NOTA TÉCNICA Nº 03, DE 11 DE DEZEMBRO DE 2020
Processo de Contratação de Soluções de TIC
NOTA TÉCNICA Nº 03, DE 11 DE DEZEMBRO DE 2020
Xxxx Xxxxxxx Xxxxx xx Xxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxx
CONSIDERANDO que A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO desempenha papel estratégico na Administração Pública moderna
E que
A T.I. é uma área que requer conhecimentos específicos para uma contratação de qualidade.
A NT ORIENTA os jurisdicionados na contratação de soluções de TI para que estas atinjam seus objetivos de maneira menos onerosa e mais efetiva.
Objetivo da NT Nº 03/2020
Todas as contratações de soluções de T.I.C. dos jurisdicionados do TCE/PI:
A aplicação da N.T. diminui CONSIDERAVELMENTE os riscos da contratação de T.I.
Solução de T.I.C.: Conjunto de bens e/ou serviços que apoiam processos de negócio, mediante a conjugação de recursos, processos e técnicas utilizados para obter, processar, armazenar e fazer uso de informações. (Art. 2º, I)
A quem se aplica
Capítulo I - Das Disposições Gerais
• Definições de termos e algumas recomendações de condutas a serem evitadas;
Capítulo II - Do Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação
• Para alinhamento da TI com as estratégias organizacionais;
Capítulo III - Do Processo de Contratação
• Planejamento da Contratação;
• Seleção do Fornecedor;
• Gestão do Contrato;
• Gerenciamento de Riscos.
Organização da NT
Visão Geral da Contratação
Estudo de Caso
Aquisição de sistema de controle acadêmico para as escolas municipais da prefeitura de Esperança.
Capítulo I
Das disposições gerais
Unidades e Áreas (art. 2º, II, III e IV)
Planejar, Coordenar e Acompanhar as AÇÕES relacionadas às soluções de TIC.
Área Administrativa
Área de TIC
Área Requisitante
DEMANDA a contratação de uma solução TIC.
Planejar, Coordenar,
Supervisionar e Executar
a
CONTRATAÇÃO T.I.C.
Aquisição de sistema de controle acadêmico para as escolas municipais da prefeitura de Esperança.
Área Requisitante | Área de TIC | Área Administrativa | ||
• Secretaria Municipal de Educação, atendendo a pedidos das escolas | • Equipe formada por integrantes com conhecimento de TI. | • Responsável pela coordenação do processo administrativo da contratação. | ||
• É o setor que entende do problema a ser resolvido. | • Interliga a área de negócio com a área administrativa, de forma que os problemas da área requisitante sejam resolvidos a contento por meio da solução de TI. |
Estudo de Caso - Áreas
Equipe de Planejamento
• Integrante Técnico
• Integrante Requisitante
• Integrante Administrativo
Equipe de Fiscalização do Contrato
• Gestor do Contrato
• Fiscal Técnico do Contrato
• Fiscal Requisitante do Contrato
• Fiscal Administrativo do Contrato
Equipes (art. 2º, V e VI)
“Nenhum vento sopra a favor de quem não sabe para onde ir”. (Sêneca)
Capítulo II
DO PLANO DIRETOR DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO
Inventário de Necessidades Priorizado
Plano de Metas e Ações
Plano de Gestão de Pessoas
Plano Orçamentário
Plano de Gestão de Riscos
* O PDTI deve ser publicado e referenciado em cada processo de compra.
Xxxxxxxx Xxxxxx do PDTI (art. 6º, I)
Capítulo III
Do processo de contratação
Planejamento da Contratação
Seleção do Fornecedor
Gestão do Contrato
* O Gerenciamento de Riscos deve ser realizado em todas as fases!
