTO. La Secretaría de Despacho que requiera contratar este tipo de servicios solicitara a la Secretaría de Planeación del Municipio la actualización de la ficha de seguimiento de ejecución financiera del proyecto para el cual se requiere la contratación. El presente requisito no aplica cuando dicha contratación se financie con recursos de funcionamiento.
5. CERTIFICACIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN DE LA FICHA DE SEGUIMIENTO DE EJECUCION FINANCIERA DEL PROYECTO. La Secretaría de Planeación del Municipio remitirá la correspondiente certificación de actualización de la ficha de seguimiento de ejecución financiera del proyecto para el cual se requiere la contratación. El presente requisito no
aplica cuando dicha contratación se financie con recursos de funcionamiento.
6. SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN DE BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS. La Secretaría de Despacho que requiera contratar este tipo de servicios solicitara a la Secretaría de Planeación del Municipio la certificación del banco de programas y proyectos del municipio. El presente requisito no aplica cuando dicha contratación se financie con recursos de funcionamiento.
7. CERTIFICACIÓN DE BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS. La Secretaría de Planeación del municipio emitirá la correspondiente la certificación del banco de programas y proyectos del municipio. El presente requisito no aplica cuando dicha contratación se financie con recursos de funcionamiento. El presente requisito no aplica cuando dicha contratación se financie con recursos de funcionamiento.
8. SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN DE PÚBLICACIÓN DEL PROYECTO EN LA PÁGINA WEB DEL MUNICIPIO. La Secretaría de Despacho que requiera contratar este tipo de servicios solicitara al funcionario encargado del manejo del portal del municipio que certifique que el proyecto está Publicado en la página web del municipio. El presente requisito no aplica cuando dicha contratación se financie con recursos de funcionamiento.
9. CERTIFICACIÓN DE PÚBLICACIÓN DEL PROYECTO EN LA PÁGINA WEB DEL MUNICIPIO. El Funcionario encargado del portal del MUNICIPIO emitirá la certificación que acredite que el proyecto está Publicado en la página web del MUNICIPIO. El presente requisito no aplica cuando dicha contratación se financie con recursos de funcionamiento.
10. SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN DE PLAN DE COMPRAS. La Secretaría de Despacho que requiera contratar este tipo de servicios solicitara al Secretario General y del Interior que certifique que dicha contratación se encuentra incluida en el Plan de Adquisiciones del municipio.
11. CERTIFICACIÓN DE PLAN DE ADQUISICIONES. El Secretario General y del Interior del municipio emitirá la certificación que acredite que dicha contratación se encuentra incluida en el Plan de Adquisiciones del Municipio.
12. ELABORACIÓN Y SUSTENTACIÓN DE LOS ESTUDIOS PREVIOS. La Secretaria de Despacho que requiera contratar este tipo de servicios elaborará con la debida sustentación los estudios previos con el cumplimiento de los requisitos legales.
13. SOLICITUD DE EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD DE PRESUPUESTAL. La Secretaria de Despacho que requiera contratar este
tipo de servicios radicará ante la Oficina de Contratación toda la documentación necesaria para solicitar la expedición del CDP y una vez revisada la misma la encargada de Contratación procederá a solicitar a la Oficina de Presupuesto de la Secretaría de Hacienda la expedición del correspondiente Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
14. EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD DE PRESUPUESTAL. Con base en la solicitud efectuada por la encargada Contratación la Oficina de Presupuesto de la Secretaría de Hacienda expedirá el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
15. INVITACION A PRESENTAR PROPUESTA. La Secretaria de Despacho que requiera contratar este tipo de servicios procederá a efectuar la invitación para que el particular (persona natural o jurídica) presente oferta de servicios según lo sustentado en los estudios previos.
16. CERTIFICACIÓN DE IDONEIDAD DEL CONTRATISTA. La Secretaria de Despacho que requiera contratar este tipo de servicios procederá a efectuar a seleccionar al contratista para lo cual deberá efectuar la valoración de la idoneidad del oferente, en la cual ponderará la formación académica y la experiencia exigida según se trate en cada contratación.
a) SOLICITUD DE INICIO DEL PROCESO DE SELECCIÓN O SOLICITUD DE SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO. Una vez seleccionado el contratista, la Secretaría de Despacho que requiera la contratación de un determinado bien y/o servicio deberá solicitar a la Oficina de Contratación que se proceda a perfeccionar el contrato, lo cual se llevará a cabo con la firma del mismo en el que conste el acuerdo de voluntades.
ARTICULO 50. PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN CUYO VALOR ES INFERIOR AL 10% DE LA MENOR
CUANTIA. La contratación cuyo valor es inferior al 10% de la menor cuantía se adelantara a través de convocatoria pública según el procedimiento indicado en el decreto 1510 de 2013 o en la norma que lo adicione o modifique.
50.1 REQUISITOS PARA LLEVAR A CABO LA CONTRATACIÓN CUYO VALOR ES INFERIOR AL 10% DE LA MENOR CUANTIA. La contratación adelantada con recursos de inversión deberá ser cumplir con los siguientes requisitos:
1. ESTUDIO XX XXXXXXX. La Secretaría de Despacho que requiera dicha contratación deberá elaborar los correspondientes estudios xx xxxxxxx, precisando el mecanismo a empleado para el mismo.
• Con base en cotizaciones a proveedores de los bienes y/o servicios a contratar.
• Con base en el valor histórico pagado por el MUNICIPIO con el incremento del IPC
• Con base en publicaciones especializadas en la fijación de precios de los bienes y/o servicios a contratar.
Cualquiera sea el mecanismo empleado, la Secretaría de Despacho debe indicarlo con claridad y adjuntar las respectivas evidencias documentales de la fuente empleada para llevar a cabo el mismo.
2. PRESUPUESTO OFICIAL. La Secretaría de Despacho que requiera dicha contratación deberá elaborar y sustentar el presupuesto oficial de la misma indicando la fuente de financiación de la respectiva contratación.
3. SOLICITUD DE ACTUALIZACIÓN DE LA FICHA DE SEGUIMIENTO DE EJECUCION FINANCIERA DEL PROYECTO. La Secretaría de Despacho que requiera contratar este tipo de servicios solicitara a la Secretaría de Planeación la actualización de la ficha de seguimiento de ejecución financiera del proyecto para el cual se requiere la contratación. El presente requisito no aplica cuando dicha contratación se financie con recursos de funcionamiento.
4. CERTIFICACIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN DE LA FICHA DE
SEGUIMIENTO DE EJECUCION FINANCIERA DEL PROYECTO. La
Secretaría de Planeación emitirá la correspondiente certificación de actualización de la ficha de seguimiento de ejecución financiera del proyecto para el cual se requiere la contratación. El presente requisito no aplica cuando dicha contratación se financie con recursos de funcionamiento.
5. SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN DE BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS. La Secretaría de Despacho que requiera contratar este tipo de servicios solicitara a la Secretaría de Planeación la certificación del banco de programas y proyectos del Municipio. El presente requisito no aplica cuando dicha contratación se financie con recursos de funcionamiento.
6. CERTIFICACIÓN DE BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS. La Secretaría de Planeación emitirá la correspondiente la certificación del banco de programas y proyectos del Municipio. El presente requisito no aplica cuando dicha contratación se financie con recursos de funcionamiento. El presente requisito no aplica cuando dicha contratación se financie con recursos de funcionamiento.
7. SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN DE PÚBLICACIÓN DEL PROYECTO EN LA PÁGINA WEB DEL MUNICIPIO. La Secretaría de Despacho que requiera contratar este tipo de servicios solicitara
a la persona encargada de publicar en el portal que certifique que el proyecto está Publicado en la página web del municipio. El presente requisito no aplica cuando dicha contratación se financie con recursos de funcionamiento.
8. CERTIFICACIÓN DE PÚBLICACIÓN DEL PROYECTO EN LA PÁGINA WEB DEL MUNICIPIO. El Funcionario encargado de publicar emitirá la certificación que acredite que el proyecto está Publicado en la página web del municipio. El presente requisito no aplica cuando dicha contratación se financie con recursos de funcionamiento.
9. SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN DE PLAN DE ADQUISICIONES. La Secretaría de Despacho que requiera contratar este tipo de servicios solicitara al Secretario general y del Interior que certifique que dicha contratación se encuentra incluida en el Plan de Adquisiciones del municipio.
10. CERTIFICACIÓN DE PLAN DE ADQUISICIONES. El Secretario General y del Interior emitirá la certificación que acredite que dicha contratación se encuentra incluida en el Plan de Adquisiciones del municipio.
11. SOLICITUD DE INICIO DEL PROCESO DE SELECCIÓN O SOLICITUD DE SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO. La Secretaria de Xxxxxxxx que requiera la contratación de un determinado bien y/o servicio deberá solicitar por escrito a la
Oficina de Contratación que se proceda a iniciar el proceso de selección del contratista de acuerdo a la modalidad de contratación que corresponda.
12. SOLICITUD DE EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD DE PRESUPUESTAL. Una vez revisados de forma y de fondo todos los anteriores documentos, el funcionario de la Oficina de Contratación procederá a solicitar al área de Presupuestoi de la Secretaría de Hacienda la expedición del correspondiente Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
13. EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD DE PRESUPUESTAL. Con base en la solicitud efectuada por la oficina de Contratación la oficina de presupuesto de la Secretaría de Hacienda expedirá el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
ARTICULO 51. PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN PARA LOS DEMAS PROCESOS DE SELECCIÓN POR CONVOCATORIA PÚBLICA
51.1 DE LA CONTRATACIÓN PARA LOS DEMAS PROCESOS DE SELECCIÓN POR CONVOCATORIA PÚBLICA. Los requisitos para llevar a cabo los demás procesos de selección de contratistas a través de convocatorias públicas deberá cumplir el siguiente orden:
1. ESTUDIO XX XXXXXXX. La Secretaría de Despacho que requiera dicha contratación deberá elaborar los correspondientes estudios xx xxxxxxx, precisando el mecanismo a empleado para el mismo.
• Con base en cotizaciones a proveedores de los bienes y/o servicios a contratar.
• Con base en el valor histórico pagado por el MUNICIPIO con el incremento del IPC
• Con base en PÚBLICACIÓN especializadas en la fijación de precios de los bienes y/o servicios a contratar.
Cualquiera sea el mecanismo empleado, la Secretaría de Despacho debe indicarlo con claridad y adjuntar las respectivas evidencias documentales de la fuente empleada para llevar a cabo el mismo.
2. PRESUPUESTO OFICIAL. La Secretaría de Despacho que requiera dicha contratación deberá elaborar y sustentar el presupuesto oficial de la misma indicando la fuente de financiación de la respectiva contratación.
3. SOLICITUD DE ACTUALIZACIÓN DE LA FICHA DE SEGUIMIENTO DE EJECUCION FINANCIERA DEL PROYECTO. La Secretaría de Despacho que requiera contratar este tipo de servicios solicitara a la Secretaría de Planeación la actualización de la ficha de seguimiento de ejecución financiera
del proyecto para el cual se requiere la contratación. El presente requisito no aplica cuando dicha contratación se financie con recursos de funcionamiento.
4. CERTIFICACIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN DE LA FICHA DE SEGUIMIENTO DE EJECUCION FINANCIERA DEL PROYECTO. La Secretaría de Planeación emitirá la correspondiente certificación de actualización de la ficha de seguimiento de ejecución financiera del proyecto para el cual se requiere la contratación. El presente requisito no aplica cuando dicha contratación se financie con recursos de funcionamiento.
5. SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN DE BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS. La Secretaría de Despacho que requiera contratar este tipo de servicios solicitara a la Secretaría de Planeación la certificación del banco de programas y proyectos del Municipio.
El presente requisito no aplica cuando dicha contratación se financie con recursos de funcionamiento.
6. CERTIFICACIÓN DE BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS. La Secretaría de Planeación emitirá la correspondiente la certificación del banco de programas y proyectos del municipio. El presente requisito no aplica cuando dicha contratación se financie con recursos de funcionamiento. El presente requisito
no aplica cuando dicha contratación se financie con recursos de funcionamiento.
7. SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN DE PÚBLICACIÓN DEL PROYECTO EN LA PÁGINA WEB DEL MUNICIPIO. La Secretaría de Despacho que requiera contratar este tipo de servicios solicitara al encargado de publicar en el portal que certifique que el proyecto está publicado en la página web del municipio. El presente requisito no aplica cuando dicha contratación se financie con recursos de funcionamiento.
8. CERTIFICACIÓN DE PÚBLICACIÓN DEL PROYECTO EN LA PÁGINA WEB DEL MUNICIPIO. El encargado de publicar en la página Web del municipio emitirá la certificación que acredite que el proyecto está publicado en la página web del municipio. El presente requisito no aplica cuando dicha contratación se financie con recursos de funcionamiento.
9. SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN DE PLAN DE COMPRAS. La Secretaría de Despacho que requiera contratar este tipo de servicios solicitara al Secretario General y del Interior que certifique que dicha contratación se encuentra incluida en el Plan de Adquisiciones del municipio.
