EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S. A. E.S.P.

EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S. A. E.S.P.

TÉRMINOS DE REFERENCIA

INVITACIÓN PUBLICA No. 10407353

OBJETO

“Contratar licenciamiento de uso de software de productos Tableau, incluyendo derechos de actualización y soporte de tercer nivel”

BOGOTÁ D.C., junio 2019

CAPITULO I

1. CONDICIONES JURÍDICAS

1.1. OBJETO

La EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A. E.S.P. en adelante ETB,

está interesada en recibir oferta para “Contratar licenciamiento de uso de software de productos Tableau, incluyendo derechos de actualización y soporte de tercer nivel”. Todo de conformidad con las estipulaciones de los términos de referencia, los anexos, y el Manual de contratación de ETB, el cual debe ser consultado en la página xxx.xxx.xxx.xx.

El alcance del objeto está descrito en el numeral 3.2 del capítulo técnico.

NO SE ACEPTA LA PRESENTACIÓN DE OFERTAS PARCIALES.

LOS PRESENTES TÉRMINOS DE REFERENCIA NO TIENEN VALOR Y NO CONSTITUYEN OFERTA MERCANTIL.

La información contenida en este documento sustituye totalmente aquella que pudiere haberse suministrado con anterioridad a esta invitación.

1.2. CRONOGRAMA DEL PROCESO

El cronograma proyectado para el presente proceso de invitación es el siguiente, sin perjuicio de lo establecido en el numeral 1.21 de los presentes términos de referencia:

ACTUACIÓN	FECHA INICIO	FECHA FIN
Publicación términos de referencia	Junio 26 de 2019
Solicitud aclaraciones por parte de los interesados en la invitación (1) día hábil	Junio 27 de 2019	Junio 27 de 2019
Respuesta por parte de ETB a las aclaraciones presentadas (1) día hábil	Junio 28 de 2019
Recepción de ofertas	Julio 03 de 2019 a las 10 horas
Evaluación de ofertas (2) días hábiles	Julio 04 de 2019	Julio 05 de 2019
Negociación (6) días hábiles	Julio 08 de 2019	Julio 15 de 2019
Adjudicación (3) días hábiles	Julio 16 de 2019	Julio 18 de 2019

Elaboración contrato (3) días	Julio 19 de 2019	Julio 23 de 2019
Suscripción contrato por ETB (1) día hábil	Julio 24 de 2019	Julio 24 de 2019
Suscripción contrato por Contratista (2) días hábiles	Julio 25 de 2019	Julio 26 de 2019

1.3. PUBLICACIÓN TÉRMINOS DE REFERENCIA: ETB publicará los términos de referencia en la página xxx.xxx.xxx.xx.

1.4. COMUNICACIONES Y ADENDAS: todas las comunicaciones del proceso deben ser remitidas a XXXXX DEL XXXXX XXXXXXXXX, de la Gerencia de Abastecimiento, a la cuenta de correo xxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xxx.xx.

1.5. ACLARACIONES O MODIFICACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA

Podrán requerirse aclaraciones o modificaciones respecto del contenido de éste documento, dentro del plazo previsto en el cronograma.

ETB publicará las observaciones recibidas en la respectiva etapa, en la página web de ETB xxx.xxx.xxx.xx, en el plazo estipulado en el cronograma del proceso

Las modificaciones a los términos de referencia se expedirán mediante adenda.

ETB publicará las adendas en la página xxx.xxx.xxx.xx.

ETB podrá expedir adendas cuando el proceso lo amerite independientemente de que las mismas deriven o no de preguntas de oferente ya sea dentro o posterior de los plazos establecidos en el presente numeral.

1.6. INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES

Será requisito para celebrar el contrato que resulte de la presente invitación, la inscripción en la base de datos de proveedores de ETB. Los requisitos de inscripción se pueden consultar en la página Web xxx.xxx.xxx.xx.

El oferente deberá diligenciar el Formato “Datos básicos proveedor Nacional” o “Datos básicos Proveedor Extranjero” que se adjunta como Anexo No. 2 del presente capítulo, anexo que no podrá ser modificado por el oferente. Únicamente se deben diligenciar los campos solicitados

Dentro de los 2 días siguientes a la comunicación de adjudicación, el adjudicatario que no esté inscrito, deberá allegar los documentos restantes que se requieran para su inscripción.

En cualquier caso, todo cambio que se produzca respecto de la sociedad, con posterioridad a la presentación de los documentos entregados con la oferta, deberá ser reportado a la

Gerencia de Abastecimiento de ETB, anexando los documentos que lo acrediten.

1.7. FORMULACIÓN DE LA PROPUESTA

Podrán participar en el proceso de invitación la persona considerada legalmente capaz.

a) El oferente persona natural, el representante legal o apoderado debidamente facultado de la sociedad oferente o el representante de la unión temporal, consorcio o asociación, según el caso, debe diligenciar el Anexo Nº 1 del presente capítulo, el cual debe suscribirse por el oferente o por quien actúe en nombre y representación debidamente facultado. Dicho anexo deberá ser diligenciado por el oferente incorporando los datos solicitados, sin que el mismo sea modificado, y con firma original. .

b) La oferta deberá ser presentada en idioma castellano. En todo caso, todos los documentos y certificaciones emitidos en idioma diferente al castellano, deberán ser presentados en su idioma original y traducidos oficialmente al castellano, con excepción de los manuales y documentación técnica que se aceptan en inglés

c) Si el oferente no da respuesta punto a punto a cada uno de los numerales de los términos de referencia, se entenderán aceptados. Cuando un numeral exija suministro de información adicional o documentos, éstos se deberán anexar indicando la ubicación dentro de la oferta.

d) El oferente deberá diligenciar la totalidad de los anexos que sean proporcionados por ETB.

e) Presentada la oferta no se permitirá el retiro de los documentos escritos o en medio digital aportados, o su posterior incorporación, salvo que hayan sido expresamente requeridos por ETB, como parte de aspectos subsanables. Si hubiese enmendaduras, únicamente serán consideradas si vienen expresamente refrendadas.

f) El oferente deberá acreditar el cumplimiento y pago al día de requisitos legales en seguridad social, aportes parafiscales y salud ocupacional o equivalentes, mediante certificación suscrita por el revisor fiscal, acompañada de la tarjeta profesional del mismo.

1.8. CAPACIDAD, EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL

El oferente deberá tener en cuenta que es parte del estudio jurídico de las ofertas, la revisión y verificación de los documentos que acreditan la existencia, objeto, capacidad y representación legal de la sociedad, razón por la cual deberán adjuntarlos a la oferta.

Para el efecto, el oferente deberá tener en cuenta que se debe acreditar la existencia, objeto, capacidad y representación legal de la sociedad, razón por la cual, deberá acreditar que:

a) El objeto social le permite presentar la oferta y celebrar el contrato.

b) La duración de la sociedad contada a partir de la fecha del recibo de ofertas del presente proceso de invitación, no puede ser inferior al plazo de ejecución del contrato y 1 año más. Si fuere inferior, esa circunstancia se podrá subsanar dentro del plazo que ETB indique.

c) La sociedad actúa a través de un representante legal o apoderado debidamente facultado para actuar en su nombre y representación y para comprometerla en la presentación de la oferta, la celebración, ejecución y liquidación del contrato.

En caso que se encuentren limitaciones a las facultades del representante legal o apoderado de la persona jurídica para presentar la propuesta o para celebrar el contrato, se deberá aportar con la oferta la autorización o documento correspondiente del órgano social que lo faculta.

Si conforme a la ley la ejecución de la actividad objeto de contratación a través del proceso de invitación demandare determinada habilitación legal, al momento de presentación de la propuesta se deberá contar con la misma.

Las personas naturales extranjeras del contratista, para la ejecución de las actividades, deberán cumplir con todos los requisitos de migración de acuerdo con la legislación colombiana, y adjuntar fotocopia del documento de identificación del país de origen, pasaporte y VISA ampliados al 150%, acompañado de hoja de vida donde se certifique experiencia relacionada y se adjunte fotocopia de tarjeta profesional en los casos donde aplique, debidamente traducidos oficialmente al español y legalizados (consularizados o apostillados) de conformidad con la legislación vigente.

En el caso de entrada al País para trabajar en Colombia, el extranjero deberá acreditar:

La visa otorgada por el Ministerio de Relaciones Exteriores, que le permita desarrollar la actividad, ocupación u oficio autorizado en la misma.

la Cédula de Extranjería cuando esté obligado a tramitarla (Visa con vigencia superior a tres

(3) meses).

Informar por escrito a Migración Colombia sobre la vinculación, contratación o admisión y de su desvinculación o terminación del contrato, dentro de los quince (15) días calendarios siguientes a la iniciación o terminación de las actividades objeto del contrato.

1.8.1. PERSONAS JURÍDICAS COLOMBIANAS

Teniendo en cuenta que el objeto y alcance el contrato involucran actividad permanente en el territorio colombiano, se debe observar lo siguiente:

a) El oferente sociedad colombiana debe aportar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, con treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de recibo de presentación de ofertas, y en caso que el representante legal o apoderado tenga limitaciones se debe aportar la autorización del órgano social competente;

1.9. GARANTÍA DE SERIEDAD DE OFERTA

Para garantizar la seriedad de la oferta, es necesario constituir a favor de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A. E.S.P, bien sea a través de una póliza de seguros o garantía bancaria, atendiendo los siguientes criterios:

Si es una póliza de seguros, debe cumplir con los siguientes requisitos:

a. Se debe designar como asegurado – beneficiario a la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A. E.S.P. – Nit. 899.999.115-8

b. En calidad de afianzado se debe incluir al Oferente y el Nit.

c. Garante: Compañía de Seguros que tenga operaciones en Colombia y esté vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia.

d. Póliza a favor de Empresas de Servicios Públicos

e. Valor garantizado: El oferente deberá constituir una póliza por un valor asegurado del

10% del precio estimado de la oferta, antes de IVA.

f. Riesgos que se garantizan: La póliza debe consignar expresamente que garantiza (i) Retiro la oferta – (ii) La no suscripción del contrato – (iii) La no constitución de las pólizas contractuales – (iv) La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de oferta.

g. Modalidad: Sancionatoria.

h. Término de la póliza: Tres (3) meses a partir de la presentación de la oferta. Se deberá ampliar o prorrogar la misma, en el evento de prórroga del plazo para la finalización del proceso.

i. La póliza deberá estar firmada por el representante legal del garante y el representante legal del oferente.

j. La garantía de seriedad deberá acompañarse de las condiciones generales del contrato de seguro, así como del recibo o certificación de pago de prima. Estos documentos deben presentarse en original y suscritos por el representante legal.

Si es una garantía bancaria, debe cumplir con los siguientes requisitos:

a. Ordenante: El oferente y su Nit.

b. Garante: Banco que tenga operaciones en Colombia y esté vigilado por la Superintendencia Financiera de Colombia.

c. Beneficiario: Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A. E.S.P. – Nit. 899.999.115- 8

d. Valor garantizado: El oferente deberá constituir una garantía por un valor asegurado del

10% del precio estimado de la oferta, antes de IVA.

e. Modalidad: A primer requerimiento.

f. Riesgos que se garantizan: (i) Retiro la oferta – (ii) La no suscripción del contrato –

(iii) La no constitución de las pólizas contractuales – (iv) La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de oferta.

g. Requisitos de Exigibilidad: Presentación de la garantía y la comunicación de ETB suscrita por el representante legal, o apoderado declarando la ocurrencia de uno de los riesgos amparados y el monto a cobrar que corresponderá al valor asegurado.

h. Plazo para pago: Dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la presentación de los requisitos de exigibilidad.

i. Término de la garantía: Tres (3) meses a partir de la presentación de la oferta. Se deberá ampliar la misma en el evento de prórroga del plazo para la finalización del proceso.

j. La garantía deberá estar firmada por el Representante Legal del garante y el representante legal o apoderado del oferente.

k. Se deberá anexar original del recibo de pago de los derechos del garante.

l. El garante debe manifestar expresamente que renuncia al beneficio de excusión.

