Common use of Identificação das necessidades de negócio Clause in Contracts

Identificação das necessidades de negócio. 1.1.1. A fim de não ocasionar a descontinuidade dos trabalhos, é fundamental para a Fundação Capes a manutenção de diversos serviços, dentre eles o de impressão, reprodução e a digitalização de documentos de forma contínua, econômica e segura, pois é parte integrante dos inúmeros meios estruturais que asseguram o sucesso das ações e dos programas institucionais desta Fundação. 1.1.2. Os serviços de Outsourcing de impressão, proporcionam a uniformização e padronização dos produtos finais de impressão e apoiam sistematicamente diversas ações e dezenas de eventos internos na CAPES, a citar: I - Os Conselhos Técnicos Científicos- CTC; II - Avaliação Quadrienal (próxima edição em 2021); III - Reuniões mistas com parceiros Internacionais; IV - Palestras e encontros do Programa Institucional de Internacionalização – CAPES - PrInt V - Brafitec - Encontros de parcerias universitárias; VI - Dentre outros diversos eventos promovidos pela Coordenação Executiva dos Órgãos Colegiados (CECOL). 1.1.3. Por outro lado, através dos serviços de Outsourcing de impressão, a redução de despesas vem acontecendo com o passar dos anos, e tal redução deve-se à diminuição dos gastos com impressão e cópias, principalmente após a adoção pela CAPES do Sistema Eletrônico de Informações - SEI em fevereiro de 2016. 1.1.4. Devido à utilização do SEI, não existe a necessidade de imprimir documentos oficiais; ainda sim, são produzidos diversos documentos de apoio, como: mapas, planilhas, atas de reuniões, plantas e demais documentos que apoiam o bom andamento dos serviços e suporte aos eventos realizados pela Fundação Capes, isso, representa recurso fundamental para os processos de registro material e documental. 1.1.5. Ao mesmo tempo, possibilita a disseminação da cultura pelo uso sustentável dos serviços, com a redução do número de páginas impressas e racionalização do parque de equipamentos. 1.1.6. Importante destacar que os equipamentos multifuncionais que realizam as impressões também são responsáveis por cópias e a digitalização de diversos documentos que são enviados/anexados ao SEI. 1.1.7. Para esta contratação, a experiência de gestão contratual ao longo dos últimos 56 meses, contribuiu para identificação das seguintes necessidades: a) Parque de impressão e reprodução de documentos novos, com fornecimento de insumos, exceto papel; b) Software de auditoria e bilhetagem com a emissão de relatórios gerenciais; c) Racionalização do parque de impressão visando atender a Portaria nº 86 - Boas Práticas, orientações e vedações para contratação de serviços de Outsourcing de impressão; d) Manter/Garantir os atuais níveis de qualidade e disponibilidade dos serviços de impressão e reprodução de documentos. e) Disponibilidade contínua: o Acordo de Nível de Serviço garantirá a disponibilidade do serviço durante toda a execução contratual. f) Controlar o fluxo de documentos e identificar os responsáveis: a ferramenta identificará os responsáveis pela utilização das funcionalidades de cada equipamento. g) Adoção da institucionalização de uma Política de Impressão, por recomendação do Guia de boas práticas para contratações de serviços de Outsourcing de Impressão.

