TERMO DE REFERÊNCIA

TERMO DE REFERÊNCIA

1. DO OBJETO

Contratação de empresa especializada para prestação de serviços em tecnologia da informação para cessão de licenciamento perpétuo de uso de sistema informatizado de gestão arquivística e documental, com instalação, configuração, treinamento, operação assistida e suporte remoto para o Município de Praia Grande, conforme características e especificações técnicas contidas no presente termo de referência.

2. JUSTIFICATIVA

O Município da Estância Balneária de Praia Grande entende como necessário um processo de gestão documental integrada, onde seja contemplada a gestão de processos e documentos digitalizados, juntamente com a produção/gestão/arquivamento de documentos avulsos nato-digitais, trazendo uma gestão mais ágil com a dinâmica adequada para um bom atendimento ao cidadão e maior eficácia ao fluxo de trabalho dos servidores desta municipalidade, além de garantir a disponibilidade digital de toda documentação essencial já produzida originalmente em formato físico.

Sendo assim, requer a contratação de empresa especializada e qualificada no fornecimento de Sistema Integrado de Gestão Documental, para a implantação de solução de tratamento de informação e dados, suporte técnico mensal e licenciamento definitivo do sistema, com os respectivos serviços de instalação, implantação, parametrização, customização, treinamento e manutenção remota.

Com a implantação da solução, o município pretende solucionar as dificuldades operacionais atuais na gestão de seus documentos administrativos e agregar à Instituição os seguintes benefícios estratégicos:

a) Permitir que os documentos possam ser criados e operados digitalmente, eliminando o fluxo de papel, diminuindo a quantidade de documentos impressos, reduzindo o tempo de tramitação e análise;

b) Garantir a confiabilidade das informações, mantendo os requisitos de segurança com relação aos dados manipulados, através de assinatura e protocolo digital seguros;

c) Dispor de ferramenta que permita a fácil rastreabilidade de processos e documentos digitalizados e/ou nato digitais, otimizando tempo de busca e tramitação;

d) Agilizar a localização de documentos e processos digitalizados e a recuperação de informações por meio da integração entre os sistemas, utilizando recursos avançados de pesquisas parametrizadas e rotinas fonéticas;

e) Reduzir, ou mesmo eliminar, procedimentos administrativos manuais, a partir da racionalização de recursos e da padronização das rotinas operacionais, gerando agilidade no trâmite de informações e desincumbindo servidores de tarefas operacionais para se dedicarem a atividades mais importantes e que gerem mais valor à sociedade, promovendo a valorização e o desenvolvimento de seus servidores;

f) Disponibilização de informações gerenciais de maior qualidade e mais prontamente acessíveis, resultando em maior subsídio à tomada de decisão.

3. DESCRIÇÃO E CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS

3.1 DO SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS E PROCESSOS (SIGAD)

O SIGAD é software na forma de produto único ou de solução totalmente integrada por meio de módulos constituintes, com capacidade de informatizar e dar validade jurídica a documentos e processos de trabalho físicos da CONTRATANTE.

O Sistema SIGAD, para fins do presente objeto, é aquele que, para todos os processos de trabalho e módulos constituintes, possui:

a) Interface de apresentação (usuário), layout de relatórios, usabilidade e documentação homogêneos;

b) Mesma plataforma de desenvolvimento, linguagem de programação e procedimento para parametrização;

c) Modulável e escalar em que todos os módulos sejam integrados entre si e compartilhem uma mesma base de dados on-line, única e construída pelo próprio detentor dos direitos do software;

d) Troca de informações entre os vários processos de trabalho e módulos constituintes sem que seja necessária migração de dados, redundâncias de informação ou mecanismo de integração de dados entre seus módulos;

e) Informações processadas em um módulo deverão estar disponíveis online para os demais módulos da Solução onde sejam necessários, evitando uma nova entrada do mesmo item de dado, seja de forma direta pelo usuário ou indireta por procedimento em lote de sincronização;

f) Procedimento uniforme de operação, monitoramento e gerenciamento;

g) Procedimento uniforme de integração de dados com sistemas legados e externos;

h) Procedimento uniforme de atribuição de perfis, definição de regras de acesso e criação de usuários.

Esse sistema deverá atender a necessidade de abordagem integrada e segura dos processos de trabalho, bem como suprir a demanda existente de melhor ordenamento e fornecimento de informações precisas para órgãos de fiscalização e controle, bem como contribuir para melhorar as condições de disponibilidade de informações gerenciais, com vistas a orientar ajustes e mudanças de processos internos do Município de Praia Grande.

Com a iniciativa de implantação do Sistema SIGAD, espera-se que os serviços a serem ofertados atendam aos padrões de qualidade e boas práticas de mercado, proporcionando agilidade informacional e confiabilidade de dados.

Assim, a adoção de um sistema integrado tem como fundamento explicitar e integrar os processos de trabalho, promover a unificação da base de dados e a

disponibilidade de informações confiáveis e em tempo hábil, eliminando o retrabalho e a redundância de dados e informações, permitindo maior segurança ao processo de tomada de decisão. Buscando, portanto, eliminar o esforço gerencial e operacional entre os diversos sistemas da empresa que não estão integrados; maior interação entre as áreas; redução de perdas e aperfeiçoamento dos processos envolvidos.

Para a implementação da digitalização de processos e documentos internos físicos, alcançados por esse termo, com modernização, economicidade e eficiência, será necessário a aquisição de uma solução de gestão integrada SIGAD com fornecimento de serviços e produtos especializados, conforme especificado a seguir.

Deverá conter recursos para inclusão de peças processuais e visualização dos autos de forma eletrônica e dispor de ferramenta de certificado e assinatura digitais em conformidade com o ICP-Brasil, que garanta a autoria, autenticidade e irretroatividade de documentos digitais inseridos.

Deverá estar alinhado ao modelo de requisitos do e-Arq. Brasil versão 2, possibilitando a gestão das classes processuais em utilização no Município e respectiva tabela de temporalidade.

Deverá permitir o pleno atendimento às legislações vigente relativas ao tema, especialmente ao Decreto Federal nº 10.278 de 18 de março de 2020, permitindo a classificação dos processos e documentos digitalizados conforme formatos e metadados exigidos através do ANEXO I e ANEXO II do referido decreto.

O Sistema SIGAD deverá atender plenamente a legislação atual no que for aplicável ao Município de Praia Grande e aos processos implementados, bem como possibilitar a prestação de contas, dentro do escopo da presente contratação, além de garantir atualizações de versões para toda e qualquer modificação que venha ocorrer na legislação vigente e nas obrigações de prestação de contas, observando rigorosamente os prazos estabelecidos, dentre elas:

a) Constituição Federal, Emendas Constitucionais e demais normativas;

b) Lei Complementar nº 101/2000 – Lei de Responsabilidade Fiscal;

c) Lei Complementar nº 131/2009 – Transparência Pública;

d) Medida Provisória Nº 2.200-2/2001 – ICP – Brasil;

e) Lei nº 12.527/2011 – Lei do Acesso à Informação;

f) Lei Federal nº 4.320/64;

g) Lei Federal nº 13.709/18 - Lei Geral de Proteção de Xxxxx Xxxxxxxx (LGPD).

3.2 DO SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS AVULSOS

A solução deverá permitir a gestão completa de documentos avulsos nato- digitais durante seu ciclo de vida, desde a criação até a eliminação ou guarda permanente.

A solução deverá possibilitar a criação dos documentos diretamente pelo sistema ou através da importação de documentos juntados externamente.

Deverá possibilitar, no mínimo, a utilização de assinatura eletrônica simples e assinatura digital qualificada, nos termos do padrão ICP-Brasil.

3.3 DA UNIFORMIDADE DAS SOLUÇÕES

A solução ofertada deverá estar plenamente integrada ao Sistema de Processo Digital atualmente em vigor no município, bem como, com demais sistemas que a CONTRATANTE julgar necessário, conforme métodos especificados neste Termo de Referência.

A solução contratada deverá possuir as mesmas características entre os seus módulos e, incontestavelmente ser em sua totalidade, fornecido pelo mesmo fabricante, ou seja, produzido pelo mesmo desenvolvedor e detentor dos direitos autorais, vedada as atividades especulativas de parcerias e/ou subcontratações, ou quando comprovadamente necessária integração com sistemas/módulos terceiros, visando pleno funcionamento das atividades descritas neste Termo de Referência.

3.4 DA INTEGRAÇÃO COM O PROCESSO DIGITAL MUNICIPAL

O Município de Praia Grande possui solução própria para processos administrativos digitais consolidada e implantada desde 2018, possuindo mais de 30 mil processos abertos, com mais de 1 milhão de páginas inseridas.

Com isso, fica evidente a intenção de se manter a atual solução em produção.

Logo, torna-se indispensável que a solução CONTRATADA esteja completamente integrada ao atual sistema de processos digitais da CONTRATANTE.

A integração deverá ocorrer ainda na fase de implantação, visando assegurar que todo documento inserido e/ou produzido na solução CONTRATADA esteja plenamente integrado ao Sistema de Processo Digital da CONTRATANTE.

4. DESCRIÇÃO DOS SERVIÇOS E QUANTIDADES

Item	PRODUTOS E SERVIÇOS	Quantidade	Unidade
01	SERVIÇOS DE IMPLANTAÇÃO
01.01	Licenciamento e disponibilização para uso da solução	01	Serviço
01.02	Treinamento para os usuários administradores e usuários replicadores	02	Semana
01.03	Operação assistida	04	Semana
02	SERVIÇOS CONTINUADOS
02.01	Suporte técnico, sustentação e manutenção corretivas e evolutivas	12	MÊS
03	SERVIÇOS CONTINUADOS EXECUTADOS SOB DEMANDA
03.01	Serviço de hospedagem e backup da solução	12	MÊS
03.02	Serviços sob demanda	800	UST-2

4.1 Para fins deste Termo de Referência, foram utilizadas as seguintes definições de unidades:

4.1.1 Serviço: Considera-se serviço o fornecimento, instalação e disponibilização operacional da licença de uso da solução.

4.1.2 Semana: Período de tempo equivalente a 5 dias úteis, de segunda a sexta-feira, nos dias úteis da contratada, utilizado para remunerar a CONTRATADA pelo esforço de trabalho de equipe técnica especializada (gerente de projetos, analistas e arquitetos de sistemas, programadores, testadores, implementadores, especialistas em banco de dados, designers instrucionais, entre outros) que a CONTRATADA entender ser necessária alocar para a prestação dos respectivos serviços requeridos, para que as entregas ocorram dentro dos níveis mínimos de eficiência estabelecidos nesta contratação.

4.1.3 UST (Unidade de Serviço Técnico): Deverá ser a unidade utilizada para quantificar o esforço para a realização de serviços especializados que requerem conhecimentos específicos, vinculadas à sua complexidade, independentemente da quantidade de recursos alocados. A UST deverá incluir o esforço dedicado e especializado de profissional(is) para elaboração da massa crítica de conhecimento necessária para a construção dos produtos e entregas dos respectivos serviços requeridos dentro do nível de eficiência especificados, bem como os custos de mobilização, recrutamento, formação e capacitação de equipe, controle de qualidade e riscos, gestão, planejamento das ações, comunicação e outras atividades necessárias, além das horas visíveis despendidas pelos envolvidos no processo.

4.1.4 Mês: Será a unidade utilizada para remunerar a CONTRATADA pelo esforço de trabalho mensal de equipe técnica especializada (gerente de projetos, analistas e arquitetos de sistemas, programadores, testadores, implementadores, especialistas em banco de dados, designers instrucionais, entre outros) que a CONTRATADA entender ser necessária alocar para a prestação dos respectivos serviços requeridos, para que as entregas ocorram dentro dos níveis mínimos de eficiência estabelecidos nesta contratação.

4.2 Na sua proposta de preços, a CONTRATADA deverá responsabilizar-se pelos insumos necessários, tais como: salários, encargos sociais e trabalhistas indiretos como FGTS, férias, 13º salário, custo de rescisão, seguros de acidentes, taxas, impostos e contribuições, indenizações, ferramentas de uso pessoal para apoio na execução dos serviços e fornecimento dos produtos requeridos.

4.3 A mensuração e o pagamento dos serviços serão feitos por resultado alcançado e verificado, e não por horas trabalhadas ou por postos de serviços.

4.4 As despesas com deslocamento, hospedagem e alimentação dos profissionais alocados para a prestação dos serviços serão de exclusiva responsabilidade da CONTRATADA.

5. ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS

5.1 CARACTERÍSTICAS NÃO FUNCIONAIS

5.1.1 A Solução deverá ser do tipo Aplicação Web, sendo acessada pelos usuários via navegadores (lado cliente) e executada em servidores de aplicação centralizados (lado servidor). Nativamente, a parte cliente da solução deve ser totalmente compatível com, no mínimo, os navegadores Microsoft Edge, Google Chrome e Mozilla Firefox.

5.1.2 A Solução deve utilizar protocolo SMTP para integração com serviços de correio eletrônico, com autenticação por meio de usuário e senha.

5.1.3 Deverá permitir o uso de assinatura eletrônica e digital de arquivos eletrônicos através de certificados digitais padrão ICP-Brasil.

5.1.4 A Solução deve estar habilitada a receber personalização para a identidade visual do Município de Praia Grande.

5.1.5 A solução deverá ser acessível por dispositivos móveis (smartphones, tablets, etc.), inclusive para realização de assinaturas digitais por meio destes equipamentos.

5.1.6 O sistema deverá apresentar a funcionalidade de controle de acesso por perfil de usuário com o objetivo de gerenciar e monitorar todas as operações do sistema

5.1.7 Usuários não autorizados não podem ter qualquer acesso, formal (entrada via tela de login) ou informal (tentativa de acessar URL diretamente pelo browser)

5.1.8 A Solução deve ter capacidade de controlar o tempo de sessão dos usuários logados através de parametrização.

5.1.9 A verificação e validação de dados de entrada no lado cliente e servidor deverão ser consideradas, onde aplicáveis, para garantir correção e consistência dos dados, reduzir o risco de erros e prevenir ataques conhecidos como injeção de código.

5.1.10 O sistema deve detectar e tratar todos os erros e exceções ocorridos durante o acesso a qualquer componente externo ao sistema, por exemplo, banco de dados, webservices, etc.

5.1.11 Para assegurar a integridade e a confidencialidade das informações do sistema, deverá haver monitoramento por meio de registros (log) de operações no sistema, com abrangência de, no mínimo:

5.1.11.1 Identificação do usuário;

5.1.11.2 Identificação da estação de trabalho (IP e agente do navegador);

5.1.11.3 Identificação do tipo da transação (inclusão, consulta, alteração, exclusão, etc.);

5.1.11.4 Identificação da funcionalidade do sistema que provocou a operação;

5.1.11.5 Data, hora e detalhes de eventos-chave, como, por exemplo, horário de entrada (logon) e saída (logoff) do sistema;

5.1.12 Os recursos e informações de registros (log) do sistema deverão estar protegidos contra falsificação e acesso não autorizado, não sendo permitida qualquer modificação nos registros.

5.1.13 A Solução deve ter capacidade de operar em ambiente de alta disponibilidade com recursos de failover (redundância) ou cluster ativo (99,9%).

5.1.14 A Solução deve permitir a integração de documentos e processos entre seus módulos e múltiplos sistemas internos e externos. Ou seja, sistemas satélites ou de negócio do Município de Praia Grande poderão enviar/receber arquivos na Solução.

5.1.15 A Solução deve ter capacidade de realizar integrações utilizando web services de padrão de mercado, no mínimo: SOAP / REST, JSON, XML, WSDL.

5.1.16 A Solução deve permitir, se necessário, integração através de APIs (APIs nativas devem possuir documentação), inclusive aquelas que contemplem todo o ciclo de vida de um documento/dossiê/processo para integração com os demais sistemas do Município de Praia Grande.

5.1.17 A Solução deve garantir, sem ônus, evolução dos requisitos legais e suporte durante a vigência do contrato.

5.1.18 A Solução deve garantir a disponibilização de correção de erros e inconsistências durante a vigência do contrato.

5.1.19 A Solução deve apresentar recursos que facilitem e minimizem o impacto de atualizações de versões, de modo que customizações e parametrizações realizadas não sejam perdidas.

5.1.20 A Solução deve ter capacidade de reaproveitar as parametrizações efetuadas em implantações de novas versões.

5.1.21 A Solução deve permitir que sejam acoplados novos módulos em necessidades futuras, ou seja, caso seja adquirido demais módulos a Solução deve ser capaz de ser estendida para os mesmos sem impacto nos módulos atuais já contratados.

5.1.22 A Solução deve permitir que sejam desenvolvidas novas funcionalidades, telas, relatórios, serviços e integrações, de forma que a solução evolua de acordo com as evoluções dos processos de negócio e dos requisitos.

5.2 CARACTERÍSTICAS FUNCIONAIS

5.2.1 Permitir aos usuários, com perfil de administradores do sistema, cadastrar perfis de acesso e grupos de trabalho e associá-los aos usuários do sistema.