Cuando la garantía no se acompañe a la oferta, no esté debidamente constituida o no se anexe el comprobante de pago de la prima, ETB requerirá al oferente para que subsane los documentos respectivos dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación en tal sentido. Si no se atiende el requerimiento, la oferta será descartada.

1.10. LUGAR, FECHA Y FORMA DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS

La oferta se recibirá en la Gerencia de Abastecimiento de ETB, ubicada en la carrera 7 Nº 20- 99 Piso 2, el 3 de Julio de 2019 a las 10 horas en los términos del artículo 829 del Código de Comercio.

PARÁGRAFO PRIMERO: el interesado en presentar propuesta debe tener en cuenta que por políticas de seguridad la Empresa cuenta con controles de ingreso por tanto el mismo no es inmediato, por lo que debe prever el tiempo que dura el procedimiento de registro de ingreso al edificio para acceder a la oficina donde se encuentra ubicada la Gerencia, y así cumplir con la hora establecida para la entrega de propuestas establecida

La Gerencia de Abastecimiento dejará constancia del recibo de ofertas con los siguientes datos:

▪ Número y objeto de la invitación;

▪ Fecha y hora de recibo de cada una de las ofertas;

▪ Nombre del oferente

▪ Firma del oferente

▪ Observaciones, si aplica

Si existe alguna diferencia entre la propuesta original y la copia, primará la información consignada en el original.

La oferta estará compuesta de 6 sobres (Capítulo I jurídico: original y copia; Capitulo II financiero: original y copia; Capítulo III técnico: original y copia), los cuales deberán estar separados, sellados, foliados, y rotulados de la siguiente manera:

1. Describir el capítulo correspondiente (ej: Capitulo I Jurídico original, Capitulo II financiero copia …)

2. Describir el número de invitación

3. Describir el objeto correspondiente al proceso de contratación

4. Describir la razón social del oferente con el N° de NIT

Cada capítulo debe contener un índice y estar debidamente foliado o numerado. La información técnica debe suministrarse adicionalmente en medio digital

La información financiera debe suministrarse adicionalmente en medio digital, en formato Excel.

En caso de contradicción entre la información contenida en medio digital y la física, prevalecerá la información presentada en medio físico.

No se aceptarán propuestas enviadas por correo, fax, correo electrónico.

Con la presentación de las ofertas, se entenderá la aceptación del oferente a las condiciones contenidas en los presentes términos de referencia, en los anexos, en el manual de contratación de ETB y en los demás documentos que forman parte de los mismos, como los anexos.

1.11. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS

Durante la etapa de evaluación de las ofertas, ETB podrá solicitar vía correo electrónico, las aclaraciones y explicaciones que estime necesarias, sin que haya lugar a que éste pueda mejorar las condiciones de su oferta.

El oferente deberá responder dentro del plazo estipulado en el cronograma.

Las respuestas a las aclaraciones deberán estar firmadas por el representante legal o apoderado debidamente acreditado (firma escaneada o firma digitalizada).

ETB realizará el estudio de las ofertas dentro del plazo fijado en el cronograma

En los casos en que la oferta no esté acompañada de todos los documentos exigidos necesarios para la evaluación jurídica, técnica o financiera, o deba corregirse o aclararse alguno de los aportados, se requerirá por escrito al oferente para que en el plazo que se indique, lo xxxxxxx o corrija. Si no lo hiciere dentro del término establecido, la oferta será descartada. En ningún caso podrá el oferente mejorar la oferta.

1.12. PROPUESTAS ALTERNATIVAS

ETB no acepta propuestas que impliquen alternativas jurídicas, técnicas, económicas o financieras diferentes a las establecidas en los presentes Términos de Referencia.

La propuesta alternativa adicional a la propuesta básica no será considerada por ETB.

1.13. CAUSALES DE RECHAZO DE LA OFERTA

De acuerdo con lo establecido en el Manual de Contratación de ETB, la oferta será rechazada en los siguientes casos:

a) Cuando el oferente no haya sido invitado

b) Cuando el oferente haya entregado extemporáneamente la oferta.

c) Cuando el objeto social no le permita presentar la oferta y celebrar el contrato

d) Cuando el oferente o uno de sus integrantes se halle incurso en una de las causales de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en la Constitución Política y la Ley. Cuando la inhabilidad sobrevenga en un oferente, se entenderá que renuncia a participar en el proceso de selección y los derechos surgidos del mismo.

e) Cuando el oferente no subsane los documentos dentro del plazo señalado para tal efecto.

f) Cuando sólo se presente propuesta alternativa.

g) Cuando la propuesta se presente sometida al cumplimiento de cualquier condición o modalidad para la adjudicación, o cuando cumpla parcialmente.

h) Por falta de veracidad de la información suministrada por el Oferente.

1.14. COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN

Se entenderá aceptado por el oferente con la presentación de la oferta un compromiso anticorrupción que hará parte del Anexo No. 1 del presente capítulo, con base en las siguientes consideraciones:

a) Que es interés del oferente apoyar la acción de ETB para fortalecer la transparencia en sus procesos de contratación, y la responsabilidad de rendir cuentas.

b) Que el oferente es consciente de que el aseguramiento de la transparencia en los procesos contractuales redunda no sólo en beneficio de ETB, sino de los propios participantes, en cuanto garantiza que la adjudicación del contrato se hará a la oferta que ofrezca las mejores condiciones.

c) Que conoce a cabalidad el Manual de Contratación de ETB.

d) Que como oferente estima conveniente la formulación de un pacto explícito en cuanto al acatamiento de las normas jurídicas y éticas que deben regir los procesos contractuales.

1.15. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO XX XXXXXX DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DE TERRORISMO

a) El oferente declara que cumple con la normatividad colombiana incluidas aquellas relacionadas con la implementación de un sistema de autocontrol y gestión del riesgo xx xxxxxx de activos y la financiación del terrorismo y se obliga a implementar y mantener buenas prácticas encaminadas a una debida diligencia en i) el conocimiento de todas sus contrapartes, socios, accionistas, administradores, clientes, empleados, revisores fiscales, contratistas y proveedores y que los recursos de éstos, no se encuentren relacionados o provengan de actividades ilícitas contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra norma que lo modifique o adicione; ii) el monitoreo de las actividades a lo largo de la relación que mantenga con los mismos y; iii) el reporte oportuno a la UIAF y/o a las autoridades competentes de cualquier actividad sospechosa xx xxxxxx de activos o el financiamiento de actividades terroristas.

b) En caso que el contratista no le resulte exigible la implementación de dicho sistema, el contratista, con la presentación de la oferta, declara que mantiene y ejecuta buenas prácticas en sus procesos, dirigidos a evitar que sus operaciones puedan ser utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades con el lavado de activos, la financiación del terrorismo y/o sus delitos conexos.

c) el contratista declara que todas las actividades las ejerce dentro de un marco legal y que su patrimonio, los recursos utilizados para la ejecución del contrato que llegare a celebrarse, al igual que sus ingresos son producto de actividades lícitas y no provienen o son fruto de actividades ilícitas contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier norma, ni serán utilizados para efectos de financiar actividades terroristas en el territorio nacional o en el extranjero.

d) el contratista declara que, en la ejecución del contrato, no contratará ni tendrá vínculos de ningún tipo con terceros que realicen operaciones o cuyos recursos provengan de actividades ilícitas.

e) Que toda la documentación e información aportada para la presentación de la oferta, celebración y ejecución del contrato, es veraz y exacta y autoriza para que pueda ser confirmada y verificada por ETB por los medios que considere pertinentes.

f) el contratista se obliga a actualizar su información, mínimo una vez al año o antes si se produjera modificación o cuando sea requerido por ETB, de manera enunciativa más no

limitativa, la relativa a su composición accionaria, información financiera, cambios en representantes legales, composición de junta directiva y cualquier otra información que por su naturaleza sea susceptible de cambio. Asimismo, EL AGENTE se obliga a entregar en cualquier momento la información que sea requerida por ETB y que se considere relevante para la administración del riesgo xx xxxxxx de activos y la financiación del terrorismo.

g)El contratista, E, declara que ni el representante legal que presenta la oferta o suscribe el contrato, como la persona natural o jurídica que representa, sus filiales, socios, accionistas directos o indirectos, administradores, clientes, empleados que tienen relación directa con el contrato, revisores fiscales, CONTRATISTAS y proveedores, sus representantes legales y sus miembros de la Junta Directiva, tienen registros negativos en listas restrictivas vinculantes y no vinculantes de orden nacional e internacional, investigaciones o procesos penales, condenas por delitos dolosos, ni aquellos originados en delitos conexos al xx xxxxxx de activos o de la financiación de actividades ilícitas o actos contra la administración pública, incluyendo, pero no limitándose a fraudes en licitaciones, soborno o corrupción y que tomará todas las medidas necesarias para no estarlo, encontrándose ETB facultada para efectuar las verificaciones que considere pertinente en bases de datos o informaciones públicas nacionales o internacionales y para dar por terminada cualquier relación comercial o jurídica si verifica que yo o alguna de las personas mencionadas es incluido en listas para el control xx xxxxxx de activos y financiación del terrorismo administradas por cualquier autoridad nacional o extranjera, tales como la lista de la Oficina de Control de Activos en el Exterior – OFAC emitida por la Oficina xxx Xxxxxx de los Estados Unidos de Norte América, la lista de la Organización de las Naciones Unidas y otras listas de control o vinculantes, tienen investigaciones o procesos o condenas en su contra, o existen informaciones en dichas bases de datos públicas que puedan colocar a ETB frente a un riesgo legal o reputacional. En caso de que la ejecución del contrato demande la presencia de subcontratistas, le aplicarán las mismas disposiciones, cuya declaración corresponde al contratista, quien es el que ostenta la relación comercial con ETB

h) En el evento en que el contratista, tenga conocimiento de alguna de las circunstancias descritas en el literal anterior, se compromete a comunicarlo de inmediato a ETB.

i) el contratista, declara que no tiene presencia en países sancionados por la OFAC y países no cooperantes; de la misma manera certifica que la constitución de la compañía no está bajo el esquema de acciones al portador. En caso de que la ejecución del contrato demande la presencia de subcontratistas, le aplicarán las mismas consideraciones, cuya declaración corresponde al contratista, quien es el que ostenta la relación comercial con ETB.

j) el contratista, declara que con la presentación de la oferta y firma del contrato, se entiende que tanto el representante legal que suscribe el contrato, como la persona natural o jurídica que representa, otorgan su consentimiento informado, y por lo tanto autorizan a ETB a comunicar a las autoridades nacionales o de cualquiera de los países en los cuales ETB realice operaciones, sobre alguna cualquiera de las situaciones en este documento descritas, así como a suministrar a las autoridades competentes de dichos países, toda la información suministrada, pública, privada o semiprivada que sobre la persona jurídica que represento, ellas requieran. Asimismo, para que ETB efectúe los reportes a las autoridades competentes, que considere procedentes de conformidad con sus reglamentos y manuales relacionados con su sistema de prevención y/o administración del riesgo xx xxxxxx de activos y financiamiento del terrorismo y sus programas de cumplimiento, exonerándola de toda responsabilidad por tal hecho.

k) el contratista declara que conoce y acepta que ETB está en la obligación legal de solicitar las aclaraciones que estime pertinentes en el evento en que se presenten circunstancias con base en las cuales ETB pueda tener dudas razonables sobre nuestras operaciones o las operaciones de la persona natural o jurídica que represento, así como del origen de nuestros activos, en el cual suministraremos las aclaraciones que sean del caso. Si estas explicaciones y soportes entregados no son satisfactorias a juicio de ETB, autorizamos para dar por terminada cualquier relación comercial o jurídica, sin que ello represente costo alguno para ETB.