10. CERTIFICACIÓN DE PLAN DE COMPRAS. El Secretario General y del Interior emitirá la certificación que acredite que dicha contratación se
encuentra incluida en el Plan de Adquisiciones del municipio.
14. ELABORACIÓN Y SUSTENTACIÓN DE LOS ESTUDIOS PREVIOS. La Secretaría de Despacho que requiera la respectiva contratación elaborará los estudios previos con el cumplimiento de los requisitos legales.
11. SOLICITUD DE INICIO DEL PROCESO DE SELECCIÓN O SOLICITUD DE SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO. La Secretaría de Despacho que requiera la contratación de un determinado bien y/o servicio deberá solicitar a la Oficina de Contratación que se proceda a iniciar el proceso de selección del contratista de acuerdo a la modalidad de contratación que corresponda.
12. SOLICITUD DE EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD DE PRESUPUESTAL. Una vez revisados de forma y de fondo todos los anteriores documentos, la Oficina de Contratación procederá a solicitar a la Oficina de Presupuesto de la Secretaría de Hacienda la expedición del correspondiente Certificado de Disponibilidad presupuestal.
13. EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD DE PRESUPUESTAL. Con base en la solicitud efectuada por la Oficina de Contratación la Oficina de Presupuesto de la Secretaría de Hacienda expedirá el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
CAPITULO 2
ETAPA PRE-CONTRACTUAL
ARTÍCULO 48: Comprende las siguientes actividades, las cuales varían de acuerdo a la modalidad de contratación:
ITEM | ACTIVIDAD | RESPONSABLE |
1 | Elaboración del Proyecto de pliegos de condiciones o invitación pública, según sea el caso | Secretaria General y del Interior |
2 | Publicación en Colombia Compra Eficiente a través de xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx de los documentos del proceso, Proyecto de Pliegos, Estudios Previos y demás documentos y actos administrativos que formen parte integral del proceso. | Secretaría General y del Interior |
3 | Respuesta a Observaciones realizadas al proyecto de pliegos de condiciones o invitación pública. | Secretaría General y del Interior |
4 | Consolidación xxx xxxxxx de condiciones definitivo | Secretaría General y del Interior |
5 | Apertura del Proceso y designación Comité Evaluador | Alcalde |
6 | Publicación en Colombia Compra Eficiente a través de xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx de las respuesta a Observaciones realizadas al proyecto de pliegos de condiciones y de los Pliegos de condiciones definitivos | Secretaría General y del Interior |
7 | Recepción de Ofertas | Funcionario o Contratista encargado de la recepción de los documentos |
8 | Verificación y evaluación de las ofertas | Comité Evaluador |
9 | Publicación de informe de evaluación en Colombia Compra Eficiente a través de | Funcionario o Contratista Encargado |
10 | Recepción de observaciones al informe de evaluación | A través del Correo Contratos@libano- xxxxxx.xxx.xx |
11 | Análisis de observaciones realizadas al informe de evaluación | Comité Evaluador |
12 | Publicación de las respuestas dadas a las observaciones efectuadas al informe de Evaluación | Funcionario o Contratista Encargado |
13 | Adjudicación | Alcalde |
ARTÍCULO 49: MODALIDADES DE SELECCIÓN: LICITACION PÚBLICA
1. Estructura del proceso de licitación pública. Una vez cumplidos los requisitos señalados en la etapa preparatoria, la licitación pública se cumplirá mediante la aplicación de las normas contenidas en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, el Decreto 1510 de 2013 y las siguientes reglas:
Una vez recibidos o entregados los estudios previos, el CDP, las licencias y permisos (cuando aplique), por parte de las oficinas interesadas en la celebración de los contratos, el Ordenador del Gasto iniciará el proceso tendiente a la selección del contratista, para lo cual se adelantarán las siguientes actividades:
ITEM | ACTIVIDAD | RESPONSABLE |
1 | Aviso dentro de los 10 a 20 días calendarios anteriores a la apertura de la licitación. Hasta 3 avisos con intervalos entre 2 a 5 días | Secretario General y del Interior |
2 | Publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones, estudios previos y demás documentos y actos administrativos que integran el proceso. Simultáneamente se publica el Aviso de Convocatoria. Art. 21 D. 1510 /13 | Funcionario o Contratista Encargado |
3 | Observaciones al proyecto de pliegos de condiciones. Diez (10) días hábiles | Interesados |
4 | Publicación de las respuestas a las observaciones | Funcionario o Contratista Encargado |
5 | Publicación del acto de apertura, Comité | Funcionario o Contratista |
Evaluador y pliegos definitivos | Encargado | |
6 | Audiencia de Asignación de riesgos | Secretario General y del Interior |
7 | Presentación de ofertas. Se realiza una audiencia de cierre del proceso y apertura de Propuestas | Oferentes |
8 | Evaluación y verificación de las propuestas | Comité Evaluador |
9 | Publicación del informe de evaluación. Traslado por el término de cinco (5) días hábiles. | Funcionario o Contratista Encargado |
10 | Recepción de observaciones al informe de evaluación. Cinco (5) días hábiles | Funcionario o Contratista Encargado |
11 | Audiencia de Adjudicación | Secretario General y del Interior |
2. ASPECTOS RELEVANTES EN EL PROCESO DE LICITACION
- Avisos: Dentro de los diez (10) a veinte
(20) días calendario anteriores a la apertura de la licitación se publicarán hasta tres (3) avisos con intervalos entre dos (2) y cinco (5) días calendario, según lo exija la naturaleza, objeto y cuantía del contrato, en diarios de amplia circulación en el territorio de jurisdicción de la entidad, o a falta de estos, en otros medios de comunicación social que posean la misma difusión.
En defecto de dichos medios de comunicación, en los pequeños poblados de acuerdo con los criterios que disponga el reglamento se leerán por bando y se fijarán por avisos en los principales lugares públicos por el término de siete (7) días calendario, entre los cuales
deberán incluir uno de los xxxx xx xxxxxxx en la respectiva población.
Los avisos contendrán información sobre el objeto y características esenciales de la respectiva licitación.
- Observaciones al Proyecto de Pliegos de Condiciones: Los interesados pueden hacer comentarios al proyecto de pliegos de condiciones a partir de la fecha de publicación de los mismos durante un término xx xxxx (10) días hábiles. (Artículo 23 del Decreto 1510 de 2013).
- Modificación de los pliegos de condiciones: La Alcaldía xxx Xxxxxx, puede modificar los pliegos de condiciones a través de adendas expedidas hasta tres (3) días antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas.
