DESCRIÇÃO DO PROJETO Título do Projeto
DESCRIÇÃO DO OBJETO Revisão de fluxos e processos administrativos através de Sistema informatizado de comunicação interna e externa, gestão eletrônica de documentos com assinatura nativa e suporte técnico remoto, via web com módulos e funcionalidades avançado de processos, que tem como objetivo padronizar a comunicação, reduzir gastos públicos, oferecer transparência e registrar informações de atendimento aos contribuintes. Inicialmente haverá uma fase de análise, onde será ministrada por Consultores Técnicos uma Oficina de Trabalho com a participação de representantes da área de cada área que de alguma forma demandem a tramitação e atuação em processos administrativos. O objetivo desta Oficina será de colher as informações necessárias para revisão dos procedimentos e processos internos. Deverá ser considerada à importância de ações de planejamento e gestão inerentes aos fluxos e processos administrativos. Essa ação, ainda deverá propiciar a troca de informações e levantamento dos principais problemas relacionados ao fluxo de tramitação e a forma de interação do Protocolo Central com as demais unidades da Prefeitura. A Implantação tem como objetivo colher os requisitos necessários, analisar os processos internos, adequá-los da melhor forma à plataforma e capacitar usuários sobre documentos eletrônicos. Como condições gerais, deverá ser observada criteriosamente a Confidencialidade: Não utilizar as informações confidenciais a que tiver acesso, para gerar benefício próprio exclusivo e/ou unilateral, presente ou futuro, ou para o uso de terceiros. Não repassar o conhecimento das informações confidenciais, responsabilizando-se por todas as pessoas que vierem a ter acesso às informações, por seu intermédio, e obrigando-se, assim, a ressarcir a ocorrência de qualquer dano e / ou prejuízo oriundo de uma eventual quebra de sigilo das informações. Processo: 1696/2022 Folha n° Todos os dados são exclusivamente de propriedade da contratante e serão disponibilizados na integralidade ao término do contrato em formato compatível aos sistemas públicos e sem qualquer custo adicional. A contratada se responsabilizará pelo mantenimento e guarda segura destes dados durante a vigência do contrato. Em caso de rescisão contratual, deverá ser disponibilizado um acesso para realizar a transferência dos arquivos dos servidores da contratada para servidores da contratante por tempo determinado. Estes arquivos consistem nos dados gerados na plataforma, bem como seus anexos. Os arquivos disponibilizados para cópia da contratante ficarão disponíveis por 30 dias corridos. Após esse período, todos os dados da contratante serão excluídos dos servidores da contratada. A partir da vigência da Lei 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD) a contratada deverá adotar todas as providências necessárias ao adequado tratamento de dados pessoais, observando, dentre outros, os seguintes fundamentos previstos nesta legislação: o respeito à privacidade; a autodeterminação informativa; a liberdade de expressão, de informação, de comunicação e de opinião; a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem; o desenvolvimento econômico e tecnológico e a inovação; a livre iniciativa, a livre concorrência e a defesa do consumidor e os direitos humanos, o livre desenvolvimento da personalidade, a dignidade e o exercício da cidadania pelas pessoas naturais.
DESCRIÇÃO DETALHADA DO OBJETO 4.1 Fornecimento e instalação de sistema de micro e minigeração de energia elétrica a partir da fonte primária solar – “on grid”, com potência de pico igual a 649,00 kwp nos prédios públicos abaixo descritos, conectado à rede, incluindo a elaboração de projetos, a aprovação e a efetivação deste junto a concessionária de energia local, o fornecimento de todos os equipamentos e materiais, bem como toda mão de obra de instalação para funcionamento do referido sistema.
4.2 A escolha das unidades de ensino a serem implantadas as usinas fotovoltaicas e a quantidade/capacidade de energia que será gerada se deu através de estudos feitos pela Administração com o intuito de obter o melhor resultado em termo de eficiência. O estudo levou em consideração os aspectos físicos, estruturais e de localização das unidades, além da demanda necessária para atender o consumo de energia elétrica das unidades de ensino.