El incumplimiento de cualquiera de las obligaciones y declaraciones aquí contempladas, faculta a ETB para terminar de manera inmediata y anticipada cualquier tipo de relación que tenga con el contratista, sin que por ello haya lugar sanción o indemnización por parte de ETB a el contratista, y el contratista se obliga a responder frente a ETB y/o terceros por todos los perjuicios que se llegaren a causar como consecuencia del daño reputacional ocasionado.

1.16. BUENAS PRÁCTICAS EN LA PREVENCIÓN XXX XXXXXX DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO.

el contratista, se obliga a implementar y mantener buenas prácticas encaminadas a una debida diligencia en i) el conocimiento de todos sus socios, accionistas, administradores, clientes, empleados, revisores fiscales, contratistas y proveedores y que los recursos de éstos, no se encuentren relacionados o provengan de actividades ilícitas contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra norma que lo modifique o adicione; ii) el monitoreo permanente de las actividades a lo largo de la relación que mantenga con los mismos y; iii) el reporte oportuno a la UIAF de cualquier actividad sospechosa xx xxxxxx de activos o el financiamiento de actividades terroristas (…) " .

1.17. INTERPRETACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA.

El oferente asume toda responsabilidad por consultar y analizar los términos de referencia, las adendas y aclaraciones a los mismos.

Los términos de referencia deben ser interpretados como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada. Los títulos utilizados en los términos de referencia sirven sólo para identificar textos y no afectarán la interpretación de los mismos.

Los plazos establecidos en los términos de referencia en la etapa pre contractual, se entenderán como días hábiles, salvo indicación expresa en contrario. Para estos efectos el día sábado no se considera hábil.

Todas las deducciones, errores y omisiones que realice o en que incurra el oferente con base en su propia información, interpretación, análisis o conclusiones respecto de los términos de referencia, son por su exclusiva cuenta. Por tanto, ETB no asume responsabilidad alguna por tal información, interpretación, análisis o conclusiones.

Con la presentación de la oferta, se entiende que el oferente conoce la naturaleza del contrato que llegare a suscribirse, su objeto, costo y tiempo de ejecución, así mismo, que formuló su oferta de manera libre, seria, precisa y coherente.

1.18. NEGOCIACIÓN

Si la oferta resulta hábil luego de los estudios técnico, jurídico y económico, y que hayan pasado el estudio de homologación de proveedores, al igual que el estudio de seguridad de los proveedores, socios, apoderados, representantes legales, según aplique, de acuerdo con la política financiera de ETB, ETB podrá adelantar una etapa de negociación dentro del plazo fijado en el cronograma, con el fin de obtener ventajas económicas o competitivas, respecto de la cual la Gerencia de Abastecimiento establecerá la estrategia de la negociación, pudiendo utilizar lo siguiente:

Tradicional, esto es, solicitando la presentación de contraofertas de forma presencial o no presencial, las cuales deben ser entregadas en sobre cerrado, en la Gerencia de Abastecimiento de ETB, en medio impreso y digital formato Excel [CD ], diligenciando los mismos anexos financieros de la oferta inicial.

No se admitirán contraofertas que contengan precios unitarios superiores a los ofertados inicialmente o en la contraoferta anterior, aun cuando el valor total de oferta fuere inferior. En caso de presentarse esta situación, ETB ajustará el precio unitario respectivo, con base en la oferta inicial o contraoferta anterior y como producto de ello efectuará la corrección del precio total de la oferta.

El líder del Equipo de Xxxxxxx de la Gerencia de Abastecimiento dejará constancia de las contraofertas recibidas, con el nombre del oferente, fecha y hora de recibo y las remitirá para el respectivo estudio al Equipo de Estudios Económicos de la Gerencia de Planeación Financiera.

ETB convocará por escrito al oferente hábil, indicando fecha, hora, lugar y demás aspectos que se consideren necesarios.

Únicamente podrán asistir el representante legal del Oferente o su apoderado debidamente facultado para adoptar decisiones, y máximo 2 personas más. Se verificará que sus representantes cuenten con las debidas facultades. En caso de que el representante legal no pueda asistir a la negociación podrá delegar mediante poder siempre que sus facultades se lo permitan y, por tanto, comprometer jurídicamente al oferente por un valor menor al presentado en la oferta inicial.

PARÁGRAFO: de acuerdo con la Política Financiera de ETB, que debe ser consultada en la página xxx.xxx.xxx.xx, será causal para no participar en la etapa de negociación y etapas subsiguientes, que el oferente no haya pasado la homologación de proveedores, o el estudio de seguridad y debida diligencia asociada de proveedores, socios, apoderados, representante legal principal, y suplentes, según aplique.

1.19. ADJUDICACIÓN

ETB podrá abstenerse de adjudicar si existen razones que así lo justifiquen. Si opta por la adjudicación, la misma se realizará dentro del plazo establecido en el cronograma

La decisión de la adjudicación, será comunicada a al oferente por la Gerencia de Abastecimiento en el plazo estipulado en el cronograma.

1.20. ELABORACIÓN Y SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO

El contrato deberá suscribirse con sujeción a los plazos establecidos en el cronograma del proceso. La elaboración del contrato se realiza a partir del recibo por partir del recibo en el sistema de gestión contractual.

1.21. PRÓRROGAS

Los plazos establecidos en el presente capítulo podrán ser prorrogados antes de su vencimiento por el tiempo que ETB considere conveniente. Para el cómputo de los mismos, el sábado se considera día no hábil.

1.22. CONDICIONES CONTRACTUALES

Las condiciones generales de ejecución contractual serán entre otras las que aparecen a continuación:

1.22.1. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

El plazo de ejecución del contrato, es de treinta y seis (36) meses, a partir de la orden escrita de inicio, previa aprobación de las garantías contractuales. Los plazos de entrega y condiciones de soporte hacen parte del capítulo técnico.

1.22.2. GARANTÍAS CONTRACTUALES

El Contratista deberá amparar los siguientes riesgos:

(i) CUMPLIMIENTO: por un valor asegurado del 20% del precio del contrato, antes de IVA, vigente desde la suscripción del contrato, (fecha de comunicación de aceptación de oferta), durante el plazo de ejecución del contrato y hasta la liquidación del mismo.

(ii) CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO: por un valor asegurado del 10% del precio del contrato, antes de IVA, vigente desde la fecha de suscripción del contrato (fecha de comunicación de aceptación de oferta), durante el plazo de ejecución del contrato y hasta la liquidación del mismo.

De acuerdo con lo previsto en las “Políticas Financieras de Contratación” emitidas por la Vicepresidencia Financiera de ETB, en atención a la magnitud de los riesgos de ETB, se implementó un esquema de aseguramiento que le permite en su condición de tomador de las pólizas, garantizar su actividad contractual y la responsabilidad frente a terceros, originada en las actuaciones de sus contratistas. Resultado de lo anterior, la Vicepresidencia Financiera de ETB ha suscrito convenios en virtud de los cuales los contratistas que suscriban contratos con ETB, deben adherirse a las pólizas de Cumplimiento y Responsabilidad Civil Extracontractual contratadas por ETB. Conforme con lo anterior, para la obtención de los primeros certificados de seguro, el contratista deberá, en virtud de las Alianzas suscritas por ETB, obtenerlos con la aseguradora que hacen parte del convenio, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la entrega del contrato firmado, en la Unidad de Expedición del Asegurador y el Intermediario ubicada en la Xxxxxxx 0 Xx. 00-00 xxxx 0x, Xxxx xx Xxxxxxx y Seguros, para su vinculación como cliente y la asignación inicial de cupo de seguro, aportando los documentos relacionados

en el literal A del “INSTRUCTIVO PARA LA EXPEDICIÓN DE GARANTÍAS DE CUMPLIMIENTO Y DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL”, que puede

consultar en la página web xxx.xxx.xxx.xx, o consultar directamente con el Equipo de Seguros de la Vicepresidencia Financiera de ETB. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la comunicación al contratista de la asignación del cupo de seguro, deberá remitir los documentos señalados en el numeral C del mencionado Instructivo. Si ya tiene asignado el cupo, teniendo en cuenta que dicho trámite aplica para el primer contrato en el que se haya vinculado al proveedor, los posteriores certificados de seguro deberán solicitarse dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la entrega del contrato firmado, en la Unidad de Expedición del Asegurador y el Intermediario en ETB, y posteriormente, ETB informará en cualquiera de estos eventos al contratista para que realice el pago de la prima respectiva. PARÁGRAFO PRIMERO: en el evento que el Contratista no pague la prima, la Unidad de Expedición de la Aseguradora y el Intermediario reportará el caso, con el fin que ETB pague la prima y a través del supervisor del contrato descuente su monto al contratista de las sumas que le adeude a éste por cualquier concepto. De no ser posible el descuento total o parcial, el contratista se obliga a consignar en la cuenta que ETB indique el valor o el saldo no descontado dentro del plazo que se señale en la cuenta de cobro que se le curse con tal fin. El contratista renuncia expresamente a todo requerimiento para efectos de su constitución en xxxx. El CONTRATISTA acepta que ETB realice el respectivo descuento o compensación. Para efectos del cobro de estas penas el contrato prestará merito ejecutivo lo cual entiende y acepta el contratista con la suscripción del mismo. PARÁGRAFO SEGUNDO: En el evento que la Aseguradora, en desarrollo de sus políticas de suscripción, se abstenga de emitir certificados de seguros al contratista, o el área de seguros autorice la constitución de las pólizas de seguros con cualquier compañía de seguro autorizada por la Superintendencia Financiera para funcionar en Colombia o para presentar garantía bancaria expedida por banco que tenga operaciones autorizadas en Colombia, el contratista dispondrá de tres (3) días hábiles, a partir de la comunicación del supervisor, plazo en el cual deberá realizar la entrega a ETB de los documentos, con el fin de realizar el estudio y aprobación correspondiente. En el evento en que sea necesario realizar cualquier subsanación de la póliza, el área de seguros a través del supervisor del contrato, informará el plazo establecido para tal fin. PARÁGRAFO TERCERO: en el evento de prórroga o adición del contrato, el contratista debe prorrogar la vigencia de las garantías constituidas y/o adicionar el precio dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo del acuerdo firmado. PARÁGRAFO CUARTO: en todo caso, se deberán reponer los valores asegurados cuando éstos se vean afectados por razón de siniestros dentro de los tres

(3) días hábiles siguientes al del respectivo acuerdo.

1.22.3. MULTAS

Si hay retardo x xxxx en el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones, pagará el contratista una multa equivalente al 0.5% del precio del contrato por cada semana de atraso, o proporcional por fracción. En todo caso, el valor total de las multas no excederá el 20% del valor total del contrato. El contratista renuncia expresamente a todo requerimiento para efectos de su constitución en xxxx.

ETB podrá descontar el valor de las multas de las sumas que le adeude al contratista por cualquier concepto. De no ser posible el descuento total o parcial, el contratista se obliga a consignar en la cuenta que ETB indique el valor o el saldo no descontado dentro del plazo que se señale en la cuenta de cobro que se le curse con tal fin. El contratista renuncia expresamente a todo requerimiento para efectos de su constitución en xxxx.

1.22.4. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA

En caso de incumplimiento total o parcial de cualquiera de las obligaciones del contratista, el contratista se obliga a pagarle a ETB a título de cláusula penal compensatoria el 20% del valor del contrato. La pena no exime al proveedor del cumplimiento de la obligación principal, ni del pago de los perjuicios que superen el valor de este porcentaje.

ETB podrá descontar el valor de la cláusula penal pecuniaria de las sumas que le adeude al contratista por cualquier concepto. De no ser posible el descuento total o parcial, el contratista se obliga a consignar en la cuenta que ETB indique el valor o el saldo no descontado dentro del plazo que se señale en la cuenta de cobro que se le curse con tal fin. El contratista renuncia expresamente a todo requerimiento para efectos de su constitución en xxxx.