- Presentación de la oferta de manera dinámica mediante subasta inversa en los procesos de licitación pública: De conformidad con lo previsto en el artículo 38 del Decreto 1510 de 2013, se puede utilizar el mecanismo de subasta inversa para la conformación dinámica de las ofertas en la licitación. En este caso, la Alcaldía xxx Xxxxxx debe señalar en los pliegos de condiciones las variables técnicas y económicas sobre las cuales los oferentes pueden realizar la puja.
En la fecha señalada en los pliegos de condiciones, los oferentes deben presentar los documentos que acrediten los requisitos habilitantes requeridos por la Alcaldía xxx Xxxxxx. En el caso de una conformación dinámica parcial de la oferta, a los documentos señalados se acompañará el componente de la oferta que no es objeto de conformación dinámica.
La Alcaldía xxx Xxxxxx dentro del plazo previsto en los pliegos de condiciones verificará el cumplimiento de los requisitos habilitantes y de las condiciones adicionales si hay lugar a ello para determinar los oferentes que pueden continuar en el proceso de selección.
La subasta inversa para la conformación dinámica de la oferta debe realizarse con los oferentes habilitados, en la fecha y hora previstas en los pliegos de condiciones.
En la subasta, los oferentes deben presentar su oferta inicial con las variables dinámicas, de conformidad con los pliegos de condiciones, la cual puede ser mejorada con los lances hasta la conformación de la oferta definitiva.
Se tomará como definitiva la oferta inicial realizada por el oferente que no presente lances en la subasta.
En ningún caso el precio será la única variable sometida a conformación dinámica.
La herramienta electrónica usada para la subasta debe permitir que el oferente conozca su situación respecto de los demás competidores y únicamente en relación con el cálculo del menor costo evaluado. Si la subasta recae únicamente sobre algunas variables, las que no admiten mejora deben haber sido previamente evaluadas y alimentadas en el sistema, de manera que este pueda ante cualquier lance efectuar el cálculo automático del menor costo evaluado.
De lo acontecido en la subasta, se levantará un acta donde se dejarán todas las constancias del caso.
- Audiencias en la licitación (Artículo 39 del Decreto 1510 de 2013): En la etapa de selección de la licitación son obligatorias las audiencias de: a) asignación de riesgos, y b) adjudicación.
Si a solicitud de un interesado es necesario adelantar una audiencia para precisar el contenido y alcance de los pliegos de condiciones, este tema se tratará en la audiencia de asignación de riesgos.
En la audiencia de asignación de riesgos, la entidad estatal debe presentar el análisis de riesgos efectuado y hacer la asignación de riesgos definitiva.
La entidad estatal debe realizar la audiencia de adjudicación en la fecha y hora establecida en el cronograma, la cual se realizará de acuerdo con las reglas establecidas para el efecto en los mismos y las siguientes consideraciones:
1. En la audiencia los oferentes pueden pronunciarse sobre las respuestas dadas por la entidad estatal a las observaciones presentadas respecto del informe de evaluación, lo cual no implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la oferta. Si hay pronunciamientos que a juicio de la entidad estatal requiere análisis adicional y su solución puede incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia puede suspenderse por el término necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado.
2. La entidad estatal debe conceder el uso de la palabra por una única vez al
oferente que así lo solicite, para que responda a las observaciones que sobre la evaluación de su oferta hayan hecho los intervinientes.
3. Toda intervención debe ser hecha por la persona o las personas previamente designadas por el oferente, y estar limitada a la duración máxima que la entidad estatal haya señalado con anterioridad.
4. La entidad estatal puede prescindir de la lectura del borrador del acto administrativo de adjudicación siempre que lo haya publicado en el Secop con antelación.
5. Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, se procederá a adoptar la decisión que corresponda.
ARTÍCULO 50: SELECCIÓN ABREVIADA:
1. ESTRUCTURA GENERAL DEL PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA: Corresponde a la modalidad de selección abreviada, aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación, la cuantía y la destinación del bien, obra, servicio, pueden adelantarse en forma simplificada para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. Adicional a la modalidad de selección abreviada, deberán tenerse en cuenta las causales y los procedimientos que
correspondan de acuerdo a la clase de bienes y servicios a adquirir.
ITEM | ACTIVIDAD | RESPONSABLE |
1 | Publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones, estudios previos y demás documentos y actos administrativos que integran el proceso. Simultáneamente se publica el Aviso de Convocatoria | Funcionario o Contratista Encargado. |
2 | Observaciones al proyecto de pliegos de condiciones. Cinco (5) días hábiles | Interesados |
3 | Publicación de las respuestas a las observaciones | Funcionario o Contratista Encargado |
4 | Publicación del acto de apertura, pliegos definitivos. | Funcionario o Contratista Encargado |
5 | Presentación de ofertas. Se realiza una audiencia de cierre del proceso y apertura de propuestas. | Oferentes y Secretario General y del Interior |
6 | Evaluación y verificación de las propuestas | Comité Evaluador |
7 | Publicación del informe de evaluación. Traslado por el término de tres (3) días hábiles | Funcionario o Contratista Encargado |
8 | Recepción de observaciones al informe de evaluación. Tres (3) días hábiles. | Funcionario o Contratista Encargado |
9 | Adjudicación | Alcalde |
Disposiciones comunes para la Selección Abreviada para la adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes:
- Pliegos de condiciones. . En los pliegos de condiciones para contratar Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, se debe indicar (Artículo 40 del decreto 1510 de 2013):
1. La ficha técnica del bien o servicio que debe incluir: a) la clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios; b) la identificación adicional requerida; c) La unidad de medida; d) la calidad mínima, y e) Los patrones de desempeño mínimos.
2. Si el precio del bien o servicio es regulado, la variable sobre la cual se hace la evaluación de las ofertas.
3. Definir el contenido de cada uno de las partes o lotes, si la adquisición se pretende hacer por partes.
Selección Abreviada para la adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes por Subasta Inversa:
- Procedimiento para la subasta inversa (Artículo 41 del decreto 1510 de 2013): Además de las reglas generales previstas en la ley y los decretos reglamentarios (Ley 80 de 1993, Ley
1150 de 2007 y Decreto 1510 de 2013), las siguientes reglas son aplicables a la subasta inversa:
1. Los pliegos de condiciones deben indicar: a) La fecha y hora de inicio de la subasta; b) La periodicidad de los lances; y c) El margen mínimo para mejorar la oferta durante la subasta inversa.
2. La oferta debe contener dos partes, la primera en la cual el interesado acredite su capacidad de participar en el proceso de contratación y acredite el cumplimiento de la Ficha Técnica; y la segunda parte debe contener el precio inicial propuesto por el oferente.
