CONTRAT-CADRE DE FOURNITURE
CONTRAT-CADRE DE FOURNITURE
CONTRAT-CADRE N° – 2015/SRB/NEG/6
Le Conseil de Résolution Unique (ci-après dénommé «SRB»), représenté en vue de la signature du présent contrat-cadre par Xx Xxxx XXXXXXXXXXX, Vice-Président,
d'une part, et
[dénomination officielle complète] [forme juridique officielle]1 [numéro d'enregistrement légal]2 [adresse officielle complète]
[n° du registre de la TVA]
[(ci-après dénommé(e) «le contractant»),] [représenté(e) en vue de la signature du présent contrat-cadre par [prénom, nom et fonction,]]
[Les parties susnommées et ci-après désignées collectivement «le contractant» sont conjointement et solidairement responsables de l'exécution du présent contrat-cadre à l'égard du pouvoir adjudicateur.]
d'autre part,
N° de contrat: [compléter] Modèle de contrat-cadre d'octobre 2012
1
SONT CONVENU(E)S
des conditions particulières, des conditions générales des contrats-cadres de fourniture [, du modèle de bon de commande] et des annexes suivantes:
Annexe I Cahier des charges (référence n° SRB/NEG/62015 du [date])
Annexe II Offre du contractant (référence n° [compléter] du [date])
Xxxxx XXX Xxx de commande - Modèle
qui font partie intégrante du présent contrat-cadre (ci-après dénommé «le CC»).
- Les dispositions des conditions particulières prévalent sur celles des autres parties du CC.
- Les dispositions des conditions générales prévalent sur celles du modèle de bon de commande.
- Les dispositions du modèle de bon de commande prévalent sur celles des autres annexes.
- Les dispositions du cahier des charges (annexe I) prévalent sur celles de l'offre (annexe II).
- Les dispositions du CC prévalent sur celles des bons de commande.
I – CONDITIONS PARTICULIÈRES ARTICLE I.1 – OBJET
I.1.1 Le CC a pour objet la location d'équipement et de logiciels d'impression de
référence et des services y associés; La livraison, l'installation, le démontage, l'assistance et le soutien technique pour le matériel loué; Un service de garantie couvrant l'ensemble du matériel loué en vertu du présent contrat ainsi qu'un service d'intervention critique pour certains équipements spécifiques.
I.1.2 La signature du CC n'emporte aucune obligation d'achat pour le pouvoir adjudicateur. Seule l'exécution du CC au moyen de bons de commande engage le pouvoir adjudicateur.
Article I.2 – Entree en vigueur et duree
I.2.1 Le CC entre en vigueur à la date de sa signature par la dernière partie.
I.2.2 L'exécution ne peut en aucune circonstance commencer avant la date d'entrée en vigueur du CC. La livraison des fournitures ne peut en aucune circonstance commencer avant la date d'entrée en vigueur du bon de commande.
I.2.3 Le CC est conclu pour une durée de 12 mois à compter de la date de son entrée en vigueur. Sauf indication contraire, tous les délais stipulés dans le CC sont calculés en jours calendrier.
I.2.4 Les bons de commande doivent être signés par les deux parties avant l'expiration du CC.
Article I.3 - Prix
I.3.1 Le montant maximal du CC est fixé à 60.000 (soixante mille) euros. Cependant, la fixation de ce montant ne doit en aucun cas être interprétée comme un engagement de la part du pouvoir adjudicateur à payer le montant maximal pour l'achat.
Le prix maximal des fournitures [est le suivant:] [figure à l'annexe II].
I.3.2 Révision des prix
N.a.
ARTICLE I.4 – MODALITES DE PAIEMENT ET EXECUTION DU CONTRAT- CADRE
I.4.1 Contrat-cadre simple
Lorsque le pouvoir adjudicateur a adressé un bon de commande au contractant, il doit le recevoir dûment complété, daté et signé par ce dernier dans un délai de 5 jours ouvrables à compter de la date d'envoi par le pouvoir adjudicateur.
Le délai de livraison des fournitures commence à courir à la date de la signature du bon de commande par le contractant, sauf si le document mentionne une autre date.]
I.4.2 Livraison
Les fournitures sont livrées à Bruxelles au sein des bâtiments du SRB, tel qu'indiqué sur le bon de commande.
Le contractant informe le pouvoir adjudicateur de la date exacte de livraison au moins 2 jours à l'avance. Toutes les livraisons ont lieu entre 9 heures 30 et 17 heures au lieu convenu à cet effet.
I.4.3. Préfinancement N.a.
I.4.4. Paiement du solde
Le contractant présente une facture pour demander le paiement du solde.
Article I.5 – Compte bancaire
Les paiements sont effectués sur le compte bancaire du contractant, libellé en [euros, identifié comme suit:
Nom de la banque:
Adresse complète de l'agence bancaire:
Identification précise du titulaire du compte:
Numéro de compte complet, y compris les codes [bancaires]: [Code IBAN:]
Article I.6 – Modalites de communication et responsable du traitement des donnees
Aux fins de l'article II.6, le responsable du traitement des données est le SRB.
Toute communication au sujet du CC doit être faite par écrit et doit comporter les références du CC. Les envois postaux sont considérés être réceptionnés par le SRB à la date d'enregistrement par le département responsable, tel qu'indiqué ci-dessous.
Les communications sont envoyées aux adresses suivantes: Pouvoir adjudicateur:
Xxxx Xxxxxxxxxxx Vice-Président
Xxx xx xx Xxxxxxx 00 X-0000 Xxxxxxxx Xxxxxxx
Contractant: [Dénomination complète]
[Fonction] [Dénomination sociale]
[Adresse officielle complète] E-mail: [compléter]
Les factures doivent être envoyées à l'adresse suivante: SRB
Enregistrement des factures – Section finances Xxx xx xx Xxxxxxx 00x
Email: XXX-XXXXXXXX@xx.xxxxxx.xx
ARTICLE I.7 – LOI APPLICABLE ET REGLEMENT DES LITIGES
I.7.1 Le CC est régi par le droit de l'Union, complété, si nécessaire, par le droit belge.