1.22.5. PROPIEDAD INTELECTUAL

El contratista debe garantizar que la propiedad intelectual que aporte en la ejecución del contrato es de su propiedad o se encuentra debidamente licenciada y, por tanto, librará a ETB de cualquier violación de la misma. En caso de reclamación el Contratista asumirá totalmente la responsabilidad.

En todo caso, se respetarán los derechos de propiedad intelectual de las partes, de conformidad con lo señalado en la ley. Con la suscripción del contrato, todos los derechos patrimoniales sobre las obras creadas en virtud de este contrato quedan en cabeza de ETB, quien podrá hacer uso de ellas en la forma en que lo considere más conveniente para sus intereses, sin perjuicio de los derechos xxxxxxx a que haya lugar, especialmente aquellos definidos en los literales a. y b. del artículo 30 de la ley 23 de 1982 o a aquellos que reconozca la normatividad vigente en la materia.

1.20.5 INDEMNIDAD

El contratista debe mantener indemne a ETB de toda reclamación o demanda, por los daños o perjuicios que ocasione el personal a su servicio a terceros en desarrollo del contrato o por cualquier otro evento imputable a su responsabilidad.

1.22.6. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES EN SEGURIDAD SOCIAL, APORTES PARAFISCALES Y SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD EN EL TRABAJO SG-SST

El CONTRATISTA deberá dar cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con modalidad de contratación laboral de todo el personal que requiera para la prestación del servicio, el pago de las obligaciones laborales, afiliación y pago de aportes al Sistema de Seguridad Social: Administradora de Riesgos Laborales (ARL), Entidad Prestadora de Salud (EPS) y Administradora de Fondo de Pensiones (AFP) y aportes parafiscales en relación con el personal que ocupe en Colombia para la ejecución del contrato, inclusive subcontratistas personas naturales o jurídicas.

Como requisito para la suscripción de las actas que generan pago, el contratista debe dar cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con modalidad de contratación laboral de todo el personal que requiera para la prestación del servicio, inclusive subcontratistas, acreditando además el pago de las obligaciones laborales, el cumplimiento

de los sistemas de salud, riesgos laborales (ARL), pensiones (AFP), aporte a cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, cuando a ello haya lugar. Para tal efecto, el contratista debe acreditar el pago de los aportes de sus empleados o subcontratistas, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por revisor fiscal cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos xx xxx, o por el representante legal. Adicionalmente, el contratista debe entregar al supervisor del contrato dentro del mismo plazo fotocopia de las planillas de pago a las mencionadas entidades del personal que ocupe en Colombia para ejecutar el contrato, inclusive subcontratistas. Igualmente, dentro del mismo plazo el contratista deberá allegar certificación sobre el pago de obligaciones laborales e indemnizaciones laborales respecto del personal que utiliza para la prestación del servicio, inclusive subcontratistas. Cada mes el contratista debe acreditar la obligación.

1.22.7. ACUERDO DE BUENAS PRÁCTICAS Y RESPONSABILIDAD CORPORATIVA

El Oferente deberá suscribir el “Acuerdo de Buenas Prácticas y Responsabilidad Corporativa”, como requisito para suscribir el contrato, el cual hace parte del presente documento como Anexo Jurídico No. 3, y deberá ser aportado en el capítulo jurídico de la oferta debidamente suscrito por el representante legal o apoderado. Dicho anexo no podrá ser modificado por el oferente.

1.22.8. TERMINACIÓN DEL CONTRATO

El contrato podrá darse por terminado por las causales legales o por las siguientes: (i) por mutuo acuerdo. (ii) anticipadamente por ETB, en cualquier tiempo, dando aviso al CONTRATISTA con una antelación mínima de 30 días calendario. (iii) de manera anticipada por ETB, en cualquier tiempo cuando ETB evidencie que el contratista ha sido incluido dentro de las listas restrictivas vinculantes o no vinculantes nacionales o extranjeras. PARÁGRAFO: en todo caso, la terminación anticipada del contrato no da lugar a indemnización alguna por parte de ETB, en este caso, sólo se pagarán las sumas correspondientes al licenciamiento de uso de software efectivamente suministrado.

1.22.9. EXCLUSIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL

No se constituye vínculo laboral alguno entre ETB y el personal que el CONTRATISTA ocupe para el cumplimiento del objeto contractual. Éste dispone de autonomía y libertad administrativa y directiva para la ejecución del contrato y será el único responsable por la vinculación de su personal, la cual realizará en su propio nombre, por su cuenta y riesgo, sin que ETB adquiera responsabilidad alguna por tales actos o contratos. El oferente con la presentación de la oferta garantiza que el personal que disponga para la prestación del servicio está debidamente seleccionado para prestar el servicio contratado de forma eficiente y dentro de los plazos establecidos. Así mismo, garantiza que la remuneración de las personas que en su calidad de contratista ocupe para la prestación del servicio está acorde con los parámetros de la ley.

PARÁGRAFO PRIMERO: EL CONTRATISTA, en desarrollo de su autonomía técnica y administrativa, por su propia cuenta y riesgo, es quien realiza el proceso de selección del personal idóneo que le colaborará en la ejecución del objeto contratado, por lo tanto, se obliga a:

a) Realizar el proceso de inducción, capacitación, y entrenamiento necesario del personal de conformidad con el objeto del contrato, en el caso que aplique de acuerdo al alcance del objeto del contrato a celebrar.

b) implementar el sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo.

c) Afiliar a sus trabajadores a los Sistemas de Salud, Pensiones y Riesgos Laborales, obligándose además a cotizar oportunamente a las entidades administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral correspondientes, de conformidad con lo establecido en las normas vigentes sobre la materia.

d) El contratista debe garantizar que todo el personal que preste el servicio cuenta con la afiliación y aportes mensuales a los Sistemas de Salud y Pensiones establecidos en las normas vigentes sobre la materia.

PARÁGRAFO SEGUNDO: EL CONTRATISTA se obliga a suministrar durante la vigencia del contrato, así como durante los 3 años siguientes a la terminación y/o liquidación del mismo en el caso que aplique, toda la información que ETB requiera con relación al cumplimiento de las obligaciones legales previstas a su cargo en materia de seguridad social, aportes parafiscales y salud ocupacional del personal que ocupe en Colombia para la ejecución del contrato, inclusive subcontratistas personas naturales o jurídicas”.

1.22.10. CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS SOBRE GESTIÓN AMBIENTAL

El CONTRATISTA deberá dar estricto cumplimiento a las normas legales vigentes sobre gestión ambiental en lo que se requiera y obligue de acuerdo con el objeto contratado. En virtud de lo anterior le corresponde, entre otras obligaciones, realizar las actividades relativas a identificar, analizar y evaluar peligros, a gestionar y controlar los riesgos, a mitigar, corregir o compensar los impactos y efectos ambientales que puedan afectar a las personas, propiedades o medio ambiente, y en el caso que se requiera por el objeto contratado, obtener los permisos requeridos por las autoridades ambientales según la jurisdicción correspondiente a la zona de ejecución del contrato. Estas obligaciones se extienden a sus subcontratistas. ETB podrá verificar su cumplimiento durante la ejecución del contrato, para cuyo efecto el contratista le suministrará la información correspondiente.

Durante la ejecución del contrato, ETB podrá realizar visitas a las instalaciones del Contratista, cuando lo considere necesario como parte de la gestión de supervisión y control a la correcta ejecución del contrato, con el fin de evaluar y efectuar aseguramiento de ambientes de controles básicos que tenga implementados el contratista para el cumplimiento de sus obligaciones frente a la Empresa, cuando por las características del contrato se requieran.

1.22.11. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

La información suministrada por ETB en desarrollo del contrato, deberá ser utilizada de manera confidencial, garantizado por todos los medios a su alcance que los trabajadores a su servicio y demás personas que autorice, respetarán la reserva sobre la misma. Dicha información únicamente será utilizada para la debida ejecución del contrato. La violación de confidencialidad o el uso indebido de la información dará lugar a reclamar indemnización por parte de ETB. No se considera violación de confidencialidad la entrega de información cuando sea de conocimiento público. El Contratista no adquiere derechos de propiedad o disposición

respecto de la información suministrada por ETB.

1.22.12. PROTECCIÓN AL DERECHO DE HABEAS DATA

El contratista deba acceder, consultar, almacenar y/o administrar bases de datos de ETB que contengan información personal de sus clientes, proveedores, trabajadores, contratistas o accionistas, entre otros, previos los permisos concedidos para el efecto, el contratista se obliga a disponer los medios necesarios para observar, cumplir e instruir al personal que ocupe para la ejecución del contrato, independientemente de la forma de vinculación del mismo sobre los principios de administración de datos de terceros, tales como: veracidad, finalidad, acceso y circulación restringida, temporalidad, seguridad, confidencialidad, libertad y transparencia, conforme con lo establecido en la Ley 1266 de 2008, ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, la Resolución 5111 de 2017, y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

Para los mismos efectos, con la presentación de la oferta se entiende dada la aceptación del proponente, en caso de resultar adjudicatario, de adherirse a la política de seguridad que tiene adoptada ETB para el manejo de su información y la de manejo de datos de terceros, la cual se obliga a conocer y cumplir, así como a instruir al personal que ocupe para la ejecución del contrato, independientemente de la forma de vinculación del mismo, sobre la obligatoriedad de su cumplimiento. Dicha política debe ser consultada en la página web de ETB xxx.xxx.xxx.xx.

En consecuencia, el contratista debe entender y aceptar que a partir del momento en que ETB le suministre cualquier base en donde reposen datos personales de sus clientes, proveedores, trabajadores, contratistas o accionistas, entre otros, asume la calidad de encargado de su tratamiento y en consecuencia solo hará uso de los datos para las finalidades establecidas al momento de su entrega. En tal sentido, se obliga a cumplir con las disposiciones que en relación con la protección de datos personales se encuentran consagradas en la 5111 de 2017, y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.”

1.22.13. SUPERVISIÓN

Durante la ejecución del contrato, ETB podrá realizar visitas a las instalaciones del contratista, cuando lo considere necesario como parte de la gestión de supervisión y control a la correcta ejecución del contrato, con el fin de evaluar y efectuar aseguramiento de ambientes de controles básicos que tenga implementados el contratista para el cumplimiento de sus obligaciones frente a la empresa, cuando por las características del contrato se requieran.

1.22.14. CESIÓN DEL CONTRATO

El contrato no podrá cederse sin previa autorización expresa y escrita de ETB.

1.22.15. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO

El contrato se liquidará por las partes dentro de los 5 meses siguientes a su terminación.

1.22.16. DOMICILIO

Para todos los efectos, el domicilio contractual será Bogotá D.C.

CAPITULO II

2. CONDICIONES FINANCIERAS

Las siguientes serán las condiciones financieras generales, de conformidad con las condiciones previstas en el presente documento y en las condiciones generales de contratación.

2.1. PRECIOS

ETB solicita que los servicios que hacen parte de la presente contratación sean cotizados bajo el sistema de precios fijos netos, de conformidad con las especificaciones técnicas contenidas en el presente documento.

Serán por cuenta del proveedor, y se considerarán incluidos como parte del precio, todos los impuestos, derechos, tasas y contribuciones de cualquier orden, vigentes a la fecha de suscripción del contrato. Si durante su ejecución los impuestos aumentan o se crean nuevos serán asumidos por quien corresponda de acuerdo con la Ley; si disminuyen o se suprimen se pagará sobre lo efectivamente causado.

De todo pago o abono en cuenta, ETB hará las retenciones xx xxx a que haya lugar.

2.2. VALOR DE LA OFERTA

Para la presentación de la propuesta el oferente deberá diligenciar en su totalidad el siguiente Anexo financiero:

Anexo Financiero N° 1: Cuadro Resumen del Valor de Oferta

Para diligenciar el anexo económico se debe seguir las instrucciones que aparece al inicio del anexo en la hoja de Excel y tener en cuenta las siguientes notas:

NOTA 1: El oferente debe cotizar la totalidad de ítems solicitados en el anexo. La no cotización de por lo menos un ítem será causal de rechazo de la oferta.

