HIGIENIZAÇÃO DE DOCUMENTOS. 6.3.1. A Contratante estabelecerá os critérios que definirão os documentos a serem higienizados de acordo com a temporalidade estabelecida pelas Tabelas de Temporalidade de Documentos. Portanto, os documentos com tempo de guarda expirado ou com tempo de guarda inferior ou igual a 2 (dois) anos não deverão ser higienizados. Tal prazo pode ser reavaliado de acordo com o Plano de Trabalho acordado.
HIGIENIZAÇÃO DE DOCUMENTOS. Por metro linear, com faturamento mensal
HIGIENIZAÇÃO DE DOCUMENTOS. No caso de algum volume documental ser submetido a digitalização, o processo de higienização deverá compreender todos os processos e documentos vigentes e consistirá nos seguintes procedimentos: Retirada de poeira, partículas solidas, incrustações, resíduos de excrementos de insetos ou outras sujidades de superfície, com o uso de trinchas e pó́ de borracha; Troca de objetos metálicos (grampos, clipes, bailarinas, presilhas e outros) por clipes e presilhas de plástico – Estes materiais correrão às expensas deste conselho; Corte das bordas dos processos e documentos sem prejuízo da informação, quando tiverem sofrido alguma exposição à umidade, visando facilitar o manuseio e inibir a possível ação de fungos; Planificação de folhas e capas empenadas e eliminação de dobras com uso de técnicas adequadas; Restauração de folhas e capas rasgadas com o uso de fita adesiva de ph neutro ou com a adoção de técnica de restauro de qualidade equivalente ou superior.
HIGIENIZAÇÃO DE DOCUMENTOS. No caso de algum volume documental ser submetido a digitalização, o processo de higienização deverá compreender todos os processos e documentos vigentes e consistirá nos seguintes procedimentos: Retirada de poeira, partículas solidas, incrustações, resíduos de excrementos de insetos ou outras sujidades de superfície, com o uso de trinchas e pó́ de borracha; Troca de objetos metálicos (grampos, clipes, bailarinas, presilhas e outros) por clipes e presilhas de plástico – Estes materiais correrão às expensas deste conselho; Corte das bordas dos processos e documentos sem prejuízo da informação, quando tiverem sofrido alguma exposição à umidade, visando facilitar o manuseio e inibir a possível ação de fungos; Planificação de folhas e capas empenadas e eliminação de dobras com uso de técnicas adequadas; Restauração de folhas e capas rasgadas com o uso de fita adesiva de ph neutro ou com a adoção de técnica de restauro de qualidade equivalente ou superior. CONSIDERAÇÕES GERAIS DA GESTÃO DOCUMENTAL A CONTRATADA deverá identificar o assunto principal do documento armazenado. Esse assunto principal deverá ter uma correspondência com o Plano de Classificação de Documentos. De posse de todas essas informações, o documento será́ cadastrado no sistema próprio. O sistema gerará, então, um número de identificação próprio, que deverá ser impresso em código de barra, para fixação na caixa para armazenamento, informando a localização dos documentos na unidade de armazenamento. Os documentos compostos, dossiês e processos, deverão ser considerados como unidades documentais, não podendo ser desmembrados. A CONTRATADA deverá passar todas as caixas de armazenamento por uma triagem e cadastramento, em sistema que será́ disponibilizado pela CONTRATADA a CONTRATANTE, na WEB via INTERNET, para consulta de informações gerais e requisição de arquivamento, desarquivamento, transporte e/ou manuseio, por parte de responsáveis e usuários da CONTRATANTE.
HIGIENIZAÇÃO DE DOCUMENTOS. O processo de higienização deverá compreender todos os processos e documentos vigentes e consistirá nos seguintes procedimentos: Retirada de poeira, partículas sólidas, incrustações, resíduos de excrementos de insetos ou outras sujidades de superfície, com o uso de trinchas e pó de borracha; Troca de objetos metálicos (grampos, clipes, bailarinas, presilhas e outros) por clipes e presilhas de plástico; Corte das bordas dos processos e documentos sem prejuízo da informação, quando tiverem sofrido alguma exposição à umidade, visando facilitar o manuseio e inibir a possível ação de fungos; Planificação de folhas e capas empenadas e eliminação de dobras com uso de técnicas adequadas; Restauração de folhas e capas rasgadas com o uso de fita adesiva de ph neutro ou com a adoção de técnica de restauro de qualidade equivalente ou superior.
HIGIENIZAÇÃO DE DOCUMENTOS. 8.7.1. A CONTRATANTE estabelecerá os critérios que definirão os documentos a serem higienizados de acordo com a temporalidade estabelecida pelas Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos do Conarq para os documentos de área-meio e do MMFDH para documentos de área-fim. Portanto, os documentos com tempo de guarda expirado ou com tempo de guarda inferior ou igual a 5 (cinco) anos não deverão ser higienizados. Tal prazo pode ser reavaliado de acordo com o Plano de Trabalho acordado.
HIGIENIZAÇÃO DE DOCUMENTOS. 4.1.4.1. Efetuar a higienização dos documentos selecionados, realizando a limpeza folha por folha para retirada de detritos como poeira, insetos, fuligem e outros resíduos estranhos, bem como, substituição de elásticos e prendedores metálicos, tais como clipes, grampos, “bailarinas”, garras etc. por prendedores plásticos e acondicionamento em sacos plásticos antes de colocar nas caixas.