FACTURACIÓN Para que se efectúe el pago, el CONSULTOR deberá emitir la respectiva factura oficial por el anticipo cuando este exista y por el monto del pago a favor de la ENTIDAD, caso contrario la ENTIDAD deberá retener los montos de obligaciones tributarias pendientes, para su posterior pago al Servicio de Impuestos Nacionales.
REQUISITOS TÉCNICOS En el procedimiento de contratación el OFERENTE deberá presentar la siguiente documentación en papel membretado, con nombre y firma del representante o apoderado legal en la última hoja y rúbricas en el resto de las hojas que integren cada uno de los requisitos, además se deberá incluir el RFC, domicilio, correo electrónico y número telefónico de contacto:
a) Propuesta técnica: Se describirán de manera clara y precisa las características técnicas de los bienes descritos conforme a lo establecido en el ANEXO UNO y DOS de las presentes ETAs, indicando el origen del bien. Asimismo, se deberá incluir la transcripción textual y completa de las presentes ETAs, por lo que se deberán incluir todas las hojas que lo conforman.
b) El PROVEEDOR deberá de presentar un Programa de Fabricación de los Bienes por cada una de las PARTIDAS ofertadas. Dicho programa deberá contemplar el plazo máximo de los 180 (ciento ochenta) días naturales siguientes al inicio de la contabilización del plazo de entrega de los bienes. De conformidad con lo establecido en los numerales 3.1. y 3.3., en los que se indica que se realizarán pruebas para que se verifique la calidad de los bienes cuando el PROVEEDOR tenga el 50% de los bienes terminados; el PROVEEDOR deberá notificar por escrito el cumplimiento de este porcentaje a la(s) PARTICIPANTE(S) DESIGNADA(S). La toma de muestras para las pruebas de calidad a los bienes se realizará en las instalaciones donde se fabriquen los bienes o en los domicilios que indique el PROVEEDOR de conformidad con el Programa de Fabricación de los Bienes entregado por los PROVEEDORES. Este porcentaje de avance no podrá exceder de los 90 (noventa) días naturales posteriores al inicio de la contabilización del plazo de entrega de los bienes. Los Programas de Fabricación de los Bienes se podrán agrupar por una, dos o más PARTIDAS cuyo proceso de fabricación sea el mismo y se deberá indicar el domicilio de las instalaciones donde se llevará a cabo la fabricación de los bienes, así como el domicilio para la toma de muestras para la verificación de la calidad de los bienes.
c) Acreditar que cuenta con experiencia comprobable con al menos dos contratos y/o pedidos, los cuales deberán corresponder a bienes similares a los del objeto de la presente contratación y cuando menos del 25% de la suma de los volúmenes de las cantidades mínimas ofertadas. Para tal efecto, el OFERENTE deberá presentar copia de los contratos y/o pedidos del sector gubernamental o privado que haya celebrado en condiciones similares a las requeridas en las presentes ETAs; dichos contratos y/o pedidos podrán ser de los años 2019, 2020, 2021, 2022 y/o 2023. La copia de los contratos y/o pedidos que presenten deberá permitir identificar de manera clara la vigencia, el objeto y las firmas de las partes. Así mismo, por cada contrato y/o pedido presentado, deberá acompañar la documentación que acredite que cumplió satisfactoriamente con las obligaciones contractuales a su cargo en dicho contrato y/o pedido, para lo cual deberá presentar documentos tales como carta de liberación de garantía, cartas de satisfacción, acta de entrega-recepción suscrita por la dependencia, entidad o ente del sector privado, en la que conste la entrega-recepción de los bienes a su entera satisfacción.
d) Currículum, mediante el cual acredite que sus actividades comerciales y profesionales, estén relacionadas con la contratación descrita en las presentes ETAs. transcribiendo el objeto social de la empresa y enlistando los contratos presentados para acreditar la experiencia, que se solicitan en el inciso c) del numeral 4.
e) Escrito suscrito por el representante legal o persona facultada para comprometerse a nombre del OFERENTE mediante el cual manifieste que los bienes que entregarán, en caso de resultar adjudicados, cumplirán con la totalidad de las especificaciones técnicas establecidas en el ANEXO UNO y DOS de las presentes ETAs.
f) Escrito suscrito por el representante legal o persona facultada para comprometerse a nombre del OFERENTE, mediante el cual manifieste que los bienes ofertados están garantizados contra defectos o vicios ocultos, por un periodo mínimo de 12 (doce) meses, los cuales se contabilizarán a partir de la fecha de entrega a entera satisfacción en los lugares establecidos en el ANEXO CUATRO de las presentes ETAs. Asimismo, que su representada se compromete a reemplazar los bienes en un periodo máximo de 10 (diez) días hábiles contados a partir de que se realice la notificación del motivo de rechazo por escrito o algún medio electrónico. En caso de no cumplir con este plazo establecido se hará acreedora a la aplicación de las penalizaciones que se hayan pactado en el contrato respectivo.