NOTA 2: El anexo financiero deberá ser suministrado en forma impresa y en medio digital en formato EXCEL. De presentarse discrepancias entre la información suministrada en medio físico (papel) y la entregada en medio magnético, prevalecerá la suministrada en medio físico.

NOTA 3: El anexo financiero deberá ser diligenciado en el formato suministrado por ETB "PROTEGIDO". En caso en que se tramite en otro formato NO serán tenidos en cuenta su oferta.

NOTA 4: El Anexo financiero debe presentarse debidamente firmados por el Representante Legal o apoderado debidamente facultado.

NOTA 5: La no presentación del anexo financiero en medio físico será causal de rechazo de la oferta. Con ocasión de las aclaraciones que surjan en la etapa de evaluación de

ofertas, bajo ningún motivo se podrán modificar los valores cotizados, la modificación de valores unitarios o totales será causal de rechazo de la oferta.

2.3. CUBRIMIENTO DE LA OFERTA

El valor de la oferta deberá incluir todos los bienes y servicios requeridos para cumplir a cabalidad con el objeto y alcance de los presentes términos de referencia. Cualquiera de ellos que se requiera para el cumplimiento del objeto contractual y que no haya sido incluido en la propuesta deberá ser suministrado en su totalidad por el contratista sin costo adicional alguno para ETB.

Todos los costos, gastos, honorarios y demás egresos que sean necesarios para el cumplimiento de las obligaciones por parte del Contratista, deberán quedar incluidos en su oferta económica, previo análisis que efectúe el Oferente por su cuenta y riesgo, de manera que aquellos costos, gastos, honorarios y demás egresos no previstos en la oferta, no serán asumidos por ETB, ni cargados al precio de forma alguna.

2.4. REAJUSTE DE PRECIOS

Una vez finalizado el primer año de ejecución del contrato los precios podrán ser revisados de común acuerdo, pudiendo estos disminuir, mantenerse o aumentar; para el tercer caso, el reajuste de precios no podrá exceder el porcentaje del Índice de Precios al Consumidor del año inmediatamente anterior al de la fecha de revisión de los precios, para la República de Colombia, certificado por el Departamento Administrativo Nacional de Estadísticas DANE.

2.5. IMPUESTOS Y FACTURACIÓN

2.5.1. IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS

El oferente debe discriminar con exactitud el precio correspondiente de los bienes y servicios objeto de la oferta y el valor del impuesto sobre las ventas que afecte la misma, indicando la base sobre la cual se liquida de acuerdo con las normas vigentes en la fecha de presentación de la oferta. En el evento en que el oferente no discrimine el IVA y se cause dicho impuesto, ETB lo considerará incluido en el valor de los bienes y servicios relacionados en la oferta.

En la cláusula de precio del contrato se deberán discriminar los conceptos que lo conforman y el IVA, si éste se causa.

En ningún caso la base gravable del impuesto sobre las ventas podrá ser inferior al valor comercial de los bienes o de los servicios, según lo establecido en el artículo 463 del Estatuto Tributario.

En caso de que el servicio o bien suministrado sea de cuantía indeterminada o no tenga valor, el proveedor deberá responder por el reconocimiento de sus ingresos e impuestos según las normas tributarias vigentes

2.5.2. RETENCIÓN A TÍTULO DE IVA EN CONTRATOS QUE INVOLUCREN PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN EL TERRITORIO NACIONAL O DESDE EL EXTERIOR CELEBRADOS CON NO RESIDENTES NI DOMICILIADOS EN COLOMBIA

Para efectos de lo dispuesto en el numeral 3º del artículo 437-2 del Estatuto Tributario, en el contrato respectivo se deberá discriminar el valor del impuesto sobre las ventas generado, que será objeto de retención por parte de ETB. El contrato servirá como soporte para todos los efectos tributarios.

2.5.3. RETENCIÓN EN LA FUENTE A TÍTULO DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA E IVA APLICABLE A OFERENTES NACIONALES

El porcentaje de retención a título de Impuesto sobre la Renta e IVA, se determinará de conformidad con la normatividad vigente, habiéndose establecido previamente, si el contratista es declarante o no del impuesto sobre la renta, si es gran Contribuyente o Autorretenedor y el régimen de impuesto a las ventas al cual pertenece (común o simplificado) o si vende o presta servicios excluidos del IVA.

2.5.4. RETENCIÓN EN LA FUENTE A TÍTULO DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA, OFERENTES NO RESIDENTES NI DOMICILIADOS EN COLOMBIA

El porcentaje de retención a título de Impuesto sobre la renta, se determinará al momento en el cual se efectúe el correspondiente pago o abono en cuenta, de acuerdo con las normas tributarias vigentes para pagos al exterior.

2.5.5. RETENCIÓN EN LA FUENTE A TÍTULO DE IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO

2.5.5.1. Oferente Proveedor Nacional

El contratista deberá informar el régimen del impuesto de industria y comercio al cual pertenece (común o simplificado), la actividad económica y la tarifa del impuesto de industria y comercio en Bogotá, D.C., o en las ciudades del país que le corresponda. En caso de no informarla, le será asignada la tarifa de retención más alta, la cual se aplicará al momento que se efectúe el correspondiente pago o abono en cuenta. En este orden de ideas el contratista deberá informar los valores y lugares de las actividades gravadas realizadas en desarrollo del contrato.

2.5.5.2. Proveedor No Residente Ni Domiciliado En El País

Sobre la enajenación en Colombia de bienes importados y los servicios prestados intermediarios o terceros en el territorio nacional, ETB practicará las retenciones en la fuente a que haya lugar de acuerdo con las normas tributarias municipales respectivas.

2.5.6. RETENCIÓN A TÍTULO DE IMPUESTO DE TIMBRE

De conformidad con en el parágrafo 2° del artículo 519 del Estatuto Tributario, a partir de 2010 la tarifa aplicable por concepto del Impuesto de Timbre será del 0%. En caso de ser aumentada, deberá ser asumida por el CONTRATISTA en un porcentaje correspondiente al 50%, toda vez que ETB se encuentra exenta del pago de dicho impuesto, de acuerdo con lo establecido por los artículos 532 y 533 en concordancia con la sentencia C-736 de 2007 proferida por la Corte Constitucional.

2.5.7. REQUISITOS EN LA FACTURACIÓN

El proveedor estará obligado a informar al momento de la facturación el régimen de impuesto sobre las ventas al cual pertenece si es responsable del impuesto o no, si los servicios que presta se encuentran excluidos del IVA y si es declarante o no del Impuesto sobre la Renta, si es gran contribuyente o autorretenedor xx Xxxxx y las disposiciones que lo autorizan. Así mismo deberá discriminar en que municipio presta el servicio.

Si el proveedor factura a través de apoderado, el documento deberá expresar que se expide por cuenta y a nombre del poderdante.

2.5.8. IMPUESTOS Y FACTURACIÓN A SUCURSAL EXTRANJERA

Si la oferta es presentada por un proveedor extranjero que cuenta con una sucursal constituida en Colombia a través de la cual realizará algunas o todas las actividades tendientes a cubrir el objeto de la presente contratación, deberá especificar en su oferta cuales serán estas labores y el valor correspondiente. Es de anotar que el valor de las actividades desarrolladas por la sucursal no será girado al exterior y debe ser facturado directamente por la sucursal, para lo cual se observarán las condiciones determinadas para la forma de pago para proveedor nacional.

Adicionalmente, para cotizar las actividades a desarrollar por la Sucursal deberá utilizar los anexos financieros correspondientes a nacionales.

2.5.9. FACTURACIÓN PARA CONTRATISTAS EN CONSORCIO, UNIÓN TEMPORAL O CUALQUIER FORMA DE ASOCIACIÓN

En el evento en que la oferta sea presentada bajo la modalidad de consorcio, unión temporal o cualquier forma de asociación, los miembros de estos deberán facturar en forma independiente, por lo que en el contrato se deberá informar: (1) el NIT de cada uno de los miembros, en el caso que sea procedente, (2) el porcentaje o valor de los ingresos que le corresponda a cada uno de estos.

Cabe anotar que los integrantes del consorcio, unión temporal o cualquier otra forma de asociación deberán facturar sus ingresos de acuerdo con su participación establecida en el Documento Consorcial.

2.5.10. PARA OFERTAS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS RELACIONADOS CON SOFTWARE

En relación a los servicios descritos para la presente oferta se sugiere tener en cuenta que, según lo estipulado por el artículo 1 del Decreto 2499 de 2012, la retención en la fuente a título xx xxxxx aplicable a la tarifa del 3,5% se efectuará en la medida que las actividades desarrolladas cumplan con lo indicado en dicho decreto (actividades correspondientes a fases necesarias para la elaboración de programas de informática, diseño de páginas web, consultoría en programas de informática, servicios de licenciamiento y derecho de uso de software). Para los demás servicios se aplicarán las tarifas del 4% y 11%, para personas jurídicas, o 6% y 10%, para personas naturales, según corresponda.

2.5.11. REQUISITOS EN LA FACTURACIÓN

De igual manera se deberá discriminar en la factura los servicios prestados, detallando si se tratan de actividades de desarrollo de software, mantenimiento evolutivo, soporte de fabricación, mantenimiento correctivo, o cualquier otra asociada.

Entre otras, las principales tarifas de retención a aplicar a los servicios a contratar son:

- Retención de IVA: 15%

- Honorarios: 11%

- Servicios: 4%

- Licenciamiento de Software: 3,5%

- Suministros: 2,5%

Se da por entendido que el servicio requerido de Consultoría Especializada en Orientación Estratégica como apoyo al PEC 2016-2020 corresponde a un servicio profesional enmarcado en el concepto de honorarios dado por la DIAN, ya que involucra actividades donde predomina el factor intelectual.

En caso de que se este software corresponda a compras del exterior el contrato debe considerarse como importación de tecnología y si incluye asistencia técnica y servicios técnicos ETB realizará la inscripción del contrato a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, Según la Resolución 000062 de 2014. Así mismo, de conformidad con el artículo 12 de la Decisión 291 de la Comunidad Andina, registrará ante el mismo Ministerio, los contratos de importación relativos a licencia de tecnología, asistencia técnica, servicios técnicos, ingeniería básica y de detalle, y demás contratos tecnológicos. El contrato deberá venir en español para registro.

2.5.11.1 Mantenimiento de equipos o software remoto

Cabe anotar que el mantenimiento a distancia de programas y equipos quedo gravado con el impuesto sobre las ventas según Ley 1943 de 2018 (Reforma Tributaria).

2.5.12. RÉGIMEN TRIBUTARIO DE E.T.B.

ETB es Gran Contribuyente (Resolución 012635 del 14 de diciembre de 2018), Autorretenedor de ingresos gravados con impuesto xx xxxxx (Decreto 2885 del 24 de Diciembre de 2001, Resolución DIAN No. 0547 del 25 de Enero de 2002), Autorretenedor de rendimientos financieros (Resolución 2863 de 2018), responsable del Impuesto sobre las Ventas (artículo 792 del E.T.), catalogada como Entidad de Derecho Público para efectos de la retención por concepto de ICA para la ciudad de Bogotá, D. C. (Artículo 3 Decreto No. 271 del 28 xx Xxxxx de 2002). Código CIIU 6110.

2.6. MONEDA DE COTIZACIÓN

• Los derechos de actualización y soporte de tercer nivel, objeto de la presente contratación podrán ser cotizados en Pesos Colombianos o en Dólares de los Estados Unidos.

• Los valores cotizados en dólares deberán presentarse hasta con dos decimales y los valores cotizados en pesos colombianos deberán presentarse en números enteros, es decir

sin incluir decimales. En el primer caso, ETB redondeará a dos decimales; en el segundo caso, ETB redondeará a cero decimales, con la herramienta redondeo de EXCEL.