DESCRIÇÃO DETALHADA 1 - Coordenar e executar trabalhos relacionados com a organização e atualização de arquivos e fichários; 2 - Redigir instruções, ordens de serviço, minutas de cartas, ofícios, memorandos e atos administrativos sobre assuntos do órgão; 3 - Auxiliar na aquisição e, suprimento de material permanente e de consumo divulgação de editais e outras tarefas correlatas; 4 - Coordenar, controlar e executar o cadastramento dos bens de caráter permanente; 5 - Auxiliar o pessoal técnico na definição de objetivos e no planejamento administrativo do órgão; 6 - Auxiliar e propor o aperfeiçoamento e adequação da legislação e normas específicas, bem como, métodos e técnicas de trabalho; 7 - Participar, mediante supervisão e orientação, de trabalhos relacionados à concorrência ou tomada de preços para aquisição de material, redigindo atos, termos de ajuste e contratos correspondentes; 8 - Executar trabalhos referentes o registro, análise e controle de serviços contábeis; 9 - Executar trabalhos relativos a balancetes, análises e controles estatísticos; 10 - Executar serviços de cadastro geral, manutenção e organização de arquivos cadastrais, microfilmagem, e equipamento específico; 11 - Executar serviços de análise e encaminhamento de processos, pesquisa legislativa e jurisprudencial; 12 - Executar serviços relativos à atualização de registros funcionais, elaboração de folhas de pagamento, datilografia, cadastramento de servidores, operação de máquinas diversas e compra e controle de material; 13 - Acompanhar, em todas as fases, os processos referentes ao registro do comércio; 14 - Expedir registros, carteiras e outros documentos sob orientação superior; 15 - Organizar e controlar os serviços de recepção, encaminhamento de documentos e correspondência em geral; 16 - Secretariar autoridades de hierarquia superior, taquigrafando e redigindo expedientes relacionados as suas atividades; 17 - Integrar-se em projetos de pesquisa, levantamento de dados e diagnósticos, emprestando apoio administrativo necessário; 18 - Fornecer dados estatísticos e apresentar relatórios de suas atividades; e 19 - Executar outras atividades compatíveis com o cargo.
DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO COMO UM TODO CONSIDERADO O CICLO DE VIDA DO OBJETO E ESPECIFICAÇÃO DO PRODUTO 3.1. A descrição da solução como um todo encontra-se pormenorizada em tópico específico dos Estudos Técnicos Preliminares, apêndice deste Termo de Referência.
DESCRIÇÃO DA NECESSIDADE Fundamentação: Descrição da necessidade da contratação, considerado o problema a ser resolvido sob a perspectiva do interesse público. (inciso I do § 1° do art. 18 da Lei 14.133/2021 e art. 7°, inciso I da IN 40/2020).
DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES 3.1 DESIGNAR comissão Diretor de Projetos e Obras (DPOB) Estando a edificação em seu período de garantia, o Diretor de Obras designará através de e-mail, comissão de um ou mais engenheiros, para que proceda com inspeção in loco e avaliem os defeitos. A inspeção à obra deve ser realizada por profissional(is) com experiência suficiente para reconhecer os diversos tipos de defeitos e avaliar se são de fato decorrentes de má execução.
3.1.1 INSPECIONAR a obra Comissão técnica A comissão designada irá a campo munido dos instrumentos necessários à identificação, localização e registro dos defeitos, de acordo com o tipo da obra a ser avaliada. Em seguida, deverá elaborar parecer conclusivo de acordo com o constatado.
3.1.2 ENVIAR parecer conclusivo Comissão técnica O engenheiro ou comissão, após realizar a inspeção da obra, deve utilizar o e-mail em que foi designada para responder ao Diretor de Projetos e Obras os defeitos constatados na edificação decorrentes de: i) caso fortuito ou força maior; ii) culpa exclusiva de terceiros e iii) serviço ou material com prazo de validade reduzido, por sua natureza.
7.1 SOLICITAR orçamento a comissão Diretor de Projetos e Obras (DPOB) Caso a empresa se omita a responder ao ofício enviado a executora, o diretor de projetos e obras solicitará a comissão técnica para fazer o orçamento do serviço e anexará à documentação necessária para sanção.
9.1 ANALISAR plano de ação Comissão técnica Caso a empresa executora, através de ofício, se comprometa a fazer as reparações e apresente plano de ação, o engenheiro ou comissão deve verificar se as soluções apresentadas, caso divirjam das suas, são as mais adequadas para garantir que os serviços não sejam meramente paliativos, mas definitivos, ou seja, que durem por toda a vida útil da obra. Caso as soluções propostas pela executora não sejam as mais adequadas, o engenheiro ou comissão encaminhará uma nova notificação à executora, descrevendo detalhadamente os procedimentos adequados a serem seguidos, fundamentados nas normas técnicas e boas práticas construtivas.
10.1 COMUNICAR ao diretor de obras Comissão técnica A comissão deve utilizar o e-mail em que foi designada para responder ao Diretor de Projetos e Obras.
10.1.1 ENVIAR ofício à Contratada Diretor de Projetos e Obras (DPOB) O diretor de projetos e obras irá enviar um ofício para a contratada aceitando as soluções adequadas oferecidas por eles e propondo para começar o reparo de acordo com o que foi apresentado no cronograma do plano de ação.
10.1.2 COMUNICAR à comissão e iniciar reparos Empresa Executora A contratada irá comunicar a comissão de engenheiros o início do reparo, de acordo com o que foi apresentado no plano de ação.