g) Escrito suscrito por el representante legal o persona facultada para comprometerse a nombre del OFERENTE, mediante el cual manifieste que su representada asumirá la responsabilidad total que resulte de cualquier violación a las disposiciones legales inherentes a la propiedad intelectual, derechos de autor, o cualquier otra similar que surja con motivo de los bienes que oferte.
h) Escrito suscrito por el representante legal o persona facultada para comprometerse a nombre del OFERENTE, mediante el cual manifieste que su representada, en caso de resultar adjudicada, cubrirá los gastos de las pruebas de calidad que se apliquen a los bienes de conformidad con lo estipulado en el numeral 3.3 Pruebas de calidad a los bienes, en los lugares establecidos en los Programas de Fabricación de los Bienes de los PROVEEDORES y que repondrá las piezas que se hayan utilizado para la evaluación de la calidad a fin de no modificar las cantidades de bienes solicitadas por las PARTICIPANTES. Adicional a que, en caso de que incumpla con las condiciones técnicas y de calidad establecidas en las presentes ETAs y en los ANEXO UNO, DOS y TRES, derivado del resultado obtenido de las pruebas, se obliga a reemplazar los bienes terminados para que se realice nuevamente el proceso de toma de muestras y el pago de la(s) prueba(s) que aplique(n). Esto no amplia ni modifica el plazo de entrega de los bienes establecido en el numeral 3.1.
i) Escrito suscrito por el representante legal o persona facultada para comprometerse a nombre del OFERENTE, mediante el cual manifieste que su representada se compromete a que el personal que lleve a cabo la entrega de los bienes, dará el debido y exacto cumplimiento a los controles de acceso, así como a las medidas de seguridad y sanitarias que cada una de las PARTICIPANTES establezcan en los domicilios de entrega.
FACTURACIÓN Y PAGO Como contraprestación por el Trabajo realizado de acuerdo con lo previsto en el Contrato, la Compañía abonará al Contratista las cantidades que se especifiquen en la Orden, en las fechas y en las formas que se determinen en la misma y en esta Cláusula 12. Una vez comenzado el Trabajo y en un plazo de treinta (30) días a contar desde la finalización de cada mes (o, cuando se trate de una cantidad a tanto alzado, en el periodo de facturación que especifique el Contrato), el Contratista remitirá a la Compañía una factura única por el importe que corresponda al Trabajo realizado de conformidad con el Contrato durante el mes en cuestión (o, cuando se trate de una cantidad a tanto alzado, durante el período de facturación acordado). El IVA aplicable, si procede, será detallado separadamente. Las facturas incompletas o incorrectas se devolverán al Contratista sin tramitar. Cada factura deberá incluir el título y número de referencia de la Orden, y deberá remitirse junto con la documentación de soporte necesaria a la persona y dirección que se indiquen en la Orden. La Compañía abonará el importe debido en plazo de treinta (30) días a contar desde la fecha de recepción de la factura, siempre que la misma haya sido debidamente emitida y recibida conforme a lo previsto en esta Cláusula 12. En caso de que la Compañía esté en desacuerdo con alguno de los conceptos incluidos en la factura lo notificará al Contratista, quien deberá emitir dos (2) facturas: una correspondiente al importe aceptado por la Compañía y otra correspondiente al importe en disputa. La Compañía se reserva el derecho a retener el pago de la factura que contenga la cantidad en disputa hasta la resolución de la misma, tras la cual el pago será debido desde la fecha y en los términos que se acuerden en dicha resolución. Si la Compañía incumpliera la obligación de pagar las cantidades adeudadas al Contratista de acuerdo con esta Cláusula 12 en plazo de treinta (30) días desde que el pago sea debido, el Contratista podrá reclamar un interés de demora sobre la cantidad pendiente del dos por ciento (2%) anual sobre el tipo europeo de oferta interbancaria (EURIBOR) de ese momento. Las Partes acuerdan que dicha cantidad constituirá compensación suficiente, por lo que el Contratista renunciará a presentar reclamaciones adicionales. Dicho interés se devengará a diario desde la fecha inicial de pago hasta la fecha de pago efectivo, independientemente de si recae sentencia judicial al respecto, pero no se devengarán intereses compuestos. El Contratista deberá reclamar el pago del interés de demora emitiendo una factura independiente en plazo xx xxxx (10) días hábiles desde la fecha efectiva de pago de la factura a la que se refiere dicho interés. El pago de la factura por intereses se realizará de acuerdo con las disposiciones de esta Cláusula 12. El Contratista deberá emitir sus facturas en un plazo máximo de noventa (90) días a contar desde que finalice la parte del Trabajo que corresponda, o desde la expiración o resolución del Contrato, según proceda. La Compañía podrá, sin perjuicio de cualquier otro derecho, acción o recurso que pueda corresponderle, retener, deducir o compensar, total o parcialmente, cualquier cantidad que deba pagar al Contratista conforme al Contrato, en caso de que existan reclamaciones (presentes o futuras) de la Compañía contra el Contratista, ya sean relativas al Contrato o a cualquier otro contrato entre la Compañía y el Contratista.
