GESTIONE DEL SISTEMA INFORMATIVO. Il Politecnico di Milano è dotato di un applicativo di facility management completo di mappatura grafica degli spazi, database impiantistico e sistema di gestione ticket manutentivi. Per l’identificazione inequivocabile delle strutture, l’Ateneo ha mappato ogni elemento del proprio Asset immobiliare, pertanto si sono identificati gli spazi da un codice che riporta il posizionamento (Sede), il campus, l’edificio, il piano ed il numero del vano (ad esempio: MIA 02 01 000 indica: in vano 000 posizionato al primo piano 01 dell’ed. 02 presso il campus Xxxxxxxx della sede di Milano MIA). Tali informazioni saranno riportate dal sistema di trouble ticketing open source dell’Ateneo, OTRS, che invierà all’operatore dell’azienda la richiesta di intervento, descrivendo il richiedente, l’oggetto/problema, la localizzazione ed i tempi di intervento (urgente, programmabile etc.), livelli di priorità. La ditta, ricevuta la segnalazione, dovrà intervenire come da indicazione del ticket che corrisponde ad ordine di servizio del DEC. Sempre dal sistema informativo messo a disposizione dall’ateneo (Polimaps) si potranno recuperare le informazioni grafiche per orientarsi e per recuperare i documenti necessari alla gestione dell’appalto. L’applicazione per la gestione delle attività oggetto dell’accordo quadro è INFOCAD. Nel sistema INFOCAD saranno inserite, a cura del Politecnico, le richieste di intervento per Attività Straordinarie; di intervento per ulteriori attività (es. a Richiesta Programmabili); ricezione dei Preventivi di Spesa (cfr. paragrafo 5.1.3); informazioni relative allo stato delle richieste e delle eventuali attività (in corso o programmate); richieste di chiarimenti e informazioni sui servizi attivati; solleciti; reclami. Sarà cura del fornitore, una volta ricevute le richieste, procedere con l’organizzazione degli interventi in base alla tipologia di livello e all’urgenza, gestire le chiusure o comunicare il cambiamento di livello d’intervento. Sarà cura del fornitore organizzare gli interventi sulla base dell’urgenza, delle specifiche attività della stazione appaltante e degli orari delle lezioni e/o delle attività amministrative. Il Fornitore è tenuto a chiudere tempestivamente i ticket a guasto sull’applicativo del Politecnico di Milano. La data di chiusura del ticket farà fede per la contabilità, per i controlli e sarà oggetto di customer satisfaction di cui al successivo par. 4.3.5 con l’eventuale conseguente applicazione di penali di cui al successivo...
GESTIONE DEL SISTEMA INFORMATIVO. Il Fornitore dovrà implementare un efficiente strumento informatico per il supporto delle attività di gestione operativa e controllo dei servizi sia da parte dell’amministrazione contraente, sia da parte del medesimo. Con tale strumento informatico dovranno essere gestiti tutti i flussi informativi dei servizi erogati in modo da garantire la pronta fruibilità e disponibilità di dati e informazioni (di tipo tecnico, operativo, gestionale ed economico) necessari nelle varie fasi di pianificazione, programmazione, esecuzione e controllo dei servizi erogati. Le funzionalità che il Fornitore dovrà garantire con la implementazione del sistema informativo si possono così riassumere : • Favorire la collaborazione tra il Fornitore e l’Amministrazione contraente attraverso una condivisione delle informazioni; • Garantire il controllo del livello qualitativo e quantitativo dei servizi erogati dal Fornitore • Consentire la pianificazione, gestione e consuntivazione delle attività che compongono i servizi erogati e/o presi in carico dal Fornitore • Consentire il controllo del budget e la corretta allocazione dei costi dei servizi erogati e/o presi in carico dal Fornitore Tale sistema deve essere reso accessibile all’Amministrazione contraente per tutto il periodo di vigenza del contratto di fornitura e costantemente implementato per tutta la durata della convenzione e dei singoli contratti attuativi.