Identificação das necessidades de negócio. 1.1.1A Defensoria Pública do Estado de Roraima tem como missão prestar assistência jurídica, judicial e extrajudicial, integral e gratuita aos necessitados, assim considerados na forma da Lei, em todos os graus de jurisdição e instâncias administrativas do Estado, sempre em busca da universalização dos serviços que presta, visando executar de forma eficaz os objetivos incumbidos a esta Instituição, sempre observando a legislação vigente, e fazendo com que o público alvo tenha um serviço de assistência jurídica célere e de excelência em todo o Estado de Roraima. A fim DPE/RR tem uma grande necessidade de um aplicativo apto a realizar e gravar videoconferências, sendo a ESDEP - Escola Superior da Defensoria Pública de Roraima, a Assessoria de Comunicações - ASCOM e o Departamento de Tecnologia da Informação e Comunicações - DTIC os órgãos mais necessitados do aplicativo em tela. Dentre os aplicativos pesquisados, foram o Google Meet da GOOGLE e o TEAMS da Microsoft, os que se destacaram. Além disso, por ventura, esses setores requisitantes fazem uso de outras ferramentas como: armazenamento na nuvem (drive), editor de texto, planilha eletrônica, apresentação de slides, formulários, etc. A DPE/RR fez aquisição de 05 (cinco) Licenças Google Workspace Enterprise Standard pelo período de 12 (doze) meses, adquiridas pelo valor unitário de R$ 638,00 (seiscentos e trinta e oito reais), totalizando R$ 3.190,00 (três mil cento e noventa reais), via adesão a Ata de Registro de Preços - ARP nº 10/2022 do Tribunal de Justiça do Estado de Roraima - TJRR, em 01/03/2023, conforme processo SEI 002906/2022. Tais licenças, desde então, têm sido utilizadas pelas unidades solicitantes desta DPE/RR e também para reuniões nacionais do Conselho de Defensores Públicos Gerais - CONDEGE, quando preciso, pois atualmente o Defensor Público Geral, Dr. Oleno Inácio de Matos, preside aquele Conselho. Esta DPE/RR não ocasionar possui licenças de suite de escritório de softwares proprietários (pagos) e que para suprir demandas/necessidades neste sentido, a descontinuidade Instituição recorre a ferramentas gratuitas. Uma desvantagem com relação a isto é que as ferramentas gratuitas não possuem tantos recursos quanto às pagas e nem atualizações/correções corriqueiras. A DPE/RR possui a previsão em seu Plano Anual de Contratação (sob SEI 0529103, item 122 e 147) além da prorrogação de 05 licenças do Google Workspace, a contratação de 450 licenças de ferramentas correlacionada para suprir a demanda de toda a Instituição. Desta forma, considerando que essas 05 licenças de SOLUÇÃO INTEGRADA DE COLABORAÇÃO E COMUNICAÇÃO CORPORATIVA BASEADA EM NUVEM são as únicas licenças pagas que atualmente esta DPE/RR tem (estrategicamente distribuídas) que engloba ferramentas de comunicação (webconferência - Google Meet - bastante utilizada pela ESDEP, ASCOM, DTIC e DPE/RR em Geral) e colaboração (Google Drive, Docs, Sheets, slides, Forms, etc.), faz-se imprescindível a presente Contratação para manutenção dos trabalhosserviços em execução. Com a proximidade de vencimento do contrato de 12 (doze) meses, firmado em 01/03/2023, foi feita consulta à empresa contratada (RJR SERVIÇOS DE INFORMÁTICA LTDA, CNPJ nº: 11.508.825/0001-38) e esta declarou ser inviável a prorrogação do referido contrato, devido o valor praticado da ata TJRR estar inexequível. Diante da impossibilidade da prorrogação do Contrato nº 2/2023/DCC/DA/DG/DPG (SEI 0442955), aquela contratada nos encaminhou proposta comercial com valores para 2024, conforme quadro abaixo: Devido à dificuldade em reajuste de preços do contrato ora vigente para os valores praticados pelo mercado, torna-se necessária uma aquisição das licenças Google Enterprise Standard de forma a suprir a necessidade demandada. Diante deste cenário apresentado, torna-se necessária a aquisição URGENTE, uma vez que as reuniões onde o software Google Meet