5.2.2 Permitir o gerenciamento de Usuários, Pessoas e Unidades Administrativas (UAs). Utilizar dados dos servidores (como nome, cargo e lotação) e Unidades Administrativas da base do Município de Praia Grande para popular as tabelas de Pessoas e Unidades Administrativas (oficiais e não oficiais).

5.2.3 Possuir capacidade de criação de perfis de usuários internos (para Prefeita, Secretários e Servidores) e usuários externos (cidadão, não servidor do MEBPG), cujos acessos e possibilidades se diferenciam.

5.2.3.1 A base de usuários utilizada será da CONTRATANTE, utilizada por meio de integração.

5.2.4 Permitir o gerenciamento de Documentos Arquivísticos Digitais, contendo um ou mais componentes digitais. O sistema deverá tratar o documento arquivístico digital como “Documento Avulso”, quando possuir componentes nato-digitais e será “Processo/Dossiê”, quando se tratar de componentes físicos digitalizados e inseridos ao sistema.

5.2.5 Permitir o gerenciamento de informações de Autores dos Processos/Dossiês e Documentos Avulsos, que poderão ser classificados como Autores Internos (Prefeito, Secretários e Servidores) e Autores Externos (Órgãos Públicos Federais, Estaduais e Municipais, Cidadãos, Empresas e etc).

5.2.6 Permitir o gerenciamento de informações acerca das Áreas, Atividades e Pareceres dos Tipos de Processos/Dossiês/Documentos Avulsos.

5.2.7 Permitir aos usuários, com perfil de administradores do sistema, cadastrar os diferentes Tipos de Processos/Dossiês/Documentos Avulsos (ex: Requerimento, Aquisição de Material de Consumo, Anulação de Empenho, Solicitação de Adiantamento, etc), juntamente com suas particularidades.

5.2.8 Possuir recurso parametrizável para classificar o Tipo de Processo/Dossiê/Documento Avulso de acordo com o Suporte: papel ou digital.

5.2.9 Possuir recurso parametrizável para classificar o Tipo de Processo/Dossiê/Documento Avulso de acordo com o Plano de Classificação Documental – PCD.

5.2.10 Possuir recurso parametrizável para classificar o Tipo de Processo/Dossiê/Documento Avulso de acordo com o Responsável pela Protocolização: Unidade Administrativa do Protocolo ou o Autor.

5.2.11 Possuir recurso parametrizável para identificar qual Tipo de Documento será entranhado na Atividade de um Tipo de Documento Avulso.

5.2.12 Permitir a criação de Tipos de Processos/Dossiês/Documentos Avulsos, com customização de metadados (campos/atributos) e templates.

5.2.13 Permitir que quaisquer metadados dos Tipos de Processos/Dossiês/Documentos Avulsos possam ser utilizados nos templates dos documentos.

5.2.14 Possuir recurso parametrizável para informar o prazo para execução de determinada atividade de um tipo de documento avulso.

5.2.15 Possibilitar a criação de calendário para que dias considerados como feriados e pontos facultativos sejam desconsiderados no controle de prazo das atividades dos documentos avulsos.

5.2.16 Na criação de um Processo/Dossiê, só permitir a anexação do “documento principal” em formato PDF/A pesquisável.

5.2.17 Na criação de um documento avulso, permite a anexação do “documento principal” em formato PDF/A pesquisável e/ou criação através do próprio sistema através de programa de edição de texto.

5.2.18 Permitir a criação de Processos/Dossiês acessórios a partir de um Processo/Dossiê Principal.

5.2.19 Os Processos/Dossiês só devem aceitar documentos importados via upload, com a possibilidade de limitação do tamanho dos arquivos.

5.2.20 Utilizar o conceito de “Caixas” para gerenciar a tramitação de documentos avulsos vinculados a determinado usuário. Deverá haver ao menos:

5.2.20.1 A “Caixa de Entrada” para documentos avulsos encaminhados a uma determinada Unidade Administrativa e ainda não recebidos pela Unidade Administrativa de destino;

5.2.20.2 A “Caixa Mesa de Trabalho” para documentos avulsos que estão em poder do usuário para efetuar a tramitação;

5.2.20.3 A “Caixa de Saída” para documentos avulsos que foram tramitados pelo usuário e ainda não recebidos pela Unidade Administrativa de destino.

5.2.21 Permitir a Consulta de Processos/Dossiês/Documentos Avulsos utilizando como argumentos de pesquisa seus atributos e metadados, mesclando com a utilização de operadores booleanos.

5.2.22 Na funcionalidade de Consulta de Processos/Dossiês/Documentos Avulsos efetuar a pesquisa nos registros do banco de dados, bem como em qualquer arquivo PDF/A inserido no sistema.

5.2.23 No resultado da Consulta de Processos/Dossiês/Documentos Avulsos, permitir a Impressão do resultado, bem como a exportação, no mínimo, no formato “CSV”.

5.2.24 Permitir a visualização das peças do Processo/Dossiê/Documentos Avulsos unitários ou em Único Arquivo, podendo salvar os Despachos e Documentos Avulsos em vários arquivos, ou em único arquivo PDF/A pesquisável.

5.2.25 Na visualização de um Documento Avulso em Pastas, mostrar para cada Atividade executada uma Pasta. Dentro de cada Pasta, disponibilizar o despacho e todos os Documentos Avulsos entranhados na Atividade.

5.2.26 Na visualização de um Processo/Dossiê/Documentos Avulsos em Arquivo Único, mostrar todas as peças dos processos, inclusive os documentos entranhados em um único arquivo em formato PDF/A pesquisável.

5.2.27 Possuir funcionalidade para Consultar o Prazo das Atividades dos documentos avulsos utilizando como argumento de pesquisa: Prazos a Vencer e Prazos Vencidos.

5.2.28 Possuir funcionalidade para imprimir o resultado da Consulta de Prazos das Atividades dos documentos avulsos, bem como exportar o resultado no mínimo, no formato “CSV”.

5.2.29 Configuração do Grau de Sigilo e Restrição de Acesso aos Processos/Dossiês/Documentos Avulsos: permitir ao usuário redefinir o grau de sigilo e a restrição de acesso do Processo/Dossiê/Documentos Avulsos.

5.2.30 Controle de acesso aos Processos/Dossiês/Documentos: o sistema deve controlar a permissão de acesso aos Processos, Dossiês e Documentos Avulsos de acordo com o grau de sigilo e restrição de acesso definidos para cada um deles.

5.2.31 Permitir que os Documentos Avulsos possam ser juntados por apensação, com registro da data, horário e o usuário que efetuou o procedimento.

5.2.32 Permitir que os Documentos Avulsos possam ser desapensados, com registro da data, horário e o usuário que efetuou o procedimento.

5.2.33 Permitir que os Documentos Avulsos possam ser Juntados por Anexação, com registro da data, horário e o usuário que efetuou o procedimento.

5.2.34 Permitir que os Documentos Avulsos possam ser priorizados, com registro da data, horário e o usuário que efetuou o procedimento.

5.2.35 Permitir que os Documentos Avulsos possam ser arquivados, com registro da data, horário e o usuário que efetuou o procedimento.

5.2.36 Permitir que o usuário escolha o Tipo, atributos básicos e metadados ao adicionar um novo Processo/Dossiê/Documento Avulso.

5.2.37 Permitir que o usuário defina a forma de captura do “documento principal” do Documento Avulso: Upload de um Arquivo Digital ou Produção do Arquivo Digital no Sistema.

5.2.37.1 Permitir a captura do “Documento principal” do Documento Avulso produzido pelo sistema, através do editor de texto integrado à ferramenta, utilizando os templates e metadados do Tipo de Documento.

5.2.38 Permitir o upload de Anexos Adicionais, em qualquer formato, na etapa de criação/tramitação de Documentos Avulsos.

5.2.39 Permitir a escolha de mais de um Autor na criação de um Documento Avulso.

5.2.40 Possuir funcionalidade para assinar digitalmente Processos/Dossiês/Documentos, individualmente ou em lote, com a utilização de certificação digital.

5.2.41 Possuir funcionalidade para recusar um pedido de assinatura digital ou eletrônica.

5.2.42 Possuir funcionalidade para atribuir a Classe Documental do Tipo de Documento ao Documento que está sendo criado.

5.2.43 Permitir a geração de etiquetas de identificação para a capa do Processo/Dossiê, classificados no suporte papel, contendo, no mínimo, os seguintes dados: número do processo, data de autuação, requerente, local, codlan e assunto.

5.2.44 Trâmite de documentos: o sistema deve permitir o trâmite APENAS de documentos avulsos.

5.2.45 Trâmite de Documentos mapeados: o sistema deve ser capaz de tramitar documentos avulsos que utilizem mapas de processos pré-definidos (BPMN).

5.2.46 Permitir a tramitação de Documentos avulsos em lote, nos casos em que a Unidade Administrativa de Destino, bem como a próxima Atividade seja a mesma para todos os itens do lote.

5.2.47 Na tramitação, permitir o encaminhamento do Documento avulso para todos os usuários, para o Responsável ou para um usuário específico da Unidade Administrativa.

5.2.48 Possuir funcionalidade para que a cada Trâmite realizado, seja gerado um arquivo eletrônico em formato PDF (protocolo).

5.2.49 Possuir funcionalidade para efetuar a tramitação de Documentos avulsos eletrônicos, podendo fazer juntada de outros documentos, de acordo com a configuração do fluxo do tipo de Documento.

5.2.50 Notificar por e-mail o Autor do Documento a cada nova tramitação efetuada;

5.2.51 Permitir a visualização, mediante interface amigável, do Histórico de Tramitação do Documento Avulso, ou seja, por quais Unidades Administrativas já passou, quanto tempo permaneceu e quais as Atividades que foram realizadas, no formato de timeline ou em lista.

5.2.52 Não permitir a Tramitação de Documentos Avulsos, configurados como eletrônico, sem a assinatura digital do responsável da Unidade Administrativa.

5.2.53 Não permitir a inserção de documentos/cotas após a digitalização e assinatura digital de documentos físicos.

5.2.54 Os documentos/processos físicos digitalizados poderão ser tramitados, desde que mantidos seus documentos originais, sem incluir novos autos.

5.2.55 Os processos/dossiês físicos digitalizados deverão seguir o seguinte rito:

5.2.55.1 Realizar a captura dos documentos digitalizados;

5.2.55.2 PREENCHER TODOS OS METADADOS OBRIGATÓRIOS, conforme estabelecido pelo Decreto Federal nº 10.278 de 18 de março de 2020, ANEXO I e ANEXO II;

5.2.55.3 Realizar a assinatura digital com certificação digital no padrão ICP-Brasil.

5.2.56 Após a assinatura digital do processo/dossiê físico digitalizado, o mesmo não terá fluxo de atividades, sendo armazenado apenas de forma CONSULTIVA.

5.2.57 O sistema deverá possibilitar a associação de um processo físico digitalizado a um processo nato-digital, criado através da solução da CONTRATANTE, visando continuidade dos trabalhos na solução da CONTRATANTE.

5.2.57.1 Ou seja, após inserir um processo digitalizado no sistema da CONTRATADA (ex: processo físico nº 2/2020), o mesmo deverá possuir associação ao processo digital da CONTRATANTE que continuará seu fluxo (ex: processo digital nº 13/2023).

5.2.57.2 A associação supracitada deverá ser feita por meio de campo

específico, o qual dará acesso, via integração, ao processo digital da CONTRATANTE (caso o usuário possua tal permissão).

5.2.57.3 Após realizada a associação, os processos deverão ser tramitados apenas através do sistema da CONTRATANTE. Com isso, os documentos digitalizados associados seguirão o mesmo fluxo de trâmite do sistema associado.

5.2.57.3.1Ex: Ao associar o processo digitalizado nº 01 da CONTRATADA ao processo digital nº 15 da CONTRATANTE, os mesmos serão tramitados concomitantemente. Ao tramitar o processo nº 15 para o setor ABC, o processo nº 01 também deverá ser tramitado e/ou ter sua visualização disponibilizada para o setor ABC.

5.2.58 Possuir funcionalidade para assinar digitalmente ou eletronicamente documentos avulsos, individualmente ou em lote, com a utilização de certificação digital ou login e senha.

5.2.59 Mudar automaticamente o “Status” dos Documentos Avulsos, passando da Fase Corrente para a Fase Intermediária, ou da Fase Intermediária para a Destinação Final (Guarda Permanente ou Eliminação), na tramitação de Documentos, nos casos em que a Atividade esteja configurada para efetuar esta ação.

5.2.60 Permitir o gerenciamento de informações acerca dos Tipos de Documentos Avulsos.

5.2.61 Todos os Documentos Avulsos necessitarão de assinatura digital ou eletrônica para criação/tramitação.

5.2.62 Permitir a criação de template específico para cada Unidade Administrativa que produzir um determinado Tipo de Documento Avulso.

5.2.63 Permitir que quaisquer metadados dos Tipos de Documentos Avulsos possam ser utilizados nos templates.

5.2.64 Possuir funcionalidade para só permitir a alteração e Exclusão de um Documento Avulso enquanto o mesmo não estiver assinado digitalmente ou eletronicamente e não tiver saído de dentro da própria Unidade Administrativa geradora do documento.

5.2.65 Permitir que o Documento Avulso possa ser assinado digitalmente (certificado digital ICP – Brasil) ou eletronicamente (login e senha) por mais de uma pessoa.

5.2.66 Disponibilizar funcionalidade para registro do Plano de Classificação Documental – PCD, para inserção das Classes Documentais.

5.2.67 Possibilitar a consulta ao Plano de Classificação Documental – PCD pelo código ou pelo nome da classe documental.

5.2.68 Disponibilizar funcionalidade para registro da Tabela de Temporalidade de Documentos - TCD, associada ao Plano de Classificação Documental – PCD.

5.2.69 Permitir, durante a etapa de captura do Processo/Dossiê e criação do Documento Avulso, a classificação de acordo com o Plano de Classificação Documental e obrigar tal classificação quando for o caso.

5.2.70 Possuir funcionalidade para realizar a contagem automática dos prazos de guarda nas Fases Corrente e Intermediária previstos para os Tipos de Processos/Dossiês e Documentos Avulsos, nos casos em que o Tipo Documental previsto na TTD seja de contagem automática.

5.2.71 Possuir funcionalidade para cadastrar os prazos de guarda dos Processos/Dossiês e Documentos Avulsos nas Fases Corrente e Intermediária, nos casos em que o Tipo Documental previsto na TTD NÃO seja de contagem automática.

5.2.72 Possuir funcionalidade para emissão de Relatório de Processos/Dossiês e Documentos com prazo de guarda vencidos/a vencer, de acordo com os prazos de guarda previstos no Tipo Documental previsto na TTD.

5.2.73 Permitir apenas à usuários devidamente habilitados a eliminação lógica de Processos/Dossiês e Documentos Avulsos que tiveram seus prazos de guarda previstos cumpridos e cuja destinação seja a eliminação, de acordo com o PCD e TTD.

5.2.73.1 O processo de eliminação consistirá apenas na eliminação do arquivo, mantendo-se metadados associados ao documento como forma de histórico.

5.2.74 Permitir a alteração automática do “Status” dos Processos/Dossiês e Documentos Avulsos, passando-os, por exemplo, da Fase Corrente para a Fase Intermediária ou da Fase Intermediária para a Destinação Final (Guarda Permanente ou Eliminação), quando tiverem seus prazos previstos em cada fase cumpridos.

5.2.75 Permitir a classificação da Restrição de Acesso como Pública ou Restrita para os Processos/Dossiês e Documentos Avulsos.

5.2.76 Permitir a classificação da informação sigilosa como: reservada e secreta conforme previsto na Lei Federal 12.527 (Lei de Acesso à Informação), regulamentada pelo Decreto Municipal nº 6.328 de 27 de novembro de 2017, para os Tipos de Processos/Dossiês e Documentos Avulsos.

5.2.77 Permitir a desclassificação ou redução do grau de sigilo de um determinado Processo/Dossiê ou Documento Avulso somente por usuários autorizados.

5.2.78 Permitir a visualização de Processos/Dossiês e Documentos Avulsos sigilosos ou com restrição de acesso a somente se o usuário logado possuir permissão para consultar seus dados básicos, caso contrário, esses processos devem ser desconsiderados, ou seja, o usuário não deve tomar conhecimento da sua existência.

5.2.79 Permitir controlar documentos em construção e templates de documentos, para que os mesmos nasçam nativamente digitais (nato digitais).

5.2.80 Permitir o reconhecimento em OCR de documentos.

5.2.81 Permitir que Autores Externos possam criar, consultar, despachar e assinar digitalmente ou eletronicamente Documentos Avulsos de seu interesse, num ambiente específico, diferente do ambiente dos Autores Internos;

5.2.82 Possuir funcionalidade para disponibilizar a Consulta de Documentos, contendo todos os trâmites, atividades executadas, Documentos juntados, processos acessórios e etc.

5.2.83 Disponibilizar funcionalidade para conferir a Autenticidade de Documentos assinados digitalmente ou eletronicamente pelo sistema.

5.2.84 Permitir que setores hierárquicos superiores possam visualizar documentos/processos/dossiês em posse de seus subordinados.

5.2.84.1 Ex: Setor ABC-1 pode visualizar todos documentos/processos/dossiês que se encontrem em setores subordinados, como ABC-11, ABC-12, ABC-111 e assim por diante.

5.3 RELATÓRIOS

5.3.1 A solução deverá permitir a visualização de relatórios em tela, ainda no browser do navegador, antes de imprimi-los, podendo em seguida realizar a impressão sem a necessidade e trocar de tela, bem como, proceder a gravação/exportação de arquivo em formato PDF (portable documento format), formatos abertos como ODT, ODS, CSV entre outros tipos úteis.

5.3.2 Os relatórios deverão ser acordados entre as partes quanto aos campos e filtros necessários, permitindo a criação de relatórios dinâmicos.

5.4 BASE DE DADOS

5.4.1 Ter referência as diretrizes adotadas no Brasil sobre a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) para a preservação documental como eArq-Conarq ou outra equivalente.

5.4.2 Possuir criptografia do banco de dados, dos documentos e da comunicação em rede de forma a não haver violação de informação e documentos.

5.4.3 Pesquisar por FTR, ou seja, qualquer palavra dos documentos armazenados.

5.4.4 Deverá permitir acesso total pela contratante sem limitação com segurança e integridade, permitindo a contratante a continuidade do serviço.

5.4.5 Deverá também disponibilizar acesso à base de dados do sistema, a qualquer momento, em formato aberto e/ou pdf/a, conforme solicitação da contratante.

5.4.6 A base de dados estar disponível em Microsoft SQL SERVER 2014, utilizado pela CONTRATANTE.

5.5 INTEGRAÇÕES

5.5.1 Para os serviços de integração da Solução com outros sistemas em uso pelo Município, ou ainda, alterações das interfaces de integração existentes com outros sistemas, a serem executados sob demanda, a CONTRATANTE especificará na respectiva ordem de serviço:

5.5.1.1 Se a integração deverá ser para recebimento ou envio de informações aos aplicativos, bem como a estrutura dos dados a serem trafegados nesta integração;

5.5.1.2 As informações que deverão ser disponibilizadas ou consumidas no serviço a ser desenvolvido, bem como se existe alguma regra de transformação de dados a ser realizada;

5.5.1.3 A estrutura dos dados de origem para desenvolvimento de rotinas de importação.

5.5.2 Caso necessária, a CONTRATANTE convocará reuniões entre os técnicos para melhor definição das necessidades e objetivos da integração.

5.5.3 Para viabilizar integrações demandadas pela CONTRATANTE, a CONTRATADA seguirá as definições de padrões de webservices ou outras formas e tecnologias de troca de dados definidas pela CONTRATANTE.

5.5.4 O MUNICÍPIO será a responsável por realizar a comunicação e acordos com outras entidades e/ou respectivos fornecedores no caso de sistemas desenvolvidos por terceiros, para fornecimento de serviços e/ou dados.

5.5.5 A homologação das integrações será feita por meio simulação de uso das funcionalidades dos aplicativos.

5.5.6 As integrações com os Sistemas de autenticação (Login Único) e Processo Digital da CONTRATANTE deverão ser realizadas quando da implantação da solução.

5.5.7 Para a integração com a solução de Processo Digital do Município, deverão ser observados no mínimo:

5.5.7.1 Para os documentos e processos digitalizados (SIGAD), deverá haver a possibilidade de atrelamento à 1(um) ou mais processos digitais do município;

5.5.7.1.1 Caso o usuário que esteja na solução da CONTRATANTE deseje visualizar um processo relacionado, deverá permitir o acesso através de redirecionamento, desde que o solicitante tenha permissão para visualizar o processo em questão;

5.5.7.1.2 O caminho inverso também deverá ser possível, possibilitando a abertura de processos entre as soluções, quando relacionados e observando-se as permissões atreladas ao usuário requisitante;

5.5.7.2 Para documentos avulsos, deverá ser possível a criação de Processos Digitais na solução da CONTRATANTE, a qualquer momento, quando solicitado pelo usuário, sendo todo o conteúdo migrado via integração para o referido Processo Digital criado;

5.5.7.3 Para formulários e requerimentos, deverá ser possível a criação de Processos Digitais na solução da CONTRATANTE, juntando-se todos os documentos atrelados ao formulário/requerimento.

5.6 ALTERAÇÃO OU CANCELAMENTO DE DEMANDAS

5.6.1 A CONTRATANTE poderá modificar o escopo, desistir ou cancelar serviços Sob Demanda durante qualquer das fases do seu desenvolvimento. Neste caso, a CONTRATADA poderá realizar a medição do percentual referente às atividades efetivamente já executadas até o cancelamento ou, no caso de alteração de escopo, poderá somar ao esforço do novo desenvolvimento, todas as atividades já realizadas até o momento, a título de retrabalho.

5.7 DA CONFORMIDADE DO SOFTWARE COM OS REQUISITOS DO MODELO E-ARQ

5.7.1 A conformidade do Software para Gerenciamento Eletrônico de Informações Administrativas com o e-ARQ Brasil versão 2 o caracteriza como um SIGAD, que é definido pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ como um sistema desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos arquivísticos em ambiente eletrônico, de forma que ele possibilitará que os documentos permaneçam autênticos e acessíveis por todo o tempo previsto para sua guarda nas fases corrente e intermediária.

5.7.2 O e-ARQ Brasil tem por objetivo orientar a implantação da gestão arquivística de documentos, fornecer especificações técnicas e indicar os metadados para se desenvolver e/ou adquirir um SIGAD. Está em sua segunda versão, adotada pelo CONARQ em junto de 2021 e disponível em: xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxx/xx-xx/xxxxxxxx-xx- conteudo/publicacoes/EARQV203MAI2022.pdf

6. PROCEDIMENTOS DE EXECUÇÃO DO CONTRATO

6.1 O início da execução do contrato e de cada serviço continuado será formalizado por emissão de Ordem de Serviço – OS.

6.2 O Termo de Recebimento Provisório dos serviços será emitido pela Administração Municipal na entrega dos produtos e serviços requeridos nesta contratação.

6.3 A CONTRATANTE, em até 10 (dez) dias úteis após a emissão do Termo de Recebimento Provisório, fará a avaliação e validação da entrega, além de verificar o nível de conformidade com as seguintes classificações:

6.3.1 OS Validada: quando for verificada a conformidade e aceita a entrega dos produtos e serviços requeridos.

6.3.2 OS Rejeitada: quando a entrega dos serviços prestados não for efetivada.

6.4 Ao término do referido prazo, a contratada deverá solicitar formalmente a autorização para emitir a medição, caso a CONTRATANTE não se manifeste

formalmente no prazo de 5 dias úteis, a CONTRATADA estará autorizada a emitir os respectivos faturamentos.

6.5 Para as OS Validadas, a CONTRATANTE emitirá o Termo de Recebimento Definitivo das entregas realizadas.

6.6 As OS Rejeitadas serão devolvidas à CONTRATADA para ajustes que se fizerem necessários, sem ônus à CONTRATANTE.

6.7 Após as correções na OS Rejeitada, a CONTRATADA devolverá à CONTRATANTE para validação. Caso ainda sejam constatados problemas, a Ordem de Serviço será novamente devolvida, repetindo-se este procedimento até ocorrer a validação provisória.

6.8 O prazo para correção não se configura como prorrogação de prazo da OS, sem prejuízo do cálculo de não conformidades dos níveis mínimos de serviço exigido.

6.9 A CONTRATADA deverá realizar a verificação da qualidade de produtos e artefatos antes da entrega. A CONTRATANTE também realizará a sua verificação da qualidade e conformidade com vistas ao aceite dos produtos gerados pela CONTRATADA.

6.10 Para os produtos e serviços entregues, após emissão do TERMO DE RECEBIMENTO DEFINITIVO, a CONTRATANTE efetuará o pagamento de acordo com o item 15 deste Termo de Referência.

6.11 Exclui-se da exigência da emissão do Termo de Recebimento Provisório e Definitivo os serviços continuados mensais. Para estes serviços a CONTRATADA deverá apresentar, a partir do 1º dia útil do mês seguinte, a medição mensal, contendo minimamente: o Relatório Gerencial Mensal, detalhando as atividades e as ocorrências e a nota fiscal dos serviços considerando as reduções do valor conforme estabelecido no nível mínimo de serviço (NMS).

7. REQUISITOS DOS PRODUTOS E SERVIÇOS A SEREM FORNECIDOS

7.1 SERVIÇOS INICIAIS

7.1.1 Licenciamento e disponibilização para uso da solução

7.1.1.1 Reuniões iniciais de levantamento e abertura de projeto

Em até 5 (cinco) dias contados da Ordem Inicial de Serviços, a CONTRATADA deverá encaminhar à CONTRATANTE lista de requisitos necessárias à configuração e à parametrização da Solução, para proceder à sua implantação, configuração e disponibilização para uso.

A CONTRATANTE deverá no prazo de 10 (dez) dias, contados a partir do recebimento dos requisitos, apresentar à CONTRATADA as informações solicitadas.

Após o recebimento da lista preenchida, a CONTRATADA deverá analisar as informações e elaborar Plano de Trabalho, abrangendo as atividades necessárias à entrega dos produtos e execução dos serviços correspondentes, contendo:

a) Relação de configurações e parametrizações evidenciadas para uso dos Módulos da Solução relacionados neste Termo de Referência;

b) Cronograma de implantação da Solução, capacitação dos usuários e operação assistida;

c) Modelos de artefatos para documentação das solicitações e entregas de produtos e serviços requeridos, a serem utilizados ao longo da vigência da contratação;

d) Fluxo de atendimento proposto para a execução de serviços continuados e sob demanda especificados neste Termo de Referência, suscetível de ajustes em comum acordo entre as partes ao longo da execução do contrato.

O Plano de Trabalho será apresentado e aprovado em Reunião de Abertura do Projeto, que deverá ocorrer nas instalações da CONTRATANTE em até 10 (dez) dias úteis contados da entrega à CONTRATADA das informações necessárias à sua elaboração. A documentação será considerada entregue quando os dados forem validados e aprovados por ambas as partes.

Ao término desta etapa, a CONTRATADA deverá elaborar ata da Reunião de Abertura do Projeto, que será subscrita por todos os participantes, comprovando a execução do serviço.

7.1.1.2 Licenciamento perpétuo

A CONTRATADA deverá, em até 30 (trinta) dias contados da ordem para início da execução do contrato, entregar Termo de Licenciamento de Uso da Solução por tempo indeterminado (licença perpétua) para número ilimitado de usuários, emitido em nome da CONTRATANTE.

7.1.1.3 Instalação e configuração em ambiente de produção e homologação

A Solução deverá ser configurada, parametrizada e instalada nos ambientes computacionais de produção e não produção designados pela CONTRATANTE, mediante concessão de acesso à CONTRATADA por comunicação remota, através de conexão segura entre as redes de ambas as partes.

A CONTRATADA deverá entregar previamente a documentação necessária detalhando todos os procedimentos para instalação e configuração da Solução, a qual será homologada pela CONTRATANTE durante a execução dos serviços. Caso haja não conformidades na documentação ou ela esteja incompleta, a CONTRATADA deverá efetuar as correções e adequações necessárias para aceite dos serviços.

Para garantir a correta instalação da Solução, a CONTRATANTE disponibilizará conta de usuário com privilégios de administração do ambiente de produção ao técnico da CONTRATADA responsável pela instalação, devendo a instalação ser efetuado com a supervisão dos técnicos da CONTRATANTE, ocasião em que será verificada a conformidade da documentação de instalação e configuração da Solução.

Durante o período de instalação da Solução, os técnicos da CONTRATADA realizarão reuniões com o grupo de trabalho da CONTRATANTE para entendimento dos fluxos e operação das classes processuais em termos de entradas, saídas, ações, identificação de pontos de assinatura (para uso de assinatura digital) e modelos de documentos envolvidos.

Deverá ser realizada a criação e a disponibilização, na Solução, dos modelos identificados, bem como ações para a automação de documentos avulsos, os

quais deverão ser demonstrados durante os treinamentos e a operação assistida no uso da Solução.

As despesas decorrentes da prestação deste serviço (alocação e as despesas com deslocamento, hospedagem e alimentação dos instrutores) serão de exclusiva responsabilidade da CONTRATADA.

Em até 40 (quarenta) dias contados da Aprovação do Plano de Xxxxxxxx, a CONTRATADA deverá entregar relatório contendo:

a) Endereço e instruções para acesso à Solução em ambiente de produção;

b) Lista de configurações e parametrizações realizadas;

c) Recomendações de adequação da infraestrutura para a operação adequada da Solução instalada.

A CONTRATANTE validará e assinará o relatório entregue no prazo de até 5 (cinco) dias, a contar da data do seu recebimento, o qual será o artefato que comprova a realização do serviço.

7.1.2 Treinamento presencial dos usuários administradores e usuários replicadores

Deverão ser realizadas capacitações presenciais de usuários administradores e usuários replicadores designados pela CONTRATANTE, com perfil funcional, conhecimentos e habilidades para atuarem também como multiplicadores.

O conteúdo programático das capacitações presenciais deverá ser preparado com base nas funcionalidades da Solução e sua realização abrangerá dinâmicas para conscientização, engajamento e mobilização dos usuários direcionados à incorporação de uma cultura de processo e transformação digital.

A CONTRATADA deverá efetuar treinamento presencial para 3 (três) turmas de usuários replicadores e 1 (uma) turma para usuários administradores, com carga horária mínima de 16 horas por turma.

As capacitações deverão ser ministradas nas instalações da CONTRATANTE, ao longo de dias úteis sequenciais, de segunda a sexta-feira, para turmas de participantes designados pela CONTRATANTE.

A infraestrutura necessária será disponibilizada pela CONTRATANTE. O serviço de capacitação deverá contemplar, ainda:

a) Disponibilização de material didático, fornecido em mídia eletrônica no formato MS-Word ou PDF e idioma português do Brasil;

b) Configuração do ambiente de treinamento, incluindo a carga de dados;

c) Aplicação, por meio digital, de pesquisa de satisfação (anônima);

d) Emissão, por meio digital, de certificado de participação.

As despesas decorrentes da capacitação (alocação de instrutores, acesso ao ambiente de treinamento, emissão de material didático em meio digital, despesas com deslocamento, hospedagem e alimentação dos instrutores) serão de exclusiva responsabilidade da CONTRATADA.

Ao término do treinamento, a CONTRATADA deverá elaborar Relatório de Resultados da Capacitação, com informações acerca dos participantes, lista de assinatura de presentes e resultado da pesquisa de satisfação.

A CONTRATANTE avaliará e, não havendo não conformidades, aceitará o relatório como comprovante de execução do serviço.

7.1.3 Fornecimento de conteúdo digital para treinamento a distância - EAD

A CONTRATADA deverá disponibilizar à CONTRATANTE, conteúdo instrucional digital, com carga horária adequada, sobre o uso das funcionalidades da Solução, para capacitação à distância dos seus usuários que não puderem participar dos treinamentos presenciais.

As videoaulas disponibilizadas deverão ser assíncronas, locutadas e legendadas.

7.1.4 Operação assistida

A CONTRATADA deverá disponibilizar técnicos para realizar o acompanhamento presencial dos usuários na utilização e operacionalização das respectivas funcionalidades, resolvendo dúvidas, prestando esclarecimentos e

orientações. O acompanhamento acontecerá nas instalações da CONTRATANTE, no município de sua sede administrativa em Praia Grande/SP, em período estabelecido no Plano de Trabalho.

Cada serviço de operação assistida deverá ser de 40 (quarenta) horas de acompanhamento no uso inicial da Solução por profissional especializado, a ser executado em 5 (cinco) dias úteis sequenciais (de segunda a sexta-feira).

As despesas decorrentes da prestação deste serviço (alocação e as despesas com deslocamento, hospedagem e alimentação dos instrutores) serão de exclusiva responsabilidade da CONTRATADA.

Ao término do serviço, a CONTRATADA deverá entregar à CONTRATANTE um Relatório de Visita Técnica, contemplando os setores visitados, ocorrências e dúvidas reportadas, bem como o parecer técnico acerca da operação da Solução pelos usuários.

A CONTRATANTE validará e assinará o Relatório entregue no prazo de até 5 (cinco) dias, a contar da data do seu recebimento, o qual será considerado como comprovante de realização do serviço.

7.2 SERVIÇOS CONTINUADOS

7.2.1 Suporte técnico local Nível 1 e apoio à automação de processos

Este serviço consiste na execução de atividades de suporte ao usuário, diagnóstico de maturidade, modelagem e otimização para automação de processos, e suporte à pesquisa estatística e à descoberta e visualização de dados, conforme detalhado nas tabelas a seguir, as quais deverão ser prestadas de forma presencial, durante os dias e horários estabelecidos pela CONTRATANTE, por profissional(is) com formação superior completa em curso relativo ao objeto deste Termo de Referência.

Item	Atividades	Fator de Complexidad e (FC)
01	Atendimento de 2º nível e avaliação inicial dos chamados de suporte dos usuários internos, realizados presencialmente ou por meio do ambiente virtual de aprendizagem;	1,0
02	Repasse das orientações aos usuários internos sobre dúvidas operacionais, características e a utilização de módulos da Solução;	1,0
03	Atendimento sobre as dúvidas na configuração de parâmetros necessários ao adequado funcionamento da Solução;	1,0
04	Investigação e análises iniciais (primeiro nível) de ocorrência de incidentes de produção na utilização de funcionalidades dos aplicativos;	1,0
05	Escalonamento para o suporte técnico remoto dos incidentes de produção cuja resolução esteja fora da área de atuação do suporte de primeiro nível;	0,8
06	Apoio na validação e homologação de novas versões dos módulos da Solução;	1,0
07	Consultoria aos usuários para realizar a tramitação de documentos avulsos, ou seja, com a escolha pelo usuário do próximo setor ou pessoa para o qual o documento poderá ser encaminhado sem vinculação a um fluxo pré- definido;	1,2
08	Consultoria técnica para dirimir dúvidas relacionadas à construção de formulários a partir da solução contratada e à configuração dos serviços de integração;	1,0
09	Estimativas de esforço e prazo para a execução de demandas abrangidas pelos serviços requeridos;	0,8
10	Desenvolvimento de instruções em JavaScript e/ou comandos SQL para a automação de documentos a partir de recursos de formulários dinâmicos da Solução;	1,2

11	Apoio na avaliação do melhor cenário de automação no que se refere à construção de formulários usando a Solução contratada, ou implementação via código com quantitativos sob demanda caso as operações necessárias em determinado formulário não sejam suportadas pelo editor de formulários dinâmicos ofertado;	1,2
13	Modelagem da situação atual dos processos (AS-IS), abrangendo: Reuniões para mapeamento do processo atual; Modelagem do processo, com a identificação de atores, atividades/tarefas, eventos, documentos, informações e regras de negócio pertinentes ao cenário atual; Validação da modelagem da situação atual dos processos (AS-IS);	1,2
14	Otimização de processos, abrangendo: Análise do processo atual e listagem de oportunidades e sugestões de melhoria, quando pertinentes; Apresentação e validação com outras oportunidades de melhoria a serem implementadas; Relatório de análise de oportunidades contendo, quando pertinente, a lista de oportunidades de melhorias identificadas;	1,0
15	Modelagem de processos futuros a serem implantados (TO-BE), abrangendo: Modelagem do processo futuro referenciando atores, atividades/tarefas, eventos, documentos, informações e regras de negócio validadas pela CONTRATANTE na etapa anterior; Validação da modelagem do processo futuro; Elaboração de relatório de modelagem do processo futuro;	1,0
16	Estimativas de esforço e prazos para demandas abrangidas pelos serviços requeridos;	0,8
18	Definição e validação de Solução técnica junto aos usuários; definição de teste (benchmarks) para desempenho (performance) e acurácia esperada em produção; aplicação e validação de algoritmos em protótipo, pré-produção e em produção;	1,0

19 Outras tarefas demandadas pela CONTRATANTE, não especificadas acima, inerentes ao serviço requerido. 1,0

Os serviços serão medidos em Unidade de Serviço Técnico - UST-1.

O cálculo dos quantitativos executados, para fins de medição e faturamento mensal será obtido pela multiplicação da quantidade de horas técnicas necessárias para a execução das atividades pelo respectivo fator de complexidade, conforme fórmula abaixo:

Total de UST-1 = QT Horas * FC

Onde:

Total de UST1 = Quantidade Total de UST-1;

QT Horas = Quantidade Total de Horas técnicas aprovadas para a execução das atividades requeridas; e

FC = Fator de Complexidade para a atividade, conforme listado na tabela anterior.

O valor a ser medido mensalmente para o serviço será calculado pela fórmula abaixo:

Medição = Preço Unitário da UST-1 * Total Mensal de UST1

Os referidos serviços de apoio local ao usuário interno serão solicitados através de Ordens de Serviços específicas.

A execução deste serviço se inicia com a entrada da Solução em produção, conforme especificado no item Licenciamento e Disponibilização para uso da Solução.

A CONTRATADA deverá atuar no suporte técnico local aos usuários internos da CONTRATANTE. A CONTRATANTE será responsável pelo atendimento de suporte a chamados de seus usuários externos (munícipes), avaliando a

demanda, esclarecendo dúvidas e prestando orientações no uso da Solução. Caso sejam identificados incidentes de produção, a CONTRATANTE fará o escalonamento e repasse para o suporte técnico prestado pela CONTRATADA, que avaliará a solicitação e adotará medidas apropriadas à sua resolução.

Ao término de cada mês, a CONTRATADA deverá elaborar relatório de medição mensal com as atividades executadas e respectivo quantitativo de UST-1, o qual será validado e assinado pela CONTRATANTE no prazo de até 5 (cinco) dias, a contar da data do seu recebimento, o qual será considerado como comprovante de realização do serviço.

7.2.2 Suporte técnico, sustentação e manutenção corretivas e evolutivas da solução

Este serviço abrange:

a) Assistência complementar ao suporte técnico de primeiro nível aos usuários internos, que será realizado pela CONTRATANTE, para repasse de orientações e esclarecimentos relativo às melhores práticas para utilização da solução;

b) Investigação e análise de incidentes de produção detectados pelos usuários internos e escalonados pelo suporte técnico de primeiro nível;

c) Elaboração de relatório de atualização de versão, contendo as modificações e alterações demandadas pela CONTRATANTE e correções disponibilizadas em novas versões dos aplicativos;

d) Gestão e tratamento de incidentes de produção, com o diagnóstico das causas, restabelecimento do serviço e resolução de incidentes de produção, de acordo com os níveis mínimos de serviço estabelecidos neste Termo de Referência;

e) Gestão de problemas, abrangendo investigação, análise, diagnóstico e remoção de causa raiz de incidentes de produção;

f) Reavaliação do dimensionamento e configuração da infraestrutura computacional, assim como a alocação dos recursos de processamento, memória e disco, de forma a indicar à CONTRATANTE a necessidade de

melhorias e aumento de capacidade dos ambientes para suportar a operação e evolução da Solução;

g) Manutenções preventivas com o propósito de solucionar erros, sejam eles de projeto, de codificação ou de configuração, potenciais causadores de incidentes de produção.

h) Durante a vigência contratual e sem custos adicionais à CONTRATANTE, a CONTRATADA deverá manter a compatibilidade da Solução com os navegadores (browsers) homologados inicialmente para uso da Solução, os quais devem estar descritos no Plano de Trabalho, enquanto o suporte regular for prestado pelos respectivos fornecedores.

i) Caso venha a ocorrer descontinuidade de suporte pelos fabricantes dos referidos navegadores, a CONTRATADA deverá manter a compatibilidade da Solução com navegador alternativo a seu critério, desde que usualmente utilizado no mercado e em versão suportada pelos respectivos fabricantes.

j) Manutenções adaptativas necessárias para adequação da Solução a novas versões de sistema operacional (servidores e estações de trabalho dos usuários) serão executadas com quantitativos sob demanda previstos neste Termo de Referência.

Nas situações em que a CONTRATADA identificar a necessidade de realizar manutenções preventivas ou corretivas visando resolver erros que ocasionem incidentes recorrentes de produção, deverá disponibilizar, sem ônus adicionais, os respectivos patches e procedimentos de correção e formalmente requerer à equipe de suporte ao ambiente de T.I. da CONTRATANTE a sua respectiva execução, dentro de prazo a ser acordado entre as partes, mas não superior a 5 (cinco) dias úteis a contar da data da disponibilização dos ajustes e/ou correções. Durante este período, chamados relacionados aos ajustes e/ou correções disponibilizados não serão considerados para fins de apuração da eficiência dos níveis mínimos de serviço exigidos para este serviço.

Ao término de cada mês, a CONTRATADA deverá elaborar relatório de medição mensal com os incidentes reportados e respectivo cálculo de níveis mínimos de serviço, o qual será analisado, validado e assinado pela CONTRATANTE no

prazo de até 5 (cinco) dias, a contar da data do seu recebimento, o qual será considerado como comprovante de realização do serviço.

8. SERVIÇO CONTINUADOS EXECUTADOS SOB DEMANDA

A quantidade de Unidades de Serviço Técnico – UST2 dos Serviços Continuados Executados sob Demanda estimada serão anuais considerando a renovação do contrato.

8.1 HOSPEDAGEM E BACKUP

A CONTRATADA deverá fornecer a hospedagem da Solução durante a vigência do contrato, conforme necessidade e mediante solicitação formal da CONTRATANTE.

Nenhum equipamento ou software necessário para a CONTRATADA prestar os serviços contemplados nesta Proposta serão objeto de repasse para a CONTRATANTE.

Os microcomputadores e o serviço (conexão) de Internet a partir dos quais os usuários acessarão a Solução serão fornecidos pela CONTRATANTE.

Os documentos, informações e dados armazenados na Solução pela CONTRATANTE serão de propriedade do Município de Praia Grande, cabendo à CONTRATADA garantir e responder pelo sigilo e proteção dos dados e informações.

A CONTRATADA realizará o monitoramento remoto do ambiente, de modo a prevenir e evitar instabilidades do ambiente de produção.

O gerenciamento do desempenho e a detecção de falhas serão realizados de maneira passiva, com o uso de softwares e ferramentas específicas.

A CONTRATADA deverá manter a Solução acessível internamente para a CONTRATANTE na modalidade 24x7, disponível, no mínimo, 98% do tempo, onde não serão considerados na contabilização deste índice os seguintes eventos:

a) Falha na conexão (“link”) fornecida pela empresa de telecomunicações

encarregada da prestação do serviço à CONTRATANTE, sem responsabilidade da CONTRATADA;

b) Falhas na infraestrutura da CONTRATANTE provenientes de atualizações de software (browser) de navegação, antivírus e outros que possam causar incompatibilidade com a infraestrutura de acesso à Solução disponibilizada pela CONTRATADA;

c) Suspensão da prestação dos serviços contratados por determinação de autoridades competentes, força maior ou por descumprimento de cláusulas contratuais;

d) Interrupções ou mau funcionamento causado por força maior ou por empresas terceiras como por exemplo (mas não se limitando a) organismos de registro de domínio, sincronização de DNS, etc.

e) As interrupções necessárias para correções, ajustes técnicos ou manutenção, sempre que possível e preferencialmente, deverão ser realizadas pela CONTRATADA no horário das 22 às 8h ou durante o final de semana e feriados.

A CONTRATADA realizará backup diário, semanal e mensal da estrutura e dados armazenados em banco, exclusivamente do ambiente de produção.

Entende-se por backup diário a cópia da estrutura e dados referentes às movimentações do dia, realizado de segunda à quinta-feira, cujo armazenamento deverá ser de 01 (uma) semana; backup semanal, cópia dos dados realizada na sexta-feira, referente às movimentações da semana (segunda a sexta-feira), cujo armazenamento deverá ser de 01 (um) mês; e o backup mensal aquele realizado no último dia do mês, referente às movimentações do mês (dia 1º até o último dia do mês), armazenado até a realização do backup mensal subsequente, quando poderá ser sobrescrito pela CONTRATADA.

Todo Backup deve ser armazenado de maneira criptografada.

Ao término da vigência do contrato, a CONTRATADA disponibilizará para a CONTRATANTE cópia da base de dados do ambiente de produção em mídia digital. A base de dados deverá estar disponível em formato aberto, padrão de

mercado e Microsoft SQL SERVER 2014 utilizado em nosso município, juntamente de um dicionário de dados para apoio aos acessos/consultas executadas;

Em caso de finalização do contrato, a CONTRATANTE providenciará os ambientes internos para receber a migração do ambiente utilizado, no prazo máximo de 30 dias corridos. A migração dos ambientes será de responsabilidade da CONTRATADA.

A CONTRATANTE será responsável pela validação da migração à CONTRATADA.

A CONTRATADA deverá ser responsável pela administração e hospedagem da solução ofertada, podendo ser em DATACENTER próprio, ou externo, de sua total responsabilidade, devendo disponibilizar ambiente capaz de ofertar o desempenho necessário para a usabilidade do sistema.

A CONTRATADA deverá se comprometer a manter monitoramento e expansão da disponibilidade de recursos necessários como espaço em disco, memória e processamento.

A CONTRATADA deverá se comprometer a manter a segurança e o sigilo de todas as informações que estarão sob sua guarda no decorrer do contrato, cumprindo com o que determina a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), nº 13.709/2018.

Os custos com o armazenamento e administração em nuvem e suas responsabilidades, assim como os softwares e licenciamentos de possível utilização, deverão ser contemplados dentro do valor de locação mensal do datacenter, não cabendo nenhuma cobrança adicional posterior.

8.1.1 Serviços sob demanda realizados na sede da CONTRATADA

Os Serviços Sob Demanda, que poderão ser realizados na sede da CONTRATADA, contemplam, dentre outras, as seguintes atividades:

a) Atividades para a preparação de treinamentos específicos, adicionais aos contratados, para o uso dos módulos da Solução e/ou funcionalidades

desenvolvidas sob demanda;

b) Serviços relacionados à migração de dados de outros sistemas em uso pela CONTRATANTE;

c) Desenvolvimento de integrações dos Módulos da Solução com outros sistemas em uso pela CONTRATANTE;

d) Atividades de análise de viabilidade objetivando a homologação da Solução para uso em periféricos de interesse da CONTRATANTE;

e) Outras atividades relacionadas ao escopo da contratação e que requeiram consultoria para soluções específicas e distintas do rotineiro, não enquadradas nos itens anteriores.

Antes da execução de qualquer atividade sob demanda, a CONTRATADA deverá realizar orçamento estimativo, para prévia aprovação da CONTRATANTE.

Caso a demanda solicitada se demonstre tecnicamente inviável ou esteja em desacordo com a legislação ou regras de negócio inerentes à Solução, a CONTRATADA poderá manifestar recusa ao atendimento, devendo para isso, justificar técnica e detalhadamente a inviabilidade identificada.

O orçamento apresentado pela CONTRATADA deverá conter:

a) Definição clara e objetiva do escopo da solução a ser adotada;

b) Critérios de aceite da solução;

c) Restrições e premissas utilizadas na elaboração da solução;

d) Estimativa de esforço;

e) Cronograma físico-financeiro estimado para a entrega dos produtos e execução dos serviços requeridos sob demanda.

8.1.2 Serviços mensuráveis em pontos de função

Para os serviços em que a métrica de contagem em pontos de função seja aplicável, deverá ser apresentada, junto à estimativa, as contagens em pontos de função baseadas no método estimativa da CONTRATADA.

A CONTRATADA deverá fornecer à CONTRATANTE todas as informações e requisitos necessários que subsidiaram a aferição da estimativa inicial de contagem de pontos de função.

Sendo aprovada a estimativa inicial pela CONTRATANTE, a CONTRATADA procederá com a execução dos serviços e, ao término, quando da entrega para homologação da CONTRATANTE, apresentará a Contagem Detalhada da demanda.

A metodologia para a Contagem Detalhada dos serviços medidos em pontos de função referente aos orçamentos aprovados pela CONTRATANTE deverá ter como referência o Manual de Práticas de Contagem de Pontos de Função (versão 4.3.1), publicado pelo IFPUG (International Function Point Users Group), sendo complementado, no que couber, pelo Roteiro de Métricas do SISP (versão 2.3) do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG). Ocorrendo ambiguidade de definições entre este guia e o Roteiro de Métricas do SISP, devem prevalecer as regras estipuladas no Manual de Práticas de Contagem por Pontos de Função.

A produtividade considerada nesta contratação será de 12 (doze) horas (UST-2) por pontos de função (PF).

De forma complementar aos pontos abordados pelo Manual de Práticas e Contagens (CPM - Counting Practices Manual) do IFPUG e pelo Roteiro de Métricas do SISP, a CONTRATADA utilizará como prática de contagem a definição e aplicação de outros itens comumente observados nos cenários de manutenção, relacionados a seguir:

Item	Base de Cálculo	Fator de Equivalência em PF
Dados Compartilhados - contempla a réplica parcial ou total de dados de um arquivo lógico dentro da mesma fronteira, sem lógica de processamento, para atender funcionalidades em ambiente web e mobile	Réplica de um arquivo lógico	1,00
Code Table - Contempla a necessidade de criação, alteração ou exclusão de tabelas Code Table e respectivas funcionalidades.	Inclusão de Tabela	1,00
	Alteração de Tabela	0,60
	Exclusão de Tabela	0,40
	Inclusão de Funcionalidade	0,30
	Alteração de Funcionalidade	0,20
	Exclusão de Funcionalidade	0,10

No caso de manutenções perfectivas, será medido pelo serviço a quantidade de pontos por função transacionais multiplicada por 0,5 (zero vírgula cinco). Considera-se manutenção perfectiva a adequação da solução às necessidades de melhorias, sem alteração de funcionalidades sob o ponto de vista do usuário, com a finalidade de promover a melhoria de desempenho, manutenibilidade e usabilidade do sistema.

O total de pontos de função - PF a ser considerado para fins de faturamento corresponde à quantidade de ocorrências de cada item de serviço apresentado no quadro acima.

9. ACORDOS DE NÍVEIS MÍNIMOS DE SERVIÇO

Visando mensurar a qualidade das entregas e serviços relacionados neste Termo de Referência, serão adotados e monitorados níveis mínimos de serviço a fim de que a CONTRATADA seja remunerada conforme o fornecimento dos

produtos e a qualidade requerida da prestação dos serviços, prevendo-se redutores a serem aplicados sobre os valores mensais dos Serviços Continuados de garantia, suporte técnico remoto, manutenção, sustentação da solução e Serviços Continuados Executados Sob Demanda de hospedagem e backup, caso não se obtenha o atingimento à eficiência e qualidade mínima acordada.

As reduções não têm natureza de sanção administrativa, mas sim de remuneração proporcional por desempenho abaixo da eficiência mínima requerida pela CONTRATANTE.

9.1 INDICADOR

O indicador a ser avaliado é o prazo para resolução dos incidentes em produção.

Incidente em produção é todo evento que não faz parte da rotina das funcionalidades da Solução, podendo causar uma interrupção ou redução na qualidade do serviço prestado.

Prazos para atendimento dos chamados:

Severidade	Ocorrência	Prazo para resolução do incidente
UM	Chamados para tratamento de incidentes de produção	Em até 4 (quatro) horas úteis
DOIS		Em até 8 (oito) horas úteis
TRÊS		Em até 16 (dezesseis) horas úteis
DÚVIDA	Chamados para esclarecimento de dúvidas dos usuários	Em até 8 (oito) horas úteis

Detalhamento dos níveis de severidade

UM: Incidente de produção que paralisa totalmente a Solução e/ou os Serviços de Hospedagem e Backup Executados por Demanda ou paralisar parcialmente as funcionalidades críticas listadas abaixo:

GESTÃO DE PROCESSOS E DOCUMENTOS DIGITAIS:

a) Cadastro de processos e documentos;

b) Tramitar documentos;

c) Consultar e visualizar processos/documentos;

d) Acessar a fila de trabalho;

e) Acessar a pasta digital, conjunto dos documentos de um processo;

f) Assinatura digital.

DOIS: Incidente de produção que paralisa parcialmente as funcionalidades e/ou os Serviços de Hospedagem e Backup Executados por Demanda ou as funcionalidades críticas listadas abaixo:

a) Abrir processos/documentos digitais.

TRÊS: Corresponde aos incidentes de produção que atingem uma funcionalidade em uma situação específica, porém o objetivo primário da funcionalidade é mantido.

Ao resolver o incidente, a CONTRATADA deverá estabelecer o prazo para correção completa das causas dos problemas identificados pelo respectivo incidente, o qual não poderá ser superior a 80 horas úteis. Entende-se com resolução completa a correção de incidentes recorrentes do mesmo problema identificado.

9.2 CÁLCULO DOS PRAZOS

O decurso do prazo para atendimento dos chamados relacionados a incidentes de produção com severidade ou dúvida se dará da seguinte forma:

a) Se o chamado for aberto em dia útil da CONTRATANTE, no horário padrão estabelecido entre 8H00min às 18h00min, o prazo iniciará no minuto seguinte ao cadastro oficial do chamado;

b) Se o chamado for aberto em dia não útil, ou fora do horário padrão estabelecido entre 8H00min às 18h00min, o prazo iniciará no primeiro minuto do próximo dia/horário útil.

Os chamados técnicos abertos que comprovadamente extrapolem as responsabilidades da CONTRATADA, tais como: lentidão no link de internet, dificuldades de acesso à rede devidos a problemas físicos ou de configuração de firewall ou problemas de hardware no ambiente computacional disponibilizado e mantido pela equipe de suporte ao ambiente de TI da CONTRATANTE, entre outros, serão tornados nulos para cálculo dos prazos de atendimento e aplicação das respectivas penalidades.

9.3 APURAÇÃO DO NÍVEL MÍNIMO DE SERVIÇO (NMS)

A apuração dos Níveis Mínimos dos Serviços (NMS) será realizada mensalmente, com a entrega de documentação comprobatória da execução dos respectivos serviços.

Será adotado o cálculo do Índice de Efetividade (IE) dos chamados encerrados no período mensal de medição para fins de apuração dos níveis de serviços prestados, para o qual deverá ser utilizada a fórmula:

IE = Σ IEPARCIAL ((TP/TTR) * PS).

Onde:

a) Índice de Efetividade (IE): corresponde ao somatório dos Índices de Efetividade Parciais de Severidade dos serviços mensais prestados.

b) Σ Índice de Efetividade Parcial (Σ IEPARCIAL): corresponde a somatório (Σ) dos Índices de Efetividade de cada Severidade dos serviços mensais prestados.

c) Índice de Efetividade Parcial (IE PARCIAL): corresponde ao Índice de Efetividade de cada Severidade dos serviços mensais prestados, apurados

pela aplicação da fórmula ((TP/TTR) * PS).

d) Severidade (SV): corresponde ao nível de Severidade do incidente, considerando a importância e criticidade na disponibilização e operação da solução.

e) Prazo para Resolução (PR): corresponde aos prazos, em horas uteis, definidos no Nível Mínimo de Serviços (NMS) para resolução dos incidentes em cada nível de Severidade.

f) Quantidades de Chamados (QC): corresponde ao Somatório (Σ) dos chamados efetuados no mês em cada nível de Severidade.

g) Tempo Previsto (TP): corresponde ao prazo definido no Nível Mínimo de Serviços (NMS) para resolução dos incidentes de cada nível de Severidade, obtidos pela aplicação da fórmula (PR * QC).

h) Tempo Total Realizado (TTR): corresponde ao Somatório (Σ) dos tempos utilizados para resolução de incidentes de todos os chamados do nível de Severidade encerrados no mês.

i) Peso da severidade (PS): representa o peso atribuído para cada nível de severidade dada sua criticidade na operação da Solução.

O IEPARCIAL igual a 0 (zero) corresponde a resolução dos chamados dentro dos Prazos para Resolução (PR) estabelecidos, nestes casos considerar-se-á IEPARCIAL = 1 (um).

O quadro abaixo ilustra a metodologia de apuração do IE e informa os índices de peso da severidade relativo a cada nível de severidade previsto:

ÍNDICE DE EFETIVIDADE MENSAL (IE)
Severidade	Prazo Para Resolução (PR) horas uteis	Quantidade de Chamados (QC)	TP (PR X QC)	TTR (TTR)	PS	IEPARCIAL (TP/TTR) x PS %
UM	4				35
DOIS	8				30
TRÊS	12				20

DÚVIDA	8				15
IE (∑ IEPARCIAL)

Para fins do cálculo do IE, considera-se Prazo de Resolução (PR) o tempo líquido decorrido entre a hora útil da abertura oficial do chamado e a hora útil oficial da entrega e a disponibilização da resolução do incidente em produção.

O decurso dos prazos previstos para atendimento será suspenso a partir da hora útil em que a CONTRATADA disponibilizar e formalizar a resolução do incidente, ou ainda quando não houver mais evidências de ocorrência para o respectivo chamado.

Índice Efetividade (IE):	de	Redução
Entre 100% e 95,00%	Não será aplicada mensal a ser faturado	redução	no	valor
Entre menor	94,99%	ou	Será aplicado o redutor no valor mensal do serviço, que correspondente ao valor mensal medido multiplicado pelo Índice de Efetividade (IE) aferido
A Redução será limitada ao valor máximo de 15% sobre o valor mensal a ser faturado.

Os respectivos níveis mínimos são aplicáveis exclusivamente ao ambiente de produção da CONTRATANTE e aos Serviços de Hospedagem e Backup Executados por Demanda, não sendo aplicados aos ambientes de não- produção.

A CONTRATANTE fará a homologação da Solução apresentada para os chamados de tratamento de incidentes de produção que demandem versões de correção ou outras soluções de contorno.

A CONTRATADA não estará obrigada a promover adequações da Solução para contornar falhas na infraestrutura disponibilizada pela CONTRATANTE para a sua instalação e operação, incluindo equipamentos (hardware), browsers, rede

computacional, certificados digitais, escâneres, entre outros, estando tais falhas excluídas do escopo dos serviços de sustentação, gestão de incidentes de produção e garantia de manutenção adaptativa desta contratação.

Para efeitos de apuração do nível de serviços prestados, os chamados técnicos que forem abertos ou assim permanecerem por razões não imputáveis à CONTRATADA não serão computados.

9.4 PEDIDO DE PRORROGAÇÃO

Nos casos em que a complexidade de resolução de um incidente implique em prazos maiores do que os previstos neste Termo de Referência, para cada tipo de severidade, deverão ser realizados ajustes em comum acordo entre as partes de novos prazos, os quais serão parâmetro para a aplicação das regras estabelecidas.

Caso os incidentes de produção sejam causados por falhas de componentes de terceiros agregados à Solução, os prazos de solução ou contorno serão acordados entre as partes obedecendo ao critério de viabilidade da correção e compatibilidade entre as versões dos componentes.

10. HORÁRIOS, DIAS ÚTEIS DA CONTRATANTE

Para efeitos deste contrato considerar-se-á o horário oficial de Praia Grande/SP. O horário padrão para prestação dos serviços será das 8h00min às 18h00min.

Serão considerados dias úteis da CONTRATANTE, de segunda a sexta-feira, excetos feriados nacionais, estaduais do Estado de São Paulo e os relacionados ao município de Praia Grande/SP.

Serão considerados horários excepcionais os dias sem expediente na CONTRATANTE (finais de semana, feriados etc.) e nos dias úteis o horário compreendido entre as 18h01min e às 7h59min do dia seguinte.

11. MODELO DE GESTÃO DO CONTRATO

11.1 REUNIÕES DE GOVERNANÇA E RELATÓRIOS MENSAIS DE MEDIÇÃO

Deverá ser realizada, no mínimo, uma reunião mensal de governança, de forma presencial ou por videoconferência, com a participação do preposto da CONTRATADA e a equipe de gestores da CONTRATANTE, para acompanhamento, coordenação de atividades, solução de eventuais pendências e adoção dos ajustes que se façam necessários durante a implantação da solução.

No decorrer da execução do contrato, de comum acordo entre as partes, esta periodicidade poderá ser revista.

As reuniões de governança darão a origem a um relatório de governança, que deve ser entregue em mídia digital, em formato MS-Word ou PDF, no qual devem estar relacionados:

a) Relação de produtos entregues e serviços prestados no período de referência da reunião;

b) Progresso das atividades previstas nos respectivos cronogramas aprovados;

c) Avaliação dos níveis de serviço;

d) Levantamento de riscos inerentes;

e) Definições de providências e medidas de ajustes e correções que se façam necessários.

Adicionalmente ao relatório de governança, a CONTRATADA deverá emitir relatórios mensais de medição, conforme previsto para cada serviço, o qual será utilizado como artefato de comprovação da execução dos serviços.

A emissão pela CONTRATADA das respectivas notas fiscais para fins de faturamento será autorizada mediante a emissão pela CONTRATANTE do Aceite Definitivo da respectiva medição dos produtos e serviços entregues.

As decisões referentes à execução do contrato serão tomadas de comum acordo entre a CONTRATADA e CONTRATANTE, respeitadas as diretrizes estabelecidas neste Termo de Referência.

11.2 MECANISMOS FORMAIS DE COMUNICAÇÃO

A CONTRATADA deverá disponibilizar, sem custos adicionais, ferramenta para abertura e gerenciamento de chamados com acesso pela Internet, no formato de Portal de Atendimento ao Cliente, que possibilite à CONTRATANTE cadastrar e detalhar solicitações de atendimento e de serviços sob demanda, acompanhar sua respectiva execução e gerar base histórica, contendo as seguintes informações:

a) Identificação do chamado técnico (número de abertura);

b) Data de abertura;

c) Data de encerramento;

d) Descrição da solicitação e registro da solução apresentada;

e) Situação da solicitação (aberta, encerrada ou em andamento);

f) Severidade do chamado, quando aplicável.

O Portal de Atendimento ao Cliente será a ferramenta oficial de comunicação entre a CONTRATADA e a CONTRATANTE, e nele deverão ser registradas todas as demandas de atendimento.

As partes indicarão representantes que serão especialmente designados para tratarem dos assuntos relativos ao Contrato originado deste Termo de Referência, e para comunicar as ocorrências que possam ter implicações na execução do mesmo.

12. DIREITOS AUTORAIS E PATRIMONIAIS

A CONTRATADA deverá entregar ao final da vigência do contrato, em meio digital à CONTRATANTE, cópia dos códigos-fonte na versão mais recente assinados digitalmente, o modelo de dados, dicionário de dados, os pacotes

binários do framework de desenvolvimento e suas APIs (Application Program Interface), e a lista escrita de componentes e ferramentas de terceiros necessários à estruturação do ambiente de desenvolvimento e manutenção dos módulos da solução fornecida.

A CONTRATANTE poderá solicitar da CONTRATADA palestras e treinamentos para transferência de conhecimento técnico a profissionais pertencentes ao seu quadro permanente de servidores, com perfil e conhecimentos técnicos necessários compatíveis com os padrões tecnológicos requeridos, para assumir a manutenção da solução ao término da vigência desta contratação. A elaboração e execução de palestras, planos e treinamentos específicos para a referida transferência de conhecimento deverão ser executados como quantitativos dos serviços sob demanda.

Os componentes necessários para compilação e suas respectivas APIs devem ser fornecidos pela CONTRATADA, excetuando-se as licenças de uso quando tratar-se de componentes de terceiros necessários à manutenção dos módulos da solução.

A obrigatoriedade de entrega de cópia de códigos-fonte e artefatos acima relacionados não se aplica a componentes e tecnologias de terceiros utilizados no desenvolvimento e operação dos módulos da solução.

Os respectivos custos para o fornecimento dos mencionados produtos deverão estar contemplados na Proposta de Preços da CONTRATADA.

No caso de fatos supervenientes, que venham a descontinuar o contrato vigente, a CONTRATANTE ficará autorizada a ter acesso a cópia do código-fonte custodiado e, por prazo indeterminado e por equipe própria pertencente ao seu quadro de servidores, a usá-lo exclusivamente para manutenção e desenvolvimento de novas funcionalidades na Solução.

O prazo de validade técnica do código-fonte entregue pela CONTRATADA deverá ser de 90 (noventa) dias conforme previsão legal, contados a partir do término da vigência do contrato. A CONTRATADA não estará obrigada a prestar garantia em código-fonte que não tenha sido produzido ou editado pela própria CONTRATADA.

A CONTRATANTE respeitará a titularidade do direito autoral, patrimonial e comercial da CONTRATADA sobre a solução fornecida, seus componentes de software, suas adaptações, derivações e customizações resultantes da execução dos serviços objeto deste Termo de Referência, comprometendo-se a não doar, ceder ou praticar qualquer outra forma de transferência.

13. PROVA DE CONCEITO

Para aceitação da proposta, a LICITANTE que oferecer a melhor proposta na fase de lances, antes de ser homologada como vencedora, deverá demonstrar para uma Comissão Avaliadora designada pela CONTRATANTE de forma a comprovar que a solução ofertada atende aos requisitos descritos neste Termo de Referência.

A LICITANTE deverá disponibilizar representante técnico qualificado para operar os aplicativos e realizar as operações demandadas pela Comissão Avaliadora, relativos à amostra.

A demonstração da solução deverá ser realizada em equipamentos da LICITANTE, que deverá disponibilizar a massa de dados necessária às comprovações dos atendimentos aos requisitos requeridos. Será permitido o uso de comunicação externa, pela internet, privada, por VPN, para a realização da prova de conceito requerida.

A avaliação de amostra será realizada na CONTRATANTE, em Praia Grande/SP, deverá ser iniciada em até 5 (cinco) dias úteis após a convocação e terá duração máxima de 3 (três) dias úteis, sendo que durante este período a LICITANTE poderá proceder com a correção de funcionalidades que, porventura, apresentem erros durante sua demonstração.

Para cada requisito e funcionalidade expressa nesta documentação, a LICITANTE deverá realizar operações completas (entrada de dados, gravação e consulta) na solução e demonstrar se os registros foram efetivamente armazenados, na data e hora da realização da prova.

O Banco de Dados SQL, na versão 2014, é o Banco de Dados utilizado atualmente pela CONTRATANTE, somente será aceita a Solução que

demonstrar objetivamente na Prova de Conceito o uso do Banco de Dados e o atendimento de, no mínimo, 90% dos Requisitos Funcionais definidos no ANEXO I.

Caso o percentual mínimo de atendimento para aceitação da amostra não seja atingido, a licitante será desclassificada e será marcada a retomada do pregão para negociação com os próximos colocados, e assim sucessivamente até que se conclua o final do processo de seleção, com o termo de aceite da amostra.

Para a proposta aceita, os itens que eventualmente não ficarem comprovados na prova de conceito deverão ser implementados pela CONTRATADA até a entrada em produção da solução, sem ônus para a CONTRATANTE.

A LICITANTE deverá comunicar à CONTRATANTE, com pelo menos um dia útil de antecedência, o quantitativo e os dados funcionais (nome completo, identidade, matrícula, função) dos profissionais que alocará durante a realização da demonstração requerida.

Às demais LICITANTES participantes do procedimento licitatório, se julgarem oportuno, poderão acompanhar a realização da demonstração, observando aos seguintes critérios:

a) Inscrição limitada a 2 (dois) representantes por LICITANTE, designada para acompanhamento da demonstração;

b) Realização da inscrição junto à CONTRATANTE, por e-mail em até 2 (dois) dias úteis após a convocação pelo pregoeiro, para acompanharem a realização da avaliação da amostra;

c) O acompanhamento aos trabalhos permitirá a formulação de questionamento por escrito e que deverão ser entregues ao Coordenador da avaliação da amostra.

d) Os representantes das demais empresas acompanhantes da demonstração deverão solicitar autorização ao Coordenador da avaliação para se manifestar oralmente, evitando a interrupção, a manifestação excessiva, inoportuna e tumultos durante as sessões.

Aplica-se à equipe da LICITANTE e aos inscritos o disposto na legislação de licitações quanto à participação nos trabalhos, de modo a evitar tumultos ou atrasos na realização da demonstração requerida.

Será desclassificada a LICITANTE que deixar de comparecer a demonstração no local, data e hora agendadas, com tolerância de, no máximo, 10 minutos.

A LICITANTE deverá assumir os custos envolvidos com a elaboração de sua proposta para a participação no processo licitatório, inclusive para realização da avaliação da amostra, sem nenhum direito a indenização mesmo que venha a ser desclassificada do certame.

14. CONDIÇÕES DE PAGAMENTO

Os pagamentos serão efetuados mensalmente, por meio de crédito em conta corrente indicada pela empresa vencedora, em até 30 (trinta) dias, contados da data do fornecimento, mediante a apresentação da Nota Fiscal / Fatura, devendo a mesma estar aprovada e atestada pela Unidade Requisitante.

Os seguintes critérios serão adotados para pagamento dos produtos e serviços:

DESCRIÇÃO	CRITÉRIOS
SERVIÇOS INICIAIS
Licenciamento e disponibilização para uso da solução	40% com a entrega do Termo de Licenciamento da Solução; 10% com a entrega da ata da Reunião de Abertura do Projeto subscrita e aprovada pelos participantes; 50% com a disponibilização da Solução em ambiente de produção e entrega do relatório de instalação.
Treinamento presencial dos usuários administradores e usuários replicadores	Parcela única, de acordo com o número de treinamentos realizados no período da medição e emissão dos artefatos previstos neste Termo de Referência.
Operação assistida	Parcelas únicas, de acordo com o número de serviços realizados no período da medição e emissão dos artefatos previstos neste Termo de

	Referência.
SERVIÇOS CONTINUADOS
Suporte técnico local Nível 1 e apoio à automação de processos	Parcelas mensais, de acordo com os quantitativos realizados no período, multiplicado pelo valor unitário da UST-1 e pelo respectivo fator de complexidade, com respectivo termo de aceite emitido pela CONTRATANTE.
Suporte técnico, sustentação e manutenção corretivas e evolutivas da Solução	Parcelas mensais, a partir da disponibilização da Solução para uso em ambiente de produção, com respectivo termo de aceite emitido pela CONTRATANTE.
SERVIÇOS CONTINUADOS EXECUTADOS SOB DEMANDA
Hospedageme backup	Parcelas mensais, a partir da disponibilização da Solução para uso em ambiente de produção, com respectivo termo de aceite emitido pela CONTRATANTE.
Serviços sob demanda realizados na sede da CONTRATADA	Parcelas mensais, correspondentes aos quantitativos efetivamente realizados no período, com respectivo termo de aceite emitido pela CONTRATANTE.

Sobre as medições mensais do serviço de “Suporte técnico, sustentação e manutenção corretivas e evolutivas da solução” incidirão reduções variáveis caso não seja atingida a eficiência mínima requerida para os serviços propostos.

15. VIGÊNCIA DA CONTRATAÇÃO

Vigência Contratual: terá sua vigência de 12 (dozes) meses, contados a partir da data da assinatura do Contrato, podendo ser prorrogado, caso haja interesse das partes, não podendo ultrapassar o prazo previsto em Lei.

a) O pagamento do reajuste apurado será efetuado, com pertinência ao período de vigência, em que ocorrer a motivação expressa, pela CONTRATADA.

b) Para fins de responsabilização do contratado tal como prevista no art. 71 da Lei federal nº 8.666, de 21 de junho de 1.993, o contratado será obrigado a apresentar:

I. No ato da assinatura do contrato, lista de todos os empregados, com nome e número da carteira de identidade ou contrato social, registro na carteira profissional, ficha de empregado ou contrato de trabalho, sendo possível a contratação de profissional autônomo que preencha os requisitos e se responsabilize tecnicamente pela execução dos serviços, bem como declaração firmada por seu representante legal, sob as penas da lei, de que nenhum outro empregado além daqueles discriminados na referida relação trabalharão na execução do contrato, exceto se a substituição ou a inclusão de um deles for previamente comunicada à Administração, observando-se a mesma exigência de identificação acima mencionada.

II. Declaração de idêntico teor, sob as penas da lei, como condição para o pagamento de cada parcela mensal do preço contratado, exceto quando efetivamente algum dos empregados tenha sido substituído ou houver a inclusão de novo empregado, hipóteses nas quais o contratado deverá identificá-lo na forma prevista no inciso anterior.

16. GARANTIA CONTRATUAL

Caberá ao contratado optar por uma das seguintes modalidades de garantia: I - caução em dinheiro ou em títulos da dívida pública, devendo estes ter sido emitidos sob a forma escritural, mediante registro em sistema centralizado de liquidação e de custódia autorizado pelo Banco Central do Brasil e avaliados pelos seus valores econômicos, conforme definido pelo Ministério da Fazenda; II - seguro-garantia; III - fiança bancária.

A garantia prevista neste item é correspondente a 5% (cinco por cento) do valor do contrato.

A garantia prestada somente será liberada ou restituída após finalização da execução do contrato, ou no caso de sua rescisão ocorrida por razões de interesse da CONTRATANTE.

17. GARANTIA DOS SERVIÇOS:

A CONTRATADA será responsável pela qualidade dos serviços prestados, honrando com a garantia dos trabalhos durante o prazo previsto em lei, mesmo que já tenha ocorrido a finalização da execução do contrato.

A CONTRATADA será responsável pela prestação dos serviços dentro dos padrões de qualidade, segurança e demais quesitos previstos na legislação vigente

18. GESTOR DO CONTRATO

O gestor do contrato será nomeado pela CONTRATANTE e terá as seguintes atribuições:

a) Realizar o acompanhamento, fiscalização e a execução do contrato, principalmente quanto ao atendimento dos prazos e a qualidade na prestação dos serviços pela CONTRATADA;

b) Comunicar a CONTRATADA sobre descumprimento dos prazos e do contrato, apontando os procedimentos necessários para o saneamento das ocorrências identificadas;

c) Solicitar da Administração a aplicação de penalidade por descumprimento de cláusula contratual;

d) Atestar os serviços prestados e as respectivas notas fiscais.

19. OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA

Adicionalmente às responsabilidades estabelecidas nos demais tópicos constantes deste documento, caberá a CONTRATADA observar as seguintes obrigações:

a) Responsabilizar-se integralmente pela execução e entrega dos serviços

contratados, em conformidade com os prazos, padrões e normas aplicadas à espécie, responsabilizando-se integralmente pela qualidade deles;

b) Executar o objeto deste contrato sob sua total e inteira responsabilidade, sendo-lhe vedado ceder, transferir ou terceirizar, no todo ou em parte, os direitos e obrigações assumidos neste instrumento, ou que dele resultem, sem prévia e formal anuência da contratante;

c) Coordenar e supervisionar os serviços, cumprindo rigorosamente os termos, serviços e prazos estabelecidos neste Termo de Referência;

d) Comunicar, formal e imediatamente, à contratante sobre eventuais ocorrências anormais verificadas na execução do contrato, no menor espaço de tempo possível, incluindo toda e qualquer irregularidade constatada;

e) Xxxxxx, durante toda a execução do contrato, em compatibilidade com as obrigações assumidas, as mesmas condições de habilitação e qualificação exigidas na licitação;

f) Responsabilizar-se pelos encargos fiscais, trabalhistas e da seguridade social resultante da execução do contrato;

g) Responsabilizar-se pelo pagamento de todas as despesas, diretas ou indiretas, de quaisquer tributos, contribuições, multas ou ônus oriundos da contratação, pelos quais seja responsável, principalmente os de natureza fiscal, trabalhista, previdenciária e comercial.

h) Fornecer os produtos e prestar os serviços requeridos nas condições e prazos estipulados neste Termo de Referência;

i) Observar os processos de trabalho, políticas e normas internas da CONTRATANTE;

j) Xxxxxx os profissionais devidamente identificados por meio de crachá, quando em trabalho nas dependências da CONTRATANTE;

k) Cuidar para que o preposto mantenha permanente contato com a unidade responsável pela fiscalização do contrato, adotando as providências requeridas à execução dos serviços pelos profissionais, e comande, coordene e controle a execução dos serviços contratados;

l) Assumir a responsabilidade, sem qualquer espécie de solidariedade por parte da CONTRATANTE, pelos encargos previdenciários e obrigações sociais previstas na legislação em vigor, obrigando-se a saldá-los na época própria, bem como pelos encargos fiscais e comerciais resultantes da contratação e pelos decorrentes de eventual demanda trabalhista, civil ou penal, relacionada à execução deste contrato, originariamente ou vinculada por prevenção, conexão ou continência;

m) Manter-se, durante o período de vigência do contrato, em compatibilidade com as condições de habilitação e qualificação exigidas na licitação;

n) Planejar, desenvolver, implantar, executar e manter os serviços de acordo com os níveis de serviço estabelecidos neste Termo de Referência;

o) Reparar, corrigir, remover, reconstruir ou substituir às suas expensas, no todo ou em parte, serviços efetuados nos quais se verificar vícios, defeitos ou incorreções;

p) Encaminhar à unidade fiscalizadora as notas fiscais/faturas dos serviços prestados, emitidas em conformidade com o fator de atendimento de nível de serviços previamente validado na reunião mensal de acompanhamento, bem como comprovantes de seguros a serem prestados;

q) Providenciar e manter a infraestrutura necessária para a sua equipe (espaço físico, computadores, ambiente de desenvolvimento, entre outros), os quais não serão objeto de repasse para a CONTRATANTE.

r) Substituir, sempre que solicitado pela CONTRATANTE, profissional cuja atuação, permanência e/ou comportamento sejam considerados prejudiciais, inconvenientes, insatisfatórios às normas de disciplina da CONTRATANTE ou ao interesse do serviço público, ou ainda, incompatíveis com o exercício das funções que lhe foram atribuídas;

s) Não transferir a outrem, no todo ou em parte, o objeto do Contrato, exceto quando autorizado formalmente pela CONTRATANTE, respeitando-se os limites e preceitos legais.

É vedada a subcontratação para a execução dos serviços objeto deste Termo de Referência, salvo se houver prévia autorização da CONTRATANTE.

20. OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE

Caberá a CONTRATANTE as seguintes obrigações:

a) Respeitar a titularidade do direito autoral, patrimonial e comercial da CONTRATADA sobre os produtos fornecidos, seus componentes de software, suas adaptações, derivações e customizações resultantes da execução dos serviços objeto deste Termo de Referência, comprometendo- se a não doar, ceder, disponibilizar e permitir o manuseio e utilização dos códigos-fonte e componentes de software por terceiros ou praticar qualquer outra forma de transferência dos aplicativos sem anuência da CONTRATADA, conforme legislação específica;

b) Fornecer lista de usuários à CONTRATADA, para que a mesma possa realizar o cadastramento dos servidores aos módulos da solução;

c) Acompanhar e fiscalizar os serviços, quanto aos aspectos qualitativos e quantitativos, anotando em registro próprio as falhas e solicitando as medidas corretivas;

d) Prestar à CONTRATADA informações e esclarecimentos que venham a ser solicitados;

e) Tomar providências necessárias para que sejam seguidas as recomendações da CONTRATADA, concernentes às condições de uso correto da solução;

f) Responsabilizar-se pela troca da senha, em caso de desligamento, férias ou troca de departamentos dos usuários cadastrados para acesso à solução;

g) Gerenciar o cadastro de usuários e respectivos perfis de acesso;

h) Realizar os pagamentos após a apresentação da nota fiscal de prestação de serviços pela CONTRATADA.

21. DEFINIÇÕES GERAIS

21.1 DO AMBIENTE COMPUTACIONAL

A CONTRATANTE providenciará e disponibilizará os seguintes ambientes para a instalação, implantação e uso em produção da solução requerida:

a) PRODUÇÃO: Ambiente composto por servidores de banco de dados e aplicação, que tem por objetivo o armazenamento das informações (dados) oficiais da CONTRATANTE, bem como ambiente no qual devem ser operacionalizadas as versões em produção dos sistemas da solução;

b) HOMOLOGAÇÃO: ambiente composto por servidores de banco de dados e aplicação, que tem por objetivo proporcionar à CONTRATANTE, quando necessário, a homologação dos módulos da solução com correções e/ou alterações, sempre que novas versões forem disponibilizadas. Poderá ser usada também para novos treinamentos.

Entende-se por estes ambientes o conjunto de equipamentos e softwares de apoio que necessitam de licenciamento em separado, de forma onerosa ou gratuita, necessários para a operação dos módulos da solução, incluindo-se também servidores de aplicação, certificados digitais, scanners, entre outros.

Para ser considerada homologada e implantada nos prazos estabelecidos no cronograma, a Solução ofertada pela CONTRATADA deverá obrigatoriamente atender a totalidade (100%) dos Requisitos Funcionais e Não Funcionais definidos no ANEXO I. O não atendimento desta obrigatoriedade pela CONTRATADA será considerada inexecução total do contrato e ensejará na aplicação das penalidades previstas no edital.

A CONTRATANTE, ao seu critério e necessidade, poderá expedir Ordem de Serviços – OS - solicitando que os ambientes para a instalação, implantação e uso em produção da solução sejam disponibilizados pela CONTRATADA, conforme os Serviços de Hospedagem e Backup da Solução, descritos no item Serviços Continuados Executados Sob Demanda.

Será permitido acesso através de comunicação remota ao ambiente computacional de produção para a realização das atividades inerentes ao cumprimento do objeto previsto neste Termo de Referência, por intermédio de conexão segura entre as redes da CONTRATADA e a em uso pela CONTRATANTE.

Eventuais necessidades de ajustes ou mudanças nas normas, nos padrões e nas regras de segurança, decorrentes das características e requisitos específicos da solução, deverão ser tratados previamente pela CONTRATADA com a equipe de suporte ao ambiente de TI da CONTRATANTE.

A CONTRATANTE, quando o sistema estiver hospedado na sua infraestrutura, ou a CONTRATADA, quando esta for responsável pelos serviços de hospedagem, manterá isolado o ambiente de produção, pelo qual será responsável pela administração e manutenção.

A CONTRATANTE, quando o sistema estiver hospedado na sua infraestrutura, ou a CONTRATADA, quando está for responsável pelos serviços de hospedagem, realizará o agendamento, gerenciamento e execução de backups de dados dos servidores.

A CONTRATADA será responsável pela administração dos ambientes de não- produção.

A manutenção dos equipamentos (hardware), configurações relacionadas à segurança e a rede, licenciamento, instalação e configuração de SGBD e sistema operacional nos ambientes de produção e não produção da solução serão fornecidos e viabilizados pela CONTRATANTE, quando o sistema estiver hospedado na sua infraestrutura, ou a CONTRATADA, quando esta for responsável pelos serviços de hospedagem.

A CONTRATADA deverá arcar com os custos de comunicação remota entre suas instalações e os ambientes de produção e não-produção relacionados neste Termo de Referência.

Caso a CONTRATANTE, no primeiro momento, não disponha de infraestrutura suficiente para hospedar a solução contratada, esta poderá demandar o serviço de hospedagem e backup para a CONTRATADA.

Neste caso os serviços de monitoramento, backup e administração de ambientes ficarão por conta da CONTRATADA.

A solução deverá bloquear a exploração de falhas de segurança tais como SQL Injection e Cross Site Scripting (XSS). Deve possuir certificado válido e não auto assinado, com redirecionamento para HTTPS e fazer uso de TLS 1.2 ou superior;

22. CRONOGRAMA MACRO DO PROJETO

Item	PRODUTOS E SERVIÇOS	1	2	3	4	5	6	7	8	9	1 0	1 1	1 2
01	SERVIÇOS DE IMPLANTAÇÃO
01. 01	Licenciamento e disponibilização para uso da solução
01. 02	Treinamento para os usuários administradores e usuários replicadores
01. 03	Operação assistida
02	SERVIÇOS CONTINUADOS
02. 01	Suporte técnico, sustentação e manutenção corretivas e evolutivas
03	SERVIÇOS CONTINUADOS EXECUTADOS SOB DEMANDA
03. 01	Serviço de hospedagem e backup da solução
03. 02	Serviços sob demanda

23. DA IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA

23.1 A Instalação do Projeto não poderá ser superior a 60 (sessenta) dias corridos contados a partir da assinatura do contrato, devendo ser contemplado obrigatoriamente todos os requisitos constantes neste Termo de Referência.

23.2 Toda documentação técnica obrigatória deverá estar em língua portuguesa e minimamente estruturada em Planos de Gerenciamento de Escopo, Tempo, Custos, Qualidade, Recursos Humanos, Comunicações, Riscos, Aquisições e Integração.

23.3 O prazo para a implantação do Sistema e configuração básica deverá seguir conforme o cronograma estabelecido neste Termo de Referência.

23.4 As etapas da execução do processo de Implantação se darão de forma documentada, devendo sua execução prática e a documentação técnica estar orientada e aplicada na forma estabelecida entre as partes.

23.5 O objetivo é documentar e garantir que todas as entregas contratadas sejam nos prazos firmados, sem se desprender da qualidade dos produtos, devendo estar estruturado em metodologia de boas práticas de projeto PMI- PMBOK ou similar.

23.6 SUPORTE

O Suporte oferecido pela Contratada será efetuado mediante atendimento remoto através de comunicação telefônica de custo gratuito, serviços de mensagens instantâneas, software de comunicação falada e escrita via Internet, página da internet para atualização de versões, serviço de publicação de dúvidas mais frequentes, serviço de FTP (transmissão remota de arquivos), comunicação remota, inclusive com acesso aos bancos de dados;

O Suporte deverá, ainda, obedecer ao seguinte:

a) Possuir um sistema de gerenciamento do atendimento no qual todas as solicitações de suporte em cada nível do atendimento técnico serão registradas em sistema próprio permitindo acompanhamento on-line (internet);

b) Horário disponível para registro das solicitações, não podendo ser inferior ao horário comercial, de 8h às 18h, ininterruptamente;

c) Informar e realizar as atualizações imediatamente, sempre que ocorrerem atualizações das versões dos módulos que compõem o objeto deste contrato.

A transferência de arquivos da Contratada para a Contratante deverá ser feita utilizando o protocolo FTP ou HTTP e de acordo com as normas de segurança praticadas na Contratante.

O atendimento obedecerá aos prazos abaixo:

SEVERIDADE ALTA - Esse nível de severidade é aplicado quando há a indisponibilidade no uso do Sistema SIGAD:

Prazo de Solução Definitiva

No máximo de até 24 (vinte e quatro) horas

SEVERIDADE MÉDIA - Esse nível de severidade é aplicado quando há falha, simultânea ou não, no uso do sistema, estando ainda disponíveis, porém apresentando problemas nível de severidade é aplicado quando há a indisponibilidade no uso do Sistema SIGAD:

No máximo de até 48 (quarenta e oito) horas

Prazo de Solução Definitiva

SEVERIDADE BAIXA - Esse nível de severidade é aplicado para problemas que não afetem o desempenho e disponibilidade do Sistema SIGAD, bem como para atualizações, esclarecimentos técnicos relativos ao uso e aprimoramento da ferramenta:

Prazo de Solução Definitiva

No máximo de até 72 (setenta e duas) horas úteis.

Será considerado para efeitos do nível de serviço exigido, prazo de solução definitiva, como o tempo decorrido entre a abertura da ordem de serviço efetuado pelo Setor Solicitante da Contratante à Contratada e a efetiva recolocação do Sistema SIGAD em seu pleno estado de funcionamento.

A contagem do prazo de solução definitiva de cada chamado será a partir da abertura da ordem de serviço na Central de Atendimento disponibilizada pela

Contratada, até o momento da comunicação da solução definitiva do problema e aceite pelo Setor solicitante da Contratante.

Concluída a ordem de serviço, a Contratada comunicará o fato ao Setor Solicitante da Contratante e solicitará autorização para o fechamento do mesmo. Caso o Xxxxx solicitante da Contratante não confirme a solução definitiva do problema, o chamado permanecerá aberto até que seja efetivamente solucionado pela Contratada. Neste caso, a Contratante fornecerá as pendências relativas ao chamado aberto.

Este serviço inicia-se após a implantação e se estende por 12 (doze) meses, contados a partir do aceite da implantação.

24. QUALIFICAÇÃO TÉCNICA

24.1 DA EMPRESA

Atestado (s) de capacidade técnica, expedido (s) por pessoa (s) jurídica (s) de direito público ou privado, que comprove a aptidão para o desempenho de atividade pertinente e compatível em características, quantidades e prazos com o objeto da licitação em qualquer quantidade.

a. Será considerado compatível com a quantidade, atestado(s) que comprove(m), no mínimo 40% (quarenta por cento) das quantidades estimadas na licitação mais relevante;

b. A compatibilidade referida no subitem anterior poderá ser feita em um atestado individual ou através da soma das quantidades indicadas em cada um dos atestados apresentados;

c. Não serão aceitos atestados emitidos pelo licitante, em seu próprio nome, nem qualquer outro em desacordo com as exigências do edital;

d. Declaração de disponibilidade do aparelhamento e do pessoal técnico em quantitativo adequado e disponível para a realização do objeto da licitação.

e. O (s) atestado (s) deverá (ão) ser apresentado (s) em papel timbrado, original ou cópia reprográfica autenticada, assinado (s) por autoridade ou representante de quem o (s) expediu, com a devida identificação.

Pode ser complementado solicitando a quantidade ou a descrição dos serviços prestados.

O Município de Praia Grande só aceitará a prestação de serviço de profissionais da Contratada que atendam às exigências de qualificação profissional, incluindo as certificações e experiências, que estão descritas neste Termo de Referência.

Sempre que um novo profissional for incluído na equipe da Contratada para prestar serviço ao Município de Praia Grande, a Contratada deverá comunicar ao fiscal do contrato e apresentar os documentos requisitados. Sempre que qualquer profissional for substituído, a Contratada deverá comunicar ao Município de Praia Grande e apresentar os documentos requisitados.

Se, porventura, um profissional que estiver prestando serviços perder quaisquer das certificações exigidas, a Contratada deverá comunicar ao fiscal do contrato e providenciar um substituto, apresentando os documentos requisitados deste novo profissional.

Para as exigências dos profissionais, a comprovação de experiência poderá ser feita também por apresentação de currículo, como alternativa ao documento emitido pela empresa onde foi adquirida a experiência.

Deverão ser apresentados, no mínimo:

1) Comprovação de que a Licitante é a fabricante da Solução ofertada ou subsidiária brasileira do fabricante ou, ainda, que está credenciada pelo fabricante/subsidiária a comercializar licenças bem como prestar serviços de implantação e suporte do software ofertado no Brasil, bem como autorizada a conceder o direito de utilização e modificação do código-fonte da parte personalizada do software ofertado, seja por parametrização, customização ou qualquer outra forma de modificação. A Comprovação da Propriedade da Solução se dará através da apresentação do Registro no Instituto Nacional de Propriedade Industrial (INPI) ou Certidão da Associação das Empresas Brasileiras de Tecnologia da Informação, Software e Internet (ASSESPRO), ou ainda Declaração de Titularidade do Software pela própria Licitante, comprovando que os softwares apresentados na licitação são de sua propriedade.

2) Comprovação de aptidão da LICITANTE em prestação de Serviços de Implantação, Suporte e Manutenção ao Sistema com as características e quantidades do objeto deste contrato através da apresentação de, pelo menos, 01 (um) atestado de desempenho atual ou anterior, fornecido por organização pública ou privada, comprobatório da capacidade técnica, devendo ainda constar no documento:

a) Endereço eletrônico da solução publicada na Web;

b) Fazer menção que a solução implantada contemplou os módulos de: Gerenciamento de Processos Eletrônicos, com utilização de Certificação Digital, e de Processos Físicos, nos mesmos termos do objeto descrito neste Termo de Referência.

24.2 DAS QUALIFICAÇÕES E COMPETÊNCIAS PROFISSIONAIS DA EQUIPE TÉCNICA

Considerando a relevância e criticidade da solução contratada, não é razoável permitir que o projeto seja realizado por profissional sem as competências e habilidades adequadas. Será exigido:

1) Profissional com Formação em Tecnologia da Informação

Este profissional será responsável pela Implantação do Sistema e deverá apresentar para fins de comprovação os seguintes documentos:

a) Comprovar formação superior completa em Tecnologia da Informação por meio de diploma de instituição de ensino superior reconhecida pelo MEC;

b) Comprovar experiência profissional de, pelo menos, 01 (um) ano;

c) Apresentar curriculum vitae os quais deverão constar nas descrições das experiências, além das informações técnicas exigidas, outras informações necessárias e suficientes para a avaliação das experiências referenciadas pela Contratante. Deverão ser informados para cada experiência:

● Identificação da pessoa jurídica para a qual se refere a experiência;

● Período de vigência do contrato.

25. SIGILO E SEGURANÇA DAS INFORMAÇÕES

Os dados inseridos no sistema são de propriedade do Município de Praia Grande.

A CONTRATADA e os membros da equipe guardarão sigilo absoluto sobre os dados e informações do objeto da prestação de serviços ou quaisquer outras informações a que venham ter conhecimento em decorrência da execução das atividades previstas no contrato, respondendo contratual e legalmente pela inobservância desta obrigação, inclusive após o término do contrato.

Sempre que julgar necessário, a CONTRATANTE poderá solicitar o Backup completo de todos dados armazenados pela CONTRATADA com Dicionário de Dados, ou qualquer outro artefato necessário para a correta interpretação e utilização do banco de dados.

A CONTRATADA deverá informar os meios de acesso ao banco de dados, como usuário e senha de administrador.

A CONTRATADA deverá atender as leis vigentes durante o contrato, inclusive com os serviços prestados em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados.

26. DO PRAZO DE ENTREGA

O início dos serviços ocorrerá em até 5 (cinco) dias úteis após assinatura do contrato. Seguindo, assim, o cronograma de serviços presentes neste edital.

27. DA FONTE PARA ELABORAÇÃO DO TERMO DE REFERÊNCIA

O presente Termo de Referência foi elaborado tendo como referência os editais abaixo relacionados, e adaptado para as necessidades e especificidades da CONTRATANTE:

a) Edital de Pregão Eletrônico n° 014/2020, da CONTRATANTE Prefeitura Municipal de Cachoeiro de Itapemirim;

xxxxx://XXXXXXXXXXX.xxxxxxxxx.xx.xxx.xx/xxxxxxxx/xxxx.xxx?xxxxXxxxxxxXX CITACAO&tipo=encerradas

b) Edital de Pregão Presencial nº 71/2018, da CONTRATANTE Prefeitura Municipal de Taubaté – SP;

xxxxx://xxx.xxxxxxx.xx.xxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxx/0000-xxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxx- especializada-na-implantacao-de-solucao-tecnologica-de-processo- administrativo-eletronico-virtualizacao-eletronica-e-digital-com-cessao- temporaria-de-direito-de-uso-d/

c) Edital de Pregão nº 021/2017, da CONTRATANTE Prefeitura Municipal de Xxxxxxxx Xxxxxxxx ES;

xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx.xxx.xx/xxxxx_xxxxxxx.xxxx/Xxxxxx_xxxxxxxxxx_

21_2017_Edital

Pregao_Presencial_n_212017

Reedicao

Nova_data_d

e_abertura?cdLocal=3&arquivo={A788B43C-7102-8CCD-7DBA- 8BBED4E4C73D}.pdf&cdLicitacaoArquivo=31431

d) Edital de Pregão Eletrônico nº 86/2022, da CONTRATANTE Prefeitura do Município de Diadema- SP;

xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxx.xx.xxx.xx/Xxxxxx/Xxxxx.xxxx

28. DISPOSIÇÕES FINAIS

Subcontratados ou terceiros, em qualquer nível utilizado na prestação dos serviços aqui descritos, estarão obrigados a cumprir os mesmos termos e condições previstos, devendo a CONTRATADA ser responsável exclusiva e diretamente por todos os subcontratados ou terceiros utilizados para o cumprimento das obrigações aqui estabelecidas.

ANEXO I

REQUISITOS FUNCIONAIS E NÃO FUNCIONAIS OBRIGATÓRIOS DA SOLUÇÃO DE SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVISTICA E DOCUMENTAL

Será considerada aceita na Prova de Conceitos a Solução que atender, no mínimo, a 90% dos Requisitos Funcionais Obrigatórios necessários a Solução.

Para ser considerada aprovada e implantada, respeitando os prazos estabelecidos no cronograma, a Solução ofertada pela CONTRATADA deverá obrigatoriamente atender a totalidade (100%) dos Requisitos Funcionais Obrigatórios e Não Funcionais definidos neste Anexo.

A - REQUISITOS FUNCIONAIS OBRIGATÓRIOS DA SOLUÇÃO

ITEM	DESCRIÇÃO
01.	Contar com ferramenta visual para desenho do processo de negócio seguindo uma série de elementos padrões, tanto na sintaxe quanto na sua validação semântica em tempo de desenho, impedindo que ocorram conexões inválidas.
02.	Permitir a definição de comportamento dos documentos e processos de negócio através de propriedades dos componentes e não de codificação ou programação.
03.	Permitir que uma atividade possa ser executada mais de uma vez durante o processo, através de parametrização de laços de repetição ou construção de fluxos de retrabalho.
04.	Permitir a reutilização de componentes, tais como processos, subprocessos, documentos e formulários permitindo que um componente seja referenciado por diversos processos e alterações neste componente se reflitam em todos os processos que o utilizam.
05.	Prover a funcionalidade de seleção dos elementos gráficos a partir de uma paleta ou barra de ferramentas.

06.	Garantir que, para colocar uma nova versão do processo de negócio em produção, não seja necessária nenhuma compilação de código, garantindo a integridade dos desenhos e da execução do processo.
07.	Não devem existir limites no software e na sua licença para a quantidade de documentos e processos de negócio modelados ou atividades por processo.
08.	Não necessitar a utilização de BPEL (Business Process Execution Language), XPDL (XML Process Definition Language) ou qualquer outra linguagem intermediária para execução de processos, orquestrando as atividades no motor de workflow diretamente a partir do desenho realizado na ferramenta.
09.	Permitir a criação de interfaces gráficas Web a serem usadas em processos de negócio pelo usuário final.
10.	Deve dispor de recursos de exportação de relatórios para diversos formatos, inclusive abertos e não proprietários, além de formato PDF, contendo dados do CONTRATANTE no cabeçalho.
11.	Dispor de interface de usuário final na língua portuguesa (Brasil).
12.	Permitir que o usuário final acompanhe o histórico completo de execução das tarefas de um processo.
13.	Disponibilizar console centralizado de controle da execução dos processos.
14.	Permitir que o administrador do processo consulte as instâncias e estados dos processos.
15.	Permitir obter o registro dos dados de cada processo, tais como: data/hora de início e fim das atividades, autor que executou a atividade, início e conclusão do processo, entre outros.
16.	Possuir rastreabilidade de informações dos processos de forma a conhecer onde determinada instância de processo está parada, em tempo de execução e por meio de visualização on-line.
17.	Deve ser possível definir, durante a modelagem dos processos de negócio, variáveis que representem dados específicos do processo (dados de negócio), cujos valores deverão ser exibidos para o usuário na execução da instância do processo.

18.	Os dados de negócio de uma instância de processo podem ser alterados pelo fluxo durante sua execução.
19.	Deve ser possível definir dados de negócio também para processos não automatizados (AD-HOC). Os dados de negócio poderão ser textuais, numéricos ou de data.
20.	Os dados de negócio criados em processos AD-HOC poderão ser editados ou excluídos.
21.	Prover funcionalidade que possibilite anexar arquivos (documentos).
22.	Permitir que os arquivos anexados tenham controle de versão.
23.	Permitir a configuração dos formatos de arquivos aceitos na inserção de documentos de um processo ou documento.
24.	Os diversos documentos digitalizados poderão ser incluídos como peças do processo, sem a necessidade de utilização de recursos de armazenamento externo.
25.	Deve ser possível a inserção de diversos tipos de arquivos, com conversão automática para o formato PDF no caso das extensões doc, jpg, odt, jpeg, xls, rtf, xlsx, jpg, png, ods, docx.
26.	A exibição dos documentos eletrônicos deve ser realizada no formato de uma árvore de documentos, sendo cada nó um documento que pode ser visualizado ao lado desta árvore ou que pode ser disponibilizado para download.
27.	Deve suportar a pré-visualização (preview) em PDF de documentos dentro do próprio sistema sem a necessidade de armazená-los localmente.
28.	O sistema permitirá a geração de peças ou documentos a partir de modelos cadastrados diretamente no sistema (como certidões e ofícios).
29.	A expedição de documentos utilizará um cadastro de modelos de textos que permitirá a emissão do documento de forma automática com a substituição de campos por valores existentes em outros processos/documentos ou com a complementação de lacunas em campos específicos do texto.

30.	Deve permitir a captura de documentos físicos através de componente de escaneamento integrado ao módulo. Os arquivos digitalizados devem se tornar peças do processo administrativo selecionado. Permitir a pesquisa pelo número do processo original digitalizado
31.	O usuário deve poder visualizar uma determinada página de uma peça inserida no processo/documento avulso.
32.	O usuário poderá gerar um arquivo único, no formato PDF, com todas as peças de um determinado processo/dossiê ou documento avulso.
33.	Disponibilizar funcionalidade para visualização das peças do processo, como se o usuário estivesse em uma revista.
34.	Deve ser possível assinar digitalmente arquivos PDF ou conversíveis para PDF.
35.	Permitir que no momento da inserção de novos anexos seja possível assiná-los digitalmente.
36.	Cada documento poderá ser assinado por mais de uma pessoa, não restringindo a possibilidade de assinatura ao funcionário que elaborou a peça, mas permitindo que seus superiores confiram e assinem a peça digitalmente.
37.	Permitir a assinatura, individualmente ou em lote, dos documentos que compõem um determinado processo/documento.
38.	Permitir que seja solicitado que um ou mais usuários assinem digitalmente um ou mais documentos de um processo.
39.	Os documentos de texto importados pelo sistema (por exemplo, documentos padrão Office, como textos, planilhas e apresentações de slides) terão seu conteúdo indexado.
40.	Permitir o controle de processos, documentos e expedientes de forma totalmente eletrônica, com assinatura digital e verificação da assinatura digital legalmente reconhecidas em suas peças, sejam elas elaboradas ou anexadas, de forma individual ou por lote, o que obriga a total aderência às normas e padrões definidos pelo ICP-Brasil.
41.	Deve ser possível assinar documentos PDF com login do usuário e senha do próprio sistema.

42.	Adicionalmente ao requisito anterior, a solução deverá oferecer a assinatura do usuário e senha com certificação digital em conformidade com a política de segurança da ICP-Brasil.
43.	Permitir o uso de autenticação integrando com a solução da CONTRATANTE para a criação e manutenção do login e senha do usuário.
44.	Configurar o acesso às telas e funcionalidades do sistema com base em permissões por usuário e por grupo de trabalho.
45.	Permitir que processos e documentos sejam compartilhados por usuários cadastrados em um mesmo setor, ressalvadas as devidas permissões de ação de cada usuário.
46.	Permitir o envio dos documentos eletrônicos de um setor para outro, podendo ser feito individualmente ou em lote.
47.	Deve disponibilizar webservices que realizam as seguintes operações: cadastro e consulta de processos/documentos, cadastro e edição de dados de interessados, consulta das tarefas de um processo/documento. Para integração por meio de outras operações, devem ser desenvolvidos, quando necessário, adaptadores específicos.
48.	O usuário administrador tem acesso a todas as funcionalidades da plataforma e tem possibilidade de cadastrar setores e usuários em toda a organização.
49.	Cadastro único de usuários, acesso a todos os módulos no mesmo local e na mesma ferramenta, com base de dados integrada à CONTRATANTE.
50.	Possibilidade de customização de quais usuários acessam quais módulos, existindo a possibilidade de restringir ainda os atos de abertura de documento ou movimentação.
51.	Permitir o cadastro de setores do órgão gestor, de forma hierárquica, com os seguintes atributos: sigla e nome.
52.	O administrador pode cadastrar órgãos externos para registrar o trâmite.

53.	Os setores cadastrados podem não estar na estrutura oficial do órgão gestor. Nesse caso o setor permite ter caráter informal e também poderá tramitar documentos avulsos se estiver configurado para tal.
54.	O módulo de cadastro de setores deve permitir o versionamento.
55.	Sempre que houver mudanças de setores em uma versão deve ser possível informar a motivação das alterações
56.	O administrador pode publicar ou descartar uma versão em elaboração do cadastro de setores.
57.	Deve garantir que, ao publicar uma nova revisão, a revisão anteriormente em uso seja inativada.
58.	O usuário deve localizar o processo/documento pelo número identificador.
59.	O usuário poderá proceder com a juntada de documentos por apensamento.
60.	O usuário pode separar documentos apensados.
61.	Todo documento juntado deve tramitar junto, ou seja, quando movimentado o documento avulso de referência, o documento filho deve ser movimentado junto.
62.	Um documento avulso poderá ser arquivado automaticamente caso tenha finalizado seu fluxo padrão, ou manualmente pelo usuário.
63.	O usuário pode proceder com o desarquivamento de um documento já arquivado.
64.	Deve disponibilizar funcionalidade para o registro do encaminhamento de um documento avulso. Os seguintes metadados devem ser registrados: usuário, origem, destino, data e hora de encaminhamento, data e hora do recebimento, prazo e parecer.
65.	Deve permitir que, quando o encaminhamento for realizado para uma unidade, todos os usuários associados àquela unidade possam realizar as ações disponíveis para o documento em questão.
66.	Deve permitir o encaminhamento do documento para um usuário específico.
67.	Deve permitir o controle de funcionários afastados, permitindo à chefia

	imediata acessar e tramitar os documentos avulsos na caixa do funcionário afastado.
68.	Deve possibilitar a devolução de um determinado documento avulso para a unidade/usuário de origem do trâmite com a devida justificativa. Para isso deve automaticamente identificar a unidade para o qual o documento será devolvido.
69.	O usuário pode criar tarefas em um documento com e sem fluxo de trabalho, informando: tipo da tarefa, descrição da tarefa, prazo, responsáveis.
70.	Permitir a criação de tarefas simultâneas de um mesmo documento para vários usuários.
71.	Ao criar uma tarefa pode ser associado um ou mais setores/usuários como responsáveis.
72.	Um usuário poderá se atribuir a uma tarefa na qual seja responsável.
73.	Para executar uma tarefa o usuário deve estar com ela atribuída.
74.	Um usuário poderá se desatribuir de uma tarefa à qual se atribuiu anteriormente.
75.	Deve ser possível editar uma tarefa criada em um documento.
76.	Deve ser possível cancelar uma tarefa criada em um documento.
77.	Deve ser possível rejeitar a execução de uma tarefa criada em um documento, de forma que o criador da tarefa seja avisado sobre a ação.
78.	Deve ser possível indicar a data na qual uma tarefa aparecerá na fila de tarefas (agendamento).
79.	Deve permitir encerrar uma tarefa. Os seguintes metadados devem ser registrados: descrição da finalização e data de finalização.
80.	O administrador do sistema poderá criar tipos de tarefas a serem usados nos documentos.
81.	Todo o documento deve conter ao menos um interessado. Caso o interessado não seja localizado o usuário poderá realizar o cadastro conforme dados especificados pela CONTRATANTE.
82.	Na busca por interessados deve ser aplicado a busca fonética.
83.	Deve ser possível vincular dois ou mais documentos. Quando há uma vinculação entre documentos, as suas tramitações continuam

	independentes.
84.	A plataforma deve garantir a implantação de política de sigilo a processos e documentos considerando: identidade do usuário, os atributos de segurança associados aos assuntos e aos processos/documentos.
85.	O usuário só poderá acessar o processo/documento quando estiver em algum grupo de permissão do sigilo.
86.	Somente o usuário autorizado pode realizar uma desclassificação do grau de sigilo do processo/documento.
87.	Somente o administrador pode cadastrar, alterar e excluir modelos de sigilo.
88.	Deve ser possível informar o sigilo do processo/documento.
89.	O acesso aos dados básicos do processo/documento deve ser pré- requisito para que o usuário tenha acesso às demais informações.
90.	O sistema deve apresentar uma fila de tarefas. A fila de tarefas apresenta os seguintes dados: tipo da tarefa, data de criação, data do prazo, atribuído a.
91.	Pela fila de tarefas o usuário deve poder filtrar os documentos pelas seguintes informações: tipo de tarefa, número do processo, detalhamento do assunto, prazo, data de criação das tarefas e atribuição.
92.	O administrador pode associar o fluxo BPM ao assunto, para que no momento do cadastro do documento o sistema automaticamente inicie uma instância do fluxo.
93.	Deve permitir o cadastro de documentos, por formulário de cadastro padrão, registrando a data de abertura, assunto processual, interessados e descrição resumida. Após a conclusão do cadastro, sua situação deve ser “em andamento”.
94.	Deve gerar a numeração do documento eletrônico automaticamente assim que o cadastro é concluído.
95.	Deve permitir cadastrar processos e documentos administrativos físicos digitalizados, através de template padrão conforme Decreto

	Federal nº 10.278/2021
	Deve permitir a tramitação de processos e documentos físicos digitalizados. Porém, sem permitir a inclusão de novos documentos, sendo o processo/documento original inalterável após a assinatura digital.
96.	Deve permitir a criação de documentos nato-digitais, conforme templates diversos.
97.	Permitir a transformação de um documento previamente protocolado em um processo digital. Situação na qual as peças do protocolo eletrônico já passam a compor inicialmente o processo eletrônico no Sistema da CONTRATANTE.
98.	O administrador pode associar um formulário especialista ao assunto, para que no momento do cadastro do processo o sistema apresente o formulário especialista em vez do formulário de cadastro padrão.
99.	Os órgãos externos, devidamente habilitados, podem acessar os documentos digitais, para realizar despachos e devolver o documento ao órgão solicitante.
100.	O usuário pode realizar uma pesquisa indexada, nos dados estruturados do processo e documentos PDF que possuírem reconhecimento literal e nos dados de negócio definidos para o processo.
101.	Deve ser possível conceder acesso externo aos documentos e processos para o público externo.
102.	Deve ser possível enviar notificações aos interessados por e-mail.
103.	Deve possibilitar a interação do órgão com os interessados do documento, solicitando, por exemplo, o envio de documentos para complementação.
104.	Deve ser possível solicitar a confirmação de leitura para uma pendência enviada aos interessados de um documento.
105.	Os interessados que receberem uma pendência poderão resolvê-la por meio da solução. A resolução pode envolver tanto informações textuais quanto o envio de arquivos.

106.	Disponibilizar interface para cadastrar o plano de classificação do órgão.
107.	O plano de classificação deve permitir a criação de níveis de assuntos na hierarquia.
108.	Permite possuir um atributo para indicar que determinado assunto pode ser usado para classificar processos e documentos administrativos.
109.	A exclusão de um assunto só poderá ocorrer quando não possuir processos associados e por setor competente, com a devida justificativa.
110.	Permite o deslocamento de um assunto, incluindo toda a hierarquia descendente e processos nele classificados, para outro ponto do plano de classificação.
111.	Cada assunto deve possuir um código identificador numérico para representar o assunto.
112.	Um processo/documento deve estar sempre associado a um assunto do plano de classificação.
113.	A pesquisa e navegação na estrutura do plano de classificação deve ser por meio de uma interface gráfica, apresentando o nome dos assuntos de forma hierárquica.
114.	Para cada assunto deve ser possível registrar a temporalidade e destinação de processos/documentos associados.
115.	A destinação de processos/documentos deve prever as seguintes situações: eliminação ou guarda permanente.
116.	Deve prever que a definição dos prazos de guarda seja expressa por: um número inteiro de dias ou um número inteiro de meses ou um número inteiro de anos ou uma combinação de um número inteiro de anos, meses e dias.
117.	Permitir informar, no mínimo, os seguintes metadados referentes à tabela de temporalidade e destinação de documentos e processos administrativos: prazo de guarda da fase corrente, prazo de guarda da fase intermediária, destinação final, observações, nome do evento que determina o início da contagem do prazo de retenção na fase corrente,

	a partir do arquivamento.
118.	Permite o desenho dos fluxos de trabalho (workflow), para possibilitar a automação dos documentos utilizando um motor (engine) específico para este fim.
119.	A plataforma deve possuir um editor visual, os seguintes elementos da notação BPMN 2.0: evento de início, evento de fim, evento de tempo, tarefa de usuário, tarefa de serviço, múltiplas instâncias em sequência, múltiplas instâncias em paralelo, subprocesso e gateway exclusivo.
120.	Permitir que uma mesma atividade possa ser modelada para execução múltipla (“multi instance activity”), a partir do recebimento, em tempo de execução, de uma quantidade de execuções através de uma variável do processo.
121.	Os fluxos devem estar organizados em áreas de negócio.
122.	O editor deve reposicionar (mover) os elementos da definição do fluxo por intermédio de recursos de arrastar e soltar.
123.	Nas atividades de serviço e usuário cadastrar serviços de integração do tipo REST para uso nas atividades de serviço do fluxo.
124.	Permite o uso de consultas SQL nas atividades de serviço e atores
125.	Permite a criação de atores para execução das “tarefas de usuário”, informando os seguintes dados: Nome do ator; Descrição; Tipo do ator: usuário, unidade, ator dinâmico.
126.	Configurar o ator, o formulário e as variáveis em uma tarefa de usuário.
127.	Configurar pontos de decisão e suas respectivas expressões de decisão baseadas nas variáveis disponíveis no fluxo.
128.	Configurar nos eventos de timer um ciclo de tempo: indica de quanto em quanto tempo o evento pode ser executado.
129.	Permite disponibilizar no evento de timer a configuração em dias, horas

	ou minutos em ciclo de tempo.
130.	Garantir, quando o ator da tarefa for uma unidade (grupo), que todos os usuários associados a unidade em questão tenham permissão para executar a tarefa.
131.	Deve realizar o versionamento dos fluxos, ou seja, toda alteração realizada em determinado fluxo de trabalho para gerar uma nova versão do fluxo. Garantido que os processos instanciados utilizem a versão do fluxo vigente no momento da abertura do mesmo, ou seja, a criação de uma nova versão do fluxo não permite influenciar os processos já instanciados.
132.	Em tempo de execução do fluxo, o módulo permite a possibilidade que o usuário visualize, em formato gráfico, em qual tarefa o documento se encontra e quais são suas possíveis próximas tarefas.
133.	Ao término de cada tarefa, o documento é apresentado na fila de tarefas dos atores responsáveis pela próxima atividade do fluxo.
134.	O administrador dos fluxos pode fazer as seguintes ações nas instâncias de fluxo que estão em execução: cancelar, suspender e reativar, alterar o valor de uma variável não bloqueada.
135.	O administrador dos fluxos pode realizar as seguintes ações em caso de erro de execução: executar novamente (retry) ou ignorar execução (skip).
136.	Permite a identificação das instâncias de fluxo com erro de execução.
137.	Permite personalizar as notificações dos atores das tarefas, utilizando as variáveis do fluxo.

B - REQUISITOS NÃO FUNCIONAIS OBRIGATÓRIOS

ITEM	DESCRIÇÃO
138.	Deve oferecer recursos de alta disponibilidade através de cluster aplicado em nas camadas da aplicação, de forma que seja possível a continuidade dos trabalhos em caso de falhas, sem qualquer prejuízo e de forma transparente para os usuários e processos.
139.	Permitir que os componentes Web do sistema possam ser executados em ambiente seguro (HTTPS - HyperText Transfer Protocol Secure).
140.	Permitir o uso de criptografia TLS, a partir do momento da autenticação do usuário e durante toda a sessão estabelecida.
141.	Realizar automaticamente o encerramento da sessão do ambiente do usuário final (usuário de negócio) após um limite parametrizável de tempo de inatividade.
142.	Devem estar nativamente preparadas para operar em ambiente de alta disponibilidade, composto por múltiplos servidores de aplicação configurados para balanceamento de requisições HTTPS.
143.	Prover ferramenta de auditoria, com visualização das operações executadas pelo usuário. As operações auditadas devem ser configuráveis.
144.	Deverá rodar em servidor com arquitetura de acordo com o exigido pela solução, desde que a licença seja fornecida pela CONTRATADA junto com a solução.
145.	Fazer uso de sistema gerenciador de banco de dados SQL 2014 ou superior, garantindo a continuidade e manutenção evolutiva.
146.	Permitir que as atividades de modelagem sejam realizadas por profissionais sem formação técnica em Tecnologia da Informação, mediante treinamento, através de interfaces amigáveis e orientadas à gestão do processo.