Fases do Processo de Contratação
Instituição da Equipe de Planejamento da Contratação
Elaboração do Estudo Técnico Preliminar
Elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico
Planejamento da Contratação
Instituição da Equipe de Planejamento da
Contratação (arts. 11 e 12)
A Integrante Técnico
Integrante Requisitante
Integrante Administrativo
Elaboração do Estudo Técnico Preliminar (art. 13)
Quem elabora
• Integrantes Técnico e Integrante Requisitante da Equipe de Planejamento
Tarefas
• Definição e especificação das necessidades
• Definição e especificação dos requisitos necessários e suficientes
• Análise comparativa de soluções
• Análise Comparativa de Custos
• Estimativa do Custo Total da Contratação
• Declaração de Viabilidade da Contratação
Signatários
• Da Equipe de Planejamento
• Integrante Técnico
• Integrante Requisitante
• Autoridade Máxima da Área de TIC
Informações Mínimas
• Definição do objeto da contratação
• Descrição da solução de TIC
• Justificativa para contratação da solução
• Especificação dos requisitos da Contratação
• Definição das responsabilidades da contratante e da contratada
Elaboração do Termo de Referência ou
Projeto Básico (art. 14)
Quem
• Toda a Equipe de Planejamento da Contratação
Documento básico de entrada
• Estudo Técnico Preliminar
Estudo de Caso – Planejamento da
Contratação
Definição do Objeto
• Licenças de software de controle acadêmico para escolas de ensino infantil e fundamental.
Descrição da Solução
• O software deverá ser acessível via web, e terá as seguintes funcionalidades ou módulos:
• Cadastro de Alunos, Professores, Disciplinas, Salas
• Controle de acesso por perfil
• Envio de mensagens (SMS, e-mail, whatsapp) para os pais ou responsáveis
• Controle de frequência
• ...
Justificativa para a contratação
• A aquisição objetiva atender ao PDTI elaborado em 2019, que tinha como uma das
metas informatizar o controle acadêmico das escolas municipais de Esperança...
Estudo de Caso – Planejamento da
Contratação
Requisitos
• Ambiente web
• Internet banda larga de no mínimo 100Mbps
• Descrição das funcionalidades (os requisitos que cada módulo ou funcionalidade do sistema deve atender)
• Requisitos de tempo (real time, on line...)
• ...
Responsabilidades da Contratante e da Contratada
• Prazos
• Multas
• Etc...
Seleção do Fornecedor
Fases do Processo de Contratação
Planejamento da Contratação
Gestão do Contrato
* O Gerenciamento de Riscos deve ser realizado em todas as fases!
Inicia quando o Termo de Referência chega à Área de Licitações;
A Área de Licitações conduz as etapas desta fase de acordo com a Lei;
Encerra com a publicação do resultado após a adjudicação e homologação.
Atenção especial à Inexigibilidade!
Seleção do Fornecedor (art. 25 a 28)
Não se limitar a atestado do fabricante em prestações de serviços!
Demonstrar, justificar, comprovar, documentar a inviabilidade de competição;
Além de comprovar a unicidade da solução, deve-se comprovar também a exclusividade no fornecimento da solução;
Diligências para assegurar a veracidade de declarações prestadas.
Inexigibilidade em T.I.C (art. 27).
Inexigibilidade em T.I.C.
-- Programa de Computador --
Programa de computador: COMPROVAR QUE EXAUSTIVAMENTE QUE A SOLUÇÃO É ÚNICA e QUE O FORNECEDOR DELA É EXCLUSIVO.
Programas de computador são obras de direito autoral protegidas por meio de REGISTRO DE PROGRAMA DE COMPUTADOR no INPI.
O registro é FACULTATIVO (Fonte INPI).
Comparar o Termo de Referincia com o que tem no mercado E documentar.
Certificados garantindo SER ÚNICO fornecedor de um DETERMINADO
software
NÃO EXISTEM programas IGUAIS. Isso violaria o direito autoral.
PODEM EXISTIR dois ou mais programas SIMILARES que resolvem o MESMO PROBLEMA.
Para a Inexigibilidade (art.25 caput), PRECISA-SE GARANTIR NÃO HAVER SIMILAR!
A empresa XYZ apresentou certificado ABES que afirma ser fornecedor exclusivo de um sistema de controle acadimico ENSINA TUDO. Como o certificado afirma que a empresa i a única detentora do direto de comercialização do sistema, ela procura convencer o gestor que pode haver inexigibilidade. Ela atende a todos os requisitos da solução procurada.