é fundamental utilizado, não podem prescindir dos recursos que só estão disponíveis nas versões pagas (como, por exemplo, quantidade significativa de participantes, gravação, armazenamento e gerenciamento em nuvem das gravações) que estiveram vigentes até 01/03/2024. Desta forma, para que esta Instituição continue dispondo deste mesmo tipo de serviços, faz-se necessário realizar nova contratação. Neste sentido, este estudo visa analisar e demonstrar que a contratação da plataforma/ferramenta em uso (Google Workspace) continua sendo a mais viável tecnologicamente e economicamente para a Fundação Capes Administração e que continua sendo a manutenção que atende com maior excelência as demandas dos setores requisitantes que dependam de diversos serviços, dentre eles o de impressão, reprodução e a digitalização de documentos de forma contínua, econômica e segura, pois é parte integrante dos inúmeros meios estruturais interação remota. A contratação ainda se faz necessária para situações que asseguram o sucesso das ações e dos programas institucionais desta Fundaçãoexijam interação remota com outras Organizações/Instituições. 1.1.2. Os serviços de Outsourcing de impressão, proporcionam a uniformização e padronização dos produtos finais de impressão e apoiam sistematicamente diversas ações e dezenas de eventos internos na CAPES, a citar: I - Os Conselhos Técnicos Científicos- CTC; II - Avaliação Quadrienal (próxima edição em 2021); III - Reuniões mistas com parceiros Internacionais; IV - Palestras e encontros do Programa Institucional de Internacionalização – CAPES - PrInt V - Brafitec - Encontros de parcerias universitárias; VI - Dentre outros diversos eventos promovidos pela Coordenação Executiva dos Órgãos Colegiados (CECOL). 1.1.3. Por outro lado, através dos serviços de Outsourcing de impressão, a redução de despesas vem acontecendo com o passar dos anos, e tal redução deve-se à diminuição dos gastos com impressão e cópias, principalmente após a adoção pela CAPES do Sistema Eletrônico de Informações - SEI em fevereiro de 2016. 1.1.4. Devido à utilização do SEI, não existe a necessidade de imprimir documentos oficiais; ainda sim, são produzidos diversos documentos de apoio, como: mapas, planilhas, atas de reuniões, plantas e demais documentos que apoiam o bom andamento dos serviços e suporte aos eventos realizados pela Fundação Capes, isso, representa recurso fundamental para os processos de registro material e documental. 1.1.5. Ao mesmo tempo, possibilita a disseminação da cultura pelo uso sustentável dos serviços, com a redução do número de páginas impressas e racionalização do parque de equipamentos. 1.1.6. Importante destacar que os equipamentos multifuncionais que realizam as impressões também são responsáveis por cópias e a digitalização de diversos documentos que são enviados/anexados ao SEI. 1.1.7. Para esta contratação, a experiência de gestão contratual ao longo dos últimos 56 meses, contribuiu para identificação das seguintes necessidades: a) Parque de impressão e reprodução de documentos novos, com fornecimento de insumos, exceto papel; b) Software de auditoria e bilhetagem com a emissão de relatórios gerenciais; c) Racionalização do parque de impressão visando atender a Portaria nº 86 - Boas Práticas, orientações e vedações para contratação de serviços de Outsourcing de impressão; d) Manter/Garantir os atuais níveis de qualidade e disponibilidade dos serviços de impressão e reprodução de documentos. e) Disponibilidade contínua: o Acordo de Nível de Serviço garantirá a disponibilidade do serviço durante toda a execução contratual. f) Controlar o fluxo de documentos e identificar os responsáveis: a ferramenta identificará os responsáveis pela utilização das funcionalidades de cada equipamento. g) Adoção da institucionalização de uma Política de Impressão, por recomendação do Guia de boas práticas para contratações de serviços de Outsourcing de Impressão.