I.7.2 Tout litige entre les parties lié à l'interprétation, l'application ou la validité du CC et ne pouvant être réglé à l'amiable est porté devant les tribunaux de Bruxelles.
Article I.8 – Resiliation par les parties
Article I.9 – Contrat-cadre interinstitutionnel
[Sans objet]
[ARTICLE I.10 – AUTRES CONDITIONS PARTICULIERES]
N.a.
SIGNATURES
Pour le contractant,
[dénomination sociale/prénom/nom/fonction]
signature[s]:
Pour le pouvoir adjudicateur,
Xxxx Xxxxxxxxxxx, Vice Chair
signature[s]:
Fait à [Bruxelles], le [date] Fait à [Bruxelles], le [date] en deux exemplaires en français.
II – CONDITIONS GÉNÉRALES DES CONTRATS-CADRES DE FOURNITURE
Article II.1 – Execution du contrat
Chaque fois que le pouvoir adjudicateur désire se procurer les produits à fournir, il adresse au contractant un bon de commande en deux exemplaires précisant les conditions de leur fourniture, dont la quantité, la désignation, la qualité, le prix, le lieu et les délais de livraison, conformément aux conditions stipulées dans le CC.
Dans le délai indiqué à l'article I.4, le contractant renvoie un exemplaire original du bon de commande dûment daté et signé, qui vaut accusé de réception de la commande et acceptation des conditions d'exécution.
II.1.1 Livraison
a) Délai de livraison
Le délai de livraison est calculé conformément à l'article I.4.
b) Date, heure et lieu de livraison
Le pouvoir adjudicateur est informé par écrit de la date exacte de la livraison dans le délai stipulé à l'article I.4. Toute livraison se fait au lieu de livraison convenu, pendant les horaires indiqués à l'article I.4.
Le contractant assume tous les frais et tous les risques liés à la livraison des fournitures jusqu'au lieu de livraison.
c) Bordereau de livraison
Chaque livraison doit être accompagnée d'un bordereau en deux exemplaires, datés et signés par le contractant ou son transporteur et mentionnant le numéro de commande et le détail des fournitures livrées. Un exemplaire du bordereau de livraison est contresigné par le pouvoir adjudicateur et renvoyé au contractant ou à son transporteur.
II.1.2 Certificat de conformité
La signature du bordereau de livraison par le pouvoir adjudicateur, prévue au point c) de l'article II.1.1., vaut simple reconnaissance de la livraison des fournitures, et non de leur conformité au bon de commande.
La conformité des fournitures livrées est constatée dans un certificat signé par le pouvoir adjudicateur au plus tard un mois après la date de livraison, sauf disposition contraire des conditions particulières ou du cahier des charges (annexe I).
La conformité n'est déclarée que si les conditions d'exécution stipulées dans le CC et dans le bon de commande ont été respectées et si les fournitures sont conformes au cahier des charges (annexe I).
Si, pour des raisons imputables au contractant, le pouvoir adjudicateur n'est pas en mesure de procéder à la réception des fournitures, il en avise le contractant par écrit au plus tard à la date d'expiration du délai de déclaration de la conformité.
II.1.3 Conformité au CC des fournitures livrées
a) La quantité, la qualité, le prix et l'emballage ou le conditionnement des fournitures livrées par le contractant au pouvoir adjudicateur doivent être conformes à ceux prévus dans le CC et dans le bon de commande concerné.
b) Les fournitures livrées doivent:
i) correspondre à la description donnée dans le cahier des charges (annexe I) et posséder les caractéristiques des fournitures présentées par le contractant au pouvoir adjudicateur sous forme d'échantillons ou de modèles;
ii) être propres à tout usage spécial recherché par le pouvoir adjudicateur, qu'il a porté à la connaissance du contractant au moment de la conclusion du présent CC et que le contractant a accepté;
iii) être propres aux usages auxquels servent habituellement les fournitures du même type;
iv) présenter la qualité et les prestations habituelles de fournitures de même type auxquelles le pouvoir adjudicateur peut raisonnablement s'attendre, eu égard à la nature des fournitures et, le cas échéant, compte tenu des déclarations publiques faites sur leurs caractéristiques concrètes par le contractant, par le producteur ou par son représentant, notamment dans la publicité ou sur l'étiquetage;
v) être emballées ou conditionnées selon le mode habituel pour les fournitures du même type ou, à défaut du mode habituel, d'une manière propre à les conserver et à les protéger.
II.1.4 Recours
a) Le contractant est responsable à l'égard du pouvoir adjudicateur de tout défaut de conformité qui existe au moment de la vérification des fournitures.
b) En cas de défaut de conformité, sans préjudice de l'article II.11 relatif aux dommages- intérêts applicables au prix total des fournitures concernées, le pouvoir adjudicateur peut:
i) exiger la mise en conformité des fournitures, sans frais, par leur réparation ou leur remplacement;
ii) ou obtenir une réduction appropriée du prix.
c) La réparation ou le remplacement doit avoir lieu dans un délai raisonnable et ne pas causer d'inconvénient majeur au pouvoir adjudicateur, compte tenu de la nature des fournitures et de l'usage auquel il les destine.
d) L'expression «sans frais» mentionnée au point b) fait référence au coût de mise en conformité des fournitures, notamment aux frais d'affranchissement, de main-d'œuvre et de matériel.
II.1.5 Montage
Si le cahier des charges (annexe I) le stipule, le contractant assure le montage des fournitures livrées, dans un délai d'un mois, sauf disposition contraire des conditions particulières.
Tout défaut de conformité qui résulte d'une mauvaise installation des fournitures livrées est assimilé au défaut de conformité des fournitures si l'installation fait partie du CC et si elle a été effectuée par le contractant ou sous sa responsabilité. Cette disposition s'applique également si le produit devait être installé par le pouvoir adjudicateur et si son montage défectueux est dû à une erreur des instructions de montage.
II.1.6 Services afférents aux fournitures
Si le cahier des charges (annexe I) le stipule, des services afférents aux fournitures sont assurés.
II.1.7 Dispositions générales relatives aux fournitures
a) Emballage
Les fournitures doivent être emballées dans des boîtes ou caisses très résistantes ou par tout autre système garantissant une parfaite préservation du contenu et empêchant les dommages ou détériorations. Les emballages, palettes, etc., y compris le contenu, ne peuvent pas dépasser 500 kg.