A empresa Alfa-Beta possui um sistema de controle acadimico ENSINA BEM que atende 98% dos requisitos. Os 2% que não atende são
possíveis de serem acrescentadas ao sistema facilmente. A empresa tambim apresentou certificado da ABES.
Nenhuma OUTRA empresa, apresentou uma solução que atendesse a aquisição pretendida.
Não cabe inexigibilidade. Motivos: Existem soluções similares e há possibilidade de competição. Alim disso, não exime o contratante de
realizar busca independente e fartamente documentada em processo. Não são aceitas meras alegações.
Inexigibilidade em T.I.C.
Estudo de Caso
Gestão do Contrato
Fases do Processo de Contratação
Planejamento da Contratação
Seleção do Fornecedor
* O Gerenciamento de Riscos deve ser realizado em todas as fases!
Assinatura do Contrato
Nomeação da Equipe de Fiscalização
Início do Contrato
Encaminhamento Formal de Demandas
Monitoramento da Execução
Transição e Encerramento Contratual
Gestão do Contrato (art. 29 e seguintes)
Equipe de Fiscalização
• Fiscal Requisitante do Contrato
• Fiscal Técnico do Contrato
• Fiscal Administrativo
• Gestor do Contrato
Gestão do Contrato
Disponibilização de Infraestrutura
Reunião Inicial
Repasse de Conhecimentos à Contratada
Início do Contrato
Quem
• Gestor do Contrato
Forma
• Ordem de Serviço; ou
• Ordem de Fornecimento de Bens
Conteúdo
• I - a definição e a especificação dos serviços a serem realizados ou bens a serem fornecidos;
• II - o volume estimado de serviços a serem realizados ou a quantidade de bens a serem fornecidos segundo as métricas definidas em contrato;
• III - o cronograma de realização dos serviços ou entrega dos bens, incluídas todas as tarefas significativas e seus respectivos prazos; e
• IV - a identificação dos responsáveis pela solicitação na Área Requisitante da solução.
Encaminhamento Formal de
Demandas
Termo de Recebimento Provisório
Avaliação da qualidade dos bens ou serviços recebidos
Identificação de não conformidade com os termos contratuais
Verificação de aderência aos termos contratuais
Verificação da manutenção das condições classificatórias (habilitação técnica)
Encaminhamento de demandas de correção
Encaminhamento das condições de glosas e sanções
Termo de Recebimento Definitivo
Autorização para
Faturamento
Verificação de regularidades fiscais, trabalhistas e previdenciárias
Manutenção do
histórico
Monitoramento da Execução
Monitoramento da
Execução
Transparência
Publicar no Licitações WEB e SITE Entidade
• Documento de Oficialização de Demanda;
• Estudo Técnico Preliminar da Contratação;
• Termo de Referência ou Projeto Básico;
• Inteiro teor do contrato e termos Aditivos.
Transição e Encerramento Contratual
Observar
• I - a manutenção dos recursos materiais e humanos;
• II - a entrega de versões finais dos produtos e da documentação;
• III - a transferência final de conhecimentos sobre a execução;
• IV - a devolução de recursos;
• V - a revogação de perfis de acesso;
• VI – outras obrigações pertinentes.
Planejamento da Contratação
Seleção do Fornecedor
Gestão do Contrato
* O Gerenciamento de Riscos deve ser realizado em todas as fases!
Fases do Processo de Contratação
Risco
• Evento ou condição
incerta que, se ocorrer, provocará um efeito em um ou mais objetivos do projeto, tais como escopo, cronograma, custo e qualidade.
Gerenciamento de Riscos
Riscos
Objetivos
Desde a etapa de Planejamento, deve ser produzido o
Mapa de Gerenciamento de Riscos, contendo:
Identificação dos principais riscos
Avaliação e seleção da resposta aos riscos
Registro e acompanhamento das ações de tratamento dos riscos
Gerenciamento de Riscos
O Mapa de Gerenciamento de Riscos deve ser juntado ao processo administrativo:
I - ao final da elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico;
II - ao final da fase de Seleção do Fornecedor;
III - uma vez ao ano, durante a gestão do contrato; e
IV - após eventos relevantes.
Gerenciamento de Riscos
Obrigada!
DFCONTRATOS