Identificação das necessidades de negócio. 1.1.1. A fim de não ocasionar a descontinuidade dos trabalhos, é fundamental para a Fundação Capes a manutenção de diversos serviços, dentre eles o de impressão, reprodução e a digitalização de documentos de forma contínua, econômica e segura, pois é parte integrante dos inúmeros meios estruturais que asseguram o sucesso das ações e dos programas institucionais desta Fundação. 1.1.2. Os serviços de Outsourcing outsourcing de impressão, proporcionam a uniformização e padronização dos produtos finais de impressão e apoiam sistematicamente diversas ações e dezenas de eventos internos na CAPES, a citar: I - Os Conselhos Técnicos Científicos- CTC; II - Avaliação Quadrienal (próxima edição em 2021); III - Reuniões mistas com parceiros Internacionais; IV - Palestras e encontros do Programa Institucional de Internacionalização – CAPES - PrInt V - Brafitec - Encontros de parcerias universitárias; VI - Dentre outros diversos eventos promovidos pela Coordenação Executiva dos Órgãos Colegiados (CECOL). 1.1.3. Por outro lado, através dos serviços de Outsourcing outsourcing de impressão, a redução de despesas vem acontecendo com o passar dos anos, e tal redução deve-se à diminuição dos gastos com impressão e cópias, principalmente após a adoção pela CAPES do Sistema Eletrônico de Informações - SEI em fevereiro de 2016. 1.1.4. Devido à utilização do SEI, não existe a necessidade de imprimir documentos oficiais; , ainda sim, são produzidos diversos documentos de apoio, como: mapas, planilhas, atas de reuniões, plantas e demais documentos que apoiam o bom andamento dos serviços e suporte aos eventos realizados pela Fundação Capes, isso, representa recurso fundamental para os processos de registro material e documental. 1.1.5. Ao mesmo tempo, possibilita a disseminação da cultura pelo uso sustentável dos serviços, com a redução do número de páginas impressas e racionalização do parque de equipamentos. 1.1.6. Importante destacar que os equipamentos multifuncionais que realizam as impressões também são responsáveis por cópias e a digitalização de diversos documentos que são enviados/anexados ao SEI. 1.1.7. Para esta contratação, a experiência de gestão contratual ao longo dos últimos 56 meses, contribuiu para identificação das seguintes necessidades: a) Parque de impressão e reprodução de documentos novos, com fornecimento de insumos, exceto papel; b) Software de auditoria e bilhetagem com a emissão de relatórios gerenciais; c) Racionalização do parque de impressão visando atender a Portaria nº 86 - Boas Práticas, orientações e vedações para contratação de serviços de Outsourcing outsourcing de impressão; d) Manter/Garantir os atuais níveis de qualidade e disponibilidade dos serviços de impressão e reprodução de documentos. e) Disponibilidade contínua: o Acordo de Nível de Serviço garantirá a disponibilidade do serviço durante toda a execução contratual. f) Controlar o fluxo de documentos e identificar os responsáveis: a ferramenta identificará os responsáveis pela utilização das funcionalidades de cada equipamento. g) Adoção da institucionalização de uma Política de Impressão, por recomendação do Guia de boas práticas para contratações de serviços de Outsourcing outsourcing de Impressão.

Identificação das necessidades de negócio. 1.1.11.4.1. Manutenção de uma Solução de segurança para dispositivos fins contra ameaças cibernéticas e comprometimento de computadores e servidores do Coren-SP, com garantia de operação de toda a solução por parte da contratada; 1.4.2. Manutenção do gerenciamento centralizado da solução de segurança das estações de trabalho e servidores institucionais. 1.4.3. Manutenção do monitoramento e rastreamento em tempo real de atividades, arquivos e processos maliciosos na infraestrutura de TI - sendo essencial no processo de tratamento de incidentes; 1.4.4. Proteção das informações e dados pessoais e corporativos, atendendo às exigências da Lei geral de Proteção de Dados pessoais (LGPD); 1.4.5. A fim desnecessidade de não ocasionar a descontinuidade dos trabalhos, é fundamental treinar as equipes de TI para a Fundação Capes a administração dessa solução decorrentes da manutenção de diversos serviços, dentre eles o de impressão, reprodução uma solução já estável no ambiente do Coren-SP. Isso gera economia na contratação ao permitir que utilizemos os conhecimentos e a digitalização de documentos de forma contínua, econômica e segura, pois é parte integrante dos inúmeros meios estruturais que asseguram o sucesso das ações e dos programas institucionais desta Fundação. 