3. La entidad estatal debe publicar un informe de habilitación de los oferentes, en el cual debe indicar si los bienes o servicios ofrecidos por el interesado cumplen con la ficha técnica y si el oferente se encuentra habilitado.
4. Hay subasta inversa siempre que haya como mínimo dos oferentes habilitados cuyos bienes o servicios cumplen con la Ficha Técnica.
5. Si en el proceso de contratación se presenta un único oferente cuyos bienes o servicios cumplen con la ficha técnica y está habilitado, la entidad estatal puede adjudicarle el contrato al único oferente si el valor de la oferta es igual o inferior a la disponibilidad presupuestal para el contrato, caso en el cual no hay lugar a la subasta inversa.
6. La subasta debe iniciar con el precio más bajo indicado por los oferentes y en consecuencia, solamente serán válidos los lances efectuados durante la subasta inversa en los cuales la oferta sea mejorada en por lo menos el margen mínimo establecido.
7. Si los oferentes no presentan lances durante la subasta, la entidad estatal debe adjudicar el contrato al oferente que haya presentado el precio inicial más bajo.
8. Al terminar la presentación de cada lance, la entidad estatal debe informar el valor xxx xxxxx más bajo.
9. Si al terminar la subasta inversa hay empate, la entidad estatal debe seleccionar al oferente que presentó el menor precio inicial. En caso de
persistir el empate la entidad estatal debe aplicar las reglas del numeral 1 al 5 del artículo 33 del presente decreto.
La Alcaldía xxx Xxxxxx estructurará la subasta inversa de manera que antes de la adjudicación, los participantes en la subasta no identifiquen las ofertas y los lances con el oferente que los presenta.
La subasta termina cuando los oferentes no hagan lances adicionales durante un período para la presentación de lances. La Alcaldía xxx Xxxxxx debe adjudicar el contrato al oferente que haya presentado el lance más bajo. En el acto de adjudicación, la Alcaldía xxx Xxxxxx indicará el nombre de los oferentes y el precio del último lance presentado por cada uno de ellos.
- Subasta inversa electrónica o presencial. La Alcaldía xxx Xxxxxx puede escoger si adelanta la subasta inversa electrónica o presencialmente.
Si la Alcaldía xxx Xxxxxx decide adelantar la subasta electrónicamente debe fijar en los pliegos de condiciones el sistema que utilizará para la subasta inversa y los mecanismos de seguridad para el intercambio de mensajes de datos.
Fallas técnicas durante la subasta inversa electrónica. Si en el curso de una subasta inversa electrónica se presentan fallas técnicas que impidan a los oferentes presentar sus lances, la subasta debe
ser suspendida y cuando la falla técnica haya sido superada la Alcaldía xxx Xxxxxx reiniciará la subasta.
Si por causas imputables al oferente o a su proveedor de soluciones de tecnología de la información y telecomunicaciones, durante la subasta inversa electrónica la conexión con el sistema se pierde, la subasta continuará y la Alcaldía xxx Xxxxxx entiende que el proveedor que pierde su conexión ha desistido de participar en la misma.
- Selección Abreviada para la adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes por compra por catálogo derivado de la celebración de Acuerdos Marco de Precios (Artículos 46 al 49 de Decreto 1510 de 2013): La Alcaldía xxx Xxxxxx, como entidad del nivel territorial no está obligada a adquirir Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes a través de los Acuerdos Marco de Precios, pero está facultada para hacerlo en virtud de lo previsto en el artículo 46 del Decreto 1510 de 2013.
- Selección abreviada para la adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes en bolsas de productos (Artículos 50 al 58 de Decreto 1510 de 2013): Además de lo previsto en el Decreto número 2555 de 2010 y las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o
sustituyan y los reglamentos internos de las bolsas de productos, las siguientes disposiciones son aplicables a la adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes en bolsas de productos:
Planeación de una adquisición en la bolsa de productos. La Alcaldía xxx Xxxxxx debe estudiar, comparar e identificar las ventajas de utilizar la bolsa de productos para la adquisición respectiva, frente a la subasta inversa, al Acuerdo Marco de Precios o a la promoción de un nuevo Acuerdo Marco de Precios para tales bienes o servicios, incluyendo el análisis del proceso de selección del comisionista, los costos asociados a
la selección, el valor de la comisión y de las garantías.
El estudio mencionado debe mostrar la forma en que la Alcaldía xxx Xxxxxx garantiza los principios y objetivos del sistema de compras y contratación pública.
Requisitos para actuar como comisionista de entidad estatal. La Alcaldía xxx Xxxxxx puede exigir a los comisionistas interesados en participar en el procedimiento de selección a través de las bolsas de productos, el cumplimiento de requisitos habilitantes adicionales a su condición de tales, siempre y cuando estos sean adecuados y proporcionales al objeto a contratar y a su valor.
La Alcaldía xxx Xxxxxx seleccionará al comisionista de acuerdo con el procedimiento interno aplicable en la bolsa de productos, el cual debe ser competitivo.
La Alcaldía xxx Xxxxxx publicará el contrato suscrito con el comisionista seleccionado y sus modificaciones en el Secop.
Para celebrar el contrato de comisión, la Alcaldía xxx Xxxxxx acreditará que cuenta con la disponibilidad presupuestal para el contrato de comisión, para la operación que por cuenta suya adelanta el comisionista en la bolsa de productos, para las garantías y los demás pagos que deba hacer como consecuencia de la adquisición en bolsa de productos, de acuerdo con el reglamento de la bolsa en la cual haga la negociación.
Como requisito para la ejecución del contrato de comisión, el comisionista seleccionado debe constituir a favor de la Alcaldía xxx Xxxxxx, entidad comitente la garantía única de cumplimiento, en relación con el valor de la comisión que la entidad estatal pagará al comisionista por sus servicios.
La Alcaldía xxx Xxxxxx y el comitente vendedor constituirán a favor del organismo de compensación de la bolsa de productos las garantías establecidas en su reglamento, para garantizar el cumplimiento de las
negociaciones mediante las cuales la Alcaldí xxx Xxxxxx adquiere bienes y servicios de características técnicas uniformes.
La Alcaldía xxx Xxxxxx puede exigir al comitente vendedor garantías adicionales a las señaladas anteriormente, siempre y cuando resulten adecuadas y proporcionales al objeto a contratar y a su valor.
La Alcaldía xxx Xxxxxx designará un supervisor de la ejecución de las operaciones que por su cuenta realizan las bolsas de productos y del contrato de comisión. Si la Alcaldía xxx Xxxxxx verifica inconsistencias en la ejecución, debe poner en conocimiento de la bolsa tal situación para que ésta la examine y adopte las medidas necesarias para dirimir la controversia de conformidad con sus reglamentos y, de ser el caso, notifique del incumplimiento a su organismo de compensación.