Cuando por causas imputables al contratista se desplace alguno de los eventos contractualmente previstos para la liquidación de la TRM, ETB liquidará a la menor tasa representativa xxx xxxxxxx que resulte de la comparación entre la contractualmente pactada y la vigente en el momento de realización del evento. Este valor será descontado de las sumas en pesos colombianos que se le adeuden al proveedor. Si por causas imputables a ETB, las fechas contractualmente pactadas sufren modificación, se aplicará el tipo de cambio vigente en la fecha de realización del evento. En el evento en que, por hechos de terceros, debidamente comprobados y comunicados a ETB por el proveedor dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su ocurrencia, se desplace alguno de los eventos contractualmente previstos para efectuar el pago, las partes de común acuerdo determinarán la correspondiente tasa representativa xxx xxxxxxx que se aplicará. Si el proveedor no notifica a ETB con el plazo anteriormente anotado, ETB liquidará a la menor tasa representativa xxx xxxxxxx que resulte de la comparación entre la contractualmente pactada y la vigente en el momento de realización del evento.

2.7. FORMA DE PAGO

Licenciamiento de Uso de Software Tableau, incluyendo derechos de actualización y soporte de tercer nivel (fabrica) cotizadas en dólares de los estados unidos de américa y pagaderos en pesos

El cien por ciento (100%) del precio del punto cinco (0,5) año de licencias de uso de software convertidas al nuevo esquema de versión Tableau Desktop convertida a Tableau Creator, versión Tableau Server convertida a Tableau Explorer y versión Tableau Server convertida a Tableau Viewer, más un (1) año de licenciamiento de uso de software de las nuevas licencias correspondientes a Tableau Creator y Tableau Viewer, se pagarán en pesos colombianos, para el primer año a la TRM vigente en la fecha de firma de la orden de inicio del contrato, para el segundo año y tercer año, a la TRM vigente en la fecha en la que se inicia la renovación del segundo y tercer año respectivamente, a los cuarenta y cinco (45) días calendario siguientes a la radicación en el portal de recepción facturas de cuentas por pagar de ETB, de la factura correspondiente, acompañada para el punto cinco (0,5) de las licencias convertidas y primer (1) año de licencias nuevas, del certificado del derecho de actualización y activación de los servicios expedido por fabricante y para el segundo y tercer año de las licencias convertidas como de las licencias nuevas del certificado de derechos de actualización y renovación del servicio expedidas por el fabricante, las cuales deben estar suscritas por el Supervisor del Contrato y el Contratista.

2.7.1. Licenciamiento de Uso de Software Tableau, incluyendo derechos de actualización y soporte de tercer nivel (fabrica) cotizadas y pagaderas en pesos

El cien por ciento (100%) del precio del punto cinco (0,5) año de licencias de uso de software convertidas al nuevo esquema de versión Tableau Desktop convertida a Tableau Creator, versión Tableau Server convertida a Tableau Explorer y versión Tableau Server convertida a Tableau Viewer, más un (1) año de licenciamiento de uso de software de las nuevas licencias correspondientes a Tableau Creator y Tableau Viewer, se pagarán en pesos colombianos, a los cuarenta y cinco (45) días calendario siguientes a la radicación en el portal de recepción

facturas de cuentas por pagar de ETB, de la factura correspondiente, acompañada para el punto cinco (0,5) de las licencias convertidas y primer (1) año de licencias nuevas, del certificado del derecho de actualización y activación de los servicios expedido por fabricante y para el segundo y tercer año de las licencias convertidas como de las licencias nuevas del certificado de derechos de actualización y renovación del servicio expedidas por el fabricante, las cuales deben estar suscritas por el Supervisor del Contrato y el Contratista.

2.8. ABONO DE PAGO A CONTRATISTAS

El Contratista deberá establecer el número de cuenta, modalidad de ésta (ahorro o corriente), y entidad financiera a la que deben abonarse los pagos. Asimismo, en el evento de cambio de la cuenta, el Contratista deberá informar de inmediato y por escrito al supervisor del contrato, quien revisará la solicitud y dará estricto cumplimiento a lo dispuesto en la Directiva Interna N° 00571- Actualización de Cuentas o cambio de destinatario de los pagos en el Sistema SAP.

2.9. REINTEGRO DE DINEROS POR PARTE DE LOS CONTRATISTAS CUANDO SE IDENTIFIQUEN MAYORES VALORES ENTREGADOS POR CUALQUIER CONCEPTO.

Cuando se identifiquen mayores valores entregados por cualquier concepto, éstos deben ser desagregados y reintegrados a ETB, para lo cual se aplicará la siguiente metodología:

2.9.1. Para valores cotizados en Dólares de los Estados Unidos y pagaderos en Pesos Colombianos.

• Se determinará la fecha en que se efectúo el respectivo pago.

• Se determinará el mayor monto pagado en pesos utilizando la TRM vigente en la fecha en que se realizó el respectivo pago.

• Se determinará la fecha de devolución por parte del CONTRATISTA.

• Se indexará el monto en pesos entre la fecha en que se efectúo el respectivo pago y la fecha de devolución, utilizando los índices de precios al consumidor en el ámbito nacional, para la República de Colombia certificados por el DANE para dicho período. En caso de no contar con la inflación correspondiente al período a actualizar se tomará el promedio mensual o diario corrido del año, según sea el caso, se hará el cálculo con base en ésta. Para el caso de enero, por no tener información que permita establecer el promedio, se tomará la del mismo período del año inmediatamente anterior. Para este cálculo se incluye el valor del IVA correspondiente.

• En el evento en que el CONTRATISTA no efectúe el reintegro en la fecha fijada para el efecto, ETB aplicará intereses xx xxxx liquidados a la tasa máxima de interés xx xxxx certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia, vigente entre la fecha fijada para la devolución de los dineros y la fecha real de pago.

2.9.2. Para Valores Cotizados y Pagaderos en Pesos Colombianos

• Se determinará la fecha en que se efectuó el respectivo pago.

• Se determinará el mayor monto pagado en pesos colombianos.

• Se determinará la fecha de devolución por parte del CONTRATISTA.

• Se indexará el monto en pesos entre la fecha en que se efectúo el respectivo pago y la fecha de devolución, utilizando los índices de precios al consumidor en el ámbito nacional,

para la República de Colombia certificados por el DANE para dicho período. En caso de no contar con la inflación correspondiente al período a actualizar se tomará el promedio mensual o diario corrido del año, según sea el caso, se hará el cálculo con base en ésta. Para el caso de enero, por no tener información que permita establecer el promedio, se tomará la del mismo período del año inmediatamente anterior. Para este cálculo se incluye el valor del IVA correspondiente.

• En el evento en que el CONTRATISTA no efectúe el reintegro en la fecha fijada para el efecto, ETB aplicará intereses xx xxxx liquidados a la tasa máxima de interés xx xxxx certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia, vigente entre la fecha fijada para la devolución de los dineros y la fecha real de pago.

2.10. HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES

Los oferentes internacionales y nacionales, personas jurídicas y personas naturales, interesados en presentar oferta deberán estar homologados de conformidad con los requisitos establecidos en la Política Financiera de Contratación, la cual se encuentra publicada en la página web de ETB xxx.xxx.xxx.xx.

La homologación debe estar actualizada con los estados financieros de la última vigencia fiscal y es un requisito adicional al registro en la base de datos de proveedores de ETB.

2.11. EVALUACION FINANCIERA

“Con la presentación de la oferta se entiende ACEPTADO todas y cada una de las condiciones estipuladas en el presente capitulo.

2.11.1. RELACION DE VENTAS – VALOR A CONTRATAR

Las ventas reportadas por el oferente en sus estados financieros en el último año fiscal (2018) NO podrán ser inferiores al 40% del valor total de oferta incluido IVA, del presente proceso de contratación. En el evento en que la oferta sea presentada en dólares de los Estados Unidos de América, será convertida a pesos colombianos utilizando la TRM vigente en la fecha límite de entrega de las ofertas.

Para las ofertas presentadas en consorcio, unión temporal o cualquier otra forma de asociación, para obtener el valor de las ventas, con el cual se verifique la condición se seguirá el procedimiento descrito a continuación: En el momento de presentación de la oferta el documento consorcial debe indicar el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes, con lo cual se procederá a realizar el siguiente cálculo: Porcentaje de participación dentro del grupo asociado por las ventas, para cada uno de los integrantes del grupo asociado. Las sumas de estos valores corresponderán al valor de las ventas del grupo consorciado. (Valor ventas ponderado).

NOTA: Para efectos de validar este requerimiento el oferente deberá adjuntar con el paquete financiero de la oferta, el Estado de Resultados del último año fiscal, (año 2018) debidamente suscrito por contador público, revisor fiscal o quien haga sus veces, de conformidad con la legislación aplicable para el efecto.

LA CONDICIÓN PREVISTA EN EL PRESENTE NUMERAL CONSTITUYE UN REQUISITO HABILITANTE DE NATURALEZA FINANCIERA PARA PARTICIPAR EN EL PRESENTE PROCESO DE INVITACIÓN. LOS OFERENTES QUE NO CUMPLAN CON EL REQUISITO HABILITANTE FINANCIERO REFERIDO EN EL PRESENTE NUMERAL, SERÁN DESCALIFICADOS.

2.11.2. VERIFICACION DEL CUMPLIMIENTO DE CONDICIONES DE CARÁCTER FINANCIERO

Con la presentación de la oferta se entienden ACEPTADAS todas y cada una de las condiciones estipuladas en el presente capitulo.

2.12. SISTEMA DE ORDENAMIENTO ECONOMICA DE LAS OFERTAS Y CONTRA OFERTAS

De conformidad con lo anterior, las ofertas que cumplan técnica, jurídica y financieramente serán calificadas desde el punto de vista económico como se explica más adelante:

Ponderación Técnica: CUMPLE NO CUMPLE

Ponderación Económica: Se identificará un ordenamiento de 1 a N siendo N

equivalente al número de ofertas hábiles dentro del rango de oferta.

La calificación económica de las ofertas se efectuará sobre un ordenamiento de 1 a N, los cuales serán asignados mediante la aplicación del siguiente procedimiento:

❖ ETB podrá hacer correcciones aritméticas a los valores consignados por el oferente en los Anexos financieros solicitados en los siguientes casos:

❖ Cuando al verificar el valor consignado en la columna valor total, este difiera del valor resultante de multiplicar las cantidades del ítem por el precio unitario total respectivo.

❖ Cuando al verificar las sumas y multiplicaciones totales y parciales de los mencionados anexos se encuentren errores aritméticos.

❖ En caso de presentarse discrepancias entre los valores presentados en el anexo de precios, ETB podrá hacer las correcciones necesarias y tomará para ello el valor que resulte de la aplicación de los precios unitarios, del anexo correspondiente de la oferta.

❖ Es importante anotar que si se presentan inconsistencias entre los valores presentados físicamente (papel) y los valores del medio digital, prevalecerán los valores presentados en medio físico (papel).

Las ofertas que se presenten en dólares de los Estados Unidos de América se convertirán a pesos colombianos utilizando la TRM vigente en la fecha límite de recepción de ofertas para el presente proceso de contratación. Esta misma metodología será utilizada para revisar el Requisito habilitante de cada proponente.

Se identificará, dentro del rango de ofertas presentadas, la que contenga el menor valor de ofertas incluido IVA (después de correcciones aritméticas), a esta oferta se le otorga el numero 1 siendo esta oferta la mejor dentro del rango de ofertas la asignación del numero dos será para la segunda de mejor valor y así sucesivamente hasta llegar al número de ofertas que CUMPLEN Técnica, Jurídica y Financieramente dentro del presente proceso.