REQUISITOS ECONÓMICOS a SE ENUNCIA LA DOCUMENTACIÓN ECONÓMICA QUE DEBERÁ CONTENER EL SOBRE ELECTRÓNICO QUE ENVÍE EL LICITANTE. LOS PARTICIPANTES ENVIARÁN SU PROPUESTA ECONÓMICA EXPRESANDO EL MONTO TOTAL DE LA PARTIDA ÚNICA, SON FIJOS E INCONDICIONADOS DURANTE LA VIGENCIA DEL CONTRATO, EN MONEDA NACIONAL (PESOS MEXICANOS) Y DEBERÁ PRESENTARSE CON EL I.V.A. DESGLOSADO, DE ACUERDO A LOS FORMATOS ESTABLECIDOS EN EL FORMATO 9 LOS PRECIOS TOTALES DE LA PARTIDA UNICA, REFLEJADOS EN EL FORMATO 9 REFERIDO ANTERIORMENTE, DEBERÁN INCLUIR TODOS LOS COSTOS RELACIONADOS CON EL SERVICIO, OBJETO DE LA PRESENTE INVITACIÓN; LA CONVOCANTE ÚNICAMENTE EVALUARÁ Y RECONOCERÁ COMO PARTE DE LA PROPUESTA ECONÓMICA LOS COSTOS PLASMADOS EN ESTE DOCUMENTO. CUANDO SE PRESENTEN ERRORES DE CÁLCULO EN LAS PROPUESTAS PRESENTADAS, LA CONVOCANTE APLICARÁ LAS CORRECCIONES CON BASE EN LOS CRITERIOS PREVISTOS POR EL ARTÍCULO 55 DEL REGLAMENTO DE LA LEY.
Documentos que Establecen la Conformidad de los Bienes y Servicios Conexos 18.1 Con el fin de establecer la conformidad de los Bienes y Servicios Conexos, los Oferentes deberán proporcionar como parte de la oferta evidencia documentada acreditando que los Bienes cumplen con las especificaciones técnicas y los estándares especificados en la Sección VI, Requisitos de los Bienes y Servicios.
18.2 La evidencia documentada puede ser en forma de literatura impresa, planos o datos, y deberá incluir una descripción detallada de las características esenciales técnicas y de funcionamiento de cada artículo demostrando conformidad sustancial de los Bienes y Servicios Conexos con las especificaciones técnicas. De ser procedente el Oferente incluirá una declaración de variaciones y excepciones a las provisiones en los Requisitos de los Bienes y Servicios.
18.3 Los Oferentes también deberán proporcionar una lista detallada que incluya disponibilidad y precios actuales de repuestos, herramientas especiales, etc. necesarias para el adecuado y continuo funcionamiento de los bienes durante el período indicado en los DDL, a partir del inicio de la utilización de los bienes por el Comprador.
18.4 Las normas de fabricación, procesamiento, material y equipo así como las referencias a marcas o números de catálogos que haya incluido el Comprador en los Requisitos de los Bienes y Servicios son solamente descriptivas y no restrictivas. Los Oferentes pueden ofrecer otras normas de calidad, marcas, y/o números de catálogos siempre y cuando demuestren a satisfacción del Comprador, que las substituciones son sustancialmente equivalentes o superiores a las especificadas en los Requisitos de los Bienes y Servicios.
Forma para la Presentación de los Documentos Contenidos en el “Sobre A” Los documentos contenidos en el “Sobre A” deberán ser presentados en original debidamente marcado como “ORIGINAL” en la primera página del ejemplar, junto con TRES COPIAS fotocopias simples de los mismos, debidamente marcada, en su primera página, como “COPIA I, II y III”. El original y las copias deberán firmarse en todas las páginas por el Representante Legal, debidamente foliadas y deberán llevar el sello social de la compañía. El “Sobre A” deberá contener en su cubierta la siguiente identificación: (Sello Social) Firma del Representante Legal COMITÉ DE COMPRAS Y CONTRATACIONES
DEFECTOS Y VICIOS OCULTOS “EL PROVEEDOR” queda obligado ante “LA DEPENDENCIA O ENTIDAD” a responder de los defectos y vicios ocultos derivados de las obligaciones del presente contrato, así como de cualquier otra responsabilidad en que hubiere incurrido, en los términos señalados en este instrumento jurídico y sus respectivos anexos, así como la cotización y el requerimiento asociado a ésta, y/o en la legislación aplicable en la materia. Para los efectos de la presente cláusula, se entiende por vicios ocultos los defectos que existan en los bienes o prestación de los servicios o arrendamiento, que los hagan impropios para los usos a que se le destine o que disminuyan de tal modo este uso, que de haberlo conocido “LA DEPENDENCIA O ENTIDAD” no lo hubiere adquirido o los hubiere adquirido a un precio menor.