ARTÍCULO 51: CONTRATACION DE
MENOR CUANTIA: Además de las normas generales establecidas en el presente manual, las siguientes reglas son aplicables a la selección abreviada de menor cuantía:
1. En un término no mayor a tres (3) días hábiles contados a partir de la fecha de apertura del Proceso de Contratación los interesados deben manifestar su intención de participar, a
través del mecanismo establecido para el efecto en los pliegos de condiciones.
2. Si la entidad estatal recibe más xx xxxx (10) manifestaciones de interés puede continuar el proceso o hacer un sorteo para seleccionar máximo diez (10) interesados con quienes continuará el Proceso de Contratación.
La entidad estatal debe establecer en los pliegos de condiciones si hay lugar a sorteo y la forma en la cual lo hará.
3. Si hay lugar a sorteo, el plazo para la presentación de las ofertas empezará a correr el día hábil siguiente a la fecha en la cual la entidad estatal informe a los interesados el resultado del sorteo.
4. La entidad estatal debe publicar el informe de evaluación de ofertas durante tres (3) días hábiles.
ARTÍCULO 52: OTRAS CAUSALES DE SELECCIÓN ABREVIADA:
- Contratos de prestación de servicios de salud. La entidad estatal que requiera la prestación de servicios de salud debe utilizar el procedimiento de selección abreviada de menor cuantía. Las personas naturales o jurídicas que presten estos servicios deben estar inscritas en el registro que para el efecto lleve el Ministerio de Salud y Protección Social o quien haga sus veces.
- Contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido declarado desierto. La entidad estatal que haya declarado desierta una licitación puede adelantar el Proceso de Contratación correspondiente aplicando las normas del proceso de selección abreviada de menor cuantía, para lo cual debe prescindir de: a) Recibir manifestaciones de interés, y b) Realizar el sorteo de oferentes. En este caso, la entidad estatal debe expedir el acto de apertura del proceso de contratación dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta.
- Adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria. La entidad estatal debe aplicar el proceso de adquisición en bolsa de productos de que tratan los artículos 50 a 58 del Decreto 1510 de 2013 para adquirir productos de origen o destinación agropecuaria ofrecidos en las bolsas de productos. La entidad estatal puede adquirir tales productos fuera de bolsa si lo hace en mejores condiciones. En este caso la entidad estatal debe expresar en los documentos del proceso esta situación.
- Contratación de empresas industriales y comerciales del Estado. Las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta, sus filiales y las empresas en las cuales el Estado tenga más del cincuenta por ciento (50%) del capital social que no
se encuentren en situación de competencia, deben utilizar el procedimiento de selección abreviada de menor cuantía para los contratos que tengan como objeto su actividad comercial e industrial, salvo para los contratos de obra pública, consultoría, prestación de servicios, concesión, encargo fiduciario y fiducia pública para los cuales se aplicará la modalidad que corresponda.
- Contratación de entidades estatales dedicadas a la protección de derechos humanos y población con alto grado de vulnerabilidad. Las entidades estatales que tengan a su cargo la ejecución de los programas a los que se refiere el literal h) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007 deben aplicar el procedimiento establecido para la selección abreviada de menor cuantía.
- Selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios para la Defensa y Seguridad Nacional. Las entidades estatales que adquieren bienes y servicios para la Defensa y Seguridad Nacional deben utilizar el procedimiento de selección abreviada de menor cuantía para las siguientes categorías:
1. Materiales explosivos y pirotécnicos, materias primas para su fabricación y accesorios para su empleo.
2. Paracaídas y equipos xx xxxxx para unidades aerotransportadas, incluidos los
equipos y partes necesarios para su mantenimiento.
3. Los equipos de buceo y de voladuras submarinas, sus repuestos y accesorios.
4. Los elementos necesarios para mantener el orden y la seguridad en los establecimientos de reclusión nacional del sistema penitenciario y carcelario colombiano, tales como sistemas de seguridad, armas y equipos incluyendo máquinas xx xxxxx X, arcos detectores de metales, detectores manuales de metales, visores nocturnos y demás.
5. Los bienes y servicios requeridos por la Registraduría Nacional del Estado Civil para adelantar el proceso de modernización de la cedulación, identificación ciudadana, los requeridos por las entidades estatales para acceder a los sistemas de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil y los requeridos para las elecciones populares.
6. La alimentación del personal de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional que comprende las raciones xx xxxxxxx, el abastecimiento de las unidades en operaciones, en áreas de instrucción y entrenamiento, cuarteles, guarniciones militares, escuelas de formación militar y policial y cualquier tipo de instalación militar o policial; incluyendo su adquisición, suministro,
transporte, almacenamiento, manipulación y transformación, por cualquier medio económico, técnico y/o jurídico.
7. Elementos necesarios para la dotación de vestuario o equipo individual o colectivo de la Fuerza Pública.
8. Medicamentos e insumos médicos- quirúrgicos de estrecho margen terapéutico, para enfermedades de alto costo.
9. La prestación de servicios médicos asistenciales y prioritarios para enfermedades de alto costo.
10. Equipos de hospitales militares y establecimientos de sanidad del sistema de salud de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional, equipos de sanidad xx xxxxxxx y equipos militares xx xxxxxxx destinados a la defensa nacional y al uso privativo de las Fuerzas Militares.
11. El diseño, adquisición, construcción, adecuación, instalación y mantenimiento de sistemas de tratamiento y suministro de agua potable, plantas de agua residual y de desechos sólidos que requieran las Fuerzas Militares y la Policía Nacional.
12. Los bienes y servicios que sean adquiridos con cargo a las partidas fijas o asimiladas de las unidades militares y a las partidas presupuestales asignadas
en los rubros de apoyo de operaciones militares y policiales y comicios electorales.
13. Adquisición, adecuación de las instalaciones de la Rama Judicial, del Ministerio Público y excepcionalmente de la Unidad Nacional de Protección, que se requieran por motivos de seguridad, en razón de riesgos previamente calificados por la autoridad competente.
14. Adquisición de vehículos para blindar, repuestos para automotores, equipos de seguridad, motocicletas, sistemas de comunicaciones, equipos xx xxxxx X de detección xx xxxxx, de explosivos plásticos, de gases y de correspondencia, para la seguridad y protección de los servidores y exservidores de la Rama Judicial del Ministerio Público.
15. El mantenimiento de los bienes y servicios señalados en el presente artículo, así como las consultorías que para la adquisición o mantenimiento de los mismos se requieran, incluyendo las interventorías necesarias para la ejecución de los respectivos contratos.