NOTA: En caso de que ETB decida adelantar una etapa de negociación, las contraofertas presentadas, no podrán contener precios unitarios superiores a los ofertados inicialmente o en la contraoferta anterior, aun cuando el valor total de la oferta resulte inferior. En caso de presentarse esta situación, ETB ajustará el precio unitario respectivo, con base en la oferta inicial o la contraoferta anterior y como producto de ello efectuará la corrección del precio total de la oferta.

CAPÍTULO TÉCNICO III

3.1 ALCANCE GENERAL

ETB REQUIERE Contratar licenciamiento de uso de software de productos Tableau, incluyendo derechos de actualización y soporte de tercer nivel”. Adicionalmente, se requiere convertir las licencias actuales con las que cuenta ETB a la nueva versión de Tableau que conlleva un cambio al nuevo esquema de licenciamiento por parte del fabricante.

ETB REQUIERE que el alcance incluya:

1. Suministrar licenciamiento del software Tableau creator y viewer por suscripción OnPremise

2. Conversión de las licencias actuales en el modelo a perpetuidad Desktop y server a licenciamiento tableau por uso Creator, explorer y viewer.

3. Derechos de actualización y soporte de tercer nivel (fábrica) para la solución de incidentes y solicitudes que requieran escalamiento, con acceso a nuevas versiones de la herramienta.

3.2 SITUACIÓN ACTUAL

La herramienta de Tableau actualmente es utilizada por la Vicepresidencia de estrategia para analizar la información comercial de ETB. Se analizan aspectos tales como ventas del portafolio de productos, penetración xx xxxxxxx, Churn de clientes, ente otros aspectos.

La herramienta Tableau tiene acceso todas las fuentes de datos utilizadas por la ETB, suministrando conectores nativos y permitiendo el acceso instantáneo a los datos sin la necesidad de incurrir en procesos de desarrollo de software para la creación de conectores. La aplicación está configurada así:

Aplicación: Tableau versión 2018-1

Servidor: Windows Server 2008 R2

Licenciamiento: 48 licencias distribuidas así: 40 Server y 8 Desktop

3.3 CARACTERISTICAS TECNICAS

3.3.1 suministro LICENCIAMIENTO TABLEAU

ETB REQUIERE el suministro de licenciamiento Tableau por uso de acuerdo a lo descrito a continuación.

Detalle	Servicio	CANTIDAD	VIGENCIA	TIEMPO (AÑOS)
Tableau Creator (On- premises)	Licencias adicionales de Tableau Creator. Incluye 1 licencia de Tableau Prep, 1 Licencia de Tableau Desktop y 1 Licencia de usuario Creator en el Servidor, Derechos de actualización y soporte tercer nivel.	9	Desde 28 de julio de 2019 hasta el 27 de julio de 2022	3
Tableau Viewer (On- premises)	Licencias de usuario final. Permite el acceso a Tableau Server y uso de los Tableros de control publicados, Derechos de actualización y soporte tercer nivel	70	Desde 28 de julio de 2019 hasta el 27 de julio de 2022	3

ETB REQUIERE que el licenciamiento a suministrar cumpla con las siguientes características técnicas:

3.3.1.1 Acceso a Datos:

• La plataforma deberá permitir acceso a datos en tiempo real

• La plataforma deberá proveer un mecanismo para procesar datos en memoria (In- Memory DB)

• La plataforma deberá permitir el almacenamiento y lectura de datos en formato columnar.

• La plataforma deberá permitir el acceso hibrido a datos, combinando datos en tiempo real con datos en memoria.

• La plataforma deberá proveer u mecanismo para definir conectores para datos disponibles en a través de Web Services.

• La plataforma deberá proveer un mecanismo para el diseño gráfico de consultas x xxxxxxx de datos

• La plataforma deberá soportar consultas SQL definidas por el usuario.

• La plataforma deberá soportar el acceso directo a datos espaciales de MS SQL Server.

• La plataforma deberá permitir el acceso a las fuentes de datos listadas a continuación: Actian Matrix, Actian Vector, Amazon Athena, Amazon Aurora, Amazon Elastic MapReduce, Amazon Redshift, Anaplan, Apache Drill, Aster Database, Box, Cloudera Hadoop Hive, Cloudera Impala, DataStax Enterprise, Denodo, Dropbox, Esri Shapefiles, Exasol, Firebird, GeoJSON, Google Ads, Google Analytics, Google BigQuery, Google Cloud SQL, Google Sheets, Hortonworks Hadoop Hive, HP Vertica, IBM BigInsights, IBM DB2, IBM PDA, JSON files, KML files, Kognitio, MapInfo Interchange Formats, MapInfo Tables, MapR Hadoop Hive, MariaDB, Marketo, MarkLogic, MemSQL, Microsoft Access, Microsoft Analysis Services*, Microsoft Azure Data Lake, Microsoft Azure Data Warehouse, Microsoft Azure DB, Microsoft Excel, Microsoft OneDrive, Microsoft PowerPivot, Microsoft SharePoint Lists, Microsoft Spark on HDInisght, Microsoft SQL Server, Microsoft SQL Server PDW, MonetDB, MongoDB, MongoDB BI, MySQL, OData, Oracle, Oracle Eloqua, Oracle Essbase, PDF files, Pivotal Greenplum Database, PostgreSQL, Presto, Progress OpenEdge*, Quickbooks Online, R files, Xxxxxxxxxx.xxx, including Xxxxx.xxx and Xxxxxxxx.xxx, SAP BW, SAP

HANA, SAP Sybase ASE, SAP Sybase IQ, SAS Files, ServiceNow ITSM, Snowflake, Spark SQL, Splunk, SPSS Files, Tableau Data Extract, Teradata, Teradata OLAP Connector, TIBCO® Data Virtualization, Text files—comma separated value (.csv) files, Databases and applications that are ODBC 3.0 compliant.

3.3.1.2 Preparación de Datos:

• La plataforma deberá proveer un módulo para diseñar de forma visual, arrastrando y soltando, procesos de preparación de datos.

• La plataforma deberá soportar la automatización de procesos de preparación de datos, puede ser a través de un módulo adicional, el cual sea compatible con la plataforma.

• Los datos resultantes de los procesos de preparación de datos, se deben poder publicar como fuente de datos en el servidor.

• La plataforma deberá soportar la ejecución programada y automática de procesos de preparación de datos, esto puede ser a través del uso de un componente adicional pero compatible con la plataforma.

3.3.1.3 Gobernabilidad:

• La plataforma deberá permitir la publicación y xxxxxxxxxxxx xx xxxxxxx de datos a los usuarios.

• La plataforma deberá permitir la federación de consultas de acceso a datos en tiempo real.

• La plataforma deberá proveer un mecanismo para la certificación xx xxxxxxx de datos.

• La plataforma deberá permitir la actualización programada y automática xx xxxxxxx de datos.

• La plataforma deberá proveer un módulo grafico para el análisis detallado de la utilización de las fuentes de datos y Dashboards.

• La plataforma deberá proveer un módulo grafico para el análisis detallado de las actividades realizadas por los usuarios.

• La plataforma deberá soportar el modelo Multi-Tenant o Multi-Empresa.

• La plataforma deberá proveer un mecanismo de control de versión automático de Dashboards.

• La plataforma deberá permitir la creación de proyectos dentro de proyectos para poder estructurar en multinivel el almacenamiento de Dashboards y fuentes de datos.

• La plataforma deberá proveer un mecanismo para definir de forma visual los permisos y roles de usuario sobre los proyectos, dashboards y fuentes de datos.

• La plataforma deberá permitir la Integración con MS Directorio Activo, Open LDAP y Seguridad local

• La plataforma deberá soportar la importación de un certificado SSL para cifrar la información.

• La plataforma deberá proveer mecanismos para monitorear el rendimiento del servidor.

• La plataforma deberá proveer un módulo grafico para monitorear el rendimiento de las fuentes de datos.

• La plataforma deberá proveer un módulo grafico para monitorear el rendimiento de los Dashboards.

• La plataforma deberá soportar mecanismos de simulación de carga de trabajo.

3.3.1.4 Administración de contenidos:

• La plataforma deberá proveer un mecanismo para que los usuarios puedan buscar de forma rápida contenidos dentro del servidor.

• La plataforma deberá proveer un mecanismo para la personalización de marca, de tal forma que se puedan cargar el nombre y logo de la empresa.

• La plataforma deberá proveer una Interfaz Gráfica de Usuario, vía Web, la cual permita a los usuarios encontrar e interactuar con los Dashboards y fuentes de datos.

3.3.1.5 Analítica:

• La plataforma deberá permitir realizar Consultas Ad-hoc sobre fuentes de datos.

• La plataforma deberá permitir el uso de Líneas de constante

• La plataforma deberá permitir el uso de Líneas de promedio.

• La plataforma deberá permitir el uso Mediana con Cuartiles.

• La plataforma deberá permitir el uso Diagrama xx xxxxx.

• La plataforma deberá permitir el uso Totales y Subtotales.

• La plataforma deberá permitir el uso Promedios.

• La plataforma deberá permitir el uso Mediana.

• La plataforma deberá permitir el uso Líneas de tendencia lineal, exponencial, logarítmica y polinómica.

• La plataforma deberá permitir el uso Pronósticos.

• La plataforma deberá permitir el uso la herramienta analítica Cluster.

• La plataforma deberá permitir el uso Líneas de referencia.

• La plataforma deberá permitir el uso Bandas de referencia.

• La plataforma deberá permitir el uso Bandas de distribución.

• La plataforma deberá permitir el uso Diagramas xx Xxxxx.

• La plataforma deberá soportar código Python.

• La plataforma deberá soportar código R.

• La plataforma deberá soportar la Integración con servidor de R.

• La plataforma deberá soportar código la creación de medidas y dimensiones.

3.3.1.6 Análisis Visual:

• La plataforma debe soportar la creación de Dashboards con opción de Drill Down.

• La plataforma deberá soportar la creación de Tableros de control interactivos bajo el mecanismo de arrastrar y soltar.

• La plataforma debe permitir crear Filtros rápidos a partir de cualquier (Columna) medida o dimensión disponible en la fuente de datos.

• La plataforma debe permitir Filtros de usuario.

• La plataforma debe permitir hacer cruces de datos tipo “Join” con fuentes heterogéneas de datos (Ej: Oracle, Excel y Planos).

• La plataforma debe permitir la exportación de Dashboards a imagen, .pdf, Power Point y .CSV

• La plataforma debe permitir la creación de alertas visuales sobre los Dashboards, en función de cuando un elemento de grafica se aproxime o iguale el valor de una línea de referencia.

• La plataforma debe soportar el uso de parámetros que permitan el ingreso de datos al usuario y análisis de tipo “What If”.

• La plataforma debe permitir la creación de anotaciones.

• La plataforma debe permitir el uso y personalización de mensajes emergentes sobre los elementos de los Dashboards.

• La plataforma debe permitir incrustar visualizaciones en los mensajes emergentes.

• La plataforma debe soportar una cantidad ilimitada de marcas o elementos visuales en los Dashboards.

• La plataforma debe permitir el uso de ejes dobles para mapas.

• La plataforma debe soportar la creación de mapas a partir el nombre del país, departamento y ciudad.

• La plataforma debe soportar la creación de mapas a partir de coordenadas de tipo latitud y longitud.

• La plataforma debe soportar la Integración con archivos Shape.

• La plataforma debe permitir el Join xx xxxxxxx de datos a través de la ubicación espacial.

• La plataforma debe soportar la creación de mapas de calor.

• La plataforma debe soportar procesamiento de lenguaje natural para hacer análisis directo sobre las fuentes de datos publicadas en el servidor.

3.3.1.7 Colaboración y Autoservicio:

• La plataforma debe permitir a los usuarios la exploración xx xxxxxxx de datos publicadas en el servidor a través del uso de un navegador de internet.

• La plataforma debe permitir la creación y publicación de Tableros de control utilizando fuentes de datos publicadas en el servidor.