Sauf dispositions contraires des conditions particulières ou du cahier des charges (annexe I), les palettes sont considérées comme emballage perdu et ne sont pas retournées. Chaque boîte ou caisse doit être munie d'une étiquette de signalisation indiquant en caractères apparents:
i) le nom du pouvoir adjudicateur et l'adresse de livraison;
ii) le nom du contractant;
iii) la désignation du contenu;
iv) la date de livraison;
v) le numéro et la date du bon de commande;
vi) le numéro de code de la SRB attribué à l'article.
b) Garantie
Les fournitures sont garanties contre tout vice de fabrication et défaut de matière pendant deux ans à compter de la date de livraison, sauf si le cahier des charges (annexe I) prévoit une période de garantie plus longue.
Le contractant garantit que tous les permis et autorisations requis pour fabriquer et vendre les fournitures ont été obtenus.
Le contractant est tenu de remplacer à ses frais tout article s'étant détérioré ou devenu défectueux lors de son utilisation normale pendant la période de garantie. Le remplacement doit intervenir dans un délai raisonnable à convenir d'un commun accord.
Le contractant est responsable de tout défaut de conformité qui existe au moment de la livraison, même si le défaut n'apparaît qu'ultérieurement.
Le contractant est en outre responsable de tout défaut de conformité qui survient après la livraison et qui est imputable à l'inexécution de ses obligations, notamment s'il n'a pas garanti que, pendant une période déterminée, les fournitures soumises à un usage normal ou à un usage spécial conserveront les qualités ou les caractéristiques spécifiées.
En cas de remplacement d'une partie d'un article, la pièce de rechange est garantie, aux mêmes conditions, pendant une période d'une durée égale à celle mentionnée ci-dessus.
S'il est établi qu'un défaut est dû à une erreur systématique de conception, le contractant est tenu de remplacer ou de modifier toutes les pièces identiques incorporées dans les autres fournitures faisant partie de la même commande, même si elles n'ont causé aucun incident. Dans ce cas, la période de garantie est prolongée ainsi qu'il est prévu au paragraphe précédent.
II.1.8 Dispositions générales relatives à l'exécution du CC
a) Le contractant exécute le CC selon les meilleures pratiques professionnelles.
b) Les démarches nécessaires à l'obtention de tous permis et autorisations requis pour l'exécution du CC, en vertu des lois et règlements en vigueur au lieu où les commandes doivent être exécutées, incombent exclusivement au contractant.
c) Toute référence au personnel du contractant dans le CC renvoie exclusivement aux personnes participant à l'exécution dudit CC.
d) Le contractant doit veiller à ce que tout membre de son personnel prenant part à l'exécution du CC ait les qualifications et l'expérience professionnelles requises pour l'exécution des bons de commande qu'il reçoit.
e) Le contractant ne peut pas représenter le pouvoir adjudicateur ni se comporter d'une manière susceptible de donner cette impression. Il est tenu d'informer les tiers qu'il n'appartient pas à la fonction publique européenne.
f) Le contractant est seul responsable du personnel exécutant les tâches qui sont confiées au contractant.
Dans le cadre des relations de travail ou de service avec son personnel, le contractant est tenu de mentionner:
i) que le personnel exécutant les tâches confiées au contractant ne peut recevoir d'ordres directs du pouvoir adjudicateur;
ii) que le pouvoir adjudicateur ne peut en aucun cas être considéré comme l'employeur du personnel visé au point i) et que ce dernier s'engage à n'invoquer à l'égard du pouvoir adjudicateur aucun droit résultant de la relation contractuelle entre le pouvoir adjudicateur et le contractant.
g) En cas d'incident lié à l'action d'un membre du personnel du contractant travaillant dans les locaux du pouvoir adjudicateur, ou en cas d'inadéquation de l'expérience et/ou des compétences d'un membre du personnel du contractant avec le profil requis par le CC, le contractant procède à son remplacement sans délai. Le pouvoir adjudicateur a le droit de présenter une demande motivée en vue du remplacement du membre du personnel en cause. Le personnel de remplacement doit posséder les qualifications nécessaires et être capable de poursuivre l'exécution du CC dans les mêmes conditions contractuelles. Le contractant est responsable de tout retard dans l'exécution des commandes imputable à un remplacement de personnel.
h) Si l'exécution du CC est entravée directement ou indirectement, en tout ou en partie, par un événement imprévu, une action ou une omission, le contractant, sans délai et de sa propre initiative, l'enregistre et le signale au pouvoir adjudicateur. Le rapport contient une description du problème, de même qu'une indication de la date à laquelle il est apparu et des mesures prises par le contractant pour remplir toutes ses obligations découlant du présent CC. Dans un tel cas, le contractant accorde la priorité à la résolution du problème plutôt qu'à la détermination des responsabilités.
i) Si le contractant n'exécute pas ses obligations découlant du CC, le pouvoir adjudicateur peut, sans préjudice de son droit de résilier le CC, réduire ou récupérer ses paiements proportionnellement à l'ampleur des obligations inexécutées. Le pouvoir adjudicateur peut, en outre, réclamer une indemnisation ou appliquer des dommages-intérêts conformément à l'article II.11.
ARTICLE II.2 – MOYENS DE COMMUNICATION
II.2.1 Toute communication relative au CC ou à son exécution est effectuée par écrit et mentionne le numéro du CC. Toute communication est réputée effectuée lors de sa réception par la partie destinataire, sauf si le présent CC en dispose autrement.
II.2.2 Toute communication électronique est réputée reçue par les parties le jour de son envoi, pour autant que cette communication soit transmise aux destinataires mentionnés à l'article I.6. Sans préjudice de ce qui précède, si elle reçoit un message de non-remise ou d'absence du destinataire, la partie expéditrice met tout en œuvre pour assurer la réception effective de ladite communication par l'autre partie.
La communication électronique est confirmée par une version papier originale signée si l'une des parties en fait la demande, pour autant que cette demande soit
présentée sans retard injustifié. L'expéditeur envoie la version papier originale signée sans retard injustifié.
II.2.3 Le courrier envoyé par service postal est réputé reçu par le pouvoir adjudicateur à la date de son enregistrement par le service responsable visé à l'article I.6.
Toute notification formelle doit être effectuée par lettre recommandée avec avis de réception ou tout moyen équivalent, ou par des moyens électroniques équivalents.
ARTICLE II.3 - RESPONSABILITÉ
II.3.1 Le contractant est seul responsable du respect de toutes les obligations légales qui lui incombent.
II.3.2 Sauf en cas de faute intentionnelle ou de faute grave de sa part, le pouvoir adjudicateur ne peut être tenu pour responsable des dommages causés ou subis par le contractant, notamment de tout dommage causé par le contractant à des tiers à l'occasion ou par le fait de l'exécution du CC.
II.3.3 Le contractant est tenu pour responsable des pertes et dommages subis par le pouvoir adjudicateur lors de l'exécution du CC, y compris dans le cadre de la sous- traitance, et de toute réclamation d'un tiers, cette responsabilité étant toutefois limitée à un montant ne dépassant pas trois fois la valeur totale du bon de commande correspondant. Néanmoins, si le dommage ou la perte est imputable à une faute grave ou une faute intentionnelle du contractant, de son personnel ou de ses sous-traitants, le contractant est responsable sans limitation du montant du dommage ou de la perte.
II.3.4 Le contractant garantit l'Union contre tous recours et frais en cas d'action. Il assume toute indemnisation en cas d'action, de réclamation ou de procédure engagée par un tiers contre le pouvoir adjudicateur à la suite de tout dommage causé par le contractant lors de l'exécution du CC. Lors de toute action intentée par un tiers contre le pouvoir adjudicateur en relation avec l'exécution du CC, le contractant prête assistance au pouvoir adjudicateur. Les frais de ce type encourus par le contractant peuvent être supportés par le pouvoir adjudicateur.
II.3.5 Le contractant souscrit la police d'assurance couvrant les risques et dommages relatifs à l'exécution du CC requise par la législation applicable. Il souscrit les assurances complémentaires qui sont d'usage dans son secteur d'activité. Une copie de tous les contrats d'assurance concernés est transmise au pouvoir adjudicateur, s'il le demande.
ARTICLE II.4 - CONFLITS D'INTERETS
II.4.1 Le contractant prend toutes les mesures nécessaires pour prévenir toute situation de conflit d'intérêts. Il y a conflit d'intérêts lorsque l'exécution impartiale et objective du CC est compromise pour des motifs d'intérêt économique, d'affinité politique ou nationale, de liens familiaux ou sentimentaux ou pour tout autre motif de communauté d'intérêt.
II.4.2 Toute situation constitutive d'un conflit d'intérêts ou susceptible de conduire à un conflit d'intérêts en cours d'exécution du CC doit être signalée sans délai et par écrit au pouvoir adjudicateur. Le contractant prend immédiatement toutes les mesures nécessaires pour remédier à cette situation. Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de vérifier que les mesures prises sont appropriées et d'exiger que des mesures complémentaires soient prises dans un délai précis.
II.4.3 Le contractant déclare qu'il n'a pas consenti, recherché, cherché à obtenir ou accepté, et s'engage à ne pas consentir, rechercher, chercher à obtenir ou accepter, d'avantage, financier ou en nature, en faveur ou de la part d'une quelconque personne lorsque cet avantage constitue une pratique illégale ou relève de la corruption, directement ou indirectement, en ce qu'il revient à une gratification ou une récompense liée à l'exécution du CC.
II.4.4 Le contractant répercute par écrit toutes les obligations pertinentes auprès des membres de son personnel et de toute personne physique ayant le pouvoir de le représenter ou de prendre des décisions en son nom et s'assure que les intéressés ne se trouvent pas dans une situation pouvant donner lieu à un conflit d'intérêts. Le contractant répercute également par écrit toutes les obligations pertinentes auprès des tiers participant à l'exécution du CC, y compris les sous-traitants.
ARTICLE II.5 – CONFIDENTIALITE
II.5.1. Le pouvoir adjudicateur et le contractant traitent de manière confidentielle toute information et tout document, sous quelque forme que ce soit, divulgué par écrit ou oralement, qui est lié à l'exécution du CC et désigné par écrit comme étant confidentiel.
Le contractant est tenu:
a) de ne pas utiliser d'informations et de documents confidentiels à des fins autres que le respect des obligations qui lui incombent en vertu du CC ou du bon de commande sans l'accord préalable écrit du pouvoir adjudicateur;
b) d'assurer la protection de ces informations et documents confidentiels en garantissant le même niveau de protection que pour ses propres informations confidentielles, qui ne saurait toutefois se situer en deçà d'une protection raisonnable;
c) de ne pas divulguer, directement ou indirectement, des informations et documents confidentiels à des tiers sans l'accord préalable écrit du pouvoir adjudicateur.
II.5.2 L'obligation de confidentialité prévue à l'article II.5.1 est contraignante pour le pouvoir adjudicateur et le contractant pendant l'exécution du CC et s'étend sur une période de cinq ans qui commence à courir à partir de la date du paiement du solde, sauf si:
a) la partie concernée accepte de libérer plus tôt l'autre partie de l'obligation de confidentialité;
b) les informations confidentielles deviennent publiques d'une autre manière qu'à la suite de leur divulgation, en violation de l'obligation de confidentialité, par la partie tenue par cette obligation;
c) la divulgation des informations confidentielles est exigée par la loi.
II.5.3 Le contractant obtient de toute personne physique ayant le pouvoir de le représenter ou de prendre des décisions en son nom, ainsi que des tiers participant à l'exécution du CC ou du bon de commande, l'engagement qu'ils se conformeront à l'obligation de confidentialité prévue à l'article II.5.1.
Article II.6 – Traitement des donnees a caractere personnel
II.6.1 Les données à caractère personnel mentionnées dans le CC sont traitées conformément au règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes
communautaires et à la libre circulation de ces données. Celles-ci ne peuvent être traitées par le responsable du traitement des données qu'aux fins de l'exécution, de la gestion et du suivi du présent CC, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d'une mission de contrôle ou d'inspection en application du droit de l'Union.
II.6.2 Le contractant dispose d'un droit d'accès aux données à caractère personnel le concernant, de même que d'un droit de rectification de ces données. Il adresse toute question concernant le traitement de ces dernières au responsable du traitement des données.
II.6.3 Le contractant a le droit de saisir à tout moment le Contrôleur européen de la protection des données.
II.6.4 Dans la mesure où le présent CC implique le traitement de données à caractère personnel par le contractant, celui-ci ne peut agir que sous la supervision du responsable du traitement, notamment en ce qui concerne les fins du traitement, les catégories de données pouvant être traitées, les destinataires des données et les moyens par lesquels la personne concernée peut exercer ses droits.
II.6.5 Le contractant donne à son personnel l'accès aux données dans la mesure strictement nécessaire à l'exécution, à la gestion et au suivi du CC.
II.6.6 Le contractant s'engage à adopter des mesures de sécurité d'ordre technique et organisationnel, eu égard aux risques inhérents au traitement et à la nature des données à caractère personnel concernées, afin:
a) de prévenir l'accès par des personnes non autorisées aux systèmes informatiques de traitement des données à caractère personnel, notamment d'empêcher:
i) toute lecture, copie, modification ou tout déplacement non autorisés des supports de stockage,
ii) toute saisie non autorisée de données, ainsi que toute divulgation, toute modification ou tout effacement non autorisés de données à caractère personnel stockées,
iii) l'utilisation par des personnes non autorisées des systèmes de traitement de données au moyen d'installations de transmission de données;
b) de garantir que les utilisateurs autorisés d'un système de traitement des données ne puissent accéder qu'aux données à caractère personnel que leur droit d'accès leur permet de consulter;
c) de garder une trace des données à caractère personnel qui ont été communiquées, du moment où elles ont été communiquées et de leur destinataire;
d) de garantir que les données à caractère personnel qui sont traitées pour le compte de tiers ne puissent l'être que de la façon prévue par le pouvoir adjudicateur;
e) de garantir que, lors de la communication de données à caractère personnel et du transport de supports de stockage, les données ne puissent être lues, copiées ou effacées sans autorisation;
f) de concevoir sa structure organisationnelle de manière à ce qu'elle réponde aux exigences de la protection des données.
ARTICLE II.7 – SOUS-TRAITANCE
II.7.1 Le contractant ne peut, sans l'autorisation préalable écrite du pouvoir adjudicateur, conclure des contrats de sous-traitance ni faire exécuter, de facto, le CC par des tiers.
II.7.2 Même lorsque le pouvoir adjudicateur autorise le contractant à conclure des contrats de sous-traitance avec des tiers, il n'est pas libéré pour autant de ses obligations contractuelles et il assume seul la responsabilité de la bonne exécution du présent CC.
II.7.3 Le contractant veille à ce que le contrat de sous-traitance ne modifie pas les droits et garanties conférés au pouvoir adjudicateur en vertu du présent CC, et notamment de son article II.16.
Article II.8 – Avenants
II.8.1 Tout avenant au CC ou au bon de commande est établi par écrit avant l'exécution de toute obligation contractuelle. Un bon de commande ne peut être considéré comme un avenant au CC.
II.8.2 L'avenant ne peut avoir pour objet ou pour effet d'apporter au CC ou au bon de commande des modifications susceptibles de remettre en cause la décision d'attribution du CC ou du bon de commande, ni de donner lieu à une inégalité de traitement entre soumissionnaires ou contractants.
Article II.9 – Cession
II.9.1 Le contractant ne peut céder tout ou partie des droits, y compris des créances, et obligations découlant du CC sans l'autorisation préalable écrite du pouvoir adjudicateur.
II.9.2 En l'absence de cette autorisation ou en cas de non-respect des conditions dont elle est assortie, la cession des droits ou obligations effectuée par le contractant n'est pas opposable au pouvoir adjudicateur et n'a aucun effet à son égard.
Article II.10 – Force majeure
II.10.1 On entend par «force majeure» toute situation ou tout événement imprévisible et exceptionnel, indépendant de la volonté des parties et non imputable à la faute ou à la négligence de l'une d'elles ou d'un sous-traitant, qui empêche l'une des parties d'exécuter une ou plusieurs de ses obligations découlant du CC et qui se révèle inévitable en dépit de toute la diligence déployée. Une défaillance dans une prestation, le défaut des équipements, du matériel ou des matériaux ou leur mise à disposition tardive, sauf si cette situation est la conséquence directe d'un cas de force majeure établi, de même que les conflits du travail, les grèves et les difficultés financières, ne peuvent être invoqués comme cas de force majeure.
II.10.2 Toute partie confrontée à un cas de force majeure en avertit formellement et sans délai l'autre partie, en précisant la nature, la durée probable et les effets prévisibles de cet événement.
II.10.3 La partie confrontée à un cas de force majeure n'est pas considérée comme ayant manqué ou contrevenu à ses obligations contractuelles si elle n'a pu les exécuter en raison d'une force majeure. Lorsque le contractant est empêché, par un cas de
force majeure, de remplir ses obligations contractuelles, son droit au paiement de la rémunération se limite aux tâches effectivement exécutées.
II.10.4 Les parties prennent toutes mesures pour limiter les éventuels dommages qui résulteraient d'un cas de force majeure.
Article II.11 – Dommages-interets
Le pouvoir adjudicateur peut imposer au contractant le paiement de dommages-intérêts si celui-ci ne remplit pas ses obligations contractuelles, ou s'il ne respecte pas le niveau de qualité requis, au regard du cahier des charges.
Si le contractant n'exécute pas ses obligations contractuelles dans le délai fixé par le CC ou le bon de commande correspondant, le pouvoir adjudicateur peut lui imposer, indépendamment de la responsabilité réelle ou potentielle du contractant et du droit du pouvoir adjudicateur de résilier le CC ou le bon de commande correspondant, le paiement de dommages-intérêts pour chaque jour calendrier de retard, calculés selon la formule suivante:
0,3 x (V/d)
V est le prix de l'achat concerné;
d est la durée mentionnée dans le bon de commande correspondant ou, à défaut, la période comprise entre la date visée à l'article I.4.1 et la date de livraison ou d'exécution stipulée dans le bon de commande correspondant, exprimées en jours calendrier.
Le contractant peut contester cette décision dans les trente jours à compter de la réception de la notification formelle. En l'absence de réaction de sa part ou d'une annulation écrite par le pouvoir adjudicateur dans les trente jours suivant la réception de la contestation, la décision imposant le paiement des dommages-intérêts devient exécutoire.
Article II.12 – Suspension de l'execution du CC
II.12.1 Suspension par le contractant
Le contractant peut suspendre l'exécution de tout ou partie du CC ou du bon de commande si un cas de force majeure rend cette exécution impossible ou excessivement difficile. Il informe sans délai le pouvoir adjudicateur de la suspension, en communiquant toutes les justifications et précisions nécessaires, ainsi que la date envisagée de la reprise de l'exécution du CC ou du bon de commande.
Dès que les conditions d'une reprise de l'exécution sont réunies, le contractant en informe immédiatement le pouvoir adjudicateur, sauf si celui-ci a déjà résilié le CC ou le bon de commande.
II.12.2 Suspension par le pouvoir adjudicateur
Le pouvoir adjudicateur peut suspendre l'exécution de tout ou partie du CC ou du bon de commande:
a) si la procédure d'attribution du CC ou du bon de commande ou l'exécution du CC se révèle entachée d'erreurs substantielles, d'irrégularités ou de fraude;
b) pour vérifier si des erreurs substantielles, des irrégularités ou des fraudes présumées ont effectivement eu lieu.
Article II.13 – Resiliation du CC
II.13.1 Motifs de la résiliation
Le pouvoir adjudicateur peut résilier le présent CC ou un bon de commande dans les cas suivants:
a) lorsqu'un changement juridique, financier, technique, d'organisation ou de contrôle dans la situation du contractant est susceptible d'affecter l'exécution du CC ou du bon de commande de manière substantielle ou de remettre en cause la décision d'attribution du CC;
b) si l'exécution des tâches prévues par un bon de commande en cours n'a pas effectivement débuté dans les quinze jours suivant la date prévue à cet effet, et si la nouvelle date proposée, le cas échéant, est considérée comme inacceptable par le pouvoir adjudicateur, compte tenu de l'article II.8.2;
c) si le contractant n'exécute pas le CC ou un bon de commande conformément au cahier des charges ou s'il ne remplit pas une autre obligation contractuelle substantielle; la résiliation d'au moins trois bons de commande pour ce motif constitue un motif de résiliation du CC;
d) en cas de force majeure notifiée conformément à l'article II.10 ou en cas de suspension de l'exécution du CC ou du bon de commande par le contractant pour cause de force majeure, notifiée conformément à l'article II.12, si la reprise de l'exécution est impossible ou si un changement au CC ou au bon de commande est susceptible de remettre en cause la décision d'attribution du CC ou du bon de commande ou de donner lieu à une inégalité de traitement entre soumissionnaires ou contractants;
e) lorsque le contractant est déclaré en état de faillite ou qu'il fait l'objet d'une procédure de mise en liquidation, de règlement judiciaire, de concordat préventif, de cessation d'activité, ou s'il est dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations ou réglementations nationales;
f) si, en matière professionnelle, le contractant ou toute personne physique ayant le pouvoir de le représenter ou de prendre des décisions en son nom a commis une faute grave constatée par tout moyen;
g) si le contractant n'a pas respecté ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou ses obligations relatives au paiement de ses impôts selon les dispositions légales du pays où il est établi, ou celles du pays dont le droit est applicable au présent CC ou encore celles du pays où celui-ci doit s'exécuter;
h) si le pouvoir adjudicateur détient la preuve que le contractant ou toute personne physique ayant le pouvoir de le représenter ou de prendre des décisions en son nom a commis un acte de fraude, corruption, participation à une organisation criminelle, blanchiment de capitaux ou toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union;
i) si le pouvoir adjudicateur détient la preuve que le contractant ou toute personne physique ayant le pouvoir de le représenter ou de prendre des décisions en son nom a commis des erreurs substantielles, des irrégularités ou une fraude dans la procédure de passation de marché ou dans l'exécution du CC, notamment en cas de communication d'informations erronées;
j) si le contractant ne peut, par sa propre faute, obtenir un permis ou une autorisation nécessaire à l'exécution du CC ou du bon de commande;
k) si les besoins du pouvoir adjudicateur évoluent et si de nouvelles fournitures ne sont plus nécessaires en vertu du CC.
II.13.2 Procédure de résiliation
Lorsque le pouvoir adjudicateur a l'intention de résilier le CC ou le bon de commande, il en avertit formellement le contractant en précisant les motifs de la résiliation. Il invite le contractant à faire part de ses éventuelles observations et, dans le cas visé au point c) de l'article II.13.1, à l'informer des mesures qu'il a prises pour assurer la continuité du respect de ses obligations contractuelles, dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la notification.
En l'absence d'acceptation de ces observations confirmée par un accord écrit du pouvoir adjudicateur dans les 30 jours suivant la réception de celles-ci, la procédure de résiliation est poursuivie. Dans tous les cas de résiliation, le pouvoir adjudicateur informe formellement le contractant de sa décision de résilier le CC ou le bon de commande. Dans les cas visés aux points a), b), c), e), g), j), k) et l) de l'article II.13.1, la notification formelle précise la date de prise d'effet de la résiliation. Dans les cas visés aux points d), f), h) et i) de l'article II.13.1, la résiliation est effective le jour suivant la date à laquelle le contractant a reçu notification de la résiliation.
II.13.3 Effets de la résiliation
En cas de résiliation, le contractant renonce à réclamer l'indemnisation des préjudices indirects, notamment la perte de bénéfices attendus consécutive à l'inachèvement des travaux. Dès réception de la notification de résiliation, le contractant prend toutes mesures nécessaires pour réduire les coûts au minimum, pour éviter les dommages et pour annuler ou réduire ses engagements. Il dispose d'un délai de soixante jours à compter de la date de prise d'effet de la résiliation pour établir les documents requis par les conditions particulières ou les bons de commande pour les tâches déjà exécutées à la date de la résiliation et présenter une facture si nécessaire. Le pouvoir adjudicateur peut récupérer tout montant versé dans le cadre du CC.
Le pouvoir adjudicateur peut exiger l'indemnisation de tout dommage occasionné en cas de résiliation.
Après la résiliation, le pouvoir adjudicateur peut faire appel à tout autre contractant pour lui procurer les fournitures ou assurer ou achever les services afférents. Le pouvoir adjudicateur est en droit de réclamer au contractant le remboursement de tous les frais supplémentaires ainsi occasionnés, sans préjudice de tous autres droits ou garanties qu'il peut détenir en vertu du CC.
ARTICLE II.14 – RAPPORTS ET PAIEMENTS
II.14.1 Date du paiement
Les paiements sont réputés effectués à la date de débit du compte du pouvoir adjudicateur.
II.14.2 Monnaie
Le CC est libellé en euros.
Les paiements sont exécutés en euros ou dans la monnaie locale indiquée à l'article I.5.
La conversion entre l'euro et une autre monnaie se fait au cours journalier de l'euro publié au Journal officiel de l'Union européenne ou, à défaut, au taux de change comptable mensuel établi par la Commission européenne et publié sur son site internet, applicable le jour de l'établissement de l'ordre de paiement par le pouvoir adjudicateur.
II.14.3 Frais de virement
Les frais de virement sont répartis comme suit:
a) les frais d'émission facturés par la banque du pouvoir adjudicateur sont à la charge du pouvoir adjudicateur;
b) les frais de réception facturés par la banque du contractant sont à la charge de ce dernier;
c) les frais liés à un virement supplémentaire imputable à l'une des parties sont à la charge de celle-ci.
II.14.4 Factures et taxe sur la valeur ajoutée
Sur les factures figurent l'identité du contractant, le montant, la monnaie et la date, ainsi que la référence du CC et celle du bon de commande.
Les factures indiquent le lieu d'assujettissement à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) du contractant et mentionnent séparément les montants hors TVA et les montants TVA incluse.
Le pouvoir adjudicateur est, en principe, exonéré de tous droits et taxes, notamment de la TVA, en application des dispositions des articles 3 et 4 du protocole sur les privilèges et immunités de l'Union européenne.
À cette fin, le contractant effectue les démarches nécessaires auprès des autorités compétentes afin de s'assurer de l'exemption des droits et taxes, notamment de la TVA, pour les fournitures et services nécessaires à l'exécution du CC.
II.14.5 Garanties de préfinancement et garanties de bonne fin
Les garanties de préfinancement restent en vigueur jusqu'à l'apurement du préfinancement, par déduction du paiement du solde et, au cas où celui-ci prend la forme d'une note de débit, pendant les trois mois qui suivent la notification de la note de débit au contractant. Le pouvoir adjudicateur libère la garantie dans le mois qui suit.
Les garanties de bonne fin couvrent la livraison des fournitures et la prestation des services afférents, conformément aux conditions stipulées dans le cahier des charges, jusqu'à leur acceptation définitive par le pouvoir adjudicateur. Le montant de la garantie de bonne fin ne peut dépasser le montant total du bon de commande. Il est prévu que cette garantie reste en vigueur jusqu'à l'acceptation définitive. Le pouvoir adjudicateur libère la garantie dans un délai d'un mois à compter de la date d'acceptation définitive.
Lorsque, conformément à l'article I.4, une garantie financière est exigée pour le versement d'un préfinancement, ou à titre de garantie de bonne fin, les conditions suivantes doivent être remplies:
a) la garantie financière est fournie par une banque ou un établissement financier agréé, ou, à la demande du contractant et avec l'accord du pouvoir adjudicateur, par un tiers;
b) le garant intervient en qualité de garant à première demande et n'exige pas que le pouvoir adjudicateur poursuive le débiteur principal (le contractant).
Les frais occasionnés par la fourniture de cette garantie sont à la charge du contractant.
II.14.6 Paiement du solde
Le contractant présente une facture dans les soixante jours suivant la réception du certificat de conformité des fournitures signé par le pouvoir adjudicateur, accompagnée d'un rapport final ou de tout autre document prévu dans le CC ou dans le bon de commande.
Dès réception, le pouvoir adjudicateur acquitte le montant dû à titre de paiement du solde dans les délais prévus à l'article I.4, sous réserve de l'approbation de la facture et des documents et sans préjudice de l'article II.14.7. L'approbation de la facture et des documents n'emporte reconnaissance ni de leur régularité, ni du caractère authentique, complet ou exact des déclarations et informations qui y sont contenues.
Le paiement du solde peut prendre la forme d'un recouvrement.
II.14.7 Suspension du délai de paiement
Le pouvoir adjudicateur peut suspendre à tout moment les délais de paiement visés à l'article I.4 en informant le contractant que sa facture ne peut pas être traitée, soit parce qu'elle n'est pas conforme aux dispositions du CC, soit parce que les documents appropriés n'ont pas été produits.
Le pouvoir adjudicateur informe le contractant dès que possible, par écrit, d'une telle suspension, en la motivant.
La suspension prend effet à la date d'envoi de la notification par le pouvoir adjudicateur. Le délai de paiement restant recommence à courir à compter de la date de réception des informations demandées ou des documents révisés ou de la réalisation des vérifications complémentaires requises, notamment des contrôles sur place. Si la période de suspension est supérieure à deux mois, le contractant peut demander au pouvoir adjudicateur de motiver le maintien de la suspension.
Lorsque les délais de paiement ont été suspendus à la suite du refus d'un document visé au premier alinéa et que le nouveau document produit est également refusé, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de résilier le bon de commande conformément au point c) de l'article II.13.1.
II.14.8 Intérêts de retard
À l'expiration des délais de paiement visés à l'article I.4, et sans préjudice de l'article II.14.7, le contractant est en droit d'obtenir des intérêts de retard au taux appliqué par la Banque centrale européenne à ses opérations principales de refinancement en euros (taux de référence), majoré de huit points. Le taux de référence est le taux en vigueur le premier jour du mois au cours duquel le délai de paiement prend fin, tel que publié au Journal officiel de l'Union européenne, série C.
La suspension du délai de paiement conformément à l'article II.14.7 ne peut être considérée comme un retard de paiement.
Les intérêts de retard portent sur la période comprise entre le jour qui suit la date d'exigibilité du paiement et, au plus tard, la date du paiement effectif telle que définie à l'article II.14.1.
Article II.15 – Recouvrement
II.15.1 Si un montant doit faire l'objet d'un recouvrement aux termes du CC, le contractant reverse ledit montant au pouvoir adjudicateur dans les conditions et à la date d'échéance fixées dans la note de débit.
II.15.2 Si l'obligation d'acquitter le montant dû n'est pas honorée à la date d'échéance fixée par le pouvoir adjudicateur dans la note de débit, la somme due est majorée d'intérêts au taux visé à l'article II.14.8. Les intérêts de retard portent sur la période comprise entre le jour qui suit la date d'exigibilité du paiement et, au plus tard, la date à laquelle le pouvoir adjudicateur obtient le paiement intégral de la somme due.
Tout paiement partiel s'impute d'abord sur les frais et intérêts de retard et ensuite sur le principal.
II.15.3 En l'absence de paiement à la date d'échéance, le pouvoir adjudicateur peut, après en avoir informé le contractant par écrit, procéder au recouvrement des montants dus par compensation avec des sommes que l'Union ou la Communauté européenne de l'énergie atomique doivent au contractant à quelque titre que ce soit, ou par appel à la garantie financière, dans les cas prévus à l'article I.4 ou dans le bon de commande.
Article II.16 – Controles et audits
II.16.1 Le pouvoir adjudicateur et l'Office européen de lutte antifraude peuvent procéder à un contrôle ou à un audit de l'exécution du CC, soit directement par l'intermédiaire de leurs agents soit par l'intermédiaire de tout autre organisme externe mandaté par eux à cet effet.
Ces contrôles et audits peuvent être entrepris au cours de l'exécution du CC et pendant une période de cinq ans à compter de la date d'expiration du CC.
La procédure d'audit est réputée commencer à la date de réception de la lettre correspondante envoyée par le pouvoir adjudicateur. Les audits se déroulent en toute confidentialité.
II.16.2 Le contractant conserve l'ensemble des documents originaux sur tout support approprié, y compris sur support numérique lorsque celui-ci est autorisé par la législation nationale et dans les conditions prévues par cette dernière, pendant une période de cinq ans à compter de la date d'expiration du CC.
II.16.3 Le contractant accorde au personnel du pouvoir adjudicateur et aux personnes extérieures mandatées par ce dernier un droit d'accès approprié aux sites et aux locaux où le CC est exécuté, ainsi qu'à toutes les informations nécessaires, y compris en format électronique, pour mener à bien ces contrôles et audits. Le
contractant veille à la disponibilité immédiate des informations au moment du contrôle ou de l'audit et, en cas de demande en ce sens, à leur transmission sous une forme appropriée.
II.16.4 Sur la base des constatations faites lors de l'audit, un rapport provisoire est établi. Celui-ci est transmis au contractant, qui peut faire part de ses observations dans les trente jours qui suivent la date de réception. Le rapport final est communiqué au contractant dans les soixante jours qui suivent l'expiration de ce délai.
Sur la base des constatations finales issues de l'audit, le pouvoir adjudicateur peut procéder au recouvrement total ou partiel des paiements effectués et prendre toute autre mesure qu'il estime nécessaire.
II.16.5 En vertu du règlement (Euratom, CE) n° 2185/96 du Conseil du 11 novembre 1996 relatif aux contrôles et vérifications sur place effectués par la Commission pour la protection des intérêts financiers des Communautés européennes contre les fraudes et autres irrégularités et du règlement (CE) n° 1073/1999 du Parlement européen et du Conseil du 25 mai 1999 relatif aux enquêtes effectuées par l'Office européen de lutte antifraude (OLAF), l'OLAF peut également effectuer des contrôles et des vérifications sur place selon les procédures prévues par le droit de l'Union pour la protection des intérêts financiers de l'Union contre les fraudes et autres irrégularités. Le cas échéant, les constatations peuvent donner lieu à recouvrement par le pouvoir adjudicateur.
II.16.6 La Cour des comptes dispose des mêmes droits, notamment du droit d'accès, que le pouvoir adjudicateur en ce qui concerne les contrôles et audits.
N° de contrat: [compléter] Modèle de contrat-cadre d'octobre 2012
SRB | CONTRAT-CADRE BON DE COMMANDE | |||
DG et unité: Tél. E-mail: | N° de commande: | (Nom et adresse du contractant) | ||
Monnaie de paiement: EUR | ||||
Offre (date et référence): | ||||
La présente commande est régie par les dispositions du contrat-cadre n° en vigueur du au | ||||
DÉSIGNATION DES FOURNITURES / SERVICES et code | UNITÉ | QUANTITÉ | PRIX en EUR | |
UNITAIRE | TOTAL | |||
En application des dispositions des articles 3 et 4 du protocole sur les privilèges et immunités de l'Union européenne, le SRB est exonérée de tous droits, impôts et taxes, notamment de la taxe sur la valeur ajoutée, sur les paiements dus en vertu du présent contrat. Pour les achats intracommunautaires, il convient d'ajouter sur la facture la mention «Exonération de la TVA / Union européenne / Article 151 de la directive 2006/112/CE du Conseil». [En Belgique, l'utilisation du présent contrat vaut présentation d'une demande d'exemption de la TVA n° 450, Exonération de la TVA; article 42, paragraphe 3.3, du code de la TVA (circulaire n° 2/1978), à condition que la facture porte la mention suivante: «Commande destinée à l'usage officiel de l'Union Européenne, Exonération de la TVA; art. 42 paragraphe 3.3, du code de la TVA (circulaire n° 2/1978)».] | Emballage Assurance Transport Montage TVA | |||
TOTAL: | ||||
Lieu de livraison ou d'exécution et/ou Incoterm: Date finale de livraison ou d'exécution: Conditions de paiement: Garantie: | Signature du contractant Nom: Fonction: Date: | |||
Date d'émission: Signature [nom et fonction] [et, pour la Belgique, cachet du SRB]: [Pour la Belgique, numéro de dossier auprès du Protocole du SPF Affaires étrangères] La facture ne sera acquittée que si le contractant a renvoyé le bon de commande signé. | ||||