16. Bienes y servicios requeridos directamente para la implementación y ejecución del Sistema Integrado de Emergencia y Seguridad (SIES) y sus Subsistemas.
17. Los contratos celebrados por la Fiscalía General de la Nación o el Consejo Superior de la Judicatura que requieren reserva.
18. Los contratos celebrados por el Instituto Nacional de Vías (Invías) para el desarrollo del Programa de Seguridad de Carreteras, siempre que la adquisición de bienes, obras o servicios se haga con recursos que administra con destinación específica para el sector defensa.
Cuando los bienes y servicios para la Defensa y Seguridad Nacional sean Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, las entidades estatales deben utilizar la subasta inversa, el Acuerdo Marco de Precios o la bolsa de productos.
ARTÍCULO 53: CONCURSO DE MÉRITOS.
La Alcaldía xxx Xxxxxx, seleccionará sus contratistas a través del concurso de méritos para la prestación de servicios de consultoría de que trata el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y para los proyectos de arquitectura.
El procedimiento para la selección de proyectos de arquitectura es el establecido
en el Decreto número 2326 de 1995, o la norma que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.
ESTRUCTURA DEL CONCURSO DE MERITOS
ITEM | ACTIVIDAD | RESPONSABLE |
1 | Publicación del proyecto xx xxxxxx de condiciones, estudios previos y demás documentos y actos administrativos que integran el proceso. Simultáneamente se publica el Aviso de Convocatoria | Funcionario o Contratista Encargado. |
2 | Observaciones al proyecto de pliegos de condiciones. Cinco (5) días hábiles | Interesados |
3 | Publicación de las respuestas a las observaciones | Funcionario o Contratista Encargado |
4 | Publicación del acto de apertura, pliegos definitivos. | Funcionario o Contratista Encargado |
5 | Presentación de ofertas. Se realiza una audiencia de cierre del proceso y apertura de propuestas. | Oferentes y Secretario General y del Interior |
6 | Evaluación y verificación de las propuestas (Requisitos habilitantes) | Comité Evaluador |
7 | Publicación del informe de evaluación. Traslado por el término de tres (3) días hábiles | Funcionario o Contratista Encargado |
8 | Recepción de observaciones al informe de evaluación. Tres (3) días hábiles. | Funcionario o Contratista Encargado |
9 | Revisión de la propuesta económica: Primer lugar de elegibilidad | Comité Evaluador |
10 | Adjudicación | Alcalde |
ESTRUCTURA DEL CONCURSO DE MERITOS CUANDO SE HACE CON PRECALIFICACIÓN
ITEM | ACTIVIDAD | RESPONSABLE |
1 | Publicación del proyecto xx xxxxxx de Aviso de convocatoria la conformar lista de precalificación | Funcionario o Contratista Encargado. |
2 | Manifestación de interés y acreditación de requisitos habilitantes | Interesados |
3 | Publicación del informe de precalificación | Funcionario o Contratista Encargado |
4 | Recepción de observaciones al informe de precalificación (Dos (2) días hábiles. | Interesados |
5 | Audiencia de precalificación Conformación de la lista de precalificados | Oferentes y Secretario General y del Interior |
Además de las reglas generales previstas en la ley y sus normas reglamentarias y en el presente manual, las siguientes reglas son aplicables al concurso de méritos abierto o con precalificación:
1. La Alcaldía xxx Xxxxxx en los pliegos de condiciones indicará la forma como calificará, entre otros, los siguientes criterios: a) la experiencia del interesado y del equipo de trabajo, y
b) la formación académica y las publicaciones técnicas y científicas del equipo de trabajo.
2. La Alcaldía xxx Xxxxxx publicará durante tres (3) días hábiles el informe de evaluación, el cual debe contener la calificación técnica y el orden de elegibilidad.
3. La Alcaldía xxx Xxxxxx revisará la oferta económica y verificará que está en el rango del valor estimado consignado en los documentos y estudios previos y del presupuesto asignado para el contrato.
4. La Alcaldía xxx Xxxxxx revisará con el oferente calificado en el primer lugar de elegibilidad la coherencia y consistencia entre: i) la necesidad identificada por la entidad estatal y el alcance de la oferta;
ii) la consultoría ofrecida y el precio
ofrecido, y iii) el precio ofrecido y la disponibilidad presupuestal del respectivo proceso de contratación. Si la entidad estatal y el oferente llegan a un acuerdo sobre el alcance y el valor del contrato, dejarán constancia del mismo y firmarán el contrato.
5. Si la Alcaldía xxx Xxxxxx y el oferente calificado en el primer lugar de elegibilidad no llegan a un acuerdo dejarán constancia de ello y la entidad estatal revisará con el oferente calificado en el segundo lugar de elegibilidad los aspectos a los que se refiere el numeral anterior.
Si la Alcaldía xxx Xxxxxx y el oferente llegan a un acuerdo dejarán constancia del mismo y firmarán el contrato.
6. Si la Alcaldía xxx Xxxxxx y el oferente calificado en el segundo lugar de elegibilidad no llegan a un acuerdo, ésta declarará desierto el proceso de contratación.
- Precalificación para el concurso de méritos. En la etapa de planeación del concurso de méritos, la Alcaldía xxx Xxxxxx puede hacer una precalificación de los oferentes cuando dada la complejidad de la consultoría lo considere pertinente.
- Aviso de convocatoria para la precalificación en el concurso de méritos. Si el Órgano de Control decide adelantar el concurso de méritos con precalificación debe convocar a los interesados por medio de un aviso publicado en el Secop que tendrá la siguiente información:
1. La mención del proceso de contratación para el cual se adelanta la precalificación.
2. La forma en la cual los interesados deben presentar su manifestación de interés y acreditar los requisitos habilitantes de experiencia, formación, publicaciones y la capacidad de organización del interesado y su equipo de trabajo.
3. Los criterios que la entidad estatal tendrá en cuenta para conformar la lista de precalificados, incluyendo la mención de si hay un número máximo de precalificados.
4. El tipo de sorteo que la Alcaldía xxx Xxxxxx adelantará para conformar la lista de precalificados, cuando el número de interesados que cumple con las condiciones de la precalificación es superior al número máximo establecido para conformar la lista.
5 El cronograma de la precalificación.
- Informe de precalificación. Luego de recibir las manifestaciones de interés y los documentos con los cuales los interesados acrediten la experiencia, formación, publicaciones y la capacidad de organización, la entidad estatal debe adelantar la precalificación de acuerdo con lo dispuesto en el aviso de convocatoria para la precalificación. La entidad estatal debe elaborar un informe de precalificación y publicarlo en el Secop por el término establecido en el aviso de convocatoria para la precalificación. Los interesados pueden hacer comentarios al informe de precalificación durante los dos (2) días hábiles siguientes a la publicación del mismo.