10.1.3 ACOMPANHAR execução Comissão técnica Caso a empresa executora inicie a reparação dos defeitos, no prazo estipulado, o engenheiro ou comissão deve acompanhar a execução dos serviços, de forma a verificar o rigoroso cumprimento das soluções adequadas, previamente definidas. 10.1.4 ENVIAR parecer ao diretor Comissão técnica Após concluída a execução dos reparos, a comissão deverá verificar a conformidade dos reparos. Deve-se utilizar o e-mail em que foi designada para enviar o parecer ao diretor de projetos e obras.
10.2 COMUNICAR ao diretor de obras Comissão técnica Caso as soluções descritas no plano de ação apresentado pela contratada não estejam adequadas, a comissão técnica irá produzir parecer conclusivo pontuando as irregularidades e encaminhá-lo ao diretor de projetos e obras. Caso a contratada não assuma a responsabilidade, a comissão técnica irá produzir parecer conclusivo para informar se a contratada tem ou não responsabilidade e enviará ao diretor de projetos e obras.
10.2.1 ANALISAR parecer da Comissão Diretor de Projetos e Obras (DPOB) O diretor de projetos e obras irá analisar o parecer da comissão.
10.2.3 ENVIAR documentação para arquivamento Diretor de Projetos e Obras (DPOB) Concluindo pela procedência dos argumentos apresentados pela empresa, o diretor de projetos e obras deve encaminhar toda a documentação para o setor de contratos, via memorando, para arquivamento. Nesse caso, o Diretor de Obras, via memorando eletrônico, endereçado à DMIF (Diretor de Manutenção e Instalações Físicas), solicitará providência para executar os reparos necessários, que puderem ser atendidos por aquela diretoria.
13.1 COMUNICAR demandante Diretor de Manutenção e Instalações Físicas (DMIF) Comunicar ao demandante que se trata de um problema de manutenção.
13.1.1 EXECUTAR reparos necessários Diretor de Manutenção e Instalações Físicas (DMIF) O diretor de manutenção e instalações físicas providenciará a execução dos reparos necessários que puderem ser atendidos por essa divisão.
13.2 ENVIAR a justificativa Diretor de Manutenção e Instalações Físicas (DMIF) Caso o diretor de manutenção avalie que o reparo solicitado pelo demandante não seja relacionado à manutenção ou não tenha material adequado para o reparo, enviará um relatório explicando e justificando sua análise para o diretor de projetos e obras e este tomará as demais providências.
14.1 ANALISAR contrato vigente Diretor de Projetos e Obras (DPOB) O diretor de projetos e obras vai analisar se há contratos vigentes para solucionar o reparo solicitado pelo demandante de acordo com o que foi pedido. Anexará o documento 'Formulário de solicitação de garantia de obra' enviado inicialmente pelo demandante.
14.1.1 COMUNICAR demandante Diretor de Projetos e Obras (DPOB) Comunicar demandante que o reparo será realizado através de contrato vigente.
14.2 COMUNICAR ao Diretor de O diretor de projetos e obras após analisar demandante Projetos e Obras (DPOB) as possibilidades para solucionar o reparo solicitado pelo demandante e constatar que para a solução do problema a única forma será por nova licitação, enviará um email para o demandante e explicará a análise e o auxiliará sobre quem o demandante deverá procurar e como proceder para dar continuidade ao processo de reparo através de nova licitação.
14.2.1 TOMAR ciência Demandante O demandante tomará ciência sobre a necessidade de nova licitação.
DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO COMO UM TODO 3.1. A descrição da solução como um todo encontra-se pormenorizada em tópico específico dos Estudos Técnicos Preliminares, apêndice deste Termo de Referência.
DESCRIÇÃO DO SERVIÇO Se, em função dos danos causados ao imóvel segurado por evento contratado no seguro, houver a necessidade da retirada dos móveis por razões de segurança ou para execução dos reparos necessários, a SulAmérica providenciará e arcará com os custos para transferência e transporte dos móveis para local indicado pelo assistido, no mesmo município de sua localização. Caso o assistido não forneça nenhuma indicação, a SulAmérica providenciará e arcará com as despesas de local adequado para a guarda dos móveis, até o limite de 30 dias ou até que o imóvel torne-se novamente utilizável, o que ocorrer primeiro. Limite: R$ 300,00 pelo período da guarda, limitados a R$ 600,00 por vigência.
FUNDAMENTAÇÃO E DESCRIÇÃO DA NECESSIDADE DA CONTRATAÇÃO 2.1. A Fundamentação da Contratação e de seus quantitativos encontra-se pormenorizada em Tópico específico dos Estudos Técnicos Preliminares, apêndice deste Termo de Referência.