PRESUPUESTOS PROCESALES Antes de entrar a decidir de fondo las controversias planteadas, se hace necesario establecer si en el presente proceso arbitral se reúnen a cabalidad los presupuestos procesales, o sea, los requisitos indispensables para la validez del proceso, que permiten proferir decisión de fondo. Al respecto el Tribunal encuentra que tales presupuestos están dados. En efecto, las partes son plenamente capaces y están debidamente representadas. En efecto, de conformidad con las certificaciones y actuaciones que obran en el expediente, MINERCOL es una sociedad comercial, resultante de la fusión entre la EMPRESA COLOMBIANA DE CARBON LIMITADA –ECOCARBON LTDA.- y MINERALES DE COLOMBIA S.A. –MINERALCO S.A.-, representada por XXXXXXX XXXX XXXXXXX, y se encuentra actualmente en estado de liquidación. INGEOMINAS es un establecimiento público del orden nacional, representado por XXXXXX XXXXXXXXXX XXXX. Por su parte, XXXXXXXX LIMITED, es una sociedad extranjera, constituida y domiciliada en el Estado de Alabama (Estados Unidos de América), con sucursal en Colombia, representada por XXXXXXX XXXXXXX XXXXX. Los representantes legales de las partes son mayores de edad como se acreditó con el reconocimiento de los respectivos poderes y ambas actuaron por conducto de sus apoderados reconocidos en el proceso. Mediante Auto No. 16 proferido en la primera audiencia de trámite que se inició el día 28 de febrero de 2005, el Tribunal reiteró esa capacidad y la debida representación de las partes; advirtió que el Tribunal había sido integrado y que se encontraba instalado; que se había efectuado la consignación oportuna de los gastos y de los honorarios; que las controversias planteadas eran susceptibles de transacción y que las partes tenían capacidad para transigir; que el pacto arbitral reunía los requisitos legales y que, en consecuencia, el Tribunal era competente para tramitar y decidir el litigio. En audiencia que tuvo lugar el día 20 xx xxxxx de 2007 las partes manifestaron que no tenían reparo a las contestaciones de los oficios librados por el Tribunal en desarrollo del decreto de pruebas y que se habían puesto en su conocimiento en las diferentes audiencias. Igualmente, que revisaron el acervo probatorio, verificaron que todas las pruebas decretadas fueron practicadas, obran en el expediente y respecto de ellas tuvieron oportunidad de contradicción. Finalmente, el proceso se adelantó con el cumplimiento de las normas procesales previstas sin que obre causal de nulidad que afecte la presente actuación.
Documentos que componen la Oferta 11.1 La oferta deberá contener los siguientes documentos:
(a) Formulario de Oferta y Lista de Precios, de conformidad con las Cláusulas 12, 14 y 15 de las IAO;
(b) Garantía de Mantenimiento de la Oferta o Declaración de Mantenimiento de la Oferta, de conformidad con la Cláusula 21 de las IAO, si se requiere;
(c) confirmación escrita que autorice al signatario de la oferta a comprometer al Oferente, de conformidad con la Cláusula 22 de las IAO;
(d) evidencia documentada, de conformidad con la Cláusula 16 de las IAO, que establezca que el Oferente es elegible para presentar una oferta;
(e) evidencia documentada, de conformidad con la Cláusula 17 de las IAO, que certifique que los Bienes y Servicios Conexos que proporcionará el Oferente son de origen elegible;
(f) evidencia documentada, de conformidad con las Cláusulas 18 y 30 de las IAO, que establezca que los Bienes y Servicios Conexos se ajustan sustancialmente a los Documentos de Licitación;
(g) evidencia documentada, de conformidad con la Cláusula 19 de las IAO, que establezca que el Oferente está calificado para ejecutar el Contrato en caso que su oferta sea aceptada; y
(h) cualquier otro documento requerido en los DDL.
REQUISITOS MÍNIMOS La entidad contratante podrá solicitar los documentos que estime pertinentes conforme al objeto de contratación misma que serán considerados como requisitos mínimos.