- Audiencia de precalificación. La Alcaldía xxx Xxxxxx efectuará una audiencia pública en la cual conformará la lista de interesados precalificados para participar en el proceso de contratación respectivo. En la audiencia contestará las observaciones al informe de precalificación y notificará la lista de precalificación de acuerdo con lo establecido en la ley.
Si la entidad estatal establece un número máximo de interesados para conformar la lista de precalificados y el número de interesados que cumple con las condiciones de precalificación es superior al máximo establecido, en la audiencia de precalificación la entidad estatal debe hacer el sorteo para conformar la lista, de acuerdo con lo
que haya establecido en el aviso de convocatoria.
Si la Alcaldía xxx Xxxxxx no puede conformar la lista de precalificados, puede continuar con el proceso de contratación en la modalidad de concurso de méritos abierto o sin precalificación.
La conformación de la lista de precalificados no obliga a la Alcaldía xxx Xxxxxx a abrir el proceso de contratación.
ARTÍCULO 53: CONTRATACIÓN
DIRECTA: Es una modalidad de contratación excepcional, por lo que su aplicación es de carácter restrictivo. La ley de Contratación Publica en Colombia, prevé de manera taxativa los siguientes eventos en los cuales es procedente esta modalidad de contratación.
PROCEDIMIENTO GENERAL
ITEM | ACTIVIDAD | RESPONSABLE |
1 | Se elaboran los Estudios y documentos previos (estudios, diseños, planos y presupuestos) | Unidad Ejecutora |
2 | Expide el Certificado de Disponibilidad Presupuestal | Secretario de Hacienda |
3 | Se realiza revisión de forma es decir verificar la existencia de los soportes del estudio previo | Secretario General y del Interior |
4 | Se procede a la revisión de fondo de la información relacionada con el estudio previo, sus soportes y documentos presentados por el contratista | Secretario General y del Interior |
5 | Se incorporan los datos en la minuta del contrato | Auxiliar Administrativo de Contratación |
CAUSALES DE CONTRATACION DIRECTA
1. URGENCIA MANIFIESTA: La Ley 80 de 1993, autoriza al jefe o
representante legal de la entidad estatal para hacer la declaración de urgencia, con el carácter de "manifiesta", cuando se presenten
situaciones excepcionales relacionadas con calamidades, desastres, hechos de fuerza mayor, guerra exterior o conmoción interior, emergencia económica, social o ecológica o vinculadas a la imperiosa necesidad de impedir la paralización de un servicio público y, como consecuencia, para prescindir del procedimiento de licitación o concurso públicos que es el que ordinariamente rige cuando se trata de escoger al contratista, de manera que pueda hacerlo directamente y de manera inmediata, aunque sin prescindir del cumplimiento del deber de selección objetiva.
2. CONTRATACIÓN DE EMPRÉSTITOS.
3. CUANDO NO EXISTA PLURALIDAD DE OFERENTES EN EL MERCADO: Cuando no exista una persona que pueda proveer el bien o servicio por ser el titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser, de acuerdo con la ley, su proveedor exclusivo en el territorio nacional. Estas circunstancias deben constar en el estudio previo que soporta la contratación.
4. CONVENIOS O CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS: Las entidades señaladas en el artículo 2 de la ley 80 de 1993, celebrarán directamente contratos entre ellas, siempre que las obligaciones del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora.
5. CONTRATOS DE DESARROLLO DE ACTIVIDADES CIENTÍFICAS Y TECNOLÓGICAS: Para este efecto, se tendrá en cuenta la definición que de las mismas se tiene en el Decreto Ley 591 de 1991 y las demás normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen.
6. LOS CONTRATOS DE ENCARGO FIDUCIARIO CELEBRADOS POR LAS ENTIDADES TERRITORIALES según los requisitos previstos en la Ley 1150 de 2007.
7. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN, O PARA LA EJECUCIÓN DE TRABAJOS ARTÍSTICOS QUE SOLO PUEDEN ENCOMENDARSE A DETERMINADAS PERSONAS NATURALES. La Alcaldía xxx Xxxxxx puede contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate. En este caso, no es necesario que la Alcaldía xxx Xxxxxx haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto debe dejar constancia escrita.
Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los
de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad estatal, así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.
La Alcaldía xxx Xxxxxx, para la contratación de trabajos artísticos que solamente puedan encomendarse a determinadas personas naturales, debe justificar esta situación en los estudios y documentos previos.
8. ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES. La Alcaldía xxx Xxxxxx puede adquirir bienes inmuebles mediante contratación directa para lo cual debe seguir las siguientes reglas:
1. Avaluar con una institución especializada el bien o los bienes inmuebles identificados que satisfagan las necesidades que tiene la Alcaldía xxx Xxxxxx.
2. Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las necesidades identificadas y las opciones de adquisición, análisis que deberá tener en cuenta los principios y objetivos del sistema de compra y contratación pública.
3. La Alcaldía xxx Xxxxxx puede hacer parte de un proyecto inmobiliario para adquirir el bien inmueble que satisfaga la necesidad que ha identificado, caso en el cual no requiere el avalúo de que trata el numeral 1 anterior.
9. ARRENDAMIENTO DE BIENES INMUEBLES. La Alcaldía xxx Xxxxxx puede alquilar o arrendar inmuebles mediante contratación directa para lo cual deben seguir las siguientes reglas:
a. Verificar las condiciones xxx xxxxxxx inmobiliario en la ciudad en la que
la entidad estatal requiere el inmueble.
b. Analizar y comparar las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las necesidades identificadas y las opciones de arrendamiento, análisis que deberá tener en cuenta los principios y objetivos del sistema de compra y contratación pública.
10. CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS EN EL SECTOR DEFENSA, LA DIRECCIÓN NACIONAL DE INTELIGENCIA Y LA UNIDAD NACIONAL DE PROTECCIÓN QUE NECESITEN RESERVA PARA SU ADQUISICIÓN. La entidades estatales no están obligadas a publicar los documentos del proceso para adquirir bienes y servicios en el Sector Defensa, la Dirección Nacional de Inteligencia y la Unidad Nacional de Protección que requieren reserva. En estos procesos de contratación la adquisición debe hacerse en condiciones xx xxxxxxx sin que sea necesario recibir varias ofertas.
Los siguientes bienes, obras y servicios requieren reserva para su adquisición: