Forord
MED-aftale for
Aalborg Kommune.
Godkendt i Byrådet den 8. november 2010 til ikrafttræden den 1. januar 2011 (Revideret af forhandlingsorganet den 02.12.2013)
Forord
Denne MED-aftale er indgået i en tillidsfuld og konstruktiv proces mellem repræsentanter for hovedorganisationerne (LO, FTF/SHK og AC) og Aalborg Kommune.
Lokalaftalen om Med i Aalborg Kommune er indgået med henblik på en udmøntning af de centrale parters rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse, og for at sikre opfyl- delsen af lovkravene til arbejdsmiljøet på arbejdspladserne.
Denne aftale skal betragtes som et vigtigt, nyt redskab i samarbejdet mellem ledere og medarbejdere. Derfor er vi også gået videre, end vi er forpligtet til efter Rammeaftalen.
Aalborg Kommune har valgt en enstrenget struktur for MED-organisationen. Den enstren- gede struktur betyder, at medbestemmelse og medindflydelse samt arbejdsmiljøarbejdet foregår i samme regi – MED-organisationen.
MED-aftalen forankres i Aalborg Kommunes værdibaserede personalepolitik og det god- kendte ledelsesgrundlag, og er udarbejdet som et grundlæggende regelsæt for samarbej- de, sikkerhed og sundhedsforhold. Den indeholder rammer og vilkår, som giver mulighed for, at alle ansatte kan arbejde med udgangspunkt i holdningerne til samarbejde, medind- flydelse, medbestemmelse og ledelse i arbejdet med at skabe attraktive arbejdspladser, og herunder et godt arbejdsmiljø.
Medarbejderne har medbestemmelse og medindflydelse på alle væsentlige forhold vedr. arbejdet, før der træffes beslutninger herom. Det skal ske så tidligt og på en sådan måde, at MED-systemet er med til at kvalificere beslutningerne på samtlige niveauer. Formanden og næstformanden i MEDudvalgene har en særlig pligt til at understøtte og skabe en kultur, hvor medarbejderne føler, at de får medbestemmelse og medindflydelse.
Vi forventer og opfordrer til, at alle ledere og medarbejdere læser MED-aftalen og anvender den i hverdagen på de enkelte arbejdspladser.
Indholdsfortegnelse Side
Forord ....................................................................................................... 2
Indholdsfortegnelse …………………………………………………………. 3
Bilagsoversigt ………………………………………………………………… 4
Kapitel 1. Rammeaftalens område, formål m.v. ................................... 5
§ 1. Område ............................................................................................... 5
§ 2. Formål.................................................................................................. 5
§ 3. Lokale aftalemuligheder ...................................................................... 6
§ 4. Form og struktur .................................................................................. 7
§ 5. Kompetence ........................................................................................ 11
Kapitel 2. Medindflydelse og medbestemmelse .................................... 11
§ 6. Medindflydelse og medbestemmelse .................................................. 11
§ 7. Information og drøftelse ...................................................................... 12
§ 8. Retningslinjer ...................................................................................... 14
§ 9. MED-udvalg......................................................................................... 16
§9aArbejdsmiljøindsats……………………………………………………….. 20
Kapitel 3. Tillidsrepræsentanter ............................................................. 23
§ 10. Valg af tillidsrepræsentant ................................................................ 23
§10A Valg af arbejdsmiljørepræsentant…………………………………….. 25
§ 11. Tillidsrepræsentantens virksomhed .................................................. 27
§ 12. Valg af fællestillidsrepræsentanter ................................................... 29
§ 13. Valg af suppleant ………………........................................................ 31
§ 14. Medarbejderrepræsentanternes vilkår ............................................. 31
§ 15. Frihed til deltagelse i kurser, møder m.v. …..................................... 35
§ 16. Fravigelse af TR-bestemmelser ved særskilt indgået lokal TR-aftale 35
§ 17. Afskedigelse ..................................................................................... 36
§ 18. Voldgift vedrørende §§ 10-17 .......................................................... 38
§ 19. Uoverensstemmelser vedrørende lokale aftaler indgået i.h.t. § 16 39
§ 20. Håndhævelse af forpligtelserne i § 7………….................................. 39
Kapitel 4. De centrale parter ................................................................... 40
§ 21. De centrale parters opgaver og kompetence ................................... 40
§ 22. Voldgift vedrørende § 21, stk. 2 ....................................................... 41
Kapitel 5. Ikrafttræden ............................................................................. 42
§ 23. Ikrafttrædelse ................................................................................... 42
§24. Opsigelse af lokalaftalen ……………………………………………….. 43
Bilagsoversigt:
Bilag 1, side 45:
Oversigt over anvendte forkortelser
Bilag 2, side 46:
Minimumsforretningsorden for Hoved-MED
Bilag 3, side 48:
Anmeldelse og afmeldelse af valg til FTR, TR og Arbejdsmiljørepræsentant
Bilag 4, side 49:
Organisationsprincip og oversigt over MED-strukturen i Aalborg Kommune
Bilag 5, side :
Fællesaftale i Aalborg Kommune om honorering af FTR, TR og Arbejdsmiljørepræsentanter
Bilag 6, side :
Uddannelse for MED-organisationen (BILAG SKAL REVIDERES INDEN 01.01.2015)
Bilag 7, side :
Procedureretningslinjer i forbindelse med større rationaliserings- og omstillingsprojekter
Bilag 8, side :
Rammer og vilkår for medarbejderrepræsentanter i Aalborg Kommune
Bilag 9, side :
SAM – System Arbejdsmiljøledelse
Bilag 10, side
Selvejende institutioner med driftsoverenskomst med Aalborg Kommune
Bilag 11, side
Opgaveoversigt for arbejdsmiljøet i MED-organisationen
Det er i aftalen angivet, hvis der er tale om centralt aftalte bilag i det omfang disse medta- ges i oversigten. Så, med mindre andet er anført, er paragrafhenvisninger til denne aftale.
Følgende bilag er at betragte som aftalestof i nævnte udvalg:
MED-aftalen (Forhandlingsorganet)
Bilag 2 (Hoved-MED)
Bilag 3 (Hoved-MED)
Bilag 5 (Organisationsanliggende)
Bilag 7 (Hoved-MED)
Bilag 8 (Hoved-MED)
Bilag 9 (Hoved-MED)
Kapitel 1. Rammeaftalens område, formål m.v.
§ 1. Område
Denne lokalaftale for medindflydelse og medbestemmelse i Aalborg Kommune dækker alle medarbejdere, hvis løn- og ansættelsesvilkår er omfattet af Kommunernes Lønningsnævns tilsyn.
Lokalaftalen omfatter således alle ansatte ved Aalborg Kommune samt selvejende dag- og døgninstitutioner, som kommunen har indgået driftsoverenskomst med.
Andre selvejende institutioner kan, såfremt de måtte ønske dette, være omfattet efter god- kendelse i Hoved-MED.
For automatisk at være omfattet skal det af driftsoverenskomsterne med de selvejende in- stitutioner fremgå, at de skal følge de kommunale overenskomster og aftaler, herunder Aal- borg Kommunes lokalaftaler og personaleadministrative retningslinjer.
§ 2. Formål
Aalborg Kommunes overordnede opgave er, inden for de givne rammer, at yde den bedst mulige service for borgerne inden for de områder, som lovgivningen har henlagt til kommu- nerne.
Aalborg Kommune er en særlig arbejdsplads, hvor politik, demokrati, medindflydelse og dialog skal være lige så naturlig som tilfredse borgere.
Ledelsen i Aalborg Kommune er ansvarlig for, at der eksisterer rammer og vilkår, så alle ansatte kan arbejde med udgangspunkt i holdningerne omkring samarbejde, medindflydel- se, medbestemmelse og ledelse.
Medindflydelse og medbestemmelse er et fælles ansvar medarbejdere og ledere imellem. Den enkelte medarbejder får direkte indflydelse, når medarbejderen selv tager ansvar for at informere kolleger eller ledelse om en udfordring, som er betydningsfuld eller gennem sin medarbejderrepræsentant.
Parterne i Aalborg Kommune er derfor enige om, at formålet med at indgå en lokal aftale for medindflydelse og medbestemmelse er:
• At skabe grundlag for forbedring og udvikling af samarbejdet mellem ledere og med- arbejdere.
• At arbejde for at styrke og effektivisere arbejdsmiljøarbejdet (sikkerheds- og sund- hedsarbejdet) i Aalborg Kommune.
• At sikre medarbejdernes ret til medindflydelse, medbestemmelse og dialog på be- slutninger, som vedrører egen arbejdssituation
• At styrke de ansattes interesse og engagement i det daglige arbejde og for udviklin- gen af kommunens service
• At sikre, at der tages udgangspunkt i de lokale forhold og løsninger, således, at man opnår en gensidig forståelse, og
• At sikre et højt informationsniveau på arbejdspladserne.
Ovenstående sker bl.a. ved at ledere og medarbejdere medvirker til,
- at indholdet i Aalborg Kommunes personalepolitik og øvrige målsætninger, samt centralt indgåede aftaler og arbejdsmiljølovgivningen, er grundlaget for udvikling af samarbejdet.
- at sikre dialog og synlighed mellem det politiske system, ledelse og medarbejde- re, således at dialogen og kommunikationen mellem alle organisationens enkelte led foregår på et kvalitativt højt niveau.
- at udarbejde retningslinjer, der sikrer arbejdsglæden og i størst muligt omfang til- godeser den enkelte ansattes behov for tryghed som for personlig og faglig ud- vikling
- at ledelse og medarbejdere på alle niveauer medvirker til samspil og dialog om arbejdspladsens arbejdsforhold
- at udarbejde en virksomhedsplan på arbejdsmiljøområdet (Arbejdsmiljølovens § 38), der sikrer, at alle led i organisationen tager ansvar for en styrkelse af det fy- siske og psykiske arbejdsmiljø
- at oparbejde en kultur, hvor medindflydelse og medbestemmelse samt sikring af et sundt arbejdsmiljø er en naturlig del af beslutningsgrundlaget på alle niveauer.
§ 3. Lokale aftalemuligheder
Stk. 1.
Parterne er enige om, at man med denne aftale ønsker etableret et sammenhængende, enstrenget system for medindflydelse og medbestemmelse i Aalborg Kommune. Systemet skal endvidere omfatte arbejdsmiljøarbejdet (sikkerheds- og sundhedsarbejdet) i henhold til gældende lovgivning.
Stk. 2.
Ved et enstrenget system forstås, at medbestemmelse og medindflydelse samt arbejdsmil- jøarbejdet (sikkerheds- og sundhedsarbejdet) organiseres på en helt ny måde - i et og samme regi – MED-systemet.
Stk. 3.
Den nye organisering tager højde for, at arbejdsmiljøorganiseringen i størst muligt omfang tilgodeses, og den skal som minimum:
1. Sikre, at organiseringen af arbejdsmiljøarbejdet (sikkerheds- og sundhedsarbejdet) styrker og effektiviserer funktionsvaretagelsen,
2. beskrive de aktiviteter/metoder, der anvendes for at opnå det tilsigtede,
3. angive en procedure for gennemførelse og opfølgning på virksomheden.
Med henblik på styrkelse og effektivisering af arbejdsmiljøarbejdet udvikles et sammen- hængende certificerbart arbejdsmiljøledelsessystem - System ArbejdsMiljøledelse (SAM)) - for Aalborg Kommune. Arbejdsmiljøledelsessystemet implementeres i forvaltningerne fra den 1. januar 2011.
De overordnede procedurer i SAM (System ArbejdsMiljøledelse) beskriver sammen med supplerende procedurer, instruktioner mv. i de enkelte forvaltninger aktiviteter og metoder for arbejdsmiljøarbejdet samt fastlægger procedurer for gennemførelse og opfølgning.
De overordnede procedurer i SAM – System ArbejdsMiljøledelse - fremgår af Bilag 9.
§ 4. Form og struktur
Stk. 1.
Der er aftalt en udvalgsstruktur, som tilgodeser kommunens behov og styrker medarbejder- nes mulighed for medindflydelse og medbestemmelse. MED- organiseringen har til formål at skabe en organisation, hvor ledelsen og medarbejdersiden på alle relevante niveauer kan drøfte spørgsmål om personaleforhold, samarbejde og arbejdsmiljø. Målet er en effek- tiv og målrettet organisering, der til enhver tid matcher opgaverne og ledelsesstrukturen, og som samtidig sikrer en forsvarlig tilrettelæggelse af arbejdsmiljøarbejdet. Ud over den faste organisation med forud fastsatte møder lægges der vægt på, at MED-organisationen bliver en fleksibel organisation, der kan tilpasse sig aktuelle udfordringer.
Stk. 2
Udvalgsstrukturen omfatter som udgangspunkt følgende udvalgsniveauer:
1) Hoved-MED (HMU) (se § 9, stk. 1 )
2) Forvaltnings-MED (FMU) (se § 9, stk. 5.)
3) Afdelings-MED (AMU) (se § 9, stk. 6 )
4) Område-MED (OMU) (se § 9, stk. 7)
5) Lokal-MED (LMU) (se § 9, stk. 8 )
6) Personalemøder med MED-status (PMU) (under 25 ansatte) (se § 9, stk. 8 )
7) Arbejdsmiljøgrupper (AMG).
Såfremt man i en forvaltning ikke ønsker at benytte alle niveauer, kan ændringer godken- des i Hoved-MED, såfremt der kan opnås enighed.
Hvis begge parter grundet særlige forhold (stort område og/eller mange ansatte o.l.) ønsker at udvide Lokal-MED, kan dette ske uden forelæggelse for Hoved-MED.
Diagram for MED-organisationen fremgår af vedhæftet Bilag 3. Stk. 3
MED-organisationen opbygges generelt om kommunens basisorganisation, hvor der er le- delseskompetence og økonomi. Det betyder, at strukturen på institutionsniveau fungerer inden for den daglige ledelseskompetence samtidig med, at den refererer til Hoved-MED, når det handler om overordnede samarbejds- og arbejdsmiljøforhold.
På områder, hvor der etableres fælles ledelse for geografisk adskilte enheder, er ledelsen forpligtet til at indkalde samtlige berørte medarbejderrepræsentanter og lokale ledere til en drøftelse af og beslutning om, hvorledes der fremadrettet sikres medarbejderne medindfly- delse og medbestemmelse, jf. intentionerne i MED aftalen.
Opnås der ikke enighed herom, træffer Hoved-MED afgørelsen.
Som minimum skal der i den fremadrettede MED organisering sikres medarbejderrepræ- sentation fra alle geografiske enheder.
Hvor der er valgt tillidsrepræsentant, er denne født medlem af udvalget.
Antallet af pladser i MED-udvalget på medarbejdersiden skal afspejle personalesammen- sætningen i den samlede nye organisering.
Stk. 3 a
Fordeling af pladser i de enkelte MED-udvalg sker efter følgende model:
Hoved MED (HMU):
• Op til 10 ledelsesrepræsentanter, hvoraf den ene skal være medlem af en ar- bejdsmiljøgruppe
• Op til 12 medarbejderrepræsentanter
• 2 arbejdsmiljørepræsentanter
Forvaltnings MED (FMU):
• Op til 9 ledelsesrepræsentanter, hvoraf den ene skal være medlem af en ar- bejdsmiljøgruppe
• Op til 11 medarbejderrepræsentanter
• 2 arbejdsmiljørepræsentanter
Afdelings MED (AMU):
• Op til 7 ledelsesrepræsentanter, hvoraf den ene skal være medlem af en ar- bejdsmiljøgruppe
• Op til 9 medarbejderrepræsentanter
• 2 arbejdsmiljørepræsentanter (såfremt det er muligt)
Område MED (OMU):
• Op til 6 ledelsesrepræsentanter, hvoraf den ene skal være medlem af en ar- bejdsmiljøgruppe
• Op til 9 medarbejderrepræsentanter
• 2 arbejdsmiljørepræsentanter (såfremt det er muligt)
Lokal MED (LMU):
• Op til 4 ledelsesrepræsentanter, hvoraf den ene skal være medlem af en ar- bejdsmiljøgruppe
• Op til 6 medarbejderrepræsentanter
• 1 arbejdsmiljørepræsentant
Stk. 4.
Lederen af det respektive område er født medlem og formand for udvalget.
Stk. 5.
Ledelsen udpeger øvrige ledelsesrepræsentanter. Antallet af ledelsesrepræsentanter i det enkelte udvalg kan ikke overstige antallet af medarbejderrepræsentanter.
Stk. 6.
Næstformanden vælges af og blandt medarbejderrepræsentanterne i det enkelte udvalg.
Stk. 7.
Medarbejderrepræsentationen i udvalgsstrukturen baseres som udgangspunkt på hovedor- ganisationerne LO, FTF og AC og skal afspejle personalesammensætningen. Udvalgene sammensættes så repræsentativt som muligt, således at alle relevante synspunkter kan komme frem. Så vidt muligt bør alle personaleorganisationer (overenskomstgrupper) være repræsenteret.
Stk. 8
Såfremt samtlige personalegrupper i institutionen ikke opnår repræsentation i lokal-MED, skal der gives mulighed for som hidtil at oprette et kontaktudvalg bestående af MED- udvalgets personalerepræsentanter samt en repræsentant for hver af de overenskomst- grupper/geografiske enheder, der ikke er repræsenteret i MED-udvalget. Kontaktudvalgets opgaver er at virke vejledende og rådgivende for personalerepræsentanterne i MED- udvalget. Udvalget indkaldes forud for møder i MED-udvalget.
Stk. 9.
Udvalgenes sammensætning baseres på valgte tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljøre- præsentanter. Såfremt der er flere pladser i udvalget, indgår suppleanterne for TR´erne i udvalget. Evt. øvrige medlemmer herudover vælges blandt arbejdspladsens ansatte. Alle udvalgsmedlemmer sidestilles med tillidsrepræsentanterne (jf. denne aftales § 14 medar- bejdernes vilkår, §15 frihed til deltagelse i kurser m.m. og §18 afskedigelse).
Stk.10.
Medlemmerne af Hoved-MED, Forvaltnings-MED, Afdelings-MED og Område-MED udpe- ges som udgangspunkt blandt tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter. Det er hovedorganisationerne, der udpeger tillidsrepræsentanter og eventuelt yderligere medar- bejderrepræsentanter, der ikke er arbejdsmiljørepræsentanter, til ovennævnte udvalg. Valg af tillidsrepræsentant m.fl., der ikke er arbejdsmiljørepræsentant, til lokale udvalg foretages på den enkelte arbejdsplads.
Valg af medarbejderrepræsentanter, der ikke er arbejdsmiljørepræsentanter, er et organisa- tionsanliggende. Valgene foretages som selvstændige valg.
Valg af arbejdsmiljørepræsentanter foretages i henhold til bekendtgørelse om virksomhe- dernes sikkerheds- og sundhedsarbejde af samtlige ansatte uden ledelsesmæssige befø- jelser således:
1. Valg af arbejdsmiljørepræsentant foretages af samtlige ansatte uden ledelsesmæs- sige beføjelser i de respektive arbejdsmiljøgruppers områder.
2. De valgte arbejdsmiljørepræsentanter vælger hefter repræsentanter til MED- udvalgene således:
Deltagelse i valget af arbejdsmiljørepræsentanter følger bestemmelsen i bekendtgørelsen om virksomhedernes sikkerheds- og sundhedsarbejde *.
Valg af og blandt arbejdsmiljørepræsentanter til MED-strukturen sker for en fireårig periode
- 1. gang pr. 1. januar 2011.
Valgene sker som direkte valg af en arbejdsmiljørepræsentant til lokal MED-udvalg.
Valgene af arbejdsmiljørepræsentanter til henholdsvis Område-MED, Afdelings-MED, For- valtnings-MED og Hoved-MED sker ligeledes som direkte valg efter nærmere bestemmel- ser.
Lokal-MED og MED- Personalemøder | Arbejdsmiljørepræsentanten tiltræder Lokal-MED (medarbejdersiden). Hvis der er valgt flere arbejdsmiljørepræsentanter vælges af og blandt disse til Lokal-MED. Der vælges suppleant til udvalget, hvis det er muligt. |
Område-MED | Af og blandt områdets arbejdsmiljørepræsentanter vælges 2 repræsentanter til medarbejdersiden i Område-MED. Der vælges suppleanter til udvalget. |
Afdlings-MED | Af og blandt afdelingens arbejdsmiljørepræsentanter vælges 2 repræsentanter til medarbejdersiden i Afdelings-MED. Der vælges suppleanter til udvalget. |
Forvaltnings-MED | Af og blandt Forvaltningens arbejdsmiljørepræsentanter vælges 2 repræsentanter til medarbejdersiden i Forvaltnings-MED. Der vælges suppleanter til udvalget. |
Hoved-MED | Af og blandt kommunens arbejdsmiljørepræsentanter vælges 2 repræsentanter til medarbejdersiden i Hoved-MED. Der vælges suppleanter til udvalget. |
Ophører forudsætningen for repræsentation i udvalget foretages nyvalg/udpegning for den resterende periode.
Der vælges/udpeges suppleanter for alle medarbejderrepræsentanter.
Arbejdsmiljørepræsentanter vælges for 4 år ad gangen med mulighed for genvalg. Hvis arbejdsmiljørepræsentanten er fraværende på grund af orlov, sygdom eller andet fravær i en sammenhængende periode på 4 måneder og derover, kan der vælges en ny arbejdsmil- jørepræsentant for den resterende del af valgperioden eller for en ny valgperiode.
Stk. 11.
Det enkelte MED-udvalg kan nedsætte underudvalg.
Såfremt der er enighed herom, kan der nedsættes underudvalg, f.eks. til behandling og løsning af bestemte opgaver.
Et sådant underudvalg sammensættes af medlemmer af det enkelte udvalg, men kan end- videre suppleres med andre relevante medarbejdere, som kan have betydning i forhold til opgaveløsningen m.m.
Stk. 12.
Det enkelte MED-udvalg udfærdiger selv sin forretningsorden. Forretningsordenen skal som minimum omfatte det indhold, der er beskrevet i Bilag 1.
Stk. 13.
Hvis der undtagelsesvist ønskes nedlagt et MED-udvalg, kan dette kun ske ved godkendel- se i enighed i Hoved-MED.
Stk. 14.
Lokal-MED skal oprettes på arbejdspladser med 25 eller flere ansatte, men kan i øvrigt op- rettes på arbejdspladser, hvor der ikke er 25 ansatte, såfremt arbejdspladsens ledelse og medarbejderne er enige herom.
Alternativt oprettes personalemøde med MED status.
Stk. 15
Det skal i forvaltningerne sikres, at selvejende institutioner med driftsoverenskomst med Aalborg Kommune er repræsenteret i et eller flere udvalg på nærmeste overordnede ni- veau, der har en koordinerende funktion ift. til arbejdsmiljøarbejdet.
Dvs. at der af og blandt de selvejende institutioners arbejdsmiljørepræsentanter vælges en arbejdsmiljørepræsentant, som sammen med en lederrepræsentant skal deltage i møder på overordnet niveau, som i denne aftale lokalt er aftalt til FMU, og i øvrigt henvises der til bilag 10 i rammeaftalen
Den enkelte forvaltning inviterer arbejdsmiljøgrupperne fra de selvejende institutioner med til de fælles arrangementer der foregår for arbejdsmiljøgrupperne i forvaltningen.
§ 5. Kompetence
Medindflydelse og medbestemmelse udøves inden for det kompetenceområde, som ledel- sen har inden for arbejdsforhold, personaleforhold og samarbejds- og arbejdsmiljøforhold.
Hvis der opstår tvivl om rækkevidden af lederens kompetence, skal ledelsen skriftligt rede- gøre for, hvilke emner der indgår i ledelsesfunktionen:
- selvstændig ledelsesret
- personalepolitisk ansvar
- selvstændigt budget og regnskabsansvar.
Kapitel 2. Medindflydelse og medbestemmelse
§ 6. Medindflydelse og medbestemmelse
Stk. 1.
Medindflydelse og medbestemmelse indebærer:
1. Gensidig pligt til at informere om og drøfte alle forhold af betydning for arbejds-, persona- le-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold,
2. medbestemmelse ved fastlæggelse af retningslinjer for tilrettelæggelse af teknologi-, ar- bejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold inden for ledelsens ansvars- og kompetenceområde, og
3. mulighed for forhandling og indgåelse af aftaler.
Stk. 2.
Ved medbestemmelse forstås, at der træffes beslutninger på grundlag af åbne og grundige drøftelser mellem ledelsen og medarbejderne.
Stk. 3.
Ved medindflydelse forstås, at ledelsen træffer beslutninger på grundlag af åbne og grundi- ge drøftelser med medarbejderne. Dvs., at medarbejderne i god tid har mulighed for at sæt- te deres præg på den endelige beslutning.
§ 7. Information og drøftelse
Stk. 1.
Grundlaget for medindflydelse og medbestemmelse er, at der er gensidig informationsfor- pligtigelse på alle niveauer. Den velfungerende arbejdsplads er kendetegnet ved en fælles vilje og ansvar for at samarbejde om alle væsentlige forhold på arbejdspladsen. Viljen og ansvaret skal findes hos både ledere og medarbejdere I Aalborg Kommune. Der påhviler således alle en initiativpligt. Alle er forpligtet til at fremkomme med ideer til, hvordan ar- bejdsopgaver kan udføres på en mere hensigtsmæssig måde, fremkomme med forslag til nye arbejdsopgaver, der er i overensstemmelse med målene for den kommunale service, og endelig har alle ansatte en forpligtelse til at engagere sig i løsningen af arbejdsopgaver- ne.
Stk. 2.
Informationen skal gives på et så tidligt tidspunkt, på en sådan måde og i en sådan form, at det giver gode muligheder for en grundig drøftelse, så medarbejderes/medarbejder- repræsentanternes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens og/eller by- rådets beslutninger.
Stk. 3.
Ledelsen skal give information om fremkomne forslag og beslutninger fra Byrådet, ud- valg og forvaltningen, som vedrører arbejdspladsen.
Stk. 4.
I overensstemmelse med reglerne om information og drøftelse påhviler det ledelsen inden beslutning, at
a. informere om den seneste udvikling og den forventede udvikling i virksomhedens el- ler forretningsstedets aktiviteter og økonomiske situation,
b. informere og drøfte situationen, strukturen og den forventede udvikling med hensyn til beskæftigelsen i institutionen samt om alle planlagte forventede foranstaltninger, navnlig når beskæftigelsen er truet,
c. informere og drøfte de beslutninger, som kan medføre betydelige ændringer i arbej- dets tilrettelæggelse og ansættelsesforholdene, herunder beslutning om virksom- hedsoverdragelse, og.
d. informere om væsentlige ændringer i de regnskabsmæssige og økonomiske forhold for lederens ansvarsområde i et møde, så der kan ske en drøftelse af de elementer, der vedrører arbejds-, personale- og arbejdsmiljøforholdene.
Informationen skal gives på et passende tidspunkt, på en passende måde og med et pas- sende indhold, således at navnlig medarbejderrepræsentanterne sættes i stand til at fore- tage en passende analyse og i givet fald forberede drøftelsen. Informationen skal ske i så god tid, at den enkelte medarbejderrepræsentant har en reel mulighed for at konsultere sit valggrundlag på en hensigtsmæssig måde. Dette indebærer, at medarbejderrepræsentan- terne sikres rimelig tid til at drøfte konsekvenser af et påtænkt omstillingsprojekt med de berørte medarbejdere. Informationen skal indeholde en belysning af problemstillingernes faktiske omstændigheder, som har betydning for den forestående beslutning i sagen. Hvis der er tale om en kompliceret problemstilling, eller hvis der skal ske en drøftelse i baglan- dene på baggrund af informationerne, forudsættes at informationen så vidt muligt foreligger i form af tilstrækkeligt skriftligt materiale. Kravene til informationens indhold og tidspunktet for informationen skal stå i rimeligt forhold til den pågældende sags omfang og karakter, således at kravene til informationen skærpes jo mere omfattende, jo mere kompliceret og jo mere indgribende sagen er for medarbejderne.
Det skal sikres, at drøftelsen sker på et passende tidspunkt, på en passende måde, med et passende indhold og på relevante niveauer. Ledelsen og medarbejderrepræsentanterne kan derfor aftale en nærmere procedure, der sikrer den nødvendige tid til at forberede drøf- telsen, herunder gennemføre forhandlingen af spørgsmålet om ændringer i arbejdstilrette- læggelse og ansættelsesvilkår, som omstillinger, udbud mv. indebærer, jf. stk. 5. Der hen- vises desuden til protokollat vedrørende medarbejdernes inddragelse og medvirken i for- bindelse med udlicitering mv.
Stk. 5.
Beslutninger i henhold til stk. 4, pkt. c, som kan medføre betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og ansættelsesforholdene, herunder beslutning om virksomhedsoverdra- gelse, træffes af byrådet efter en forudgående forhandling med medarbejdernes repræsen- tanter i MED-udvalget.
Stk. 6.
For det tilfælde, at beslutninger, som nævnt i stk. 5, indebærer betydelige ændringer for en personalegruppes arbejds- og personaleforhold, og denne gruppe ikke er repræsenteret i MED-udvalget, kan medarbejdersiden eller denne gruppe inden forhandlingen fremsætte krav om, at de suppleres med en tillidsrepræsentant for denne personalegruppe. Et sådant krav skal fremsættes i forlængelse af, at medarbejdersiden bliver bekendt med, at der skal ske en forhandling.
Bestemmelsen tager sigte på at sikre, at de personalegrupper, der ikke forlods er repræ- senteret i MED-udvalget gennem mindst én repræsentant fra den forhandlingsberettigede personaleorganisation kan blive repræsenteret ad hoc i en forhandling. Det forudsættes i den forbindelse, at retten til ad hoc repræsentation alene tilkommer de(n) personalegrup- pe(r), der bliver særlig berørt af de påtænkte beslutninger, jf. stk. 5.
Stk. 7.
Alle forhold, som er omfattet af informationspligten, skal tages op til drøftelse, når en af par- terne anmoder herom.
Stk. 8.
Det påhviler MED-udvalget at drage omsorg for at samtlige medarbejdere – skriftligt eller mundligt – løbende informeres om udvalgets arbejde.
Der er enighed om, at information er grundstenen i ethvert samarbejde. Derfor forpligtes hoved-MED og alle øvrige MED-udvalg til at udarbejde retningslinjer og i enhver situation at overveje:
• hvem skal informeres ?
• hvad skal der informeres om ?
• hvordan skal informationen gives ?
• hvornår skal informationen gives ?
• hvem har adgang til informationen, når den pågældende metode anvendes?
• hvordan det sikres, at alle ansatte har adgang til relevant information Se det enkelte udvalgs forretningsorden, som skal indeholde ovenstående.
Stk. 9.
Såfremt der sker væsentlige ændringer i barselsudligningsordningen vedr. udgifter til bar- sels- og adoptionsorlov, drøftes dette på ny i Hoved-MED, jf. barselsudligningsaftalens § 6, stk. 3.
§ 8. Retningslinier
Stk. 1.
Når en af parterne ønsker det, skal der snarest muligt indledes drøftelser med henblik på fastlæggelse af retningslinjer. Der skal fra begge parters side udvises positiv forhandlings- vilje og søges opnået enighed.
Stk. 2.
Regler om arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold, som - efter indstilling fra f.eks. Hoved-MED – er fastsat eller godkendt af Byrådet, er ikke at betragte som ret- ningslinjer, og er derfor ikke omfattet af rammeaftalen, herunder de særlige bestemmelser om opsigelse.
Stk. 3.
Der skal aftales retningslinjer for proceduren for drøftelse af:
a. Budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold.
b. Aalborg kommunes personalepolitik, herunder ligestillingspolitik.
c. De overordnede retningslinjer for efter- og videreuddannelse, herunder generel ud- dannelsesplanlægning.
d. Større rationaliserings og omstillingsprojekter.
e. Kommunens samlede indsats for at identifisere, forebygge og håndtere problemer i tilknytning til arbejdsbetinget stress.
Stk. 4.
Under hensyntagen til evt. gældende overenskomstbestemmelser skal der i MED-systemet aftales retningslinjer på en række områder, herunder afskedigelser, nedsættelse af ansæt- telsesudvalg, inddragelse af medarbejdere ved udbud og licitation, trivselsmålinger, sund- hedsfremme, sygefravær, handleplaner APV, arbejdspladsernes samlede indsats for at
identificere, forebygge og håndtere stressproblemer, samt indsatsen mod vold, chikane og mobning.
Retningslinier om arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold kan fx være om:
• Arbejdsmiljø
• Forfremmelser
• Stillingsbeskrivelser
• Arbejdstilrettelæggelse
• Det sociale kapitel
• Forhold vedrørende medarbejdernes sikkerhed
• Hensigtsmæssig udnyttelse af maskiner og materialer
• Indretning af arbejdslokaler og arbejdspladser
• Omplacering
• Placering af den daglige arbejdstid og pauser
• Seniorer
• Sygefravær/fastholdelse
• Udformning og gennemførelse af introduktionsprogram
• Velfærdsforanstaltninger
Stk. 5.
Hvis der ikke kan opnås enighed om udarbejdelse af retningslinjer på et givet område, skal ledelsen redegøre for, hvorledes man fremover vil forholde sig til det pågældende område.
Stk. 6
Aftalte retningslinjer er bindende for både ledelse og medarbejdere, og man er forpligtet til at forsvare og anvende dem.
Stk. 7.
Retningslinjer skal udformes skriftligt. Retningslinjer kan opsiges med 3 måneders varsel. Inden opsigelse finder sted, skal der søges gennemført ændringer af disse ved forhandling.
Stk. 8.
Retningslinjer aftalt i henhold til stk. 3 og 4 gælder, indtil MED udvalgene på de konkrete niveauer opnår enighed om ændringer.
Stk. 9.
Retningslinjer aftalt i forvaltnings- afdeling- område- og lokal-MED må ikke stride imod overordnede retningslinjer eller den overordnede personalepolitik, som er aftalt i et overlig- gende udvalg. Indholdet skal henhøre under den pågældende leders ansvars- og kompe- tenceområde. Der kan træffes aftaler om retningslinjer for alle forhold omfattet af denne aftale.
§ 9. MED-udvalg
Stk. 1.
HOVED-MED (HMU).
Der etableres et Hoved-MED, der er det øverste udvalg i Aalborg Kommune for medindfly- delse og medbestemmelse og for varetagelse af sikkerheds- og sundhedsområdet i hen- hold til Arbejdsmiljølovgivningen og Aalborg Kommunes Arbejdsmiljøledelsessystem.
Hoved-MED udfærdiger selv sin forretningsorden inden for de givne rammer. Se Bilag 1.
Udvalget består af op til 10 ledelsesrepræsentanter, hvoraf den ene er daglig sikkerhedsle- der, og op til 14 medarbejderrepræsentanter, hvoraf 2 er arbejdsmiljørepræsentanter.
Ledelsesrepræsentanterne udpeges af Magistraten, og kommunaldirektøren er formand for Hoved-MED.
Organisationerne udarbejder forslag til medarbejderrepræsentationen i udvalget. Der indgår altid to arbejdsmiljørepræsentanter i udvalget. På baggrund heraf fastsættes antal medar- bejderrepræsentanter og antal ledelsesrepræsentanter i udvalget, således at antallet af le- delsesrepræsentanter tilpasses antallet af medarbejderrepræsentanter.
Stk. 2.
Hoved-MED skal aftale proceduren for drøftelse af:
• Aalborg Kommunes fælles personalepolitikker
• overordnede retningslinjer for kompetenceudvikling, generel uddannelsesplanlæg- ning
• Aftalen om trivsel og sundhed på arbejdspladserne.
• den samlede indsats for at identificere, forebygge og håndtere problemer i tilknytning til arbejdsbetinget stress
• større rationaliserings- og omstillingsprojekter, herunder udbud, udlicitering og priva- tisering
• budgetdrøftelser
• implementering af KTO-aftaler
Stk. 3.
Hoved-MED forhandler og indgår aftaler om udfyldning af generelle rammeaftaler i henhold til bestemmelserne heri.
Hoved-MED har på det overordnede niveau endvidere til opgave:
• gensidigt at informere, drøfte og udarbejde retningslinjer vedrørende arbejds-, per- sonale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold, der har betydning for hele kommunen,
• at vejlede om udmøntning af den lokale aftale om medindflydelse og medbestem- melse, herunder om nedsættelse af udvalg m.v.,
• at fortolke aftalte retningslinjer,
• at fortolke den lokale aftale om medindflydelse og medbestemmelse og behandle uoverensstemmelser herom,
• at indbringe uoverensstemmelser, fortolkningsspørgsmål vedrørende rammeaftalen
m.v. for de centrale forhandlingsparter, jf. § 22, og.
• regelmæssigt at evaluere anvendelsen af medarbejderudviklingssamtaler i kommu- nen, jf. Aftale om kompetenceudvikling § 4.
• at planlægge, lede og koordinere sikkerheds- og sundhedsarbejdet
• at udarbejde årlige statistikker vedrørende arbejdsskader
• at medvirke til at denne MED-aftale i Aalborg Kommune bliver kendt, implementeret og fungerer som arbejdsgrundlaget i MED-udvalgene.
• at tage ansvar for at samarbejdet i MED-organisationen forløber konstruktivt og medvirke til løsning af generelle problemer i samarbejdet.
• at sikre løbende uddannelse af MED-udvalgenes repræsentanter.
• at beskrive procedure for evaluering af MED-samarbejdet.
• at varetage den overordnede koordinering af arbejdsmiljøarbejdet.
• at sikre vurderingen af kommunens sikkerheds- og sundhedsarbejde, bl.a. ved at fastlægge grundprincipperne for gennemførelse og opfølgning af de nødvendige til- tag for at forbedre sikkerheden og sundheden på kommunens arbejdspladser,
• at drøfte om arbejdet udføres sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt..
I øvrigt henvises til §6 og §7 vedrørende information m.m.
Stk. 4.
Hoved-MED mødes med kommunens politiske ledelse med henblik på drøftelse af den del af budgetbehandlingen, der vedrører budgettets konsekvenser for arbejds- og personale- forhold i kommunen. Der holdes typisk et møde om budgetforslaget inden Byrådets 1. be- handling. Desuden informeres Hoved-MED på et møde, når det endelige budget er vedta- get. Magistraten tager stilling til, hvem der repræsenterer den politiske ledelse i dialogen med Hoved-MED.
Herudover er der minimum to årlige møder mellem Magistrat og Hoved-MED, hvor formålet er gensidig information om relevante emner.
Endelig kan Hoved-MED inviteres til at deltage i temamøder for Byrådet, hvor der informe- res om og drøftes aktuelle og relevante emner og problemstillinger.
Stk. 5.
FORVALTNINGS-MED (FMU).
Forvaltnings-MED mødes med forvaltningens politiske ledelse (pt. rådmanden) med henblik på drøftelse af den del af budgetbehandlingen, der vedrører budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold i forvaltningen. Der holdes et møde om budgetforslaget inden Byrådets 1. behandling. Desuden informeres Forvaltnings-MED på et møde, når det endeli- ge budget er vedtaget.
Der nedsættes et forvaltnings-MED for hver forvaltning.
Organisationerne fastlægger medarbejderrepræsentationen i udvalget. Der indgår altid to arbejdsmiljørepræsentanter i udvalget. Antallet af ledelsesrepræsentanter tilpasses antallet af medarbejderrepræsentanter.
Forvaltnings-MED udfærdiger selv sin forretningsorden inden for de givne rammer. (Se bi- lag 2.)
Forvaltnings-MED har inden for direktørens kompetenceområde til opgave:
• at udmønte og følge op på de aftaler og retningslinjer, der vedtages i Hoved-MED
• at målrette og præcisere retningslinjer vedrørende arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold til de lokale forhold,
• at drøfte procedurer for ændringer af enheder inden for ledelsesområde,
• at drøfte emner, der har betydning for hele forvaltningens funktion og udvikling,
• at drøfte væsentlige udviklingstendenser inden for området generelt, og hvilken betydning de har for Aalborg Kommune og de enkelte arbejdspladser,
• at give og hente inspiration i forhold til områdets faglige udvikling, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold, og
• at drøfte budget samt budgetopfølgning i hvert møde.
I øvrigt henvises til § 6 og § 7 vedrørende information m.m.
Stk. 6.
AFDELINGS-MED (AMU).
Afdelings-MED nedsættes i de enkelte forvaltninger.
Organisationerne fastlægger medarbejderrepræsentationen i udvalget. Der indgår altid to arbejdsmiljørepræsentanter i udvalget. Antallet af ledelsesrepræsentanter tilpasses antallet af medarbejderrepræsentanter.
Afdelings-MED udfærdiger selv sin forretningsorden inden for de givne rammer. (Se bilag 2.)
Afdelings-MED har inden for ledelsens kompetenceområde til opgave:
• at udmønte og følge op på de aftaler og retningslinjer, der vedtages i Hoved-MED
• at målrette og præcisere retningslinjer vedrørende arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold til de lokale forhold,
• at drøfte procedurer for ændringer af enheder inden for ledelsesområde,
• at drøfte emner, der har betydning for hele afdelingens funktion og udvikling,
• at drøfte væsentlige udviklingstendenser inden for området generelt, og hvilken betydning de har for Aalborg Kommune og de enkelte arbejdspladser,
• at give og hente inspiration i forhold til områdets faglige udvikling, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold, og
• at drøfte budget samt budgetopfølgning i hvert møde.
I øvrigt henvises til §6 og §7 vedrørende information m.m.
Stk. 7.
OMRÅDE-MED (OMU)
Område-MED nedsættes i de enkelte forvaltninger.
Organisationerne fastlægger medarbejderrepræsentationen i udvalget. Der indgår altid to arbejdsmiljørepræsentanter i udvalget. Antallet af ledelsesrepræsentanter tilpasses antallet af medarbejderrepræsentanter.
Område-MED udfærdiger selv sin forretningsorden inden for de givne rammer. (Se bilag 2).
Område-MED har inden for ledelsens kompetenceområde til opgave:
• at udmønte og følge op på de aftaler og retningslinjer, der vedtages i Hoved-MED
• at målrette og præcisere retningslinjer vedrørende arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold til de lokale forhold,
• at drøfte procedurer for ændringer af enheder inden for ledelsesområde,
• at drøfte emner, der har betydning for hele områdets funktion og udvikling,
• at drøfte væsentlige udviklingstendenser inden for området generelt, og hvilken betydning de har for Aalborg Kommune og de enkelte arbejdspladser,
• at give og hente inspiration i forhold til områdets faglige udvikling, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold, og
• at drøfte budget samt budgetopfølgning i hvert møde.
I øvrigt henvises til §6 og §7 vedrørende information m.m.
Stk. 8.
LOKAL-MED (LMU) og Personalemøder med MED-status (PMU)
Lokal-MED nedsættes, hvor disse kan vælges. Jfr. aftalens § 4, stk. 13.
Lokal-MED består af op til 4 ledelsesrepræsentanter, og op til 7 medarbejderrepræsentan- ter, hvoraf 1 skal være arbejdsmiljørepræsentant.
Udvalgets sammensætning kan ændres ved enighed herom.
Til lokal-MED vælges medarbejderrepræsentanterne af personalet blandt de ansatte i insti- tutionen. For personalegrupper med valgte tillidsrepræsentanter sker valget blandt disse.
Næstformanden vælges af og blandt MED-udvalgets medarbejderrepræsentanter.
Lokal-MED fastsætter selv sin forretningsorden inden for de fastlagte rammer. (Se bilag 2).
Lokaludvalgenes opgaver – inden for lederens kompetenceområde – er
• gensidig pligt til at informere om og drøfte alle forhold af betydning for implemente- ringen af arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold på arbejdsplad- sen,
• fastlæggelse af retningslinjer for tilrettelæggelse af disse forhold,
• medbestemmelse ved fastlæggelse af retningslinjer for tilrettelæggelse af alle forhold af betydning, jfr. §9,
• planlægning, ledelse og koordinering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet på ar- bejdspladsen,
• rådgivning ved løsning af arbejdsmiljøspørgsmål, herunder deltagelse i arbejds- pladsvurderinger, og
• drøftelse af arbejdspladsens budget og budgetopfølgning.
I øvrigt henvises til § 6 og § 7 vedrørende information m.m.
Arbejdspladser, hvor der er aftalt personalemøder med MED-status, afholder minimum 4 gange årligt møder, hvor møderne er tillagt samme kompetence som for MED-udvalg.
På de øvrige arbejdspladser, hvor der ikke kan vælges lokale MED-udvalg, tilgodeses med- indflydelse/medbestemmelse i MED-personalemøder under en form, som man selv fast- lægger.
Hvor der afholdes MED-personalemøder, vælges næstformanden af og blandt de ansatte i institutionen.
MED-personalemøder er tillagt samme kompetence som Lokal-MED-udvalgene med hen- syn til
• gensidig pligt til at informere om og drøfte alle forhold af betydning for implemente- ringen af arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold på arbejdsplad- sen,
• fastlæggelse af retningslinjer for tilrettelæggelse af disse forhold,
• medbestemmelse ved fastlæggelse af retningslinjer for tilrettelæggelse af alle forhold af betydning, jfr. §9,
• planlægning, ledelse og koordinering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet på ar- bejdspladsen,
• rådgivning ved løsning af arbejdsmiljøspørgsmål, herunder deltagelse i arbejds- pladsvurderinger, og
• drøftelse af arbejdspladsens budget og budgetopfølgning.
I øvrigt henvises til § 6 og § 7 vedrørende information m.m.
Ledelsen er ansvarlig for, at MED-personalemøder fungerer i henhold til ovenstående.
§ 9a Arbejdsmiljøindsats
Stk. 1.
Formål og indhold.
Aalborg Kommune arbejder for, at arbejdsmiljøarbejdet sker i overensstemmelse med gæl- dende lov og regler om virksomhedernes sikkerheds- og sundhedsarbejde, Aalborg Kom- munes arbejdsmiljøledelsessystem samt indgåede overenskomstmæssige aftaler.
I Aalborg Kommune skal
• den fysiske og psykiske sundhed være i højsædet,
• hensynet til et godt arbejdsmiljø indgå som en naturlig integreret del af opgavevare- tagelsen, og
• alle medarbejdere opleve, at der tages hånd om deres arbejdsmiljø.
Dette sker ved
• gennem systematisk arbejdsmiljøledelse
o at lederne på alle niveauer har ansvar og en aktiv rolle i arbejdsmiljøindsat- sen,
o at arbejdsmiljøledelsessystemet og det faktiske arbejdsmiljø løbende forbed- res,
o at skabe konstant overblik over arbejdsmiljørisici,
o at fastlægge aktuelle og målbare arbejdsmiljøindsatser,
• at overholde gældende arbejdsmiljølov og sætte egne højere standarder, hvor det er relevant og realistisk,
• at sikre, at den forebyggende og sundhedsfremmende arbejdsmiljøindsats styrkes,
• at skabe rammer og muligheder for at fremme trivsel og arbejdsglæde,
• at sikre udvikling på arbejdsmiljøområdet,
• at motivere medarbejderne på alle niveauer til at tage ansvar for og handling på at forbygge arbejdsmiljømæssige risici.
• at sikre overensstemmelse mellem krav til medarbejdere og disses kompetencer og vilkår, og
• at synliggøre effekten af arbejdsmiljøindsatserne.
I bilag 11 er oplistet fordelingen af de strategiske og operationelle opgaver, som det enkelte MED-udvalg har bl.a. efter bekendtgørelse om samarbejde om sikkerhed og sundhed.
Stk. 2.
Aktiviteter og metoder, der styrker arbejdsmiljøindsatsen:
• Drift og udvikling af et arbejdsmiljøledelsessystem, System ArbejdsMiljøledelse (SAM), der fastlægger principper og retningslinjer samt stiller redskaber til rådighed for arbejdsmiljøopgaver, eksempelvis
o nedbringe antallet af arbejdsulykker,
o i henhold til Aalborg Kommunes fælles personalepolitik om sundhed at
▪ udvikle det psykiske arbejdsmiljø og fremme trivsel,
▪ forebygge stress,
▪ forebygge mobning og håndtere mobning,
▪ forebygge vold og tilbyde krisehjælp,
▪ fremme en sund arbejdsplads,
o reducere generende støj og have særlig fokus på at nedsætte høreskadende støj,
o reducere tunge løft, træk og skub samt forflytninger for at forebygge muskel- og skeletbesvær,
o forebygge nedslidning,
o tilrettelægge arbejdet, så der tages hensyn til medarbejdernes viden og erfa- ringer samt eventuelle særlige behov, og
o plan for løbende vedligeholdelse, renovering og modernisering af bygnin- ger/lokaler.
Hoved-MED fastsætter planer for arbejdsmiljøindsatsen og evaluerer de indsatser, der er gennemført.
Stk. 3. Hoved-MED
Hoved-MED varetager den overordnede og koordinerende arbejdsmiljøindsats og sikrer derigennem, at Aalborg Kommune lever op til gældende regler, mål samt centralt og lokalt indgåede aftaler.
Dette sker bl.a. ved at
o sikre drift og fortsat udvikling af SAM,
o udarbejde og vedligeholde plan over arbejdsmiljøorganisationens opbygning,
o sikre uddannelse for medlemmer af arbejdsmiljøgrupper,
o sikre, at arbejdsmiljø- og sundhedselementer indgår i den løbende lederuddannelse,
o foretage den overordnede planlægning, ledelse og koordinering af arbejdsmiljøind- satsen,
o sikre rammerne for, at arbejdsmiljøgrupperne informeres og vejledes om arbejdsmil- jøindsatsen,
o rådgive MED-udvalg og arbejdsmiljøgrupper ved løsning af arbejdsmiljømæssige opgaver.
o arbejde for at implementere visionen i arbejdsmiljøpolitikken og arbejde med de overordnede, fastsatte fokusområder, og
o opstille udviklingsplaner for arbejdsmiljøet og indsatsen for at nå målene og visionen i arbejdsmiljøpolitikken ud fra et forebyggende perspektiv.
Stk. 4.
Forvaltnings-MED, Afdelings-MED, Område-MED, Lokal-MED og Personalemøder med
MED-status varetager den overordnede arbejdsmiljøindsats i respektive MED-område.
Dette sker bl.a.ved at
o drive og fortsat udvikle de forvaltningsspecifikke dele af SAM,
o arbejde for at implementere visionen i arbejdsmiljøpolitikken og arbejde med de overordnede, fastsatte fokusområder, og
o opstille udviklingsplaner for arbejdsmiljøet og indsatsen for at nå målene og visionen i arbejdsmiljøpolitikken ud fra et forebyggende perspektiv.
Stk. 5.
Arbejdsmiljøgrupperne varetager de lokale arbejdsmiljøopgaver i overensstemmelse med arbejdsmiljølovgivningen og Aalborg Kommunes arbejdsmiljøledelsessystem (SAM).
Dette sker bl.a.ved, at arbejdsmiljøgrupperne
o sikrer, at arbejdsforholdene er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige,
o påvirker den enkelte medarbejder til en adfærd, der fremmer egen og xxxxxx xxxxxx- hed og sundhed,
o informerer de ansatte om bestemmelser om sikkerhed og sundhed,
o deltager i planlægning af områdets sikkerheds- og sundhedsarbejde, herunder del- tagelse i arbejdspladsvurderinger,
o er kontaktled mellem de ansatte og MED-udvalget,
o holder MED-udvalget informeret om arbejdsmiljømæssige problemer, og
o varetager de fastlagte opgaver i SAM.
Stk. 6.
Arbejdsmiljøindsatsen er integreret i arbejdet i Hoved-MED, Forvaltnings-MED, Afdelings- MED, Område-MED og Lokal-MED, i Personalemøder med MED-status samt i arbejdsmil- jøgrupperne.
Følgende punkter skal altid være på dagsordenen:
o Information om status på arbejdsmiljøindsatsen på de enkelte arbejdspladser.
o Information om arbejdsskadeanmeldelser og arbejdsmiljøgruppens handleplan for den konkrete skade.
o Information om sygefravær.
Bilag 9: SAM – System ArbejdsMiljøledelse (overordnede procedurer) uddyber opgaver, funktioner og ansvarlige vedrørende arbejdsmiljøindsatsen.
Kapitel 3 Medarbejderrepræsentanter
§ 10 VALG AF TILLIDSREPRÆSENTANT (TR)
Stk. 1.
På enhver institution kan der vælges 1 tillidsrepræsentant pr. overenskomstgruppe, hvis gruppen omfatter mindst 5 medarbejdere.
Parterne er enige om, at medarbejdere og faglige organisationer kan vælge at tage ekstraordinære geografiske hensyn ved valg af tillidsrepræsentanter, hvor institutioner lægges sammen eller hvor der er fælles ledelse.
Ved en overenskomstgruppe forstås personale ansat i henhold til samme aftale (tje- nestemand) eller overenskomstgruppe. Omfatter en aftale og overenskomst samme personale, udgør de pågældende tilsammen én gruppe.
Ved medarbejdere forstås både fuldtids- og deltidsansatte og ” fastansatte” timeløn- nede. Ansættelsesgraden betyder i denne sammenhæng intet.
Elever, lærlinge og studerende indgår i valggrundlaget, når de modtager løn fra kom- munen.
Ansatte, der beskæftiges i jobtræning og særligt tilrettelagte jobtræningsforløb i kom- munen, indgår i valggrundlaget inden for den enkelte overenskomstgruppe. Elever og studerende i lønnet praktik indgår også i valggrundlaget.
Ansatte i midlertidige stillinger har valgret fra ansættelsesdatoen og er efter et halvt års ansættelse tillige valgbare.
At en midlertidig beskæftiget vælges som tillidsrepræsentant ændrer ikke ved det for- hold, at ansættelsen ophører uden varsel til det aftalte tidspunkt. I disse situationer skal den særlige forhandlingspligt, jf. § 17, heller ikke følges.
Personaleorganisationerne påser, at reglerne for valg, anmeldelse og afmelding af tillidsrepræsentanter overholdes. I vedhæftede Bilag nr. 3 om anmeldelse/afmelding af TR-valg m.m., redegøres nærmere for anmeldelse/afmelding i de enkelte forvaltnin- ger.
Når flere personaleorganisationer har underskrevet samme aftale eller overenskomst, kan der vælges én tillidsrepræsentant pr. personaleorganisation under forudsætning af, at den pågældende repræsenterer mindst 5 medarbejdere. Eventuelle resterende organisationer, som ikke hver især opfylder kravet om mindst 5 medarbejdere, kan i givet fald tilsammen vælge én tillidsrepræsentant, hvis denne repræsenterer mindst 5 medarbejdere.
Ansatte der ikke er medlem af en forhandlingsberettiget organisation, medregnes og- så ved afgørelsen af, om en overenskomstgruppe omfatter mindst 5 medarbejdere.
Stk. 2.
Der kan mellem den pågældende faglige organisation og ledelse, som hidtil, aftales, at der vælges flere tillidsrepræsentanter pr. institution eller på store driftsområder.
Der bør i overvejelserne om, hvor mange tillidsrepræsentanter der kan vælges, indgå en vurdering af:
• antallet af medarbejdere på institutionen,
• arbejdsspredningen på døgnet, og
• de geografiske forhold under hvilke tillidsrepræsentanten fungerer,
• forskellige overenskomstgrupper.
Stk. 3.
Udgør antallet i en overenskomstgruppe mindre end 5 på institutionen, kan den pågælden- de gruppe udgøre enten et valgfællesskab med en tilsvarende gruppe på en anden institu- tion i kommunen eller søge bistand hos en tillidsrepræsentant for en anden overenskomst- gruppe på institutionen.
Stk. 4.
To eller flere overenskomstgrupper kan indgå i valgforbund og tilsammen vælge en tillids- repræsentant, som repræsenterer mindst 5 medarbejdere.
De overenskomstgrupper, der tilsammen kan vælge 1 tillidsrepræsentant i henhold til stk. 4, behøver ikke at være medlemmer af den samme personaleorganisation.
Valgforbundet meddeles kommunen, jf. bilag 3.
Stk. 5.
Tillidsrepræsentanten vælges blandt medarbejdere med mindst ½ års tilknytning til Aalborg Kommune. Ansatte der har en fast ledelseskompetence, kan ikke vælges som tillidsrepræ- sentant for medarbejderne på arbejdspladsen.
Valget skal anmeldes skriftligt af vedkommende organisation overfor Aalborg Kommu- ne. Jf. Bilag nr. 3 herom.
Aalborg Kommune er berettiget til over for organisationen at gøre indsigelse mod valget inden for en frist på 3 uger fra modtagelse af meddelelse fra organisationerne.
Stk. 6.
Med det formål at styrke tillidsrepræsentantens muligheder for at udføre sit tillidsrepræsen- tantarbejde bedst muligt bør det tilstræbes, at pågældende vælges for mindst 2 år ad gan- gen.
Hvis anmeldelsen af valget af en tillidsrepræsentant foretages tidsubegrænset, er det ikke – ved pågældendes genvalg – nødvendigt at foretage en fornyet anmeldelse over for kom- munen.
Hvis valget derimod anmeldes for en bestemt periode, skal der foretages fornyet anmelde- se – jf. Bilag nr. 3.
§ 10A VALG AF ARBEJDSMILJØREPRÆSENTANT (AMR)
Stk. 1.
På arbejdspladser med 10 eller flere ansatte skal ledelsen medvirke til at sikre, at der væl- ges en arbejdsmiljørepræsentant og dannes en arbejdsmiljøgruppe.
Antallet af ansatte opgøres på en sådan måde, at sæsonbeskæftigede, som kun er ansat en del af året, tæller med.
Stk. 2.
Der oprettes arbejdsmiljøgrupper for velafgrænsede afdelinger eller arbejdslederområder, dog kan afdelinger/arbejdslederområder med 1-9 ansatte organiseres i en fælles arbejds- miljøgruppe eller tilsluttes en eksisterende gruppe.
Antallet af ansatte opgøres på en sådan måde, at sæsonbeskæftigede, som kun er ansat en del af året, tæller med.
Stk. 3.
På arbejdspladser med mange ansatte (over 50) kan der, ved særskilt indgåelse af lokal aftale mellem ledelse og den faglige organisation vælges flere abejdsmiljørepræsentanter. På områder, hvor der i dag er flere arbejdsmiljørepræsentanter, videreføres denne praksis.
Stk. 4.
I afdelinger/arbejdslederområder med udgående funktioner vælger de ansatte med udad- gående funktioner en arbejdsmiljørepræsentant blandt sig. Arbejdsmiljørepræsentanten indtræder i afdelingens/arbejdslederområdets arbejdsmiljøgruppe.
Stk. 5.
Hvem kan vælges som arbejdsmiljørepræsentant?
Hvem der kan vælges som arbejdsmiljørepræsentant, afgøres normalt efter reglerne om valg af tillidsrepræsentant på det pågældende eller tilsvarende overenskomstom- råde. De centrale TR-regler indeholder særlige bestemmelser om anciennitet, kvalifi- kationer mv. Der kan i overenskomster være opstillet forskellige krav, der skal opfyl- des, for at en person er valgbar. Selv om man har ret til at deltage i valget, er dette ikke ensbetydende med, at man også kan vælges.
At det er de centrale TR-regler, der bruges, udelukker ikke, at også uorganiserede ansatte kan vælges til arbejdsmiljørepræsentant. Det gælder både i virksomheder, hvor der udelukkende er ansat uorganiserede - eller ansatte, der ikke er organiseret i den faglige organisation, der har overenskomst - og i de tilfælde, hvor der både er an- sat organiserede og uorganiserede medarbejdere.
Brugen af de centrale TR-regler indebærer ikke, at der kan stilles krav om, at den valgte skal være medlem af en fagforening.
Den samme person kan varetage hvervet som arbejdsmiljørepræsentant og som til- lidsrepræsentant, men valgene skal foregå særskilt. Man kan således ikke besætte begge funktioner ved ét valg.
Parterne er enige om, at der ikke tilstræbes dobbeltvalg.
Arbejdsmiljørepræsentanten vælges af og blandt alle ansatte i afdelingen/på arbejds- området, som valget dækker.
Ledelsen må ikke deltage i valget og er heller ikke valgbare til valget som arbejdsmil- jørepræsentant.
Valg af arbejdsmiljørepræsentanter anmeldes altid for en tidsbestemt periode. Valgets resultat skal meddeles Aalborg Kommunes ledelse, jf. bilag nr.3.
Stk. 6.
Manglende arbejdsmiljørepræsentant.
Hvis det ikke kan lykkes at få valgt en arbejdsmiljørepræsentant, fungerer arbejdsle- deren alene. Det er også tilfældet, hvis arbejdsmiljørepræsentanten er fraværende på grund af f.eks. sygdom eller ferie.
Stk. 7.
Beskyttelse af arbejdsmiljørepræsentanten.
Arbejdsmiljørepræsentanten er beskyttet mod afskedigelse eller anden forringelse af sine forhold på samme måde som tillidsrepræsentanter på det pågældende eller til-
svarende faglige område, jf. § 17. Arbejdsmiljørepræsentanten må ikke stilles ringere på grund af de aktiviteter, der er forbundet med hvervet.
Reglerne om valg af arbejdsmiljørepræsentant, valgbarhed, valgenes gyldighed og arbejdsmiljørepræsentantens beskyttelse følger de centrale TR-regler, der er aftalt i overenskomsten på det pågældende område.
Beskyttelsen indtræder fra det tidspunkt, hvor funktionen træder i kraft.
Arbejdsmiljørepræsentanten vælges for 4 år. Arbejdsmiljørepræsentanten kan gen- vælges.
Hvis arbejdsmiljørepræsentanten ophører i hvervet, fordi pgl. - frivilligt eller ufrivilligt – stopper som arbejdsmiljørepræsentant i virksomheden, skal der vælges ny arbejdsmil- jørepræsentant for den resterende periode under forudsætning af, at perioden er mindst 4 måneder.
Der skal ligeledes være mulighed for, at der vælges en ny arbejdsmiljørepræsentant, hvis den hidtidige arbejdsmiljørepræsentant er fraværende fra virksomheden på grund af orlov, sygdom eller lignende i en sammenhængende periode på mindst fire måne- der.
§11 TILLIDSREPRÆSENTANTENS VIRKSOMHED
Stk. 1.
Det er tillidsrepræsentantens pligt såvel over for sin organisation som over for kommunen at gøre sit bedste for at fremme og vedligeholde rolige og gode arbejdsforhold. Tilsvarende pligt påhviler kommunens ledelse og dennes repræsentanter.
Aalborg Kommune ønsker at bruge og videreudvikle den viden og styrke, der ligger i sam- arbejdet med de medarbejdere, som af deres kolleger er valgt til tillidsrepræsentanter.
Tillidsrepræsentanterne har mange roller i det daglige, hvor de indgår i et tæt samarbejde med ledelse og kolleger.
Tillidsrepræsentanterne er de ansattes talerør. De er ledelsens medspillere og skal kunne håndtere forskellige roller omkring lønforhandlinger, krisesituationer og samtidig være stra- tegiske medspillere/sparringspartnere i den fortsatte udvikling af arbejdspladsen og kolle- gerne.
Tillidsrepræsentanten repræsenterer altid sin faglige organisation i forhold til Aalborg Kom- mune og pågældende overenskomstgrupper.
Stk. 2.
Tillidsrepræsentanten fungerer som talsmand for de medarbejdere, tillidsrepræsentanten er valgt iblandt, og kan over for ledelsen forelægge forslag, henstillinger og klager fra medar- bejdere samt optage forhandling om lokale spørgsmål.
Tillidsrepræsentanten har bl.a. følgende opgaver:
• modtage og videregive information til og fra ledelsen,
• modtage og videregive information til og fra de medarbejdere, den pågæl- dende repræsenterer,
• modtage og videregive informationer til og fra vedkommendes personaleor- ganisation, herunder deltage i personaleorganisationens møder for tillidsre- præsentanter,
• forhandle om lokale spørgsmål for de medarbejdere, tillidsrepræsentanten repræsenterer,
• forhandle og aftale vilkår for de medarbejdere, den pågældende repræsente- rer, i det omfang tillidsrepræsentanten har fået kompetencen hertil,
• koordinere med andre tillidsrepræsentanter,
• medvirke til gensidig information med en eventuel fællestillidsrepræsentant,
• forberede, deltage i og følge op på møder med de medarbejdere, den pågæl- dende repræsenterer,
• være medlem af medindflydelses- og medbestemmelsesudvalg m.v.,
• forberede og følge op på møder i medindflydelses- og medbestemmelsesud- valg m.v.
• være medlem af ansættelsesudvalg med mindre andet aftales
Tillidsrepræsentanten skal desuden deltage i den fælles uddannelse på medindflydel- ses- og medbestemmelsesområdet og har ret til at deltage i den tillidsrepræsentant- uddannelse, som udbydes af vedkommendes personaleorganisation.
Stk. 3.
Tillidsrepræsentanten skal ved forestående ansættelser og afskedigelser inden for det om- råde og den gruppe, han/hun repræsenterer, hurtigst muligt informeres bedst muligt.
At tillidsrepræsentanten skal informeres indebærer, at alle informationer af interesse for tillidsrepræsentantens varetagelse af sin funktion i forbindelse med ansættelser og afskedigelser uopfordret skal tilgå tillidsrepræsentanten.
Stk. 4.
Tillidsrepræsentanten skal have mulighed for at få alle relevante oplysninger om løn- og ansættelsesforhold for de personer, som pågældende repræsenterer, herunder en liste over de ansatte.
Relevante oplysninger udleveres til tillidsrepræsentanten.
Tillidsrepræsentanten har endvidere på forlangende krav på at modtage eksisterende oplysninger, i det omfang og den form de måtte forefindes, om godkendt over- og merarbejde på den pågældende arbejdsplads.
Stk. 5.
Hvis arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentantarbejdet varetages af samme person, har tillidsre- præsentanten tillige de beføjelser, som følger af arbejdsmiljølovgivningen m.v.
Stk. 6
Bestemmelserne i stk. 3 og 4 kan fraviges ved særskilt aftale mellem ledelse og den på- gældende faglige organisation, jf § 17.
Bestemmelserne i stk. 1 og 2 samt stk. 5 kan ikke fraviges ved lokal aftale.
§12 VALG AF FÆLLESTILLIDSREPRÆSENTANTER
Stk. 1.
Det kan mellem de lokale afdelinger af personaleorganisationerne aftales, at der for over- enskomstgrupperne vælges en fællestillidsrepræsentant til at varetage og forhandle spørgsmål fælles for de medarbejdere, som den pågældende repræsenterer.
Valg af fællestillidsrepræsentant sker som udgangspunkt af og blandt de anmeldte tillidsre- præsentanter, som repræsenterer overenskomstgrupperne. Valget af fællestillidsrepræsen- tant anmeldes til Aalborg Kommune, ved en af samtlige berørte tillidsrepræsentanter un- derskrevet anmeldelse.
Stk. 2.
Den enkelte personaleorganisations lokale afdeling kan beslutte, at der vælges fællestillids- repræsentant(er), der repræsenterer enten en overenskomstgruppe, som har valgt mere end 1 tillidsrepræsentant, eller flere overenskomstgrupper, der hører til overenskomstgrup- per med samme lønmodtagerpart. Det skal samtidig besluttes, hvilke spørgsmål der skal varetages af fællestillidsrepræsentanten – og således ikke af de enkelte tillidsrepræsentan- ter.
Valget af fællestillidsrepræsentanten sker af og blandt de berørte og anmeldte tillidsrepræ- sentanter.
På områder, hvor der i dag er flere fællestillidsrepræsentanter, videreføres denne praksis.
Valget af fællestillidsrepræsentant anmeldes skriftligt af vedkommendes personaleorgani- sation over for kommunen. Jf. Bilag nr.3.
Stk. 3.
Anmeldelsen efter stk. 1 og stk. 2 skal ledsages af en beskrivelse af arbejdsdelingen mel- lem fællestillidsrepræsentanten og de enkelte tillidsrepræsentanter. Det skal af beskrivelsen klart fremgå hvilke opgaver, der varetages af fællestillidsrepræsentanten, og hvilke opgaver der henhører under de enkelte tillidsrepræsentanters normale funktioner. Hvis kommunen ikke synes, at arbejdsdelingen er klar nok, skal den inden 3 uger fra modtagelsen af anmel- delsen meddele dette til personaleorganisationen. Kommunen og personaleorganisationen indgår herefter forhandlinger med henblik på at afklare opgavefordelingen.
Det skal gennem anmeldelsen sikres, at fællestillidsrepræsentanten ikke varetager samme opgaver, som de enkelte tillidsrepræsentanter skal varetage inden for deres respektive om- råde, med mindre der mellem ledelsen og den faglige organisation aftales andet. Dette er ikke til hinder for, at fællestilidsrepræsentanten kan bistå den lokale tillidsrepræsentant efter dennes anmodning.
Stk. 4.
Valg af fællestillidsrepræsentanter, der ikke i forvejen er tillidsrepræsentanter, kan alene finde sted efter lokal aftale.
Det er således muligt at aftale, at der vælges fællestillidsrepræsentanter, som ikke i forve- jen er tillidsrperæsentanter. Det kan f.eks. være et medlem af bestyrelsen for personaleor- ganisationens lokale afdeling.
Der er ikke krav om, at en fællestillidsrepræsentant i henhold til stk. 4 skal vælges af de berørte tillidsrperæsentanter. Personaleorganisationen(erne) må selv fastlægge valgfor- men.
Stk. 5.
For de overenskomstgrupper, der har 2 eller flere tillidsrepræsentanter, er der i forbindelse med indgåelsen af den lokale aftale mulighed for at vælge en fællestillidsrepræsentant.
Denne skal have ansættelsesmæssig tilknytning til kommunen, men behøver ikke at være tillidsrepræsentant i forvejen.
Fællestillidsrepræsentanten kan vælges uden samtidig at være lokal TR.
Hvis den valgte fællestillidsrepræsentant i forvejen er valgt tillidsrepræsentant, og vælger at trække sig fra denne post, skal der vælges ny tillidsrepræsentant i valgområdet til at vare- tage de lokale forhold.
Ovenstående indebærer bl.a., at med indgåelse af den lokale aftale i Aalborg Kommune har de overenskomstgrupper, der har 2 eller flere tillidsrepræsentanter, nu ret til at vælge en fællestillidsrepræsentant. Det indebærer, at hvis der i en overenskomstgruppe er mindst 2 tillidsrepræsentanter senest på det tidspunkt, hvor der indgås en lokal aftale om medindfly- delse og medbestemmelse i Aalborg Kommune, kan der vælges en fællestillidsrepræsen- tant for den pågældende overenskomstgruppe, uden at det skal aftales med kommunen.
Denne fællestillidsrepræsentant kan være valgt af og blandt de berørte og anmeldte tillids- repræsentanter, som det er beskrevet i stk. 3, eller alene have en ansættelsesmæssig til- knytning til kommunen.
Retten til valg af fællestillidsrepræsentant i forbindelse med indgåelsen af den lokale aftale skal udnyttes således, at der senest ved underskrivelsen af den lokale aftale foreligger en tilkendegivelse fra de overenskomstgrupper, som ønsker at gøre brug af retten.
Alle fællestillidsrepræsentanter er omfattet af de øvrige bestemmelser i tillidsrepræsentant- reglerne, uanset om de i forvejen er valgte tillidsrepræsentanter.
En aftale om valg af fællestillidsrepræsentant eller en udnyttet ret til valg af fællestilidsre- præsentant går på funktionen og ikke på den pågældende person. Der kan således vælges en ny fællestillidsrepræsentant for de(n) pågældende overenskomstgruppe®, når fællestil- lidsrepræsentanten fratræder.
Stk. 6.
Bestemmelserne i stk. 1, 1. og 2. punktum, stk. 2, 1. - 3. punktum, stk. 3, stk. 4 og stk. 5 kan fraviges ved særskilt indgået lokal TR-aftale aftale mellem ledelse og den pågældende
faglige organisation, jf. § 17. Bestemmelserne i stk. 1, 3. punktum og stk. 2, 4. punktum kan ikke fraviges ved lokal aftale.
De nævnte fravigelsesmuligheder indebærer bl.a., at der er frihed til lokalt at indgå aftale om en ny struktur for fællestillidsrepræsentanter.
§13 VALG AF SUPPLEANT
Stk. 1.
Der kan vælges én suppleant (stedfortræder) for hver medarbejderrepræsentant, herunder tillidsrepræsentant samt for fællestillidsrepræsentanten.
Der vælges ikke suppleant for arbejdsmiljørepræsentanterne.
Bestemmelserne om valg og valgbarhed, anmeldelse og indsigelse gælder også for suppleanter.
Ligesom for tillidsrepræsentanten bør det tilstræbes, at suppleanten vælges for mindst 2 år ad gangen.
Stk. 2.
Suppleanten er omfattet af bestemmelsen i § 17. Under tillidsrepræsentantens fravær ind- træder suppleanten i tillidsrepræsentantens øvrige rettigheder og pligter efter nærværende regler.
Når tillidsrepræsentanten er fraværende, uanset årsagen hertil, har suppleanten de opgaver og det ansvar, som tillidsrepræsentanten ville have haft. Suppleanten har hermed ved tillidsrepræsentanten fravær de rettigheder, f.eks. i forhold til vilkår og frihed, og de pligter, som følger af rammeaftalen.
En suppleant er altid omfattet af beskyttelsen mod afsked, jf. § 17.
Stk. 3.
Når tillidsrepræsentanten er forhindret i at deltage i møder eller lignende, indtræder suppleanten.
Tillidsrepræsentanten og ledelsen har et fælles ansvar for at indkalde suppleanten. Samtidig påhviler det ledelsen at sørge for, at suppleanten modtager materialet til mødet.
Stk. 4
Ovenstående forhold i stk. 2 og 3 er også gældende for valgte medarbejderrepræsen- tanter.
§14 Medarbejderrepræsentanternes vilkår.
Bestemmelserne i denne paragraf omfatter alle medarbejderrepræsentanter, det vil sige tillidsrepræsentanter, arbejdsmiljørepræsentanter og andre medarbejderrepræ- sentanter.
Bestemmelsen i denne paragraf vedrører både varetagelsen af hvervet inden for og uden for arbejdspladsen.
Det er et hovedprincip for Aalborg Kommune, at man som medarbejderrepræsentant sikres de samme muligheder for løndannelse og -udvikling som alle andre ansatte.
Der vil derfor for medarbejderrepræsentanterne gennem de forhandlingsberettigede organisationer være mulighed for at indgå aftale om kompensation for manglende mu- lighed for lønmæssig udvikling på grund af arbejdet som tillidsrepræsentant eller ar- bejdsmiljørepræsentant.
Stk. 1.
Varetagelsen af hvervet som medarbejderrepræsentant må ikke indebære indtægtstab.
Med denne bestemmelse sidestilles tillidsrepræsentanten med arbejdsmiljørepræsen- tanten i forhold til de lønmæssige vilkår, og udførelsen af hvervet som medarbejderre- præsentant ligestilles dermed med udførelsen af det almindelige arbejde.
Medarbejderrepræsentanten skal have den indtægt, som pågældende ville have fået ved almindeligt arbejde i det tidsrum, det var planlagt, den pågældende skulle arbejde i.
Hvis medarbejderrepræsentanten skal varetage sit hverv uden for normal arbejdstid, skal dette honoreres med sædvanlig løn incl. særydelser, tidskompensation m.v. i henhold til overenskomsten på samme måde, som hvis pågældende havde udført al- mindeligt arbejde uden for normal arbejdstid.
Honorering forudsætter aftale med den stedlige leder.
Der ydes medarbejderrepræsentanten transportgodtgørelse ved hvervets udførelse. Transportgodtgørelse ydes efter de regler, der gælder i kommunen.
Forudsætningen for udbetaling af transportgodtgørelse er, at medarbejderrepræsen- tanten over for sin leder aflægger et kørselsregnskab, som i det enkelte tilfælde angi- ver kørselstidspunkt, antal kørte kilometer og kørslens formål.
Der kan aftales kvalifikationsløn for kvalifikationer erhvervet ved udførelsen af hvervet som medarbejderrepræsentant.
Der kan, jf. den centrale TR-aftale, aftales funktionsløn/kvalifikationsløn, der kompen- serer for et løntab eller en mangel på lønudvikling, der er en følge af, at vedkommen- de ikke har mulighed for at varetage funktioner eller erhverve kvalifikationer på lige fod med kollegaerne.
Når tillidsrepræsentantens eller arbejdsmiljørepræsentantens funktionsperiode starter ydes et funktionstilllæg.
Tillæggets størrelse fastsættes i henhold til indgået aftale mellem Aalborg Kommune og de faglige organisationer om funktionsløn. Se bilag 5 i denne aftale.
Når tillidsrepræsentantens eller arbejdsmiljørepræsentantens funktionsperiode ophø- rer, ophører funktionslønnen straks uden yderligere varsel, og vedkommende skal have mulighed for at vende tilbage til passende arbejdsopgaver inden for det over- enskomstområde den pågældende tillidsrepræsentant er valgt. I nødvendigt omfang aftales efteruddannelse i form af faglig opkvalificering. Efteruddannelsens varighed ses i forhold til hvervets omfang og periode.
Når tillidsrepræsentanten eller arbejdsmiljørepræsentanten ophører, forventes det, at man er opmærksom på den udvikling, de personlige kompetencer og den store erfa- ring, som kan være opnået under udøvelsen af hvervet med henblik på forhandling af kvalifikationsløn til den pågældende.
Stk. 2.
Medarbejderrepræsentanter skal have den fornødne tid til varetagelsen af deres hverv.
Medarbejderrepræsentanterne aflønnes under udførelsen af pågældendes hverv, når der er tale om aktiviteter, som aktuelt og konkret vedrører de medarbejdere, som medarbejderrepræsentanten er valgt af.
Vilkårene for medarbejderrepræsentanternes tidsanvendelse i forbindelse med hvervets udførelse må løbende overvejes med henblik på at sikre den enkelte medarbejderrepræ- sentant den nødvendige og tilstrækkelige tid til varetagelse af hvervet.
Det skal som hidtil være muligt at lave aftaler/organisationsaftaler om tid til mødevirksom- hed. Omvendt skal en værdibaseret tilgang som ”nødvendig afsat tid” også være mulig. Om det er det ene eller det andet, aftales i hver forvaltning.
Der skal være indgået aftaler for medarbejderrepræsentanterne i hver forvaltning.
Medarbejderrepræsentanter ydes tjenestefrihed mod lønrefusion til deltagelse i kurser og møder m.v., som arrangeres af medarbejderrepræsentantens personaleorganisati- on.
Der er en række hensyn at tage ved vurderingen af, hvad der er den fornødne tid. De er bl.a.:
• Arbejdspladsens størrelse, herunder hvor mange personer, den pågældende repræsenterer, den geografiske spredning af området og om den pågælden- de repræsenterer medarbejdere, der arbejder på forskudt tid.
• At hvervet udføres sådan, at det medfører mindst mulig forstyrrelse af med- arbejderrepræsentantens almindelige arbejde og af institutionens arbejdstil- rettelæggelse. Der kan være behov for afklaring af, hvilke opgaver medarbej- derrepræsentanten kan udføre pga. sit hverv, og hvilke konsekvenser dette eventuelt får for kollegerne.
• Omfanget af medarbejderrepræsentantens opgaver, f.eks. om tillidsrepræ- sentanten også varetager funktionen som arbejdsmiljørepræsentant, eller om medarbejderrepræsentanten deltager på flere niveauer i medindflydelses- og medbestemmelsessystemet.
• Medarbejderrepræsentantens muligheder for at udføre både sit hverv og sit normale arbejde i arbejdstiden. Medarbejderrepræsentantens hverv skal re- spekteres, således at dette kan lade sig gøre.
Spørgsmålet om fornøden tid kan i langt de fleste tilfælde løses som led i det løbende samarbejde mellem ledelsen og medarbejderrepræsentanten.
Hvis der sker en væsentlig ændring af medarbejderrepræsentantens opgaver, aftales vilkårene i forbindelse med indgåelsen af den lokale aftale. Vilkårene kan dog også aftales på et senere tidspunkt.
Der er indgået aftale om funktionsløn for tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræ- sentanter. Se bilag 5.
Organisationerne kan til enhver tid optage forhandling med Aalborg Kommune om en præcisering af fornøden tid til tillidshvervet.
Normeringen skal kunne rumme tidsforbruget til medarbejderrepræsentanterne. Det er en ledelsesopgave at sikre, at den fornødne tid stilles til rådighed.
Der henvises desuden til protokollat vedrørende vilkår for (fælles) tillidsrepræsentan- ters tidsanvendelse i forbindelse med hvervets udførelse (TR-vilkårsprotokollatet).
Stk. 3.
Ledelsen på institutionen/afdelingen må i samarbejde med medarbejderrepræsentanten sikre, at lokaler m.v. stilles til rådighed i nødvendigt omfang til tillidsrepræsentantens og arbejdsmiljørepræsentantens funktion.
Der skal sikres adgang til intranet og internet samt egen mailadresse og gives den fornød- ne introduktion til intranettet.
Endvidere skal sikres skrivebord, telefon m.m.., således at pågældende kan varetage sine arbejdspladsrelaterede opgaver.
Løsningerne kan variere fra arbejdsplads til arbejdsplads grundet forskellige forhold på de enkelte arbejdspladser.
Hvis kravene på en arbejdsplads ikke kan overholdes, skal det meddeles den øverste le- delse i den enkelte forvaltning.
Stk. 4.
Funktionen som medarbejderrepræsentant skal prioriteres på linje med øvrige ar- bejdsopgaver.
Stk. 5.
Der afsættes fornøden tid til forberedelse og gennemførelse samt efterbehandling af møder i MED-systemet.
§ 15 Frihed til deltagelse i kurser, møder m.v.
Stk. 1.
Efter anmodning gives der tillidsrepræsentanten fornøden tjenestefrihed med henblik på
1. deltagelse i de af personaleorganisationerne arrangerede tillidsrepræsentantkur- ser,
2. udøvelse af hverv, hvortil tillidsrepræsentanten er valgt inden for sin forhandlings- berettigede personaleorganisation, og
3. deltagelse i møder, som arrangeres af den forhandlingsberettigede personaleor- ganisation for de tillidsrepræsentanter, der er valgt i kommunerne.
Møder og aktiviteter, der vedrører en medlemsgruppe generelt, dvs. på landsplan, eller vedrører en organisations interne forhold, er omfattet af denne paragraf.
Stk. 2.
Tjenestefriheden til de i stk. 1 nævnte aktiviteter ydes med løn mod, at vedkommende per- sonaleorganisation refunderer kommunen udgiften til løn under tjenestefriheden.
Stk. 3.
Der udredes af kommunen et beløb pr. ATP-pligtig arbejdstime, der indbetales til “Amts- kommunernes og Kommunernes Fond for Uddannelse af Tillidsrepræsentanter m.fl.” De beløb, der indbetales til fonden, anvendes til finansiering af personaleorganisationernes udgifter ved uddannelse af kommunalt ansatte tillidsrepræsentanter m.fl. Udgifter til ar- bejdsmiljørepræsentanters deltagelse i kurserne kan finansieres af fonden. Vedtægter for fonden og bestemmelser om størrelsen af kommunernes indbetalinger fastsættes ved afta- le mellem KL og Kommunale Tjenestemænd og Overenskomstansatte.
Stk. 4.
Bestemmelserne i stk. 1 og 2 kan fraviges ved særskilt indgået lokal TR-aftale, jf. § 16. Be- stemmelserne i stk. 3 kan ikke fraviges ved lokal aftale. Bemærkning: Fravigelsesmulighe- derne indebærer bl.a., at der er frihed til, at der lokalt kan indgås aftale om vilkår for og om- fang af tillidsrepræsentantkurser, hverv og møder.
AKUT-systemet kan ikke fraviges.
§ 16 Fravigelse af TR-bestemmelser ved særskilt indgået lokal TR-aftale
Stk. 1.
Kommunen og repræsentanter for de(n) forhandlingsberettigede organisation(er) kan særskilt indgå en lokal aftale, som fraviger følgende bestemmelser i nærværende aftale:
- § 10, stk. 1 – 4, stk. 5, 1. punktum og stk. 6
- § 11, stk. 3 og 4
- § 12, stk. 1, 1. og 2. punktum, stk. 2, 1. – 3. punktum, stk. 3, stk. 4 og stk. 5
- § 13, stk. 1 og 2
- § 14, stk. 1 og 2
- § 15, stk. 1 og 2
I den lokale aftale kan endvidere indgå øvrige forhold, der ikke er dækket af nærværen- de aftale, herunder f.eks. forhold der er omtalt i ’protokollat vedrørende vilkår for (fæl- les)tillidsrepræsentanters tidsanvendelse i forbindelse med hvervets udførelse.
Bemærkning:
Med begrebet fravige forstås såvel muligheden for at erstatte de centrale bestemmelser med lokale, som den eksisterende adgang til lokalt at udfylde visse centrale bestem- melser.
Stk. 2.
Bestemmelserne i nærværende aftales § 10, stk. 5, 2. – 4. punktum, § 11, stk. 1 og 2, §
11, stk. 5, § 12, stk. 1, 3. punktum, § 12, stk. 2, 4. punktum, § 15, stk. 3, samt §§ 17 – 22 kan ikke fraviges ved lokal aftale.
Stk. 3.
Af en lokal aftale indgået i henhold til stk. 1 skal det klart fremgå hvilke bestemmelser i nærværende aftale, der erstattes af den lokale aftale.
Stk. 4.
Forhandling om særskilt indgåelse af en lokal aftale i henhold til stk. 1 skal indledes, såfremt kommunen eller én eller flere (lokale) repræsentanter fra en eller flere forhand- lingsberettigede organisationer anmoder herom. Ved en central drøftelse i den enkelte kommune afklares/fastlægges det, på hvilket niveau de enkelte elementer i en lokal af- tale skal forhandles og aftales. Begge parter skal på anmodning oplyse, hvem der re- præsenterer parterne i forhandlingerne.
Bemærkning: Den centrale drøftelse foregår mellem en eller flere repræsentanter fra kommunens øverste ledelse og en eller flere repræsentanter fra de(n) forhandlings- berettigede organisation(er).
Stk. 5.
Nærværende aftale gælder, mens der forhandles om en lokal aftale. Hvis der ikke ind- gås en lokal aftale, gælder nærværende aftale fortsat.
Stk. 6.
Den lokale aftale kan opsiges med 3 måneders varsel, medmindre de lokale parter har aftalt et længere varsel. I opsigelsesperioden skal forhandlinger om ændring af aftalen indledes, hvis én af de forhandlingsberettigede parter anmoder herom. Ved bortfald af den lokale aftale gælder nærværende aftale.
§ 17 Afskedigelse
Stk. 1.
En tillidsrepræsentants afskedigelse skal begrundes i tvingende årsager.
Stk. 1-7 gælder tilsvarende for andre medarbejderrepræsentanter, der er valgt i henhold til denne aftale.
Omfattet af den særlige tillidsrepræsentantbeskyttelse er i henhold til denne aftale:
• Medarbejderrepræsentanter, herunder (fælles)tillidsrepræsentanter
• Suppleanter for medarbejderrepræsentanter og
• Arbejdsmiljørepræsentanter.
Stk. 2.
Inden en tillidsrepræsentant afskediges, skal sagen være forhandlet mellem kommunen og den personaleorganisation, som tillidsrepræsentanten er anmeldt af. Kommunen kan kræve forhandlingen afholdt inden for en frist af 3 uger efter, at organisationen har mod- taget meddelelsen om den påtænkte opsigelse.
Stk. 3.
Hvis personaleorganisationen skønner, at den påtænkte afskedigelse ikke er rimeligt begrundet i tillidsrepræsentantens eller kommunens forhold, kan personaleorganisatio- nen inden en frist på 14 dage efter den i stk. 2 nævnte forhandling over for kommunen) skriftligt kræve sagen forhandlet mellem parterne i vedkommende overenskomst/aftale. Xxxx af begæring om forhandling sendes til KL. Forhandling kan kræves afholdt senest 3 uger efter modtagelse af forhandlingsbegæringen. Forhandlingen har opsættende virkning for den påtænkte opsigelse.
Stk. 4.
Afskedigelse af en tillidsrepræsentant kan ske med den pågældendes individuelle afta- le- eller overenskomstmæssige opsigelsesvarsel tillagt 3 måneder. Er afskedigelsen begrundet i arbejdsmangel, kan afskedigelsen af en tillidsrepræsentant ske med et var- sel, der følger af den overenskomst eller aftale, som vedkommende er omfattet af, dog ikke under 35 dages varsel til udgangen af en måned.
Stk. 5.
I tilfælde, hvor tillidsrepræsentantens adfærd begrunder bortvisning, kan afskedigelse ske uden varsel og uden iagttagelse af bestemmelserne i stk. 2-4. I sådanne tilfælde skal kommunen snarest muligt tage skridt til at afholde en forhandling med den perso- naleorganisation, tillidsrepræsentanten er anmeldt af. Hvis personaleorganisationen skønner, at bortvisningen ikke er rimeligt begrundet i tillidsrepræsentantens forhold, skal personaleorganisationen inden en frist på 14 dage efter forhandlingen over for kommu- nen skriftligt kræve sagen forhandlet mellem parterne i vedkommende overenskomst.
Stk. 6.
Spørgsmålet om afskedigelsens berettigelse samt om eventuel godtgørelse for uberet- tiget afskedigelse af en tillidsrepræsentant afgøres af en voldgiftsret nedsat i henhold til
§ 18. Godtgørelsen ydes efter de regler herom, som måtte være indeholdt i den overens-komst, som vedkommende er omfattet af. Voldgiftsrettens afgørelse er endelig. For tjenestemænd og reglementsansattes vedkommende ydes tilsvarende godtgørelse som i overenskomsten for tilsvarende personalegruppe. For grupper, som ikke i deres overenskomster har godtgørelsesbestemmelser i tilfælde af usaglig afskedigelse ydes
en godtgørelse, fastsat i henhold til sædvanlige kommunale afskedigelsesnævnsbe- stemmelser. Begæring om voldgiftsbehandling forudsætter, at forhandling efter stk. 2, 3 og 5 har fundet sted. Denne begæring må fremsættes skriftligt senest 3 måneder efter den senest afholdte forhandling.
Stk. 7.
Ved afskedigelse af en prøveansat tjenestemand, der er valgt som tillidsrepræsentant, finder stk. 1-6 ikke anvendelse.
§ 18 Voldgift vedrørende § 10-17
Stk. 1.
Uoverensstemmelser om fortolkning af §§ 10-17 om tillidsrepræsentanter afgøres ved en voldgift, der består af 5 medlemmer. 2 af medlemmerne vælges af KL og 2 af Kom- munale Tjenestemænd og Overenskomstansatte.
Stk. 2.
Parterne vælger i forening en formand for voldgiftsretten. Såfremt der ikke kan opnås enighed om valget, udpeges voldgiftsrettens formand af Arbejdsretten.
Stk. 3.
Parterne forpligter sig til at efterkomme voldgiftsrettens kendelse samt til at bære even- tuelle ikendte omkostninger.
Bemærkning: § 18 omhandler de centrale parters uoverensstemmelser om fortolkning af bestemmelserne i §§ 10 - 17.
§ 19 Uoverensstemmelser vedrørende lokale aftaler indgået i h. t. § 16
Stk. 1.
Uoverensstemmelser om lokale aftaler i henhold til § 16, som ikke kan løses lokalt, kan indbringes for KL og den/de relevante forhandlingsberettigede organisation(er), som søger uoverensstemmelserne bilagt ved mægling.
Stk. 2.
Såfremt uoverensstemmelser som nævnt i stk. 1 ikke kan løses ved mægling, overgår sagen til KL og den/de relevante forhandlingsberettigede organisation(er), som i fælles- skab søger at afgøre sagen.
Stk. 3.
Såfremt der ikke kan opnås enighed i henhold til stk. 2, kan uoverensstemmelsen afgø- res ved en voldgift. Voldgiftsretten består af 5 medlemmer. 2 af medlemmerne vælges af KL og 2 af KTO.
Stk. 4.
Parterne vælger i forening en formand for voldgiftsretten. Såfremt der ikke kan opnås enighed om valget, udpeges voldgiftsrettens formand af Arbejdsretten.
Stk. 5.
Voldgiftsrettens kendelse er endelig og bindende for parterne og kan således ikke ind- bringes for den kommunale tjenestemandsret, ligesom det arbejdsretlige system ikke finder anvendelse. Voldgiftsretten kan ikke idømme bod og andre sanktioner.
§ 20 Håndhævelse af forpligtelserne i § 7
Stk. 1.
Såfremt en af parterne ikke overholder sin forpligtelse i henhold til § 7, kan den anden part fremsætte anmodning om, at forpligtelsen overholdes. Anmodningen skal fremsæt- tes skriftligt og så snart den anden part bliver bekendt med, at forpligtelsen ikke er overholdt.
Stk. 2.
Fra det tidspunkt en af parterne har modtaget en anmodning, som nævnt i stk. 1, skal den inden for 1 måned tage skridt til at efterkomme anmodningen.
Stk. 3.
Såfremt en af parterne ikke inden for fristen på 1 måned tager skridt til at opfylde sine forpligtelser, kan den anden part indsende sagen til HMU med anmodning om, at sagen søges løst ved bistand fra HMU.
Stk. 4.
I tilfælde af, at parterne er enige om, at forpligtelserne i henhold til § 7, stk.4 - 6 ikke er overholdt, kan de selv fastsætte størrelsen og anvendelsen af en eventuel godtgørelse. Såfremt parterne er enige om, at forpligtelserne i henhold til § 7, stk. 4 - 6 ikke er over- holdt, men ikke kan blive enige om at fastsætte størrelsen og anvendelsen af en even- tuel godtgørelse, kan spørgsmålet om godtgørelsens størrelse indbringes for en voldgift i overensstemmelse med stk. 5 – 9.
Bemærkning:
Hvis sagen skal løses lokalt efter denne bestemmelses første led, forudsætter det, at parterne også er enige om, at anvende en eventuel godtgørelse til en nærmere angivet samarbejdsfremmende foranstaltning.
Stk. 5.
Såfremt sagen i øvrigt ikke løses i henhold til stk. 3 eller 4 overgår sagen til KL og KTO. Sagen kan herefter afgøres ved en voldgift. Begæring om voldgiftsbehandling skal fremsættes skriftligt senest 3 måneder efter, at det er konstateret, at sagen ikke kan løses ved bistand af de centrale parter. Svarskrift afgives herefter senest 3 måneder fra modtagelsen af klageskriftet.
Bemærkning:
Såfremt parterne er enige om, at forpligtelserne i henhold til § 7, stk. 4 - 6 ikke er over- holdt, jf. stk. 4, kan kun spørgsmålet om godtgørelsens størrelse indbringes for en vold- gift.
Stk. 6.
Voldgiftsretten består af 5 medlemmer. 2 af medlemmerne vælges af KL og 2 af KTO. De centrale parter vælger i forening en formand for voldgiftsretten. Såfremt der ikke kan opnås enighed om valget, udpeges voldgiftsrettens formand af Arbejdsretten.
Stk. 7.
Voldgiftsrettens kendelse er endelig og bindende for parterne og kan således ikke ind- bringes for den kommunale tjenestemandsret, ligesom det arbejdsretlige system ikke finder anvendelse.
Stk. 8.
Voldgiftsretten kan idømme en godtgørelse.
Stk. 9.
Hvis de lokale parter er enige herom, kan en godtgørelse anvendes lokalt til samar- bejds-fremmende foranstaltninger. Enighed skal opnås inden for en frist af 4 måneder fra det tidspunkt kendelse om godtgørelse er afsagt, jf. stk. 7. Hvis der ikke inden for den nævnte frist kan opnås enighed lokalt om, at en eventuel godtgørelse anvendes lokalt til samarbejdsfremmende foranstaltninger, tilfalder godtgørelsen den centrale part.
Bemærkning:
Eksempler på samarbejdsfremmende formål kan være gennemførelse af fælles semina- rer el. lign. om samarbejdsrelaterede emner, eksterne konsulenter til løsning af eventu- elle samarbejdsvanskeligheder, der måtte være opstået i kølvandet på den konkrete sag etc.
Stk. 10. Bestemmelserne i § 20 finder anvendelse på sager, hvor de lokale parter fra d.
23. marts 2005 eller senere ikke har overholdt sine forpligtelser i henhold til § 7, stk. 4 - 6.
Kapitel 4 DE CENTRALE PARTER.
§ 21 De centrale parters opgaver og kompetence
Stk. 1.
KL og Kommunale Tjenestemænd og Overenskomstansatte har i fællesskab til opgave at
1. vejlede om principper og bestemmelser, der er fastlagt i rammeaftalen,
2. forestå information om rammeaftalen,
3. etablere mulighed for uddannelse af såvel ledelses- som medarbejderrepræsen- tanter i alle spørgsmål inden for rammeaftalens område,
4. at registrere indgåede lokale aftaler, som udfylder rammeaftalen,
5. at bidrage ved løsning af lokale uenigheder i forbindelse med udfyldningen af rammeaftalen og
6. vejlede i uoverensstemmelser, som ikke kan løses lokalt og som indbringes for parterne.
Stk. 2.
KL og Kommunale Tjenestemænd og Overenskomstansatte har endvidere til opgave at behandle spørgsmål om
1. fortolkning og brud på rammeaftalen,
2. fortolkning og brud på lokale aftaler, som udfylder rammeaftalen,
3. disse lokale aftalers overensstemmelse med rammeaftalen eller
4. brud på lokalt aftalte retningslinjer.
Undtaget herfra er spørgsmål, der henhører under Arbejdstilsynets myndighedsudøvel- se.
Stk. 3.
Uoverensstemmelse om spørgsmål jf. stk. 1 kan ikke indbringes for en voldgift. Uover- ensstemmelse om spørgsmål jf. stk. 2 kan indbringes for en voldgiftsret, jf. § 22.
§ 22. Voldgift vedrørende § 21, stk. 2
Stk. 1.
Såfremt en uoverensstemmelse om spørgsmål jf. § 21, stk. 2 ikke kan bilægges parter- ne imellem, kan sagen indbringes for en voldgiftsret, der består af 5 medlemmer. 2 af medlemmerne vælges af KL og 2 af Kommunale Tjenestemænd og Overenskomstan- satte.
Stk. 2.
Parterne vælger i forening en formand for voldgiftsretten. Såfremt der ikke kan opnås enighed om valget, udpeges voldgiftsrettens formand af Arbejdsretten.
Stk. 3.
Voldgiftsrettens kendelser er endelige og bindende for ledelse og medarbejdere og kan således ikke indbringes for Den Kommunale Tjenestemandsret, ligesom det arbejdsret- lige system ikke finder anvendelse.
Stk. 4.
Voldgiftsretten kan ikke idømme bod og andre sanktioner.
Kapitel 5. Ikrafttræden
§ 23. Ikrafttrædelse
Stk. 1
Denne aftale træder i kraft pr. 1. januar 2011 og erstatter ”Aftale om tillidsrepræsentan- ter, samarbejde og samarbejdsudvalg i kommuner tilsluttet Amtsrådsforeningen i Dan- mark og Kommunernes Landsforening”.
Stk. 2
Denne aftale evalueres inden udgangen af 2. kvartal 2013.
Hoved-MED er ansvarlig for at igangsætte evalueringen, som gennemføres af forhand- lingsorganet.
Stk. 3
Aftalen skal sendes til Kommunernes Landsforening, Kommunale Tjenestemænd og Overenskomstansatte (KTO), Sundhedskartellet (SHK) og Arbejdstilsynet.
Stk. 4
Aftalens ikrafttræden er betinget af byrådets godkendelse.
§ 24 Opsigelse af Aalborg Kommunes MED-aftale Stk. 1.
MED-aftalen kan af parterne opsiges skriftligt med 9 måneders varsel. Ved aftalens opsigelse optages forhandling om indgåelse af ny aftale.
Stk. 2.
MED-aftalen kan genforhandles uden forinden at være opsagt.
Stk. 3
Såfremt parterne ikke kan nå til enighed om en forlængelse eller fornyelse af den gæl- dende MED-aftale, bortfalder MED-aftalen ved fristens udløb og erstattes af ”Aftale om tillidsrepræsentanter, samarbejde og samarbejdsudvalg” og arbejdsmiljølovgivningens bestemmelser om arbejdsmiljøorganisationen.
Aalborg, den 16. december 2010
Bilag nr. 1
Oversigt over anvendte forkortelser:
MED Medindflydelse og medbestemmelse
UDVALG:
HMU Hoved-MED udvalget
FMU Forvaltnings-MED
AMU Afdelings-MED
OMU Område-MED udvalg
LMU Lokal-MED udvalg
PMU Personalemøder med MED status
AMG Arbejdsmiljøgruppe
TILLIDSVALG:
FTR Fællestillidsrepræsentant
TR Tillidsrepræsentant
AMR Arbejdsmiljørepræsentant
Andre forkortelser:
AC Akademikernes Centralorganisation
AE Arbejdsmiljø Efteruddannelse
APV Arbejdspladsvurdering
ATP Arbejdsmarkedets Tillægspension
FTF Funktionærers og Tjenestemænds Fællesråd
KL Kommunernes Landsforening (arbejdsgiverforeningen)
KTO Kommunale Tjenestemænd og Overenskomstansatte
LO Landsorganisationen i Danmark
MU Medarbejderudvalg
OHSAS Specifikation for etablering af arbejdsmiljøledelsessyst. PUF Parternes uddannelsesfællesskab
SAM System ArbejdsMiljøledelse
SAM-it Elektronisk System ArbejdsMiljøledelse
SHK Sundhedskartellet
SU Samarbejdsudvalg
TR-aftale Tillidsrepræsentantaftale (lokalt)
TR-regler Tillidsrepræsentantregler aftalt centralt
TR-valg Tillidsrepræsentantvalg
Bilag nr. 2
Minimumsforretningsorden for Hoved-MED.
1. Medlemmer og suppleanter
Hoved-MED består af op til 10 ledelsesrepræsentanter og op til 12 medarbejderrepræsen- tanter samt 2 arbejdsmiljørepræsentanter
Ledelsesrepræsentanterne udpeges af Magistraten.
Hoved-MED´s medarbejderrepræsentanter udpeges af de lokale organisationer. x valgt af LO
x valgt af FTF x valgt af AC
herudover vælges 2 repræsentanter af og blandt kommunens arbejdsmiljøgrupper
Formanden er kommunaldirektøren.
Næstformanden vælges af og blandt medarbejderrepræsentanterne. For Hoved-MEDs ledelsesrepræsentanter udpeges suppleanter.
For Hoved-MEDs medarbejderrepræsentanter udpeges suppleanter efter samme retnings- linjer som udpegning af repræsentanterne.
Hoved-MED vælger i fællesskab en sekretær
2. Afholdelse af møder, dagsorden og referat.
• Der afholdes møde, når formanden eller næstformanden finder det nødvendigt, dog mindst 6 gange årligt.
• Der afholdes endvidere møde, hvis et flertal af personalerepræsentanterne over for formanden eller næstformanden fremsætter anmodning herom med angivelse af de spørgsmål, der ønskes behandlet.
• Indkaldelse til møde sker ved udarbejdelsen af årets mødeplan.
• Forslag til emner til dagsordenen skal sendes til formanden, næstformanden eller sekretæren senest 2 uger før mødet.
• Dagsordenen udarbejdes af formand og næstformand i fællesskab og udsendes se- nest 1 uge før mødet.
• Dagsordenen sendes til alle medlemmer og suppleanter.
• Dagsordenen bekendtgøres samtidig på Aalborg Kommunes Intranet - KLIK.
• Fristerne vedrørende dagsordenen kan fraviges, hvis der er enighed om det – og i ganske særlige tilfælde.
• Formand og næstformand har i fællesskab ansvaret for, at nye medlemmer af Ho- ved-MED sikres adgang til informationer, der er relevant for varetagelse af hvervet, herunder tidligere vedtagne retningslinjer m.v.
• Hoved-MEDs sekretær tager referat af møderne, Referatet udsendes efter godken- delse af formanden og næstformanden og godkendes endeligt på næste møde.
• Referatet udsendes til alle medlemmer og suppleanter.
• Referatet lægges endvidere på Aalborg Kommunes intranet - KLIK.
3. Underudvalg
• Hoved-MED kan efter behov nedsætte underudvalg,
• Underudvalg kan sammensættes af Hoved-MEDs medlemmer og/eller andre rele- vante ledere og medarbejdere.
4. Formøder.
• Medarbejderrepræsentanterne holder formøde forud for afholdelsen af Hoved-MEDs møder.
• Der anvendes den fornødne tid.
5. Opgaver
Hoved-MED varetager de opgaver, der fremgår af Aalborg Kommunes MED-aftale - § 9, stk. 2-4, samt § 9A stk.3.
Dagsordenen til ordinære møder skal minimum indeholde følgende:
• Formandens orientering
• Sager til orientering/efterretning.
• Budget-regnskabssituationen indeværende og kommende år
• Information om status på arbejdsmiljøindsatsen på de enkelte arbejdspladser.
• Information om arbejdsskadeanmeldelser og arbejdsmiljøgruppens handleplan for den konkrete skade
• Indkomne sager.
• Eventuelt.
• Information til ansatte i Aalborg Kommune
Øvrige MED-udvalg udfærdiger en forretningsorden efter ovenstående principper.
Bilag nr. 3.
Anmeldelse og afmeldelse af valg til fællestillidsrepræsentant og tillidsrepræsentant
Med henblik på at sikre, at parterne aldrig er i tvivl om, hvem der er lovligt valgt, anmeldt og afmeldt som FTR og TR i Aalborg Kommune, er der udarbejdet følgende retningslinjer her- for.
Organisationernes anmeldelser og afmeldelser sker i alle forvaltninger ved fremsendelse til den relevante fagforvaltnings centrale personalefunktion, som sikrer registrering i persona- lemappen og Personaleregistreringssystemet under arbejdspladsen.
Hvis organisationen kræver tilbagesvar/godkendelse, sendes dette indenfor en frist på 3 uger.
Anmeldelse og afmeldelse af valg til arbejdsmiljørepræsentant
Når valget er overstået anmeldes og/eller afmeldes i alle forvaltninger ved fremsendelse pr. mail til den relevante forvaltnings centrale personalefunktion, som sikrer registrering i per- sonalemappen og Personaleregistreringssystemet under arbejdspladsen.
For organiserede valgte arbejdsmiljørepræsentanter skal valget tillige meddeles den valg- tes faglige organisation samt den faglige organisation, der har overenskomsten på det på- gældende område, hvis der ikke er sammenfald.
Samtidig er ledelsen afsvarlig for, at de(n) valgte arbejdsmiljørepræsentant(er) bliver regi- streret i SAM-it.
Adresser:
1. Borgmesterens Forvaltning, Personalekontoret, Xxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx, mail: xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx
2. Teknik og Miljøforvaltningen, Personale Udvikling Kommunikation, Stigsborg Xxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxxxx, mail: xxxxxx.xxxxxx@xxxxxxx.xx
3. Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen, Ledelsessekretariatet, Xxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx, mail: xx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx
4. Skole- og Kulturforvaltningen, Service og Personale, Xxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxx- xxxxxxxx, mail: xxxxx-xxxxxx@xxxxxxx.xx
5. Forsyningsvirksomhederne, Personalekontoret, Stigsborg Brygge 0, 0000 Xxxxx- xxxxxx, mail: xxxxxxxxx@xxxxxxx.xx
6. Ældre- og Handicapforvaltningen, Direktørens Sekretariat, Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx, mail: xxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxx.xx
7. Xxxxxxx og Bæredygtig Udvikling sendes til Borgmesterens Forvaltning, Perso- nalekontoret mail: xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx
Bilag nr. 4.
Organisationsprincip og oversigt over MED-strukturen i Aalborg Kom- mune
Hoved – MED (HMU)
-------------------------------------------------
Forvaltnings – MED (FMU)
---------------------------------------------------------------
Afdelings – MED (AMU)
---------------------------------------------------------------------------
Område – MED (OMU)
--------------------------------------------------------------------------------------- Lokal – MED (LMU)
----------------------------------------------------------------------------------------------------
Personalemøder med MED status (PMU)
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Arbejdsmiljøgrupper (AMG)
Oversigt over MED-strukturen i Aalborg Kommune
Bilag nr. 5.
Fællesaftale i Aalborg Kommune om honorering af FTR, TR og Arbejdsmiljørepræ- sentanter
Med henblik på at realisere den værdibaserede personalepolitik samt sikring af ar- bejdsmiljø, trivsel og udvikling for alle ansatte i Aalborg Kommune er der mellem parter- ne enighed om, at tillidsrepræsentanternes og arbejdsmiljørepræsentanternes arbejde værdsættes meget højt, og at honoreringen skal afspejle denne højtprioriterede indsats.
Fællestillidsrepræsentanter:
Honoreres med dobbelt takst af taksten for tillidsrepræsentanter.
Tillidsrepræsentanter:
Der er enighed om honoreringen pr. 1. januar 2011. Denne er som følger:
Pågældende repræsenterer fra 0 – 50 ansatte | Pågældende repræsenterer over 50 ansatte eller virker på flere institutioner eller afdelinger |
Nyt TR- tillæg 6.100 kr. i niveau 31.3.2000 (KTO) Nyt TR- tillæg 6.900 kr. i niveau 1.1.2006 (SHK) | Nyt TR-tillæg 8.000 kr. i niveau 31.3.2000 (KTO) Nyt TR-tillæg 9.100 kr. i niveau 1.1.2006 (SHK) |
Honorering pr. 1. april 2012. Denne er som følger:
Pågældende repræsenterer fra 0 – 50 ansatte | Pågældende repræsenterer over 50 ansatte eller virker på flere institutioner eller afdelinger |
Nyt TR- tillæg 7.000 kr. i niveau 31.3.2000 (KTO) Nyt TR- tillæg 8.000 kr. i niveau 1.1.2006 (SHK) | Nyt TR-tillæg 9.000 kr. i niveau 31.3.2000 (KTO) Nyt TR-tillæg 10.300 kr. i niveau 1.1.2006 (SHK) |
Honorering pr. 1. april 2013. Denne er som følger:
Pågældende repræsenterer fra 0 – 50 ansatte | Pågældende repræsenterer over 50 ansatte eller virker på flere institutioner eller afdelinger |
Nyt TR- tillæg 8.000 kr. i niveau 31.3.2000 (KTO) Nyt TR- tillæg 9.100 kr. i niveau 1.1.2006 (SHK) | Nyt TR-tillæg 10.000 kr. i niveau 31.3.2000 (KTO) Nyt TR-tillæg 11.400 kr. i niveau 1.1.2006 (SHK) |
I forbindelse med barselsorlov for tillidsrepræsentanter opretholdes TR-tillæg. Suppleanter for tillidsrepræsentanter på barselsorlov m.m. får TR-tillæg i funktionstiden, for så vidt denne varer udover 1 måned.
Arbejdsmiljørepræsentanter.
Honorering pr. 1. januar 2011.
Pågældende repræsenterer fra 0 – 50 ansatte | Pågældende repræsenterer over 50 ansatte eller virker på flere institutioner eller afdelinger |
Nyt arbejdsmiljøtill. 2.000 kr. i niveau 31.3.00 (KTO) | Nyt arbejdsmiljøtill. 3.000 kr. i niveau 31.3.00 (KTO) |
Honorering pr. 1. april 2013.
Pågældende repræsenterer fra 0 – 50 ansatte | Pågældende repræsenterer over 50 ansatte eller virker på flere institutioner eller afdelinger |
Nyt arbejdsmiljøtill. 3.800 kr. i niveau 31.3.00 (KTO) | Nyt arbejdsmiljøtill. 4.500 kr. i niveau 31.3.00 (KTO) |
Det bemærkes, at SHK’s ansatte skal honoreres med minimum grundbeløb 6.100 kr i niveau 1.1.2006 i henhold til overenskomsten.
I forbindelse med barselsorlov for arbejdsmiljørepræsentanter opretholdes AMR-tillæg.
Vikarer for arbejdsmiljørepræsentanter på barselsorlov m.m. får AMR-tillæg i funktions- tiden for så vidt denne varer udover 1 måned.
Generelt gælder endvidere følgende:
Flere institutioner skal fortolkes som følger: pgl. er repræsentant for medarbejdere på flere arbejdssteder under samme eller flere ledere. Gælder også i forvaltninger, hvor der kan være tale om funktion for flere afdelinger o.l.
Funktionstillægget udbetales uden reduktion for deltid.
Udmøntning af FTR, TR- og AMR-tillæg påhviler den enkelte forvaltning. Funktionstillægget bortfalder uden yderligere varsel med ophør i funktionen. Evt. højere betaling i dag opretholdes som personlige tillæg i funktionsperioden.
Ved ophør med funktionen og under forudsætning af mindst 2 års funktionstid skal der ske en forhandling om tillæggelse af kvalifikationsløn for kompetencer opnået i funktio- nen.
Bilag nr. 6.
Udannelse for MED-organisationen Formål med uddannelserne
At Aalborg Kommune arbejder hen mod visionerne og når målene formuleret i MED aftalen og i de fastlagte politikker, delpolitikker, ledelsesgrundlag og fastlagte retningslinjer, bl.a.:
1. Pejlemærkerne i ledelsesgrundlaget
2. Værdierne i personalepolitikken
3. Visionerne i arbejdsmiljøpolitikken
ved
⮊ at arbejdsmiljøgrupperne og MED medlemmerne gives viden om politikkerne og visi- onerne for disse,
⮊ at arbejdsmiljøgrupperne og MED medlemmerne opnår forståelse for nødvendighe- den af de fastlagte fokusområder og for disses bidrag til at nå målene,
⮊ at arbejdsmiljøgrupperne og MED medlemmerne gives måder og metoder til at ar- bejde med fokusområderne såvel i den daglige praksis som i den strategiske styring og opfølgning.
Overgangs-GrundModul (OGM)
Alle medlemmer af MED-udvalg,(som har fungeret i nedlagte SU)slettes, gennemfører dette inden 30. april 2011.
Afvikles fælles for 4 – 8 MED-udvalg primært inden for samme forvaltning. Ca. 50 deltagere og 2 undervisere (1 MED og 1 arbejdsmiljø) pr. hold. Underviserne er kommunens egne uddannede undervisere suppleret med undervisere udefra..
Indhold
• 1 dags varighed
• MED-aftalen
• Nyt til forskel fra arbejdet i SU og i AMU
• SAM (SystemArbejdsMiljøledelse) i strategisk perspektiv i overblik
GrundModul (GM)
Alle medlemmer af MED udvalg, som ikke har gennemført overgangsmodulet eller som har SU uddannelsen, men ikke har fungeret i SU de seneste 5 år, gennemfører dette senest 4 måneder efter funktionsperioden begyndes.
Indhold
• 1 dags varighed
• Helhedsforståelse af MED-systemets funktioner og opgaver
• Introduktion til samarbejdets vilkår og muligheder
• Muligheder for at arbejde systematisk med samarbejds- og arbejdsmiljøforhold
• Grundlag for den videre uddannelse inden for MED
SamarbejdsModul (SM)
Alle medlemmer af MED-udvalg, som ikke har SU-uddannelse, eller som har SU- uddannelsen, men ikke har fungeret i SU de seneste 5 år, gennemfører dette senest 8 må- neder efter funktionsperioden begyndes.
Indhold
• 2 dags varighed
• Samarbejde om at skabe gode arbejds-, personale- og samarbejdsforhold, herunder styrke samarbejdet og opgavevaretagelsen i MED
• I praksis at kunne håndtere problemstillinger, der især er knyttet til effektivisering, udvikling og interessevaretagelse
• Analysere arbejds-, personale- og samarbejdsforhold samt udarbejde forslag til for- bedring af disse
• Gennem kendskab til informationsværktøjer at fremme mulighederne for i et samar- bejde at kvalificere, effektivisere og udvikle MED
MIB-modulet (MIB)
Alle medlemmer af MED udvalg gennemfører dette senest 12 måneder efter funktionsperi- odens begyndelse.
Indhold
• 2 dages varighed
• viden om og træning i at kommunikere med kommunens øvrige medarbejdere/kolleger med henblik på, at alle ansatte kan medvirke til at kvalificere, effektivisere og udvikle MED
• indsigt i og løsning af tværgående problemstillinger, f.eks. kortlægning af psykosociale risikofaktorer
• SAM (System ArbejdsMiljøledelse) i strategisk perspektiv, planlægning og styring i dyb- den
Klippekort-moduler (KM)
Alle MED-udvalg planlægger og gennemfører selv disse supplerende uddannelsesdage efter behov. Kan med fordel koordineres med det tilbud, der skal gives til alle medlemmer af arbejdsmiljøgrupper (AMG) årligt (se Arbejdsmiljø Efteruddannelse nedenfor).
De supplerende undervisningsdage kan gennemføres, når de øvrige relevante forannævnte uddannelser er gennemgået. Principperne for anvendelse af klippekortet fastlægges i Ho- ved-MED.
Indhold
• 1 dag pr. funktionsår (dog 2 dage i 2., 3. og 4. funktionsår for ledere og medarbejde- re, der varetager såvel arbejdsmiljø- som samarbejdsfunktionen)
• Klippekortmodulerne kan bl.a. udvikles af parterne i fællesskab og kan anvendes til uddannelser, som udbydes af de centrale parter eller til andre uddannelser efter eget valg, herunder eksempelvis emner som
o arbejdsmiljø
o budget og regnskab
o personalepolitik
o samarbejde
o kommunikation
o møde- og forhandlingsteknik
Arbejdsmiljø Grunduddannelse (AG)
Alle medlemmer af AMG gennemfører dette senest 3 måneder efter tiltrædelse. Arrangeres og udbydes centralt i kommunen.
Arrangeres og udbydes centralt i kommunen.
Indhold
• 3 dages varighed
• Grundlæggende arbejdsmiljøuddannelse (det nærmere indhold forventes fastlagt i ny bekendtgørelse i henhold til den reviderede arbejdsmiljølov, der træder i kraft den
1. oktober 2010)
Arbejdsmiljø Suppleringsuddannelse (AS)
Alle medlemmer af AMG tilbydes og gennemfører dette senest 12 måneder efter tiltrædel- se.
Arrangeres og udbydes af den enkelte forvaltning.
Indhold
• 2 dages varighed
• Forvaltningens procedurer og metoder i SAM
• Relevante arbejdsmiljø faglige emner
• x
• x
Arbejdsmiljø Efteruddannelse (AE)
Alle medlemmer af AMG tilbydes denne årligt i henhold til forvaltningens årlige kompeten- ceplan for arbejdsmiljø. Arrangeres og udbydes af den enkelte forvaltning og kan med for- del koordineres med det tilbud, der skal gives til MED- udvalget som Klippekort-moduler. Indhold
• Samlet 1½ dages varighed pr. år
• Afpasset arbejdspladsens arbejdsmiljø-påvirkningsemner og udviklingsplan
• x
• x
Kilder
• Parternes Uddannelsesfællesskabs (PUF) beskrivelse af MED-uddannelsen
• Rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse (KL og KTO)
Bilag nr. 7.
Procedureretningslinjer i forbindelse med større rationaliserings- og omstillingsprojekter
Indledning
I kommuner, hvor MED-rammeaftalen anvendes, skal der aftales retningslinjer bl.a. for pro- ceduren for drøftelse af større rationaliserings- og omstillingsprojekter.
Formålet med aftalen
• At sikre tryghed for medarbejderne i kommunen i situationer, hvor udbud/licitation af opgaver, der hidtil har været kommunale overvejes eller gennemføres. Det gælder både før og efter det tidspunkt, selve udbuddet finder sted.
• At sikre størst mulig åbenhed om processen fra en opgave overvejes at bringes i ud- bud til beslutningen tages og opgaveoverdragelsen er gennemført
• At de berørte medarbejdere i størst muligt omfang involveres i det forberedende ar- bejde og analysefasen.
Aftalen skal dermed sikre, at medarbejderne og valgte MED - repræsentanter vedvarende holdes løbende og grundigt orienteret, og at medarbejderne inddrages i processen, ligesom aftalen skal være med til at sikre attraktive og bæredygtige arbejdspladser.
Hvad omfatter denne aftale - og hvad omfatter den ikke?
Aftalen er fælles for hele kommunen og aftalt i HovedMED. Aftalen omfatter retningslinjer for procedurer i forbindelse med omstillings-, udbuds- og licitationsprojekter m.v., men in- deholder ikke detaljerede retningslinjer om alle de spørgsmål og emner, der kan opstå.
Aftalen omfatter udbud, licitationer og ”kontrolbud” af nye opgaver af et vist omfang, hvor opgaverne har været løst kommunalt, og hvor resultatet kan blive, at opgaverne permanent løses af eksterne leverandører, og hvor det kan føre til overdragelse af personale i henhold til virksomhedsoverdragelsesloven.
Aftalen gælder ikke, når det drejer sig om, at der løbende købes ydelser eksternt f. eks. p. gr. a. midlertidigt tidspres, eller ydelser, som hidtil helt eller delvist har været leveret af eks- terne virksomheder.
Aftalen beskriver - med særligt hensyn til de personalemæssige spørgsmål - de forhold, der skal inddrages ved udbuds- og licitationsforløb mv. i de enkelte forvaltninger eller institutio- ner i kommunen, samt processen forud for og undervejs i udbudsforløbet.
Det samme gælder etablering af resultatcentre, andre former for selskabsdannelser eller nye styreformer som kontraktstyring, hvor medarbejdernes arbejdsforhold eller tilknytnings- forhold vil blive væsentligt ændret.
I denne aftale benyttes generelt udtrykket “udbud” eller “licitation”, men aftalen gælder alle de situationer, der er nævnt ovenfor.
Værdierne i den fælles personalepolitik i kommunen er sammen med ”Protokollat om med- arbejdernes inddragelse og medvirken ved omstilling, udbud og udlicitering” (aftalt mellem
bl.a. KTO og KL) styrende for den måde, de personalemæssige spørgsmål inddrages i denne aftale.
I protokollatet findes en række anbefalinger, retningslinjer og aftaler, som parterne skal væ- re opmærksom på før, under og efter det overvejes at gennemføre omstillingsprojekter, ud- bud, licitation eller privatisering af en opgave.
Det konkrete forløb skal gennemføres i overensstemmelse med det personalepolitiske værdigrundlag i Aalborg Kommune, som omfatter seks grundlæggende værdier, som kom- munen specielt værdsætter og prioriterer, og som ligger til grund for samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere:
1. Samarbejde, medindflydelse og ledelse.
2. Udvikling og forandring.
3. Forskellighed, ligestilling og rummelighed.
4. Sundhed og trivsel.
5. Miljøbevidsthed og bæredygtighed.
6. Åbenhed og inddragelse.
Aftalen er ikke en udbuds- eller licitationspolitik og indeholder derfor ikke retningslinjer for, hvilke opgavetyper, områder eller sektorer i kommunen, der skal – eller ikke skal i udbud.
Faserne i en udbudsforretning i Aalborg Kommune
FASE I:
Tidlig information.
Indledende afklaring og analyse af opga- veområdets fremtid, hvor der overvejes udbud eller licitation.
FASE II:
Medarbejderi og -synspunkt inden endeli
tages.
Risikovu miljøet
1.
Idéfasen - indledende afklaring
2.
Politisk beslutning om udbud
FASE IV:
Beslutning om tildeling af op-
4.
Overdragelse og fremadrettet
3.
Krav til udbud – F
materialet og U
gaven til en tilbudsgiver.
information m
Information til medarbejderne. Tids- og handlingsplan fastlægges.
m.m.
processen
P
Overdragelsesforhandlinger gennem- re
føres. b
Evt. evaluering aftales.
Beskrivelse af de 4 faser.
Følgende spørgsmål skal som minimum drøftes i relevante MED-udvalg på baggrund af en redegørelse fra ledelsen inden endelig politisk beslutning om omstilling.
FASE 1.
• Målsætningerne med den ønskede omstilling
• Hvilke redskaber vil eventuelt indgå i det videre arbejde, herunder anvendelsen af udbud.
• Hvordan og hvornår informeres personalet om sagen og den udarbejdede tidsplan
• Hvordan vil ledelsen sikre, at medarbejdernes synspunkter indgår i grundlaget for at træffe beslutning?
FASE 2.
• Så tidligt som muligt informeres alle berørte medarbejdere om den endelige ind- stilling
• Hvordan vil ledelsen sikre, at sagen forinden den politiske beslutning er tilstræk- keligt og grundigt belyst således, at de berørte medarbejderes synspunkter og forslag fremgår af indstillingen til politikerne?
• I overvejelserne om evt. udbud eller udlicitering af et arbejdsområde, skal der som en del af beslutningsgrundlaget foreligge en risikovurdering af betydningen for ar- bejdsmiljøet før, under og efter gennemførelse af udbuddet eller udliciteringen. Risikovurderingen skal foretages af HMU i samarbejde med HR og Arbejdsmiljø i henhold til SAM, procedure 4.
• Hvis indstillingen indebærer, at den nuværende interne organisation ændres, f.eks. i en bestiller- og udfører funktion, skal dette tydeligt fremgå af indstillingen.
• Hvordan er der sikret den fornødne tid til arbejdet, også til deltagelsen for medar- bejderrepræsentanterne?
• Afklaring af anvendelsen af ”kontrolbud” i forbindelse med et eventuelt udbud, herunder medinddragelse i udarbejdelsen?
• På arbejdspladser uden tillidsrepræsentanter kontaktes den forhandlingsberetti- gede organisation
FASE 3.
• Udarbejdelsen af udbudsmateriale, herunder hvordan og i hvilket omfang med- inddrages fagpersonale i udarbejdelsen?
• Er der særlige hensyn i forhold til denne opgave?
• Hvilke særlige krav vil endvidere blive stillet til eventuelle samarbejdspartnere?
• Skal der oprettes et særligt kontaktudvalg inden for rammerne af kommunens MED-aftale og med status som et lokalt MED-udvalg?
• Udbudsfasen går sin gang. MED-udvalget orienteres kun, hvis der er kommet nye informationer.
FASE 4.
• Valg af tilbudsgiver, herunder om opgaven evt. skal løses af kommunen selv.
• Så snart tilbudsgiver er valgt, informeres såvel de medarbejdere, som overdrages og de medarbejdere, som ikke overdrages.
• Der aftales hurtigst muligt, efter beslutningen om udbud, en tids- og handlingsplan for en evt. virksomhedsoverdragelse.
• MED-udvalget mødes og drøfter beslutningen og dens konsekvenser for medar- bejdernes løn- og ansættelses- og arbejdsmiljøforhold i henhold til kommunens
/personalepolitik/ udbudspolitik/ retningslinjer m.v. i det videre arbejde.
• MED-udvalget drøfter principper, kriterier og rammer for udvælgelsen af, hvem der skal omplaceres eller afskediges.
• MED-udvalget drøfter endvidere, hvordan der tages hånd om de medarbejdere, som ikke forlader organisationen.
• Der optages forhandlinger med de forhandlingsberettigede organisationer om vil- kårene for de medarbejdere, der ikke ønsker at blive overdraget og om vilkårene for de medarbejdere, der er omfattet af udbudsmaterialet. Medarbejderne holdes løbende informeret herom.
• Det er ledelsens ansvar, at MED-strukturen til en hver tid afspejler den reelle be- slutningsstruktur i kommunen/kommunen/regionen på alle beslutningsniveauer.
• Hvordan vil udbudsprocessen blive evalueret, og hvilken rolle vil MED-udvalget have i denne evaluering?
Et udbudsforløb kan dog undtagelsesvis starte på den måde, at der først politisk træffes en principbeslutning og der så efterfølgende skal udarbejdes et detaljeret udbudsmateriale. En sådan fremgangsmåde vil betyde, at alle ovenstående faser måske ikke vil kunne efterle- ves, men man skal i så fald sikre, at formålet med aftalen efterleves i størst muligt omfang.
Bilag nr. 8.
Rammer og vilkår for medarbejderrepræsentanter i Aalborg Kommune
Aftalen omfatter alle medarbejderrepræsentanter, dvs. tillidsrepræsentanter fællestillidsrepræsen- tanter, arbejdsmiljørepræsentanter og medlemmer af MED udvalg samt suppleanter.
Aftalen er forankret i ”Den fælles personalepolitik i Aalborg Kommune”. Specielt nedenstående værdier er centrale
• Ansvar og åbenhed
Alle har et ansvar. Alle tager et ansvar. Problemerne søges løst, hvor de opstår. Åben dialog skaber de bedste resultater, både indadtil og udadtil.
• Synlig ledelse
God ledelse er synlig og demokratisk. Lederne opstiller visioner og konkrete mål i tæt sam- arbejde med medarbejderne.
• Sundhed og sikkerhed
Alle arbejder med omtanke for det fysiske og psykiske arbejdsmiljø.
Grundlaget for medarbejderrepræsentantens hverv fremgår af MED aftalen
Aalborg Kommune er en særlig arbejdsplads, hvor politik, demokrati, medindflydelse og dialog skal være lige så naturlig som tilfredse borgere.
Ledelsen i Aalborg Kommune er ansvarlig for, at der eksisterer rammer og vilkår, så alle ansatte kan arbejde med udgangspunkt i holdningerne omkring samarbejde, medindflydelse, medbestemmelse og ledelse.
Medindflydelse og medbestemmelse er et fælles ansvar medarbejdere og ledere imellem. Den en- kelte medarbejder får direkte indflydelse, når medarbejderen selv tager ansvar for at informere kolleger eller ledelse om en udfordring, som er betydningsfuld eller gennem sin medarbejderre- præsentant.
Ledere og medarbejdere medvirker således til
• at indholdet i Aalborg Kommunes personalepolitik og øvrige målsætninger, samt centralt indgåede aftaler og arbejdsmiljølovgivningen, er grundlaget for udvikling af samarbejdet.
• at sikre dialog og synlighed mellem det politiske system, ledelse og medarbejdere, således at dialogen og kommunikationen mellem alle organisationens enkelte led foregår på et kva- litativt højt niveau.
• at udarbejde retningslinjer, der sikrer arbejdsglæden og i størst muligt omfang tilgodeser den enkelte ansattes behov for tryghed som for personlig og faglig udvikling
• at ledelse og medarbejdere på alle niveauer medvirker til samspil og dialog om arbejdsplad- sens arbejdsforhold
• at udarbejde en virksomhedsplan på arbejdsmiljøområdet (Arbejdsmiljølovens § 38), der sikrer, at alle led i organisationen tager ansvar for en styrkelse af det fysiske og psykiske ar- bejdsmiljø
• at oparbejde en kultur, hvor medindflydelse og medbestemmelse samt sikring af et sundt arbejdsmiljø er en naturlig del af beslutningsgrundlaget på alle niveauer.
Om medarbejderrepræsentantens rolle
Medarbejderrepræsentanten har mange roller i det daglige, hvor de indgår i et tæt samarbejde med ledelse og kolleger.
• Medarbejderrepræsentanten er de ansattes talerør og samtidig samarbejdspartner for le- delsen ved strategisk udvikling af arbejdspladsen og kollegerne.
• Medarbejderrepræsentanterne har til opgave at fungere som informationsformidler i for- hold til medarbejdere og ledelse.
Medarbejderrepræsentanterne skal have indsigt i, og information om alle forhold af betydning for at kunne varetage sine opgaver.
Gælder alene for tillidsrepræsentanten:
Tillidsrepræsentanten repræsenterer altid sin faglige organisation i forhold til Aalborg Kommune og pågældende overenskomstgrupper.
Tillidsrepræsentanten fungerer som talsmand for de medarbejdere, tillidsrepræsen- tanten er valgt iblandt, og kan over for ledelsen forelægge forslag, henstillinger og klager fra medarbejdere samt optage forhandling om lokale spørgsmål, samt håndtere forskellige roller omkring lønforhandlinger, krisesituationer m.v.
Tillidsrepræsentanten skal have mulighed for at få alle relevante oplysninger om løn- og ansættelsesforhold for de personer, som pågældende repræsenterer, herunder en liste over de ansatte.
Relevante oplysninger udleveres til tillidsrepræsentanten.
Tillidsrepræsentanten har endvidere på forlangende krav på at modtage eksiste- rende oplysninger, i det omfang og den form de måtte forefindes, om godkendt over- og merarbejde på den pågældende arbejdsplads.
Tillidsrepræsentanten skal ved forestående ansættelser og afskedigelser inden for det område og den gruppe tillidsrepræsentanten repræsenterer, hurtigst muligt informe- res bedst muligt.
At tillidsrepræsentanten skal informeres indebærer, at alle informationer af in- teresse for tillidsrepræsentantens varetagelse af sin funktion i forbindelse med ansættelser og afskedigelser uopfordret skal tilgå tillidsrepræsentanten.
Hvis arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentantarbejdet varetages af samme person, har til- lidsrepræsentanten tillige de beføjelser, som følger af arbejdsmiljølovgivningen m.v.
Om medarbejderrepræsentantens opgaver
Funktionen som medarbejderrepræsentant skal prioriteres på linje med øvrige arbejdsopga- ver.
Medarbejderrepræsentanten har bl.a. følgende opgaver:
• modtage og videregive information fra de arbejdsområder, den pågældende repræ- senterer,
• forberede, deltage i og følge op på møder med de medarbejdere, den pågældende repræsenterer,
• forberede og følge op på møder i medindflydelses- og medbestemmelsesudvalg m.v.
• koordinere med andre medarbejderrepræsentanter
Gælder alene for tillidsrepræsentanten:
• modtage og videregive informationer til og fra vedkommendes faglige organisation, herunder at deltage i den faglige organisations møder for tillidsrepræsentanter.
• forhandle om lokale spørgsmål for de medarbejdere tillidsrepræsentanten repræ- senterer,
• forhandle og aftale vilkår for de medarbejdere, den pågældende repræsenterer, i det omfang tillidsrepræsentanten har fået kompetencen hertil,
• medvirke til gensidig information med en eventuel fællestillidsrepræsentant,
• være medlem af medindflydelses- og medbestemmelsesudvalg m.v.,
• være medlem af ansættelsesudvalg med mindre andet aftales
Om medarbejderrepræsentantens arbejds- og lønvilkår
Det er et hovedprincip for Aalborg Kommune, at man som medarbejderrepræsentant sikres de samme muligheder for løndannelse og -udvikling som alle andre ansatte. Der vil derfor for medarbejderrepræsentanterne gennem de forhandlingsberettigede organisationer være mu- lighed for at indgå aftale om kompensation for manglende mulighed for lønmæssig udvikling på grund af arbejdet som medarbejderrepræsentant eller arbejdsmiljørepræsentant.
• Der skal aftales vilkår for varetagelsen af medarbejderrepræsentantens opgaver.
• Varetagelsen af hvervet som medarbejderrepræsentant må ikke indebære indtægts- tab.
Der kan aftales funktionsløn og/eller kvalifikationsløn, der kompenserer for et løntab eller en mangel på lønudvikling, der er en følge af, at vedkommende ikke har mulighed for at varetage funktioner eller erhverve kvalifikationer på lige fod med kollegaerne.
Der kan aftales kvalifikationsløn for kvalifikationer erhvervet ved udførelsen af hvervet som medarbejderrepræsentant.
Medarbejderrepræsentanten skal have den indtægt, som pågældende ville have fået ved al- mindeligt arbejde i det tidsrum, det var planlagt, den pågældende skulle arbejde i.
Hvis medarbejderrepræsentanten skal varetage sit hverv uden for normal arbejdstid, skal dette honoreres med sædvanlig løn inkl. særydelser, tidskompensation m.v. i henhold til overenskomsten på samme måde, som hvis pågældende havde udført almindeligt arbejde uden for normal arbejdstid.
Honorering forudsætter aftale med den stedlige leder.
Gælder alene for tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter:
Der er indgået aftale om funktionsløn (Bilag nr. 5 - Fællesaftale i Aalborg Kommune om hono- rering af FTR, TR og Arbejdsmiljørepræsentanter)
Tidsanvendelse til varetagelsen af hvervet
Medarbejderrepræsentanten skal have den nødvendige tid til varetagelsen af deres hverv, heraf sikres at der afsættes den nødvendige tid til forberedelse og gennemførelse samt efterbehandling af møder i MED-systemet.
Vilkårene for medarbejderrepræsentantens tidsanvendelse i forbindelse med hvervets udførelse må løbende overvejes med henblik på at sikre den enkelte medarbejderrepræsentant den nødven- dige og tilstrækkelige tid til varetagelse af hvervet.
Det skal være muligt at lave aftaler/organisationsaftaler om tid til mødevirksomhed. Omvendt skal en værdibaseret tilgang som ”nødvendig afsat tid” også være mulig.
Om det er det ene eller det andet, aftales i hver forvaltning.
Der er en række hensyn at tage ved vurderingen af, hvad der er den nødvendige tid. De er bl.a.:
• Arbejdspladsens størrelse, herunder hvor mange personer, den pågældende re- præsenterer, den geografiske spredning af området og om den pågældende re- præsenterer medarbejdere, der arbejder på forskudt tid.
• At hvervet udføres sådan, at det medfører mindst mulig forstyrrelse af medarbej- derrepræsentantens almindelige arbejde og af institutionens arbejdstilrettelæg- gelse. Der kan være behov for afklaring af, hvilke opgaver medarbejderrepræsen- tantens kan udføre pga. sit hverv, og hvilke konsekvenser dette eventuelt får for kollegerne.
• Omfanget af medarbejderrepræsentantens opgaver, f.eks. om medarbejderrepræ- sentanten også varetager funktionen som arbejdsmiljørepræsentant, eller om medarbejderrepræsentanten deltager på flere niveauer i medindflydelses- og medbestemmelsessystemet.
• Medarbejderrepræsentantens muligheder for at udføre både sit hverv og sit nor- male arbejde i arbejdstiden. Medarbejderrepræsentantens hverv skal respekteres, således at dette kan lade sig gøre.
Spørgsmålet om nødvendig tid kan i langt de fleste tilfælde løses som led i det løbende sam- arbejde mellem ledelsen og medarbejderrepræsentanten.
Organisationerne kan til enhver tid optage forhandling med Aalborg Kommune om en præci- sering af nødvendig tid til hvervet.
Normeringen skal kunne rumme tidsforbruget til medarbejderrepræsentanten. Det er en ledelsesopgave at sikre, at den nødvendige tid stilles til rådighed.
Gælder alene for tillidsrepræsentanter:
Der henvises desuden til protokollat vedrørende vilkår for (fælles) tillidsrepræsentanters tids- anvendelse i forbindelse med hvervets udførelse (TR-vilkårsprotokollatet).
Til varetagelse af tillidsrepræsentant hvervet, indgår forhold som:
▪ antallet af repræsenterede medarbejdere
▪ arbejdsopgavernes omfang
▪ normeringsmæssige hensyn
▪ antallet af tillidshverv og repræsentation i udvalg
▪ eventuelle skiftende tjenestesteder
▪ geografiske afstande
▪ særlige arbejdsvilkår
Om lokaleforhold / IT tilgang
Ledelsen på institutionen/afdelingen må i samarbejde med medarbejderrepræsentanten, sikre at lokaler m.v. stilles til rådighed i nødvendigt omfang til medarbejderrepræsentantens funktion.
• Der skal sikres adgang til intranet og internet samt egen mailadresse og gives den nødvendi- ge introduktion til intranettet.
• Endvidere skal sikres skrivebord, telefon m.m.., således at pågældende kan varetage sine arbejdspladsrelaterede opgaver.
Løsningerne kan variere fra arbejdsplads til arbejdsplads grundet forskellige forhold på de enkelte arbejdspladser.
Hvis kravene på en arbejdsplads ikke kan overholdes, skal det meddeles den øverste ledelse i den enkelte forvaltning.
Om frihed til deltagelse i kurser, møder m.v.
Aalborg Kommune ønsker at bruge og videreudvikle den viden og styrke, der ligger i samarbejdet med de medarbejdere, som af deres kolleger er valgt til medarbejderrepræsentanter.
Medarbejderrepræsentanten skal deltage i den fælles uddannelse på medindflydelses- og medbe- stemmelsesområdet.
Medarbejderrepræsentanten ydes tjenestefrihed mod lønrefusion til deltagelse i kurser og møder m.v., som arrangeres af medarbejderrepræsentantens faglige organisation.
Gælder alene for tillidsrepræsentanter:
Efter anmodning gives der tillidsrepræsentanten fornøden tjenestefrihed med henblik på
1. deltagelse i de af de faglige organisationer arrangerede tillidsrepræsentantkurser,
2. udøvelse af hverv, hvortil tillidsrepræsentanten er valgt inden for sin forhandlingsberettige- de faglige organisation, og
3. deltagelse i møder, som arrangeres af den forhandlingsberettigede faglige organisation for de tillidsrepræsentanter, der er valgt i kommunerne.
Tillidsrepræsentanten har ret til at deltage i den tillidsrepræsentantuddannelse, som udbydes af vedkommendes faglige organisation.
Tillidsrepræsentanten ydes tjenestefrihed mod lønrefusion til deltagelse i møder og aktiviteter, der vedrører en medlemsgruppe generelt, dvs. på landsplan, eller vedrører en organisations interne forhold.
Tjenestefriheden til de nævnte aktiviteter ydes med løn mod, at vedkommende faglige organisation refunderer kommunen udgiften til løn under tjenestefriheden.
Transportgodtgørelse
Der ydes medarbejderrepræsentanten transportgodtgørelse ved hvervets udførelse. Trans- portgodtgørelse ydes efter de regler, der gælder i forvaltningen.
Forudsætningen for udbetaling af transportgodtgørelse er, at medarbejderrepræsentanten over for sin leder aflægger et kørselsregnskab, som i det enkelte tilfælde angiver kørselstids- punkt, antal kørte kilometer og kørslens formål.
Om suppleant for medarbejderrepræsentanten
Under medarbejderrepræsentantens fravær indtræder suppleanten i medarbejderrepræsen- tantens øvrige rettigheder og pligter efter nærværende regler, såfremt en sådan er valgt.
Når medarbejderrepræsentanten er fraværende, uanset årsagen hertil, har suppleanten de opgaver og det ansvar, som medarbejderrepræsentanten ville have haft. Suppleanten har hermed ved medarbejderrepræsentanten fravær de rettigheder, f.eks. i forhold til vilkår og frihed, og de pligter, som følger af rammeaftalen.
Når medarbejderrepræsentanten er forhindret i at deltage i møder eller lignende, indtræder suppleanten.
Medarbejderrepræsentanten og ledelsen har et fælles ansvar for at indkalde suppleanten. Samtidig påhviler det ledelsen at sørge for, at suppleanten modtager materialet til mødet.
Det bør tilstræbes, at suppleanten vælges for mindst 2 år ad gangen.
Der vælges ikke suppleanter for arbejdsmiljørepræsentanter
Gælder alene for tillidsrepræsentanter:
Der kan vælges én suppleant (stedfortræder) for hver tillidsrepræsentant, samt for fællestillidsre- præsentant.
Ved medarbejderrepræsentantens ophør
Når medarbejderrepræsentantens funktionsperiode ophører, ophører funktionslønnen straks uden yderligere varsel, og vedkommende skal have mulighed for at vende tilbage til passende arbejdsopgaver inden for det overenskomstområde den pågældende medarbejderrepræsen- tant er valgt. I nødvendigt omfang aftales efteruddannelse i form af faglig opkvalificering. Ef- teruddannelsens varighed ses i forhold til hvervets omfang og periode.
Når medarbejderrepræsentanten ophører, forventes det, at man er opmærksom på den ud- vikling, de personlige kompetencer og den store erfaring, som kan være opnået under udø- velsen af hvervet med henblik på forhandling af kvalifikationsløn til den pågældende.
En medarbejderrepræsentants afskedigelse skal begrundes i tvingende årsager.
I en sådan situation er medarbejderrepræsentanten omfattet af den særlige tillidsrepræsentantbe- skyttelse i henhold til aftaler herom, hvilket gælder for:
• Medarbejderrepræsentanter, herunder tillidsrepræsentanter og fællestillidsrepræsentanter
• Suppleanter for medarbejderrepræsentanter og
• Arbejdsmiljørepræsentanter.
Inden en medarbejderrepræsentant afskediges, skal sagen være forhandlet mellem kommunen og den faglige organisation, som medarbejderrepræsentanten er anmeldt af.
Kommunen kan kræve forhandlingen afholdt inden for en frist af 3 uger efter, at organisationen har modtaget meddelelsen om den påtænkte opsigelse.
Afskedigelse af en medarbejderrepræsentant kan ske med den pågældendes individuelle aftale- eller overenskomstmæssige opsigelsesvarsel tillagt 3 måneder.
Er afskedigelsen begrundet i arbejdsmangel, kan afskedigelsen af en tillidsrepræsentant og ar- bejdsmiljørepræsentant ske med et varsel, der følger af den overenskomst eller aftale, som ved- kommende er omfattet af, dog mindst 6 måneder.
I tilfælde, hvor medarbejderrepræsentantens adfærd begrunder bortvisning, kan afskedigelse ske uden varsel. I sådanne tilfælde skal kommunen snarest muligt tage skridt til at afholde en forhand- ling med den faglige organisation, medarbejderrepræsentanten er anmeldt af.
Fællestillidsrepræsentant
Det kan mellem de lokale afdelinger af de faglige organisationer aftales, at der for overenskomst- grupperne vælges en fællestillidsrepræsentant til at varetage og forhandle spørgsmål fælles for de medarbejdere, som den pågældende repræsenterer.
Valget af fællestillidsrepræsentant sker af og blandt de berørte og anmeldte tillidsrepræsentanter.
Anmeldelse af fællestillidsrepræsentant skal ledsages af en beskrivelse af arbejdsdelingen mellem fællestillidsrepræsentanten og de enkelte tillidsrepræsentanter.
Det skal af beskrivelsen klart fremgå hvilke opgaver, der varetages af fællestillidsrepræsentanten, og hvilke opgaver der henhører under de enkelte tillidsrepræsentanters normale funktioner. Hvis kommunen ikke synes, at arbejdsdelingen er klar nok, skal den inden 3 uger fra modtagelsen af an- meldelsen meddele dette til den faglige organisation. Kommunen og den faglige organisation indgår herefter forhandlinger med henblik på at afklare opgavefordelingen.
Det skal gennem anmeldelsen sikres, at fællestillidsrepræsentanten ikke varetager samme opgaver, som de enkelte tillidsrepræsentanter skal varetage inden for deres respektive område, med mindre der mellem ledelsen og den faglige organisation aftales andet. Dette er ikke til hinder for, at fælles- tillidsrepræsentanten kan bistå den lokale tillidsrepræsentant efter dennes anmodning.
Fællestillidsrepræsentant kan vælges uden samtidig at være lokal tillidsrepræsentant.
Hvis den valgte fællestillidsrepræsentant i forvejen er valgt tillidsrepræsentant, og vælger at trække sig fra denne post, skal der vælges ny tillidsrepræsentant i valgområdet til at varetage de lokale forhold.
Økonomi og administration
Det aftales i de enkelte forvaltninger og afdelinger, hvorledes de økonomiske og administrative rammer indrettes, i forbindelse med medarbejderrepræsentanters varetagelse af sit hverv.
Medarbejderrepræsentanter, der udfører sit hverv på tværs af afdelinger eller forvaltninger, træf- fer aftale om nødvendigt fravær med nærmeste leder. Det er herefter ledelsens ansvar at aftale de eventuelle økonomiske konsekvenser af fraværet.
Godkendelse.
Aftalen er godkendt af Hoved-MED udvalget i Aalborg Kommune 13.10.2011 og kan ikke tilsidesæt- te gældende aftaler, bl.a. KTO-aftaler, TR-aftaler, andre gældende regler eller lovgivning.
Bilag 9
SAM – System ArbejdsMiljøledelse
SAM – System ArbejdsMiljøledelse
Indhold
1. Indledning og gyldighedsområde
2. Politik og målsætninger
3. Organisation, opgaver og ansvar
4. Arbejdsmiljøkortlægning, arbejdspladsvurdering (APV) og risikovurdering
5. Målsætninger og handlingsplaner
6. Sundhedsfremme
7. Lovgivning
8. Håndtering af arbejdsmiljørisici i det daglige
9. Kommunikation og deltagelse
10. Uddannelse og træning
11. Arbejdsulykker og nærved-ulykker
12. Kriseberedskab
13. Indkøb, projektering, underleverandører og gæster
14. Vedligeholdelse af tekniske hjælpemidler, udstyr og installationer
15. Arbejdspladsbrugsanvisning og arbejde med stoffer, materialer og processer
16. Dokumentstyring
17. Intern audit
18. Ledelsens evaluering
SAM – System ArbejdsMiljøledelse
1. Indledning til ledelsessystem
Gyldighedsområdet for ledelsessystemet er alle aktiviteter og tjenesteydelser, der vareta- ges af ansatte ved Aalborg Kommunes forvaltninger eller udføres på vegne af dem.
Aalborg Kommunes arbejdsmiljøledelsessystem er opbygget i henhold til den internationale standard OHSAS 18001.
Ledelsessystemet er etableret inden for rammerne af Aalborg Kommunes overordnede personalepolitik for at bidrage til implementeringen af Aalborg Kommunes grundlæggende værdi ”Trivsel og Sundhed”.
Desuden skal ledelsessystemet bidrage til implementeringen af Aalborg Kommunes fælles personalepolitik om sundhed.
Ledelsessystemet er etableret af Hovedarbejdsmiljøudvalget (HAMU), og systemet beskri- ver de overordnede procedurer og instruktioner, der er gældende for alle kommunens for- valtninger.
Den enkelte forvaltning skal etablere politikker, procedurer og instruktioner i et omfang, der sikrer, at Aalborg Kommunes arbejdsmiljøledelsessystem efterleves. Desuden skal den enkelte forvaltning etablere politikker, procedurer og instruktioner, så de væsentlige ar- bejdsmiljøforhold, der identificeres lokalt, kan kontrolleres.
HAMU
17. november 2010
SAM – System Arbejdsmiljøledelse
2. Arbejdsmiljøpolitik for Aalborg Kommune
Aalborg Kommunes arbejdsmiljøpolitik danner grundlaget for kommunens arbejdsmiljøind- sats.
Vision
I Aalborg Kommune skal
• den fysiske og psykiske sundhed være i højsædet
• hensynet til et godt arbejdsmiljø indgå som en naturlig integreret del af opgavevare- tagelsen
• alle medarbejdere opleve, at der tages hånd om deres arbejdsmiljø.
Aalborg Kommune arbejder for visionen ved at
• overholde gældende arbejdsmiljølov og sætte egne højere standarder, hvor det er relevant og realistisk
• sikre, at den forebyggende og sundhedsfremmende arbejdsmiljøindsats styrkes
• skabe rammer og muligheder for at fremme trivsel og arbejdsglæde
• sikre udvikling på arbejdsmiljøområdet
• motivere alle medarbejdere på alle niveauer til at tage ansvar for og handling på at forbygge arbejdsmiljømæssige risici
• sikre overensstemmelse mellem krav i arbejdet og medarbejdernes kompetencer og vilkår
• synliggøre effekten af arbejdsmiljøindsatserne.
Den enkelte institution/arbejdsplads og det enkelte MED-udvalg skal arbejde for at imple- mentere visionen og arbejde med følgende fokusområder i det omfang, det er relevant:
• Nedbringe antallet af arbejdsulykker.
• Udvikle det psykiske arbejdsmiljø, herunder forebygge stress, i henhold til stresspoli- tikken.
• Forebygge mobning og etablere retningslinjer for håndtering af mobning.
• Udarbejde en politik for voldsforebyggelse og retningslinjer for krisehjælp.
• Reducere generende støj og have særligt fokus på at nedsætte hørerskadende støj.
• Reduktion af tunge løft, træk og skub samt forflytninger for at forebygge muskel- og skelet-besvær, særligt inden for pleje- og omsorgsområderne.
• Forebygge nedslidning særligt inden for rengørings- og plejeområdet.
SAM – System ArbejdsMiljøledelse
• Tilrettelægge arbejdet, så der tages hensyn til ældre medarbejderes viden og erfa- ringer samt eventuelt behov for aflastning.
• Fremme en sund arbejdsplads i overensstemmelse med Aalborg Kommunes fælles persona-lepolitik om sundhed.
Den enkelte forvaltning kan fastsætte en lokal arbejdsmiljøpolitik inden for rammerne af kommunens overordnede arbejdsmiljøpolitik, der præciserer forvaltningens vision.
Målsætning
På grundlag af arbejdsmiljøpolitikken har HAMU fastsat følgende målsætning for arbejds- miljøet i Aalborg Kommune frem til 2010:
Alle Aalborg Kommunes forvaltninger skal inden udgangen af 2010 have implementeret et arbejdsmiljøledelsessystem, der kan certificeres i henhold OHSAS 18001.
Dette indbefatter, at hver enkelt forvaltning opfylder følgende krav:
• Forvaltningens aktiviteter skal være i overensstemmelse med arbejdsmiljølovens krav.
• Forvaltningens arbejdsmiljøarbejde skal være proaktivt, og der skal arbejdes med løbende forbedringer.
• Forvaltningen skal følge retningslinjerne beskrevet i Aalborg Kommunes arbejdsmil- jøledelsessystem.
• Forvaltningen skal kunne dokumentere, at kravene er opfyldt.
SAM – System Arbejdsmiljøledelse
3. Organisation, opgaver og ansvar
Formål
Sikre at ansvar og opgaver inden for arbejdsmiljøområdet er beskrevet og defineret.
Gyldighedsområde
Proceduren omfatter hele Aalborg Kommune.
Fremgangsmåde
Arbejdsmiljøloven med tilhørende bekendtgørelser fastlægger pligter, ansvar og opgaver for arbejdsgivere, virksomhedsledere, arbejdsledere, ansatte, den daglige leder af sikker- heds- og sundhedsarbejdet og en række eksterne aktører. MED-organisationen er knyttet op på disse pligter og opgaver. Desuden findes særlige pligter og ansvar for bygherrer.
Virksomheders sikkerheds- og sundhedsarbejde: xxxx://xxx.xx.xx/XX/XX/XXXXXX/x/xxxx.xxxx?_xxx0X000XX000000XX00X00X0X00X0X0X0 1&_z=z
Bygherreansvar: xxxx://xxx.xx.xx/xx00000.xxx
Definition af pligter, ansvar og opgaver i forhold til interne aktører
Det juridiske ansvar for efterlevelse af arbejdsmiljøloven og tilhørende bekendtgørelser er alene arbejdsgiverens (det politiske niveau, dvs. Byrådet).
Hvor interne aktører i øvrigt i denne beskrivelse af System ArbejdsMiljøledelse (SAM) er tillagt ansvar, forstås det IKKE som det juridiske ansvar. Ansvar i denne sammenhæng for- stås som ansvar for – over for foresatte i det pågældende hierarki af interne aktører - at udføre de opgaver, som er tillagt den pågældende interne aktør.
I Aalborg Kommune er de forskellige interne aktører defineret således: Arbejdsgiveren er det politiske niveau.
Virksomhedsledere er forvaltningsledere.
Arbejdsledere er alle øvrige ledere med personaleansvar.
SAM – System ArbejdsMiljøledelse
Ansatte er alle, der udfører arbejde for en arbejdsgiver, som denne har nytte af, uanset om arbejdet er aflønnet eller ej.
Daglig sikkerhedsleder for Aalborg Kommune er chefen for HR og Arbejdsmiljø.
Bygherre er den juridiske person, for hvis regning der udføres et bygge- eller anlægsarbej- de, dvs. det politiske niveau.
Varetagelse af arbejdsgiverens og virksomhedsledernes pligter
Arbejdsgiverens og virksomhedsledernes pligter bliver i praksis varetaget af MED- udvalgene. MED-udvalgene ledes af en formand, som udpeges af den respektive rådmand fra gruppen af vir-somhedsledere.
Den gældende MED-organisation er tilgængelig via KLIK.
Xxxxxx og pligter
MED-organisationens opgaver
Opgaver og ansvar er beskrevet i procedurerne i Aalborg Kommunes arbejdsmiljøledelses- system. Desuden har MED-organisationen opgaver som defineret nedenfor:
Det øverste MED-udvalgs (Hoved-MED) opgaver er at:
• Forebygge arbejdsskader, gener og fravær.
• Formulere en arbejdsmiljøpolitik og –målsætning.
• Synliggøre Aalborg Kommunes sygefraværspolitik i MED-organisationen.
• Afvikle det i MED-aftalen fastsatte antal møder i Hoved-MED om året.
• Opbygge en MED-organisation med virksomhedens øverste ledelse repræsenteret som formand.
• Afholde valg til MED-organisationen.
• Deltage med arbejdsmiljøvurderinger i beslutninger på kommuneniveau om plan- lægning af arbejdet, byggeri, omorganisering, indkøb m.m., hvor det har betydning for arbejdsforholde-ne.
• Udarbejde årsstatistik for arbejdsulykker og nærved-ulykker for kommunens ansatte.
• Opbygge og styre et arbejdsmiljøledelsessystem.
• Opstille procedurer eller principper i det omfang, det er relevant for drift og vedlige- holdelse af et certificerbart arbejdsmiljøledelsessystem i henhold til OHSAS 18001.
MED-udvalg under Hoved-MED har til opgave at:
• Forebygge arbejdsskader, gener og fravær.
• Formulere en lokal arbejdsmiljøpolitik.
• Planlægge og gennemføre APV.
SAM – System ArbejdsMiljøledelse
• Udarbejde plan for MED-udvalgets opgaver, inkl. handlingsplan for udvikling af ar- bejdsmiljøet.
• Kende de typiske påvirkninger fra arbejdet og deres kilde eller årsager samt deres belast-ningssymptomer (Arbejdsmiljøvejviserne).
• Afvikle det i udvalgets forretningsorden fastsatte antal møder i MED-udvalget og to møder for alle arbejdsmiljøgrupperne om året.
• Deltage med arbejdsmiljøvurderinger i beslutninger på forvaltnings- og afdelingsni- veau om planlægning af arbejdet, byggeri, omorganisering, indkøb m.m., hvor det har betydning for arbejdsforholdene.
• Deltage i afvikling af valg til MED-organisationen.
• Ajourføring af registre og oversigter over medlemmer af MED-organisationen for så vidt angår MED-udvalgets område.
• Tilpasse MED-organisationen ved ændringer.
• Holde sig orienteret om nyt inden for arbejdsmiljøet.
• Udarbejde information til entreprenører samt leverandører af varer og tjenesteydel- ser.
• Sikre at korrespondance med Arbejdstilsynet foregår på en fyldestgørende måde.
• Opstille procedurer og principper i det omfang, det er relevant for drift og vedligehol- delse af et certificerbart arbejdsmiljøledelsessystem i henhold til OHSAS 18001.
Arbejdsmiljøgruppens opgaver er at:
• Forebygge arbejdsskader, gener og fravær.
• Deltage med arbejdsmiljøvurderinger i beslutninger på institutions-/kontorniveau om plan-lægning af arbejdet, byggeri, omorganisering, indkøb m.m., hvor det har betyd- ning for ar-bejdsforholdene.
• Informere og instruere alle medarbejdere om risici og belastninger i arbejdet samt nødvendige foranstaltninger til at imødegå risici og belastninger.
• Sørge for, at relevante medarbejdere har lovpligtige sikkerhedsmæssige uddannel- ser.
• Påvirke kolleger til fornuftig adfærd.
• Gennemføre APV efter MED-udvalgets anvisninger.
• Løse opståede arbejdsmiljøproblemer.
• Holde sig orienteret om nyt inden for arbejdsmiljøet.
• Kende de typiske påvirkninger fra arbejdet og deres kilde eller årsager samt deres belast-ningssymptomer.
• Anmelde og analysere alle arbejdsskader.
• Løbende kontrollere arbejdsmiljøet og arbejdsmiljøopgaverne (runderinger min. 2 gange om året).
• Deltage i arbejdsmiljøuddannelsen.
• Udarbejde brugsanvisninger på kemikalier og maskiner.
• Tilpasse og sørge for information af entreprenører samt leverandører af varer og tje- nesteydelser
• Sørge for lovpligtige eftersyn af arbejdsredskaber m.m.
SAM – System ArbejdsMiljøledelse
• Informere MED-udvalget om ændringer med betydning for MED-organisationens struktur.
• Korrespondere fyldestgørende med Arbejdstilsynet.
• I øvrigt udføre arbejdsmiljøopgaven i henhold til Aalborg Kommunes arbejdsmiljøle- delsessystem.
• Ved nyansættelse eller ved valg af medarbejder med særlige opgaver eller ansvar i forhold til at varetage Aalborg Kommunes arbejdsmiljø, er AMG ansvarlig for, at den pågældende medarbejder bliver gjort bekendt med indholdet af denne procedure.
Medarbejdernes opgaver
• at deltage i samarbejdet om sikkerhed og sundhed herunder at bidrage til udarbej- delse af APV
• at arbejde i henhold til etablerede og kommunikerede procedurer og instruktioner der er gældende for arbejdet
• at meddele, hvis de bliver opmærksomme på fejl eller mangler, som de ikke selv kan rette, herunder overtrædelse af lovgivningen
• at arbejde på at opfylde Aalborg Kommunes arbejdsmiljøpolitik og målsætninger
• at meddele, hvis de er impliceret i en ulykke eller nærved-ulykke
• at orientere sig om, hvem der er deres arbejdsmiljørepræsentant.
HR Arbejdsmiljøs opgaver er at:
• Beskrive opgaver og ansvar inden for arbejdsmiljøområdet i Aalborg Kommune.
• Sikre MED-organisationens og arbejdsmiljøopgavernes drift og udvikling.
• Varetage opgaver defineret i Aalborg Kommunes arbejdsmiljøledelsessystem.
HR Arbejdsmiljøchefens opgaver er at:
• Sikre forberedelse af, deltage i og følge op på Hoved-MED’s møder med særligt henblik på arbejdsmiljøledelsen.
• Støtte udførelsen af daglig sikkerhedsleders opgaver gennem et etableret MED- sekretariat, ligesom arbejdsmiljørådgivningen medvirker i udførelsen af HR Arbejds- miljøchefens opgaver.
• Varetage driften af Arbejdsmiljørådgivningens opgaver.
MED-sekretariatets opgaver:
• Dagsorden til og referat af Hoved-MED’s møder.
• Sagsbehandling af Aalborg Kommunes arbejdsmiljøpolitik og -målsætninger mv.
• Valg til MED-organisationen.
• Ajourføring af registre og oversigter over medlemmer af MED-organisationen for så vidt angår Hoved-MED.
SAM – System ArbejdsMiljøledelse
• Arrangere den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse og andre kurser for medlemmer af MED-organisationen.
• Sekretariat for Hoved-MED.
• Kontakt til Arbejdstilsynet om myndighedsforhold (påbud, vejledninger og generelle henvendelser).
Arbejdsmiljøkonsulenternes opgaver:
Arbejdsmiljøkonsulenterne støtter og rådgiver Aalborg Kommunes MED-organisationen og kommunens HR Arbejdsmiljøchef med:
• Hjælp-til-selvhjælp-rådgivning via e-mail.
• Opfølgninger efter Arbejdstilsynets henvendelser/besøg i Aalborg Kommune.
• Arbejdsmiljøledelse.
• Kontaktpersonordning for MED-udvalgene (bl.a. med deltagelse i MED- udvalgsmøder).
• MED-organisationens opbygning og opgaver.
• Formulering og formidling af arbejdsmiljøstrategi og -politik, Hoved-MED’s målsæt- ninger, handlingsplaner og øvrige beslutninger.
• Arbejdsmiljøportal KLIK.
• Indkøbsgrupper (assistere ved formulering af kravspecifikationer).
• Byggegrupper ved ny- og ombygning (assistere ved formulering af kravspecifikatio- ner).
• Arbejdsmiljørådgivningen yder – inden for tilbageværende ressourcer efter udførel- sen af forannævnte opgaver – arbejdsmiljørådgivning på konsulentbasis til kommu- nens forvaltninger og institutioner mod betaling for forbrugte timer.
Arbejdsskadekontorets opgaver:
• Aalborg Kommune er selvforsikrende for arbejdsskader. Aalborg Kommunes ar- bejdsskadekontor varetager de forsikringsmæssige sagsbehandlingsopgaver for ar- bejdsulykker, der anmeldes for Aalborg Kommunes ansatte. Endvidere udarbejder Arbejdsskadekontoret års-statistik for arbejdsskader i Aalborg Kommune.
Varetagelse af bygherreansvar
I Aalborg Kommune har medarbejdere i AaK Bygninger gennemført den særlige arbejdsmil- jøud-dannelse, som kvalificerer dem til at være byggekoordinatorer og dermed løfte de op- gaver, som er afledt af bygherreansvaret efter arbejdsmiljøloven.
Forvaltninger og afdelinger, bl.a. Trafik og Veje, Park og Natur, Forsyningsvirksomhederne, som selv varetager bygherreansvaret, skal sikre sig, at de til de relevante bygge- eller an- lægsprojekter udpeger en byggekoordinator, der har gennemført den særlige byggekoordi- natoruddannelse.
Dokumentation
SAM – System ArbejdsMiljøledelse
4. Arbejdsmiljøkortlægning, arbejdspladsvurdering (APV) og risikovurdering
Formål
At identificere arbejdsmiljøpåvirkninger af ansatte i Aalborg Kommune samt gennem risiko- vurdering og prioritering at udvælge de arbejdsmiljøpåvirkninger, der i kommunens fore- byggelsesarbejde skal kontrolleres, reduceres eller fjernes.
Arbejdsmiljøkortlægning, arbejdspladsvurdering (APV) og risikovurdering er de primære redskaber i forebyggelsesarbejdet i Aalborg Kommune.
Arbejdsmiljøkortlægning vil skabe et overblik over arbejdspladsens typiske arbejdsmiljøpå- virkninger, hvorved der kan igangsættes ændringer af arbejdsmiljøet, før det giver anled- ning til gener, sygdom, skader eller fravær. Arbejdsmiljøkortlægning er samtidig en forbere- dende del til APV.
APV skaber et overblik over tilstanden på arbejdspladsens arbejdsmiljø og vil typisk invol- vere samtlige medarbejdere i en vurdering af behovet for forbedringer.
Xxxxxxxxxxxxxxx bidrager til en systematik i vurderingerne og prioriteringerne af de indsat- ser, som er afledte af arbejdsmiljøkortlægning, APV, ulykker og nærved-ulykker, arbejdsmil- jøgennemgang, nye opgaver, indkøb, projekteringer, organisationsændringer mm.
Gyldighedsområde
Proceduren omfatter hele Aalborg Kommune.
Fremgangsmåde Arbejdsmiljøkortlægning
Kortlægning af arbejdsmiljøpåvirkninger skal tage udgangspunkt i Arbejdstilsynets relevan- te arbejdsmiljøvejvisere (se på Arbejdstilsynets hjemmeside: xxxx://xxx.xx.xx/xx0000.xxx) og suppleres og justeres med arbejdspladsens særlige forhold.
1. Arbejdsmiljøgruppen, MED-udvalget, forvaltningen udarbejder en oversigt over samt- lige arbejdsmiljøpåvirkninger inden for respektive ansvarsområde.
2. Oversigten ajourføres løbende, f.eks. før eller når der indtræffer væsentlige ændrin- ger i arbejdsforholdene.
SAM – System ArbejdsMiljøledelse
3. Hver af påvirkningerne risikovurderes og for hver af de påvirkninger som ud fra risi- kovurderingen gives en klassifikation, udarbejdes der en handlingsplan for forebyg- gende og afhjælpende indsats.
4. Oversigten over samtlige arbejdsmiljøpåvirkninger kan anvendes som en grundska- belon for forvaltningens eller MED-udvalgets APV skema.
I kortlægningen skal også inddrages:
• ikke-rutinesituationer og midlertidige arbejdspladser
• aktiviteter, der udføres af gæster, samarbejdspartnere eller naboer
• anvendelse af færdselsveje, udstyr og materialer på arbejdsstedet planlægning af og anvisninger for, hvordan arbejdet skal udføres
• organisationsændringer, indførelse af nye systemer og ændringer af arbejdsopgaver.
Under kortlægningen skal der tages højde for menneskers adfærd, uddannelsesniveau, alder, indsigt, arbejdsevne og øvrige forudsætninger samt for særlige følsomme risikogrup- per, herunder gravide og ammende.
Gældende lovgivning og arbejdsmiljøgruppens, MED-udvalgets og andre aktørers eksperti- se skal også inddrages.
Arbejdspladsvurdering (APV)
APV består af 4 trin, som uddybes efter figuren:
SAM – System ArbejdsMiljøledelse
•Synliggørelse af de
påvirkninger som medarbejderne oplever som belastende og risikofyldte?
•Konkrete forhold og
hvordan belast- ningerne viser sig
•Vurdering efter afsnit om risiko- vurdering
1. 2. Beskrivelse
Registrering og vurdering
3. Prioritering
4. Opfølgning og handlingsplan
•Evaluering af om
gennemførte foran- staltninger har redu- ceret belastning eller risiko tilstrækkeligt
•En oversigt på
hvordan og hvornår foranstaltninger gennemføres
Trin 1: Registrer risici og belastninger i arbejdsmiljøet, f.eks. ved at bede alle medarbejde- re om at forholde sig til deres oplevelse af påvirkningerne opstillet i arbejdsmiljøkortlægnin- gen. MED-udvalget anviser eventuel metode til dette.
Trin 2: Beskriv og risikovurdér (se senere afsnit i denne procedure) de registrerede risici og belastninger og belys deres betydning for fravær, såvel det nuværende som det eventuelt fremtidige fravær.
Analyser det faktiske sygefravær for hvordan det er påvirket af arbejdsmiljøet. I beskrivelsen og vurderingen skal indgå:
• Konkrete forhold: hvordan, hvornår og hvor problemet viser sig
• De lokaliteter eller arbejdsfunktioner hvor problemet opstår
• Antal personer (evt. initialer) der er berørt
• Tidsangivelser for problemets forekomst
• Registrerede gener eller sygdomstegn og fravær hos de ansatte
• Om der er overtrædelse af arbejdsmiljøloven og i givet fald hvordan
• Om og hvordan problemet påvirker økonomien, opgaveafvikling og kvalitet i ydelser- ne.
Trin 3: Opstil en handlingsplan for indsats til fjernelse eller begrænsning af hver risiko og belastning.
Det skal altid fremgå, hvilke indsatser der er mod det fravær, som er arbejdsbetinget.
Standardhandlingsplan til brug for MU's handlingsplan fremgår af bilag til procedure 5. Mål- sætninger og handlingsplaner.
SAM – System ArbejdsMiljøledelse
Trin 4: Foretag opfølgning for at sikre, at risici og belastninger er reduceret tilstrækkeligt og at foranstaltningerne fungerer på den rette måde.
Opfølgningen kan anvendes som grundlag for tilpasning af arbejdsmiljøkortlægning og næ- ste APV.
Overenskomst 2008 har fastlagt, at de kommunale arbejdsgivere er forpligtede til at gen- nemføre en trivselsmåling mindst hvert 3. år. Dette fremgår af ”Den fælles personalepolitik om sundhed”. HFU og HAMU har besluttet, at APV af psykisk arbejdsmiljø, trivselsmåling og ledelsesevaluering gennemføres som ”Klimamåling” og at denne gennemføres første gang inden udgangen af 2010. Spørgeskemaet og resultatrapporten gør det ud for trin 1 i APV af psykisk arbejdsmiljø.
APV skal dokumenteres og gennemføres
• mindst hvert 3. år.
• ved væsentlige ændringer i arbejdet og dets vilkår
• før hver opstart af et nyt stykke arbejde, se procedure om "Håndtering af arbejdsmil- jøforhold i det daglige".
Risikovurdering
Arbejdsmiljøpåvirkninger skal risikovurderes og prioriteres på baggrund af deres frekvens og sandsynlighed for opståen samt karakter af farlighed og risiko.
Risikovurderingen skal sikre, at der iværksættes nødvendige foranstaltninger til at håndtere og forebygge arbejdsmiljørisici.
Risikovurdering skal indgå i følgende aktiviteter, proces illustreret i nedenstående figur:
• arbejdsmiljøkortlægning
• planlægning af nye arbejdsopgaver
• APV
• arbejdsmiljøgennemgang
• analyse af ulykker og nærved ulykker
• arbejde med stoffer og materialer og processer
• indkøb
• projektering,
• underleverandører og gæster
• organisationsændringer
SAM – System ArbejdsMiljøledelse
•Arbejdsmiljøkort- lægning
•APV - medarbejdernes vurdering
Arbejdsmiljø- problemer
P.4
•Organisationsændring
•Nye arbejdsopgaver
•Arbejdsmiljøgennem- gang
Håndtering af arbejdsmiljø- risici i det daglige P.8
Arbejds- ulykker og nærvedulykk er P. 11
• Indkøb af varer og maskiner.
•Nybyggeri, tilbygning
•Eksterne virksomheder og medarbejdere
Indkøb, projektering underlevera n-dørerog gæster P. 13
Ved risikovurdering tages følgende parametre i betragtning:
• Karakter af skade: død, skader på kroppen, psykiske mén, sygefravær m.m.
• Sandsynligheden for, at skaden opstår, hvor ofte det kan gå galt.
• Vil der opstå umiddelbar skade eller skal der påvirkning til over lang tid?
• Hvor mange personer berøres?
• Vurder for medarbejdere som kan være særligt følsomme for den enkelte påvirkning. f.eks. gravide, uerfarne eller sårbare personer.
Ovenstående parametre overvejes, og hvert enkelt påvirkning kategoriseres som minimum i en af grupperne:
• Rød gruppe: løses her og nu, signalerer en alvorlig og uacceptabel belastning eller risiko.
o Alvorlig skade / sandsynligheden er stor / påvirkningen forekommer hyppigt / mange berørte personer / love, bekendtgørelser og Arbejdstilsynets vejled- ninger er ikke overholdt / lever ikke op til arbejdsmiljøpolitik.
SAM – System ArbejdsMiljøledelse
• Gul gruppe: Løses hurtigst muligt, når det er teknisk og økonomisk muligt, signalerer en mindre alvorlig og uacceptabel belastning og risiko.
o Uacceptabel skade / sandsynligt at skaden kan ske / manglende overholdelse af formelle krav efter love, bekendtgørelser og vejledninger.
• Grøn gruppe: Markerer en acceptabel og håndteret påvirkning eller risiko. Problemerne markeres med den valgte gruppefarve eller tilsvarende på handlingsplanen.
En belastning eller risiko kan flyttes fra rød til gul gruppe når der er igangsat midlertidige foranstaltninger.
På den samlede handlingsplan prioriteres problemer i forhold til hinanden – tidsplanen illu- strerer dette.
Prioriteringskriterier
• Er love, bekendtgørelse eller Arbejdstilsynets vejledninger overholdt?
• Er problemet omfattet af arbejdsmiljøpolitik?
• Findes der en let løsning af problemet?
• Xxxxxx ressourcer skal til for at løse problemet?
• Hvordan påvirker det bundlinjen? (Skaber løsningen fordele f.eks. mindre sygefra- vær?)
• Har løsningen en positiv sammenhæng med miljøet?
Ansvar
Forvaltningsdirektørerne er ansvarlige for:
• arbejdsmiljøkortlægning, APV, risikovurdering og prioritering gennemføres:
o før opstart af et nyt stykke arbejde.
o ved større ændringer.
o som minimum hvert tredje år.
MED-udvalget (MU) er ansvarlig for, at:
• Der etableres procedurer for arbejdsmiljøkortlægning, APV, risikovurdering og priori- tering.
• Sikre AMG er kvalificeret til at arbejde med de valgte metoder.
• Der til stadighed foreligger en aktuel APV (ikke ældre end 3 år) indeholdende de 4 trin i processen.
SAM – System ArbejdsMiljøledelse
• Indsende MU’s handlingsplan til Hoved-MED umiddelbart efter, at den er udarbejdet.
Arbejdsmiljøgrupperne (AMG) er ansvarlige for at:
• Gennemføre arbejdsmiljøkortlægning, risikovurdering og prioritering af arbejdsmiljø- forholdene.
• Inddrage relevant gældende lovgivning i forbindelse med arbejdsmiljøkortlægning, risikovurdering og prioritering.
• Sikre resultatet af arbejdet er tilgængeligt for samtlige medarbejdere i AMG’s områ- de.
HR og Arbejdsmiljøs opgaver og ansvar er at:
• Sætte handlingsplaner, der udarbejdes på MU- niveau på dagsorden på Hoved- MEDmøde, med henblik på at vurdere handlingsplanernes kvalitet og iværksætte re- levante korrigerende handlinger.
Dokumentation
• Risikovurderinger
• Handlingsplaner
Referencer
Arbejdet med APV er reguleret af arbejdsmiljøloven og tilhørende bekendtgørelse og vej- ledning.
SAM – System ArbejdsMiljøledelse
5. Målsætninger og handlingdplaner
Formål
• Sikre en løbende forbedring af arbejdsmiljøet i Aalborg Kommune gennem opstilling, implementering og vedligeholdelse af målsætninger, der forpligter arbejdsmiljøorga- nisationen til at forebygge skader, arbejdsrelateret sygdom og andre relevante ar- bejdsmiljørisici.
Gyldighedsområde
Proceduren omfatter hele Aalborg Kommune.
Fremgangsmåde
I Aalborg kommune opstilles der som minimum målsætninger på HMU- og MU-niveau, se princip for opstilling af mål på figur.
FMU
målsætninger og handlingsplaner
HMU
målsætninger og handlingsplaner
AK Arbejdsmiljøpolitik,
væsentlige arbejdsmiljøforhold, lovgivning og AK personale- og sundhedspolitik
SAM – System ArbejdsMiljøledelse
Målsætningerne skal bidrage til at sætte fokus på implementeringen af Aalborg kommunes arbejdsmiljøpolitik. Hensigten er, at de afledte indsatser skal resultere i en reel forbedring af arbejdsmiljøet for de ansatte i kommunen ved f.eks. at bidrage til forebyggelse af skader og arbejdsrelateret sygdom. Målsætningerne skal være målbare, så det let kan verificeres, om en målsætning er nået.
Ved opstilling af målsætninger skal HMU/MU desuden tage hensyn til gældende lovgivning, teknologiske muligheder, økonomiske, driftsmæssige og forretningsmæssige krav samt interessenters synspunkter samt kommunens arbejdsmiljøpolitik, fælles personalepolitik med tilhørende fælles delpolitikker samt fælles ledelsesgrundlag.
Kvalitetskrav til handlingsplan
En handlingsplan skal som minimum indeholde en beskrivelse af opgaver, der skal udføres samt information om ansvarlig, midler og tidsramme. I bilag 5.1 Skema for handlingsplaner ses en handlingsplan, som skal anvendes i forbindelse med udarbejdelse af handlingspla- ner for mål og delmål.
Processen for den årlige revision af målsætninger og handleplaner
1. Kvartal: MU i de enkelte forvaltninger reviderer – bl.a. på grundlag af ledelsens evalue- ring - egne målsætninger og handlingsplaner og FMU indsender sine nye (reviderede) mål- sætninger og handlingsplan til HMU.
2. Kvartal: HMU reviderer årligt – umiddelbart efter ledelsens evaluering - målsætninger og handlingsplan for Aalborg Kommune. Vurderingen foretages på baggrund af ledelsens xxx- xxxxxxx, Forvaltningernes nye målsætninger og handlingsplaner, herunder en vurdering af om der er indsatser, der skal udbredes fra ét eller flere områder til andre områder i kommu- nen. Endvidere foretages vurderingen på grundlag af lovgivning, landsdækkende indsats- områder, teknologiske muligheder, økonomiske, driftsmæssige og forretningsmæssige krav, interessenters synspunkter samt kommunens arbejdsmiljøpolitik, fælles personalepoli- tik med tilhørende fælles delpolitikker og fælles ledelsesgrundlag.
3. Kvartal: MU’erne vurderer, om HMU’s mål og handlingsplaner giver anledning til juste- ring af MU’ernes målsætninger og handlingsplaner.
4. Kvartal: MU’erne implementerer målsætninger og handlingsplaner.
Opfølgning på opnåelse af målsætningerne sker årligt ved ledelsens evaluering, ligesom opfølgning kan ske efter behov i MU-møderne. Opfølgningen dokumenteres i referater.
Ansvar
HMU’s opgaver og ansvar er at:
• Etablere og implementere mål, der er gyldige for hele Aalborg Kommune
• Mål løbende vedligeholdes.
SAM – System ArbejdsMiljøledelse
• Udarbejde handlingsplaner for at sikre:
o opnåelse af fastsatte mål
o etablering af nødvendige målinger
o Opfølgning på implementering af målsætningerne.
• Med udgangspunkt i den årlige ledelses evaluering, målsætningerne og handlings- planerne fra de enkelte forvaltninger revidere HMU målsætningerne og handlings- planerne på HMU-niveau.
• Koordinere HMU’s målsætninger og handlingsplaner med Direktørgruppen.
Forvaltningsdirektøren er ansvarlig for, at der for respektive forvaltnings område
• etableres og implementeres mål og delmål
• sker løbende ajourføring af mål og delmål
• årligt udarbejdes en samlet ledelsens evaluering, målsætning og handlingsplaner for respektive forvaltning på grundlag af ledelsens evaluering, målsætning og hand- lingsplaner for de enkelte MU i forvaltningen og indsende dette til HMU.
MU er ansvarlig for at:
• Inddrage HMU's målsætninger i opstilling af delmålene for forvaltningen.
• Udarbejde handlingsplaner for at sikre:
• Opnåelse af fastsatte mål
• Etablering af nødvendige målinger
• Opfølgning på implementering af målsætningerne.
• Indsende ledelsens evaluering, målsætning og handlingsplaner til forvaltningsledel- sen i respektive forvaltning
HR og Arbejdsmiljø’s opgaver og ansvar er at:
• Assistere ved udarbejdelsen af målsætning og handlingsplan på HMU-niveau med henblik på revurdering af Aalborg Kommunes arbejdsmiljøpolitik.
• Gennemgå MU’ernes mål og handlingsplaner med henblik på:
o om der skal udarbejdes forslag til justering af HMU’s målsætning og hand- lingsplan.
o om der skal udarbejdes forlag om indsatser, der skal udbredes fra ét eller fle- re MU-områder til andre MU-områder.
• Samle ledelsens evaluering fra de syv forvaltninger og udarbejde oplæg til HMU om HMU’s målsætninger og handleplaner til vurdering af, om målsætninger og hand- lingsplaner opfyldes for Aalborg Kommune som helhed.
Dokumentation
• Handlingsplan for mål og delmålene.
• Ledelsens evaluering.
• Referater fra HMU og MU.
Bilag
• Bilag 5.1 Skema for handlingsplaner
SAM – System ArbejdsMiljøledelse
6. Sundhedsfremme
Formål
Sikre at Aalborg Kommunes fælles personalepolitik om sundhed indgår som grundlaget for kommunens indsats for de ansatte sundhed i arbejdet med særlig fokus på følgende tema- er:
• Trivsel og arbejdsglæde
• Sundhedsfremme
• Fastholdelse
• Stress
• Vold og trusler om vold
• Mobning og chikane
• Misbrug.
Gyldighedsområde
Proceduren omfatter hele Aalborg Kommune.
Fremgangsmåde
Ledere og medarbejdere arbejder aktivt for at udvikle og sikre sunde arbejdspladser i over- ensstemmelse med Aalborg Kommunes fælles personalepolitik om sundhed: xxxx://xxxx.xxxxxxx.xx/Xxxxxxxxxxxxxxxxx/Xxxxxxxxxxx/Xxxxxxxxxxxx/Xxxxxxxxxx/Xxxxxxxxxxxxxxxx/ Sundhedspolitik+for+ansatte+i+Aalborg+Kommune.htm
Ansvar
Ledelsen som arbejdsgiver er ansvarlig for:
• At der tages særligt hensyn til at indfri de forpligtelser, der ligger i den fælles perso- nalepolitik om sundhed.
• At der eksisterer rammer og vilkår, så alle ansatte arbejder med udgangspunkt i holdningerne om ”trivsel og sundhed”.
• Bidrage til, at egen og andres arbejdsindsats værdsættes.
• Bidrage til, at sundhed og sikkerhed på den enkelte arbejdsplads fremmes på alle måder.
• Løse arbejdsopgaver med en positiv indstilling og prioritere arbejdsglæde og stolthed ved egen arbejdsplads.
• Være opmærksomme på, om egne arbejdsopgaver, kompetencer og behov passer sammen.
SAM – System ArbejdsMiljøledelse
Alle ansatte skal:
• bidrage til, at egen og andres arbejdsindsats værdsættes.
• bidrage til, at sundhed og sikkerhed på den enkelte arbejdsplads fremmes på alle måder.
• løse arbejdsopgaver med en positiv indstilling og prioritere arbejdsglæde og stolthed ved egen arbejdsplads.
• være opmærksomme på, om egne arbejdsopgaver, kompetencer og behov passer sammen.
• Skal selv arbejde aktivt for at udvikle og sikre sunde arbejdspladser, herunder trivsel og arbejdsglæde.
Dokumentation
• Aalborg Kommunes fælles personalepolitik om sundhed.
• Referater fra HMU-, MU- og AMG-møder.
SAM – System ArbejdsMiljøledelse
7. Lovgivning
Formål
• Sikre at eksisterende og nye krav til arbejdsmiljølovgivning og andre gældende krav for kommunen eller enkelte forvaltninger bliver identificeret og efterlevet på relevante arbejdspladser i Aalborg kommune.
Gyldighedsområde
Proceduren omfatter hele Aalborg Kommune.
Fremgangsmåde
Dokumenteret liste over lovgivning og krav HMU: Overordnet , MU komplet for udvalgets område
Dokumentation af evaluering HMU: HMU referater, MU: referater
Identifikation af lov/krav ændringer HMU: generelle, AMU: alle for området
Evaluering på HMU- møder: generelle MU: alle for området
Ansvar
MED-udvalgenes (MU) opgaver og ansvar er at:
• Informere om relevant lovgivning og krav for arbejdsmiljøgrupperne og på arbejds- pladsen.
• Arbejdsmiljølovgivningen og anden lovgivende aftaler efterleves på arbejdspladsen.
• Supplere og vedligeholde listen over relevant gældende arbejdsmiljølovgivning og anden lovgivende aftaler med det, der er relevant for forvaltningen.
• Evaluere af ny arbejdsmiljølovgivning på AMU-møder samt dokumentere det via re- ferat.
SAM – System ArbejdsMiljøledelse
Det er arbejdsmiljøgruppernes (AMG) ansvar, at:
• Arbejdsmiljølovgivningen og anden lovgivende aftaler efterleves på arbejdspladsen
HR og Arbejdsmiljø’s opgaver og ansvar er:
• at udarbejde og vedligeholde en liste over relevant arbejdsmiljølovgivning og krav.
• at gøre listen med relevant arbejdsmiljølovgivning og krav tilgængelig på ”Klik”.
• at formidle ny arbejdsmiljølovgivning og nye krav ud til arbejdsmiljøudvalgene via mail
• at evaluere nye arbejdsmiljølove og krav på HMU-møderne samt dokumentere det via referat. ”Evaluering af nye arbejdsmiljølove” skal være et fast punkt på dagsor- den til HMU’s møder.
Dokumentation
• Liste over lovgivning og myndighedskrav på Aalborg Kommunes intranet (Klik)
• Referater af HMU- og MU-møder.
SAM – System ArbejdsMiljøledelse
7.1 Lovgivningsliste – (bilag til procedure 7. Lovgivning)
Arbejdsmiljøcertifikat opnået gennem certificering af virksomhedens arbejdsmiljøledel- sessystem - 923 - 21. oktober 2001
Arbejdsmiljøcertifikat opnået gennem inspektion samt krav til inspektionsorganernes kontrol af virksomhederne - 924 - 21. oktober 2001 - med senere ændringer
Arbejdsmiljøforskningsfonden - 1530 - 27. december 2009
Asbest - 1502 - 21. december 2004 - med senere ændringer
B
Begrænsninger i anvendelsen af lov om arbejdsmiljø på arbejde, som udføres i den ansat- tes hjem - 247 - 2. april 2003
Begrænsning af Arbejdstilsynets tilsyn med overholdelse af visse arbejdsmiljøregler - 1156
- 25. november 2004 - med senere ændringer
Beregning og indbetaling af arbejdsmiljøafgift pr. beregnet fuldtidsbeskæftiget - 288 - 23. april 2001
Beskyttelse mod udsættelse for kunstig optisk stråling i forbindelse med arbejdet - 562 - 26. maj 2010
Beskyttelse mod udsættelse for støj i forbindelse med arbejdet - 63 - 6. februar 2006 Beskyttelse mod udsættelse for vibrationer i forbindelse med arbejdet - 682 - 30. juni 2005
Bidrag til Arbejdsmiljørådets og branchearbejdsmiljørådenes arbejdsmiljøindsats - 250 - 6. april 2001 - med senere ændringer
Bindende forhåndsbesked - 1286 - 14. december 2004
Bindende forhåndsbesked - 1181 - 3. december 2009
Biologiske agenser og arbejdsmiljø - 864 - 10. november 1993 - med senere ændringer
Brug af autoriserede arbejdsmiljørådgivere for en periode (Periodepåbud) - 553 - 17. juni 2004
Brug af autoriserede arbejdsmiljørådgivere til løsning af bestemte arbejdsmiljøproblemer (Problempåbud) - 554 - 17. juni 2004
Brug af personlige værnemidler - 746 - 28. august 1992 - med senere ændringer Bygherrens pligter - 1416 - 27. december 2008
C
Centrifuger - 776 - 25. november 1991 - med senere ændringer
E
EF-direktiver om landbrugs- og skovbrugshjultraktorer - 475 - 18. september 1975
EF-direktiver om trykbeholdere - ophæves delvis af nr. 743 om indretning af trykbærende udstyr - 564 - 1. juli 1997
SAM – System ArbejdsMiljøledelse
F
Faste arbejdssteders indretning - 96 - 13. februar 2001 - med senere ændringer
Fastsættelse af kodenumre - 301 - 13. maj 1993 - med senere ændringer Foranstaltninger til forebyggelse af kræftrisikoen ved arbejde med stoffer og materialer m.v. - 908 - 27. september 2005 - med senere ændringer
Førercertifikater til kraner og gaffeltrucks mv. - 382 af 23. april 2007
Førerværn til traktorer og visse selvkørende motorredskaber - 519 - 30. juli 1987
H
Hejseredskaber og spil - 1101 - 14. december 1992 - med senere ændringer Hvileperiode og fridøgn m.v. - 324 - 23. maj 2002 - med senere ændringer
I
Ikrafttræden af lov om arbejdsmiljøcertifikat til virksomheder og om statstilskud til virk- somheder med certifikat - 899 - 12. oktober 2001
Ikrafttræden af visse bestemmelser i lov om arbejdsmiljø - 267 - 21. maj 1976 Indretning af byggepladser og lignende arbejdssteder - 589 - 22. juni 2001- med senere ændringer
Indretning af byggepladser og lignende arbejdssteder - 53 - 20. januar 2009 - bekendtgø- relsen træder i kraft den 1. april 2010
Indretning af elevatorer - 678 - 27. juni 2008
Indretning af skurvogne og lignende - 775 - 17. september 1992 Indretning af tekniske hjælpemidler - 612 - 25. juni 2008
Indretning af tekniske hjælpemidler - 561 - 24. juni 1994 - med senere ændringer Indretning af tekniske hjælpemidler til anvendelse i eksplosionsfarlig atmosfære - 696 - 18. august 1995
Indretning af trykbærende udstyr - 743 - 23. september 1999
Indretningen og brugen af boltepistoler og deres tilbehør - 621 - 11. december 1975 Indretning, ombygning og reparation af trykbærende udstyr - 99 - 31. januar 2007
K
Kloakarbejde m.v. - 473 - 7. oktober 1983 - med senere ændringer
Kontrol med arbejdsmiljøet ved risiko for større uheld med farlige stoffer - 20 - 12. januar 2006
Konvention om sikre containere - 70 - 22. februar 1980
L
Lægelig kontrol med arbejde med ioniserende stråling - 206 - 23. marts 1990 - med sene- re ændringer
Lægers og tandlægers pligt til at anmelde arbejdsbetingede lidelser til Arbejdstilsynet og Arbejdsskadestyrelsen - 605 - 27. maj 2010
SAM – System ArbejdsMiljøledelse
M
Xxxxxx håndtering - 1164 - 16. december 1992