• La plataforma debe soportar la creación de Dashboards con opción de Modificación de Tableros de control a través de entorno Web.

• La plataforma debe permitir a los usuarios suscribirse a Dashboard de interés y posteriormente recibir notificaciones automáticas a través de correo electrónico.

3.3.1.8 Despliegue:

• La plataforma debe soportar el despliegue ofreciendo alta disponibilidad (Cluster).

• La plataforma debe soportar la instalación del componente de servidor en ambientes Windows y Linux.

• La plataforma debe soportar la instalación del componente de diseño y creación de Dashboards en Windows y macOS.

• La plataforma debe proveer una aplicación para dispositivos móviles con sistemas operativos iOS y Android.

• La plataforma debe soportar el despliegue en sitio, nube publica y/o nube privada.

3.3.1.9 Seguridad y cumplimiento:

• La plataforma debe soportar la Integración con Directorio Activo de Microsoft, Open LDAP y seguridad local.

• La plataforma debe soporta SSL para cifrado de datos.

• La plataforma debe soportar conexión segura con RServe a través de SSL/TLS.

• La plataforma debe ofrecer compatibilidad con VMware Workspace ONE.

3.3.1.10 Extensibilidad y APIs:

• La plataforma debe provee proveer mecanismos para integrar dashboards en otras plataformas Web (Embedded Analytics).

• La plataforma debe proveer un API JavaScript para integraciones personalizadas con otras plataformas.

• La plataforma debe proveer un API REST para automatizar labores de administración.

• La plataforma debe proveer un API que permita la modificación programática xx xxxxxxx de datos y Dashboards.

• La plataforma debe proveer un API que permita la creación programática de datos almacenados en formato columnar.

• La plataforma debe proveer un API para crear conectores para fuentes de datos WEB disponibles a través de servicios WEB.

• La plataforma debe soportar extensiones, a través de las cuales sea posible interactuar con datos externos desde los Dashboards.

3.3.2 CONVERSIÓN DE LICENCIAMIENTO TABLEAU

ETB REQUIERE que el oferente permita la conversión del licenciamiento con el que actualmente cuenta ETB (a perpetuidad) a la nueva versión (por uso - Onpremise), teniendo en cuenta que, las licencias actuales están vigentes hasta el 27 de enero de 2020.

ETB REQUIERE que el licenciamiento a convertir inicie su vigencia a partir del 28 de Julio del 2019 hasta el 27 de Julio de 2022, donde los seis primeros meses se homologue el pago ya realizado en la renovación del 28 de enero de 2019.

A continuación, el detalle de la conversión requerida al nuevo esquema de licenciamiento:

Licencia actual	Cantidad	Vigencia	Licencia nueva	Descripción	Cantidad	Vigencia	TIEMPO (AÑOS)
Tableau Desktop	8	Desde 28 de enero de 2019 hasta el 27 de enero de 2020	Tableau Creator (On- premises)	Licencias Convertidas de Tableau Desktop Professional Perpetuas. Tasa de Conversión 1:1. Incluye 1 licencia de Tableau Prep, 1 Licencia de Tableau Desktop y 1 Licencia de usuario Creator en el Servidor, Derechos de actualización y soporte tercer nivel.	8	Desde 28 de julio de 2019 hasta el 27 de julio de 2022	3
Tableau Server	40	Desde 28 de enero de 2019 hasta el 27 de enero de 2020	Tableau Explorer (On- premises)	Licencias Convertidas de Usuario Interactor Perpetuo de Tableau Server. Tasa de Conversión 1:1 incluyendo Derechos de actualización y soporte tercer nivel.	25	Desde 28 de julio de 2019 hasta el 27 de julio de 2022	3

Tableau Viewer (On- premises) Licencias Convertidas de Usuario Interactor Perpetuo de Tableau Server. Tasa de Conversión 1:2. Licencias de usuario final. Permite el acceso a Tableau Server y uso de los Tableros de control publicados.Derechos de actualización y soporte tercer nivel. 30 Desde 28 de julio de 2019 hasta el 27 de julio de 2022 3

3.3.3 DERECHOS DE ACTUALIZACIÓN Y SOPORTE TERCER NIVEL (FABRICA)

3.3.3.1 DERECHOS DE ACTUALIZACIÓN

ETB REQUIERE contar con los Derechos de actualización y uso de las nuevas versiones, service packs, parches o fixes de la herramienta, así como su mantenimiento e incorporación de mejoras de fábrica, incluyendo las siguientes obligaciones a cargo del CONTRATISTA:

• Suministro de parches de software e instalación de los mismos en ETB.

• Suministro de actualizaciones de la solución, junto con su documentación técnica.

• La entrega e instalación de las nuevas versiones liberadas al mercado de los componentes de software de base, micro códigos, firmware, drivers y demás elementos de software que componen la infraestructura ofertada.

• Entrega de los medios de las versiones (Archivos, derechos de descarga, CD’s, etc. Guía de usuario, guía de instalación y procedimientos de administración y cambio de máquina), la entrega deberá hacerse dentro de los 10 días hábiles siguientes a su liberación al mercado.

• Charlas de especificación de los cambios o mejoras realizadas en la nueva versión.

3.3.3.2 SOPORTE TERCER NIVEL (FABRICA)

ETB REQUIERE contar con los servicios de soporte de fábrica o Soporte de tercer nivel para cuando se presenten incidentes o problemas con la herramienta, que por su complejidad requieran escalamiento, cumpliendo lo siguiente:

• Soporte directo vía web para solucionar dudas técnicas de instalación, configuración, operación, funcionamiento y/o solución de problemas.

• Comunicación directa con los técnicos del software TABLEAU

• Si se requiere la aplicación de parches y/o actualizaciones que libere el fabricante, la aplicación de los mismos, esta deberá ser realizada por el CONTRATISTA, quien debe garantizar la actualización de los componentes relacionados y la funcionalidad integral de la solución.

• Es requerido que el CONTRATISTA entregue los procedimientos para hacer uso del servicio de soporte tercer nivel. Dicho documento deberá incluir los procedimientos a utilizar para la solución de problemas y su escalamiento, definición de contactos y conductos regulares.

Estos servicios se deberán empezar a prestar por el CONTRATISTA una vez se reciba el servicio a satisfacción de ETB y mediante un acta de inicio de servicio.

ETB REQUIERE que El CONTRATISTA garantice que el soporte de tercer nivel, en todos los casos, será asumido por el fabricante.

3.3.3.2.1 SERVICIOS DE SOPORTE TERCER NIVEL (FABRICA)

• MEDIOS DE SOPORTE:

ETB requiere que el oferente indique los medios y procedimientos a través de los cuales ETB podrá acceder al servicio de soporte del fabricante, sea vía web o personal.

• HORARIO DE ATENCIÓN:

ETB requiere que el servicio de soporte de tercer nivel asegure un horario de atención de 7 x 24.

• ATENCIÓN REMOTA:

ETB requiere que el oferente disponga de medios de atención remota para atender las solicitudes realizadas.

• ATENCION EN SITIO:

ETB requiere que ante incidentes clasificados como críticos o aquellos que han superado el acuerdo de nivel de servicios pactado, el CONTRATISTA a solicitud de ETB, desplace a las instalaciones de ETB, personal técnico apropiado para solucionar el incidente.

• GUIA DE SOPORTE:

ETB requiere que el oferente entregue una copia en medio digital de la guía para utilización del servicio de soporte. Esta guía debe describir claramente la totalidad del procedimiento a seguir por parte de ETB en caso que sea necesario hacer uso del servicio de soporte.

• MEDIOS DE CONTACTO REQUERIDOS:

ETB requiere contar como medio de acceso al servicio de soporte técnico con:

a. Un número telefónico fijo en Bogotá o un número gratuito (01 800)

b. Un correo electrónico o página WEB para el reporte de incidentes

El oferente deberá describir en su oferta, los medios de contacto que dispone para reporte y seguimiento de los incidentes

• ATENCIÓN DE TIQUETES:

ETB requiere que para la atención de tiquetes reportados por ETB para atención en soporte de tercer nivel (fábrica), se tengan en cuenta las siguientes etapas:

a) Identificación de solicitudes: ETB requiere que cada solicitud genere un tiquete que permita identificar la solicitud de manera unívoca.

b) Trazabilidad de solicitudes: ETB requiere que cada tiquete generado para atender las solicitudes realizadas pueda ser rastreado, identificando cuánto tiempo dura en cada etapa.

c) Retroalimentación: ETB requiere que, en caso de tener tiquetes de problemas técnicos abiertos, el CONTRATISTA envíe por lo menos semanalmente la retroalimentación del estado del mismo.

d) Cierre de casos: ETB requiere que el CONTRATISTA no suspenda la atención a una solicitud, hasta tanto no se solucione la falla a entera satisfacción de ETB.

e) Re-apertura de solicitudes: ETB requiere que en caso de no ser satisfactoria la solución entregada, el CONTRATISTA re-abra el caso correspondiente.

• PRIORIDAD A LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES:

ETB requiere establecer la siguiente clasificación en cuanto a la prioridad de atención de las solicitudes escaladas al tercer nivel de acuerdo a los siguientes criterios:

Prioridad	Nivel de Prioridad	Descripción
Prioridad 1	Crítico	La más alta prioridad. Indica un incidente reportado donde Tableau Desktop, Tableau Prep, o el entorno de producción de Tableau Server, según corresponda, está completamente inoperable o inaccesible para todos los usuarios.
Prioridad 2	Alta	Indica un incidente reportado donde el problema ha afectado gravemente el rendimiento del uso previsto del Software y está causando un impacto material, o, el Software no está funcionando y está impactando a la mayoría de los usuarios
Prioridad 3	Media	Indica un incidente reportado donde el problema tiene un impacto en el rendimiento y / o funcionalidad del Software y está afectando a la minoría de los usuarios del Cliente.
Prioridad 4	Baja	Acerca de todas las preguntas sobre cómo usar el Software.

• NIVELES DE SERVICIO:

ETB requiere que el contratista inicie la atención de incidentes y se comprometa con los siguientes tiempos de resolución, estos tiempos contaran a partir de la comunicación por parte de ETB del incidente:

Prioridad	Tiempo de resolución
Crítico	8 Horas
Alta	24 horas
Media	72 horas

Baja Semanalmente

Para el inicio de la atención, es necesario que el contratista asigne un número de identificación al incidente.

3.4 CERTIFICACIÓN DE FABRICANTE

ETB REQUIERE que el OFERENTE cuente con certificación vigente del fabricante de los productos que va a suministrar, donde lo autorice para la venta o distribución, implementación, y que está autorizado para vender los servicios de soporte y mantenimiento sobre la herramienta Tableau. El OFERENTE deberá anexar a su oferta la certificación respectiva, expedida máximo cinco meses antes de la fecha de presentación de la oferta y con vigencia hasta la finalización del plazo del contrato. Estas certificaciones no se REQUIEREN si el OFERENTE es el mismo fabricante de los productos.

3.5 CONTROL DEL CONTRATO

3.5.1 SUPERVISION

ETB requiere que el oferente acepte la designación de uno o varios supervisores del contrato por parte de ETB, los cuales pueden ser funcionarios de ETB o empresas externas contratadas para tal fin. El oferente deberá trabajar de manera coordinada con estos supervisores, proporcionándoles toda la información que requieran y aplicando sus recomendaciones en relación con la buena marcha del contrato. Es indispensable la aprobación de los entregables por parte de los supervisores de cada servicio para que ETB pueda realizar los respectivos pagos. Esta supervisión se desarrollará de acuerdo con lo estipulado en el Manual de Supervisión de Contratos de ETB

3.5.2 REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN SOBRE EL CONTRATO

ETB REQUIERE que cuando las autoridades judiciales o administrativas soliciten información en relación con el contrato que se llegare a firmar, el CONTRATISTA se comprometa a entregar la información solicitada y dar respuesta formal al requerimiento dentro de los plazos que las entidades determinen.