1.1.2. Os serviços de Outsourcing de impressão, proporcionam a uniformização e padronização dos produtos finais de impressão e apoiam sistematicamente diversas ações e dezenas de eventos internos na CAPES, a citar: I - Os Conselhos Técnicos Científicos- CTCexperiências já adquiridos; II - Avaliação Quadrienal (próxima edição 1.4.6. A desnecessidade de instalar novos clientes de antivírus em 2021); III - Reuniões mistas com parceiros Internacionaismais de 600 máquinas espalhadas por todo o Estado decorrente da manutenção de uma solução já instalada no ambiente do Coren-SP. Instalações tão grandes estão passíveis de falhas e consequentemente, abertura de vulnerabilidades que podem comprometer toda a rede do Coren-SP. Isso também gera economia na contratação, visto que não necessitaremos pagar horas de técnicos de fornecedor para auxiliar nas instalações e configurações; IV - Palestras e encontros 1.4.7. O trabalho remoto imposto pela pandemia de Covid-19. Muitos colaboradores do Programa Institucional grupo de Internacionalização – CAPES - PrInt V - Brafitec - Encontros de parcerias universitárias; VI - Dentre outros diversos eventos promovidos pela Coordenação Executiva dos Órgãos Colegiados (CECOL). 1.1.3risco estão com computadores do Coren-SP em casa, com a solução ESET já instalada. Por outro ladoA perda dessa licença acarretaria em vulnerabilidade imediata para a rede do Coren-SP, através dos serviços de Outsourcing de impressão, a redução de despesas vem acontecendo com o passar dos anos, e tal redução deve-se à diminuição dos gastos com impressão e cópias, principalmente após a adoção pela CAPES do Sistema Eletrônico de Informações - SEI em fevereiro de 2016. 1.1.4. Devido à utilização do SEI, não existe bem como a necessidade de imprimir documentos oficiais; ainda simtroca de solução envolveria custos com a logística de transporte de todas essas máquinas até uma unidade para que a instalação pudesse ser feita, são produzidos diversos documentos gerando nesse ultimo, exposição dos colaboradores em grupo de apoio, como: mapas, planilhas, atas de reuniões, plantas e demais documentos que apoiam o bom andamento dos serviços e suporte aos eventos realizados pela Fundação Capes, isso, representa recurso fundamental para os processos de registro material e documentalrisco. 1.1.51.4.8. Ao mesmo tempoA desnecessidade de instalação de novo servidor, possibilita a disseminação da cultura pelo uso sustentável dos serviçoso que acarreta em perda de históricos de ações e de detecções, com a redução do número importante em processos administrativos internos, tomada de páginas impressas decisões no ambiente tecnológico e racionalização do parque administração para eventuais revogações de equipamentosacesso, conforme previsto na Norma – Prevenção de Vírus. 1.1.6. Importante destacar que os equipamentos multifuncionais que realizam as impressões também são responsáveis por cópias e a digitalização de diversos documentos que são enviados/anexados ao SEI. 1.1.7. Para esta contratação, a experiência de gestão contratual ao longo dos últimos 56 meses, contribuiu para identificação das seguintes necessidades: a) Parque de impressão e reprodução de documentos novos, com fornecimento de insumos, exceto papel; b) Software de auditoria e bilhetagem com a emissão de relatórios gerenciais; c) Racionalização do parque de impressão visando atender a Portaria nº 86 - Boas Práticas, orientações e vedações para contratação de serviços de Outsourcing de impressão; d) Manter/Garantir os atuais níveis de qualidade e disponibilidade dos serviços de impressão e reprodução de documentos. e) Disponibilidade contínua: o Acordo de Nível de Serviço garantirá a disponibilidade do serviço durante toda a execução contratual. f) Controlar o fluxo de documentos e identificar os responsáveis: a ferramenta identificará os responsáveis pela utilização das funcionalidades de cada equipamento. g) Adoção da institucionalização de uma Política de Impressão, por recomendação do Guia de boas práticas para contratações de serviços de Outsourcing de Impressão.